EL ARCHIVO Y KARDEX.pdf

PROM-2015 TECNICO SUPERIOR CARRERA DE SECRETARIADO EJCUTIVO CENTRO DE ORGANIZACIÓN PRIVADO DE ESTUDIO EN COMPUTACION

TEMA Nº 1 EL ARCHIVO 1.1

GENERALIDADES DEL ARCHIVO.La clasificación es el arte de ordenar los objetos, documentos o cosas se aplica de manera directa la distinción de correspondencia mediante la aplicación de un orden.

Para lograr una mejor eficiencia cada dato debe escoger con lo mejor que coordine a su actividad siguiente un a especifica sistematización que de garantía de la información y el control sobre los documentos o papeles de una índole muy diversa dentro de la cotidiana documentación comercial cobran a través del tiempo una mayor importancia , sin embargo la organización moderna de clasificación con todo su metodología administrativa viene hacer una sección más práctico, ordenando con claridad y rapidez para tener un exacto y precisando de toda documentación.

ETIMOLOGÍA DE LA PALABRA ARCHIVO.La palabra Archivo proviene de la voz griega ´´ARCHION´´ q1ue significa dar conocimiento sobre algo, esta palabra de origen griego pasa a la voz latino archivos que se utiliza en nuestra actualidad .

1.3

DEFINICIÓN. Archivo es el proceso en el cual una institución se organiza para la resolución de datos, documentos y otros para su perfecta organización dentro de una institución. Para ello se requiere un una acción muy importante que es la de archivar .

1.4

ARCHIVO.Es la acción y el procedimiento que se debe seguir en el momento de guardar todo documento utilizando un sistema de ordenamiento para su mejor organización y control de los mismos.

En el proceso de archivo se debe tener en cuenta como base los cuatro procesos administrativos como ser:

1.4.1 PLANEAR.Ver que es lo que se quiere llevar a cabo , con qué objetivo y propósito propósito 1.4.2 ORGANIZACIÓN.Como realizar todo proceso de una manera ordenada y comprensible

CONTROLAR.Verificar si la actividad se está llevando a cabo todo cono se había planeado.

EVALUAR.-

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DOCENTE TUTOR: LIC. MARY SANDRA SOLIZ POSTULANTE: ZENOBIA QUISPE MAMANI

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Por último hacer un análisis análisis de que se haya cumplido o con todo lo planeado, y ver si se consiguió todos los objetivos.

1.5 IMPORTANCIA IMPORTANCIA DEL ARCHIVO.El archivo de la correspondencia ya que esta realiza moviente s escritos en toda la empresa ya sea comercial o en el ámbito oficial es preciso estudiar cuales son las nociones del negocio negocio o actividad institucional, el mismo que se realizara con el fin de adoptar el sistema apropiado. En la actualidad el archivo de una oficina brinda grandes actividades en las practicas secretariales sin embargo nadie puede seleccionar una regla determinada para el mejor manejo mejor manejo de los archivos ya que cada secretaria deberá buscar la mejor estrategia para cumplir su orden.



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TEMA Nº 2 LA CORRESPONDENCIA 2.1 CONCEPTO DE LA CORRESPONDENCIA La correspondencia es aquella actividad relativa que se requiere al intercambio de documentos, escritos como ser: papeles, cartas, telegramas, esquelas, tarjetas, muestras paquetes, invitaciones, etc. Es todo medio de comunicación escrita entre el remitente y el destinatario.

2.2 CLASES DE CORRESPONDENCIA.2.2.1 LA CORRESPONDENCIA.L legara a tener su clasificación individual y la más usada de manera personal es la privada, particular y familiar. Este tipo de correspondencia se usa en las relaciones de amistad, miembros de una familia o una situación en particular en su redacción predomina la sencillez, efecto o intimidad.

2.2.2 PÚBLICA U OFICIAL.Es el estudio de las comunicaciones escritas de las dependencias del estado en todo en todas sus jerarquías. Empleo: Alcaldías, prefecturas, ministerio, órganos de la asamblea plurinacional y otros.

2.2.3 DIPLOMÁTICA.Es el estudio de las comunicaciones escritas que se cursan entre las personalidades del mundo diplomático, Por Ejemplo: embajadores, cónsules, directores de ceremonial y protocolo actividades culturales etc.

2.2.4 COMERCIAL.Es el estudio de todas las cartas y mensajes escritos que se cursan entre las instituciones comerciales. Por Ejemplo: bancos, mutuales, y préstamos, casas comerciales, casa de importación y exportación, secretarias, supermercados y todo aquel servicio de mercado y distribución

2.2.5 MILITAR.Es el estudio de todos los mensajes y comunicaciones, escritos que corresponden a las 1.2.6 ECLESIÁSTICA.PROM-2015 11ENCANTOS EJECUTIVOS PARA UN MUNDO SECRETARIAL CON CONOCIMIENTO DE ALTA DISTINCION


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Son comunicaciones escritas que pertenecen a la jerarquía Por Ejemplo: Su santidad, el papa, cardenales, obispos, arzobispos, párrocos, sacerdotes y monjes

2.2.7 VÍA INTERNET.Este tipo de correspondencia es una de las más usadas en muestra actualidad ya que es una red de redes, de ordenes conectados entre sí, atreves de un lenguaje informático o producto común ligadas mediante líneas telefónicas, sobras ópticas y en laces por satélites y otros. Permite efectuar transacciones mercantiles de compra y venta, recopilada datos sumamente importantes, envía decepciona total información cualquier actividad de edición proveedor de pagos o pedidos y otros.



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TEMA N# 3 GESTIÓN DOCUMENTAL 3.1 INTRODUCCIÓN.INTRODUCCIÓN.Durante la última mitad del siglo xx sea dado gran importancia a la producción y control de registros. Esto sea debido principalmente a 2 factores:  

El desarrollo de de métodos electrónicos para producir cierto tipo de datos. La actividad acelerada en el desarrollo de medios mecánicos para el manejo de ellos.

Estos factores son efectuados muy de cerca y cambiado muchos aspectos de control de registros. Por ejemplo: durante el periodo inicial de desarrollo electrónico, se decía que los records serian producidos y controlados por medios electrónicos. Se creía también que el número de datos iba aumentando a pasos agigantados y que los métodos manuales para controlar dichos datos se hacían indispensables, especialmente para ciertos tipos de materiales producidos electrónicamente. También se hizo orden que ciertos tipos de registros no resultarían afectados por los procesos electrónicos y continuarían requiriendo la aplicación y uso de métodos manuales de procesamiento y archivo. El desarrollo de métodos mecánicos para el manejo de cantidades numerosas de datos ha aumentado para el manejo de cantidades numerosas de datos ha aumentado grandemente en la últimas décadas. Algunos de ellos están diseñados para ayudar en la tarea de trasladar los registros de las áreas de almacenaje a las áreas de trabajo activo. Estos sistemas mecánicos pueden resultar muy valiosos cuando se usan para acelerar el archivo de documentos muy activos, pero no pueden ser substituidos del control manual de los registros antes de ser archivados. La importancia continúa de esta área de administración y organización de archivos, en el que se requiere el manejo manual.

3.2 HISTORIA DEL ARCHIVO el proceso de archivar ha existido, en una u otra forma, desde que la historia comenzó a escribirse. Piedras pergaminos y mano escritas de gran valor histórico se han conservado atreves de los años, y actualmente act ualmente se encuentran debidamente guardados y protegidos en diferentes museos atreves de todo el mundo. El hallazgo y posesión de algunos de ellos ha sido mera casualidad ya que tanto piedras, como pergaminos dentro de vasijas de barro, fueron enterrados bajo tierra suelta.



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Un dato muy curioso e interesante resulta ser la supervivencia de esta costumbre, ya que en la actualidad se sellan cartas, fotografías, revistas, periódicos, junto a la piedra angular o fundamentalmente que se coloca en un nuevo edificio por construirse. A estos métodos primitivos de archivar siguieron otros que se explican a continuación y que consistían simplemente en guardar los papeles. Tenían grandes desventajas pues no ofrecían protección de orden alguno.

3.2.1 GANCHO.Se usó alrededor del siglo xv era un clavo o gancho con base de metal para que descanse sobre la mesa o escritorio, la cual se colgaba en la pared los papeles se colocaban en el gancho a medida de que se reciben.

3.2.2 NIDO DE PALOMAS.Era un mueble de madera que se colocaba en la pared en el escritorio tenía varias divisiones pequeñas con suficiente fondo para guardar en ellas papeles. La mejor de este sistema de archivar la encontramos en los apartados de correos, y los muebles que utilizan los hoteles para colocar la correspondencia de sus huéspedes, etc. Estos ejemplos de muestran el uso en la actualidad se da a este antiguo sistema de guardar papeles. En tales instituciones y oficinas lo unan para facilitar la distribución de correspondencia y para conservar temporalmente papeles o documentos que se reciben.

3.2.3 CARPETA DE ACORDEÓN.Esta forma de guardar documentos surgió alrededor de 1860. Consiste en una carpeta con forma de acordeón, el mismo tiene varias divisiones, las cuales por lo regular están clasificadas en orden alfabético. Se le asigna una o varias (divisiones) letras de cada una de estas divisiones este fue el primer sistema donde se hizo el archivo de documentos en posición vertical. Esto constituye un paso de avance hacia los métodos modernos de archivar. El uso más práctico de la carpeta de acordeón en la actualidad es el personal. Los cobradores o empleados de bancos usan estos sobres o cartapacios para llevar recibos, facturas o documentos, con fines de cobro.

3.2.4 ARCHIVO VERTICAL.Este sistema provee mejor apariencia, más espacio, más visibilidad, flexibilidad y mayor facilidad y exactitud al archivar o encontrar papeles o documentos. Quien lo sugirió fue el Dr. Nataniel s. Ponce.



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TEMA # 4 FINALIDAD Y GENERALIDADES DEL ARCHIVO 4.1 EL ARCHIVO.Es el conjunto de documentos clasificados y ordenados de forma metódica y sistemática, la misma que utiliza un espacio físico y apropiado para conservar y custodiar la información y documentación respectiva a cargo de una persona responsable, dentro de nuestra actualidad se la realiza a través de un desarrollo informático; las empresas están utilizando y tecnificando sus archivos de acuerdo al avance tecnológico, pues facilita la labor debido a nuevos aportes informáticos El archivo se va reemplazando paulatinamente mediante el uso de por una hoja de papel; sobre todo el banco de datos como un método de conservación y resguardo que está sustituyendo al archivo.

4.2 FUNCIONALIDAD DE UN ARCHIVO.es importante que las empresas tengan un archivo en condiciones óptimas de tal forma que se almacenen de acuerdo al movimiento que requieran el valor económico y financiero en base a una carpeta indicada de la información requerida. A continuación veremos el procedimiento que sigue el archivo.

4.2.1 DOCUMENTOS.Son escritos, informes correspondientes a la correspondencia en el movimiento administrativo de una empresa.

4.2.2 RECOPILAR.Se refiere a reunir, juntar y rescatar información debidamente ordenada, recopilar la información en la empresa.

4.2.3 SELECCIONAR.Se refiere a que una vez obtenida la documentación la empresa responsable del archivo debe tener la capacidad de seleccionar los documentos de salida, entrada, tipo, referencia, asuntos en particular o cualquier otra característica.



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4.2.4 CONSERVAR.Todo documento obtenido por la persona responsable del archivo debe clasificar los documentos es decir separar o distribuir a la clase de documentos que pertenece, debidamente resguardados, buscando su buena conservación.

4.2.5 DIFUNDIR.- una vez obtenida la documentación se debe dar a conocer con que tipo de materiales cuenta la empresa para que sus accesibilidades y su uso sea dependiente de la institución.

4.2.6 INFORMAR.una vez obtenida todo el material de archivo dentro de la empresa nos debe servir de información para cualquier documento al interior del archivo. =GUARDAR, ORGANIZAR, U ORDENAR.

DOCUMENT

RECOPILAR

SELECCIONAR

CONSERVAR

DIFUNDIR

INFORMAR

4.3 OBJETIVOS PRELIMINARES DEL ARCHIVO. que los documentos se ubiquen o encuentren de manera fácil e inmediata.  Que la documentación se conservada en óptimas condiciones.  Que el espacio físico destinado al archivo sea adecuado.  Que la clasificación metódica del archivo maneje un lenguaje claro, preciso y sencillo, al alcance

de los usuarios.  Que el costo de mantenimiento del archivo esté relacionado con el movimiento de las empresas.



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TEMA Nº 5 LA CARTA 5.1 CONCEPTO.se llamara al medio de comunicación escrita lo cual será y creada en exactitud para mantener las relaciones humanas y públicas.

5.2 ELEMENTOS FUNDAMENTALES DE LA CARTA.5.2.1 MEMBRETE.Es el empiezo de una carta las cuales identifica a una institución donde va el lugar, donde encuentra la institución el membrete puede llevar como elemento: el membrete la dirección y el logotipo.

5.2.2 LUGAR Y FECHA.este elemento se produce a colocar sobre el lugar de origen el número el día el mes, finalmente el año.

Lugar

fecha

mes

año

5.2.3 NÚMERO DE CITE.Esta identificación sobre la cantidad del documento que se haya enviado este identifica según los ejemplos realizados como ejemplo:

5.2.4 DESTINATARIO O DIRECCIÓN.Se procede a colocar el título personal título en general el nombre y apellido el cargo o jerarquía de una institución.



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señor Lic. Raúl ramos v. GERENTE GENERAL importador robles.

5.2.5 REFERENCIA O ASUNTO.es el resumen del contenido que dice y explica en sus palabras.

Renuncia solicitud de permiso 5.2.6 SALUDO VOCATIVO.Se usa dependiendo de una relación existente entre el remitente y el destinatario el saludo se dirige de cargo jerárquico al título académico o título personal.

   

Señor Distinguido señor Estimado señor Distinguido licenciado

5.2.7 PÁRRAFO DE INICIO.Cosiste en escribir el contenido de la carta la misma que será de manera sencilla y natural por lo general se saluda a quien se dirige.   

Mediante la presente En esta oportunidad A tiempo de dirigirme a usted

5.2.8 PÁRRAFO DE DESARROLLO.Es el texto en el cual se pone en esencia el mensaje que se transmite utilizando palabras simples breves pero dando a conocer de manera escrita.  

El motivo es para solicitar…… La razón de la presente es……



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5.2.9 PÁRRAFO DE CIERRE.Este párrafo se debe crear simpatía y confianza para dar conclusiones al (SMS) expuesto generalmente se inicia con estas palabras.  

Sin otro particular Agradecimiento de ante mano su atención

5.2.10 DESPEDIDA.Es una frase o una palabra que se escribe luego del cierre del contenido de una carta o que también puede ir acompañado al párrafo, atentamente, cordialmente, respetuosamente, muy atentamente.

5.2.11 FIRMAS RUBRICAS.La firma es la entidad de la persona, al contenido de la carta se describe el nombre completo que en barias ocasiones será la identificación de la persona responsable que firme la carta.

5.2.12 ANTE FIRMA.Es el registro de la empresa comercial que muchas veces este identificado por un sello, este identificación por razones de seguridad o también puede ir después de la identificación.

5.2.13 INSTITUCIÓN LAS INÍCIALES.Es una identificación que luego, pues esto permitirá tener expuesto los iníciales de la persona que firma son mayúsculas de la persona que redacta en minúscula.

5.2.14 CON COPIA Y ARCHIVO.Es una forma de indicar a los documentos realizados pasar al archivo, pues este permitirá tener comprobante de la documentación que se esté emitiendo la carta o documento alguno siempre debe llevar una copia la misma que será archivada.

5.2.15 ANEXOS O ADJUNTOS.- en este elemento en la carta se detalla y describe aquellos documentos que van incluido a la presente la cual puede ser detallada al documento o simplemente expresando con números.

5.2.16 POSDATA.- en este punto se añadirá algunos datos que se haya explicado o detallado dentro del contenido de la carta, será presentado en abreviatura. PDT-postata

Pos-posdata



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TEMA Nº 6 EL ARCHIVO Y LOS MUEBLES PARA ARCHIVAR 6.1 DEFINICIÓN DEL ARCHIVO.-

Archivar es el proceso de archivar, guardar de manera sistemática diversos documentos como por ejemplo: cartas formularios, certificados, documentos mercantiles, certificados de impuestos.

6.2 EL ARCHIVO FÍSICO.- se refiere a todo aquello que es tangible que existe en la empresa y que sirve especialmente para el archivo de la documentación estos son:

6.3 ELECCIÓN DE LOS MUEBLES.Una racional distribuye del espacio destinado para el archivo debe ser apropiado a las necesidades, se indica a continuación distintos tipos de mobiliarios y estantes que pueden utilizarse para el archivo en la empresa como ser:

6.3.1 LAS GAVETAS.Son u mueble fabricado y designados para economizar espacio y ofrecer una consulta rápida que consta de tres o cinco gavetas y puede ser de madera o metal

6.3.2 LOS ESTANTES.Son aquellos muebles fabricados con mayor espacio dentro de la oficina en los cuales pueden archivarse documentos de mayor volumen este mueble estará realizado de acuerdo a las necesidades de la institución ya que se podrán archivar correspondencias de todo tipo y uso por parte de la empresa para archivar los



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documentos en los estantes se requiere de archivadores de palanca, separadores, rótulo, pues su uso depende del sistema seleccionado.

6.3.3 LOCAL PARA EL ARCHIVO.Respecto al local si se trata independientemente de un, la humedad tanto por la escases y por la falta de ventilación en el lugar del archivo ni debe estar cercano a conductos de agua ni tampoco tendidos eléctricos que perjudicarían o ocasionarían incendios, inundaciones, daño alguno a los archivos, pues os documentos deben estar en un local suficientemente apropiado. Por otro lado Los documentos que estén en el archivo no pueden estar en locales compartidos con otros y sustraídos de una documentación a otra, por lo tanto sería recomendable escoger los muebles apropiados porque de debe considerar la resistencia que nos ofrece el piso elegido por que el archivo y el mueble soporta un peso adecuado. Así mismo, el local para el archivo debe estar iluminado o luminoso ya sea de manera natural o artificial porque todo trabajo en archivo requiere de una luz clara para lograr un trabajo eficiente, sin embargo se debe acceder en esta sugerencia pues también demasiada luz dañaría los documentos por exceso de sol o luz artificial cambiando del papel blanco a un color amarillento, su ventilación tiene que ser extrema puesta que así se evita el polvo en los documentos, por otro lado la temperatura de ambiente debe ser entre 18 grados a 20 grados relativamente, del mismo modo el espacio de archivo no debe ser exageradamente pequeño. CONDICIONES DEL ARCHIVO

Buena

Debe tener humedad

Iluminación necesaria

Espacio Instalaciones

suficiente para

eléctricas

el

rote idas

resistencia iso

desplazamiento La secretaria debe documentar



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Excelente Mobiliario

ventilación

adecuado

Temperatura cambiante de 18 a 20 grados

6.4 ARCHIVOS SEGÚN SU POSICIÓN.los principales son:

6.4.1 ARCHIVO HORIZONTAL.los documentos se almacenan en sentido horizontal dispuesto s uno encima del otro en carpetas, cajas o cajones archivadores u otros materiales, pues el tipo de mobiliario adecuado para los archivadores horizontales son los armarios los estantes, los armarios pueden disponer de bandejas o estantes o también de casilleros. 

las principales ventajas que ofrece este sistema de archivo son los dos: es accesible debido a su simplicidad, y el documento al estar apoyado sobre su superficie mayor sufre peso. Además horizontalmente se puede archivar g randes documentos.



en primer lugar resulta difícil localizar los documentos en su búsqueda pues se pierde demasiado tiempo; los documentos ocupan mucho espacio porque no pueden apoyarse independientemente, además para manejarlos es preciso dejar un espacio de 1 a 2 centímetros para poder introducir los dedos y extraerlos. Otros inconvenientes su uso pues revive el hecho de sacar un documento hay que sujetar el resto y para re3integrar de la misma manera.

6.4.2 ARCHIVO LATERAL.el tipo de mueble empleado para el archivo de documentos de forma lateral es similar al del sistema anterior, en este caso, los documentos se apoyan sobre uno de los dos lados uno tanto al otro similar o igual que están los libros en una biblioteca.



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En este sistema se adapta a todo tipo de documentación siempre que este enumerado los documentos sueltos se coloquen en una carpeta u en otra caja para identificarlos. 

la principal ventaja de este sistema es sus economía ya que permite aprovechar mucho más el espacio disponible sin desperdiciarlo como en el sistema de archivador horizontal las carpetas pueden sacarse y volver a colocar en su sitio sin necesidad de mover otros documentos o pueden acceder al archivo dos o más personas a la vez sin molestarse una a la otros en la búsqueda de documentos.



los inconvenientes del archivo lateral concierne en que los documentos sueltos aunque vayan metidos en carpetas al colocarla estas paralelamente es muy probable que los documentos pequeños se caigan, los mismos que pueden perderse en el momento de uso, para evitarlos se usan los archivadores, pero con estos es frecuentemente que los documentos se rompan por las perforaciones al sacarlo o meterlo.

Su manejo no resulta cómodo pues los papeles al sacarlos con los dedos en busca del que se desea consultar, las tapas de cartón pesan mucho y por lo general dejan a costar un poco más.

6.4.3 ARCHIVO VERTICAL.en este sistema de archivo el documento se apoya sobre uno de los lados más largos de la documentación los expedientes se almacenan en carpetas separadas, archivadas sujetas uno al lado de la otra. Estas carpetas van previstas de un gancho con los dos laterales que resbala a lo largo de una línea. Si se trata del estante o armario el desplazamiento se efectúa en forma o sentido lateral, cuando se trata de muebles como las gavetas, las barras van desde el frente del cajón hasta el fondo de su desplazamiento se efectúa en esta dirección. En los negocios modernos la correspondencia se archiva verticalmente, como si fueran tarjetas. Archivar tarjetas es la forma más simple del archivo vertical, por lo general, hay un solo nombre en cada tarjeta, y cada tarjeta esta está separada y distinta a otras. Al archivar la correspondencia hay que tomar más decisiones para determinar el nombre correspondiente a un documento y por lo tanto que analizada primero para determinar bajo cuál de los nombres debe ser archivado. En segundo lugar, cuando sea seleccionado su nombre debe aplicarse las reglas básicas para clasificar y archivar. Por último como puede haber otro material archivado bajo el mismo nombre el documento en cuestión debe archivarse en el orden correspondiente dentro de su categoría. Pues, en el archivo vertical consiste en unir o juntar toda la correspondencia en un mismo lugar. Sin embargo cada oficinista ejecuta diversos trabajos de archivar para conservar sus registros y papeles en orden.



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el archivo vertical es sencillo de utilizar y los documentos se extraen de manera rápida y fácil cuando se utiliza la clasificación numérica tiene la ventaja deber todos los documentos de manera general.



son básicamente 2: puede resultar complicado al abrir los cajones en determinados espacios, y solo puede ser utilizado por solo una persona cada vez.



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TEMA Nº 7 MATERIAL DE ARCHIVO 7.1 SELECCIÓN Y EQUIPO.Los proveedores de material y equipo de oficio tienden a ser especialmente para el buen manejo de archivo y que para cada sistema se facilitaría con un variado elemento de material que agilizaran todos los procesos de archivos, la persona responsable debe estar familiarizado con todo este material, pues lo ayudara a tener ventajas en el archivo para poder escoger nuevas estrategias en oficinas. Los factores de relación para un sistema de archivo dependerán de tomar la decisión de adoptar una metodología de acuerdo al sistema, puede en ello confirmar el manejo adecuado de los documentos y los factores que influyen en el método de archivo se darán a partir de los siguientes.     

La clase de documentos que se archivara Frecuencia de consulta Cantidad de documentos recibidos e enviados Coordinación de un determinado periodo de tiempo Método y seguimiento al documento, etc.

7.2 MATERIAL.el trabajo de archivo no consiste solamente en seleccionar los diferentes documentos, revistas cartas y otros, como tampoco consiste en elegir el mueble adecuado y mucho menos elegir un sistema por gusto, sino también en emplear los materiales necesarios para llevar a cabo un trabajo organizado y práctica, así como los denominados para llevar a cabo un trabajo organizado y práctica, así como los denominados (materiales auxiliares). En los materiales auxiliares podemos encontrar todo tipo de beneficio, los mismos que ayudaran apoyaran en el trabajo de archivo y para ello los materiales principales serán. Las carpetas tarjetas, libretas, guías de afuera rótulos y otros.    

Perforadora Hojas Clip Lapiceros



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Engrampadora Tijera Sellos Calculadora Tinta



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7.3 CARPETAS.Denominados también folders, o fila formados con una lámina de cartón suave doblados de tal manera que llegan a formar dos tapas, en la cual la es más alta que la que sirve para el corte de las pestañas donde se consigna el título del documento y dentro de estas carpetas se colocan los documentos que se requieren archivar. El nombre del documento denominado rotulo debe escribirse en la parte posterior del folder ya sea en pero siempre la primera letra debe ir con mayúscula. Las carpetas tiene la posibilidad y la capacidad de almacenar cierto número de documentos sin excesos, ya que puede acumular hojas aprovechamos su pliegue de impresión. Las carpetas son utilizadas para una tarea en particular dependiendo de su organización, sino provechar su dimensión, se usa de acuerdo al sistema, generalmente existen formas de ordenar las carpetas pero sin dejar de lado el orden del mismo mas al contrario deben ser para el manejo de los documentos de manera adecuada, sin embargo se recomienda poner cada carpeta en forma horizontal para su mejor visión.



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Existen dos carpetas de manejo la primera denominada carpeta individual, a la cual se puede insertar documentos de una sola persona o documentos únicos, y la segunda denominado miscelánea en la cual se insertara distintos tipos de documentos la misma que abarcara diferentes asuntos.

7.4 LAS PESTAÑAS.la parte posterior de cada carpeta siempre es mayor a la anterior y este espacio vacío es denominado como pestaña en la cual puede insertar el rotulo de cada documento o nombre de identificación. Las pestañas pueden ser usadas en dos formas deprendiendo del sistema de uso. 

se escribe es un lado de la carpeta ya sea en el lado derecho o izquierdo sin depender del tamaño que llegue a tener.



estas se utilizan para tener mayor visibilidad del contenido de las mismas teniendo escrito el nombre del documento pueden estar cortadas en diferentes medidas como ser: 1/2, 1/3, 1/4, 1/5 y otros dependiendo al sistema de uso.

7.5 RÓTULOS.es el espacio posterior que tiene la carpeta es denominada como pestaña a la cual se deberá insertar el rotulo, (nombre del documento, es escrito en varios colores). PROM-2015 11ENCANTOS EJECUTIVOS PARA UN MUNDO SECRETARIAL CON CONOCIMIENTO DE ALTA DISTINCION


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Estos pueden ser fabricados dependiendo de la actividad, sin embargo simplemente se puede nominar el documento de manera manual o electrónica.

7.6 GUÍAS.aunque las carpetas con formatos ya fabricados algún adversito es suficiente modificar la tarea para archivar pues el momento de archivar se debe usar un material activo y para ello utilizamos las guías, las cuales son tarjetas indicadoras realizados de un material fuerte y restante que sirve para separar y guiar un archivo con títulos y rótulos en las pestañas. Generalmente pueden ser de otro color para distinguir las carpetas de las guías.

7.7 CARPETAS DE FUERA.son aquellas que indican que un documento ha sido extraído del sitio donde este se ubicaba, la tarjeta sirve como recordatorio de un archivo faltante, lleva como rotulo en las pestañas “carpeta de fuera” generalmente en un color llamativo como ser rojo ya que pone en alerta al archivista sobre el documento faltante. Esta carpeta de fuera se la realiza como una tarjeta pero que tiene un bolsillo delantero con la cual se pondrá una nota de los datos del documento que ha sido extraído. Esta hoja nos ayuda a identificar los documentos para saber quien ha sido el que ha solicitado cierto documento y también que momento lo ha extraído y cuando debe devolverlo.

7.8 ARCHIVADOR DE PALANCA.tiene una utilidad mas practica en los estantes ya sean abiertas o cerradas metálicos o de madera en los cuales los archivadores están fabricados de un cartón resistente, tiene un oficio para su instrucción denominado como el lomo de la carpeta en el cual se inserta el rotulo, tiene u oficio en el mismo el cual nos permite insertar el dedo y tener mayor acceso, también llevara una etiqueta o rotulo para anotar el título del documento, además los bordes llevara un perfil fino de metal para evitar el desgaste del cartón.



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La carpeta de palanca servirá para archivar documentos de mayor volumen como ser correspondencias recibidas o extraídas facturas, formularios de impuestos etc. Cualquier actividad requiere un sistema de información y intercambio de informe e incluso la administración que se deberá administrar con una organización de documentos. Elegir un título o sistema.- un sistema de archivo puede definirse como un conjunto de documentos que actúan como una unidad plena para satisfacer un objeto específico para elegir un sistema de archivo se debe se debe estar de acuerdo con el movimiento que se realiza dentro de la institución y que esta se organizara de acuerdo a los documentos de uso, generalmente se usa el sistema alfabético, numérico, por asuntos, geográfico y cronológico. Procedimiento para archivar.- todo documento que llega a la institución debe ser archivado por la secretaria para ello debemos seguir los siguientes pasos: 

el funcionario al recibir una carta o correspondencia debe marcar con un sello de gama la fecha en que se decepciona dicho documento además de consignar el nombre del responsable y su rúbrica todo este con el fin de tener un respaldo en lo que respecta el tiempo acleido entre la fecha de recepción su tramitación y luego y luego su archivo también para saber el respaldo del documento decepcionado.



un preciso análisis y revisión del documento para saber de manera general cual es su asunto.



que resalta en la referencia o asunto también se debe resaltar el contenido fundamental y preciso dentro del “documento” carta para saber cuáles son los puntos principales esto servirá para el registro de planillas de control para su posterior detalle.



en la planilla u hoja de control para saber qué documento ha sido decepcionado o enviado.

Una vez registrado el documento en la hoja de control de deberá clasificar el tipo de sistema a clasificar para el correspondiente documento. Para este ultimo (documento) procedimiento se deberá colocar con un sello que indique para el archivo y finalmente se debe destinar el lugar que le corresponda es decir una carpeta apropiada, mueble apropiado y sus cuidado correspondiente.



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TEMA Nº 8 CLASES DE ARCHIVO De acuerdo a su estructura preferencial y adaptabilidad de la empresa los archivos se clasifican en:

8.1 SEGÚN SU UBICACION 8.1.1 CENTRALIZADOS.Todos los documentos de la empresa se guardan en el mismo lugar y con un solo orden. Quiere decir única o una sola dependencia destinada al manejo, control y acumulación de la correspondencia de los documentos. Generalmente está organizado en las instituciones gubernamentales o estatales, debido al voluminoso flujo de documentos por la composición de diferentes secciones o departamentos que en algunos casos tienen autonomía administrativa. Esto exige una jefatura y funcionarios de apoyo. También puede existir en empresas medianas o grandes.

8.1.2 DESCENTRALIZADOS.Este archivo se organiza mediante la dependencia y organización de los departamentos que funcionan distribuidos entre diferentes secciones de su entidad. Puede haber archivos centralizados o descentralizados, siempre y cuando se trate del control descentralizado este archivo se lleva en cada dependencia en forma autónoma y la responsabilidad del mismo recae en el jefe se sección. Según las necesidades de algunas secciones se descentraliza el archivo, pero dependen de la central con su ejecutivo responsable que también al superior de las dependencias.

8.2 SEGÚN SU USO 8.2.1 ARCHIVO INMEDIATO O ACTIVO.Los documentos son consultados con una alta frecuencia al momento de hacerlos de usos. Deben lógicamente estar situados cerca de su usuario y no es conveniente que contenga excesiva información lo que dificultaría la consulta. Podría corresponder as este tipo de archivo una letra de precios, planillas, registros, correspondencia recibida o enviada, etc.

8.2.2 ARCHIVO INACTIVO O MUERTO.Existen documentos que deben guardarse por diversos imperativos pero que en realidad no se consultan, o si es lo contrario es muy poco. Este tipo de documento son los candidatos ideales al archivo definitivo, que deberá estar empaquetado de forma compacta y que no es necesario que ocupe espacio en el archivo.



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Entre estos pueden estar las planillas de sueldo de gestiones pasadas de ex trabajadores o empleados que se retiraron, etc.

8.2.3 ARCHIVO SEMI ACTIVO.Es la fórmula intermedia entre los anteriores. Los documentos que en él se guardan no se consultan todos los días pero si tienen una cierta frecuencia de consultar se corresponde con a idea espontanea de archivo que todos tenemos. A él van a parar las cartas recibidas que de una vez contextuadas fueron a archivo factura una vez pagados, presupuestos, proyectos, etc.



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TEMA Nº 9 DOCUMENTACION 9.1 INTRODUCCION.La documentación es el sistema mediante el cual se clasifican todos los documentos, entendiéndose por tales, aquellos materiales que en una u otra forma proporcionan información. En este sentido se consideran documento tanto el jeroglífico egipcio, como la carta y el contrato comercial. Con la documentación es posible poner al alcance de los funcionarios de una empresa, en el momento que sea necesario, toda la información sobre un problema o típico especifico. En esta forma todo el material (correspondencia, informes, planos, trabajos y demás documentos) se convierte en información rápida y de eficiente utilidad gracias a la agrupación y al sistema con que ella organice.

9.2 CLASES DE DOCUMENTOS.En cuanto a las actividades y la evolución normal d cada organización se genera y se recibe gran variedad de documentos que se diferencian ya sea por su forma contenido tiempo de validez y extensión. Pueden ser avisos, caratas, certificados, circulares, ventas, decretos, edictos, informes, memorandos, ordenes de servicio, ordenes de compra, de ventas, de trabajo, pagares, etc. Y varían desde el simple folio manuscrito, papel original o copia, grandes impresos registros contables, listados de computador, muestras hasta los duplicados de un microfilme. Estos documentos deben ser distribuidos en grupos para su clasificación y es por tanto razonable no clasificar todos los documentos en las mismas formas. Para facilitar la recuperación es necesario identificarlos, clasificarlos la información esencial que el documento ofrezca ya sea por su interés técnico o histórico.

9.2.1 DOCUMENTOS DE USO RESTRINGIDO.Entre los diferentes tipos de documentos que una empresa posee existen algunos de uso restringido que se conservan en la caja de la empresa, en la oficina del director o en las cajillas de seguridad de los bancos. Para mantener viva esa información se hace necesario tener una carpeta idéntica con el nombre o por el concepto que aglutine los documentos guardados en esos lugares o bien elaborar carpetas individuales identificadas, con el nombre considerando como restringidos dentro de cada carpeta y tarjeta en caso de la utilización de un fichero es necesario mantener un índice de una hoja de relación, que indique cuales son y donde se encuentran los documentos. En las tarjetas se describirá cada documento indicando nombre titulo encabezamiento, numero o código. Estas hojas tiene que ser actualizadas permanentemente, pues la información que contienen ofrece la situación jurídica tributaria administrativa, ect. Una empresa útil para la organización misma o para actividades de tipo fiscal, jurídico o gubernamental. En esta forma el archivo



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no se encontrara des-actualizado o incompleto y para cualquier información suministraran la respuesta adecuada.

9.3 TRABAJOS IMPRESOS.Una organización produce o recibe también trabajos impresos de tipo técnico o especializado, relativos a sus actividades, estos pueden ser guardados en los archivos de las dependencias interesados o bien en el archivo central su ubicación dependerá del uso que se les de y de la frecuencia con que estos se consulten. Para archivar estos documentos se requiere un análisis previo9 que proporcione datos representados por nombres, palabras conceptos o frases llamados entradas o encabezamientos con los culés la búsqueda de la información contenida en ellos es segura y responde a los diferentes intereses de los usuarios. Para identificar este análisis se procede a identificar el titulo con la introducción prologo y epilogo que presente el documento. Esto permitirá al archivista tener una idea global del contenido del trabajo o documento. Este tipo de documento puede ser identificado por: 

Nombre completo del autor.



Entidad responsable de su ejecución.



Asunto o tema.



La palabra y concepto extraídos del título.

Luego de establecer uno o varios encabezamientos, se anotara a mano en la caratula y en el margen superior se seleccionara uno como principal y en la carpeta correspondiente depositaremos el trabajo. En esta forma el documento será localizado fácilmente.

9.4 CORRESPONDENCIA.Una empresa grande o pequeña requiere permanente comunicación sea dentro de ella o bien con otras organizaciones. Esta comunicación toma la forma de cartas, telegramas, solicitudes, y papeles varios que se consideran correspondencia. Dada su variedad es indispensable establecer una clasificación apropiada a las necesidades de los usuarios del archivo, para que la información contenida en la correspondencia pueda ser identificada archivada y recuperada en forma satisfactoria. Al archivar la correspondencia hay que tomar decisiones puesto que en sus diferentes formas, no solo se encuentra uno, sino en muchos casos varios nombres lo que hace necesario analizarlas para decidir con que nombre debe ser archivada, teniendo en cuenta el texto o contenido de la misma. Es además importante y en particular para el servicio comercial, consultar el conjunto de correspondería intercambiada con uno u otro



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motivo interna o externamente con unas u otras empresas o con un cliente determinado de este manera de unificación criterios se evitaran la duplicación de carpetas y se ubicara en forma segura cada escrito. Para una empresa será necesario9 clasificar su correspondencia por grupos ya sea clientes, negocios, proyectos, etc. Es decir por las actividades que entienda o administre se abre entonces una carpeta para cada correspondencia que se ha llevado con un determinado nombre. En otros casos la correspondencia podrá seré agrupada en programas y usuarios en primer término y en segunda instancia por los nombres correspondientes a cada caso.

9.4.1 CORRESPONDENCIA INTERNA.los asuntos internos de una empresa se tramitan por medio de memorandos oficios, notas de interés, hojas modelos, ordenes de trabajo, autorizaciones, copias de cartas y otros que deben ser archivados como correspondencia interna. Recibida o enviada en orden consecutivo de fechas de acuerdo con el remitente destinatario y asunto. Otros documentos que deben completarse dentro de la correspondencia interna son informes, actas y otros.

9.4.2 CORRESPONDENCIA EXTERNA.está constituida por aquella correspondencia que se recibe o se envía como pagares, estados de cuentas, contratos, facturas de compras, licencias, solicitudes de empleo, solicitudes en general, etc. Esta ordenada mediante el sistema establecido de acuerdo a las necesidades de la empresa. Se archivara igualmente por asuntos, nombres, lugar geográfico, números y deberá estar identificada y separada como recibida y enviada además podrá tenerse en cuenta si es nacional o extranjera. Para facilitar su localización y diferenciarla de la interna los marbetes y guiase de las carpetas utilizadas para esta clase de correspondencia podría destacar la diferencia bien sea por colores, modelos diferentes y posiciones de modo que se agilicen su localización.

9.4.3 CONSECUTIVO.en los archivos se acostumbra mantener carpetas de correspondencia enviada y recibida, cuyo contenido se archiva en forma cronológica o consecutiva. Las copias de las cartas enviadas se archivan en orden colocando la carta de fecha más reciente encima de la anterior. Si alguna de estas cartas hace canción a determinado asunto que se posea su propia carpeta respectiva. PROM-2015 11ENCANTOS EJECUTIVOS PARA UN MUNDO SECRETARIAL CON CONOCIMIENTO DE ALTA DISTINCION


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Otro tanto se hará el consecutivo de recibido. Si una carta especifica recibida se archiva en el consecutivo y en la carpeta particular no aparece estaremos omitiendo la secuencias de un negocio. Para reducir trabajo y costos el consecutivo de recibo puede usarse para aquellas cartas cuyo contenido no afecte directamente a ningún negocio ni se relacione con los asuntos que en ese momento interesen a la empresa recordemos además que más de 6 cartas o documentos acerca de un mismo asunto deben tener su propia carpeta.

9.5 CONSERVACION DE LOS DOCUMENTOS.Para la oficina moderna es de gran importancia las cartas que reciben o se despachen los documentos de índole diversa catálogos y otros, que en alguna forma se relacionan con el negocio, la profesión, o los asuntos que tienen a su cargo dicha oficio



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TEMA Nº 10 SISTEMAS DE ARCHIVO 10.1 INTRODUCCION Para la adecuada conservación del material de documentación que se debe archivar con equipos funcionales que permiten cumplir con los fines esenciales del archivo, así como se encuentran archivadores de diversos índoles ya sean verticales u horizontales, las bandejas de escritorios, archivos rotativos del multiplex uso automatizado del micro file pues un sistema de archivo puede ser tan sencillo y tan simple como colocar tarjetas en una serie de cajetines o en nuestra actualidad hacer uso de un sistema electrónico que sirva como unidad central . En la medida en que el pedido equipo y el método de archivo cumplen el propósito para el cual han sido creados serán más cualificados como una sistema de almacenamiento de información, además la eficiencia del archivo dependerá también la vigencia de los registros que se conservan de allí que se puede decir que existen los sistemas de archivos para ayudarnos para reunir, guardar, sacar documentos y archivos que son de constante uso dentro de la oficina.

10.2 CLASES DE SISTEMAS DE ARCHIVO 10.2.1 SISTEMA ALFABÉTICO.Es la forma de guardar los documentos de acuerdo a las letras del abecedario, todos los nombres ya sean instituciones, entidades u otros; se clasificaran en este sistema alfabético, es decir, de la A-Z.

10.2.2 SISTEMA NUMÉRICO.Se los clasifica mediante los números para encontrar los documentos mediante un índice. Su adaptación para el archivo de una empresa, dependerá de las actividades que realice. Sin embargo, es también considerado en muchas decisiones como auxiliar o secundario.

10.2.3 SISTEMA GEOGRÁFICO.Es donde de señala el país, departamento, ciudad, y la dirección del documento, esta debe estar de acuerdo a la localidad geográfica o lugar.

10.2.4 SISTEMA TEMÁTICO O POR ASUNTO.Este sistema se lo va a aplicar tomando en cuenta el nombre a archivar de la carpeta o archivo en este caso ya no se toma en cuenta el nombre de un individuo o institución o el número del documento. Este sistema es uno de los más utilizados dentro de la oficina ya que es más práctico o rápido en el manejo del archivo. PROM-2015 11ENCANTOS EJECUTIVOS PARA UN MUNDO SECRETARIAL CON CONOCIMIENTO DE ALTA DISTINCION


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10.2.5 SISTEMA CRONOLÓGICO.En este sistema se utiliza años, meses, días, además de que nos ayuda a devolver y resolver con el calendario para evitar el olvido de alguna actividad, los documentos son clasificados por el orden de las fechas.



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TEMA Nº 11 SISTEMA ALFABETICO 11.1 INTRODUCCION.Este sistema es que se usa debido a su fundamental orden alfabético en función de los nombres de persona o razón social de la empresa, sus características iniciales son la compresibilidad y la sencillez, rapidez, seguridad, en la ubicación de los documentos evitando la dificultad para localizarla. Este sistema alfabético es la base de los demás sistemas no requiere de índice o tarjeta alfabética para un correspondiente archivo.

11.2 CONCEPTO.El sistema de archivo alfabético es aquel sistema que se utiliza a través de la secuencia alfabética para ordenar y clasificar las carpetas y así tener un orden en toda la documentación que se archiva.

11.3 OBJETIVOS DE ESTE SISTEMA    

Diferenciar los conceptos generales del archivo Determinar las reglas y procedimiento del archivo alfabético Aplicar la secuencia alfabética para el archivo de documentos Adquirir las destrezas necesarias para realizar un sistema alfabético.

11.4 CLASIFICACION.Este sistema alfabético se basa en ordenar la documentación atendiendo al nombre de la empresa, clientes, instituciones, etc., también se puede clasificar por asunto pero, entonces recibe el nombre alfabético por materias La metodología que se sigue es muy simple, se abre una carpeta cuando hay tres o cuatro documentos ya sea de un mismo cliente, empresa o institución en ellas se archiva todos los documentos que presente.

11.5 VENTAJAS.Dentro de las ventajas podemos destacar las más importantes como ser:  

Es fácil y rápido de entender, porque esta ordenado en la misma forma de los directorios telefónicos, los diccionarios, con los cuales está más familiarizado. Es un sistema directo y la persona que archiva solamente tiene que guiarse por los rótulos de las gavetas y las carpetas para guardar y retirar materiales.

11.6 DESVENTAJAS.-



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

Cabe la posibilidad que se plantea dificultades para unirse a un orden estrictamente alfabético, de manera que el archivo puede sufrir variaciones si lo maneja mucha gente dentro de la oficina. Es mejor que solo una persona se encargue de archivar en este sistema.

11.7 PASOS QUE SE SIGUEN PARA APLICAR ESTE SISTEMA 

Significa determinar la palabra que sirva de base para archivar



Es la palabra que determina la clasificación es decir la inicial que implica en que letra se archivara el documento.

 

El colocar los documentos en. sucesión y orden de las letras. Ordenar los nombres alfabéticamente siguiendo el concepto de orden analizado.

11.8 LOS 12 REGLAS DEL SISTEMA ALFABETICO 11.8.1 REGLA N #1. NOMBRES DE INDIVIDUOS Los nombres de individuos se invierten y se alfabetizan el orden siguiente: apellido paterno, apellido materno, primer nombre y segundo nombre. Cada palabra de un nombre es de unidad de clasificación en primer lugar se considera el apellido paterno, luego el materno y luego el segundo nombre o unidad si lo hubiera. Ejemplo.

Apoza arenas Mamani Mancilla Robles Sánchez

Condori Ramírez guzmán Andrade Guzmán Lope

Juan Ana Felipe Luis Juan Fernando

Carlos María

Eduardo

11.8.2 REGLA N # 2. APELLIDO CAMBIA UNA INICIAL.Un apellido cuando va solo se coloca antes que el apellido que lleva el nombre de pila o una inicial. Un apellido con un inicial del nombre de pila completo antecede a un apellido con un nombre de pila completo aun si comienza con la misma letra, ejemplo.

Alvarado Alvarado Bellonti

A. A.



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Bellonti Cárdenas Guzmán Guzmán Guzmán Guzmán

Amanda J. J. Juan Paes

E. Ernesto Juan

11.8.3 REGLA N #3. APELLIDOS CON PREFIJOS.Los apellidos que contienen una preposición artículo o contracción se consideran como una unidad del mismo apellido ejemplo de francisco de la torre de los ríos del valle, etc.

D” Alvares De la torre De la mesa Mc kurdy

Gabriel Victoria guisbert David

Carlos E.

11.8.4 REGLA N # 4. NOMBRES DE CASAS COMERCIALES.Los nombres de casas comerciales, corporaciones o instituciones se clasifican y archivan tal como aparecen siempre y cuando no contengan el nombre completo de un individuo. Los artículos de nombres comerciales o firmas que no sean de lengua española o inglesa no se cambian de sitio y se consideran unidad de clasificación.

Alcaldía Des Hospital Los andes

Municipal Artistas Holandés

El alto Coffe

11.8.5 REGLA N #5. NOMBRES DE CASAS COMERCIALES QUE CONTENGAN EL NOMBRE DE UN INDIVIDUO.Cuando el nombre de una casa comercial o de una institución incluye el nombre completo de un individuo se los archiva considerando lo siguiente: cada una de las combinaciones constituye un nombre completo. a.la primera inicial y apellido b.la inicial intermedia o apellido. PROM-2015 11ENCANTOS EJECUTIVOS PARA UN MUNDO SECRETARIAL CON CONOCIMIENTO DE ALTA DISTINCION


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c.nombre de pila y apellido. d.nombre de pila e inicial o nombre intermedio o apellido.

Gómez Monje Montero Ramírez Toledo

Heladería Campero Galería Arte Importadora

Cine Shop

11.8.6 REGLA N #6. NOMBRES UNIDOS POR (-).Los nombres de las casa comerciales unidos por (-) se consideran como unidades de archivo. Estos deben ser separados por unidades de clasificación los apellidos de individuos unidos por el (-) se consideran ambos como una unidad esto se aplica tanto como a los apellidos como de los nombres que parte de una gama comercial. Este caso no es muy común en la lengua española pero es muy frecuente en la lengua ingles.

EXPORT IMPORT SERVICE M.C.CANN- INCORPORATE ERIKSON KYAN-JANES JOSEPH CAMPANI(TH

11.8.7 REGLA N # 7.- La aplicación de esta regla en español en los nombres de las casas comerciales utilizando el (-) poco frecuente se consideran como unidades de consideraciones separadas sin embargo si contienen nombre y apellido paterno o un apellido compuesto por un (-) se considera con una sola unidad.

Apoza- partes S.. Auto Partes Ramirez-velarde exportadores

A. limitada

11.8.8 REGLA N#8. CONJUNCIONES Y EXPRESIONES FINALES EN EL NOMBRE DE UNA FIRMA.- Las conjunciones y preposiciones para, de, en, etc. No se toman en



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cuenta ni se omiten en la clasificación simplemente se colocan inmediatamente después del nombre para indicar que no se consideran al ser archivados. Los terminados limitados CIA, corp. S. etc. Se clasifican y se consideran como unidades separadoras al clasificarlos para su correspondiente archivo.

Galia y Larkin& J. & Ramírez & Torres &

Valso Cooper L. Asociados CIA

Ltda. CIA S. S.

A. R

11.8.9 REGLA N#9.- Las abreviaturas se clasifican como si el nombre si el nombre estuviera escrito de manera completa, sin embargo las iníciales usadas para presentar un nombre u organización se consideran como si fueran unidades separadas.

Escuela Escuela Fuerza Hotel

Militar Santa Aérea Nueva

De ingeniería Teresa Boliviana York

11.8.10 REGLA N#10. NÚMEROS.- Cualquier número que forme parte de un nombre se considera como si estuviera escrito en letras y como una unidad de clasificación no importa el número de cifras que este contenga.

Almacén Club Estación Restaurant

Cinco y Cuatroc. Cinco Dos

Vente Amigos Lunas

11.8.11 REGLA N#11. TÍTULOS Y GRADOS ACADÉMICOS.Estos no se toman en cuenta al archivar ni al clasificarlos sin embargo se colocan al final de la unidad entre paréntesis ().



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Mamani (Ing.) Muños Paye Pérez

R. Balboa Juan (Lic.)

Marta (dra) Ignacio (Ing.)

11.8.12 REGLA Nº 12.El nombre legal de una mujer casada está formada por su nombre de pila siguiendo por su apellido paterno y finalmente el apellido del esposo unido por la preposición de esta se conserva en el mismo lugar pero no constituye una unidad de archivo sin embargo se coloca después de la misma unidad llegando a formar una sola. El apellido paterno llegara a clasificar como una segunda o tercera unidad de clasificación.

Córdoba

Provincia (de) Puentes (y)

Heredia

Cantón (de)

New

York

Salubridad (Depto. de) City

San

José

Ciudad (de)

Tamaulipas

Estado (de)

Carreteras (Comisión de)

Caminos gociado de)

Educación (Boa of) Educación (Jun de)



(

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TEMA Nº 12 SISTEMA NUMÉRICO 12.1 INTRODUCCIÓN.La aplicación de los números ha llegado a significar la máxima expresión de orden pese a esto gran poder caracterizador carece de fuerza o expresión imaginativa.

12.2 OBJETIVOS.Este sistema cumple los siguientes objetivos:      

Distinguir el principio numérico. Máxima expresión de orden. Su poder caracterizado Su fuerza de expresión. Estructura la combinación apropiada para el sistema numérico. Seleccionar con propiedad una técnica se archivó para el sistema numérico.

12.3 CONCEPTO.Representa el orden en base de números estos se usan en los títulos, en la guía, sub. Guías o índices de las carpetas. Este sistema es indirecto porque requiere el índice o tarjeta alfabética, para determinar el número que le corresponde a casa cuente, por eso su característica de confidencialidad absoluta.

12.4 USOS Y APLICACIONES.El sistema numérico desde implantarse con preferencia en grandes empresas cuyo archivo está en expansión.      

Se utiliza en empresas de seguros para el archivo de pólizas, titulo, acciones, etc. Se utiliza en entidades financieras bancos para cuentas corrientes, créditos, tarjetas de crédito, etc. En instituciones educativas para nóminas de estudiantes, material, etc. Se utiliza para archivos públicos, registros de nacimiento, cédulas, matriculas, etc. En los hospitales, consultorios; y centro médicos, para historias clínicas, en empresas dedicadas a grandes ventas como artefactos, electrodomésticos y todos aquellos artículos que vienen codificados. También aquellos documentos de suma importancia siempre considerando el orden numérico.



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12.5 EL SISTEMA NUMERICO Y SU APLICACIONES El sistema numérico puede aplicarse de la siguiente manera: El sistema numérico consecutivo - corriente del 1 al 1000, etc.  El numero codificado - por numeración romana o números ordinales I, II. III, etc.  El numero combinado por números ordinales o naturales.

12.6 VENTAJAS   

Fácil clasificación. Fácil localización. Amplitud limitada

12.7 DESVENTAJAS    

No se puede extraer una carpeta sin consultar que numero es. No puede funcionar sin índice. Hay que tener máximo vigor de clasificar un archivo. Existe la posibilidad de permutar un error de algún número donde sea irrecuperable



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TEMA Nº 13 SISTEMA POR ASUNTOS O TEMAS 13.1 NTRODUCCIÓN.El sistema de archivo por asuntos se llama también archivo por temas consiste en clasificar los documentos y ordenar bajo un título es decir se debe buscar un producto o concepto de los documentos para nominarlos, se debe tomar en cuenta que su localización debe ser pronta y rápida.

13.2 OBJETIVOS   

Seleccionar con propiedad títulos y subtítulos. Manejar eficientemente el sistema por asuntos. Utilizar los vocablos procesos para que su interpretación sea posible y segura.

13.3 CONCEPTO. A la clasificación de los documentos por la sección del tema, se denomina archivo temático o archivo por asuntos, el nombre o título a utilizar es, producto del tema central del documento. No existen reglas claras que determinen !a palabra precisan, la única norma es de carácter experimental. Para realizar este analizar conceptual es necesario preguntarnos: 

¿Cuál es el tema central de documento?  ¿Su interpretación y traducción es fácil y precisa?  ¿Los usuarios están familiarizados con ese nombre? La organización de un documento por temas requiere de mucho cuidado especialmente en el uso de palabras, expresiones términos y nombres, que al momento de elegirlos deben ser simples, claros sintéticos, significativos y además técnicos el uso y empleo del plural al momento de poner los títulos es sobre todo prioritario. . En resumen y en conclusión el tema por asuntos tiene como fundamento "captar la idea principal del documento y deducir la palabra adecuada, conocer la organización y la necesidades potenciales de la empresa nos permitirá organizar eficientemente y con eficiencia este tipo de archivo.

13.4 USOS.- Este sistema se utiliza para: 

Instituciones que realizan investigaciones científicas, para archivar documentos de estudios y proyectos.



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PROM-2015 TECNICO SUPERIOR CARRERA DE SECRETARIADO EJCUTIVO CENTRO DE ORGANIZACIÓN PRIVADO DE ESTUDIO EN COMPUTACION   

Instituciones educativas para archivo de material didáctica. Bibliotecas, videotecas, galerías de arte, etc. necesitan agrupar sus temas. Agentes de compras y fabricantes además sorpresas diversificadas.

Que

por

su

naturaleza

13.5 VENTAJAS.El sistema de clasificación por materias ofrece las ventajas siguientes:  

Su facilidad para ser comprendido; por eso resulta útil para la correspondencia útil para la correspondencia y para los papeles tiene que ver una utili dad respectiva. Es posible ampliarlo ilimitadamente

13.6 INCONVENIENTES.Es archivo por materias tiene el inconveniente de que cuando no se conoce el asunto en cuestión no resulta fácil su localizador lo cual se agrega la dificultad que puede entrañar la determinación del asunto a la que pertenece un documento. Además es bastante factible incluir los factores de un tema en otra carpeta, en especial si estos tratan de diversos asuntos, por !o que es necesario disponer una aplicación en este tipo de clasificación se aplica en organismos oficiales, oficinas de ventas y servicios, sobre todo, es e! más ampliado por escritores y periodistas que de este modo archivan los asuntos que son de su interés,



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TEMA Nº 14 SISTEMA GEOGRÁFICO 14.1 INTRODUCCIÓN.Para orientarnos geográficamente necesitamos ver puntos geográficos por ellos utilizamos mapas y puntos cardinales. El sistema del archivo geográfico toma en cuenta como referencia geográfica a Punto geográfico los continentes, países, ciudades, provincias, calles, pueblos, Avenidas, etc. Para la aplicación de este sistema utilizamos formas o modos para este archivo

14.2 OBJETIVOS.Escoger de forma de división geográfica que más convenga. Aplicar un sistema geográfico adecuado. Identificar dos usos de ventajas y desventajas. Archivar y consultar eficientemente el sistema.

14.3 CONCEPTO.Este sistema geográfico consiste simplemente en ordenar la correspondencia o todo tipo de documentos ya sea por localidades, países, estados, provincias, ciudades, pueblos, sectores, secciones, etc. De manera geográfica poniendo límite para su respectiva organización esta actividad cambia naturalmente de acuerdo a la entidad al negocio o cualquier actividad que realice una institución. La gran mayoría de las instituciones especialmente aquellas que se dedican en diversos territorios tales como: empresas importadoras, empresas exportadoras, distribuidoras, organizaciones de compra y venta, etc. Hacen uso de este sistema para poder localizar cualquier tipo de archivo o documento.

14.4 USO DE ESTE SISTEMA Su utilización es recomendable en los siguientes casos:   

Cuando las empresas tienen agencias, distribuidores, concesionario o sucursales. En empresas o instituciones cuyas actividades y ventajas se expanden en diferentes zonas geográficas tanto a nivel nacional e internacional. En empresas de servicios públicos como ser luz, agua, teléfono, transporte,



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

correo, etc. Empresas dedicadas a ventas por Internet o por correo electrónico.

14.5 PROCEDIMIENTO.Primero revisar la correspondencia .Clasificar, es decir determinar los nombres de la localidad y del corresponsal bajo los cuales archivara el documento. Abrir carpetas de la actividad o cosas del que se desea tener información, una vez localizada el lugar

14.6 VENTAJAS.Resulta excelente, el método geográfico para que trabajen a nivel nacional e internacional y tienen voluminoso flujo de correspondencia y su clientela está dispersa por distintas ciudades, países y continentes. Este sistema es aconsejable para aquellos negocios y empresas que organizan efectúan y controlan sus operaciones por distritos geográficos. También es aconsejable para las oficinas gubernamentales que tiene que ver mucho con personas naturales o jurídicas, establecidas en distintos lugares del país, provincia, ciudad o fuera de él.

14.7 DESVENTAJAS.Las desventajas que caracterizan a este sistema primeramente es que presta a errores por las abundantes sub. Divisiones, y la otra que resulta muy costoso por la demora de localización y acumulación.



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TEMA Nº15 SISTEMA CRONOLÓGICO 15.1 INTRODUCCIÓN.Desde tiempo remoto la cronología ha determinado el orden de los sucesos históricos. Es por eso recordar con gran importancia que el orden cronológico tiene en todas las manifestaciones humanas, puesto que después del orden por cualquier sistema y orden por fichas, de ahí que el tiempo cuenta en. Su estructura nos permite analizarlo un sistema de ordenamiento, siempre individual o acompañado por otro sistema. Este método es muy simple porque toda persona conoce la división lógico del tiempo.

15.2 OBJETIVOS 1. Diferenciar en el sistema cronológico como principio de recordatorio. 2. Aplicar correctamente el orden de !a fechas. 3. Guardar y consultar eficientemente los archivos en el sistema cronológico.

15.3 PRINCIPIOS CRONOLÓGICOS.La cronología es una ciencia que divide el tiempo de periodos o etapas, para aclarar el orden de los sucesos, la cronología en los países occidentales, toman como referencia cronología o punto de referencia el nacimiento de Cristo.

15.4 CONCEPTO.El sistema cronológico es el que se usa con la secuencia con las fechas para el orden de documentos. Su uso abarca todos los sistemas de ordenamiento. Es un sistema que nos sirve como recordatorio ya que su función es como la agenda.

15.5 USO.Este sistema por ser tan difícil y rápido su uso es:  

En instituciones privadas o públicas. En fábricas y en todas aquellas empresas



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En empresa o entidades que tienen manejos mensuales, trimestrales, etc.

.

15.6 VENTAJAS.Sencillo y rápido permite huevos documentos. Desventajas Obliga a conocer la fecha del documento.

15.7 DESVENTAJA.Obliga a conocer la fecha del documento.



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TEMA Nº 16 MANUAL DE ARCHIVO 16.1 INTRODUCCION.El archivo de una empresa es indispensable tener como elemento de trabajo básico un manual donde se especifiquen todas las normas que lo rigen y los procedimientos que se usan para el manejo adecuado de la documentación.

16.2 PARTES DEL MANUAL DE ARCHIVO.Un manual de archivo consta de las siguientes partes:

16.2.1 IDENTIFICACIÓN.se escribe el nombre y ubicación de la empresa organograma de la sección de archivo nombre de los cargos y de las personas que los desempeña. Este último dato debe actualizarse cuando sea necesario.

16.2.2 OBJETIVO.unificar criterios respecto al ordenamiento de los documentos facilitar la obtención de la información encontrar con facilidad datos anteriores para posibles investigaciones establecer normas para el préstamo y control de la documentación y normas de seguridad determinar el tiempo de vida de los documentos y sistemas adecuados de traspaso.

16.2.3 DOCUMENTACIÓN ARCHIVADA. - en este punto se especificara toda la documentación que se guarda bajo la denominación conocida por la empresa sin excluir ningún tipo de documento.

16.2.4 SISTEMAS UTILIZADOS.se describe aquí detalladamente el sistema usado para archivar toda la diversidad de documentos.

16.2.5 CODIFICACIÓN.si la ley en este caso se debe hacerse una descripción detallada colocando al frente el nombre de cada asunto con su código seguido de un listado con todas las posibles divisiones y su correspondiente codificación. PROM-2015 11ENCANTOS EJECUTIVOS PARA UN MUNDO SECRETARIAL CON CONOCIMIENTO DE ALTA DISTINCION


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16.2.6 SISTEMA DE TRASPASO.SE explica

la forma frecuencia y época que se ha escogido para traspasar así como las posibles alternativas y determinaciones que se tomen en caso de emplear la microfilmación.

16.2.7 CONTROL DE DOCUMENTACIÓN.Deben establecer muy claramente las medidas de seguridad que se tomaran respecto a los documentos como se van han manejar los prestados afueras y roturados además quienes pueden recibir carpetas en préstamos y establecer un tiempo prudencial para la permanencia de las mismas fuera del archivo.

16.3 FICHEROS.aquí se explicara la importancia de mantenerlos indicando las normas de elaboración de tarjetas, guías creación, de vocabularios y su manejo.

16.4 DESCARTE.se establecer el tiempo de vida para cada documento al cabo del cual podrá descartarse o destruirse mediante la elaboración del acta respectiva.

16.5 RECUERDE QUE:        

Clasifique con base un sistema los documentos y correspondencia conservados en el archivo. Establezca un sistema de clasificación basándose en criterios acordes con los objetivos de la empresa. Clasifique los papeles en orden exacto, de acuerdo con el sistema que está utilizando. Archive todos los documentos que ingresan al archivo y selecciónelos las diferentes formas en que presentan los documentos implican trata mientos especiales. Antes de archivar ordene los papales y utilice el clasificador. Archive el material todos los días. archive por orden de fechas colocando encima el material más reciente. Revise siempre que los papeles estén ordenados desde el punto de vista cronológico.



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TEMA Nº 17 OTROS SISTEMA DE ARCHIVO 17.1 DEFINICION.Las nuevas tecno0logias permiten la descripción y automatización de cada uno de los procesos relacionados con la documentación y que están basadas en la informática y los nuevos soportes electrónicos. Los principales instrumentos utilizados son:

17.2 DISQUETE.Fiabilidad nula capacidad de almacenamiento mínima de 1.5 Mb o se puede tener cierto control de seguridad sobre la información guardada, pero es total solo para conservar documentos a corto plazo, pero no sirve para la conservación permanente.

17.3 DISCOS ZIP. fiabilidad media capacidad de almacenamiento hasta 250 Mb sirve para hacer copias de seguridad pero no para consultar.

17.4 DISCO DURO.Fiabilidad media, capacidad de almacenamiento muy grande hasta 60 gb. Posibilidad de añadir y eliminar ficheros muy fácilmente, pero no se puede controlar a través de contraseñas. Es el soporte ideal de cualquier tipo de fichero.

17.5 CD-ROMS.Gran fiabilidad para la conservación de la documentación en el caso de CD´s no modificables. Capacidad de almacenamiento hasta 650 Mb Es útil para conservar documentos con texto, sonidos e imágenes. Son útiles para conservar información que no se ha de modificar y de consulta usual: instrumentos de descripción el archivo. Los no modificables son útiles para confirmar información definitiva.

17.6 DVD.-



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Gran fiabilidad capacidad de almacenamiento muy grande hasta 650 Mb permite controlar, añadir, modificar y eliminar. Es decir útil para conservar ficheros de texto, sonidos e imágenes.

17.7 SISTEMA DECIMAL.Este se ha tratado ya en el apartado presente, puesto que deriva del sistema numérico. Se trata de un procedimiento muy riguroso y preciso pero una determinada exacta de los asuntos, la total subordinación de estos a divisiones y grupos

17.8 CLASIFICACION ALFANUMERICO.Combina uno de los sistemas de clasificación mencionadas. En uno de los sistemas alfanuméricos más habituales, a cada letra del alfabeto se le asigna un número. Las carpetas se ordenan alfabéticamente en el archivo y los números se usan tan solo como regencia sobre la documentación.

17.9 LA MEMORIA DEL COMERCIO.Todo negocio necesita archivos para conservar datos importantes acerca de sus productos, empleados, etc. El manejo de archivos es cada día una de las funciones más importantes en la oficina moderna. Se dice que las comunicaciones son el combustible que alimenta los negocios para su funcionamiento; a medida que un negocio crese, el caudal de sus comunicaciones se multiplica y esta se convierte en documentos que ay que guardar para referencia futura.



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TEMA Nº 18 CONTROL DE LA DOCUMENTACION Y NORMAS DE SEGURIDAD 18.1 INTRODUCCION.Para la correcta administración de un archivo es preciso adoptar criterios en cuanto la recepción de documentos su clasificación.

18.2 PRESTAMO DE DOCUMENTOS.Este control debe indicar que papeles están afuera quien los tiene cuando se retiraron y cuando deben ser devueltos. Para llevar a cabo este control realizaremos los siguientes pasos: 

Atender la solicitud  Anotar la hoja y fichas de sustitución quien retiro el material  Seguir los documentos hasta su ingreso al archivo Siempre que sea posible, los papeles archivados deben solicitarse por escrito, por medio de un formulario, si la solicitud es recibida por teléfono, anotaran los datos inmediatamente en la ho0ja respectiva. En las oficinas pequeñas en donde comúnmente se maneja archivos descentralizados y donde el solicitante toma los datos personalmente a las solicitudes se reciben generalmente en forma verbal.

18.2 PRESTAMO DE DOCUMENTOS.18.3 PROCEDIMIENTO.Cuando el documento se envía al solicitante colocaremos la hoja de sustitución dentro de la carpeta de donde salió el documento; la ajustaremos a la cartulina que dice afuera cuando la carpeta con todos los documentos. Algunas veces los papeles de un archivo tienen que ser consultados por varios funcionarios o dependencias o en este caso para no dar varias entradas al archivo a un mismo documento se puede usar uno de los siguientes métodos.



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cada usuario después de utilizar el documento lo pasara al siguiente solicitante y llenara para ello una hoja de seguimiento que enviara al archivo.  Se elabora una lista de todas las personas que utilizaran el documento la cual se anexa la hoja de seguimiento. 18.4 SEGIMIENTO.- Al finalizar el día de trabajo debemos colocar en su lugar los documentos en su lugar los documentos en su lugar los documentos restringidos o confidenciales.



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TEMA Nº 19 LOS ARCHIVOS DE LA EMPRESA 19.1 OBJETIVO.El objetivo es un fundamento del archivo de una organización es conservar os documentos.

19.2 CRITERIOS.En una empresa pequeña comenzara por tener un archivo único, pero a medida que crese sus actividades tendrá que modificar el sistema llevado y adaptarlo a los nuevos sistemas.

19.3 INFORMACION EN LOS ARCHIVOS.Según la información y la temporalidad para la empresa que ofrezca los documentos y los archivos se consideran: activos o de consulta permanente, inactivos y sami activos.

19.4 MATERIAL PERMANENTE O ACTIVO.El activo representa el material informativo de la actividad empresarial constantemente información atreves de los documentos

19.4.1 ARCHIVO INACTIVO.- Se guardan los documentos que son consultadas ocasionalmente. 19.4.2 ARCHIVO SEMI ACTIVO.Es considerado como un intermedio entre el archivo activo y el inactivo y su implantación depende de las actividades de la empresa. Puede mantenerse en las gavetas donde se mantienen activo. También se puede establecer en otro archivo colocado a uno de sus lados. Su utilidad será dada por la capacidad del archivo activo o sami activo.

19.5 PROPIEDADES QUE TIENEN CADA INSTITUCION.Existen millones de empresas a nivel nacional, con diferentes negocios, todo documento es importante de acuerdo a la utilidad que las diferentes entidades.

19.6 RECORTES DE PRENSA.En alguna institución se acostumbra archivar algunos recortes de periódicos. PROM-2015 11ENCANTOS EJECUTIVOS PARA UN MUNDO SECRETARIAL CON CONOCIMIENTO DE ALTA DISTINCION


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TEMA Nº 20 CLASES DE ARCHIVO 20.1 DEFINICION. Al constituir una organización o bien al desarrollarse y diversificarse su actividad es indispensable conocer las tres clases de archivo que se pueden llevar con el fin de establecer aquel que más se adapte a sus necesidades. A continuación observaremos las tres clases de archivo.

20.2 ARCHIVO CENTRALIZADO.En este archivo están almacenados todos los documentos de la empresa y en que deben incluirse actas de constitución, copias de correspondencia despachadas y recibidas, informes, registros de contabilidad. Así mismo se debe establecer un horario para la recepción y envió de documentación, también se debe tomar en cuenta la necesidad de obtener5 fotocopias de os documentos que sean indispensables en la oficina de archivo.

20.2.1 VENTAJAS.Ofrece:   

mayor precisión Perfecto control de documentos y responsabilidad individual de funcionarios. Mayor orden y prontitud en el proceso mismo, se obtiene disminución en el tiempo de almacenamiento y en la recuperación de la documentación.

20.2.2 DESVENTAJAS. 

Si el archivo no está cerca de las oficinas centrales se correría el riesgo de perder tiempo en el acceso y localización del archivo de un documento Este archivo solo se puede usar para organizaciones.

ARCHIVO DESCENTRALIZADO.Este sistema completa los archivos que son llevados por cada dependencia de la empresa. Su adecuado funcionamiento y permanente colaboración entr e ellos.

20.3.1 VENTAJAS.-



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PROM-2015 TECNICO SUPERIOR CARRERA DE SECRETARIADO EJCUTIVO CENTRO DE ORGANIZACIÓN PRIVADO DE ESTUDIO EN COMPUTACION    

Fácil acceso y localización de la documentación Ahorra trámites para la recuperación y localización de la información. Normas estrictas en cuanto al número de copias que debe hacerse de cada documento elaborado Limita el número de empleados el gasto de espacio equipo y papelería.

20.3.2 DESVENTAJAS. 

falta de personal capacitado Intensificación en las tareas diarias de la secretaria que, muchas veces no alcanza a mantener actualizado el archivo.

20.4 ARCHIVO DESCENTRALIZADO CON CONTROL CENTRAL.Este sistema permite un archivo en cada dependencia además del archivo central donde son llevados todos los documentos recibidos y enviados por la empresa y sus copias. En las empresas medianas se utiliza este sistema de archivo porque uno y otro sistema ofrece a saber.

20.4.1 VENTAJAS.

Pronta y efectiva respuesta y localización de información así como la seguridad de recuperar cualquier documentos en el archivo de cada dependencia de hubiera extraído

20.4.2 DESVENTAJAS.  

Aumenta en el personal vinculado que conlleva aumento de costos y salarios Gasto excesivo de equipo espacio, papelería y tiempo Duplicidad en muchas funciones



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TEMA Nº 21

KARDEX 21.1 GENERALIDADES.La razón principal de los archivos es reunir ORDENADAMENTE todos los documentos además garantizar una perfecta y brindar una oportuna y eficiente información. Esta situación ha dado lugar a la búsqueda de otros mecanismos que permiten reducir el crecimiento rápido y pesado del archivo. Este es el punto de partida del uso de nuevas técnicas archivistas de los que una es el KARDEX para almacenar solamente datos extractados de los documentos que o pueden descartarse sin perjudicar los valores inmediatos.

21.2 METODOLOGIASe procede a la a la selección de papeles cuyo contenido o texto central es de importancia que exige su conservación; como el caso de fechas de pago, de cheques tipo mercadería clientes que trabajan con créditos. En este caso se recurre a la técnica llamada “ ” con otros elementos especialmente diseñados pequeños en tamaño como la tarjeta microfalsiva en disquete que requieren espacios reducidos. SISTEMAS son 

Tarjetas



Micro filiación



Microfichas



Computarizado

21.3. SISTEMAS DE TARGETAS el uso de tarjetas de material especial o cartulina cuyas dimensiones casillas y características dependan de la finalidad y utilidad que se le asigne. En caso de incorporase en la empresa el archivo o tarjetas kardex.



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EL ARCHIVO Y KARDEX.pdf

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