TIPOS DE AJUSTES CONTABLES
Luis Alejandro Patiño Arboleda
UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA FACULTAD DE INGENIERIA DEPARTAMENTO DE INGENIERIA INDUSTRIAL CONTABILIDAD GENERAL 21 DE FEBRERO DE 2011
INDICE DE CONTENIDOS
1| Objetivos
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2| Resumen
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3| Introducción
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4| Ajustes Contables
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5| Ajustes Diferidos
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6| Ajustes Acumulados
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7| Conclusiones
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8| Referencias
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OBJETIVOS
Objetivo General: Exponer
los conceptos de ajustes, haciendo énfasis en los ajustes acumulados y los ajustes diferidos.
Objetivos Específicos:
Explicar el por que y la importancia
de los ajustes.
Dar un ejemplo de cada uno de los ti pos de ajustes a tratar.
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RESUMEN
El presente
documento, con naturaleza de consulta académica, tiene por objetivo definir los ajustes contables, su naturaleza y los ti pos de ajustes contables con ejemplos de cada ti po; buscando siempre que cada concepto quede lo más claro posible.
En
la primera parte del documento se e xpone el conte xto general en el que se va a desenvolver el concepto de ajuste: la información contable es quizás el sistema de información más útil para la gerencia cuando de tomar decisiones se trata; por tal motivo la información que este refleje debe ser clara, precisa, pero sobre todo debe estar ³ajustada´ a la realidad, pues esto ayuda a medir con mayor grado de certidumbre el impacto que tendrán futuras decisiones.
Seguidamente se define el conce pto de ajuste, su naturaleza, su im portancia y los tipos de ajuste.
Mas adelante se muestran los ti pos de ajustes, profundizando en ellos individualmente, y ejemplificando cada uno.
Finalmente se hace una refle xión sobre todo el contenido del documento, antes de dar pasó a las conclusiones finales.
Palabras Clave: Periodo contable, Activo, Pasivo, Cuenta contable, Sistema de
Contabilidad por Causación
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INTRODUCCION
El
termino ³ajustar´ hace referencia a poner en justicia algo, es decir acomodar algo hasta que esto este como debe estar. Al ajustar se pretende en definitiva mostrar la realidad de un hecho, determinar sus im plicaciones y por consecuencia inmediata hacer de lo ajustado, algo útil, pues ya se tiene certeza de que representa un valor real.
Entrando
mas en materia, en las cuentas contables, se tiene gran cantidad de información financiera, esta algunas veces no esta fielmente ligada a la realidad; he aquí el por que de los ajustes contables. Ajuste contable hace referencia a un ³Procedimiento´ (mas tarde lo definiremos bien) que se lleva a cabo con el fin de que en las cuentas contables se tenga información real, totalmente relacionada con todas las variables abstractas del medio económico que no se tienen que no se consideran al ingresar asientos a las cuentas, por dar algún ejemplo: depreciación, inflación.
Al respecto la Legislación Colombiana en materia contable es clara manifestando en el capítulo 1 "OBJETIVOS y CUALIDADES DE LA INFORMACIÓN CONTABLE", contenida en el decreto 2649/93, todo lo referente a los ajustes en las cuentas contables, todo como una directa consecuencia de buscar el articulo 4 del mismo decreto: ³CUALIDAD ES DE LA INFORMACION CON TABLE´.
Condensando, se persigue con los ajustes, dotar a la información contable de un alto grado de veracidad y confiabilidad en el proceso gerencial de toma de decisiones, un ajuste es entonces, una figura contable que nos permite establecer un verdadero valor de ciertas cuentas en los estados financieros al final del periodo contable
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AJUSTES CONTABLES
Como ya se dijo, son las correcciones necesarias para poder emitir estados financieros ajustados a la realidad económica y financiera de la em presa, además de cumplir con los principios de contabilidad (y la legislación del decreto antes mencionado). En primer
lugar, en la contabilidad los errores son casi inevitables, lo que hace necesaria una revisión al final del periodo para identificar y corregir esos errores. Además, algunos hechos económicos, debido a que en el momento de su registro no se conocen plenamente, se registran de forma incompleta, de modo que se hace necesario realizar el ajuste respectivo al finalizar el periodo contable cuando ya se tiene la información completa. Estas
son las principales causas de los ajustes, y son estas precisamente las que sustentan la tesis antes planteada de que para que la información sea útil para la toma de decisiones primero hay que ajustarla a la realidad. Es
importante que todos los ajustes y correcciones a los que haya lugar, se hagan antes del cierre contable, pues esta es la oportunidad para sanear la contabilidad y los estados financieros, puesto que una vez realizado el cierre y emitidos los estados financieros, se hace más difícil e ino portuno el proceso de corrección y ajuste. Para determinar que ajustes y correcciones deben hacerse, es necesario realizar una auditoría a la contabilidad y al proceso contable mismo, lo cual es una gran herramienta para hacer un diagnóstico profundo de la empresa. Si no se ajusta la contabilidad al final del año, es im posible detectar errores en la contabilidad y hasta falencias económicas y financieras de la em presa, que pueden llevar a la administración de la empresa a tomar decisiones equivocadas.
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La utilidad de la información contable de pende directamente de su fiabilidad, de que esté ajustada a la realidad, y esto sólo se logra cuando de forma juiciosa y consciente, se realizan los ajustes y se corrigen los errores contables antes de emitir oficialmente estados financieros. A continuación se presentan y ejemplifican los dos ti pos de ajustes que nos convocan: Los ajustes Diferidos y Acumulados.
AJUSTES DIFERIDOS
Cuando en la contabilidad de cualquier negocio e xisten diferidos es porque existe una transacción comercial por medio de la cual la em presa paga por anticipado ciertas cosas o recibe por antici pado dineros que debe retribuir con servicios que se prestarán.
Por ejemplo el é xito firma facturas a 90 días, o flamingo fía.
Aquí, para la realización del ajuste, deben tenerse en cuenta los siguientes factores: el monto de la transacción inicial, el monto percibido para el cierre contable (momento en el cual entra a o perar el sistema de contabilidad por causación) y tener muy presente el tiempo que cubre el dinero pagado o recibido por anticipado según el caso.
Aquí discriminaremos entre los dos factores mencionados: Dineros recibidos por anticipado y Dineros pagados por antici pado. Veamos:
Pagos realizados anticipadamente: Existen para
los negocios ciertos elementos que por su naturaleza para adquirirlos, el pago debe hacerse por anticipado. Este hecho le genera a la empresa unos ³derechos´ con una "vida útil" definida (es decir: le deben un servicio) que afectarán periodos contables diversos y por ende, tendrán un efecto en los estados financieros bien sea en el Estado de Resultados o en el Balance General).
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Dinero recibido por anticipo: En paralelo
a los pagos anticipados, existen transacciones en las cuales se reciben dineros por antici pado, igualmente estos no constituyen ingresos de un solo periodo contable (contabilidad de causación); en este evento la em presa receptora genera una obligación para con quien entrega dinero es decir, en este momento se genera un Pasivo. Para la empresa o persona que entrega el dinero se genera un derecho o exigencia por un lapso de tiempo previamente pactado, es decir, se genera un Activo. Por ejemplo el pago de las matrículas en la Universidad que se efectúa al principio del semestre pero que cubre todo el periodo lectivo, se constituye en un Pasivo para la Universidad y en un derecho o Activo para el estudiante.
A continuación un ejemplo practico de un ajuste diferido, para este se eligió una situación de pago anticipado por parte de la empresa.
E l
10 de febrero del 2010 la compañía A, adquiere una póliza de seguros generales contra todo riesgo con vigencia de 1 año y valor de $ 120.000, la empresa cierra libros cada trimestre.
DEBITO
1/2/10
Documentos por cobrar
CREDITO
$ 120.000
Caja
$ 120.000
Ajuste por el primer trimestre (1-2-10/31-3-10) desde el momento de adquisición hasta el primer cierre han transcurrido 2 meses.
30/06/10
Documentos por cobrar Caja
$ 20.000 $ 20.000
Para los demás trimestres el ajuste sería así:
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30/06/10
Documentos por cobrar
$ 30.000
Caja 30/09/10
$ 30.000
Documentos por cobrar
$ 30.000
Caja 31/12/10
$ 30.000
Documentos por cobrar
$ 30.000
Caja 31/03/11
$ 30.000
Documentos por cobrar
$ 10.000
Caja
$ 10.000
Es
de notar que a medida que avanza el semestre el Pasivo Renta Diferida se convierte en un ingreso real para la aseguradora, de igual manera se convierte en un gasto real para la empresa. Se reconoce sistemáticamente una disminución de los pasivos y un aumento en los ingresos de cada periodo. O Viceversa según desde donde se le mire.
AJUSTES ACUMULADOS
En
el mundo de los negocios de hoy, es muy común que se realicen consumos o se entreguen productos o servicios sin que en el momento de la transacción se reciba o entregue efectivo, situación igual pero contraria ala expuesta en el ítem anterior (es decir, efectivamente el pago no se realiza). Por contabilidad de causación, el hecho debe ser reconocido, inde pendientemente del movimiento futuro de efectivo. Debe tenerse presente que los ajustes afectan cuentas de resultados y cuentas de balance general. Nuevamente aquí se pueden discriminar dos tipos de ajustes acumulados: unos para los pagos y otros para los ingresos. Veamos:
Para los gastos:
Un gasto es un consumo, por tanto, debe ser reconocido contablemente por la entidad. Sucede cuando el consumo se realiza y el periodo contable de la entidad 8
(cierre de libros) es inferior al periodo de pago, no obstante se debe afectar la utilidad del periodo por dicho consumo. Los ejemplos mas citados por la teoría en este caso son: Cuando una empresa accede a un préstamo con intereses a un periodo de tiempo largo o cuando se cierran las cuantas en mitad del periodo de nomina.
Para los ingresos:
Como es de esperarse es el caso contrario de los gastos. Aquí se ha prestado un servicio o se ha entregado una mercancía pero nuestra fecha de cierre de libros es inferior al periodo de recuperación de cartera. Aquí nuevamente debemos tener presente 3 situaciones (los ajustes requieren un ejercicio mental de gran abstracción), el momento de la transacción inicial, el cierre de libros y el momento de recuperación de cartera.
Cuando se reconoce un gasto se disminuye la utilidad del periodo, por ende, los efectos fiscales son una disminución en los im puestos (en Colombia se tributa sobre las utilidades). El reconocimiento de un ingreso genera aumento en las utilidades, por ende un aumento en los niveles de im puestos por pagar.
A continuación se muestra un ejemplo sacado de la teoría, a plica para ajustes acumulados por gastos.
U na
empresa cierra libros cada mes, paga una nómina de $ 420.000 por semana, lo hace los días sábados. Para el mes de agosto del 2010 el cierre de libros se debe hacer el miércoles. Veamos:
Consideremos semanas de 7 días. La empresa consume por nómina $ 60.000 diarios, al miércoles se han consumido 3 días de nómina. AJ USTES
31/08/10
Gasto salarios Salario por pagar
$180.000 $180.000
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E l
pago de la nómina se haría el sábado siguiente, pero observe que hemos causado 3 días de nómina. E l gasto imputable al mes siguiente es por 4 días.
03/09/10
Gasto salarios
$240.000
Salario por pagar
$180.000
Caja
$420.000
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CONCLUSIONES
Los ajustes son un mecanismo para acercar los datos contables a la realidad de las empresas, se justifica su e xistencia y a plicación en el hecho de que la información que ajustan es la información con base en la cual se toman muchas decisiones de gran res ponsabilidad.
Los ejemplos expuestos dan muestra del mecanismo utilizado para llevar a cabo estos ajustes, aunque espero no sea tarde en el documento para decir que estos no son los únicos ti pos de ajustes; también e xisten ajustes por depreciación, ajustes por inflación, entre otros.
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REFERENCIAS
Ajustes Contables. htt p://biblioteca.ucpr.edu.co/Revista_ paginas/52/(52)4.pdf Consultada el 21 de febrero de 2011.
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Ajustes Contables. htt p://www.gerencie.com/ajustes-contables.html Consultada el 21 de febrero de 2011. .
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