INTRODUCCIÓN
Las empresas en la actualidad operan en mercados cada vez más globalizados y se enfrentan a una fuerte competencia con sus similares ya sean nacionales o extranjeros. Debido a esto, reducir los costos es básico para el desempeño eficiente y eficaz de cualquier entidad. Ninguna organización encuentra que sea económico fabricar todo el material que utiliza. Las ventajas de la especialización son demasiado importantes. La función de compras a menudo gasta más dinero que cualquier otra función de la empresa, así que compras proporciona una buena oportunidad para reducir los costos y aumentar los márgenes de beneficio. La compra ha dejado de ser una actividad más para convertirse en un elemento estratégico de la organización. La práctica de la estrategia de compra es asegurar que la empresa tenga los mejores proveedores para abastecer los mejores productos y servicios, al mejor valor total. Es importante no confundir los términos aprovisionar y comprar; hay que distinguir que la función de aprovisionamiento tiene un carácter más amplio dentro del que se encuentra el concepto de compra. La función de compra “tiene por objetivo adquirir los bienes y servicios que la empresa necesita, garantizando el abastecimiento de las cantidades requeridas en términos de tiempo, calidad y precio.”
GESTION DE COMPRAS INTERNACIONALES
Gestión de Compras Internacional es una empresa formada por profesionales en las áreas de compras, calidad y producción, que responde a la necesidad de muchas empresas de mejorar sus procedimientos de negociación y costes de adquisición, adaptándolos a las actuales exigencias del mercado. Es importante la coordinación entre el área de producción o comercialización y el área logística de una empresa importadora, porque esta actividad es de gran relevancia en la definición de la cadena logística internacional. En este contexto la Gestión de Compras y Suministros se vuelve un factor clave tanto para la supervivencia de la organización, como para su desarrollo. El nivel tan alto que la competencia ha alcanzado, obliga a nuestras organizaciones a satisfacer a los clientes iguales o mejor que cualquier potencial competidor en el mundo, pero también ofrece nuevas oportunidades de conseguir suministros y proveedores más competitivos. De esta manera la Gestión de Compras y Suministros contribuye de manera más efectiva al éxito de la organización, por un lado efectuando cambios para incrementar su rentabilidad a corto plazo, y por otro lado implementando estrategias para mejorar su posición competitiva a mediano y largo plazo.
La gestión de compras internacionales la podemos analizar según las siguientes actividades: ANÁLISIS DEL MERCADO En la gestión de compras de mercancías de origen extranjero, es importante conocer las características del mercado internacional. Ello implica investigar: Los países que ofrecen las mejores perspectivas para adquirir nuestros productos. Una de las características de las importaciones y comercio exterior en general, es que los comerciantes de diferentes países tienen mayores relaciones comerciales cuando se encuentran más cercanos, sea por razones geográficas, culturales y/o económicas. Los principales proveedores en el mercado internacional. Las alternativas de canales de comercialización internacionales. Las alternativas de Incoterms apropiados para adquirir nuestro producto. Los precios usuales de los diferentes mercados internacionales para los productos que se desean adquirir. En el análisis del mercado internacional son de gran utilidad los sistemas de integración comercial. CANALES DE COMERCIALIZACIÓN En las compras de mercados internacionales se pueden efectuar adquisiciones mediante dos canales. Canal directo: El comprador adquiere directamente las mercancías del proveedor sin intermediarios. Canal indirecto: El comprador adquiere las mercancías intermediarios. Estos pueden ser clasificados según tipo de agente:
mediante
Agentes de compras: El comprador dado la complejidad de un mercado o producto puede contratar un agente para que realice la búsqueda de información de proveedores y realice los contactos comerciales para la adquisición del producto, denominándose ese intermediario agente de compras. Agente de ventas: El proveedor para impulsar las ventas utiliza en ocasiones agentes intermediarios quienes se encargan de buscar compradores, los cuales se denominan agentes de ventas. En algunos casos los proveedores solo venden mercancías mediante sus agentes de ventas. Brokers: En algunos mercados los intermediarios se encargan de contactar tanto con proveedores para vender los mismos, denominándose en este caso brokers.
En algunos casos, según la característica del mercado internacional, el importador no tiene la oportunidad de elegir, siendo la única opción de adquirir la mercancía mediante el canal indirecto.
POLÍTICA DE COMPRAS En las compras de mercancías de origen extranjero, es recomendable definir una política de compras, que considere los siguientes aspectos: SELECCIÓN DE CARTERA DE PROVEEDORES En la selección de proveedores es importante evaluar si debemos trabajar con uno o varios proveedores, teniendo en cuenta la disponibilidad de la mercancía en el mercado mundial y las ventajas que presenta cada opción. Cuando se requiere efectuar compras esporádicas o se está o se está en la fase inicial del negocio, es usual efectuar un contrato para cada compra que se realice. En otros casos, se utiliza el strategic sourcing. Strategic Sourcing o Abastecimiento Estratégico se define como una metodología enfocada en la reducción del costo total de los materiales, bienes y servicios contratados por la compañía. Consiste en un proceso lógico y secuencial que analiza la demanda interna de la empresa, su posición frente al mercado de oferta y el poder de negociación de la compañía con relación a sus proveedores. De esta forma, se lograrán identificar las mejores oportunidades de abastecimiento, al menor costo total, con el menor riesgo posible, con una visión clara de las innovaciones de productos y de mercado, la mejor calidad y todo ello, soportado por la selección de los proveedores idóneos y mejor calificados del mercado. TIPO DE RELACIÓN CONTRACTUAL En la política de compras se debe definir el tipo de relación contractual comprador-vendedor más adecuada para nuestra empresa. En el caso que sea una compra esporádica el contrato a realizar es solo para esa transacción, en tanto si las compras son programadas con cierta frecuencia es importante evaluar si se realiza un contrato de largo plazo. Las formas jurídicas a adoptar por una empresa importadora en contratos de largo plazo con proveedores extranjeros son diversas siendo las más usuales: Licencias: a través de la licencia transfiere a otra empresa el derecho de uso de tecnología y propiedad industrial o activos intangiblesmarcas, patentes, derechos de copia, conocimiento técnico, secretos
comerciales-por un tiempo determinado, a cambio de una compensación, denominada regalía. Franquicia: la franquicia es una forma de licencia donde predominan los servicios prestados en forma particular. a través de ella se vende o alquila marcas y procedimientos, a cambio de una tarifa. La diferencia entre la licencia y la franquicia radica en que en esta última, la empresa contratada apoya en la administración y organización general de la empresa. Joint Venture: Es la asociación de dos empresas con un mismo interés, con la finalidad de ejecutar un proyecto específico, sin que se forme una nueva persona jurídica. La administración y los riesgos son compartidos por las empresas. Contratos de llave en mano: En esta modalidad la empresa contratada se hace responsable del diseño y construcción total del proyecto, dejando el manejo de la empresa en manos de la persona local, una vez que este ha sido entrenado por la empresa contratada. Sub contratación internacional: Es la operación por la cual una empresa, llamada dadora a la orden, confía a otra, llamada tomadora de orden o subcontratante, la realización de una parte de los procesos de producción, conservando la responsabilidad económica final. Ejm: una empresa mexicana tomadora de orden aporta mano de obra y otra empresa americana dadora de orden aporta equipos, tecnología. Contratos de agencia y representación: Es un contrato en el que participa un intermediario, denominado agente o representante comercial, que se encarga de impulsar el sistema de distribución y venta de los productos de una empresa exportadora en la región de la importación. Para este tipo de contratos es usual el empleo de diferentes términos comerciales como agente exclusivo, agente representante o representante autorizado. Sucursales: sucursal es todo establecimiento secundario vinculado a una empresa matriz. Dentro de sus actividades la sucursal puede importar mercancías extranjeras, las cuales por lo general son enviadas por la empresa matriz u otras empresas subsidiarias ubicadas en otras regiones del mismo grupo.
PROGRAMACIÓN DE PEDIDOS Se debe analizar cuál es la cantidad óptima de pedidos, considerando el estimado de importaciones anuales y el nivel de existencias deseado. Adicionalmente es importante evaluar los posibles incoterms a utilizar en las compras, teniendo en cuenta el modo comprador se consideran apropiadas asumir para el traslado de las mercancías hasta el almacén.
GESTIÓN OPERATIVA DE COMPRAS En la gestión operativa de compras internacionales se efectúan las siguientes actividades: Contacto comercial con proveedores Sobre la base de la política de compras, luego de analizar la oferta del mercado internacional, se debe iniciar el contacto comercial con el grupo de proveedores potenciales para poder conocer con más detalle sus ofertas. Se puede efectuar contacto con proveedores solicitándole sus cotizaciones, mediante vía telefónica, fax o correo electrónico. Solo en algunos casos, son necesarias las entrevistas personales. En los casos de contratos de largo plazo, la información requerida es mucho mayor y compleja, porque debe analizarse la relación y modalidad contractual que va a definir varios envíos de mercancías durante cierto periodo. En las relaciones de corto plazo se acuerda entre comprador y vendedor las condiciones de las transiciones de la transacción para un pedido específico. En las solicitudes de cotizaciones al proveedor, el importador debe solicitar entre otros datos lo siguiente
Especificación comercial y características de mercancía requerida. Identificación arancelaria. Cantidad de mercancía requerida. Precio total y unitario según Incoterms sugerido. Fecha sugerida de entrega de mercancías.
Evaluación de ofertas y negociación con proveedores Los comerciantes al recibir las ofertas del proveedor deben evaluar si estas son convenientes para realizar la compra, teniendo en cuenta si estas son convenientes para realizar la compra, teniendo en cuenta las obligaciones a asumir y el análisis de costo versus beneficio esperado. Al recibir las ofertas de los proveedores, es importante conocer la política de ventas del proveedor respecto a la flexibilidad de precios, puesto que en algunos casos estos precios son negociables, dependiendo de la estrategia y habilidad del negociador conseguir un buen acuerdo. Las cotizaciones ofrecidas por el proveedor en las transacciones internacionales pueden clasificarse en los siguientes tipos: a) Precio por licitación internacional: La licitación internacional está relacionada a una convocatoria del comprador para recibir ofertas sobre una propuesta de transacción comercial. Este tipo de operaciones se presenta en compras gubernamentales. b) Precios commodites: Los commodities son mercancías cuyos precios están regulados por la oferta y demanda mundial, siendo las mercancías prácticamente estandarizadas. Son cotizados en las bolsas de productos internacionales, pudiendo pactarse precios a futuro. Ejemplo: algodón, café, oro.
c) Lista de precios: dentro de su política de precios, un proveedor internacional puede definir precios fijos para sus clientes, estos pueden variar por transacción pero según parámetros definidos como volumen de compras, donde el precio varía según la cantidad adquirida. d) Cotización por pedido: el vendedor dentro de su política de precios puede definir que los precios son negociables según requerimiento por pedido de cada importador. En cada transacción, y puede negociar precio con exportador para llegar a un acuerdo. Celebración de compra – venta internacional El contrato de compraventa internacional, es un acuerdo entre exportador e importador, en lo referente a la adquisición de mercancías y obligaciones a asumir por cada una de las partes respecto a la transferencia física y riesgos de las mercancías objeto de la transacción. En el contrato de compra venta internacional se detalla la especificación comercial de las mercancías objeto de la transacción. La cantidad, el precio, fecha de embarque y otros aspectos que consideren las partes.
Herramientas para la gestión de compras internacional Indicadores de gestión Diagrama ABC (o PPIO DE PARETO y/o regla 80/20) Sistemas de seguimiento / Código de Barras Indicadores de Gestión Índice de Rotación: Se denomina rotación al giro económico o de cantidades de un determinado ítem medido durante un período de tiempo. Se determina: Rotación = cantidad de veces que los stocks rotaron en un período dado. Rot = D / Sm D = demanda valorizada tomada en un período de tiempo. Sm = stock promedio en dicho período Índice de Efectividad Muestra la cantidad de ítems que fueron enviados cada vez que fueron solicitados. Indirectamente relaciona la cercanía con el nivel de stock ideal, para responder en tiempo, en forma y al costo más oportuno.
Control de Inventarios Tarea tradicional de la administración industrial. No todos los ítems en stock tienen, por su valor económico, la misma importancia. Cuando un almacén se tiene un inventario grande, para concentrar los esfuerzos de control en los objetos más significativos se suele utilizar el principio de “Pareto”
CONCLUSIONES
Los factores que inciden en la formulación de políticas de gestión de compras están relacionados con aspectos tan amplios como las estrategias de distribución, la demanda, la administración de inventarios, las necesidades de productos y suministros, las ofertas y el presupuesto, los proveedores, las condiciones de negociación y los acuerdos tranzados. La relación entre la gestión de compras y el manejo de inventarios sea tan estrecha, pues la gestión de compras depende de la gestión de inventario y la gestión inventario depende directamente de la gestión de compras. De manera que son dos subsistemas interdependientes entre sí, cuyo éxito no puede alcanzarse de forma unilateral.
