eBook - Manual Prático de 5S

MANUAL

PRÁTICO

Manual Prático de 5 S – Volume Volume 1

Você sabe o que é 5S? O 5S surgiu nas empresas do Japão, durante a reconstrução do país depois da segunda guerra mundial. Depois da guerra, os japoneses receberam orientação de especialistas americanos para o controle da qualidade. O que os americanos faziam bem foi aperfeiçoado no Japão, formando-se o que ficou conhecido como Qualidade no Estilo Japonês, ou Total Quality Control (TQC Controle da Qualidade Total). É o controle dos processos para assegurar o resultado final, entregando os produtos conforme expectativa do cliente.

Saiba + sobre TQC: O termo “controle da qualidade total” foi usado pela primeira vez por Armand

Feigenbaum, em 1956, quando ele propôs a ideia de que a qualidade só poderá resultar de um trabalho em conjunto de todos os que estão envolvidos no desempenho da organização, não apenas de um grupo de pessoas. Embora ele também defendesse a criação de uma estrutura organizativa de suporte à qualidade, a Engenharia de Qualidade, que seria a responsável por resolver questões de qualidade que englobassem mais de uma área da empresa.

O papel do 5S é cuidar da base, facilitando o aprendizado e prática de conceitos e ferramentas para a qualidade. Isso inclui cuidar dos ambientes, equipamentos, materiais, métodos, medidas, e, especialmente, pessoas. No princípio, o 5S era mais focado em liberar área e espaço, evitar desperdícios, resolvendo efeitos de guerra e de gestão inadequada. Com os novos desafios, inclusive a evolução da tecnologia da comunicação, o 5S evoluiu.

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Manual Prático de 5 S – Volume 1

A metodologia 5S tem sido desenvolvida de forma eficaz e participativa nas empresas através de fundamentos de fácil compreensão e capacidade de apresentar resultados expressivos. Isso responde a questão daqueles que se perguntam: “por que cada vez mais empresas investem na aplicação dos 5S?” A resposta é simples: porque é uma

ferramenta baseada em idéias simples e que podem trazer grandes benefícios para as empresas. O conceito de 5S possui como base as cinco palavras japonesas cujas iniciais formam o nome do programa. As palavras são Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke, que migradas para o Português foram traduzidas como “sensos”, visando não descaracterizar a nomenclatura do

programa. São eles: senso de utilização, senso de organização, senso de limpeza, senso de saúde e senso de autodisciplina.

A tradução utilizando a palavra senso se tornou uma das mais divulgadas no Brasil a partir de meados da década de 1990. Além de iniciar com S, facilitando a didática do 5S, este termo remete ao bom senso, característica de pessoa sensata. A prática do 5S é um bom meio de apurar a sensatez. Com isso, o 5S deixa de ser uma coisa de fábricas, máquinas, ferramentas. Entendido assim, o 5S pode ser praticado por qualquer pessoa, em qualquer lugar, para facilitar a solução de qualquer desafio. Finalmente, essa tradução aproxima o 5S de o que é natural no organismo vivo. Praticar 5S é semelhante ao que qualquer ser vivo faz para viver.

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Toda empresa bem estruturada, segue padrões estabelecidos pela metodologia 5S. Esses padrões influenciam e muito, na performance da empresa, um ambiente limpo e bem organizado, remete a sensação de disciplina e disciplina, gera RESULTADOS.

SEIRI

seiketsu

seisou

SHITSUKE

seiton

RESULTADOS O 5S pode ser implantado como um plano estratégico que, ao longo do tempo, passa a ser incorporado na rotina, contribuindo para a conquista da qualidade total e tendo como vantagem o fato de provocar mudanças comportamentais em todos os níveis hierárquicos. Muitos dos conceitos da qualidade total se fundamentam na teoria da melhoria contínua (Kaizen: Kai, mudança e Zen, para melhor), pois a QT é um processo e não um fato que possa ser considerado concluído. Numa primeira etapa é necessário estabelecer a ordem para então buscar a QT. Para estabelecer a ordem usamos o 5S. Alguns objetivos desse programa são:        

Melhoria do ambiente de trabalho; Prevenção de acidentes; Incentivo à criatividade; Redução de custos; Eliminação de desperdício; Desenvolvimento do trabalho em equipe; Melhoria das relações humanas; Melhoria da qualidade de produtos e serviços.

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1º SENSO

seiri SEIRI = SENSO DE UTILIZAÇÃO E DESCARTE O primeiro senso do Programa 5S é o chamado Seiri ou Senso de Utilização. É o nosso ponto inicial para colocar o trabalho em ordem. É saber, antes de tudo, separar o que é útil do que é inútil e o que é necessário do que é desnecessário. Atente que inútil não significa que pode ser jogado fora, e sim que no momento não tem utilidade. O Senso de Utilização consiste em analisar os locais de trabalho e classificar todos os itens (objetos, materiais, informações, etc.) segundo critérios de utilidade ou frequência de uso, para depois retirar do ambiente tudo o que não precisa estar ali. Objetos inúteis precisam ser descartados, vendidos, doados ou jogados no lixo. Devemos procurar manter somente o necessário para as atividades na quantidade certa e em condições de uso. Vamos descartar tudo aquilo que foi usado nos últimos meses e que não há previsão de ser usado novamente. Somente o que tiver utilidade imediata deve estar na área de trabalho: coloque perto da máquina, bancada, mesa ou área de trabalho o que se usa toda hora; próximos ao local de trabalho devem ficar os materiais usados poucas vezes no dia; e, no armário, arquivo ou depósito deixamos os materiais usados de vez em quando. Nessa etapa, separamos os objetos e/ou materiais por grau, tipo ou tamanho. Siga-nos:


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Pense nas atitudes que você pratica no seu dia a dia que podem ser consideradas como desperdício e procure evitá-las. Vejamos alguns exemplos de desperdício:       

Produtos e/ou serviços em fila de espera para serem executados. Estoques além do necessário. Luzes acesas em ambientes vazios ou muito claros. Banhos quentes demasiadamente demorados. Máquinas e equipamentos ligados desnecessariamente. Jogar no lixo materiais em condições de uso. Bate papos desnecessários no ambiente de trabalho.

Para garantir o sucesso da implantação do 1º S, é necessário realizar um planejamento claro de tudo aquilo que precisa ser feito. A criação de uma lista de verificação é um instrumento que auxilia na prática do senso. Entre os questionamentos da lista podemos citar as seguintes perguntas:  

 

Há objetos desnecessários no local de trabalho? Há quantidade excessiva de material de expediente (lápis, borracha, caneta etc)? O Senso de Utilização foi realizado no computador? As áreas em comum, tais como cozinha, banheiros, vestiários, pátios estão em ordem?

Com o início do Senso de Utilização, começam a surgir os materiais inúteis, que devem ser removidos para uma "área de descarte". Nessa área, todo o seu material deve ser devidamente identificado. A área de descarte não é sinônimo de bagunça. Até porque, nessa área, há muita coisa que pode ser útil para outro setor, por isso o descarte deve estar organizado e os objetos de fácil localização.

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Dica: Uma boa maneira de fazer uma gestão visual do que vai ser descartado ou reaproveitado em outra área da empresa, é a fixação de etiquetas nas cores vermelha e amarela. Onde as vermelhas sinalizam descarte e amarelas reciclagem.

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Com o primeiro S implantado, esperam-se os benefícios abaixo:       

Facilidade nas informações e na procura de objetos; Diminuição da necessidade de espaço e de estoque de materiais; Diminuição do desperdício; Redução de custos; Melhor aproveitamento do tempo e de recursos; Maior organização; Aumento da produtividade

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2º SENSO

seiton SEITON = SENSO DE ORDENAÇÃO O segundo senso do Programa 5S é o chamado Seiton ou Senso de Organização ou de Ordenação. Ele consiste em arrumar objetos, materiais e informações úteis de maneira funcional, possibilitando o acesso rápido e fácil ao que deseja. O lema desse senso é ter cada coisa em um lugar definido de forma a facilitar a localização por qualquer pessoa e a qualquer momento. Algo imprescindível para a implantação desse senso é a conscientização da importância de sermos pessoas organizadas. O que adianta organizar tudo, se depois vem alguém bagunçando tudo? Depois de reforçar esse aspecto, você precisa realizar uma pesquisa do layout adequado para o ambiente e de todos os objetos que o compõem. Um ponto interessante é se você documentar por fotos ou filmes o ambiente, assim poderá comparar o "antes" e o "depois" da implantação do segundo S. É chegada a hora de organizar os objetos. Arrume a disposição dos móveis, organize os materiais que restaram após a etapa de descarte e determine e identifique um lugar para cada objeto. Determine os locais apropriados e os critérios de estocagem de materiais, equipamentos, ferramentas e documentos.

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Lembre-se de um fator importante: itens mais velhos devem ser deixados à frente dos mais novos, pois precisam ser usados primeiro. Principalmente no caso de materiais com prazo de validade. Isso se chama FIFO, que é a sigla de First In, First Out, em tradução livre é significa Primeiro que entra, Primeiro de Sai.

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Saiba + sobre FIFO: FIFO é a sigla em inglês para “First in, first out”, que no idioma português qu er dizer que o primeiro [produto] a entrar no armazém deve ser também o primeiro a sair, com o objetivo de evitar a perda por vencimento da mercadoria. No Brasil, é comum que os profissionais dos setores de estocagem se refiram ao FIFO com as iniciais PEPS de “Primeiro que Entra é o Primeiro que Sai”, o que facilita a memorização do conceito.

Perceba que a organização não ocorre apenas no ambiente físico, no meio virtual ela também é necessária. Nos computadores, identifique arquivos ou pastas e organize os e-mails.

Leia abaixo algumas dicas para praticar o Senso de Organização: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Organize suas coisas de acordo com os seguintes critérios: o Aquilo que é usado constantemente fica ao alcance das mãos; Usado ocasionalmente, mantenha próximo ao local de trabalho; O que é usado raramente fica fora do local de trabalho; Defina mecanismos de identificação apropriados; Padronize nomenclaturas; Use etiquetas coloridas para identificação; Identifique o lugar de cada coisa e os objetos guardados; Organize seus livros por gêneros e em ordem de relevância e interesse na leitura; Separe documentos pessoais e profissionais em pastas identificadas.

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Depois de organizar tudo, verifique se realmente o que precisava foi feito. Para isso, responda as seguintes perguntas:   



Há um local determinado para cada tipo de objeto? Os materiais/equipamentos estão organizados e identificados? Os materiais quando retirados e usados, são colocados no mesmo lugar? Todos os materiais e documentos em cima das mesas estão sendo utilizados? Há excesso de materiais nas mesas, gavetas ou armários?

Exemplo de Seiton Implantado:

Com o segundo S implantado, esperam-se os seguintes benefícios: 

     

Facilidade para encontrar documentos, materiais e outros itens necessários ao trabalho; Diminuição de compras desnecessárias; O término do estresse de procurar algo e não encontrar; O aumento do fluxo das informações; Maior agilidade no trabalho; Melhoria na comunicação interna e externa; Melhora no aspecto visual dos ambientes.

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3º SENSO

seisou SEISOU = SENSO DE LIMPEZA O terceiro senso do Programa 5S é o chamado Seisou ou Senso de Limpeza. No dicionário, o termo "limpeza" possui os seguintes significados: qualidade de limpo, de asseado; esmero, aprimoramento; coisa bem feita, acabada, caprichada. Nessa etapa é importante não só executar a limpeza do ambiente, mas também mantê-la. É chegada a hora de educar para não sujar e zelar por tudo que é de nossa responsabilidade. Ter senso de limpeza significa ter cuidado, eliminar a sujeira para manter o ambiente limpo. O mais importante não é o ato de limpar, mas o ato de não sujar. Além de limpar, precisamos identificar fontes de sujeira e as respectivas causas, para podermos bloqueá-las. O senso de limpeza é indispensável no refeitório e nos banheiros. Assim, quando se realiza a fase da Limpeza, verifica-se a situação geral da organização. Nesse momento, é possível detectar sujeiras e outros aspectos que possam agredir o homem e o meio ambiente.

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Veja algumas dicas para começar a implantar o 3º S: 1. 2. 3. 4. 5.

Marque e implante o “Dia da Limpeza”; Defina as regras para a manutenção da limpeza; Defina locais para a coleta de lixo; Estude a possibilidade de realizar a coleta seletiva; Estimule os colegas a manter a limpeza obtida.

Boas Práticas na implantação do Seisou: Existem diversas boas práticas que fazem diferença na implantação do 3º Senso. Alguns Exemplos são: 

 

Criação de um cronograma de limpeza claro para todos os membros da equipe; Coleta Seletiva. Todo tipo de lixo tem seu devido lugar de descarte; Expalhar banners explicativos e motivacionais pela empresa, à respeito do senso de limpeza.

Exemplo de Cronograma de Limpeza.

Exemplo de banner motivacional sobre limpeza e coleta seletiva.

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Todos devem se comprometer com a limpeza de cada um e com a limpeza das áreas comuns. O sucesso dessa fase dependerá de todos. Após implantado, é chegado a hora de verificar se o 3º S foi realmente executado de forma eficiente. Pense nas seguintes perguntas:  

    

As paredes estão limpas? Os colaboradores realizam diariamente a limpeza do seu local de trabalho? Os computadores estão limpos? As plantas existentes no ambiente estão adequadamente tratadas? O piso está limpo e bem conservado? Existe poeira sobre os armários, escrivaninhas e/ou bancadas? A apresentação pessoal (uniforme/vestuário) demonstra asseio?

Se tudo está devidamente organizado e limpo, é só colher os benefícios de mais uma etapa do Programa 5S. Dentre eles:       

Maior durabilidade dos equipamentos. Redução do índice de acidentes de trabalho. Ambiente mais higiênico. Ambiente de trabalho agradável e saudável. Diminuição do desperdício. Prevenção de poluição. Melhoria da imagem interna e externa da empresa.

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4º SENSO

seiketsu SEIRI = SENSO DE SAÚDE E HIGIENE O 4º S do Programa 5S's é o Seiketsu ou Senso de Higiene e Saúde. O Seiketsu visa a melhoria da qualidade de vida, criando condições que favoreçam a saúde física, mental e emocional, a partir de práticas de higiene. O senso de higiene reforça a necessidade de uma mudança comportamental. É chegado o momento de organizar as suas atividades diárias: dedique um tempo só para você, um tempo para a família e os amigos e um tempo para organizar as idéias, os planos pessoais e os objetivos de vida. Cuidar da higiene é, além da sua limpeza pessoal, também cuidar da sua imagem e da mente. Para ter uma boa imagem pessoal, corte os cabelos, a barba e as unhas, e use sempre roupas e sapatos limpos. É também cuidar do cheiro que você exala. E, no aspecto psicológico, trabalhe a sua autoestima, administre problemas e conflitos emocionais, expulse os maus sentimentos e tenha empatia.

Além disso, é preciso estar atento ao bem estar coletivo: mantenha um bom clima organizacional, zele pela qualidade das relações de trabalho e mantenha o local de trabalho e as áreas comuns organizados e limpos.

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Veja abaixo algumas dicas para praticar o senso de higiene:    





Cuide para que a prática dos sensos anteriores permaneça. Promova discussões acerca do tabagismo. Realize exames periódicos de saúde. Cumpra e busque melhorar os procedimentos de segurança, sejam eles individuais ou coletivos. Promova um bom clima de trabalho, ativando franqueza e delicadeza nas relações entre as pessoas. Assuma o que fez para não prejudicar o outro.

Implantado o 4º S é hora de checar se ele está realmente funcionando. Tente responder às seguintes perguntas: 

  



 

A quantidade e qualidade da iluminação para o trabalho são adequadas? A apresentação do pessoal (uniforme/vestuário) demonstra asseio? Os banheiros, vestiários e armários estão em boas condições? Há uma preocupação generalizada pela higiene no local de trabalho? Os colaboradores dos setores utilizam EPI’s e EPC’s adequados em

seu setor ou em outros setores, quando necessário? Os colaboradores cumprem horários e prazos estabelecidos? A relação entre os colegas de trabalho é boa, havendo respeito e profissionalismo?

Após a implantação e checagem do 4º S são esperados os seguintes benefícios:        

Aumento no senso de segurança. Melhoria na imagem dos funcionários. Aumento da satisfação pessoal. Melhoria da imagem da empresa perante os clientes. Colaboradores mais saudáveis. Prevenção de acidentes. Prevenção e controle do estresse. Melhoria da qualidade de vida.

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5º SENSO

shitsuke SEIRI = SENSO DE AUTODISCIPLINA O Senso de Autodisciplina ou Shitsuke é o 5º S do Programa 5S’s. Esse senso indica o momento em que as pessoas se conscientizam da necessidade de buscar o autodesenvolvimento e consolidar as melhorias

alcançadas

com

a

prática

dos

“4S”

anteriores.

Para conquistar a ordem mantida é preciso exigir de cada pessoa uma autodisciplina constante, muita determinação para manter as conquistas das etapas anteriores e pontualidade nos compromissos assumidos. A ordem mantida é uma facilitadora para libertar a energia criativa e tem como objetivo levar à realização plena das coisas comuns. Nessa etapa, é preciso cumprir rigorosamente com aquilo que foi estabelecido. Esse senso exige:     

O comprometimento dos colaboradores; A ética em primeiro lugar; Ter educação, paciência e responsabilidade; Respeito às normas e procedimentos; Melhoras na comunicação.

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Delegação de responsabilidades e atribuição de autoridades. Para começar a colocar em prática o 5º S:    

Crie procedimentos claros e possíveis de serem cumpridos; Seja claro e objetivo na comunicação; Cumpra os horários marcados para cada compromisso; Estabeleça sempre o porquê da execução de determinada tarefa.

Com o Senso de Autodisciplina implantado, é chegada a hora de verificar se nada ficou para trás:



Há algum material fora do lugar? Há material bom perto de objetos inúteis? Há excesso de material de expediente? Os materiais/equipamentos estão organizados, identificados e limpos? A apresentação do pessoal (uniforme/vestuário) demonstra asseio? O relacionamento entre os colegas é bom?



Os EPI’s estão sendo usados?

   



Uma pitada de PDCA PDCA (do inglês: PLAN - DO - CHECK - ACT / Plan-Do-Check-Adjust) é um método iterativo de gestão de quatro passos, utilizado para o controle e melhoria contínua de processos e produtos. É também conhecido como o círculo/ciclo/roda de Deming, ciclo de Shewhart, círculo/ciclo de controle, ou PDSA (plan-do-study-act). Outra versão do ciclo PDCA é o OPDCA, onde a letra agregada "O" significa observação ou como algumas versões dizem "Segure a condição atual". Esta ênfase na observação e na condição atual é utilizada frequentemente na produção enxuta (Lean Manufacturing / Toyota Production System) do Sistema Toyota de Produção. O 5º senso tem muita empregabilidade para o ciclo PDCA, pois na fase final de implantação da metodologia 5s é uma ótima oportunidade de enxergar as possíveis melhorias para a metodologia e fazer os ajustes necessários.

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Tudo verificado? Agora é manter o trabalho realizado até aqui e colher os benefícios do Senso de autodisciplina:      

  

Melhoria contínua da empresa e pessoal; Prevenção de perdas oriundas de processos não padronizados; Melhoria da disciplina e da ética; Melhor qualidade de vida; Cultivo de bons hábitos; Presença do trabalho em equipe, com método e maior segurança e qualidade; Conscientização da responsabilidade em todas as tarefas; Serviço dentro dos requisitos de qualidade; Desenvolvimento pessoal.

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CASES DE

SUCESSO

Veja as melhorias obtidas em diversos ambientes após a implantação da metodologia 5S. 19

Case 1 ANTES

DEPOIS

Otimização de Espaço e área útil; Melhoria na luminosidade do ambiente; Aumento na agilidade do trabalho, identificação dos volumes; 4. Facilidade na retirada de materiais. 1. 2. 3.

proporcionado

pela

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Case 2 ANTES

DEPOIS

20

1. 2.

Otimização do espaço interno; Agilidade na realização de tarefas, proporcionada pela facilidade de encontrar matérias.

Case 3 ANTES

1. 2. 3. 4. 5. 6.

DEPOIS

Otimização de espaço; Melhoria na saúde laboral; Ganho de tempo e agilidade nas atividades diárias; Melhoria na imagem do ambiente; Aumento na luminosidade; Aumento do raio de ação do trabalhador.

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Case 4 ANTES

DEPOIS

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1. 2. 3. 4.

Esse exemplo foi o campeão no quesito “otimização de espaço”; Melhoria na luminosidade do ambiente; Ganhos de saúde ocupacional; Melhoria no raio de ação do trabalhador.

Case 5 ANTES

1. 2. 3.

DEPOIS

Otimização de espaço; Melhoria no clima organizacional; Organização e ordenação.

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Viu como os resultados do 5S são satisfatórios e impactam diretamente na produtividade da equipe? Você ainda tem dúvidas sobre a metodologia 5S? Para melhor entendimento, nós sugerimos que você assista os 2 vídeos abaixo. Clique e assista! 22

Autor: Novo Telecurso 2000 – SENAI SP

Autor: Qualitv Siga-nos:



Sobre o Autor Jhonata Teles atua há 10 anos na área de manutenção industrial, trabalhou em industrias alimentícias, químicas, cosméticas, cimenteiras, mineradoras e metalúrgicas. Engenheiro Mecânico, graduando Eng. De Produção, Técnico em Mecânica e Técnico em Eletrotécnica. É especialista em Lubrificação Industrial com certificações internacionais MLT-I e MLA-I pelo ICML – International Council Machinery Lubrication. Analista de Vibração Nível II pela FUPAI.

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Fundador e Diretor de Engenharia da ENGETELES – Engenharia de Manutenção.

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Todos os direitos Reservados: ENGETELES – Engenharia de Manutenção LTDA.


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