! m
m
O
"#$%&'()* ")"%+"#*$%, $-$+$% "#."'(+($%/$%"&"#*/$%*0$' "#'($.$ ")1$+$%+"+$1*+*/$'+"#)$.(' $/$% $/$% "#'$%(%/$%.2$#*'$+ .2$#*'$+'"#$3$
%$ 4 5 6 -"#$.$.'$%+(%$* $/$% "#'$%(%,2$#*'$+ -"#$.$.'$%$'#($% /$% /*/$.$#'$% '"1$/$ (%/$%& (%/$%& /$% 1"#$+(#$% 1"#$+(#$% 2$%& -"#$.*%&
%$
0$.*7 /*#"'8/ 1$/$ )$.$ +(%$* /*+"#*)$ /$% 1"#-"7$%3$$% 1$/$ 9$'+*( -$2$#$% /*-($+ 0$.*7 /**'+*#$: $1$-*7$ /*1"#87"0* 5"$#%"/6 /$% /*'"%$'$% 1"#-"7$%3$$% 1$/$ 9$'+( 5*%;(##"/6
! <
$+( +")180 /($ -"7$. -(7$% -"#$'0*# m *.")-"# ."+*$1 +$0(%
`
Ö Ö
Ö
Ö
! " # $ $
Ö
% %
Ö & % Ö '
m 8%."1 <= "&$7$0$.*7/$%9$%&2$%&/*1"#87"0*$+$( /*+"#*)$5."7$*%/#1 4$'$+*+#$0> $*+(7)$7 /$%7$*% 7$*%0$.*7/*-$9$0(#(.$%$&$)$
.7$)6/*-$2$#)$.(''"/$7$).($+( < 2$%&/*%$)$'$% <"#."'(+($%,"&"#* 5"#'$#$ ?6
8%."1@+*$/$9$%&>'";($7*1"#-"7$%3$$% +$%&&(%&$%>-87"0/*'"7($#'$%/$#* < )"7$*%'$%/*1"#(%+(''$%$+$(/*-"%$#'$% /"%&$%;$#$7$*%87"0-$/$%1"#(%/$%&$% 5$.$7mA6
$/$% $/$% "#'$%(% m
'+$ $/$% "#'$%(% 5'$(%$% $18#$%6m A
"'"7*7*%&"#-"%/$0$#$$% *7 $0(% m
2$#*'$+ .2$#*'$+ m
'+$2$#*'$+m
Ö Ö
"%&()1(7'$%)$'7()$+ "9$%&$% "%2$)1$*'$%)$'7()$+'"9$%&$% (%+(')")-$%+(1"%&(#(.)")-($+ '"1(+(.$%/$.$#/$%81"#$.*
Ö
"%2$)1$*'$%)$'7()$+'"9$%&$% '"1$/$1*0$'7$*%2$%&-"#'"1"%+*%&$% -$&*+(3($%1"%*7$*$%
Ö
"9(3(/B)"%&".$%'$(%+$-*7*+*9$)
'( )"` '
'" )*)") + ,
m Mengawal Terimaan dan Bayaran dan Menyimpan Wang Awam (AP 53 ± AP 137) a. Terimaan (AP 60 ± AP 91) Seseorang Pegawai Pengawal adalah bertanggungjawab memungut wang awam sebagaimana yang dipertanggungjawabkan ke atas Kementerian/jabatan masing-masing, menyimpan selamat pungutan tersebut dan memperakaunkan dengan betul.
m Mengawal Terimaan dan Bayaran dan Menyimpan Wang Awam (AP 53 ± AP 137) b. Bayaran ( AP 92 - AP 110) Seseorang Pegawai Pengawal adalah dikehendaki mengawal perbelanjaan berkaitan sesuatu perkhidmatan di Kementerian/jabatan masing-masing: i. Perbelanjaan secara berhemat ii. Perbelanjaan tidak melebihi peruntukan iii. Diperakaunkan dengan tepat
m Mengawal Terimaan dan Bayaran dan Menyimpan Wang Awam (AP 53 ± AP 137) c. Panjar (AP 111 ± AP 113) Merupakan peruntukan wang tunai dari Kumpulann wang Disatukan yang diluluskan oleh Ketua Setiausaha Perbendaharaan untuk digunakan oleh sesuatu Kementerian/Jabatan. Amaun panjar yang diluluskan tidak direkod sebagai perbelanjaan muktamad melainkan selepas perbelanjaan sebenar dilakukan. Amaun panjar yang diluluskan tetap menjadi aset KWDS dan tidak direkod sebagai ambilan.
m Mengawal Terimaan dan Bayaran dan Menyimpan Wang Awam (AP 53 ± AP 137) d. Kebangkrapan (AP 114) Apa-apa wang gaji, pencen , ganjaran dan lainlain yang perlu dibayar kepada seseorang pegawai awam yang dihukum bangkrap dan meninggal dunia adalah terletak hak kepada Pegawai Pemegang Harta.
m Mengawal Terimaan dan Bayaran dan Menyimpan Wang Awam (AP 53 ± AP 137) e. Cek dan Draf (AP 115 ± AP 124) Semua cek yang dikeluarkan atas akaun bank kerajaan hanya laku dalam tempoh 3 bulan dari tarikh. Sekiranya tidak ditunaikan dalam tempoh tersebut adalah dikira terbatal dan diselaraskan.
m Mengawal Terimaan dan Bayaran dan Menyimpan Wang Awam (AP 53 ± AP 137) f. Peti Besi atau Bilik Kebal (AP 125 ± AP 135) i Semua jabatan hanya dibenarkan menyimpan wang awam (termasuk cek, setem dan semua dokumen terkawal) di dalam peti besi atau bilik kebal. ii. Kunci dipegang oleh 2 orang dan kunci kombinasi hendaklah ditukar setiap 6 bulan.
m Mengawal Terimaan dan Bayaran dan Menyimpan Wang Awam (AP 53 ± AP 137) g. Pengangkutan Mata Wang (AP 136 ± AP 137) Penjagaan selamat wang tunai dalam perjalanan antara pejabat kerajaan dan bank atau perbendaharaan adalah tanggungjawab Ketua jabatan. Sekiranya perlu, eskot polis atau perkhidmatan syarikat keselamatan swasta boleh digunakan.
Perakaunan (AP 138 ± AP 164) a. Penyelenggaraan Akaun (AP 138 ± AP 150) Adalah menjadi tanggungjawab Akauntan Negara untuk mempastikan i. Pegawai Pengawal menyelia terimaan dan perbelanjaan bagi mengelak kehilangan akibat dari penipuan dan kecuaian. ii. Menyedia dan menyerahkan Akaun awam Tahunan kepada Ketua Audit Negara sebelum atau pada 31 Julai tahun berikutnya.
Perakaunan (AP 138 ± AP 164) a. Penyelenggaraan Akaun (AP 138 ± AP 150) iii. Semua pungutan dan perbelanjaan jabatan hendaklah direkod dengan menyelenggara daftar Buku Tunai atau Buku Vot manakala JAN juga menyelenggara rekod-rekod kecil selain Akaun utama. Laporan bulanan rekod JAN dan jabatan hendaklah disesuaikan.
Perakaunan (AP 138 ± AP 164) a. Penyelenggaraan Akaun (AP 138 ± AP 150) iv. Semua buku dan rekod kewangan dan perakaunan hendaklah disimpan selamat selepas diaudit untuk tempoh yang telah ditetapkan dan hanya boleh dimusnahkan setelah mendapat kelulusan dari Akauntan Negara dengan sesalinan permohonan dikemukakan kepada Ketua Pengarah Arkib.
Perakaunan (AP 138 ± AP 164) b. Akaun Amanah (AP 151 ± AP 155) Merupakan suatu Kumpulan Wang Amanah Persekutuan atau Negeri yang diluluskan penubuhannya di Parlimen (Dewan Rakyat) dengan maksud tertentu dan boleh ditutup apabila maksud tersebut telah dicapai atau Kumpulan Wang itu melebihi amaun yang dikehendaki untuk melaksanakan maksud amanah itu.
Perakaunan (AP 138 ± AP 164) c. Deposit (AP 156 ± AP 163) i. Kerajaan bertindak sebagai pemegang deposit yang diterima dari orang awam cthnya berhubung dengan prosiding mahkamah, permohonan tanah, perbekalan air, kontrak atau urusan-urusan awam yang lain. ii. Deposit yang tidak dituntut selepas 12 bulan perlu diwartakan dan selepas 3 bln dari tarikh pewartaan hendaklah dikreditkan ke akaun hasil.
Perakaunan (AP 138 ± AP 165) d. Tatacara Pengendalian Akaun Amanah (AP 164 ± AP 165) i. KSP hendaklah menentukan Arahan amanah dikeluarkan bagi mengendalikan sesuatu akaun amanah dengan dirujuk kepada AN, KAN dan Peguam Negara.
Perakaunan (AP 138 ± AP 165) d. Tatacara Pengendalian Akaun Amanah (AP 164 ± AP 165) ii.Hendaklah mengandungi: Nama Akaun, Tujuan Kerajaan/pemberi wang amanah, Pegawai yang bertanggungjawab mentadbir, had kewangan, Sumber kewangan, Perbelanjaan yang dibenarkan, kuasa mengenai urusan bank dan pelaburan, cara menguruskan untung dan rugi, penyediaan perjanjian
Perakaunan (AP 138 ± AP 165) d. Tatacara Pengendalian Akaun Amanah (AP 164 ± AP 165) ii.Hendaklah mengandungi: dan cagaran bagi pinjaman, penyediaan penyata akaun untuk diaudit, penggulungan, samada faedah boleh dikredit kepada akaun amanah dan tarikh kuatkuasa arahan amanah.
@
m
!$.*7/*;$+$+.")$.$+"#*)$$%/$% 1"#-"7$%3$$%."9$'+(1")-$2$#$%>
*.+") (%$*-$0.($*@")-"%$#'$% 1")-$2$#$%+$0(%.")$.$/*-($+/7) -(7$%3$%($#*+$0(%-"#*'(+%2$>
."++"+$1/*'"%$'$%'"1$/$1"#-"7$%3$$% mAAC.")$.$*$/*1"#87"0*,/*-*%$>
(%+(+$%'"9$%&$%87"0'"#$3$$%5.1+ !$.*7+"#$'#(6/$%1*%3$)$%-87"0+(%+(+ +*/$'/*7$18#'$%/$7$) )-$%&$%(&$>
(%+(+$%'"9$%&$%'"$+$.'"#$3$$%2$%& -"7()."7".$*/*$'0*#+$0(%'"9$%&$% 3(&$+*/$'/*7$18#'
%$ ! !
Ö Ö Ö Ö Ö
(/$0/*:$0$)*B/*1#$'+*'87"0.")($ 3$-$+$%'"#$3$$% $'7()$+/$1$+/*1"#87"0*/$7$))$.$2$%& /*1"#7('$% ")(/$0'$%1"%2"/*$$%$%&&$#$% -"7$%3$9$% ")(/$0'$%1"%&$9$7$% ")-87"0'$%1"#-"7$%3$$%+$0(%."-"7() /*-$2$#/*/$7$)+$0(%.")$.$/"%&$% )"%&&(%$'$%1"#(%+('$%+$0(%."-"7()
! < 5 <6@ '$(%!$.*7*.$+('$% '$(%*%3$)$%*.$+('$% '$(%)$%$0*.$+('
%$ '() , * '+ '(`) " '
Ö
` $ , $ , !
Ö
%` $ , + % `#
Ö
! ` $ , !
, * '+ '(`) " ' "18.*+ )$%$0 $2$#$% $7*' "%/$0(7($%,*%3$)
%$!$.*7
*%3$)$%$7$)"&"#* *%3$)$%($#"&"#*
, * '+ '(`) " ' '$(% !$.*7*.$+('
%$'$(%'$(% )$%$0*.$+('$% *%3$)$%*.$+('
%$"#-"7$%3$$% "'$7
%$"18.*+
|
()1(7$%9$%& )$%$09$) "#(%+('
%$ ()1(7$%9$%& )$%$0 "#$3$
%$"#(%+('
%$ ()1(7$%9$%& *%3$)$%"#()$0
%$"#(%+('
%$ ()1(7$%9$%& ")-$%&(%
%$ "#-"7$%3$$% $%&&(%&
%$ $2$#$% !(+$%&
<
*%/$0
%$*%/$0
%$"#-"7$%3$$% ")-$%&(%$%
$2$#$% $7*' *%3$)
%$*%3$)
%$
@
Ö Ö Ö Ö Ö Ö
"#$'$(%$%"#-"7$%3$$% "#$'$(%$%!$.*7 "#$'$(%$%!$#+$ "#$'$(%$% $%&&(%&$% "#$'$(%$%)$%$0 "%2".($*$%'$(%
@
Ö Ö Ö
"#$'$(%$%"#-"7$%3$$% "#$'$(%$%!$.*7 "#$'$(%$%!$#+$ 5 (%$*B"7$-(#$%6
Ö Ö Ö Ö Ö Ö
"#$'$(%$% $%&&(%&$%5*%3$)$%6 "#$'$(%$%<$%& $'*+(%+(+ "%2"/*$$%'$(%9$) $9$7$% "%&&(-$7$%B"7$'.$%$$%*$9$*$% 0*/)$+ $%+(
%$ å *.+")"#$%;$%&$%/$% $9$7$% "7$%3$9$%7"'+#8%*'5" 6 "7$%3$9$%7"'+#8%*'5" å *.+")58D"#%)"%+*%$%;*$7 $%$&")"%+;;8(%+*%&2.+")6
Ò
Ò Ò
|O ! ! | " # $ ! $ ! % $
& $ & 'O ( O )%
Ò
* + & $ ,- % $ *
$ ,- ! $ $
% ( & O $O$ & & O $ $ & %
, * , "- . " '&". -'1-
) '
-./-
' '
' '
) -. " . ',
LAPORAN
CAS
?
LAPORAN
SKEPP CEK/ RESIT
BANK AGENSI
DOKUMEN KEWANGAN
C I S
DCS DRS SLKK
?
. /0 (-')
PERUBAHAN GAJI
SETIA
BAS PINDAHAN DATA HARIAN GAJI
JAB PERANGKAAN
SKEPP
ILS SLAS
LAPORAN GAJI
JMS
PERBENDAHARAN
)"-,, * , "- . " '&". -'1-
?
) '
-./-
' '
) -. " . ',
LAPORAN
CAS
E-SPKP (revised) CEK/ RESIT
' '(,
BANK/ AGENSI
GFMAS HQ AKAUN AWAM
DOKUMEN KEWANGAN
?
PERUBAHAN GAJI
DATA MART
Ú PINDAHAN DATA HARIAN GAJI
HRMIS
LAPORAN GAJI
HQ & SADs
LAPORAN PENGURUSAN
B m *7$'.$%$'$%-$&*)")"%(0* '"1"#7($%.*.+")1"#$'$(%$%/$% )")-$%+( $-$+$%"#$%&'$$% -$&*1"%2"/*$$%'$(%9$) /"%&$%7"-*07"%&'$1 5"' "#- *7 ,m 6 *'")$.'*%*."+*$1+$0(%/$% 0"%/$'7$0."7$#$./"%&$%'8/ 2$%&/*&(%$'$%/*/$7$) ('( "7$%3$9$%+$0(%-"#'"%$$%
B 8/ '8//*9(3(/'$%."1"#+*-"#*'(+? m
$-$+$%5$'.$#$6 ,(- ,(.$+ 8.5$'.$#$6 8+5$'.$#$6 #8&#$),'+*D*+*5$'.$#$6 -3"'),"-$&$*,$%3(+5$'.$#$6 -3"'5$'.$#$6 )$%$05$'.$#$6 ")-$#$%$3*@1(.$+1")-$2$#$%5$'. 6 18+8%&$%5$'.$#$6 1"%/$1$+$%5$'.$#$6 "3$-$+1"#$'$(%$%5$'.$#$6
@ < m *:$+%2$ å $0(%$% å "%&*'(+"'.2"%m> m å *1"#$'('$%87"0 "+($(/*+"&$#$ å *-"%+$%&'$%/*$#7*)"% $%/(%&$%%2$ å *%&'$.$%(#(.%*$&$-& 0% "9 8#)$+%2$ å 9*-$0$.$
-) '$ '$ "-), )
