REPÚBLICA DEL ECUADOR UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA SAN ANTONIO DE MACHALA
ESCUELA DE GESTIÓN
TÍTULO: “Estrategia de reducción de costos para la disminución de los costos de inventario de los productos esenciales para la construcción en la Ferretería “MACAS” del Cantón El Guabo - El Oro en el año 2010.”
EN OPCIÓN A LA APROBACIÓN DE LA ASIGNATURA INVESTIGACIÓN CIENTÍFICA II
AUTOR: Elizabeth Carolina Armijos Verdy
Machala, 2010
REPÚBLICA DEL ECUADOR UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA SAN ANTONIO DE MACHALA
ESCUELA DE GESTIÓN
TÍTULO: “Estrategia de reducción de costos para la disminución de los costos de inventario de los productos esenciales para la construcción en la Ferretería “MACAS” del Cantón El Guabo - El Oro en el año 2010.”
EN OPCIÓN A LA APROBACIÓN DE LA ASIGNATURA INVESTIGACIÓN CIENTÍFICA II
AUTOR: Elizabeth Carolina Armijos Verdy
TUTOR: Dr. Luis Carmenate
Machala, 2010
1.2 ÍNDICE 1. SECCIÓN INTRODUCTORIA ........................................................................ 1 1. PORTADILLA ................................................................................................. 2 1.2 ÍNDICE ......................................................................................................... 3 1.3 INTRODUCCIÓN ......................................................................................... 6 2. SECCIÓN PRINCIPAL: EL DISEÑO TEÓRICO ............................................. 8 2.1 MARCO TEÓRICO ....................................................................................... 8 2.1.1 Evolución de la Gestión de Inventarios en el Proceso Contable de Costeo de Mercancías en relación con los Costos de Inventario de los productos esenciales para la construcción. .................................................... 8 2.1.2 Caracterización Gnoseológica del Proceso Contable de Costeo de Mercancías. .................................................................................................. 16 2.1.3 Caracterización Gnoseológica y contable de la Gestión de Inventarios ...................................................................................................................... 28 2.1.3.1 Caracterización Gnoseológica de la Gestión de Inventarios ............. 28 2.1.3.2 Caracterización contable de la Gestión de Inventarios ..................... 31 2.1.2 Valoración de la Situación Actual de Los Costos de Inventario de los productos esenciales para la construcción en la Ferretería “MACAS” del Cantón El Guabo - Provincia de El Oro durante el año 2010. ....................... 33 2.2 CATEGORÍAS DEL DISEÑO TEÓRICO .................................................... 36 Situación problémica. ............................................................................. 36 2.2.1 Problema científico de la investigación. ............................................... 37 2.2.3 Objeto de investigación ........................................................................ 37 2.2.4 Posibles causas que originan el problema. .......................................... 37 2.2.4 Objetivo de la investigación.................................................................. 37 2.2.5 Campo de acción de la investigación. .................................................. 37 2.2.6 Hipótesis científicas ............................................................................. 38 2.2.6.1 Variables Científicas ......................................................................... 38 2.2.6.1.1 Variable Independiente .................................................................. 38 2.2.6.1.1.1 Conceptualización de la variable independiente ......................... 38
2.2.6.1.2 Variable dependiente ..................................................................... 39 2.2.6.1.2.1 Operacionalización de la variable dependiente: .......................... 39 2.2.7 Tareas científicas ................................................................................. 39 2.3 DISEÑO METODOLÓGICO ....................................................................... 41 2.3.1 Tipo de Investigación: .......................................................................... 41 2.3.2 Paradigma de Investigación ................................................................. 41 2.3.3 Población y muestra............................................................................. 41 2.3.3.1 Población ....................................................................................... 41 2.3.3.1.1 Descripción Técnica, Social-Demográfica de la Población ......... 41 2.3.3.2 Muestra de la Investigación.............................................................. 43 2.3.3.2.1 Tipo de Muestra ............................................................................. 43 2.3.4 Métodos, técnicas y procedimientos .................................................... 43 2.3.4.1 Métodos Teóricos .......................................................................... 43 2.3.4.2 Métodos Empíricos ........................................................................... 44 2.3.5 Tratamiento estadístico de la información ............................................ 44 2.4 CRONOGRAMA DE LA INVESTIGACIÓN................................................. 45 3. RESULTADOS ESPERADOS ...................................................................... 47 3.1 Proyección de resultados esperados ...................................................... 47 3.2 Posibilidades de aplicación de los resultados ......................................... 47 3.3 Organismo Introductor ............................................................................ 47 4. PRESUPUESTO .......................................................................................... 48 5. SECCIÓN DE REFERENCIA ....................................................................... 49 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ................................................................. 49 BIBLIOGRAFÍA GENERAL ........................................................................... 52 6. ANEXOS ...................................................................................................... 54
1.3 INTRODUCCIÓN El entorno económico en que operan las empresas modernas en la actualidad ha cambiado, los mercados se han ido globalizando y la competencia entre empresas se acelera. Este proceso exige que las empresas coordinen actividades cada vez más complejas de forma tal que las compras, la producción y la financiación tengan costos más bajos. Por esta razón la reducción de los gastos sin reducir los ingresos es hoy en día, un aspecto vital para la propia subsistencia de la empresa. Todo ello condiciona una serie de cambios en cuanto a las prácticas de los negocios, convirtiendo al cliente en una fuente de información sobre la calidad del producto y el servicio que recibe. De ahí que las formas clásicas de dirigir las empresas, vayan perdiendo vigencia a favor de análisis y enfoques de dirección. Lamentablemente en el Ecuador y en especial en nuestra provincia cuenta con una serie de empresas que se han visto afectadas por estos cambios en los negocios, y sus propietarios tienen muchas dificultades para realizar un control directo y oportuno de sus actividades (compra y venta de materiales) que se realizan en un determinado lapso de tiempo como es el caso de la “Ferretería Macas” ubicada en el Cantón El Guabo que fue creada para la comercialización de materiales de construcción y hasta la presente fecha no tiene un eficiente control adecuado de inventarios. La falta de información veraz, oportuna y actualizada, por parte de los dueños de la empresa, se ha convertido en un problema interno para su administración y comercialización, ocasionando recesión económica, pérdida de tiempo en reporte a clientes, desperdicios de recursos, errado stock de mercadería, desorganización tributaria, obstrucción y pérdida de mercaderías, elevados costos de inventario de los productos esenciales para la construcción. De lo expuesto anteriormente se deduce que el control eficiente de las actividades que se ejerzan sobre los flujos materiales, informativos, financieros y de decisiones desde un origen hasta un destino serán con el objetivo de brindar un servicio que se ajuste a las necesidades y requerimientos de los
clientes a la organización, a un costo razonable, con la calidad requerida y en el momento oportuno, permite de cierta forma ocupar a la empresa en una posición competitiva ventajosa. Por tal razón el nuevo entorno exige una gestión más eficiente de los inventarios con la finalidad de reducir los costos y mejorar el servicio al cliente. El sistema de inventario juega un papel decisivo dentro del sistema contable en una entidad, puesto que este es esencial para garantizar los niveles de ventas deseados, los que son necesarios para el alcance de las utilidades. Por los antecedentes expuestos considero, que es de vital importancia realizar una investigación que permita disminuir los costos de inventarios de mercaderías; puesto que los mismos ayudarán a alcanzar una mayor rentabilidad en la organización. Pero para el logro de este objetivo se propone la “Elaboración de una estrategia de reducción de costos de inventarios”, la misma que constituye una solución para la empresa involucrada objeto de mi investigación. La novedad científica de la investigación y sus principales aportes pueden resumirse en la propuesta y aplicación de una estrategia que integra coherentemente técnicas e instrumentos que posibiliten una buena política de compras, un control más eficiente del inventario repercutiendo en la disminución de los costos, mejorando la rentabilidad económica y el nivel de satisfacción del cliente. En la aplicación del procedimiento se determinan los costos de inventarios y técnicas e instrumentos de relevancia para el perfeccionamiento de la gestión de inventarios en la organización.
2. SECCIÓN PRINCIPAL: EL DISEÑO TEÓRICO 2.1 MARCO TEÓRICO 2.1.1 Evolución de la Gestión de Inventarios en el Proceso Contable de Costeo de Mercancías en relación con los Costos de Inventario de los productos esenciales para la construcción. Actualmente utilizar el término inventarios en nuestro vocabulario es muy simple; pues todos los conocemos como el conjunto de mercadería acumulada disponible para la venta que posee una determinada organización. Y que sirven para la obtención de recursos y satisfacción de la sociedad. Gestión de Inventarios, es una representación que va mucho más allá de almacenar la mercadería, al contrario busca en su concepto gestionar, establecer la forma más correcta y eficaz de llevar un control de inventarios; en cuanto a sus costos por almacenamiento, entrega, etc. La administración de inventarios implica instaurar en las organizaciones nuevas técnicas y métodos, muy aparte de controlar los inventarios su principal objetivo es elevar los niveles de venta con el menor recurso posible y lograr la satisfacción del cliente con productos a precios bajos. Se encuentra claro que el surgimiento de la gestión de inventarios fue en el mismo momento en que apareció el proceso contable del costeo de mercancías (contabilidad de costos); si bien es cierto la contabilidad en general inició desde la antigüedad aún cuando el hombre no se desarrollaba al cien por ciento y ni siquiera tenía certeza de las habilidades que pudiera desplegar. Por tales motivos para el presente proyecto se toma como punto de partida el mismo momento en que se inició la contabilidad. A continuación se presentan y enmarcan el desarrollo de la gestión de inventarios en grandes momentos, destacando los elementos que la caracterizan en cada uno de ellos:
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a. Inicios de la Contabilidad En las épocas atrás, los antiguos pueblos de oriente y arábigos, se destacan Mesopotamia, Egipto, Babilonia, entre otros fueron quienes promulgaron los primeros indicios contables en todo el antiguo continente y es así que por la necesidad de administrar bien sus riquezas estos pueblos crean sistemas aritméticos que les ayudaban a controlar sus bienes y materiales. En estos pueblos antiguos utilizaron las planchas cerámicas, estiletes, piedras fueron los primeros instrumentos que el hombre utilizó para verificar todo el movimiento de aquello de lo cual disponía. Es aquí donde nace la cuenta como registro contable. Conforme avanzaban el tiempo evolucionó la forma de registrar los movimientos comerciales pues ahora el hombre “procesó en el sentido de reunir los hechos de cada día y de separar débitos y créditos para encontrar la diferencia entre que es el saldo o lo que sobre de la confrontación” (1). Ahora los registros se los realizaba en tablas de arcilla que facilitaban la escritura de los movimientos. El perfeccionamiento de registrar los datos evolucionó de tal manera que comenzaron a parecer escuelas donde impartían escrituración contable y ya había la profesión del contabilista (recaudadores de impuestos), los jefes y responsables de los aspectos contables. Hubo un determinado tiempo que los sumos sacerdotes también conocían acerca de contabilidad. Ya en la edad media la contabilidad crece a pasos agigantados el desarrollo de la escritura contable y contabilidad permitieron dejar los registros rudimentarios de las transacciones comerciales en muchos países como Italia, Egipto, etc.; aparecieron y se utilizaron libros de registros (posible solo en razón de los papiros). Se promulga la primera obra impresa en contabilidad que difunde las partidas dobles y sus criterios de escrituración es el del fraile franciscano Luca Paciolo, surge en Venecia en 1494 d. de C. Posteriormente surgieron un sinnúmero de obras que consistían en un “juego de libros, uno que contenía los registros cronológicamente y el otro que agrupaba las cuentas caja, corresponsalía, perdidas y ganancias” (2); de tal forma podemos decir que fue el origen de los que hoy conocemos como libro diario y 9
mayor general. Fueron muchos los escritores en esta época, en diversas partes de Europa, pero algunos se destacaron y representaron inteligencias que hicieron crecer nuestro conocimiento. Posteriormente las glorias de la evolución en los años 1700 pertenecen a los franceses, los siguientes siglos XVI, XVII y XVIII trajeron siempre en forma el desea de entendimiento y expansión del conocimiento contable, aunque no penetraron en esencia los fenómenos de la riqueza. b. Introducción de la Contabilidad en la ciencia y surgimiento de la contabilidad de costos. Esteva Raphael escribía: “El arte no da razón de lo que hace; la ciencia demuestra razón de lo que dice. El arte persuade, la ciencia convence. Si la contabilidad es arte, ella necesariamente debe ser hija de una ciencia. Y esta ya ha nacido por el análisis de un hecho del cual ella concluye con precisión y evidencia otros” (3). Ya en los años 1700 la contabilidad se la empezó a entender no sólo como una técnica o método para registrar los débitos y créditos, costos, gastos e ingresos que pudieran tener el hombre o las organizaciones existentes sino como una herramienta
de
planeación
y
control
esencialmente
dentro
de
las
organizaciones. Si revisamos con suma certeza la evolución de la contabilidad podemos definir que juntamente en un lapso de tiempo se habló de contabilidad de costos por los siglos XVI y XV; sin embargo muchos estudiosos, no lo creen asi, pues en la antigüedad solo se referían a transacciones simples de contabilidad básica. En los años 1776 con la revolución industrial se da un gran paso al surgimiento de las fábricas primordialmente en Inglaterra y es en estos años donde se ejerce un mayor control sobre los materiales y la mano de obra y sobre el nuevo elemento del costo que las maquinas y equipos. Ya para 1777 se hizo una primera descripción de los costos de producción por procesos con base en una fábrica de medias de hilo de lino. Mostraba como el costo de los productos terminado se puede calcular mediante una serie de
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cuentas por partida doble que llevaba en cantidades y valores para cada etapa del proceso productivo. En las últimas tres décadas del siglo XIX a Inglaterra fue el país que se ocupó mayoritariamente de teorizar sobre los costos. En 1.778 se empezaron a emplear los libros auxiliares en todos los elementos que tuvieran incidencia en el costo de los productos, como salarios, materiales de trabajo y fechas de entrega. Fruto del desarrollo de la industria química es la aparición del concepto costo conjunto en 1.800 aunque la revolución Industrial se originó en Inglaterra, Francia se preocupó más en un principio por impulsar la contabilidad de costos. A finales del siglo XIX el autor HENRY METCALFE publicó su primer libro que denomino costos de manufactura. En los años 1890 y 1915 fue el tiempo donde más se evolucionó el concepto de costos y es aquí donde ya se establece un diseño de estructuración de la contabilidad de costos, se estableció un registro de costos en países como Inglaterra, Estados Unidos y además se establecieron conceptos en: Establecimiento de los costos directos, indirectos, valuación de los inventarios, costos por materiales, mano de obra, materia prima y proceso-producción. De este modo, los contables fueron fortaleciendo su profesión diseñando métodos únicos para determinar los costos. Esta característica se mantuvo hasta la generalización
del uso industrial de equipos pesados y el desarrollo de
técnicas de producción en masa. Entre los años 1920 y 1930 debido a la gran demanda social, especialmente por parte de los dueños de las fábricas; no solamente se requería determinar o conocer cuales eran los costos que incurrían proceso productivo, ahora se buscaba la forma de usar costos para la planificación, control y toma de decisiones. Sin embargo durante estos años no se alcanzó tal evolución. Ya en la década de los años cuarenta y cincuenta los estudiosos de la contabilidad se proponen de utilizar la información contable para la planificación y el control, dentro del contexto de la contabilidad de costos, y resaltando la
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importancia que tiene esta evolución de la contabilidad para la alta gerencia en una organización. Con estas nuevas ideas se consiguió ampliar el marco de la contabilidad de costos, que evolucionó y se transformó en Contabilidad de Gestión o Management Accounting este término aparece por primera vez en 1957 en la obra Keller titulada Management Accounting for Profit Control. Durante esta época de la denominada Contabilidad de Gestión es donde surge la Gestión de Inventarios un término no tan ambiguo pero de suma importancia dentro del campo empresarial, su evolución se detalla en las siguientes etapas: Etapa Iniciación: Los orígenes de la gestión de materiales comenzaron en el campo militar después de la segunda guerra mundial; esta expresión fue utilizada por el ejército de Estados Unidos y consistía en la organización de movimiento de las tropas de campaña, del almacenamiento, transporte y abastecimiento de armamento. En el año 1945 se comienzan a trasladar las experiencias en la gestión de materiales de la esfera militar a la industrial que en sus inicios se refería solamente a funciones básicas de la distribución. Etapa de crecimiento: Década del 50 y principio de los 60. Esta primera etapa comenzó en 1950 y culminó en 1964 y fue titulada “Origen y una nueva dirección”. Desde el punto de vista empresarial este concepto fue evolucionando significativamente. En fin las los rasgos que caracterizaron a esta etapa fue el desarrollo de las bases teóricas del concepto de inventario, la expansión de las capacidades productivas y de los canales de repartición, por lo que se presta mucha atención a la distribución física, convirtiéndose el costo total en concepto y elemento fundamental. Etapa de madurez: Finales de la década del 60 y la del 70. En sus inicios se refería solamente a funciones básicas de la distribución. J.F. Magee en su libro Industrial (1968), definió a la gestión de materiales como “El
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movimiento de los materiales desde una fuente u origen hasta un destino o usuario” (4). Sin embargo M. Christopher, en su artículo “Logistics in its Marketing Context” (1972), asocia el término a la Gestión de Materiales unida con la Distribución Física. Predomina el desarrollo y consolidación del papel de la distribución física, comienza a integrarse ésta con la satisfacción al cliente al menor costo posible, a la vez que debe mantenerse flujos de caja positivos sobre la base de la reducción de los inventarios. Se influía en las empresas un inventario suficiente con el fin de no parar ningún proceso ni agotar un producto terminado; además se tenían altos márgenes de rentabilidad y se justifica tener altos niveles de inventario, con dos elementos a favor: Altos índices de inflación y restricción a las importaciones. Etapa de desarrollo y consolidación: Década del 80 y principios de los 90. Durante esta época salen a la luz diversas definiciones acerca de gestión de inventarios; una definición formal fue establecida por el Council of Logistic Management en 1986. La misma plantea que: “Es el proceso de planear, implementar y controlar de forma eficiente, con enfoque de efectividad de costos, el flujo y el almacenamiento de materias primas, inventarios en proceso, productos terminados y la información correspondiente, desde el punto de origen al punto de consumo de acuerdo a los requerimientos del cliente”. (4) En estos años se reconoce la necesidad de gestionar la totalidad de los inventarios, el cliente deviene en factor principal y los sistemas de información alcanzan predominancia. Durante la década de los 80s, algunos estudiosos empresarios ya pensaban en tener un inventario suficiente e imprimirle cierta dinámica, se empezaron a hablar de flujo de inventarios y a calcular el índice de rotación de inventarios (Ventas - Consumo) /Valor Inventario Promedio); posteriormente la velocidad del inventario. Incluso, se alcanzó a estudiar la forma de tener cero inventarios.
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El desarrollo alcanzado con respecto a la gestión de inventarios hizo que en los años 90 todas las empresas cuya característica es la industrialización o comercialización aceleraran o incrementaran sus niveles de inventario y permitían a sus consumidores la compra con más facilidad y con índices de inflación bajos. Desafortunadamente es estos tiempos es donde se acrecentó el problema que hoy tienen muchas organizaciones: Excesos de inventarios. Etapa contemporánea: Desde finales de la década del 90 hasta nuestros días. La globalización de los mercados ha llevado a desarrollar estrategias de carácter
no
solo
administrativo
sino
logístico
con
enfoque
global
(organizaciones logísticas de clase mundial), las que gestionan los flujos de productos alrededor del mundo, mediante la integración de toda la cadena logística. Actualmente, existen dos criterios fundamentales con relación a la gestión de inventarios. El primero plantea que se deben manejar inventarios grandes, ya que esto significa riqueza y el segundo afirma que los inventarios se deben reducir a cero y manejar una política de justo a tiempo. Obviamente, esta segunda política requiere de la sucesión perfecta de todos los procesos asociados a la logística y al abastecimiento. La administración de mercaderías en tiempo presentes significa mayor conciencia de lo que cuesta comprar para almacenar, no cargar con los costos de almacenamiento del inventario y prepararse para recibir las mercancías con el fin de pasarlas rápidamente a los eslabones siguientes es en la cadena (logística). El término gestión de materiales en esta era es conocido como la LOGÍSTICA. c. Gestión de Inventarios en América Latina La gestión de materiales en países de América latina y el Caribe ha ido evolucionando poco a poco; es raro encontrar en los Estados Unidos o en Europa Occidental una empresa que maneje su propia estructura logística (gestione inventarios), que cuente con camiones o con centros de distribución. En América Latina ocurre todo lo contrario las empresas manufactureras 14
entienden los servicios logísticos como parte de su modelo de negocios interno, razón por la cual el crecimiento dentro de sus organizaciones se torna truncado, se defienden con decir que desean minimizar costos principalmente los de inventarios , mantener seguridad en sus productos, etc. En los últimos años muchas organizaciones quieren reducir sus costos al máximo y conocen con absoluta certeza que la manera de reducirlos es minimizando
los
costos,
quiere
decir
gestionar
con
efectividad
el
abastecimiento, almacenamiento, transporte y consumo de mercancías. A partir del siglo XXI muchas organizaciones de Latinoamérica y el Caribe han optado por una opción más modernizada, durante varios países como Colombia, México, Chile, Brasil, Venezuela inclusive Ecuador ya cuentan con empresas dedicadas exclusivamente a la parte logística de las organizaciones existentes y ofrecen sus servicios a cualquier tipo de compañías. Ahora en Latinoamérica no existe excusa de poseer altos costos por inventarios ya que ha surgido una nueva técnica de evitarlos. En Ecuador el desarrollo de la logística ha sido a paso de tortuga pero conforme algunos estudiosos en la rama, establecen que el futuro de la logística empresarial dentro del territorio va a tener mucho éxito. Sólo tenemos que estar al tanto en cuanto a tecnología para enfrentar los diversos cambios; entre otras cosas contener las herramientas adecuadas para evitar inconsistencias en la información, habilitar servicios para que los clientes puedan saber dónde están sus mercaderías en cada instante o estandarizar sus procesos para que la administración tenga un tablero de comando con toda la inteligencia comercial para tomar las decisiones más rápidas y efectivas.
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2.1.2 Caracterización Gnoseológica del Proceso Contable de Costeo de Mercancías. Para la presente investigación se toma en cuenta el Proceso Contable de costeo de mercancías, razones por las cuales se detalla a continuación una conceptualización del mismo. Dentro de las definiciones básicas establecidas por la Real Academia encontramos los siguientes conceptos de procesos: La Enciclopedia (2004) explica que proceso “es el conjunto de fases sucesivas de un fenómeno natural o de una operación artificial”. (5) Asimismo el diccionario ilustrado Larousse (2004) define a proceso como “el desarrollo, evolución de las fases sucesivas de un fenómeno” (6); por su J. Martínez (s/a) parte explica que proceso es “el conjunto de acciones o actividades sistematizadas que se realizan o tienen lugar con un fin.” (7) La Enciclopedia (2004) considera proceso al conjunto de fases lógicas y no considera que el inicio de una nueva fase signifique una evolución como así lo instaura Larousse (2004), sin embargo a pesar que Larousse considere a cada fase del proceso como una evolución; descarta absolutamente que cada fase del proceso son realizadas para alcanzar un objetivo final que se constituye en el cierre del proceso como lo argumente J. Martínez (s/a). Robert Narváez (2004) nos dice que: “El proceso es el cual se comunican o trasladan conocimiento específicos o frecuentes sobre un elemento. Esta percepción es más condicionada en la educación, ya que tiene por objeto la formación completa del individuo”. (8). De la misma forma Bertha Ruiz (1999) manifiesta a proceso como “la importancia de actividades de muchas organizaciones que estén formalizadas como un plan, que es como un mapa de las actividades de la organización durante un período específico”. (8). Según la Enciclopedia de la Contabilidad (2003) argumenta que “el proceso es la secuencia de pasos o instructivos que se realizan para llegar a un fin; y en el mismo se establecen normas y pautas sobre como deben llevarse a cabo un trabajo o actividad”. (9)
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Robert Narváez (2004) define al proceso como la manera de trasladar en forma lógica un conocimiento acerca de alguna temática en particular; a pesar de ello Bertha Ruiz (1999) establece una definición un poco mas detallada pues ella lo conceptualiza como un mapa de actividades durante cierto período de tiempo. No obstante la Enciclopedia de la Contabilidad (2003) no limita a proceso como el traslado de conocimiento y un mapa de actividades, sino va mucho más allá ya que considera que en el proceso se instauran normas y pautas para lograr el objetivo. Sin duda alguna hablar de proceso, nos referimos explícitamente a la diferentes etapas que componen de una manera ordenada y lógica la realización de alguna cosa; las mismas deber ser realizadas mediantes normas establecidas. Dentro del ámbito comercial y empresarial se constituyen procedimientos o procesos los cuales deben seguirse para el correcto funcionamiento de la organización, ciertos procedimientos son de carácter rutinario y otros de índole no rutinaria. En la parte interna de una empresa se encuentra diversos procesos de muchos caracteres tales son: procesos de producción, procesos de comercialización, proceso de ventas, contables, entre otros. Al hablar de procedimientos contables nos referimos a todas las actividades que deben perseguir los empleados del departamento contable, cuya relación directamente sea con el sistema financiero de la organización. Mediante esta pauta podemos referir que proceso, ciclo o procedimiento contable es según P. Zapata (2000) (10) “el conjunto de pasos que se utilizan para la registrar en los libros de contabilidad todas las operaciones o actividades que se realizan dentro de la empresa, se inicia con el reconocimiento de operaciones y finaliza con los informes contables (financieros y económicos)”. A la vez implanta que el proceso contable se encuentra estructurado de los siguientes pasos: 1. Reconocimiento de Operaciones (documento fuente) Prueba Evidente Requiere Análisis Se archivará cronológicamente 2. Jornalización (libro diario) 17
Registro Inicial Requiere Criterio y orden Se presenta como asiento 3. Mayorización (libro mayor) Clasifica Valores y obtiene Saldos de cuentas Requiere criterio y orden Brinda idea del estado de cada cuenta 4. Comprobación (balance) Resumen significativo Despeja dudas Valida el cumplimiento de los P.C.G.A 5. Estados Financieros (informes contables) Financieros Económico El término ciclo contable es definido por M. Bravo (2007) (11) como “la serie de pasos o la secuencia que sigue la información contable desde el origen de la transacción (comprobantes o documentos fuente) hasta la presentación de los estados financieros”. Además considera que el ciclo contable contiene las siguientes fases: 1. Comprobante, documentos fuente 2. Estado de Situación Inicial 3. Libro Diario 4. Libro Mayor 5. Libros Auxiliares 6. Balance de Comprobación 7. Hoja de trabajo 8. Ajustes y resultados 9. Cierre de libros 10. Estados financieros De la misma forma R. Sarmiento (2008) (12) precisa al procedimiento contable “con la iniciación de la transacción comercial y culmina con el análisis financiero. Al mismo tiempo lo define con la siguiente estructura: 18
1. Transacción Comercial (comprobante) 2. Estado de Situación Inicial 3. Jornalización (libro diario) 4. Mayorización (libro mayor) 5. Balance de Comprobación (sumas y saldos) 6. Regulación y ajuste de cuentas (hoja de trabajo) 7. Estados financieros: • Estado de resultados • Estado de situación • Estado de flujos de caja • Estado de superávit 8. Análisis Financiero” El proceso contable según P. Zapata (2000) es el conjunto de pasos utilizados en una empresa para registro de las operaciones mercantiles; cuyo inicio es reducido y sintetizado pues no específica el estado de apertura o iniciación de la empresa y finaliza con la elaboración de los estados financieros. Por su parte M. Bravo (2007) puntualiza que proceso contable es una serie de diez pasos que inician con el estado de situación inicial y culminan con la elaboración de los estados financieros, a pesar de ello restringe el final del procedimiento pues solamente realiza una breve presentación de estados financieros y no recalca que la última etapa del ciclo contable debe ser el análisis financiero de los estados, fase indispensable para la toma de decisiones dentro de la organización, concepto que describe R. Sarmiento (2008). Los procesos contables, sin duda alguna son parte importante dentro de una organización; las distintas partes que lo componen establecidas en un orden lógico, tienen sus características y cumplen diversas funciones, razón por la cual se puede decir que si fallare una de las fases, el proceso en su totalidad también falla. La caracterización realizada del Proceso contable del costeo de mercancía, no sólo encierra lo que es proceso contable; además se añaden los costos y mercancías; a continuación se realiza unas conceptualizaciones de las mismas: 19
M. Bravo - C. Ubidia (2007) explican: “Los costos son los desembolsos que realiza la empresa para la fabricación o elaboración de un producto o la prestación de un servicio”. (13). Por su parte A. Ortiz – A. Espina (s/a) explican que costo “Es el valor de lo que sale, medido en término monetario, potencialmente en vías de ser incurridos, para alcanzar un objetivo específico. De manera, que si adquirimos materias prima, pagamos mano de obra, reparamos maquinarias con el fin de fabricar, vender o prestar algún servicio, los importes gastados se denominan costos”. (14). Finalmente Anónimo (s/a) implanta que los costos “es el sacrificio, o esfuerzo económico que se debe realizar para lograr un objetivo. Es fundamentalmente un concepto económico, que influye en el resultado de la empresa. Su incidencia está relacionada con los movimientos (ingresos y egresos) de caja o tesorería.” (15) A. Ortiz – A. Espina (s/a) limita el concepto de costos, al establecer que los mismos nacen conjuntamente con el proceso de producción; es decir son aquellos importes incurridos en la fabricación y producción del producto; en cambio Anónimo (s/a) distorsiona la información al definir a los costos como los importes relacionados con los movimientos de la empresa (ingresos y gastos); por tanto funda una igualdad entre costos y gastos. A pesar de lo expuesto por autores citados anteriormente, cabe mencionar que ninguno considera que los costos no son equivalentes a los gastos y además de poder generarse en los procesos de producción de una empresa industrial o manufacturera también se producen en la prestación de servicios como lo define M. Bravo - C. Ubidia (2007). Podemos precisar entonces que el costo constituye una inversión, trae consigo ganancia, es un concepto que tiene vigencia en la empresa industrial. Este constituye la base para el costeo de productos, la evaluación del desempeño y la toma de decisiones gerenciales. Por esta razón se lo define como el “valor” sacrificado para obtener bienes y servicios. (16) “La palabra costo sugiere la idea de recuperación a través de las ventas y, tradicionalmente la diferencia con los gastos es por que éstos no se recuperan a través de ellas”. 20
Mercancías: P. Zapata (2000) considera mercancías como “aquellos artículos de comercio adquiridos que se disponen para la venta” (17). De igual manera R. Sarmiento (2008) implanta que “las mercaderías, son bienes materiales que el empresario industrial o comerciante destina para la venta, con el afán de satisfacer las diversas necesidades de la sociedad y obtener una ganancia”. (18). Por su parte Anónimo (s/a) especifica que una mercancía es todo "aquello que se puede vender o comprar, usualmente el término se aplica a bienes económicos. Es importante señalar que el concepto mercancía no se refiere sólo a aquello que se entrega, sino también al momento en que se entrega y al lugar donde se recibe” (19) P. Zapata (2000) manifiesta que la mercancía la conforman los artículos destinados para la venta y no considera que estos sirven para la satisfacción de la sociedad y la obtención de ganancia como lo establece R. Sarmiento (2008); pero, a pesar que Sarmiento define a mercancía como medio de satisfacción para el hombre, deja de señalar que la mercancía no sólo son los artículos destinados para la venta, sino en el momento y lugar donde se vende; argumentos que lo establecen Anónimo (s/a). Se conoce cada una de las partes del Proceso Contable del Costeo de Mercancías; entre diversos autores tales como P. Zapata (2000), R. Sarmiento (2008), M. Bravo - C. Ubidia (2007), se concluye que el proceso contable de costeo de mercancías consiste en: “Registrar las operaciones del proceso productivo de transformación, para su correcto funcionamiento debe seguir la secuencia que se conoce en la contabilidad financiera, como proceso contable, es así que deben ser jornalizadas, mayorizadas, comprobadas, y presentadas en uno de los estados financieros; las técnicas, normas, políticas, demás prácticas y métodos de trabajo usados en la contabilidad financiera son aplicables en la contabilidad de costos”. Mediante un consenso realizado entre diversos autores se establece que el proceso contable de las operaciones productivas cumple con las siguientes fases: 21
1. Estado de Situación Inicial 2. Transacción Comercial (comprobante) 3. Jornalización (libro diario) 4. Mayorización (libro mayor) 5. Balance de Comprobación (sumas y saldos) 6. Regulación y ajuste de cuentas (hoja de trabajo) 7. Estados financieros: •
Estado de resultados
•
Estado de situación inicial y final
•
Estado de flujos de caja
•
Estado de superávit
A este grupo se incorpora: •
Estado del costo de producción
•
Estado de ventas y servicios prestados
8. Análisis Financiero Los elementos anteriores son los componentes por los cuales se encuentra formado un proceso contable de costeo de mercancías. Varios intelectuales destacan diversas conceptualizaciones para cada una de las fases. En cuanto a la primera fase, considerada como el inicio del ciclo contable, se define lo siguiente según diferentes autores: M. Bravo (2007) argumenta que “el estado de situación inicial se elabora al iniciar las operaciones de la empresa con los valores que conforman el activo, pasivo y el patrimonio de la misma” (20); del mismo modo R. Sarmiento (2008) manifiesta al estado inicial como “aquel que demuestra la situación económica de la empresa, al inicio; es decir en el momento exacto de su constitución”. (21). Asimismo E. Gómez (2001) explica “al comenzar sus actividades, todo ente económico debe elaborar un Balance Inicial que permita conocer de manera clara y completa la situación inicial de su patrimonio”. (22) Los autores citados anteriormente concuerdan que el estado de situación inicial es elaborado en el momento exacto de constituir una organización; A pesar de 22
ello M. Bravo (2007) limita su conceptualización al establecer que el balance inicial solo se conoce los valores del activo, pasivo y patrimonio; mientras que R. Sarmiento (2008) y E. Gómez (2001) coinciden que en el balance inicial sirve para conocer cual es la situación económica-financiera inicial de la organización. Ya realizado el balance inicial y conociendo los valores actuales financieros con los que cuenta la organización, se inician las operaciones mercantiles, razones por las cuales diversos autores puntualizan que la segunda fase es considerada como la transacción comercial. R. Sarmiento (2008) explica que la primera fase (transacción comercial) “es el intercambio de bienes y/o servicios, información que se obtiene del documento de origen o fuente, el mismo que sirve de soporte contable para su verificación en el momento requerido”. (23) De igual manera M. Bravo (2007) explica diciendo que transacción comercial “son la fuente u origen de los registros contables, respaldan todas y cada una de las transacciones que realizan en la empresa”. (24) Por último P. Zapata (2000) expone “la transacción comercial constituye el inicio del proceso; el reconocimiento implica entrar en contacto con la documentación de soporte (facturas, contratos, notas de crédito, etc.) y efectuar el análisis que conlleve a identificar la naturaleza, el alcance de la operación y las cuentas contables afectadas”. (25) Al caracterizar estos conceptos R. Sarmiento (2008) y M. Bravo (2007) refiere que la transacción comercial constituye el inicio del proceso contable y utiliza documentos mercantiles para su soporte de información. En cuanto a transacción comercial ambos limitan su utilización, debido a que sólo la toman en cuenta como soporte de información mercantil. Sin embargo a pesar que los autores referenciados utilizan los documentos mercantiles para validar la transacción comercial; P. Zapata (2000) defiende que se debería realizar un análisis minucioso para realizar la transacción comercial. Cuando ya han iniciado las operaciones mercantiles, se han registrado los debidos comprobantes (facturas, notas de venta, etc.). Se los debe llevar a un
23
libro para su debido registro; este proceso se lo denomina Jornalización y es considerado como la tercera fase del ciclo contable. P. Zapata (2007) denomina a Jornalización como “el acto de registrar las transacciones por primera vez en libro adecuados, mediante la forma de asiento contable y conforme vallan ocurriendo las actividades”. (26) Por su parte R. Sarmiento (2008) explica “la Jornalización es el registro y control de la transacción comercial, en el libro diario”. (27). De igual manera A. Weil. (s/a) detalla que la Jornalización “es la acción de registrar las transacciones en el libro diario; es uno de los registros de entrada original.” (28) Al analizar los argumentos efectuados por P. Zapata (2007), R. Sarmiento (2008) y A. Weil. (s/a) se evidencia que la jornalización es la acción de llevar las transacciones comerciales al libro diario; la misma se constituye como la puerta de entrada al sistema contable y desde esta fase es que se comienzan a destacar las partidas dobles; es decir; la separación de débitos y créditos. No obstante la definición generada por P. Zapata (2007) es mucho más completa, ya que explica que los registros deben efectuarse en orden cronológico. Para resumir la afectaciones al débito y créditos; y obtener información para realizar el balance general. Los registros presentados en el libro diario, se los traspasa al libro mayor, por cuentas separadas y a este proceso se lo denomina mayorización que según diversos investigadores consiste en: R. Sarmiento (2008) establece que la mayorización es “agrupar los valores de cada una de las cuentas del libro diario”. (29) Mientras que P. Zapata (2007) define mayorizar como la “acción de trasladar sistemáticamente y de manera
clasificada
los
valores
que
se
encuentran
jornalizados,
respetando la ubicación de la cifras, de tal manera que si un valor está en el debe, pasará al debe de la cuenta correspondiente. Mayorización quiere decir pasar al libro mayor. Éste es el segundo registro principal que mantiene por cada cuenta, según sea el caso, con el propósito de conocer su movimiento y saldo en forma particular”. (30) Por último E. Ortiz (2009) define que mayorización “es el proceso mediante el cual conforme van apareciendo las cuentas en el Diario General se utiliza una T para en ella 24
registrar los valores debitados o acreditados previamente en el Libro Diario, como es lógico este proceso no se puede dar sin previamente disponer de un Libro Diario en el que ya existan registros.” (31) R. Sarmiento (2008) limita el concepto de mayorizar pues sólo explica como el agrupamiento de cuentas que contiene el libro diario y no detalla como se efectúa el registro de mayorización algo que considera E. Ortiz (2009); sin embargo a pesar que Ortiz explica en que consiste mayorizar P. Zapata (2007) establece una definición mucho más extensa, pues además de considerar las partes esenciales de la misma considera que es el traslado sistemático de un libro a otro y el segundo registro principal. Luego de haber realizado el registro de las actividades diarias de la organización en los libros correspondientes, dentro del proceso contable se efectúa una comprobación de las cuentas registradas, por lo cual la siguiente fase consiste en la elaboración de un Balance de comprobación. R. Sarmiento (2008) define al balance de comprobación como el “listado y verificación de todas las cuentas del libro mayor con sus respectivas sumas y saldos” (32). De igual manera según M. Bravo (2007) el balance “permite resumir la información contenida en los registros realizados en el libro diario y en el libro mayor, a la vez permite comprobar la exactitud de los mencionados registros. Verifica y demuestra la igualdad numérica entre el debe y el haber”. (33) Asimismo
P.
Zapata
(2007)
explica
“…
elaborar
un
balance
de
comprobación, el cual se prepara con los saldos de las diferentes cuentas del libro mayor principal. Conseguir este balance que los saldos deudores se equiparen a los acreedores constituye un avance significativo; sin embargo, es en este preciso instante cuando el criterio y conocimiento del contador se debe evidenciar, ya que es el momento de analizar y comprobar la precisión y actualidad de los saldos, puesto que mucho de ellos, por diversas causas, están desactualizadas, incompletos o simplemente mal determinados por lo que se presentan diversos tipos de errores, para corregirlos, actualizarlos y depurarlos se deben efectuar los asientos de ajuste”. (34) 25
Comprobar si los saldos deudores son equivalentes a los acreedores, es verificado mediante la elaboración de un balance de sumas y saldos, el mismo sirve para resumir y evidenciar que la mayorización ha sido realizada de forma correcta. R. Sarmiento (2008) limita el concepto de balance/comprobación al considerarlo útil sólo para verificar el mayor general y no toma en cuenta que la verificación también es efectuada para el libro diario como lo define M. Bravo (2007). A pesar de ello, los autores referenciados no explican mucho hasta que punto sirve la comprobación, algo que si lo define P. Zapata (2007) al manifestar que el balance/comprobación se constituye en un avance significativo para la organización y por ende para la contabilidad de la empresa. Dentro del proceso contable (inclusive dentro de los programas electrónicos) se manifiestan, errores y otras situaciones que afectan la razonabilidad de las cuentas. Ante estos hechos la técnica contable ha desarrollado una metodología denominada regulación y ajustes de cuentas y forma parte de la sexta fase del ciclo contable. (10) R. Sarmiento (2008) argumenta que la regulación y ajuste de cuenta significa “actualizar los valores de la cuenta mercaderías y otras; generalmente se efectúan al finalizar un periodo contable”. (35). De igual manera M. Bravo (2007) refiere “los ajustes se elaboran al término de un período contable o ejercicio económico. Los ajustes contables son estrictamente necesarios para que las cuentas que han intervenido en la contabilidad de la empresa demuestren su saldo real o verdadero y faciliten la preparación de los estados financieros”. (36) Asimismo P. Zapata (2000) expone “los ajustes permiten presentar saldos razonables a través de la depuración oportuna y apropiada de todas las cuentas que, por diversas causas, no presentan valores que puedan ser comprobadas y, por ende, no denoten la verdadera situación y estado actual del negocio o empresa”. (37) Los ajustes son una forma de actualizar los valores de las cuentas claramente los expresa R. Sarmiento (2008) mientras tanto no considera que los mismos indiquen la situación actual de la empresa como lo hace P. Zapata (2000); pero, a pesar que Sarmiento y Zapata denotan el objetivo principal de los 26
ajustes; ambos no especifican que la regulación de cuentas facilitan la elaboración de los estados financieros como así lo argumenta M. Bravo (2007). Sólo cuando se tenga absoluta seguridad sobre la idoneidad de los saldos, se pueden empezar a prepararlos informes contables, mejor conocidos como los estados financieros. “Los estados financieros son informes que se elaboran al finalizar un período contable con el objeto de proporcionar datos sobre la situación económica y financiera de la empresa. Esta información permite examinar los resultados obtenidos y evaluar el potencial económico de la entidad”. Lo explica P. Zapata (2000) (38) . Por otra parte R. Sarmiento (2008) indica que “los estados financieros demuestran los cambios o variaciones de la situación financiera de una empresa, ocurridos en un ejercicio económico de conformidad con los principios de contabilidad vigentes en el país”. (39). Finalmente M. Bravo (2007) define “los estados financieros se elaboran al finalizar un período contable, con el objeto de proporcionar información sobre la situación económica y financiera de la empresa. Esta información permite examinar los resultados obtenidos y evaluar el potencial futuro de la compañía…”. (40) R. Sarmiento (2008) restringe su concepto al declarar que los informes financieros sólo demuestran la situación financiera actual de la empresa, durante un período contable; concepto que amplían
P. Zapata (2000) y
M. Bravo (2007) al establecer que los estados financieros muy aparte de mostrar la situación actual de la compañía, facilitan apreciar cual será el futuro financiero de la empresa. Una vez culminado el proceso contable con la elaboración y presentación de los estados financieros, se procede a la interpretación de los resultados; y, a esta última fase se la conoce como análisis financiero. R. Sarmiento (2008) dice que el análisis financiero es “la evaluación y diagnóstico económico-financiero de la empresa, mediante la relación de ciertos índices que permiten analizar con objetividad el comportamiento de las cuentas que interesa conocer, para la toma oportuna de decisiones”. (41) Mientras que J. Hernández (2005) expresa que “El análisis 27
financiero es una técnica de evaluación del comportamiento operativo de una empresa, diagnóstico de la situación actual y predicción de eventos futuros y que, en consecuencia, se orienta hacia la obtención de objetivos previamente definidos.” (42) Por su parte R. Macías (2008) "el análisis de los estados financieros, es un estudio de las relaciones que existen entre los diversos elementos de un negocio, manifestados por un conjunto de estados contables pertenecientes a un mismo ejercicio y de la tendencia de esos elementos, mostradas en una serie de estados financieros correspondientes a varios estados sucesivos". (43) Los autores referenciados anteriormente explican que el análisis financiero significa evaluar cual es y ha sido el comportamiento económico-financiero de la organización, una técnica de evaluación para la actividades comerciales, mercantiles de la empresa. A pesar de que los tres tienen claro el concepto de análisis R. Macías (2008) limita su contenido pues solamente establece al análisis financiero como un estudio de los estados, bajo cierto período de tiempo; sin embargo R. Sarmiento (2008) considera que el análisis financiero es importante para la futura toma de decisiones; algo que J. Hernández (2005) no toma en cuenta pues fundamenta que el análisis sirve para el preplanteamiento de objetivos.
2.1.3 Caracterización Gnoseológica y contable de la Gestión de Inventarios 2.1.3.1 Caracterización
Gnoseológica de la Gestión
de
Inventarios La dirección y administración de una sociedad industrial, o mercantil, o el mandato o poder otorgado al gerente para regirla. Todos los trámites que se llevan a cabo para resolver un asunto es gestionar. R. Coulter (2005) establece que gestionar es “coordinar las actividades de trabajo, de modo que se realicen de manera eficiente y eficaz con otras personas y a través de ellas”. (44) Por otra parte La Enciclopedia Larousse (2004) define a gestión “Acción y efecto de administrar o gestionar un negocio. A través de una gestión se llevarán a cabo diversas diligencias, trámites, las cuales, conducirán al logro de un objetivo determinado, de 28
un negocio o de un deseo que lleva largo tiempo en carpeta, como se dice popularmente.” (45). Y por último Hellriegel, Jackson, Slocum, Learning (2006) establece que administrar “es referirse a las tareas y actividades asociadas (planeación, organización, dirección y control) con la dirección de una organización o de una de sus unidades”. (46) Se entiende como gestionar a regularizar con efectividad todas las actividades que se realicen dentro de una organización, definición claramente expresada por R. Coulter (2005), concepto que no limita La Enciclopedia Larousse (2004) al definir la gestión como aquella en la cual se efectúan diligencias eficaces para lograr un objetivo, enunciación que amplia Hellriegel, Jackson, Slocum, Learning (2006) al establecer que hablar de gestión es planear, organizar, dirigir y controlar las tareas y actividades de la organización. El inventario constituye las cuentas del activo corriente que están listas para la venta, es decir, toda aquella mercancía que posee una empresa en el almacén valorada al costo de adquisición, para la venta o actividades productivas. Según, Finney – Miller (2004), se definen los inventarios de una empresa como la “compra de artículos en condiciones para la venta. Los Inventarios de mercancía se encuentran en los negocios que tienen ventas al por mayor y al detalle. Estos negocios no alteran la forma de los artículos que adquieren para venderlos.” (47) Un inventario es según, D. Hernández. (2008), “una acumulación de artículos y productos en el tiempo y en el espacio, lo constituyen los bienes adquiridos por la empresa con la finalidad exclusiva de destinarlos a la venta. Los artículos incluidos en este renglón deben estar registrados a su precio de costo.” (48) Por su parte P. Zapata (2006) implanta que inventario “son los bienes materiales debidamente registrados que el empresario industrial o comerciante destinan para la venta, con el afán de satisfacer las diversas necesidades de la sociedad y obtener una ganancia.” (49) Los conceptos referidos a Inventarios por parte de Finney – Miller (2004) establece una definición muy limitada de inventario pues sólo lo define como un 29
conjunto de artículos destinados para la venta y deja de considerar que en inventarios también se debe efectuar un registro de costo como lo hace D. Hernández. (2008); pero, a pesar que D. Hernández mantiene un registro de precio de costo descarta la posibilidad que la gestión de inventario sirve además para la satisfacción de la diversas necesidades de la sociedad y la obtención de ganancia como así lo argumenta P. Zapata (2006). Al estudiar minuciosamente cada uno de los conceptos referidos por diversos autores concretamos que los inventarios en la empresa tienen considerable importancia, pues constituyen el corazón principal de los activos y deben mantenerse de manera equilibrada en relación con sus ventas. Una definición formal del concepto de Gestión de Inventarios establecida por el Council of Logistic Management en 1986. La misma plantea que: “Es el proceso de planear, implementar y controlar de forma eficiente, con enfoque de efectividad de costos, el flujo y el almacenamiento de inventarios y la información correspondiente, desde el punto de origen al punto de consumo de acuerdo a los requerimientos del cliente”. Por su parte el Centro Internacional de Investigaciones Logísticas (CIL) la define como: “El área de la empresa dedicada a gestionar el posicionamiento de los materiales en tiempo y lugar con el principal objetivo de posibilitar transacciones entre vendedor y cliente, teniendo en cuenta el flujo de información asociado”. (50) La definición dada en su tesis doctoral por la Dra. Maritza Ortiz Torres presenta a la gestión de materiales así: La gestión de inventarios es “un proceso de toma de decisiones, cuyo objetivo es, lograr la satisfacción del cliente al menor costo posible o a un costo económicamente razonable para la organización. Para lo cual, se deben dar respuesta a los siguientes problemas de decisión. •
Qué artículos deben incluirse en las existencias del almacén.
•
Qué cantidad de artículos deben solicitarse cada vez.
•
Cuándo se debe solicitar el pedido.
•
Qué tipo de sistema de revisión de inventario se debe utilizar”. (50)
30
Las definiciones ofrecidas por el Council of Logistic Management y el Centro Internacional de Investigaciones Logísticas tienen en cuenta los principales elementos de la gestión de inventarios; ya que solamente la definen como un proceso o área que se dedica a la administración eficiente de la mercadería; sin embargo, la definición establecida por la Dra. Maritza Ortiz puede ser mas completa pues además de tomar en cuenta las funciones esenciales de la gestión de inventarios también la relaciona como un proceso de toma de decisiones. La gestión de mercancías significa tener la cantidad apropiada de materia prima, otros materiales y productos terminados en el lugar adecuado, en el tiempo oportuno y en el menor costo posible, actualmente coexisten muchos métodos y técnicas para un buen proceso contable de mercancías, pero eso no justifica que se esté llevando una eficiente administración de mercadería. Lamentablemente muchas empresas aún no han implantado una técnicas de administración de mercancías lo cual ocasiona que muchas organizaciones a pesar de llevar años en el mercado no obtengan un éxito empresarial financiero y todo el tiempo se mantengan en un nivel bajo de producción y comercialización.
2.1.3.2 Caracterización contable de la Gestión de Inventarios N. Acevedo (s/a) nos dice que “La administración de inventarios es la eficiencia en el manejo adecuado del registro, de la rotación y evaluación del inventario de acuerdo a como se clasifique y que tipo reinventario tenga la empresa, ya que a través de todo esto determinaremos los resultados (utilidades o pérdidas) de una manera razonable, pudiendo establecer la situación financiera de la empresa y las medidas necesarias para mejorar o mantener dicha situación”. (51) Mientras que según Anónimo (s/a) la gestión de inventarios es: “la relación con la planificación y el control de inventarios. La planificación de inventarios busca responder dos preguntas básicas: ¿Cuándo hacer los pedidos? y ¿Cuánto ordenar la cantidad que se pide?”. (52) Finalmente A. Mujica, C. Galíndez, M. Pérez, Y. De La Rosa y C. Andrés (2008) referente a la administración de inventarios explican lo siguiente: “Un 31
inventario es la existencia de bienes mantenidos para su uso o venta en el futuro. La administración de inventario consiste en mantener disponibles estos bienes al momento de requerir su uso o venta, basados en políticas que permitan decidir cuándo y en cuánto reabastecer el inventario.” (53) Se entiende como gestión de inventarios como la eficiencia alcanzada por la organización en cuanto a sus productos para la venta (inventarios), definición claramente expresada por N. Acevedo (s/a) y que no se limita ante el concepto establecido por Anónimo (s/a) al puntualizar que es la relación entre planificación y control de inventarios. Sin embargo pese a que Acevedo y Anónimo argumentan que la gestión de materiales es la eficiencia en el control de los productos ambos no consideran ciertas políticas que deben manejar los inventarios para su buena administración como así lo establecen A. Mujica, C. Galíndez, M. Pérez, Y. De La Rosa y C. Andrés (2008).
32
2.1.2 Valoración de la Situación Actual de Los Costos de Inventario de los productos esenciales para la construcción en la Ferretería “MACAS” del Cantón El Guabo - Provincia de El Oro durante el año 2010. La Ferretería “MACAS” ubicada en las calles Bolívar entre Esmeraldas y Quito, en el Cantón El Guabo - Provincia de El Oro cuyo gerente propietario-general es el Abg. Macas Yuquilima Segundo Claudio ofrece una amplia gama de productos para la construcción, brindándoles ventajosas opciones de compra a sus clientes a costos competitivos y mediante atención personalizada. Todos los presentes productos son obtenidos por ferreterías pequeñas que deseen saturarse de mercadería (clientes mayoritarios) y además todas por personas que tengan la necesidad de adquirir algún material de construcción (clientes minoritarios). La Ferretería durante los últimos meses ha hecho de todo para que sus costos sean equivalentes a sus ventas. Los dueños desconcertados y preocupados por tanto dinero invertido han decidido pedir ayuda profesional y quisieran implementar un plan de control para “el inventario de mercadería”. Debido a lo anterior se incluye un análisis del contexto afectado para el presente diseño de investigación. Al realizar la guía de observación (Anexo 1) se constató que en el departamento de bodega: •
Todos los productos almacenados, se encuentran en buen estado; sin embargo, debajo o sobre algunos productos existe mercadería obsoleta y dañada. Lo mismo ocasiona daños y costos de mantenimiento.
•
Cada uno de los productos están almacenados en una bodega segura; sin embargo la forma en como s encuentran ubicados no cumplen con las normas estandarizadas de almacenaje que debería tener una ferretería; por tanto esto ocasiona demasiado desperdicio de espacios en bodega.
•
Se considera que prevalecen demasiada mercadería ubicada en las perchas, lo cual no distingue la mercancía entrante con el stock existente; lo 33
mismo produce que se esté errando la mercadería al momento de despachar. Con el objetivo de determinar los conocimientos de los jefes departamentales de bodega de la Ferretería Macas se realizó la entrevista grupal (Anexo 2) obteniéndose los siguientes resultados: •
Todos los jefes de bodega no consideran importante, llevar un registro manual de la mercadería existente, entrante y saliente de bodega; a través de las tarjetas de inventario; pues tienen el concepto que sólo el departamento de caja y contabilidad deben llevar ese registro.
•
El grupo de trabajadores mencionó que en bodega existe una gran cantidad de mercadería obsoleta y sin utilizar; razones por la cual cuando llega nueva mercadería, no existe espacio suficiente para ella. Por tanto se tiene que buscar o adecuar otro lugar.
•
De las dos personas entrevistadas solo uno ha recibido un curso de capacitación; en cuanto al almacenamiento de materiales para la construcción.
•
Los dos trabajadores consideran que los dueños de la ferretería tienen elevados costos por mantenimiento del departamento de bodega, debido a que hace falta un control de inventarios de mercancías.
Los resultados de la entrevista grupal evidencian que verdaderamente dentro del departamento de bodega de la Ferretería Macas hace falta un control del almacenamiento de mercancía, y la ausencia del mismo está ocasionando elevados costos por mantenimiento y desperdicios de recursos. Con el objetivo de triangular la información sobre la situación de los costos de inventario de los productos esenciales para la construcción en la Ferretería “MACAS” del Cantón El Guabo - Provincia de El Oro se aplicó la encuesta (Anexo 3) obteniéndose los siguientes resultados y análisis de los mismos: •
En la encuesta se obtuvo que la mayor parte de los encuestados específicamente el 71%, nunca ha recibido un curso o seminario acerca del almacenamiento correcto de la mercadería. Sólo el 29% han recibido un curso de capacitación referente al almacenaje de mercancías
34
Este permite establecer que el personal encargado del departamento de bodega, no se encuentra lo suficientemente preparado para desempeñar sus labores. •
De los 7 encuestados, el 57% indicó que cada vez que se compra mercadería, nunca existe el espacio suficiente para guardarla; un 43% enunció que en ocasiones sabe existir espacio para almacenar la nueva mercadería.
Con esto se concluye que nunca existe espacio suficiente, para almacenar la mercancía nueva; razones por las cuales cabe la posibilidad que la mercadería no se encuentre guardada con las debidas normas, y lo mismo origina elevados costos por mantenimiento. •
Cuando se les preguntó de almacenamiento de mercadería que ingresa a bodega directamente del camión, los encuestados contestaron que la nueva mercadería es ubicada sobre la antigua; esto fue el 57%, el 29% sobre algún lugar disponible y finalmente el 14% sobre un espacio pre-destinado.
Lo siguiente permite verificar, que absolutamente en la ferretería hace falta una planificación y control cuando se adquiere mercadería pesada, directamente desde el camión a bodega. •
Al preguntar a los encuestados sobre los informes de materiales obsoletos o dañados en bodega; el 86% respondieron que “SI” le informaban a su jefe inmediato superior, y un 14% respondió que “NO” le informaban a su jefe inmediato.
Se puede interpretar que los empleados encargados de bodega, si se encuentran preocupados, por los productos con los que cuenta la ferretería; cabe recalcar que a pesar que existe compromiso organizacional, la falta de control de inventarios produce costos excesivos a la empresa. •
Cuando a los encuestados se les preguntó, si conocían la mercadería existente en bodega al momento de despachar una orden efectuada por caja; el 57% respondió que pide ayuda a un compañero cuando llega una orden, el 29 % contestó que cede la orden a otro compañero que conoce
35
sobre la ubicación de los materiales, y finalmente el 14% que identifica rápidamente la mercadería pedida por el cliente. Se deriva de la información recolectada que el deficiente almacenamiento de mercadería, origina que los empleados de bodega, no controlen, ni conozcan los productos existentes razones por las cuales siempre, existe demasiada mercadería obsoleta y por ende elevados costos. •
De la totalidad de los encuestados el 100% considera que se hallan inconvenientes consecutivos entre los registros computarizados de inventarios de “CAJA” con el stock de mercadería de “BODEGA”
Se concluye que todos los empleados consideran que se necesita mas control y organización entre el departamento de bodega, caja y contabilidad. Pues responden que siempre tienen problemas cuando en caja han despachado mercadería que ni siquiera se encuentra existente en bodega. •
Al preguntarles a los encuestados sobre el registro de la mercadería despachada en las tarjetas de inventario el 71% contestó que nunca efectúa un registro de la mercadería saliente y un 29% que algunas veces realiza el registro.
Lo
siguiente
permite
concluir
que
los
trabajadores,
encargados
del
departamento de bodega no se encuentran incentivados por conseguir un correcto funcionamiento de bodega, por tanto hace falta un control más eficaz de los jefes inmediatos superiores.
2.2 CATEGORÍAS DEL DISEÑO TEÓRICO Situación problémica. Durante el año 2010 la Ferretería “MACAS” ubicada en las calles Bolívar entre Esmeraldas y Quito, en el Cantón El Guabo - Provincia de El Oro cuyo gerente propietario-general es el
Abg. Macas Yuquilima Segundo Claudio
ofrece una amplia gama de productos para la construcción, brindándoles ventajosas opciones de compra a sus clientes a costos competitivos y mediante atención personalizada. La Ferretería desde la fecha de su creación hasta la
36
actualidad presenta recesión económica, pérdida de tiempo en reporte a clientes,
desperdicios
de
recursos,
errado
stock
de
mercadería,
desorganización tributaria, obstrucción y pérdida de mercaderías, elevados costos de inventario de los productos esenciales para la construcción.
2.2.1 Problema científico de la investigación. ¿Cómo disminuir los Costos de Inventario de los productos esenciales para la construcción en la Ferretería “MACAS” del Cantón El Guabo Provincia de El Oro durante el año 2010?
2.2.3 Objeto de investigación Proceso Contable de Costeo de Mercancías
2.2.4 Posibles causas que originan el problema. •
Conservación de un sistema ambiguo de inventario de mercadería.
•
Falta de conocimiento con el personal encargado de mercancía, se refiere al mal almacenamiento y registro de los productos para la venta.
•
Insuficiencia en el control físico de inventarios, ya que este debe efectuarse por lo menos una vez al año.
•
Existe poco espacio para el almacenamiento, debido a la gran cantidad de mercadería obsoleta.
•
Exceso de mercadería por los grandes volúmenes de compras.
2.2.4 Objetivo de la investigación. Elaborar una estrategia de reducción de costos para la disminución de los Costos de inventario de los productos esenciales para la construcción en la Ferretería “MACAS” del Cantón El Guabo - Provincia de El Oro durante el año 2010.
2.2.5 Campo de acción de la investigación. Gestión de Inventarios 37
2.2.6 Hipótesis científicas Si se elabora una estrategia de reducción de costos, entonces se disminuyen los costos de Inventario de los productos esenciales para la construcción en la Ferretería “MACAS” del Cantón El Guabo - Provincia de El Oro durante el año 2010.
2.2.6.1 Variables Científicas 2.2.6.1.1 Variable Independiente Estrategia de reducción de costos de Inventario
2.2.6.1.1.1 Conceptualización de la variable independiente Estrategia: En el diccionario Larousse se define estrategia como el arte de dirigir operaciones militares, habilidad para dirigir, aquí se confirma la referencia sobre el surgimiento en el campo militar, lo cual se refiere a la manera de derrotar a uno o a varios enemigos en el campo de batalla, sinónimo de rivalidad, competencia. Estrategia empresarial: Es una herramienta de dirección que facilita procedimientos y técnicas con un basamento científico, que empleadas de manera iterativa y transfuncional, contribuyen a lograr una interacción proactiva de la organización con su entorno, coadyuvando a lograr efectividad en la satisfacción de las necesidades del público objetivo a quien está dirigida la actividad de la misma. Costos: “Son los desembolsos que realiza la empresa para la fabricación o elaboración de un producto o la prestación de un servicio” Costos de Inventario: Cada material que se encuentra ubicado en el almacén representa un costo de almacenamiento y este costo debe ser menor que el costo del faltante del material almacenado. La cuantificación de estos costos de almacenamiento con frecuencia es difícil de obtenerla ya que el inventario y sus costos deben ser reales. La importancia que se le asigne a estos costos depende de cada empresa según la toma de decisiones. Costos de Envío, de Mantenimiento y de Posesión. 38
Estrategia de Reducción de Costos: Es una herramienta útil para la gestión de costos de inventario en una organización esto implica supervisar los procesos de desarrollo, producción y venta de productos o servicios de buena calidad.
2.2.6.1.2 Variable dependiente Disminuir los Costos de Inventario de los productos esenciales para la construcción.
2.2.6.1.2.1 Operacionalización de la variable dependiente:
INDICADOR Costo de Almacenamiento por Unidad Costo por Unidad Despachada Nivel de Cumplimiento Del Despacho Costo por Metro Cuadrado Índice de duración de Mercancías
DESCRIPCIÓN
Consiste en relacionar el costo del almacenamiento y el número de unidades almacenadas en un período determinado Porcentaje de manejo por unidad sobre los gastos operativos del centro de distribución. Consiste en conocer el nivel de efectividad de los despachos de mercancías a los clientes en cuanto a los pedidos enviados en un período determinado. Consiste en conocer el valor de mantener un metro cuadrado de bodega. Proporción entre el inventario final y las ventas promedio del último período. Indica cuantas veces dura el inventario que se tiene.
2.2.7 Tareas científicas 1. Determinación de la evolución de la gestión de inventarios en el proceso contable de costeo de mercancías en relación con los costos de inventario de los productos esenciales para la construcción. 2. Caracterización
gnoseológica
del
proceso
contable
de
costeo
de
mercancías 3. Caracterización gnoseológica de la gestión de inventarios. 4. Valoración de la situación actual de los costos de inventario de los productos esenciales para la construcción en la ferretería “Macas” del cantón el Guabo - provincia del oro durante el año 2010. 5. Fundamentación teórica de la estrategia de reducción de costos.
39
6. Elaboración de una estrategia de reducción de costos. 7. Corroboración de la Incidencia de una estrategia de reducción de costos para disminuir los Costos de Inventario de los productos esenciales para la construcción en la Ferretería “MACAS” del Cantón El Guabo - Provincia de El Oro durante el año 2010.
40
2.3 DISEÑO METODOLÓGICO 2.3.1 Tipo de Investigación: La investigación que se realiza es de tipo Aplicada, explicativa, de campo, longitudinal, estudio de situación específica y experimental.
2.3.2 Paradigma de Investigación La investigación se desarrolla desde el Paradigma Cuantitativo
2.3.3 Población y muestra 2.3.3.1 Población 51670 productos esenciales para la construcción
2.3.3.1.1
Descripción
Técnica,
Social-Demográfica
de
la
Población La Ferretería “MACAS” ubicada en las calles Bolívar entre Esmeraldas y Quito, en el Cantón El Guabo - Provincia de El Oro cuyo gerente propietario-general es el Abg. Macas Yuquilima Segundo Claudio ofrece una amplia gama de productos para la construcción, brindándoles ventajosas opciones de compra a sus clientes a costos competitivos y mediante atención personalizada. Todos los presentes productos son obtenidos por ferreterías pequeñas que deseen saturarse de mercadería (clientes mayoritarios) y además todas por personas que tengan la necesidad de adquirir algún material de construcción (clientes minoritarios). La población se encuentra dividida en cuatro grupos y son los siguientes: •
El 77.41% equivalente a 40000 productos representan los ingresos máximos de la ferretería; estos incluyen cemento y bloques. Sus usos
41
pueden presentarse en una variedad de circunstancias en la construcción civil moderna, pero a continuación detallamos las más comunes:
a) Pisos Prefabricados: Baldosas de cemento, baldosas de granito (Terrazo), adoquines, rejillas (adoquines perforados), losas (integrales), mortero (sobre losas, vaciados impresos, lavados, pulidos). b) Muros y Columnas: Vaciados. Concreto claro y concreto arquitectónico. Prefabricados. Bloques y paneles, pinturas a base de cemento blanco. c) Prefabricados: Construcciones, baños, cocinas, lavaderos, mesones, mobiliario interior, mesas, escritorios, mobiliario urbano, bancas, jardineras, bajo relieve, señalización, letreros. d) Pega Revitado: Baldosas, azulejos, piezas sanitarias, lechadas. •
El 10.57% equivalente a 5460 productos están personificados como productos de hierro (varillas, alambres, correas, tornillos); encontramos a las varillas y correas cuya utilización está en la construcción de estructuras de hormigón armado/diseño SISMORESISTENTE y donde se requiere empalmes por soldadura. Los alambres se usan como refuerzo en estructura de hormigón armado y para la fabricación de mallas electrosoldadas. Y finalmente los tornillos pueden utilizarse para mover, unir y sujetar objetos.
•
El 8.52% equivalente a 4400 productos son señalados con productos hechos de ZINC (supertechos, duratecho, zinc.); manejados en arquitectura para la construcción de estructuras o fachadas. Materiales enteramente aplicados para óptimos resultados en obras cuya estructura sea de hormigón armado. Por ejemplo en edificios, viviendas económicas, galpones pequeños, galpones avícolas y construcciones de carácter escolares, agrícolas, rurales, entre otras. Este material tiene una duración de más de cincuenta años.
•
El 3.50% equivalente a 1810 materiales pequeños para la construcción incluyen las carretillas, tablas, cañas, ganchos, cuartones, adoquines y palas son personificados como productos complementarios para en la
42
ingeniería civil y arquitectura; a su vez su función la convergen con otros materiales esenciales.
2.3.3.2 Muestra de la Investigación 17051 productos esenciales para la construcción
2.3.3.2.1 Tipo de Muestra Muestra estratificada, no probabilística PRODUCTOS ZINC CEMENTO,BLOQUES HIERRO MATERIAL PEQUEÑO TOTAL
CANTIDAD 33% 4400 1452,00 40000 13200,00 5460 1801,80 1810 597,30 51670 17051,10
TOTALES 1452,00 13200,00 1802,00 597,00 17051,00
2.3.4 Métodos, técnicas y procedimientos 2.3.4.1 Métodos Teóricos Para determinar las tareas de investigación se utiliza los siguientes métodos teóricos.
El método Histórico-Lógico para determinar la Evolución de la Gestión de Inventarios en el proceso contable de costeo de mercancía en relación con los costos de inventario de la Ferretería Macas.
El método Analítico-Sintético e Inductivo-Deductivo para la caracterización gnoseológica del proceso contable de costeo de mercancía y la gestión de inventario; asimismo para la valoración de la situación actual de los costos de inventario y para la corroboración de la incidencia de una estrategia de reducción de costos para disminuir los Costos de Inventario de los productos esenciales para la construcción en la Ferretería “MACAS”.
43
El
método
de
la
Abstracción-Concreción
y
Modelación
para
la
fundamentación teórica de la estrategia de reducción de costos.
El método Sistémico-Estructural para la elaboración de una estrategia de reducción de costos.
El método Hipotético-Deductivo se lo utilizará a lo largo de la investigación desde la situación problémica hasta la presentación de los resultados.
2.3.4.2 Métodos Empíricos Para la valoración de la situación actual de los costos de inventario de los productos esenciales para la construcción y la corroboración de la Incidencia de una estrategia de reducción de costos para disminuir los Costos de Inventario de los productos esenciales para la construcción en la Ferretería “MACAS” del Cantón El Guabo - Provincia de El Oro durante el año 2010. Los métodos empíricos utilizados fueron: • Observación • Entrevista • Encuesta y • Experimentación Tipo de Experimento: Cuasi-experimento de series cronológicas con dos grupos
2.3.5 Tratamiento estadístico de la información Para la tabulación e interpretación porcentual de los métodos empíricos “encuesta” (Anexo 3) se utilizó la matemática porcentual y el programa Microsoft Excel 2007.
44
2.4 CRONOGRAMA DE LA INVESTIGACIÓN No 1 2 3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10 3.11 3.12 3.13
Actividades Autorización de la empresa Visitas a la empresa Elaboración del pre-diseño de investigación Visita a diversas Bibliotecas Consultas en Internet Revisión Bibliográfica y fichaje Construcción del Marco Teórico (Antecedentes Históricos y Conceptuales) Borrador del marco teórico Visita a la empresa Elaboración de los métodos empíricos Prueba Piloto Aplicación de la encuesta Entrevista al los jefes de bodegas Recolección, tabulación y proceso de información empírica Redacción de la información empírica Realización de los antecedentes contextuales
Marzo Abril 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X
3.14 4 5 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8
5.9 5.10 5.11 6 7 8 9 10
Construcción final del marco teórico Revisión y corrección del diseño teórico Desarrollo del diseño metodológico Selección de la Población y muestra Proyección de los resultados Posibilidades de la aplicación de la investigación Elaboración del presupuesto para ejecutar la investigación. Redacción final del diseño de investigación Sustentación del diseño de investigación Elaboración teórica de la estrategia de reducción de costos Validez de la propuesta mediante un análisis de expertos Implementación del cuasiexperimento (aplicación de la propuesta en inventarios de la ferretería). Aplicación de la estrategia. Análisis e interpretación de los resultados. Presentación de los resultados Borrador del informe científico Redacción final del informe científico Sustentación de la tesis Publicación de los resultados.
X X X X X X X X X X
3. RESULTADOS ESPERADOS 3.1 Proyección de resultados esperados Estrategia de reducción de costos
3.2 Posibilidades de aplicación de los resultados La investigación referida a la disminución de los costos de inventarios de los productos esenciales para la construcción en la Ferretería “MACAS” del Cantón El Guabo - Provincia de El Oro durante el año 2010 es viable porque existe un organismo introductor y se cuenta con los recursos humanos, materiales y económicos para el desarrollo eficiente de la misma.
3.3 Organismo Introductor Ferretería “Macas”
47
4. PRESUPUESTO A. RECURSOS HUMANOS CANT. DESCRIPCIÓN 2 Investigadores 1 Asesor
TIEMPO 1 mes c/u 30 horas
B. RECURSOS MATERIALES CANT. DESCRIPCIÓN 4 Resma de papel A4 2 Cartuchos de impresión b/n 1 Cartuchos de impresión color 1 laptop 10 Lapiceros, lápices 1 Pen-drive
C. OTROS CANT. DESCRIPCIÓN Internet 5 comunicación tarjetas varios
TIEMPO -
V. UNITARIO V. TOTAL 100.00 200.00 10.00 300.00 SUMAN: 500.00
V. UNITARIO 3.50 20.00
V. TOTAL 14.00 40.00
-
25.00
25.00
-
0.30 -
3.00 SUMAN: 82.00
TIEMPO 30 horas -
V. UNITARIO 1.00 10.00
V. TOTAL 30.00 50.00
-
-
100.00 180.00 862.00 86.20 948.20
SUMAN: TOTAL A+B+C: IMPREVISTOS 10% TOTAL GENERAL:
48
5. SECCIÓN DE REFERENCIA REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 1. Autores Corporativos. Origen de la Contabilidad. [aut. libro] Autores Corporativos. ENCICLOPEDIA DE LA CONTABILIDAD. s.l. : Panamericana, 2008, 27. 2. —. Escritura Primitiva Contable. [aut. libro] Autores Corporativos. ENCICLOPEDIA DE LA CONTABILIDAD. s.l. : Panamericana, 2008. 3. F.V, CONCLAVES DA SILVA. Contabilidad y Arte . Curiosidades, velharias e miudezas contabilíticas. Lisboa : Vallardi, 1985. 4. Peña, Omar Nápoles. www.eumed.net. www.eumed.net. [En línea] 2007. [Citado el: 16 de abril de 2010.] http://www.eumed.net/cursecon/ecolat/cu/2009/onp.htm. 5. Puericia, Perez F. La Enciclopedia. s.l. : Salvat, 2004. 6. [aut. libro] Autor Corporativo. El pequeño Larousse Ilustrado. s.l. : Larousse, 2004. 7. Definicion ABC. Definicion ABC. [En línea] [Citado el: 20 de abril de 2010.] http://www.definicionabc.com/general/proceso.php. 8. Araujo, Gabriela Soledad Vega. Diseño de Investigación. Campaña Publicitaria. Machala : s.n., 2010. 17. 9. Proceso. [aut. libro] Autor Corporativo. Enciclopedia de la Contabilidad. s.l. : Panamericana, 2003. 10. Zapata, Pedro. Contabilidad General. Contabilidad General. s.l. : MC. Graw Hill, 2000, pág. 352. 11. Mercedes Bravo Vladivieso. El proceso Contable. [aut. libro] Mercedes Bravo Vladivieso. Contabilidad General. s.l. : Nuevo Día, 2007. 12. Sarmiento, Rubén. Estructura del Ciclo Contable. Contabilidad General. Quito : Voluntad, 2008. 13. Mercedes Bravo, Carmita Ubidia. Los costos y los gastos. [aut. libro] Carmita Ubidia Mercedes Bravo. Contabilidad de Costos. s.l. : Nuevo Día, 2007. 14. Angelis Ortiz Rodríguez Arleene Espina. www.rincondelvago.com. www.rincondelvago.com. [En línea] s/a. [Citado el: 22 de 04 de 2010.] http://html.rincondelvago.com/costos_2.html. 15. Anónimo. www.infomipyme.com. www.infomipyme.com. [En línea] s/a. [Citado el: 22 de abril de 2010.] http://www.infomipyme.com/Docs/GT/Offline/Empresarios/costos.htm. 16. Mercedes Bravo - Carmita Ubidia. Los costos y los gastos. [aut. libro] Mercedes Bravo Carmita Ubidia. Contabilidad de Costos. s.l. : Nuevo Día, 2007. 17. Zapata, Pedro. Mercaderías (artículos para la venta). Contabilidad General. s.l. : Mc. Graw Hill, 2000.
49
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53. Autor: Arelys Mujica, Carmen Galíndez, Maria Pérez, Ymird De La Rosa y Carabalí Andrés. www.gestiopolis.com. www.gestiopolis.com. [En línea] 16 de junio de 2008. http://www.gestiopolis.com/administracion-estrategia/administracion-de-inventarios.htm
51
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53
6. ANEXOS (ANEXO 1) GUÍA METODOLÓGICA DE OBSERVACIÓN Datos formales de la Observación: Empresa: Ferretería “Macas” Departamento: _______________________________ Grupo: ______________________________________ Observador: Srta. Carolina Armijos Objetivos: Identificar el almacenamiento y distribución de los productos esenciales para la construcción, así como la existencia de productos en el departamento de bodega. Tipo de Observación: No estructurada, real y oportuna, individual, encubierta y longitudinal. Condiciones: - Acceso y conocimiento necesario sobre los inventarios (productos para la construcción) - La entrada y salida de mercadería - Manejo de inventarios de parte de los trabajadores Muestra de la observación: Productos esenciales para la construcción existentes en bodega y 2 trabajadores de bodega. Instrumentos para recoger información: cuaderno de notas, cuaderno de trabajo, dispositivos mecánicos.
Guía de Observación. Almacenamiento 1) Productos en buen estado 2) Demasiado espacio entre mercadería 3) Lugar de almacenamiento seguro 4) Desperdicios/espacio en las perchas de almacenaje
SI ___ SI ___ SI ___ SI ___
NO ___ NO ___ NO ___ NO ___
5) ¿Están los productos almacenados de acuerdo a su tipo y usos? SI ___
NO ___
6) ¿Todos los productos están almacenados acorde a las reglas estandarizadas? SI ___
NO ___
54
7) ¿Están las tarjetas de control de inventario (KARDEX) con los datos necesarios de identificación del producto? Tipo
( )
Marca
( )
Nombre
( )
Código
( )
Fecha Venc.
( )
Fecha Adquis. ( )
8) ¿Existen informes de productos dañados? SI ___
NO ___
Distribución 9) ¿Existe un registro de entrada y salida de mercadería en el responsable del departamento de bodega? SI ___ NO ___ 10) ¿La comunicación entre bodega y despacho es realizada claramente por ambas partes? SI ___
NO ___
11) ¿El despacho de mercadería hacia los clientes es efectuado de manera correcta por parte de los trabajadores? SI ___
NO ___
12) ¿Se hallan pérdidas por daños ocasionados? SI ___
NO ___
Stock de productos esenciales para la construcción 13) En la mercadería existente se lleva un registro de control físico.
SI ___
NO ___
14) Elevada presencia de mercadería en perchas
SI ___
NO ___
15) Errado stock de mercadería
SI ___
NO ___
16) Productos obsoletos y dañados
SI ___
NO ___
55
(ANEXO 2) UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA SAN ANTONIO DE MACHALA ENTREVISTA Datos formales de la Entrevista: Empresa: Ferretería “Macas” Entrevistado: Código ( ) Entrevistadora: Srta. Carolina Armijos Objetivos: Describir y valorar los procesos y técnicas utilizados por los responsables de bodega en el almacenamiento y distribución de materiales para la construcción de la Ferretería “MACAS” Tipo de Entrevista: Semi-estandarizada y grupal Condiciones. Fecha: ________________________ Día de la semana: _______________ Hora: ________________________ Lugar: ________________________ Población: Todos los trabajadores del departamento de bodega. Muestra: Los representantes del departamento de bodega. Consigna. Se está realizando una investigación para disminuir los costos de inventario de los productos esenciales para la construcción. Por tanto se hace necesario determinar cuales son las verdaderas causas que ocasionan dicho fenómeno presente en la actualidad, y a partir de ellas dar soluciones a los problemas. Se le garantiza discreción con la información que aporte y a su vez se le agradece con su contribución y tiempo dedicado.
Guía de la Entrevista. a) ¿Cómo se sienten en su vida laboral? b) ¿Les agrada el puesto de trabajo en el que se encuentran?
56
c) ¿Durante la descarga de mercadería usted tiene el informe donde se presenta el registro de la mercadería entrante? d) ¿Utilizan las tarjetas de control de inventario que les proporciona la contadora de la ferretería? e) ¿Han recibido cursos de capacitación sobre el almacenaje de mercancía? f) ¿Cómo efectúan el almacenamiento de cemento y planchas duratecho, supertecho y zinc en bodega? g) ¿Ustedes conocen el método Just in Time (JUSTO A TIEMPO) acerca del almacenamiento y distribución de los materiales? h) ¿Llevan algún registro de pérdidas por deterioro de materiales? i) ¿La mercadería obsoleta presente en bodega, es conocida a un cien por ciento por el departamento de contabilidad? j) ¿Consideran que en bodega existe una gran cantidad de mercadería sin utilizar? k) ¿Según tu opinión, los dueños de la ferretería tienen muchos costos por mantenimientos de inventarios? l) ¿Colaborarían con la ferretería para reducir costos por almacenamiento de mercadería? ¿De qué manera?
Agradecemos sus criterios impartidos, el tiempo que nos ha dispensado y estoy segura que la información que nos ha brindado contribuirá significativamente a la calidad de mi investigación. Muchas Gracias
57
(ANEXO 3) UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA SAN ANTONIO DE MACHALA ENCUESTA Datos formales de la Encuesta: Empresa: Ferretería “Macas” Departamento. Código ( ) Encuestadora: Srta. Carolina Armijos Objetivos: Evaluar el actual almacenamiento y distribución de los productos esenciales para la construcción en el departamento de bodega de la Ferretería “Macas”. Tipo de Encuesta: No estandarizada y directa Condiciones. Fecha: ________________________ Día de la semana: _______________ Hora: ________________________ Lugar: ________________________ Población: Todos los trabajadores del departamento de bodega Consigna. Se realiza una investigación para disminuir los costos de inventario de los productos esenciales para la construcción existentes en la ferretería. Por ello le pido que responda con la mayor sinceridad las preguntas de la encuesta. Se le garantiza absoluta discreción con la información que proporcione y a su vez se le agradece con su contribución y tiempo dedicado.
Guía de la Encuesta. 1. ¿Le agrada su trabajo en el departamento de bodega? a. SI ___
b. NO ___
2. Marque con una “x” ¿Qué le agrada hacer más en su trabajo? a. Almacenar la mercadería ___ b. Despachar la mercadería ___
58
¿Por qué? _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ 3. ¿Ha recibido capacitación en cuanto al correcto almacenaje de materiales para la construcción? a. Siempre
____
b. Algunas veces
____
c. Nunca
____
3. ¿Cada vez que se realiza compra de mercadería. Existe espacio suficiente para guardarla? a. Siempre
____
b. Algunas veces
____
c. Nunca
____
4. La mercadería que ingresa a bodega cuando se realiza una descarga directa del camión se la almacena: a. En el espacio destinado para la misma
___
b. Sobre la mercadería existente
___
c. En algún lugar disponible de bodega
___
5. ¿Si usted observa un material obsoleto o dañado en bodega, le informa inmediatamente al responsable de bodega? a. SI ___
b. NO ___
¿Por qué? _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ 6. ¿Usted conoce la mercadería existente en bodega y perchas? a. SI ___
b. NO ___ 59
7. ¿Cuándo se efectúa un despacho de mercadería? Usted: a. Puede identificar rápidamente la mercadería pedida por el cliente.
___
b. No identifica inmediatamente la mercadería, por tanto pide ayuda de un compañero. c. Dirige la orden de despacho a otro compañero.
___ ___
8. ¿Cada vez que existen pérdidas por deterioro o falta de cuidado de mercancía, el representante de bodega informa a departamento encarga del registro contable de inventarios? a. SI ___
b. NO ___
9. ¿Cree usted que en bodega se tiene una gran cantidad de mercadería obsoleta? a. SI ___
b. NO ___
¿Por qué? _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ 10. ¿Se presentan inconvenientes consecutivos entre los registros computarizados de inventarios de “CAJA” con el stock de mercadería de “BODEGA”? a. SI ___
b. NO ___
11. ¿Cuándo un cliente llega a bodega para que le despachen su orden usted pide la factura cancelada y registra los datos de la mercadería saliente en la tarjeta de control de inventario? a. Siempre
____
b. Algunas veces
____
c. Nunca
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Gracias por su colaboración.
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INTERPRETACIÓN DE LA INFORMACIÓN RECOGIDA CON LOS MÉTODOS EMPÍRICOS TABLA 1 CAPACITACIÓN DE ALMACENAJE Siempre 2 29% Algunas Veces 0% Nunca 5 71% TOTAL 7 100% Al realizar la encuesta se obtuvo que la mayor parte de los encuestados específicamente el 71%, nunca ha recibido un curso o seminario acerca del almacenamiento correcto de la mercadería. Sólo el 29% han recibido un curso de capacitación referente al almacenaje de mercancías TABLA 2 ESPACIO PARA ALMACENAR MERCANCÍA Siempre Algunas Veces 3 43 % Nunca 4 57 % TOTAL 7 100% De los 7 encuestados, el 57% indicó que cada vez que se compra mercadería, nunca existe el espacio suficiente para guardarla; un 43% enunció que en ocasiones sabe existir espacio para almacenar la nueva mercadería. TABLA 3 DESCARGA Y ALMACENAJE Espacio destinado 1 Sobre la mercadería antigua 4 Lugar Disponible 2 TOTAL 7
14% 57% 29% 100%
Cuando se les preguntó de almacenamiento de mercadería que ingresa a bodega directamente del camión, los encuestados contestaron que la nueva mercadería es ubicada sobre la antigua; esto fue el 57%, el 29% sobre algún lugar disponible y finalmente el 14% sobre un espacio pre-destinado. TABLA 4 SI NO TOTAL
MATERIALES OBSOLETOS 6 1 7
14% 86% 100%
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Al preguntar a los encuestados sobre el encuentro de materiales obsoletos o dañados en bodega el 86% respondieron que “SI” le informaban a su jefe inmediato superior, y un 14% respondió que “NO” le informaban a su jefe inmediato. TABLA 5 CONOCIMIENTO Y DESPACHO DE MERCADERÍA Identifica Rápidamente 1 Pide ayuda 4 Cede el despacho a otro 2 TOTAL 7
14 % 57 % 29 % 100%
Cuando a los encuestados se les preguntó, si conocían la mercadería existente en bodega al momento de despachar una orden efectuada por caja; el 57% respondió que pide ayuda a un compañero cuando llega una orden, el 29 % contestó que cede la orden a otro compañero que conoce sobre la ubicación de los materiales, y finalmente el 14% que identifica rápidamente la mercadería pedida por el cliente. TABLA 6 INCONVENIENTES CON REGISTROS COMPUTARIZADOS SI 7 100% NO TOTAL 7 100% De la totalidad de los encuestados el 100% considera que existen inconvenientes consecutivos entre los registros computarizados de inventarios de “CAJA” con el stock de mercadería de “BODEGA” TABLA 7 DESPACHO DE MERCADERÍA Siempre Algunas Veces 2 Nunca 5 TOTAL 7
29 % 71 % 100%
Al preguntarles a los encuestados sobre el registro de la mercadería despachada en las tarjetas de inventario el 71% contestó que nunca efectúa un registro de la mercadería saliente y un 29% que algunas veces realiza el registro.
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GRÁFICO 2
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GRÁFICO 3
GRÁFICO 4
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GRÁFICO 5
GRÁFICO 6
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GRÁFICO 7
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