Escola de Ciência da Informação - UFMG Curso de Graduação em Arquivologia – 2º período Disciplina: Fundamentos da Arquivologia Atividade: Resumo – Os fundamentos da disciplina arquivística Professora: Ivana Parrela Aluna: Lívia Serpa de Andrade Duarte
COUTRE,C; ROUSSEAU,J,Y. Os fundamentos da disciplina arquivística. Trad. Magda Bigotte de Figueiredo. Lisboa: Publicações Dom Quixote, 1994.
Apresenta o Princípio da Proveniência destacando sua importância para a organização e o tratamento de arquivos. Inicia com uma abordagem histórica do princípio citando Natalis de Wailly e seus métodos de trabalho colocados em uma circular datada de 1841. Demonstra a importância de tal circular, tendo em vista que após ela, o Princípio da Proveniência passou a ser gradativamente adotado em vários países como Prússia, Alemanha, Inglaterra e mais tarde Estados Unidos e Canadá. Identifica as características e métodos necessários ao Princípio da Proveniência, para que dessa forma, uma arquivística racional seja realizada no caso de uma administração produtora não mais vir interesse nos arquivos em curto prazo, fazendo com que esses documentos passem a ser conservados de forma permanente. Define o Princípio da Proveniência e suas vertentes enquanto destaca a necessidade do mesmo para que o fundo de arquivo possa existir. Identifica as características dos dois graus do Princípio da Proveniência e enumera as vantagens e a necessidade de utilizá-lo. Ao abordar a aplicação do Princípio, fala sobre a aplicação apriori em casos de documentos em fase ativa que respondem ao seu valor primário, ou posteriori quando dentre outras, a ordem de documentos tenha substituído a ordem primitiva. A aplicação do princípio é o único meio de garantir aos arquivos tanto a integridade administrativa, quanto seu valor de testemunho. É necessário levar em conta a decisão de conservar os documentos no meio que os viu nascer (primeiro grau) e no lugar exato que lhes foi atribuído (segundo grau). O Princípio da Proveniência favorece também a recuperação da informação. Bearman e Lytle ressalvam que a condição para essa recuperação reside no fato de a unidade de base que é o fundo de arquivo ter sido respeitada. Acrescenta que a aplicação deste princípio elimina qualquer possibilidade de dispersão dos documentos ativos, semiativos ou de arquivos definitivos. Realça as relações existentes entre o Princípio da Proveniência e da Territorialidade, em que define o valor deste último como fundamental e incontornável na arquivística. Enfatiza as diferenças entre o Princípio da Proveniência Territorial em relação ao da Pertinência Territorial, o qual considera ser um princípio que contraria o próprio fundamento da arquivística. Cita os três níveis do Princípio da Territorialidade, embora afirme que a literatura arquivística só reconheça os dois primeiros. Quanto ao plano Nacional, enfatiza que o os estados soberanos servem de ponto de referência ao Princípio da Territorialidade e revela a problemática em casos de sucessão de estados. Neste contexto, em 1983 a Convenção de Viena consagra o direito consuetudinário da partilha de arquivos em caso de sucessão de estados. O plano regional se distingue do nacional pelo fato de delimitar melhor o lugar de produção de um fundo. O plano institucional da um sentido mais lato ao Princípio da Territorialidade. Defende que os arquivos institucionais devem ser
conservados no meio que foi produzido, ou seja, na instituição que daria a este fundo o máximo de pertinência e significado. Em definição ao fundo de arquivo, afirma que para que haja ordem administrativa necessária à organização dos documentos, os arquivos devem desenvolver-se num contexto particular. Subscreve as afirmações de Sylvam Senécal que deseja que o fundo de arquivo seja uma unidade intelectual, receba a importância do valor informativo, bem como seu valor de prova onde este duplo valor do documento a ilustra a afirmação de que em arquivística “o todo é maior do que a soma das partes”. Comenta a definição de fundo no plano canadino em que diz: “Conjunto de documentos de qualquer natureza reunidos automática e organicamente, criados ou acumulados e utilizados por uma pessoa física ou moral ou por uma família no exercício de suas atividades ou de suas funções”. Demonstra a importância na distinção de fundos abertos e fechados, ao passo que define fundos abertos como: conjunto de arquivos a que vão continuar a juntarem-se documentos, sendo o fechado o seu oposto. Com relação à situação do fundo de arquivo, comenta a relativa simplicidade de situar quando este se trata de uma entidade cujos limites estão claramente definidos, ao passo que o mesmo não acontece quando o fundo tem de cobrir uma realidade mais complexa. Para os de realidade mais vasta, segundo Duchein é um maximalistas, sendo os que cobrem uma pequena unidade indivisível os minimalistas. Para encontrar uma medida justa entre estas abordagens, considera a abordagem de Duchein mais realista, contemporânea e pertinente em que apresenta os críticos a reter perante um fundo e suas conseqüências. Comenta as diferentes abordagens para materializar a noção de fundo de arquivo. Cita a abordagem estruturalista de Carlo Laroche em que também se situam as idéias de Duchein. Por outro lado, menciona Bearman e Lytle que se interrogam sobre o valor destas soluções. Afirma por fim, ser na prática quotidiana que o princípio da proveniência e o fundo de arquivo que dela decorrem se revelam verdadeiramente, em todo o seu esplendor e complexidade e com toda a importância que tem para a disciplina. Aborda a constituição e evolução do ciclo de vida dos documentos, o qual afirma, assim como a noção de fundo e o Princípio da Proveniência, faz parte das bases em que assenta a arquivística contemporânea. Têm a adesão unânime dos especialistas quando se referem às “três idades”. Reparte o ciclo de vida em três períodos: os de atividade, os de semiatividade e os de inatividade o que facilita uma redistribuição dos documentos que compõem o conjunto. Graças ao crescimento incontrolável que se caracterizou a partir dos anos 1940, a chamada “explosão documental”, o que poderia ser o conceito de duas idades tornou-se o das três idades. No princípio do século XX, com Jenkison e depois com Shellingberg que se revelou a importância tanto do valor administrativo quanto o do de testemunho dos documentos. Foi as razões de espaço e as de ordem econômica a origem da criação do período semiativo. Apresenta juntamente com suas vantagens os termos designados para representar as três idades dos documentos: arquivos correntes, que devem permanecer perto de seu criador por serem essenciais ao funcionamento quotidiano. Estes, salvo exceção, são documentos em sua primeira fase de existência, e após o término de seu período de atividade, tornam-se semiativos ou passam diretamente para seu período de inatividade. Descreve o período de semiatividade como o período durante o qual os documentos devem ser conservados por razões administrativas, legais ou financeiras, mas não asseguram a atividade quotidiana de uma administração. Após o fim do período de semiatividade, os documentos passam para o período de inatividade ou em casos especiais, podem voltar para seu período de atividade. Afirma ser no período de inatividade que os documentos deixam de ter valor previsível para a organização que os produziu. Os documentos são, ou eliminados ou conservados como arquivos definitivos se possuírem valor de
testemunho. Afirma que o ciclo de vida dos documentos não pode ser compreendido com clareza sem que sejam consideradas as noções de valor primário e secundário. Define valor primário como sendo a qualidade de um documento baseado nas utilizações imediatas e administrativas, para as quais o documento foi criado. Em seu valor secundário, define como a qualidade do documento baseada nas utilizações não imediatas ou científicas. Com relação ao ciclo de vida dos documentos, examina as particularidades das normas e vantagens na organização dos documentos de arquivo em suas três fases: documentos ativos em arquivos correntes, documentos semiativos em arquivos intermediários e a transferência para arquivos definitivos. Os documentos inativos que não adquiram um valor secundário devem ser eliminados. Descreve as três ordens de justificações que motivam a organização e o tratamento aos documentos que formam os arquivos definitivos, enquanto afirma ser seu papel de testemunho o que justifica o tratamento de arquivos inativos para fins culturais, patrimoniais ou de investigação. Quanto a fins administrativos, afirma serem esses documentos um trunfo essencial para as organizações que o criaram, tendo em vista uma possível necessidade destas em reconstruir a sua evolução e realizar estudos retrospectivos. Por fim, descreve a importância e métodos para a utilização de arquivos definitivos para fins de reconstituição e pesquisa.
