ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 11 EVIDENCIA 4: SESIÓN VIRTUAL “INDICADORES “INDICADORES DE GESTIÓN” SIGIFREDO ANTONIO TABARES CAMARGO Aprendiz
Sesión virtual “Indicadores de gestión”
Ingeniero LUIS CARLOS MEJIA PERAFAN Instructor vocero
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA) Centro agropecuario Regional Cauca
Programa de formación en Gestión Logística Ficha de caracterización No. (1565228) Octubre 13 de 2018.
INTRODUCCION Los indicadores de gestión logística son medidas de rendimiento que se pueden cuantificar y que siempre van relacionados con la actividad logística. Su objetivo está claro: evaluar el desempeño y el resultado que se obtiene en cada uno de los procesos de la empresa. De esta manera, gracias a la información que dan estos indicadores se pueden tomar decisiones e ir puliendo los procesos logísticos de tal manera que se alance la excelencia en cada uno de ellos. Evaluar los logros, medir el progreso o detectar fallos o desviaciones son algunos de los objetivos de los indicadores de gestión logística. Su aplicación es parte de la estrategia, se nutre de la visión y misión empresariales, para integrarse en el corazón de los procesos operativos, de donde extraen todo el valor que ayudará a la organización a aprovechar oportunidades y luchar contra las posibles amenazas que puedan surgir. Estos datos reflejan cuáles fueron las consecuencias de acciones tomadas en el pasado en el marco de una organización. La idea es que estos indicadores sienten las bases para acciones a tomar en el presente y en el futuro. Es importante que los indicadores de gestión proporcionen datos veraces y fiables, ya que el análisis de la situación, de otra manera, no será correcto. Por otra parte, si los indicadores son ambiguos, la interpretación será complicada. Para esta evidencia participaremos en una sesión virtual donde explique la utilidad que tienen los indicadores de gestión dentro de los procesos desarrollados en el sector de la gestión logística.
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Utilidad que tienen los indicadores de gestión dentro de los procesos desarrollados en el sector de la gestión logística. Podría decirse que el objetivo de los sistemas de medición es aportar a la empresa un camino correcto para que ésta logre cumplir con las metas establecidas.
Indicadores de gestión es un instrumento de medición de las variables asociadas a las metas, los cuales pueden ser cualitativos o cuantitativos: Lo cualificable: es un elemento que al cual a simple vista se puede ver sus cualidades
y como esta conformado. Lo cuantificable: es aquello a lo cual hay que tomarle medidas y por medio de operaciones matemáticas concluir sus características, y de que está hecho.
Medios, instrumentos o mecanismos para evaluar hasta qué punto o en qué medida se están logrando los objetivos estratégicos. Representan una unidad de medida gerencial que permite evaluar el desempeño de una organización frente a sus metas, objetivos y responsabilidades con los grupos de referencia. Producen información para analizar el desempeño de cualquier área de la organización y verificar el cumplimiento de los objetivos en términos de resultados. Detectan y prevén desviaciones en el logro de los objetivos. EL análisis de los indicadores conlleva a generar Alertas Sobre La Acción, no perder la dirección, bajo el supuesto de que la organización está perfectamente alineada con el plan.
¿Por qué medir y para qué? Si no se mide lo que se hace, no se puede controlar y si no se puede controlar, no se puede dirigir y si no se puede dirigir no se puede mejorar.
Por qué se necesita conocer la eficiencia de las empresas (caso contrar io, se marcha “a ciegas”, tomando decisiones sobre suposiciones o intuiciones). Por qué se requiere saber si se está en el camino correcto o no en cada área. Por qué se necesita mejorar en cada área de la empresa, principalmente en aquellos puntos donde se está más débil. Por qué se requiere saber, en lo posible, en tiempo real, que pasa en la empresa (eficiencia o ineficiencia)
Clasificación de los indicadores
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Un medidor o indicador puede ser de proceso o de resultados. En el primer caso, se pretende medir que está sucediendo con las actividades, y en segundo se quiere medir las salidas del proceso.
También se pueden clasificar los indicadores en indicadores de eficacia o de
eficiencia. El indicador de eficacia: Mide el logro de los resultados propuestos. Indica si se hicieron las cosas que se debían hacer, los aspectos correctos del proceso. Los indicadores de eficacia se enfocan en el qué se debe hacer, por tal motivo, en el establecimiento de un indicador de eficacia es fundamental conocer y definir operacionalmente los requerimientos del cliente del proceso para comparar lo que entrega el proceso contra lo que él espera. De lo contrario, se puede estar logrando una gran eficiencia en aspectos no relevantes para el cliente.
Los indicadores de eficiencia: Miden el nivel de ejecución del proceso, se concentran en el Cómo se hicieron las cosas y miden el rendimiento de los recursos utilizados por un proceso. Tienen que ver con la productividad.
Condiciones básicas que deben reunir los indicadores En primer lugar, el indicador debe ser relevante para la gestión, es decir, que aporte información imprescindible para informar, controlar, evaluar y tomar decisiones. A su vez, el cálculo que se realice a partir de las magnitudes observadas no puede dar lugar a ambigüedades. Esta cualidad ha de permitir que los indicadores puedan ser auditables y que se evalúe de forma externa su fiabilidad siempre que sea preciso. A esta cualidad debe añadírsele que un indicador debe ser inequívoco, es decir, que no permita interpretaciones contrapuestas. El concepto que expresa el indicador es claro y se mantiene en el tiempo. El indicador es adecuado a lo que se pretende medir (pertinencia). La información debe estar disponible en el momento en que se deben tomar las decisiones, ejemplo (para realizar un proyecto de ampliación de una línea de bus urbano, deben tenerse datos actualizados de utilización del servicio en el momento de toma de decisión).
La medida del indicador tiene que ser lo suficientemente eficaz para identificar variaciones pequeñas. Es la característica de la sensibilidad de un indicador, que debe construirse con una calidad tal, que permita automáticamente identificar cambios en la bondad de los datos. A su vez, el indicador debe ser preciso: su margen de error debe ser aceptable. A estas cualidades debe añadirse la accesibilidad: su obtención tiene un costo
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aceptable (que el costo de la obtención sea superados por los beneficios que reporta la información extraída) y es fácil de calcular e interpretar. En resumen, el indicador debe proporcionar una calidad y una cantidad razonables de información (relevancia) para no distorsionar las conclusiones que de él se puedan extraer (inequívoco), a la vez que debe estar disponible en el momento adecuado para la toma de decisiones (pertinencia, oportunidad), y todo ello, siempre que los costos de obtención no superen los beneficios potenciales de la información extraíble.
Fuente: SENA Ejemplo: Lo incorrecto correctamente: quiere decir que aunque estamos siendo eficientes, no somos eficaces. O sea que el producto que estamos fabricando con el método mejor y más económico no es el requerido por el cliente.
Lo correcto incorrectamente: nos sitúe en una posición de eficacia pero de ineficiencia. Estamos atendiendo los requisitos del cliente, pero nuestros recursos no están siendo aprovechados racionalmente y muy seguramente tendremos niveles de productividad muy bajos.
La mejor gestión es aquella que logra hacer lo correcto correctamente, y es eficaz y eficiente a la vez. Elaborar dos indicadores de gestión para los procesos logísticos de su preferencia, graficándolos y posteriormente convirtiéndolos en imágenes para ser socializados en dicha sesión.
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INDICADORES DE COMPRA Y ABASTECIMIENTOS Estos indicadores están diseñados en función de evaluar y mejorar continuamente la gestión de compras y abastecimiento como factor clave en el éxito de la gestión de la cadena de suministro de la compañía, donde se pueden controlar aspectos del proceso de compras como de las negociaciones y alianzas estratégicas hechas con proveedores.
1. Certificación de proveedores 1.1 Tabla Sistema de indicadores de gestión. Certificación de proveedores. SISTEMA DE INDICADORES DE GESTI N DOCUMENTO NOR_DIS_IND_01 ÚLTIMA AC TUA LIZA CIÓN:
CERTIFICACIÓN DE PROVEEDORES
A PLIC A B LE :
PÁGINA: R E VIS IÓN
A PR OB A DO:
Objetivo general La siguiente norma tiene por objeto, conocer y controlar la calidad de los proveedores.
Objetivo específico Controlar la calidad de los proveedores y el nivel de integración con los mismos.
Definición Número y porcentaje de proveedores certificados.
Cálculo: Valor = Proveedores- certificados_ Total – proveedores
Periodicidad Este indicador se calcula cada mes.
Responsable El responsable por el cálculo del indicador es el Jefe de Compras.
Fuente de la Información Maestros de proveedores suministrados por el Dpto. de sistemas de la compañía.
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Área que recibe el indicador El indicador se presenta a la Dirección Administrativa, dentro de los 5 primeros días de cada mes.
Impacto Implantar controles adicionales en la recepción de productos provenientes de proveedores no certificados y riesgo de nivel de servicios inadecuados, con implicaciones como: Coste de retornos, coste de volver a realizar pedidos, retra sos En la producción, coste de inspecciones adicionales de calidad, pérdida de ventas, etc.
Gráfico Del Indicador Valor = Proveedores- certificados_ Total – proveedores
INDICADOR: CERTIFICACIÓN DE PROVEEDORES INFORMACIÓN A INGRESAR MES
PROVEEDORES CERTIFICADOS
TOTAL PROVEEDORES
VALOR INDICADOR
ENE
5
12
42%
FEB
5
12
42%
MAR
7
12
58%
ABR
7
14
50%
MAY
8
14
57%
JUN
8
14
57%
JUL
10
16
63%
AGO
10
16
63%
SEP
11
16
69%
OCT
12
18
67%
NOV
14
18
78%
DIC
14
18
78%
Año: 2017
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Gráfico 1. Indicador certificación de proveedores
Interpretación del indicador En promedio cada dos meses hay más proveedores certificados, lo que genera que cada trimestre haya aumento de más cantidad de proveedores certificados. Del 42% al 78% en el transcurso del año 2017.
2. Nivel de cumplimiento en despachos
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2.1 Tabla Sistema de indicadores de gestión. Nivel de cumplimiento en despachos SISTEMA DE INDICADORES DE GESTIÓN DOCUMENTO NOR_DIS_IND_15 ÚLTIMA A C TUA LIZA C IÓN:
PÁGINA:
NIVEL DESPACHO
CUMPLIMIENTO REVISIÓN
A PLIC A B LE :
A PR OB A DO :
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Objetivo general La siguiente norma tiene por objeto controlar la eficacia de los despachos efectuados por el centro de distribución.
Objetivo específico Controlar la eficacia de los despachos efectuados por el centro de distribución.
Definición Consiste en conocer el nivel de efectividad de los despachos de mercancías a los clientes en cuanto a los pedidos enviados en un periodo determinado.
Cálculo Valor =
Numero de despachos cumplidos a tiempo Nro. Total de despachos requeridos
Periodicidad Este indicador se calcula cada mes.
Responsable El responsable por el cálculo del indicador es el Jefe del centro de distribución
Fuente de la información Solicitar al Jefe del CEDI informe del total de despachos efectuados durante el periodo.
Área que recibe el indicador El indicador se presenta a la Dirección Administrativa, dentro de los 5 primeros días de cada mes.
Impacto Sirve para medir el nivel de cumplimiento de los pedidos solicitados al centro de distribución y conocer el nivel de agotados que maneja la bodega.
Información para graficar el indicador nivel de cumplimiento en despachos:
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Gráfico del indicador INFORMACIÓN A INGRESAR MES
DESPACHOS REQUERIDOS
DESPACHOS CUMPLIDOS A TIEMPO
ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
4.010 4.200 4.420 4.450 4.580 4.700 4.650 4.490 5.000 5.090 4.700 4.620
VALOR INDICADOR
4.200 4.450 4.630 4.710 4.820 4.900 4.860 4.750 5.200 5.350 4.900 4.850
Año: 2017
Gráfico Indicador de nivel de cumplimiento en despachos
Interpretación del indicador
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95% 94% 95% 94% 95% 96% 96% 95% 96% 95% 96% 95%
Observamos en la gráfica que el nivel de cumplimiento es casi perfecto sostenido en un promedio de 95 y 96%, de los meses de enero a diciembre, así mismo el nivel de agotados requiere una constante verificación del el Stock mínimo: para saber aquella cantidad de materias primas o materiales que necesita la línea de producción o la línea de servicio para satisfacer su demanda, mientras espera la llegada de los productos.
CONCLUSIONES Lo que permite un indicador de gestión es determinar si un proyecto o una organización están siendo exitosos o si están cumpliendo con los objetivos. El líder de la organización es quien suele establecer los indicadores de gestión, que son utilizados de manera frecuente para evaluar el desempeño y el resultado de las variables asociadas a las metas. Estos indicadores de gestión logística pueden ser cualitativos o cuantitativos:
Lo cualificable: es un elemento al cual a simple vista se puede ver sus cualidades y como esta confomado. Lo cuantificable: es aquello a lo cual hay que tomarle medidas y por medio de operaciones matemáticas concluir sus características, y de que está hecho. Y se entienden como la expresión cuantitativa del comportamiento o el desempeño de toda una organización o una de sus partes, cuya magnitud al ser comparada con algún nivel de referencia, puede estar señalando una desviación sobre la cual se tomarán acciones correctivas o preventivas según el caso.
El principal objetivo de los indicadores , es poder evaluar el desempeño del área mediante parámetros establecidos en relación con las metas, así mismo observar la tendencia en un lapso de tiempo durante un proceso de evaluación. Lo fundamental no es solamente lograr los resultados esperados, sino lograrlos con el mejor método y el más económico, bien sea que se trate de resultados corporativos, de una parte de la organización, de un proceso, de un proyecto o de la gestión de los individuos “hacer lo correcto correctamente”. Hacer lo correcto: Significa entregar al cliente el producto con las características especificadas, en la cantidad requerida, en el tiempo pactado, en el lugar convenido y al precio estipulado. Es la satisfacción del cliente respecto del producto que se entrega. Correctamente: Significa procurar emplear siempre los mejores métodos, aprovechando de manera óptima los recursos disponibles “ser eficientes”.
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Establecer un conjunto de indicadores de gestión logística es una parte clave de un sistema de medición de desempeño . Los indicadores de gestión nunca se crean
de la noche a la mañana, y además será necesario mejorarlo en la medida que se tenga mayor experiencia sobre el tema. Implementar un sistema de indicadores de gestión, si es construido apropiadamente, ofrece muchos beneficios a la organización; sin embargo, si el sistema es implementado y conducido indebidamente puede afectar el desempeño de la organización.
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