El auditor psicólogo - Pequeña reflexión sobre nuestro papel en la organización Patricio Leandro R.J R.Jefe de Administración y Finanzas en Prüne El auditor psicologo Juntando y organizando los papeles de la auditoria, me puse a analizar porque existe el paradigma del auditor. Ese auditor que va a controlar, a señalar y a buscar responsables por las cosas que se hacen mal. Creo que si digo que alguna vez alguno de nosotros luchó o lo está haciendo para evitar ser visto de esa manera, no me equivoco. Para analizar el porque, me puse en la piel del auditado. A lo que se desprende una pregunta lógica: ¿ a quien le gusta ser observado, indagado y controlado? A nadie. Y partiendo de ahi, pensé, que podía hacer yo para cambiar esa forma de recepción de cada una de las personas que audito. Como podría realmente lograr el objetivo principal de una Auditoría. Actualmente trabajo en una empresa de tiendas departamentales para consumo masivo, como encargado del Departamento de Auditoría Interna. Como toda compañía de Retail, se enfatiza en la llegada al cliente (ventas y servicio). Como Auditor mi énfasis es el mismo, pero logrando que se cumplan los procesos y los manuales definidos por los Directores. La semana pasada realicé junto a mi equipo, una auditoría a uncentro de Distribución de Ropa. Nos presentamos, junto con un auditor, al Gerente del sector. Según lo poco que sabía de él, es un tipo casado, con 2 hijos, acostumbrado a manejar gente en el campo operacional, siempre en centros de distribución o Depósitos. Obviamente que la noticia del comienzo de la auditoría, fue sorpresiva para él. Lo cual sostengo que debe ser así. Durante nuestras tareas, en las cuales se destacan observación del trabajo online de cada persona, de cada función, aplicación de check list de procesos, inventarios de mercadería, etc. siempre nos econtramos con caras serias, nervios, y justificaciones sobre algo que quizás no esta alineado al o los procesos. Estoy acostumbrado en cada día de trabajo aplicando auditoría en un sector, a tomarme 1 hora para chalar con el Gerente sobre lo que observamos. (Me cuesta explicarles que clase de auditoría hacemos, pero como me dijo un socio de una gran multinacional una vez “la “la auditoría auditoría se hace recorriendo los pasillos del cliente”). En esa charla, el Gerente se habrá enojado unas 10 veces. Aclaro que si hay algo en lo que se debe caracterizar un auditor, es en la diplomacia en como comunicar algo. Así lo hicimos, pero el resultado fue negativa constante y justificaciones varias. Obviamente me puse a analizar porque pasaba esto. 1) no nos adaptamos a la personalidad del Gerente, 2) quizás no usamos técnicas de “romper el hielo”, hielo”, 3) 3) no comunicamos de la mejor manera lo observado...no dimos valor agregado, 4) no escuchamos al otro. Este último punto creo que es el más importante. He notado que muchas veces uno debe hacer las veces de psicólogo del auditado, escuchar sus problemas, ya sean laborales o personales, conversar sobre temas que diviertan al otro, sin perder la objetividad y el escepticismo profesional necesario para ser completamente imparciales. Muchas veces he observado que tiende a confundirse la “facultad” “facultad” del del auditor con “poder”. “poder”. Esta Esta facultad es importante, pero creo que hay que ser cauto sobre las maneras de solicitar información, comunicar y/u observar.
Hoy me encuentro auditando otro sector, le doy más espacio al Gerente o encargado del área, escucho sus problemas, conversamos y siento que ese papel de “psicólogo” esta siendo muy útil para generar confianza y que finalmente recepcionen la auditoría de mejor manera. En definitiva, si la auditoría es tomada con seriedad, en forma humana y con compromiso por ambas partes, los resultados se dan solos. Quería compartir con ustedes, esta simple reflexión sobre nuestra actividad de auditor y lo importante que creo es “humanizar” nuestras auditorías.
