ACTIVIDAD 2: INVESTIGACION SOBRE LOS TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACION QUE SOPORTAN LOS PROCESOS DE LA INSTITUCION EDUCATIVA LUZ HAYDEE GUERRERO MOLINA
ESNEIDER GARCÍA MENESES
UNIVERSIDAD DE SANTANDER CAMPUS VIRTUAL MAESTRÍA EN GESTIÓN DE LA TECNOLOGÍA EDUCATIVA SANTIAGO DE CALI 2016
ACTIVIDAD 2: INVESTIGACION SOBRE LOS TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACION QUE SOPORTAN LOS PROCESOS DE LA INSTITUCION EDUCATIVA LUZ HAYDEE GUERRERO MOLINA
ESNEIDER GARCÍA MENESES
Módulo Sistemas de Gestión para Educación Mediados Med iados por TIC
Profesor ELIANA MARIA HERNANDEZ GUTIERREZ Magíster en E-Learning
UNIVERSIDAD DE SANTANDER CAMPUS VIRTUAL MAESTRÍA EN GESTIÓN DE LA TECNOLOGÍA EDUCATIVA SANTIAGO DE CALI 2016
INVESTIGACION SOBRE LOS TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACION QUE SOPORTAN LOS PROCESOS DE LA INSTITUCION EDUCATIVA LUZ HAYDEE GUERRERO MOLINA Actividad 2: Investigación Investigar e identificar procesos de negocio, estratégicos y misionales de una institución educativa real, cuáles son los principales tipos de sistemas de información que soportan la operación de esa institución educativa y cuáles son sus características y funcionalidades principales. Realice una descripción de dichos procesos y elabore los diagramas respectivos que evidencien la apropiación de las tendencias modernas en cuanto a construcción y desarrollo de una institución educativa. Envíe la actividad a través del tablero de anotaciones bajo la siguiente nomenclatura:
Nombre_Apellido_Investigación.pdf
Solución de la Actividad 2
Ministerio de Educación Nacional MEN (2008), Las instituciones educativas tienen que enfrentar enormes desafíos que están relacionados con los nuevos requerimientos y las exigencias que implica la modernización para brindar una atención pertinente a toda la población, que garantice la participación de toda la comunidad educativa en cada uno de sus procesos, en donde los estudiantes, los padres de familia y la comunidad cada vez adquieren mayor protagonismo. Por esa razón las instituciones deben garantizar las herramientas que permitan hacer uso de las nuevas tecnologías y maneras de comunicación oral y escrita; en la recopilación, uso y análisis de una gran cantidad de información que debe estar almacenada como fuente de consulta y de datos para los diferentes usuarios. Por ello, en los procesos de mejoramiento institucionales se tienen que
considerar, estos elementos para fortalecer las instituciones. Las principales transformaciones que se deben dar en una Institución Educativa se deben centrar en las gestiones institucionales, que se expresan en sus distintas dimensiones directiva, de comunidad, pedagógica, administrativa y financiera en donde se llevan a cabo todos los procesos con el fin de fortalecer la institución para lograr altos índices de calidad en cada una de las gestiones y así desarrollar la capacidad para articular sus procesos internos y concentrar todos sus esfuerzos hacia la consolidación de un Proyecto Educativo Institucional (PEI) que posibilite alcanzar el desempeño esperado en los estudiantes. La investigación de los procesos de negocio, estratégicos y misionales se hace en la Institución Educativa Técnico Industrial Luz Haydee Guerrero Molina, que es una institución educativa de carácter oficial, que ofrece enseñanza básica y media vocacional, tiene modalidad técnica en las áreas de Sistemas y Electricidad y desde el año 2013, inicio un proceso de articulación con el SENA en ambas modalidades, otorgando a los estudiantes que se gradúan la titulación de Técnico en Sistemas, en programación y Técnico en Instalaciones Eléctricas Residenciales respectivamente. La Institución Educativa cuenta con dos sedes, en la sede principal de secundaria (Básica y media) presta el servicio educativo con 980 estudiantes repartidos en dos jornadas mañana y tarde. En la sede Escuela Rodrigo Lloreda presta el servicio educativo con 120 niños de 5 años en Prescolar y 880 niños entre los 6 y los 11 años en la Básica primaria, en las dos jornadas mañana y tarde. También en la sede principal se ofrece la formación de jóvenes y adultos los días sábados con 250 estudiantes entre los 14 a los 60 años. Ninguno de los estudiantes matriculados pagan los servicios educativos gracias a la política de gratuidad del gobierno, el cual le gira a la institución $60.000.oo por cada estudiante de primaria y $80.000.oo por cada estudiante de la media. Para un presupuesto anual aproximado de $180.000.000.oo.
A continuación en la figura 1 se describen los procesos estratégicos, misionales y procesos de apoyo que se llevan a cabo al interior de la institución educativa.
Figura 1. Mapa de procesos. Tomado de PEI.2016.Sistema de Calidad de la
IETI Luz Haydee Guerrero Molina En el mapa de procesos de la figura 1 se puede observar que en los procesos misionales se encuentran inmersos la gestión de aula, el diseño curricular y la evaluación curricular; En los procesos de apoyo se encuentran la gestión administrativa y financiera, la gestión de matrícula, la gestión de talento humano y la gestión comunitaria y en los procesos estratégicos se encuentra la gestión directiva con los procesos de planeación estratégica y la gestión de calidad. En la figura No. 2 se puede observar el modelo de operación por procesos MOP donde se describen las generalidades y los objetivos de cada uno de los procesos misionales y de apoyo.
Figura 2. Cuadro modelo de operación por procesos Tomado de PEI.2016.Sistema de Calidad en la
IETI Luz Haydee Guerrero Molina. Es importante que en las instituciones educativas exista o este conformado el comité de calidad que permita recolectar la información necesario en cada una de las gestiones y que se encargue de evaluar y retroalimentar los indicadores en cada uno de los procesos. En la IETI Luz Haydee Guerrero Molina este comité está conformado por miembros de cada una de las estancias de la
comunidad educativa y en él se han elaborado los documentos que caracterizan cada uno de los procesos misionales, en donde se describen el objetivo, el alcance, las entradas, las actividades y las salidas o compromisos. En la figura 3 se muestra la caracterización de procesos de la gestión en el aula.
Figura 3. Cuadro caracterización de procesos de la gestión en el aula. Tomado de PEI.2016.Sistema
de Calidad en la IETI Luz Haydee Guerrero Molina
En la figura 4 se muestra la caracterización de procesos del diseño curricular.
Figura 4. Cuadro caracterización de procesos del diseño curricular. Tomado de PEI.2016.Sistema de
Calidad en la IETI Luz Haydee Guerrero Molina
En la figura 5 se muestra la caracterización de procesos de la evaluación curricular.
Figura 5. Cuadro caracterización de la evaluación curricular. Tomado de PEI.2016.Sistema de
Calidad en la IETI Luz Haydee Guerrero Molina
Con el fin de describir en el proceso misional cada una de las etapas y actividades que se realizan en la institución educativa se elabora el plan de diseño y desarrollo curricular, el cual se puede observar en la figura 6.
Figura 6. Formato plan de diseño y desarrollo curricular. Tomado de PEI.2016.Sistema de Calidad
en la IETI Luz Haydee Guerrero Molina Para el control de las tareas propuestas en el proceso misional el comité de calidad ha diseñado instrumentos de seguimiento para la revisión del desarrollo curricular, en la figura 7 se muestra el
formato propuesto para esta revisión el cual debe ser elaborado por cada uno de los coordinadores.
Figura 7. Formato para la revisión del desarrollo curricular. Tomado de PEI.2016.Sistema de
Calidad en la IETI Luz Haydee Guerrero Molina Los docentes deben registrar y llenar el formato de control al desarrollo curricular que aparece en la figura 8, en el cual se indica cuales son todas las actividades que se realizan en el aula de clase.
Figura 8. Formato de control al desarrollo curricular. Tomado de PEI.2016.Sistema de Calidad en la
IETI Luz Haydee Guerrero Molina
En la figura 9 se muestran los indicadores y los criterios de calidad para el comité de evaluación en el cual se describe cual debe ser el método para el análisis de datos.
Figura 9. Criterios de calidad para el comité de evaluación. Tomado de PEI.2016.Sistema de
Calidad en la IETI Luz Haydee Guerrero Molina En la figura 10 se ilustra el formato que se debe diligenciar con los estudiantes que tienen dificultades académicas o disciplinarias y en el cual se deben especificar los planes de acción.
Figura 10. Criterios de calidad para el comité de evaluación. Tomado de PEI.2016.Sistema de
Calidad en la IETI Luz Haydee Guerrero Molina
En los procesos de apoyo encontramos en la figura 11 el formato de reporte de no conformidades, correcciones, y acciones correctivas y preventivas que puede diligenciar cualquier miembro de la comunidad educativa o público en general.
Figura 11. Formato de reporte de no conformidades, correcciones, y acciones correctivas y
preventivas. Tomado de PEI.2016.Sistema de Calidad en la IETI Luz Haydee Guerrero Molina En la figura 12 se muestra un listado de todos los formatos y documentos que se han elaborado hasta el momento para la llevar a cabo la gestión estratégica direccionada por la gestión directiva
para cada uno de los procesos institucionales.
Figura 12. Formato de reporte de no conformidades, correcciones, y acciones correctivas y
preventivas. Tomado de PEI.2016.Sistema de Calidad en la IETI Luz Haydee Guerrero Molina
TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACION QUE SOPORTAN LA OPERACIÓN DE LOS PROCESOS EN LA IETI LUZ HAYDEE GUERRERO MOLINA La IETI Luz Haydee Guerrero Molina hace uso de los diferentes sistemas de información que el Ministerio de Educación Nacional ha implementado en las instituciones educativas para el mejoramiento de los procesos y de la calidad educativa, en la figura 13 se observa los diferentes sistemas de información. SISTEMAS DE INFORMACIÓN MEN
SIMAT
SIGCE
SICIED
SINEB
SGCF
RRHH
SISTEMA INTEGRADO DE MATRÍCULA
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD EDUCATIVA
SISTEMA INTERACTIVO DE CONSULTA DE INFRAESTRUCTURA EDUCATIVA
SISTEMA DE INFORMACIÓN NACIONAL DE EDUCACIÓN BÁSICA y MEDIA
SISTEMA DE GESTIÓN Y CONTROL FINANCIERO
SISTEMA DE INFORMACIÓN DE GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS
Herramienta de apoyo a la gestión educativa que le permite a todas las instituciones hacer el registro de varios de los componentes de los procesos de evaluación y el Plan de Mejoramient o Institucional
Herramienta que permite consultar el estado y el cumplimiento de estándares de infraestructura por cada tipo de ambiente pedagógico. Adicionalmente, incluye un despliegue fotográfico por predio de los establecimientos educativos
Herramienta que permite centralizar el reporte y consulta de manera única la información de los Establecimientos Educativos, Matricula Oficial y No Oficial, Planta, Nómina, Recursos Financieros e Infraestructura Tecnológica
Herramienta que permite organizar y controlar el proceso de matrícula en todas sus etapas, así como tener una fuente de información confiable y disponible para la toma de decisiones. Facilita la inscripción de alumnos nuevos
Herramienta que apoya el proceso de análisis para la tomar decisiones en la planeación, ejecución de los recursos, facilitando el seguimiento a sus resultados a través de indicadores de gestión, en concordancia con los ejes de Cobertura, Eficiencia y Calidad Educativa
Herramienta que apoya en las secretarías de educación los procesos de administración, organización y control de la información relacionada con la gestión del curso humano, así como la liquidación de la nómina para el personal docente y administrativo de las Secretarías de Educación.
Figura 13. Esquema sistemas de información del MEN para las instituciones educativas
Es importante mencionar que para los procesos de la gestión directiva no se usa un tipo de sistema de información para el soporte de la toma de decisiones, los datos de los formatos de eficiencia interna, o gestión de matrícula SIMAT se analizan, pero esto no se hace sistemáticamente con un software de toma de decisiones. Como tampoco se utilizan programas de administración de proyectos.
Para el proceso de gestión del Aula se utiliza varios programas como es el Scrach para educación en programación en básica primaria, Java para la programación de computadores en secundaria, Sketchup para la enseñanza de dibujo técnico en la media y el Multisim para la elaboración de circuitos eléctricos. Existen varios programas instalados en los portátiles del programa computadores para educar como el Geogebra, los cuales no son utilizados por los docentes por problemas de logística.
Para el proceso de evaluación curricular se tiene la plataforma SICES en la cual el docente puede subir notas automáticamente desde el aula o Incorporar las notas en bloque usando los formatos prediseñados. Además puede imprimir sus listados de los estudiantes de su grupo, y ver la hoja de vida de cada uno de ellos, también puede crear sus propios logros de aprendizaje. Esta
plataforma es del tipo estratégico ya que se creó inicialmente para cubrir la necesidad de los boletines de notas pero ha ido creciendo con sus nuevas herramientas.
Para el proceso de diseño curricular la institución no proporciona un programa para tal fin, pero hay docentes que utilizan diferentes plataformas como CHAMILO, también para este año con la orientación del grupo de calidad de la institución cada asignatura que forma parte del currículo desde preescolar hasta la secundaria, con el esfuerzo de todos los docentes construyeron las guías de aprendizaje del primer periodo escolar con unos componentes ya preestablecidos por dicho comité,
como introducción, material de apoyo, actividades de reflexión inicial, actividades de contextualización, actividades de apropiación, actividades de transferencia del conocimiento, actividades de evaluación, recursos para el aprendizaje y bibliografía o webgrafía. Estas guías de aprendizaje fueron construidas por el grupo de docentes que imparten la misma asignatura y se entregaron al comité de calidad para ser revisadas, proceso en el que se encuentran en este momento. Por otro lado las guías fueron subidas a la plataforma institucional sices.net en la pestaña que tiene el nombre de Guías de Aprendizaje, para que los estudiantes y padres de familia tengan acceso a cada una de las guías para los diferentes grados.
Para el proceso de Gestión Humano se utilizan los archivos de office, pero no programas especializados como lo hace la Secretaria de Educación Municipal SEM, en su plataforma RRHH Sistema de Información de Gestión de Recursos Humanos que administra, controla y organiza la gestión del recurso humano, en cuanto a la planta de cargos, tiempos de servicio entre otros.
Para la gestión Comunitaria se usa una página WEB institucional, www.sices.net, pero debido a la falta de personal administrativo calificado o WEB Master, no se le ha dado el uso para la cual fue diseñada. Aunque existen diferentes blocks de docentes y videos de YouTube donde se muestra la gestión comunitaria, como por ejemplo la actividad: Tecnología de alimentos, con la participación de los padres; La transformación de los alimentos y los estados de la materia. Grado Transición
Para el proceso de gestión de matrícula se utiliza la ya mencionada plataforma institucional SICES que aparece en la figura 14, en la cual se registra la matrícula de los estudiantes, con la información de la ficha de matrícula. Luego esta información es subida al SIMAT por los requerimientos del Ministerio de Educación Nacional.
Figura 14. Imagen plataforma institucional SICES.NET
Para el proceso de la gestión administrativa y financiera se cuenta con un sistema de
información transaccional llamado programa ASCII, con el cual se realiza la contabilidad, se llevan las cuentas de presupuesto, la cartera antigua, los informes de las auditorias de contraloría. Como también los inventarios y los activos fijos. Para la elaboración de certificados y boletines se usa la plataforma institucional SICES.
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
1.
UDES, (2016). Libro electrónico multimedial: Sistema de Gestión para Ed ucación, mediados por TIC. Cap. 3 Sistemas de Información En Instituciones Educativa. Recuperado de http://aulavirtual.eaie.cvudes.edu.co/publico/lems/L.000.006.MG/cap3.html.
2.
Mendoza, H., (2006), Introducción a los sistemas de información. Recuperado de: http://aulavirtual.eaie.cvudes.edu.co/publico/lems/L.000.006.MG/Documentos/Anexos/Cap3 /3.pdf
3.
Ministerio de Educación de Colombia (2008). Guía de la autoevaluación para el mejoramiento institucional. Recuperado de: http://www.mineducacion.gov.co/cvn/1665/articles91093_archivo_pdf.pdf
4.
Ministerio de Educación de Colombia (2016). Servicios de información para las Secretarías de Educación. Recuperado de: http://www.gestionsecretariasdeeducacion.gov.co/
