Trabajo: Cuarto procesos Administrativo: Control
Estudiantes: Andrés Felipe Ardila Calderón David Escobar Melgarejo Camilo Andrés Torres Ordoñe !ulio Andrés "ustos Torres Torres
E# CO$T%O#
Para empezar lo primero que se debe saber o tener en cuenta es saber o dar una definición de control, en donde son varias las definiciones ya que hay varios autores que hablan de este proceso de administración, pero en si el control es comprobación, revisión, manejo, orden, esquemas, equilibrio. Todos estos tomado de varios conceptos como: “El conjunto de procesos de recolección y utilización de información que tiene por objeto supervisar y dominar la evolución de la organización en todos sus niveles” (Rolland, !!"# “un sistema de información que permite comparar lo planeado con los resultados obtenidos a través de la gestión, adoptando las medidas correctivas Pertinentes en caso de detectarse desviaciones significativas”. ($ara %., "&&!#
'l control en la administración es una parte fundamental tanto en la planeación como en el proceso y estión de procedimientos en marcha que atreves del tiempo evoluciona. )ayol d*efine control como: + onsiste en verificar si todo se realiza conforme al programa adoptado, a las órdenes impartidas y a los principios admitidos” ()-/, !0# , en la palabra control se pueden abarcar muchos campos como administrativos, comerciales, t1cnicos, financieros, de seuridad y de contabilidad todo esto resumido en %iilancia tanto ejecutadas por el jefe, los administradores, sus colaboradores etc. 'l control va desde aseurarse que el plan empiece adecuadamente hasta mirar que funcione bien y termine de la mejor forma posible y tiene como finalidad se2alar faltas y errores para que as3 en un futuro puedan ser reparados y evitar su repetición. Por ejemplo el hecho de la creación de un artefacto en una empresa debe ser controlado y viilada por un individuo pero cuando la creación de este mismo conlleva m4ltiples y complejas tareas por aentes ordinarios deben ser viiladas por aentes especiales llamados verificadores o inspectores, aqu3 se ve netamente de un control administrativo y se debe tener primero en cuenta el control interior que es el que al final da una buena marcha de cada servicio en particular y la empresa en eneral.
Para que el control funcione y sea eficaz se debe ejercer en un tiempo oportuno y debe tener sanciones ya que puede que el control y manejo sea muy bueno pero de nada sirve llear a conclusiones fuera de tiempo ya que ser3an in4tiles e ineficaces las decisiones que se tomen y el trabajo hecho hasta ese momento se perder5 por completo, por eso podemos encontrar tres tipos deferentes de control uno de ellos es se4n la oportunidad de realización. &eg'n la oportunidad de realiación : 'ste tipo de control se divide en *
preventivo: este es el tipo de control que m5s usta ya que intenta prevenir
los problemas que pueden pasar en el futuro, se llama preventivo por que se realiza antes de llevar acabo cualquier actividad.
Concurrente: 'ste tipo de control se realiza al mismo tiempo en que se
llevan a cabo las actividades normales de la empresa, esto ayuda que la empresa pueda correir los problemas de una forma oportuna antes de que se vuelvan altamente complicado, tambi1n se utiliza para saber si la
producción y los niveles de rendimiento de los empleados son adecuado y cumplen con lo que la empresa quiere.
Correctivo: este tipo de control se utiliza al final de la actividad, este sirve
para una retroalimentación y hacer las cosas bien para la pró6ima, lo malo es que la 4nica forma de saber que ese alo fallo es cuando ya ocurrió el error.
7n peliro que nombra )ayol es el hecho de evitar la tendencia del control a inmiscuirse en la dirección y la ejecución de servicios, esto es lo que se llamar3a usurpación de funciones, en donde encontramos dos, que por un lado es aquella que tiene un control irresponsable y sin embaro puede obstaculizar la función en ciertos l3mites y en otro lado el servicio ejecutivo que no dispone de mayores fuerzas con un control mal1volo, esta tendencia suele frecuentarse mucho en neocio randes y conlleva fallas rande pero se puede combatir y para ello es necesario primero definir de una forma muy precisa las atribuciones del control y sus l3mites y hasta donde se puede inmiscuir y hasta donde lleara el uso de su poder y as3 se puede deducir que el buen verificador debe ser un ser competente e imparcial pero no es necesario verificar si es competente con unas reuniones y controles del director se puede tomar resultados de este verificador y dar un veredicto del control que el lleva. 'stas reuniones se llevan a cabo con presencia del director y las cuales son necesarias para notar dificultades y problemas que se presente al verificador en su control y de ser as3 tomar decisiones pertinentes frente a una solución para estas, claro est5 que esta decisión se toma tambi1n con la opinión de otros individuos que est5n presentes en la reunión y se realiza un acta rectificando el proceso de la reunión y las decisiones all3 tomadas con la fecha fijada del d3a en que se realizó la reunión . 'n la conferencia se toma la decisión y cada jefe de cada 5rea saldr5 sabiendo que en ocho d3as deber5 rendir cuentas de lo que hizo y as3 se podr5 tener un control de manejo eficaz, as3 se denota que las conferencias son buenas realizar al menos una hora una vez a la semana y las cuales est5n detalladamente llevadas por el director tanto en el proceso de la conferencia como en el acta ya que se sabe que una conferencia bien llevada va a ser 4til siempre y cuando se sepa llevar sino seria fastidiosa y monótona y no llevar3a el caso realizarla. 'stas conferencias son vitales y son sumamente necesarias para el funcionamiento en eneral desde el director hasta el empleado de menor rano. (yo !ar"a de la conferencia !ebdomadaria, para todas las empresas una obligación ineludible” ()-/, !0# .
Para saber qu1 es lo que se debe hacer y cómo se bebe hacer, hay un control que se denomina se4n su estructura y va ubicado espec3ficamente para cada uno de los ranos o de la jerarqu3a que maneja la empresa. Control &eg'n el nivel de la estructura: 'ste tipo de control se divide en *: &uperior: su objetivo esencial es establecer la validez de los planes de
nivel estratégico, este se caracteriza por no estar sujeto a pautas ya que eval4a decisiones no proramadas es decir que no se ten3an en cuenta. El Control Estratégico: es el que plantea unos objetivos los cuales hablan de la forma de como las empresas manejan y orientan el control de acción empresarial, tambi1n habla del tema de cualidades del control, pero 1l define este control como un nivel institucional de una empresa y todo lo que abarca est5 en sus diversos conceptos. 'ste control estrat1ico tiene unas fases las cuales consisten: “1.Establecimiento de estándares de desempeño. 2. Evaluación del desempeño 3. Comparación entre el desempeño y el patrón” (8hiavenato, "&&#
9e iual manera el control estrat1ico nos habla de una relación entre un patrón y un desempe2o que es una herramienta de medición con la relación que se puede obtener entre el patrón y el desempe2o se pueden encontrar uno niveles de fallas donde se pueden aplicar ciertas actividades de corrección y es all3 donde aparece el control estrat1ico el cual nos a)uda con el control sobre desempe2os relacionados a los niveles medios o a estructuras m5s amplias y profundas sobre evaluadores o correcciones.
*ntermedio: u objetivo es medir la consistencia de los planes de nivel t+ctico adem5s eval4a la asinación adecuada de los recursos a cada sector de la empresa. El control T+ctico: 'ste tipo de control es m5s peque2o que el estrat1ico ya que este a pesar de estar relacionado con la empresa, tiene un tipo de desarrollo que se especifica de manera m5s espec3fica ya que este se aplica en aquellos niveles que se consideran intermedio en la empresa, de los departamentos y est5 relacionado con el desarrollo de objetivos a mediano plazo siendo reidos por las decisiones que lleuen a tomar los erentes y supervisores con la información recibida para enerar un plan, por lo eneral este tipo de control es muy utilizado en 5reas tales como la
de contabilidad la presupuesto en especial en la parte de proramación o en el sector presupuestal, adem5s cabe resalta que las decisiones que tomen con respecto a las problem5ticas son de continuidad del prorama o planeación e incluso como base para toma de decisiones futuras como indicadores de pao del cliente;deuda total del cliente, con el cual se sabe si el cliente paa los montos indicados y por lo cual se puede realizar compromisos futuros con este.
*n,erior: e encara de supervisar el cumplimiento de los planes de las operaciones rutinarias de la empresa a partir del seuimiento de cada unan de las acciones. Control operacional: 'ste tipo de control es a4n m5s peque2o que el t5ctico, resaltando y siendo las tareas, las actividades que se realizan por medio de un nivel administrativo o el del personal su eje de desarrollo, pero el ser a4n m5s peque2o no revoca su ran rado de importancia pues este eval4a constantemente las actividades de la empresa y da un informe detallado del d3a a d3a de estas ya que su enfoque es el de los objetivos a corto plazo y estos son los que relatan la verdadera situación de la empresa a la realidad de lo que ocurre en est5 siuiendo el m1todo similar a los dos anteriores el cual consiste en los patrones, los desarrollos finalizando con las correcciones que intentan ajustar el desarrollo con los patrones para correir las rietas o errores que tenan.
'n la siuiente imaen se puede ver las cuatro fases de control
-erramientas de control
e puede decir que hay dos herramientas fundamentales para el control de una empresa la primera es:
-erramienta in,ormativa esta sirve para conocer el estado económico de
la empresa, dentro de la herramienta informativa encontramos:
la Contabilidad: que la ciencia au6iliar que refleja en forma e6acta la
situación económica de la empresa en un momento dado.
#a Estad.stica : que es un conjunto de m1todos que ayudan en la
toma de decisiones en situaciones de incertidumbre.
-erramienta correctiva en donde encontramos:
El control /resupuestario: que es una herramienta que sirve para
detectar diferencias con respecto al presupuesto utilizado.
#a Auditoria: esta verifica la e6actitud de las cifras contables y
adem5s controla que se eneralmente aceptados.
respeten los
principios
contables
Control de Calidad: se inspecciona la calidad de las unidades
producidas por la empresa, y se puede realizar en cada etapa del proceso de producción o mediante inspección del producto terminado, o sea, al final del proceso.
Para desarrollar el control de una manera adecuada se bebe seuir un conducto b5sico o fundamentos que sirven para aseurar el cumplimiento de los objetivos de la empresa y los planes dise2ados para alcanzarlos, (el proceso b+sico de control sin importar donde se encuentra ni lo 0ue controle comprende 1 pasos: Establecer est+ndares Medir el desempeño de la empresa con los est+ndares
Corregir las variaciones de los est+ndares ) los planes2 (
Para establecer los est5ndares se bebe tener en cuenta que los planes son los puntos de partida o de referencia a los cuales los administradores establecen los controles, los est5ndares son criterios con los que se mide el desempe2o real o esperado de la empresa y teniendo en cuenta que los administradores no pueden estar observando 4nicamente al personal entonces se escoen puntos esenciales o puntos critico de control que es como lo llama ay varios tipos de est5ndares de puntos cr3ticos y estos pueden ser tomados de los proramas de planeación, los objetivos, el presupuesto entre otros estos se
convierten en est5ndares para medir el desempe2o real. /os est5ndares m5s comunes son: (Est+ndares ,.sicos: estos son mediciones no monetarias, pero est5n involucrados en el nivel operativo y su medición puede ir desde horas de trabajo por unidades producidas hasta mirar el factor de calidad que ser3a mirar la durabilidad de una tela o la dureza de unos rodamientos este est5ndar f3sico comprende un recurso humano o mano de obra es decir involucra al obrero directamente.
Est+ndares de costos: se pueden medir de una manera monetaria y al
iual de los est5ndares f3sicos son comunes en el nivel operativo, este est5ndar se especializa en mirar los costos en los que la empresa debe incurrir para realizar su funcionamiento ordinarios como el costo de mano de obra por unidad o por hora de elaboración, los costos del material por unidad entre otras, como tal este est5ndar los que busca es medir sus costos de producción, almacenamiento y costos est5ndar que ser3an las actividades comunes de la empresa.
Est+ndares de capital: este est5ndar tiene relación con el capital invertido
en la empresa y por eso se relaciona con el balance eneral y se utiliza la herramienta informativa como lo es la contabilidad para saber sobre el rendimiento de inversiones, el control eneral etc.
Est+ndar de ingresos: este inreso tiene que ver con las ventas que
tena la empresa o las cuentas por cobrar que le deban, as3 como el est5ndar de capital este utiliza una herramienta informativa y su función se mide monetariamente.
Est+ndares de programas: este est5ndar sirve para llevar acabo o poner
en marcha un prorama en donde se desarrollen un modo para desarrollar nuevos productos o para mejorar la calidad de un equipo de vendedores, lo que se busca es evaluar el desempe2o de realización de determinados proramas y como ayuda a crecer a la empresa.
Est+ndares intangibles: este est5ndar es mucho m5s dif3cil de medir o de
mirar su desempe2o ya que no se mide monetariamente si no, se pude medir de como la publicidad cumple con los objetivos a corto y laro plazo y ayuda a que la empresa sea reconocida para aumentar sus ventas.? (
8omo ya lo hab3a dicho antes es muy dif3cil para un administrador controlar todo de cerca u observando cada uno de los procesos de la empresa por eso se determinan unos est5ndares en los cuales el administrador se puede fijar m5s detenidamente y al ver que todos los est5ndares se realizan adecuadamente se puede decir que la empresa est5 trabajando o est5 desarrollando sus funciones de una buena manera, es decir, que estos est5ndares ayudan a controlar de una mejor forma simple y eficaz la empresa. 'l siuiente punto analizaremos como se debe medir el desempe2o de estos est5ndares y que acciones debemos tomar para correir si hay desviaciones. /os est5ndares reflejar los diversos puestos en la estructura oranizacional de la empresa, si el desempe2o se mide de acuerdo a ella es m5s f5cil ver y correir las desviaciones, al hacer la corrección de las desviación este es el punto en el cual el control se une a las dem5s funciones administrativas para buscar que se cumpla con lo planeado, una de las opciones para correir las desviaciones es rehacer los planes o modificando las metas de la empresa cuando se lleva a cabo esta opción se dice que es un cambio naveacional, es decir cambia por completo o en alunos de sus objetivos fundamentales, otra opción es por función de la oranización es decir que se bebe resinar o aclarar las tareas a desarrollar, tambi1n se puede mediante capacitaciones de sus empleados para que ellos desarrollen de la manera que se esperaba y cumplan ahora con todos los requisitos para hacer las actividades o las tareas bien.
Referencias Chiavenato, I. (2001). ADMINISTRACION PROCESO ADMINISTRATIVO (Vol. III). (G. A. Villamizar, Trad.) Bogota D.C: ! Gra" #ill.
$A%&', #. (11). Administracion Industrial y General. (C. Dimitr*, Trad.) +ari: D*nod -dite*r, +ari. ara V., -. (200). El Control En Proceso Administrativo. +rovin!ia de T*ng*rah*a: /niveridad T!ni!a de Amato (/TA) . oontz, #. (13). administracion una !ers!etiva "lo#al (Vol. 10). 4olland, D. 5. (12). Manual De Control DE Gestion.