El Control.

[ADMINISTRACIÓN] ADMINISTRACIÓN]

EL CONTROL

EL CONTROL 1.

concepto

El control es la función administrativa por medio de la cual se evalúa el rendimiento. Para Robbins (1996) el control puede definirse como "el proceso de regular actividades que aseguren que se están cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviación significativa" (p.654). Sin embargo Stoner (1996) lo define de la siguiente manera: "El control administrativo es el proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas" (p.610) Mientras que para Fayol, citado por Melinkoff (1990), el control "Consiste en verificar si todo se realiza conforme al programa adoptado, a las ordenes impartidas y a los principios administrativo. Tiene la finalidad de señalar las faltas y los errores a fin de que se pueda repararlos y evitar su repetición". Analizando Analizando todas las definiciones definiciones citadas notamos que el control posee ciertos elementos que son básicos o esenciales: 

En primer lugar, se debe llevar a cabo un proceso de supervisión de las actividades realizadas.



En segundo lugar, deben existir estándares o patrones establecidos para determinar posibles desviaciones de los resultados.



En un tercer lugar, el control permite la corrección de errores, de posibles desviaciones en los resultados o en las actividades realizadas.



Y en último lugar, a través del proceso de control se debe planificar las actividades y objetivos a realizar, después de haber hecho las correcciones necesarias.

En conclusión podemos definir el control como la función que permite la supervisión y comparación de los resultados obtenidos contra los resultados esperados

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originalmente, asegurando además que la acción dirigida se esté llevando a cabo de acuerdo con los planes de la organización y dentro de los límites de la estructura organizacional.

2. Importancia, sus Principios y su Proceso El control se enfoca en evaluar y corregir el desempeño de las actividades de los subordinados para asegurar que los objetivos y planes de la organización se están llevando a cabo. De aquí puede deducirse la gran importancia que tiene el control, pues es solo a través de esta función que lograremos precisar si lo realizado se ajusta a lo planeado y en caso de existir desviaciones, identificar los responsables y corregir dichos errores. Sin embargo es conveniente recordar que no debe existir solo el control a posteriori, sino que, al igual que el planteamiento, debe ser, por lo menos en parte, una labor de previsión. En este caso se puede estudiar el pasado para determinar lo que ha ocurrido y porque los estándares no han sido alcanzados; de esta manera se puede adoptar las medidas necesarias para que en el futuro no se cometan los errores del pasado. Además siendo el control control la última de las funciones del proceso administrativo, administrativo, esta cierra el ciclo del sistema al proveer retroalimentación respecto a desviaciones significativas contra el desempeño planeado. La retroalimentación de información pertinente a partir de la función de control puede afectar el proceso de planeación.

3. Tipos y Enfoques de Control Terry (1999) en su libro "Principios de Administración" expone que existen 3 tipos de control que son: El control preliminar, el concurrente y el de retroalimentación.






3.1.

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Control preliminar

Este tipo de control tiene lugar antes de que principien las operaciones e incluye la creación de políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad. En vez de esperar los resultados y compararlos con los objetivos es posible ejercer una influencia controladora limitando las actividades por adelantado. Son deseables debido a que permiten a la administración evitar problemas en lugar de tener que corregirlos después, pero desafortunadamente este tipo de control requiere tiempo e información oportuna y precisa que suele ser difícil de desarrollar. Por ejemplo, un gerente de ventas de una determinada tienda puede tener la política de que todo cambio en el precio, respecto a los precios publicados, debe ser autorizados por escrito por el gerente, es decir, a ningún vendedor de campo se le permite que altere algún precio. Con esto se puede observar que el gerente de ventas lleva un control en su departamento a través de las políticas existentes, cuyos empleados deben cumplir para un mayor funcionamiento del mismo.

3.2.

Control concurrente

Este tipo de control tiene lugar durante la fase de la acción de ejecutar los planes e incluye la dirección, vigilancia y sincronización de las actividades según ocurran, en otras palabras, pueden ayudar a garantizar que el plan será llevado a cabo en el tiempo específico y bajo las condiciones requeridas. La forma mejor conocida del control concurrente es la supervisión directa. Cuando un administrador supervisa las acciones de un empleado de manera directa, el administrador puede verificar de forma concurrente las actividades del empleado y corregir los problemas que puedan presentarse.






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comando equivocado, los controles del programa rechazan el comando y todavía así pueden indicarle por qué es el error.

3.3.

Control de retroalimentación

Este tipo de control se enfoca sobre el uso de la información de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones futuras de estándar aceptable. El control de retroalimentación implica que se han reunido algunos datos, se han analizado y se han regresado los resultados a alguien o a algo en el proceso que se está controlando de manera que puedan hacerse correcciones. El principal inconveniente de este tipo de control es que en el momento en que el administrador tiene la información el daño ya está hecho, es decir, se lleva a cabo después de la acción. Por ejemplo, se tiene una empresa que tiene 3 sucursales distribuidas por todo el país: Sucursal A, Sucursal B y Sucursal C. El gerente general ha detectado que la sucursal A tiene serios problemas financieros, mientras que sus otras dos sucursales están funcionando correctamente. Es aquí cuando el gerente debe decidir si esta información es causa suficiente para cerrar dicha sucursal o deberá cambiar las estrategias que han venido implementando.

3.4.

Áreas de Desempeño del Control

El control tiene muchas áreas de desempeño, todos los departamentos en los que se divide una organización necesitan ser controlados, por lo tanto, las áreas de desempeño dependen de los departamentos existentes en la empresa. Entre las áreas del control dentro de una organización se tienen:

a) Dentro del área de producción se encuentra el control de calidad. Este






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desde el inicio, proceso y todas las etapas hasta el producto final. La detección temprana de una parte o proceso defectuoso puede ahorrar el costo de más trabajo en el producto.

b) También existe el control de información. Para contribuir a la buena toma de decisiones del administrador se debe tener una información precisa, oportuna y completa. Para obtenerla de esta manera, la organización debe poseer sistemas tecnológicamente actualizados y eficaces ya que estos pueden contribuir a corregir un problema con mayor prontitud. Por lo que se puede decir que el control de información consiste en verificar que esta información sea veraz y comprobable, que permita a los administradores ser más eficientes y efectivos en la toma de decisiones. 

Dentro de una empresa debe existir otro tipo de control, como es el control de costo. Una de las labores de un buen administrador está el ahorrar en costos, es decir, no acarrear elevados gastos en la producción. El control de costo consiste en buscar la causa por la que se presentan desviaciones en los costos estándar por unidad. El gerente puede hacerse diferentes preguntas: ¿Se han incrementado los precios de los materiales?, ¿Se utiliza la mano de obra de manera eficiente?, ¿Necesitan los empleados capacitación adicional? La alta administración debe identificar en qué puntos radica el control.



Además de los controles antes mencionados, podemos hablar del control de correspondencia. En toda empresa se redactan documentos legales que, en algunos

casos,

van

dirigidos

a

otras

organizaciones

nacionales

e

internacionales, mayormente redactado por el staff legal de la compañía. Este tipo de control consiste en verificar cuidadosamente estos documentos, debido a que estas declaraciones llevan consigo mucho prestigio y autoridad de la organización.






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4. Técnicas y Métodos del Control La función administrativa de control es la medición y corrección del desempeño a fin de garantizar el cumplimiento de los objetivos de la empresa y de los planes ideados para alcanzarlos. Es una función de todo administrador, desde el presidente hasta los supervisores de una compañía. Las técnicas y sistemas de control son básicamente los mismos más allá de qué sea el objeto de control: donde quiera que se le encuentre y sea el objeto de control, el proceso básico de control implica tres pasos: 

Establecimiento de normas.



Mediciones del desempeño con base en esas normas.



Corrección de las variaciones de normas y planes.

Existen diferentes tipos de normas, aunque todas ellas deben señalar desviaciones en puntos críticos. El control administrativo suele ser percibido cono un sistema de retroalimentación simple similar al termostato doméstico común. Sin embargo, sin importar que tan rápido se disponga de información sobre lo que ocurre (e incluso de información en tiempo real, que es información sobre lo que ocurre al momento en que ocurre), existen demoras inevitables en el análisis de desviaciones e instrumentación de estos programas, para combatir estos rezagos en el control, se ha propuesto que los administradores empleen un método de control con corrección anticipante y no dependan exclusivamente de la retroalimentación simple. El control con corrección anticipante requiere el diseño de un modelo de un proceso o sistema y la vigilancia de insumos con el propósito de detectar futuras desviaciones en los resultados respecto de normas y planes, para que de esta manera los administradores dispongan de tiempo para emprender acciones correctivas.








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las ganancias no deben considerarse una medida absoluta, sino un rendimiento del capital empleado en un seguimiento de una empres. La auditoria administrativa también se ha empleado como medio de control. El control burocrático se basa en reglas, regulares, políticas, procedimientos y autoridad formal. Por otro lado el control de clanes sufre la influencia de normas, valores compartidos y la conducta esperada. Para que los controles sean funcionales, deben ajustarse especialmente a: 

Planes puestos



Administradores en lo individual



Las necesidades de eficiencia y eficacia. Para ser eficaces, los controles deben diseñarse asimismo para señalar excepciones en puntos críticos, ser objetivos, ser flexibles, adecuarse a la cultura organizaciones, ser económicamente e inducir acciones correctivas.

5. La Calidad Total y el Control Se refiere al énfasis de calidad que enmarca la organización entera, desde el proveedor hasta el consumidor. La administración de la calidad total enfatiza el compromiso administrativo de llevar una dirección continua y extenderla a toda la empresa, hacia toda la excelencia en todos los aspectos. Lineamientos Básicos para un Control Total de Calidad






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entienden mejor quien mide: Las técnicas para construir la confianza de los empleados incluyen: 

La construcción de redes de comunicación que incluyan los empleados.



Supervisiones abiertas y partidarias.



Mudar la responsabilidad de administración y asesoría a los empleados de producción. Construir organizaciones con moral alta.





Técnicas formales como la creación de equipos y círculos de calidad.

Círculos de Calidad: Es un grupo formado por empleados voluntarios, que se reúnen en forma regular para resolver problemas relacionados con el trabajo, reciben capacitación de planeación en grupo, solución de problemas y control estadístico de la calidad. Benchmarking (Puntos de Referencia): Hacer Benchamarking involucra la selección de un estándar de desempeño demostrado para los procesos o actividades muy similares a los suyos. La idea es apuntar hacia un objetivo y luego desarrollar un estándar o Benchmarking contra el cual comparar: Un modelo para establecer referencia en donde se debe: Determinar el estándar de referencia. 

Hacer equipo.



Identificar a los socios de Benchmarking.





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Diagramas de Causas y Efectos.



Graficas de Flujo.



Control Estadístico del Proceso.

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Despliegue de la Función de Calidad: Es un termino utilizado para: 

Determinar el diseño funcional que satisfaga al cliente



Trasladar los deseos del cliente a diseños objetivos-

El despliegue de la función de calidad se emplea al principio del proceso de producción para ayudar a determinar donde desplegar los esfuerzos. Características de una Organización con Administración con Calidad Total Sus esfuerzos van dirigidos hacia una satisfacción del cliente. Atención dirigida hacia la reducción reducción de problemas con los procesos procesos o productos, productos, no con los problemas de la gente. La primera prioridad es la calidad. La gerencia esta comprometida al mejoramiento continuo, apoya un ambiente de confianza. Las responsabilidades y roles son claramente definidos. La atención se centra con la prevención en vez de la inspección. Las personas son el recurso importante. Trabajo en equipo es la norma. La Capacitación esta dirigida hacia el desarrollo de la fuerza laboral. La función administrativa de control es la medición y corrección del desempeño a fin






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servir. Así mismo, aunque el proceso básico y los fundamentos de control son universales, el sistema real requiere de un diseño especial. Si en verdad se pretende que los controles funcionen, se les debe crear a la medida y en pocas palabras deben responder con toda exactitud a planes y puestos, a cada administrador en lo individual con todo lo que implica su personalidad y las necesidades de eficiencia y eficacia. De acuerdo a lo expuesto en este informe las técnicas y sistemas de control son básicamente los mismo, y su proceso básico son establecer normas, medir el desempeño y corregir las variantes de las normas y planes.

6. El Control Estratégico Es una función administrativa; es la fase del proceso administrativo que mide y evalúa el desempeño y toma la acción correctiva cuando se necesita. De este modo, el control es un proceso esencialmente regulador. El control estratégico, también llamado control organizacional, es tratado en el nivel institucional de la empresa y se refiere a los aspectos globales que cobijan a la empresa como un todo. Su dimensión temporal es a largo plazo. Su contenido genérico y sintético. De allí las tres características básicas que identifican el control estratégico de la empresa:






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es el nivel intermedio implica el establecimiento de patrones , de seguimiento de resultado, mediante sistemas de información gerencial, la comparación de los resultado con los patrones establecidos para localizar las variaciones y las derivaciones, con el fin de proporcionar indicaciones para las medidas correctivas que deben adoptarse. Para ello, deben planearse y organizarse

técnicas de

medición, como la observación personal y los informes, e instrumentos de medición como estadísticas, y esquemas de procesamiento de datos, lo que demuestra una vez más la íntima conexión entre las funciones administrativas que componen el proceso administrativo. Existen varios tipos de controles tácticos: el control presupuestal, los presupuestos específicos, el presupuesto-programa, la contabilidad de costos, etc.

8. El Control Operativo El control en el nivel operacional, o control operacional, es el subsistema de control efectuado en el nivel más bajo de la empresa. Su contenido es específico y se dirige a cada tarea u operación, y está orientado a corto plazo y a la acción correctiva inmediata y correctiva. En el nivel operacional es más fácil notar un proceso de control se aproxima al proceso cibernético, donde existen un sensor (recolección de datos sobre determinado desempeño) un discriminador (comparación de los datos sobre algún patrón) y un individuo que toma decisiones (que es la acción correctiva). La fijación

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