GUIDE TABLEAU DE BORD
GUIDE DE MISE EN PLACE D’UN TABLEAU DE BORD DE GESTION
CONTRÔLE BUDGÉTAIRE SUIVI D’ACTIVITÉ INDICATEURS ET UNITÉS D’OEUVRES SUPPORTS DE RESTITUTION www.rca.fr
PRÉAMBULE Prévoir pour mieux décider, mesurer pour mieux piloter
RCA Tableau de Bord est un outil complet de suivi d’activité. Il s’adapte à tous les types de tableau de bord, des plus simples aux plus complets. Son utilisation est donc à géométrie variable en fonction de vos besoins. Sa structuration par onglet permet de bien suivre le cycle de l’information. Au final, RCA Tableau de Bord se présente sous la forme de 3 grandes parties : l’exploitation, la trésorerie et des indicateurs qui peuvent être utilisés indépendamment en fonction des spécificités de votre activité. Tableau de Bord rime avec contrôle budgétaire. RCA Tableau de Bord est totalement interfacé avec RCA Prévisionnel pour établir vos budgets. Toutefois, un module de budget simple intégré à RCA Tableau de Bord permet des projections sur la base d’une balance N-1. Suivre le réalisé par rapport à son budget, c’est constater des écarts pour mettre en place des mesures correctrices : toute l’interface du logiciel a été pensée pour fiabiliser l’information dès la saisie. Son ergonomie de saisie vous présente immédiatement les écarts pour les justifier. Tous les calculs de résultat et d’écarts budgétaires sont présentés depuis l’interface de saisie. Pas besoin d’attendre la restitution pour valider. Enfin, RCA Tableau de Bord, c’est deux modes de restitution. Un diaporama adapté à la présentation synthétique de vos indicateurs et un rapport, au format traitement de texte, qui offre toutes les possibilités de détail de votre suivi d’activité. Ce guide de mise en place a vocation de vous aider dans la mise en place du logiciel. Il vous donnera la démarche à suivre pour l’adapter à votre entreprise et à vos besoins.
SOMMAIRE I - INTRODUCTION
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II - LES ÉTAPES DE LA MISE EN PLACE DU TABLEAU DE BORD
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1. La méthodologie générale de mise en oeuvre de votre tableau de bord
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III - LE BUDGET
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1. Un comparatif : budget ou N-1 ?
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2. Etablir un budget dans RCA Prévisionnel
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3. Récupération du budget dans RCA Tableau de Bord
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4. Etablir un budget dans RCA Tableau de Bord
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IV - RCA TABLEAU DE BORD FLASH
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1. Structure générale
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2. Décomposition de sa structure de saisie
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V - PARAMÉTRAGE DE LA STRUCTURE FINANCIÈRE DU TABLEAU DE BORD
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1. Gestion des immobilisations et des emprunts
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2. Analyse de l’activité
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3. Analyse des charges et autres postes comptables
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4. Structure de saisie
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VI - DÉFINITION ET PARAMÉTRAGE DE LA TRÉSORERIE
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1. Le niveau des disponibilités
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2. Le BFR Simplifié
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VII - DÉFINITION ET PARAMÉTRAGE DES INDICATEURS
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1. Les indicateurs
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2. Les unités d’oeuvre
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VIII - LE SUIVI MENSUEL
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1. Quelles sont les données à importer ?
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2. L’import des données mensuelles
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3. Une interface de contrôles immédiats
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4. La consultation des résultats
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IX - UNE RESTITUTION ADAPTÉE
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1. Le diaporama
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2. Le rapport
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I - INTRODUCTION Un tableau de bord de gestion est un échantillon d’indicateurs qui permet de suivre l’évolution des résultats, les écarts par rapport aux objectifs fixés, le plus possible en temps réel, en se concentrant sur ceux qui seront considérés comme les plus significatifs. Le tableau de bord est un outil de gestion incontournable. Chaque entreprise a son ou ses tableaux de bord qui s’adaptent à tous les services de l’entreprise. Il y a le tableau de bord : - - - - -
Commercial : chiffre d’affaires, nombre de nouveaux clients,
De production : quantités produites, niveau de stock
Des ressources humaines : absentéisme, formation,
Comptable : résultat mensuel, Financier : Niveau de trésorerie, volume des en-cours,
Le tableau de bord, au sens large, regroupe les indicateurs de chaque service. A partir des données comptables et financières, il extrait l’information pertinente et utile à la mesure des objectifs de ces services. La mise en place d’un tableau de bord réduit l’incertitude qui reste l’handicap majeur de la prise de décisions. Il stabilise l’information changeante par nature. Il contribue à une prise de risque réfléchie, car toute décision est une prise de risque. Il facilite la communication car il devient un référentiel commun pour des échanges constructifs. Enfin, il dynamise la réflexion car, s’il est bien conçu, il incite le décideur à pousser sa prospection. Un tableau de bord adapté à son entreprise se caractérisera par sept critères : - - - - - - -
Sa rapidité d’établissement : la rapidité doit primer sur la précision (sous réserve que l’imprécision ne fausse pas l’interprétation), Son caractère synthétique : le nombre d’indicateurs à suivre doit être limité aux points clés de décision, Son adaptation à l’entreprise et à chaque utilisateur : il doit être conçu sur mesure en fonction des spécificités de son entreprise et des besoins de ses utilisateurs, Sa facilité d’utilisation : il doit être simple et concis et ne mettre en relief que les informations essentielles, Sa cohérence : l’information transmise aux différents niveaux de responsabilité doit être cohérente et complémentaire, Sa pertinence : il doit éclairer les utilisateurs sur l’évolution des données fondamentales à l’évolution de l’entreprise, Son caractère évolutif : il doit s’adapter aux évolutions de l’entreprise ou de son activité en minimum de temps pour favoriser la réactivité sur des événements anormaux ou exceptionnels.
Ce guide est basé sur l’utilisation de deux logiciels spécialement adaptés à la mise en place d’un tableau de bord de gestion complet. Le logiciel RCA Prévisionnel est un outil de gestion prévisionnelle, qu’il s’agisse d’une création, d’un développement ou d’une reprise d’activité. Il permettra de réaliser un budget précis sur la base des données de votre exercice précédent. Le logiciel RCA Tableau de Bord est un outil complet de suivi d’activité qui s’adapte à tous les types de tableau de bord, du plus simple au plus complet. A vos tableaux de bord
! Jean-François OILLIC Responsable Métier RCA
[email protected]
II - LES ÉTAPES DE LA MISE EN PLACE DU TABLEAU DE BORD
III - LE BUDGET 1.
UN COMPARATIF BUDGET OU N-1 ?
La mise en place d’un tableau de bord est différente en fonction de la maturité de l’entreprise. Il existe trois situations : -
L’entreprise en création
-
L’entreprise en développement d’activité
-
L’entreprise en rythme de croisière
Comme le présente le schéma ci-dessous, l’approche peut être différente en fonction de chaque situation…
… mais le fil conducteur de la démarche, sauf en cas de création ex-nihilo, c’est N-1. De plus et d’une façon générale, nous comparons toujours les données à celles du dernier exercice. N-1 devient donc inéluctablement un objectif : il sera toujours la base du budget ou le budget lui même. Toutefois, ne nous limitons pas à N-1 car comme le disait Sun Tzu: « Celui qui n’a pas d’objectifs ne risque pas de les atteindre. » Mettre en place un budget, c’est se fixer des objectifs, et les atteindre est plus valorisant que faire mieux que l’an dernier…
alors voyons comment établir un budget dans RCA Prévisionnel. 2.
ETABLIR UN BUDGET DANS RCA PRÉVISIONNEL
Le logiciel RCA Prévisionnel réalise un dossier financier sur une période de 1 à 5 ans, dans le cadre d’un business plan de création, de développement ou de reprise d’entreprise. Il traite tous les types de prévisionnels, des plus simples aux plus complexes. Sa puissance de calcul vous donne instantanément vos états financiers annuels, votre trésorerie mensuelle, et bien sûr le budget d’exploitation mensuel. a) Récupération des données N-1
III - LE BUDGET Le logiciel reconstitue automatiquement votre bilan et votre compte de résultat N-1 à partir de votre balance comptable. RCA Prévisionnel peut récupérer la balance de tous les outils de production comptable.
b) Les investissements et leurs financements C’est la deuxième étape de votre budget : matérialiser les investissements de votre prochain exercice et adapter, en parallèle vos besoins de financement. Pour vous assurer que les financements couvrent les investissements, vous disposez d’une boîte de contrôle visible en activant le bouton « synthèse ».
c) L’activité : le chiffre d’affaires
A partir du détail de N-1, vous pouvez facilement élaborer le budget de votre nouvel exercice soit : - Par simple pourcentage d’évolution du chiffre d’affaires N-1. - En détail sur la base des quantités et des prix de vente prévisionnel tout en paramétrant la saisonnalité de votre activité si nécessaire. d) Les charges externes
Lorsque vous importez les données N-1 à partir de la balance, vous récupérez tous les comptes de la balance et le solde N-1. L’affectation d’un pourcentage d’évolution suffit pour établir le budget des charges.
III - LE BUDGET e) Le personnel
Au même titre que pour l’activité, vous gérez le budget des frais de personnel : - Simplement par pourcentage d’évolution de la masse salariale N-1, - Ou dans le détail à partir de l’effectif, du brut individuel, des commissions, des primes…
f) Contrôler les calculs Pour consulter le résultat de vos hypothèses budgétaires, inutile d’attendre l’édition du rapport. Vous pouvez consulter, à tout moment, l’ensemble des calculs prévisionnels dans l’onglet « Contrôler les calculs ».
A chaque passage sur cet onglet, le logiciel calcule automatiquement l’ensemble de votre dossier d’après les informations saisies précédemment. A ce stade, vous disposez de toutes les informations utiles à la validation de votre budget au travers des tableaux suivants : - Synthèse : SIG + Seuil de rentabilité + Etat de trésorerie - Compte de résultat : Tableau annuel d’exploitation - SIG : Soldes intermédiaires de gestion - Budget : Tableau mensuel d’exploitation - CAF : Tableau de la capacité d’autofinancement - Seuil de rentabilité : Seuil de rentabilité économique et financier - BFR : Tableau des besoins en fonds de roulement - Tableau de financement : Tableau du fonds de roulement - Plan de financement : Synthèse du FR, BFR et de la trésorerie - Bilan : Bilan prévisionnel - Ratios : Ratios de structure - Trésorerie : Plan de trésorerie mensuel - TVA : Tableau mensuel de TVA
III - LE BUDGET g) Exporter les données Rien de plus simple. Depuis l’onglet « Contrôler les calculs », cliquez sur « Exporter » et « Budget => Tableau de bord ». Il ne vous reste plus qu’à donner un nom à votre fichier d’export et le chemin de sauvegarde du fichier. 3.
RÉCUPÉRATION DU BUDGET DANS RCA TABLEAU DE BORD
Dans RCA Tableau de Bord, il vous suffit simplement de récupérer les données de votre budget sauvegardé depuis RCA Prévisionnel. En important les données du fichier d’export, vous récupérez toutes les données ainsi que la structure de votre dossier élaborée dans RCA Prévisionnel. 4.
ETABLIR UN BUDGET DANS RCA TABLEAU DE BORD
Si vous n’établissez pas votre budget dans RCA Prévisionnel, RCA Tableau de Bord vous offre deux possibilités d’élaboration de votre budget. a) A partir de la balance N-1 Vous pouvez très rapidement établir votre budget depuis les soldes de la balance N-1 en affectant un pourcentage d’évolution à N-1.
b) A partir des SIG N-1 L’assistant de calcul du budget reprend les principales lignes des SIG. D’une part, nous sommes beaucoup plus habitués à lire un SIG. D’autre part, l’affectation d’un pourcentage d’évolution aux grandes catégories de comptes suffit généralement pour donner la tendance du budget.
Retrouver cette partie dans la Vidéo : Comment mettre en œuvre mon Tableau de Bord. D’une durée de 5 minutes, elle aborde : la récupération de RCA Prévisionnel, l’import de la balance N-1, la création du budget, le paramétrage.
www.rca.fr/gamme-gestion/tableau-de-bord-flash
IV - RCA TABLEAU DE BORD FLASH RCA Tableau de Bord est un outil dont l’utilisation est à géométrie variable. Il est adapté à tous les types de tableau de bord, des plus simples aux plus complets. Que ce soit un simple suivi de quelques indicateurs clés ou bien une véritable situation intermédiaire périodique (mensuelle, trimestrielle
). 1.
STRUCTURE GÉNÉRALE
Le logiciel est constitué de 3 onglets principaux : - - -
2.
Saisir les informations, Contrôler les écarts, Restituer avec un diaporama et/ou un rapport.
DÉCOMPOSITION DE SA STRUCTURE DE SAISIE
La partie « saisie » est divisée en 3 parties qui peuvent être utilisées isolément. Elles permettent d’adapter le logiciel à tous les types de suivi d’activité.
- Financier : Traitement des informations financières - Trésorerie : Suivi du niveau des disponibilités - Indicateurs : Suivi d’indicateurs comptables ou extra comptables Voyons maintenant dans le détail comment, dans un premier temps, paramétrer successivement ces trois parties avant d’alimenter chaque mois les données.
V - PARAMÉTRAGE DE LA STRUCTURE FINANCIÈRE 1.
GESTION DES IMMOBILISATIONS ET DES EMPRUNTS
La gestion des immobilisations varie d’une entreprise à l’autre. Certaines gèrent elles-même leur fichier d’immobilisations alors que d’autres laissent leur expert-comptable le gérer. RCA Tableau de Bord s’adapte à chaque situation. Si vous gérez vous-même les immobilisations, vous pouvez transférer les écritures de dotations dans votre comptabilité. Les comptes seront repris automatiquement dans le paramétrage comptable du tableau de bord dans l’onglet « Autres » :
Si vous ne gérez pas vos immobilisations, vous disposez d’un onglet spécifique : « Invest./Financ. ». Après avoir défini les dotations de l’exercice d’après le prévisionnel des immobilisations que votre expert-comptable vous aura transmis, il suffira de saisir les investissements réalisés au fur et à mesure. Le logiciel calculera automatiquement le montant des dotations correspondantes. Il en est de même du traitement des emprunts. Entre celles et ceux qui éclatent l’échéance entre capital et intérêts au moment de la saisie et les autres qui passent une OD en fin d’année, RCA Tableau de bord s’adapte à chaque modalité de traitement. 2.
ANALYSE DE L’ACTIVITÉ
Dans RCA Tableau de Bord, l’analyse du chiffre d’affaires est volontairement globalisée par nature d’activité : -
Négoce : chiffre d’affaires négoce, stocks de marchandises
-
Production : Production de biens et services, en-cours de production, stocks de matières premières
-
Prestations : Prestations de services, en-cours de prestations, achats de prestations
Si vous souhaitez analyser de façon plus détaillée votre chiffre d’affaires par produit, secteur, site…, vous pouvez créer, sans limitation de nombre, des produits sensibles. Notez aussi que le logiciel vous permet de suivre des produits sensibles sans pour autant les restituer. C’est très intéressant pour ne pas submerger le destinataire d’informations tout en gardant un oeil attentif sur un produit sensible. En cas de dérapage, il suffit simplement de cocher la case de l’onglet pour le restituer et mettre en alerte le lecteur.
V - PARAMÉTRAGE DE LA STRUCTURE FINANCIÈRE 3.
ANALYSE DES CHARGES ET AUTRES POSTES COMPTABLES RCA tableau de bord dispose d’un paramétrage par défaut qui couvre tout le plan comptable au travers de nombreux regroupements de comptes et limite ainsi le nombre de comptes à analyser. Mais si vous souhaitez adapter le logiciel à votre comptabilité, vous pouvez reprendre l’intégralité de la structure comptable lors de l’import de la balance du budget. En cochant les différentes cases de la structure de la saisie, le logiciel va se structurer automatiquement d’après votre structure comptable. Vous bénéficiez dès lors de tout le détail de votre comptabilité. Quelques soit le niveau de détail de votre tableau de bord, vous bénéficierez toujours d’une restitution adaptée à vos besoins, qu’il nécessite du détail ou de la synthèse.
4.
STRUCTURE DE SAISIE
a) Généralités Pour être très souple et s’adapter à tout type de Tableau de Bord, les postes de charges et les autres produits sont présentés en ligne dans des tableaux de saisie. Vous pouvez créer autant de ligne que nécessaire dans les catégories suivantes : fournitures consommables, services extérieurs, impôts et taxes, frais de personnel, autres produits et autres charges. La sélection de la ligne affecte la partie calculatoire. Les montants d’une ligne désélectionnée ne seront plus pris en compte dans le calcul des résultats mensuels. Vous pouvez exclure de votre suivi des postes non significatifs ou exceptionnels par nature tout en conservant un suivi. Toutes les informations de la ligne sont modifiables pour les personnaliser, les adapter ou les ajuster. b) Paramétrage comptable Chaque ligne peut être rattachée à un ou plusieurs comptes : c’est le paramétrage comptable. Pour chaque ligne, vous pouvez personnaliser le paramétrage comptable pour faire des regroupements, reclassements, exclusions
de comptes et adapter le niveau de détail de votre tableau de bord. c) Mode Abonné / Réel RCA Tableau de Bord propose deux modes de gestion pour les charges : -
Abonné : le logiciel abonne le budget pour la constitution du résultat mensuel,
-
Réel :
le logiciel prend en compte les données saisies ou importées.
Quelque soit le mode de traitement retenu, les données du Réalisé seront perpétuellement comparées au budget : c’est la jauge de consommation. Elle vous alertera d’une consommation excessive du budget pour mettre en place des mesures correctrices.
V - PARAMÉTRAGE DE LA STRUCTURE FINANCIÈRE d) Charges sensibles Certaines charges sont plus sensibles que d’autres. Vous pouvez les suivre plus particulièrement en cochant la case « Sensible » et bénéficier d’états de restitution spécifiques.
VI - DÉFINITION ET PARAMÉTRAGE DE LA TRÉSORERIE RCA Tableau de Bord permet de suivre la trésorerie de façon simple avec deux indicateurs flash : le niveau des disponibilités et le BFR simplifié. 1.
LE NIVEAU DES DISPONIBILITÉS
Dans l’onglet « Trésorerie », vous pouvez paramétrer les comptes de trésorerie que vous souhaitez suivre et comparer à N-1 ou à un budget.
Ce suivi permet de mettre en évidence l’évolution de la trésorerie et de la représenter graphiquement dans vos restitutions. 2.
LE BFR SIMPLIFIÉ
Cette approche du BFR est volontairement simplifiée. Elle correspond à la différence entre l’actif circulant, constitué des stocks et des créances clients, et le passif à court terme constitué par les dettes fournisseurs.
Cet indicateur a vocation d’expliquer une dégradation de la trésorerie par un accroissement du BFR. Il doit permettre de corriger rapidement l’encours client, les niveaux de stocks ou le crédit fournisseur.
VII - DÉFINITION ET PARAMÉTRAGE DES INDICATEURS 1.
LES INDICATEURS
Les indicateurs peuvent être comptables ou extra comptables. Vous pouvez suivre tous les indicateurs qui vous seront nécessaires : un nombre de formation, un nombre d’articles vendus, un taux de publicité,
et les regrouper par nature.
a) Paramétrage et saisie Qu’il s’agisse d’un montant, d’un nombre, d’un taux, d’un ratio ou d’un délai, le logiciel s’adapte tant dans le format que dans l’interprétation de l’information. Si vous devez rattacher des indicateurs à des données comptables, vous pourrez définir le paramétrage comptable adéquat et appliquer les formules de calcul adaptées (division, multiplication, détaxe
).
b) Restitution des indicateurs Vos indicateurs seront restitués aussi bien dans le diaporama que dans le rapport. Dans le diaporama, vous pourrez présenter une diapositive par indicateur. Elle comparera le réalisé et l’objectif et affichera l’écart sur le mois en cours et sur le cumul avec des comparatifs illustrés par un graphique dynamique. D’un simple clic, vous ouvrez le graphique historique sur toute la période du suivi d’activité. Enfin, dernier avantage de cette présentation : vous pourrez commenter l’évolution de chaque indicateur dans une zone de commentaire propre à chaque indicateur. Dans le rapport, vous pourrez restituer tous vos indicateurs dans des tableaux spécifiques :
VII - DÉFINITION ET PARAMÉTRAGE DES INDICATEURS 2.
LES UNITÉS D’OEUVRE
Le logiciel RCA Tableau de Bord vous permet de calculer rapidement des ratios propres à votre activité qui combinent des données comptables importées avec une quantité saisie manuellement.
Chaque mois, vous suivez le ratio mensuel de votre unité d’oeuvre et le ratio moyen calculé depuis le début de la période. Dans le diaporama, vous pouvez illustrer l’évolution de votre indicateur en comparant le ratio mensuel à l’évolution du ratio moyen. Dans votre rapport, vous retrouverez toutes vos unités d’oeuvre dans des tableaux spécifiques comme pour les indicateurs.
VIII - LE SUIVI MENSUEL 1.
QUELLES SONT LES DONNÉES À IMPORTER ? RCA Tableau de Bord récupère les données comptables ou vous permet de les saisir directement mais ce n’est pas un outil de révision comptable. Son objectif : faire un suivi d’activité en comparant les réalisations à des budgets. Les données importées doivent être révisées préalablement et les opérations de cut off comptabilisées.
2.
L’IMPORT DES DONNÉES MENSUELLES
RCA Tableau de Bord récupère toutes les balances (solde mensuel ou cumul) des logiciels de production du marché. Il dispose également de drivers « génériques » qui vous permettraient de récupérer la balance d’un logiciel qui ne serait pas référencé.
Depuis le bouton « Importer », vous pouvez importer et archiver toutes vos balances mensuelles. 3.
UNE INTERFACE DE CONTRÔLES IMMÉDIATS
Toute l’interface du logiciel a été pensée pour que vous ayez, à chaque étape, un maximum de contrôle pour fiabiliser au maximum l’information. Vous contrôlez vos données au fur et à mesure sans devoir systématiquement consulter les états de restitution pour analyser les écarts. a) Un rapport d’erreur lors de l’import des données Dès l’import de la balance, le logiciel contrôle les données récupérées par rapport à la structure de saisie de votre tableau de bord et vous précise : -
Les comptes de votre balance inutilisés
-
Les comptes utilisés plusieurs fois
b) Contrôle de l’activité L’interface de saisie vous affiche directement les calculs des écarts mensuels et cumulés : - -
Ecarts entre le « Réalisé » et le « Budget » Ecarts entre le « Réalisé » et le « N-1 »
Seule l’activité conserve un comparatif avec les données N-1. Bien que l’objectif soit d’atteindre le chiffre d’affaires budgété, il est toujours, dans la pratique, comparé à N-1 d’où ce double comparatif.
VIII - LE SUIVI MENSUEL c) Contrôle des autres postes comptables
Chaque mois, le logiciel importe les données comptables du Réalisé et contrôle le cumul au budget quelque soit le mode de traitement de la ligne, réel ou abonné. L’objectif est de contrôler rapidement l’évolution des postes de charges par rapport aux budgets fixés. La jauge de consommation vous alerte d’une éventuelle surconsommation du poste : en vert jusqu’à 75%, orange jusqu’à 100% et rouge au-delà. d) Mode revue analytique Si vous préférez une présentation des écarts en tableau comme pour l’activité, vous pouvez activer le mode « Détail ». Il permet de faire une revue analytique très rapide de tous les postes de charges. Toutes vos modifications, corrections ou annotations saisies en mode détail seront conservées dans la présentation en ligne.
4.
LA CONSULTATION DES RÉSULTATS
L’onglet « Contrôler les écarts » regroupe tous les éléments de calcul de votre dossier pour consulter et analyser les résultats et les écarts budgétaires mensuels. a) Les tableaux Tous les tableaux de calcul sont présentés onglet par onglet : - Synthèse : - Chiffre d’affaires : sensibles, - Points sensibles : - Ecart budgétaire : produits, - Réalisé : - Ratios : - Budget : - Projection : - Trésorerie : BFR simplifié, - Autres indicateurs :
Analyse des écarts Réalisé/Budget des principaux SIG, Tableau de contrôle d’écart du chiffre d’affaires avec les produits Tableau de contrôle d’écart des charges sensibles, Tableau de contrôle d’écart des SIG avec le détail de charges et SIG du Réalisé en mensuel ou cumul avec détail de la saisie, SIG du Réalisé en pourcentage, SIG du Budget en mensuel ou cumul avec détail de la saisie, SIG combinant les mois du Réalisé et le Budget des mois suivants, Synthèse du résultat disponible, montant des disponibilités et Synthèse des indicateurs et des unités d’oeuvre.
VIII - LE SUIVI MENSUEL b) Les options de restitution Rien ne vous oblige à restituer jusqu’au résultat net. Si vous souhaitez présenter des états sans l’impact de l’IS ou seulement l’exploitation, c’est vous qui fixez le curseur.
c) Les graphiques RCA Tableau de Bord contient une bibliothèque de graphiques accessible depuis le contrôle des écarts. Elle contient une douzaine d’histogrammes et trois graphiques d’évolution de la trésorerie.
d) L’export Excel Tous les tableaux présentés dans RCA Tableau de Bord sont exportables dans Excel. C’est également le cas des tableaux de RCA Prévisionnel.
IX - UNE RESTITUTION ADAPTÉE RCA Tableau de Bord vous propose deux modes de restitution de vos tableaux de bord : un diaporama et un rapport au format traitement de texte totalement intégré et personnalisable. 1.
LE DIAPORAMA
Le diaporama est avant tout un support de communication. Dans le cadre de la présentation d’un tableau de bord, il présente également le gros avantage de synthétiser les données et de présenter les informations importantes de manière successive. a) Paramétrer votre diaporama Le paramétrage du diaporama est simple. Depuis l’onglet « Paramétrer le diaporama », vous disposez : - A gauche de l’écran : l’arborescence de votre diaporama - A droite de l’écran : la présentation graphique de votre diapositive RCA Tableau de Bord vous propose un diaporama par défaut reprenant l’essentiel des points clés de votre dossier. Pour l’adapter à votre entreprise, vous pouvez cocher ou décocher des diapositives, en supprimer ou en ajouter depuis la bibliothèque des diapositives. Un simple « glisser / déplacer » de la diapositive suffit pour intégrer une nouvelle diapositive à votre présentation. La bibliothèque contient plus de 60 diapositives adaptées spécialement à la présentation de vos indicateurs de gestion auxquelles peuvent s’ajouter des diapositives libres que vous aurez vous-même créées dans le logiciel.
b) Personnaliser le diaporama Toute l’interface graphique du diaporama est personnalisable. Vous pouvez adapter : - - - -
Le fond d’écran, Modifier le titre du diaporama, Insérer votre logo, Insérer un pied de diapositive…
Vous pouvez aussi, et surtout, commenter la majorité des diapositives. Dans la partie basse, vous disposez d’une zone de commentaire qui s’ouvre dans un éditeur de texte pour apporter plus de précision et de pertinence à votre tableau de bord.
IX - UNE RESTITUTION ADAPTÉE c) Les modes de restitution Pour restituer votre tableau de bord à partir du diaporama, vous disposez de plusieurs possibilités qui s’adapteront à chaque type de présentation : - - - - - -
Présenter votre diaporama en plein écran comme une présentation Powerpoint, Imprimer votre diaporama en version papier, Générer votre diaporama en PDF, Exporter votre diaporama dans Powerpoint, Graver ou enregistrer votre diaporama, Envoyer votre diaporama par mail au format souhaité (PDF, PPS
).
d) Le diaporama On-Line Dans le cadre des reportings, les différents interlocuteurs sont très souvent distants et la présentation des résultats nécessite des outils de web conférence. RCA Tableau de Bord dispose de son propre outil de présentation à distance : le diaporama On Line. A partir d’un lien de connexion généré par le logiciel et transmis par mail, chaque participant reçoit, sur son navigateur Internet, l’image de la diapositive que l’animateur présente depuis RCA Tableau de Bord.
Retrouver cette partie dans la Vidéo : Utilisation et personnalisation du diaporama. D’une durée de 5 minutes, elle aborde : la sélection des diapositives, la personnalisation des masques de fond, création de diapositives libres… www.rca.fr/gamme-gestion/prevision-flash
2.
LE RAPPORT
a) Les principes du traitement de texte
Pour l’élaboration de vos rapports, RCA Tableau de Bord intègre un traitement de texte spécialement adapté pour réaliser vos propres états de restitution. Il reprend les principales fonctionnalités de Word. La mise en forme et l’édition de texte est aisée et l’intégration des tableaux, graphiques, commentaires, images
rendent votre restitution percutante. Cette souplesse d’utilisation et de personnalisation vous permettent d’adapter votre rapport à chaque besoin de restitution. D’un format A4 de synthèse, vous pouvez étendre votre rapport pour fournir un dossier complet et détaillé à d’autres destinataires.
IX - UNE RESTITUTION ADAPTÉE b) Personnaliser et adapter vos rapports Pour personnaliser et adapter vos états de restitution à vos besoins, il vous suffira d’ajouter les éléments que vous devez intégrer à votre rapport. Vous disposez d’une bibliothèque d’éléments : - Tableaux : synthèse, chiffre d’affaires, points sensibles, écart budgétaire, réalisé, budget, projection, trésorerie, indicateurs et unités d’oeuvre, - Graphiques : chiffre d’affaires, marge, frais généraux, frais de personnel, résultat, trésorerie, - Champs : retrouvez les principales données descriptives pour les publiposter dans le rapport, - Annotations : retrouvez vos annotations de saisie ou les commentaires de votre diaporama Enfin, vous pouvez totalement personnaliser l’apparence des tableaux et des graphiques pour adapter votre restitution à la charte graphique de votre entreprise.
c) Sauvegarder des modèles En fonction de vos objectifs, de vos interlocuteurs, ou de vos indicateurs… le niveau de restitution n’est pas identique. Vous devez adapter votre rapport à chaque situation. Ne recréez pas systématiquement vos rapports, sauvegardez les comme modèles. Un modèle de rapport sauvegarde : - - - -
L’architecture globale de votre rapport La charte graphique de votre rapport Les tableaux, graphiques, champs
tous les éléments ajoutés dans votre rapport Le corps des textes intégrer dans votre rapport
Sachez que vous n’êtes pas limité en nombre de modèles. Vous pouvez en sauvegarder autant que nécessaire. Lorsque vous souhaitez établir un rapport sur la base d’un modèle existant, il vous suffit d’ouvrir le modèle de rapport correspondant et ce dernier sera automatiquement mis à jour avec les données de votre dossier. h) Les modes de restitution
IX - UNE RESTITUTION ADAPTÉE Pour restituer votre tableau de bord à partir du rapport, vous disposez de quatre possibilités : -
Exporter vers Word : bénéficier de toute la puissance de mise en page de Word, mais vous perdez le lien dynamique avec vos données,
- - -
Imprimer votre rapport en version papier Générer votre rapport en PDF Envoyer votre rapport par mail au format PDF.
Retrouver cette partie dans la Vidéo : Utilisation et personnalisation du rapport. D’une durée de 3 minutes, elle aborde : les principes fondamentaux du traitement de texte intégré, l’insertion des données (tableaux, graphiques, champs), l’enregistrement de modèles de rapport… www.rca.fr/gamme-gestion/prevision-flash
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