El Archivo. Instalacion y Conservacion

El archivo Instalación y conservación

EL ARCHIVO INSTALACION Y CONSERVACION

M." del Carmen Pescador del Hoyo

EDICIONES NORMA 1988

EDICIONES NORMA, S. A. La Chopera, 32. Las Rozas (Madrid) @ 1988 EDICIONES NORMA, S . A. Reservados los derechos de edición, adaptación o reproducción para todos los países. No está permitida la reproducción total o parcial de este libro, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico, por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de los titulares del Copyright. ISBN: 84-7487-042-9 Depósito legal: M. 40.724-1987 Imprime Grafur, S.A. c/. Igarsa, Naves E-F. Paracuellos del Jarama (Madrid).

INDICE Págs . PRIMERA PARTE . EL ARCHIVO DE USO INMEDIATO

.......................................... .................................................. ........................................... ................................................. ................................................ ................................................ .................................................... Mobiliario para la documentación: cómo elegirlo ....................... - Sistemas de archivación ...................................... - Condicionantes ............................................. - Variedad que nos ofrece el mercado ............................. . Documentos convencionales ................................ . Fichasdocumento ........................................ - Documentos gráficos ........ ............................ - Documentos audiovisuales ................................. Unidades de conservación ........................................ - Paquetes .................................................. - Cajas ..................................................... - Carpetas .................................................. - Hamacas .................................................. - Bolsas y sobres ............................................. Muebles para el personal ......................................... Prevención de accidentes ......................................... BIBLIOGRAFIA .............................................. Consideraciones previas Planificación Condiciones del local - Ubicación. . - Iluminacion - Ventilación - Ruido

.I.

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9 9 10 10 11 11 12 15 17 17 29 35 44

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SEGUNDA PARTE . EL ARCHIVO-DEPOSITO

................................. . ............................... ................................................... ................................................. .................................................... .............................. ............................................ ........................................... Planificación y estructura ........................................ . Trazageneral .............................................. . Zonas .................................................... . Planta .................................................... . Alzado ................................................... . Orientación ................................................ . Abierto o cerrado ........................................... . Número de niveles ........................................... . Delimitación de espacios ...................................... . Altura de techos ............................................ Realización de los depósitos ....................................... . Accesibilidad ............................................... . Proporción ................................................ . Capacidad ................................................. . Resistencia ................................................ . Materiales ................................................. Medidas complementarias ........................................ . Defensa del fuego ........................................... . Instalación eléctrica ....................................... . Sustancias peligrosas ...................................... . Escaleras de socorro ...................................... . Detección de incendios ..................................... . Extintores .............................................. . Climatización .............................................. . Agresiones específicas ........................................ ., . Por agentes bioticos ....................................... . Por agentes físico-químicos ................................. . Contrarobo ............................................... Los depósitos por dentro ......................................... . Antecedentes históricos ....................................... . La estantería actual .......................................... . Estantería convencional .................................... . Estanteríadensa ......................................... . Archivadores ............................................... El edificio en su evolución histórica El edificio actual Condiciones previas . Exento . Ubicación . Costo . Condiciones específicas del terreno . Medio ambiente . Enclave peligroso

63 79 79 80 82 84 93 94 99 99 100 101 106 113 113 118 119 120 123 123 124 125 127 128 135 135 135 137 137 138 140 143 146 146 148 151

153 153 156 156 164 172

. De . De . De . De . De . De . De . De . De

.......................................... ................................... ............................... ............................................. .............................................. ............................................... ............................... ............................................... .......................................... ........................................... ...............................................

pergaminos documentos con sello mapas, planos. dibujos. etc postales folletos fichas microfilmes y microfichas filmes diapositivas . De fotografías . Dediscos . De grabaciones magnéticas

................................. Acondicionado de los documentos .................................. . Unidades de conservación .....................................

175 176 178 180 180 181 182 183 187 188 189 190 195 195

............................................... 196 ................................................ 196 . Cajas .................................................. 198 . Carpetas ............................................... 205 . Tubos ................................................. 205 . Bolsas ................................................. 206 . Fundas ................................................ 208 . Encuadernación .......................................... 208 . Señalización ............................................... 210 . De estanterías ........................................... 210 . De muebles ............................................. 211 . Deunidades ............................................. 211 Accesorios para servicio .......................................... 217 . Tableros .................................................. 217 . Mesas .................................................... 217 . Carritos ................................................... 218 . Elevadores y montacargas ..................................... 220 . Tubosneumáticos ........................................... 220 Dependencias ................................................. 223 224 . Locales de trabajo ........................................... . Muelle de descarga ..................... .-................. 225 . Expurgo ................................................ 226 . Fumigación ............................................. 227 . Despachos de trabajo ..................................... 227 . Biblioteca técnica ......................................... 229 . Paquetes . Legajos

. Habilitación

................................. ............................ .................................... ......................................... ................................. ................................

y contabilidad . Instalaciones sanitarias de la zona . Despacho de Dirección . Salade reuniones . Laboratorio de reprografía . Laboratorio de restauración . Taller de encuadernación . Habitación de vigilantes y chóferes

................................... ........................... . Viviendas .................................................

229 229 229 230 230 231 232 233

233

..................................... ...................................... . Locales abiertos al público .................................... . Vestíbulo ............................................... - Información y Secretaría General ............................ - Sala de lectura ........................................... - Sala de catálogos ......................................... - Sala de microfilm ......................................... - Sala de dactilografía ...................................... - Salas especiales .......................................... - Audición ............................................ - Visualización ......................................... - Sala de exposiciones ...................................... - Sala de conferencias ....................................... - Aula .................................................. - Saloncito para conferenciante ............................... - Aparcamiento ........................................... - Locales de uso mixto ......................................... - Cafetería ................................................ - Teléfono público ......................................... - Aseos .................................................. . Vivienda de Dirección . Vivienda de Conserje

............................................... Indice alfabético ............................................... BIBLIOGRAFIA

233 233 233 234 234 234 236 237 237 237 237 237 237 237 239 239 240 240 240 240 240 243 247

Prólogo Cuando todavía tenemos muy fresca en la memoria la alegría y satisfacción que experimentamos al conocer la aparición del libro de Carmen Pescador «ElArchivo. Instrumentos de Trabajo>>,la autora nos sorprende de nuevo con la petición de que le hagamos un pequeño prólogo para el último libro que ha preparado y que está ya próximo a aparecer. Con esta nueva contribución, Carmen Pescador continúa su infatigable tarea de archivera. Si bien, la jubilación la separó del quehacer diario en la labor didáctica que desarrolló durante tantos años -me atrevena a decir que son pocos los archiveros que no han pasado por sus clases en la Escuela de Documentalistas, luego Centro de Estudios Bibliográficos y Documentarios, y que, por tanto, no han aprendido su profesión de ella- y de la labor práctica que desarrolló en el Archivo Histórico Nacional, primero, y luego en el Archivo General de la Administración, su inquietud e interés la mantienen en contacto directo y diario con la profesión a la que dedicó su vida, con la ventaja de contar con la tranquilidad y el tiempo necesarios para el análisis reposado y para plasmar en una obra didáctica todos los conocimientos que fue acumulando a lo largo de su fecunda vida profesional. Si en su último libro Carmen Pescador analiza y estudia uno de los aspectos fundamentales de la Archivística, el de la descripción de los documentos y los distintos instrumentos de trabajo necesarios para lograr informar adecuadamente sobre los fondos archivísticos, en este nuevo libro aborda un tema no menos importante y fundamental, el de la instalación de los fondos documentales para su mejor conservación y para conseguir una mayor funcionalidad y eficacia en las tareas de archivo. Si el tema de la descripción es importante por la repercusión directa que tiene en la eficacia con que se cumplirán las funciones de información, los problemas de la instalación de los documentos no lo es menos, ya que su conservación depende totalmente de las condiciones de conservación y de instalación con que cuenten.

En este libro Carmen Pescador hace un estudio minucioso, pormenorizado, y de total actualidad, de las condiciones que deben reúnir los edificios destinados a Archivos, analizando y sopesando las condiciones ambientales del lugar en que éste se vaya a ubicar, la planificación general del edificio, condiciones de los depósitos y medidas de seguridad, criterios para la instalación de los distintos tipos de -documentos para su mejor conservación y funcionalidad, sin olvidar ni dejar de lado las condiciones que deben reúnir los distintos ambientes de trabajo.

Es este un libro necesario que viene a llenar un vacío en un momento en que la preocupación por los Archivos y por nuestro Patrimonio Documental está experimentando un gran desarrollo, y en que, por tanto, es más necesario que nunca contar con un manual de referencia donde contrastar criterios y opiniones. No dudamos, pues, de la oportunidad y necesidad de esta obra cuya utilidad va a trascender, sin duda, de nuestras fronteras para alcanzar el mundo iberoamericano. MARGARITA VAZQUEZ DE PARGA DIRECTORA DE ARCHIVOSESTATALES

Primera parte

EL ARCHIVO DE USO INMEDIATO

CONSIDERACIONES PREVIAS Todos producimos y recibimos «papeles>>. Casi todos los «archivos»,pero cuando se trata de una entidad los problemas que plantea esta archivación pueden hacer inoperante la organización más perfecta. En los nuevos sistemas de montaje de oficinas tiene cada vez más importancia la organización del archivo. En él está la «memoria» de toda la actividad desarrollada, gracias a la cual la entidad productora tendrá siempre a mano los datos necesarios para resolver correctamente un asunto, o dar la respuesta adecuada a una pregunta que nos interesa. El archivo no debe ser la dependencia pasiva a donde se manda todo aquello que ya no necesitamos sino muy al contrario aquella que tiene a su cargo la custodia y salvaguarda de lo que estamos necesitando constantemente. No se trata, como piensan los aferrados a criterios ya obsoletos, de una dependencia más, de escaso interés, sino la dependencia que constituye la médula espina1 de toda la organización (1). En la actualidad el archivo de uso inmediato desborda la pasividad en que, hasta hace algunos años, se ha mantenido constituyéndose en un ' verdadero centro de documentación de suma utilidad para la entidad que lo genera, al adquirir una doble finalidad: de una parte mantener debidamente informados a cuantos trabajan en la entidad o empresa y de otra hacerlo también para los que, ajenos a ella, necesitan algo que les atañe (2). La historiografía moderna, reconociendo la influencia de los factores económicos en el desarrollo de la civilización, ha introducido el estudio de la economía en las universidades, con lo que los archivos de empresa han (1) Michael Cook, en <
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El archivo. Instalación y conservación

adquirido una gran importancia, aun cuando su consulta pueda ser muy restringida (3). Ya desde hace bastantes años se han ido recogiendo fondos de este tipo. En el Reino Unido fue fundado en 1934 el Business Archive Council, que ha compilado un registro de firmas o razones sociales, no completo pero muy apreciable. En Irlanda se han depositado en el Public Records Office bastantes de estos fondos, lo que también se ha hecho en el Public Records Office de Irlanda del Norte. En Estados Unidos los National Archives publican guías, algunas de las cuales tienen contenido económico. En Australia se han realizado listas de los documentos de este carácter que son accesibles y también tienen hechos índices en fichas. La República Federal Alemana tiene cooperación con Estados Unidos y el Reino Unido. En Bélgica, en en Archivo General del Reino, tienen un índice en fichas de compañías comerciales desde el siglo XIX hasta 1957, siendo muchos los estudios publicados sobre estos temas. En Holanda los Archivos de Historia Económica están sirviendo al público datos de 1972 a 1974, lo que se va ampliando. En Suiza los Swiss Economic Archives, publicaron ya en 1960 un sumario de firmas de archivos de empresas. En Francia los Archivos Nacionales han publicado volúmenes de 1957 a 1977. En Italia tienen antecedentes de la época de la industrialización y en la actualidad son importantes los archivos de las firmas Fiat, Alfa Romeo, Pirelli, Banca de Italia, Banco de Nápoles y Sicilia y otros. En los países escandinavos se han publicado recientemente inventarios de este carácter. Dinamarca y Finlandia tienen índices en fichas y Noruega ha publicado algunos catálogos. Suecia ha publicado un manual. Por nuestra parte, en España, se han recogido en el Archivo General de la Administración importantísimos fondos para el estudio de la economía, el comercio y la industria. Los primeros ingresados fueron del Banco de Crédito Local, habiendo entregado también el Banco de España documentación que, procedente de Comercio, había recibido en 1979, consistente fundamentalmente en controles de importación y exportación. De la industria de carburantes, Cepsa, consistente en matrices de acciones, obligaciones, bancos, contabilidad, clientes, etc., y Empetrol, con documentación de dirección técnica, proyectos, tesorería, contabilidad, entre otros. De comercio, Mercasa, que se ocupa de mayoristas y mercados, fundamentalmente comunicaciones. Relativo a los transportes es importantísima la documentación entregada por la Compañía Transmediterránea, que fundada a principios de siglo realizó su Último ingreso, por ahora, en febrero de 1986. Finalmente, procedente de la prensa periódica se guardan fondos de los diarios .Pueblo,> y «Madrid», y de los semanarios «Marca» y a7 fechas». Con todo, es de destacar que donde más se ha desarrollado la actividad de publicar información sobre temas económicos ha sido en la URSS (4).

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(3) «Business Archives. Studies on International Practices». K. G. Saur. München-New York-London-París, 1983, 167, págs. 87-88.

Consideraciones previas

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Desgraciadamente, hasta hace poco los archiveros profesionales cualificados han ignorado con frecuencia estos archivos, considerándolos ajenos a su competente cometido, lo que ha dado lugar a que casi todos los manuales referentes a ellos hayan sido producidos por personas no conocedoras de la profesión, con frecuencia algún administrativo o cargo técnico de la empresa con conocimientos puramente experimentales, o tomados de otros igualmente ayunos de los conocimientos necesarios. Esto ha dado lugar a atrocidades tales como aconsejar la destrucción de los documentos cuando ya no son Útiles para el manejo diario de la entidad que los produce, borrando así su propia historia (5). Afortunadamente esto no ocurrió en épocas pasadas: no hubieran llegado a nosotros los fondos que constituyen los archivos históricos. Afortunadamente hoy se piensa de muy distinta manera, aunque en la mayoría de los casos todavía encontramos los archivos en manos de personas incompetentes. Fue preciso llegar a la celebración de la VI11 Conferencia Internacional de la «Table Ronde. de archivos, celebrada en Budapest en 1963, para que se reconociera la importancia de estos fondos no considerados como <> (6). En 1962 y 1963 también en las reuniones regionales de los archivistas franceses se trató del tema de los documentos en poder de las administraciones y todavía no recibidos en los grandes depósitos, a los que dieron la denominación de <>.¿Qué se entiende por .posterioridad. y quién determina este valor? No son casos aislados, esto es lo corriente en casi todos los trabajos dedicados a los archivos de empresa. (6) La Historia no tiene compartimentos estancos. La Historia es de ayer, de hoy y de mañana. En la VI11 .Table Ronde., celebrada en Budapest en 1963, la aportación de España, presentada por Antonio Matilla Tascón, señaló claramente tres etapas de archivo: inmediato, intermedio y definitivo, en un momento en que los archivistas de otros países seguían ignorando todavía la necesidad y la realidad de hacerse con los inmediatos, como punto de partida ineludible. (7) Publicado en «La Gazette des archives.. Suplemento núm. 44, París, 1963, con el título <
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transferencias, no en problemas de organización e instalación propiamente dichas, repitiéndose el caso en la reunión de Roma de 1984 (8). Ya antes, en el Congreso celebrado en Londres en 1980, se había tratado de la necesidad de que los archiveros profesionales y cualificados prestasen atención a esta masa de documentos de archivos de empresa, de gran valor para la historia de la economía, el comercio y la industria, que se estaban perdiendo por falta de los cuidados necesarios. Fruto de esta recomendación fue la publicación por los Archivos Nacionales de París de un manual dedicado a ellos y tres años después otro patrocinado por el Consejo Internacional de Archivos (9). Pero ya para entonces se habían organizado, a partir de 1963, numerosos cursillos encaminados a impartir conocimientos técnicos a las personas que manejaban archivos de uso inmediato en empresas y entidades los que en la actualidad siguen realizándose (10). Algunos han pensado que la mecanización de las gestiones va a producir una decadencia del papeleo, que ha de repercutir en la simplificación del archivo, pero no han comprendido que, si bien los documentos escritos sobre el papel van a dejar de ser agobiantes, los nuevos documentos, obtenidos por procedimientos mecánicos, necesitan también de los servicios del archivo cuando su contenido se considera perdurable. El concepto de documento ha variado, y cambiado totalmente, durante el siglo actual. En sentido estricto se consideraba bajo esta denominación todo escrito que sirviera de soporte a un acto jurídico. En sentido más amplio a todo aquel que sirve para apoyar en él el conocimiento o comprobación de algo, sea su base el papel o cualquier otro material. Lo mismo tiene categoría (8) Evans, F. B., se ocupó de ellos en su <,, de Las Palmas de Gran Canaria, y 1980 en el Instituto de Ciencias Sociales de la Universidad de Santiago de Compostela. Recientemente se organizaron nuevos cursos.

Planificación

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de documento una escritura de compra-venta, una carta, una convocatoria, un decreto, un gráfico, un dibujo, una fotografía, una película o una grabación magnética, sea su contenido escritura1 o fónico. Por tanto el archivo debe estar planeado y organizado para recoger todo lo que, de este carácter, produce la entidad a que pertenece. Pero aquí, a pesar de su interés, no vamos a tratar de la organización de los fondos, ni tampoco de cómo realizar su servicio. Aquí vamos a ocuparnos concretamente de lo que concierne a su instalación, con objeto no sólo de facilitar su buen funcionamiento sino garantizar la óptima conservación de la documentación que tengamos, o vayamos a recibir. Para ello tenemos que establecer, por una parte, las mínimas condiciones que queremos conseguir en relación con las posibilidades que nos ofrecen para realizarlas, o adaptarnos en lo posible, con objeto de obtener los mejores resultados. Por otra parte tenemos que conocer los sistemas y posibilidades de archivación para que su instalación material, en cuanto a amueblamiento, sea la más acertada, sin olvidar las mínimas precauciones para la defensa de los documentos ante cualquier accidente.

PLANIFICACION Las condiciones que debemos considerar como básicas para la instalación de este tipo de archivo son las siguientes: a) Seguridad. b) Facilidad de recuperación de datos. c) Ahorro de espacio. d) Economía de instalación y servicio. Este Último punto es muy importante puesto que no debemos escatimar en una buena instalación ya que es rentable, no en cuanto a lo que ingresa sino en cuanto a lo que ahorra. Un archivo bien montado facilita toda gestión y, como consecuencia, ahorra personal, cuyo costo supone a la empresa o entidad el 80 por 100 del gasto de sostenimiento. Pero antes de proceder a una instalación adecuada tenemos que considerar si lo que han puesto bajo nuestra responsabilidad es un archivo para organizar a partir de cero o es un archivo ya existente e inmanejable. Este último caso suele ser el más corriente y puede presentar dos situaciones diferentes. Puede tratarse de un archivo centralizado, de un solo local, o pueden existir, relacionados con éste, pequeños depósitos de documentos ubicados en lugares dispersos, a mano de las dependencias u oficinas que los utilizan. En este Último caso hay que tratar sobre la posibilidad de centralizar todo en un solo local, teniendo en cuenta las ventajas y los inconvenientes que esto reporta (1 1).

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La centralización tiene las siguientes ventajas: l.Q Unidad de criterio y mayor control. 2.Q Ahorro de espacio. 3.Q Economía de montaje y mantenimiento. Pero hemos de contar con posibles inconvenientes: l.Q Una mala ubicación del archivo central, que acarree pérdida de tiempo en el servicio a prestar. 2.* La existencia de departamentos cuyo servicio constante centralizado dificultaría su función, sobercargando a la vez, innecesariamente, el servicio general. 3.Q La existencia de documentación de carácter muy reservado.

A la vista de estas consideraciones procederemos, bien a reunir todo en un solo local, bien a abstenernos de hacerlo con determinada documentación, o bien, incluso, a promover la descentralización, si lo consideramos conveniente, para algunos fondos. El primero de estos inconvenientes es el más corriente. Al considerarlo como una dependencia de escasa utilidad podía estar situado en cualquier sitio. Tendremos que tratar de compensarlo. Si es necesario un desplazamiento en vertical podemos establecer un sistema de pequeños montacargas o «avemarías», que faciliten el acceso a los diversos pisos, tanto en cuanto a las peticiones de las dependencias cuanto para el servicio de los documentos solicitados. Si el desplazamiento es horizontal pueden ser Útiles las correas continuas transmisoras o el sistema de cadenas con pinzas. También existe un sistema de cajas metálicas cerradas, con los documentos dentro, que circulan desplazándose por carriles (12). Finalmente es bastante conocida la utilización de cajas cilíndricas de materia plástica de poco peso, que contienen los documentos y van cerradas desplazándose por tubos neumáticos que las transportan en cualquier dirección, sea vertical, horizontal o lateral (13). Los otros dos inconvenientes citados tendrán que contrarrestarse, no con montajes accesorios, sino aplicando el criterio descentralizador, o con muebles cerrados que garanticen la absoluta seguridad y reserva de los documentos que contengan. Hay todavía una solución para el caso de

(11) El tema ha sido estudiado con claridad por Luis Sánchez Belda en su C u r s o de información para administrativos. Técnicas de documentación y archivo. para el Instituto Nacional de Administración Pública (INAP), págs. 28 y 29, ejemplar mimeografiado, 1966, y apuntes mecanografiados, tema V. Está basado en las obras de Edward N. Johnson «Trends in Country Records management» y Artur M. Johnson ddentification of business Records for permanent preservation», ambos en «The American Archivist., 24, 1961, págs. 277 y 329, respectivamente. (12) Entre otras marcas podemos citar el «Telefilt., el «Teledoc>>y el «Rolo-Plan.. (13) Son las más usadas y muy abundantes. Citaremos <>,«Automatic>,,entre otras.

Condiciones del local

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documentos altamente confidenciales y reservados que es remitirlos al archivo en sobres cerrados, a los que se les adjudica un número o clave por el que se han de servir cuando sean pedidos, sin que el archivero, ni quien los aporta o recoge, tenga el menor conocimiento de su contenido.

CONDICIONES DEL LOCAL Partiendo del hecho de que los criterios de instalación van a ser los mismos si se trata de un archivo centralizado o con dependencias accesorias vamos a tratar de las condiciones Óptimas del mismo.

Ubicación Es evidente que un archivo centralizado debe estar cerca de las dependencias que pueden hacer más uso de él. Nunca desplazado en un ático, un sótano o un extremo del edificio. En consecuencia, debe estar inmediato a los servicios de Contabilidad, Estadística, Comerciales, y, en general, de todos aquellos que tengan que resolver consultas del público. Puede en cambio estar alejado de Publicidad, Personal, Producción, etc. En cuanto al espacio que nos dan para instalarlo podemos encontrarnos con los siguientes casos: a) Un local independiente y exclusivo. b) Un local con servidumbre de paso a otras dependencias. c) Solamente muebles colocados a lo largo de un pasillo. En el primero de los casos debemos huir de los bajos del edificio tanto por falta de luz como por posible humedad, lo que perjudica enormemente a la buena conservación de los documentos. Cuidaremos muy especialmente de que no pasen por él conducciones de agua, ni fría ni caliente, por el peligro de rotura con la consiguiente inundación, ni tendidos eléctricos que no estén suficientemente protegidos, para evitar incendios. Tampoco son buenas las zonas superiores muy recalentadas, ya que la sequedad excesiva puede producir el resquebrajamiento de los documentos y propiciar su rotura (14). Esto encuanto a la documentación clásica porque si se trata de documentos del grupo de los llamados audiovisuales el daño puede ser irreparable. Además, en ambos casos, esta localización supone el alejamiento del centro neurálgico. En los otros dos casos tenemos escasas posibilidades de evitarlo, aunque sí pueden paliarse los inconvenientes eligiendo muebles adecuados. (14) Italo Baldini, en «El archivo de la empresa moderna., 2.aedic. Barcelona, 1959, pág. 207, añade a estos inconvenientes la falta de aireación de las plantas bajas.

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Iluminación La luz natural es fundamental para el trabajo de archivo ya que requiere mucha atención en el contenido de los documentos para poder proceder correctamente a su ordenación y clasificación, y, en consecuencia, a su archivación. Normalmente la luz de huecos al exterior (ventanas o balcones) penetra, según su orientación y tamaño, hasta la distancia de dos y medio a cuatro metros. Por tanto deberemos instalar las mesas de trabajo dentro de este radio de acción (15). Si no fuera suficiente es necesario pensar en una iluminación artificial adecuada. La luz artijTciaZ requiere una serie de consideeraciones sobre la que sea más conveniente. Puede ser de tres clases: a) Directa. Es la más corriente y supone la instalación de lámparas en las mesas de trabajo. Es Óptima para no tener que moverse pero perjudicial si nos desplazamos con frecuencia a otros lugares de la habitación por necesidades del servicio. El campo visual queda limitado y se producen cambios de adaptación que fatigan los ojos. En evitación de ello se hace necesario instalar puntos de luz en todos y cada uno de los muebles o archivadores que tengamos que consultar, y luces a determinada distancia en el resto del local. b) Semi-indirecta. Se obtiene por medio de pantallas reflexivas que envían la luz al techo, desde donde se proyecta difundida. Tienen que ser muy potentes y nunca suelen dar la luz suficiente para el trabajo. Puede combinarse con la anterior. c) Indirecta. Se consigue con potentes reflectores hacia el techo convenientemente coloreado. Cuando el trabajo es movido se consigue una buena iluminación con lámparas de 10 a 15 watios a razón de una por metro cuadrado. Para lecturas prolongadas serían necesarias lámparas de 25 a 30 watios repartidas en la misma forma (16). Ventilación Nunca nos conformaremos con un local cerrado, con mala renovación del aire, tanto más cuanto que la acumulación de documentos propicia la acumulación de polvo. La temperatura ambiente debe estar entre los 18 y 200, con una humedad de un 40 por 100 (17). Un local mal ventilado y mal acondicionado repercute en la disminución del rendimiento del personal. (15) Obra citada en la nota anterior, pág. 208, y recomendaciones del Instituto de Racionalización y Normalización del Trabajo. (16) Baldini, obra citada, pág. 208, estudia las ventajas y los inconvenientes. (17) Baldini, obra citada, lo rebaja a 16-18 grados, dejando fija la proporción de humedad en un 40 por 100.

Mobiliario para la documentación: cómo elegirlo

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Ruido El exceso de ruido puede reducir el rendimiento del personal en un 10 a un 15 por 100 (18). Es por tanto conveniente instalar el archivo lejos de las dependencias que tienen muchas máquinas de escribir, o calculadoras o cualquier otra instalación mecánica que produzca ruidos (19). Si su situación no puede modificarse se atenúan los efectos revistiendo suelos, paredes y techos de fibra de corcho, vidrio u otro material absorbente. Cuando el problema afecta a la totalidad del edificio puede disminuirse aumentando el grosor y densidad de los tabiques, suelos y techos (20). Existe la tendencia, por razones económicas y más aprovechamiento del terreno construido, a realizar una construcción ligera, de lo que resulta una mayor permeabilidad a los ruidos. Por ello es muy necesario tener muy en cuenta el problema del aislamiento acústico. El grado de aislamiento depende también del nivel sonoro de la zona en la que está emplazado el edificio. En ambientes ruidosos, de locales abiertos a calles de mucho tráfico o aglomeración de gente, es menos necesario el aislamiento entre los locales ya que el ruido de fondo amortigua en parte la diferencia entre las dependencias ruidosas y las tranquilas. En cambio sí es muy necesario el aislamiento en el caso de estar situadas en zona de parques o patios grandes, que son más silenciosos. El nivel máximo sonoro que se considera aceptable para un despacho de trabajo oscila entre los 40 y 45 decibelios (21).

MOBILIARIO PARA LA DOCUMENTACION: COMO ELEGIRLO En un archivo de uso inmediato es difícil establecer separación entre la zona de trabajo del personal y la zona de archivación de los documentos. Esto, que parece un inconveniente, es en parte beneficioso en este tipo de archivos ya que facilita la fluidez del servicio al no tener que realizar grandes desplazamientos. En la elección de mobiliario debemos atenernos a un principio fundamental: el mueble ha de estar en función de los documentos y no al revés (22). Todo mueble de archivo debe garantizar siempre la buena

(18) Baldini, obra citada, pág. 209. (19) Una máquina de escribir genera 70 decibelios. (20) Aunque naturalmente es muy variable, el término medio de ruidos que puede producir una calle es de 90 decibelios, aunque el claxon de un automóvil produce 100 decibelios. (21) En el número 1 del .Boletín de Información Técnica. que publicó CITEMA (Centro Informativo de Técnicas y Material Administrativo) en 1963, pág. 17, figura un trabajo sobre este problema realizado por TAFISA.

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conservación de lo que guarda. Debido a ello su elección está condicionada en primer lugar por el tipo y forma de los documentos que contiene y en segundo por el servicio que vamos a tener que prestar con ellos. Así debemos de tener en cuenta que en todo depósito de documentos hay una parte de ellos que constituyen la documentación más activa, más manejada por los que utilizan los servicios del archivo, y otra de menos uso, que calificaremos de semiactiva. Viene a estar formado el primer grupo por los documentos que están todavía en tramitación, cuando ésta es larga, y el segundo por los ya tramitados y cerrada su formación. Para que siempre sea así tendremos que realizar revisiones periódicas en evitación de que el primer grupo pierda su fluidez por sobrecarga de documentos que deberían estar ya en segundo plano (23). También es importante que los muebles guarden cierta uniformidad. Un archivo de muebles dispares dará siempre la sensación de desordenado mientras que una cuidada presencia dará una buena impresión, aun cuando su clasificación y ordenación no sea todo lo deseable que debiera de ser. Todo esto, claro está, en relación con el volumen de documentación que esperamos ir recibiendo. La capacidad de un mueble de archivo se mide por metros lineales de archivación con objeto de elegir aquellos que, dentro de las condiciones primeramente enunciadas, admitan más cantidad de documentos en menos espacio, sin que esto dificulte el servicio a prestar. En documentos de uso frecuente se puede admitir una cierta pérdida de espacio, que sería negativa para documentos de poco uso. De acertar en la elección va a depender no sólo la conservación correcta sino la eficacia del servicio que tenemos que prestar. Sistemas de archivación Para poder tener en cuenta estas necesidades tenemos primero que conocer el «sistema de archivación. que corresponde a cada archivador o mueble de los muchos que nos ofrece el mercado para no caer en la trampa de los más vistosos o de línea original. Veamos todas las posibilidades (24), que son las siguientes: (22) Los formatos caprichosos e irregulares que tienen a veces los documentos dificultan en muchos casos su correcta archivación. Casal Marcén, José María, estudia el problema desde el punto de vista de la conveniencia de normalizar su uso, en -Manual de impresos administrativos>>,Madrid, 1971. Secretaría General Técnica de la Presidencia del Gobierno. Servicio Central de Publicaciones. (23) También, aunque nos parezca muy peligroso y de posibles graves consecuencias si no lo verifica persona muy cualificada, tendremos que encararnos con el problema de la eliminación, que muchos prefieren sea realizada por las personas que regentan el archivodepósito. (24) Pueden consultarse: el trabajo citado de Luis Sánchez Belda, pág. 15, los libros de R. Gaudrillault y L. Chardonnet .Organisation, outillage et tecniques des bureaux., París, 1952, y el de Beauce «Méthodes de classement dans les entreprisew. Homes et tecniques, núm. 217, 1962, pág. 1354.


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a) Archivación horizontal Es el más simple y primitivo de todos. Consiste en apoyar los documentos sobre su superficie mayor, colocados unos encima de otros. Es el típico de almacén de material de oficina o almacén de libros. Los muebles que se utilizan para ello pueden ser armarios o estanterías. Los armarios pueden llevar baldas movibles, casilleros o bandejas. En principio tenían el inconveniente de necesitar cierto espacio para poder abrir las puertas pero ahora se ha solucionado dotándolos de puertas plegables con bisagras, o de persiana que se recoge en los laterales. Las «ventajas» que tiene este sistema es que es barato, debido a su simplicidad, y que el documento apoyado sobre su superficie mayor es, en principio, como menos sufre. Pero tiene muchos «inconvenientes». Es el principal que ocupa más espacio del que aprovecha porque las carpetas clásicas de gomas no pueden apilarse indefinidamente ya que basculan y se caerían. Además para manejarlas es preciso dejar uno o dos centímetros de espacio entre una pila y el techo de la balda para poder introducir los dedos al extraerlas. Como el número de carpetas, para que no sea engorroso su manejo, se calcula en tres o cuatro por pila, aunque las baldas las coloquemos lo suficientemente juntas hay que contar con estos dos centímetros de pérdida a todo lo alto del armario y a todo lo ancho del mismo. Es otro inconveniente, que nos entorpece su uso, que para sacar una hay que sujetar las demás, y lo mismo si son documentos sueltos o cosidos. Que cuando son finos de lomo (carpetas o documentos cosidos) no se ve bien su señalización y para volver a su sitio el que hemos sacado es necesario quitar primero todos los de encima o correr el riesgo de que se doblen y estropeen. Tampoco es aconsejable para muchas de las grabaciones audiovisuales que sufrirían el roce en la superficie grabada. En cambio es el sistema ideal para documentos gráficos (mapas, planos, croquis, etc.) cuyo tamaño no les permite ser guardados en los contenedores de los documentos convencionales escritos. b) Archivación vertical

Es aquella en que los documentos se apoyan sobre uno de los lados cortos, como es usual en los libros de una biblioteca. Puede servir para toda clase de documentos, pero se adaptan mejor a unos que a otros: para documentos encuadernados es excelente pero para documentos sueltos se hace preciso utilizar una unidad de conservación especial, como veremos más adelante. El tipo de muebles es semejante a los del sistema anterior. Los documentos encuadernados pueden ser actas de reuniones, expedientes, proyectos, u otros semejantes, y su colocación no ofrece ninguna dificultad


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salvo la necesidad de sujetadores laterales para que no se caigan cuando la balda no está llena del todo. Los documentos sueltos deben ir dentro de carpetas u otro tipo de contenedores, apoyadas sobre su lado más corto. Este sistema tiene la «ventaja» de su economía, que aprovecha más el espacio disponible porque no desperdicia centímetros como el anterior, ya que se pueden archivar las carpetas de forma continua hasta un número bastante mayor. Que su señalización es más fácil de identificar, que pueden sacarse y meterse en su sitio sin necesidad de mover las demás y que pueden estar trabajando en el mismo armario dos o más personas a la vez, sin entorpecer la busca.

Los «inconvenientes» surgen cuando se trata de documentos sueltos. Aunque vayan metidos en carpetas, al colocarlas verticalmente los documentos pequeños .se caen., pudiendo perder su correcto emplazamiento. En evitación de ello se idearon las carpetas con anillas, o biblioratos, que en el comercio se llaman «archivadores., pero con frecuencia los documentos se rompen por las perforaciones, al sacarlos o al meterlos, aunque éstas estén reforzadas. Su manejo no es cómodo y los papeles se rozan mucho al pasarlos con los dedos en busca del que queremos consultar. Por este motivo algunas carpetas llevan muelles de presión en vez de anillas, pero el soltarlos equivale a un riesgo de desorden total de su contenido. Otro factor bastante importante a la hora de adquirirlas es que son bastante caras y si sus tapas son de cartón pesan mucho. También que, al no estar llenas del todo por necesidades de clasificación y ordenación, ocupan mucho espacio en comparación de los pocos documentos que guardan, ya que el lomo tiene siempre una dimensión fija, sea cual fuere el número de papeles que contienen. Lo corriente es que cuando van estando llenas haya que sacar el contenido y meterlo en cajas para dejar libre el bibliorato que ha de recibir los documentos recientes. Pensando en ahorrar este espacio que malgastan se ideó un mueble consistente en discos giratorios que sirven de baldas para apoyar en ellos las carpetas de anillas o biblioratos (25). A la vista de todo lo expuesto sólo nos parece recomendable el sistema de archivación vertical para discos, de grabación sonora o escritural, y para documentos encuadernados o libros. También para documentos gráficos, como veremos más adelante. c) Archivación lateral

Es aquella en que el documento se apoya sobre uno de los lados más largos. El procedimiento clásico era apoyar la carpeta sobre una balda ~~

(25) Véase en <

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cuando la carpeta era de señalización y visibilidad lateral, o sobre el fondo de un cajón de mueble archivador cuando era de señalización y visibilidad superior. En esta posición los documentos pequeños no se desplazan sino que permanecen en su sitio evitando que se desordene el contenido. La gran «ventaja» que tiene este sistema es que es de muy fácil manejo. Permite intercalar fácilmente los documentos que vayan llegando, pueden archivarse unidades voluminosas junto a otras pequeñas y cuando la documentación llega a ser demasiado abultada para una sola carpeta pueden unirse otras sucesivas, conforme se van necesitando, en forma de fuelle sostenido por automáticos que se prenden uno a otro o simples pinzas. Permite mucha archivación en poco espacio y facilita la localización de las series de documentos utilizando carpetas de diferentes colores para cada grupo. El principal «inconveniente» era el roce constante de los lomos de carpetillas y carpetas, teniendo además necesidad de compresores para que se mangengan en buena posición cuando el cajón no está lleno. Para suprimir este roce se idearon las carpetas suspendidas o hamacas, en cartulina fuerte, que en un archivo bien organizado desplazan totalmente las carpetas de gomas, pesadas y de difícil archivación sin desperdiciar espacio. Van provistas de un gancho central o dos laterales que resbalan por barras metálicas. Si se trata de estanterías o armarios el desplazamiento se efectúa en sentido lateral, pendiente de una o dos barras. Cuando son muebles de cajones las barras van desde el frente del cajón hacia el fondo y su desplazamiento se efectúa en esta dirección. Queda por resolver el problema de las fichas-documento, tan utilizadas por las entidades para anotación de datos de obligada archivación. Todos sabemos cómo se archiva una ficha: en posición vertical o lateral, según figure su contenido para ser leído de uno u otro modo. En cuanto al mueble archivador es claro que tiene que ser de cajones, más o menos grandes según sea el formato de las fichas. Veremos sus variantes al tratar de los muebles que pueden encontrarse en el mercado. Una vez que conocemos los diferentes sistemas de archivación, ventajas e inconvenientes, estamos en condiciones de poder elegir bien, pensando siempre que de ello va a depender no sólo la buena conservación de los documeritos sino la eficacia en el servicio y economía en la instalación. Condicionantes Sobre esto tenemos que tener en cuenta los siguientes puntos: l.Q Costo de la instalación. Es un factor importante dado que en toda entidad o empresa la economía es un factor primordial. Pero esto no quiere decir que busquemos lo más barato de una manera absoluta sino lo más económico dentro de las exigencias mínimas que tenemos que cubrir.

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2.Q Que la capacidad de archivación de lo que vamos a instalar esté relacionada con que el amueblamiento elegido permita una amplitud holgada en previsión de los nuevos ingresos previsibles. La cantidad de documentos suele medirse por metros lineales, ya que las unidades documentales carecen en absoluto de uniformidad en cuanto al espacio que pueden ocupar. Tendremos que elegir aquella instalación que nos permita almacenar más metros lineales en el menor espacio, teniendo en cuenta la superficie, generalmente escasa, del local. Para ello no sólo consideraremos su tamaño en estado de reposo, sino lo que necesitan y ocupan cuando se ponen en uso. Las dimensiones de un mueble archivador cerrado no son las mismas que cuando estamos trabajando con su contenido. 3.* Condiciones del local que nos obligan a una adaptación de los muebles al mismo. Para ello tendremos en cuenta: a) Resistencia de los pisos. Las estanterías o muebles metálicos cargados de papel pesan mucho, por lo que nos abstendremos de situarlos separados de las paredes, colocando sólo por medio aquellos que por ser pequeños no ofrezcan ningún peligro. Tengamos en cuenta que un local de archivo suele ser una habitación cualquiera, no preparada para cargas superiores a las normales. b) Consecuentemente contaremos con puertas o huecos al exterior que no nos van a permitir colocar muebles o estantes más arriba de su límite inferior. No tenerlo en cuenta acarrea muchos inconvenientes. Sí en cambio podremos instalar estanterías relativamente altas en muros o paredes ciegas, que debemos medir cuidadosamente para no errar el cálculo. c) Dirección de la luz. Todo lo que coloquemos separado de los muros o paredes deberá ser situado en la misma dirección de la entrada de la luz natural porque de hacerlo en forma perpendicular nos encontraremos con un lateral perfectamente iluminado pero el anverso oscuro y necesitado de luz artificial, sin contar con que si son varios, en batería, unos se tapan a otros recibiendo la luz sólo el primero frente a la entrada de ésta. d) Que no resulte penoso el desplazamiento del personal o los usuarios dentro del local por tener que efectuar, para una sola busca, idas y venidas entre los muebles o estantes, con pérdida de tiempo y riesgo de golpearse con las esquinas. e) Reparto adecuado de la superficie entre las necesidades de archivación y el personal que vamos a necesitar para el servicio. Una vez tenidos en cuenta estos condicionantes de instalación debemos pasar a examinar las cualidades de servicio del mueble en sí, que podemos resumir en los siguientes puntos:

- Rapidez o lentitud en la localización de un documento determinado, sea para extraerlo o para la simple consulta momentánea. Optima señalización.


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- Posibilidad de desplazar un solo documento sin necesidad de sacar los demás del mismo anaquel o cajón del mueble archivador. - Facilidad o dificultad de intercalar nuevos documentos en una serie ya establecida. - Posibilidad de guardar expedientes voluminosos al lado de otros que no lo son. - Posibilidad de modificar, por intercalación o por extensión, el cuadro de clasificación que hemos establecido. - Facilidad o dificultad de anotar las ausencias de algún documento en el conjunto de su serie. - Tipo de señalización que admiten: horizontal o vertical (26). A la vista de las anteriores consideraciones podemos enfocar el problema de la elección de mobiliario con un buen criterio e incluso formular una serie de preguntas en forma de «test» para irlas puntuando. Aunque cada caso requerirá condiciones diferentes podemos llegar a la conclusión general de que los mejores muebles archivadores son los que responden a un sistema de carpetas suspendidas de visibilidad lateral, aunque para documentos en tramitación sea más práctico el mismo tipo de carpetas pero de visibilidad superior, sobre todo en los cajones anexos a las mesas de trabajo. Los muebles de colocación vertical, o de pie, son los más prácticos para documentos encuadernados o libros. Finalmente los de archivación horizontal no sirven para la documentación corriente, por lo que han caído en desuso, pero en cambio son excelentes para mapas, planos, dibujos o documentos y registro de gran formato. Variedad de muebles archivadores que podemos encontrar en el mercado Los encontraremos de madera y de metal, pero, por principio, debemos rechazar aquéllos. El escaso valor estético de los primeros muebles metálicos hizo que muchas veces fueran rechazados, pero los fabricantes han ido mejorando su presentación llegando a crear modelos verdaderamente atractivos. Sin embargo debemos estar alerta para no cargar con una buena presencia a cambio de un mal funcionamiento. Para eso hemos expuesto ya los diferentes sistemas de archivación posibles, sus ventajas y sus inconvenientes, así como para qué tipo de documentos sirven y para cuáles no. Las estanterias pueden ser abiertas o estar constituidas por armarios con (26) Luis Sánchez Belda recoge estos puntos en el tema 4 de los apuntes hechos para el Instituto Nacional de la Administración Pública.

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baldas enteras o divididas en departamentos. Las abiertas son más económicas pero no ofrecen la debida protección a las indiscrecciones, el polvo o los insectos. Pero además la realidad nos indica, después del estudio hecho sobre sistemas de archivación, que las baldas clásicas, sea en estanterías, sea en armarios, sólo nos son útiles para libros-documento o documentos encuadernados, que suelen constituir una muy pequeña parte de los fondos de un archivo de uso inmediato. Sí en cambio hemos visto lo útiles que son para la documentación restante las carpetas. Sin embargo, buscando mejorar el sistema de carpetas apoyadas, tanto en cuanto a facilidad de uso como en cuanto al ahorro de espacio, ha surgido un nuevo tipo de mueble con baldas, pero no de trazo lineal sino circular, en forma tubular, dentro del cual suplen a las baldas unos discos con rodamiento a bolas, montados sobre un eje central. Estos discos giratorios pueden girar a derecha o izquierda, según las necesidades, y están pensados precisamente para carpetas apoyadas (figura 1). Su auténtica utilidad se logra con los biblioratos o carpetas de anillas, con el lomo a la vista en la parte exterior del disco y las tapas hacia adentro, más o menos juntas entre sí, ocupando el espacio de menor circunferencia. También pueden archivarse carpetas corrientes, pero al tener el mismo grosor en sus dos extremos requieren un eje central más grueso. El primer modelo que conozco tenía cinco compartimentos por disco para facilitar la sujeción de las carpetas, y puerta corrediza con cerradura. El ahorro de espacio logrado venía a ser un 50 por 100 sobre los muebles de

Figura 1.-Archivador presión.

para biblioratos, o carpetas de anillas o a


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balda lineal (27). El aliciente del ahorro de espacio conseguido hizo que otros fabricantes pasaran a repetir el sistema sin puerta a mayor escala hasta alcanzar a más de 3.800 expedientes situados en un rincón de la sala de trabajo, los que dispuestos en balda lineal hubieran ocupado 15 metros de pared (28). Esta proporción fue luego superada hasta llegar a poder archivar un mínimo de 35.000 carpetas con 3.000.000 de hojas de contenido, lo que supone ya la incorporación de este sistema a lo que consideramos como archivo-depósito (29). No obstante sus muchos inconvenientes la costumbre de utilizar carpetas apoyadas se ha conservado mediante el uso de una especie de <
Figura 2.-Contenedores

rígidos, desplazables, para carpetillas.

(27) Marca 4ontablex.. (28) «Roto Archivadores Ruiz, S . A.». (29) Vicens Carrió, obra citada, figura 220 B.Opina que el sistema puede servir para archivo definitivo pero no participamos de esa opinión por la escasa protección que ofrece para los documentos. (30) De este tipo es el llamado &lass-O-Rama-]..


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Figura 3.-Archivador

de carpetas basculante. Al abrir salen hacia

afuera. vertical, que es que ocupan siempre un espacio fijo con independencia de la cantidad de documentos que contienen, ya que, por necesidades de la clasificación, no pueden llevar una secuencia fija correlativa. No ocurre lo mismo si se utilizan, en vez de «cassettes», placas abatibles corredizas, que permiten reducir o ampliar los espacios según sea la necesidad de las carpetillas que forman un grupo (31). Otro tipo de muebles para carpetas apoyadas es el llamado archivador basculante. Asemeja un mueble de estanterías cerradas formando cajones pero en vez de baldas lleva cubetas que, al tirar de la tapa, basculan hacia afuera para que quede la señalización de las carpetas completamente a la vista (figura 3). Otra variante es la que apoya las carpetas en posición intermedia entre vertical y lateral (figura 4) para poder ver fácilmente su señalización de visibilidad superior (32). De no ser así, lo primero que tenemos que buscar es la sustitución de las baldas por barras para carpetas suspendidas, que también toman el nombre de hamacas (figura 5). Subsiste generalmente la balda inferior de cada línea pero a veces está también suprimida por motivo de ahorro y no quedan más que barras. Si por economía elegimos el sistema de estanterias abiertas,

(31) Modelo lateral apoyado .Lume». (32) Modelo de la misma marca.


Figura 4.-ArchivaciÓn

diagonal. Facilita la lectura de la señalización

Figura 5.-Carpetas

con gancho para suspensión.

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encontraremos algunos modelos bastante aceptables (33) y, llegando a sus últimas consecuencias, podemos adquirir simplemente chasis metálicos apilables que, tras resultar baratos, no ocupan más espacio que el estrictamente necesario para sus papeles, ya que si vienen más, se pueden seguir adquiriendo chasis indefinidamente, colocándolos en línea al suelo o apilados, cerca de la pared, unos sobre otros. La señalización de estas carpetas es de visibilidad lateral, bien por visores que llevan las carpetas en su lado exterior o por lengüetas sujetas a modo de pinzas para indicar las series. Por lo general dentro de cada hamaca hay varias carpetillas que agrupan los documentos con arreglo a su contenido específico. Si preferimos archivadores de tipo armario tendremos muy en cuenta su sistema de cierre. Unas puertas que se abren en toda la extensión de las hojas ocupan mucho espacio cuando el armario esté en uso e impedirían colocar cerca de ellas una mesa de trabajo, lo que no ocurrirá si son plegables o corredizas en forma de persiana, que se ocultan hacia los laterales (34). Tampoco admitiremos muebles demasiado altos, que deben alcanzar un máximo de dos metros, medida igualmente aconsejable para las estanterías. Como en el caso anterior, son de visibilidad lateral, pero la línea inferior, a unos centímetros del suelo, puede extraerse como un cajón, para facilitar la lectura de la señalización, que es aquí de visibilidad superior (6). Pueden tener como accesorio una pequeña plancha inclusa en la balda que se extrae para poder utilizarla como mesa auxiliar en que posar la carpeta para examinar su contenido.

Figura 6.-Balda

inferior extraíble, para visibilidad superior.


Figura 7.-Al un poco.

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bajar la tapa queda de soporte y las carpetas sobresalen

Figura 8.-Chasisque se sacan sobre la tapa abatida y pueden llevarse a la mesa de trabajo.

(33) Lo fabrican varias casas, como -Ronco». (34) Hay bastantes casas que lo fabrican. <
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Figura 9.-Archivadores todo trance.

de cajón para papeles, que debemos evitar a

Hay otros archivadores de mueble cerrado, a modo de consolas, con tapas abatibles por pisos en vez de puertas (figura 7), que ofrecen la facilidad de sacar la balda hacia afuera al abrir la tapa correspondiente (35). Otros contienen chasis individuales para cada fila de carpetas, que van de adelante hacia atrás en vez de longitudinalmente. Su finalidad es poder sacar los chasis para apoyarlos sobre la tapa, que quedó como mesa (figura 8), o incluso llevarlos a la mesa misma de trabajo (36). Otras veces lo que sale al tirar de una tapa es simplemente el chasis longitudinal de que están colgando las carpetas en línea horizontal. Estos chasis es claro que no son desplazables por que su peso sería excesivo. Otras veces se trata de un auténtico cajón, con las carpetas frontales hacia la tapa (37). Pero lo que nunca debemos hacer es adquirir esos horribles archivadores formados por filas de cajones superpuestos, atraídos por lo fácil que resulta la señalización de visibilidad superior de sus carpetas, bien directamente o en sus visores (figura 9). Tienen graves inconvenientes. En primer lugar su altura máxima es de 1,40 lo que nos obliga a desaprovechar el lienzo de pared de que disponemos en altura. No pueden ser más altos porque no podríamos examinar el contenido de los cajones de la fila de arriba. Dada su forma saliente tenemos que arrimarlos a la pared estrictamente para evitar el riesgo de que falle el piso cuando estén cargados. Todo lo que desaprovechan de (35) -Arianex>>,de <> la utiliza para la fila inferior de archivación, con objeto de facilitar la lectura de la señalización, que es de visibilidad superior.


Figura 10.-Carpetas de mesa de trabajo.

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suspendidas de visibilidad superior para cajón

pared lo ocupan de más en cuanto al reparto del suelo no sólo por su forma alargada sino porque en uso tiene aún mayor saliente. Los que han adoptado estos muebles se quejan con frecuencia de que no les caben los otros enseres de trabajo: mesas, sillas o máquinas auxiliares. Además, si el desplazamiento y consulta de los cajones de arriba resulta incómodo para personas de mediana estatura, la consulta de los de la fila inferior es por demás penosa debido a su peso y necesidad de encorvarse, aun cuando a veces tengan pequeñas patas que los levantan unos centímetros del suelo. El único remedio es que estos cajones estén dotados de chasis desplazables en pequeños grupos para ser extraídos y consultados sobre una mesa. Con todo supone una molestia accesoria y pérdida de tiempo, tan necesario para poder prestar un servicio eficaz. Finalmente la consulta de los documentos de uno de los cajones, sea cual fuere su'altura, bloquea el uso de los demás de su fila, arriba y abajo, lo que entorpece el trabajo de más de una persona a la vez (38). Por eso sólo resultan recomendables cuando constituyen parte integrante de una mesa de trabajo en el que se necesitan constantemente los papeles archivados (figura 10). Para facilitar su consulta las barras que sustentan las carpetas suspendidas pueden ir colocadas paralelamente a la plancha frontal del cajón, con lo que no sólo evitan tener que sacarlo todo para examinar su interior sino que un simple giro de cabeza y unos dedos ágiles permiten localizar con rapidez el documento buscado. (38) Desafortunadamente son muy fáciles de encontrar.

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Figura 11.-Caja archivadora para pequeñas cantidades. Pueden agruparse y superponerse según vaya aumentando la documentación.

También se utilizan en algunas empresas unos muebles o chasis grandes para carpetas, estadillos o fichas-documento que superan por su tamaño la posibilidad de un cajón de mesa. Llevan rodamiento a bolas para poder ponerlas al lado de las mesas de trabajo de las personas que tienen que manejar constantemente los datos que contienen. Para una archivación momentánea y fluida existen una especie de claszjkadores añadibles, que llevan en la parte baja una cartela para su señalización (figura 11). Pueden estar sobre un mueble accesorio o llevarse a la mesa de trabajo cuando sea necesario (39). También hay pequeños muebles archivadores con patas y ruedas realizados con chapas de material ignífugo e incombustible que resisten durante varias horas el calor de un fuego. Están pensados para guardar en ellos aquellos documentos cuya destrucción causaría un grave perjuicio a la entidad (40). Tratando de obviar la escasez de espacio se ha ideado un tipo de muebles que funcionan por sistema de noria, en los que los cajones van rotando, ascendiendo y decendiendo, presentando en la parte delantera la fila de carpetas que queremos consultar, quedando ocultas las demás (figura 12). Esto supone un enorme ahorro en cuanto a la ocupación del suelo, ya que

(39) De este tipo hay varios modelos. (40) «Alcom, S . A.», .Fichet>>,<

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I

Figura 12.-ArchivaciÓn densa de «noria. para carpetas. Doble capacidad de archivación.

nada se saca hacia adelante, y cabe doble cantidad de documentación en la misma distancia de la pared para afuera. Lo que sí hay que tener en cuenta es que el peso se duplica por lo que nunca pondremos esta clase de muebles separados de ella y preferentemente hacia las esquinas (41). Otro sistema de densificación consiste en disponer estantes cerrados por el fondo y los laterales que, alineados perpendicularmente a la pared, van en doble fila, unos delante de otros. Puede correrse, a derecha o izquierda, una sola balda, para ver por el hueco que hemos respetado lo que hay detrás (figura 13), o también correrse todo un cuerpo de baldas, en cuyo caso resbalan sobre carriles, dado el peso que suponen. Otros se desplazan en sentido horizontal sobre carriles colocados en el suelo o, más raramente, colgados del techo. Al ser corredizos permiten juntar varios sin necesidad de dejar entre ellos más espacio que el equivalente a un pasillo, que <
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-

SIMPLE unitario

DUPLEX

unitario ó sinfín

Figura 13.-ArchivaciÓn densa en que la balda superpuesta se corre a derecha o izquierda para poder ver el contenido de la central fija.

Figura 14.-DensificaciÓn máxima, sobre carriles. Un solo pasillo para varias estanterías doble faz.


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de conservación, tanto carpetas apoyadas, como suspendidas, como pequeños o grandes ficheros, o cajas, o bandejas para documentos gráficos que requieran archivación horizontal y no superen el tamaño del fondo de la estantería (42). En principio un archivo de uso inmediato no debe contener más documentos que los de verdadero uso inmediato, trasladando lo que no es de busca urgente, y se ha ido acumulando, a otra habitación, o depósito, por lo que los sistemas de densificación, sobre ser costosos y de instalación problemática, no son muy necesarios en este tipo de archivos. Una estadística realizada hace algunos años en empresas americanas vino a demostrar que del total de documentos que se guardaban en sus archivos sólo el 30 por 100 era verdaderamente de uso inmediato con lo que su utilización se encontraba recargada y entorpecida. Pero los documentos de uso inmediato son muchas vecesflchas, en las que se inscriben datos. Las hay de muchos tamaños, por lo que requieren cajones a su medida. Estos pueden ser unitarios, apilables, o formar grupo de cuatro o seis. También a veces necesitan soporte especial cuando van suspendidas por sistema semejante al utilizado para los papeles. Otras van encajadas en las barras por muescas, pudiendo extraerse con una sencilla maniobra. Algunas, con una barra central abajo, están articuladas en la base por una tira de tela con objeto de que puedan abatirse ligeramente hacia atrás para leer mejor su contenido, o para adelante, para dejar ver mejor el contenido de la que hay detrás. Otras se sujetan en forma de libro por perforaciones laterales o dispositivo de muelles a presión. Las que no son nada prácticas son las sujetas fijas porque las fichas de archivo son fichas-documento en que se van anotando datos, lo que sería penosísimo de hacer, si no imposible, si no se pudieran sacar con facilidad. La señalización por grupos se hace con fichas separadoras que llevan una pestaña, más o menos alargada, en la que se inscribe la indicación oportuna, pero también puede hacerse por señalizadores de pinza que se sujetan a una ficha corriente. Dados los muchos inconvenientes del uso de sistemas convencionales se han ideado otros que, a la vez de ganar espacio, facilitan su consulta. Este es el caso de losficheros rotativos. El modelo más antiguo consistió en una rueda de cajones fijos que iban rotando cabeza arriba, cabeza abajo (figura 15). Para evitar que las fichas se salieran de los cajones al perder su horizontalidad se daban dos soluciones: una que el mueble llevase por abajo una correa continua que <> y tapaba los cajones mientras duraba su posición conflictiva, siguiendo su movimiento ininterrumpidamente para que no se produjera roce, y la otra que las fichas fueran ensartadas en barras por medio de perforaciones en su base, o también con fichas de muescas para sujetarse a tiras metálicas, con

(42) Decimos lo mismo que de los anteriores.

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Figura 15.-Sistema insertadora.

antiguo de «noria» para fichas, con correa

Figura 16.-ficheros de «noria»de sobremesa.

lo que el peligro de caerse quedaba anulado (43). Sin embargo el primer modelo fue pronto desechado y el segundo quedó sólo para ficheros de direcciones, o anotacionespoco frecuentes (figura 16), de sobremesa (44). De


Figura 17.-De

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«noria» por baldas enteras, antigua.

igua finalidad es el pequeño fichero de fichas ensartadas, sobre un soporte con dos chapas a sus extremos, de las que la de delante es ligeramente abatible para dar holgura y poder examinar más fácilmente el contenido (45). En la actualidad el sistema rotativo utiliza baldas que, sin perder la horizontalidad, giran de delante hacia atrás y arriba, luego hacia abajo y finalmente hacia delante y arriba otra vez. En ellas van posados los cajones de las fichas, que pueden sacarse si así se desea para más comodidad en el trabajo. Casi todos ofrecen delante espacio y plataforma para poder examinar el contenido estando sentada la persona que lo consulta, lo que es muy útil en los casos en que las consultas al archivador son continuas (figuras 17-18). Pueden ser relativamente estrechos, de tres o cuatro cajones, pero a veces se extienden horizontalmente en varias filas de cajones. Pueden actuarse a mano o mecánicamente pulsando un botón. El mueble ofrece a la vista sucesivamente una o dos líneas de cajones quedando los demás tapados por lo que pudiéramos denominar la carcasa (46).Todos ellos admiten las clasificaciones usuales y sistemas de señalización. Otro sistema, de mucho menos uso, es el de discos que giran a derecha o izquierda, semejantes a los que vimos para carpetas de anillas, pero que en (43) Pueden contener de 3.000 a 12.000 fichas. (44) Pueden servir para controles de firmas, datos de personal, direcciones, etc. (45) Tiene un modelo «Perita Selección, S. A.>>. (46) Los fabrican varias marcas.

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Figura 18.-De

«noria»,para fichas, por baldas enteras, actual.

este caso lo que llevan encima son cajones de fichas. También el fichero de cajones superpuestos que se abren en abanico a partir de un soporte en el extremo izquierdo y pueden ser sacados de su casilla para examinarlos más cómodamente (47). Sin embargo es un hecho que las fichas convencionales son <> ya que la que está delaiite tapa la información de la que está detrás precisando indicadores que señalen los diferentes grupos de su contenido. Estos indicadores pueden ser de cartulina del mismo tamaño con una pestaña sobresaliente en la que inscriben los datos necesarios, o bien una igual, pero sin pestaña, a la que se sujeta, a modo de pinza, el indicador. Buscando mejorar estas condiciones han surgido las fichas de «selección visual.. Son estas las que dejan conocer la naturaleza del contenido en su totalidad o por uno de sus bordes que queda a la vista, bien por la parte superior, por la inferior o por el lateral derecho, en cuyo espacio se inscribe la palabra clave indicadora (19). Es claro que necesitan muebles o soportes especiales para que sea así, variando los modelos conforme sea la zona visible. Los que dejan la ficha entera a la vista consisten en un soporte o cubeta que lleva cartulinas enganchadas sucesivamente de arriba a abajo a las que se acopla la ficha por sus ángulos, con una pequeña tira de celofán en la parte baja, en la que lleva la señalización. Tiene el inconveniente de que para consultar el reverso hay que sacar la ficha. Las de visibilidad, superior o

(47) Fichero giratorio 4 3 e m .

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Figura 20.-Fichas

superpuestas de visibilidad lateral.

que queda sin tapar por la ficha que lleva delante (51). Todos estos muebles, por lo general pequeños, permiten ser cerrados con cerradura o candado, por lo que son muy Útiles para datos reservados. También se utilizan en archivos de uso inmediato las llamadas «fichas de características», que si bien pueden ser de selección visual (52), también otras lo son por medio de perforaciones. Estas últimas tienen la ventaja de que no es necesario que guarden ningún orden ya que, estén donde estén, lo que servirá para extraerlas selectivamente será la perforación o perforaciones correspondientes al dato que se busca. Esta operación puede hacerse por sistema manual, semiautomático o automático, después de lo cual pasan las fichas a un archivador corriente donde permanecerán hasta que se necesite hacer una nueva busca (53). Es el mismo principio de la ficha perforada de selección electrónica y su archivación es semejante, aun cuando también se han hecho cajones especiales (54). Como práctica más de oficina que de archivo, pero inherente al archivo,

(51) Continolo, Giuseppe, en «El archivo en la organización moderna.. Traducción de M.a Fernanda Iglesia Lesteiro. Bilbao, 1965, cita un modelo de .Kardex*>.También los fabrican <

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podemos citar el fichero normalizado denominado «recordatorio», o de «almanaque»,que consiste en un pequeño cajón de sobremesa con capacidad para las fichas de todo un mes y las de treinta y un días. En el frente estará siempre la correspondiente al mes y día de la fecha para poder meter cualquier anotación que haya que recordar. Según vayan pasando los días se van poniendo detrás y lo mismo los meses, con lo que se puede estar al tanto de cobros, pagos, reuniones, viajes o cualquier otra incidencia de la que haya que avisar al departamento correspondiente, sin posibilidad de olvido que, en ocasiones, producen verdaderos perjuicios a la empresa. Cuando se trata de pagos conviene anotar el aviso con dos días de antelación para que dé tiempo a preparar el importe. A veces se trata de pagos trimestrales, semestrales o una vez al año, en cuyo caso meteremos el aviso donde corresponda, es decir detrás de la ficha del mes que corresponda. Al ir pasando los días y los meses lo encontraremos justo al llegar la fecha puesto que cada día que transcurre y cada mes se van pasando para atrás del fichero en el orden debido. Pero además de estos muebles clásicos para documentos escritos tenemos que contar con la necesidad de instalar aquellos que se llamaban documentos especiales y que cada día son más corrientes. Me refiero a los documentos gráficos que sobrepasan el tamaño de folio y a los que producen las nuevas técnicas de grabación en ficha y cintas por sistema magnético, sin olvidar los fotográficos y fonográficos. Para los documentos grúflcos es para los que encontramos más muebles en el mercado, ya que, si bien en archivos usuales suelen ser una excepción, hay que pensar en otros en que constituyen la casi totalidad del mismo, como es el caso de los de empresas u organizaciones en que desempeñan el principal papel arquitectos, ingenieros, proyectistas, dibujantes, fotógrafos, etc. Los muebles que nos ofrecen pueden ser de tres clases. Los formados por grandes bandejas de cajón donde irán sin doblar, extendidos en todo su tamaño, descansando en posición horizontal, evitando los dobleces por los que terminan partiéndose con el uso (figura 21). Son los más convenientes si su tamaño es apropiado pues los fabrican por lo menos en dos medidas. Tienen todos los inconvenientes de los muebles de cajón pero a veces puede compensar por ser el mejor modo de apoyar esta clase de documentos (55). Es conveniente, cuando es elevado el número de ellos, que haya un archivador para cada tema con objeto de ir llenando las sucesivas bandejas o cajones con las piezas afines que vayan ingresando. Si por el contrario son pocos y de producción eventual no hay inconveniente en tener un solo archivador, repartiendo los temas por los diferentes cajones o bandejas. Un fichero auxiliar salvará todas las dificultades ordenando en fichas lo que no está enteramente ordenado en el mueble. La señalización va en la parte frontal

(55) Los fabrican muchas casas.

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El archivo. instalación y conservación

s

Figura 21 .-Archivador de planos, mapas o documentos gráficos en posición horizonta I.

de cada cajón o bandeja y las unidades archivadas llevan su número de orden. También pueden guardarse más económicamente en carpetas de cartón adecuadas a su tamaño, con tres solapas para que queden totalmente protegidos, colocándolas luego sobre baldas de estantería con el fondo suficiente, o si son abiertas pasando de un lado al otro. Un segundo tipo corresponde al sistema de suspensión vertical o lateral. Pueden estar colocados dentro de grandes carpetas abiertas por un lado corto y otro largo, que se «abrocha. para evitar el desplazamiento del contenido (figura 22). Van colgadas de barras horizontales fijas (56), o también pueden abrirse en abanico para su más fácil examen y extracción (figura 23). Este sistema se utiliza para pequeñas cantidades dentro de armarios, compartidos muchas veces con otros documentos en hamacas o ficheros, pero también puede aplicarse a mapas o documentos gráficos de tamaño tan grande que no admiten más archivación que «colgarlos», como hacen con las alfombras en algunos almacenes. El abanico plegado debe ir protegido al menos por una cortinilla si no hay posibilidad de que quede encerrado en una especie de armario adecuado a su tamaño. Este sistema de archivación vertical presenta también muebles en los que los documentos van directamente suspendidos de peines metálicos, mediante (56) Los fabrican muchas casas.


Figura 22.-Bolsas posición vertical.

abrochables, para documentos gráficos en

Figura 23.-Bolsas para documentos gráficos en armarios metálicos, en posición vertical.

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Figura 24.-Archivador pinzas.

de planos, sistema vertical, con peines y

pinzas de plástico o metálicas que se introducen en sus ranuras. Estos peines, de extensión paralela al frente del mueble, se desplazan hacia atrás o hacia adelante, para su más fácil manejo. Los de pinzas tienen clave especial por peines, número de ranuras y colores y llevan el índice en el interior de la tapa, que se levanta para ponerlo en uso (figuras 24-25). Los documentos se archivan según van viniendo, delante el Último archivado, ya que su señalización no depende del sitio en que está archivado en relación con los demás sino de la inscripción del peine y número de ranura que le hemos adjudicado a cada una de las dos pinzas que lo sostienen. Los peines, que resbalan por unas guías telescópicas a los lados, van señalizados por letras y las ranuras numeradas sucesivamente de izquierda a derecha. En ellas se meten las pinzas, o caballetes, que sostienen el mapa, o documento similar, cuyas pinzas de plástico de varios colores son susceptibles de torsión para dejar caer el documento a una tolva que hay en la parte baja del mueble. Una vez examinado vuelve a colocarse en el peine y números que le corresponden delante de los que puedan tener la misma numeración, ya que el diferente color de la pinza es lo que va a determinar su diferencia y exacta señalización. Su capacidad puede llegar a contener 1.500 unidades, entre grandes y pequeñas, siendo escaso el espacio que ocupa. Pueden cerrarse con llave (57).

-

(57) «Planiblex», de «Contablex», lleva ocho peines, con ranuras numeradas del 1 al 84. .Hades. lleva guías metálicas.


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Y

MOD. A-O


MOD. A-1

de planos colgados por medio de pinchos.

Tienen el inconveniente de que es preciso adherirles dos pequeñas etiquetas para su señalización, así como para sujetar las pinzas en ellas. Más preocupante es que para sacar cualquiera de los documentos tengan que caer a la tolva, lo que puede producir deterioro si su estado de conservación no es muy bueno. También responden a este sistema de suspensión otros archivadores con barras de pincho colocadas perpendicularmente a la plancha frontal, unas que parten del fondo y otras de la chapa delantera, y se entrecruzan. En estas barras de pincho entran las perforaciones de una tira pegada al documento por el lado de que queramos colgarlo, ya que puede interesar hacerlo de un lado largo o de un lado corto, siempre que no dé con el fondo de abajo (figuras 26-27). En éste, como en el mueble anterior, puede ponerse más de un documento en la misma línea, siempre que quepan a lo largo de ella. Tienen el mismo inconveniente de riesgo de rotura al manipularlos que se anotó para las carpetas de anillas de papeles. Los sistemas de pinchos y perforaciones admiten también gran cantidad de unidades, pudiendo llegar a 5.000. Para usarlo se levanta la tapa, que es de apertura automática, y lleva en el dorso el índice del lugar exacto donde se encuentra el documento que queremos consultar. Estos llevan la señalización, con números y colores, en la tira adherida que tienen que llevar para las perforaciones. Una vez localizado, con un movimiento de desbloqueo se agranda la separación de frente a fondo permitiendo que los pinchos se separen y quede entre ellos un

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Figura 27.-Extracción pinchos.

de uno de los planos, después de separar los

Figura 26.-Sistema de archivación por pinchos, separables por donde interesa para sacar el documento.


Figura PS.-Sisterna

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«Zippel», colgados.

hueco libre por donde sacar el documento, que será vuelto a colocar en su sitio antes de volver a juntar los pinchos (58). Existe otro sistema consistente en una especie de regletas con pinzas que sujetan el documento por la parte de arriba. Llevan en su parte central una muesca que encaja en un carril en forma de T invertida que las mantiene colgadas (figura 28). Un sencillo movimiento basculante basta para descolgarlas cuando se quieren examinar. Tiene la ventaja de que no necesitan mueble especial, por lo que su costo es barato, pero también tiene el inconveniente de que no cuentan con una protección adecuada (59). En otros la banda adhesiva lleva dos muescas en forma de gancho para colgarse de la barra (60). Finalmente hay casos en que mapas, planos, esquemas, etc. tienen un formato que impide cualquiera de estas soluciones pero también el mercado nos facilitará su archivación. Hay muebles consistentes en una serie de celdillas formando una unidad, en cuyas celdillas se pueden introducir los documentos enrollados. La tapa de cada celdilla, de materia plástica, encaja por fuera el rollo y lo mantiene impidiendo que se suelte. Al tirar de esta tapa, en la que va la señalización, sale el rollo, que puede extenderse y examinarse

(58) Entre otros los hacen «Perita-Pronto-, <>. (60) «Clas-Plan., de <
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Figura 29.-Documentos


gráficos enrollados metidos en celdillas.

de hojas movibles para documentos gráficos.

(figura 29). Cada mueble puede tener de 2.000 a 3.100 unidades pero también los hay portátiles con capacidad para 96 planos u 80 dibujos (61).


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R

‘ Tubo soporte 2 tenscr 3 Pomo de f,jdCion. 4g Pinza de cierre 41 sqect/on 59 Hued¿, ”

5A

’ d

con freno

Figura 31 .-Colocación de rollos sobre ganchos laterales, con posibilidad de extender desde arriba el documento que se quiera consultar.

También hay soportes metálicos murales cuyos paneles se abren como las hojas de un libro (figura 30), para un corto número de planos o mapas de consulta constante (62). Más económico es colocar los rollos, dentro de tubos de cartón, apoyados por sus extremos en ganchos de pared, a modo de colgadores. También existe un sistema en que los planos se enrollan en tubos que se depositan por sus extremos en las muescas de unos pies derechos laterales con capacidad para 54 unidades (figura 31). Sacando el que se quiere consultar se encaja su tubo en el nivel más alto y se desenrolla, dejándolo colgar para poder ser examinado (63). Por Último mencionaremos el menos bueno de todos los sistemas, pero que puede servir para mantener a mano planos, mapas o esquemas con los que se está trabajando continuamente y no se pueden archivar todavía. Me refiero a unos contenedores tubulares parecidos a papeleras, en los que se depositan los documentos enrollados, que pueden tenerse al lado de la mesa de trabajo. También algunos muebles de madera con una rejilla en cuyos huecos se meten los rollos de modo semejante a como se meten los paraguas (62) .Porta-Plan.. (63) .Roliplan.. Puede llevar pantalla para proyecciones y pizarra incorporada.

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en un paragüero. La protección que reciben los documentos es mínima pues se rozan fácilmente al circular las personas por su alrededor. Queremos dejar constancia de que no es aconsejable guardarlos en forma de rollo porque cogen vicio y resulta luego incómodo manejarlos, pudiendo incluso producirse roturas al tratar de desplegarlos, pero a veces no hay más remedio que aceptar esta solución. Nos quedan por examinar los archivadores idóneos para el tipo de documentos que conocemos como audiovisuales, de los que podemos tener algunos, como excepción, pero que también pueden constituir precisamente el fondo de nuestro archivo. Las microformas, seanfihes o rnicrofichas, tienen la gran ventaja de que ahorran en el archivo de uso inmediato el 90 por 100 del espacio que necesitaríamos para los mismos documentos en papel y su conservación es buena en condiciones generales si están realizados sobre material de alogenuros de plata. No ocurre lo mismo si hemos usado los de sales diazoicas o filme vesicular. No debemos olvidar que es muy importante el proceso de revelado, sobre todo en cuanto al lavado de la película. El principal inconveniente es que es un procedimiento costoso, a veces superior al costo de su conservación en papel, por lo que hay que hacer un previo estudio a fondo sobre su posible rentabilidad. Su gran ventaja es utilizarlo para planos, mapas, esquemas, o cualquier otro documento gráfico, en ancho de 35 milímetros, para utilizar sus fotogramas en la confección de «fichas de ventana» (64). Se utiliza también como sustitución de documentos convencionales que se consultan con frecuencia. También a veces como archivo de seguridad.

El microfilme en el archivo inmediato o de empresa tiene un inconveniente que está por resolver y es su validez jurídica, puesta en duda por quienes piensan que pueden contener una falsificación. Sin embargo hoy se puede reconocer si existe alguna manipulación utilizando a la vez luz blanca y luz negra, según pruebas que se han venido haciendo (65). En cuanto a los microfilmes comenzaron guardándose en tiras. En principio comenzaron metiéndose en sobre con departamentos escalonados, pero pronto se idearon unos carriles, en los que se colocaba la tira, que luego se metían dentro de un mueble especial (figura 32). Conservarlos en rollos no ofrece nada especial. En cuanto a los archivadores de microfilmes son corrientes en el mercado puesto que no ofrecen nada especial. La Única peculiaridad es el contenedor, o caja en que se guardan, que puede ser de metal o de materia plástica, que es lo más corriente. Los rollos pequeños se guardaban en envases cilíndricos (64) Se llaman así a las fichas de cartulina que llevan un hueco para insertar un fotograma. Su utilización preserva el manejo de los originales. (65) Los realizó «AFNOR», ya en 1980.


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Figura SP.-Carriles para tiras de microfilmes.

Figura BS.-Celdillas para pequeños rollos de microfilmes, colocables en archivadores de cajón metálicos

adecuados a su tamaño, metidos en celdillas de archivadores de cajones, pero hoy están casi desechados por el inconveniente de que cogen tal forma que es muy penosa su consulta. Es preferible que estén unidos a otros formando rollos mayores para que no cojan demasiada forma. Van enrollados alrededor de un núcleo central de plástico, metidos en una caja redonda transparente y a su vez en otra de cartón cuadrada (66). De esta manera pueden archivarse bien en muebles de cajón, en armarios de baldas estrechas, o simplemente en anaqueles también estrechos. Respecto a las microfichas tienen bastante utilidad para tener a mano, sobre la mesa de trabajo, sin las complicaciones de las grabaciones magnéticas, datos tales como expedientes personales, control de almacén,

(66) Así lo tienen en el departamento de microfilm, dentro del Servicio de Libros y Documentos del Instituto de Conservación y Restauración de Bienes Culturales.

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Figura 34.-Chasis

para rollos de grabación magnética.

costos, etc., todo en un pequeño fichero con visualizador incorporado o anejo. En general todos los que tienen forma de rollo más bien grande, sea cinematográfico o cinta grabada, dieron al principio mucha preocupación porque sus envases redondos metálicos eran muy difíciles de mantener verticales sobre superficies planas. Losfilmes se depositaron entre dos barras a diferente nivel en depósitos especiales (67). También se hicieron, y se siguen haciendo, chasis de alambre grueso para ir metiendo los rollos en sus espacios (figuras 34-35). Se llegaron a hacer baldas con una cierta inclinación hacia adentro para que no se rodaran para afuera (figura 36), ayudando a ello unos discos macizos colocados a los lados a modo de compresores (68). También nos parece aplicable a ellos el sistema de aros suspendidos, que describiremos a su tiempo para bandas magnéticas, que es para lo que fueron pensados. En el caso de los filmes pueden instalarse en muebles normales, siendo aconsejable que se pongan por separado los largos de los cortometrajes, en razón a un elemental principio de clasificación, así como para el mejor aprovechamiento de los espacios. Dentro de cada uno de estos dos grandes grupos pueden hacerse los subgrupos que se estimen convenientes. En cuanto a las fotogruflus y clichés no tienen más problema que mantenerlas dentro de sobres para que no se rocen al meterlas y sacarlas en archivadores de cajón. Sólo tendremos la precaución de que los que contengan clichés sean transparentes para poder identificarlos mejor sin que, (67) Sobre todo si se conservan todavía películas de material inflamable que, por alguna razón, no han podido ser vertidas a material nuevo. De todos modos es conveniente que los muros sean gruesos y revestidos de material ignífugo y las puertas de acero acorazado cortafuegos, para que no pase al resto del edificio. (68) Las hizo la casa «Strafor», de Forjas de Estrasburgo.


Figura 35.-Arma,rios

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para guardar rollos de grabación magnética.

Figura 36.-Archivador de baldas en cubeta fabricado por «Strafor» para contenedores redondos.

al ser manejados repetidamente por los dedos, sufran deterioro. Si los clichés son de cristal conviene que estén archivados siempre verticalmente con la parte de apoyo del archivador cubierta de material ligeramente amortiguador

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para suavizar posibles golpes al posarlos y sin agrupar muchos en cada espacio para evitar que se rocen unos con otros al manejarlos. Los positivos en papel pueden también ir archivados en cualquier mueble de carpetas suspendidas, cuyas ventajas ya conocemos, o en bolsas especiales. Esto en cuanto a lo que va entrando, pues si las encontramos ya metidas en archivadores de fuelle o en álbumes, es conveniente analizar estos contenedores que a veces no reúnen las condiciones de salubridad mínimas por llevar hojas que contienen elementos dañinos para la buena conservación de las fotografías. Para discos de grabación sonora existen casilleros, a dos tamaños, que los mantendrán en posición vertical para que la superficie de la grabación no sufra roce alguno, aunque su uso sea frecuente. Alguien ha objetado que corren riesgo de alabearse pero eso sólo es imputable a la deficiente calidad del material del disco. Los casilleros pueden tener una capacidad mínima para ocho y una máxima para diez, aunque algunos la amplían entre doce y veinticuatro, pero esta acumulación nos parece poco recomendable. Van adosados a la pared como una estantería de compartimentos y, por contra de lo que se aconseja para todo mueble de archivo, son admisibles los de madera, para no muy grandes cantidades y discos de mucho uso, por ser de roce más suave. Es conveniente, sobre todo en los de metal, que estén forrados por dentro de una materia de tacto blando, para amortiguar posibles golpes. Nunca irán cerrados. Algunos de estos muebles, tipo estantería pero no compartimentadas, llevan en sus baldas unas muescas arriba y abajo para que entren en ellas los discos y no se caigan. Es siempre conveniente que los discos vayan siempre metidos en una segunda funda que proteja de roce y desgaste a las de origen, ya que éstas son al disco lo que la portada a un libro. No olvidemos el cuidado de limpiarlos con un cepillo finísimo cada vez que se sacan para usarlos y volver a hacerlo de nuevo antes de guardarlos. Algunas casas comerciales ofrecen la utilización de bolsas suspendidas del mismo tipo de las usadas para documentos gráficos, pero del tamaño adecuado, con lo que se anula totalmente el roce de los bordes. Como se dijo de los filmes, por razones de aprovechamiento al máximo del espacio, deben guardarse en casilleros distintos los de larga duración de los cortos y, como en ellos, conviene archivarlos en diferentes muebles según los grupos en que los hayamos clasificado. Las grabaciones magnéticas, sean en cinta o en disco, se encuentran cada vez en mayor número en los archivos de uso inmediato, vertiendo la información directamente en ellas. Sin embargo son más Útiles para datos de trámite, perecederos y renovables, que para datos estables, a conservar por largo tiempo o indefinidamente. En este caso, para simplificar su conservación se suele pasar a microfilm por rayo láser. Pero los datos en bandas o discos no pueden ser identificados ni utilizados sin el intermedio de un ordenador del mismo tipo que el producto, lo que nos dará listados. Su uso no exime de la necesidad de conservar los ficheros de base de entrada de datos, que pueden ser necesarios para ser utilizados en una nueva interpretación.


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Figura 37.-Aros para archivar colgados de barras rollos de grabación magnética. Aplicables a filmes.

La documentación que vamos a encontrar en empresas de este tipo de grabaciones puede ser: de gestión (contabilidad, pagos, personal), de servicio (clientes, cuentas estadísticas, cálculos de construcción, etc.) o puramente fuentes de información, lo que se conoce como bancos de datos (69). La explotación y conservación de ficheros informáticos suele ser costosa. En su forma original es frecuente guardar estas grabaciones dentro de sus contenedores especiales de origen, teniendo el cuidado de ponerlos en armarios de cierre hermético para que no sufran las alteraciones del magnetismo de la atmósfera, que no sólo puede dañarlas sino incluso borrarlas. El metal de sus cajas debe estar desmagnetizado (70). Un sistema muy ingenioso fue el de fabricar unos aros, de tamaño adecuado, de plástico de alta resistencia a todo tipo de deformaciones, en los que se incluye la caja redonda (figuras 37-38). Su acoplamiento y cierre especial impide la entrada de polvo y está dotado de un gancho que sirve para colgarlo de una barra. Está pensado para guardar cintas de grabación magnética, dentro de armarios metálicos, con total garantía de que la cinta no sufre roce, puesto que va colgada. Ahorra un 70 por 100de espacio y es de muy fácil señalización (69) «Les archives des enterprises.Conseils practiques d’organisation».Archives Nationales. París, 1980, págs. 34-36. (70) Son las más difíciles de conservar. En el IV Congreso Internacional de Archivos, celebrado en Estocolmo en 1960, se recomendó ya que fueran bobinadas en un núcleo de metal sin muescas y muy especialmente que se guardasen en cajas también de metal. Hay varias casas especializadas en archivadores para este tipo de documentos.

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y manejo (71), aconsejable es que se guarden en archivadores diferentes las que se van a conservar indefinidamente de aquellas destinadas a borrarse cuando haya pasado algún tiempo imposibilitando así errores funestos. Cuando las cintas sean tan grandes que no quepan en la medida mayor de los aros que se fabrican podemos archivarlas en posición horizontal dentro del mueble (figura 39), en diferentes departamentos del mismo, o verticalmente dentro de los chasis de alambre metálico como los utilizados para filmes (72).

Hemos dicho al principio que los tipos de documentos que se guardan en cajas redondas dieron muchos problemas a los que las tenían que archivar, pero la solución es de lo más sencillo y, a la vez, económico: no hay más que meter las cajas de origen en otras de cartón, más o menos fino, cuadradas, que se mantienen apoyadas perfectamente en cualquier sitio (73).

UNIDADES DE CONSERVACION Se llama así al envase, o sistema empleado, para proteger los documentos previamente a su colocación en los archivadores. Los hemos ido viendo al tratar de los muebles pero vamos aquí a repasarlos para considerar, en conjunto, su mayor o menor idoneidad. Se ha dicho muchas veces que los paquetes (que en archivo depósito equivalen a legajos) constituyen el peor sistema que podemos elegir, a pesar de ser uno de los más corrientes en viejos archivos. Consisten en una carpetilla de papel fuerte en la que se meten los documentos, unos sobre otros, atado todo con una cuerda, cinta de algodón o cinta de goma. Aunque en teoría protegen el contenido del roce de los bordes de los documentos es constante cada vez que se sacan y se reintegran a su mueble archivador. Los papeles son difíciles de alinear y siempre sobresalen por algún lado con el consiguiente deterioro. Tampoco protegen del polvo, que entra por todo alrededor, y las cuerdas o cintas terminan por hacer hendiduras en las carpetas, llegando incluso a dañar a los propios documentos. Por otra parte desatar un paquete voluminoso requiere mucho cuidado para que su contenido no se desordene. En cuanto a las cajas su utilización en archivo de uso inmediato es muy discutible porque la maniobra de abrirlas y cerrarlas supone un retraso en la prestación del servicio, y porque, al no estar casi nunca llenas a tope, (71) <> entre otras casas. (73) No conozco todavía ningún caso concreto en que se haya procedido así, salvo el de los microfilmes mencionados en la nota 66. Es uno de esos casos en que la solución es tan sencilla que nadie cae en la cuenta.

Unidades de conservación

Figura 38.-Archivador los rollos.

Figura 39.-Archivación magnética.

de barras para colgar los aros que contienen

horizontal de cintas grandes de grabación

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debido a las necesidades de clasificación y ordenación de los documentos que van ingresando, ocupan mucho más sitio del que corresponde al volumen de documentación que contienen, lo mismo que hemos visto ocurre con las carpetas de anillas. Tengamos en cuenta, una vez más, que el archivo de uso inmediato es un archivo en constante formación y, por tanto, la necesidad de unidades de conservación definitiva es muy escasa. Abundan en el mercado pero también pueden hacerse en el taller de encuadernación de la propia empresa consiguiendo un apreciable ahorro. Las que imitan libros y cierran encajando totalmente la tapa tienen, por añadidura, tres graves inconvenientes: que pesan mucho en la estantería, que resulta su precio elevado, y -el peor de todos- que no permite la correcta aireación del contenido para que la documentación se conserve sana (74). Lo que nunca haremos es aceptar una añeja costumbre de utilizar cajas metálicas, ni tampoco la más actual de adquirir cajas de plástico, más bonitas, más resistentes al roce, lavables, pero funestas para la conservación del papel al no permitir la transpiración necesaria. También hay cajas de cartón, plegables o no, para archivación horizontal, bien en unidades de tamaño medio, o grandes de doble o más altura de las corrientes. Se abren por la parte frontal bajando esta tapa como una trampilla. Unas y otras pueden descansar en estanterías apiladas (figura 40) sobre sí (75). En las de tamaño folio hay unas que encajan una sobre otra formando <,de <
Unidades de conservación

Figura 40.-Cajas

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apilables para archivar papeles.

hemos señalado sus inconvenientes. Las grandes, para documentos gráficos, pueden ser sencillas, con sus tres aletas y cierre con cinta, pero también se han hecho de fuelle, con tela a los lados o al fondo para aumentar su capacidad. No obstante, eso no es recomendable porque la acumulación de documentos dificulta su manejo, además de incrementar el riesgo de roce, e incluso rotura, al meterlos y sacarlos. Tenemos pues que reconocer que para documentos convencionales las unidades de conservación que, hasta ahora, presentan más ventajas y facilidades de uso son las pequeñas carpetas de cartulina, o material semejante, conocidas como hamacas por su cualidad de ser suspendidas en vez de apoyadas como lo fueron en un principio. Aquéllas se depositaban en cajones y necesitaban un dispositivo corredizo en la parte de atrás para mantenerlas derechas. Su señalización se hacía por medio de pestañas que llevaban en la parte de delante y sobresalían, en las que se anotaba lo que correspondiese, salvo cuando llevaban ya impresas las letras del alfabeto. Para marcar la separación de los diferentes grupos de clasificación había unas cartulinas del mismo tamaño, también con pestañas y a veces con indicaciones impresas para ser rellenadas conforme a las necesidades. Pero la carpeta suspendida vino a cambiar todo. Ya no necesitaban compresor para mantenerlas sin doblarse, ni pestañas saledizas. La señalización pasa a ocupar el borde superior de la carpeta por medio de un visor de plástico transparente en que se introduce, una vez mecanografiada en unas tiras, que se venden ligeramente unidas para poder entrar bien en la máquina de escribir, y fácilmente separables una vez hecha la inscripción. Ya no necesitan cartulinas separadoras y pueden llevar el color distintivo de su grupo de

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clasificación en el mismo visor. Ya se enumeraron muchas de sus ventajas al tratar de los sistemas de archivación, pero acaso la mayor sea la posibilidad de ir añadiendo o intercalando en ellas, sin trastorno de ninguna clase, los documentos según llegan, lo que es fundamental para un archivo no estático, que está en constante formación. Un paso más y tenemos las carpetas suspendidas devisibilidad lateral, que ya hemos visto al estudiar los muebles, con las mismas ventajas de las anteriores pero con la añadida del ahorro de espacio que no ofrecían las archivadas en mueble de cajón, las que han ganado la casi totalidad del mercado. Algunas, para facilitar su lectura, llevan el visor lateral articulado (figura 41) en tres partes: la central, que es fija; la de arriba, que puede inclinarse hacia abajo cuando la carpeta está colocada en la fila superior, facilitando así su lectura, y la de abajo, que, por el mismo motivo, se puede inclinar hacia arriba cuando la carpeta está en la fila más baja (77). También pueden señalizarse con unas pequeñas cartelas con pinzas que se prenden en el lateral de la hamaca, sobresaliendo de la línea de las carpetas y posibilitando la inscripción correspondiente en sentido horizontal (figura 42), que siempre es de más fácil lectura, siendo portadoras a la vez del color distintivo del grupo que señalizan (78). Las hamacas suelen ser de un solo color (generalmente arena) pero también admiten la utilización de distintos colores para facilitar la pronta localización de los diferentes grupos de clasificación. Otras veces la variedad de colores se utiliza para distinguir subdivisiones de un tema por medio de subcarpetas dentro de ia hamaca. En este caso la hamaca puede llevar en su visor lateral, sucesivamente de arriba a abajo, la indicación del contenido de cada subcarpeta con el color indicativo (79). La utilización de colores para reforzar la distinción a simple vista de los diferentes grupos de clasificación es práctica corriente en todo tipo de visores. Recordemos aquí que las carpetas suspendidas o hamacas, con las variantes de formato necesarias, se utilizan también para documentos gráficos, incluidos historiales médicos y radiografías (figura 43), así como también discos de grabación textual o musical. Mencionaremos también las bolsas y sobres de pequeño o gran tamaño, opacos o transparentes, para fotografías o clichés, o cualquier otro documento que lo requiera por su naturaleza. Ultimamente existe el caso de documentos que quedan protegidos por el mismo mueble archivador, sin necesidad de unidades de conservación. Tales los cajones o bandejas de muebles archivadores, cuyo conjunto de documentos generalmente gráficos puede ir cubierto por una hoja de papel fuerte. Cada cajón o bandeja suele llevar en su parte delantera una aleta abatible que al posarse sobre ellos impide que, si se abarquillan un poco, puedan romperse al sacar el cajón por haberse enganchado en la parte superior. En el mismo caso están los documentos especiales gráficos archivados en muebles de pinzas o barras para perforaciones. (77) «Modern Arch, S. A.». (78) «Scort-175>>, .Orgacontrob, de «Controdex». (79) Véase la nota anterior.

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Señalización No ofrece ninguna dificultad, sea por estampación o etiquetado. Tanto para muebles como para unidades de conservación o para unidades documentales, se encuentran modelos variados en cualquier papelería, bien impresos con abecedario o numeración, bien para inscribir la contraseña sobre ellos. Sólo tenemos que procurar que las unidades documentales, sobre todo sin son gráficas, no queden estropeadas o afeadas por estampaciones o etiquetas que pudieron colocarse más discretamente.

MUEBLES PARA PERSONAL Su elección es la más sencilla. Casi sólo tendremos en cuenta el número y tamaño de las mesas y muebles accesorios que van a ser necesarios. Lo que sí seremos muy cuidadosos en su emplazamiento de modo que no entorpezca la circulación lógica del que va a solicitar un dato y el que va a servirlo. Al contrario debemos tratar de «canalizar» con ellos este discurrir cotidiano. El aprovechamiento del espacio es fundamental, evitando a toda costa la penosa situación de una mesa pegada frente a otra. En la actualidad hay muchas casas de muebles de oficina que ofrecen soluciones de relativo aislamiento de cada persona dentro de un mínimo espacio (80). Las mesas de trabajo que lo necesiten tendrán en una de los laterales, generalmente el izquierdo, además del cajón superior otro debajo de éste dispuesto como archivador de carpetas suspendidas, de modo que se pueda tener en él lo que se está tramitando o se necesita de consulta diaria. Las carpetas, de visibilidad superior, pueden ir paralelas al frente del cajón pero son más cómodas las que van perpendiculares. Se manejan mejor y pueden consultarse sacando solamente el cajón en los centímetros que ocupa el lado más largo de las carpetas. También son recomendables los muebles auxiliares al lado de las mesas, a ser posible de altura no superior a ellas, colocados en forma de L o de U para manejarlos sin tener que moverse, o simplemente tirando un poco de la silla de ruedas giratorias que debe haber en todos los despachos en que se necesite cierta movilidad (81). Muchas veces el trabajo requiere extender papeles a nuestro alrededor sin que se caigan al suelo por exceder la capacidad de la mesa. También son necesarios estos muebles para posar la máquina de escribir, el teléfono, el almanaque o fichero recordatorio, una calculadora, un ordenador personal, un dictáfono o cualquier otro utensilio que estimemos conveniente. Cuanto más a mano quede todo lo necesario, más fácil será el trabajo y, por consecuencia, más fluido y eficaz. La Única recomendación de tipo general que nos permitimos señalar es que las mesas de trabajo que no lo necesitan deben de tener los menos cajones

Muebles para el personal

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Figura 43.-Archivadores de bolsas suspendidas para radiografías o historiales médicos, pueden llevar pantalla incorporada para visualizar la placa elegida.

posibles para evitar la acumulación de papeles que debieran despacharse en el día. Son preferibles las de un solo cajón en el que poder guardar los materiales de trabajo más menudos: lápices, bolígrafos, gomas, etc. También son necesarios uno o dos armarios, para guardar el material de oficina que no cabe en un cajón y para colgar la ropa que se trae de la calle. Cuando la magnitud e importancia del archivo permite la existencia de un despacho de jefe los dos servicios pueden ir en un solo armario compartido por mitad, para su uso personal en su despacho.

No debe de faltar, próxima a la mesa principal de trabajo, una pequeña máquina destructora de papeles para aquellos borradores o copias cuyo examen indiscreto pudiera causar alguna contrariedad. Reducen los documentos a estrechas tiras imposibles de volver a ensamblar y el mueble en sí ofrece un aspecto tan discreto que sólo quien lo conoce puede reconocer cuál es su cometido (82). Tampoco está de más un pequeño sofá o al menos un sillón para las visitas. Por supuesto que toda suerte de muebles deben ser metálicos, desechando

(80) Entre otras casas los fabrican «Ronco» y (
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El archivo. Instalación y Conservación

la madera. En principio eran sumamente antiestéticos desvalorizando el trabajo de quienes tenían que trabajar en ellos, pero hace ya mucho que las casas que los fabrican se preocupan de darles un aspecto tan agradable, que algunas veces pensamos que no defraudarían a la vista en nuestro domicilio particular. Tampoco debemos llegar a la conclusión de que todo está inventado. Los sistemas mejoran unas veces y empeoran otras y este mismo ritmo sigue la fabricación de muebles útiles para montar un archivo. Procuremos estar siempre al tanto de las novedades que puedan surgir, tanto en cuanto a los documentos que producen las nuevas tecnologías como en cuanto al modo de conservarlos para preservar y servir la información que contienen.

PREVENCION DE ACCIDENTES Pudiéramos ya dar por concluidas las advertencias y consejos para instalar un archivo de uso inmediato en condiciones Óptimas, hemos examinado las condiciones y tamaño del local, los muebles archivadores y los contenedores de documentos, así como los muebles para el personal ... Pero todavía nos queda por tener en cuenta algo que pudiera dar al traste con todos nuestros cuidados: el fuego y las inundaciones, los grandes destructores de los archivos, aparte de la funesta intervención irresponsable de los hombres, han sido éstos y por este orden. Para la prevención del fuego debemos exigir una instalación eléctrica perfecta, totalmente segura en cuanto a evitación de posibles cortocircuitos, que lleve los cables por dentro de tuberías de varias capas y con interruptores cada determinado número de metros. Y algo que a muchos les va a parecer penoso, pero que hay que acatar: no fumar en las habitaciones o depósitos en los que haya documentación, sobre todo si es inflamable. Si por desgracia el fuego llega a producirse debemos contar con una buena instalación de detección de incendios que nos permita localizar rápidamente dónde se ha producido. Los detectores utilizados hace años eran los mismos que para el resto del edificio, que disparaban la alarma al registrar una subida anormal de la temperatura. Pero el papel, y sobre todo si está apretado, arde con poca llama y forma mucha brasa, con lo que si llega al extremo de caldear el ambiente es posible que esté ya todo perdido. En cambio produce mucho humo por lo que debemos buscar que la alarma funcione por ionización del aire, con elementos bien distribuidos que nos indicarán enseguida donde se ha producido el fuego. Pero si lo que queremos proteger es un depósito de documentos de diferente naturaleza tales como filmes, discos, grabaciones magnéticas, o cualquier otra materia inflamable y combustible, la alarma por exceso de calor será más Útil. La destrucción de los documentos por fuego es una gran plaga que han ido sufriendo los archivos a lo largo de los años, con resultados funestos, no sólo en los casos en que se trataba de documentos de valor histórico sino

Prevención de accidentes

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cuando se han producido en archivos de uso inmediato. Las estadísticas europeas nos dicen que después de haber sufrido un incendio el 71 por 100 de las empresas desaparecen. Unas, el 43 por 100, de modo inmediato y un 28 durante los tres años siguientes (83). Y si desaparece nuestra empresa también desaparece nuestro puesto de trabajo. El segundo gran peligro para la documentación es la entrada de agua. No pensamos en eventuales inundaciones producidas por catástrofes naturales sino en el hecho de que puedan pasar por el depósito no sólo conducciones eléctricas peligrosas sino tuberías de conducción de agua para el suministro del edificio, que pueden reventar y producir lo irreparable. No olvidemos el dicho de que cuando queremos referirnos a algo que no vale decimos que es papel mojado. Sin llegar a tanto debemos prevenir el grado de humedad de la atmósfera del archivo, que no debe superar el 40 por 100. Si el local que nos han dado es frío y húmedo debemos instalar, convenientemente repartidos, higrómetros que nos indiquen un posible exceso para proceder a remediarlo colocando en los rincones receptáculos con substancias absorbentes de humedad o aparatos desecadores. El tercer peligro, el hombre, es el más fácil, y a la vez el más difícil, de controlar. Una persona descuidada o irresponsable puede malograr el trabajo de todos sus compañeros. Hay que ser conscientes de la importancia de la labor que realiza cada uno, desde el puesto más importante al que parece más modesto. Todo es una cadena de engranaje en que no debe fallar ningún eslabón. Consideremos que si el corazón de una empresa es su archivo, debemos cuidar de que su funcionamiento sea perfecto.

(83) Noticia recogida en el .Noticiario Microfotográfico» del Centro Nacional de Desarrollo Microfotográfico (CENADEM). Año I, mayo-junio 1982, núm. 3, pág. 6 . Acompaña la fotografia de un edificio incendiado en la que se ven salir los papeles por las ventanas en llamas por efecto de las explosiones.

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Segunda parte

EL ARCHIVO-DEPOSITO

El edificio en su evolución histórica La preocupación por instalar adecuadamente los archivos depósito data de mediados del siglo XVIII. Las primeras construcciones exprofeso para tal fin de que tenemos noticia son el Archivo de Dinamarca, en Copenhague, para el que se hizo edificio nuevo en 1720; el de la Corte de Turín (Italia), creado por Carlos I11 entre 1731 y 1734, hecho por el arquitecto Juvarra; el Archivo de Hannover (Alemania), erigido por esta época conjuntamente para archivo y biblioteca, y el Archivo General de Betanzos (España), creado en 1761 para los documentos de la Audiencia de Galicia, el que una vez construido no se consideró adecuado por la mucha humedad que le daba su proximidad al mar (1). Sin embargo es un hecho conocido que tanto en estos años como en los primeros del siglo XIX la mayor parte de los archivos estaban instalados en viejos edificios que habían servido anteriormente para otros fines. Y era verdadera suerte que fueran edificios nobles. Ya que era frecuente que archivos de gran interés, pero no de importancia nacional, estuvieran alojados en buhardillas sin protección de cristales, sótanos húmedos, graneros u otros locales impropios e insuficientes (2). Por su parte los grandes archivos importantes tuvieron más suerte y fueron instalados en antiguos palacios, castillos o edificios religiosos abandonados. (1) Los documentos tuvieron que ser guardados en la Sala de Discordias de la Audiencia de La Coruña y dieron lugar al actual Archivo del Reino de Galicia. (2) El caso primero lo encontré yo misma al ir a recoger los fondos notariales de la ciudad de Zamora. En aquella buhardilla de ventana sin cristales entraban y salían y se refugiaban palomas que, naturalmente, tenían todo sembrado de palomina y plumas. En cuanto a graneros y otros locales inadecuados tenemos una buena relación en el trabajo de los archivistas franceses Michel Duchein y Pierre Durye <
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Según los informes recogidos en el Congreso de Archivos de Florencia en 1956 (3), en Inglaterra databan casi todos sus edificios de la Edad Media; en Portugal todos eran antiguos; en Polonia, los de Cracovia, Torúm y Lublino se instalaron en construcciones del siglo XIV, alcanzando a una treintena los instalados en viejos edificios. Bélgica, Suiza y Turquía mantienen edificios de hace varios siglos. Los alojados en viejos palacios son muy numerosos. En Francia, desde 1808 los Archivos Nacionales se instalaron en el palacio Soubise y ya en el siglo XIX se extendieron al palacio Rohan, construido en el siglo anterior. En Italia, el Archivo del Estado de Florencia se organizó en el palacio de Cosme I, conocido como palacio de los Uffizi (4),y el del Estado de Siena en el palacio Piccolomini, que data de la segunda mitad del siglo XV (5), habiéndose instalado también el de Génova en uno de los más venerables palacios de la ciudad. En Alemania, el de Dresden (figura 44). En Yugoslavia los Archivos Históricos de Dubrovnik se encuentran en el palacio SponzaDubrovnik, y en Rusia el palacio que el zar Juan I1 tenía en Moscú, construido en 1699, fue archivo en 1864. En Portugal los Archivos Históricos de Ultramar fueron instalados en el palacio de Ega. En cuanto a España, citaremos como más importante el de la Corona de Aragón, que del Palacio Real, de la Edad Media, pasó en tiempos de Carlos I11 al Palacio de la Generalidad. También el Archivo Central de la Administración ocupó desde 1861 hasta su destrucción por el fuego en 1939 la mayor parte del palacio de los arzobispos de Toledo en Alcalá de Henares (6). El Archivo Provincial de Oviedo estuvo en el palacio del Conde de Toreno, pasando en 1972 a ocupar un ala del monasterio de San Pelayo, del siglo XVIII, y el Archivo Provincial de Cáceres está instalado en el palacio del marquesado de la Isla, del siglo XVI. Citaremos también el Archivo Histórico de la Marina, que ocupa el antiguo palacio del ilustre marino don Alvaro de Bazán, en El Viso del Marqués. De los instalados en fortalezas tenemos noticia del de Dinamarca, en Copenhague, que estando en principio en la catedral de Roskilde, fue luego llevado a los castillos de Vordingborg y Kalunborg hasta que les hicieron edificio propio (7). El de Gante (Bélgica), en un castillo del siglo XIII, con las dependencias en locales adyacentes. En Alemania, el Archivo del Estado

(3) Ingvar Anderson, representantede Suecia en el I11 Congreso Internacional de Archivos, celebrado en Florencia, presentó el informe que fue publicado con el título -Nueve instalazioni de Archivi. (Rassegna..., XVI, 1956, págs. 261-274). (4) Armando Sapori. .Necesita di una nuova sede per l'Archivio di Stato de Firenze. (Rassegna..., XV, 1956, págs. 291-293). Cuando se hizo estaba a 10 kilómetros de la capital y sin comunicación pública, pero hoy está ya rodeado de edificios importantes, Ministerios y Museos. (5) Ubaldo Morandi. «I1 Palazzo Piccolomini sede dell'Archivio di Stato di Sena>> (Rassegna..., XXVIII, 1968, núm. 1, págs. 163-178). (6) Creado de nuevo en 8 de mayo de 1969 con el nombre de Archivo General de la Administración, en la misma ciudad. (7) En 1720.

El edificio en su evolución histórica

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Figura 44.-Archivo de Dresden (Alemania).Se ha aprovechado para ampliar los depósitos el espacio libre del jardín.

de Marburgo (figura 45), estuvo en un palacio-castillo que dominaba la ciudad (8), y en Inglaterra podemos citar el Archivo de la Torre de Londres. cn kgipto están instalados los archivos en El Cairo en una fortaleza del siglo XIX. Finalmente, el de Cuba, en La Habana, que en 1857 se puso en el antiguo monasterio de San Francisco, después de la intervención americana se trasladó al castillo de la Fuerza en 1899 y luego al antiguo Cuartel de Caballería en 1906 (9). En cuanto a España es conocido en el mundo el Archivo General de Simancas (figura 46), creado por Carlos I en el castillo de dicho lugar y organizado por Felipe 11, pudiendo citar también el Archivo General Militar de Segovia instituido como tal en el alcázar de la ciudad en 1898. Alojados en edificios religiosos abandonados se instalaron muchos en Francia. Mencionaremos el de Vienne (Poitiers), en una capilla neo-gótica de 1852 (figura 47); el de Drone (Valence), en la antigua Capilla de los Cordeleros; el de Loiret (Orleans), en la capilla y claustro de los Mínimos (figura 48), y el de Seine-et-Oise (Versalles), en una capilla no consagrada a la que se añadió la caballeriza del rey. El de Bocas del Ródano (Marsella), en la capilla de un antiguo convento de jesuitas. También en colegios de (8) Iohannes Papritz. «Das Gebaude des Staatsarchivs Marburg. (Archivium, VII, 1957, págs. 35-40). (9) Hill Roscoe. <
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Figura 45.-Archivo instalado en el edificio del viejo castillo de Marburgo (Alemania).

jesuitas los de Allier (Yzeure)y Périgueux-Dordogne (Périgueux). En Bélgica, el de Mons está construido sobre los restos de un convento y su capilla y hay otro archivo dentro de la abadía de San Huberto. En Luxemburgo, el convento de Guirsch, próximo a Arlón, aloja documentos antiguos, mientras los modernos están en un edificio privado del mismo Arlón. Ya hemos mencionado el de Cuba, que estuvo en el convento de San Francisco, y el de Dinamarca, que estuvo en la catedral de Roskilde. En Inglaterra pudimos visitar el County Record Office, de Hampshire (Winchester), instalado en lo que fue la iglesia gótica de Santo Tomás, cuyos pisos, a ciertos niveles, dejaban ver a ras del suelo las cabezas de capiteles tallados de sus columnas, pudiendo apreciar al fondo de las estanterías, hacia la parte de la fachada, sectores de las bonitas vidrieras de colores emplomadas, cuya altura total quedaba repartida a veces entre dos pisos. La sala de investigadores estaba en la última planta, en la cúpula, para tener la mejor luz natural.

El edi9cio en su evolución histórica

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Figura 46.-Archivo General de Simancas (España), instalado en un castillo del siglo XV. Se ha acondicionado por dentro. Las estanterías más antiguas datan de Felipe II.

Figura 47.-Adaptación

para depósito de archivo de una iglesia gótica.

En Italia, del Archivo de Nápoles, que fue puesto en el monasterio de Santos Severino y Sossio, y el de Palermo, que se instaló en un edificio del seiscientos que fue la Casa de los Padres Teatinos, luego Hospital Militar

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Inglés, pasando a ser archivo en 1824 después de haber servido a otras dependencias de la Administración. En España, el Archivo Histórico Nacional, en Madrid, se organiza en 1866 en el edificio del Nuevo Rezado de los Jesuitas, donde estaba -y está todavía- la Real Academia de la Historia, trasladándose en 1896 al Palacio de Bibliotecas y Museos Nacionales, donde ha permanecido hasta la mitad del siglo actual (10). El Archivo Regional de Valencia estuvo primero en el Palacio Real hasta que por demolición del edificio en los comienzos del siglo XIX, con los avatares de la invasión francesa, pasó a la Casa Profesa de los Jesuitas (1 1). Recordemos el Archivo de la Real Audiencia de Galicia que se encontraba alojado antes de 1640 en el antiguo convento de Santo Domingo. También el Archivo Histórico Provincial de Oviedo ha pasado, ya en 1972, a ocupar un ala del monasterio de San Pelayo, del siglo XVIII. El aprovechamiento de viejos edificios de diverso carácter ha sido norma general. Sirvan de ejemplo, en España, el Archivo Histórico Provincial de Cáceres, instalado en un palacio del siglo XVI (figura 49) y el Archivo General de Indias, en la antigua Casa de Contratación, de Sevilla (figura 50). En Bélgica, el de Lieja, en el Palacio de Justicia, y el archivo de documentación contemporánea situado a 50 kilómetros de Bruselas, en un viejo cuartel desalojado. En Escocia, en la casa del Registro General de Edimburgo, el de Mantua en un viejo caserón. En Dinamarca se instalaron los Archivos Nacionales en 1910 en el edificio de una biblioteca del siglo XVII. El del Alto Rhin (Colmar) en una caballeriza militar, el de Guadeloupe (Basse-Terre) en un antiguo cuartel, el de Loire-et-Cher (Blois), en el Registro Central de los Notarios y capilla del antiguo hospital psiquiátrico. También en un viejo hospital construido durante la última guerra mundial con cuarenta pabellones, el de Ashridge (Inglaterra). En Hayes (Inglaterra) se puso un depósito provisional del Public Record Office en dos grandes fábricas de cañones procedentes también de la última guerra. En Lausana (Suiza) se instalaron modernos archivos en viejos almacenes enteramente reconstruidos. En Suecia los Archivos Nacionales en 1964 estaban instalados en una docena de edificios viejos. En España el de Mallorca estaba a fines del siglo XIX en los locales donde celebraba sus sesiones antiguamente el Grande y General Consejo y en 1897 se trasladó a unas angostas dependencias de la Casa Consistorial (12). En cuanto a los archivos provinciales españoles se instalaron en su totalidad en viejos edificios cuando se crearon en 1931 (13). En Italia el Archivo Central del Estado Italiano fue instalado, después de bastantes reformas, en el edificio del Palacio de Exposiciones de la Exposición Universal de Roma (EUR) (14). (10) Hoy edificio construido exprofeso en Serrano, 115, dentro del recinto de pabellones del Consejo Superior de Investigaciones Científicas. (1 1) Hoy también en edificio nuevo. (12) Desde 1956 está instalado en la Casa de la Cultura. (13) Casi todos tienen ya también alojamiento en Casas de la Cultura. (14) Lodolini, Armando. <
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En América, el de Buenos Aires pasó por el Tribunal de Cuentas en 1821, el Palacio de Congresos en 1906 y en el Banco Hipotecario Nacional en 1942. El de Bolivia estuvo en el Palacio de Justicia en 1884, y el de Colombia en el Ministerio del Interior, luego en el Palacio de Justicia y por fin se unió a la Biblioteca del Congreso, El de Costa Rica estuvo en la antigua Universidad edificada en 1850. El de Guatemala, creado en 1937, en el edificio de la Audiencia, y el de Méjico en el Palacio del Gobierno. El de Nicaragua careció de alojamiento adecuado, y el de Paraguay se instaló también en una casa vieja. El de Perú corrió la misma suerte hasta que después del incendio de 1943 se instaló en el Palacio de Justicia, y el de Venezuela estuvo mucho tiempo en la sede que fue de la Compañía Guipuzcoana (15). También el de Senegal está en un inmueble del Gobierno desde 1960. A veces están junto con bibliotecas, como el de Hannover, ya citado entre los construidos en el siglo XVIII, y el de Honduras, que después de creado como Archivo Nacional fue luego incorporado a la Biblioteca, corriendo la misma suerte que el mencionado de Colombia. En España tuvimos durante muchos años el Archivo Histórico Nacional alojado en el mismo edificio de la Biblioteca Nacional, aunque independientes, y hoy está ubicado en edificio inmediato al pabellón central del Consejo Superior de Investigaciones Científicas, en el que también ha estado muchos años la Biblioteca General del organismo (16). También son muchos los instalados en nuestro país en las Casas de Cultura, donde se encuentran las Bibliotecas Provinciales (17). Este hermanamiento de instalación es también muy corriente en las grandes fundaciones culturales de Estados Unidos, Australia, Islandia y otros lugares (18). Otras veces están unidos a museos, como el de Estambul, que está en el Totkapy Saray como una sección de este museo. El de Ecuador fue creado e instalado a la vez que el Museo de Arte y Arqueología en un mismo edificio. El de Uruguay estuvo en principio en el Museo Nacional y luego en el Museo Histórico Nacional. A título de curiosidad citaremos el archivo del Estado de Texas (figuras 51-52), que estuvo instalado en un barracón de madera hasta comienzos de la segunda mitad del siglo actual (19). (15) Hill Roscoe. Obra citada en la nota 9. También Elio Lodolini, «Gli edifici degli Archivi nell'América Latina. (Rassegna ..., XVI, 1956, págs. 288-290), nos dice que Panamá fue el país de esa zona que construyó primero un edificio especial para archivo alejado del centro urbano, con estantería metálica, inaugurado el 15 de agosto de 1924, aunque posteriormente le han quitado parte de su local instalaciones administrativas. Según manifiesta en América Latina los edificios de archivo se vienen construyendo lejos del centro no sólo por temor a caso de guerra sino también a revueltas internas de guerra civil urbana. (16) Se hizo allí precisamente por este motivo, a pesar de estar rodeado de Institutos de carácter científico, no humanístico, ya que estos últimos se encuentran al otro extremo de la ciudad. (17) Su precaria situación actual obligará a ampliar sus depósitos o sacarlos a edificio aparte. (18) Stelio Passi, en «L'opinione de un bibliotecario» (Rassegna ..., XVI, 1956, pág. 294) estudia este fenómeno. (19) En 1956 estaba en el barracón todavía, construyéndose el nuevo edificio en 1960.


Figura 50.-Archivo General de !ndias, en Sevilla (España), cuyo edificio es el de la antigua Casa Lonja del comercio con América.

Figura 51.-Barracón

de madera del archivo de Texas en 1956.

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No obstante, ya desde el siglo XIX se empieza a considerar la necesidad de construir archivos de nueva planta. Pero estas construcciones siguen conservando muchos de los defectos de los edificios anteriores, siendo la principal innovación la de sustituir los pisos, de poca resistencia, por grandes naves, semejantes a las de los grandes centros industriales, y la necesaria implantación en ellas de estanterías metálicas a modo de inmensas jaulas de hierro cuyo montaje al descubierto, tanto para las estanterías como para los pasos de suelo a nivel de los diferentes pisos entre ellas, se consideran hoy totalmente recusables por peligrosas. Los papeles quedan indefensos en caso de fuego y el enorme armazón se viene abajo por recalentamiento. Sin embargo, en muchos sitios siguen apegados a las viejas estructuras conservando las estanterías de madera por su calidad noble (20). Cuya tradición ha durado en muchos sitios hasta nuestros días (21). Antes de la segunda guerra mundial eran pocos los archivos que poseían estanterías metálicas y el rápido auge que tuvieron después fue causa de que se lanzaran a hacerlas en muchas fábricas sin la necesaria madurez y con total desconocimiento de los problemas de archivos. Tenían a su favor no ser atacables por las termitas, ocupar menor espacio y ser más resistentes (22). Si pasamos a considerar alguno de los más antiguos edificios construidos en el siglo pasado podemos citar el Hofkamerarchiv de Viena, que se construye en 1846, y el Public Record Office de Londres, de 1851 (23). En Francia entre 1870 y 1900 se construyeron diecinueve archivos y otros tantos entre 1901 y 1919. En la Instrucción de 8 de agosto de 1839 ya se dice que el local debe estar al abrigo de la humedad y del fuego y en el Reglamento General de 6 de marzo de 1843 que esté aislado, seco, limpio, con pararrayos y separado enteramente del despacho del archivero en razón de la estufa (24). El edificio del Ministerio de Justicia de la URSS, construido en 1886, tiene techos de doce metros de altura con estanterías metálicas hasta arriba, si bien está hecho en material incombustible y dividido en catorce compartimentos aislados unos de otros por gruesos muros, Tiene pasillos de acceso de 1,20 y galerías de circulación que dividen cada compartimento en cinco pisos. El (20) Giovanni Cechini, en <
El ediJicio en su evolución histórica

Figura 52.-Edificio

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del mism'o archivo de Texas en 1960.

del Ministerio de Marina de Leningrado, construido en 1887, tiene tres pisos y es muy semejante (25).

En España el de la Cámara de Comptos de Navarra se acabó de construir en 1898, siendo ampliado en el siglo siguiente. En Iberoamérica el primer edificio construido exprofeso para archivo fue el de Panamá, inaugurado en 1924,situado un poco alejado del centro urbano y con estanterías metálicas. Le siguieron Venezuela y Uruguay, en 1926, y Cuba, en 1944, cuyo edificio fue construido con el dinero obtenido de un impuesto en estampilla de 10 centavos en todas las certificaciones oficiales o públicas de la n f i n (26). En estos años se extiende por Europa la construcción de archivos de nueva planta, aunque muchas veces unidos a biblioteca. El primer archivo, que sepamos, que separa netamente lo que son dependencias de lo que son depósitos es el de Dalhen, cerca de Berlín, que comenzado antes de la primera guerra mundial se terminó en 1923 (27). En la URSS a partir de 1936 comienzan a construirse nuevos edificios (28) pero es a partir de 1940, en que

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(25) I. Voronin. .La construction des batiments d'archives en URSS» (Archivum, VII, 1957, pág. 3). (26) Emeterio Santovenia. «El Archivo Nacional de Cuba. (Archivum, VII, 1957, págs. 59-60). (27) Ingwar Anderson, informe citado en la nota 3. (28) I. Voronin, obra citada en la nota 25.

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El archivo. Instalación y COnSerVaClÓn

se realiza el archivo de Berna, cuando se acrecienta el interés y la preocupación por las instalaciones específicas para estos fines. Llevados por esta preocupación se crea por entonces en España la Junta Central de Archivos, Bibliotecas y Museos encargada de hacer los informes sobre las nuevas construcciones gracias a cuyo asesoramiento comenzaron a mejorar los edificios en cuanto al empleo de material incombustible, puertas de seguridad, rampas de rápida evacuación de documentos y otras medidas semejantes (29). Después de la segunda guerra mundial, en que tantos archivos se pierden, se siente más apremiante la necesidad de construir buenos depósitos que aseguren la conservación de los documentos ante cualquier circunstancia. En 1950, en el Comité Iberoamericano de Archivos del Instituto Panamericano, se llegó al acuerdo de formar en La Habana una oficina central que reuniese todas las experiencias de la construcción para asesorar a los colegas y que éstos lo hicieran al arquitecto (30). En las reuniones del I Congreso IberoAmericano-Filipino, celebrado en Madrid en 1952, los archivistas señalan claramente la necesidad de la funcionalidad de los edificios de archivo (3 1), recibiendo los arquitectos el asesoramiento de los usuarios. Francia comienza una larga serie de construcciones de archivos departamentales a partir del del Alto Garona, edificado en Toulouse entre 1954 y 1955, que ofrece la entonces novedad de estar levantado sobre pilastras para evitar la humedad por capilaridad (32). En Italia constituye un gran adelanto en la construcción de archivos el de Udine, acabado en 1955, también sobre pilastras pero esta vez en evitación de las termitas y con el espacio de las pilastras semicerrado (33). En Alemania se construye el Landersarchiv de Coblenza, también de traza funcional. En Noruega se levanta el edificio de los Archivos Nacionales en el centro de las nuevas construcciones de la Administración central, y en Suecia el Royal Military Record Office se construye pensando ya en instalar en él una archivación densa (34). En Varsovia (Polonia) se construye en la Ciudad Universitaria un archivo de dos bloques unidos por un corredor, modalidad que veremos luego (29) Informe de M. Bordonau en el I1 Congreso Internacional de Archivos celebrado en Florencia (Archivum, VI, 1956, pág. 19). (30) Congreso Ibero-Americano-Filipino de Archivos, Bibliotecas y Propiedad Intelectual. Madrid, octubre-noviembre 1952. Actas, t. I, pág. 48. (31) Propuesta l.', ponencia 8 de la Delegación de ANABA en Barcelona del Congreso citado en la nota anterior. Acta 11. (32) Michel Duchein, obra citada en la nota 24. (33) Salvatore Carbone. .La moderna edilizia degli archivi. (Rassegna..., 1955, 111, págs. 251-279). (34) Ingwar Anderson, informe citado en la nota 3.


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repetida 'en otros archivos de diferentes sitios. La URSS inicia también una serie de edificios de hormigón y ladrillo construyendo treinta y ocho Archivos de Estado entre 1957 y 1964 (35). En Estados Unidos y los países nórdicos se inicia la novedad de los depósitos subterráneos, unas veces de nueva construcción (36), otras aprovechando excavados anteriores como el provincial de Mikkely, en Finlandia, unido el nuevo edificio por un corredor a un antiguo refugio antiaéreo excavado en la roca. En Dinamarca se hicieron los de Viborg y Copenhague. En Japón, en 1959 se propuso la fundación de los Archivos Nacionales y en 1960 se dio orden de remitir los documentos que se conservaban en las administraciones para reunirlos en el edificio de la oficina del Primer Ministro mientras duraba la obra. El edificio se comenzó en octubre de 1968 y se terminó en marzo de 1971. Tiene cuatro plantas sobre el suelo y otras cuatro bajo tierra. En España, en 1886, el 12 de octubre, se concluyen las obras del edificio propio para Archivo Histórico de Protocolos de Madrid, por iniciativa del ministro Francisco Silvela, siendo la obra del arquitecto Joaquín de la Concha Alcalde. Con arreglo al criterio de entonces se emplearon materiales incombustibles: vigas, puertas y ventanas de hierro. Igualmente estanterías metálicas. Hoy se considera que el hierro se funde a grandes temperaturas y se utilizan materiales más estables y resistentes al fuego. Ya en el siglo actual se construyeron edificios nuevos, aunque tampoco se ajustan a las condiciones que hoy exigiríamos. En 1952 se construyó el del Archivo Histórico Nacional y en 1965 el del Archivo Regional de Valencia, el primero de los cuales es el que más errores acumula. Fue preciso llegar a 1973 para ver terminado el del Archivo General de la Administración, que reúne todas, o casi todas, las condiciones exigibles. Los Archivos Históricos Provinciales se instalaron en Casas de Cultura de nueva construcción pero en la mayoría de ellos no se tuvieron en cuenta sus necesidades específicas (37). Otras veces se ha tratado de acondicionar viejos edificios construyendo de nueva planta un depósito añadido o reconstruyendo por dentro el viejo edificio. Ejemplos de lo primero tenemos en Italia el del Estado de Siena, en que se construyó otro cuerpo de edificio unido al viejo palacio Piccolomini (38), y en Francia el departamental de La Manche. En España se hizo lo mismo con los de las Chancillerías de Valladolid y Granada y se amplió el de la Cámara de Comptos. Ejemplos de los segundo podemos citar gran cantidad de ellos en Francia, entre los que destacaremos los Archivos (35) Table Ronde. Londres, 1965, respuesta de la URSS, págs. 147-148. (36) Se cita siempre como ejemplo típico el del Archivo Municipal de Estocolmo. (37) Cortés Alonso, Vicenta. «Los edificios y la documentación. Los Archivos Históricos Provinciales. (Bol. ANABAD, 1982,l-2, enero-junio,pág. 93). Recoge datos de los construidos entre 1931, fecha de su creación, y 1976. (38) Ubaldo Morandi, obra citada en la nota 5.

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Nacionales, los departamentales de Loiret, Finisterre y Bocas del Ródano (39). En Italia, el Archivo Central del Estado de Roma instalado en el EURE en 1952 (40). En Suiza, el de Basilea, al que se le hicieron tres plantas subterráneas (41). En España, los de Corona de Aragón, Simancas, Indias y el provincial de Orense, que en 1951 se instaló con las dependencias en la «Torre dos Brancos» y los depósitos en parte del Palacio Episcopal. Es de notar que a la primera concepción de estos archivos como meramente utilitarios se va a añadir más adelante la idea de lo bello cuidando su ornamentación. Los Archivos Nacionales de Washington son a este respecto un buen ejemplo por su fachada monumental neoclásica, tan del gusto de los edificios públicos de Estados Unidos. El Archivo del Estado de Georgia, de este mismo país, fue realizado con miras a que resultase un bello edificio (42). En Alemania podemos citar el Archivo de Coblenza que, destruido por las bombas en 1944, la parte destinada a personal y público ha sido decorada por buenos artistas (43), con cuyo criterio ha sido también ornamentado el de Renania-Palatinado. En Francia, el del Alto Garona ha utilizado una gran variedad de colores. El vestíbulo es mitad azul y mitad naranja, la sala de lectura de color amarillo azufre, en la de conferencias las paredes luminosas están pintadas de amarillo y naranja y las ciegas en azul y gris azulado. Finalmente, el suelo es de cerámica blanca y azul. Y a este tenor de variedad de colores las demás dependencias. Realzan el decorado esculturas abstractas en bronce en los paramentos externos. En el Archivo de Cantal hay relieves al exterior y en el de las Ardenas en la sala de lectura (44). También el de Iskre, en Grenoble, tiene como decoración de la fachada un bajorrelieve del escultor Noel Papet, que representa al Delfín Humberto 11, personalidad histórica relevante de esta provincia (45). Quizá el más avanzado en este sentido sea el del Estado de Varsovia (39) El de Loiret, destruido en 1940, está instalado en la capilla y claustro de un también destruido convento de Mínimos (Archivum, VI, 1956, pág. 167). (40) Armando Lodolini. -La creazione di un grande archivio. (Rassegna..., XV, 1955, págs. 229-250). (41) Roth, P..Un proyect de construction souterraine pour les Archives de Bile.. Melanges offerts par sus confreres étrangeres i Charles Braibant. Bruxelles, 1959. Comité des Melanges Braibant, XX, 151 págs. (42) Wright, N. O. «What the Construction Company needs to know about archives» (The American Archiviste, 27, 1964, psgs. 495-497), llega a decir que un edificio de archivo será un notable personaje en cuanto diga: <
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(PolOnia), de planta totalmente original. El arquitecto ha jugado con las formas y colores para conseguir un efecto estético muy nuevo, perfectamente conjugado con su funcionalidad. La parte administrativa, redonda, destaca con fuerza sobre el fondo multicolor de los depósitos de conjunto cuadrangular formados por tres cubos superpuestos (46). En España el Archivo Histórico Nacional, de portada renacentista al gusto italiano, está por dentro ambientado imitando en parte el siglo XVI. A veces se trata solamente de evitar la monotonía y aspectos de pesadez que ofrecen los muros de los modernos depósitos totalmente cerrados. Así vemos que en Francia el Archivo departamental de Isere presenta estrías verticales y horizontales que resultan agradables a la vista, y el de Aix-enProvence está ornamentado con una especie de casetones alternados que mejoran su aspecto. En España el de Alcalá de Henares, construido para Archivo General de la Administración, va decorado en la zona de depósitos con unas líneas blancas horizontales que destacan sobre el rojo del ladrillo, anulando la impresión de mole de ocho plantas que tiene en realidad. También se ha pensado que en su aspecto exterior debe responder al tipo de construcción del país (47). Ya en 1963, en la reunión de la VI11 «Table Ronde., que tuvo lugar en Budapest (48), surgió la clara distinción, que hasta entonces no había aflorado, de considerar los archivos según la clase de documentos que tenían o iban a recibir, y según la función que tuvieran que desempeñar. Con arreglo a lo primero podían ser archivos de documentos clásicos o de documentos audiovisuales, denominación que empezaba a surgir, y con arreglo a lo segundo se planteó la división en inmediatos, intermedios e históricos, lo que obligaba a aplicarles tratamiento diferente (49). Los archivistas de Estados Unidos se mostraron partidarios de no separar unos de otros sino tenerlos contiguos, bajo el mismo mando, pero consideraron dos tipos diferentes: los costosos, como la torre de Pensylvania, y los económicos utilitarios, como el de New Hansphire y el del Estado de Washington. La Unión Soviética se inclinó por la permanencia de los archivos universales, sin distinción de fondos. La República Democrática Alemana fue de opinión de que los archivos intermedios estuvieran adosados a la administración productora y los edificios antiguos, tales como castillos, se conservasen para los grandes depósitos del Estado, dejando la aplicación de las nuevas normas para la construcción de archivos nuevos más pequeños. También se planteó la duda de si se debía abandonar la idea de instalar (46) L. Kolaz et W. Parczewski. <
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archivos en los edificios viejos, ya que, en principio, si se querían adaptar resultaban caros. Los franceses matizaron diciendo que en los viejos había que hacer alguna distinción: los que por encontrarse vacíos se podía disponer plenamente de su espacio interior aprovechable, después de una mínima adecuación, o aquellos otros que por tener pisos y muros que abatir no resultaban ventajosos. Otro colega mostró sus preferencias por los nuevos y un tercero pensó que, al conocerse ya bastante bien las técnicas de conservación y restauración, los antiguos edificios le parecían menos malos, puesto que se podían corregir las deficiencias. En cuanto al costo que acarreaba todo esto, la República Federal Alemana aportó los datos obtenidos en la reconstrucción del Hauptstaatsarchiv, de Munich, que, derruido por las bombas, lo más costoso había sido atender a las nuevas necesidades, respetando la parte artística del edificio (50). Suecia se inclinó por la conservación de los edificios antiguos. Bélgica propuso la solución intermedia de construir anexos nuevos para edificios viejos. Italia mostró su preferencia por los nuevos pero también apuntó la fórmula de que los documentos viejos permanecieran en los viejos edificios, construyendo sólo nuevos para los nuevos. Por su parte Yugoslavia aportó la novedad de que en una fábrica de Eslovenia se estaban empezando a producir edificios de archivo prefabricados. Finalmente los Estados Unidos dijeron que ellos no tenían ningún problema al respecto puesto que sus archivos eran todos de nueva construcción y no habían padecido las destrucciones de la guerra. Se había dado el primer paso para plantear los problemas de la construcción a nivel internacional, de modo que en la siguiente reunión, celebrada en Londres en 1965, se continuó y completó el tema, reconociendo que no se podía generalizar por existir tantas diferencias entre unos archivos y otros (51). Surge como consecuencia la necesidad de conocer cuántos y cuáles eran, por lo menos, los grandes y medianos depósitos de archivo del mundo, noticias que fueron recogidas en la revista «Archivum»de este mismo año, y que culminaron con la publicación del «Anuario Internacional de Archivos», puesto al día hasta 1975 (52). El tema de cómo se debe construir un archivo se dio ya por estudiado y concluido con aquellas reuniones, no obstante lo cual siguieron publicándose valiosos trabajos sobre puntos concretos que habían quedado sin plantear o no bien aclarados. En líneas generales fue muy provechoso pero van surgiendo nuevos problemas que hay que resolver conforme vamos teniendo más conocimientos técnicos y más conocimientos prácticos. Es por esto que hay que conocer qué es lo mejor, por ahora, para construir un edificio dedicado a archivo, lo que a su vez nos servirá para poder adaptar lo mejor posible un edificio viejo.

El edificio actual. Condiciones previas Dejando a un lado los problemas de carencia de espacio que obligan a tener la documentación repartida en varios depósitos adaptados a su fin, tal cual ocurrió en varios archivos de Austria y en el de Coblenza (Alemania), e incluso pagai alquiler por ellos como en Francia los de Aix-en-Provence y el de Fontainebleau, o en Inglaterra el de Ashridge, vamos a tratar de exponer aquí las condiciones que debe tener cualquier depósito de archivo, intermedio o definitivo, de nueva planta. Cuando nos dan la posibilidad de elegir dónde desearíamos instalar, sea en local viejo susceptible de acondicionarse, sea para construirlo de nuevo, se nos presentan una serie de problemas que tenemos que conocer para poderlos resolver con criterio ponderado. Veamos cuáles pueden ser.

CONDICION DE EXENTO Un archivo depósito debe ser siempre un local exento, totalmente independiente de cualquier otro. No se aceptarán servidumbres de paso ni interferencias de ninguna clase. Su responsabilidad es mucha y necesita estar instalado en condiciones de asumirla. (50) Actas citadas, pág. 153.

(51) La Dirección General de Archivos de Rumania hizo presente que, a partir de este año de 1965, se obligaba a las administraciones y empresas a construir alojamientos adecuados para los archivos, contando, como novedad, con una sala de estudio para los investigadores en aquellos que fueran más importantes (pág. 161 de las citadas actas). (52) El primero en el vol. XV, publicado ya en 1969, y el segundo en los vols. XXII y XXIII.

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Son pocos los organismos, aun los de cierta importancia, que están en condiciones de ofrecernos un local adecuado dentro de su propio edificio, por lo que es preferible que se construya como planta independiente. Si esto no fuera posible hay que tratar de adaptar lo que nos den a lo que debiera ser por medio de las obras necesarias que modifiquen sus condiciones. Esta necesidad de independencia se hace palmaria cuando se trata de instalar un archivo definitivo, o de fondos históricos, que no va a tener con la Administración ninguna relación viva.

UBICACION ADECUADA Conseguida en principio la independencia del edificio de todo archivo depósito, sea histórico o intermedio, la siguiente cuestión que se plantea es dónde debe construirse, para lo cual nos encontramos con tres tipos de condicionantes: culturales o científicos, económicos y, finalmente, cualidades específicas del terreno.

Los criterios sobre el punto de vista cuZturaZ han ido evolucionando, como consecuencia de la evolución de los conceptos de la archivística. Cuando el archivo era uno solo, de organización Única no diferenciada, sin distinción de la edad de los documentos, parecía aconsejable que se instalara siempre al lado de la propia Administración (1). Así vemos cómo a principios de este siglo el Archivo del Estado de Francia estaba en el Hotel Soubise, en París; en Inglaterra tenían el Public Record Office y el de la Torre de Londres. Lo mismo los Archivos Generales del Reino de Bruselas, el Hauptstaatsarchiv de Dresden y el Staatssarchiv de Viena. Por contra en España mientras el Archivo Histórico Nacional se encontraba en una de las zonas mejores de la ciudad, el archivo depósito de la Administración, o Archivo General Central, se había instalado en Alcalá de Henares a 29 kilómetros de la capital, a la vez de que el archivo de la Administración del Reino creado por Felipe I1 en Simancas (Valladolid) continuaba en el mismo sitio, hechos censurados por algún archivista de la época (2). Sin embargo no éramos los Únicos. El Reichsarchiv de Alemania se había instalado en Postdam y el archivo secreto del Estado prusiano se había llevado a Dahlem, cerca de Berlín. Algunos trataron de resolver el problema de un modo ecléctico (1) Este tema fue objeto de estudio en la XVIII -Table Ronde» celebradaen Nairobi en 1978. En la ponencia presentada por Christian Gut y Bernard Matieu se declararon partidarios de cerca Estados Unidos, Bélgica, Polonia y Rumania y lejos Alemania Federal, URSS y República Socialista Checa. Canadá puso por condición que, si lejos, el acceso fuera fácil. (2) Eugenio Casanova se lamentaba ya de ello en su .Archivistica., Siena, 1928, 2."edic., pág. 33, y más recientemente Duchein incide en el mismo criterio en <
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proponiendo llevarse los depósitos a la periferia pero dejando sus dependencias de trabajo al lado de la Administración, lo que nos llena de perplejidad al pensar cómo podrían realizar su trabajo estando ellos por un lado y los documentos por otro (3). Hoy, separados los fondos de archivo inmediato de los de archivo depósito algunas entidades han llegado a la solución de pasar a microfilm los documentos y expedientes que puedan tener todavía vigencia legal para guardarlos en sus rollos en un sector especial del archivo «vivo», mandando los originales a depósitos en la periferia, y aún algunos han procedido así con la totalidad de los documentos que producen a partir de concluida su tramitación. Pero esto plantea el problema de la carestía ya que se va a microfilmar todo, tanto sea su conservación provisional como definitiva. Las opciones de quienes adoptan el archivo en microfilm se reparten en tres tendencias: filmar sólo lo útil destruyendo lo inútil, filmar todo y destruir el original, o filmar todo o parte pero conservar en otro sitio el original. La realidad es que no debe resolverse en términos absolutos sino relativos. El edificio conjunto para documentos de poco uso, pero todavía con interés para la Administración, y documentos históricos sólo es admisible hoy para pequeñas cantidades, debiendo instalarse desde el primer momento en diferentes sectores del edificio y en cuanto adquieran cierto volumen en pabellones independientes. La respuesta es más sencilla si nos atenemos a su finalidad. Si el archivo es un depósito que recibe periódica y reglamentariamente documentos de poca o ninguna necesidad para la gestión de la Administración que los ha producido no importa que se encuentren algo alejados de ella siempre que esté en sitio con buenos medios de comunicación. Esto favorecerá una instalación económica puesto que el terreno va a ser más barato en la periferia. que en el centro del núcleo urbano. Sólo se justificaría un local céntrico si se trata de aprovechar un edificio ya existente que reúna buenas condiciones (4). El criterio descentralizador para este tipo de archivos ha sido ya seguido por la Administración francesa que tiene establecida una (Kitté International des Archives. a pocos kilómetros de París, en Fontainebleau, al lado de la carretera nacional del Sena, en lo que ha coincidido también la Administración belga que ha hecho su depósito a 50 kilómetros de Bruselas. También han seguido este criterio en Londres que tiene un depósito en Hayes, y en Berlín que lo tiene en Dahlem. La misma razón ha llevado a la Administración española a crear el nuevo Archivo General de la Administración en Alcalá de Henares, a 29 kilómetros de Madrid. Si por el contrario se trata de un archivo que guarda y recibe documentos totalmente históricos su situación debe ser, en principio, cercana a aquellos

(3) Casanova, obra citada, págs. 33, 34 y 40. (4) Recordemos que ya se hizo notar que era más barato adecuar un edificio viejo que construir uno nuevo, pero a veces esto redunda en una más baja calidad de instalación por tener que adaptarse a lo existente.

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centros culturales que más puedan beneficiarse de su consulta o formar un conjunto de elevado nivel intelectual. Tal criterio se siguió al instalar el Archivo de Stuttgart, en Alemania Federal, el Archivo Nacional de Viena y el del Estado de Roma cuando se puso en el Palazzo della Sapienza (5). El Archivo del Reino, de Bruselas (Bélgica), se hizo nuevo en la zona llamada Monte de las Artes donde están reunidas instituciones culturales, al lado de otro edificio nuevo que es la Biblioteca de Alberto I. El Archivo Histórico Nacional de Madrid, que estuvo primeramente en el Palacio de la Biblioteca y Museos Nacionales, hoy está enclavado en el recinto del Consejo Superior de Investigaciones Científicas, al lado de donde estaba su Biblioteca General. Lo que sí debemos tener siempre muy en cuenta es que nunca debemos sacrificar una instalación adecuada a una situación física que favorezca la investigación, aunque pesen también estos intereses, siempre que ese lugar alejado tenga buenas comunicaciones para el acceso de usuarios e investigadores (6).

COSTO Estas premisas respecto a su ubicación van a ser fuertemente condicionadas por la carestía del suelo. Cuando se considera la conveniencia de construir edificios nuevos o adaptar viejos pesa bastante el factor económico. En el Congreso de Bruselas de 1965 se mostraron diferentes opiniones basadas principalmente en el importe del solar. La representación de Bélgica mostró su preferencia por ahorrar este costo aprovechando viejas iglesias que por su construcción sólida eran fáciles de adaptar. En Alemania se manifestó la tendencia a alojar los archivos en castillos, también por razones parecidas. La delegación de Estados Unidos se inclinó por adoptar edificios viejos o construcciones baratas sólo para los archivos intermedios, en que el papel está de tránsito, pudiendo citar de la última modalidad los de New-Hampshire y el del Estado de Washington. En general todos concuerdan en considerar que los edificios nuevos con todas las condiciones exigibles deben ser principalmente para los archivos históricos o definitivos. En España la construcción exprofeso ha sido escasa por su elevado costo pero se han acondicionado muchos de los depósitos de nuevas instalaciones. En realidad el factor económico es uno de los principales condicionantes de la ubicación de los archivos, dando lugar a dos fenómenos diferentes. El

(5) Este Último luego en el edificio de la EUR. (6) El Archivo General de la Administracíón, en Alcalá de Henares, cuenta con un autobús de transporte oficial y autobuses públicos cada cuarto de hora.

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primero es la mucha frecuencia con que se aprovechan edificios viejos para nuevas instalaciones tratando de acondicionarlos en su estructura, o mejorar los ya instalados. El segundo es que muchos de los archivos de nueva planta se han construido en la periferia de las ciudades e incluso a varios kilómetros de ellas. En algunos de los instalados en edificios religiosos en Francia se han hecho grandes obras. Así en el citado de Loiret (Orleans) los depósitos están estructurados en seis pisos levantados dentro de la nave de la iglesia y dos de las alas del claustro, previamente cerradas. Para local de trabajo se ha utilizado la sacristía y se han añadido algunas dependencias. En el de las Bocas del Ródano (Marsella), que ya se citó también, ocupa la capilla de un colegio de jesuitas que no tenía culto desde 1906, la capilla se vació completamente por dentro levantando una estructura auto-soportada con cinco pisos de hormigón sobre la planta baja. Se puso un muro a la parte del coro por ser poco utilizable para archivo y se dejó para asuntos de la parroquia. Luego se extendió también el depósito por lo que fue sala de actos, con cinco pisos de hormigón y metal. En el Archivo comunal de Delft (Holanda) se ha aprovechado una vieja casa del siglo XVI construyendo al lado el depósito. En España se mejoraron los depósitos de los tres archivos generales que están en viejos edificios. El Archivo de la Corona de Aragón fue dotado de un sistema de archivación densa con detección de entrada por célula fotoeléctrica, en el de Indias se realizaron bastantes obras y en el de Simancas se puso una parte de los depósitos por sistema de celdillas. A los de las Chancillerías de Valladolid y Granada se les dotó de depósitos de nueva construcción contiguos a los viejos edificios en que se instalaron las dependencias. Cuando no se han conseguido o no se han deseado viejos edificios es frecuente que la carestía del suelo haya producido su alejamiento del centro urbano. En este caso se encuentran muchos de los archivos departamentales de Francia entre los que podemos citar el de Cantal (Aurillac), el del Norte de Lille, el de Isere en Grenoble o el de Toulouse. En Alemania el archivo del Estado de Marburgo y en Italia el de Udine. A la vez alejado y levantado sobre edificación de hace pocos años es el Archivo Central del Estado de Italia para el que se aprovechó la parte construida en las afueras de Roma para una exposición que no se llegó a realizar (EUR). En España se construyó el Archivo General de la Administración en Alcalá de Henares a 29 kilómetros de la capital y sólo se ubicaron en sitios céntricos el Archivo Histórico Nacional y los provinciales instalados en las Casas de Cultura. El problema queda en pie. Muchas veces tenemos que elegir entre un terreno céntrico caro y un terreno de la periferia más económico. Siempre que se asegure la fácil comunicación y acceso de los usuarios preferiremos un solar algo desplazado pero más grande que permita un buen aislamiento de seguridad y futuras ampliaciones a otro más céntrico pero más pequeño, donde la escasez de espacio, tras de producir inconvenientes de todo género, de las que no es la menor la proximidad de viviendas en cantidad masiva, nos llevaría posiblemente a resolver el problema para tan corto número de años

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que no compense el gasto de su instalación. Los inconvenientes de estar situados en medio de una aglomeración urbana son dificiles de paliar (7), mientras que los desplazamientos admiten la comunicación por diversos sistemas rápidos, como el teléfono, el teletipo o cualquier otro de los existentes (8). Conviene también tener en cuenta que la construcción en serie abarata el costo en el 20 ó 25 por 100.

CONDICION ESPECIFICA DEL TERRENO En cuanto a las cualidades específicas del terreno hemos de tener en cuenta no solamente su configuración sino muy principalmente la naturaleza del suelo y condiciones fisicas que le rodean. En circunstancias normales la construcción debe ir siempre encaminada a neutralizar las posibles incidencias adversas del sitio elegido. No podemos construir lo mismo en un ancho terreno llano y soleado que en zona montañosa y fría. Según el clima resultante de los diferentes condicionantes atmosféricosdaremos a los depósitos -zona problemática de todo archivola orientación que mejor coadyuve a una estabilidad del grado de humedad y calor adecuados a la conservación de los fondos, así como a la cantidad de luz que pueden recibir. Cierto que una climatización artificial resuelve de plano el primero de los problemas pero son muchas las veces en que no puede efectuarse una instalación costosa y, aun pudiendo, siempre será menos el gasto de mantenimiento si las condiciones de que hemos dotado al edificio ayudan a conseguirlo. Como principio general los depósitos no los pondremos a mediodía en zonas cálidas, ni a norte en zonas frías, ni tampoco adonde azotan vientos húmedos y salinos, o resecos y cálidos. En todo caso siempre pueden aplicarse medidas correctoras pero es preferible no tener que hacerlo (9). Por otra parte un terreno puede tener peculiaridades que le hagan peligroso o insalubre, lo que debemos conocer realizando, si es preciso, los sondeos necesarios. Veamos cuáles son. a) Flojo o deslizable

(7) Se señala como típico el embotellamiento en casos de emergencia (fuego u otros), cuyos accesos deben además ser siempre aptos para paso de vehículos de transporte. (8) Se están realizando estudios constantes sobre el problema de transmisión de datos y documentos a distancia. El «telelifht» envía documentos dentro de cajas a gran velocidad por monocarril. En Moscú sirven documentos a varios kilómetros de distancia por conducciones de arrastre neumático. Citaremos como de grandes posibilidades la transmisión de imágenes por teléfono. (9) Véase .Medidas complementarias..

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A veces el sitio de que disponemos no reúne las condiciones de seguridad necesarias por no poder asentar los cimientos con la estabilidad precisa conforme al peso que han de soportar. Se trata generalmente de tierras de sedimentación, arenosas o de relleno. Hay un tipo de cimentación adecuado a base de una plancha de hormigón con celdillas cuadradas por la paite que apoya en el suelo, cuyas celdillas sujetan la tierra impidiendo el deslizamiento. En ocasiones el peligro proviene de actuar sobre terreno flojo alguna presión lateral o superior que puede provocar un corrimiento. En todo caso hay que profundizar lo suficiente hasta encontrar roca o capa firme (10). Con ello se evita también el peligro de una presión o una ondulación lateral o de debajo en caso de movimiento sísmico, aunque los efectos de este fenómeno geológico se ven a veces atenuados por el mismo enorme peso de la documentación y su compacidad (1 1). b) Húmedo Uno de los peores enemigos de que debe defenderse un archivo es la humedad (12). Con carácter general ha sido estudiado este problema por los arquitectos (13), siendo sus conclusiones de interés primordial para nosotros, ya que no sólo atañe a las buenas condiciones generales del edificio de archivo, sino por las consecuencias funestas para la conservación de los documentos. Actúa de manera indirecta facilitando los destructores bióticos. Sólo en casos extremos su acción es directa. Estos agentes bióticos necesitan unas condiciones adecuadas para desarrollarse de las que ésta es la principal: los únicos que no necesitan de ella son las termitas. Entre el 70 y 98 por 100 de humedad se producen hongos y bacterias. Los primeros provocan un cambio de coloración en el papel que distinguimos como «manchas», mientras que las segundas no. El daño que se produce siempre en la fibra de la celulosa es una hidrólisis que les hace perder fiexibilidad terminando por carbonizar el papel, del mismo modo que la acción lenta del calor, lo que se llama «destilación seca». El mayor daño lo producen las bacterias aunque a veces actúan sobre el terreno preparado por los hongos. Los daños se manifiestan por coloraciones vivas, preferentemente rojas, amarillas y azuladas, que sobre la fibra misma dan un tono crema, gris o pardo. En atención a estos peligros, directos e indirectos, nunca se instalará un archivo depósito en sitio arcilloso o pantanoso, próximo al mar o lago, o cercano arío, acequia o cualquier otra masa o conducción de agua que pueda

(10) El Archivo comunal de Delft (Holanda) fue preciso cimentarlo sobre pilastras hundidas muy adentro. (1 1) Casano, obra citada, refiere el caso del archivo de Calabria. (12) Dice Kraemer Koeller en su «Tratado de la previsión del papel y la conservación de Archivos y Bibliotecas., 2.' edic., vol. 1, pág. 817, que si aparece humedad en un archivo de nueva construcción el Único remedio, si le hay, es encarcelar al arquitecto. (13) Ya en 1966 el Instituto Nacional de la Vivienda, en Madrid, realizó un Seminario sobre el acuciante tema <
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producir inundación en condiciones meteorológicas adversas, por rotura fortuita o situación de emergencia. Es preciso recordar que en ciudades situadas en llanuras o valles profundos, sobre todo en las marítimas, aunque el suelo aparece seco, sin embargo el agua se encuentra a poca profundidad. Habrá que eludir los lugares que se encuentren al abrigo de una colina o monte, lo mismo que a orillas de un río, sobre todo si corre a mayor nivel que la ciudad. Tampoco aceptaremos terrenos propicios a encharcarse con agua de lluvia, riego de zona de jardines o huertos próximos, o recibir torrenteras de terrenos más elevados. En cualquiera de estos casos la humedad puede atacar al edificio y dañar los documentos por absorción o capilaridad, por filtración, o por condensación. La humedad por absorción o capilaridad es debida a la tensión superficial. Disgrega los morteros de los revocos e incluso de las fábricas de los muros de carga amenazando su estabilidad. Se manifiesta a nivel del suelo en una altura de 0,40 metros por encima del suelo y 0,60 metros por debajo, aunque a veces alcanza la altura de un metro o más. En un muro orientado a norte subirá más que en un muro orientado a sur no sólo porque al disminuir la temperatura aumenta la tensión superficial, y por tanto la capilaridad, sino por tener menos evaporación. A veces un muro puede contener hasta un 30 por 100 de agua. Esta humedad puede presentar tres modalidades: dispersa en la superficie, de origen fácilmente reconocible, difusa homogéneamente bajo la superficie, de más dificil localización de procedencia, y profunda inagotable. En el primero de los casos habrá que desecar el terreno por drenaje y proceder a desviar el agua que lo encharcaba. En el segundo y tercero se hace preciso un sistema de drenaje permanente que garantice un mínimo de desecación (14) o profundizar hasta llegar a capa firme realizando después una construcción con todas las prevenciones necesarias. Construir en terreno acuoso es caro y complejo. Como medida general hay que utilizar para los cimientos materiales densos, no porosos. Hay que evitar por todos los medios el contacto del agua del subsuelo con los muros de los sótanos, lo que se consigue construyendo una zanja que haga de cámara de aire vertical por el exterior del muro perimetral. Los muros de los sótanos deben llevar mezclado al hormigón sustancias hidrófugas que hacen que la absorción sea un 60 a 70 por 100 más lenta. También se consiguen buenos resultados con dos capas, una de grava y otra de hormigón, de 5 a 7 centímetros de grueso. Hay que profundizar mucho los cimientos hasta encontrar asiento más firme y evitar la proximidad de árboles cerca de los muros, así como es buena medida rodear el edificio de una acera suficiente para que no se estanque el agua de lluvia en la zona próxima a los muros. Hay que evitar igualmente que el agua suba por los muros por esta misma capilaridad, lo que se consigue coronando la cimentación con láminas asfálticas, plancha de plomo o capa de material hidrófugo. También construyendo una cámara de aire horizontal por debajo del pavimento. Estas

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cámarás cerradas tienen a la vez una acción anticondensante al reducir la inercia térmica del suelo. Los tabiques, o contramuros, no deben tener contacto alguno con las paredes expuestas a la humedad. Las capas impermeabilizadoras (mezclar anthidro al hormigón) son de uso correcto como barrera horizontal y sobre la superficie externa de los muros bajo tierra. Pero sería contraproducente utilizarlas en el interior de muros de plantas porque al impedir la salida del agua por evaporación provocaría la ascensión de las humedades. Todas estas medidas arriesgan siempre un posible mínimo fallo además de encarecer la construcción. Por este motivo cuando al peligro de humedad por absorción se une el peligro de inundación se aconseja construir la parte de los depósitos del archivo sobre pilastras de cemento armado enterradas lo más profundo posible en el suelo, dejando un espacio libre o cámara de aire abierta equivalente a una planta sobre cuyo espacio se construye lo que ha de ser la planta primera. Este espacio libre puede ser aprovechado para accesos,jardinería o aparcamiento, esto último con las debidas precauciones. A este tipo de construcción corresponden el archivo del Alto Garona, en Toulouse (Francia), y el Archivo General de la Administración, en Alcalá de Henares (España). El peor situado es el de Toulouse que sobre estar lejos del núcleo urbano se encuentra en zona próxima al Canal de Midi (filtraciones, humedad ambiental y objetivo militar), agravando la situación el encontrarse en sus proximidades una fábrica (aire polucionado y objetivo militar). El de Alcalá de Henares está en terreno muy húmedo, relativamente próximo al río, pero no como para tener filtraciones, y sin amenaza tampoco de inundación por su escaso caudal. Esta clase de terrenos ofrece el inconveniente ae presentar grandes dificultades para construir cámaras subterráneas de seguridad. Sin embargo podemos citar el caso de la Cámara del Tesoro del Banco de España hecha a 35 metros de profundidad bajo la calle de Alcalá y con 20 metros de caudal de agua por encima, cuya amplitud es de 2.500 metros cuadrados de superficie. Este tipo de construcción de edificio de archivo es igualmente Útil para terrenos infestados por termitas o roedores. En cuanto a la humedad por filtración existen otros recursos, ya que se produce a través de los muros, cubiertas y ventanas, por lo que tiene más fácil remedio. La lluvia, nieve o vapor de agua producen grandes manchas en los paramentos exteriores. El moho suele aparecer en verano por efecto del calor (15). Las precauciones a adoptar, en cuanto a la Construcción,son las comunes a cualquier otro tipo de edificio. Bástenos saber que el material poroso reduce

(14) Es mas fácil drenar un terreno arenoso con vías de agua relativamente próximas que un terreno pantanoso. (15) Kraemer, obra citada, t. I, pág. 824, dice que los edificios de piedra arenisca conviene tratarlos con sustancias repelentes al agua.

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la inercia térmica de los muros perimetrales permitiendo la evaporación (16), que los muros de ladrillo cerámico, o a cara vista, son vez y media más vulnerables a la humedad que si están enfoscados. Hay que evitar el recubrimiento de estos muros con materiales impermeables tales como plaquetas vidriadas o azulejos, que pueden producir la acumulación de agua que resbala sobre las partes bajas del edificio. La inclinación de las cubiertas y correcto estado de los desagües tienen mucha importancia. Las ventanas o huecos al exterior deben evitarse en muros que reciban vientos húmedos y estar convenientemente retranqueadas y no enrasadas al paramento exterior de la fachada, así como protegidas por remates y antepechos. No es correcto aplicar a la parte exterior de los muros capas impermeabilizadoras porque quedaría cortada la transpiración, sobre todo si los muros están orientados en la dirección del viento dominante. En cambio sí pueden utilizarse aislantes en la capa del revoco interior. De este modo durante el día se produciría la evaporación al exterior del agua que haya absorbido la pared, siendq imposible el movimiento inverso durante la noche ya que está cortada la comunicación capilar al interior. Tampoco entrará la humedad durante el invierno cuando por hacer más calor dentro se origina una corriente inversa de humedad. Si a la pared se le ha hecho una cámara de aire debe ser ventilada por registros en su parte superior e inferior (17). Será preciso aislar especialmente las paredes expuestas al noroeste o a la dirección del mal tiempo, debiendo ser totalmente cerradas o a lo más llevar aberturas en proporción de 0,l por metro cuadrado, o por 100metros cúbicos de ambiente. También deben evitarse patios interiores y orientar la ventilación lo más posible en sentido vertical. Como productos aislantes están las pinturas asfálticas, que contienen cierto porcentaje de caucho clorado. Generalmente llevan dos manos, que se cubren con el revoco antes de haberse secado enteramente. El problema se agudiza si se construyen depósitos subterráneos en terrenos húmedos, o susceptibles de recibir eventualmente una gran humedad por arrastre de aguas. La solución puede ser abrir una zanja a todo lo largo del muro de la parte amenazada para rellenarlo de guijo y cubrirla con losas, teniendo el cuidado adicional de dotar al tejado de grandes voladizos para que no caiga el agua de lluvia sobre la zanja (18). La humedad por condensación es la más peligrosa para los fondos documentales, tanto porque puede pasar a veces cierto tiempo desapercibida como por la gravedad de los daños que produce. Se manifiesta sólo cuando por saturación total del ambiente se produce sobre las paredes el llamado «punto de rocío». No penetra en los muros pero al fijarse en la superficie favorece la formación de moho. Los efectos sobre la documentación son (16) Las estructuras adicionales aumentan la resistencia térmica de los muros perimétricos. (17) La cámara de aire entre dos paredes de ladrillo debe ser de 14 centímetros de espacio libre, con un grueso de 13 centímetros en los muros. (18) Kraemer, obra citada, pág. 826.


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semejantes. Su origen arranca de la existencia de cualquier otro tipo de humedad pero sobre todo se produce en zonas mal ventiladas. Por esta razón hay que evitar el uso de materiales compactos refractarios al agua en los paramentos exteriores ya que suprimen la porosidad de los muros y al quedar cortada la renovación del aire provocan la condensación. Deben evitarse igualmente los pilares de hormigón armado embebidos en los muros exteriores sin recubrir por el interior por producir «puentes térmicos» que favorecen la condensación. Hay pinturas anti-moho derivadas del petróleo que protegen los muros aunque, como es lógico, no la documentación. Estas pinturas contienen un porcentaje de caucho clorado y normalmente se aplican en dos manos poniendo encima el revoco antes de que esté seca la pintura asfáltica. El suelo se aísla con una capa debajo del parquet o de las baldosas, pero el mejor resultado se obtiene poniendo dos capas de pintura asfáltica y una intermedia de fibra de vidrio. Con la misma finalidad se utilizan pinturas porosas que por su capacidad de absorción del agua sirven de reguladoras de la humedad ambiental (19). Lo que no dejaremos emplear nunca son pinturas que lleven cola animal o vegetal, a menos que estén tratadas con estabilizadores que impidan la formación de hongos. Las mejores por ahora parecen ser las compuestas de amianto ya que las otras al aplicarlas producen gases inflamables. Otro de los sistemas de combatir la humedad ambiental es desecar la atmósfera. El más sencillo método de conseguirlo es asegurar una buena aireación en los depósitos a base de practicar pequeños orificios en muros opuestos, o de suelo a techo, jugando con la diferencia de temperatura del aire que establece una corriente entre ellos. En suelos y techos produce una corriente vertical desde las zonas frías de los sótanos a la más cálida de la cubierta del edificio. En los muros se produce una corriente horizontal entre las zonas norte y sur cuyo grado de caldeamiento es muy diferente. No obstante es preciso que este sistema esté muy bien montado para obtener resultados apreciables sin necesidad de ayuda mecánica (absorción e impulsión por ventiladores). En España podemos citar los casos de los depósitos del Archivo Histórico Nacional, la nueva instalación del del Archivo de Simancas y el de la Chancillería de Granada en los que no se ha conseguido la finalidad prevista (20). También pueden utilizarse ventiladores corrientes sobre todo en zonas donde a la humedad se une el calor, o con lámparas desecadoras en países que a la vez son fríos y húmedos, o también insuflando aire caliente en los depósitos por cualquier otro sistema que tenga la instalación de calentamiento fuera de los depósitos.

(19) Son también antitérmicas. (20) En el Archivo Histórico Nacional se ha buscado la corrientevertical por medio de unas conducciones a modo de chimenea en la pared de los depósitos, con ranuras tipo persiana para entrada y salida del aire. En el Archivo de Simancas son simples perforacionesenfiladas en techos y suelos, con una protección en la terraza.

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Existen aparatos deshumidificadores, fundados en el principio de la refrigeración, que absorben el agua ambiental y la condensan en un recipiente que llevan para ello, resultando curioso comprobar la cantidad de agua que había en la atmósfera cuando vemos la cantidad de agua que en poco tiempo se ha depositado en el recipiente. Otros se sirven de la propiedad de absorción de la humedad de ciertos productos químicos tales como la gelatina de silice o el fluoruro de litio. La cal, o clururo de calcio, da también buenos resultados. La utilización de ácido sulfúrico concentrado es peligrosa. Los aparatos empleados son regulables y su funcionamiento automático. En los depósitos del archivo de Ashridge (Inglaterra) utilizan máquinas desecadoras transportables. En el Archivo Histórico Nacional de Madrid (España) se utilizaron por una emergencia de humedad producida en el semisótano. El más barato sistema, pero también el menos eficaz, consiste en distribuir por los sitios menos ventilados del depósito recipientes conteniendo alguno de los productos que absorben el agua en suspensión tal como ya mencionamos, renovando su contenido periódicamente. Pero esto sólo vale para depósitos muy pequeños y con poca humedad. Se necesitan de 30 a 40 kilogramos de cal viva al día por metro para neutralizar un 90 por 100 de humedad. A veces cuando se trata de viejos edificios se hace preciso aplicar el procedimiento de electro-osmosis, lo que resulta bastante caro. Lo que nunca haremos es abrir periódicamente puertas y ventanas para que se renueve el aire húmedo de los depósitos. Esto provoca una mayor condensación del agua que tiene el aire en suspensión con efectos contrarios a la que se pretende. Por ignorar este fenómeno físico se perdieron entre 1944 y 1945 muchos documentos encerrados durante la guerra en bunkers en Alemania. Las ventanas darán a pasillo, nunca directamente a los depósitos. El grado de humedad deseable es estimado en general como un 50 a 60 por 100. Por bajo de un 30 por 100 los pergaminos y papeles se vuelven quebradizos por efecto de la deshidratación y con un 75 por 100 se desarrolla el moho. No obstante estas cifras se ven modificadas por la temperatura ambiente. En un depósito cuya temperatura oscile de 16 a 1P posiblemente no sea su efecto muy nocivo pero si pasa de 20 Ó 25O, coincidiendo con una humedad de más de 70 por 100 se desarrollan las esporas de los hongos y las bacterias (21). Tengamos en cuenta que los daños producidos por la humedad en los documentos son de gran importancia habiéndose perdido muchos fondos por este motivo. Cuando se ha llegado a producir el moho (hongos) es preciso realizar en los sitios afectados pulverizaciones fungicidas, sin perjuicio de proceder a sanear los documentos afectados en el laboratorio correspondiente. La humedad descompone los pergaminos (materia animal) y ablanda los papeles (materia vegetal) diluyendo además las tintas. El daño en las fibras de la celulosa por hongos es siempre una hidrólisis que les hace

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(21) Las bacterias no producen coloración, los hongos sí.


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perder flexibilidad. El mayor daño lo provocan las bacterias aunque a veces precisen para su desenvolvimiento la preparación del papel por la acción de los hongos. Cuando se utilizan aparatos desecadores deben regularse debidamente para que no sobrepasen las cifras máxima y mínima deseables. Para la observación vigilante habrá distribuidos por el depósito higrómetros que nos tengan al corriente en todo momento y en cualquier época del grado de humedad existente. Los llamados .de pelo» (22) son de gran sensibilidad pero no sirven para ambientes por bajo del 30 por 100 o por encima del 80 por 100 de humedad. c) Seco Un terreno reseco y polvoriento tampoco es bueno para un archivo, aunque sus daños sean de menor grado. Puede favorecer la erosión del edificio. Además las tierras polvorientas en verano se convierten en puro barro con las lluvias del invierno. El polvo es nido de insectos y deteriora y envejece el papel: los documentos con excesiva sequedad se vuelven frágiles y quebradizos. En un ambiente reseco será preciso proceder a la humidificación adecuada que lo contrarreste. El polvo producido por sequedad se combate desterrando toda suerte de alfombras o esteras, así como pavimentos de corcho. Si fuera de cemento debe estar tratado especialmente para que no suelte polvillo (cemento flojo) o de lo contrario recubrirlo con alguno de los revestimientos de polivinilo que hay en el mercado, bien en láminas que se adhieren con una capa de pasta especial, bien en pasta que se extiende con una espátula, bien con barniz que se aplica a pincel. Este último procedimiento es el más barato pero también el que se desgasta antes. También puede revestirse de losetas de caucho o linóleum pero es más caro y puede posarse el polvo en las junturas. Las paredes tendrán los ángulos redondeados para que el polvo no se fije en ellos ni se hagan nidos de insectos y estarán cubiertas de pinturas oleaginosas o plásticas, que no retienen el polvo, y además las últimas citadas pueden limpiarse con bayeta humedecida. No se utilizarán para limpieza escobas, zorros ni plumeros, que revuelven el polvo pero no lo eliminan. Se realizarán limpiezas periódicas con aspiradores especiales para no arrastrar los papeles. Para la limpieza directa de papeles puede utilizarse una máquina vibradora-aspiradora que actúa después de colocar los papeles entre dos parrillas de tela metálica. La entrada de polvo se evitará si tenemos una presión alta que impide que entre del exterior al abrir las puertas de acceso y también implantando filtros de lana de vidrio en las entradas de aire, lo que puede aplicarse a las tomas para aire acondicionado (23). 7

(22) Funcionan por dilatación o contracción de un cabello a efectos de la humedad. (23) La URSS, Dinamarca y Rumania lo propusieron ya en el I11 Congreso Internacional de Florencia de 1956.

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En suma, un archivo situado en terreno polvoriento dará mucho trabajo. El polvo se puede combatir pero es muy difícil de eliminar. d) Infestado Sea cual fuere el tipo de bichos que invaden un terreno (insectos, roedores, termitas, etc.) (24) es de todo punto necesario practicar una desinfestación antes de comenzar a construir. Puede utilizarse un preparado de DDT en solución al 5 por 100 en petróleo, que se aplica en aspersiones regulares o mejor inyectándolo a profundidad. Una vez saneado para que esta salubridad se mantenga será necesario hacer una zanja vertical aislante de hormigón a bastante profundidad todo alrededor, mezclando el hormigón con una determinada cantidad de sustancias insecticidas, ya que las termitas a veces se deslizan entre las grietas del propio hormigón. Por este motivo en ocasiones se prefiere una barrera de metal. También puede construirse haciendo un vacío sanitario bajo el suelo de la planta baja y alrededor del edificio, o para mayor seguridad elevándolo sobre pilastras (53), del mismo modo que se indicó contra la humedad por capilaridad, pero incorporando DDT al hormigón de las pilastras y los muros. Con todo es conveniente practicar inspecciones periódicas para comprobar que la defensa es efectiva y en caso necesario repetir las aspersiones o inyecciones desinfestantes. Las termitas tienen una organización estatal superior a la de las abejas y se conocen más de 1.800 especies. Aunque hayamos evitado la penetración por el suelo hay que vigilar su posible penetración por los conductos u orificios de aireación ya que las hay voladoras. Por este motivo si se han cerrado las pilastras formando una cámara aislante será preciso poner una finísima tela metálica en los orificios de ventilación. Un magnífico ejemplo de cómo se ha realizado la instalación de un archivo en este tipo de terreno lo tenemos en el de Udine, en Italia, conocido mundialmente por ser el primero, que sepamos, que ha abordado el tremendo problema (25). Todas estas precauciones de construcción quedarían anuladas si no pasásemos por la cámara de desinfección y desinsectación todos los documentos que entren en el archivo, los que muchas veces traen ya las larvas. También deben inyectarse de productos antitermitas las maderas del interior que pudieran ser atacadas utilizando para ello productos activos pero nunca cloruro de arsénico que perjudica a las personas. Se recomiendan pulverizaciones no peligrosas en los depósitos y carritos portadocumentos, aunque estas pulverizaciones, por débiles, no lleguen a eliminar las larvas. Si la invasión adquiere caracteres graves es preciso avisar a un especialista. (24) Kraemer, en su obra citada, estudia todos los agentes bióticos, físicos y químicos, incluyendo entre los vertebradoslos murciélagos, los monos y elhombre, al que considera como uno de los más perjudiciales. (25) Carbone, Salvatore. «La moderna edilizia degli archivi» (Rassegna..., 15, 1955, pág. 251).


Figura 53.-Planos infestado.

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del archivo de Udine (Italia) sobre terreno

Los insectos bibliófagos se alimentan, según su especie, de la celulosa del papel, de las colas del papel o de la encuadernación, del cuero o de la tela de éstas. Unos se desarrollan en sitio húmedo y otros en sitio seco. En cuanto a.los roedores es preciso vigilar las bocas de aireación y los conductos de toda clase: calefacción, agua, aire. Si la invasión fuera grave conviene, como con las térmitas e insectos, avisar a especialistas (26).

MEDIO AMBIENTE Es también contraindicado para construir un archivo cualquier terreno enclavado en una zona de atmósfera polucionada por residuos fermentables o gases ácidos procedentes de combustión de carbonos y aceites (27), así como por cualquier clase de humo, cuya atmósfera se da generalmente en la proximidad de fábricas o factorías. La polución atmosférica es mayor en (26) Los clásicos cepos, que mencionan algunos autores, no nos parecen adecuados dado que supondrían una diaria vigilancia de los mismos para que su presa no se descomponga por olvido en cualquier rincón poco transitado. Hoy existen productos químicos que ingeridos por los roedores producen su muerte por provocar ingestión de exceso de líquidos, y otros, más eficaces y limpios, por el efecto contrario de desecación del animal. (27) Gas sulfuroso, dióxido de carbono, humo, polvo, etc. Este peligro fue ya denunciado en la «Table Ronde- de Nairobi en 1978.

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invierno, con tiempo brumoso, que en verano. La niebla cargada de polvillo de origen industrial mancha todo y no hay modo de quitar este polvillo de los papeles. Estos gases, humos o polvo, en contacto con el metal, forman ácido sulfúrico, sustancia altamente corrosiva. Dado que la mayor parte del papel actual, de mala calidad, contiene un porcentaje de impurezas metálicas puede comprenderse el peligro que le amenaza, aun cuando no es muy corriente que el aire alcance el grado de concentración necesaria para ser perjudicial. Cuando esto ocurre el papel se vuelve amarillento y frágil y se desmorona convirtiéndose en polvo. Por otra parte algunas veces para proteger los documentos del roce se utilizan carpetillas de papel y cajas de cartón cuyo grado de acidez no está controlado y esto viene a agravar el problema. Para detectar el peligro hay varios procedimientos consistentes en aplicar determinadas sustancias reactivas como si fueran tintas, las que producen una coloración determinada según el grado de acidez del papel sobre el que se hace la prueba. El procedimiento inglés es a base de cromo-creosol comercializado con el nombre de «B-CG. Ink». Con un 5,2 de PH el papel se pone azul, con un 4,5 verde y con un 3,6 naranja. El procedimiento francés da colores diferentes. La proporción Óptima, en la escala establecida de 1 a 10, es 5,5 por encima de la cual acusa falta de acidez y exceso de alcalinidad. Por debajo de 4,5 tiene exceso de acidez y peligro de corrosión, que llega a ser grave en las proximidades de 3. Remediar estos daños entra ya de lleno en el campo de las técnicas de restauración de documentos (28). La prevención de estos daños consiste en instalar filtros de entrada de aire que lo purifiquen.

ENCLAVE PELIGROSO Si como acabamos de exponer, la proximidad de industrias y factorías es perjudicial para los archivos, este peligro se aumenta si además manipulan o almacenan materias inflamables o de fácil combustión. En consecuencia se rehuirá la proximidad de almacenes o manufacturas de maderas, materias plásticas O papel, así como de combustibles tales como petróleo, gasolina u otras sustancias semejantes. En todo caso el edificio del archivo estará siempre aislado de los edificios contiguos por una zona de seguridad que impida que el siniestro ocasionado en uno de ellos pueda pasar al del archivo. Tenemos que prevenir también los peligros, en potencia pero totalmente existentes, que pueda entrañar la vecindad de objetivos militares en caso de guerra o revueltas internas (29). Anotemos en su larga lista los mercados, centrales eléctricas, estaciones de ferrocarril o autobuses, puertos marítimos y fluviales, aeropuertos, puentes o nudos importantes de comunicación, cárceles, cuarteles o cualquier instalación militar. En estas zonas en caso de guerra no solamente están expuestos a la destrucción directa sino a los perjuicios ocasionados por rotura de conducciones de agua o fluido eléctrico

El edificio actual. Condiciones previa7

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y proyección de escombros sobre el edificio. Porque si bien nos consta que una capa de cemento y acero ha sido suficiente protección para bombas de no demasiada potencia, no lo ha sido igual para las de mayor poder destructivo, que han podido perforar hasta cinco y seis planos de un edificio. Aún más difícil es defender los documentos de la acción devastadora de las bombas atómicas. La explosión de una de éstas origina un 50 por 100 de energía expansiva y el otro 50 por 100 de radiación térmica y nuclear. La protección que se haga para contrarrestar la onda expansiva sirve también para la radiación nuclear. Contra la radiación térmica suele ser suficiente que el material sea incombustible pero si se produce «tempestad de fuego» se hace necesaria una protección especial por el alto grado de calor que origina. En cuanto a poder evitar las consecuencias de la onda expansiva y viento fortísimo que origina sería necesario construir bloques con las mismas precauciones tomadas contra los terremotos, ya que las devastaciones que produce son similares (30). El archivo peor emplazado de que tenemos noticia respecto a estas consideraciones es el de Toulouse (Francia) que tras estar en zona de terreno húmedo y lejos del núcleo urbano se construyó cerca de la vía del tren (objetivo militar) y cerca también de una fábrica (objetivo militar y aire polucionado). El de Alcalá de Henares (España) tenía también el inconveniente de la proximidad de cárceles y cuarteles pero ya han sido éstos desplazados a la periferia desde hace algunos años.

La defensa de los documentos en caso de guerra constituye una preocupación tanto para los países que la han sufrido como para los que han sido meros espectadores de la catástrofe. De allí ha venido la prevención de alejar los archivos todo lo posible de objetivos militares. A su vez se ha estudiado el modo de prevenir en lo posible los daños derivados de esta contingencia. En el I Congreso Ibero-Americano-Filipino de 1952 se propuso la (28) El exceso de acidez se neutraliza con un baño de carbonato de calcio o magnesio, prestándole una defensa definitiva por sistema de laminación. (29) En la .Table Ronde. celebrada en Nairobi (Kenia) en 1978 se mostraron preocupados fundamentalmente por aquel peligro los italianos por los destrozos sufridos durante la Segunda Guerra Mundial, partiendo de los archivistas de Alemania Federal la atención al peligro del terrorismo. Kraemer, obra citada, vol. I, pág. 567, asegura que una <>,año XIX, núm. 116, nov.-dic. 1970, pág. 26, un informe sobre este tema expuesto por John Garrick y R. A. Willamson en la ponencia «Protection of vital records agains nuclear weapons effects», que había sido presentada en una conferencia nacional de la American Records Management Association basada en experiencias realizadas en el Instituto de Tecnología de Massachussets y pruebas realizadas en el polígono de experimentación de Nevada.

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señalización de los archivos con un signo visible, como se hace con los establecimientos hospitalarios, y se habló de los pactos «Roderich» y otros convenios internacionales de igual naturaleza. Sin embargo la falta de fe en que fuesen respetados llevó a buscar otras soluciones, que podemos agrupar en tres modalidades. Es una de ellas, quizás la más segura, construir los depósitos bajo tierra a salvo de bombardeos, incluso atómicos. Es otra dispersar los fondos alejándolos de las ciudades. La tercera propone construir sobre tierra pero con unas condiciones que merezcan cierta seguridad. En Francia, Bélgica y Polonia propusieron aprovechar túneles, pasadizos subterráneos, sótanos cubiertos de bóveda o galerías de minas abandonadas. Sin embargo la bóveda de piedra no resiste el impacto directo de una bomba. En los países nórdicos han realizado depósitos excavados en la roca, ya que la guerra pasada les ha demostrado que los construidos en superficie son siempre vulnerables (3 I). El edificio de los Archivos Nacionales de Helsinki estaba hecho sobre roca y durante la guerra excavaron dentro de los cimientos de 10 a 12 metros, en dos plantas, que comunican con el edificio por un ascensor. Ante tales perspectivas son muchos los que aconsejan que se hagan depósitos de seguridad bajo tierra. Si se trata de edificios sus sótanos deben ser abovedados. El Archivo Municipal de Estocolmo (Suecia) está excavado en la roca y lleva cemento en los techos. El de Mikkely (Finlandia) ha aprovechado un refugio construido durante la guerra pasada haciendo afuera otro depósito para lo más moderno (figura 54). En el Archivo del Estado de Coblenza tienen una cámara subterránea de seis metros de profundidad, con estanterías deslizantes para archivación densa que permiten meter en caso de peligro lo más valioso, y otro más pequeño para la documentación más moderna. Algunos se inclinan por tenerlos previstos sólo para caso de emergencia. En Estados Unidos han excavado en la roca galerías inmensas para guardar microfilmes a la vez que han puesto en práctica la dispersión de la documentación por centros rurales. Participa de este último criterio el doctor Winckler del Archivo de Baviera (Alemania) que propone alejarlos de los núcleos urbanos de cierta categoría a un mínimo de distancia de 30 kilómetros. Muchos se acogen a esta solución antes que hacerlos subterráneos por ser aquéllos costosos de construir y mantener: hay que asegurar el grado preciso de humedad y garantizar una buena aireación, lo que supone la dotación, no sólo de aire acondicionado sino de un grupo electrógeno para el caso, corriente en situaciones bélicas, de cortes de luz. Finalmente esta el grupo de los que se inclinan por hacer los edificios sobre tierra pero con unas condiciones especiales. Tal por ejemplo que sean de una sola planta de altura sobre el nivel del suelo para evitar el derrumbamiento por la fuerza expansiva. También que se construyan naves


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Figura 54.-Entrada por tunel cubierto al depósito dentro de la roca, antiguo refugio, del archivo de Mikkely (Finlandia).

separadas evitando la acumulación. Tenemos la experiencia de los Archivos Nacionales de Hungría con doce depósitos de los que uno sólo fue destruido por una bomba incendiaria durante la pasada guerra quedando a salvo los demás por estar separados entre sí. Otros propugnan que los depósitos sean totalmente cerrados al exterior suprimiendo incluso los pequeños puntos de luz o aireación. Resta por mencionar el experimento hecho por Estados Unidos en el polígono de pruebas de Nevada a cargo de miembros del Instituto de Tecnología de Massachussets (32) consistente en construir de un solo piso sobre el nivel del suelo un pequeño depósito de sección circular con cubiertas abovedadas y muros de tubo de hormigón o de acero ondulado. Cubierta toda la estructura de una capa de tierra formando un pequeño montículo los resultados han sido satisfactorios al comprobar que ha quedado protegido tanto de la radiación térmica como de la nuclear, sin que la onda expansiva haya podido hacer otra cosa que resbalar sobre su curva. No obstante resulta algo caro dado que los muros deben ser bastante gruesos, siendo también costosas las instalaciones que precisa -mecánicas, eléctricas, sanita(31) Sam Hedar anota en .On building archives., que ya entonces tenían muchos depósitos subterráneos suecos y americanos (Archivum, VI, 1956, pág. 83). (32) Véase trabajo citado en la nota 30.

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rias, etc.-, así como el tener que recubrirlo de una capa de tierra. Por ello sólo puede ser recomendable para una pequeña cantidad de documentos de alto valor, aconsejando para ciudades en posible peligro que tengan una parte del depósito de construcción abovedada por debajo del nivel del terreno, o en archivos pequeños, a ras del suelo, pero siempre con su estructura de sección circular, nunca rectangular, para eludir, en parte, el efecto de la onda expansiva, y realizado con tubos de hormigón de acero ondulado, con la misma finalidad.

Planificación y estructura Una vez determinado el lugar la cuestión que se plantea a continuación es la traza general del edificio, capacidad de los depósitos según la documentación que ha de recibir, resistencia de los mismos según el tipo de archivación (tradicional o densa) y materiales necesarios para que la construcción responda a las condiciones requeridas.

TRAZA GENERAL Para que un arquitecto sepa acertar en el proyecto de un archivo es de todo punto necesario que se le suministre una información previa, que se le mentalice sobre qué es y qué finalidad tiene un archivo y necesidades que implica. Es mejor que esperar a que trate de orientarse por su cuenta y haya luego que reformar todo. Nuestra compleja y variable sociedad da origen a grandes exigencias sobre la versatilidad del arquitecto que lo mismo tiene que construir un hospital que un edificio de oficinas, que una iglesia, que una urbanización de viviendas, que una fábrica. No se le puede exigir que sea experto en todo sino sólo que con su técnica sepa resolver nuestros problemas. La fuente de información suele ser la consulta de publicaciones técnicas donde se describen casos semejantes, así como la inspección personal de otros edificios ya construidos pero generalmente se olvida la más importante que es la consulta directa con los principales usuarios, con los archiveros que son los que saben por experiencia qué les falta y qué les sobra en sus viejas instalaciones. Desde el Director del centro hasta el portero podrán contarle al arquitecto muchas cosas sobre lo que debe hacer o no debe hacer (1). (1) Schoenberner, Robert A. «What the architect needs to know about archives>>(The American Archiviste, núm. 27, 1964, págs. 491-493.

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Todas estas necesidades deben ser luego comunicadas por escrito al arquitecto para que quede constancia y no pueda confundir nada de lo oído de viva voz. Tiene que tener un conocimiento exacto de las áreas y zonas fundamentales de que va a constar el edificio y proporción entre ellas, siendo fundamental la capacidad de archivación prevista y posibilidad de expansión de la misma. Debemos suministrarle un esquema que comprenda la función a realizar, área del edificio en que va a realizarse cada función, equipo que va a desarrollarla, necesidad de ritmo lento o acelerado de cada una de estas tareas, tipo de servicio a realizar hacia la Administración o el investigador, incluidos los servicios especiales que debe prestar a ambos. Todo el trabajo que desarrolla el personal debe ser indicado en un diagrama para ser tenido en cuenta desde el momento en que entra la documentación por el muelle de descarga hasta que se archiva definitivamente en los depósitos y se presta servicio con ella. La ubicación de los diferentes sectores de este circuito debe estar pensada de modo que facilite al máximo su cumplimiento. Un segundo punto que debe conocer el arquitecto es el tipo de estanterías, muebles o máquinas que van a ir en el edificio, tanto por la dimensión de los espacios, como por su forma, como por la resistencia de los suelos, como por cualquier exigencia particular que exista. El tercer punto es el más conflictivo, aunque a veces se dé la inmensa suerte de que no constituye problema, y es el presupuesto con que se cuenta. Esto puede modificar mucho todos los planes. Es muy conveniente que cuando estén hechos los primeros planos se pasen a revisión por los archivistas para asegurarse de que no ha habido ninguna mala interpretación.

ZONAS DEL ARCHIVO Todo edificio de archivo debe constar de dos zonas independientes claramente delimitadas: dependencias y depósitos (2). Algunos prefieren describirlas como tres: dependencias, laboratorios y servicios, y depósitos. Otros como cuatro: dependencias de trabajo, zona del público, laboratorios y servicios, y depósitos. Otros añaden comunicaciones: pasillos y escaleras (3). De uno u otro modo la realidad es que los depósitos deben constituir un bloque especial independiente, separado del resto por una zona neutra en que se sitúan las escaleras y elevadores. (2) Este criterio fue adoptado desde tiempo inmemorial. Ya en 1919 Charles Johnson, en <
PlaniJicacidn y estructura

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Esta separación está indicada no sólo por las diferentes condiciones técnicas que requieren ambos cuerpos sino también por la necesidad de protejer a la documentación de los hábitos humanos, costumbre de fumar, posible incumplimiento de control de uso por pura pereza, sustracción, así como a su vez proteger a las personas de los peligros de la acumulación de papel, facilidad de combustión, derrumbamiento por sobrecarga, etc. Las necesidades humanas son en muchos casos contrapuestas a las de los papeles, como por ejemplo la conveniencia de trabajar con luz natural, que perjudica a los documentos, aunque también tengan otras muchas comunes, que antes no se tenían en cuenta, tales como la limpieza, la ventilación y la temperatura y grado de humedad adecuados. Sin embargo el modo de satisfacer estas necesidades para unos y otras también varía. En los viejos edificios se entremezclaban ambas zonas pero desde comienzos del siglo actual se iniciaron las construcciones en esta forma, pudiendo citar entre los primeros el edificio del Archivo del Estado de Viena y el de Dresden, en los que se establece la intercomunicación entre ambos cuerpos de edificio por un Único puente cubierto lo suficientemente largo para evitar el peligro de que pueda pasar a las dependencias un incendio producido en los depósitos o viceversa. Algunos encuentran que esta separación es también buena para evitar los robos pero en la realidad esta precaución es prácticamente superflua, ya que éstos no suelen perpetrarse cuando están los documentos en los depósitos, en los que no podrían siquiera orientarse sin ayuda del personal, sino más bien en la sala de lectura, cuya rigurosa vigilancia es muchas veces verdaderamente difícil.

PLANTA Al trazar la planta de un edificio debemos de contar con una zona de seguridad todo alrededor del mismo. Un archivo, viejo o nuevo, debe estar separado de los edificios circundantes por una zona que puede utilizarse para los accesos o como zona ajardinada si el espacio es suficiente. Nunca estará su fachada enrasada con los demás edificios sino retranqueada lo suficiente para poder manejarse alrededor sin necesidad de utilizar la vía pública. En todo caso debe haber siempre una acera que le preserve de la humedad del riego de la zona ajardinada (4) y si i s preciso un foso a nivel de los cimientos que le preserve también de cualquier clase de filtración y amortigüe los ruidos y vibraciones de los transportes mecánicos de la zona circundante evitando la disgregación de los cimientos por esta causa. Esta zona de seguridad puede oscilar de 10 a 20 metros de anchura. En general se prescribe que sean 10 ó (4) Duchein, en su aportación al Congreso de Florencia de 1956, pág. 117, añade a la conveniencia razones de estética.

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15 pero algunos archivistas señalan los 20 metros como mínimo (5). Con esta zona de seguridad se busca tanto proteger el archivo de los peligros a que le expone la proximidad de viviendas y molestias del tráfico rodado, como también la protección de las viviendas del peligro que supone la proximidad de una enorme acumulación de materia tan combustible como es el papel. Es también válida en cuanto a protección de cualquier manipulación nociva desde el exterior.

De esta manera se procedió a comienzos del presente siglo en la construcción del archivo del Public Record Office de Londres y en el del Estado de Prusia en Dahlem (Alemania), siendo hoy una de las precauciones normalmente respetadas. La necesidad de construir los depósitos con la capacidad y condiciones necesarias ha dado lugar a que las plantas de edificio de archivo se hayan hecho adoptando una serie de variantes, unas veces con la finalidad de aprovechar mejor el espacio y otras en cuanto a distribuir de determinada forma la documentación. El tipo más divulgado, por ser el que aprovecha el terreno al máximo es el de planta rectangular. En ella unas veces están las dependencias unidas por un solo lado y otras por dos. A veces son dos rectángulos acoplados por una esquina o unidos solamente por un corredor pudiendo adoptar el conjunto formas totalmente irregulares. Esto suele darse cuando se aprovechan edificios ya construidos a los que se añade el depósito. Generalmente responde a las necesidades del terreno de que disponemos, ya que si bien la forma de un solo rectángulo parece la preferida hasta ahora, puede darse el caso de disponer de terrenos contiguos que aconsejen cualquiera de las variantes expuestas. Por otra parte la utilización de rectángulos relacionados entre sí, sobre todo si se hacen de diferentes alturas, rompen la monotonía de una masa compacta dándole un aspecto mucho más agradable. Entre los muchos ejemplos que existen de edificios de planta rectangular podemos citar algunas variantes. Unidos a las dependencias por un solo lado tenemos el departamental de Aurillac (Francia) y el de Udine (Italia). Adosados por una esquina dos rectángulos recordamos el de Toulouse (Francia). Unidos por un solo pasillo estrecho el de Lille (Francia) (figura 5 5 ) y algo más el de Coblenza (Alemania). También está unido por un solo nexo el Archivo Nacional de Varsovia (Polonia) pero con la particularidad de que si bien el bloque de depósitos es rectangular el de dependencias es circular, con un patio central, caso Único que conocemos de esta original disposición (figura 56). Bloques rectangulares acoplados unos a otros forman el Archivo de los Alpes Altos de Francia (figura 57). Para Düsseldorf (Alemania) existe un proyecto en que los depósitos están en el centro del rectángulo rodeados (5) Voronin, I. <
PlaniJicación y estructura

Figura 55.-Archivo departamental de Lille (Francia), en el que el depósito tuvo que instalarse separado y unido solamente al resto del edificio por un solo pasillo.

Figura 56.-Plano

del archivo de Varsovia, de traza totalmente única.

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de las dependencias por todas partes menos por la posterior (6). Otras veces la planta adopta la forma de una T en que la barra transversal suele ser la dedicada a dependencias,pudiendo citar de esta traza los archivos departamentales de Chaumont y Mézikre (Francia). El Archivo Histórico Nacional de Madrid (España) tiene los depósitos en forma de U cerrada por el cuerpo de edificio de las dependencias que sobresale por ambos extremos (figura 58). En el Archivo del Estado de Siena (Italia), instalado en el palacio Piccolomini, los depósitos tienen forma de C construidos alrededor de un pequeño patio. También puede adoptarse la forma de H en la que los brazos laterales son los depósitos y la transversal las dependencias, siendo muy útil esta disposición para que una sola dotación de archivistas atienda a dos procedencias administrativas diferentes ahorrando así el costo que podría suponer construir y mantener dos archivos distintos, uno para cada administración (figura 59). Esta forma figura en la planificación de archivos de la URSS hecha hace algunos años (7). Podemos citar construidos de esa traza, más o menos, los departamentales de Saint-Lo, inaugurado en 1966 (8), y el de Grenoble (Francia), en los que los depósitos ocupan

Figura 57.-Plano del archivo de los Altos Alpes (Francia) formado por dos rectángulos acoplados.

(6) Janssen, Wilhelm. <
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solamente uno de los laterales. Este Último también podríamos relacionarlo con una T de base amplia. Más raramente encontraremos la planta triangular de la que conocemos solamente el caso del archivo de Lons-le-Saunier (Francia), construido para este fin en 1985. Para aprovechar la forma de un solar triangular y buscando no acumular grandes masas en un solo cuerpo de edificio se ha construido en forma de punta de flecha, o de A, el Archivo General de la Administración, de Alcalá de Henares (Espaiia) (figura 60). Con un terreno rectangular también puede conseguirse esta separación de masas adosando las naves de los depósitos en forma de batería o peine al cuerpo de edificio de las dependencias. El mismo resultado se obtiene disponiéndolos en forma radial, o de estrella (figura 61), de lo que tenemos ejemplos en los archivos de Viborg y Copenhague (Dinamarca), construidos a la vez (9), cuyos depósitos están hechos bajo tierra para asegurar más su protección. Estos dos últimos tipos de planta fueron aconsejados por los asistentes a la VI11 Conferencia Internacional de la «Table Ronde des archives., celebrada en Budapest en 1963. Los archivos de Düsseldorf (Alemania) fueron proyectados con los depósitos en el centro, rodeados por las oficinas y dependencias, menos por una de las fachadas, para dar acceso fácil a la entrada y salida de documentos.

ALZADO Sobre el terreno de que disponemos se han de resolver todos los problemas por desarrollo vertical hacia arriba o en torre, horizontal extendidos sobre el nivel del suelo, o vertical en profundidad, excavando en la tierra o la roca. Ejemplo notable de lo primero tenemos en el archivo departamental de Rouen (Francia) con treinta niveles, tres de ellos bajo tierra (figura 62). Como en todos los de este tipo la zona neutra de separación de ambos bloques es horizontal pero en éste además ha sido preciso hacer también una zona neutra vertical, la de caja de escaleras y ascensores que separa la torre en dos bloques independientes, aunque su efecto sea de uno sólo. Podemos citar igualmente el archivo del Estado de Georgia (EE. UU.), con una zona aterrazada neutra entre las dependencias y los depósitos que van encima. A veces se ha pensado en la conveniencia de invertir los términos usuales poniendo los depósitos en las plantas bajas para aislar las zonas de trabajo de los ruidos de la calle pero esto es bastante arriesgado porque supone colocar un brasero en potencia debajo de ella. Como ejemplo de lo segundo podemos citar los Archivos Nacionales de Washington, el archivo departamental de Grenoble (Francia) o el Archivo Histórico Nacional de Madrid. Cuando constituyen dos bloques separados el nexo o tránsito de un (9) Hvidtfeldt, Johan. «New Archive-building in Denmark». Ponencia 2.a,IX Table Ronde. Londres, 1965.

Planijicación y estructura

Figura 6O.-Plano del Archivo General de la Administración, de Alcalá de Henares (España), construido en punta de flecha para aprovechar el terreno triangular.

Figura 61.-Planta radial o en estrella de los archivos de Viborg y Copenhague (Dinamarca).

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Figura 62.-Alzado de desarrollo vertical, con trein n ¡veles, es d e l k s bajo tierra, del archivo departamental de Rouen (Francia).

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bloque a otro suele hacerse por un solo corredor en la zona baja o a nivel del primer piso, cuyo corredor comunica las dependencias con la zona neutra de ascensores y escaleras, la que a su vez accede a los depósitos. Cuando forma un cuerpo unido delimitado por muros y puertas cortafuegos el acceso puede ser a todos los niveles, siempre por intermedio de la zona neutra. Como ejemplos de desarrollo horizontal podemos citar el Archivo General de la Administración, de Alcalá de Henares (España), y el de Ottawa (Canadá) (figuras 63-64). Como ejemplo de lo tercero tenemos el Archivo Municipal de Estocolmo (Suecia), con ocho niveles bajo la roca (figura 65), el construido en Oslo (Noruega), o los de Viborg y Copenhague (Dinamarca), proyectados simultáneamente con planta en forma de estrella y cinco y cuatro pisos subterráneos, respectivamente, protegidos por una capa de ferroconcreto. También el de Hesse en Darmstadt (Alemania). En estos casos el aislamiento se logra por extensión horizontal igual que en 1cs de torre.

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Figura 65.-Archivo de Estocolmo (Suecia), construido con las dependencias al aire y los depósitos bajo tierra, aprovechahdo el desnivel del terreno.

bóvedas protegidas por acero. Son muy conocidos los depósitos de los registros microfilmados por la Sociedad Genealógica, de los mormones, en Salt Lake City, Utah (figura 66), también en Estados Unidos, perforados en una montaña de granito a 210 metros de profundidad, comenzados en 1961. En los de superficie algunos aseguran que son más cómodos los que se manejan por desplazamiento horizontal (carritos casi siempre, mecanizados o no) que por vertical (escaleras y montacargas). Se encuentran los primeros con frecuencia en Estados Unidos, donde abundan las zonas con poca densidad de población periférica de las grandes aglomeraciones urbanas. Los subterráneos los encontramos preferentemente en los países nórdicos donde se dan las condiciones propicias para ello: escasez de terreno climáticamente habitable, basamento de roca y experiencia de haber visto muy de cerca los estragos de las guerras pasadas.

No puede decirse de un modo absoluto que uno u otro tipo de edificio sea mejor o peor. Para poder tener desarrollo vertical se precisa una cimentación adecuada dado el enorme peso que va a suponer el almacenamiento del papel en torre, pero, sobre todo, un elevado índice de elasticidad que le permita mantener el equilibrio necesario en todo edificio alto. Por tanto no podrá hacerse en terrenos flojos o inseguros por cualquiera de los motivos ya expuestos. Necesita una buena instalación de ascensores-montacargas, sin los cuales no podría efectuarse correctamente el servicio, y las escaleras correspondientes

Planificación y estructura

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Figura 66.-Bocas de entrada a los depósitos excavados en la roca para la Sociedad Genealógica de la Iglesia de Jesucristo de los Santos de los Ultimos Días, S. A. (mormones), en Salt Lake City, Utah (EE. UU.).

dentro del edificio además de las de socorro al exterior, así como toboganes para poder desalojar por ellos rápidamente la documentación si se produjera un caso de emergencia. En caso de bombardeo están más expuestos a sufrir daños or la onda expansiva y cohmoción del terreno aunque sea menor la superficie que expone al impacto directo. El corte de energía eléctrica deja bloqueados los pisos altos no pudiendo realizar prestación de servicio con ellos por imposibilidad de remontar tanta escalera con la carga de papeles. Cuando su desarrollo es horizontal el problema de los ascensoresmontacargas es mínimo, quedando sustituido por el de los largos desplazamientos horizontales. Si se utilizan carritos son mejores los manuales pues en los mecanizados, por electricidad u otro medio, se dan accidentes con cierta frecuencia. Si se utiliza tubo neumático para transmisión de

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documentos, televisión en circuito cerrado para transmisión de imágenes de documentos, o teléfono para transmisión de datos, también serán afectados por un eventual corte de energía eléctrica. En general diremos que los depósitos en torre se construyen en sitios donde el terreno es muy caro o no hay otra posibilidad de expansión. Los depósitos extendidos tienen más partidarios entre los archiveros por presentar menos problemas el transporte y acarreo de documentos. En cambio ofrecen más posibilidades al impacto directo. Llevando el principio del desarrollo horizontal a sus Últimas consecuencias puede aminorarse el peligro del impacto directo realizando una dispersión ordenada de los fondos documentales que quedarían repartidos en pequeños depósitos incombustibles de una amplia zona, en lugar de concentrados en un gran edificio de máxima capacidad. Contra las radiaciones térmicas suele bastar que el material sea incombustible pero si se produce «tempestad de fuego» habría que contar con una protección especial. Contra la onda expansiva y viento que origina una explosión habrá que tomar las mismas precauciones que se anotaron para zonas propicias a terremotos. Finalmente los excavados bajo tierra tienen el mismo inconveniente de poder quedar bloqueado el servicio por un corte de energía eléctrica, salvo si se cuenta con grupo electrógeno. Quedarían totalmente cortados los montacargas, la luz y la instalación de renovación de aire, imprescindible en este tipo de depósitos. En cambio son seguros para caso de bombas incluso atómicas. Estas, al estallar, producen, como se dijo, un 50 por 100 de energía explosiva y otro 50 por 100 de radiaciones térmica y nuclear. La construcción de los depósitos bajo el suelo les protege de estos efectos ya que no hay mejor aislante de las radiaciones que una buena capa de tierra. En el centro de ciudades que pueden ser objetivo militar hay que contar, además, como también ya se dijo al mencionar los enclaves peligrosos, con el riesgo de rotura de conducciones de agua, gas, etc. Si el depósito está construido bajo iin edificio habrá que protegerlo contra el posible derrumbamiento del mismo, lo que se consigue bastante bien si las cubiertas de la construcción subterránea son abovedadas. Si está socavado en la roca no importa tanto cuál sea su traza. Es frecuente que sean de desarrollo mixto, con varias plantas en superficie y de una a tres bajo tierra. Dentro de la traza general del edificio ya hemos visto cómo debe ser netamente distinto el cuerpo dedicado a depósitos del dedicado a dependencias. Ahora vamos a examinar todas las condiciones necesarias para que su realización sea acertada.

Planificacidn y estructura

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ORIENTACION Cuestión importante a considerar es la orientación del bloque de depósitos con arreglo al terreno de que disponemos. En principio se evitarán siempre las condiciones climáticas extremas por lo que el emplazamiento debe variar según la climatología del lugar (10). En general en una zona Sur, predominantemente cálida, los depósitos estarán orientados al Norte, mientras que en una zona Norte y fría lo estarán hacia el Sur. Pero esto puede verse alterado por condiciones que modifiquen el clima tales como altitud del terreno, vientos dominantes húmedos y fríos o demasiado cálidos y resecos, proximidad de grandes masas de agua. Tan perjudiciales son los vientos húmedos cargados de salitre como los resecos cargados de polvo. En estos casos es aconsejable cerrar totalmente los muros por ese lado, utilizando en su construcción las técnicas adecuadas. En ambientes húmedos conviene evitar la construcción de patios interiores. Claro que los rigores climatológicos pueden atenuarse e incluso anularse con un buen sistema de climatización pero esto siempre es más caro, por lo que hay que procurar que este recurso sea necesario en el menor grado posible.

ABIERTO O CERRADO La construcción del depósito ofrece varias opciones en cuanto a la finalidad fundamental de proteger la documentación de sus enemigos tradicionales, el fuego, el agua, el polvo y los rigores climáticos, con independencia de las condiciones del enclave del edificio. El cambio de criterio que se ha producido en este aspecto desde principios de siglo ha sido verdaderamente espectacular. Preocupados entonces por la lucha contra los agentes bióticos destructores de la documentación, que empezaban a conocerse científicamente, pensaron que el aire del exterior y la luz del sol eran los mejores aliados para exterminarlos: la ventilación en grado máximo impediría ?a humedad, tan necesaria para el desarrollo de aquéllos, y los rayos solares contribuirían a sanear el ambiente. También era buena esta abundante iluminación en cuanto a que no convenía hacer instalaciones eléctricas en los depósitos por miedo a los cortocircuitos. Alguien objetó que la luz era buena conductora del polvo, que sin duda entraba libremente del exterior, pero a ello se opusieron remedios tan pintorescos como sustituir las baldas normales por baldas de enrejado metálico para que el polvo no se retuviera haciendo los suelos también de

(10) Las condiciones de los países tropicales son totalmente diferentes de las de los países nórdicos y por ello los problemas que se dan en unos no se dan nunca en otros.

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retícula metálica, de suerte que pudiese caer el polvo desde los pisos más altos hasta el mismo sótano (sistema Lipman). También echaron mano de persianas o cortinas que atenuasen el exceso, pero constituyen un peligro en caso de fuego. Las ventanas -se dijo- deben ser grandes «más altas y anchas que el espesor del muro», que con frecuencia era de un metro. «La luz del sol debe ser muy bien acogida en los archivos en los que se ha de procurar que llegue hasta el Último escondrijo., afirmaban convencidos, llegando a proponer recursos tan curiosos como reflejar la luz de las ventanas sobre las zonas oscuras por medio de espejos de vidrio o tela plateada (1 1). Hoy se piensa de un modo diametralmente opuesto conociendo lo mucho que pueden dañar a la documentación los agentes atmosféricos incontrolados y sus alteraciones (12). La luz directa en los depósitos -ya se ha dicho- es nociva por los rayos ultravioleta, que decoloran las tintas y queman el cuero, y por los rayos infrarrojos, que producen un recalentamiento que reseca y resquebraja los filos del papel y la materia del pergamino, y favorece el desarrollo de insectos y parásitos. Clark hizo una experiencia que demostró que en una habitación con ventanas al Norte hacen falta veinte horas de luz para causar los mismos efectos que a Mediodía al aire libre en dos minutos. En cambio la luz artificial es inactínica y no perjudica en absoluto (13). Una solución posible ha sido colocar las ventanas a ocho pies de altura sobre el pavimento de cada planta, lo suficientemente hacia adentro para que el sol no incida directamente sobre la documentación (14). También hacer las ventanas inclinadas hacia afuera por la parte de arriba para que la luz entre sólo por allí. Otro recurso ha sido realizar las fachadas con perfil de dientes de sierra conforme sea conveniente para evitar que los rayos solares incidan directamente en el interior de los depósitos (figura 67). En edificios ya construidos se intentó resolver el problema poniendo árboles alineados a la fachada, de desarrollo con altura suficiente para tamizar la luz de una o dos plantas, pero la práctica ha demostrado que atraen mosquitos y otros insectos, voladores o no. En cuanto a los otros agentes una temperatura alta vuelve el papel frágil y ataca a la textura de los pergaminos que se degradan y quiebran fácilmente. Si a ello se une humedad los documentos se convierten en un excelente campo de cultivo de toda suerte de parásitos. La humedad, con calor o con frío, (1 1) Casanova, obra citada, págs. 43-44. (12) No obstante todavía hemos podido ver que Duchein, en su obra citada de 1985 <
Planijicación y estructura

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ARCHIVES DBARTEMENTALES DE L'ISRRB (Grenoble) (Rez-de-chawsh) 1. MBgaS1.e d'archirn.

8. Salle de tti et de darrcmmt. 8. Sille de dceptlon des dmrmmtr. 1. Hall d'entrée du public. 6. Salle de lecture du p u b k 6. BibliothCque. 7. W c de mnfémnca et d'expdtlmr.

Figura 67.-Muro (Isere, Francia).

8. B Y ~ de U I'erchiviste m chef. 9. Bureau de I'arehivirte adjoint. 10. Burnu du eaw-archiviste. 11. Antichnmbrc. le. a, b. c. Atelier de minoülmage. 1%Entm de Yappartemat de I'arehlvlite en chef.

en dientes de sierra, para evitar la entrada del sol

favorece el desarrollo de hongos sobre la celulosa. Finalmente los cambios bruscos de temperatura contraen y distienden sucesivamente las fibras de la celulosa y el pergamino causando rápidamente su ruina.

Así es como se ha pasado al criterio opuesto prescribiendo los depósitos totalmente cerrados. Esto puede lograrse de dos formas: haciendo muros ciegos, que a veces llevan pequeños y distanciados puntos de luz, o utilizando en amplias áreas de los muros exteriores paneles de vidrio filtrante, armado en losetas (figura 68), u hormigón de vidrio o vidrio aglomerado (figura 69) (15).

Los depósitos totalmente cerrados, con sólo luz artificial, sean en superficie o bajo tierra, tienen el inconveniente de necesitar forzosamente una instalación de renovación de aire, además de la de iluminación, lo que reporta un mayor gasto de instalación y un mayor gasto de mantenimiento. Por otra parte parece que pueden producir claustrofobia al personal que los frecuenta. Por eso es más corriente que tengan pequeños puntos de luz natural con gruesos cristales que aminoren la sensación de encerramiento, o lleven realmente pequeñas perforaciones o huecos al exterior convenientemente distanciados, lo que también se practica por razones de aireación en los (1 5) Para más información véase epígrafe «Materiales., en «Realización de los depósitos..

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El archivo. Instulación y conservación

Figura 68.-Fachada cubierta enteramente de vidrio filtrante, con escaleras de socorro, del archivo departamental del Norte, en Lille (Francia).

muros traslúcidos de vidrio. A veces se consigue la renovación de aire por medio de tubos porosos colocados transversalmente u orificios que atraviesan techo-suelo en los ángulos de cada planta, por la diferencia de temperatura de suelo a cubierta (16). Cerrados, con muros ciegos, podemos citar entre otros el del archivo del edificio Albertine (Bélgica), que constituye una torre de doce pisos; el de Bremen (Alemania Federal), de once pisos; el de los Archivos Nacionales de Varsovia (Polonia), y el del Archivo General de la Administración, de Alcalá de Henares (España), con pequeños puntos de luz (figura 70). Los Archivos Nacionales de París cuentan también con un depósito cerrado de nueva construcción y lo mismo el Archivo de la Corona de Aragón, de Barcelona (España). Con pequeños huecos al exterior hay bastantes pudiendo ser ranuras verticales o realmente pequeñas ventanitas rectangulares o redondas que con frecuencia dan al exterior efecto de mayor tamaño, lo que se logra enmarcándolos con recuadros cornisas o rebordes. Pueden además ir protegidas por algún sistema de pantallas, viseras o parteluces colocados al exterior o al interior. Si los huecos son suficientes para poder pasar por ellos una persona se recomienda cerrarlos con rejas en prevención de robo. Con frecuencia estos huecos al exterior van sólo en uno o dos de los muros del (16) Se hizo así en el depósito de celdillas del Archivo General de Simancas (España), pero por obturarse con bastante facilidad no dio resultados buenos.


Figura 69.-Fachada con respiraderos.

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de vidrio aglomerado, u ((hormigón de vidrio»,

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Figura 70.-Muros ciegos, con puntos de luz y rayas horizontales para amortiguar la sensación de cerramiento. Depósitos del Archivo General de la Administración, de Alcalá de Henares (España), de ocho plantas de alzado. 6

depósito conforme a lo que requiere la orientación del mismo. Para los archivas departamentales franceses se han hecho algunos siguiendo estas normas. Con aberturas estrechas verticales en toda su altura podemos citar el de Rouen. En el de Grenoble estos huecos estrechos verticales se hicieron oblicuamente al plano de la fachada de modo que siendo su orientación Norte la entrada de luz es totalmente indirecta. El de Tours sólo tiene huecos en dos de sus muros. En el de Aurillac estas perforaciones al exterior son de 0,45/0,45 centímetros y sólo en la fachada Este, y en el de Colmar, de 0,40/0,40.En el de Beauvais se hicieron pequeñas ventanas en la planta baja pero en los demás pisos se siguió la norma de las perforaciones menores. Todos ellos en Francia. Con ventanas de 0,40/0,70 centímetros situadas en

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la cabecera de los pasillos, para dar luz a éstos, se hicieron los depósitos sobre superficie del archivo de Mikkely (Finlandia). La otra solución que se ha dado a la construcción de depósitos cerrados sin que sus muros sean ciegos es la de utilizar en una extensa superficie de sus paramentos vidrio armado u hormigón traslúcido, cuyas cualidades ya se anotarán al tratar de los materiales de construcción. Con losetas de vidrio o vidrio armado se construyeron varios en la URSS entre 1954 y 1956, con un doble vidrio normal por el interior, siguiendo en esto la costumbre de los países fríos. En el Archivo del Estado de Varsovia se pusieron losetas dobles de vidrio de cinco centímetros de gruesas. También hay varios de este tipo en los archivos departamentales de Francia. El de Gukret lleva paredes de hormigón traslúcido o vidrio «Primlit». El de Laon tiene amplios paneles de losetas de vidrio doble con una capa de aire entre ellas. El mejor iluminado, quizás demasiado, es el de Toulouse con paramentos enteros traslúcidos. En el Archivo del Estado de Coblenza (Alemania) se ha usado un tipo de losetas que neutralizan hasta un 50 por 100 de la luz solar. Normalmente cuentan con las consabidas perforaciones al exterior o huecos practicables para la renovación de aire. También se ha buscado la protección de la luz utilizando los vidrios especiales ya mencionados, aunque de consistencia normal, sobre todo para tapar huecos en edificios ya dotados de ventanas o ventanales. El empleo de vidrios «Termolux», o de vidrios coloreados inactínicos, de que haremos referencia al tratar de los materiales de construcción, están ya rebasados por los inconvenientes anotados de su fragilidad y no suficiente resultado. Con vidrio «Termolux» se taparon las ventanas existentes en el Archivo Departamental de Annecy y los ventanales de la capilla neogótica de 1852 en que está instalado el depósito del de Poitiers, ambos en Francia. Lo mismo se hizo hace años en el Archivo Histórico Nacional de Madrid, dotado profusamente de ventanales al exterior y al patio central, que cuenta hoy con parteluces. No obstante también se ha empleado a veces en grandes paneles como en la fachada Norte del archivo departamental de Mézikre (Francia) o se ha utilizado el vidrio armado cubriendo pequeños huecos para obviar su fragilidad, como en el de Grenoble (Francia). Con vidrios coloreados se proyectaron los Archivos Departamentales de Albi y Lille (Francia). También se utilizaron vidrios filtrantes en los depósitos del Archivo del Estado de Marburgo (Alemania) y en el de Udine (Italia). Pero, desgraciadamente, no preservan de rotura por fuego.

NUMERO DE PLANTAS O NIVELES En la VI11 «Table Ronde», celebrada en Budapest en 1963, se trató de generalizar, aconsejando para los archivos intermedios pocos pisos, en atención a facilitar un servicio fluido, y reservando para los depósitos definitivos los de muchas plantas o niveles (17). Sin embargo esto no


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responde a una necesidad real ya que en ello inciden muchos factores. El número de plantas que debe tener el bloque de depósitos es factor resultante del tamaño del solar y cálculo de capacidad. Si el terreno de que disponemos es amplio y permite construir por extensión horizontal, el número de plantas no será elevado. Si por el contrario es más bien escaso, será preciso construir en torre. Contemos también con la posibilidad de hacer dos o tres pisos bajo el nivel del suelo, cuando no sea excavada la totalidad del depósito. Hoy es muy corriente, si el terreno lo permite, hacer una planta cuando menos bajo tierra como depósito de seguridad o emergencia para lo más valioso. En el archivo comunal de Delf (Holanda) no ha sido posible hacer más que un sótano, sobre el que va la planta baja y dos pisos. En cambio el de Stuttgart (Alemania) tiene tres niveles bajo tierra con el mismo alzado. El Archivo Nacional de Japón tiene cuatro plantas sobre tierra y otras cuatro debajo. Las plantas en superficie vienen oscilando entre cuatro y ocho. Son menos corrientes once y doce pisos, de lo que tenemos ejemplo en el de Bremen (Alemania) y en el «Albertine» (Bélgica), siendo caso hasta ahora excepcionalel departamental de Rouen (Francia), con treinta niveles en total, de los cuales uno bajo tierra está ocupado por la cámara de seguridad, comenzando el depósito propiamente dicho por la planta segunda sobre el nivel del suelo. La altura del bloque de los depósitos unas veces coincide con la del resto del edificio y otras no, como ya se dijo al tratar de la traza general del edificio. En el archivo del Estado de Coblenza (Alemania) los depósitos tienen seis niveles mientras que las dependencias sólo tres y en el del Estado de Varsovia (Polonia), con el mismo número de plantas en las dependencias, los depósitos alcanzan a siete. En cambio, en el Archivo General Central de Alcalá de Henares (España) sólo el pabellón de gobierno es más bajo pero los despachos de trabajo tienen las mismas ocho plantas que los respectivos depósitos.

DELIMITACION DE ESPACIOS El largo de las salas es también un punto a considerar. Un depósito de archivo no debe estar nunca formado por salas inmensas de techos altos como se construía a fines del siglo pasado y comienzos de éste. Si nos dan ya construidas naves con estas condiciones será preciso fraccionarlas en largura y altura (18). En general se prescriben salas relativamente cortas y techos bajos, estando totalmente desaconsejados los entrepisos que dejan huecos centrales que favorecerían corrientes de aire que avivan la combustión. La finalidad que se persigue con ello es conservar la documentación en compartimentos estancos, de no excesiva capacidad, que puedan ser

(17) Criterio sostenido por Estados Unidos (Actas publicadas, pág. 97). (18) En los Archivos Nacionales de Helsinki (Finlandia) se hicieron al principio naves corridas pero luego se dividieron en salas de 40 metros de largo. Igual se ha venido haciendo en otros archivos reformados de todo el mundo.

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fácilmente bloqueados y aislados del resto de los depósitos en caso de producirse en ellos siniestro por fuego, inundación o invasión de agentes patógenos. Los criterios oscilan entre el tipo mínimo de celdillas (figuras 7172), sistema considerado como el de mayor seguridad contra el fuego ya que su capacidad no suele sobrepasar de dos estanterías adosadas a derecha e izquierda de las paredes laterales, con puerta de entrada cortafuegos, y los módulos con capacidad para una serie de estanterías cuya superficie suele ser de 200 a 250 metros cuadrados hasta unos 700 metros cuadrados, por encima de cuya cifra no parece aconsejable hacerlos (19). El tipo de celdillas tiene el inconveniente de desperdiciar mucho espacio para poca documentación, además de ser imprescindible una buena aireación. Se hicieron varios en los países nórdicos como el de Helsinki (Finlandia). En España se hizo así el depósito nuevo del archivo de la Real Chancillería de Granada y un depósito de nueva reestructuración del Archivo de Simancas, pero la insuficiente renovación de aire los ha hecho poco efectivos. Es además el sistema que da menos capacidad de archivación por metro cuadrado ya que se pierde mucho espacio. Con módulos de tipo pequeño hay varios departamentales de Francia, como el de Aurillac y el de Tours, que tienen, respectivamente, 272 y 324 metros cuadrados por módulo. Salas promediadas podemos citar las del Archivo General de la Administración, de Alcalá de Henares (España), cuyos módulos segundo y tercero tienen 616 metros cuadrados de superficie aprovechable cada uno, siendo el primero casi 200 metros cuadrados más pequeño. Quizá un poco más de lo conveniente alcancen los depósitos del departamental de Lille (Francia), con 756 metros cuadrados. La altura de techos está condicionada por las mismas razones por las que se recomiendan salas o módulos no muy grandes en cuanto a su largura, pero en este caso vierte a dos finalidades: que en caso de Pncendio se consuma rápidamente el oxígeno disponible, necesario para la combustión, a la vez de alcanzar fácilmente con los extintores a las baldas más altas, y que en circunstancias normales no sea necesario para el servicio el uso de ninguna clase de escaleras ni taburetes, ya que los documentos colocados en la balda más alta deben poder ser alcanzados con sólo extender el brazo. La altura media recomendable oscila de 2,20 a 2,30 (20). Sin embargo hemos recogido los datos extremos de 1,98 en el archivo departamental de Jura (Francia) y 2,70 en el archivo comunal de Delf (Holanda) y en el de la Administración de Alcalá de Henares (España). Sin embargo debemos anotar que los casos de techos fuera de lo normal, por defecto o por exceso, suelen darse en depósitos viejos que han sufrido obras de adaptación, lo que ha obligado a actuar dentro de unas medidas determinadas, como es el caso del archivo citado de Jura (Francia), que instalado en un edificio de 1895 con tres plantas de cuatro metros de altura cada una no se pudo sacar más altura al rehacer los niveles (21). (19) Carmen Crespo, en su trabajo citado, pág. 9, aconseja de 200 a 300 metros cuadrados. (20) Duchein, Michel, obra citada, pág. 44.

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Realización de los depósitos Para que su construcción sea un éxito tenemos que tener en cuenta los siguientes factores, cuya importancia es primordial.

ACCESIBILIDAD Partiendo de la idea de que los depósitos han de estar instalados en cuerpo diferente del resto del edificio, tenemos que considerar el problema del acceso a los mismos, no ya en función de la necesaria zona de seguridad sino en consideración a la facilidad o dificultad que pueda suponer en cuanto a la prestación de servicio. En algunos edificios este acceso está reducido a un solo pasillo o punto de contacto, según estén en bloques separados o unidos por una pequeña parte. En el de Mézikre comunica por la sala de expurgos y en el de Toulouse por un ángulo, ambos en Francia. Este nexo o paso suele ser a nivel de calle o en la primera planta, pudiendo citar respectivamente el de Coblenza (Alemania) y el de Lille (Francia). El acceso Único conduce siempre en primer término a la zona neutra de escaleras y montacargas a partir de la cual la entrada a cada depósito se hace a su mismo nivel, sin que deba existir nunca comunicación de una planta con otra por dentro del bloque de depósitos en evitación de que sirva de boca de tiro en caso de incendio. En otros casos en que el bloque de depósitos está pared por medio del resto del edificio la comunicación se establece a cada nivel, siempre pasando por la zona neutra, como en el Archivo General de la Administración, de Alcalá de Henares (España). Cuando los depósitos están excavados bajo el suelo la entrada se hace a nivel de calle salvo en el caso de que se haya aprovechado un desnivel del terreno que permita hacerlo más abajo, como en el del Archivo del Ayuntamiento de Estocolmo (Suecia) en que la entrada a los depósitos es por la planta séptima de las ocho excavadas. El problema a resolver es conjugar la accesibilidad fácil de los archivistas

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a sus fondos de trabajo respectivos y el servicio al público, evitando en ambos casos largos desplazamientos, a la vez de asegurar un aislamiento protector de dichos fondos (1).

PROPORCION La proporción que debe guardarse en el reparto de terreno, entre los dos bloques -depósito y dependencias-, depende de varios factores de los que el principal es la necesidad de archivar una determinada cantidad de documentos y servicios que requiere. Así un archivo intermedio, abocado principalmente al uso por la Administración, tendrá en proporción más capacidad de almacenamiento y menos dependencias, mientras que en un archivo definitivo, al servicio del público, habrá que tener muy en cuenta estas instalaciones. En términos relativos, cuando no hay apremio de espacio, se estima que la parte ocupada por las dependencias no debe sobrepasar del 50 a 60 por 100 del total del edificio en los archivos definitivos y un 80 o 90 en los intermedios (2). Otros consideran esta cifra excesiva y proponen de un 10 a un 40 por 100 (3). Otros más precisos un 28 por 100,cantidad que parece más equilibrada (4), siendo lo más frecuente que sea un 25 a 30 por 100 (5), aunque se llega a reducir a un 7 por 100 solamente (6). En los proyectos de construcción de archivos realizados en Francia se dan cuatro tipos de archivos departamentales según la importancia de la población a que tienen que servir. Tipo A, para poblaciones de 100.000 habitantes, con depósitos que ocupan algo menos de la cuarta parte del total. Tipo B, para 500.000 habitantes, con depósitos de casi tres cuartas partes. Tipo C, para 1.000.000 de habitantes, con depósitos que ocupan más de las tres cuartas partes. Tipo D, para grandes núcleos urbanos, con depósitos que alcanzan alrededor de las cuatro quintas partes (7). Hoy debemos de tener en cuenta con respecto a la distribución de espacios en los archivos que las instalaciones de laboratorios, servicios y salas que se necesitan para la buena conservación de los documentos y eficiente servicio (1) En nuestro Archivo General de la Administración, en Alcalá de Henares, se ha resuelto satisfactoriamente instalando los despachos en el punto de confluencia de las naves de los depósitos, cada uno en su misma planta, con sus correspondientes puertas cortafuegos. (2) Este fue el criterio expuesto por los archivistas de Estados Unidos en la VI11 «Table Ronde» celebrada en Budapest en 1963 (Actas, pág. 99). (3) Criterio de Victor Gondons Jr. en «Archival buildings. Programin and planing» (The American Archiviste, XXVII, 1964, pág. 479). (4) En términos relativos, dada la disparidad de criterios. . (5) Informe de la URSS, en la «Table Ronde. de Londres, 1965. (6) Los Records Center de Estados Unidos. (7) Son cifras solamente indicativas ya que estos cálculos no son extensibles a los archivos de otros países con una producción de documentos totalmente diferente.

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al público han aumentado notablemente la proporción de la zona de dependencias con arreglo a lo que ocupaban antes.

CAPACIDAD La capacidad de los depósitos depende del tipo de archivo que se vaya a construir, según sea definitivo o intermedio, es decir, según sea el volumen documental existente y el de documentos a recoger, calculado por lo ingresado en un promedio de los tres a cinco Últimos años. En los archivos definitivos sólo se contabilizarán los ingresos. En los archivos intermedios habrá que descontar las salidas, es decir que lo que realmente nos servirá para el cálculo es lo que pudiéramos llamar el caudal constante -con variaciones a un poco más o un poco menos- de documentos que habitualmente ha de contener. El cálculo más difícil es el de los archivos intermedios, ya que las modificaciones circunstanciales de la Administración pueden incidir sobre las previsiones hechas (8). A este respecto es muy conveniente la planificación de archivos-tipo que sirva de base a la construcción ordenada de los centros necesarios, como se ha hecho en Francia, en la URSS y en otros países. La capacidad de archivación de un depósito se mide por metros lineales. Las unidades de conservación, cajas, legajos, carpetas o libros no pueden dar nunca una idea exacta por no estar normalizados sus tamaños y capacidad y mucho menos las unidades documentales (expedientes o documentos). En la URSS se hizo hace algunos años una planificación pero sus cálculos están realizados sobre lo que llama «artículos»'(unartículo = 200 hojas). Da tres tipos, de más a menos capacidad, para 1.200.000,para 240.000y para 18.000. Según el cálculo hecho en la planificación de archivos en Francia, descontado el espacio ocupado por los pasillos de acceso y circulación y partiendo de la base de una estantería de cinco baldas de alturas superpuestas, veremos que 1.000 metros lineales de archivación caben en 170 metros cuadrados de espacio. Conforme a esto, para un depósito de 10.000 metros lineales será preciso prever 1.700 metros cuadrados de depósito. Los mismos 10.000 metros lineales llenarán 3.650 metros cúbicos de almacén. Sin embargo parece que estos cálculos están hechos sobre colocación de cajas en posición vertical, ya que, colocadas lateralmente, pueden ponerse seis baldas en vez de cinco y el espacio que se pierde en profundidad tiene muy escaso valor. Entre los archivos construidos de que hemos podido recoger noticia acaso (8) Si se trata de una entidad determinada siempre cabe la posibilidad de descargarse de los fondos más antiguos entregándolos en depósito al Archivo Histórico del Estado de carácter nacional, regional o de circunscripciónmenor que quede más cerca.

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uno de los más pequeños sea el del Estado de Ascoli (Italia), con cerca de 13.500 metros lineales de archivación, y de los más grandes el Archivo General de la Administración, de Alcalá de Henares (España), con 275.000 metros lineales, y el de la «Citté International des Archives., en Versalles (Francia). con 800.000 (9). Sobre las previsiones de capacidad existen dos tendencias: a) La de construir la totalidad de una prevención determinada. b) La de construir parte de lo calculado pero con posibilidades de ampliación. La primera es la más antigua. Oscila la estimación entre los veinte y los cien años (10). Sin embargo hoy no suele hacerse por más de veinte o veinticinco años ya que tampoco conviene adelantarse, en previsión de nuevas técnicas que puedan mejorar la instalación. En el archivo de Udine (Italia) se calculó en 1955 hasta el año 2000, o sea cuarenta y cinco años. El cálculo anterior, que es criterio más reciente, nos parece más aconsejable: el desembolso de momento es menor y se evita tener durante años una buena parte del edificio sin uso pero con gasto de conservación y mantenimiento. Siguiendo este Último criterio el edificio se planea con la posibilidad de agrandar sus depósitos horizontalmente, por extensión, o añadiendo anexos (1 1); en altura, por superposición de pisos sobre lo ya construido, o en profundidad, cuando está asentado en terreno que permita excavar bajo el edificio o en el terreno circundante. Esta es la solución más difícil. Pudo ser realizada en los Archivos Nacionales de Helsinki (Finlandia) que al estar cimentados sobre roca permitió perforar durante la guerra Última hasta 10 ó 12 metros de profundidad, a pesar de tratarse de un edificio construido en 1890. En los Archivos Nacionales de Bruselas y en el de Londres, por no tener ninguna de estas posibilidades tuvieron que construir nuevos depósitos a 50 y 40 kilómetros de distancia, respectivamente. Los Archivos Nacionales de París se vieron obligados a construir la Ciudad de los Archivos en Versalles. Los Archivos Nacionales de los Estados Unidos y el de Maryland Hall of Records, edificados o instalados con anterioridad al reconocimiento de esta prevención, no admiten ampliación tampoco en sus edificios. Con arreglo al criterio de no construir la totalidad se hicieron los archivos de Viborg y Copenhague (Dinamarca), cuyos depósitos en forma de estrella (9) A título indicativo podemos citar, de menos a más, los siguientes: Archivo Nacional de La Habana (Cuba), 16.000; Alto Garona (Francia), 25.000; Chancillerías de Granada y Valladolid (España), 40.000;Archivo General del Reino de Bélgica, 75.000; Archivo Central del Estado de Moscú (URSS), 93.000; Archivo de Beveren-Was, cercano a Bruselas (Bélgica), 150.000 a 200.000. (10) Duchein estima que veinte es poco y cien mucho, mientras Salvatore Carbone propone cuarenta o cincuenta años. (1 1) Plan de la URSS de 1956 ya citado.

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bajo tierra se excavaron sólo en parte dejando para más adelante la conclusión de la obra. El agrandar por extensión es cuestión de contar con un solar que permita hacerlo, aunque sea a veces a costa de la zona ajardinada de seguridad. En el de Udine (Italia) se puede añadir un bloque adyacente. En el General de la Administración de Alcalá de Henares (España) hay terreno para construir duplicando la capacidad de los depósitos actuales. Añadir pisos es cuestión del arquitecto cuando determina la cimentación. En el de Udine (Italia) y Archivo Histórico Nacional de Madrid (España) se ha previsto poder levantar un piso más. En el de Coblenza (Alemania) tienen la posibilidad de instalar 891 metros lineales de archivación más en el desván. El profundizar es también cuestión del arquitecto, que debe estudiar su posibilidad. En Basilea (Suiza) hubo necesidad de reforzar los muros laterales hasta la segunda planta para poder tener tres pisos bajo el nivel de la calle. En España se pensó dotar al Archivo Histórico Nacional de un depósito subterráneo excavado en el terreno circundante pero después de tener hecha la maqueta no se llevó a efecto. En el del Estado de Roma (Italia) en el edificio de lo que fue la EUR, cuentan con una vasta extensión subterránea producida al cubrir a más altura un terreno bajo con el fin de ajardinar a nivel de los edificios. Todavía queda un Último recurso para agrandar la capacidad de un depósito cuando no existe posibilidad de ninguna de las soluciones expuestas que es construirlo con la solidez necesaria para soportar una archivación densa. Esta también tiene que estar en las prevenciones del arquitecto ya que la resistencia de peso pasará de 1.200 ó 1.300 kilos por metro cuadrado a 1.500. Si se trata de edificio ya construido será necesario el informe del arquitecto sobre si se puede hacer o no (12). De cualquier modo los pisos no deben ser de menos de 22 centímetros de espesor. RESISTENCIA La resistencia de un depósito de archivo se calcula por metros lineales de archivación y su equivalencia en toneladas por cada metro cuadrado de superficie. Según sea la estantería que se ponga, más ligera, más sólida o de sistema denso, el cálculo de peso por metro cuadrado puede variar de 1.200 a 2.000 kilos, incluidos papel y estantería. Como regla general una balda de un metro lineal debe poder soportar sin flexionarse 100 kilogramos, y un metro cúbico del depósito puede dar cabida a 8 ó 16 metros lineales de estantería (13). La resistencia suficiente para soportar el peso de estanterías y papeles no debe depender del grueso de los muros ni tampoco de las planchas que forman el suelo sino del armazón de acero del edificio, y del hormigón que lo recubre. Las estanterías irán enganchadas, por así decirlo, a estas pilastras

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o bien constituirán en sí una trama a partir de cimientos hasta la cubierta, lo que se conoce como estantería autosoportada, con su solado en cada piso. Si nos han dado para instalar el depósito de archivo un edificio ya construido será preciso «vaciarlo»,respetando los muros si lo merecen y toda la fachada que sea noble, para proceder a reconstruir por dentro con un doble muro en las condiciones adecuadas. Así se hizo, entre otros, en los departamentales de Mons y Orleans (Francia). Si los muros fueran excepcionalmente gruesos y resistentes como ocurre a veces con viejos edificios construidos con sillares de piedra, podrían tenderse sobre ellos las vigas metálicas de las que las estanterías irían «colgadas» para no descargar el peso sobre el suelo de los pisos. En todo caso debe conocer previamente el arquitecto qué tipo de estanterías se van a colocar, si clásicas, densas o de ambos sistemas.

MATERIALES IDONEOS Hace años cuando se iba a construir un archivo sólo se pensaba en su solidez. Pero más se contaba con la resistencia absoluta que con la relativa. Téngase en cuenta que los minerales resisten más o menos la presión según su compacidad y el ambiente en que se encuentren. Hoy es norma aceptada que deben estar también pensados para defender la documentación de cuatro agentes destructores que la amenazan: el fuego, el agua, los rayos solares y las especies del reino animal y vegetal que atacan el papel (microorganismos fitófagos, insectos, roedores, hongos). Además tenemos que defenderlo de otros peligros de la civilización(gases contaminantes, vibraciones producidas por el tráfico rodado, ruido, bombardeo). Con frecuencia el tipo de material que sirve para una cosa también sirve para alguna de las otras. Para la defensa del fuego son de capital importancia los materiales empleados en su estructura. Para el cuerpo del edificio el material más idóneo es el hormigón armado que, además de su solidez, ni entra en combustión ni se disgrega. Algunos consideran que debe ser enteramente de este material (España, Estados Unidos), otros que es suficiente con sólo un revestimiento (Yugoslavia, Baviera). Sin embargo debemos recordar que si la capa de cemento es ligera puede ser perforada por una bomba en varios de sus planos (14). El hormigón armado tiene el defecto de que es mal aislante térmico y no proteje bien de la humedad y además es feo a la vista por lo que al exterior suelen ir recubiertos los. edificios por una capa de piedra, como (12) En el Archivo Histórico Nacional de Madrid fue necesario reforzar la cimentacih para poder poner archivación densa en un semisótano. (13) Duchein, Michel. <

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los Archivos Nacionales de París, o de ladrillo, como el Archivo General de la Administración de Alcalá de Henares (España), o el municipal de Delf (Holanda), o el de Stuttgart (Alemania). A veces se recubre también de gres laminado como el Archivo del Estado de la República Federal Alemana. El hormigón se utiliza también para protección contra bombas de los depósitos subterráneos en su parte a nivel del suelo, como se hizo en los de Viborg y Copenhague (Dinamarca). El hierro es material que se debe desterrar de la estructura de los archivos. No debe utilizarse en el armazón metálico, como antes era corriente (Archivo de Marburgo, Alemania), ya que las vigas de hierro se recalientan y acaban fundiéndose y doblándose produciendo el derrumbamiento de todos los planos. Hoy se ha sustituido por acero. Tampoco deben hacerse en los depósitos escaleras ni entarimados de hierro, como era usual en las construcciones del siglo pasado, y comienzos de éste, porque al ser buenos conductores del calor ayudan a un rápido recalentamiento y propagación del fuego. También se recomiendan pavimentos continuos incombustibles (15). Son resistentes al fuego las losetas de vidrio armado u hormigón de vidrio que ni arden ni estallan fácilmente, por lo que son particularmente Útiles para cerrar huecos de los depósitos al exterior. La fibra de vidrio no se quema ni es buena conductora del calor a la vez de no ser atacable por los parásitos por ser inalterable su constitución física. Se utiliza en revestimiento de techos, paredes y calderas o conducciones que puedan recalentarse. Todas las conducciones de combustión (calefacciones u otras) deben ir protegidas por muros refractarios, no susceptibles de recalentamiento.

Por supuesto que la madera debe ser totalmente desterrada tanto en la construcción de edificios como en los elementos de su instalación. Aparte del peligro de las termitas su fácil combustión la convierte en uno de los más peligrosos materiales y por tanto es totalmente recusable su utilización particularmente en los depósitos del archivo (16). Deben ser incombustibles no sólo las estanterías sino todos los muebles accesorios y carritos que van a utilizarse en los depósitos. Por todo esto es difícil conseguir la adecuación de edificios viejos a estas exigencias aunque puede hacerse algo. Cuando menos pueden construirse cámaras especiales para meter lo más valioso a prueba de fuego y bombas. En el Archivo de la Corona de Aragón, en Barcelona (España), se ha hecho dentro del edificio una carcasa de hormigón armado, ciega, con sólo puntos de luz por placas de vidrio, conteniendo siete plantas. Entre los pioneros de la construcción de archivos con material incombustible parece que se encuentra el del Ministerio de Justicia de la URSS, edificado en 1886. Otro recurso a emplear en los viejos edificios es (15) Repollés. <
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recubrir las paredes, suelos y techos de materia ignífuga aunque en entarimados no suele valer mucho. Igualmente se debe proceder a tratar con algún producto ignífugo las estanterías de madera noble que se conserven en la zona noble como elementos decorativos o cualquier otro mueble o decoración de madera. Un buen producto de estos evita durante media hora cualquier ignición de la madera tratada o cuando menos que se formen llamas y queden brasas. Para vigas se utiliza una solución de 250 gramos por metro cuadrado, mínimo, y se aplica por pulverizaciones en dos o tres capas. Para puertas y ventanas existe barniz que se da como cualquier otro. Los edificios antiguos, por ser la madera seca más combustible, precisan un porcentaje mayor de materias ignífugas que los modernos. En la URSS están prohibidos los barnices de aceite. En cuanto a evitar la humedad ya hemos visto que es fundamental el sistema de construcción. No obstante contamos además con recursos adicionales, como la naturaleza más o menos porosa de los materiales utilizados. Debemos saber que los ladrillos que se utilizan para cubrir los paramentos de hormigón recogen mucha agua, cuyo efecto nocivo se aumenta si forman algún relieve. En cambio las láminas de gres, utilizadas para el mismo fin de mejorar el aspecto exterior de los muros, son resistentes a la humedad y al calor. El aislamiento por cámara de aire se consigue utilizando hormigón celular cuyas pequeñas celdillas actúan como aislante, utilizando hormigón traslúcido formado por gruesas losetas de cristal cóncavas que soldadas una contra otra por la parte de la concavidad proporcionan el mismo resultado, a la vez que constituyen un buen aislante acústico y filtro de luz solar. Otro de los recursos es mezclar a los materiales sustancias hidrófugas (17), de las que parece proporciona buenos resultados la wermiculina>>utilizada en el archivo de Iskre (Francia), la que puede también formar una capa intermedia entre dos tabiques. El amianto es Útil en la fabricación de mortero con cal, yeso, cemento y agua. Debemos saber que la argamasa de cal con lodo es bastante absorbente, que lo es menos si se mezcla con arena y que disminuye su cualidad hasta diez veces menos si se mezcla con cemento. Un buen material hidrófugo puede reducir la humedad de un semisótano de 60 a 70 veces. En cuanto a las pastas cubrientes pueden ser hechas a base de asfalto o polivinilo. A este respecto anotaremos que las cubiertas deben estar muy bien impermeabilizadas. No obstante en climas lluviosos las tejas dan excelente resultado y en algunos países que además son fríos van muy bien las losetas de pizarra, que pueden cubrir además de los tejados la parte exterior de los muros expuestos a vientos húmedos. Los Archivos Nacionales de París llevan este tipo de cubierta en uno de los depósitos nuevos. No son en cambio recomendables para cubrir los edificios los terrazos o los vitrocementos, pero lo que nunca haremos es utilizar a este fin planchas de hierro o cinc, como se hizo en algunos sitios (17) Tal por ejemplo el hormigón con revestimientohidrófugo, de que trata Carmen Crespo en su obra citada, pág. 9.


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en épocas pasadas, aunque sí pueden utilizarse hojas de aluminio (18). El problema de los rayos nocivos que la luz solar nos plantea nos presenta el dilema de neutralizarlos o tener que recurrir a una instalación eléctrica. Es sabido que los cristales normales sólo absorben un 30 por 100 de estos rayos nocivos, que atacan tanto al papel como al pergamino y también al cuero y al cartón, borrando además las tintas. Barrov hizo una prueba sobre documentos convencionales de donde se pudo comprobar que un día de alta temperatura equivalía a diez años de envejecimiento. Sin embargo puede haber variantes en cuanto a las colas y las tintas utilizadas en el papel. Se hicieron estudios sobre este problema en los Archivos del Reino de Suecia, Archivos Nacionales de Washington e Instituto de Patología del Libro, en Roma, que dieron por resultado descubrir que los rayos nocivos eran los violeta y ultravioleta (19). Es por esto que hoy se recomienda que los documentos que se consideren de importancia perdurable se redacten en papel de buena calidad (20). Además sabemos que la luz solar es buena conductora del polvo. En cuanto a la instalación eléctrica, cuando los sistemas conocidos no eran muy seguros, se recomendaba no ponerla en los depósitos valiéndose de ventanas suficientes para una iluminación natural durante la mayor parte de las horas del día (21). Para corregir estos efectos, sin quitar mucho la luminosidad, se recurrió en principio al sistema de poner una capa de fibra de vidrio entre dos cristales normales, sistema conocido con el nombre de «Termolux»,con el que se consigue difuminar la luz en un 95 por 100,además de servir de aislante térmico. A veces se ha utilizado para neutralizar la existencia de grandes ventanales. Es incombustible, no es atacable por parásitos, ni se altera en su constitución. Otro de los sistemas ensayados después fue mezclar determinadas sustancias a la pasta de vidrio, tales como cerio, óxido de cerio, vanodio, Óxido de hierro o sulfuro de cadmium, con lo que los cristales toman coloraciones diferentes: azul, lila, verde. Estos sí son verdaderamente filtrantes o inactínicos, absorbiendo, en más o menos grado, los rayos nocivos (22). El mismo resultado conseguiremos aplicando sobre los cristales

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(18) Duchein, Michel. «Les batiments #Archives Departamentals en France. (Archivum, 1956, pág. 121). (19) Duchein, obra citada, pág. 62. (20) Esta precaución está ya en práctica en Estados Unidos, dado que el papel que suele utilizarse ahora es de calidad muy inferior al que se usaba hace algunos años. De hecho resisten mejor los papeles de los siglos XVI a XIX, no así las tintas, que a veces eran corrosivas calando totalmente el papel. (21) Buen ejemplo de este criterio es la estructura de nuestro Archivo Histórico Nacional, a la que se han aplicado diversos remedios. (22) En el archivo de Schoppach (Bélgica) se pusieron en la fachada Sur vidrios cuya materia estaba mezclada con sulfuro de cadmium, que da un color naranja, mientras que en la fachada Norte se utilizó un tipo de cristal difusor termoaislante con fibra de vidrio intermedio (Actas de la journé statutaria du 29 mars 1973. «La construction et l’amenagement des biblioteques et depots &archives». Actes publié sur la direction de G. Braive et D. Hanappe, Bruxelles, 1973, Pág. 9).

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de ventanas y claraboyas hojas de plástico de metacrilato. En Estados Unidos se ha empleado el filtro amarillo de Kodak. Si no se dispone de dinero suficiente para su costo puede adoptarse un medio más económico consistente en adherir a los cristales normales planchas de celulosa o, mejor aún, darles un barniz de cloruro de polivinilo, que es incoloro y fácil de aplicar. Estas soluciones sólo son recomendables como Último recurso. Sin embargo ninguna de estas modalidades ha tenido mucha aceptación porque persiste el riesgo de su fácil rotura, sobre todo en caso de fuego, por lo que se ha pasado a utilizar el vidrio armado u hormigón de vidrio. Las gruesas losetas unidas con hierro y cemento, o con una retícula interna metálica, no son absorbentes pero disgregan los rayos solares al atravesar por ellas la luz impidiendo su directa incidencia en el interior del edificio, con la ventaja, sobre los sistemas anteriores, de que no estallan por el fuego. En el plan que se hizo hace años para archivos de la URSS se prescribió el doble cristal, propio de los países fríos, pero poniendo losetas de vidrio al exterior y vidrio corriente por dentro. En el Archivo del Estado de Varsovia se pusieron losetas de vidrio de cinco centímetros de grueso (23). Para evitar la refracción dañina se recomienda a los países cálidos que las paredes de los depósitos no sean blancas, sino pintadas en color crudo o verde (24). En cuanto a la protección acústica la tendencia actual de aprovechamiento del volumen construido ha desterrado los gruesos muros de antaño y, como consecuencia, su permeabilidad a los ruidos ha aumentado, agravando esta situación el incremento de los ruidos que la mecanización lleva consigo. El grado de aislamiento acústico depende del nivel sonoro de la zona en que se encuentre el local. La defensa se consigue en parte por el cerramiento de los muros, cuando viene del exterior, pero también por láminas absorbentes colocadas en suelos, techos y paredes. Estas materias aislantes pueden ser: porosas, que dificultan la propagación de la onda sonora en la misma masa del material que por no ser elástica no permite vibraciones, o de membrana, que debilitan la onda al perder ésta su energía al hacer vibrar la membrana. Puede ser tablero duro perforado. En cuanto al corcho aglomerado es de bastante uso pero tiene un coeficiente bajo de aislamiento. También se emplea la fibra de vidrio y otras sustancias minerales. Hoy el comercio ofrece placas de aislamiento ya preparadas que dan muy buen resultado (25). Problemas de menor importancia nos plantean las vibraciones producidas por el tráfico rodado de la calle, sobre todo en plantas de sótano y semisótano, lo que puede amortiguarse revistiéndolos de materiales adecuados. En los Archivos del Estado de Georgia (Estados Unidos) se han dotado de protección los que hay debajo de tierra y los del nivel del suelo. En Stuttgart (Alemania) se han climatizado y defendido del ruido los tres (23) En la URSS se pusieron algunos entre los años 1954 y 1956, pudiendo observar que, a pesar de quebrar los rayos solares, algunos papeles amarillearon un poco. (24) Kraemer, obra citada, pág. 829. (25) El recurso más antiguo era recubrir los pasillos de los depósitos de linóleum para amortiguar los ruidos de paso.


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niveles por debajo del suelo y se han insonorizado hasta dos niveles sobre la superficie. La insonorización se logra utilizando los mismos materiales que se indicaron para los archivos de uso inmediato. En cuanto al polvo, que genera con frecuencia la aparición de agentes bióticos, no es mucho lo que se puede hacer, aunque sí sabemos que el hormigón, material usado en su mayoría en estas construcciones, puede mezclarse con sustancias antipolvo (26). En primer lugar debemos rechazar el cemento visto porque desprende muchas partículas de polvo siendo campo abonado para anidar los insectos, a no ser que usemos el llamado cemento flojo. Para pavimentos de cemento se viene recomendando cubrirlo de linóleum y así está en muchos archivos, pero se desgasta bastante con el roce de las ruedas de los carritos porta-documentos. Hay otros materiales continuos para cubrir suelos a base de caucho o plásticos, de más resistencia pero más caros. También pueden utilizarse pastas cubrientes o simple barniz de polivinilo aplicado con un pincel pero cada uno de estos sistemas que son más económicos son a la vez en la misma proporción menos efectivos y duraderos. Deben evitarse los suelos de losetas porque las junturas siempre se marcan y en ellas se deposita el polvo. Por supuesto las moquetas o cualquier otro tipo de cobertura semejante estarán totalmente proscritas, así como los pavimentos de corcho. En cuanto a los planos de hormigón existe la posibilidad de mezclar a la masa sustancias bactericidas y fungicidas. En cuanto a la pintura de las paredes debe ser de tipo oleaginoso, que no retiene el polvo, o de plástico, que son lavables. Por compensación puede que sean más propicias al fuego. Si se utiliza algo de madera o ya la tiene el edificio, por ser aprovechado de viejo, deben tratarse las vigas y demás elementos con alguna solución antitermita, además de la ya mencionada ignífuga. La madera es el peor material que puede emplearse en el edificio de un archivo.

(26) Crespo, Carmen, trabajo citado, pág. 9.

Medidas complementarias de seguridad Aunque parezca raro, en tiempos antiguos se buscaron en la magia remedios para preservar el papel. Signos cabalísticos servirían para proteger los libros pero no se han encontrado testimonios de que se aplicaran también a los documentos. Lo corriente para éstos fue utilizar envases impregnados en sustancias varias (1). Luego se pasó a utilizar tratamientos químicos y gases que, a largo plazo, estropeaban el papel. La técnica de la conservación del papel se ha ido perfeccionando desde 1934, como consecuencia de conocer mejor la naturaleza de la materia base, así como por la aplicación de medidas precautorias.

DEFENSA DEL FUEGO Uno de los montajes que hay que cuidar más es la instalación eléctrica, que debe tenerse en cuenta cuando se está construyendo el edificio. Su imprevisión ha sido una de las principales causas de incendio en depósitos documentales. En años no muy lejanos empezó a utilizarse la protección del cable con tubo de plomo, o sistema Bassermann. En 1956 en el plan de archivos de la URSS se contaba con la conducción eléctrica por dentro de tubos de acero (2). Otro de los recursos que se han utilizado es recubrir el cable con plástico que, al producirse el fuego, queda fundido, vitrificado, con el cable, lo que le impide seguir ardiendo. En la actualidad podemos asegurar que la instalación eléctrica se ha (1) Kraemer, obra citada, vol. I, págs. 573-580, dice que los árabes los envolvían en las mantas de sus caballos. Pensamos que sería por el olor. (2) Voronin, I. <
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logrado con toda seguridad. Los cables, además de ir recubiertos por una triple protección de tubos, corren por dentro de cavidades de conducción previstas al construir los muros, las que pueden servir a la vez para los cables de la telefonía, o cualquiera otros, dentro del edificio. Cuando se trata de un viejo edificio, ya construido, en el que las rozas para empotrar la instalación dañen su estética, puede utilizarse un tipo de cable incombustible e incomburente que se emplea para las industrias en que se manejan materias fácilmente inflamables o combustibles. Citemos como ejemplo de instalación de este tipo la realizada en las salas nobles del Archivo General de Indias, en Sevilla (España). Es algo caro pero, por ahora, la única solución viable. Con todo es conveniente que la corriente pueda cortarse separadamente por módulos de depósitos y por pisos con total independencia. También es medida oportuna que, incrustados en la pared o bien aislados, haya cada cinco metros tomas de corriente para uso de humidificador, aspirador o cualquier otro aparato necesario, así como que, cada cierto espacio, se instalen interruptores automáticos que salten al producirse un cortocircuito (3). En cuanto a la intensidad lumínica debe procurarse que sea solamente la necesaria para verificar cómodamente el servicio en cada sector, instalando pantallas filtrodifusoras donde sea conveniente (4), ya que la luz artifical intensa puede ser también dañina. Existe la duda de si emiten más rayos ultravioleta las lámparas incandescentes o los tubos de neón. A título indicativo diremos que en los depósitos pueden ser suficientes 60 vatios cada dos metros, entre las estanterías, mientras que en los pasillos de circulación se recomiendan 75 vatios por cada cuatro metros. Las luces de plafón son las más adecuadas. A veces van colocadas en la plancha lateral de cada estantería, encima mismo de los indicadores de número de estanterías y unidades que comprende. Otro de los elementos que hay que cuidar para evitar incendios es el de las posibles calderas de calefacción, bien sean para la totalidad del edificio o para insuflar aire caliente en los depósitos con el fin de evaporar la humedad ambiental. Su instalación estará siempre totalmente aislada y protegida de modo que ni por fuga, ni por recalentamiento, puede producir ningún daño en los depósitos. Lo mismo debe decirse de cualquier máquina o motor con que se trabaje en el archivo, tales como los de los elevadores o montacargas, o cualquier otro cuyo funcionamiento requiera alta potencia eléctrica, o gasolina, gas, fuel o cualquiera de sus compuestos susceptibles de arder o explotar. (3) Sánchez Belda, Luis, lo recomienda en varios de sus trabajos. Se trató de ellos en la segunda jornada estatutaria de 29 de marzo de 1973. <
Medidas complementarias de seguridad

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Tampoco debemos olvidar los locales de trabajo que utilizan sustancias peligrosas, o de fácil combustión, usuales en los laboratorios de restauración o en las cámaras de desinfección y desinsectación, aparte de las medidas lógicas precautorias de guardar las distancias debidas con respecto a los depósitos. Finalmente no olvidaremos tomar las medidas necesarias para evitar las consecuencias funestas producidas por los rayos. Si se trata de edificios nuevos deberán estar hechos de hormigón armado, que no es combustible, pero si son edificios viejos o adaptados será preciso impregnar las vigas de la cubierta con sustancias ignífugas, así como evitar las vigas de hierro, que se retuercen por el calor, produciendo derrumbamientos (5). En todo caso, tanto a la entrada de las plantas como en los accesos a los depósitos y de un módulo a otro debe haber puertas cortafuegos, accionadas a mano automáticamente desde fuera, tanto si los depósitos se han construido sobre el nivel del suelo como si lo están bajo tierra. Estas puertas empezaron a hacerse de hierro. Con dos capas de hierro y una intermedia de amianto se hicieron las del depósito del archivo de Udine (Italia) acabado en 1955. Con puertas de hierro se equiparon los depósitos de los archivos de Viborg y el de Copenhague, para Zelanda (Dinamarca), en 1966. Sin embargo, sabiendo que el hierro visto es relativamente fusible a las altas temperaturas, parece más recomendable usar el acero con un aislante térmico refractario entre dos planchas, para evitar que se deformen. En Turin el metal se dilató por efecto del calor y no pudieron abrirse las puertas para combatir el fuego dentro del depósito, por lo que hay que cuidar mucho la elección del metal y modo de hacerlas. En cuanto al sistema de funcionamiento las opiniones están divididas entre los que las prefieren de cierre manual y los que estiman más conveniente el cierre automático que permite actuar con más rapidez. Sin embargo esto implica el riesgo de que alguien quede atrapado, en evitación de lo cual deben siempre poder abrirse desde dentro. En el archivo departamental francés de Lille se instalaron unas deslizables sobre un carril inclinado, sujetas por un hilo fino de cobre que se funde al calor, soltando la puerta que se desliza sola, cuyo sistema se ha utilizado en otros archivos franceses. Sin embargo nos parece peligroso que no se pueda abrir desde dentro fácilmente. En evitación de que alguien quede atrapado por el sistema de cierres, sea uno u otro su funcionamiento, o sencillamente por encontrarse en el depósito alejado de la puerta de acceso normal, es muy conveniente que haya una salida de emergencia al menos por cada planta, con puertas que si bien queden totalmente cerradas al exterior, se puedan abrir desde dentro y den a una escalera de socorro, que debe construirse por la parte exterior del cuerpo del edificio (6), bien vaya a dar a un patio, a una zona ajardinada que debe (5) Kraemer, obra citada, pág. 814. (6) Prescripción que recoge Carmen Crespo en su ponencia citada del VI11 Congreso Internacional de Archivos de 1958, pág. 9.

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rodear el edificio, o incluso, en Último término, al propio vestíbulo. En los Archivos Centrales del Estado, en Moscú, dan a un patio (7). En el Estado de Coblenza, al vestíbulo; en los franceses de Aurillac y Lille van completamente al exterior, contando este último con tres escaleras, una por cada módulo de los depósitos. También en razón de poder evacuar rápidamente los depósitos en caso de alarma se ha pensado en construir en el exterior unas rampas o toboganes por donde puedan deslizarse los legajos (figura 73) o cajas hasta un posible transporte mucho más rápidamente que si se efectúa el desalojo y carga a base de elevadores, cuyo funcionamiento puede estar bloqueado a causa de la propia emergencia. Tanto éstos como las escaleras de uso normal deben estar aislados por muros cortafuegos de los depósitos constituyendo una zona neutra. Es buena medida poder cortar automáticamente los conductos de aire, calefacción u otros que puedan servir para avivar el fuego. Los puntos de alto riesgo, tales como depósitos de combustible o laboratorios, deben estar protegidos muy especialmente. En el mencionado Archivo General de la Administración, en Alcalá, los depósitos de fuel-oil están bajo tierra, en la zona ajardinada. Parte fundamental de estas medidas complementarias es el tendido de un sistema de detección de incendios, que debe prevenirse a la vez de las conducciones generales de electricidad de edificio, razón por la cual lo incluimos entre los problemas de construcción, aunque si no se ha previsto puede también instalarse con posterioridad. Los sistemas de detección, como ya hemos visto para archivos de uso inmediato, son varios, por lo que debemos elegir el que sea más apto para nuestro fin. Para acertar en la instalación de sistemas y aparatos de alarma lo primero que debemos de tener en cuenta es el tipo de material que almacenamos. Sabemos que el papel arde fácilmente pero esta facilidad se ve bastante dificultada si está metido, relativamente apretado, en cajas o legajos. Una hoja de papel contra otra no cuenta con el oxígeno necesario para arder y todos recordamos que al intentar quemar papeles alguna vez hemos tenido que urgar repetidamente entre ellos para separarlos porque la llama se agotaba, produciendo en cambio mucho humo. Debemos conocer también los determinantes y cualidades de los diferentes sistemas que, por el momento, existen, que son los siguientes: a) Los que funcionan por efecto de las llamas, denominados de infrarrojos. Son propios para incendios al exterior, donde no se pueden controlar el ambiente o la temperatura. b) Los que detectan la presencia de gases o humos producidos por una combustión lenta. Están basados en la ionización del aire por las moléculas constitutivas del gas de combustión, que actúan sobre pequeñas celdillas

(7) Voronin, obra citada, pág. 7 (Archivum, 1957).


Figura 73.-Plano

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en que se pueden apreciar las escaleras de socorro

y los toboganes para evacuar documentos, ambos al exterior.

ionizadas con sales de radio o selenio. Las tomas de muestras de aire deberán estar convenientemente distribuidas, teniendo en cuenta la posible existencia de entrantes que produzcan estancamientos. No debe escatimarse su número por motivos de ahorro, lo que a veces hacen las propias casas instaladoras para no perder la venta, porque reduce su eficacia en una proporción apreciable. Detectada la combustión suena una sirena a la vez que se enciende en el cuadro indicador el piloto correspondiente a la zona o lugar donde se ha producido. Son muchos los archivos que han elegido este sistema por ser el más apropiado, además de obligar al cumplimiento de la prohibición de fumar en los depósitos ya que el simple humo del cigarrillo es detectado rápidamente. Tienen instalaciones de este tipo, entre otros, en los Archivos del Estado de Brescia (Italia), el de Bramberg en Baviera y el del Estado de Coblenza (Alemania), en el depósito nuevo totalmente cerrado de los Archivos Nacionales de París (Francia), en los Archivos Centrales del Estado de Varsovia (Polonia) y en los Corona de Aragón, Histórico Nacional y General de la Administración, de Alcalá de Henares (España). c) Los térmicos, que reaccionan a la temperatura, de los que hay cinco variedades: termostáticos, que acusan la temperatura ambiente; termovelo-

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címetros, que responden a una elevación brusca; termodiferenciales, que indican la diferente temperatura de tomas de aire ubicadas en diferentes sitios del depósito; aerotérmicos, que acusan la elevación de la presión del aire o gas patrón, y finalmente, termoeléctricos, que se basan en la conductibilidad de los metales en función de elevaciones bruscas de temperatura (8). Por la razón antedicha de la forma de arder el papel apretado no son válidos para los depósitos. Además, si no se han ajustado bien a su tiempo, en épocas de calor pueden dar una falsa alarma por simple recalentamiento del ambiente. d) Los de ultrasonido, que se fundamentan en el leve ruido característico que produce un comienzo de combustión. Pero es preciso que exista llama para que se produzca la crepidación. Tienen que estar montados en condiciones muy especiales y su utilización es muy limitada pues existe el riesgo de que puedan desencadenar falsas alarmas por detectar otras vibraciones diferentes. Por estas dos cualidades que hemos anotado no nos parecen convenientes en un depósito de archivo. e) Todavía podemos señalar la existencia de otros que detectan productos de combustión, que son invisibles para el ojo humano, que se desprenden de todo fuego o materia combustible recalentada, y que no dependen ni del humo, ni del calor, ni de las llamas. Es por eso que avisan el fuego mucho antes que los otros sistemas de alarma (9). No quedaría completa la exposición si no hiciéramos referencia a los extintores, aunque éstos no puedan ser considerados ya como integrantes de la construcción sino elementos de instalación. Entre otras razones, porque el agua no es lo más apropiado para combatir un conato de incendio en un depósito de papeles valiosos. Según los técnicos los tres primeros minutos son fundamentales para atajar un fuego, siendo mucho más difícil conseguirlo transcurrido este plazo de tiempo. Es pues preciso que conozcamos el uso de instalaciones y mane.jo de aparatos extintores y que éstos sean apropiados, en vez de llamar a los bomberos y esperar a que vengan, a no ser que el fuego haya sido descubierto tan tarde que no podamos atajarlo por nuestros propios medios. Esto no obsta para que tengamos previstas bocas de tomas de agua al exterior, ya que el fuego puede producirse en las dependencias o en el exterior, o dispositivos con manguera en la caja de escaleras de cada piso, en cuya zona neutra puede utilizarse el agua abundantemente (10). La (8) Repollés Sanz, Mariano. <

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distancia considerada óptima entre las bocas de tomas de agua del exterior oscila entre los 100 y 150 metros. Los archivistas de la URSS recomiendan la apertura de pozos artesianos que complementen el caudal urbano en caso de necesidad. La fórmula antigua, que todavía conservan en muchos sitios, consiste en tener una dotación de bomberos para uso particular del archivo o tener una alarma conectada con el servicio de bomberos más próximo que automáticamente da el aviso. No somos partidarios de tal sistema porque normalmente lo que no ha destruido el fuego lo destruye el agua de las mangueras. No obstante la intervención de los bomberos en caso de necesidad debe tenerse en cuenta (1 1). En el plan de archivos de la URSS de 1957 habían previsto un sistema consistente en un tendido de tuberías conductoras de agua colocadas a lo largo de los depósitos. Espaciadamente tenían unos orificios obturados por pequeños tapones, que se fundían al elevarse la temperatura produciendo automáticamente un rociado de agua. Este sistema, denominado «Dentchermo-Splis-Kernaia>>, también puede ser utilizado para expeler gas anti-fuego, que puede ser Halon. Por estas fechas se adoptó un sistema análogo en los Federal Records Center de Estados Unidos por puntos de salida en el techo. Requiere revisión cada seis meses si se quiere tener seguridad de su buen funcionamiento, pero encontramos que tiene dos graves inconvenientes: que la salida automática de chorros de agua mojará lo que se está quemando y lo que no se está quemando, o en el peor de los casos sólo esto, y que si se utiliza para expeler gases es preciso cerrar rápidamente las puertas del depósito para que no salgan fuera, con lo que se impide utilizar cualquier otro medio manual de atajar el fuego. De los Archivos Provinciales de Bélgica sabemos que en 1977 tenían extintores automáticos en Gante (12). Por las razones apuntadas nos parece mucho más útil contar con una buena dotación de extintores manuales, cuyo sistema de operar debemos conocer para elegir los que sean más aptos a nuestro fin. Consideraremos primero los hídricos, que pueden ser de chorro o por pulverización. La primera forma tenemos que descartarla por las razones ya dichas, no así los de pulverización, que son muy eficaces para apagar totalmente las brasas de los papeles, cuyas llamas hemos apagado por otro sistema.

Los de espuma química están basados en la mezcla de dos disoluciones contenidas en diferentes compartimentos, las que se juntan al invertir el (1 1) Carmen Crespo, en su trabajo citado, pág. 6, expone el estado de este problema en 1976 y defiende el uso del agua como opción irremediable en la mayor parte de los casos. No hay que olvidarse, en fin de cuentas, de que después de usar otros sistemas de extinción es preciso acabar con las brasas por medio de extintores hídricos. (12) Petit, Roger. «Les Archives de la Administration Provinciales de Belgique..Bruxelles, 1977.

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aparato. Su contenido suele ser ácido sulfúrico y solución acuosa de bicarbonato, o solución de sales carbónicas. No perjudican demasiado a los papeles pero tienen tres inconvenientes: que se vacían de una sola vez, sin posibilidad de detener el proceso, por lo que si el aturdimiento hace que no se dirijan correctamente, se pierde su contenido sin haber remediado nada; que hay que recambiar la carga con cierta frecuencia porque con el tiempo pierden sus cualidades; que no pueden utilizarse cuando el fuego es de tipo eléctrico porque son electroconductores.

Los de espumafísica están cargados de gases inertes (COZo nitrógeno). Actúan por proyección, valen para papeles pero tampoco pueden usarse en fuegos eléctricos. Con este tipo de gas se hizo el experimento de expulsión automática en la URSS. Los de nieve carbónica (bióxido de carbono) actúan bajo presión en forma gaseosa. La nieve carbónica se volatiliza sin dejar residuo y rebaja la temperatura, pero no son Útiles para fuegos que arden con brasa tales como los producidos por maderas, tejidos o papel. En cambio sí son muy útiles para fuegos eléctricos. En el proyecto de archivos-tipo de la URSS de 1956 se pensó utilizarlos pero hoy ya están desechados en casi todos los depósitos. Los de polvo seco tienen un amplio espectro de uso: materias grasas, metales, plásticos y papeles. Para papeles los hay especiales, que consiguen la casi total extinción de la brasa, aunque lo corriente es que ésta haya que rematarla con agua pulverizada. En cuanto a los de hidrocarburos halógenos no valen para locales cerrados por ser muy tóxicos. Van bien en cambio para vehículos. De esta exposición podemos deducir que los que necesitamos para un depósito de archivo son los de polvo seco especiales, o polvo polivalente, teniendo a mano alguno de agua pulverizada para terminar de apagar las brasas. En cuanto a su proporción, el plan de archivos de la URSS de 1956 aconseja un extintor por cada 50 metros cuadrados. Conocidas las cualidades de cada tipo de extintor podemos resumir la conveniencia de su aplicación en la siguiente forma: - Polvo seco especial y agua pulverizada, para los depósitos documentales.

- Polvo seco, y agua pulverizada, para despachos de trabajo y salas del público. - Polvo seco, para calderas. - Nieve carbónica, para laboratorio fotográfico, máquinas electrónicas, cuadros eléctricos, talleres de restauración y encuadernación, acondicionado de aire y maquinaria de los elevadores o montacargas (13).


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Con independencia de esto es conveniente que todo el personal sepa el manejo de los extintores, así como que el edificio esté señalizado con indicadores de salidas de emergencia. Respecto a los documentos pudiera ser útil que los más valiosos estén situados cerca de las salidas para ser puestos a salvo prioritariamente, así como señalizados con etiquetas fluorescentes. Sin embargo esto último tiene el inconveniente de que puede servir de pista a posibles ladrones (14).

CLIMATIZACION Ya se expusieron las precauciones que hay que tomar en cuanto a la realización del depósito relativas a la orientación del mismo y materiales utilizados en su construcción. Pero sobre ello tenemos que pensar en medidas complementarias. La climatización de los depósitos es absolutamente necesaria, siendo uno de los mayores peligros el cambio alternativo de frío y calor, que contrae y dilata los documentos produciendo su rotura, sobre todo si el cambio es brusco (15). Si son locales de sistema abierto, con ventanas, porque están expuestos a las rigurosas variaciones del medio ambiente exterior, y si son cerrados porque, aunque se reduce a la mitad la alternancia de temperaturas, porque es preferible evitar que se concentre humedad o se produzca recalentamiento. Algunos, como Campbell, sostienen que sólo es necesario tomar estas precauciones para los archivos definitivos, pudiendo ahorrarlo en los intermedios (16), pero esto no es admisible en sentido absoluto ya que, en condiciones adversas, pueden echarse a perder los documentos rápidamente puesto que influye mucho la climatología dominante en el lugar en que están emplazados. Por otra parte el régimen de duración de permanencia de los documentos en archivos intermedios varía mucho de unos lugares a otros. No debemos olvidar que la materia base de los documentos convencionales es de origen orgánico y necesita unas condiciones de conservación que pocas veces se han tenido en cuenta. Los estudios realizados sobre estas condiciones ofrecen opiniones diferentes. Entre los teóricos Croset estima que la temperatura de un depósito (13) Repollés, trabajo citado, pág. 16. (14) Duchein, obra citada, pág. 109. (15) Según estudios hechos por M. M. Plenderleith y Philoppot. 4Xmatologie et conservation dans les Musées.. Centre International d’etudes pour la conservation et restauration dels biens cultureles. Travaux et publications, 111, Roma, 1960, págs. 217-224. (16) .Buildings and equipement for Federal Records Centers in the United States» (Archivum, VII, 1957, pág. 21).

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debe estar situada entre los 100 y los 12 (17), mientras que para Minogue puede situarse entre los 18" y los 24". El porcentaje de humedad es factor decisivo, oscilando las estimaciones entre el 30 y el 65 por 100, a partir de cuya última cifra se considera que existe peligro, que llega a ser grave si alcanza al 75 por 100, en que, con toda seguridad, se producirán hongos. Sin embargo, según Kraemer, estas cifras tampoco son absolutas sino relativas, ya que actúan conjuntamente y no por separado, sino que juegan entre sí reforzando o atenuando la peligrosidad, que se considerará extrema cuando coincidan el exceso de humedad y el exceso de temperatura. La proporción adecuada para los técnicos de la URSS ofrece algunas variantes. Mientras en el informe de la «Table Ronden celebrada en Londres en 1956 se daban las cifras de 17 de temperatura por un 60 por 100 de humedad, Voronin, en su trabajo sobre la construcción de archivos, publicado el mismo año, rebaja las cantidades a 14"-16Opor un 50-56 por 100 de humedad. Por su parte Belov, en su intervención en el I11 Congreso Internacional celebrado en Florencia, si bien mantiene la estimación de 14 de temperatura, aumenta la tolerancia de humedad hasta un 65 por 100. Baath, de Estocolmo (Suecia), opina que la proporción absoluta por metro cuadrado debe ser de 100 centígrados por un 60 por 100 de humedad. Llevada la teoría a la práctica podemos citar el caso de Coblenza (Alemania) en donde a pesar de las bajas temperaturas, de hasta 150bajo cero, y exceso de humedad, entre los 60 a 72 por 100, se ha conseguido mantener los depósitos entre los 12 y 580 de humedad. En los Archivos Nacionales de Francia, según el informe de Pierre Durye (18), la proporción es de 14" por 65 por 100. En los del Estado de Varsovia (Polonia) oscila entre los 160-180 por un 50-60 por 100. En el del Reino de Bruselas (Bélgica) mantienen los depósitos entre los 18"y 60 por 100. Para evitar la formación de hongos es práctica corriente usar productos que contienen sal de soda de pentaclorofenol, fáciles de encontrar en el mercado. En Inglaterra se usaba en forma de solución alcalina impregnando hojas de papel de seda que se intercalaban entre los documentos espaciadamente, pero se vio luego que su alcalinidad podía perjudicar a los propios documentos que se trataba de proteger. Por ello es preferible usar pulverizaciones utilizando máscaras protectoras. También hay una cera especial fungicida para los pergaminos y el cuero de las encuadernaciones, así como para éstas puede aplicarse una cola especial para su cosido (19). Si se trata de corregir un exceso de humedad calentando el aire de los (17) Esta opinión coincide con los que estiman que, en general, en climas medios, la temperatura puede ser la misma que para las personas. (18) .Amenagement et construction de batiments aux Archives Nationales de France de 1948 a 195%~ (Archivum, 1959, págs. 29-34). (19) Duchein, M. <

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depósitos, o para atenuar su baja temperatura, es de todo punto necesario que la central calefactora se encuentre siempre fuera de la caja de los mismos, convenientemente aislada, sin estar pared medianera con dichos depósitos. Los archivos de La Manche, en Saint-Lo (Francia), terminados de construir en 1966, fueron dotados de calefacción central. Tienen también calefacción clásica, por radiadores, los departamentales que hicieron en Mézikre, Tours y Toulouse. En el Archivo del Estado de Coblenza (Alemania) se ha optado por un termosifón central, con tuberías por debajo de las estanterías, que garantizan una temperatura de 120centígrados dentro cuando al exterior hay 15Qbajo cero. En los de Laon y Gukret (Francia) las tuberías del agua caliente van empotradas en el suelo. Sin embargo no es conveniente que el calor se difunda por conducciones de agua o vapor porque cualquier rotura podría originar una pequeña inundación, con el perjuicio consiguiente. Parecen más recomendables los sistemas de aire caliente, que se insufla en los depósitos por orificios, teniendo cuidado de que esta entrada de aire no incida directamente sobre los documentos. La toma de aire debe hacerse por filtros situados muy altos, con bocas de salida en la parte baja, pero no demasiado cerca del suelo. Cuando la calefacción por aire insuflado se hace por conductores bajo el suelo este calentamiento no debe de pasar de 25", según Duchein. En el repetidamente citado plan de construcción de archivos en la URSS, de 1956, se previno un sistema de entrada de aire que se calienta por vapor de agua hasta 250.Extraído por ventiladores activados eléctricamente volvía a entrar otra vez caliente, ya purificado. En los Archivos Nacionales de Varsovia (Polonia) la calefacción discurre por tubos verticales que van dentro de los muros exteriores, sin que tengan comunicación los de un piso con otro para evitar que puedan servir de chimeneas de tiro y propagación del fuego en caso de incendio. El problema de la refrigeración suele resolverse más sencillamente. En algunas de las fachadas del palacio de Soubise en los Archivos Nacionales de Francia, en París, se han colocado simples ventiladores. En el archivo de Alma Ata (URSS) se han servido de un ingenioso procedimiento que consiste en hacer circular por tuberías el agua de un pozo artesiano que no suele pasar de los 9 en la época más calurosa del año. Un sistema completo de aire acondicionado es lo más seguro, aunque resulta caro. Cuentan hoy con aire acondicionado por absoluta necesidad todos los depósitos instalados bajo tierra o excavados en la roca, pero también algunos otros de superficie entre los que podemos citar los Archivos Nacionales de Varsovia (Polonia) y nuestro Archivo General de la Administración, en Alcalá de Henares. En evitación de posibles daños producidos por desequilibrios entre humedad y sequedad, calor y frío, es conveniente que en todas las salas de los depósitos estén instalados termómetros e higrómetros que permitan detectar la peligrosidad del ambiente para proceder de inmediato a corregir

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estas condiciones. Desde luego sabemos que los depósitos subterráneos son los que mejor mantienen las condiciones microclimáticas (20). En cuanto a los documentos llamados audiovisuales es opinión general que requieren condiciones especiales para su buena conservación, aun cuando no se han puesto de acuerdo sobre cuáles debe ser. Los criterios más avanzados reducen la temperatura entre los 10 y 14 grados, con un índice de humedad relativa del 40 por 100. Esto, cuando se sigue este criterio, hace preciso la existencia de una cámara de aclimatación en la que el material deberá permanecer durante un tiempo prudencial antes de sacarlo a la sala del público para su examen y estudio, con objeto de evitar el choque de la diferencia de temperatura, cuya operación habrá de verificarse a la inversa antes de reintegrarlo a los depósitos (21).

AGRESIONES ESPECIFICAS Son variadísimas las especies bióticas que hay que combatir por lo que es fundamental el estudio de la naturaleza del material que se quiera preservar ya que' atacan a los diversos componentes del papel de los documentos convencionales (22), como también se conocen ya agentes destructores de los, relativamente nuevos, documentos audiovisuales. Para evitar la presencia de bacterias, hongos e insectos es fundamental que se guarden las reglas generales que se dieron para la construcción del edificio y las complementarias que acabamos de mencionar, ya que estos agentes destructores se desarrollan como consecuencia de los factores climáticos adversos, los que ejercen así un doble perjuicio: directamente, como ya hemos visto, e indirectamente favoreciendo el desarrollo de estas especies. El daño en la fibra de la celulosa por hongos y bacterias es siempre una hidrólisis que les hace perder flexibilidad terminando por carbonizar el papel, de la misma manera que la acción lenta del calor, que se llama «destilación seca». El mayor daño lo producen las bacterias aunque a veces actúan sobre la labor del hongo. Los daños de unos y otras se manifiestan por coloraciones vivas, preferentemente rojas, amarillas y azules, pero sobre la fibra misma dan un tono crema, gris o pardo. En la primera mitad del siglo se aconsejaba como antiséptico para combatirlos el uso de esencias de trementina, lavanda y bergamot0 (23). Hoy los métodos han avanzado por lo que también aquí hay que tomar una

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(20) Carmen Crespo, trabajo citado, pág. 45. (21) Carmen Crespo, trabajo citado, pág. 8. (22) Kraemer, obra citada, págs. 9 y sigs. Estudia la naturaleza de todos ellos y sus consecuencias desde el punto de vista de la biología.


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medida precautoria que entre de lleno en el tema de la Construcción, que es disponer el sitio donde ha de ir la cámara de fumigación. No importa que de momento no se vaya a instalar por razón de su elevado costo: si tenemos previsto el sitio será más fácil que algún día lo consigamos. De lo contrario habrá que tirar tabiques y sacar sitio de donde se pueda, como ocurrió en el Archivo Histórico Nacional de Madrid (España), donde hubo que instalarla a costa de parte de un depósito de la planta baja. Si todo lo que entra en los depósitos pasa por la cámara y periódicamente se realizan fumigaciones masivas en los mismos depósitos podremos estar seguros de la salubridad de los documentos que conservamos. En el Archivo General de la Administración, de Alcalá de Henares (España), está previsto que la fumigación periódica de los depósitos pueda hacerse por medio de los propios conductos de aire acondicionado. A veces, para evitar un posible peligro de explosión se ha preferido sacar los documentos del edificio para fumigarlos en otra parte, principalmente por seguridad de las personas, dada la toxicidad de muchos de los productos empleados. Hoy las cámaras de fumigación funcionan con toda clase de controles y siempre pueden instalarse, como medida precautoria, más psicológica que real, en lugar alto y apartado del edificio, o bien en casetas inmediatas que tengan una salida de gases a mucha altura, que fue el montaje pensado para el Archivo General de la Administración, de Alcalá de Henares. No obstante nunca llegó a ponerse en funcionamiento por haber sido prohibido el uso del gas que requería. A falta de cámara de fumigación podemos instalar un autoclave al que llevar cualquier documento que encontremos afectado. En él puede usarse el óxido de etileno, que parece es uno de los productos más eficaces. La limpieza es también un factor importante, sobre todo para impedir la implantación de insectos y arácnidos. Para esto es necesario que las superficies internas de los muros y paredes no tengan entrantes y salientes y que los ángulos de unión de dos muros o paredes no formen ángulo recto sino que sean redondeados. Las termitas a veces se deslizan entre las grietas del hormigón. También son muy frecuentes los lepismas o insectos que van abriendo largas galerías a través de todo el grueso de las hojas, y que conocemos con la denominación impropia de polillas. Para desinfección en general son muy útiles los aparatos microsol, cuya conducción eléctrica a lo largo de muros y techos debe ir convenientemente protegida. Es frecuente el uso de óxido de etileno y gas carbónico. Sin embargo conviene tener en cuenta las últimas opiniones de los científicos, ya que muchas veces aparecen inconvenientes no previstos y se experimenta con otras sustancias gaseosas. Contra las termitas subterráneas en edificios de nueva construcción es (23) Casanova, obra citada, pág. 72. También Simeone Duca y Basilio Pandzic en su «Archivísticaeclesiástica>>, Cittá del Vaticano, 1967, pág. 108, cuentan cómo antiguamente era costumbre colocar entre los libros y documentos hojas y flores de artemisa y otras semejantes y difundir aromas varios para mantener alejados a los insectos destructores.

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necesario mezclar con el cemento un germicida y en edificios ya construidos pulverizar este mismo producto por paredes, techos y suelos. Contra los insectos voladores se pueden usar «trampas de luz», consistentes en una instalación en el techo de una bombilla de 10 vatios, si es incandescente, o de 0,5 si es luz de yodo, donde serán atraídas y atrapadas, cayendo sobre una placa colocada debajo. En algunos países tienen el inconveniente de los murciélagos, que hay que auyentar con aparatos de ultrasonido, ya que ellos están dotados de radar. Nos queda por examinar el problema de los roedores, que han constituido una de las plagas más características de los depósitos de papeles (24). Se consideraban inevitables hasta el punto de que cuando alguien era muy aficionado a investigar en los archivos se le denominaba, por broma, «ratón de archivo». Hoy sabemos que en un depósito bien cuidado no debe de haberlos y en las nuevas construcciones se toma la precaución de no dejar pequeños huecos al exterior tales como respiraderos, bocas de desagüe o alcantarillas que no estén protegidas por rejas metálicas lo suficientemente tupidas como para impedir su entrada al edificio por estos conductos. Sobre esta medida de construcción conviene mantener un servicio de desratización, por lo menos para las zonas ajardinadas y las dos primeras plantas, a cargo de expertos, ya que algunos raticidas pueden perjudicar a los documentos y a las personas. En algunos sitios fueron también nocivos los llamados por Kraemer «gatos raticidaw. Manchaban con sus excrementos los depósitos y muchas veces quedaban atrapados al cerrar éstos, muriendo sin remedio por su temor a salir cuando oían gente (25). También pueden constituir un inconveniente los pájaros, para ausentar a los cuales se cuelgan del techo alambres de medio metro, a poca distancia. Un problema ajeno a los países occidentales pero existente en algunos orientales, es el de los monos que por ser sagrados no se pueden cazar ni matar. Entre los sistemas experimentados parece que fue el más efectivo afeitar al jefe del grupo que, avergonzado de su aspecto, huía, disgregándose el resto de sus seguidores (26). En cuanto a los agentes flsico-químicos la peligrosidad de éstos depende en gran parte de la materia base de los documentos cuya calidad actualmente es bastante deficiente, como ya se indicó con anterioridad (27). Por el (24) Kraemer, obra citada, vol. 1, pág. 10, los consigna como vertebrados a nivel del <>, que dice es el peor. (25) Podemos citar la anécdota de que, hace ya muchos años, en el Archivo Histórico de Protocolos de Madrid (España), hubo un pintoresco archivero que enseñaba a los neófitos la pala con que recogía los animales muertos, guiado por el mal olor. (26) Kraemer, obra citada, vol. 1, pág. 765. (27) Kraemer, obra citada, vol. 1, pág. 75, delata el empleo en el papel actual de sustancias tan nocivas como los blanqueadores, y otras tan extrañas como talco, caolín, yeso y arcilla, entre otras.

Medidas complementarias de seguridud

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contrario los audiovisuales han ido mejorando y son más perdurables que los primitivos.

Ya mencionamos al tratar de la peligrosidad del terreno la cercanía de fuentes contaminantes tales como factorías que producen por combustión <
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También tenemos que tener en cuenta que la polución atmosférica es mayor en invierno, como consecuencia de las nieblas y nubosidad, que en verano, en que las impurezas de la atmósfera se retienen menos. El remedio en todo caso es filtrar el aire, bien con instalaciones adecuadas, bien por medio del propio aire acondicionado. Si ninguna de estas cosas es posible tengamos la precaución de guardar todo en cajas, ya que se ha comprobado que lo que no está en cajas se acidifica más rápidamente. Esto, por su parte, implica otra medida precautoria que es la de averiguar también la posible acidez del cartón de las cajas, de lo que trataremos más adelante. Lo que está demostrado es que la climatización sirve para más que para regular la humedad y el calor en sí mismos, con el solo inconveniente de que es cara de instalar y mantener, por lo que sólo suele recurrirse a ella en casos de verdadera necesidad (3 1). Las precauciones accesorias que debe tomarse al realizar la construcción son cerrar los muros por la parte donde se encuentra la fuente contaminante y colocar purificadores de aire en todas las entradas de ventilación que puede tener el depósito. En Bélgica, en 1973, se recomendó la colocación en las bocas de aire de láminas de vidrio para evitar la acidez excesiva de la atmósfera. Si a pesar de estas precauciones, o por no haberlas tomado, el polvo entra, pueden neutralizarse en parte los efectos utilizando aparatos de limpieza eléctricos de uso manual (32), provistos de una rejilla que impida que alguna partícula desprendida del papel pueda entrar en el aparato. También puede hacerse con aparatos que en vez de aspirar el aire lo expelen, pero esto sólo es aconsejable para la limpieza primera en el mismo muelle de descarga, ya que de hacerse en los depósitos el polvo se removería solamente, trasladándose de un lugar a otro (33). Citaremos como extrema medida la existencia de una especie de pequeña zanja situada en el suelo delante de la puerta de los depósitos con objeto de que al abrir para entrar caiga a ella el polvo del pasillo en vez de entrar en la cámara (34). En España contamos, afortunadamente, con un importante centro que actúa con los documentos como si se tratase de un hospital, estudiando su deterioro, a veces verificando cultivo de los agentes bióticos que lo dañan, y aplicándole el remedio que corresponda (35).

(31) Por ser de ambiente más bien húmedo fue instalada en nuestro Archivo General de la Administración, de Alcalá de Henares, teniendo la experiencia de que en Inglaterra se ha conseguido mantener los depósitos documentales con la sequedad necesaria. (32) Voronin, trabajo citado, pág. 8. (33) Sistema recomendado por Luis Sánchez Belda en sus diversos trabajos. (34) Kraemer, obra citada, vol. 1, pág. 830. (35) Estaba situado en Madrid, en la calle de Serrano, 115. Se llama Centro Nacional de Conservación y Microfilmación de Documentos y fue organizado por Carmen Crespo Nogueira, siendo Director General don Luis Sánchez Belda, y hoy está realizando la misma labor metiroria en edificio propio en terreno de la Ciudad Universitaria.


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CONTRAROBO Desgraciadamente uno de los mayores peligros que existen de sustracción de documentos lo constituyen los propios usuarios. La vigilancia en este trance debe ser rigurosa. Los documentos deben revisarse antes de entregarlos y volverlos a revisar al recogerlos. De este vicio de hurtar documentos no está exenta ni la propia Administración. Pero pensando en la posibilidad de un robo de documentos durante su estancia en los depósitos deben tomarse las precauciones adecuadas. Pudiéramos decir que hay que cuidar particularmente todos los posibles accesos, tales como puertas y ventanas en general, sobre todo si hubiera de estas Últimas en el cuerpo del depósito, puerta o puertas de entrada de documentos al muelle de descarga y escaleras de socorro. Es buena medida que los lugares a los que tiene acceso el público, tales como sala de consulta, exposiciones, conferencias, aulas, estén alejadas de los depósitos. En las jornadas celebradas en el archivo de Schoppack (Bélgica) en marzo de 1972 se acordó recomendar que estuviesen alejados éstos tanto de los lugares accesibles al público como del propio muelle de descarga, para evitar entradas subrepticias en ocasión de recibir remesas de documentos, así como prestar especial atención a las escaleras de socorro donde las hubiere. Es frecuente que en los depósitos modernos sólo se abran al exterior pequeños orificios pero si fueren ventanas que permitan el paso de un hombre deben llevar rejas; cuya precaución debe tenerse también para cualquier otra ventana situada en zona baja en cualquier otra parte del edificio (36). Se recomiendan las rejas «movibles» para evitar la sensación de enclaustramiento, o rejas por dentro que impidan el acceso a los pasillos de las estanterías, o cristales irrompibles (37). También pueden instalarse puertas metálicas con cierre de seguridad a la entrada mismo de los depósitos. El recurso más clásico hasta ahora ha sido disponer de una cámara de seguridad, o armario metálico, que está al alcance de cualquier fortuna, pero, claro está, que sólo sirve para un contado número de documentos especialmente valiosos o reservados, pero no para cantidades elevadas. También es medida bastante efectiva que exista una zona de seguridad alrededor del edificio que impida que pueda pasar alguien desde las terrazas de edificios cercanos y que permita verificar ronda de vigilancia en todo su perímetro (38). Algunos recomiendan verjas electrificadas. Esto en cuanto a medidas de construcción. Sin embargo deben ser complementadas con alarmas eléctricas convenientemente distribuidas, de (36) Campbell, E. G . .Building and equipement of Federal Records Center in the United States. (Archivum, VII, 1957, pág. 22), nos dice que estos edificios tienen ventanas a ocho pies sobre el nivel de la calzada, con cierres metálicos a prueba de ladrones. (37) Duchein, obra citada, pág. 110. (38) Voronin, obra citada, pág. 8, recomienda 20 metros de zona circundante.

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funcionamiento automático y de pulsación manual. Hoy se utiliza mucho la detección por células fotoeléctricas de cuyo sistema está dotado el depósito nuevo que se hizo en el Archivo de la Corona de Aragón, de Barcelona (España). También puede combinarse un sistema de alarma de pulsación manual con el de ionización para incendios, tal como está montado en el Archivo General de la Administración, de Alcalá de Henares (España). Esta alarma puede estar conectada directamente con la policía. Sin embargo el conocimiento nos dice que el robo en los depósitos es bastante problemático por la dificultad de saber la ubicación de los documentos que se buscan entre miles o millones de ellos. Sólo es factible si se cuenta con la complicidad de alguna persona del mismo archivo capacitada para hacerlo. Por ello debemos volver sobre lo que se dijo en un principio sobre la peligrosidad de los usuarios, que piden los documentos para estudiarlos o examinarlos en la sala correspondiente. En este caso la vigilancia está generalmente encomendada a personas que, más o menos disimuladamente, velan por el orden en dicha sala, tanto en cuanto al funcionamiento correcto de los servicios, cuanto en razón del comportamiento de quienes los utilizan. Pueden detectar y corregir pequeñas transgresiones como escribir apoyando el papel sobre el documento mismo, hacer marcas en ellos, doblarlos o alterar su orden, pero también impedir que el usuario tenga sobre su mesa portafolios, carpetas, bolsas, periódicos o libros que no sean del archivo, en los que pueda introducir el, o los, documentos que se le dieron para su consulta. Hoy se estima que la vigilancia por televisión en circuito cerrado es más segura, instalando varias cámaras en toda la sala para poder abarcar su totalidad. Las imágenes son transmitidas a varias pantallas en puesto de observación. No falta sin embargo quien piense que su efecto es más psicológico que efectivo, puesto que el posible ladrón se sienta más estrechamente vigilado. La realidad es que casi todos los grandes archivos con valiosos fondos están dotados de este servicio, pero son muchos todavía los de menos volumen, o menos importancia, que carecen de él por resultarles demasiado cara su instalación, aparte de necesitar una persona dedicada solamente a su observación.

Los depósitos por dentro. Instalación ANTECEDENTES HISTORICOS En un archivo clásico el problema primero de la instalación es la estantería. Sin embargo el uso de la estantería es relativamente reciente. Ni en los tiempos antiguos, ni en la Edad Media, ni siquiera en la Edad Moderna se conoció para guardar documentos. La inexistencia de depósitos de archivo propiamente dichos, como la escasa cantidad de documentos acumulados y los rudimentarios criterios de archivación, hicieron suficiente, orzas de barro, cofres, sacos o talegas (1) hasta llegar a la conocida arca de tres llaves, donde se guardaba a la vez lo más valioso. Fueron luego alhacenas, armarios, o plúteos, con baldas o casilleros. Los comienzos del siglo XIX marcaron el auge de la estantería con preferencia al clásico armario, más costoso, menos práctico y con menos capacidad de archivación. Estas viejas estanterías, semejantes a armarios que hubieran perdido su plancha de respaldo, duplicando la altura, se resistían a perder también las puertas, cuyos tableros son sustituidos por marcos con vidrio o telas metálicas para poder cerrarlas con llave, medida necesaria en época en que casi no había depósitos propiamente dichos, sino que los documentos rodeaban las salas del archivo, tanto la de lectura del público como a veces las de trabajo de los archiveros (2). (1) De un documento de Fernando I11 copiado en el Tumbo de Valparaíso de 1584, que se conserva en el Archivo Histórico Nacional, dice que el original está en el «Saco título Priuilegios Reales. (lib. 18.385,fol. 260). (2) Todavía el año 1949 estaba en parte en esta forma el Archivo Histórico Nacional de Madrid (España), aun cuando contaba ya con algunas salas dedicadas solamente a depósito, siendo aún muchos los pequeños archivos que continúan guardando esta disposición.

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Por la escasa resistencia del suelo a un peso excesivo como por la necesidad de sujetarlas era preciso ponerlas arrimadas a la pared, con el consiguiente desperdicio de espacio de todo el centro de la sala. Algunas veces, para «densificar» la instalación, se ponían en cada espacio dos anaqueles juntos, el de atrás más alto que el de delante para que pudieran verse las signaturas de los legajos colocados en la segunda fila (3). Otras se buscaba ganar espacio haciéndolas muy altas, a veces hasta el techo, lo que requería mayor sujeción, pese a lo cual, una vez cargadas, se venían abajo con harta frecuencia (4). Sobre ello se corrían algunos riesgos más: el ataque de polilla o termitas, la tendencia de la madera a hincharse y abarquillarse en países húmedos, el grueso de las tablas que hacía perder mucho espacio, y el costo elevado, salvo en países con mucho bosque. Pero sobre todo el peligro de fuego por su combustibilidad. Aunque la estantería de madera era casi el sistema Único durante el primer cuarto del siglo XX, en los Últimos años del XIX se pasó -como ya hemos visto al tratar del edificio- del archivo-salón al archivo-almacén, comenzando a experimentar con estanterías metálicas de hierro, formando grandes jaulas dentro de una sola nave, cuyo sistema cambió radicalmente a estanterías de acero y salas pequeñas, hacia la mitad ya del siglo siguiente. Hoy una estantería de madera en un depósito de archivo es algo totalmente inadmisible, aunque hasta hace muy pocos años algunos las han considerado tolerables en archivos intermedios. Cierto que la madera puede inyectarse de sustancias ignífugas, como también se hace de sustancias anti-termitas, pero el procedimiento es caro ( 5 ) y requiere la presencia de equipos especializados por lo que sólo es rentable para estanterías o armarios de madera noble que se quieran conservar en salas nobles, lo que nada tiene que ver con un depósito general de documentos. Con anterioridad a la Segunda Guerra Mundial eran pocos los archivos que tenían estanterías metálicas. A partir de ésta. el auge que tomó llevó a muchos fabricantes a lanzarse a su confección sin la madurez necesaria ni conocimiento de los problemas que comportan. Por otra parte eran todavía muchos los archivistas que se aferraban a sus viejas estanterías de madera, por lo general más decorativas, aunque con grave desperdicio de espacio al no poder aprovechar el centro de las salas (6). (3) Casanova, Eugenio. «Archivística., 2.' edición. Siena, 1928, pág. 52. (4) En dos ocasiones he podido comprobar el hecho: en 1937 en el Archivo de la Delegación de Hacienda de Salamanca, en que tuve que poner en orden para un nuevo estanteado un montón de libros de contabilidad que, al romperse la estantería, habían quedado amontonados en el suelo, y en 1949, en que al incorporarme al Archivo Histórico Nacional me tocó poner igualmente en orden cerca de 2.000 legajos de la Sección de Juros, que habían sufrido el mismo percance. (5) Duchein, Michel. Obra citada, pág. 47. Las estanterías de acero llevan un tratamiento antioxidable. (6) Nuestro Archivo General de Indias, en Sevilla, tiene unas valiosas estanterías que se han respetado, pero los depósitos nuevos se han hecho ya conforme a las exigencias actuales.

Los depósitos por dentro. Instalación

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Al empleo del hierro en las estanterías -generalmente fundido y demasiado pesado- en sustitución de la madera, siguió el acero pero también otros materiales variados con los que se trataba de conseguir un ahorro sustancial, sin que falte el caso híbrido de estantería metálica con baldas de madera pulimentada (7). Después de 1918 se hacen pruebas de estanterías fijas en fibro-cemento, pero resulta pesado e inadecuado. En la VI11 «Table Ronde. celebrada en Budapest en 1963 Matilla Tascón expuso los diferentes experimentos realizados en España con materiales de fábrica (8). Unas en cemento armado en placas formando anaqueles fijos a la pared, en hormigón pretensado, para que las baldas no resulten gruesas (9), en ladrillo con revoco impermeabilizado (lo), en ladrillo formando vasares de rasilla (1 1), y aún con materias tan poco adecuadas como la pizarra (12) o la cerámica (1 3). Todas ellas, tras de resultar caras por la mano de obra, tienen el grave inconveniente de la mala aireación de los documentos, son de sistema forzosamente fijo y por tanto con gran desperdicio de espacio a la hora de archivar tamaños variados, haciéndolas poco manejables, además de ser casi todas fáciles al polvo. El intento de sustituir las baldas por rejilla metálica, o tubos ligeramente separados entre sí buscando menos superficie en que posarse el polvo y una mejor aireación, no han conseguido otra cosa que encarecer su costo sin ventaja apreciable (14). Finalmente hemos visto, hacia 1956 (15), intentar el uso de materias plásticas ligeras e inertes, termoendurecidas, tipo poliéster, pero son poco resistentes y de muy fácil combustibilidad. Hoy se han desechado todos estos materiales para quedarse con el acero no solamente por su mayor resistencia y versatilidad, sino también por ser incombustible, no absorber humedad, no recoger polvo y ser refractario a todo tipo de insectos. Su preparación además es especial recubierto de pintura al horno a 1200,o barniz antióxido y nunca con pinturas oleosas. Se ha intentado averiguar el costo medio de una estantería metálica por metros lineales pero como su construcción y calidades son muy variadas no

(7) En algunos archivos de la URSS, en que las han impregnado de sustancias ignífugas, según manifestó Voronin en el I11 Congreso Internacional celebrado en Florencia en 1956. (8) Matilla Tascón, Antonio. Informe sobre el tema, publicado en el Bol. de la Dirección General de Archivos y Bibliotecas, 72-73, págs. 2-11. (9) Así se hizo en la Casa de Cultura de Avila. (10) Casa de la Cultura de Cuenca. (1 1) Chancillería de Granada y Archivo de Simancas. (12) Public Record Office de Londres (Inglaterra). (13) Propueesta al Congreso Iberoamericano de Archivos, Bibliotecas y Propiedad Intelectual, celebrado en Barcelona en 1952, presentada por la Delegación de ANABA de Barcelona (España). Ponencia 8, t. 11, págs. 33-34. (14) Quizás era lo mismo lo que se perseguía en el Archivo Nacional de La Habana (Cuba) cuando en estanterías de madera se pusieron, en vez de baldas, tres listones de la misma materia, ya en el año 1944. (15) I11 Congreso Internacional de Archivos celebrado en Florencia en este año. Propuesta de Font-Réaulx, del Archivo de Vaucluse, Avignon (Francia) (Archivum, vol. VI, París, 1950, pág. 22).

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se ha conseguido obtener cifras absolutas (16).

LA ESTANTERIA ACTUAL La instalación de un depósito de archivo viene ya, como hemos visto al tratar del edificio, implícita en su misma estructura, ya que las estanterías metálicas, que constituyen hoy el elemento básico, han condicionado la propia construcción. Con arreglo a ello distinguimos dos sistemas de montaje: a) formando cuerpo con el edificio, o b) colocadas después, sujetas a los muros o pilastras (17). Al primero le llamamos autosoportado (figura 74). Tienen este tipo de instalación un gran número de archivos entre los que podemos citar los de Lille y Grenoble (Francia), el Haupstarchiv de Hesse (Alemania) y el Archivo Histórico Nacional de Madrid (España) (18). Es rápido, económico, y pueden montarse y desmontarse sus estanterías sin desequilibrar nada. Algunos alegan que en caso de fuego podría fundirse el armazón y venir todo abajo pero hoy se construyen no de hierro, sino de acero especial resistente al fuego durante unas dos horas. No se ha dado todavía ningún caso aunque se apunte la posibilidad si sufriera ataque por bombas de fósforo o se produjera un incendio interno voluntario. La reestructuración de un viejo edificio sigue los mismos pasos de instalación, previo el vaciado de todo lo contenido dentro de los muros que no sea aconsejable conservar (figura 75). Cuando el edificio que nos dan es una fábrica desguazada el almacén es la parte que elegiríamos para colocar las estanterías dejando las demás dependencias para las otras instalaciones. Si lo que nos dan es una iglesia, o convento, la estantería autosoportada iría en las naves de la iglesia, mientras celdas, salones y refectorio servirían para despachos y servicios (figura 48). La estantería metálica que hoy conocemos puede ser de dos clases: convencional o densa. En cualquiera de los casos las condiciones que debemos exigir son: que sea fuerte, inalterable, de cómodo manejo y de aprovechamiento máximo en cuanto a capacidad. Por su alto costo, como por la posibilidad de que surjan mejoras de tipo técnico, debe calcularse su totalidad pero no instalar más que las que de momento sean necesarias, adquiriendo el resto según se vaya necesitando. (16) Trataremos de su variedad más adelante. (17) En la VI11 <

Figura 74.-Estanteria

Figura 75.-Vaciado reestructuración.

autosoportada.

de un edificio viejo para dar solidez a la

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El archivo, Instalación y conservación

La «estantería convencional»puede ser sencilla o de doble faz. Todavía a mediados del siglo actual se aconsejaba a veces que se pusiera sencilla adosada a las paredes y sólo cuando era preciso aprovechar espacio se pusiesen en espiga, doble faz, perpendicular a los muros (19). Sin embargo la generalización de la estantería metálica y solidez del edificio vino a dar preferencia al uso de la doble faz ya que su resistencia permitía colocarla por el centro de las salas, con aprovechamiento máximo del espacio de los depósitos y, de paso, alejaba el peligro de deterioro por hongos o parásitos que podían atacar a los documentos colocados contra la pared con riesgo de humedad por insuficiente aireación. Hoy sólo se utilizan las estanterías sencillas para aprovechar pequeños espacios en depósitos super-llenos, o para estanteado provisional en salas de trabajo. Otra de las condiciones que debemos tener en cuenta es que pueda circularse todo alrededor de ellas, por tres razones: alejar la posibilidad de formación de nidos de insectos al facilitar su aireación y limpieza, poder acceder con los extintores a cualquier punto en caso de necesidad, y facilitar el servicio ahorrando largos rodeos para buscar documentos situados en los extremos de las estanterías. La disposición en que deben colocarse al proceder a su montaje varía con arreglo a las condiciones y forma del depósito. Cuando el local es suficientemente ancho para un pasillo central, con filas de estanterías perpendiculares al pasillo (figura 76), a derecha e izquierda, y paso de emergencia todo alrededor, ésta es la colocación más adecuada. Si por el contrario el espacio disponible es largo y estrecho irán situadas las estanterías en su parte central, con dos pasillos de acceso laterales (figura 77). Si fuera tan estrecho que no permite dos pasillos se pondrá sólo uno en uno de los lados (figura 78). Si la planta fuera circular las estanterías adoptarían una disposición radial. En cualquiera de los casos las estanterías estarán siempre orientadas perpendicularmente a los puntos de luz (natural o artificial) de modo que ésta corra a lo largo de ellas, sin taparse unas a otras, y para que esta luz, sobre todo si es de sol, no incida nunca de plano directamente sobre la documentación (20). En cuanto al largo de cada estantería, o espiga, se aconseja que no pase de los 10 metros máximo (21). Los pasillos que separan las estanterías son de tres clases: de acceso o circulación, que es el principal, pasillos periféricos accesorios, que corren a lo largo de los muros (en donde hay pasillo central), y pasillo de servicio entre las espigas de estantería. El pasillo de acceso, o principal, sea central o lateral, (19) Comunicación de Federico Udina Martorell en el Congreso Iberoamericano de Archivos, Bibliotecas y Propiedad Intelectual celebrado en Barcelona en 1952. (20) Voronin, obra citada, pág. 7. (21) A veces tienen algo más, como en el Archivo de Varsovia (Polonia), que tienen 12 metros.

Los depósitos por dentro. instalación

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Figura 76.-Estanterías con pasillo central.

Figura 77.-Estanterías con pasillos de acceso laterales. lógicamente es el más ancho. Aunque en años pasados se hacían muy anchos, como en el depósito del archivo de Dahlen (Alemania) que es de 1,30 metros, se ha tendido a ganar terreno considerando la posibilidad de que sea de un metro solamente, como mínimo posible para paso de un carrito transportador de documentos. Las cifras generales oscilan entre 1,lO y 1,30 metros. Los pasillos accesorios pueden ser de 0,70 a 0,90 metros, coincidiendo en las mismas medidas con los de paso entre las espigas por considerarse que es la anchura adecuada para el paso de una persona sin ayuda de carrito.

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En cuanto a la altura y espacios de la estantería, buscando que esté totalmente separada de techo, muros y suelo, se recomienda que la balda inferior esté situada a una distancia del suelo de no menos de cinco centímetros ni más de 15. Esta Última altura es en razón de facilitar la limpieza del suelo por debajo de la estantería por cuyo motivo a veces prefieren que lleve un zócalo cerrado. La misma distancia debe haber entre la plancha más alta y el techo del depósito. La altura total está, lógicamente, en proporción con la altura de techos, aun cuando en edificios viejos de techos altos haya que prescindir de esta proporción (22). Descontando los espacios antes indicados y el grueso de las baldas podemos calcular el alto total de la estantería. La altura que se da como clásica es de 2,lO a 2,20 metros. Esta última es la que tiene el archivo de Dalhen. Sin embargo no faltan casos como el del archivo de Coblenza (Alemania) en que alcanza a 2,40 metros, llegando en los proyectos de la URSS a 2,50 metros. El número de baldas que cabe en cada una varía según el sistema de archivación seguido. Si la archivación es vertical, estilo libro, caben menos que si es lateral, apoyada sobre uno de los lados largos, con cuyo sistema se gana la apreciable cantidad de dos baldas más a lo alto de toda la estantería. Si, por excepción, se utiliza el sistema de archivación horizontal, con los documentos colocados a plano sobre la estantería, entonces pueden (y deben) caber muchas baldas más (23). La distancia media entre una balda y otra está condicionada por el sistema de archivación adoptado. En general oscila entre 0,30 y 0,40 metros según utilicemos archivación lateral o vertical. El fondo es generalmente de 0,30 metros pero puede alcanzar a 0,45 para periódicos encuadernados, como en el archivo de Delf (Holanda), o también para colecciones legislativas antiguas de gran formato, como en el archivo de la Administración, de Alcalá de Henares (España). A veces para documentos de gran formato se utiliza el ancho total de la estantería, anverso y reverso, pero esto lleva aparejado el desaprovechamiento de mucho espacio (24) por lo que es preferible contar con estanterías especiales, de gran fondo, donde se archiva todo lo que, por su peso o tamaño, se sale de las medidas usuales. En todo caso entre la unidad de conservación y la balda superior a ella debe quedar un espacio de cinco centímetros para facilitar el manejo. El largo de balda no está normalizado dado que tiene que adaptarse a las medidas del depósito, aunque sí suele guardar la proporción de múltiplos de 10 centímetros, oscilando entre 0,70 y 1,40 metros. También en esto los soviéticos dan medidas extremas mayores, entre 1,20 y 1,40 metros (25). (22) El Archivo Nacional de La Habana (Cuba) daba en 1944 la altura de 4,85 metros y todavía en la «Table Ronde. celebrada en Budapest (Hungría) en 1963 se admitía que podían llegar a todo lo alto del techo, fuere cual fuere la altura de éste. (23) Ya sabemos que la archivación horizontal no permite acumular muchos documentos sobre una sola balda, por lo incómodo que resulta su manejo. (24) Esto suele ocurrir con registros antiguos de formato alargado, o con documentos no encuadernados que requieren su colocación en posición horizontal. (25) Informe de Voronin en el 111 Congreso Internacional de Florencia de 1956.


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Figura 78.-Estanterías con un solo pasillo. En la parte inferior el mismo depósito antes de la reforma.

Con independencia de su largura lo que sí debemos tener siempre en cuenta es que el sistema de baldas fijas tiene muchos inconvenientes siendo preferibles las movibles, siempre que lo sean por medio de ganchos laterales o piezas que entran en ranuras de los montantes, sin ningún relieve exterior. Nunca por medio de tornillos, para evitar que las unidades de conservación o los libros se enganchen y rocen o sufran roturas (26). En general, en cuanto a las cualidades físicas de las estanterías, se aconseja: que no sean demasiado largas, que sus medidas sean las adecuadas a los documentos que van a contener; que no tengan fondo cerrado, para garantizar la circulación del aire; que tengan paneles metálicos en los laterales de los pasillos para evitar que las unidades de conservación basculen y caigan al suelo; que no tengan ángulos vivos y cortantes, ni tornillos o cualquier elemento que pueda dañar las unidades de conservación al extraerlas o guardarlas. Respecto al cálculo de resistencia que tiene que tener una instalación de este tipo varía según el número de baldas, grueso de las mismas y chapas laterales, así como robustez de los montantes. Contabilizado por metros

(26) En Estados Unidos, Inglaterra y Francia las admiten perforadas, por economía, para archivos intermedios en que los documentos se encuentren .de paso..

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cuadrados puede ser de 150 a 200 kilogramos por cada uno (27) y tomando por medida los metros lineales en estantería de 4,50 metros de altura puede ser su peso de 1.350 kilogramos (28). Otro cálculo para estanterías de sólo dos metros, es de 1.200 a 1.300 kilogramos en estantería clásica. Con el tiempo se ha ido volviendo a las medidas moderadas, perdiendo la doble altura, desterrando el uso de galerías de acceso, escaleras de mano o taburetes y las estanterías no son más altas de lo suficiente para poder coger o colocar en la última balda cualquier caja o carpeta con sólo extender el brazo. Como consecuencia los techos son también bajos con la consiguiente economía de espacio, que a su vez coadyuva a la defensa contra el fuego por circunscribir el posible incendio a una muy pequeña reserva de oxígeno, además de hacer accesible la balda más alta al alcance de un extintor. La estantería doble faz, que estimamos es la más conveniente, puede adoptar cuatro diferentes modalidades: a) Cerrada con planchas metálicas al fondo y costados, con baldas casi siempre fijas. b) Cerrada sólo a los costados de los pasillos, con baldas fijas o movibles y ensambladas en montantes continuos o ranurados (véase figura 76). c) Abiertas en su totalidad, con baldas tipo bandeja con aletas sujetas a los montantes del centro (figura 79). d) Sólo las baldas, lisas, sujetas a los montantes del centro (figura 80). e) Sin baldas (figura 81). La elección de uno u otro tipo depende en primer lugar del sistema de construcción y de la solidez y resistencia que precisan los sucesivos pisos del depósito, que debe calcularse un poco por encima, es decir entre los 1.500 y los 2.000 kilogramos por metro cuadrado, y en segundo lugar del tipo de unidades de conservación que tengamos o vayamos a utilizar.

Es evidente que el sistema a) o cerrado no es sano para la documentación, además de sobrecargar el peso y encarecer el costo, por lo que debemos desecharlo. El sistema b) de montantes continuos es óptimo si sus elementos son lo suficientemente sólidos (figura 82), pudiendo en todo caso reforzar su estabilidad con tirantes a los muros laterales o al techo. Sólo tiene el inconveniente de que si tenemos la documentación en legajos los papeles están más expuestos al polvo, aunque con la compensación de una aireación mejor que en el sistema cerrado. En cambio los montantes ranurados pueden jugar un buen papel para depósitos añadidos sobre la primera construcción, bien poniendo en uso la parte superior abuhardillada, prevención del archivo de Coblenza (Alemania) y del Archivo Histórico Nacional de Madrid (27) Cecchini, Giovanni. <

Figura 79.-Baldas

Figura 80.-Estanterías

de bandeja con aletas.

con sólo baldas, al aire.

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(España), bien por haber levantado una o dos plantas más, cuya posibilidad figura en muchos de los proyectos realizados. También es comprensible que los documentos guardados en cajas precisan menos protección por parte de las estanterías, pudiendo utilizar tanto el sistema b) como el c) o de bandejas, aun cuando éste tiene el inconveniente de que la solapa lateral de la bandeja puede no sujetar lo suficiente la caja colocada al extremo, si el sistema de archivación es vertical o lateral, lo que hace incómodo el manejo (29). Finalmente, la simple balda del sistema d) sólo se concibe para cajas grandes, a modo de cajones de cartón, que contienen documentos archivados generalmente en posición horizontal, que por su propia forma no corren riesgo de desplazarse para ningún sitio. La e) es totalmente desaconsejable. La «estantería densan ha surgido como consecuencia de las circunstancias. El aumento de la producción de documentos, como la creciente carestía del suelo, han llevado a concebir unas estanterías dispuestas de tal forma que permitan una mayor cantidad de archivación en el mínimo espacio y esto se ha logrado tanto para archivos vivos, administrativos o de empresa, como para archivos depósito, a costa de suprimir pasillos de acceso. Su máxima expresión es lo que conocemos con la denominación general de «compactus». Los primeros ensayos surgieron después de la Segunda Guerra Mundial, hacia 1950, llevándose a cabo algunos intentos en Suiza, donde se halla muy extendido en la actualidad entre empresas privadas. Tres años después Lisa Kaiser lleva a la 1.a «Table Ronde., celebrada en París, su trabajo sobre este tipo de estanterías (30). En principio fue muy bien acogida la idea, sobre todo en los países nórdicos, en los que la carencia de espacio constituye un verdadero problema, siendo muchos los que se mostraron partidarios de esta innovación en la «Table Ronde» celebrada en Budapest en 1963. Se pensó que no sólo ahorraba espacio sino que proporcionaba una mayor seguridad contra indiscrección o robo al poder cerrarlo con llave como cámara fuerte, impidiendo a la vez la entrada de polvo, luz y frío excesivo. Luego fueron disminuyendo sus partidarios al considerar que, si bien tenía aquellas ventajas, los documentos estaban sometidos a una menor aireación, que la verificación de una busca bloqueaba todo el grupo durante el tiempo que se invirtiera en ella, que podía quedar paralizado por avería mecánica o corte de fluido eléctrico, que era dificultoso, aunque posible, colocar documentos de formato especial, que requieren una instalación interior adecuada (3 1), que era preciso contar con la resistencia del edificio al aumentar el peso por metro cuadrado, ya que se eleva, con estantería de dos metros de alto, a 2.000 Ó 2.500 kilogramos mínimo, además de lo cual era caro.

(29) Duchein, Michel. .Le nouveau batiment des Archives departamentalesdu nord a Lille. (Rassegna..., XXIII, 1963, pág. 267). Tiene también parte por este sistema en los Archivos Nacionales de París (Francia) y en los Archivos Nacionales de Tokio (Japón). (30) «Eine neue Aufbewan rung für Archivalienn (Archivum, VI-1-1953, col. 79-84). (31) En el nuevo depósito del Archivo de la Corona de Aragón en Barcelona (España) lo tiene adaptado para varios usos. Hoy los hay para discos, radiografías, planos, películas, fichas, etc.


Figura 81 .-Estantería

Figura 82.-Estructura

sin baldas.

perforada, de poca resistencia.

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Generalmente se utiliza para ampliar la capacidad de depósitos que cuentan ya con estantería convencional, por lo que suele recomendarse su instalación en planta baja y desde luego contar con el arquitecto del edificio para que disponga las obras de consolidaciónnecesarias, si éstas son precisas, ya que, a veces, aún colocados en semisótanos, directamente sobre los cimientos, puede dañar la estabilidad del edificio. Tal fue el criterio seguido en las instalaciones del Real Archivo Militar de Estocolmo (Suecia) y en el Archivo Histórico Nacional de Madrid, en el último de los cuales hubo que reforzar los cimientos por estar asentados sobre terreno flojo. Por este motivo tienen más facilidad de instalación en edificios construidos sobre roca, en que no cede la base. También tienen esta doble instalación los archivos de Viborg y Copenhague (Dinamarca) Sin embargo hay casos en que las condiciones de solidez de la construcción permiten situarlo a cualquier altura, lo que pudo hacerse en el archivo de lo que fue la Obra Sindical del .Hogar, hoy desaparecido, en Madrid (España). Enganchados al armazón de la estructura, sobre la que descansaba todo el peso, pudiendo instalar un «compactus» de veinte unidades en la planta diecisiete del edificio. En la VI11 «Table Ronde» de Budapest, en 1963, se trató del tema, pudiendo comprobarse que las condiciones son diferentes según la climatología. Así en Suecia no se encontraban inconvenientes-como resultado de su compacidad mientras que en Italia el clima, en general, exige mejor aireación y su climatización resulta costosa. Algunos (Baviera) estimaron la protección que ofrece contra robo e incendio. También se tuvo en cuenta que para poder instalar densos es preciso que la construcción sea resistente y, por tanto, más costosa (España y Hungría), mientras que otros la consideraron más barata en atención al ahorro de suelo. En países donde las condiciones pueden ser diversas se utilizan estanterías sencillas o densa indistintamente (Francia, URSS) (32). En consecuencia la posición actual es que, en archivos donde el problema de espacio sea agobiante, pueden instalarse como un mal menor antes que como una ventaja, aspirando a que, mientras sea posible, los depósitos de archivo sigan teniendo estantería convencional. Ya con anterioridad se propuso para guardar solamente lo más precioso (33). Dado que esta densificación por supresión de pasillos supone que mucha, o parte, de la documentación de una estantería esté oculta por la inmediata a ella tenemos que contar con un sistema de desplazamiento que permita ver lo que hay detrás o dentro. Los sistemas densos aplicables a archivo depósito son de dos clases: deslizables o giratorios. Los de estantería deslizable lo hacen generalmente sobre uno o varios carriles incrustados o sobrepuestos al suelo, pero pueden ir también colgados de carriles metálicos, provistos de poleas, sujetas a los (32) Actas citadas, págs. 100 a 102 y 127. (33) Actas citadas, pág. 148.


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pilotes del edificio que descargan directamente el peso sobre los cimientos, con independencia de la resistencia de suelos y paredes. De cualquiera de las maneras las estanterías no pueden ser demasiado largas, siendo medida aceptable siete metros máximo. En cuanto al sentido en que se verifica el desplazamiento puede ser frontaZ o lateral (34). El sistema frontaZ es el que permite una mayor densificación,pudiendo tener un solo pasillo para hasta veinte o veinticinco cuerpos de estantería doble faz cuando discurre sobre carriles en el suelo (figuras 83-84). El deslizamiento de las estanterías para «abrir pasillo» en el sitio en que se necesita puede ser actuado por un sistema automático, ayudado de corriente eléctrica, por sistema neumático o de aire

Figura 83.-Densificación máxima, con un solo pasillo para muchos cuerpos de estantería doble faz.

comprimido, o enteramente manual si la carga no es excesiva. La puesta en movimiento puede hacerse por palanca puesta a la altura de la mano o abajo para seraccionadas por el pie, pulsando un botón o por un volante o aspas. El mecanismo puede estar basado en un cable metálico que se pone en rotación continua, al que se agarran unas pinzas que llevan las estanterías. Si se actúa de modo que las pinzas se agarran a la parte del cable que va hacia (34) Michel Duchein utiliza las denominacionesde 4ongitudinal» y «lateral».Pierre Durye, en «Les nouveaux rayonages mobiles du type dense ou compact aux Archives Nationales de France. (Rassegna..., 1958, núm. 2, mayo-agosto, pág. 223), las describe en sus diferentes variedades.

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Figura 84.-Densificación

máxima.

la izquierda el arrastre se produce hacia ese lado; mientras que si las pinzas se sujetan al sector de cable que marcha hacia la derecha, su desplazamiento es a la derecha. Los sistemas eléctricos llevan un dispositivo que bloquea el deslizamiento en el momento en que la estantería hace contacto con cualquier persona, evitando así que pueda quedar atrapada dentro fortuitamente. El deslizamiento por volante o aspa giratoria suele ser un sistema combinado de guías y cadenas de engranaje a las que se van enganchando los piñones de la estantería al ser impulsada su traslación. En algunos de éstos la estantería terminal puede llevar puertas en su lateral para poder consultar parte de su contenido sin necesidad de correr toda. Si el deslizamiento se verifica por poleas que corren por carriles en el techo no pueden sobrepasar la distancia que exista entre dos de los pies derecho del edificio, a los que se van a sujetar (35). Las estanterías en este caso pueden formar grupos de tres, una doble central fija y dos dobles (o sencillas) adosadas a ambos lados (figura 85), o también una doble fija y cuatro o cinco movibles, o sea un pasillo por cada seis elementos. El sistema de una doble fija y dos adosadas movibles lo tienen montado algunos archivos franceses departamentales y también en alguno de los depósitos de los Archivos (35) Sánchez Belda, Luis. <>, o estanterías independientes sobre pies derechos metálicos desde la base, aplicado al <>.


85.-Estantería laterales.

Figura

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fija central con dos adosadas movibles

Nacionales de París (Francia) (36). Igualmente se encuentra en alguno de los archivos de Estados Unidos (37). El sistema de carriles sobre el suelo puede verse, entre otros, en el Archivo del Ministerio de Asuntos Exteriores de París (Francia), Real Archivo Militar y Archivo del Ministerio de Asuntos Exteriores de Estocolmo (Suecia) y en el depósito en semisótano del Archivo Histórico Nacional, de Madrid (España). Lo tienen también varios archivos de Dinamarca, Alemania y Malasia. Otro sistema para pisos, de menos resistencia, consiste en colocar una estantería doble faz fija y adosarle a ambos lados otras sencillas. Estas laterales son las Únicas que se desplazan, a derecha o izquierda, bien una sola balda o todo un cuerpo de baldas (figuras 86-87), para poder ver lo que tiene la central. Naturalmente que es preciso dejar un hueco sin cubrir que permita la maniobra. El número de pasillos es mayor, uno entre cada grupo de tres, por lo que la densificación es menor. La densificación por desplazamiento lateral es siempre menor que la de desplazamiento frontal. Consiste en que la estantería, doble faz o sencilla, está colocada perpendicularmente al pasillo de acceso por lo que para poder examinar,su contenido es preciso extraerla hacia dicho pasillo (figura 88), con lo que queda bloqueado (38). En algunos archivos de Francia tienen densificación de este tipo (39), como también en Estados Unidos (40) y (36) Marcas usadas en Francia son:, <>, <>. (40) «Dollin Mobile Storage System».

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Figura 86.-Estantería balda.

densa de desplazamiento lateral de una sola

Figura 87.-Estantería cuerpo de baldas.

densa de desplazamiento lateral de todo un

Alemania (41). En cuanto al sistema llamado giratorio es el menos generalizado. Los primeros estantes de esta clase en Europa los hace Straford para el depósito Louis Philippe de los Archivos Nacionales de Francia, en París, entre 1956 (41) El más usado es el «Compactus». En la República Democrática Alemana hay instalaciones que funcionan por carril en el techo.


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Figura 88.-Estantería densa con desplazamiento de todo u n cuerpo hacia el pasillo.

y 1957, para techos de 2,lO metros de altura. Constan de una estantería doble fija y otras dobles (que también pueden ser sencillas) que giran sobre un eje sujeto de techo a suelo, a modo de puerta, quedando atravesados parcialmente en el pasillo de la espiga correspondiente (figuras 89-90-9 1). Pueden verse de este sistema en los archivos departamentales de CharenteMaritime y Loire (Francia), como también en algunos de Estados Unidos. Es el de más fácil manejo pero necesita pasillos sensiblemente más anchos para permitir el giro y dificulta el servicio al atravesarse en el pasillo, aunque sea no el de acceso sino uno lateral. También se han hecho montantes de este tipo para archivos de filmes, o cintas grabadas. Por último citaremos el llamado «Archivo 2.000», que funciona electrónicamente, que está formado por una especie de inmenso cajón, con un espacio abierto en su parte frontal para poder sacar y meter por allí los documentos. Lo citamos a título de posibilidad ya que nos parece de uso complicado y, sobre todo, con escasa aireación (figuras 92-93). Considerados en conjunto todos estos sistemas podemos apreciar como regla general que a más densificación corresponde más dificultoso manejo. Por eso elegiremos el que sea más conveniente no sólo en cuanto a lo que tenemos que almacenar sino también en cuanto al servicio que haya que prestar con los documentos. Los cálculos aproximados de densificación previenen que con el sistema frontal sobre carriles en el suelo puede ahorrarse

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Figura 89.-Estantería densa de un cuerpo fijo y dos laterales que giran por secciones de baldas.

un 90 por 100 de espacio (42). Con el de carriles por poleas desde el techo puede disminuir a un 70 por 100. Los de deslizamiento lateral, al pasillo o al hueco de la balda, vienen a ganar un 50 por 100,y, por Último, los giratorios sólo ahorran un 30 a 40 por 100 de espacio (43).

LOS ARCHIVADORES

En todo depósito de archivo hacen falta, en mayor o menor número, muebles especiales para guardar documentos que, por su formato o su naturaleza, no quedarían bien acondicionados en las estanterías descritas. Tales por ejemplo los libros-documento o los documentos sueltos que superan ostensiblemente el tamaño de folio sin atenerse a ninguna normalización, o bien los que por su propia consustancialidad acostumbramos a llamar documentos especiales, aunque a veces puedan constituir en sí la totalidad del depósito de un archivo. Estos muebles especiales, cuando son excepción, pueden colocarse en cualquier rincón del depósito general.

(42) No un 100 por 100, como pretenden algunos, ya que siempre es necesario por lo menos un pasillo y, con más frecuencia, dos. (43) Duchein, Michel. <> (Archivum, VII, 1957, pág. 31).


Figura 90.-Apertura

de las adosadas como puertas.

Figura 91 .-Apertura de las adosadas girando sobre un eje que las deja atravesadas en el pasillo.

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Figura 92.-Archivo consulta.

denso con funcionamiento electrónico para

Pueden considerarse como documentos especiales, a efectos de archivación: los pergaminos, generalmente medievales; los documentos con sello pendiente de cera, plomo o lacre; los documentos gráficos tales como planos, mapas, dibujos, esquemas, árboles genealógicos u otros semejantes; las fotografías, los clichés de vidrio o celulosa, filmes, microfilmes y filminas, diapositivas y postales; los discos; las bandas magnéticas. La archivación de documentos de formato superior al normal puede tener una fácil solución colocándolos en las estanterías corrientes ocupando las dos baldas, anverso y reverso del mismo nivel, puesto que deben ser diáfanas. Si se trata de documentos sueltos, sean o no gráficos, deben ir protegidos por una carpeta de cartón adecuada a su tamaño (44). El Único inconveniente es que se pierde mucho espacio. Pero también se fabrican estanterías especiales de gran fondo y buena resistencia en las que pueden archivarse todos los documentos de estas características, sea cual sea su procedencia de serie o sección a que pertenecen. En cada lugar de origen figurará una nota diciendo el lugar de la estantería especial en que están archivados y a su vez cada documento tendrá anotada su procedencia. (44) En esta forma se guardan muchos documentos de la Sección de Diversos del Archivo Histórico Nacional de Madrid (España). Los tamaños son: la mayor 0,88/0,70 metros y la menor la mitad.


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Figura 93.-Espacio central por donde se puede consultar el contenido del archivo denso de funcionamiento electrónico.

El principio que nos lleva a la necesidad de utilizar sistemas de archivación especial para los documentos especiales es el de que nunca debe forzarse un documento para archivarlo sino adaptar el archivador a las necesidades de aquél, de modo que el documento no se vea oprimido, doblado o quede en condiciones de manejo que implique un riesgo para su integridad física. Con frecuencia un solo tipo de mueble puede servir para distintos tipos de documentos especiales. a) Archivadores de pergaminos Aunque pueden guardarse en carpetas en la forma que se ha indicado es mejor tenerlos en archivadores especiales. Son de formato irregular generalmente sólo los medievales ya que tratan de aprovechar al máximo los trozos de pergamino ( 4 9 , pero siguen usándose por mucho tiempo para los documentos a los que se quiere dar cierta solemnidad (46). A partir de la (45) Los medievales no sólo son de cualquier tamaño, sino que éste es a veces de contorno totalmente irregular, con sus cuatro lados desiguales, o con salientes y entrantes originados por los bordes de la piel, aprovechada al máximo. A veces cosidos varios trozos para un solo documento; otras, documentos distintos cosidos juntos formando una larga tira que se arrolla en un núcleo de madera, como el cartulario de Obarra, del siglo XI del Archivo Histórico Nacional de Madrid (España). (46) Todavía perdura su prestigio siendo frecuente ofrecer en homenajes un <
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época de los Reyes Católicos lo corriente es que dejen el formato de múltiples dobleces o rollo y los tamaños arbitrarios para adquirir el de cuadernillo de proporciones análogas a los documentos en papel. La manera de guardarlos en los viejos archivos era conservarlos tal como venían, enrollados o doblados, metidos en cajas de madera o en armarios, incluso en legajos en las propias estanterías. En el Archivo de Siena (Italia) tenían un armario de madera con departamentos en los que guardaban 58.000 pergaminos. Luego se pasó a su cosido o encuadernado, cuando su tamaño lo permitía, con lo que podían archivarse como libros, pero esto constituyó un grave error porque dificultaba su lectura y obligaba a manejar todos para consultar sólo uno, con el consiguiente constante deterioro. Igualmente dificulta su lectura conservarlos enrollados o doblados, aún peor esto último porque por los dobleces se ha perdido la tinta en muchas ocasiones. Por todas estas razones es recomendable el uso para ellos de armarios especiales para archivación horizontal, una vez que se ha procedido a su planchado o extendido. Las baldas de estos armarios deben de tener entre sí solamente el espacio suficiente para colocar en cada una un grupo de 18 a 25 unidades documentales grandes como máximo o el doble si son pequeñas. Las primeras irían colocadas en una carpeta grande que ocupe toda la balda y las segundas en dos carpetas de la mitad de tamaño de la balda, colocadas una al lado de la otra. Los armarios utilizados para los pergaminos de la sección de Clero regular y secular del Archivo Histórico Nacional de Madrid, con carpetas como las descritas, tienen 1,30 de alto por 0,55 de fondo y 0,95 de ancho, y en cada uno de ellos, con 20 unidades por carpeta término medio, pueden acomodarse entre 360 pergaminos grandes y 720 pequeños, colocados sobre 18 baldas. Unas ranuras oblicuas, a modo de persianas, en las puertas del armario, permiten la aireación necesaria. También pueden ir en archivadores de cajones como los indicados para planos o documentos gráficos. El único inconveniente que tiene el sistema de archivación horizontal, tanto en estos armarios como en cualquier mueble de este sistema, para documentos con sello o para documentos gráficos, es que se desperdicia mucho espacio. Al multiplicarse el número de baldas se multiplican los centímetros de espacio no Útil, así como los del espacio que hay que dejar de margen entre carpeta y balda para poder manejarlos holgadamente. b) Archivadores para documentos con seIIo Los documentos con sello pendiente comenzaron guardándose en los mismos legajos que los demás documentos, lo que acarreaba el destrozo de los de cera y el desgajamiento del documento de los de plomo. Pronto se trató de protegerlos pues aunque algunos de cera aparecían metidos en pequeñas bolsas de trapo o de pergamino, esto no era suficiente.


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Aunque los de plomo no necesitan más precaución que protegerlos de la humedad, los de cera son muy delicados, sobre todo si está reseca por haberlos guardado entre algodón, que absorbe la poca grasa que les queda por lo que se ha desaconsejado. Ello les hace más quebradizos, que es su mayor peligro, aunque también son sensibles a la humedad y al calor. Los procedimientos de protección han sido varios: saquitos de papel de seda Japón con perforaciones para aireación, bolsitas de polietileno o acolchados, que en nada les favorece. En algunos archivos holandeses se inició con carácter experimental la utilización para documentos con sello pendiente de fundas de plástico suspendidas, sujetando el sello para que no cuelgue con tiras de plástico, pero no nos parece nada aconsejable por la falta de transpiración al estar encerrados en plástico (47). Como estos sistemas dejaban sin resolver el problema de la posibilidad de desprenderse del documento por cualquier eventualidad, se pensó en montarlos sobre un cartón que llevaba en su parte inferior una cajita de cartulina o cartón fino, donde se metía el sello, si era de cera, o cuando era de plomo un hueco recortado para mantenerlo en él sujeto por delante con unas tiras de acetato de celulosa que le impedían desplazarse pero permitían sacar el sello para examinar su reverso, en caso de que la perforación no fuera total. En todo caso el documento no debe quedar nunca fijo al cartón con imposibilidad de extraerlo. Para su total protección deben llevar una cubierta de papel fuerte, sujeta al cartón por su lateral izquierdo. De todos modos su archivación conjunta con los documentos convencionales se veía dificultada, cuando no totalmente imposible, lo que aconsejó guardarlos aparte. Duchein recomienda protegerlos con cartón ondulado si se van a colocar en cajas individuales, pero esto, como si se ponen dentro de sobre, sólo puede hacerse cuando el tamaño del documento lo permite. La solución de meterlos en cajas es siempre problemática. Otra solución fue colocar los sobres en posición vertical en archivadores de cajón, pero los sellos se amontonaban en el fondo, en evitación de lo cual se aconsejó coser los sobres a diversas alturas a partir de la base, lo que encima de suponer una manipulación fastidiosa nos parece de resultado dudoso. También hubo un momento en que pareció que los armarios de carpetas suspendidas con las hamacas del tamaño propio para radiografías podía ser un buen sistema pero pronto se vio que en muchos casos no cabían tampoco y era preciso doblar el documento, aunque se hiciera sin presionar el doblez. La solución nos parece mucho más sencilla: suprimir la archivación vertical. Si metidos en sobres del tamaño que sea los colocamos en muebles metálicos de gavetas o cajones de escasa altura, para archivación horizontal (47) Carmen Crespo, en su trabajo citado, pág. 8, recoge esta noticia que fue presentada en el VI11 Congreso Internacional de Archivos.

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de documentos gráficos, con deslizamiento por rodamiento a bolas, habremos solucionado todos los inconvenientes de una sola vez. Este tipo de archivación conviene también para los documentos con sello pendiente de lacre, los que, por su mayor fragilidad, vienen de origen metidos en una cajita de madera. También puede servir para los documentos cuyo formato excede a las medidas del folio que llevan sello de placa, por cuyo motivo, ni con sobre ni sin él, pueden dejarse en las cajas de los demás documentos, salvo si se conservan doblados, cosa totalmente desaconsejable. Los de documentos de tamaño folio o menor pueden guardarse en cajas de cartón ondulado para protegerlos de roturas. c) Archivadores de mapas, planos, dibujos, etc. También estos documentos pueden guardarse en carpetas en las estanterías, pero igualmente decimos que es mejor tenerlos en muebles especiales, como los ya descritos en la primera parte (figura 21). Uno de los primeros intentos que conocemos de archivación de planos en armarios metálicos es el realizado a base de anaqueles, deslizables para facilitar su manejo, colocando en cada anaquel dos unidades de conservación, que en este caso eran unidades de madera contrachapada. Fue adoptado en 1952 por el Servicio Geográfico del Ejército (España). De aquello se ha pasado a utilizar archivadores metálicos semejantes a los que acabamos de describir para documentos con sello, ya que, lo mismo que se dijo de los pergaminos, a ser posible, nunca deben guardarse doblados o enrollados. En éstos con más razón debemos evitar los dobles ya que por ellos se rompen indefectiblemente haciendo precisa su restauración. Las gavetas o cajones, además de su comodidad de manejo, están pensadas para prescindir de las carpetas de cartón, necesarias cuando se utilizan armarios. Una carpetilla de papel fuerte suele ser suficiente para proteger el documento y aun si su consistencia es grande puede prescindirse de ella. Depende de que esté entelado o de que su materia base sea cartulina delgada. Ofrecen la mayor comodidad para el documento, sobre todo para planos gruesos y dibujos antiguos, aunque es cierto que este tipo de archivación horizontal dificulta su manejo por tener que sacar los de encima cada vez que se necesita sacar o meter alguno de abajo. Este inconveniente queda obviado si podemos tenerlos pasados a ficha de ventana o microfilm con objeto de que el investigador se sirva de estas copias en sustitución del manejo del original, que queda reservado para casos excepcionales. Como en toda archivación horizontal se desperdiciamucho espaciopero creemos que compensa. En este tipo de archivadores se estima que proporcionan la suficiente aireación las múltiples ranuras de los cajones y sus carriles. Para evitar que al sacar el cajón pueda engancharse por arriba y dañarse alguno de los documentos que se hayan ahuecado, llevan en la parte interior delantera de cada gaveta una

Los depósitos por dentro. Instalacidn

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Figura 94.-Archivación vertical de planos sujetos a presión por muelles. Poco recomendable.

solapa metálica articulada que, apoyada sobre los documentos asegura que éstos permanecen a la altura debida. Se fabrican en varios tamaños. Hay otro tipo de muebles para guardar esta clase de documentos que responden al sistema de archivación vertical. Quizá el más antiguo sea el que está basado en mantener la verticalidad de los documentos por presión de unos muelles (figura 94), dentro de un mueble de formato adecuado, cuya tapa superior se levanta para sacarlos. En principio pareció una solución pero hoy es un sistema totalmente rebasado por incómodo de manejar y dudamos un tanto de que la presión no llegue a dañar los documentos (48). Algo más racional nos parece el que consiste en un armazón metálico, dentro de un mueble, provisto de una barra de la que cuelgan unas grandes bolsas de papel fuerte, abierta por uno o dos de sus lados, que llevan en su parte superior un gancho que resbala y se apoya en la barra, semejante a los descritos para archivo de uso inmediato. Son bolsas que cierran con unos broches automáticos por su lateral más largo vertical, y que su formato es lo suficientemente grande y proporcionado para meter en ellas cierto número de planos, mapas, dibujos, etc. (49). Su manejo es semejante al que se (48) En la reunión anual de la Sociedad Raleing, celebrada en 1964, C. B. Ubrich aseguró que en el <>.

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describió para el mismo tipo de archivación en archivo de uso inmediato. Sólo varía el hecho de que aquí no se trata de un armario, sino de una serie de barras y bolsas para instalar en un gran depósito. La bolsa debe ser lo bastante fuerte para que aún conteniendo pocos documentos no pierdan éstos su verticalidad doblándose hacia abajo. Para consultar cualquiera de los documentos es preciso descolgar la bolsa, extenderla sobre una superficie plana y sólo entonces proceder a desabrocharla para extraer su contenido. Su manejo, por tanto, es más complicado que el archivador de cajones y el roce que puedan sufrir los documentos al sacarlos o meterlos acaso sea mayor que en el caso anterior. Sólo puede ofrecer la ventaja de ser más económico y poder archivar más unidades en menos espacio. Los otros sistemas conocidos de archivación vertical ya descritos para uso inmediato suponen una previa manipulación del documento, lo que puede significar un riesgo para los más valiosos y antiguos. Nos referimos principalmente a los que funcionan por sistema de pinzas o perforaciones. Por el riesgo que puede producir su manipulación nos inclinamos por desaconsejar su uso para archivo depósito. También evitaremos en la medida de lo posible guardarlos en forma de rollo. No obstante, cuando el depósito de archivo lo es enteramente de documentos gráficos y el espacio escaso, puede aplicarse cualquier modalidad de archivación densa de desplazamiento frontal, ya que es el único viable por el formato totalmente variable de los documentos. Pero, insistimos, la archivación horizontal en muebles de gaveta o bandejas, o el sistema más barato de meterlos en carpetas de cartón de tamaño adecuado para colocarlos en estanterías en la misma posición, nos parece lo más acertado para la buena conservación de esta clase de documentos. d) Archivadores de postales, estampas y carteles En muchos archivos todavía no se les ha dado categoría de testimonio histórico, no obstante lo cual tienen el mismo valor que cualquier otro documento gráfico. Los de tamaño normal, si son postales, pueden guardarse en archivadores de cajón semejantes a los de fichas, sean sueltas o formando fuelle. Las muy pequeñas será conveniente meterlas previamente en sobres, mientras que las muy grandes necesitarán archivadores adecuados a su tamaño o de los especiales de gavetas como los de mapas, planos y dibujos. Las estampas, dada su variación de tamaños y calidad del material, generalmente más débil, irán mejor metidas en sobres antes de archivarlas. e) Archivadores de folletos con información gráfica Como los anteriores, han sido muy poco considerados hasta ahora como testimonio. Incluimos en este concepto trípticos e incluso hojas sueltas de


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propaganda. Posiblemente será lo más cómodo meterlos en cajas, dentro de carpetillas separadoras. f ) Archivadores de fichas

Las fichas catalográficas de archivo, como las fichas-documento, no están normalizadas. Estas últimas son escasas en fondos anteriores a la mitad del siglo actual pero ya van pasando a los archivos y aumentará su número en adelante puesto que las Administraciones reseñan en fichas muchos datos que antes sólo constaban en documentos convencionales o en libros-documento. Las más antiguas muchas veces todavía no han pasado a los archivos depósito. La diferente finalidad de unas u otras puede influir en la elección del mueble y su sistema de funcionamiento, dado que la ficha catalográfica supone un uso más continuo y más rápido que la ficha-documento. La ficha catalográfica es de escaso uso en archivo inmediato porque en él la archivación se hace, no con una secuencia fija para todos los documentos, sino clasificándolos con arreglo a los grupos establecidos, lo que facilita su localización sin necesidad de más referencia, pero en el archivo depósito las series, o grupos, quedan cortados por la necesidad de irlos estanteando según van entrando a lo largo de períodos de tiempo que pueden variar desde un año a bastante máas. La acumulación de ingentes cantidades hace de todo punto necesaria la ficha catalográfica. Sus archivadores son bien conocidos. Algunos de ellos, a partir de poco más del suelo, son bastante incómodos de manejar en sus filas más bajas. Tienen los inconvenientes propios de este tipo de archivación, es decir, que la utilización de uno de los cajones bloquea el uso de los restantes de la misma fila y que cuando están sacados para efectuar una consulta ocupan mucho espacio de desplazamiento. Sin embargo las fichas catalográficas no podemos archivarlas por otro sistema aunque si pueden hacerse dos modificaciones: que los cajones empiecen a una altura adecuada, colocados sobre patas, pedestal o incluso mesa, y que las fichas estén colocadas lateralmente en compartimentos del cajón, en vez de estar en forma frontal a todo lo largo del mismo. Esto Último permite que los cajones sean de menos profundidad pero supone también la pérdida de tantas veces los centímetros necesarios de holgura para mover las fichas cuantos sean los compartimentos en que se ha dividido el largo del cajón. Pensando en ello se ideó el sistema de muebles con cajones rotativos de selección manual y luego automática, que ya hemos descrito al tratar del archivo de uso inmediato. Los que nos interesan son, naturalmente, aquellos en que las baldas rotan sin perder la horizontalidad llevando sobre ellas los pequeños cajones desplazables. Estos ficheros rotativos pueden rotar en círculo o en elipse (de abajo arriba) según sean de capacidad mediana (unas 30.000 fichas) o verdaderas torres de archivo para millones de fichas. Todos ellos cuentan con una especie de consola de apoyo para que la persona que consulta pueda, de pie o sentada, tomar sus notas allí mismo. Si el fichero

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tiene cierta extensión en sentido horizontal la silla de la persona que lo sirve debe ser desplazable por rodamiento a bolas para facilitar la localización a cualquier distancia. Los tamaños son muy variables: los hay desde tres metros lineales de capacidad de archivación hasta 1.900 metros lineales, lo que permite la archivación de 2.000 a 12.000 fichas (50). También hemos visto un sistema de plataformas de discos que giran sobre un eje, en cuyas plataformas van colocados los pequeños cajones de fichas del borde hacia adentro. Estas plataformas pueden desplazarse hacia adelante para facilitar la consulta y, en su caso, extracción de alguno de los pequeños cajones-fichero. Su aprovechamiento es mucho menor y su concepción ya un tanto anticuada (5 1). En cuanto a las fichas-documento su instalación depende de la frecuencia de su uso, que si bien puede ser muy activo en archivos de tipo administrativo, en primera fase de uso, ya no lo es tanto en un archivo depósito. Esto hace que si bien son recomendables los archivadores rotativos para la ficha catalográfioano sean necesarios y aun acaso resulten superfluospara la fichadocumento. Como en el caso anterior también puede aplicarse a los archivadores de estas fichas la archivación densa, aunque por ser poca todavía su cantidad suelen compartir el espacio con otras unidades de conservación. En estanterías densas de desplazamiento frontal pueden coexistir documentos convencionales con bandejas para documentos gráficos y cajones para fichasdocumento. g) Archivadores de microfilm Cuando comenzó, tímidamente, a utilizarse el microfilm en los servicios de archivo depósito los aparatos lectores eran lentos, por lo que los rollos grandes ofrecían inconvenientes para localizar un fotograma. Por otra parte no se había llegado a pensar siquiera en la realización de un programa de amplias dimensiones y lo corriente era que sólo se filmasen documentos esporádicamente, a peticjón de algún investigador o por necesidades del propio archivo. En cualquiera de los casos los rollos se cortaban en bandas, que no solían pasar de seis fotogramas, y se guardaban en unos sobres especiales alargados provistos de dobleces o tiras superpuestas escalonadas en cuyos huecos se metían las bandas hasta completar el documento copiado. Otras veces eran sobres transparentes o sobres abiertos por arriba pegados a una cartulina, numerados al margen. Para guardarlos solían utilizar unas (50) Son bastante conocidos. Los modelos antiguos son el .Rolling Contablex., cuya casa ha fabricado también el &electron» y el <

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cajas con ranuras laterales en las que se introducía cada sobre o cada cartulina, que quedaban en posición vertical (52). Posteriormente se pasó a conservar los rollos sin cortar, cuando empezó a usarse como archivo de complemento o de seguridad, conteniendo la totalidad de un documento, o una pequeña serie de documentos. Metidos en pequeñas cajas redondas de baquelita o cualquier otra materia plástica, podían ser éstas colocadas dentro de cajas semejantes a las anteriormente descritas, pero provistas de celdillas en vez de ranuras. También se aplicaba el sistema de celdillas al interior de cajones de archivadores de fichas, que quedaban así transformados en archivadores de microflim. El sistema llegó a resultar caro de mantener por necesitar muchas cajitas y muchos archivadores, con notable desperdicio de espacio por su desplazamiento frontal y visibilidad superior, cuya suma de inconvenientes ya conocemos. Por otra parte los pequeños rollos ocasionaban, como ya se ha dicho, que los filmes cogieran demasiada forma, al ser sus vueltas muy pequeñas, y aunque se aconsejó que cada vez que se usasen se enrollaran en sentido contrario al que tenían antes, la realidad es que su escaso uso daba poco lugar a poner en práctica tal medida. En evitación de este inconveniente se probó a enrollar cinco o seis tiras diferentes, una sobre otra, en un núcleo de plástico, de un mismo rollo, pero el uso vino a demostrar lo desacertado de esta medida ya que la utilización de uno sólo suponía el manejo de todos, que al ser desenrollados se retorcían en forma de tirabuzón o bucle ocasionando gran dificultad y un enorme roce para volverlos a su forma primera a la hora de guardarlos. Se sujetaban en su parte exterior por una tira de papel, en que se anotaba la señalización,sujeta a su vez por una goma. Sin embargo la goma se seca y descompone con el tiempo, lo que la hace desaconsejable. El total iba dentro de una caja redonda de plástico transparente y ésta a su vez metida en una caja cuadrada de cartón ligero, impresa y armable, en la que se anotaba el contenido y número de orden, colocándola después verticalmente en el cajón de un archivador de fichas, a dos cajas por ancho del-cajón. Llegó el momento en que los aparatos lectores se fueron perfeccionando en tal manera que la localización de un fotograma dentro de un rollo de 30 metros no ofrece mayor dificultad, estimando conveniente soldar las diversas tiras en una sola para su más fácil manejo. El sistema de cajas fue el mismo pero ahora pueden archivarse en posición vertical en cualquier estantería de pocos centímetros de fondo con una perfecta visibilidad de la señalización de su contenido. Naturalmente que en las nuevas microfilmaciones se conservan los rollos sin fraccionar, bien sean éstas por encargo, para canje, microfilm de complemento para archivo de seguridad o para edición de textos. Sólo se fraccionan los fotogramas del documento, o conjunto de documentos, que adquiere el investigador para su uso privado. El enorme incremento de la práctica de microfilmación de fondos de (52) El -Microstrip», de la casa Kodak, para tiras de 33 centímetros de largo y 16 milímetros de ancho, estaba pensado para archivos de secretaría, no para archivos depósito.

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archivo depósito ha llevado a buscar la solución de una archivación densa a la vez que adecuada por su seguridad. Así fue como muebles que la industria pensó en principio para almacén de productos farmacéuticos u objetos de pequeño tamaño, fueron convertidos en muebles para archivar microfilmes y microfichas. El fabricante creyó oportuno que las pequeñas baldas conservasen una ligera inclinación hacia adentro para evitar la caída de los objetos al realizar el impulso de abrir pero aplicado a cajas de microfilme no parece necesaria esta precaución ya que se mantienen en su sitio sin desplazarse. Se trata de estantes de doble faz, de varios centímetros de fondo cada lateral, colocados en batería uno al lado del otro de forma que para usarlos es preciso tirar hacia afuera de un asa que lo desplaza en deslizamiento lateral hacia el pasillo de acceso (figura 95). Su colocación es comodísima y su seguridad de conservación perfecta, pudiendo cerrarse con llave (53). Buscando el máximo aprovechamiento del espacio de cada fotograma se pasó del rollo con perforaciones laterales al rollo sin perforaciones, que realiza el arrastre por presión, pero aún más se empezó a experimentar con el film de 16 milímetros que da una buena nitidez para un doble folio en un solo fotograma. La archivación de estos nuevos rollos, hoy utilizados cada vez más por el ahorro que suponen, requirió enrollarlos en núcleos de plástico provistos de chapas laterales redondas para impedir que se desarmasen. Seguían sin ofrecer problemas a la hora de archivar siempre que se metiesen dentro de cajas cuadradas, pero también dieron lugar a las

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Figura 95.-ArchivaciÓn densa de microformasen estantes extraíbles.

h) Archivadores de jilmes Aquí es donde comienzan a surgir los problemas que ha planteado a los archiveros profesionales la entrada en sus depósitos de las nuevas formas de expresión a las que con anterioridad se daba poco valor histórico, siendo así que historia es todo, del mismo modo que un simple trozo partido de cerámica es también arqueología. Los filmes, como las fotografías, fueron el inicio de los documentos que han dado en llamar audiovisuales, sólo que su mayor antigüedad les ha ido allanando el camino para poder reposar dignamente bien en depósitos especiales dedicados sólo a ellos, o constituyendo secciones especiales en los tradicionales archivos de los documentos escritos. Repetida, pero tímidamente, fueron los archivistas ocupándose de estos documentos al no poder soslayar su presencia, hasta llegar al año 1972 en que el VI1 Congreso Internacional de Archivos, celebrado en Moscú, se dedicó enteramente a ellos, y problemas que plantean desde el punto de vista de su archivado, conservación y servicio que deben prestar. El informe presentado por W. Kohte, Director de los archivos fotográficos, fonográficos y cinematográficos de los Archivos Federales de la República Federal Alemana, fue un aldabonazo a las costumbres dormidas de los continuistas, que empezaron a enterarse de que desde 1926 en la República Soviética rusa se había mandado ingresar en los archivos estatales todos los negativos y positivos fotográficos y cinematográficos, por su gran interés para la historia de la Revolución de Octubre. De entonces hasta ahora en la Europa Occidental se han ido creando secciones, depósitos especiales

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u organizaciones, pero suelen todavía ser las casas productoras las que los retienen en sus propios archivos, dueños y señores de guardar o destruir tan valiosos documentos. En España tenemos un sistema mixto: parte es retenido por la entidad productora y parte pasa a la Filmoteca Nacional. Así las cosas la archivación de filmes ha sido muy pocas veces planteada en los archivos tradicionales por ser escasos todavía los documentos de este tipo que van a parar a los mismos, pero sí se ha ofrecido como problema a resolver en toda su dimensión en depósitos de entidades, centros u organizaciones que trabajan en la producción de filmes de corta y larga duración. Los alegatos sobre si son materia de biblioteca o de archivo son totalmente absurdos en cuanto a que se intenta definirlos por la materia-base sobre que están impresos los testimonios, y no por su contenido, juicio que no se le ocurriría a nadie alegar respecto a cualquier otro tipo de documentos. Si su contenido es puramente literario o de ficción será materia afín a una biblioteca, pero si constituye un informe, una noticia, un testimonio, es indudablemente material de archivo. Por esta razón se tratan aquí sus problemas de archivación, los que, por otra parte, son iguales para ambos casos ya que es su naturaleza y forma los que van a dar la pauta para su resolución. En el caso de los filmes se presenta el mismo problema que vimos en los microfilmes al traer su envase de origen redondo, agravado por el mayor tamaño de los mismos, con contenido de 60 a 120 metros. La solución primera fue colocarlos sobre dos barras paralelas lo suficientemente separadas para que la caja entre en ellas, sin llegar a dejarla deslizarse hacia abajo. Así los hemos visto en filmotecas y emisoras de televisión, con barras más separadas para filmes largos y más juntas para filmes cortos. También se dio la misma idea de fabricar unas estanterías con baldas especiales, pero en este caso no eran sólo con las baldas inclinadas hacia adentro sino en forma de cubeta, rebajada en su nivel en la parte central (54). Con todo necesitaba una especie de pesas redondas que colocadas en los laterales de la fila, cuando la balda no está llena del todo, actúan a modo de los sujetalibros. Pero esto, como todo lo especial, resulta caro por lo que posiblemente el recurso de meterlas en cajas cuadradas de cartón y archivarlas en estantes normales o estantes de armarios es mucho más económico. Recientemente la casa Kodak ha recomendado una serie de medidas de tipo técnico (55). Hay un sistema que ya conocemos, que sería bastante aceptable. Fue pensado para cintas de grabación magnética pero puede aplicarse a filmes. Viene a ser un trasunto de la idea de archivación suspendida utilizada para planos o para documentación de uso corriente. Se trata de un aro -los hay de dos tamaños por lo menos- de materia plástica, que se abre y se cierra como una abrazadora sujetando la caja en todo su perímetro. Ya se describió (54) Los hizo la casa Straford, de Forjas de Estrasburgo. Véase fig. 36. (55) .Kodak Storage Envelope for Proceessedph.


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en cuanto a su uso en archivos inmediatos, pero para grandes cantidades de archivo depósito puede resultar su precio prohibitivo. En el mismo cierre lleva un espacio apto para anotar su señalización (56). Este sistema tiene la ventaja de que pueden archivarse indistintamente largos y cortometrajes por la naturaleza de su contenido y no por su formato, aunque siempre se ganará espacio si lo hacemos por tamaños uniformes, lo que permite que las barras estén a la justa distancia necesaria unas de otras, sin dejar huecos desaprovechados. De todas maneras recordemos lo que se dijo: cualquier envase redondo, metido en una caja de cartulina fuerte cuadrada, puede archivarse donde se quiera. Una advertencia es de todo punto necesaria. Si se tienen rollos antiguos de material inflamable es preciso contar con un depósito especial de muros refractarios y puertas de acceso cortafuegos de doble resistencia para impedir que, de entrar espontáneamente o por alguna causa, en combustión, pueda correrse el fuego al resto del edificio. Lo recomendable es ir pasando estos viejos filmes a material nuevo, en la medida de lo posible, ya que esto cuesta bastante caro. Finalmente una duda razonable: si los documentos audiovisuales deben archivarse de modo que la grabación sufra el menor roce posible. Pensemos si será bueno tenerlo así, apoyándose una vuelta sobre la otra, o sería conveniente un sistema de archivación horizontal en que el posible roce vaya todo sobre los bordes. Habría que comprobar si el riesgo es auténtico y si compensa la pérdida de espacio que comporta este tipo de archivación. i) Archivadores de diapositivas Todavía no llega este tipo de documentos a constituir un verdadero problema, pero conviene buscar soluciones antes de que se produzca. En muchos sitios las guardan dentro de las mismas cajas comerciales de plástico en que se venden los marcos y éstas a su vez en cajones de archivadores de fichas. Otras veces vienen montadas en hojas de cartulina o plástico, con carriles en los que se introducen las diapositivas. Si el soporte colectivo es lo suficientemente rígido pueden colocarse muebles metálicos de cajones, en archivación vertical, o, por medio de una perforación lateral, formar cuadernos de anillas que se archivan como libros después de metidos en una funda de cartón de tipo petaca para mantener sus hojas juntas. El sistema depende de la casa productora pero puede también hacerse según las necesidades del archivo (57). Sobre ello, si su envase es de cartón deberá éste ser neutro y si es metálico inoxidable (58).

(56) <
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j) Archivadores de fotografias Como anteriores a los filmes encontraron antes su concepto de material archivable, datando la noticia más antigua recogida del año 1908 en que se formó una sección fotográfica en los Archivos Públicos de Canadá. En cuanto al primer depósito propiamente dicho tenemos que resaltar la creación en Argentina en 1939 del Archivo Gráfico de la Nación, destinado a recoger, con orden obligatorio, todas las fotografías de carácter oficial. Este tipo de documentos puede archivarse de dos formas: como los documentos clásicos en cajas, previamente metidos dentro de sobres de papel, cuando el tamaño lo permite y son de poco uso, o por sistema vertical en que los sobres se colocan en cajones de tamaño adecuado en muebles metilicos. Sin embargo, dados los inconvenientes que ya hemos anotado para los muebles de cajones, es preferible utilizar hamacas suspendidas de visibilidad lateral, como las utilizadas en los archivos de uso inmediato, o por el sistema de bolsas colgadas que ya se describieron para documentos gráficos. También quedó ya indicada la conveniencia de que los sobres de los clichés sean transparentes, de papel cristal o poliéster no electrostático, para que no atraigan el polvo al manejarlos, quedando protegidos del deterioro al manipularlos con los dedos (59). Véanse otras normas en la Parte I. De cualquier modo no precisan un mueble especial ni los clichés ni las copias positivas, salvo el caso de los clichés de cristal que, si están apoyados, deben descansar sobre una capa de material amortiguador para protegerlos del roce. Si están colocados por sistema vertical en compartimentos separadores rígidos no deben concentrar demasiados en un solo espacio ni meterlos apretados, sino dejar una cierta holgura entre ellos para su más fácil manejo. En caso de fotografías de gran formato pueden archivarse en el mismo tipo de mueble utilizado para documentos gráficos, ya descritos.

Si los fondos que recibimos nos han llegado en archivadores de fuelle o en álbumes, sistemas propios de archivos de uso inmediato, pueden pasar así al archivo depósito, en cuyo caso, si queremos respetar esta modalidad por alguna razón, será preciso examinar el material de que están formadas estas unidades para ver si reúnen unas condiciones mínimas de salubridad, ya que con frecuencia la composición de sus hojas puede afectar a la estabilidad de la fotografía (60). En cuanto a condiciones de seguridad, los negativos de acetato o poliéster (59) Duchein, obra citada, pág. 57. (60) Los principales requisitos físicos y químicos han sido descritos en <
LOSdepdsitos por dentro. Instalación

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deben ser guardados en archivadores resistentes al fuego. Tanto éstos como los positivos no deben nunca guardarse en cajas de madera. La novedad de este tipo de documentos es que, por datar su existencia de muchos años antes que los otros fotográficos, son más dificiles de conservar en buen estado, dado que las emulsiones empleadas en ellos son proclives a sufrir alteraciones e incluso llegar a la total destrucción de la imagen. El agua puede causar graves daños, por lo que el grado de humedad del depósito es muy importante, aunque en sí no es muy dañina, sino en relación con la temperatura. Para filmes, placas y papeles se considera conveniente de un 30 a un 50 por 100 de humedad, con una temperatura que puede oscilar entre los 10 y 21 grados centígrados. Si existe instalación de aire acondicionado para controlar la temperatura es preferible no pasar de los 10 grados (61). También hay que proteger estos documentos de insectos y roedores para los que la gelatina y la celulosa que contiene el papel es muy atractiva, así como prevenir la posible formación de hongos. Para la renovación del aire por sistema natural deben abrirse solamente las ventanas protegidas por rejillas finísimas que impidan la entrada de insectos, contra los cuales el sistema de combatirlos es la fumigación. Hay otros métodos más eficaces, pero no convenientes para los documentos. También ayuda a la buena conservación la práctica de remover los fondos periódicamente con la frecuencia que sea posible (62).

k) Archivadores de discos fónicos Los registros primitivos no han ido a parar, en su mayor parte, a los depósitos de biblioteca o archivo convencionales por no considerarlos material archivable en su justo valor de testimonio. Hasta hace una veintena de años no se ha despertado su interés por conservarlos y conocerlos, siendo de destacar en este aspecto la existencia de la «Société Francaise de Paléophonien, que ya existía en 1961. En cuanto a los discos fónicos de nuestra época, su conservación en centros del Estado ha estado casi siempre a cargo de las bibliotecas, gracias al depósito legal, recibiendo la denominación de «Fonotecas». Sin embargo en los archivos estatales se encuentran algunas veces pequeñas cantidades provenientes de organizaciones prescritas que han entregado la totalidad de sus fondos, documentales o no. La grabación sonora en discos como complemento de imágenes ha sido hoy desplazada por la banda magnética,

(61) La «Federación Internacional de Archivos de Films. estima como temperatura Óptima los cinco grados centígrados para fotografías en color. (62) Kodak. -Conservation of Photographs.. 1985. Aestman Kodak Company-Library of Congress Catalog., núm. 84, 80244, págs. 79-93.

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pero el disco, musical o no, con personalidad propia sigue su producción imparable. De uno u otro modo, conservados por la casa productora, las organizaciones o entidades que los utilizan, o en depósitos estatales, vamos a tratar aquí de cómo archivar los discos. Estos sí requieren mueble especial. Tradicionalmente se han guardado en casilleros, con capacidad que no debe sobrepasar de ocho a diez discos, que como ya se dijo los mantienen en posición vertical. La archivación de más discos en un solo hueco de casillero ahorra espacio pero perjudica la buena conservación por el roce constante de todos los discos cada vez que se maneja uno solo. Suelen ser de dos tamaños, adecuados a los discos de 45 o de 33 revoluciones. Es aconsejable que el plano sobre el que se apoyan no sea duro sino que esté amortiguado el roce por una capa de fieltro o plástico mullido (63). Tampoco deben estar apretados ni tener demasiada holgura por lo que hay que cuidar que las dimensiones de cada casillero no sobrepasen las necesarias. En ellos la resolución del contenido redondo en un envase cuadrado viene ya dada. Una solución muy económica es meter los discos con su funda de origen en fundas de cartón semejantes a las usadas para mantener juntas las hojas de carpetas de anillas de diapositivas, lo que permite colocarlos después en cualquier estantería, sin compartimentos. Los discos antiguos, de baquelita y por tanto rompibles, anteriores a 1950, deben ser protegidos muy especialmente (64). El principio de que debe evitarse el roce de la grabación está perfectamente conseguido con cualquiera de estas dos modalidades ya que lo que se roza con el uso son los bordes, lo que no ocurriría si los colocamos en posición horizontal. Sin embargo, ya se dijo, hay quien objeta que por efecto de la verticalidad se alabean los discos y pierden fidelidad de sonido pero esto es antes bien un problema de la mala calidad de la materia-base. En una colección particular pueden guardarse los discos en la posición que se quiera y parezca más conveniente pero en un archivo de discos en uso la posición horizontal dañaría gravemente la grabación por roce constante al sacarlos y meterlos. 1) Armarios para grabaciones magnéticas Los denominamos armarios desde el primer momento porque dado lo (63) La casa Straford hizo un tipo de casillero especial. (64) Duchein, obra citada, pág. 58, aconseja, tanto para éstos como para los microsurcos, meterlos en bolsas de papel cristal y luego en otra de cartulina, pero si son discos adquiridos, producidos por casas discográfícas,nos encontraríamos con tres bolsas: la de origen, la de papel cristal y la de cartulina, lo que nos parece excesivo.


Figura 96.-Archivación tamaño.

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de discos de grabación magnética de gran

delicado de este tipo de grabaciones es conveniente que se guarden a salvo de cualquier posible variación magnética de la atmósfera con cierre hermético. Si se archivan en estanterías deben ser éstas de metal desmagnetizado (65). Su disposición especial reside en que las bandas están en los armarios dentro de unos separadores de filamento metálico que las mantienen en posición vertical, una al lado de la otra sin que pierdan su estabilidad las que quedan al sacar una para su uso, como ya se dijo en la primera parte. No obstante, cuando son muy grandes pueden colocarse en posición horizontal, a una sola fila de cajas por balda. Cuando las grabaciones son en disco puede procederse del mismo modo o guardarlas en archivadores especiales que ocupan muy poco espacio (figura 96). Ya hemos descrito, al tratar de los archivadores de uso inmediato, los aros de plástico provistos de un gancho para colgar los rollos de una barra, por lo que no hacemos sino recordar las ventajas de este tipo de archivación. Pero para llegar a esto ha sido preciso el transcurso de muchos años. El problema de las grabaciones magnéticas, tan utilizadas ahora en la gestión de las empresas, fue ya considerado como documento de archivo en la IX .Table Ronde» celebrada en Londres en 1965, siendo bastantes los que (65) C. Crespo, obra citada, pág. 8, hace referencia también a las de madera, pero ya sabemos los muchos inconvenientes que tienen.

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expusieron sus dudas sobre la posibilidad de que llegaran a ser verdaderos documentos desplazando a los tradicionales escritos. En la comunicación presentada por la URSS se les consideró sólo como documentos de base, con un valor de información limitado, estimando su explotación costosa (66). Por su parte los Archivos Reales de Suecia coincidieron en considerarles como meros elementos de información (67) y los Public Records Office, de Estados Unidos, llegaron a decir que, como se supone que siempre hay que pasar su contenido a documentos convencionales, no veían problema en su conservación, puesto que no la consideraban necesaria (68). La Sociedad de Archivistas Americanos fue más reflexiva diciendo que si bien en principio se consideraban como documentos efimeros, los organismos productores tenían la tendencia a su conservación, lo que modificaba el problema (69). La representación de Hungría propuso que no se admitiesen en los archivos oficiales si no estaban perfectamente clasificados y con los dispositivos necesarios para su explotación (70). Rumania fue del parecer general de que sólo servían como instrumentos de información (71), pero Yugoslavia fue más cauta aconsejando que, antes de tomar una determinación, se considerase si su contenido tenía algún valor histórico o científico (72). Pero ya entonces hacía bastantes años que se estaba utilizando este sistema como base para la historia (73), alcanzando un gran desenvolvimiento en los años sesenta y continuando en los setenta. No había más remedio que admitir sus productos plenamente, a pesar de todos los inconvenientes de su conservación. Las grabaciones magnéticas, utilizadas hace pocos años para guardar testimonios fonéticos de personas relevantes (74), han adquirido hoy una gran importancia en cuanto a su existencia en los archivos como documento histórico, debido a las nuevas formas de reconstruir el pasado por medio de testimonios orales. Es cierto que la base puede ser de otra naturaleza, como escritos estenográficos o mecanográficos sobre papel, pero la grabación magnética es la forma más utilizada y fidedigna (75). Tenemos pues que atender ron el mayor interés a la conservación de este (66) Actas publicadas en unión de las de la anterior reunión, pág. 165. (67) Actas citadas, pág. 169. (68) Actas citadas, págs. 173-179. (69) Actas citadas, pág. 184. (70) Actas citadas, pág. 185. (71) Actas citadas, pág. 186. (72) Actas citadas, pág. 189. (73) Los antecedentes más antiguos los encontramos en Estados Unidos, donde los periódicos comenzaron ya en el siglo XIX a recoger testimonios orales que luego incluían en sus páginas. No obstante, hasta 1938 puede decirse que no tuvo un planteamiento propiamente dicho con la publicación por Allan Nevis de su <

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nuevo tipo de documentos, cuya recogida y formación ha llegado a ser considerada por algunos como labor del propio archivista. Asentado el principio de salvaguardarlas de las alteraciones magnéticas, tenemos que tener en cuenta otras circunstancias, como los efectos del polvo y el calor.

Es la primera que, aunque la banda bien guardada es bastante estable, cada vez que se usa se va borrando un poco, aparte del riesgo que corre de romperse. Es por esto que deben sacarse por lo menos dos copias para ser consultadas, guardando la banda original en diferente sitio. Por lo general se archivan en las mismas cajas de origen, pero algunos desconfían de su composición recomendando que se pasen a cajas neutras. Las bobinas no deben de tener holgura que las permita removerse y deben ser rebobinadas cada siete a diez años. En cuanto a las condiciones ambientales de los depósitos parece que deben ser un 45 por 100 de humedad, por 18 grados centígrados (76).

(76) «Archives, histoire orale et tradiction orale: une étude RAMP». Programme Générale d’informationet UNISIT Organisationdu Nations Unies pour l’education, I’science et la culture. París, 1986.

Acondicionado de los documentos UNIDADES DE CONSERVACION Los documentos de un archivo depósito no se colocan nunca directamente sobre la estantería o en los archivadores sin haberlos metido previamente en lo que llamamos unidades de conservación, cuya finalidad es protegerlos del roce, el polvo, la luz o cualquier otro agente que atente a su buena Conservación. Toda unidad de conservación debe ser pensada en función de los documentos que va a guardar y no al revés. El documento debe archivarse de modo que esté «cómodo». Nunca se forzará su formato ni se guardará en posición en que pueda recibir deterioro mientras está archivado o cuando se desplaza de su sitio para consulta. Por eso es preciso considerar en cada caso de qué forma lo vamos a guardar y de qué protección debemos dotarlo antes de colocarlo en la estantería o en el mueble correspondiente (1). Los documentos escritos en papel tamaño folio o medio folio son, hasta ahora, los más corrientes, encontrándose los otros formatos, tipo comercial o DIN A-4, en menor cantidad, sin que esto altere las proporciones de las unidades de conservación. Los problemas se plantean para los otros documentos especiales, que requieren como hemos visto archivadores también especiales, y constituyen todavía una minoría en nuestros depósitos clásicos. No obstante tenemos que contar con archivos en que la casi totalidad de sus fondos está constituida por este tipo de documentos. (1) Morris Riger. «Packing, Labeling and Shelving at the National Archives., págs. 417-426. Aconseja que se considere primero si son documentos de conservación definitiva o sólo temporal, adecuando a ello su grado de protección.


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La conservación de documentos de archivo formando unidades ha venido cambiando a través de los tiempos, según ha ido evolucionando el concepto de lo que debe ser un archivo y el servicio que debe prestar. Veamos cuáles son: Paquetes Constituyen la forma más antigua de guardar los documentos en los grandes archivos, entendiendo por «antigua» a partir de la formación de estos grandes depósitos desde fines del siglo XVIII, pero sobre todo en el siglo XIX. Cuando se estimaba que los papeles se guardaban con el solo fin de poderlos exhibir si acaso alguna problemática vez eran necesarios, el modo de agruparlos, la unidad de conservación, consistía simplemente en una ligera cubierta de papel y una cuerda fina o cinta que los mantenía sujetos en paquetes provisto de una etiqueta pequeña indicativa de su contenido, etiqueta que, por no tener donde sujetarse de modo visible, solía quedar colgando de la parte que quedaba al exterior de la estantería. Dentro de cada paquete podía haber grupos menores de documentos con sus correspondientes cubiertas de papel con indicación del contenido. El documento así tratado no tenía apenas protección del roce contra la estantería o con los paquetes contiguos, ni tampoco del polvo que podía posarse impunemente sobre ellos y meterse por las rendijas de sus maltrechas hojas. Por si fuera poco, la cuerda o cinta, si floja corría el riesgo de que se desbaratase el paquete y si apretada lo deformaba, dificultando su estabilidad y perjudicando a los mismos papeles. Mientras no se hiciera uso del contenido de los paquetes no se producían mayores daños, pero una moderada frecuencia de consulta de los mismos daría por resultado que el roce con la estantería al sacarlos y meterlos agravara las roturas y desperfectos de los bordes de los documentos, y que la cuerda fina o cinta, a fuerza de atar y desatar, siempre presionando por los mismos sitios, acabase por producir graves erosiones. Hoy están totalmente desechados (2). La versión actual de paquetes de documentos enteramente envueltos con papel de embalaje y etiqueta pegada constituyen la negación absoluta de cuál es la finalidad y función de un archivo. Supone considerar sus documentos tan inútiles a cualquier fin que no hay ningún inconveniente en condenarlos a clausura perpetua cuando menos. Legajos

Para evitar los inconvenientes apuntados, y cuando se piensa que los

(2) Morris Riger, obra citada, págs. 417-426. Pone de manifiesto el hecho de que las cintas de goma que utilizan algunos para sujetar los paquetes, con el tiempo se aflojan, se secan y terminan por pegarse al papel rompiéndole.

Acondicionado de los documentos

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documentos del archivo pueden ser objeto de cierto uso, se empiezan a colocar los documentos entre dos fuertes cartones. Con ello se consigue una mayor estabilidad del paquete, una cierta protección contra la erosión que puedan producir las cuerdas y también contra el roce de la estantería, aunque el polvo puede seguir penetrando entre los bordes de sus hojas. Para evitarlo idearon ponerles solapas de tela pero tras de no proteger enteramente resultan caros por el costo de la mano de obra. Así pues el legajo clásico está constituido por esos dos gruesos cartones, entre los que se colocan los documentos, provistos de una cuerda, cinta o, a veces, elástico de goma, que mantiene los documentos aprisionados entre ambos cartones, con un tercer cartón estrecho o cartela, que va a sustituir a la etiqueta del paquete, quedando en la parte exterior sujeta por la propia cuerda o cinta, que pasa por dos perforaciones. Si la archivación se efectúa de plano, cosa totalmente desaconsejada, queda la cartela sobre el cartón de la parte de afuera. Si la archivación se efectúa de costado, sea en posición vertical (como los libros) o lateral (sobre uno de sus lados largos) la cartela queda en el espacio que media entre los dos cartones. La tendencia imperante por mucho tiempo, y todavía subsistente en muchos archivos, de mantener formando una unidad de archivación todo lo concerniente a un solo tema, sin tener en cuenta su mayor o menor volumen, daba lugar a monstruos inmanejables por su excesivo tamaño (3) o legajos tan pequeños que se perdían materialmente entre otras unidades mayores de la estantería. Por otra parte la existencia de documentos en medio folio al lado de los de folio venía a complicar la difícil ordenación de estas unidades sobre las baldas, montando a veces, uno sobre otro, dos legajos pequeños o poniendo uno delante de otro por no desaprovechar mucho espacio en la estantería. A veces el buen juicio se imponía y documentos de diferente contenido se metían en un solo legajo en cuyo caso cada grupo estaba atado por cintas estrechas que mantenían unidos los papeles dentro de una carpetilla de papel en que se enunciaba su contenido (4). Lo que ya resultaba más difícil era mantener en un legajo de tamaño folio documentos de tamaño medio folio, que corrían el riesgo de salirse por los extremos, no bien sujetos por las cuerdas. Para colmo de desdichas era frecuente que tales legajos estuvieran archivados en posición vertical (S), lo que facilitaba la .caída» de los (3) A este respecto es excepcionalun pleito de la Casa de Osuna, que se guarda en el Archivo Histórico Nacional de Madrid (España) cuyo lomo, formado por una larga serie de pliegos cosidos, alcanza los 75 centímetros, lo que unido a estar protegido por una tapa de cuero fuerte con lengüetas y hebillas le da el aspecto de una vieja maleta del siglo pasado. Por lo demás creo que todos hemos conocido los inmensos legajos de 30 ó 40 centímetros de fondo, para el manejo de los cuales se hace de todo punto preciso la ayuda de alguna persona con fuerzas suficientes. (4) Esto ha dado lugar a una nomenclatura absurda, y ya rebasada, de <
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documentos pequeños, acarreando además la pérdida de espacio que ya señalamos al tratar de la capacidad de archivación de las estanterías según su número de baldas. Con la adopción del legajo parecía que había quedado resuelto el problema de las unidades de conservación pero el tiempo vino a demostrar que no. El sistema tiene para nosotros muchos inconvenientes. No protege los documentos del polvo, que entra por todo alrededor, ni del roce al sacar o meter en la estantería. La cuerda termina abarquillando los cartones, aunque sean muy fuertes, y rompiéndolos por el punto de roce produciendo unas hendiduras por las cuales la propia cuerda hiere libremente y destroza los documentos que contiene. La sustitución de la cuerda por cinta puede mejorar algo este punto pero no evita los otros inconvenientes. En evitación de ello se pensaron y fabricaron unas unidades híbridas, entre carpeta y legajo, de costoso precio, en que los cartones, forrados, estaban provistos de unas solapas de tela para tapar enteramente los laterales, pudiendo luego atarse con cintas. Es una solución prohibitiva para grandes cantidades tanto por el coste de los materiales como de la mano de obra que precisa. Cajas

Pueden archivarse en cualquiera de las tres formas que conocemos: vertical, lateral u horizontal (figura 97). Son, por ahora, las unidades de conservación más adecuadas para los documentos clásicos de un archivo depósito. El Único problema de las cajas consiste en acertar con el material de que está hecha y el tipo de apertura y cierre. Conviene que estén lo bastante llenas para que al colocarlas en la estantería no se doblen los documentos hacia abajo. Las cajas para documentos se fabricaban a principio de siglo en madera, sólo para los más valiosos (6). Después, cuando se comenzó a desechar la madera para las estanterías sustituyéndolas por metálicas, se pasó a fabricar también en metal, de hierro (7) o aluminio (8), las cajas para los documentos cuya preservación se quería garantizar a ultranza. Todavía son muchos los archivos que tienen un cierto número de estas antiestéticas, pesadas, carísimas y poco adecuadas cajas, ya que su eficacia contra el fuego es muy relativo desde el momento en que son susceptibles de adquirir un alto grado (6) En el Archivo Histórico Nacional de Madrid (España) se guardaban en ellas los pergaminos en el primer cuarto de siglo. (7) En el Archivo de la Audiencia y Tribunal Supremo de Madrid, como en parte de los fondos del antiguo archivo de la extinguida Administración de Marruecos y Colonias (España), todavía se conservaban algunas. (8) Ya en el I Congreso Iberoamericano de Archivos, Bibliotecas y Propiedad Intelectual, celebrado en Barcelona (España) en 1952, propuso su utilización la delegación de dicha ciudad.


Figura 97.-Los

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tres sistemas de archivación aplicados a cajas.

de temperatura por recalentamiento, y en cuanto a la humedad, aún teniendo orificios de aireación, no son lo más apropiado para que los documentos tengan un ambiente sano ya que carecen de la suficiente transpiración. Se pasó después al cartón, cuya materia, por ser mucho más económica, permitió utilizar este tipo de unidad de conservación para la totalidad de los documentos, con la ventaja sobre el legajo de protegerlos enteramente del roce, del polvo y de la luz (9), sin llegar a impedir una normal aireación (10). Buscando una mayor duración se hicieron cajas con cantoneras de cartón o de cartón metalizado (1 1) y hace pocos años hemos visto surgir también cajas de cartón plastificado o enteramente de materia plástica (polietileno) (12), de (9) Duchein, obra citada, pág. 76, dice que les protege también de la luz de la luna y de los hongos. Pensamos que la incidencia que puedan tener los rayos ultravioleta de la luz lunar es prácticamente inapreciable. En cuanto a los hongos hemos podido comprobar su existencia en documentos guardados en cajas, aunque posiblemente se den en menos proporción. (10) Duchein, obra citada, pág. 76,recomienda que sean suficientemente herméticas para que no entre el polvo, pero es de todo punto necesario que permitan la aireación del contenido. Debemos rechazar, por esta afirmación, las cajas que, imitando libros, tienen una tapa que encaja perfectamente. Sin embargo no son usuales en depósitos de archivo por su excesivo peso y su excesivo costo, pero debemos prevenir sobre su posible uso para pequeñas y valiosas cantidades de documentos. (1 1) La propuesta citada en la nota 8 se refiere concretamente a cartón prensado muy fuerte recubierto de aluminio. (12) Las primeras fueron dadas a conocer por el Font-Réaulx del archivo de Vaucluse, de Avignon (Francia), en el I11 Congreso Internacional de Archivos celebrado en Florencia en 1956.

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Figura 98.-Cajas

de cartón con cantonera metálica de refuerzo.

bonito aspecto y fácil limpieza. Sin embargo tienen el mismo inconveniente que las de metal de no permitir una buena aireación, ante lo que las demás cualidades, resistencia, limpieza y aspecto más o menos bonito, quedan anuladas, agravado en el caso del polietileno por su fácil combustión. Quedémosnos pues con las de cartón pero teniendo muy en cuenta dos cualidades: el grado de acidez del mismo, la calidad del cartón y el tipo de caja. El grado de acidez se mide de O a 14. Por bajo de 5 se considera que tiene exceso de acidez y por encima de 9 exceso de alcalinidad. Existen varios procedimientos para determinarlo. En todo caso debemos considerar que los papeles actuales son en general muy deficientes de calidad y lo que con papel bueno podría tener poca importancia puede ser grave para la documentación corriente que hoy produce la Administración. El grado de acidez del cartón es muy importante. Debe analizarse una muestra antes de encargar las cajas. No obstante se ha comprobado que lo que no se mete en cajas se acidifica más rápidamente, siendo mayor el riesgo de destrucción por atmósfera contaminada. Salvado este problema se nos plantea la elección del tipo de cartón a utilizar. En principio parecen recomendables las cajas de cartón ondulado pero si contienen documentos de muchos usos se rozan con bastante facilidad. El cartón demasiado flojo suele tener inconvenientes para mantener la caja sin que se deforme por el peso de los documentos, mientras que si es demasiado grueso, además de pesar mucho y ocupar más espacio, es caro. En algunos archivos (13) utilizan cajas de cartón con las aristas reforzadas por una tira perforada de metal (figura 98). Parece que un cartón fuerte y tupido, pero no grueso, es la materia más idónea. En Estados Unidos (13) Son muy corrientes en los Estados Unidos.


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ensayaron hacer cartón incombustible, antiparásitos, no ácido y fungicida, pero resultó demasiado caro (14). El otro importante problema que tenemos que solucionar es el del formato y características de la caja en cuanto a su sistema de apertura y cierre. Por principio tenemos que desechar cualquier tipo de caja que se abra por cualquiera de sus laterales estrechos, obligando a meter y sacar los documentos a fuerza de roce, aun cuando se meta la mano para evitar que se doblen las esquinas de los papeles antes de llegar al fondo. Es el más penoso sistema de archivación y el que más deteriora los documentos, dentro del uso de cajas. Hay otro tipo de cajas que se abren por uno de sus lados de mayor superficie pero tienen un inconveniente. Si son de grueso y forrado cartón, cuya tapa encaja perfectamente, pesan mucho, son caras y ahogan la transpiración de los documentos. Si son de cartón sencillo, menos fuerte, la tapa tiende a abombarse por efecto del peso del contenido, en cuanto se coloca en la estantería, por lo que precisa ser atada por una cinta de algodón (15). Esto ya supone un entorpecimiento en el manejo y la necesidad de que la lazada del atado quede siempre a la parte que da al fondo de la estantería, ya que en los lados entorpecería la colocación en los estantes, y delante, tras de ser poco estético, podría tapar en parte la señalización de la cartela (16). También se hicieron cajas de cartón más grueso cuya tapa se sujeta anundando una o dos cintas pero es igual de incómodo y más caro. Para obviar estos inconvenientes está pensada la caja que se abre en parte por uno de sus lados estrechos y en parte por uno de los anchos, eliminando los inconvenientes de cualquiera de los dos sistemas usados por separado y facilitando el manejo de los documentos. Dadas sus innegables ventajas está bastante generalizado. Sin embargo se puede mejorar con la modalidad, surgida después, en que la caja, cortada a plantilla sobre una chapa de cartón de regular resistencia (figura 99), se monta encajando unas superficies con otras a base de lengüetas y ranuras, con lo que no solamente se reduce al mínimo la mano de obra sino que permite ser armada y desarmada cada vez que es necesario consultar un documento quedando garantizada totalmente la integridad de los mismos al no sufrir roce de ninguna clase (17). No necesita cintas. Tiene además la ventaja de que su almacenamiento en espera de uso ocupa muy poco espacio ya que las planchas se pueden apilar en cualquier sitio. En cuanto a este último punto existe un tipo de cajas que se compran ya armadas pero plegadas de modo que se ahorra espacio mientras no se necesitan pero, aparte de que abultan más, el mayor inconveniente de (14) Michel Fleury, en «Les cartons d’Archives. Nouveau procédé de fabrication. (Archives, Biblioteques, Collection, Documentation. París, 1953, vol. 2, págs. 334-336), se ocupa de estos nuevos conceptos. Duchein, obra citada, pág. 76, destaca su carestía. (15) Suele llamarse <
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Figura 99.-Plantilla

de una caja plegable.

las que conocemos es que se abren solamente por uno de sus lados estrechos. En cuanto a las medidas de las cajas y su proporción son muy variables. Algunas, de aspecto cuadrado, adoptan formas semejantes a las cajas de embalaje (figura loo), formato usado con frecuencia en depósitos de documentación de escaso o nulo uso (18). Se abren por su parte frontal abatible para poder consultar su contenido sin sacar la caja de la estantería y casi siempre contienen los documentos en posición horizontal, con todos los inconvenientes que esto supone. A veces llevan cierres o tiradores metálicos, de cinta o lengüetas de tela, o simplemente una perforación para poder abrir la tapa metiendo un dedo. Cualquiera de estas modalidades lleva rápidamente al deterioro si se usa con cierta frecuencia. Son más recomendables las cajas de fácil manejo, que no cuesta trabajo sacarlas de la estantería, teniendo siempre en cuenta que en sus medidas de largo por corto sobren siempre un par de centímetros del tamaño del folio, para que los documentos queden holgados, adaptándose en su anchura a las medidas de largo de la balda de la estantería. Si éstas son múltiplos de 10 (0,70,0,80,0,90 Ó 1 ,O0 metros) el frente de la caja debe ser de algo menos de (18) Son corrientes en los depósitos de Estados Unidos en los que guardan documentos que han pasado a microfilm para uso de consulta o en espera del plazo de tiempo señalado para destrucción. También guardan la documentación en cajas de gran formato en algunos archivos de la Administración española.


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10 centímetros o de 20 pero no de tamaños intermedios (19). Para documentación en uso recomendamos que las cajas sean no más de 10 centímetros para que puedan ser manejables, pudiendo utilizarlas lo mismo para archivo inmediato que para archivo depósito, evitando la pérdida de tiempo que supone el trasvase de la unidad de conservación de origen a la unidad de conservación del depósito, así como la duplicidad de fabricación de cajas. Si las baldas son de largura no inferior a 0,90 ó 1,00 metros puede ser la caja de 11 centímetros de frente en vez de 10, pues el espacio que se pierde es insignificante, no así si se hacen de 12, en cuyo caso quedan varios centímetros sin poder aprovechar. Si le damos 13 centímetros sólo quedarán bien en baldas de 0,80 metros. Por eso, como muchas veces hay que utilizar distintos largos de balda para aprovechar determinados espacios es preferible adoptar la medida única de 10 centímetros que indicamos al principio. A veces, cuando se trata de pasar a cajas fondos que estaban en legajos y han sido muy consultados por los historiadores y citados en publicaciones, conviene respetar, en la medida de lo posible, la distribución que tenían para facilitar su identificación. Por motivo de esta finalidad se optó en nuestro Archivo Histórico Nacional por confeccionar cajas de tres gruesos de lomo, usando unas u otras según conviniera al mejor aprovechamiento del espacio y conservación de las unidades documentales contenidas (20). El problema de archivar documentos de tamaño medio folio, o aproximado, no ofrece ningún inconveniente para el uso de las mismas cajas: si se trata de documentos doblados se desdoblan y si de documentos expedidos en ese formato se colocan en dos montones paralelos completando lo mismo el tamaño de la caja folio. A veces tenemos el problema de archivar documentos de proporciones imprevisibles, que se salen de toda normalización, tales como estadillos, nóminas, etc. en cuyo caso no hay más remedio que hacerles cajas o carpetas especiales y archivarlos horizontalmente, de preferencia en un determinado sitio del depósito, a ser posible en estantería especial (21). También tenemos que considerar como unidades de conservación las cajas pequeñas, tipo petaca, abiertas por un lado, o las redondas para documentos especiales en rollo, como son las de plástico antiácido que guardan microfilmes o microfichas, las <
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Figura 100.-Cajas

cuadradas, grandes, que desaconsejamos.

suelen guardarse los filmes (22). El problema de archivación de las cajas redondas que dio lugar a que algunos fabricantes construyesen estanterías de baldas especiales inclinadas hacia adentro, con piezas sueltas de tope redondas para evitar su caída lateral, se resuelve rápido, sencillamente y mucho más barato, ya lo dijimos, metiendo las cajas redondas en otras cuadradas de cartón que pueden ser plegables, en las que además la señalización es más fácil y clara, permitiendo su archivación en baldas normales (23). Las unidades de conservación llevan un orden de colocación en las estanterías o muebles siempre de abajo a arriba y de izquierda a derecha y salvo petición expresa de un documento suelto, deben sacarse, sin extraer su contenido, a la sala de investigadores para su consulta (24). (22) Estudiadas por Carmen Crespo en <

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Carpetas La carpeta clásica antigua tamaño folio no es admisible para depósito de archivo. Me refiero a las formadas por dos cartones atados por cintas, que tienen todos los inconvenientes de los legajos. Las más modernas, con solapas y cordón de goma en las esquinas, son caras y molestísimas de manejar, manteniéndose mal sobre las baldas. En cambio sí son muy Útiles las carpetas especiales de gran formato para documentos de tamaño superior al folio (25). Las más antiguas se hacían con fuelle de tela en los costados para poder admitir un buen número de documentos pero, sobre resultar caras por la mano de obra, no eran nada prácticas ya que pesaban mucho en cuanto se cargaban cuanto permitía su capacidad. Actualmente se hacen articuladas con tiras de tela tanto por sus dos planos principales como por sus solapas frontal y laterales que impiden que se salgan los documentos, quedando cerradas por una o dos cintas, según tamaño, que se anudan en lazo. Como los documentos especiales pueden tener los más diversos tamaños conviene que las carpetas se adapten a las medidas de las estanterías o armarios en que vayan a colocarse, pudiendo ser de dos capacidades diferentes: unas grandes, que ocupen la totalidad de ancho de las dos baldas si se trata de estantería normal, o de la balda del mueble si se trata de un armario especial, y otra de la mitad de tamaño para colocar a dos por balda, paralelas (26). Estas carpetas están pensadas para un máximo de 18 a 23 documentos, aunque tengan capacidad para más, pues lo que se busca es que sean manejables, que no pesen demasiado y que la consulta de su contenido suponga mover el menor número posible de unidades documentales. En ningún caso se colocarán más de dos carpetas, una sobre otra, pues apilarlar haría su uso muy incómodo, como siempre ocurre condoda archivación horizontal. El tamaño de la carpeta debe elegirse con arreglo al documento de mayor tamaño, ya que en cada unidad temática metida ea una carpeta los habrá de tamaños diversos (27).

Tubos También tenemos que considerar como unidades de conservación los tubos de cartón, nunca de metal, que se utilizan para proteger los documentos enrollados. Ya hemos dicho que para el documento convencional no es la mejor forma de guardarlos, pero tenemos que tener en (25) Escritos en pergamino o papel o documentos graficos. (26) Las que se utilizan en el Archivo Histórico Nacional de Madrid (España) son de 0,88/0,70metros las grandes y 0,44/0,35metros las pequeñas. (27) Se sujetan con lazadas de cinta.

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cuenta los documentos de gran formato que no tienen otra elección qug esto o doblarlos. En los archivos de documentos convencionales son raros pero existen. Coser las páginas de un documento, o una serie de documentos, por uno de sus lados para formar luego un rollo era la forma primitiva, anterior a la encuadernación, de mantener unidos varios documentos que formaban una unidad documental o un libro propiamente dicho (28). mies bien, curiosamente, ha tenido que procederse del mismo modo para mantener manejable un grupo de documentos del Archivo Histórico Nacional de Madrid, tan desbaratados en su conservación que era dificil consultarlos (29). Sin embargo al tratar de los tubos como unidades de conservación, nos queremos referir a los muchos documentos gráficos, planos, mapas, dibujos, etc. que pueden formar una sección o serie del archivo, pero que también pueden constituir el núcleo fundamental del archivo mismo, como son los archivos geográficos, de ingeniería o de arquitectura. Trataremos siempre de mantenerlos extendidos pero en muchos casos será imposible. Sobres y bolsas Un tipo de unidad de conservación de menor uso pero muy Útil es el sobre, bien sea de cierre normal o por medio de un cordoncito que se arrolla alrededor de un botón de cartulina. Puede ser de papel normal o fuerte, sin visibilidad, llevar una «ventanilla. de papel transparente o ser enteramente transparente. La utilización de uno u otro tipo dependerá de la clase de documentos a contener. Por este mismo motivo puede ser abierto por uno solo de sus lados -de preferencia de los largos-, abierto por dos lados -largo y corto- o totalmente desplegable, formado por solapas que se abaten unas sobre otras garantizando que el documento queda bien guardado y sin peligro de deslizamiento al exterior. E1,sobre abierto por uno o dos de sus lados no es apto para documentos antiguos con sello pendiente de cera o plomo. Si hay que meterlo y sacarlo por una sola abertura se corre el riesgo de maltratar el sello, incluso desgarrarlo del documento si los hilos de seda que lo sujetan están muy gastados. Si se abre por dos lados existe la posibilidad de que se salga el sello por cualquiera de ellos, a no ser que estén provistos de unas solapas muy grandes. Nos parece más apropiado el totalmente desplegable que garantiza la ausencia de roce al manejarlo a la vez que su perfecta conservación al ser abatidas las solapas que lo forman. Algunos archivistas consideran que los (28) En nuestm Archivo Histórico Nacional se conserva un rollo hebreo del Libro de Esther (sig. 1.355) y el cartulario del monasterio de Obarra, del siglo XI (sig. 1.048 B). (29) Se trata del Inventario de bienes muebles y semovientes del marqués de Cenete, del año 1526. Pertenece a los fondos de Osuna y consta de 19 metros con 40 centímetros de largo, que se han enrollado y guardado dentro de un tubo de cartón.


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sobres no son en sí unidades de conservación sino que deben ir a su vez dentro de cajas de cartón pero esto ofrece algunos inconvenientes. Si se colocan en posición vertical o lateral los sellos se irán todos a la parte inferior de la caja, dificultando su archivación, como ya se dijo al tratar de los muebles para archivar este tipo de documentos, y si se colocan horizontalmente será preciso amortiguar el posible roce con una capa de cartón ondulado o cualquier materia blanda entre cada sobre. Nos parece más aconsejable prescindir de la caja y colocar los sobres directamente extendidos en la superficie de la gaveta de un mueble de gavetas de los ya descritos (30). En cambio sí son aptos para documentos con sello de placa los sobres abiertos por dos de sus lados, sin solapa de ninguna clase. Su doble abertura facilita meterlos y sacarlos sin roce alguno y por no tener nada de peso este tipo de sello el documento no se desplaza sino que permanece en donde se ha colocado (31). Según su formato irán en las mismas cajas de los demás papeles o en muebles de gavetas. En cuanto al sobre clásico, abierto por uno sólo de sus lados, es la unidad de conservación típica de fotografías y clichés. Cuando el sobre se archiva en cajones de muebles metálicos conserva su cualidad de unidad de conservación, pero si se colocan dentro de cajas de cartón pasa a la categoría de lo que podemos llamar unidades de conservación secundarias. Los sobres «ciegos» se utilizan para copias positivas, colocando dentro de cada sobre una fotografía o el conjunto de fotografías que forman una unidad documental por referirse a un mismo asunto u objeto (32). En caso de piezas únicas, motivo de algún concurso, pueden llevar una «ventana. transparente para la más fácil identificación y localización del contenido (33). Los sobres enteramente transparentes, no electrostáticos, se usan para guardar los clichés, sean de cristal o de cualquier otra materia, con objeto de poder observar sus detalles sin necesidad de sacarlos. No nos parece buen sistema (30) Criterio antiguo es el de colocarlos en cajas de madera herméticamente cerradas para evitar humedad y otros agentes químicos que puedan producir oxidación en los sellos de plomo. Por principio están totalmente desaconsejadas las cajas de madera y en cuanto a su cierre hermético sabemos que la falta de aireación en vez de evitar la humedad la produce. (3 1) Algunos aconsejan montarlos sobre marcos de cartulina fuerte, pero en ningún caso no deben pegarse sino mantenerlos con unas tiras de polietileno o materia semejante. La solución de meter los documentos en marcos de cartulina doble que se cierren por arriba con una cuerdecilla y un botón de la misma cartulina está pensada para poderlos meter en cajas. Sin embargo es costoso y dificulta su manejo y consulta, aparte de que también dentro de sobres pueden meterse en cajas cuando su formato lo permita. (32) Tal es el caso de los reportajes, que están integrados por una serie determinada de fotografías, o las fotografías de un sólo objeto desde puntos de vista distintos, o las de un cuadro o documento gráfico semejante del que se suele tirar, además de la fotografía del total, una serie de fotografías parciales de detalles, o las diversas miniaturas de un solo documento. (33) Nunca se caiga en el error, que pude contemplar en cierto archivo de la Administración, en el que las fotografías de sucesivos concursos se conservaban en sobres con una ventana totalmente abierta, que cogía la totalidad de la fotografía. Así el sobre sólo protegía el marco de cartulina de cada una, dejando al aire y al roce precisamente lo único que interesaba proteger.

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colocar varios clichés pequeños en las casillas de un solo sobre alargado especial porque con ello no se evita el tacto de los mismos cada vez que se quiere comprobar su calidad o su contenido exacto. Para clichés antiguos de cristal conviene, ya se dijo, acolchar las paredes de su archivador para amortiguar posibles golpes y evitar que se deterioren por roce. Fundas Podemos considerar en esta clase de unidades la especie de caja de cartón carente de uno de los lados largos estrechos, que sirve para proteger libros con encuadernación valiosa o deteriorada, o para meter discos conservando su funda de origen. También, claro está, nos referimos a las fundas en que se meten esos discos cuando no van en otro contenedor, cuyas fundas sirven para unificar su aspecto y hacer bien visible la señalización, que de lo contrario queda un poco perdida entre los dibujos o fotografías que pueda llevar la funda de edición. Encuadernaciones Cada libro-documento constituye de por sí una unidad de conservación pero también puede utilizarse el recurso de encuadernar cuando la naturaleza de la unidad documental lo requiera. A principios de siglo fue muy utilizado, con bastante desacierto porque si bien garantizaba la conservación del orden de los documentos sometidos a este trato llevaba aparejado el manejo de todos ellos, al pasarlos como hojas de libro, para consultar uno solo. Sin embargo hay unidades documentales a las que viene muy bien este sistema, como por ejemplo los expedientes conservados en forma de cuadernillo, cuyo contenido interesa en su totalidad y que al ser encuadernados no se hace otra cosa que reforzar su naturaleza de origen (34). La archivación de libros es, lógicamente, de forma vertical pero si por su formato resultase incómodo o incluso impidiese hacerlo así, no hay inconveniente en colocarlos horizontalmente en las baldas corrientes o mejor en estanterías especiales, anotando cuidadosamente las referencias cruzadas cuando se rompa una serie. El absurdo criterio de mantener unido en una sola unidad de conservación el contenido total de una sola unidad documental, que vimos al tratar de los legajos, ha sido llevado a veces a la encuadernación de documentos. Tal es el caso de un pleito de la Casa de Osuna de nuestro (34) Nunca debemos encuadernar documentos sin tener la seguridad de que forman verdaderamente una unidad documental. La encuadernaciónde pergaminos se practicó bastante a principios de siglo pero hoy está totalmente desaconsejada por lo que dificulta su lectura como por el roce enorme que sufren al ser manejados. Igual ocurre cuando se encuaderna correspondencia, sea diplomática o particular, porque aunque la entidad o persona emisora sea una los temas son totalmente diferentes en cada carta.


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Archivo Histórico Nacional, ya mencionado, en que los cientos de folios que lo integran están cosidos formando un lomo. Bueno es advertir que tal desatino no es obra reciente, sino que vino así de su archivo de origen. Unidades de conservación complementarias

Tanto cuando se utilizan legajos, como para cajas, carpetas o cualquier otro tipo de unidad de conservación de las descritas, podemos encontrar dentro de ellas otro elemento de Conservación que tiene por principal finalidad separar e individualizar cada documento o grupo de documentos que constituyen una unidad documental. Es lo que llamamos «carpetillas», <
(35) También las denominan algunos «camisas» pero no nos parece muy acertado. (36) No utilizaremos gomas porque se secan y parten y muchas veces se descomponen y se pegan al papel. (37) Obra citada, pág. 77.

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SEÑALIZACION Tanto las estanterías y muebles archivadores como las unidades de conservación descritas, principales y secundarias, como los documentos mismos, deben llevar la señalización correspondiente. La posibilidad de una clara señalización depende del estado de la clasificación y ordenación de sus fondos, que pueden ser más o menos detalladas según el interés que ofrecen los grupos documentales que lo constituyen y según el tiempo que hayamos podido dedicar a cada grupo. Es frecuente que al lado de grandes núcleos de documentación a los que sólo se ha aplicado una clasificación en primero y segundo grado se encuentren otros en los que se ha descendido a individualizar las unidades documentales referenciándolas detalladamente. La señalización debe responder en todo caso al grado de profundidad de clasificación y ordenación de los documentos en el depósito.

De estanterías Las estanterías deben ir numeradas correlativamente. Si el depósito no es muy grande pueden llevar una numeración corrida única pero si es de varios pisos deben ir numeradas dentro de cada planta, con lo que se evitan cifras demasiado altas, que ofrecen dificultad de ser retenidas en la memoria. Es más fácil conocer la planta y número de estantería dentro de la misma. El hecho de que en una sola planta haya más de una sección o grupo no debe alterar la numeración corrida de las estanterías, cuya circunstancia se reflejará solamente en la señalización del contenido de las mismas. La señalización de las estanterías debe ir siempre en el lateral que corresponde al pasillo de acceso. Puede ser una pequeña cartela metida en un soporte sujeto a uno de sus lados o ir en un doble soporte unido a modo de tejadillo, pero de proyección horizontal colocado en el centro de la plancha metálica. De cualquiera de las formas la señalización será anverso-reverso de modo que pueda verse cualquiera que sea la dirección en la que se circule por el pasillo. Colocarla a plano, sin resalte, sobre el lateral de la estantería dificulta la rápida identificación de su contenido con una simple ojeada, por lo que sólo puede utilizarse sin este inconveniente en estanterías .densas» en que la indicación queda muy cercana una de otra. Puede ser impresa o con números adhesivos. Inmediatamente debajo debe llevar otro dispositivo porta-etiquetas, en las que se anotarán los números correspondientes a las unidades de conservación contenidas en cada uno de los laterales de la estantería. Este va siempre a plano sobre el lateral, y está constituido por un carril en forma de U o por una wentanilla)>,abierta por arriba o por un lateral, para poder


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meter la etiquetas. Si hay secciones dentro de la misma planta la numeración de la etiqueta irá encabezada por las siglas correspondientes a la misma. Pueden imprimirse con tampón o numerador de tinta grasa. La señalización de las baldas no es necesaria dado que la numeración de las unidades de conservación debe ser correlativa a lo largo de toda la sección, de izquierda a derecha y de abajo hacia arriba. No obstante, cuando se da el caso de tener que colocar unidades procedentes de varios fondos en una misma estantería, es aconsejable señalizar las baldas con la denominación correspondiente a cada grupo para facilitar su localización. Esta necesidad se observa muy especialmente en estanterías ocupadas por carpetas que contienen documentos especiales gráficos (mapas, planos, dibujos, etc.), o documentos convencionales pero de tamaño superior al normal, o bien pergaminos desdoblados y planchados que, por su forma irregular, es como mejor pueden guardarse. En estos casos no se puede utilizar una señalización frontal visible cómodamente, lo que queda suplido con la señalización de la balda.

De muebles especiales Cuando son armarios llevan siempre la señalización en las puertas. Si son archivadores de bandejas o gavetas suelen llevar una indicación general en la plancha superior y luego indicaciones particulares en cada plancha o gaveta. Si son muebles de tapa llevarán igualmente la indicación de unidades contenidas al lado de la numeración de orden del mueble. En el caso mencionado de muebles especiales de contenido diferente la relación de contenido suele ir por dentro de las puertas o tapas, lo que no es factible en los de gavetas. En todo caso buscareremos siempre lo más práctico.

De unidades de conservación Son los indicadores de mayor importancia que encontramos en los archivos, ya que de ellos depende que se pueda localizar rápidamente un documento o que su busca resulte penosa. Claro está que debemos procurar que sean lo más visibles posible complementando la señalización de las estanterías o muebles en que estén depositadas. Los indicadores de cajas, legajos o libros se ponen lógicamente en su parte frontal, es decir, hacia el pasillo correspondiente de servicio. Es frecuente que vayan encabezados por las siglas del archivo y debajo el nombre o siglas de la sección a que pertenecen. Buscando una más fácil identificación se ha adoptado algunas veces por cambiar el color de las cartelas indicadoras pero, si bien en principio resultan muy indicativas a simple vista, con el tiempo se van decolorando a efecto de la luz, sobre todo en depósitos en los que ésta proviene del exterior y no está

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muy bien tamizada. Mucho más práctico es utilizar una cinta adhesiva, de fácil colocación, que no cambia de color (38). Las cartelas, pegadas a la caja misma, si se trata de cajas, o a un cartón, si se trata de legajos, pueden ser impresas de origen o bien hacerlo en el propio archivo usando imprentilla. Es más cómodo que vengan con las iniciales puestas pero no conviene que tengan más datos porque al encargarlas tendríamos que calcular qué cantidad necesitamos para una sección y qué para otra, pudiendo ocurrir que nos sobren o nos falten, sin posibilidad de corrección. Los datos variables pueden imprimirse con imprentilla y tinta grasa (39). Con ello se evitan cálculos demasiado precisos que encarecen el costo de imprenta tanto por sus particularidades como por el riesgo de equivocar la cantidad necesaria. Distinto caso es el de las cajas medianas o pequeñas en que se guardan las cajas de plástico antiácido que contienen filmes, microfilmes, vídeos o cualquier grabación en cinta magnética. Deben de encargarse armables, para que ocupen poco sitio en el almacén (como se dijo para las cajas de documentos convencionales), y aquí sí que es conveniente que lleven la máxima indicación posible de su contenido, salvando claro está la numeración de orden o cualquier otro dato variable, dado que el manejo de cartelas adheridas, por su exiguo tamaño, sería penoso. Pueden llevar indicaciones para rellenar tales como procedencia, contenido y número de fotogramas, o cualquier otro que se considere conveniente (40). Al igual que se dijo para diferenciación de las cajas de documentos convencionales pueden usarse bandas de color diferente para positivos o negativos, o si se quiere por secciones, en cuyo caso los negativos pueden llevar una N y los positivos una P. También pueden llevar un círculo en lugar de una banda, siempre en material adhesivo, ya que por el tamaño de las cajas es más cómodo pegarle (38) En nuestro Archivo General de la Administración, en Alcalá de Henares, se adjudicaron colores diferentes para cada sección, cuyas unidades de conservación llevan la tira adhesiva correspondiente, que las distingue claramente no sólo archivadas sino cuando se sacan al público. Esto ayuda a no confundirlas entre sí si coincide la numeración correlativa de dos de las cajas, carpetas, libros, etc. a la hora de volverlas a su sección y sitio correspondiente en el depósito. Del mismo modo serían de una gran ayuda en caso de reordenación después de un desalojo por emergencia o traslado de fondos a otro archivo. Cuando las series o secciones son tantas que se agotan los colores netos se utilizan los más pálidos o los de tono más fuerte, dentro de cada color, y aún queda un recurso, que hubo que habilitar en este Archivo, consistente en utilizar dos bandas superpuestas de diferente color, lo que resulta más cómodo de hacer que poner un redondel añadido, que es lo que se pensó en el primer momento, que supone un cuidado supletorio ya que la banda a dos colores podemos encargarla ya de origen. (39) La otra tinta se borra con el tiempo mientras que la grasa es indeleble. (40) Las cajas de cartulina que utilizan en el Centro Nacional de Conservación y Microfilmación Documental y Bibliográfica (CECOMI) llevan, además de la señalización pertinente para su identificación, un párrafo en el que se especifica que el microfilm que contiene cumple las especificaciones para películas destinadas a archivos permanentes, recomendando conservarlo a una temperatura de 20 grados centígrados, con variación de dos más o menos, y una humedad de 40 por 100, con variación de cinco grados más o menos.


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éste que una tira, que puede torcerse con facilidad. En todo caso, sea para cajas grandes o pequeñas, legajos o libros, cabe cualquier innovación que podamos estimar conveniente, no sin antes pensar bien si va a servirnos para clarificar o, por el contrario, va a resultar una complicación, tanto de tipo económico como en cuanto al trabajo que tenemos que desarrollar. Lo que sí es recomendable es que la numeración, imprescindible en todo indicador, sea lo más corrida posible porque nos ha de ayudar enormemente en caso de un traslado de los fondos a otro depósito o en caso de una emergencia que haya producido desorden en los mismos. La antigua costumbre de parcelar la numeración en pequeños grupos ha constituido una auténtica pesadilla para cualquier archivero abocado a realizar un traslado o reorganizar un desastre. Por mucho cuidado que se lleve en un traslado siempre se desordenan las unidades de conservación por necesidad de ocupar al máximo la capacidad del transporte, produciendo los mismos quebraderos de cabeza al ser descargados en el nuevo local, en cuya faena terminan por desordenarse del todo (41). Y si esto ocurre cuando se lleva el máximo cuidado no digamos cuando la causa del desorden ha sido una emergencia. En los libros-documento o documentos encuadernados, la señalización se reduce a una etiqueta pequeña numerada sujeta al lomo por una cinta adhesiva transparente, de buena calidad, sobre la que puede ir la tira de color correspondiente a su serie o sección, si es que hemos adoptado este sistema para las otras unidades de conservación. Cuando la encuadernación es valiosa o por cualquier otra causa no es lícito pegarle una etiqueta, puede ésta ir colgando hacia afuera de la parte superior del lomo, sujeta por un. cordoncillo al interior de la tapa o cubierta, o, si esto tampoco fuera conveniente, sujeta con una pequeña pinza. Claro que estos son casos excepcionales pero hay que prever todo lo que podamos encontrarnos. Con frecuencia estas encuadernaciones valiosas requieren la protección especial de meterlas en una caja de cartón o cartulina, en cuyo caso ya no hay problema: se señalizan igual que cualquier otra caja. En cuanto a las carpetas, por su propia naturaleza, como por su tipo de archivación, necesitan una señalización en su lomo visible, si es posible, y en todo caso en el ángulo inferior izquierdo o derecho de la tapa, según sea la posición en que las coloquemos en la estantería o en la balda del mueble especial. Esta señalización suele ser muy sobria y está complementada, casi siempre, por una relación de contenido en una etiqueta que se pega por dentro de la tapa en el ángulo superior izquierdo para facilitar la localización de los documentos que contiene, los que, a su vez, deben ir numerados a lápiz.

(41) Para obviar en lo posible este inconveniente puede hacerse la descarga agrupando en el suelo del muelle las cajas o legajos por centenas, según vayan saliendo del transporte, procediendo posteriormente a su ordenación por decenas dentro de cada grupo y finalmente por numeración correlativa de cada decena.

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Cuando la unidad de conservación es un tubo de cartón puede anotarse el contenido y número de orden en el extremo cercano a la tapa, o en la tapa misma, o, si se prefiere, en los dos sitios a la vez. Pensemos siempre cómo se va a ver más fácilmente según sea su archivación en celdillas de posición vertical o de posición horizontal, o apoyados en ganchos de pared que los mantienen también horizontalmente. Las bolsas o sobres que se utilizan para documentos con sello o, en su caso, para documentos gráficos, o grabaciones en disco, sonoras o no, admiten la señalización más adecuada en el ángulo superior izquierdo ya que el manejo de los mismos se hace con la mano derecha pero la comprobación visual de su numeración y contenido se dirige siempre hacia la izquierda. Las unidades secundarias de conservación que conocemos como carpetillas o cubiertas, precisan tratamiento análogo (42). De unidades documentales Esta necesidad de identificación alcanza a los documentos mismos, es decir a las unidades documentales, que deben ir señalizadas a ser posible a lápiz para no dañar su materia base. Lo correcto es que lleven un pequeño sello en tinta o en seco a troquel de identificación del archivo y debajo el número de orden, siempre ambas cosas en una esquina o extremo en que no se produzca perjuicio alguno. Cuando hay dibujos o cualquier otro elemento gráfico es conveniente señalizarlos por el reverso, siempre que éste permita hacerlo con las condiciones antedichas. A veces, por evitar la tentación de hurto, se ha hecho en sitio inmediato a la propia grafía pero se corre el riesgo de que sea mayor el daño que se causa que el beneficio que se obtiene. Si la unidad documental tiene varios folios suele hacerse el sellado y anotación en el último, pero si se trata de un libro-documento, con un número apreciable de folios puede, y debe, repetirse el sellado, pero no la numeración y contraseña (signatura), en varios de ellos, espaciados convenientemente. Si no están foliados pueden foliarse a lápiz, discretamente. En todo caso tendremos sumo cuidado en no dañar firmas, adornos, gráficos o cualquier otro dibujo, que se encuentre inscrito dentro del mismo texto. Cuando se trata de filmes o microfilmes la señalización de ia unidad documental puede ir en el primer fotograma aunque por ser imprescindible para su identificación sacar el rollo para verlo bien en mano o en pantalla, es más corriente que la indicación del contenido vaya en una tira de papel que rodea el rollo y se mantiene en su sitio por medio de una anilla de goma. También puede ir en la caja de plástico antiácido que constituye su envase primero, que luego ha de ir dentro de una caja de cartón. (42) Los discos de grabación sonora quedan mejor presentados dentro de una segunda funda, que es la que lleva la señalización exterior y se repetirá en la unidad documental misma,


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En cuanto a las grabaciones magnéticas, si son en disco se seguirá con ellas la norma indicada para los discos y si son en rollo su envase original servirá para poner en él, adherida, la señalización conveniente. También los discos de grabación sonora llevarán en sí mismos, en la parte central, sin tapar ningún dato que figure en ella, la misma señalización identificativa que figure en la funda que se recomienda poner para protección de la original, que viene a ser como la portada de un libro.

Accesorios para el servicio Todo buen servicio de los depósitos necesita unidades accesorias. Tales consideramos los tabIeros enganchados a los laterales de las estanterías para poder depositar en ellos la unidad de conservación que tenemos que examinar para extraer el documento que ha solicitado el consultante o investigador. Por razón de no entorpecer el tránsito por los pasillos de acceso suelen ser abatibles. A veces están sujetas a la pared del depósito cuando los pasillos de acceso son laterales, en cuyo caso, si hubiere ventanas, deben ir debajo de ellas para aprovechar al máximo la luz natural. Los archivistas de la URSS aconsejan que haya uno de estos soportes cada tres metros, a 0,90 del suelo, pero puede hacerse bien el servicio si están a más distancia. Depende de la necesidad mayor o menor de realizarlo con más o menos rapidez. Cuando se trata de depósitos en que hay archivadores de planos, mapas, dibujos, etc., es decir, con muebles de gavetas, o armarios bajos, pueden depositarse los documentos en la propia cubierta del mueble. En la sala de planos y mapas del Archivo del Estado de Coblenza (Alemania) tienen mesas especiales abatibles sujetas a la pared. También puede lograrse una mesa grande poniendo juntas por su lado largo dos mesas de las llamadas mesas de enlegajar, que son largas y estrechas y que pueden colocarse, según convenga, en forma de T o de L, o de cualquier otra que facilite el trabajo que eventualmente se quiera efectuar sobre ellas (1). Su finalidad primera es que sirvan para el llenado de cajas, pegar etiquetas, etc. Si se trata de mesas de proporción corriente pueden colocarse en alguna de las esquinas, donde no estorben el paso. También se ha pensado en la posibilidad de que en el extremo de cada depósito haya una pequeña celdilla, o pequeño despacho, de unos 8,OO metros cuadrados, en que se pueda trabajar, en caso de necesidad, con mesa, silla, luz y calefacción. Es apropiada para aquellos casos en que la parte de edificio dedicada a dependencias de trabajo es de poca (1) Se utilizan en el Archivo General de la Administración, en Alcalá de Henares.

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altura, mientras que la de depósitos le sobrepasa en mucho haciendo penosa la comunicación entre el archivista y los fondos a su cargo, necesitando un largo desplazamiento para una consulta corta o laboriosa. Sin embargo, si los despachos de trabajo se han construido sistemáticamente contiguos cada uno a su depósito correspondiente, esta celdilla sobra, cual es el caso del Archivo General de la Administración, de Alcalá de Henares (España). Otro elemento accesorio es el carrito para transportar las unidades de Conservación de un lugar a otro en desplazamientos horizontales. Los hay de muy varias formas (figura 101), desde la simple carretilla de dos ruedas y un pie atrás, o de dos puntos de apoyo atrás, semejantes a las de transporte de equipajes, las de tres o cuatro ruedas, de uno a varios pisos, o las de plataforma con rodamiento a bolas (2). Pueden llevar planchas intermedias fijas o movibles encajadas en carrilles laterales para poder sacarlas en caso de necesidad de mayor holgura (figura 102). La altura total puede ser de un metro o más. Su capacidad también es variable, no siendo conveniente que pase de poder cargar hasta 300 kilogramos. Sobrepasado dicho peso ya no son manejables. En el depósito del Archivo del Ministerio de Justicia, edificado en Leningrad0 en 1886, los hacían resbalar sobre carriles, pero los suprimieron por seguridad del personal (3). En Inglaterra para depósitos grandes se utilizaban también impulsados por electricidad. No faltó el ensayo de moverlos por gasolina pero pronto se vio que la polución perjudicaba a la documentación. Así las cosas parece que los más prácticos son los movidos a mano.

Es condición indispensable que las llantas de las ruedas sean de caucho o materia análoga que amortigüe el ruido del transporte, que estén bien sujetas para que no se salgan al girar y no tan blandas que se gasten rápidamente (4). Los de cuatro ruedas pueden llevar dos fijas y dos de rodamiento a bolas, éstas dos centímetros más cortas que las otras para facilitar la entrada y salida en el montacargas. En todo caso, sea cualquiera el modelo elegido, deben reunir las siguientes condiciones: que sean estables, tanto cargados como vacíos, que sean fuertes pero ligeros de peso, que puedan entrar y salir fácilmente en los montacargas y que quepan en la anchura dada a los pasillos de acceso entre las estanterías (5). Como medida precautoria conviene que tengan parachoques de caucho, o cualquier otro amortiguador, en las esquinas y que sus baldas (2) En Estados Unidos les llaman <>. Son plataformas dobles con rodamiento a bolas. (3) Los tenían en 1886 en el Archivo del Ministerio de Justicia. (4) En nuestro Archivo General de la Administración se pusieron con ruedas de caucho pero, debido al uso intenso a causa de la entrada masiva de documentos en los primeros años, acabaron gastándose, sobre todo por el inevitable roce de entrada a los montacargas, cuya nivelación se altera con frecuencia. Al sustituir las llantas de goma por otras de material plástico más duro se ha observado que producen un ruido molestísimo al amplificarse en los grandes espacios. (5) Las medidas Óptimas, según Duchein, obra citada, pág. 131, son: ancho, 0,50 metros; largo, 0,85 metros; alto, 1,OO metros.

Accesorios para el servicio

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Figura 1O 1 .-Modelos

diversos de carritos.

Figura 102.-Carrito especial para archivos, cuyas baldas pueden extraerse para poder utilizarlo con documentos de gran formato.

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o paneles sean movibles. Algunos pueden utilizarse como mesitas para consultas breves en el mismo depósito (6). Por todas estas razones no es raro que tengan que hacerse de encargo, ya que los que existen normalmente para bibliotecas no nos sirven. Suelen tener un reborde superior para sujetar los libros que a nosotros nos estorbaría, aunque también necesitemos algunos topes, y son frecuentemente demasiado estrechos para documentos de gran formato. El tener que encargarlos encarece el precio, por lo que debemos calcular bien el mínimo necesario, sin que tampoco tengamos escasez, que nos obligaría al cabo de cierto tiempo a comprar más (7). Algunos archivistas piensan que debe haber uno por cada planta del depósito pero es el propio archivista el que debe calcularlo según sus necesidades, bien de entrada o salida de documentos en cantidades apreciables, bien para el servicio usual al consultante o al investigador. Para mucho movimiento de transporte horizontal desde el muelle de descarga a los depósitos puede establecerse también un sistema de banda de caucho rodante, o de tablillas transportadoras de madera movibles. No falta quien piensa que también puede servir para servicio al público una cadena continua provista de cestillo en los que se depositan, al pasar, las unidades de conservación o documentos. Para desplazamiento vertical tenemos los elevadores o montacargas que pueden ser de gran capacidad o de capacidad mínima, según el servicio que tengan que prestar. Para la sala de consulta puede ser una especie de noria <
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Accesorios para el servicio

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Figura 103.-Transporte

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vertical-horizontal en cajas cerradas.

van a circular, impulsados por aire a presión, unos contenedores cilíndricos, también con su tapa, en los que se han depositado los documentos requeridos. Tiene el inconveniente de que los documentos tienen que ir enrollados, lo que en algunos casos no es posible ni conveniente hacer. Admite varias estaciones intermedias (figura 104). Tiene al menos dos ventajas sobre el anterior: su gran rapidez y su menor costo. Para lo que sí puede ser muy útil es para el transporte de las papeletas de petición del público hasta los depósitos en que deben de buscarse los documentos, o despacho correspondiente que debe autorizar su consulta. Lo utilizan así en algunos archivos de Estados Unidos, Suecia y Dinamarca. En la URSS se estableció un sistema de envío pneumático de documentos desde Moscú a largas distancias. Pero por lo general es de más utilidad en archivos de uso inmediato, como ya se expuso al tratar de ellos. Cuando la consulta requiere solamente una simple lectura, no de reflexión y estudio, puede usarse la comunicación por vídeo-teléfono,o por televisión

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Figura 104.-Transporte neumático vertical-horizontal, dentro de tubos, con tres (> intermedias.

en circuito cerrado, pero son sistemas más aptos para el manejo interno del archivo que para el servicio al público. Se utilizan fundamentalmente para identificar firmas u otros detalles de los documentos (9). Solamente nos queda por advertir que la salida de documentos de un pabellón a otro, de un archivo a su administración productora, o al servicio de la sala del público, debe ser siempre llevada a cabo por personas totalmente responsables y conocedoras del valor de la documentación. Cuando se trata del traslado de fondos de un archivo a otro hay que añadir los trastornos casi irreparables que pueden producirse si no se lleva el orden debido a la hora de la carga y descarga.

(9) Es práctica corriente en oficinas bancarias.

Las dependencias Recordemos que, con carácter general, al tratar de la realización de los depósitos se anotaron ya los diversos criterios sobre el porcentaje del edificio que es deseable ocupen las dependencias (1). También clases de estas dependencias (2). Sobre el tema algunos autores se han extendido en detalles que, a la hora de la verdad sólo nos pueden ser indicativos, ya que cada archivo necesita unas dependencias adecuadas al carácter, volumen de fondos y servicio que tiene que prestar con ellos. Veamos algunos ejemplos. En el plan de archivos de la URSS, repetidamente citado, expuesto por Voronin en su trabajo citado, enumera: sala de recepción, cámara de desinfección y desinsectación, despachos de trabajo de los archivistas, laboratorio de microfilm, sala de lectura, local para tratamiento científicotécnico y taller de restauración y encuadernación (3). En la descripción del nuevo edificio del Archivo del Estado de Varsovia, hecha por Kolarz'y Parczewiski, enumeran todos los espacios conforme los tienen ellos, con separación de depósitos y parte administrativa, detallada pero algo confusa, repitiendo, a nuestro parecer, algunos conceptos. Como variación sobre la relación anterior aparece la sala de expurgos, wc. y duchas, zona de comunicaciones, o sea, pasillos y escaleras, una instalación de climatización, frigoríficos y talleres y un apartado que denomina superficie de la construcción, que suponemos es la diferencia entre superficie construida (1) Como dato de interés general recordemos que los Records Center de Estados Unidos guardan la proporción de un 93 por 100 de espacio de depósitos con respecto al total construido. E. G . Campbell. .Building and equipement of Federal Records Center in the United States. (Archivum, 1957, pág. 21). (2) Véase lo expuesto en .Realización de los depósitos>>y en -Planificación>>. (3) Trabajo citado (Archivum, VII, 1957, págs. 3-9).

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y superficie utilizable (4).

Finalmente, en cuanto a los archivos franceses, Duchein y Durye hacen unas recomendaciones de carácter más general distinguiendo tres sectores: locales de conservación, locales de trabajo y locales abiertos al público, pasando luego a referenciar las sucesivas dependencias, de las que detallen ubicación y condiciones ( 5 ) . Vemos que en todos ellos se trata de un reparto general de espacios pero sin aclararnos mucho respecto a cómo y cuántas deben ser las dependencias, que es el tema que ahora estamos estudiando. Volviendo sobre lo dicho al comienzo veremos que el problema surge cuando se trata de un gran archivo al que tenemos que dotar de servicios adecuados. Si es grande tendrá separadas las dependencias de Dirección, Secretaría y despachos de trabajo, más todas las complementarias, que ya estudiaremos, pero si es pequeño -de una sola plaza, más auxiliar- habrá que acoplar casi todo en una sola sala, si no queremos que los desplazamientos del despacho a los lugares donde se encuentran las salas de trabajo nos lleven la mitad del tiempo. Lo que no obsta para que se pueda contar con una habitación independiente destinada a recibir visitas o consultas personales. A su vez en las dependencias podemos distinguir dos grupos fundamentales: los dedicados al trabajo interno y los dedicados al público. A ellos podemos añadir otros de carácter mixto, tales como cafetería o secretaría de información al público. Finalmente, como complemento, son posibles viviendas privadas, para la Dirección y el Conserje mayor y garaje (6).

LOCALES DE TRABAJO Vamos a considerarlos por el orden en que se producen los hechos, ya que todos son importantes si queremos que el archivo funcione. El circuito a seguir por los documentos suele ser: muelle de descarga, o recepción, expurgo y clasificación, que puede hacerse en el mismo muelle o en una sala contigua en la que también se determina lo que es imprescindible que pase por fumigación, cámara de desinfección y desinsectación, y paso a los depósitos para un estanteado provisional. De allí, en pequeñas cantidades, pasará a los despachos de trabajo para rectificar o confirmar su (4) Trabajo citado (Archivum, VII, 1957, pág. 53). ( 5 ) <
por la Dirección General de Archivos de Francia. París, 1958). (6) No es frecuente que se citen explícitamente en las descripciones de planificación de archivos, ya que en muchos de ellos no se considera su existencia.

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clasificación, darle una ordenación y proceder a su estanteado definitivo. El muelle de descarga debe estar lógicamente a nivel de la calzada y, a ser posible, disponer de dos rampas adecuadas para que los camiones puedan acercarse hasta el mismo nivel del suelo del almacén de modo que los carritos del archivo puedan entrar y salir desde el muelle a la caja del camión. Naturalmente que como los hay de varias alturas cuando se cuente con dos rampas deberán tener distinta inclinación para que una sirva a los transportes grandes y la otra a los más pequeños, tales como furgonetas. La boca o bocas de entrada deben estar protegidas de la lluvia por tejadillos o salientes en la parte superior, que no entorpezcan el acercamiento de los transportes. Pudiera pensarse en una puerta metálica basculante pero es el caso que por su mucha altura sería poco manejable ya que el tejadillo provisional que forme no debe de impedir que el camión pueda acercarse hasta el mismo borde del suelo del muelle, al chocar por arriba con el plano saliente. En países muy lluviosos puede optarse por la solución del archivo de Brescia (Italia) que tiene una columnata porticada, o acaso sea bastante dotar esta, o estas, entradas de una marquesina protectora. En cuanto a su ubicación puede estar en la parte de atrás del edificio, en que se encuentran generalmente los depósitos, o en la zona neutra entre éstos y las otras dependencias. La capacidad del almacén debe calcularse con arreglo al volumen previsto de entrada de documentos. Duchein da como cifras extremas de 40 a 80 metros cuadrados. El hecho de que sea más bien holgadas facilita la descarga ordenada por centenas y la separación de grupos diferentes que puedan entrar en el mismo día. Pero no debe contarse con que su permanencia sea larga sino que debe retirarse lo recibido lo más pronto posible. Al hacer la descarga debe llevarse a cabo un somero control de lo que se recibe, con arreglo a una relación de entrega que siempre debe acompañar. No es raro sin embargo el caso en que la mala conservación y abandono total de lo que nos entregan haga imposible una relación adecuada, siquiera sea somera, reducida en casos extremos a reseñar el número de camiones o transportes de que consta el envío, lo que nos fuerza a recibirlo, haciendo excepción a lo que manda el reglamento, por rescatar de su destrucción total dicha documentación (7). Debe de contar además con los servicios sanitarios correspondientes y duchas y armarios roperos para los porteadores y personal que interviene en este trabajo, que se realiza con frecuencia sobre unidades polvorientas, que, en caso extremo, requieren para su manipulación caretas antipolvo (8). Los elevadores, o montacargas, deben (7) Este criterio se siguió en los primeros años de funcionamiento de nuestro Archivo General de la Administración, en Alcalá de Henares, debido a la abrumadora cantidad de documentos que tuvo que recibir después de treinta y tres años que hacía que se había quemado enteramente el primitivo Archivo Central, situado en la misma ciudad. (8) Lo malo es que no protegen los ojos y en tiempo caluroso resultan incómodas y agobiantes, prefiriendo trabajar sin esta protección pero menos horas.

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estar inmediatos para facilitar el acarreo (9). Contiguo un pequeño almacén para el material. Ocurre a veces que el desorden de lo que nos mandan está ocasionado por una conservación de procedencia deplorable, un accidente fortuito o una descuidada manipulación en el transporte. Esto puede remediarse en parte en el propio almacén o muelle de descarga, según se va realizando ésta. Pero otras es necesario realizar un examen más detallado que hace precisa la existencia de una saleta contigua, que servirá, a su vez, para expurgos o descates (10). Sin embargo no está prevista en muchos archivos por no existir un acuerdo sobre cuándo debe efectuarse dicho expurgo. Unas veces viene hecho y otras hay que efectuarlo. Ambos criterios tienen sus ventajas y sus inconvenientes pues, si es cierto que el expurgo previo abarata los costes del transporte, se corre el riesgo de que lo efectúen personas poco cualificadas para conocer bien el valor potencial histórico de muchos documentos. En los trabajos de planificación de archivos realizados en la URSS y en Francia se ha contado con ellos, pero sólo ha sido aplicado, que sepamos, con carácter general en esta última, donde los archivos departamentales se han construido, en su mayoría, de nueva planta, realizando obras de remodelación en muchos de los que se encuentran en edificios viejos. Con todo algunas de estas cámaras han sido emplazadas, si bien próximas al almacén de descarga, en sitio poco conveniente, por lo que entorpecen el «paso» en el trabajo, visto lo cual se aconseja que se sitúen en un rincón, incluso cerca de los despachos de los archivistas para facilitar su trabajo. La consecuencia lógica de practicar el expurgo es la necesidad de dejar separado, lo que se va a destruir de lo que se va a guardar. Algunos previenen habitaciones pequeñas para ambas cosas. En la reunión sobre construcción de archivos realizada por los archivistas belgas en Bruselas en 1973 se recomendó que la cámara de eliminaciones tuviera una capacidad de 40 a 50 metros cuadrados. Sin embargo fácilmente puede dejarse lo destruible en un rincón del almacén, mientras lo conservable pasa a fumigación. Depende de que el ritmo de entrada y expurgo supere la capacidad de absorción de la máquina destructora, si la hay, y de la citada cámara de fumigación. Lo que nunca se debe hacer es vender el papel a peso sin asegurarse de su destrucción. El complemento del expurgo es pues una máquina destructora de papel, (9) En el Archivo General de la Administración hay uno para cuerpo de depósitos, a derecha e izquierda, con salida a la puerta de entrada de cada depósito en cada planta. (10) Es este un problema sobre el que se ha discutido mucho, sin poder establecer una norma general, como es lógico que sea, ya que cada tipo de documentos tiene un interés diferente y requiere su tratamiento adecuado. Puede verse el trabajo de María del Carmen Pescador del Hoyo 4elección de la documentación», comunicación presentada al I11 Congreso Nacional de Archivos, celebrado en Pamplona en 1970. Algunas casas ofrecen máquinas destructoras que, según destruyen, van empaquetando las tiras de papel que producen, como la
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que reduce los documentos a tiras finísimas que imposibilitan cualquier intento de reconstrucción. Unas llevan una bolsa de plástico que se retira y sustituye por otra cuando está llena, otras tienen una especie de cubeta receptora y otras van empaquetando estas tiras, conforme van saliendo, en fardos cuadrados. En cuanto a la cámara de fumigación, si bien los grandes archivos están dotados de ella, son muchos todavía los que no cuentan con su costoso montaje, aunque figura, en teoria, en casi todos los estudios de planificación de edificios. Su emplazamiento debe ser inmediato al almacén de descarga pero a la vez tener una cierta independencia respecto al resto del edificio debido al temor que produce en el personal el conocimiento del uso en ella de gases a veces altamente tóxicos. No obstante los controles que llevan hacen dificilísimo que pueda producirse un accidente en ellas, y por otra parte han sido prohibidos algunos gases de los que se utilizaban hace algunos años. Las ordenanzas urbanas suelen exigir una salida de gases a gran altura para evitar posibles perjuicios a viviendas cercanas, pero también puede optarse por darles salida a una atarjea donde al contacto con el agua pierden toda su toxicidad. Cuando se carece de esta cámara puede haber tres soluciones. Es la primera utilizar los servicios de una cámara portátil que será acarreada por un camión de un centro especializado. Es la segunda proceder a la fumigación de todos los depósitos valiéndose para ello de los conductos de aire acondicionado con mando remoto. Es la tercera, la más penosa, llevar los documentos al centro especializado donde se procederá a su desinfección y desinsectación. El ideal sería pasar por la cámara no sólo los documentos ya recogidos, sino todos los que entrasen aunque aparentemente fueran sanos, ya que a veces llevan los gérmenes de destrucción que luego se desarrollarán en los depósitos (11). Donde no haya cámara puede remediar algo un autoclave pequeño. Una vez que la documentación está lista para su transporte a los depósitos se plantea la cuestión de si debe procederse antes a la introducción de los documentos en sus respectivas unidades de conservación o realizar esta operación en una habitación especial, o en un rincón mismo del depósito a que vayan destinados. Morris Rieger, de los Archivos Nacionales de Washington, recomienda la existencia para esta labor de una sala de trabajo contigua al despacho de que dependa la documentación de cada depósito. Lo cierto es que la mesa usual de despacho, propiamente dicha, no sirve para ello, haciendo necesaria otra de mayor superficie y sin ningún accesorio sobre ella. Pasemos ahora a los despachos de trabajo de cada sección o fondo. Es claro que deben estar lo más cerca posible de sus respectivos documentos, (1 1) Carmen Crespo, en su ponencia citada, pág. 14, hace referencia a la utilización de rayos gamma, de gran poder bactericida, pero de efectos secundarios nocivos para el papel.

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pero ello depende del tipo de construcción que se haya adoptado. Existe un cierto número de archivos en que la parte del edificio destinada a dependencias no sobrepasa las dos o tres plantas mientras que los depósitos alcanzan mucha más altura, semejando a veces silos o torres. En este caso no hay más remedio que renunciar a esa contigüidad, que tanto facilitaría el trabajo. Pero hay otros en los que cada planta de depósito cuenta con su correspondiente despacho de trabajo, como ocurre con el Archivo General de la Administración, de Alcalá de Henares (Madrid), en los que el desplazamiento entre el archivista y papeles es mínimo, lo que facilita el trabajo. Cuando pertenecen a la primera modalidad mencionada debe haber en esta zona, por lo menos, un ascensor para uso de personas, independiente del o los montacargas ubicados en la zona del muelle de descarga y otros servicios contiguos. También en este caso los despachos quedan suficientemente independientes, pero si estuvieran concentrados en una o dos plantas más bajas hay que prevenir que no sean de fácil acceso para el público, que debe siempre solicitar su visita y exponer el asunto que la motiva. Esto reporta dos ventajas: que no es interrumpida la labor del archivista indiscriminadamente, y que al recibir al consultante o investigador puede ser mejor atendido cuando se conoce previamente el motivo de su consulta. En cuanto a sus condiciones físicas debe recordarse lo dicho para los despachos de íos archivos de uso inmediato respecto a luz, ventilación, ruido, etc., siendo su temperatura recomendable entre los 18 y 22 grados.

Los muebles dependen del número de personas que vayan a trabajar en cada uno, pero en principio debemos pensar que, además de las mesas convencionales, no puede faltar una grande de trabajo, sin cajones, con buena superficie para poder extender sobre ella los papeles cuando se revisan para confirmar o rectificar su clasificación y ordenación, o cuando se procede a realizar una busca laboriosa. Si los despachos no son muy grandes será muy conveniente contar con la sala pequeña contigua que hemos mencionado para meter la documentación recién llegada en sus unidades de conservación. Con ello se evita que el polvo que puedan acarrear los documentos ensucie la mesa de despacho y objetos necesarios que debe haber en ella, cuya enumeración es ociosa, por conocida. No obstante citaremos como muy conveniente un teléfono, que permita la relación con las demás dependencias, bien por interfono o por una centralita común. Consideramos imprescindible una estantería para los libros de consulta que se necesitan en la realización del trabajo, y acaso no está de más un armario en el que guardar documentos especiales o papeles de importancia que estemos estudiando, o simplemente los correspondientes al trabajo que desarrollamos. Cuando el despacho corresponda a una serie o sección de documentos audiovisuales será preciso contar con accesorios que sería ocioso enumerar, ya que la propia necesidad va a indicarlos en cada caso. Por descontado que es de absoluta necesidad una máquina de escribir normal, y muy Útil un magnetófono que nos ayude a la redacción de inventarios y revisión periódica de los depósitos. Algunos se pronuncian por una segunda máquina de escribir de carro grande y un

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aparato de xerocopia pero no nos parecen convenientes. El primero porque puede haber una en la Secretaría para estadillos y cuentas, ajenas al trabajo técnico del archivero, y el segundo porque al no llevar control unificado pueden producirse derroches innecesarios y gastos evitables. Es servicio que puede hacerse perfectamente en el taller de reprografía. Solamente los consideraríamos necesarios si se trata de un archivo tan pequeño que tiene que centralizar todo en una sola habitación. La temperatura media aceptable está alrededor de los 22 grados. Estimamos imprescindible que el personal cuente con una pequeña biblioteca técnica para su perfeccionamiento y puesta al día, que puede ser independiente de la biblioteca auxiliar del investigador, o formar una serie especial dentro de ella. También pudiera ser Útil tener cerca de los despachos un pequeño dispositivo para poder hacer una taza de café o té, incluso una pequeña cocina, pero esto solo en el caso de no tener instalado servicio de cafetería (12). Será necesario para muchos archivos contar con un despacho de habilitación o contabilidad, que, además del amueblado general de cualquier despacho, tenga una caja fuerte con arreglo a la importancia de la dotación económica que percibe y servicios que presta al público (microfilmes, xerocopias, fotocopias, diapositivas, etc,).

No olvidemos la proximidad de las instalaciones sanitarios que eviten largos desplazamientos de los funcionarios. En ellos puede haber o no duchas para aseo después de trabajos excepcionalmente polvorientos, pero, por ser poco usuales estos trabajos en los despachos, no nos parecen imprescindibles. Si todos los despachos deben estar ubicados en zona de recogimiento y tranquilidad, para que no se turbe su trabajo, no lo es menos el despacho de Dirección, mejor situado en la primera planta que en planta baja, con lo que queda alejado de la posible entrada incontrolada del público, pero accesible a cualquier visita anunciada. Antes era corriente y se aconsejaba que para acceder a él hubiera que pasar por la sala de lectura, para poder filtrar la entrada a los posibles consultantes, pero hoy no se le ocurre a nadie semejante emplazamiento. Lo correcto es que tenga un acceso por el despacho de Secretaría de Dirección, que debe estar contiguo, y otra puerta independiente directamente al vestíbulo del citado piso. Tampoco está de más una antesala donde pueda esperar la visita en vez de hacerlo en la Secretaría. Su amueblado depende enteramente del gusto personal de quien va a utilizarlo, pero lo que no se debe olvidar es una pequeña máquina destructora (12) Así lo propme Duchein en su obra citada, pág. 80, añadiendo una sala de descanso, cuya necesidad no comprendemos muy bien, y aún más una sala dejuegos que nos llena de perplejidad, aunque suponemos que si lo dice será porque tiene constancia de ello en alguna parte, que no menciona.

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de papeles donde introducir los borradores o notas que puedan ser reservados. Quedan como un mueble más, sin desentonar del resto, sólo reconocibles por las personas que conocen su uso. Imprescindible,ya se dijo, el interfono y red telefónica con la totalidad de dependencias del edificio y línea directa al exterior. Es muy conveniente que todo archivo que cuente con cierto número de personal técnico tenga una sala de reuniones que facilite ese contacto indispensable si de verdad se quiere trabajar en equipo, como también para tomar o comunicar decisiones. Estará dotada de una larga mesa y asientos suficientes. También vale para reuniones técnicas con profesionales de otros centros. Su tamaño, como su propia existencia, dependen de la actividad que desarrolle el archivo en relación con otros archivos o centros en cuanto a estudios técnicos o contactos profesionales, ya que para las reuniones de carácter interno puede servir el propio despacho de Dirección, si es lo suficientemente amplio. También esta zona tendrá sus servicios sanitarios correspondientes. Todo archivo de cierta importancia necesita complementarse con la instalación de una serie de laboratorios o talleres que contribuyan tanto a su buena conservación cuanto a su eficacia en el servicio al usuario, aunque es cierto que son muchos los que carecen de ello. Esto nos lleva de la mano al problema de la necesidad de contar con un laboratorio de reproducción de documentos, tanto más urgente cuanto que las técnicas xerográficas han popularizado y simplificado enormemente esta prestación al público. Pero ello no nos debe hacer olvidar la utilidad de un buen equipo fotográfico, tanto para fotografía normal como para microfotografia, tanto para obtención directa del original como para reproducción. El número y tipos de máquinas para cualquiera de estas prestaciones estará en razón de sus propias necesidades y sería ocioso tratar de recomendar aquí tal o cual equipo, que será rebasado prontamente por otros más perfeccionados. Conociendo las necesidades del archivo habrá que buscar en el mercado lo que hay disponible y a la vez está al alcance de nuestras posibilidades, teniendo en cuenta que la utilización de material diazoico ha abaratado bastante el costo de este servicio en cuanto a fotografía se refiere, aun cuando su conservación ofrece problemas. En la instalación, sean cuales fueren el número de sus aparatos, debe existir una buena ventilación, lo que no quiere decir que tenga grandes ventanales que es preciso oscurecer muchas veces para la manipulación del material fotográfico, aun cuando hay ya películas diazoicas que pueden manejarse con una luz no muy intensa. Es muy conveniente que cuente con pilas de agua corriente para el procesamiento del material y una instalación eléctrica industrial con llaves y cortes bien distribuidos y tomas de corriente no muy distantes para evitar la utilización de cables largos, que son los que pueden ofrecer algún peligro. El suelo de todo el laboratorio estará recubierto con un material aislante de la máxima garantía. El ideal es tener tres

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habitaciones o compartimentos independientes: sala de toma de fotografías, sala de revelado y sala de tiraje. Sin embargo si el revelado se efectúa en una máquina procesadora puede estar ésta en cualquier rincón de la primera, lo mismo que la duplicadora si se trabaja con diazo. En cuanto al espacio que puede ocupar todo el montaje varía lógicamente según el número de máquinas y técnicos que las manejan. Naturalmente que todo este montaje resulta caro de instalar y caro de mantener por lo que son muchos los archivos de pocas posibilidades que prefieren contratar el servicio con un fotógrafo o laboratorio fotográfico independientes. En cuanto a los otros sistemas actuales de reproducción de documentos será preciso elegir con cuidado las máquinas, teniendo en cuenta el sistema por el que funcionan (xerográfico, termográfico, por rayos ultravioleta, etc.), ya que alguno de ellos puede perjudicar gravemente los documentos. Debemos desechar, con toda seguridad, las termográficas, siendo, por ahora, las que parecen menos dañinas las que funcionan por xerografía. De todos modos si se lleva a copiar repetidamente un mismo documento termina deteriorándose. Respecto al emplazamiento de las máquinas xerográficas algunos recomiendan que estén cercanas al público para facilitar su utilización pero esto nos parece un grave error, ya que su producción debe ser rigurosamente controlada por razones éticas, técnicas y económicas. No se deben entregar en xerocopia documentos que puedan reportar algún perjuicio para terceros, aunque sí puedan ser examinados y estudiados en la sala del público. Es por tanto aconsejable que estéjunto todo el servicio reprográfico, sea fotográfico, xerográfico, incluso, si existe, por offset. Con ello se ahorrará espacio y personal, a la vez de unificar criterios de dirección y responsabilidad. Desde que se avanzó en el conocimiento de las causas y agentes destructores del material de archivo y, en consecuencia, modo de prevenirlo y remediarlo, es aspiración de todo archivo depósito, por modesto que sea, poseer un pequeño laboratorio de restauración que repare, en lo posible, los daños producidos en sus fondos (13). En cuanto a su amplitud se ha estimado en algunas reuniones internacionales que debe suponer un 25 ó 30 por 100 del total de las dependencias pero esto, como todo, es relativo y está condicionado al volumen e importancia de cada archivo. En algunos se encuentra instalado conjuntamente con el pequeño taller de reproducción de documentos. Debe tener la mayor cantidad posible de luz natural, debido a lo delicado y minucioso de su trabajo, así como una buena ventilación, ya que a veces utilizan sustancias que pueden ser algo tóxicas, produciendo irritaciones en las mucosas e incluso mareos. Si se tienen máquinas de funcionamiento eléctrico que utilizan agua es preciso que el suelo que las rodea esté bien aislado en evitación de cualquier accidente. Hay que procurar

(13) El tema fue tratado extensamente en la XI «Table Ronde- celebrada en Bruselas, por Christian V. Gut en su trabajo «Restaurationdes documents d'archives., Actas publicadas en Bruselas, 1969.

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que el local sea amplio para evitar que al manipular los documentos sufran roces, y contar con grandes superficies de apoyo, sean mesas o cualquier otro mueble, además de amplias pilas para los lavados que sean necesarios. En estos laboratorios no sólo se recomponen documentos dañados gravemente sino que también se efectúan operaciones de mejora tales como limpieza, lavado, eliminación de manchas y blanqueamiento. Cuando los documentos estén amenazados por su grado de acidez se procede a su neutralización y también es corriente que se lubriquen las pieles quebradizas de los pergaminos (14). La restauración manual es muy penosa y requiere técnicos con buenos conocimientos, en evitación del riesgo de estropear aún más lo que se quiso arreglar, aunque se haya conseguido reforzar su solidez. En consecuencia es labor muy lenta que llevaría años y años en muchos casos. Afortunadamente, en España, el Servicio de Restauración de Libros y Documentos ideó y construyó una máquina, que denominaron «Vinyector», exportada ya a muchos países, capaz de restaurar mecánica y rápidamente, folios perforados por la acción de parásitos, mal trato por parte del hombre o cualquier otra causa, cuya labor realiza en un tiempo mínimo y con una perfección máxima que ahorra meses y meses de trabajo si hubiera habido que hacerlo a mano. Los aparatos necesarios deben indicarlos los técnicos restauradores. El último recurso que tenemos, cuando no es posible contar con un laboratorio de restauración propio, es llevar los documentos afectados a un centro especializado, lo que generalmente sólo se hace con un corto número de piezas de gran valor. Es frecuente que dos o tres centros atiendan a todos los demás archivos que dependan de una administración única. No debe olvidarse anejo a este servicio, una sección de restauración de sellos. Nos falta todavía por tratar del taller de encuadernación, que en el orden de prioridades ocupa más bien el segundo lugar. Es imprescindible para remediar el deterioro de los libros-documento, o libros de archivo, así como muy conveniente para los instrumentos de trabajo mecanografiados para uso interno o uso del público, casi siempre sin publicar. Lejos de nuestra idea que sirva para encuadernar documentos que nos entregan sueltos, cuya técnica, si bien fue muy extendida en el siglo pasado, está totalmente desaconsejada por la dificultad de consultar sus unidades documentales y deterioro de éstas por el uso. También es muy Útil para la biblioteca auxiliar del archivo. Puede ser un verdadero taller con máquinas manuales y mecánicas o simplemente practicar la encuadernación de encolado o cosido con plástico. Para instalar la primera modalidad se consideran necesarios de 80 a 100 metros cuadrados de amplitud, mientras que para la segunda bastarán de 20 a 40. Su ubicación debe estar próxima a los otros laboratorios, integrados todos en una zona de trabajo especial. Debe estar dotado de pilas con agua

(14) Carmen Crespo, en la ponencia presentada, pág. 16, recoge interesantes datos.

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corriente y electricidad industrial y conviene que tenga, como se dijo de los laboratorios, una buena iluminación natural. Los Útiles de trabajo dependerán de la importancia del taller, con asesoramiento del encuadernador. La detección de incendios en toda la zona de laboratorios debe ser de elevación de temperatura porque así lo requiere el tipo de combustión que se puede producir. Los extintores, en general, de nieve carbónica. Y, una vez más, no olvidemos los servicios sanitarios cercanos. No es muy corriente que se cuente con ello pero sí es conveniente que los vigilantes, de día o de noche, tengan una habitación donde realizar turnos de descanso, que puede servir también para los chóferes si hubiese servicio de coches oficiales. Su ubicación puede situarse en la zona de muelle de descarga y talleres o laboratorios por ser la más proclive a la entrada de personas ajenas al centro. Puede existir garaje pero lo más corriente es que se marque señalización de aparcamiento en la zona ajardinada que debe rodear el edificio.

VIVIENDAS ANEJAS Cuando el archivo cuenta con edificio propio y su importancia es notoria puede pensarse en la construcción de dos viviendas: una para la Dirección y otra para el Conserje mayor. La vivienda de Dirección debe quedar lo suficientemente independiente de todos los servicios, aunque ligada a ellos telefónicamente, y tener fácil comunicación con el despacho oficial (15). En cuanto a la vivienda de Conserjería unas veces la encontramos cerca del vestíbulo, en la parte de atrás del edificio, y otra en la última planta. En todo caso ambas deben tener accesos independientes, bien a la calle o a patio, o a la zona ajardinada que rodee el edificio. Ambas viviendas tendrán línea telefónica directa al exterior, independiente. Del mismo modo, por razones obvias, es conveniente que el suministro de 'electricidad y agua tengan contadores propios, sin comunicación entre sí, ni con el resto del edificio. La misma independencia necesitan en cuanto a la calefacción, salvo si existe instalación general de aire acondicionado para la totalidad del edificio.

LOCALES ABIERTOS AL PUBLICO Deben estar en su mayoría en planta baja, con fácil acceso y, sobre todo, (15) Duchein y Durye, publicaciones varias, recogen y citan expresamente esta condición, que se ha seguido en el Archivo General de la Administración, de Alcalá de Henares.

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capaces de evacuación rápida en caso de emergencia. Comenzando por el vestíbulo no debe descuidarse su presencia ya que va a ser lo primero que encuentra el visitante y su impresión va a ser muy importante a la hora de valorar el prestigio del centro. Puede amueblarse con uno o varios tresillos, con sus correspondientes mesitas, según capacidad, y ornamentar sus paredes con cuadros o grabados o reproducciones facsímil de sellos o documentos, lo que parezca más propio. Tampoco son desdeñables los tapices murales. Lo que sí es muy conveniente es que en uno de sus lienzos de pared figure un esquema representativo de todas las secciones y servicios para que pueda conocerse gráficamente todo lo que alberga el edificio, evitando con ello muchas preguntas al conserje de servicio en la portería del propio vestíbulo. No debe faltar lo más próximo posible a la entrada un tablón de anuncios, que puede ser fijo mural o soportado por un atril. Tampoco está de más una vitrina donde se muestren las Últimas publicaciones. En algunos archivos está situada en la misma sala de lectura y también en otros en la sala de visitas. Inmediato al vestíbulo deben encontrarse las dependencias de Información y Secretaría general, que puede ser una sola, con mostrador que limite el acceso del público. En ella se examinarán, o expedirán en su caso, los permisos de acceso del público a la sala de consultas, así como también se llevará el control de la solicitud y expedición de copias, previa la autorización correspondiente de la persona a cuyo cargo se encuentre la sección a que los documentos pertenezcan. Informará sobre el reglamento y condiciones de uso de los servicios del archivo. Si éste tiene publicaciones propias o subvencionadas es muy conveniente que se puedan adquirir allí mismo, así como si ofrece al público postales, diapositivas o cualquier otro objeto que sirva a la difusión de su contenido (16). Esto nos lleva directamente a tratar de la sala de lectura o investigación, a la que debe entrar el usuario sin más bagaje que sus Útiles de escribir y tomar notas, por lo que inmediatamente antes de su acceso debe existir un espacio que sirva de ropero para dejar abrigos, carpetas, etc., al modo clásico, o mejor instalar en batería una serie de taquillones o pequeños armarios metálicos en los que cada cual introduzca sus pertenencias llevándose la llave consigo para poder recogerlo al salir. Tal como lo hemos descrito, la sala de lectura estará en planta baja, pero también puede estar en la planta primera para darle más sosiego si el archivo está situado en una zona ruidosa. En este caso su acceso se hará por una escalera totalmente independiente de los despachos de trabajo, la que puede también servir para dirigirse al despacho de Dirección y Secretaría correspondiente. Debe tener una buena iluminación natural y, en su caso, una (16) En el Archivo Histórico Nacional de Madrid la Asociación de Amigos de este Centro ha puesto en venta series de improntas de sellos de cera y llaveros con reproducción de los mismos. Hace años también se vendían series de postales.

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igualmente buena iluminación artificial, si la natural es insuficiente o se trabaja en horas en que es preciso servirse de ella. Aparte de la luz general de la sala, que debe ser difusa con potencia de 50 a 70 vatios, es conveniente un punto de luz individual para cada investigador o lector, sobre su propia mesa, con potencia de 100 a 200 vatios, según se instale en el techo o directamente sobre la mesa. En este caso debe llevar una pantalla que impida que la luz incida directamente a los ojos del usuario, o de los que están situados enfrente o cerca, siendo muy conveniente que tengan un conmutador para encender solamente cuando sea necesario. En esto llevan ventaja las salas instaladas en planta primera, porque reciben más luz natural que las instaladas en planta baja. Pueden ser de bombilla normal o de tubo fiuorescente, pero es más recomendable la primera. En cuanto a la ubicación de la sala es conveniente que esté cerca del sistema de comunicación que va a llevar las papeletas de pedido a las secciones, así como el acarreo de documentos para su examen en la sala. En cuanto a su tamaño variará con arreglo al volumen de fondos del archivo y servicio que ha de prestar con ellos (17). Pero lo que sí debe de tenerse muy en cuenta es que cada investigador debe disponer de un espacio de mesa de unos cinco metros cuadrados, ya que los documentos a veces hay que extenderlos para compararlos, otras son de buen tamaño, sobre todo si se consultan documentos gráficos. Lo más cómodo para que no se interfieran unos con otros es que las mesas sean individuales, aunque lo más corriente es que encontremos mesas largas y amplias, delimitando los espacios con algún resalte, o, simplemente, mesas largas en las que pueda extenderse cada uno con arreglo a sus necesidades. Estas mesas no deben de tener cajones para evitar que metan sus papeles y los dejen luego olvidados. Deben tener prevenida para su posible uso una lámpara de rayos ultravioleta, o de Wood, para lectura de documentos que la necesiten. Algunos opinan que un archivo intermedio, concebido como almacén de uso sólo para la Administración, no necesita de sala para el público puesto que no lo va a tener, sino de una sala pequeña para consulta por la Administración. Este fue, en la reuniones internacionales, el criterio de Estados Unidos, pero no tiene validez para otros países, entre los que se encuentra España, cuyos Archivos Centrales de los Ministerios son visitados y estudiados sus fondos una vez que han obtenido el correspondiente permiso de las personas que pueden darlos. No obstante es evidente que las necesidades de sala de consulta de estos archivos se manifiestan en dimensiones reducidas. No ocurre lo mismo con los grandes archivos (17) Los distintos países han aconsejadoen las reuniones internacionalesel número de plazas que consideran convenientes, para uso del público, según sus propias necesidades. Asi Austria propone entre 14 y 60, Francia entre 30 y 300, Hungría de 5 ó 6 a 28, Israel 90, Yugoslavia 50, República Federal Alemana 6 a 14 y 29, Malasia 17 y Estados Unidos de 100 a 170.

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intermedios, como el nuestro de Alcalá de Henares, tan visitado y consultado como puede ser cualquier archivo histórico, lo que en parte es debido a que la fluidez de documentos hacia fondos definitivos no puede hacerse realidad por saturación de aquéllos. Sea cual fuere el caso, en centros en los que haya afluencia de público es de todo punto necesaria la existencia de una biblioteca auxiliar en la que puedan los investigadores manejar las publicaciones de consulta más necesarias, así como las de información de los fondos del propio archivo, que pueden estar en un estante exclusivo. Su situación, en un lateral, o alrededor de la sala. Pero se evitará que queden a su libre alcance, lo que constituye la biblioteca histórica propiamente dicha. También es muy conveniente que exista una vitrina de publicaciones en venta, postales, reproducciones de sellos o cualquier otro tipo de objetos producidos por el archivo para su propaganda y divulgación de lo mejor de sus fondos, aunque esta vitrina es posible que esté mejor situada antes de la puerta de acceso a la sala y no dentro de ella. Todo, claro está, supeditado a la importancia del archivo y espacio con que se cuente para ello. También en algunos archivos existen ficheros para uso del público pero nos parece mejor que esta información se dé por medio de folios mecanografiados, que suponen un instrumento de busca más elaborado y no susceptibles de ser alterados por uso indebido de los consultantes. Cuando los libros de consulta inmediata y los de información sobre los fondos del archivo no puedan acomodarse bien por su volumen en la misma sala de lectura, pueden estar en una pequeña sala contigua, a la que, utilizando la denominación genérica de bibliotecas, suele llamarse sala de catálogos. En algunos archivos se han dispuesto, dentro de la sala de lectura, una serie de cubículos laterales semi-aislados para trabajos en equipo sin molestar a los demás usuarios. Sin embargo no son muy recomendables si no se dispone de la vigilancia necesaria, ya que los mayores daños a los documentos se producen siempre en la sala del público mientras su consulta. En cualquier caso la sala de lectura debe tener vigilancia constante, por lo que, aparte de tener uno o dos funcionarios de servicio permanentemente para resolver cualquier consulta eventual, debe tener vigilancia ejercida por subalternos o, en su defecto, televisión en circuito cerrado cuyas pantallas receptoras estén no muy lejos y cuyos dispositivos de toma de imágenes sean movibles para darles mayor capacidad. En la reunión de archivistas habida en Bruselas en 1973 se aconsejó una pared o gran ventanal acristalado que permita la vigilancia desde fuera de la sala, lo que también puede resolverse con una mampara que reserve una parte de la misma. Algunos aconsejan la existencia de una sala defumadores, pero, aparte de contar hoy esta costumbre con muchos detractores, la realidad es que pueden resolver su premura con sólo salir al vestíbulo de la sala, ya que mientras se manejan papeles está terminantemente prohibido fumar.

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SALAS ESPECIALES También se previene, más en teoría que de hecho, la existencia de una sala de microfilm y otra para copias dactilográjicas. El caso primero se encuentra resuelto desde el momento en que los actuales aparatos lectores de microfilm no necesitan el total oscurecimiento, por lo que pueden instalarse, y se instalan, en cualquier rincón o lateral de la sala de lectura. El segundo ha quedado también obsoleto al generalizarse el uso de las copias xerográficas. No obstante, donde no tuvieran este servicio, necesitan un espacio aparte, para no molestar a los demás con el ruido de la máquina. La existencia de estas salas tiene el inconveniente de necesitar más vigilancia para ellas. También algunos han señalado la posibilidad de contar con salas especiales en archivos todavía bajo la responsabilidad de la entidad productora, para consultas rápidas de la propia Administración pero esto nos parece altamente comprometido, ya que, una vez ingresados en el archivo, el único responsable de los documentos es el archivero. Es posible que haya también necesidad de una sala especial para manejo de documentos incómodos de manejar en la sala general, tales como registros catastrales de gran volumen, documentos gráficos muy grandes, o cualquier otro tipo de documento que lo requiera. Esto depende de que sean muchos los de este tipo que se guarden en el archivo. En cuanto a la audición y visualización de videos, «cassettes>>,bandas magnéticas o discos, así como proyecciones (filmes, diapositivas, etc.), es claro que necesitan una sala especial de consulta en cuantos archivos tengan este tipo de material (18). Todavía podemos añadir una previsión más, la sala de documentación, al servicio de intereses de todo tipo de la región en que está ubicado el archivo. Su funcionamiento podemos verlo en los archivos departamentales franceses. En la Administración española, ni los regionales ni los provinciales lo tienen previsto, pero en los archivos de los Ministerios sí existen, unas veces bajo una sola Dirección, otras por separado y otras formando un servicio conjunto de Archivo, Biblioteca y Documentación. Para que el archivo tenga unas relaciones públicas fructíferas consideramos imprescindible una sala de exposiciones. Hace algunos años se consideraba poco menos que imposible montar una exposición con documentos, pero esto está ya superado. La breve explicación del interés del (18) Es recomendable la existencia de un aparato proyector, o prestar los filmes a alguna organización o filmoteca apropiada, bien de modo eventual, bien en calidad de depósito. Lo contrario equivale a secuestrarlo para el uso y conocimiento público.

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contenido del documento en una cartela hace que la gente se fije en él, aún cuando no esté capacitado a veces para leerlo. Pero además estas exposiciones se ambientan con cuadros y objetos que tengan relación con el contenido o con la época, y se explican en paneles que orienten al visitante. Ya en la primera conferencia internacional de la «Table Ronde., que tuvo lugar en París en 1954, se recomendó la exposición de documentos que, además de importantes, fueran atractivos, para evitar la repulsa del visitante. En la misma reunión M. Thion advirtió del riesgo de deterioro al manipularlos para ser expuestos a lo que Marlot contestó proponiendo que se exhibieran facsimiles en vez de originales, pero, aunque algunas veces se ha hecho, desmerecen mucho en cuanto a interés. Estas exposiciones pueden ser permanentes o eventuales. Las primeras no son recomendables porque los documentos y objetos se estropean mucho con la luz, pero a veces es costumbre tan arraigada y tan cómoda para enseñar al público que, a pesar de los factores negativos, persisten. En el informe redactado en la mencionada reunión se señalaba su existencia en Stuttgart, Copenhague, Namur, Gran Bretaña, Francia y España. En este caso deben paliarse los daños con dos medidas adicionales: que la sala no reciba luz del exterior, o bien filtrada por persianas y cortinas, y que a su vez las vitrinas o marcos de exposición estén provistos de unas cortinillas corredizas que tapen el contenido una vez que el visitante lo ha examinado. En cuanto a las segundas deben organizarse con regularidad periódica para mantener el interés del público. El pretexto puede ser una efemérides local, o de interés general para los posibles visitantes. De acuerdo en que esto lleva mucho tiempo, pero merece la pena. De acuerdo también en que lo más penoso del trabajo tiene que realizarlo el archivero buscando y seleccionando los documentos, después de haber planificado en sus líneas generales el «cursus» de la exposición. Pero la materialización de colocarlos en las vitrinas y paneles, así como repartir en los lugares más idóneos los cuadros, fotografías, u objetos con que se quiera enriquecer, puede quedar en manos de profesionales acostumbrados a este tipo de exposiciones. A veces no podremos contar con una sala especial pero, con buena voluntad, puede montarse en cualquier otra sala del público, incluso en el mismo vestíbulo. Recordemos que en vez de vitrinas convencionales hoy se utilizan desmontables, cuyos paneles se adaptan a cualquier emplazamiento y muy variado contenido. En cuanto al tipo de vitrina para documentos recomendamos la plana, aun cuando pueden colocarse inclinados o enteramente verticales entre dos láminas transparentes, de cristal o materia plástica. Para salvaguarda de lo que haya valioso es conveniente que las vitrinas tengan llave. Para las murales o de mueble-escaparate, busquemos la que llevan unas cremalleras laterales que permiten colocar los entrepaños generalmente diáfanos, a la altura que se necesite, según el tamaño del documento u objeto que vamos a exponer. Pueden ser también Útiles paneles

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movibles colocados sobre los muros en espiga, o en dientes de sierra, pdra esquemas, fotografías, etc. Aunque es de muy buen efecto no debemos forrar las vitrinas del terciopelo porque recoge mucho polvo, sirviendo muy bien en su lugar un fieltro o una materia plástica de superficie lisa. La sujeción de sellos y documentos gráficos debe ser muy cuidada para que no se deterioren. Otro punto importante es la clase de iluminación de las vitrinas, que pueden producir un recalentamiento de los documentos más próximos. No debemos olvidarnos de redactar, aunque sólo sea mecanografiado, un catálogo de lo expuesto, que puede multiplicarse de modo barato por xerocopia, en el mismo archivo, para repartir a los visitantes, muchos de los cuales «descubrirán. un documento cuya existencia no sospechaban. Además constituye la patente del trabajo realizado por el personal del archivo. En este catálogo deben reseñarse también los cuadros u objetos que animan la exposición, siempre en relación con el contenido de los documentos, así como libros también relacionados con el tema. No es difícil encontrar unos y otros dentro del mismo archivo, pero también pueden ser prestados (19). Otra de las dependencias que nos van a relacionar con el exterior es la sala de conferencias, de la que sacaremos las ventajas anotadas para la sala de exposiciones, añadiendo a ello el hecho de que podemos traer a ella personas de relieve que potencian la afluencia de público. Por razón de la posible acumulación de gente debe tener una salida de emergencia amplia al exterior o a un patio. Su acceso debe ser también fácil. Debe tener buenas condiciones acústicas y disponer de pantalla instalable, proyector de diapositivas y puntero eléctrico. Todavía, en el capítulo de relaciones con el público, nos queda disponer de una sala para servicios educativos o aula, también situada en lugar accesible y, a ser posible, como las anteriores, en planta baja, como es el caso de los Archivos Nacionales de Tokio. Puede tener pupitres individuales o sillones con dispositivo para poder escribir. Su utilidad principal es impartir cursillos de formación elemental o superior de archiveros (20), o sobre temas afines para el público en general (21). No olvidemos un saloncito para conferenciantes o profesores, útil también ~

(19) Víctor Gondons Jr., en 4ollaboration between Archivist and Architects in planning archives building», propone la constitución de un pequeño museo con los objetos valiosos y curiosos propiedad del archivo o depositados en él. (20) Cuentan con este aula en el Hauptstatsarchiv de Baviera. En España se hizo en el Archivo General de la Administración, pero ha sido modificada para alojar un servicio de Secretaría, ya que los cursos pueden darse también en la sala de conferencias. En diversos archivos españoles se organizaron cursos con buenos resultados, sin necesidad de tener para ellos un aula especial. (21) Duchein aconseja entregar facsimiles a los asistentes, sin perjuicio de que el original sea exhibido por el profesor o conferenciante debidamente protegido por un estuche. Puede ser una simple funda de plástico, si el tipo de documento la admite.

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para determinadas visitas (22). Es claro que esta zona debe tener los correspondientes aseos, situados preferentemente en el vestíbulo, donde también deberá haber una cabina telefónica para uso del público. Por supuesto es imprescindible un espacio de aparcamiento, fuera del cuerpo del edificio, en la zona circundante, ajardinada o no, para coches particulares de funcionarios, visitantes o investigadores (23). LOCALES DE USO MIXTO Como complemento de todas las actividades y servicios que hemos reseñado es conveniente disponer de cafetería, situada lo más próxima posible al vestíbulo, ya que las dependencias al público estarán ubicadas lo más cercanas a éste, no solamente por comodidad de los usuarios sino por evitar la posibilidad de que personas ajenas al centro puedan dispersarse por otras instalaciones. No es necesario que sea muy grande pero sí preparada para eventuales comidas ligeras. Debe por tanto contar, además de con el mostrador, con un pequeño espacio donde instalar mesitas. Claro que nos referimos a grandes archivos. En los pequeños bastará con el mostrador. Su utilidad servirá tanto al personal del centro como a los usuarios. Tendrá sus sanitarios correspondientes y teléfono público. La totalidad de las dependencias que llevamos descritas deben tener sus correspondientes avisadores de incendios, cuyos detectores acusarán la elevación de temperatura, ya que los muebles y enseres arden con llama y no con brasa y humo como en los depósitos. Los extintores pueden ser hídricos, de nieve carbónica o de polvo polivalente, según sea necesario, como medida de urgencia, ya que las mangueras al uso para incendios suelen estropear por agua lo que ha respetado el fuego. Sin embargo el agua no se utilizará nunca en habitaciones donde haya importantes instalaciones eléctricas. Digamos, para terminar, que el manejo de un archivo de cierta importancia no es nada fácil, por lo que, si el servicio y administración del centro requieren la ayuda de un ordenador debemos utilizarlo razonablemente. En cuanto al manejo interior va a ser muy útil que tenga terminales (22) También se hizo en el archivo citado de Baviera, así como en el General de la Administración nuestro. (23) Si el archivo tiene alguna parte del edificio sobre pilastras, caso de los depósitos del archivo mencionado en la nota anterior, debemos de rehusar la tentación de aprovecharlo para cómodo aparcadero que ofrece la ventaja de proteger los vehículos en días de lluvia. El resultado sería el rápido deterioro de las pilastras, por roces al entrar y salir, pero todavía peor, el peligro constante de que una avería de alguno de los motores diera origen a un incendio de todas las toneladas de papel almacenadas encima. Así pareció nuestro Archivo Central de la Administración, sito también en Alcalá de Henares, en el viejo palacio arzobispal, del que hoy es heredero, en cuanto a función, el actual archivo, pero sólo en cuanto a función, ya que no se pudo salvar papel alguno, aunque se dice que algunos particulares rescataron algo.

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en la entrada de documentos, cuando manden remesas, así como en donde se haga la siguiente labor que constituye el examen de éstos para considerar si todo va a pasar a los depósitos o hay algo eliminable. También será muy Útil para los funcionarios que llevan la gestión de personal y la contabilidad. En cuanto al servicio al público nos resolverá muchos problemas y ahorrará tiempo en la recuperación de los datos contenidos en los inventarios y solicitados por el público (24).

(24) Duchein, obra citada, pág. 132, estudia esta posibilidad.

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lndice alfabético B

A Aix-en-Provence (Francia), 77, 79. 4dbertine» (Bélgica), 116, 119. Aibi (Francia), 118. Alma Ata (URSS), 145. Altos Alpes (Francia), 102, 104. Ailier (Francia), 66. Annecy (Francia), 118. Archivo Central de Moscú, en 1865 (URSS), 64, 84, 126, 138.

Archivo General de la Administración (España), 64, 80, 81, 83, 95, 106, 107, 108, 116, 129, 201, 233,

117, 119, 120, 123, 124, 126, 127, 138, 139, 145, 147, 150, 152, 184, 210, 212, 217, 218, 225, 226, 228, 234, 239, 240.

Archivo General del Reino, de Bruselas (Bélgica), 80, 82, 126, 144. Archivo Gráfico de la Nación (Argentina), 188.

Archivo Histórico Nacional (España), 68,70, 80, 82, 89, 90, 104, 105, 106, 127, 128, 131, 139, 147, 156, 162, 166, 174, 175, 176, 201, 203, 205, 208. Archivo de la Palabra (España), 192.

Archivos del Estado de Varsovia (Polonia), 102, 103, 116, 118, 119, 132, 139, 145, 223. Archivos del Estado de Viena (Austria), 80, 82, 105.

Archivos Históricos de Ultramar (Portugal), 64.

Archivos Nacionales (Dinamarca), 64, 66, 68, 106, 107, 108, 126, 129, 131.

Archivos Nacionales (Finlandia), 120, 126. Archivos Nacionales (USA), 82, 106, 131, 227.

Archivos prefabricados, 78. Archivos del Reino (Suecia), 68, 131. Arlón (Luxemburgo), 66. Ashridge (Inglaterra), 68, 90. Asuntos Exteriores (Francia), 169. Asuntos Exteriores (Suiza), 169. Audiencia y Tribunal Supremo (Madrid), 198.

Aurillac (Francia), 83, 102, 117, 120, 138. Australia, 70.

Banco de España. Cámara del Tesoro, 87. Basilea (Suiza), 127. Blois (Francia), 68. Bolivia, 70. Brambeq, 96, 139. Brasil, 182. Bremen, 116, 119. Brescia (Italia), 139, 225. Beveren-Was (Bélgica), 126. Bocas del Ródano (Francia), 65, 83. Buenos Aires (Argentina), 70.

C Cáceres (España), 64, 68, 69. Cantal (Francia), 83. Centro Nacional de Conservación y Microfilmación de Documentos, 232. Citté International des Archives (Francia), 81, 120.

Coblenza (Alemania), 96, 102, 118, 119, 123, 138, 144, 160, 162.

Colmar (Francia), 68, 117. Colombia, 70. Compañia Iberia (Madrid), 114. I Conferencia Internacional de Archivos, 283.

VI11 Conferencia Internacional de Archivos, 106, 118, 156, 164, 166.

IX Conferencia Internacional de Archivos, 191.

XI Conferencia Internacional de Archivos, 82, 231.

XVIII Conferencia Internacional de Archivos, 80. I Congreso Ibero-Americano-Filipino, 95, 198.-

I11 Congreso Internacional de Archivos, 91, 104, 155, 179, 199.

VI1 Congreso Internacional de Archivos, 185.

VI11 Congreso Internacional de Archivos, 204.

Corona de Aragón, Barcelona (España), 64, 83, 116, 129, 139, 152.

Costa Rica, 70.


248

County Record Office. Hampshire. Winchester, 66. Cracovia (Polonia), 64.

Hayes (Inglaterra), 68. Hem, 108, 156. Histórico de la Manna (España), 64. Honduras, 70.

CH

I

Chancillería de Granada (España), 83, 89, 120, 121, 126, 155. Chancillería de Valladolid (España), 83, 126. Chaumon (Francia), 104.

Ilre(Francia), 83, 104, 106, 115, 117, 118, 139. Islandia, 70.

D

J

Dahiem, 102, 159, 160. Delft (Holanda), 83, 119, 120, 129. Dirección General de Archivos (Rumania), 79. Dresden (Alemania), 64, 80, 101. Drone (Francia), 65. Dubrovnik, 64. Dusseldorf, 102, 106.

E Ecuador, 70. Edimburgo (Escocia), 68. El Cairo (Egipto), 65. El Viso del Marqués (España), 64. Estambul (Turquía), 64, 70.

F Federal Records Center (USA), 141. Fiorencia (Italia), 64.

G Gante (Bélgica), 64, 141. General de Indias, Sevilla (España), 68, 72, 83, 154. General Militar de Segovia (España), 65. General de Simancas (España), 65, 72, 80, 89, 116, 120, 121, 155. Génova (Italia), 64. Georgia (USA), 106, 132. Grenoble (Francia), 83, 104, 106, 115, 117, 118, 130. Guadeloupe (Francia), 68. Guatemala, 70. Gukret (Francia), 118, 145. Guimper (Francia),

H Hannover, 63, 70, 102, 106.

Jura (Francia), 106, 120. Justicia (URSS), 129, 218.

L La Habana (Cuba), 65, 66, 126, 155. La Manche (Francia), 104, 145. Laon (Francia), 118, 145. iausana (Suiza), 68. Lieja (Bélgica), 68. Lille (Francia), 89, 102, 103, 116, 118, 120, 123, 137, 138. Loiret (Francia), 65, 83, 127. Loiret-et-Cher (Francia), 68. Lonsle-Saunier (Francia), 106, 120. Lubiino (Polonia), 64.

M Mallorca (España), 68. Mantua (Italia), 68. Marburgo (Alemania), 65, 83, 118, 129. Marsella (Francia), 65, 83. Maryland (USA), 126. Méjico, 70. Mézikre (Francia), 104, 118, 123, 145. Mikkely (Finlandia), 96. Mons (Bélgica), 66. Montañas Rocosas (USA), 109. Municipal de Estocolmo (Suecia), 96, 108, 110, 123.

N Nacional de Tokio (Japón), 119, 239. Nacional de Washington (USA), 82, 106, 131, 227. Nápoles (Italia), 67. New Hampshire (USA), 82. New Jersey (USA), 109. Nicaragua, 70.

Indice alfabético

O Orleans (Francia), 65, 83, 127. Oslo (Noruega), 108. Ottawa (Canadá), 108, 109. Oviedo (España), 64, 67, 68.

249

Tours (Francia), 117, 120, 145. Turín (Italia), 63, 137.

U Udine (Italia), 92, 102, 118, 126, 127. Uruguay, 70.

P Palermo (Italia), 67. Panamá, 70. Perigueux-Dordogne (Francia), 66. Perú, 70. Poitiers (Francia), 118. Postdam (Alemania), 80. Pruebas en Nevada (USA), 95. Protocolos (Madrid), 148. Public Record Office (Inglaterra), 80, 102, 126, 155.

R Real Archivo Militar de Estocolmo (Suecia), 166, 169. Red Audiencia de Galicia. La Coruña (España), 63, 67, 68. Reino de Gaiicia. La Coruña (España), 63. Regional de Valencia (España), 69. Roma (Italia), 68, 82, 83, 127. Rouen (Francia), 106, 108. Rumania. Dirección General de Archivos, 79.

S Saint-Lo (Francia), 104, 145. Salt Lake City (USA), 110, 111. Schoppack (Bélgica), 151. Seinet-Oise (Francia), 65, 117. Senegal, 70. Servicio Geográñco del Ejército (España), 187. Servicio de Restauración de Libros y Documentos, 232. Siena (Italia), 64, 72, 104. Sttutgart (Alemania), 82, 119, 129, 132.

T <
V Valence (Francia), 65. Venezuela, 70. Versailes (Francia), 65, 117. Viboxg (Dinamarca), 106. Vienne (Francia), 65.

Y Yzeure (Francia), 66.

Z Zamora (España), 63.

El Archivo. Instalacion y Conservacion

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