Efectos por cobrar: La emplearemos para controlar determinados documentos debidamente formalizados que representen créditos a favor de la empresa. Los documentos negociables más importantes que se controlan por intermedio de esta cuenta son las denominadas letras de cambio o giros y los pagarés. Para que sean registrados en esta cuenta deben haber sido aceptados por sus deudores. Esto significa reconocer una deuda y comprometerse a cancelarla a su vencimiento o a la vista.
Efectos por Cobrar Descontados: La existencia de un crédito comercial se debe en gran parte, al descuento de los títulos de crédito (letras de cambio y pagarés), ya que la empresa, para tener fondos, no necesita esperar hasta el día de vencimiento para cobrar a sus clientes, si no únicamente descontarlos en una institución de crédito o un particular, recibiendo inmediatamente el líquido o producto, o sea el valor nominal menos un descuento.
Cálculo del Descuento:
El descuento se calcula en función del plazo de vencimiento de cada giro y de un porcentaje establecido oficialmente. Luego bastará con aplicar la fórmula del descuento simple (I= C.i.t) Interés= Capital x tasa de interés x tiempo.
Ejemplo:
Vamos a suponer que nuestra empresa posee una letra de cambio de un cliente, por BsF. 3.000, que vence dentro de 90 días y en la cual se hubiere establecido intereses del 5% anual. Se lleva a descontar dicha letra a un banco, que cobra el 10.5% anual de descuento. Los cálculos serían así:
Efectos enviados al cobro: Cuando una empresa tiene problemas para el cobro de sus letras o giros: ya sea porque no tenga departamento de cobranzas, o que tenga clientes en zonas o ciudades muy distantes, lo que hace anti-económico cobrarles directamente; en estos casos, las letras de cambio pueden ser enviadas al Banco para que éste las cobre, es decir, el Banco sirve de intermediario de la empresa para cobrar los giros. Debe quedar claro que en este caso el Banco NO ANTICIPA el valor del documento, sino que solamente hace las funciones de cobrador y por ello percibe cierto porcentaje por comisión sobre los giros. Procedimiento para enviar efectos o giros al cobro: La empresa envía al Banco la Letra para su cobro. Cuando el Banco cobra las letras, abona el neto en la cuenta de la empresa y después de deduce un cierto porcentaje por comisión. Envía a la empresa la Nota de Crédito por lo neto abonado en cuenta. Si no logra cobrarla, devuelve la Letra, junto con una Nota de Débito correspondiente a la comisión por sus gestiones de cobranza a la empresa. Control interno de los efectos por cobrar: Para poder salvaguardar este activo es importante e indispensable establecer una serie de normas en torno a esta cuenta:
1.- aprobación de un funcionario responsable: Debe existir una persona o funcionario responsable que apruebe la aceptación de los efectos por cobrar como respaldo a transacciones de crédito realizadas.
2.-registros detallados: Deben llevarse registros detallados de esta cuenta y cuadrar mensualmente estos con el mayor general.
3-custodia física:
Los efectos por cobrar deben estar resguardados bajo la custodia de personas, que no llevan los registros ni de aquellas que aprueban los créditos.
4.- arqueos físicos: Se deben realizar arqueos físicos por sorpresa y comparar esos resultados con los registros.
5.- confirmación: Enviar periódicamente el estado de cuenta a los clientes pidiéndoles la confirmación de los saldos pendientes.
6.- efectos por cobrar vencidos: Aquellos efectos por cobrar que estén vencidos por un tiempo superior al normal establecido, esto se le debe notificar al funcionario responsable.
7.- prorrogas, renovaciones y baja por incobrables: Las prórrogas por cobrar, las renovaciones del efecto y la baja en libros por resultar incobrables, debe ser aprobada por personas diferentes al custodio y a aquellas personas que llevan los registros.
8.- efectos descontados y al cobro: Se deben establecer los adecuados registros de aquellos efectos que han sido descontados en bancos o que han sido enviados al cobro, para así de esta forma poder hacer el correspondiente seguimiento. Estos registros deben permitir conocer el estado de tales efectos en cada banco, por cliente y por fecha de vencimiento.
Además de esto periódicamente debe ser solicitada del banco la confirmación de los efectos que aún se encuentren en su poder y conciliar tal información con los registros.
Diferencia entre efectos por cobrar descontados y efectos enviados al cobro: Efecto descontado: es aquel que se envía al Banco anteriormente a su vencimiento (por ejemplo, un pagaré). El Banco nos anticipa el importe, cobrándonos los intereses correspondientes, además de las comisiones por gestión de cobro.
Efecto enviado al cobro: es el que se entrega al Banco para que gestione el cobro (como un cheque, por ejemplo). El vencimiento puede ser anterior o el mismo día del ingreso, y el Banco nos cobra únicamente la gestión de cobro (comisiones).