Sistema para Restaurante Restaurante Laramie S.A.C
Manual del usuario Actualizado (07/05/2015)
1. Ingreso al Sistema
Una vez ingresado le mostrar una venta para ingresar el monto con el cual se apertura la caja, de no tener saldo, se ingresara cero. Para acceder al sistema debe ingresar su usuario y su contraseña.
Si la caja ya está abierta, se mostrara un mensaje indicando que la caja ya se encuentra abierta,
2. Niveles de acceso 2.1. Mozo:
Tendrá acceso a la Comanda y Reportes de Ventas. 2.2. Almacenero Módulo de Almacén
Módulo de Compras
2.3. Cajero Cuentas por pagar
Ventas:
Caja
2.4. Gerencia
2.5. Administrador Tiene habilitado todas las opciones. 3. Módulos Estandarización de los botones.
Botón utilizado para agregar o insertar un ítem o elemento.
Botón usado para la edición o modificación de un ítem o elemento ya existente.
Botón utilizado para actualizar o guardar los datos, ya sea por una inserción o modificación de un elemento o ítem.
Botón utilizado para cancelar la edición o inserción de un ítem o elemento.
Botón utilizado para salir la ventana actual (cierra la ventana).
A continuación se describirán los módulos y las ventanas que están dentro de ellos.
3.1. Almacén 3.1.1. Unidad de Medida
En esta ventana podemos agregar y modificar las unidades de medida con las cuales trabajara la empresa. 3.1.2. Grupos
Aquí se ingresaran los grupos con los cuales se clasificaran los platos y o bebidas.
3.1.3. Insumos
Aquí se registraran los insumos que se usaran en la preparación de los platos. Útil para controlar el stock.
Campo Codinsumo Descripción Unidad Costo Stock Stock mínimo
Presentaciones
Descripción Código único autogenerado Descripción o nombre del insumo Unidad de medida base o principal. Debe ser la unidad mínima. Costo por unidad del insumo Cantidad actual en el almacén Cantidad mínimo que debe haber en el almacén para poder realizar una orden compra.
Se refiera a las diferentes presentaciones o unidades de medida del insumo. Por ejemplo se puede comprar el vino en botella, pero se controla el stock por onzas. Para agregar una nueva presentación se debe presionar el botón “+” que está al lado derecha de la lista de presentaciones, de igual manera para eliminar una presentación, se usa el botón eliminar. Para modificar una presentación, se realiza doble click sobre la fila a editar.
Campo Descripción Costo Unidad Rendimiento
Descripción Nombre de la presentación El costo de la presentación Unidad de medida de la presentación Rendimiento de la presentación. Cuántas unidades base rinde la presentación.
3.1.4. Artículos
Campo Codarticulo Descripción Descripción botón Descripción larga(opcional) Grupo Unidad Impresión Precio Activo
Descripción Código único autogenerado Nombre del plato o bebida Es el texto que aparecerá en los botones de la comanda Descripción en la cual se realiza una mejor especificación del plato o bebida Grupo al cual pertenece el articulo Unidad de medida, comúnmente unidad. Indica en donde se realizara la impresión cuando se imprima un documento. Precio de venta del articulo Indica si está a la venta o no
Receta
Un artículo tiene una receta (insumos). Aquí se ingresaran los insumos con los cuales se prepara el plato o bebida. Al presionar el botón nuevo aparecerá la siguiente ventana
Aquí se selecciona la presentación del insumo y luego pedirá que se ingrese la cantidad a usar de dicho insumo.
Con esto ya tenemos un insumo ingresado en la receta con lo cual se podrá contralar el stock de dicho insumo.
3.1.5. Movimientos de almacén
Aquí se registraran los movimientos de almacén.
3.2. Compras 3.2.1. Proveedores
Campo Codproveedor Razón social Ruc Dirección Teléfono Activo
Descripción Código único del proveedor . Autogenerado por el sistema Razón social del proveedor Nro de ruc del proveedor Dirección legal del proveedor Número de teléfono del proveedor Indica si el proveedor está activo o no
3.2.2. Orden de compra
En esta ventana se ingresaran las órdenes de compra. Campo Descripción Numero correlativo autogenerado Codordencompra Fecha de emisión de la orden de compra Fecha emisión Proveedor al cual se le enviara la orden de Proveedor compra Presentación del articulo que se pedirá Presentación Costo referencial del articulo a pedir Costo Cantidad
Cantidad a pedir del articulo
3.2.3. Registro de compra
Campo Tipo de documento Serie Numero Fecha emisión Fecha recepción Nro de guía de remisión Tipo de pago Con tarjeta Inafecta -
Descripción Tipo de documento de compra. Boletafactura Número de serie del documento Numero correlativo del documento de compra Fecha de emisión del documento Fecha en la cual se registra en el sistema Numero de guía de remisión que acompaña al documento Contado o crédito 30 dias. Si el pago se realiza con tarjeta, debe activar esta opción Si se calculara o no el IGV. Si esta activada esta opción, no se calculara el igv. Los demás campos son similares al de la orden de compra
3.3. Cuentas por Pagar 3.3.1. Cuentas por Pagar
Ventana en donde se registraran los pagos que se realizan por las compras realizadas al crédito. Campo Descripción Lista en donde se elegirá un proveedor Proveedor Listado en donde aparecerán los Listado 1 documentos pendientes de pago según el proveedor seleccionado Listado en donde aparecerán las Listado 2 amortizaciones realizadas por documento de compra seleccionado Nro de documento de referencia del pago al Nro de documento proveedor Fecha en el cual se está registrando el Fecha de amortización pago(fecha del sistema) Indica si el pago se está realizando con Con tarjeta tarjeta o en efectivo(si no está seleccionado) Cantidad que se está abonando al proveedor Amortización Campo calculado entre el saldo anterior Saldo menos la amortización
3.3.2. Cuentas por Pagar
Ventana en donde se podrá consultar el historial de los documentos de compra pagados al crédito.
3.4. Ventas 3.4.1. Clientes
En esta ventana se actualizarán los datos de los clientes
3.4.2. Mesas
Campo Mesa Nummesa Orden de mesa Descripción
Descripción Campo de un solo digito el cual deberá ser una letra Numero de mesa El orden en el que mostrara la mesa Nombre de la mesa(opcional)
Estado de la mesa
Libre - Ocupada
3.4.3. Mesas por mozo
En esta ventana se asignaran las mesas a cada mozo.
Aquí se selecciona un mozo de la lista desplegable y se listaran las mesas asignadas al mozo en la parte derecha y las mesas disponibles en la parte izquierda. Si queremos asignar una mesa, simplemente seleccionamos la mesa y luego hacemos clic en el botón con las flechas “>>”.
3.4.4. Comanda
En esta ventana aparecerán todas las mesas registradas en el sistema. Aquí se crearan las comandas dándole clic a la mesa que deseamos usar.
En esta ventana agregaremos los platos a bebidas a nuestra comanda. Hacemos clic en la parte inferior derecha, en donde aparecen los grupos para que en la parte izquierda aparezcan los platos o bebidas según el grupo seleccionado. Para seleccionar un plato o bebida, simplemente clic sobre el y aparecerá otra pantalla para ingresar la cantidad a agregar.
Aceptamos y ya tenemos agregado el plato o bebida a nuestra lista de la comanda.
En los botones superiores podemos cambiar de mozo, grabar consumo, imprimir precuenta y facturar.
Para poder facturar debemos primero grabar el consumo, con lo cual se imprimirán en las respectivas ticketeras según el grupo de impresión seleccionado en la ventana mantenimiento de artículos. Facturar Para facturar primero se debe de haber grabado el consumo.
Con esto ya podemos facturar.
Campo Tipo de documento Serie Numero Fecha de emisión Contado
Descripción Boleta/factura/vale de venta Numero de serie del documento Numero correlativo del documento Fecha de emisión del documento. Se toma la hora del servidor Si el pago se realiza al contado
Invitación Pago con tarjeta
Si es una invitación, el cual no se cobrara. Si el pago se realizara con tarjeta. Si esta opción está habilitada, se mostrara una lista con las diferentes tarjetas que se aceptan. Aquí se ingresara el monto a pagar con tarjeta y un numero de referencia.
Tipo de impresión
Si el comprobante será impreso a detalle o por consumo. Monto pagado en efectivo Cliente al cual se está generando el comprobante. Si no se coloca ninguno, se registrara como cliente eventual.
Pago en efectivo: Monto Cliente
Dividir cuenta
Aquí también se puede dividir una cuenta en varias subcuentas. Se ingresa el tipo de documento a generar y el nro de documentos a general. Una vez guardado el documento, la mesa queda libre.
3.4.5. Cambio de mesa
Aquí se podrán cambiar las mesas, es decir se trasladaran los platos de una mesa origen a la mesa destino.
3.4.6. Documento de Venta
Aquí se podrán consultar, anular, modificar e imprimir los documentos de venta realizados. Los documentos de venta solo se podrán anular si la caja no está cerrada. 3.5. Caja 3.5.1. Movimiento de caja
Aquí se registraran los movimientos de caja chica. 3.5.2. Consultar caja
En esta ventana se podrán consultar los movimientos de caja chica según un intervalo de fecha y el motivo. 3.5.3. Cierre de caja
Para cerrar caja no debe haber mesas ocupadas. Campo Descripción Es lo que debe haber en caja(calculado por Total efectivo calculado el sistema) Es lo que realmente existe en caja Efectivo real Cuanto falta para que los montos entre el Faltante efectivo calculado y el real sean iguales. Es el monto que se retirara de caja Importe a retirar
3.6. Gerencia 3.6.1. Empleados:
Aquí se registraran los empleados de la empresa. Para que una persona tenga un usuario del sistema, primero debe estar registrado como empleado. 3.6.2. Reportes
3.7. Administración 3.7.1. Configuración
Campo Igv Nro de imp caja Ruc Razón social Impresora bar Impresora caja Impresora carnes Impresora Otros Impresora admin
Descripción Valor del igv Nro de serie de la ticketera Ruc de la empresa Razón social de la empresa Nombre de la impresora de bar Nombre de la impresora caja Nombre de la impresora carnes Nombre de la impresora para otros Nombre de la impresora para admin
3.7.2. Numeración de documentos
Campo Documento Serie Numero Activo
Descripción Nombre del documento Nro de serie del documento Numero correlativo desde donde empezara el documento Indica si está activo el documento.
3.7.3. Crear copia de la base de datos
La copia de seguridad se recomienda realizarla periódicamente, ya sea diariamente, semanalmente o mensualmente. Se debe realizar cuando no se está realizando ninguna operación sobre el sistema.
3.7.4. Usuarios
Aquí se administraran los usuarios. Para crear un usuario primero debe registrar a los trabajadores
