Pronos Ticos

CAPÍTULO 1

PRONÓSTICOS PARA LA ASISTENCIA PÙBLICA

1.1 Antecedentes Generales de Pronósticos para la Asistencia Pública (PAP) Pronósticos para la Asistencia Pública, es un Organismo Público Descentralizado, con personalidad jurídica y patrimonio propio, creado por Decreto Presidencial el 14 de febrero de 1978, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 24 del mismo mes y año. En un inicio se le denominó Pronósticos Deportivos para la Asistencia Pública, nombre que se modificó mediante reforma publicada en el Diario Oficial de la Federación el 17 de agosto de 1984, cambiando su denominación a Pronósticos para la Asistencia Pública. El argumento inicial para la creación de Pronósticos fue el de legalizar, ordenar, instrumentar, regular y controlar los juegos y sorteos clandestinos existentes, principalmente el de “quinielas” de fútbol y destinar los recursos generados a beneficio de los más necesitados. Como dato histórico mencionaremos que el primer sorteo realizado por Pronósticos fue el de Progol, mismo que estuvo ligado al Campeonato Mundial de Argentina 1978. Entre 1980 y 1981 Pronósticos introdujo en el mercado nuevos productos como Progol marcador, Prohit, Progol inicial y Protouch. En 1982 debido al gran crecimiento, se inauguran sus nuevas instalaciones en Avenida Insurgentes Sur No. 1397, Col. Mixcoac, en la Ciudad de México, D. F, donde se encuentra actualmente. En 1984, Pronósticos atraviesa por una etapa muy productiva centrada en quinielas deportivas logrando con esto un gran volumen de ventas lo que favorece la aparición del evento “Melate”, que en la actualidad sigue generando grandes ganancias a la Entidad. En este mismo año, Pronósticos deja de ser una institución que solo manejaba eventos Deportivos por lo que cambia su razón social a “Pronósticos para la Asistencia Pública“. A través de los años esta Institución se ha visto en la necesidad de modernizarse y obtener un equipo más completo y confiable para captar las apuestas del público, brindando al mismo tiempo una atención eficaz y oportuna. En 1985 se efectuaron pruebas piloto con terminales en línea instaladas en una cadena de tiendas de autoservicio. Debido al gran éxito alcanzado en junio de 1987, se decidió la instalación de 500 unidades en igual número de agencias del área metropolitana de la ciudad de México, convirtiéndose en la

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primera institución en México en utilizar tecnología diferente, con la que se captan apuestas en los puntos de venta y simultáneamente, se registran en el centro de cómputo. En febrero de 1990 se lanza al mercado Tris de números y la aparición de Melate Revancha a media semana en abril de 1991, en agosto de 1997 se inicia la promoción a Revancha, en enero de 1999 se lanzó al mercado Chispazo y en agosto del mismo año lanzo al mercado Pronósticos rápidos. Actualmente la red comercial, a través de la cual se distribuyen los productos institucionales y se captan los ingresos por ventas, se integra por más de 7,000 terminales en 276 ciudades y poblaciones de todas las entidades federativas del país, enlazadas al sistema de cómputo de la Entidad, comunicadas en tiempo real, a través de líneas telefónicas, microondas y frecuencias de radio autorizadas por la Secretaría de Comunicaciones y Transportes; también se realiza la venta de apuestas a través de un sistema de telemarketing. A toda agencia autorizada que promueva la venta de productos de pronósticos, le corresponde una Terminal. Dentro del marco legal y de acuerdo a las directrices del H. Consejo Directivo, actualmente la institución obtiene los recursos para su operación, de la comercialización de sus productos: Melate, Revancha, Chispazo, Tris, Progol y Protouch.1 1.2 Estructura Orgánica La estructura orgánica autorizada por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público se conforma por la Dirección General, la Coordinación Técnica, una Contraloría Interna, 3 Subdirecciones Generales: Mercadotecnia, Ventas y Administración y Finanzas y 8 áreas operativas: Dirección Jurídica, Dirección Técnica, Dirección de Marcas Tris y Chispazo, Dirección de Marcas Melate y Revancha, de Desarrollo Institucional, Dirección del Interior, Dirección Administrativa, y Dirección de Finanzas; así como 5 subdirecciones que dan atención a los 31 Estados del país, además del D.F. y Área Metropolitana.2 El tipo de Organigrama o carta de organización utilizada por la Entidad es de tipo vertical3. A continuación se describe con más detalle las Unidades Administrativas que conforman la Entidad :

Pronósticos para la Asistencia Pública. Plan de Desarrollo Institucional, [en línea]. México, [ref. 16 de marzo de 2005] Disponible en Web: 2 Idem. 3 Tipo de organigrama donde cada puesto subordinado a otro se representa por cuadros en un nivel inferior, ligados a aquel por líneas que representan la comunicación de responsabilidad y autoridad de cada cuadro, del segundo nivel se sacan líneas que indican la comunicación y autoridad y responsabilidad a los puestos que dependen de el y así sucesivamente. Cfr. REYES PONCE, Agustín: Administración de Empresas, Teoría y Practica, segunda parte, México, Editorial Limusa,1999, 392 p. 1

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DIRECCIÓN GENERAL ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ

Dirección Jurídica Subgerencia Jurídica Gerencia de Relaciones Públicas Departamento de Atención a Oficinas Coordinación Técnica Titular del Órgano Interno de Control Titular del Área de Auditoria de Control y Evaluación Titular del Área de Responsabilidades y Titular del Área de Quejas Departamento de Auditoria Departamento de Control y Evaluación y Desarrollo Administrativo

SUBDIRECCIÓN GENERAL DE MERCADOTECNIA ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ

Dirección de Marcas Tris y Chispazo Dirección de Marcas Melate y Revancha Dirección de Desarrollo Institucional Subdirección de Marcas Deportivos Subdirección de Promoción y Publicidad en Medios Gerencia de Sorteos y Normatividad

SUBDIRECCIÓN GENERAL DE VENTAS ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ

Subdirección del D.F Gerencia Administrativa Asistente Departamental Dirección del Interior Subdirección Bajío-Centro Subdirección Noroeste Guadalajara Subdirección Noreste Monterrey Subdirección Sureste-Mérida

DIRECCIÓN TÉCNICA ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ

Gerencia de Operación y Soporte Depto. de Redes y Comunicación Depto. de Base de Datos Depto. de Operación Gerencia de Organización y Métodos Depto. de Organización y Procedimientos Gerencia de Consultoría y Desarrollo Depto. de Consultoría y Desarrollo de Sistemas de R.H y Nom. Cal. Y Serv. Departamento de Cadena de Valor y Control de Gestión Depto. de Consultoría y Desarrollo de Sistemas de Cont. Fin.. Plan. PPTO.

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SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ

Gerencia de Recursos Materiales Departamento de Inventarios y Finanzas Departamento de Control de Calidad Departamento de Adquisiciones Gerencia de Recursos Humanos Departamento de Reclutamiento; Selección; Contratación y Capacitación Departamento de Nómina, Prestaciones y Compensaciones Departamento de Seguridad y Vigilancia Gerencia de Servicio Médico Gerencia de Servicios Generales4 Comisión de Servicios Logísticos Comisión de Servicios de Administración de Recursos no Renovables Comisión de Servicios de Administración Inmobiliaria Patrimonial Comisión de Servicios de Intendencia Comisión de Servicios de Mantenimiento y de Soporte a Equipos Auxiliares Coordinador de Transportes Comisión de Servicios de Acervo Documental y Operación Postal Oficialia de Partes Archivo de Concentración Conciliaciones

SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS DIRECCIÓN DE FINANZAS ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ

Gerencia de Contabilidad Departamento de Contabilidad Departamento de Cuentas Corrientes Gerencia de Tesorería Departamento de Caja General Gerencia de Seguimiento y Control Presupuestal

(Ver anexo 1 )

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Cabe mencionar que las Comisiones que dependen de la Gerencia de Servicios Generales no son contempladas en el Organigrama Institucional, entre ellas la Comisión de Acervo Documental y Operación Postal de la cual depende el Archivo de Concentración.

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1.3 Misión, Visión y Objetivos Misión Maximizar la generación de recursos económicos, para apoyar las prioridades nacionales de educación, salud y alimentación, mediante el desarrollo de la mejor proveeduría de sorteos de calidad internacional que satisfagan las expectativas de la sociedad mexicana, apoyando el sano desarrollo de sus canales de distribución y de sus empleados, bajo un esquema de integridad y transparencia. Visión Institución líder en la generación de recursos destinados a la Asistencia Pública mediante celebración de sorteos5 o concursos6 propios o de terceros, nacionales e internacionales, con premios en efectivo, en especie y por la venta de servicios a través de la red de agentes y corredores con los que cuenta la Entidad. Objetivos Generar recursos a nivel nacional para los programas del Gobierno Federal orientados a la Asistencia Pública, mediante la celebración de concursos y sorteos basados en los pronósticos que efectúen los concursantes y con premios en efectivo, para ser destinados a dar una atención más amplia, a los requerimientos tanto de salud, alimentación y educación de las clases desamparadas.7 Con base en el Plan Nacional de Desarrollo 2001– 20068, Pronósticos para la Asistencia Pública debe orientar sus acciones a cumplir, entre otros, los objetivos del área de “Crecimiento con Calidad” y el de “Elevar y extender la competitividad del país”, para ello, el organismo se ha propuesto enterar recursos crecientes a la Tesorería de la Federación para continuar apoyando los programas de asistencia pública del Gobierno Federal y mantener los niveles de rentabilidad alcanzados. 5

El sorteo entendido como el evento que tiene lugar desde la captación oficial de combinaciones ( conjunto de dos o más quinielas seleccionadas de forma electrónica autorizados por pronósticos) hasta la selección de ganadores. 6 El concurso es el evento que tiene lugar desde la captación oficial de quinielas (la selección de un pronóstico cuando menos para todos y c/u de los partidos o resultados programados para cada concurso) hasta la selección de ganadores. 7 Pronósticos para la Asistencia Pública. Plan de Desarrollo Institucional. México. [en línea] [ref: 18 de marzo de 2005] Disponible en Web: 8 El Plan Nacional de Financiamiento del Desarrollo tiene como propósito obtener los recursos financieros que permitan contar con los recursos para combatir la pobreza, mejorar la distribución del ingreso entre los distintos grupos de la población y las diversas regiones del país, mejorar las condiciones de vida de la población. Este Programa es de observancia obligatoria para las dependencias de la Administración Pública Federal, en el ámbito de sus respectivas competencias y, conforme a las disposiciones legales aplicables, la obligatoriedad del programa será extensiva a las entidades paraestatales. Cfr. Decreto por el que se aprueba el Programa Nacional de Financiamiento del Desarrollo 2002-2006: Diario Oficial de la Federación, 30 de septiembre de 2002, p.1

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Entre sus objetivos también se encuentra vender 3,485 millones de pesos con una rentabilidad del 25.5%, 889 millones en enteros, con incrementos del 12% y 23.4% vs. Presupuesto revisado 2002 y reducir el costo de la operación del 24.4% (presupuesto revisado 2002) al 22.4%.9 1.4 Funciones Dirección General ƒ

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Establecer de acuerdo con los planes y prioridades de la Entidad, los objetivos, políticas y estrategias para la operación Institucional, a efecto que el organismo cumpla con su objetivo fundamental de aportar recursos destinados a la Asistencia Pública, dentro de un marco de eficiencia y productividad. Proponer al H. Consejo Directivo para su aprobación, los planes de desarrollo y nuevos productos que estratégicamente convengan al crecimiento de la Institución. Velar porque los Concursos y Sorteos se hagan bajo la más estricta normatividad y control establecido, para mantener la confianza del público. Representar legalmente a la Institución. Acordar conjuntamente con los Subdirectores Generales de Mercadotecnia y Ventas, las metas de ventas que deberán alcanzar en el año y apoyarlos para que lo logren.

Dirección Jurídica ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ

Ser el consejero jurídico de Pronósticos. Formular la documentación relativa a los proyectos de reglamentos, decretos, acuerdos y ordenes que el Director General de Pronósticos proponga al H. Consejo Directivo. Solicitar a las Unidades Administrativas de PAP, las propuestas de iniciativa de decretos, reformas, adiciones, derogaciones y abrogaciones a las disposiciones legales y normativas en las materias de su respectiva competencia, que en su caso se requieran. Ser enlace en asuntos jurídicos, con las áreas correspondientes de las Dependencias de la Administración Pública Federal, de las Entidades Paraestatales y particulares con los que la Institución tenga trato comercial o legal. Compilar la legislación y la Juris prudencia en la materia de competencia de Pronósticos.

Gerencia de Relaciones Públicas ƒ ƒ ƒ

Participar en la organización y coordinación de los diferentes eventos y reuniones oficiales de trabajo de la institución. Mantener la comunicación interna (personal y funcionarios de la Institución) y externa (funcionarios públicos y privados) con quienes la Dirección General tenga una relación oficial de trabajo. Informar a la Dirección General sobre la percepción ciudadana que tienen de la Institución los segmentos de la población, público consumidor y ciudadanía en General.

Pronósticos para la Asistencia Pública. Plan de Desarrollo Institucional [en línea].México, [ref.:18 de marzo de 2005] Disponible en Web: 9

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Coordinación Técnica ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ

Fungir como Secretario del H. Consejo Directivo y llevar acabo el seguimiento y control de los acuerdos tomados por este cuerpo colegiado. Vigilar el cumplimiento y observancia de las disposiciones que regulan el desempeño de la Institución, así como de las políticas dictadas por la Dirección General. Coordinar y apoyar los estudios de mercado y soporte técnico, para modernizar los equipos en puntos de venta de la Entidad. Coordinar los análisis y estudios relativos a la modernización de equipos y sistemas para concursos y sorteos, que permitan a la Institución competitividad en el mercado. Mantener comunicación con Organizaciones e Instituciones de Lotería y Sorteos Nacionales e Internacionales. Realizar el seguimiento y control de los procesos originados por las querellas, declaraciones de perjuicio, denuncias y peticiones formuladas por el organismo, así como de aquellas en que tenga interés.

Subdirección General de Mercadotecnia ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ

Elaborar conjuntamente con los Directores de Marca, la planeación del Mercadeo y la fijación de metas anuales de ventas. Vigilar el crecimiento comercial de los productos existentes y evaluar su comportamiento por sectores, regiones y plazas para tomar decisiones en materia de promoción y publicidad. Apoyar campañas publicitarias y promociónales de los productos y analizar los resultados obtenidos en cada una de ellas bajo el esquema costo beneficio. Negociar con las agencias publicitarias la calidad y costo de las campañas de acuerdo al público objetivo. Garantizar la transparencia, legalidad, y confiabilidad de todos y cada uno de los concursos y sorteos de la Institución. Representar formalmente a la Institución en foros Nacionales e Internacionales de la industria de concursos y sorteos. Desarrollar nuevas tecnologías, productos y sistemas innovadores en materia de concursos y sorteos.

Subdirección General de Ventas ƒ ƒ ƒ ƒ

Elaborar y presentar los planes, programas y estrategias de ventas anuales a la Dirección General para su autorización. Fijar y rediseñar las metas de ventas de cada una de las Subdirecciones Regionales de venta según el programa o comportamientos de estas. Elaborar los planes y programas para elevar y mantener el nivel de venta de aquellas agencias cuyo rango están consideradas como altamente rentables Incrementar las ventas en Pronósticos.

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Dirección Técnica ƒ ƒ ƒ

Coordinar y administrar la red informática interna de la institución, así como la sala de computo que controla la toma de participaciones de los concursos y sorteos de Pronósticos. Supervisar la atención que se proporcione a las reclamaciones presentadas por agentes y concursantes, relacionadas a boletos no emitidos, caducos, etc. Coordinar la atención y solución a la problemática presentada en el área de “línea de emergencia” por las agencias autorizadas, relativas a la operación y funcionamiento de las terminales en línea.

Dirección Administrativa ƒ ƒ

ƒ

Dirigir los procesos de planeaciòn, organización y control de administración de personal, recursos materiales, servicio medico, servicios generales y seguridad, en áreas centrales y oficinas de representación foránea, y vigilar que cumplan con la normatividad vigente. Supervisar que las adquisiciones de bienes y servicios se realicen de acuerdo a la Ley de Adquisiciones Arrendamientos y Servicios del Sector Público y a los acuerdos del Comité de Adquisiciones, programas y al presupuesto autorizado, así como supervisar que la selección de proveedores se realice con base en los criterios establecidos para tal efecto. Controlar el suministro de Bienes y Servicios a las áreas de la Institución.

Dirección de Finanzas ƒ ƒ ƒ ƒ

Coordinar la elaboración e integración del presupuesto anual de ingresos y egresos de la Institución y dar seguimiento a su ejercicio. Coordinar la elaboración de informes relativos a Cuenta de la Hacienda Pública, a los convenios de Balance de la Operación y demás que soliciten las instancias reguladoras. Supervisar la elaboración de registros contables así como de Estados Financieros. Disponer que se reserven los recursos financieros y fondear las cuentas bancarias de la Institución para cubrir sus requerimientos diarios y atender sus compromisos.

1.5 Marco Jurídico ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Ley Orgánica de la Administración Pública Federal Ley Federal de las Entidades Paraestatales y su Reglamento. Ley de Planeación Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal y su Reglamento Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y su Reglamento Ley General de Bienes Nacionales Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos Ley Federal de los Trabajadores al Servicio del Estado Ley Federal de Juegos y Sorteos Ley del Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores al Estado. Ley del Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores

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Ley del Impuesto sobre la Renta Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. Código Fiscal de la Federación Código de Comercio Código Civil en Materia de Fuero Común y para toda la República en Materia de Fuero Federal. Código Penal en Materia de Fuero Común y para toda la República en Materia de Fuero Federal. Código de Procedimientos Civiles en Materia de Fuero Común y para toda la República en Materia de Fuero Federal. Código de Procedimientos Penales en Materia de Fuero Común y para toda la República en Materia de Fuero Federal. Decreto de Creación de Pronósticos para la Asistencia Pública Reglamento del Consejo Directivo y del Director General de Pronósticos Deportivos para la Asistencia Pública Reglamento de Agentes de Pronósticos Deportivos para la Asistencia Pública Reglamento de los Concursos y Sorteos Progol, Prohit, Melate-Revancha, Tris de Números, Pronósticos Rápidos, Chispazo y Pronósticos Interactivos. Demás tratados Internacionales, legislación y normatividad de carácter constitucional, civil, fiscal, laboral, mercantil, penal y administrativa, vigente que sea acorde con el objeto y funcionamiento de la Entidad.10

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1.6 Situación actual de los Archivos de Pronósticos para la Asistencia Pública 1.6.1

Tipos de Archivos

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Pronósticos para la Asistencia Pública en su carácter de Entidad de la Administración Pública Federal, tiene en su haber numerosos Archivos de Trámite11 los cuales por lo general son organizados y controlados por personal secretarial de base o confianza, de gran parte de unidades administrativas de la Entidad, tanto en las instalaciones que ocupa Pronósticos en Insurgentes Sur No.1397, como a nivel foráneo, en las principales ciudades de todo el país: Guadalajara, Monterrey, Culiacán, Mérida.

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Siguiendo la línea de los Archivos de Trámite, encontramos los que cuentan con características especificas respecto a su tipología documental, control y normatividad. 1. Archivo de Recursos Humanos: Este archivo depende de la Gerencia de Recursos Humanos, y se encarga de organizar y controlar expedientes de personal operativo y mandos medios así como de llevar la nómina correspondiente.

Pronósticos para la Asistencia Pública. Facultades de cada Unidad Administrativa. [en línea] México [ref. de 20 de marzo de 2005] Disponible en Web: < http://www.pronosticos.gob.mx/Transparencia/facultadesm.htm> 11 Unidad responsable de la Administración de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa. Cfr. Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos: Diario oficial de la federación, 20 de febrero 2004. p.2 10

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2. Archivo de Contabilidad: A partir de la Gerencia de Contabilidad se desprende este archivo, que debido a las actividades cotidianas que este desarrolla, e importancia, es el que genera mayor volumen documental en la Entidad. La normatividad por la cual se rige, son aquellas Disposiciones aplicables al Archivo Contable Gubernamental entre la que destaca la Norma No. 9 de Archivo Contable.12 3. Archivo de Cuentas Corrientes de Agentes: Es el encargado de controlar y contabilizar los estados de cuenta de todos los agentes de la Entidad, de igual manera se rige por las Disposiciones aplicables al Archivo Contable Gubernamental. 4. Archivo de Agentes autorizados por Pronósticos: Surge a partir de la Gerencia Administrativa de Ventas, y se encarga de custodiar expedientes de todos los agentes de ventas que laboran para Pronósticos, tanto a nivel metropolitano como en las diferentes ciudades al interior del país y cuya función primordial descansa en garantizar la adecuada actuación y manejo de dinero en cumplimiento a un contrato de comisión mercantil, en el que se compromete el agente a liquidar oportunamente el importe de su venta. 5. Archivo Clínico: Este archivo depende de la Gerencia de Servicio Médico y se conforma por expedientes de los derechohabientes de PAP, que asisten a la consulta médica interna, se encuentran regulados por la Norma Oficial Mexicana NOM-168SSA1-1998, del Expediente Clínico, así mismo y de acuerdo a la LFTAIPG, los expedientes contenidos en su custodia son clasificados como confidenciales. 6. Archivo de Proveedores del Servicio Médico: Pertenece a la misma Gerencia y sus funciones son la recepción y control de documentos relacionados con los proveedores del servicio médico (hospitales, médicos especialistas, laboratorios, farmacias y ópticas) a fin de asegurar una adecuada comunicación interna y externa con dichos proveedores. 7. Archivo Jurídico: Custodia información de la Dirección y Subgerencia Jurídica, la función principal de este archivo consiste en recibir, registrar y controlar la correspondencia entre ambas unidades administrativas y con exterior, organizar y custodiar aquella documentación de tipo jurídico que genera la Entidad para la toma de decisiones. 12

La Norma 9 de Archivo Contable se refiere a aquellas Disposiciones Aplicables al Archivo Contable Gubernamental y cuyo objetivo atiende al “Artículo 2, párrafo segundo del Acuerdo Publicado en el Diario Oficial de la Federación del 25 de agosto de 1998 (anexo A), a fin de hacer del conocimiento de las dependencias y entidades del Sector Público Federal, las disposiciones que emite la Secretaria de Hacienda y Crédito Público, a través de la Unidad de Contabilidad Gubernamental para la guarda, custodia y conservación, de los archivos contables, así como para su destrucción”. SHCP, Normas de Archivo Contable, Subsecretaria de Egresos, México, 2002, p. 164.

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Archivo de Concentración13 Ubicado en el tercer piso de la Entidad, al que transfieren documentación de todos los archivos de trámite mencionados, así como las diferentes unidades administrativas. El fundamento legal que se utiliza para el control de su documentación, son las Normas y Políticas de los Sistemas Red de Archivos del Gobierno Federal y las Normas de proceso de baja de documentación contable, cuya aplicación únicamente se remite a la utilización de un vale de préstamo y el proceso de baja de documentación contable. No se cuentan con instrumentos de descripción como inventarios o un catálogo de disposición documental. Cabe mencionar que Pronósticos no ha tenido previamente un tratamiento archivìstico, sus archivos se rigen únicamente por las disposiciones contables y legales de acuerdo a la tipologìa documental que manejan, careciendo de políticas de recepción, préstamo, transferencia, control, depuración, así como reglamentos internos, manuales de procedimientos entre otros. A partir de la entrada en vigor de la LFTAIPG en el año 2002, surge una nueva la cultura del acceso a la información, lo que hizo que se incluyeran criterios para su clasificación como: reservada y confidencial, así como la implementación de políticas para la protección de datos personales en las Entidades y Dependencias del Gobierno Federal, requiriendo que todos aquellos expedientes o documentos que por sus características contaran información de este tipo, les fueran incorporadas las medidas y procedimientos necesarios para dar cumplimiento con lo estipulado en la misma Ley, en su reglamento y en los Lineamientos Generales para la clasificación y desclasificación de la información de las dependencias y entidades de la APF responsabilidad que recaería en las Unidades de Enlace y en los Comités de Información, Pronósticos no fue la excepción y partir del 2002 incorporó esta legislación, que se vio reflejada en la utilización de sellos con leyendas de clasificación para expedientes clasificados con este carácter. Respecto a las características del personal y los locales de archivo destacar los siguiente: Personal El personal que labora en los archivos, no cuenta con los conocimientos básicos en Archivonomía, pero es de reconocer en algunos de ellos su dedicación y creatividad para implementar de acuerdo a las necesidades cotidianas, aquellas innovaciones y cuestiones prácticas en beneficio de sus archivos y de la propia Entidad. Locales de archivo Uno de los mayores problemas que presentan los archivos de PAP son los inadecuados locales que tienen para los archivos de trámite y concentración, careciendo de espacios apropiados de acuerdo a las necesidades de cada archivo, considerando el volumen documental, el peso, y las medidas de seguridad e higiene que estos deben tener.

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Unidad responsable de la administración de documentos cuya consulta es esporádica por parte de las unidades administrativas de las dependencias y entidades, y que permanecen en él hasta su destino final. . Cfr. Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos, Op. cit., p.2

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1.6.2 Objetivos, Funciones, Importancia Desde nuestro particular punto de vista los objetivos que los Archivos en la Entidad deben cubrir a mediano y largo plazo son los siguientes:

Objetivos: ƒ

Implementar un sistema de archivos de acuerdo a los principios básicos de Administración de Documentos14 y de los procesos técnicos archivísticos a fin de permitir la adecuada organización de la documentación existente en los archivos de la Entidad.

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Contar con Políticas de organización, conservación, descripción, valoración, y disposición documental, para las Unidades de Archivo en la Entidad, de acuerdo a la Legislación Archivística vigente para los archivos de la Administración Pública Federal.

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Utilizar programas de gestión documental para los archivos de la Entidad, considerando a futuro el uso de las tecnologías de la información.

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Concientizar a los servidores públicos encargados del manejo de archivos, así como a los usuarios sobre la importancia y funciones de los archivos de acuerdo al ciclo vital de la documentación, a fin de romper con los paradigmas que existen actualmente en torno a ellos.

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A nivel Organización, homogenizar criterios, asegurar un control efectivo y ordenado sobre la documentación, diferenciar lo que es documentación de archivo y apoyo informativo, a fin de evitar acumulación innecesaria de papel, garantizar el acceso del usuario a la informacion pùblica gubernamental, agilizar la gestión, ahorrar espacio en los edificios, optimizar los recursos y prestar un servicio ágil a través de la organización de sus fondos de archivo y eliminación de aquellos que no sean susceptibles de conservar.

Funciones: Archivo de Trámite •

Brindar un adecuado manejo y control de la documentación activa de cada una de las Unidades Administrativas de la Entidad, brindándoles un adecuado servicio para el desempeño de sus funciones, mediante el correcto seguimiento, recuperación, organización, conservación y préstamo de los documentos institucionales.

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Destinada a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, conservación, uso, selección y disposición final de los documentos de archivo con el propósito de lograr eficiencia en su manejo a lo largo del ciclo de vida. Posibilita el tratamiento de los fondos desde la creación hasta el depósito definitivo en el archivo histórico.

12

•

Transferir de manera oportuna y correcta la documentación cuyo período de conservación en el Archivo de trámite haya concluido, permitiendo con ello la optimización de los recursos archivìsticos y evitando el cúmulo innecesario de documentación dentro de las diversas áreas de la Institución.

Archivo de Concentración ƒ

Recepción y manejo de documentación semiactiva transferida por las Unidades de Archivo de Trámite, conservándola de manera precaucional y manteniéndola debidamente organizada para su fácil localización y consulta.

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Retirar y depurar de manera oportuna y correcta la documentación institucional cuyos valores primarios hayan prescrito, aplicando adecuadamente los instrumentos y técnicas establecidos dentro de la Institución para la disposición documental y la selección de material con carácter histórico.15

ƒ

En el caso de las funciones que desarrollan los archivos contables de acuerdo a su ciclo vital, seria clasificar, custodiar, ordenar, y controlar documentación contable, financiera, presupuestaria, económica, fiscal y de auditoria conforme a la normatividad vigente.16

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Para ambos archivos entre sus funciones habrá que describir la documentación a fin de hacer accesible la información mediante los distintos instrumentos de descripción documental y valiéndose de las ventajas ofrecidas por las nuevas tecnologías.17

Importancia: •

Ubicar al archivo como una área de vital importancia, encargada de la organización, preservación, conservación, descripción, y en su caso, difusión de su acervo documental Institucional, conservando realmente lo sustancial, permitiendo el fácil acceso a la información, así como la acumulación ordenada y controlada de la documentación.

•

Dejar de lado la conceptualización antigua de los archivos como bodegas donde se guarda papel “muerto” y establecer una identidad y nueva visión, como verdaderos centros documentales encargados de preservar la memoria institucional.

15

A.G.N, Manual de Organización de los Sistemas Red de Archivos. Los Sistemas Red de Archivos del Gobierno Federal, 1986, México. p. 7 16 SHCP, Normas de Archivo Contable, Subsecretaria de Egresos, México, 2002, p. 165-166 17 CRUZ MUNDET, José Ramón, Manual de Archivística, 2ª. Ed; Madrid, Fundación Germán Sánchez Ruipérez, Ediciones Pirámide, 1996. p. 255

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1.6.3

Tipología Documental

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Los archivos de trámite que por lo regular son organizados por personal secretarial se integran por documentación del tipo: Oficios, notas informativas, control de guardias de fin de semana, minutas, y expedientes personales de control interno.

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Sus demás archivos, en el caso del contable cuenta con documentación de: pólizas de diario, pólizas de ingreso y egreso con sus respectivos soportes, libros contables, estados financieros, conciliaciones bancarias.

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En el archivo de la Cuenta Corriente de Agentes encontramos: expedientes de la cuenta corriente de agentes de ventas del área metropolitana y del interior del país, que se encuentra a su vez integrado por: ventas, pagos, y comisiones de cada agente (activos y bajas).

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Cuenta con una extensa tipología documental en Asuntos Jurídicos por mencionar algunos: Actas de los sorteos, Juicios laborales, Penales, Civiles, Administrativos, Contratos, Denuncias, Notificaciones, Amparos, entre otros.

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No podemos excluir la documentación concerniente a Recursos Humanos como son: Expedientes de personal, de nómina, capacitación, etc.

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Así mismo se conserva un elevado volumen de expedientes de agentes y agencias de ventas a partir de que inicia su operación la Entidad en 1978, dichos expedientes se conforman principalmente con los contratos de comisión mercantil y de afianzamiento (póliza de fianza).

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También se considera la documentación de tipo clínico, ya que la Institución proporciona servicio médico al personal que labora en ella, encontrando: expedientes clínicos de derechohabientes y que consideran como información confidencial, expedientes de proveedores al servicio médico con este mismo carácter de confidencialidad, donde se encuentran los datos personales de los médicos especialistas y demás información relativa a farmacias, ópticas, hospitales, laboratorios, con los que tiene relación PAP.

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Por último, aquella documentación única en su tipo, relativa a concursos y sorteos que desarrolla Pronósticos y que en la mayoría de los casos es documentación reservada, donde la Subdirección General de Mercadotecnia es la Unidad Administrativa responsable de esta documentación: Expedientes de planes y programas en mercadotecnia, publicidad en medios de comunicación, desarrollo de nuevos productos, expedientes de operación de la marca, ventas por producto. Investigación y desarrollo en loterías, concursos y sorteos internacionales, juegos especiales, desarrollo de nuevos productos o modificaciones a los existentes, promoción, publicidad y negociación con medios de comunicación, las que contemplan expedientes sobre tarifas en medios de comunicación, realización de sorteos y concursos; con documentos donde aparecen los resultados de los concursos en los medios de comunicación, mantenimiento de los equipos de sorteo, números ganadores, etc.

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CAPÍTULO 2

PRINCIPIOS TEÓRICOS PARA LA ELABORACIÓN DE LOS INSTRUMENTOS DE CONSULTA Y CONTROL ARCHIVISTICO. 2.1 Antecedentes de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental (LFTAIPG) Quisiéramos iniciar este capitulo analizando conceptos tales como: qué es una Ley Federal, a qué se refiere el concepto de transparencia y acceso a la información pública, ya que son conceptos básicos dentro de este trabajo de investigación. Ley Federal: “Es el tipo de norma jurídica dictada por el poder público; tiene como finalidad el encauzamiento de la actividad social hacia el bien común. La Ley se redacta, generalmente, a manera de formulas o sentencias breves que facilitan su conocimiento y aplicación. para regir en todo el territorio de la República, expedidas por el Poder Legislativo Federal y son, asimismo, obligatorias en todo el territorio nacional”. 18 A partir de los objetivos de la LFTAIPG podemos construir un concepto al respecto de la transparencia y acceso a la información Pública Gubernamental, diciendo que son aquellas acciones que permitirán exponer de manera clara la gestión pública mediante la difusión de la información contenida en los documentos que generen, obtengan, adquieran, transformen o conserven en la Administración Pública Federal, a fin de proveer lo necesario para que toda persona pueda tener acceso a la información19 mediante procedimientos sencillos y expeditos, favoreciendo la democracia, rendición de cuentas, participación ciudadana y protección del derecho a la vida privada.20 Hablando propiamente de los antecedentes de la LFTAIPG se considerarán tres elementos importantes que han influido para que surgiera: I. El Derecho a la Información es contemplado en la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos a partir del año de 1977, en el Capitulo I , de las Garantías Individuales, artículo 6°.21 II. Los compromisos políticos adquiridos en el Plan Nacional de Desarrollo 2001-2006. 18

SALAZAR MOTO, Efraín: Elementos de Derecho, 37ª. Edición, México, ed. Porrua, 1991, p.5-44 El acceso a la información entendido como derecho de los ciudadanos para el uso, recuperación, y consulta de la información, como parte del Patrimonio Documental y de acuerdo a normas vigentes. 20 Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, DOF. 11/junio/2002, p. 1-2 21 El articulo 6º. Constitucional menciona lo siguiente:“La manifestación de las ideas no será objeto de ninguna inquisición judicial o administrativa, sino en el caso de que ataque a la moral, los derechos de tercero, provoque algún delito o perturbe el orden publico; el derecho a la información será garantizado por el Estado. Cfr. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, 133ª. Ed., México, Editorial Porrua, 2000. p. 11-12 19

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III. Los acuerdos Internacionales para el combate de la corrupción promulgados por Instituciones mundiales, donde México y otros países Latinoamericanos son invitados a unirse a esta cultura. 22 El contenido Legal de la LFTAIPG tiene su antecedente en los principios que marca la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, ya que a partir de artículo 6° constitucional se establece la obligación del Estado de garantizar el derecho a la información y a externar opinión libremente, con lo cual, el acceso a la información gubernamental, es considerado una garantía constitucional del ciudadano, que brinda certidumbre y confianza a los actos del gobierno.23 El Artículo 6° al sufrir una reforma24, pretendió garantizar que el Estado permitiera por conducto de diversos medios de comunicación que los Partidos Políticos manifestarán de manera regular la diversidad de sus opiniones, lo que convirtió a este derecho en una garantía social e individual, y que redituaría por principio en libertad de expresión, y después en un derecho de información de donde se desprende la obligación del Estado de dar información y un derecho del gobernado de exigirla. Es de considerar también el artículo 8° de nuestra Carta Magna que consagra el derecho de petición, muy relacionado con el derecho a la información, donde todo individuo puede dirigirse de manera respetuosa a la autoridad, sin que se encuentre limitado en cuanto a la materia de la solicitud, quedando la autoridad obligada a responder al particular, en este sentido se considera que la solicitud puede consistir en una petición de información.25 La LFTAIPG tiene como otro de sus antecedentes el Plan Nacional de Desarrollo 2001-2006, que relación al acceso a la información menciona textualmente lo siguiente: “El Ejecutivo Federal actuará con transparencia en el ejercicio de sus facultades, por lo que los servidores públicos de la Administración Pública Federal estarán obligados a informar con amplitud y puntualidad sobre los programas que tienen encomendados, en términos de logros alcanzados y recursos utilizados. Las decisiones gubernamentales tienen que ser transparentes, por lo que deberán estar abiertas al escrutinio público, con excepciones muy claramente definidas en relación con la seguridad de la nación.. Esto debe realizarse mediante normas perfectamente definidas y conocidas por los servidores públicos, por el conjunto de la ciudadanía, buscando evitar errores por desconocimiento de las faltas ocasionadas por la mala fe o la deficiente actitud de quienes prestan el servicio público a la ciudadanía. Las reglas de acceso a la información gubernamental tienen que ser las mismas para todos los interesados en 22

LIZÀRRAGA MÉNDEZ, Rubén: Memoria de la Jornada Estatal de Consulta Ciudadana sobre Derecho de Acceso a la Información Pública en el Estado de Sonora: El Acceso a la Información Pública como Derecho Fundamental,[en línea].México, [ref: de 7 de abril de 2005] Disponible en Web: 23 H. CONGRESO DE LA UNIÓN: Debate de la Nueva Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. 24/04/02 T.46 H. 3 . 24 Decreto publicado en el DOF el 6 de diciembre de 1977, a fin de asegurar el derecho a la Información como garantía para todos los ciudadanos. 25 CONGRESO DE LA UNIÓN, Exposición de Motivos de la Iniciativa de Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, presentada el 4/12/01, p. 3

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la actividad del gobierno. Informar de manera transparente y oportuna debe ser una constante en todas las dependencias de la Administración Pública Federal.”26 El cual se presenta como una estrategia del Gobierno para fortalecer la eficiencia, honestidad y legitimidad de la gestión pública mediante el impulso de: la calidad, la innovación la optimización costos-beneficios, transparencia, rendición de cuentas, y el combate a la corrupción. Por último, otro de los aspectos que influyeron de manera importante para que surgiera la Ley fue que a nivel internacional y “con motivo de promover consensos políticos y económicos, el Banco Interamericano de Desarrollo, el Banco Mundial, el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo y la Comisión Económica para América Latina y el Caribe, conocido tal consenso, como los objetivos de desarrollo del milenio (ODM) impusieron para los Países de América Latina entre los cuales se encuentra México, un compromiso, entre otros, el de promover sistema de monitoreo orientados a la medición y evaluación de resultados que faciliten una mayor transparencia, rendición de cuentas e incentivos para el buen desempeño, que no tienen otro objetivo que el de combatir la corrupción”.27 2.2 Génesis de la LFTAIPG Tras analizar diversos documentos que hacen referencia al proceso de creación de la LFTAIPG nos encontramos con diferentes publicaciones en la materia, las cuales han resultado buena fuente de información del tema que nos trata, aunque la evidencia más tangible fue analizar el Diario de Debates de la Cámara de Diputados, conteniendo la Exposición de Motivos, Debate, y Decreto de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública. Considerando ambas referencias se presentan las cuatro propuestas que fueron tomadas en cuenta para la Génesis de la Ley y que como dato histórico se tuvo que dejar transcurrir 24 años para que surgiera una normatividad en materia del derecho a la información después que se diera la última reforma del Artículo 6° Constitucional en 1978, cuando se incluye este derecho como garantía individual. Propuestas para la Génesis de la LFTAIPG: 1. La Iniciativa de Ley Federal de Comunicación Social, presentada al Congreso el 22 de abril de 1997 por los grupos parlamentarios del Partido de Acción Nacional (PAN) de la Revolución Democrática (PRD) y del Trabajo (PT), que, aunque con un contenido más amplio, incluirá un capítulo especifico en materia de acceso a la Información.28 2. La Iniciativa de Ley presentada por el Ejecutivo Federal el 4 de diciembre del 2001 que señala su origen bajo un proceso democrático, ya que se elaboró tomando en cuenta la 26

PODER EJECUTIVO FEDERAL: Plan Nacional de Desarrollo 2001-2006, Gobierno de los Estados Unidos Mexicanos, Presidencia de la República, México, 2001, p. 45 27 LIZÀRRAGA MÉNDEZ, Rubén, Op. cit., p. 3 28 LÓPEZ AYLLÓN, Sergio, Comentarios a la Iniciativa de Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información presentada por el Ejecutivo Federal al Congreso de la Unión, Cuestiones Constitucionales, Revista Mexicana de Derecho Constitucional: 2002, Núm.7, (julio-diciembre) p. 261-274

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opinión, las propuestas y las criticas de los ciudadanos mexicanos que participaron en la Consulta Nacional que para este fin se llevó a cabo.29 Esta iniciativa de Ley justifica ampliamente su trabajo, refiriendo que el acceso a la información es una de las tareas más importantes para la democracia nacional, en la que tanto el gobierno como los ciudadanos tendrán participación en el ámbito público, así mismo será un poderoso mecanismo de combate a la corrupción pública, habiendo que considerar también que un Estado transparente será por consecuencia más eficiente y que generará un flujo confiable de información. Un dato que nos parece interesante rescatar de esta iniciativa de Ley, son los principios constitucionales bajo los cuales menciona debe ser elaborada. Principios constitucionales que se consideraron para elaborar la LFTAIPG Como garantía Individual debe otorgar el derecho a cualquier persona y no solo a ciudadanos mexicanos. ƒ

Establecer la obligación estricta, por parte de los servidores públicos federales, de observar las disposiciones de la Ley, en cuya violación será causa de responsabilidad administrativa, de conformidad con la Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos.30

ƒ

Delimitación de la información reservada y confidencial, el cual marca algunos límites señalados de manera expresa y especifica en la Ley, para lo que se consideró estándares internacionales aceptados en la materia y justificados por un equilibrio entre el derecho a la información y la protección del interés público. A nivel personal es un aspecto que llama nuestra atención en la Ley, ese equilibrio que marca entre la información que se puede transparentar y la que por su carácter es sujeta a protección de información y es clasificada como confidencial o reservada.

ƒ

Regulación complementaria entre la protección de datos personales, y el derecho a la información para lograr una correcta armonía entre uno y otro derecho, especificando lo más posible sus alcances.

3. Como tercera propuesta para la Génesis de la LFTAIPG se encuentra la Iniciativa de Ley de Acceso a la Información Pública Gubernamental presentada por un grupo de diputados del Partido de la Revolución Democrática (PRD) el 6 de diciembre de 2001, que retoma con ligeras modificaciones, el proyecto preparado por una coalición de la sociedad civil31 integrada por un grupo de destacados académicos y periodistas, 29

LÓPEZ AYLLÓN, Sergio, Op. cit., p. 11 CONGRESO DE LA UNIÓN: Exposición de Motivos de la Iniciativa de Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, presentada el 4/12/01, p. 5 31 DOYLE Kate: Comentarios sobre la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, Derecho Comparado de la Información: 2003, Núm. 2, (Julio-diciembre) p.161-170 30

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respaldados por varios importantes periódicos nacionales conocidos como el “Grupo de Oaxaca”, demostrando el interés de la sociedad civil en la materia.32 El surgimiento de esta Iniciativa se dio a partir de las propuestas de Ley sobre el derecho de acceso a la información pública, para lo cual se tuvo que escuchar y atender a numerosos grupos sociales integrados por diversas instituciones de educación superior, organizaciones no gubernamentales, así como a los principales medios de comunicación impresos de todo el país, diputados y grupos parlamentarios signantes de la iniciativa de Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental .33 Posteriormente estos grupos después de haber celebrado diversas reuniones de discusión, redacción, análisis y estudio, concretaron una propuesta a través de diversos procedimientos y actos, el libre acceso de las personas a toda la información que es generada con los recursos provenientes del erario público.34 4. Por último encontramos la Iniciativa de LFTAIP en relación con los Actos Administrativos y de Gobierno del Poder Ejecutivo de la Unión, presentada al Congreso el 11 de julio de 2001 por el diputado Luís Miguel Barbosa Huerta, integrante del grupo parlamentario del Partido de la Revolución Democrática (PRD). La Comisión de Gobernación y Seguridad Pública del Congreso de la Unión fue la encargada de la revisión y dictaminación de todos los proyectos que se elaboraron de manera simultanea para encontrar los puntos de convergencia y ponderar las diferencias, que existieron en estos proyectos, con el la finalidad de crear la Ley. Es así como la Ley en su versión terminada representa un término medio entre dos de las propuestas que se presentaron en el Congreso durante 2001, la Iniciativa de Ley presentada el 6 de diciembre de 2001 por los diputados del Partido de la Revolución Democrática (PRD) y la presentada en julio del mismo año, por el diputado Luís Miguel Barbosa. Por otra parte, se tuvo que considerar para la Génesis de la LFTAIPG, que en varios estados de la República se elaboraron y se presentaron ante los congresos estatales distintas iniciativas en materia de acceso a la información, de las cuales únicamente han sido aprobadas las correspondientes a 14 estados: Sinaloa, Aguascalientes, Coahuila, Colima, Distrito Federal, Durango, Guanajuato, Jalisco, México, Michoacán, Morelos, Nuevo León, Querétaro, San Luís Potosí. Es preciso comentar que para el diseño de la Ley fue necesario revisar la experiencia internacional en materia de acceso a la información, ya que muchos países contaban con un avance sustancial en este tipo de legislación. Por último mencionaremos que el 30 de noviembre del 2001, el Presidente Vicente Fox a través de la Secretaria de Gobernación, entrega a la Cámara de Diputados la Iniciativa de la LFTAIPG 32

LÓPEZ AYLLÓN, Sergio, Op. cit., p. 262-4 H. CONGRESO DE LA UNIÓN, Exposición de Motivos..., Op. cit., p. 1 34 Ibidem, p.2 33

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después de la aprobación por unanimidad de las cámaras del Congreso mexicano el 30 de abril de 2002.35 La Ley fue aprobada por unanimidad en el pleno de la Cámara de diputados en abril de 2002 y publicada el 11 de junio del mismo año en el Diario Oficial de la Federación. La LFTAIPG sufre una reforma donde es derogada la Fracción I del articulo 22 y publicada en el Diario Oficial de la Federación el 11 de Mayo del 2004. Artículo 22 No se requerirá el consentimiento de los individuos para proporcionar los datos personales en los siguientes casos: I. (Se deroga).36 Esta Fracción refería lo siguiente: “Los necesarios para la prevención o el diagnóstico médico, la prestación de asistencia médica a la gestión de servicios de salud y no pueda recabarse su autorización.”

2.3 Contenido de la LFTAIPG Los objetivos generales que marca la LFTAIPG son los siguientes37: ƒ

Proveer lo necesario para que toda persona pueda tener acceso a la información mediante procedimientos sencillos y expeditos.

ƒ

Transparentar la gestión pública mediante la difusión de la información que generan los sujetos obligados.

ƒ

Garantizar la protección de los datos personales en posesión de los sujetos obligados.

ƒ

Favorecer la rendición de cuentas a los ciudadanos, de manera que puedan valorar el desempeño de los sujetos obligados.

ƒ

Mejorar la organización, clasificación y manejo de los documentos.

ƒ

Contribuir a la democratización de la sociedad mexicana y la plena vigencia del Estado de derecho.

Para alcanzar estos objetivos, se establecen tres obligaciones generales para las dependencias y entidades federales. 35 DOYLE, Kate, Op. cit., p.1 36 LFTAIPG, Op. cit., p.7 37 Ibidem, p. 2-3

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1. Transparencia: Toda la información pública debe difundirse permanentemente. 2. Acceso a la Información: Las dependencias y entidades deberán entregar la información que soliciten los particulares, salvo la clasificada como reservada o confidencial. 3. Administración Informativa: Se deben optimizar y homologar las normas, criterios, mecanismos y procedimientos para clasificar, catalogar, archivar, conservar, actualizar y publicar la información. Sergio López Ayllon en sus comentarios sobre la Iniciativa de la LFTAIPG señala los ejes alrededor de los cuales fue diseñada la Ley y menciona las características de cada uno de ellos, lo cual nos parece interesante y oportuno rescatar. 1. Primer eje: ámbito de aplicación amplio “La primera característica novedosa de la Ley, es su extenso ámbito de aplicación, es la única Ley en el mundo que tiene un ámbito de aplicación tan extenso. La Ley se aplica al conjunto de los órganos estatales federales, es decir los poderes Ejecutivo, Legislativo y Judicial, los órganos constitucionales autónomos (Banco de México, Instituto Federal Electoral, Comisión Nacional de Derechos Humanos y las universidades públicas autónomas) y a los tribunales administrativos y de manera indirecta, a las entidades de interés público (por ejemplo, los partidos políticos) y a cualquier persona que reciba recursos públicos. 2. Segundo eje: obligaciones de transparencia Para asegurar el acceso a la información menciona que todos los órganos del Estado deberán poner a disposición del público, de manera permanente, actualizada y en la mayor medida de lo posible en Internet, un conjunto de información que permitirá que los ciudadanos tengan un conocimiento directo de las funciones, acciones, resultados, estructura y recursos de los órganos del Estado. Para lograr la mayor transparencia posible se presentará información de los presupuestos asignados, su monto y ejecución, las observaciones de las contralorías o de la entidad superior de fiscalización al desarrollo del ejercicio presupuestal, los sueldos y prestaciones de los servidores públicos, los programas operativos, los trámites y servicios, el marco normativo, los programas de subsidios, las concesiones y permisos, las contrataciones públicas, así como la información sobre la situación económica, financiera y de la deuda pública. Con lo cual se permitirá que los ciudadanos tengan a su disposición los indicadores más importantes de la gestión pública reduciendo los costos de operación de la Ley ya que, en lugar de procesar solicitudes individuales, la información más significativa estará siempre a disposición de quien la requiera por Internet.

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3. Tercer eje: el acceso a la información La Ley marca el procedimiento que deberán seguir los particulares para requerir a las autoridades el acceso a documentos administrativos en particular. El procedimiento considera dos instancias: La primera ante la dependencia o entidad que tiene la información. La segunda, en revisión administrativa, ante la Comisión de Garantías de la Información, órgano que desempeñaría funciones similares a las de un tribunal administrativo especializado. La Ley obliga a todas las dependencias y entidades a designar una unidad de enlace. La función de ésta es doble: por un lado es la "ventanilla" única a través de la cual los ciudadanos podrán presentar sus solicitudes de acceso a la información. Con lo cual se libera a los ciudadanos de la carga del procedimiento y se acentúa la obligación de la administración de entregar la información que se le requiera. El procedimiento de acceso deberá durar un máximo de veinte días hábiles, es decir, un mes calendario. Este plazo podrá ampliarse por un periodo igual cuando existan causas justificadas, entre otras, la complejidad de la búsqueda, y siempre y cuando se notifique al solicitante. El procedimiento busca lograr simplicidad, eficiencia y adecuarse a la realidad de las dependencias de la administración pública, en particular en lo que respecta a la falta de organización de los archivos administrativos. 4. Cuarto eje: las instituciones El cuarto eje de la Ley lo constituyen las instituciones responsables de su aplicación e interpretación. En el caso del Poder Ejecutivo Federal, se prevé la creación de una comisión especializada como un órgano administrativo con autonomía de operación, presupuestal y de decisión. Esta órgano será el IFAI el cual cumplirá principalmente con cuatro funciones: ƒ

Ser el órgano regulador en materia de información para el gobierno federal.

ƒ

Resolver, mediante un procedimiento en forma de juicio y de manera similar a como lo haría un tribunal administrativo, las controversias que se generen entre los particulares y la administración.

ƒ

Será última instancia para las autoridades, pero sus decisiones estarán sujetas a control judicial. Supervisar el cumplimiento de la Ley y, en su caso, reportar las violaciones a los órganos de control internos.

ƒ

Finalmente, la cuarta función es la de promover el ejercicio del derecho de acceso entre los ciudadanos y generar una nueva cultura del manejo de información, tanto entre los servidores públicos como entre los ciudadanos.

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La autonomía de este órgano se garantiza en varios niveles: ƒ

A través de la autonomía de decisión, es decir, la comisión no estará subordinada a autoridad alguna y adoptará sus decisiones con plena independencia.

ƒ

Mediante la integración de un cuerpo colegiado de decisión de tres personas que deberán reunir requisitos similares a los de los ministros de la Suprema Corte de Justicia y que tendrán garantía de inamovilidad.

ƒ

Mediante una amplia transparencia en la gestión de la comisión, la cual deberá hacer públicas sus decisiones y rendir un informe anual.

ƒ

Se le otorga plena autonomía presupuestaria y de gestión.

El autor comenta al respecto que el diseño de este órgano administrativo autónomo es uno de los aspectos más debatidos de la Ley, el que tendrá la facultad de resolver en última instancia las controversias en materia de acceso a la información, a fin de no sobrecargar al Poder Judicial, y que deberá resolver los conflictos en materia de acceso que surjan entre los particulares y la administración. Se trata de una especie de tribunal administrativo colegiado, constituido con todas las garantías para asegurar independencia en sus decisiones, y sujeto a control judicial. 5. Quinto eje: acceso y protección de datos personales La Ley contiene un capítulo dedicado a la protección de los datos personales con lo cual existe un relación entre el acceso a la información y la protección de datos personales. Así, se prevé que los sujetos obligados no podrán difundir, distribuir o comercializar los datos personales contenidos en sus sistemas de información, salvo que haya mediado el consentimiento expreso, por escrito o por otro medio que permita su autenticidad, de los individuos a los que haga referencia la información. Para estos efectos se considera como datos personales la información concerniente a una persona física, identificada o identificable, entre otra la relativa a su origen étnico o racial, o bien la referida a sus características físicas, morales o emocionales. La principal característica de la Ley es que establece una serie de excepciones al acceso a la información cuando se trate de información que, por su naturaleza, pueda generar riesgos al interés público o afectar los derechos de tercero. Con lo cual esta Ley se presenta como un equilibrio entre el derecho de acceso a la información y la protección de intereses legítimos. Es así que esta Ley supone un esfuerzo serio por avanzar en la regulación de una de las vertientes del derecho a la información, compleja por sus implicaciones, pero que constituirá, un punto de inflexión en la vida del país”.38 38

LOPEZ AYLLÒN, SERGIO, Op. cit., p. 265-274

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Por todo ello podemos considerar que la LFTAIPG en su estructura se observa completa, considerando que para su articulación se tuvo que recurrir a la experiencia internacional en la materia, principalmente a lo que respecta de la información reservada y confidencial, desarrollando así mismo estudios de derecho comparado, y considerando la opinión de periodistas, editores, académicos, abogados, activistas de la transparencia y organizaciones de interés público y sociedad civil. Un aspecto importante de la Ley para quienes nuestro objeto de estudio son los documentos y archivos, es que entre sus objetivos considera el mejorar la organización, clasificación y manejo de sus documentos y archivos39, lo que se percibe como un paso sustancial en la cuestión archivística para México, dejando un antecedente del trabajo que se deberá desarrollar en torno a los archivos de la Administración Pública Federal. Sin lugar a dudas el que exista una legislación archivística40 es desde nuestra propia óptica el primer paso para lograr una modernización necesaria en los archivos, a fin de que estos desarrollen las funciones y objetivos para los cuales fueron creados. Es así con este contexto, como el trabajo para lo archivistas en este momento empieza a ser contemplado, quedando como antecedente ante la gran necesidad que existe de una legislación especifica en archivos a nivel Federal, que regule las funciones y los servicios archivísticos, proteja la integridad y seguridad de los archivos, establezca una adecuada planeación, organización, coordinación, control y funcionamiento archivístico41considerando los recursos humanos, materiales, técnicos y financieros, vitales para el funcionamiento de toda organización. Por lo que en este momento, la LFTAIPG y los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos enfocan su atención en los aspectos técnicos que permiten el acceso a la Información, e interesantes a considerar para un sistema archivístico eficiente. Sin dejar de reconocer que la creación de esta Legislación es un paso sustancial para los archivos gubernamentales en México. 2.4 Elementos de la LFTAIPG La Ley Federal de Transparencia se encuentra constituida de la siguiente forma: Titulo Primero- Disposiciones Comunes para los Sujetos Obligados Capitulo I Disposiciones Generales..............................Art. 1 al 6 Capítulo II Obligaciones de transparencia.................... Art. 7 al 12 Capítulo III Información Reservada y confidencial ...... Art. 13 al 19 Capitulo lV Protección de Datos Personales...................Art. 20 al 26 Capítulo V Cuotas de Acceso.........................................Art. 27 39

LFTAIPG, Op. cit., p.3 Entendiendo por legislación archivística aquellas disposiciones legales y de normas que reglamenten el manejo de documentos en todos los niveles: Ley-. marco referente a archivos (públicos, privados, administrativos, históricos) Normas.- que reglamenten el uso, la conservación, el manejo y flujo de los documentos. Y sancione a quienes contravengan lo dispuesto. Cfr. ALDAY GARCIA, Araceli: Introducción a la Operación de Archivos en dependencias del Poder Ejecutivo Federal, México, ed. Archivo General de la Nación, p.18 41 Becerril, Ramírez Jaime, Legislación y Organización aplicable a los Archivos Privados: Propuesta de reglamento de los servicios archivísticos, Tesis, (LA) ENBA, México,1999, p.5 40

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Titulo Segundo- Acceso a la Información en el Poder Ejecutivo Federal Capitulo I Unidades de Enlace y Comités de Información..........................Art. 28 al 32 Capitulo II Instituto Federal de Acceso a la Información Pública................Art. 33 al 13 Capítulo III Del Procedimiento de Acceso ante la Dependencia o Entidad...Art. 40 al 48 Capítulo IV Del Procedimiento ante el Instituto............................................ Art. 49 al 60 Titulo Tercero- Acceso a la Información en los demás Sujetos Obligados Capítulo Único .............................................................................................. Art. 61 y 62 Titulo Cuarto- Responsabilidades y Sanciones Capítulo Único-..............................................................................................Art. 63 y 64 Transitorios Artículo primero al undécimo Artículos Transitorios de Decretos de Reforma Decreto por el que se deroga la fracción I del articulo 22 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. Publicado en El Diario Oficial de la Federación el 11 de mayo de 200442 2.5 Archivo General de la Nación y el IFAI AGN El aspecto fundamental que nos interesaría destacar de la propia LFTAIPG serían aquellos artículos que atañen de manera directa a los archivos gubernamentales, en este caso la Ley es clara al mencionar que el Archivo General de la Nación y el IFAI son los encargados de proporcionar los criterios que en su conjunto garantizarán el acceso a la información, sin olvidar el papel fundamental que tienen los archivos en la APF. Por lo que respecta al Archivo General de la Nación la “Ley, en el Título Segundo denominado Acceso a la Información en el Poder Ejecutivo Federal” y dentro del Capítulo Primero titulado “Unidades de Enlace y Comités de Información”, en su artículo 32, constituye la parte medular que atribuye al AGN ser la institución coadyuvante en la homologación y normalización de criterios para la organización, el manejo y conservación de los archivos que resguardan la documentación pública de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. De igual manera el Reglamento de la propia Ley en el Articulo 42 señala: “El Archivo General de la Nación, en coordinación con el Instituto, expedirá los lineamientos que contengan los criterios para la organización, conservación y adecuado funcionamiento de los archivos de las dependencias y entidades.43

42 43

LFTAIPG, Op. cit., p.20 REGLAMENTO LFTAIPG: Diario Oficial de la federación, 11 de junio 2003. p.2

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IFAI Por lo que respecta al IFAI el Capitulo II de la Ley Federal de Transparencia establece la creación del Instituto Nacional de Acceso a la Información, que tiene por objeto asegurar y proteger los derechos de las personas para acceder a la información pública, así como promover y difundir los derechos y valores de la información entre los miembros de la sociedad. Este órgano es autónomo del Poder Ejecutivo con patrimonio, presupuesto y personalidad jurídica propia. Entre sus principales funciones, se encuentra las de resolver quejas que se interpongan contra autoridades que se nieguen a liberar información no restringida, aplicar sanciones, promover la socialización del conocimiento del derecho a la información, asistir y orientar a las personas que requieren asesoria gratuita y de manera personal, entre otras funciones”.44 La Ley obliga a los Poderes Ejecutivo, Legislativo y Judicial, así como a los organismos constitucionales autónomos (IFE, CNDH, Banco de México). El IFAI tiene facultades para vigilar su cumplimiento y resolver sobre negativas de acceso a la información únicamente respecto a las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, incluidas la Presidencia y la Procuraduría General de la República. Conforme a la propia Ley, tanto los Poderes Legislativo y Judicial, como los organismos constitucionales autónomos, deben expedir sus propios reglamentos para garantizar la exacta observancia y aplicación de las disposiciones. El Instituto Federal de Acceso a la Información Pública (IFAI) es el organismo encargado de: ƒ ƒ ƒ

Garantizar el derecho de acceso a la información pública gubernamental Proteger datos personales que están en manos del gobierno federal Resolver sobre las negativas de acceso a información que las dependencias o entidades del gobierno federal hayan formulado

Entre las atribuciones que tiene este órgano en materia de archivo destaca en su articulo 37 fracción III “Establecer y revisar los criterios de clasificación, desclasificación y custodia de la información reservada y confidencial”. En la fracción IV “Coadyuvar con el Archivo General de la Nación en la elaboración y aplicación de los criterios para la catalogación y conservación de los documentos, así como la organización de archivos de las dependencias y entidades.” Con ello podemos observar que este organismo permitirá la protección de datos personales los cuales forman parte de la propia información contenida en un sin número de archivos, atribuyéndoles un carácter de confidencialidad y de reserva, de acuerdo a las características de la información que como se mencionará más adelante, pueda afectar la seguridad del país o su estabilidad financiera. 44

CONGRESO DE LA UNIÓN, Exposición de Motivos de la Iniciativa de Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, presentada el 6/12/01, p.5

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2.6 Artículo que obliga al IFAI a coordinarse con el AGN para la Organización de Archivos El Artículo 32 de la LFTAIPG refiere que “Corresponderá al Archivo General de la Nación elaborar, en coordinación con el Instituto. Los criterios para la catalogación, clasificación y conservación de los documentos administrativos, así como la organización de archivos de las dependencias y entidades. Dichos criterios tomarán en cuenta los estándares y mejores prácticas internacionales en la materia”. ”Los titulares de las dependencias y entidades, de conformidad con las disposiciones aplicables, deberán asegurar el adecuado funcionamiento de los archivos. Asimismo, deberán elaborar y poner a disposición del público una guía simple de sus sistemas de clasificación y catalogación, así como de la organización del archivo". 45 2.7 Obligaciones en materia Archivìstica establecidas por la LFTAIPG Los artículos de Ley que hacen referencia a estas obligaciones son los siguientes: Articulo 4 fracción V de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental establece como uno de sus objetivos mejorar la organización, clasificación y manejo de los documentos. Artículo 29 fracción V de la LFTAIPG propone “establecer y supervisar la aplicación de los criterios específicos para la dependencia o entidad, en materia de clasificación y conservación de los documentos administrativos, así como la organización de archivos, de conformidad con los lineamientos expedidos por el Instituto y el Archivo General de la Nación, según corresponda”. Artículo 29 fracción VI, de la LFTAIPG considera “elaborar un programa para facilitar la obtención de información de la dependencia o entidad, que deberá ser actualizado periódicamente y que incluya las medidas necesarias para la organización de los archivos”. Articulo 32 de la LFTAIPG dispone que corresponde al Archivo General de la Nación elaborar, en coordinación con el Instituto Federal de Acceso a la Información, los criterios para la organización de los archivos de las dependencias y entidades. El Articulo 37 fracción IV propone “Coadyuvar con el Archivo General de la Nación en la elaboración y aplicación de los criterios para la catalogación y conservación de los documentos, así como la organización de archivos de las dependencias y entidades”. Artículo 38 de la LFTAIPG señala que entre las atribuciones del IFAI se encuentra que el mismo elaborará una guía que describirá, de manera clara y sencilla, los procedimientos de acceso a la información de las dependencias y entidades. 45

LFTAIPG, Op. cit., p.10

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El Articulo décimo transitorio de la Ley señala que los sujetos obligados deberán, a más tardar el 1 de enero de 2005, tener funcionando de forma organizada sus archivos, así como la publicación de la guía a que se refiere el articulo 32 de la propia Ley.46 Por otra parte, el Reglamento de la Ley Federal de Transparencia en el Capítulo VII denominado organización de archivos hace mención de 5 artículos los cuales le atañen directamente, y que se describen a continuación: Articulo 42. El Archivo General de la Nación, en coordinación con el Instituto, expedirá los lineamientos que contengan los criterios para la organización, conservación y adecuado funcionamiento de los archivos de las dependencias y entidades. Articulo 43. Cuando la especialidad de la información o de la unidad administrativa lo requieran, los Comités establecerán criterios específicos para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades, siempre que no se contravengan los lineamientos expedidos conforme al artículo anterior. Dichos criterios y su justificación deberán publicarse en el sitio de Internet de las dependencias y entidades, dentro de los diez días hábiles siguientes a que se emitan o modifique. Artículo 44. Todo documento en posesión de las dependencias y entidades formará parte de un sistema de archivos de conformidad con los lineamientos y criterios a que se refiere este capitulo; dicho sistema incluirá al menos, los procesos para el registro o captura, la descripción desde el grupo general, subgrupo y expediente, archivo, preservación, uso y disposición final, entre otros que resulten relevantes. Artículo 45. Los actos y procedimientos que se encuentren en trámite ante las unidades administrativas de las dependencias y entidades, así como las resoluciones definitivas que se adopten por estas, deberán contar con la documentación que los sustente. Articulo 46. De conformidad con los lineamientos a que se refiere el articulo 42 de este Reglamento, los Comités elaborarán un programa que contendrá una guía simple de la organización de los archivos de la dependencia o entidad, con el objeto de facilitar la obtención y acceso a la información pública. Dicha guía se actualizará anualmente y deberá incluir las medidas necesarias para custodia y conservación de los archivos. Asimismo, los Comités supervisarán la aplicación de los lineamientos o criterios a que se refiere este capitulo.47 2.8 Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de Archivos de las Entidades y Dependencias de la Administración Pública Federal (LGOCAEDAPF) La LFTAIPG es muy clara al mencionar en su articulo 32 que “corresponderá al Archivo General de la Nación elaborar, en coordinación con el Instituto, los criterios para la catalogación, clasificación y conservación de los documentos administrativos, así como la organización de 46 47

LFTAIPG, Op. cit., p.1-19 REGLAMENTO LFTAIPG, Op. cit., p. 26-27

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archivos de las dependencias y entidades. Dichos criterios tomarán en cuenta los estándares y mejores prácticas internacionales en la materia.”48 Artículo 37 fracción IV de la propia Ley, menciona que “entre las atribuciones del IFAI estarán la de Coadyuvar con el Archivo General de la Nación en la elaboración y aplicación de los criterios para la catalogación y conservación de los documentos, así como la organización de archivos de las dependencias y entidades”.49 Atendiendo al Articulo 42 del Reglamento de la LFTAIPG, nuevamente se reitera que el Archivo General de la Nación, en coordinación con el IFAI, expedirá los lineamientos50 que contengan los criterios para la organización, conservación y adecuado funcionamiento de los archivos de las dependencias y entidades. A partir de todo ello, surge el documento que plasma todos estos criterios en materia archivística aplicables a las Entidades y Dependencias del Gobierno Federal, nos referimos a los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, los cuales son publicados en el Diario Oficial de la Federación el 20 de Febrero de 2004. Estos criterios permitirán la localización expedita, disponibilidad e integridad de los documentos.51 Considerando que la correcta organización archivística contribuirá a sentar las bases para la modernización y eficiencia de las actividades de la Administración Pública Federal, previendo en lo futuro la aplicación de las tecnologías de la información.52 Se plantea que los archivos se conviertan en el instrumento fundamental para evitar que se usen, oculten, destruyan, divulguen o alteren indebidamente los expedientes y documentos, facilitando y controlando el uso y destino final de los documentos, permitiendo la adecuada conformación de la memoria Institucional de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal.53 Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de Archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. (Estructura) Capítulo I.- Disposiciones Generales Lineamientos. Primero, Segundo, Tercero y Cuarto Capitulo II.- De la Organización de Archivos Lineamientos. Quinto, Sexto y Séptimo 48

LFTAIPG, Op. cit., p.8 Ibidem, p. 9 50 Se entiende por lineamientos aquellos actos administrativos de carácter general expedidos por el Pleno del Instituto y de observancia obligatoria. 51 LFTAIPG, Op. cit., p. 1 52 Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de Administración Pública Federal. DOF. 20/Febrero/2004. p.1 53 Idem. 49

29

Sección I.- Del Control de Gestión documental Lineamiento. Octavo y Noveno Sección II.- De los archivos de trámite Lineamiento. Décimo Sección III.- Del Archivo de Concentración Lineamiento. Undécimo Sección IV. Del archivo histórico Lineamiento. Duodécimo Sección V.- De los instrumentos de consulta y de control archivístico Lineamiento.- Decimotercero y Decimocuarto Sección VI.- De los expedientes de archivo Lineamiento. Decimoquinto. Capítulo III.- De la conservación de archivo Lineamiento. Decimoséptimo, Decimoctavo, Decimonoveno, Vigésimo, Vigésimoprimero y Vigésimosegundo. Capítulo IV.- De los documentos electrónicos Lineamiento. Vigésimotercero, Vigésimocuarto y Vigésimoquinto Transitorios. Del primero al noveno54 Tras describir los elementos contenidos en los Lineamientos hemos podido reconocer diferentes aspectos en materia archivística, uno de estos elementos es la Organización de archivos, que como tal se contempla en su Capitulo II, de donde a su vez observaremos como está estructurado. ƒ

El Control de Gestión documental que especifica con claridad las funciones a realizar por los responsables, y propone los elementos mínimos de descripción que debe tener la ficha de control para el seguimiento administrativo de la gestión.

ƒ

De los Archivos de Trámite, Concentración e Histórico considera las características y funciones de los responsables de archivo.

ƒ

De los Instrumentos de consulta y de control archivístico contempla la elaboración de los propios instrumentos de consulta55 y control para la organización, conservación y

54

Ibidem, p. 1-9 Cabe hacer la aclaración, que en la LFTAIPG y los Lineamientos al igual que entre historiadores y usuarios es común que se utilice el término de Instrumento de Consulta, para referirse con ello a la Guía, el Catálogo, e Inventario, y que aunados con el Cuadro de Clasificación archivìstico permitirán una adecuada organización, conservación, control y localización de sus archivos. Dejando claro que en el ámbito archivístico, la acepción que utilizamos para hacer referencia a estos instrumentos, es la de Instrumentos de Descripción Archivìstica . 55

30

localización de sus archivos administrativos: Cuadro de Clasificación Archivística, Catálogo de Disposición Documental, los Inventarios documentales (General, de transferencia y de baja) y por último la Guía Simple de archivos.56 ƒ

De los Expedientes de archivo proponiendo una serie de elementos de identificación para los expedientes de archivo, de acuerdo al Cuadro General de Clasificación.57

Es así como este trabajo centrará su atención en el Capítulo II la Organización de archivos, en lo que se refiere a la Sección V, de los Instrumentos de consulta y control archivístico. De igual manera el Capítulo III, de la Conservación de archivos,58 parte fundamental para la elaboración del Catálogo de Disposición Documental, el cual establecerá periodos de vigencia de las series documentales, plazos de conservación, así como su carácter de reserva o confidencialidad.59 2.9 Teoría Archivìstica 2.9.1 Organización La palabra organización viene del griego “organon”, que significa: instrumento, es el arreglo de las funciones que se estiman necesarias para lograr un objetivo, considerando a las personas que tienen a su cargo la ejecución de las funciones respectivas.60 Desde un punto de vista administrativo la Organización “es la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados”.61 Dicho en otras palabras, esta va a estructurar los elementos dentro de una Institución, diciendo de manera precisa como deben ser las funciones, jerarquías y actividades, como y quien va a hacer cada cosa y como lo va a hacer. La organización se considera como el elemento más técnico, que trata de determinar, mediante la aplicación de principios, reglas e instrumentos, la estructura sobre la que toda la administración se mueve y actúa. 62 La importancia de este termino en una institución radica en que esta es el elemento final del aspecto teórico que recoge, complementa y lleva hasta sus últimos detalles todo lo que la previsión y la planeación han señalado respecto a cómo debe ser una empresa. De igual manera es importante en el sentido que la organización constituye el punto de enlace entre los aspectos teóricos y los aspectos prácticos, entre “lo que debe ser”, y “lo que es”.63 56

LGOCAEDAPF, Op. cit., p. 6 Idem. 58 Ibidem, p.7 59 Idem. 60 REYES PONCE, Agustín, Op. cit., p. 211 61 Ibidem, p. 212 62 Ibidem, p. 205 63 Ibidem, p. 213 57

31

“Organizar es el proceso de convertir los planes en acción. La función de organizar conlleva distribuir los recursos disponibles y proveer la estructura necesaria para la implantación de los planes”. Retomando todos estos conceptos consideramos que esta se encargará de estructurar todas las funciones, actividades, recursos humanos y materiales que intervienen en una Institución para el logro de los objetivos previamente dispuestos, a través de la aplicación de principios, reglas e instrumentos. Desde un punto de vista archivìstico, la organización se hará a través de un sistema de administración de documentos64 para la optimización de los recursos financieros, humanos y materiales, basándose en las prioridades de la misma institución y en la percepción que tengan de cómo la administración de documentos contribuye al logro de las metas. “Atrás quedan los tiempos en el que el archivo era el cuarto polvoriento donde se coleccionaban viejas facturas y correspondencia inútil, ahora se consideran algo vivo e integrado a la vida cotidiana, donde se debe seguir un método de trabajo, orden y precisión, siendo púes el archivo la memoria colectiva de una institución donde se conserva solo lo que verdaderamente interesa, pudiendo acceder a ello de manera rápida en el momento en que sea necesario, invirtiendo el menor esfuerzo posible”.65 Es un elemento básico para el logro de los objetivos que se persiguen en un Archivo, ya que nos brinda las pautas para implementar en él, un sistema adecuado, tomando en cuenta el desglose de los procedimientos que ayuden a recibir, prestar, depurar, conservar y controlar la documentación. “El proceso de organizar el sistema de administración de documentos incluye el desarrollar un manual de administración de documentos, establecer un sistema de localización, integrar las tecnologías de la información y desarrollar aplicaciones especiales para los documentos. Estas actividades proveen el vehículo para llevar los planes a la acción.”66 Para Cruz Mundet la organización de un archivo responde a una necesidad doble: proporcionar una estructura lógica al fondo documental, de modo que represente la naturaleza del organismo reflejado en el, y facilitar la localización conceptual de los documentos (conocer los términos bajo los cuales están agrupados los documentos, sin acceder físicamente a ellos). 64

La Administración de documentos es el control sistemático de los documentos desde su creación hasta su destino final. Este enfoque sistemático al control de todas las fases de la vida de un documento es esencial para que una organización pueda: Controlar el exceso de papel, tener acceso a la información que solicita en forma eficiente, disponer de documentos obsoletos, proveer documentos para la toma de decisiones, mantener la documentación histórica de la organización. Cfr. CASTRO DE BADILLO, Blanca, (et.al.): Administración de Documentos: Recurso de Información, Scott, Foresman ando Company: USA, 1989. p.5 65 BALDINI, Italo: El Archivo en la Empresa Moderna: tratado práctico de organización y funcionamiento de sus servicios, 4 ed. Barcelona, Editorial Hispano Europea, 1975. p.3 66 CASTRO DE BADILLO, Blanca, Op. cit., p. 20

32

Las tareas que este mismo autor designa como parte de la organización son la clasificación, la ordenación67, y la instalación68. La organización también se define como el conjunto de operaciones intelectuales y mecánicas, por las que los diferentes grupos documentales se relacionan en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales, para revelar su contenido y para tener el control de cada pieza del conjunto de documentos.69 El capítulo II de los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de Archivos, menciona al respecto de la organización de archivos, que estos deberán asegurar la disponibilidad, localización expedita, integridad y conservación de los documentos de archivo que poseen las dependencias y entidades. Es así como la organización responde a una triple necesidad, considerando los objetivos que un archivo pretende alcanzar: ƒ

Proporcionar una estructura lógica de cada fondo documental, que refleje al organismo que la produjo.

ƒ

Facilitar la localización conceptual, es decir, de la información contenida en el acervo.

ƒ

Facilitar la localización física de cada documento o expediente, para facilitar a la vez, su control y manejo.70

Para Mª. Longina Ávila,“los procesos que intervienen en la organización de un archivo tienen que ver con la implementación de los siguientes sistemas, además de los antes mencionados”: ƒ ƒ ƒ ƒ

Sistema de clasificación Conservación y depuración Utilización de registros para el control Manuales de Organización y Políticas

Para Alicia Barnard, las fases que intervienen en este proceso son las siguientes: ƒ

Conocer la Historia Institucional de la organización que dio origen a la documentación, a fin de conocer sus orígenes, su periodización, las funciones para las que fue establecida, los cambios fundamentales que ha sufrido a lo largo de su existencia, la estructura en que se organiza para realizar sus fines, etc.

ƒ

La clasificación donde separaremos un conjunto de elementos, estableciendo clases o series, de tal manera que dichos grupos queden formando parte de la estructura de un todo.

67

Considerada como un tarea material consistente en relacionar unos elementos con otros de acuerdo a un criterio establecido de antemano, bien sea por fecha, letras o números, lo cual nos permitirá acceder físicamente a los documentos. La ordenación se aplica sobre diversos niveles: Expedientes, series, etc. Ibidem, p. 250. 68 Es también una tarea de organización en un archivo y consiste en la ubicación física de todo el fondo mediante unidades de instalación, ya sean cajas, legajos o libros. Cfr. Ibidem, p. 251 69 AGN, Introducción a la Organización de Archivos, México, 2004, p.55 70 Idem.

33

ƒ

La ordenación de grupos o secciones, series que consistirá en unir un conjunto de documentos, relacionando unos con otros, de acuerdo a una unidad de orden establecida de antemano. Y a partir de elementos internos del documento: forma, fecha, nombre, asunto.71

Por lo anterior queda claro que la organización en un archivo atiende a diversos procesos los cuales permitirán acceder a la información, de manera oportuna, desde la óptica de que un documento recopilado, guardado y no organizado es una información a la que no se tiene acceso y, por tanto, resulta inexistente. 2.9.2 Archivo Archivo es un termino que definimos muy a menudo desde los primeros años de nuestra formación escolar y posteriormente lo seguimos utilizando durante todo nuestro desarrollo profesional. El archivo es nuestro objeto de estudio, de ahí la importancia de tener un significado propio. Por lo anterior es preciso observar algunas definiciones para Archivo que proporcionan diferentes teóricos de la Archivìstica mundial. Romero Tallafigo, explica el origen de este vocablo, el cual se deriva del griego archeion (propiedad de gobierno), como aquel nombre aplicado por los órganos gubernativos de Atenas al depósito de sus documentos, establecido en el templo Metroon.. Y define al archivo como una colección de documentos reunidos por una entidad en el ejercicio de una actividad práctica o necesaria, conservados en un lugar seguro como memoria fiel, para servir de testimonio e información72. Hemos de considerar que el concepto de archivo puede tener varias acepciones por ejemplo: como conjunto de documentos, como la Institución y como el edificio, los cuales se pueden apreciar a continuación. Para Antonia Heredia un archivo "es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonio e información para la persona o institución que los produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia". Schellenberg define al archivo como “aquellos registros de cualquier información pública o privada que hayan sido considerados ameritar su preservación permanente con fines de investigación o para referencia y que han sido depositados o escogidos para guardarse en una institución archivística. Manuel Vázquez Murillo retomando la definición de archivo que proporciona Aurelio Tanodì en su Manual de Archivología menciona que el archivo son aquellas secciones de entidades y de instituciones que reúnen, conservan, ordenan, describen, administran y utilizan los archivos. 71

AGN, Introducción a la Organización de...Op. cit., p.56-57 ROMERO TALLAFIGO, Manuel: Archivìstica y Archivos: soportes, edificio y organización, 3ª. Edición, España, Ediciones Carmona, 1997. p. 17

72

34

Desde el punto de vista del archivo como Institución, el mismo autor define al archivo como “la Institución o el órgano de una institución que conduce la Política de gestión y guarda de los documentos y su servicio a los usuarios como recursos y patrimonio de sus creadores, de los ciudadanos y de las comunidades municipal, provincial o nacional, según su jurisdicción”73 Ampudia Mello, desde la perspectiva administrativa define al archivo como “el conjunto de áreas y actividades destinadas al tratamiento y control especializados de los registros que una organización utiliza en sus gestiones, desde que son producidos o recibidos hasta que son eliminados, de no incorporarse y mantenerse en un acervo histórico”. Para los efectos de este trabajo y retomando ideas de los conceptos citados anteriormente definiremos el concepto de archivo de la siguiente manera: Archivo, es un conjunto de documentos debidamente organizados sin importar el soporte en que estos se encuentren, los cuales forman parte de la memoria74 de la Institución que los produjo sea esta pública o privada, encargada de seleccionar, organizar, conservar, ordenar, describir y administrar su información75 a fin de hacerla accesible al usuario. Los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, define al Archivo como el “conjunto orgánico de documentos en cualquier soporte, que son producidos o recibidos en el ejercicio de sus atribuciones por las dependencias y entidades”.76 2.9.3

Expediente

La Norma Internacional de Descripción Archivística ISAD (G) define al expediente como “unidad organizada de documentos agrupados juntos para su uso en la gestión del productor o en el proceso de organización archivística, debido a que se relacionan con un mismo asunto, actividad o trámite. Un expediente es habitualmente, la unidad básica dentro de una serie documental”.77 El expediente es una unidad documental compuesta, organizada por documentos ya sea por un productor para su uso corriente, o durante el proceso de organización archivìstica sus características son: ƒ ƒ ƒ

Tratan del mismo tema, asunto, o actividad. Es la unidad básica de la serie Resultan de un mismo proceso administrativo

73

Ibidem, p.70 La memoria como aspecto fundamental de un archivo, acumula, selecciona, organiza, conserva y sirve como testimonio documental, sin ella, no se puede llamar archivo, sino un montón de documentos, un almacén de papeles si más. Cfr. Romero Tallafigo, Manuel, Op. cit., p.23 75 Romero Tallafigo, refiere un aspecto interesante con respecto a la información menciona que esta es poder., y el alimento básico de la misma es la testimoniada en un documento custodiado en un archivo. Ibidem, p. 16 76 LGOCAEDAPF, Op. cit., p. 2 77 AGN: Norma Internacional General de..., Op. cit., p.13-14 74

35

ƒ ƒ

Se encuentra formado por un conjunto de documentos generados o recibidos por una oficina o persona física o moral con el fin de iniciar, desarrollar y concluir un trámite. El conjunto de unidades que lo componen, se interrelacionan y acumulan en forma natural a lo largo del desarrollo de un asunto.

Los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos (LGOCAEDAPF), definen al expediente, como la “unidad documental constituida por uno o varios documentos de archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite de una dependencia o entidad”.78 Cabe señalar que en el Lineamiento Decimoquinto, se señalan los datos de identificación que deben tener los expedientes de archivo en la portada o guarda exterior, considerando el cuadro de clasificación archivìstica de la Institución. El marcado de identificación del expediente debe contener como mínimo los siguientes elementos.79 Portada para Expedientes de Archivo (Datos de Identificación)

ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ

Unidad administrativa Fondo Sección Serie Número de expediente o clasificador Fecha de apertura, y en su caso, de cierre de expediente. Asunto, resumen o descripción. Valores Documentales Vigencia Documental Número de fojas, al cierre del expediente

Considerando que la ceja de la portada o guarda exterior del expediente deberá señalarse la nomenclatura asignada a la sección, serie y número de expediente. Cuando se trate de expediente clasificados como reservados y confidenciales, además, deberán incluir la leyenda de clasificación, conforme a lo dispuesto en los Lineamientos para la Clasificación y desclasificación de la información de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal.80

78

LGOCAEDAPF, Op. cit., p. 2 Ibidem, p. 6 80 Ibidem, p.7 79

36

Expedientes clasificados como reservados y confidenciales Considerando que la LFTAIPG en su capítulo III describe las características de la Información con carácter de reserva y confidencialidad de manera general, en los Lineamientos Generales para la clasificación y desclasificación de la información de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, se establecen los criterios específicos con los que titulares de las unidades administrativas de las dependencias y entidades, deberán clasificar con este carácter la información que posean.81 Información reservada La Información se clasificará como reservada en los términos de la fracción 1 del articulo 13 de la LFTAIPG, cuando se comprometa la seguridad nacional, esto es, cuando la difusión de la información ponga en riesgo acciones destinadas a proteger la integridad, estabilidad y permanencia del Estado Mexicano, la gobernabilidad democrática, la defensa exterior y la seguridad interior de la Federación, orientadas al bienestar general de la sociedad que permitan el cumplimiento de los fines del Estado constitucional.82 El artículo 14 de la LFTAIPG, considera como información reservada los secretos comercial, industrial, fiscal, bancario, fiduciario u otro considerado como tal por una disposición legal., las averiguaciones previas, expedientes judiciales, los procedimientos de responsabilidad de los servidores públicos, en tanto no se haya dictado la resolución administrativa o la jurisdiccional definitiva.83 Información Confidencial Será confidencial la información que contenga datos personales de una persona física identificada o identificable relativos a: Origen étnico o racial, características físicas, morales, emocionales, vida afectiva y familiar, domicilio particular, número telefónico particular, Patrimonio, Ideología, Opinión política, creencia o convicción religiosa, y filosófica, Estado de salud física y mental, Estado de salud mental, preferencia sexual, y otras análogas que afecten su intimidad, como la información genética.84 El Lineamiento cuadragésimo señala que el formato para señalar la clasificación de documentos que se consideran reservados o confidenciales en todo o en parte, es el siguiente:85

81

Lineamientos Generales para la clasificación y desclasificación de la Información de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. DOF 18/08/2003 p 1 82 Ibidem, p. 7 83 LFTAIPG ,Op. cit; p.5-6 84 IFAI: Lineamientos Generales para la clasificación y desclasificación de la información ...,Op. cit., p.89 85 Ibidem, p. 90

37

Portada para documentos reservados o confidenciales en forma parcial y total •

Fecha de clasificación

ƒ

Unidad Administrativa

ƒ

Reservada

ƒ

Periodo de reserva

ƒ

Fundamento Legal

ƒ

Ampliación del período de reserva.

ƒ

Confidencial

ƒ

Fundamento Legal

ƒ

Rubrica del titular de la Unidad Administrativa.

ƒ

Fecha de desclasificación

El Lineamiento Cuadragésimo Primero señala que únicamente llevará en su carátula la especificación de que contiene partes o secciones reservadas o confidenciales.86 Por otra parte el Lineamiento Cuadragésimo Segundo indica el siguiente formato para señalar la clasificación de expedientes que por su naturaleza sean en su totalidad reservados o confidenciales:87

86 87

Idem. Ibidem, p. 91

38

Portada para expedientes en su totalidad reservados o confidenciales

ƒ

Fecha de clasificación

ƒ

Unidad Administrativa

ƒ

Reservado

ƒ

Periodo de reserva

ƒ

Fundamento Legal

ƒ

Ampliación

de

periodo

de

reserva ƒ

Confidencial

ƒ

Fundamento Legal

ƒ

Rúbrica del titular de la Unidad Administrativa

Desclasificación de los expedientes El Lineamiento Décimo Tercero señala que los expedientes y documentos clasificados como reservados o confidenciales podrán desclasificarse cuando: I. Haya transcurrido el período de reserva88 que indique la leyenda, o II. No habiendo transcurrido el periodo de reserva; ya no subsistan las causas que dieron origen a la clasificación, atendiendo las circunstancias de modo, tiempo y lugar.89 El Lineamiento Décimo Cuarto refiere que la desclasificación puede llevarse acabo por: El titular de la unidad administrativa, el Comité de Información y el Instituto Federal de Acceso a la Información Pública.90 Apertura de un expediente de archivo Un expediente de archivo se abrirá cuando: ƒ

No existan antecedentes del asunto en los archivos del área o en la unidad de documentación en trámite.

88

Periodo de años por los que se mantendrá el documento o las partes del mismo con carácter de reservado, dicho periodo no podrá exceder de doce años. Excepcionalmente, se podrá ampliar el periodo de reserva, siempre y cuando sean justificada las causas que dieron origen a su clasificación. Cfr. LFTAIPG, Op. cit., p. 6 89 IFAI, Lineamientos Generales para la clasificación y desclasificación de Información, Op. cit., p. 85 90 Ibidem, p. 86

39

ƒ ƒ

Cuando se trate de un asunto o materia nuevos Cuando la materia o asunto de que se trate el documento exista en el archivo pero no corresponda a la gestión gubernamental actual, como programas, proyectos, o informes que reflejan las tareas de un periodo de gobierno. Lo anterior sin menoscabo de la existencia de expedientes que se encuentran en trámite o en etapa activa por un mayor tiempo al cambio de administración gubernamental.

Los expedientes de archivo se integrarán: ƒ ƒ ƒ ƒ

Por asunto Por materia (producción de vacunas, leyes, reglamentos) Por el tipo de documentos (acuerdo, actas, informes, reportes, etc.)siempre y cuando sean seriados y correspondan a un mismo tema o materia. Por el carácter técnico sustantivo o conforme a funciones administrativas internas. Es decir, se abrirán expedientes con documentación y correspondencia relacionada entre si, sobre los temas y programas sustantivos de la Institución, Pero también se integrarán expedientes sobre tópicos de administración interna como “solicitudes de papelería”, “solicitudes de viáticos” 91

2.9.4 Documento, Documento de archivo, Documento de comprobación administrativa, Documento de apoyo informativo. Documento El concepto etimológico del termino documento, viene de docere enseñar, y documentum, lo que enseña. El documento es aquel que nos enseña o instruye.92 Romero Tallafigo, presenta una definición muy completa al respecto del documento del cual menciona que “estructuralmente este se conforma o presenta como un soporte material (piedra y arcilla con incisiones, papiro y pergamino con rasgos de tinta, celuloide con sales de plata, cinta de poliéster con ferrita...) donde a través de un medio operativo o lenguaje (escritura alfabética, imagen analógica, escritura digital...) se fija un contenido, un hecho jurídico, una noticia, un mensaje o una información, la cual hace que un documento tenga una estructura tripartita: un soporte material que por medio de una combinación reiterada de símbolos sujetos a reglas expresa un conocimiento susceptible a ser comunicado”.93 Ampudia Mello nos dice que un documento es “toda información registrada, independientemente del soporte material en que se asiente, que haya sido generada, recibida o conservada por una institución en el desempeño de sus funciones. 91

SSA: Guía para la Organización y Control del Expediente de Archivo, México, 2002, p. 17-18 Ibidem, p.127 93 Idem 92

40

En un sentido amplio es “todo registro de información independiente de su soporte físico. Abarca todo lo que puede transmitir el conocimiento humano”: (libros, revistas, fotografías, filmes, microfilmes etc.)94 En un sentido más concreto es el testimonio de la actividad del hombre fijado en un soporte perdurable que contiene información, que sirve para dar noticia de un hecho.95 “Por su información o mensaje los documentos son: ƒ ƒ ƒ

Documento dispositivo: mandatos, órdenes, instrucciones, disposiciones, etc. Documento probatorio: recogen un hecho anterior (acta, testimonio, etc.). Documento informativo: trámites, informes.

Desde el punto de vista jurídico se han hecho clasificaciones en función del procedimiento administrativo. Según éste habría documentos de: ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ

Iniciación: cartas, peticiones, denuncias, telegramas, etc. Impulso: providencias, decretos, resoluciones y acuerdos no substanciales. Instrucción: Informes, dictámenes técnicos, propuestas, consultas, certificaciones, etc. Resolución: concesiones, autorizaciones, prohibiciones, etc. Comunicación: notificaciones, notas interiores, requerimientos, citaciones, emplazamientos.

Atributos de los documentos: Caracteres internos: ƒ Formas esenciales: autor, destinatario (s), texto, data, lugar (es), acontecimientos. ƒ Formas de constancia: notas de registro de entrada y salida y las diligencias de género (autenticaciones de firmas, intervenciones y vistos buenos.) ƒ Formas archivìsticas: las notas de clasificación y referencia, las de resumen o extracto, las referencias cruzadas, etc.”96 Caracteres externos: ƒ Formato: volumen, unidades archivables, sueltos ƒ Tipo de escritura y su materialidad ƒ Forma: original o copias ƒ Sellos La LFTAIPG contempla diferentes tipos de documentos: Expedientes, reportes, estudios, actas, resoluciones, correspondencia, acuerdos, directivas, directrices, circulares, contratos, convenios, instructivos, notas, memorandos, estadísticas o bien, cualquier otro registro que documente el ejercicio de las facultades o la actividad de los sujetos obligados y sus 94

HEREDIA HERRERA, Antonia: Archivística General: Teoría y práctica, 5ª ed. Sevilla: Diputación Provincial, 1991, p.121-122 95 LFTAIPG, Op. cit., p. 1 96 ALDAY GARCÍA, Araceli, Op. cit., p. 12

41

servidores públicos, sin importar su fuente o fecha de elaboración. Los documentos podrán estar en cualquier medio, sea escrito, impreso, sonoro, visual, electrónico, informativo u holográfico.97 Documento de archivo Un documento de archivo es un soporte modificado por un texto a él adherido que surge como resultado de una actividad administrativa y que tiene como fin impartir una orden, probar algo o meramente transmitir una información.98 Al documento de archivo, entre otros tipos de documento, lo caracteriza su naturaleza como instrumento para el derecho y la administración y gestión y es aquel documento que contiene información o testimonio en cualquier soporte, formato y fecha y por cualquier medio o lenguaje, que ha sido recibido o expedido en el ejercicio de funciones legales o transacciones de negocios por una institución o persona que lo conserva para testimonio, prueba y continuidad de gestión.99 De acuerdo a los Lineamientos Generales para la Organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal un documento de archivo es aquel que registra un hecho, acto administrativo, jurídico, fiscal o contable, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades de las dependencias y entidades. Los documentos de Archivo tienen un triple carácter: ƒ ƒ ƒ

Carácter único: A diferencia de otros documentos múltiples, como los libros o revistas. cada documento es único y exclusivo Carácter orgánico: Los documentos son parte de un todo estructurado, deben su existencia a una persona o institución que los produjo, y solo alcanzan sentido al interrelacionarse. Carácter seriado: Los documentos de archivo se producen uno a uno y se van acumulando de modo natural en los archivos, formando series (la base de la estructura archivística)

Con base a lo anterior estos documentos tienen un carácter seriado, se generan dentro del proceso natural de una actividad o función, son únicos, tienen autoridad, y se relacionan entre si”100 También deben reflejar clara y correctamente las acciones sobre las funciones que tienen delegadas sus creadores o generadores, lo anterior con el propósito de garantizar: 97

LFTAIPG, Op. cit., p. 1 VÁZQUEZ MURILLO Manuel: Administración de Documentos y Archivos: Planteos para el Siglo XXI, 1ª edición. Argentina: Alfagrama Ediciones, 2004, p. 35 99 ROMERO TALLAFIGO, Manuel, Op. cit., p.128 100 SSA: Guía para la Organización y Control del...,Op. cit., p.13 98

42

ƒ ƒ ƒ ƒ

La correcta toma de decisiones La rendición de cuentas La transparencia de acciones El acceso a la información

A fin de que los documentos de archivo sean auténticos, deben ser creados o enviados por la persona que realmente los creo y envió, confiables, que su contenido refleja en forma clara y completa las acciones y hechos para las que fueron elaborados e integro, es decir completo y sin alteraciones, y a disposición del usuario.101 Para representar con claridad las características de los diferentes tipos de documentos mostramos los siguientes cuadros:

DOCUMENTOS DE ARCHIVO

101 102

Características: ƒ Son producidos en forma natural en función de una actividad administrativa. ƒ Constituyen el único testimonio y garantía documental del acto administrativo, por tanto, se trata de documentación única. ƒ Están estructurados en conjuntos de documentos organizados que se interrelacionan. ƒ Son o pueden ser Patrimonio Documental. ƒ Cumplida su vigencia administrativa, pasan al archivo de concentración para su conservación precautoria por su vigencia fiscal o legal; posteriormente, previa valoración documental, pasan al archivo histórico de la dependencia, entidad o al Archivo General de la Nación para su conservación permanente, o se tramita su baja por carecer de valor evidencial o testimonial102.

SSA: Guía para la Organización y Control del...,Op. cit., p.13-14 Ibidem, p.15

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Características:

DOCUMENTO DE COMPROBACIÓN ADMINISTRATIVA Documentos creados o recibidos por una institución o individuos en el curso de trámites administrativos o ejecutivos.

ƒ ƒ

ƒ ƒ ƒ ƒ

Son producidos en forma natural en función de una actividad administrativa. Son comprobantes de la realización de un acto administrativo inmediato: vales de fotocopias, minutarios, registros de visitantes, listados de envíos diversos, facturas de correspondencia de entrada y salida, tarjetas de asistencia, etc. No son documentos estructurados con relación a un asunto. Su vigencia administrativa es inmediata o de no más de un año. No son transferidos al archivo de concentración. Su baja debe de darse de manera inmediata al termino de su utilidad. 103

Características: DOCUMENTO DE APOYO INFORMATIVO Es toda aquella documentación que se genera conserva en una oficina, formada por ejemplares de origen cuyas características diversas y utilidad residen en la información que contienen para apoyar las tareas administrativas.104 Documentos constituidos por ejemplares de origen y características diversas cuya utilidad en las unidades responsables reside en la información que contienen para apoyo de las tareas asignadas.105

ƒ

Generalmente son ejemplares múltiples que proporcionan información, no son originales: se trata de ediciones reprografìas o acumulación de copias y fotocopias que sirven de control.

ƒ

Se trata de un conjunto ficticio artificialmente por unidades temáticas.

ƒ

Por lo general no se consideran patrimonio documental, se destruyen y solo se conservan por su valor de información (biblioteca o centro de información).

ƒ

No se transfieren al archivo de concentración.

ƒ

Carecen de conceptos tales como vigencia o valores administrativos. 106

o

integrado

103

AGN, Instructivo para la elaboración del Catálogo de Disposición Documental, México, 2004. p. 9 BARNARD AMOZORRUTIA, Alicia: Guía para la organización y control del expediente de archivo,1ª. Edición, México, ed. Archivo General de la Nación, p. 14 105 AGN, Instructivo para la elaboración del Catálogo de Disposición Documental, México, 2004 p. 9 106 SSA: Guía para la Organización y Control del...,Op. cit., p.15 104

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La importancia que tiene conocer los tipos de documentos así como sus características, radica en que la mayoría de los archivos en la APF tienen en su haber un volumen considerable de documentos que no son propiamente documentos de archivo, e incluso existe una reproducción masiva de ellos, lo que trae en consecuencia un volumen gigantesco de papel que se queda fuera de control para la propia Institución, generando entre otras cosas un considerable desperdicio de los recursos con que se cuentan. Por lo anterior surge como necesidad, la existencia de políticas establecidas para el manejo de documentos, considerando la naturaleza de los mismos. 2.9.5 Clasificación Archivística Etimológicamente clasificar procede del latín clases facere, hacer clases, pero desde la perspectiva archivística “consiste en agrupar jerárquicamente los documentos de un fondo mediante agregados y clases, desde los más amplios a los más específicos, de acuerdo con los principios de procedencia y orden original”107. La clasificación nos dice que es la técnica para la identificación y agrupación, sistemática de términos semejantes, con características comunes, que pueden ser posteriormente diferenciadas, según su tipología fundamental.108 Un concepto que recordamos desde las aulas para definir la clasificación archivística menciona que “es el acto de agrupar documentos por sus semejanzas, separándolos por sus diferencias”109 Los Lineamientos para la organización y conservación de archivos, definen la clasificación, como el proceso de identificación y agrupación de expedientes homogéneos con base en la estructura funcional de la dependencia o entidad. La clasificación archivística se considera como parte de la organización de un archivo y conlleva dos tareas muy relacionadas entre si, la primera de ellas consiste en realizar un proceso de identificación y agrupación de expediente homogéneos con base en la estructura funcional de la dependencia o entidad y la segunda que consiste en establecer, dentro de cada agrupación o serie documental, la relación de unos con otros, de acuerdo con una unidad de orden establecida para cada caso.110 La clasificación permite: a) Facilitar el hallazgo de la documentación. b) Permitir un conocimiento más detallado de la documentación y hacer posible, en caso necesario, una síntesis de los elementos en ella contenidos o efectuar un análisis más profundo.111 Puntualizando, podemos decir que la clasificación es la columna vertebral de un archivo, es el primer paso para su organización, ya que nos permite identificar y agrupar documentos con 107

CRUZ MUNDET, José Ramón: Manual de ..., Op. cit., p. 239 CONTINOLO, Giuseppe: El archivo en la organización moderna. 3ª. Ed., Bilbao, España, 1973, p.32 109 ISLAS PÉREZ, María Estela: Archivística en México, México, REINAIES: Benemérita Universidad de Puebla, 2003, p.64 110 AGN: Instructivo para la Elaboración del Cuadro General de Clasificación Archivística, México, p.5 111 CONTINOLO, Giuseppe, Op. cit., p.32 108

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características homogéneas, de acuerdo al Principio de Procedencia y Orden original. Los Niveles para la clasificación y descripción son los siguientes:112

Fondo

Subfondo

Subfondo

Subfondo

Sección

Sección

Sección

Serie

Expediente

Unidad Documental

Serie

Expediente

Unidad Documental

Serie

Expediente

Unidad Documental

Sistemas de clasificación: T.R Schellenberg establece 3 tipos de clasificación: Sistema de Clasificación funcional: Los elementos tomados en consideración para clasificar los documentos en este tipo de clasificación, son las funciones de la entidad que genera o ha generado el fondo de archivo, agrupando los expedientes según la función de la que son reflejo. Ejemplo: Los expedientes personales, la nomina, son agrupados bajo la función de gestión del personal o recursos humanos. Sistema de Clasificación orgánica Este sistema clasifica los fondos reproduciendo las estructuras administrativas, la división orgánica de la institución, sus servicios, secciones, divisiones administrativas.

112

ALDAY GARCÍA, Araceli, Op. cit., p. 45

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Sistema de Clasificación por materias Este tipo de clasificación es el resultado del análisis del contenido de los documentos, esto es, de los asuntos o materias sobre los que versan.113 Este sistema es empleado en las Bibliotecas, donde se establecen grupos en virtud de los asuntos o materias a que se refiera su contenido: Guerra, abastos, demografía, cuentas.114 Existe un último sistema de clasificación denominado Mixto resultado de la combinación del sistema orgánico y funcional. María Estela Islas menciona que para elegir cualquiera de estos sistemas de clasificación debemos considerar 3 aspectos fundamentales:115 1. Debe ser un sistema lo más estable posible de modo que la clasificación dada al fondo perdure en el tiempo. 2. Debe ser objetivo, es decir, que la clasificación no dependa tanto de la percepción que el archivista pueda tener cuanto de aspectos inequívocos. 3. Debe sustentarse en un criterio que emane de la propia naturaleza de los documentos, del proceso administrativo del que son resultado. Consideramos que la clasificación de tipo funcional es la que ofrece mayores ventajas respecto a la orgánica, y por materias, ya que las funciones que se generan de acuerdo a las actividades de la Institución son permanentes, al contrario de la clasificación orgánica se lleva a cabo de acuerdo a la estructura de la Institución y puede cambiar con el paso del tiempo, al fusionarse los departamentos o empresas. Por otra parte, no podemos olvidar que posterior a la clasificación tenemos la ordenación116, y que nos permite complementar la organización del fondo documental, relacionando unos elementos con otros de acuerdo a un criterio establecido de antemano, los que señalamos a continuación: Métodos de ordenación117 1. Cronológico: La fecha de los documentos es el criterio ordenador, siguiendo los tres componentes de la misma de mayor a menor: el año, el mes, y el día. 2. Alfabético: Utiliza las letras del abecedario como criterio de ordenación, y su posición en la palabra o frase sobre la que se basa. 3. Numérico: Establece la ordenación de los documentos siguiendo la serie de los guarismos desde el uno en adelante, o agrupaciones de estos por bloques; es el empleado, por ejemplo, para los documentos contables. 113

Diccionario de Terminología Archivística: 2ª ed.; Ministerio de Cultura, España, 1995, p. 242 CRUZ, MUNDET, y MIKELARENA, Fernando: Información y Documentación Administrativa, Ed. Tecnos, España, 1996. p.227 115 ISLAS PÉREZ, Maria Estela, Op. cit., p.70 116 Operación de asignar números, letras u otros símbolos, a cada documento o grupo de documentos. Cfr. CONTINOLO, Giuseppe, Op. cit., p.33 117 CRUZ MUNDET, José Ramón: Manual de...,Op. cit., p. 250-251 114

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4. Alfanumérico: Consiste en la combinación de letras y números para componer los códigos de ordenación. 5. Geográfico: También llamado toponímico, el cual es conveniente utilizarlo cuando la localización geográfica es importante, el criterio a seguir empieza con el establecimiento del continente, país, divisiones territoriales, ciudad, pueblo, calle, número de teléfono, etc.118 6. Onomástico: El criterio de ordenación es por medio de nombres y apellidos. 7. Cromático: El criterio de ordenación que utiliza son los colores. 8. Topográfico: El criterio es la ubicación física de donde se encuentra el expediente, y va de lo general a lo particular. Lo empleamos para archivos de concentración donde utilizamos como unidad de instalación la caja, la cual va de izquierda a derecha, de frente hacia atrás, y de arriba hacia abajo. 9. Asuntos y materias: Criterio que supone la separación de grupos de documentos dándoles nombres de materias de las que tratan.119

2.9.6

Fondo

La Norma ISAD (G) nos dice que es el conjunto de documentos, cualquiera que sea su formato o soporte, producidos orgánicamente y/o reunidos y utilizados por una persona particular, familia u organismo en el ejercicio de las actividades y funciones de ese productor.120 Los Lineamientos para la Organización de archivos definen al Fondo, como un “conjunto de documentos producidos orgánicamente por una dependencia o entidad, con cuyo nombre se identifica.”121 Ejemplos:

2.9.7

Fondo: Pronósticos para la Asistencia Pública Fondo: Instituto Mexicano del Seguro Social Fondo: Secretaria de Energía

Sección

La subdivisión del fondo que contiene un conjunto de documentos relacionados que corresponden a subdivisiones administrativas en las oficinas u organismos que los originaron, o cuando no sea posible, la agrupación de documentos por criterios geográficos, cronológicos, funcionales o similares. Cuando el organismo productor posee una estructura jerárquica compleja, cada subgrupo puede tener tantos subordinados como sean necesarios, para reflejar los niveles de la estructura orgánica hasta la unidad administrativa subordinada más pequeña.122 118

Técnicas de Archivo: Cursos Profesionales: ed. Adams, España, 2002, p.57 HEREDIA, Antonia, Op. cit., p. 27 120 AGN: Norma Internacional General de Descripción Archivística, ISAD (G), México, 1997, ed. Archivo General de la Nación, p.14 121 LGOCAEDAPF, Op. cit., p.6 122 AGN: Norma Internacional General de ..., Op. cit., p. 15 119

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Para Cruz Mundet “la sección es la división primera del fondo, establecida en virtud de las líneas de acción de la Entidad”.123 Los Lineamientos para la Organización de archivos refieren que la sección “es cada una de las divisiones de un fondo, basada en las atribuciones de cada dependencia o entidad de conformidad con las disposiciones legales aplicables”.124 Ejemplos:

Sección: Recursos Humanos Sección: Recursos Materiales y Obra Pública Sección: Comunicación Social

2.9.8 Serie Para Antonia Heredia “cada sección documental está integrada por documentos agrupados en series, que a su vez son el testimonio documental y continuado de actividades repetitivas desarrolladas por un órgano o en virtud de una función”.125 La Norma ISAD (G) nos dice que las series documentales son documentos organizados de acuerdo con el procedimiento administrativo o conservados como una unidad porque son el resultado de la misma gestión o procedimiento, o de la misma actividad, que tienen una misma tipología, o debido a cualquier otra relación derivada de su creación, recepción o utilización.126 Los Lineamientos definen a la serie como la división de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general y que versan sobre una materia o asunto específico.127 Las series son el resultado de la aplicación del principio de orden original, respondiendo a su carácter seriado, y a la repetición sistemática de actividades o procedimientos administrativos para el cumplimiento de una función de la institución..128 Ejemplos:

Serie: Nóminas Serie: Licitaciones Serie: Participación social

Un ejemplo muy simple que nos podría ejemplificar los conceptos de Fondo, Sección y Serie, seria imaginar que tenemos un gran pastel el cual representa al fondo documental de una Institución (como un todo) y este a su vez lo dividimos en diversas rebanadas, esta división primera serían las secciones, las que su vez dividimos en otras rebanadas más pequeñas, y que podríamos denominar como series. Habiendo que tener en cuenta que las divisiones mencionadas se pueden subdividir en otras, formado Subfondos, Subsecciones y Subseries, pero lo que es fundamental recordar es todo ello gira en torno a un respeto hacia 123

CRUZ MUNDET, José Ramón: Manual de...,Op. cit., p.246 LGOCAEDAPF, Op. cit., p.6 125 HEREDIA, Antonia, Op. cit., p. 146 126 AGN: Norma Internacional General de ..., Op. cit., p. 16 127 LGOCAEDAPF, Op. cit., p.6 128 ALDAY GARCÍA, Araceli, Op. cit., p.47 124

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los principios que marca la teoría Archivística, como son el Principio Procedencia y de Orden Original.

2.9.9 Valoración Documental Es la actividad archivística que consiste en el análisis y establecimiento de los valores primarios y secundarios de los documentos que permite establecer criterios de disposición y acciones de transferencia. El Archivo General de la Nación define a la valoración como un proceso de análisis de la información desde diferentes ópticas y que a partir de los resultados de dicho análisis se establecen entre otras cosas, criterios de disposición, plazos de vigencia y sugerencias de reproducción. La valoración es un proceso intelectual que consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales (nivel macro en vez de expediente por expediente o pieza por pieza), fijando los plazos de transferencia, acceso y conservación o eliminación total o parcial.129 Por otra parte el Diccionario de Terminología archivística define a la valoración como la fase del tratamiento archivístico que consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales. Por lo anterior, definimos la valoración como un proceso de análisis que realiza un grupo interdisciplinario de especialistas, a través de diferentes criterios que les permitan llevar a cabo un adecuado control de los documentos, saber en que momento serán destruidos y establecer medidas apropiadas para la conservación, selección, mantenimiento y utilización. Una perspectiva general de los elementos que constituyen un sistema de valoración documental considera un análisis Institucional y documental, el primero de ellos estudia la estructura, funciones y evolución administrativa de la Institución, el análisis documental contempla la identificación de la procedencia institucional de las series documentales, su caracterización (soporte, tipología, volumen y organización) y la descripción informativa, como los componentes que ayudarán a ubicar la relación de la información- función. 130 Para lo cual es indispensable un grupo interdisciplinario colabore con las tareas de valoración documental. Por otra parte, los valores en sus diferentes etapas del ciclo vital se dividen en valores primarios y secundarios.

129

AGN: Instructivo para la elaboración del Catálogo ..., Op. cit. p.7 RIVERA CABRIOLES, Leticia: Sistemas de Clasificación y Valoración Documental: Colegio Nacional de Educación Profesional Técnica, México, 1980, p.137

130

50

2.9.10 Valores Primarios “La valoración primaria busca establecer ciertos parámetros de utilidad institucional de la documentación. Existen tres elementos para determinar la necesidad institucional de retener por determinado tiempo sus registros: vigencia administrativa, legal, fiscal”. Donde el análisis de estos tres aspectos se traduce en un plazo de conservación.131 Valor primario es el que tienen los documentos a lo largo de la primera y segunda fases del ciclo vital, es decir, durante la tramitación, la vigencia132 y el plazo precaucional.133 Para Schellenberg, los valores primarios se definen por la importancia y el uso que tiene la documentación para quien la creo, ya que son la herramienta administrativa básica por medio de la cual la entidad conduce sus asuntos, documenta la organización de la entidad, sus funciones, políticas, decisiones, procedimientos y transacciones esenciales, proveen la información necesaria para proteger los derechos del gobierno y de las personas directamente involucradas en las actividades de la entidad.134 Tienen valor primario los documentos que son necesarios para la actividad de la Institución que los produjo o que los conserva. Esta clase comprende los siguientes criterios de valor: ƒ

Valor Administrativo: El que tienen los documentos de archivo para la administración que los ha producido, relacionando al trámite o asunto que motivó su creación. Este valor se encuentra en todos los documentos de archivo producidos o recibidos en cualquier dependencia o entidad para responder a una necesidad administrativa mientras dure su tramite, y son importantes por su utilidad referencial para la plantación y la toma de decisiones.135 El valor administrativo se refiere a políticas y procedimientos relativos a las actividades corrientes de un gobierno en su conjunto, son producidos o recibidos para responder a una necesidad administrativa.136 Apoyando los asuntos administrativos cotidianos de quien los crea. El valor administrativo tiene 2 momentos: La vigencia y el plazo precaucional.

ƒ

Valor Legal: Refiere derechos a largo o corto plazo, documenta las obligaciones legales y protege los derechos de los individuos y del gobierno. Es el que pueden tener los documentos para servir como testimonio ante la Ley.

131

RIVERA CABRIOLES, Leticia, Op. cit., p.35 Entendiendo como vigencia la fuerza que tiene un documento de archivo para obligar, testimoniar o informar. Cfr. Vázquez Murillo, Manuel, Op. cit., p. 43 133 El plazo precaucional es el tiempo a guardarse los documentos en el archivo de concentración antes de proceder a la selección y valoración histórica para su conservación permanente o baja definitiva. Cfr. SSA: Guía para la Organización y Control del...,Op. cit., p.6 134 VÁZQUEZ MURILLO, Manuel, Op. cit., p.121 135 A.G.N: Instructivo para la elaboración del Catálogo..., Op. cit. p.8 136 A.G.N, Principios y Métodos para el Manejo de Documentación Semiactiva, México, SEGOB, 1990, p. 53 132

51

ƒ

Valor Fiscal: Indican el origen de sumas recibidas, como se distribuyeron, controlaron y gastaron137, estableciendo las responsabilidades fiscales y contables. Es el que tiene los documentos para servir como testimonio del cumplimiento de obligaciones tributarias.138

ƒ

Valor Contable: Es el que tienen los documentos que pueden servir de explicación o justificación de operación destinadas al control presupuestario. Las siguientes tablas nos permiten observar las características, ejemplos y criterios para determinar los valores primarios en la documentación. Valores Primarios Documentales en los Organismos Públicos139

Características

Ejemplos:

Administrativos Actividades rutinarias documentales de la Institución. Oficios administrativos; personal, oficinas; trámites relacionados con: Proyectos, planes, presupuestos.

Fiscales Registro de relaciones con Hacienda Pública. Impuestos, ventas, finanzas, contabilidad, estados financieros, fondos fiduciarios, créditos hipotecarios, mafestaciòn de bienes

Legales Registro de Trámites Jurídicos.

Propiedad, labores, escrituras, bienes, leyes, decretos, acuerdos.

Criterios de Valoración Primaria de los Documentos140 CUAL

Administrativo (todos)

Jurídico (algunos)

Fiscal (algunos)

QUE Determina el plazo o evento necesario para que el trámite o la actividad con la que se relacionan los documentos quede concluido o prescriba. Determina el plazo o evento necesario para que los derechos u obligaciones certificadas por los documentos cesen o prescriban. Determina el plazo o evento para que cese o prescriba la necesidad de comprobar o justificar los gastos de los recursos públicos.

QUIEN

COMO

El área tramitadora con el apoyo del archivista de la unidad administrativa.

Mediante el análisis de los periodos de trámite, frecuencia de consulta y normas de prescripción aplicables.

El área tramitadora con el apoyo del archivista y la supervisión y validación de la dirección jurídica de la dependencia.

Mediante la legislación aplicable que acredite derechos u obligaciones (jurídicas), así como el plazo de prescripción de tales derechos y obligaciones. Mediante la normatividad técnica y jurídica vigente que compruebe o justifique el manejo y uso de fondos federales, así

El área tramitadora con el apoyo del archivista y la supervisión y validación de la dirección de recursos financieros de la

137

Ibidem, p. 55 AGN: Instructivo para la elaboración del Catálogo..,Op. cit., p. 8 139 RIVERA CABRIOLES, Leticia: Op. cit; p. 35 140 ALDAY GARCÍA, Araceli, Op. cit., p.35 138

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dependencia o Entidad y de la Dirección de Contabilidad Gubernamental (SPP)

como el plazo o evento que cancela su utilidad probatoria.

2.9.11 Valores Secundarios Son aquellos que tienen los documentos por los usos adicionales distintos de aquellos para los cuales fueron originalmente creados. El valor secundario de los documentos apoya la investigación histórica y social.141 Aporta evidencia acerca del origen, organización y desarrollo de los organismos públicos, que ofrecen testimonios de la evolución y cambios legales que ha sufrido la institución, revelando la relación existente entre la institución y su entorno político, socioeconómico y cultural.142 Schellenberg subdivide los valores secundarios en dos partes: evidénciales e informativos. Los documentos con este tipo de valor tienen la característica inherente de poder revelar las circunstancias en que fueron producidos o recibidos, refiriendo el origen, organización, funciones, métodos y operaciones de una Institución. “En consecuencia tienen una importancia primordial para los economistas, hombres de ciencia, estadísticos, sociólogos, historiadores y otros investigadores. Su valor archivístico es manifiesto, tanto como su valor de Testimonio”.143 Cruz Mundet señala que los valores secundarios derivados de su importancia para la investigación, son de dos tipos: 1) Valores Informativos: “Son aquellos que contribuyen sustancialmente a la investigación y al estudio en cualquier campo del saber, considerando a Shellenberg los valores informativos pueden referirse a: personas (tanto físicas como jurídicas), cosas (entendidas como lugares, edificios y otros objetos materiales) y fenómenos (acontecimientos, cuestiones sociales, políticas, etc.)”144 2) Valores Testimoniales: “Es decir, aquellos que reflejan los orígenes y la evolución histórica del organismo productor, sus facultades y funciones, su estructura organizativa, sus programas, normas de actuación, procedimientos, decisiones y operaciones importantes.”145 Pero nosotros no podemos dejar de lado el valor Evidencial, que al igual que el testimonial, posee un documento de archivo como fuente primaria para la historia. 141

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN: Entre Historiadores y Archivistas: El Dilema de la valoración documental, México, ed. Archivo General de la Nación, 1995, p.121 142 Ibidem, p. 175 143 AGN: Principios y Métodos para el Manejo de...,Op. cit. p. 53 144 Ibidem, p. 251 145 CRUZ, MUNDET, y MIKELARENA, Fernando: Información y Documentación Op. Cit., p. 251

53

3) Valor Evidencial: Son aquellos que dan evidencia de la organización, funciones, políticas, decisiones, procedimientos, operaciones y otras actividades de la persona o de la Institución que produce el documento.146 Las siguientes tablas nos permiten observar las características, ejemplos y criterios para determinar los valores secundarios. Valores Secundarios Documentales de los Organismos Públicos147

Características

Ejemplos:

Evidénciales Revelan el origen, organización y desarrollo de los organismos públicos Cambios Institucionales orgánicos, normas de trabajo, funcionamiento de oficinas, datos sobre economía, política interna, investigación científica, estadística, programas, registros, etc.

Testimoniales Testimonian la evolución y cambios más trascendentes que, desde el punto de vista legal, sufre la institución Directrices, políticas, programas, proyectos, etc.

Informativos Revelan fenómenos sociales y/o institucionales. Expedientes de funcionarios, organigramas, correspondencia relevante, decisiones, acuerdos legales, reglamentos internos.

Criterios de Valoración Secundaria de los Documentos148 CUAL

Evidencial (algunos)

Testimonial (algunos)

Informativos (algunos)

QUE

QUIEN

Determinar si tiene valor permanente en virtud de derechos y obligaciones imprescindibles.

Grupo interdisciplinario de archivistas y especialistas en diferentes áreas de investigación

Determinar si da cuenta de aspectos de la evolución de la institución

Grupo interdisciplinario de archivistas y especialistas en diferentes áreas de investigación

Determinar si la información es útil a la sociedad y su aplicación a cualquier campo de la investigación

Grupo interdisciplinario de archivistas y especialistas en diferentes áreas de investigación

COMO Mediante el análisis de la Legislación normativa nacional e internacional (aplicación de muestreo) Mediante el análisis de la Legislación normativa nacional e internacional (aplicación de muestreo) Mediante el análisis de la Legislación normativa nacional e internacional (aplicación de muestreo)

146

AGN: Entre Historiadores y Archivistas..., Op .cit., p.121 Ibidem, 175 147 RIVERA CABRIOLES, Leticia: Op. cit; p. 36 148 ALDAY GARCÍA, Araceli, Op. cit., p. 36 146

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En concreto, la valoración documental se presenta como un reto ante diferentes problemas a los cuales tiene que hacer frente, como son el enorme crecimiento documental, altos costos para conservar dicha documentación y falta de homogenización de métodos y criterios. 2.9.12 Vigencia Documental La vigencia documental es el tiempo durante el cual el documento está cumpliendo lo que expresa su texto, está sirviendo al fin específico por el que fue creado. El documento está vigente mientras tiene fuerza o vigor para obligar, otorgar, testimoniar, comunicar, etc. el contenido de las palabras de su contenido. Los Lineamientos Generales para la Organización y conservación de archivos para las entidades gubernamentales menciona al respecto de la vigencia documental, es el período durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, de conformidad con las disposiciones jurídicas vigentes y aplicables.149 La importancia de la vigencia documental radica en que esta establece los tiempos máximos de conservación de archivos, a fin de optimizar recursos y darle un manejo apropiado a los documentos, facilitando el flujo documental y evitando su acumulación innecesaria en lugares de trabajo, así también nos permitirá llevar acabo ese proceso intelectual o análisis documental denominado valoración (primaria o secundaria) como antesala para poder establecer plazos de conservación (tiempo de guarda en archivo de trámite y concentración) modos de transferencia y depuración (criterios de disposición). Para el establecimiento de vigencias documentales se deben considerar los siguientes aspectos: a) Valores primarios de los expedientes (administrativo, legal, contable), para en caso de expedientes con más de un valor siempre aplicará el mayor tiempo de conservación. b) Las series documentales del Cuadro de Clasificación archivìstico y sus tipos documentales c) Disposiciones jurídicas y criterios emitidos por el AGN y el IFAI d) Tiempo de conservación los archivos de acuerdo a los mismos fundamentos legales.

149

LGOCAEDAPF, Op. cit., p.3

55

2.10 Instrumentos de Consulta y Control Archivístico, requeridos en los Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal.

2.10.1 Instrumentos de Consulta y Control Archivìstico Para describir la información que contienen los archivos contamos con Instrumentos de descripción o de consulta y control archivìstico denominados así en los lineamientos para la organización de archivos “los que se definen como cualquier medio de referencia elaborado o recibido por un archivo en el proceso de establecimiento de control administrativo o intelectual sobre la documentación”. 150 Estos instrumentos tienen una doble finalidad: ƒ ƒ

“Facilitar al archivista el control de acervo bajo su custodia y localizar con mayor rapidez los expedientes depositados en el archivo”. “Ayudar al usuario en la consulta, pues son el vinculo o intermediario entre los usuarios de los archivos y la información contenida en sus acervos.”151

“Así mismo nos proporcionan información sobre archivos, fondos, o series, como son: las guías, inventarios, catálogos e índices.”152 De acuerdo a la LFTAIPG y a los Lineamientos para la Organización de Archivos, en el Lineamiento decimotercero se establece la elaboración de estos instrumentos a fin de propiciar la organización, conservación y localización expedita de sus archivos administrativos y propone contar con los siguientes: ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ

El Cuadro General de Clasificación Archivìstica El Catálogo de Disposición Documental Los Inventarios Documentales General De transferencia De baja La Guía Simple153

2.10.2 Cuadro General de Clasificación Archivística Cruz Mundet define a este instrumento como la estructura jerárquica y lógica de los fondos, los cuales divide en grupos, que no son más que el reflejo de las funciones y las actividades de una organización, aportando datos esenciales sobre dicha estructura, tales como claves y niveles que apoyan su organización. 150

AGN, Norma Internacional General de..., Op. cit., p. 14-15 AGN, Introducción a la Organización de Archivos, Op. cit,. p. 61 152 “El Índice básicamente es un Instrumento de referencia formado por encabezamientos onomásticos, toponímicos, cronológicos y de contenidos tanto en los propios documentos como en los instrumentos de descripción”. Cfr. Diccionario de Terminología Archivística, Op. cit., p. 39-40 153 LGOCAEDAPF , Op. cit; p.6 151

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La finalidad de contar con un cuadro clasificador es identificar cada documento y reunir en grupos todos aquellos que tengan características similares, lo que podría considerarse como un proceso de organización intelectual de la información, a fin de relacionar documentos para constituir expedientes. Este mismo autor señala de manera importante, que “el cuadro de clasificación no debe ser elaborado apriorísticamente, sobre una base especulativa, sino a posteriori, partiendo del conocimiento previo sobre la historia , la organización, y los procedimientos de la Entidad”.154 Los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos, definen al cuadro de clasificación como el instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada dependencia o entidad”155. “Así la estructura del cuadro general de clasificación archivística será jerárquica y atenderá a los conceptos básicos de "fondo", "sección" y "serie" que establece un principio de diferenciación, estratificación y jerarquía de las diversas agrupaciones documentales que conforman el acervo de una dependencia o entidad”.156 “El cuadro de clasificación es el primer instrumento de descripción de un fondo documental. De su precisión y exactitud depende: ƒ ƒ ƒ

El conocimiento del fondo, puesto que cada serie proporciona información de la institución y de sus actividades. La organización del archivo. La información al usuario.

Sus objetivos son: ƒ ƒ ƒ

Agrupar jerárquicamente las series documentales en torno a los órganos o funciones desarrolladas por una institución a lo largo de su gestión”.157 Facilitar el acceso y la consulta de la documentación desde su creación en las unidades administrativas hasta su recepción y resguardo en los archivos de trámite. “Identificar los documentos y expedientes con un código y un titulo precisos que derivan de las funciones y actividades especificas de la dependencia o entidad”.158

El cuadro se desarrolla en los siguientes niveles básicos y sucesivos: ƒ

Fondo159:Conjunto de series generadas por cada uno de los sujetos productores que conforman la estructura de un organismo en el ejercicio de sus competencias.160

154

CRUZ MUNDET, José Ramón: Manual de...,Op. cit. p. 244- 245 LGOCAEDAPF, Op. cit., p.2 156 AGN: Instructivo para su elaboración del Cuadro...,Op. cit. p.5 157 RUIZ RODRÍGUEZ, Antonio Ángel: Manual de Archivística, España, editorial. Síntesis, 1995, España, p.48-49 158 BARNARD AMOZORRUTIA, Alicia, Op. cit., p.13 155

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ƒ ƒ ƒ

Sección: División primera del fondo, establecida en virtud de las líneas de acción de la Entidad. Subsecciòn: División de la anterior realizada en virtud de la función o funciones desarrolladas. A su vez es subdivisible cuando una función se despliegue en diferentes áreas de actividad con identidad definida. Serie: Conjunto de documentos producidos de manera continuada como resultado de una misma actividad.161

Para llegar a conocer las series documentales y tipos documentales que integran una institución a fin de estudiar sus funciones y actividades se debe recurrir a: ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ

Leyes y normas de cualquier época en relación con el fondo que se va a clasificar. Historia de la Institución Normas de organización interna Manuales de Administración Diplomática

Los Principios que inspiran la elaboración del Cuadro de Clasificación son: Delimitación: El objeto del cuadro es el fondo, esto es, los documentos de cualquier tipo y época generados, conservados o reunidos en el ejercicio de sus atribuciones y o funciones de una dependencia o entidad. Cada fondo deberá tener su cuadro de clasificación propio. Unicidad: Los limites temporales y la edad de los documentos no son características definitorias de la estructura del archivo, ni rompen la unidad del fondo. E1 cuadro se concibe para clasificar todos los documentos de archivo con independencia de su cronología, desde la más antigua a la más reciente; debiendo contemplar a todos los documentos del fondo; abarcando la totalidad del mismo. Estabilidad: El cuadro debe basarse en las atribuciones y o funciones de la dependencia o entidad cuya permanencia garantice una clasificación segura y estable: asimismo debe permitir el crecimiento de sus secciones y series sin romper con su estructura. Lo que indica que debe ser perdurable y seguro (es más estable el sistema funcional que el orgánico). Simplificación: E1 cuadro debe ser universal y flexible. Para ser adoptado en todos los supuestos posibles se establecerán divisiones precisas y necesarias sin necesidad de descender a subdivisiones excesivas. 162 Flexibilidad: no debe ser un cuadro cerrado, rígido, sino flexible, abierto a la posibilidad de crecimiento. 159

Comenta Cruz Mundet que el cuadro se realiza para un fondo concreto, de modo que si en un archivo tenemos diversos fondos, elaboraremos un cuadro específico para cada uno de ellos, de acuerdo con el principio de procedencia. Cfr. Cruz Mundet, José Ramón, Manual de.., Op. cit., p.246 160 Diccionario de Terminología Archivística, Op. cit., p. 36 161 Cruz Mundet, José Ramón: Manual de...,Op. cit., p. 246 162 Idem.

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Deben evitarse, de ser posible, encabezados tales como: diversos, varios, miscelánea. El cuadro de clasificación elaborado a partir de las funciones de la organización tiene como ventaja el normalizar la denominación de los expedientes, aunque para su elaboración es indispensable un perfecto conocimiento de la Institución que genera los documentos.163 Tipos de cuadro de clasificación:164 Estructura orgánica: Los documentos se agrupan de manera que reflejen la estructura de la institución, por lo tanto las subdivisiones se identifican con unidades administrativas o dependencias. Estructura funcional: Los documentos se reúnen de acuerdo a las funciones de la institución. Este tipo de cuadro de clasificación es recomendable para archivos de instituciones de larga vida, con complejidad orgánica, en que las funciones son más claras y lineales (con menos cambios en la evolución de las funciones que de la estructura y organigrama). Clasificación por asuntos o temas: Utilizada en colecciones o archivos particulares; no es aplicable a archivos de instituciones, pues rompe la estructura de los fondos y dispersa su documentación. 2.10.3 Instructivo para la elaboración del Cuadro General de Clasificación Archivística de acuerdo al AGN El Instructivo define la forma en la que debe abordarse el proyecto de elaboración del Cuadro General de Clasificación archivística, estableciendo una metodología así como su descripción detallada, la cual pretende homogeneidad para todas las Dependencias y Entidades que les corresponde desarrollar este trabajo, la que se fundamenta en los principios teóricos establecidos en la disciplina archivística. Por lo cual consideramos importante referir los puntos que contempla este instructivo para desarrollar el cuadro de clasificación: 1. Estructura del Cuadro General de Clasificación : Atiende a los conceptos básicos de fondo, sección y serie, estableciendo una jerarquía de las agrupaciones documentales que conforman el acervo de una dependencia o entidad. 2. Definiciones y criterios de identificación de la estructura de los archivos: Define lo que es el fondo, sección , serie, expediente y unidad documental, y describe los criterios a considerar para su identificación. 3. Proporciona los Instrumentos y los 4 principios para la elaboración del Cuadro General de Clasificación Archivístico: La delimitación, unicidad, estabilidad y simplificación. 163 164

Ibidem, p. 244 AGN, Introducción a la Organización de Archivos, Op. cit., p.56

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En la elaboración de un cuadro general de clasificación archivística es requisito previo e indispensable contar con un amplio conocimiento de las atribuciones y funciones del organismo que genera los documentos de archivo. Además, en su desarrollo es necesario que éste se lleve o cabo mediante la planeación integral donde se contemplen: ƒ

Los instrumentos jurídicos, de organización y normatividad de la dependencia o entidad. ƒ Los esquemas de clasificación existentes ƒ Los recursos con que se cuenta para ello Con base en la estructura archivística "Fondo, Sección y Serie" niveles básicos y sucesivos, en la elaboración del Cuadro General de Clasificación Archivística la metodología se plantea a partir de un fondo en especifico y tendrá como principios: delimitación. unicidad. estabilidad y simplificación, los cuales hemos referido con anterioridad. 4. Sobre el desarrollo del cuadro de clasificación archivística, establece una metodología basada en procesos básicos a fin de obtener categorías de agrupamientos estables, únicas, delimitadas, universales y flexibles. Entre estos procesos se encuentran: Identificación, jerarquizaciòn, codificación. ƒ

Identificación. “Este proceso consiste en identificar aquellos elementos que apoyen en la formulación de categorías de agrupamiento. De acuerdo con un sistema funcional de clasificación, en el establecimiento de las categorías de agrupamiento documental debe contemplarse: a) La identificación de las atribuciones y funciones comunes al conjunto de instituciones que integran a la Administración Pública Federal. b) La identificación de las atribuciones y funciones específicas de cada dependencia o entidad, éstas últimas corresponden a las atribuciones sustantivas que hacen la diferencia de una dependencia o entidad con otra.

Así los instrumentos que posibilitan el proceso para la detección e identificación de atribuciones y funciones a partir de las cuales se formarán categorías de agrupamiento que integrarán finalmente el cuadro de clasificación, son los siguientes: ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ

Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. Leyes generales o federales. Reglamentos internos o similares. Manuales de organización y procedimientos. Catálogos de actividades del Sector Público Federal. Cuadros de clasificación vigentes en las Dependencias o Entidades.

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Existen además, leyes federales o generales donde se sustentan las tareas de las dependencias o entidades en estos casos las atribuciones o disposiciones que deberán cumplirse llegan a tener una mayor estabilidad que los mismos reglamentos por lo que es recomendable su análisis. El análisis de los instrumentos deberá tener como resultado una sola lista, sin duplicaciones innecesarias de las categorías de agrupamiento que ofrezcan una perspectiva general del conjunto de categorías documentales sustantivas y comunes. El proceso de identificación también incluye una serie de mecanismos de semejanza e integración entre categorías, teniendo en cuanta que existe un gran número de tareas comunes a todas las dependencias y/o entidades y que, por esta razón, se antoja más adecuado, para el manejo de las categorías de agrupamiento, lograr la unificación paulatina de aquellas que tienen una gran similitud no de tipo semántico, sino incluso de contenido. Es necesario que la identificación de categorías de agrupamiento se realice sobre una base sólida y de comparación tal que sólo los instrumentos que citamos darán ocasión de hacerlo. Ejemplos: Programas operativos anuales Recursos Humanos Recursos Materiales y Obra Pública Nóminas Comunicación Social Planeación y Desarrollo Licitaciones Entrevistas con medios ƒ

Jerarquización: Consiste en el establecimiento de los niveles de relación y/o coordinación así como de semejanza y diferencia entre las categorías de agrupamiento identificadas.

A diferencia de lo que ocurre en la fase de identificación en donde las categorías de agrupamiento, son objeto de un proceso de descripción y registro unificado, en esta fase dichas categorías deben ser objeto de un proceso de comparación a través de la que sea posible ubicarlas en un contexto general, de ordenación o "relación" que debe distinguir elementos de gradación (o categorización) diferentes que permitan ubicar a la categoría de agrupamiento en el lugar que le corresponda. En la jerarquización el modelo debe dar cabida en forma a todas nuestras categorías de agrupamiento. Esto se hará a partir de la utilización de elementos que incorporen características de "aglutinamiento de la acción administrativa" (función-actividad-asunto) en torno a la que sea posible ubicar racional, continua y sistemáticamente a dichas categorías documentales. Ejemplos:

Recursos Humanos Nóminas

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Comunicación Social Entrevistas a funcionarlos de mando Recursos Materiales y Obra Pública, Licitaciones ƒ

Codificación. La utilidad del código es una condición necesaria para el funcionamiento del Cuadro General de Clasificación Archivística. A1 relacionarse éste con el orden y distribución de las categorías de agrupamiento dentro del propio Cuadro. Lo anterior da lugar a la adecuada sistematización y ubicación que hace más claras el tipo de relaciones documentales e interconexiones, características de los documentos de archivo.

A la codificación, es la imagen y representación de cifras o símbolos, (códigos); de tal forma que se cree que son la solución a los problemas de la clasificación siendo el proceso más sencillo después de haber identificado y jerarquizado las categorías de agrupamiento documental. Asignar un código permite, sustituir el nombre propio o título de la categoría de agrupamiento para fines de abreviatura o identificación, denotar la importancia del propio código, para sostener y controlar el lugar ocupado por la categoría de agrupamiento. Se propone que la codificación sea una selección cuidadosa del tipo de claves o códigos que se utilizarán; en dicha selección es importante que el tipo de codificación seleccionado sea de fácil manejo, lógico, accesible y aplicable a las categorías de agrupamiento como a su posterior utilización para la identificación de los documentos. La selección del tipo de codificación más apropiada dependerá, básicamente, de la forma en como aparecen las categorías de agrupamiento al final de las etapas de identificación y jerarquizaciòn. Ejemplo: 100 Recursos Humanos 101 Nóminas 200 Comunicación Social 201 Entrevistas a funcionarios de mando 300 Recursos Materiales y Obra Pública 301 Licitaciones 5. La Instrumentación del Cuadro de Clasificación archivístico consistirá en 4 etapas para llevarlo a la práctica, estás etapas son: Validación, formalización, supervisión, asesoría y capacitación. Validación. Se refiere a las acciones de reconocimiento y aprobación de las autoridades correspondientes para e! Cuadro General de Clasificación Archivística. con el objeto de que pueda ser difundido y aplicado.

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Formalización. Atiende a los mecanismos de implantación y su respectiva difusión en el ámbito de todos los archivos de la dependencia y/o entidad. Supervisión y asesoría. Es el seguimiento de las acciones tendientes a garantizar el adecuado funcionamiento del Cuadro General de Clasificación archivística y corregir las posibles desviaciones y aclarar las dudas que se presenten. Capacitación. Se refiere a las necesidades de especialización en la aplicación de operaciones y procedimientos del Cuadro General de Clasificación archivística. Comentarios respecto al Instructivo: El Instructivo propone elaborar un cuadro de clasificación archivístico de tipo funcional, con base a las funciones y atribuciones de la Entidad. De acuerdo a lo anterior las características de este instrumento son las siguientes: ƒ

El Cuadro de Clasificación de funciones comunes propuesto, es el resultado del trabajo del grupo para su desarrollo y coordinado por la Secretaría de Salud, según acuerdo del 26 de abril de 2001 del Comité Técnico de Unidades de Correspondencia y Archivos del Ejecutivo Federal. trabajo que consistió básicamente en la aplicación de la normatividad técnica con los criterios de las fases de Identificación, Jerarquización y la Codificación.

ƒ

El Cuadro se integra por 12 Secciones codificadas e identificadas con un número consecutivo y la letra "C- (de comunes) y 242 series. Secciones y series que corresponden a funciones comunes de las dependencias del Poder Ejecutivo Federal, se propone que en el nivel de Sección la estructura archivística sea respetada tal y cual aparece, y en el nivel de Serie según lo determinen las unidades responsables que requieran de mayor especificación pueden agrupar, desagregar o subdividir para crear subseries, es decir. cada serie podrá ampliarse dos claves más de manera horizontal.

ƒ

En el caso de las Secciones de funciones "Sustantivas" de cada Dependencia o entidad la codificación de las secciones será del 1 al "n", cada una con la letra "S".

ƒ

El Cuadro General de Clasificación Archivística permite organizar los asuntos conforme a funciones que pueden ser utilizados indistintamente por cada unidad responsable de acuerdo a distintas necesidades. 165

2.10.4 Catálogos Instrumento de descripción en el que con la finalidad de informar sobre una materia u objeto específico, describe unidades documentales relacionadas por su autor en razón de una afinidad 165

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN: Instructivo para la Elaboración del Cuadro General de Clasificación Archivística, México, 2004.

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temática, cronológica, paleográfica o formal o por otro criterio subjetivo establecido de antemano.166 El catálogo es un instrumento de consulta o de referencia que describe ordenadamente y de forma individualizada las unidades documentales o la unidades archivísticas de una serie o de un conjunto documental que guardan entre ellas relación o unidad tipológica, temática o institucional.167 En otras palabras, los catálogos describen exhaustivamente, los caracteres internos168 como externos169 de las piezas documentales (documentos sueltos) y las unidades archivísticas (expedientes), seleccionadas por su valor histórico, para una exposición, publicación, etc. Dada su naturaleza pormenorizada no puede aplicarse a una agrupación documental (fondo, sección, serie), salvo que sea muy pequeña, sino a grupos de documentos que presenten un interés especial (mapas, sellos, pergaminos, etc.) limitados a un período cronológico concreto. Es así como los catálogos se utilizan para un conjunto de documentos seleccionados de acuerdo con criterios más o menos subjetivos, generalmente reducidas al ámbito de determinadas colecciones valiosas dentro del fondo histórico.170 “Los catálogos así mismo describen unidades documentales simples (carta, ordenanza, poder, treudo, censal, plano, etc.) o compuestas (expediente, dossier) en cualquier soporte, eligiendo elementos subjetivos y, por tanto, no actúan sobre todo el fondo, sección, serie, si no que pueden estar dirigidos solamente a una serie o parte de ella, a documentos que tratan sobre un mismo asunto, ordenados previamente y pertenecientes a un periodo cronológico”.171 Este instrumento describe intensivamente un grupo documental. No es necesario más que para series con contenido muy heterogéneo y de gran riqueza informativa. Unidad de descripción: unidad documental, la pieza documental o expediente. Elementos de descripción ƒ ƒ ƒ ƒ

De carácter estructural: fondo, sección y serie. De localización número de volumen donde está instalado el expediente o la pieza documental, número de expediente o pieza documental, fojas del expediente o foja (s) de la pieza documental si se localiza al interior de un expediente. Elementos internos: tipología documental, emisor y destinatario, síntesis del contenido. fecha y lugar, observaciones. Elementos externos: particularidades paleográficas. idioma. estado de conservación. sellos, signos.172

166

Diccionario de Terminología Archivística, Op. cit., p. 26 AGN: Introducción a la Organización de Archivos, Op. cit. p.62 168 Fechas/s: año, mes y día, lugar/es, Resumen: Tipología Documental, autor, destinatario, asunto. En documentos notariales, indicar nombre del notario y lugar de ejercicio, Forma: original, copia, copia certificada, Datación original del documento. Cfr. Ruiz Rodríguez, Antonio Ángel: Manual de Archivística, p. 55 169 Soporte, formato, No. de Hojas, No. de documentos, Tamaño en milímetros (base / altura), Idioma, Tipo de Letra, Sello/s, No. de expediente, Estado de conservación. 170 CRUZ MUNDET, José, Ramón: Manual de..., Op. cit., p.282 171 RUIZ RODRÍGUEZ, Antonio Ángel, Op. cit., p.55 172 AGN: Introducción a la Organización de Archivos, Op. cit., p.63 167

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Catálogo de Disposición Documental Al que también se le conoce como tabla de retención documental, catálogo de vigencias documentales, calendario de conservación, tabla de transferencias, guía de retención documental. De acuerdo a Cruz Mundet, este Instrumento es el resultado final de los trabajos de valoración y selección173en el que se identifican las series documentales siguiendo el cuadro de clasificación, especificando el destino concedido a cada serie, cuáles serán consideradas íntegramente, cuales seleccionadas, en qué plazos de tiempo, cual ha de ser el tipo de selección aplicable y la dimensión o porcentaje retenido.174 El Archivo General de la Nación define al catálogo de disposición documental175, como un “registro general, sistemático y normalizado que establece los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de reserva o confidencialidad y el destino final de los archivos de la entidad.”176 Decimos que es general, porque permite hacer una valoración total, al abarcar todas las series documentales de la Entidad o Dependencia. Sistemático, porque permite realizar una valoración permanente de las series documentales de la Entidad o Dependencia. Normalizado, porque su aplicación se basa en normas preestablecidas. En si es el instrumento que indica de manera organizada y reglamentada que hacer con la documentación.177 El Catálogo de Disposición documental es un instrumento que se tiene que desarrollar en la Institución, el que constituye una herramienta de enorme utilidad en el proceso de administración para los archivos de la Entidad. Tiene como objetivos principales178 ƒ

Formular un mecanismo de trabajo en materia de disposición documental basado en la identificación precisa de las series documentales y en la valoración de su información.

ƒ

Conocer el proceso de asignación de valores a cada una de las series documentales identificadas

173

La selección es aquella operación intelectual y material de localización de las fracciones de serie que han de ser eliminadas o conservadas en virtud de los plazos establecidos en el proceso de valoración. Cfr. Diccionario de Terminología Archivística, p.50 174 Cruz, Mundet, y MIKELARENA, Fernando: Información y Documentación, Op. cit., p.251 175 La Disposición documental consiste en la determinación de reglas y normas, a partir de la valoración primaria o secundaria, para establecer plazos de conservación y modos de transferencia y depuración, a los cuales deben sujetarse los documentos a lo largo de su ciclo vital de acuerdo con sus usos específicos Cfr. AGN, Introducción a la Organización de Archivos, p. 40 176 Ibidem, p. 2 177 AGN: Introducción a la Organización de Archivos, Op. cit., p.45 178 Ibidem, p. 2

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ƒ

Identificar los elementos que permitan, con base en los valores, reconocer la documentación útil para el trámite y las gestiones institucionales o asociados a una norma legal, fiscal o contable.

Registrar y establecer un instrumento de control y seguimiento de las series documentales producidas por la Dependencia y Entidad, a partir de los resultados del proceso de identificación y valoración. Los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, mencionan claramente las actividades relacionadas con el desarrollo del Catálogo de Disposición Documental, que con carácter obligatorio deben llevar a cabo todas las Entidades y Dependencias, en cumplimiento a lo establecido en los lineamientos sexto, fracción III, décimo tercero, décimo cuarto y quinto transitorio. El capitulo III, de la Conservación de archivos, Lineamiento Decimoséptimo menciona que “en el Catálogo de Disposición documental se establecerán los períodos de vigencia de las series documentales, sus plazos de conservación, así como su carácter de reserva o confidencial.” “Para efecto de los períodos de reserva de los expedientes, el catálogo deberá vincularse al índice de expedientes reservados que establece el artículo 17 de la Ley.” “Las dependencias y entidades enviarán al Archivo General de la Nación, para su validación y registro, una copia de su catalogo de disposición documental actualizado en soporte electrónico, a más tardar el último día del mes de febrero de cada año”179. Lineamiento Decimoctavo. “Los plazos de conservación de los archivos se tomarán en cuenta la vigencia documental así como, en su caso, el período de reserva correspondiente”. A partir de la desclasificación de los expedientes reservados, el plazo de conservación adicionará un período igual al de la reserva o al que establezca el catalogo de disposición documental, si este fuera mayor al primero. Aquellos documentos que hayan sido objetos de solicitudes de acceso a la información se conservarán por dos años más a la conclusión de su vigencia documental. 2.10.5 Instructivo para la elaboración del Catálogo de Disposición Documental El Instructivo para la elaboración del Catalogo de Disposición Documental, establece una base metodológica para la elaboración de este Instrumento, que se conocerá a continuación: Como primer punto, proporciona definiciones utilizadas para la elaboración del Catálogo de Disposición Documental entre ellas: Definición de Archivo de Trámite, Concentración, Histórico, Baja Documental, Disposición documental, etc. algunas de las que se pueden encontrar en el desarrollo del presente trabajo. 179

LGOCAEDAPF, Op. cit., p.7

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El Instructivo hace referencia a 2 etapas que intervienen para la elaboración del Catalogo de Disposición , y que se mencionan a continuación: Identificación Primera etapa que consiste en la Investigación y análisis de las características de dos elementos esenciales que constituyen la serie documental. ƒ ƒ

Elemento orgánico: Sujeto Productor Elemento funcional: Documento de Archivo

Teniendo que recopilar la siguiente información: ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ

Evolución orgánica del sujeto productor Disposiciones que regulan sus competencias Normas de procedimiento que condicionan la aplicación real de esas competencias Normas que controlan la circulación interna y externa de los documentos en la fase de producción activa. Manuales de organización, de procedimientos, repertorio legislativo, etc. Consulta directa con las personas que están tramitando y produciendo los documentos, quienes, además de resolver cualquier duda planteada en la interpretación de las disposiciones legales, son las únicas que pueden suministrar datos con relación a la frecuencia de consulta en los momentos posteriores a la finalización del trámite.

Dentro de esta etapa los tres campos a trabajar para todas y cada una de las series documentales son: ƒ Procedencia Institucional: Que permite conocer el organismo que generó la documentación y, en consecuencia, la función de la que se deriva en relación directa. ƒ La caracterización documental que informa de: Soportes, tipología, volumen y organización. ƒ La descripción informativa: Contenido Informativo, relación entre serie y función, común o sustantiva, período que cubre la información y relación entre la serie en cuestión con otras series y otras fuentes de información afines. Como segunda Etapa se encuentra la Valoración que como sabemos es un proceso intelectual que analiza y determina sus valores primarios y secundarios, lo que dará como resultado:180 ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ 180

Establecer el plazo de permanencia de cada serie en el archivo de trámite y de concentración. Plazo de prescripción de los valores primarios: Administrativo, legal, fiscal, contable. Información sobre la posibilidad de desarrollo de valores secundarios. Eliminación de ejemplares duplicados de cada serie. Establecer criterios básicos sobre la reserva o accesibilidad de cada serie documental.

LGOCAEDAPF, Op. cit., p.7

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La aplicación práctica de estos resultados constituirá el conjunto de instrucciones que darán contenido al Catalogo de Disposición Documental. Análisis de los valores, donde la valoración documental se divide generalmente en 2 etapas: ƒ

1era. Etapa: Valoración Primaria con sus tres elementos de juicio (administrativo, legal, fiscal) los que nos servirán para determinar la necesidad institucional de retener por cierto tiempo sus documentos de archivo.

ƒ

2da. Etapa: Valoración Secundaria, con sus elementos (informativo, evidencial, testimonial)

Criterios sobre la documentación que estamos investigando: ƒ

ƒ ƒ ƒ

Criterio de Procedencia y evidencia: Son más valiosos los documentos que proceden de una institución o sección de rango superior en la jerarquía administrativa. Los documentos de unidades administrativas de rango inferior son importantes cuando reflejan su propia actividad irrepetible. Criterio de contenido: Es mejor conservar la misma información comprimida que extendida (Ej. Informes anuales y no mensuales). Criterio Diplomático: Es preferible conservar un original que una copia. Criterio Cronológico: Fecha determinada por cada dependencia o entidad a partir de la cual no se puede realizar ninguna eliminación.

El Instructivo propone una clasificación de los documentos que existen en las oficinas, los cuales pueden ser: Documentos de Archivo, Documentos de Comprobación Administrativa, Documentos de apoyó Informativo.181 La recomendación que hace el instructivo al respecto de los documentos de comprobación administrativa inmediata, y que no son transferidos al archivo de concentración, su baja se da de manera inmediata al termino de su utilidad, para lo que se deberá incluir en el Catálogo de Disposición Documental un listado general que indique su vigencia con base en su utilidad en la oficina generadora, y se remitirá por escrito una solicitud al titular del archivo de concentración para su visto bueno y supervisión. Metodología de Trabajo: En la fase de valoración se aprovechan los trabajos de identificación, de tal manera que se estudiará cada una de las series identificadas. Así podemos establecer los pasos a seguir que se muestran en la siguiente tabla:

181

Las características de estos tipos documentales, ya han sido descritas en un apartado anterior de este mismo trabajo.

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E

Proceso ƒ

I D E N T I F I C A C I Ò N

Id.

Investigación preliminar sobre la Institución y fuentes documentales.

ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ

Entrevista con los productores de los documentos en el ámbito institucional.

ƒ ƒ

ƒ

V A L O R A C I Ò N

Análisis y determinación de valores primarios.

Procedimientos Compilación de la información institucional Disposiciones legales Actos administrativos Normas relativas a la creación y cambios estructurales de la dependencia o entidad Estructura interna de la dependencia o entidad Funciones y manuales de procedimientos Organigramas Reglamento Interno Análisis de cada serie documental. Estudio del trámite, y procedimiento que generan los expedientes y documentos de archivo básicos que integran cada serie. Valoración primaria de las series documentales.

Resultados ƒ

ƒ ƒ

ƒ

Identificación del organismo y unidades administrativas productoras de la documentación. Identificación de las series documentales Elaboración del Cuadro de clasificación archivística.

La Información obtenida en cada una de esas tareas llevará a la confección de un primer borrador de los plazos de conservación y de disposición documental.

1.-Conformación de las series con sus características generales, incluyendo el expediente tipo. 2.-Estudio comparativo de las series complementarias182 (a) y paralelas183 (b) de las distintas unidades administrativas, indicando dónde se encuentran. Aquí se comparará la información que tiene cada expediente generado por cada unidad administrativa que interviene en un procedimiento concreto, y se realizará mediante la comparación del contenido básico de los documentos. 3.-Elaboración de propuestas de la valoración de cada serie documental con expresión de sus plazos de transferencia, conservación o eliminación y plazos de acceso.

182

El instructivo considera como series complementarias las que al responder a trámites administrativos diferentes, contribuyen a la realización de un mismo objetivo, resultando así una información complementaria. 183 Las series paralelas las contempla como las que se materializan en actividades administrativas que reproducen en copia otras series con información idéntica.

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R E G U L A C I Ò N

C O N T R O L

Elaboración e integración del Catálogo de Disposición documental

Integrar y registrar la información en los formatos establecidos con sus plazos de conservación y técnicas de selección.

El Catálogo de disposición documental se integrará por: ƒ Introducción o presentación ƒ Marco Legal ƒ Textos o anexos que sustenten el proceso de elaboración y aseguren su comprensión y aplicación Registro de todas y cada una de las series documentales con sus plazos de conservación y técnicas de disposición documental.

ƒ ƒ

Validación y aplicación

Recabar firmas y autorización. Aprobación y validación por parte de la Coordinación de Archivos y el Comité de Información. El coordinador de archivos remitirá al Archivo Generan de la Nación para su visto bueno. Se iniciará su difusión.

Por último, el Instructivo considera que para facilitar la sistematización de la información, todos los datos obtenidos en la fase de valoración se pueden ir plasmando en fichas de valoración que, una vez finalizadas, se deberá unir el repertorio de series documentales. De la misma forma propone un formato de Catálogo de Disposición Documental que viene incluido en el mismo instructivo.184 2.10.6 Las Guías La Guía es otro Instrumento de Descripción y a continuación se describe su concepto y tipos de Guías, hasta llegar a la Guía simple de Archivos, que propiamente con ese titulo en la Archivística no se encuentra pero retoma de manera somera las características de una guía de archivos. Las Guías proporcionan una visión sinóptica de la documentación de uno o muchos archivos, cuyo objetivo es orientar y dar a conocer a los interesados los documentos y servicios que prestan los archivos en forma general. En la guía de archivo la unidad de descripción del acervo puede ser el fondo, la sección, la serie o expediente. Se integra por datos prácticos y reglamentarios, datos históricos relacionados con el archivo, la documentación y el edificio que lo alberga, y la descripción de los fondos y colecciones. 184

AGN: Instructivo para la Elaboración del Catálogo de Disposición Documental, México, 2004.

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Por la importancia de la información que contienen, y por ser una herramienta indispensable para difusión de archivos, es recomendable publicarla, para que los usuarios externos se formen una idea general del contenido de los acervos.185 Las Guías “Proporcionan información sobre todos o parte de los fondos de uno o más archivos, describen globalmente las grandes agrupaciones documentales, esbozan la historia de los organismos productores y facilitan información auxiliar acerca del archivo o archivos y los servicios disponibles.”186 Tipos de Guías: El Censo-Guía: Informa acerca de un gran numero de archivos como pueden ser todos los de un país o una región. Este instrumento proporciona información amplia tanto por el ámbito geográfico que abarca, como por la cantidad de aspectos que recoge, aunque lo hace de manera genérica. Ejemplo: EL CENSO-GUÌA de archivos de España e IberoAmérica, el cual funciona como un directorio de archivos españoles y latinoamericanos, proporcionando información de donde se encuentran dichos archivos, los tipos de fondos que custodia, y los productores de la información. La guía de fuentes: Recopila datos de todos los fondos documentales que contengan información relativa a un tema o a una área geográfica determinada. La guía orgánica: Recoge información de varios archivos relacionados por su pertenencia a un organismo determinado, ya sea nacional o internacional. Los datos son así mismos sumarios, por el amplio número de fondos que abarcan. Ejemplo: Los archivos pertenecientes a la ONU, o a la Unión Europea. La guía de archivo: Centra su atención en un solo archivo así posea uno o mas fondos. La información que proporciona es más detallada en cuanto a la historia de la o de las entidades productoras, la organización y el contenido de las agrupaciones documentales”. Ejemplo la Guía del Archivo General de la Nación en México.187 Guía Simple La Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental en su articulo 32 menciona que los titulares de las dependencias y entidades, de conformidad con las disposiciones aplicables, deberán elaborar y poner a disposición del público una guía simple de sus sistemas de clasificación y catalogación, así como de la organización del archivo.188 Los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de Administración Pública Federal (fracción XVIII del lineamiento 185

ALDAY GARCÍA, Araceli, Op. cit., p. 54 CRUZ MUNDET, José, Ramón: Manual de..., Op. cit., p.273 187 La Guía de archivo es la que utilizaremos en este trabajo de investigación, la cual describirá el fondo de la Entidad que nos ocupa , dicha guía atiende algunos elementos de descripción señalados en la ISAD (G). 188 LFTAIPG, Op. cit. p.10 186

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segundo de la Guía simple), define a la Guía Simple de Archivos como el “esquema general de descripción de las series documentales de los archivos de una dependencia o entidad, que indica sus características fundamentales conforme al Cuadro General de Clasificación Archivística y sus datos generales”.189 El lineamiento séptimo del propio ordenamiento menciona que las dependencias y entidades elaborarán una guía simple de sus archivos con base en el cuadro general de clasificación archivística de sus series documentales, la relación de los archivos de trámite, de concentración e histórico, así como el nombre y cargo del responsable, la dirección, teléfono y correo electrónico de cada uno de ellos. El lineamiento tercero transitorio refiere que al Instructivo de elaboración de la guía simple de archivos a que se refiere el lineamiento séptimo será publicado en el sitio de Internet del Archivo General de la Nación dentro de los 60 días naturales posteriores a la publicación de los Lineamientos en el Diario Oficial de la Federación. Dicha guía deberá estar publicada en los sitios de Internet de las dependencias a más tardar el 1 de enero de 2005. El Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental en el Artículo 46 al respecto menciona que los Comités elaborarán un programa que contendrá una Guía Simple de la Organización de los archivos de la dependencia o entidad, y cuyo objetivo será facilitar la obtención y acceso a la información pública, esta guía será actualizada anualmente y deberá incluir las medidas necesarias para la custodia y conservación de los archivos.190 Objetivos de la Guía simple : ƒ Facilitar a la población en general, la búsqueda y localización de información específica en poder del Organismo y de sus Unidades Administrativas.191 ƒ Identificar el contexto y contenido de los archivos, a partir de las series comprendidas en el Cuadro General de Clasificación Archivística, así como su esquema de organización y sus datos generales. ƒ Asegurar la creación de descriptores consistentes y apropiadas para facilitar la recuperación y el intercambio de información ƒ Garantizar la descripción consistente para facilitar la recuperación de la Información. Disposiciones Generales: De aplicación ƒ La elaboración de la guía simple es obligatoria para todos los archivos de las dependencias o entidades de la APF. ƒ Cada unidad administrativa de la dependencia o entidad elaborará la guía de sus series documentales en todos y cada uno de los archivos: trámite, concentración e histórico. ƒ A partir de la guía de cada unidad administrativa se integrará la Guía Simple de la dependencia o entidad. 189

LGOCAEDAPF, p. 3 IFAI: Reglamento de la LFTAIPG, Op. cit., p.27 191 LFTAIPG, Op. cit., p.10. 190

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ƒ ƒ ƒ

Los elementos de descripción son aplicables del modo más amplio posible a los archivos sin tener en cuenta su volumen, etapa o espacio físico. La unidad de descripción de cada uno de los archivos será la serie documental. Los elementos de descripción determinados en el instructivo son básicos y obligatorios, sin menoscabo de que las dependencias o entidades puedan incorporar elementos adicionales que así convengan a sus necesidades de control.

Recomendaciones: ƒ La Guía simple podrá actualizarse anualmente en la fecha que así lo determine cada dependencia o entidad. ƒ A partir de 2006 los archivos abiertos en 2005 solamente utilizarán como unidades de descripción la sección y serie con base en el cuadro de clasificación archivístico de la dependencia o entidad. Cabe señalar que dentro de la teoría Archivística conocida no existe un termino como tal de Guía Simple, por lo que inferimos que esta guía retoma algunas características de las Guía de archivos tradicional que por lo general se utilizan en los archivos históricos, los cuales utilizan para su descripción los elementos de descripción que la Norma Internacional de Descripción Archivística proporciona. Para la elaboración de esta Guía se cuenta con un Instructivo que permite conocer a detalle la estructura de la Guía Simple que veremos en el siguiente apartado. 2.10.7 Instructivo para la elaboración de la Guía Simple de Archivos El Instructivo para la elaboración de la Guía Simple de archivos propone una estructura la cual se basa en agrupar dos áreas informativas: Identificación y contexto192, así como 12 elementos de descripción. Área: 1. Identificación193 1.1 Unidad Administrativa 1.2 Área de Procedencia del Archivo 1.3 Nombre del responsable y cargo 1.4 Domicilio 1.5 Teléfono

1.6 Correo Electrónico

Consignar el nombre de la unidad administrativa responsable del archivo. Registrar el nombre del área (dirección de área, subdirección, departamento o equivalentes) donde se localiza el archivo. Consignar el nombre (s) del servidor público designado (s) como responsable de la unidad de archivo. Proporcionar los datos relativos a identificar el lugar de trabajo: calle, número, colonia, código postal, delegación o municipio, estado, país, del lugar de trabajo del servidor público. Registrar el número telefónico del archivo, considerando la extensión y clave lada de la entidad. Consignar la dirección electrónica oficial del servidor público designado como responsable del archivo. En el caso de que el responsable no cuente con correo electrónico individualizado, deberá registrarse el institucional.

192

Dichas áreas las retoma de la agrupación de elementos para la descripción que propone la Norma ISAG (G). El Área de Identificación incluye información esencial para identificar la unidad de descripción (un documento o conjunto de documentos, en cualquier soporte, tratado como una entidad, y que constituye, por tanto, la base de una sola descripción). Cfr. AGN: Norma Internacional General de Descripción Archivística, Op. cit. p.10-17

193

73

ƒ 2.1 Unidad administrativa de procedencia 2.2 Sección 2.3 Serie (s) 2.4 Fecha (s) 2.5 Volumen 2.6 Ubicación física

Área: 2. Contexto194

Registrar el nombre de la entidad responsable de la producción, uso y acumulación de las series documentales. Registrar el nombre correspondiente a la estructura del archivo la sección documental correspondiente. Consignar todos y cada uno de la (s) series (s) documental (es) que integran el acervo en custodia. Proporcionar las fechas extremas de producción o acumulación para cada serie documental que se describe. Describir el volumen físico y la unidad de conservación y/o soporte de la serie documental especificando la cantidad de expedientes, piezas, volúmenes, cajas según sea el caso. Proporcionar la ubicación física de la (s) series (s) documental (es)

2.10.8 Inventarios Documentales Los Inventarios son una descripción exacta y precisa de toda la documentación de un archivo, cuyos asientos se ordenan siguiendo el orden del archivo y tiene como fin principal dar constancia de la documentación y como fines secundarios, la búsqueda, el control y el estudio del acervo documental.195 Este instrumento condensa la actividad intelectual del archivista sobre el fondo documental, ya que combina la clasificación y descripción, aunadas con una doble finalidad, por una parte conocer que es lo que se tiene y cómo está organizado, y por la otra, informar con precisión acerca de su contenido y localización, de tal suerte que ante cualquier búsqueda documental ofrezca siempre una respuesta pertinente y rápida. logrando un costo beneficio al permitir describir uniformemente los fondos y proporcionar unos niveles de información satisfactorios para los usuarios.196 El inventario nos permite conocer los volúmenes de acervo, los contenidos generales y la localización del material. Constituye el instrumento más importante. Pues es el sustento de todo el trabajo de descripción y crea las condiciones para profundizar gradualmente en el.197 Si bien el inventario es una herramienta de trabajo para el archivista, puede ser también (sino se cuenta con otro más detallado) un instrumento de orientación para el usuario, pues le permite un primer acercamiento al contenido del archivo.198 194

Área de contexto que incluye información sobre el origen y custodia de la unidad de descripción (documento) Cfr. AGN, Norma Internacional General de Descripción..., Op. cit., p.10 195 AGN, Introducción a la Organización de Archivos, Op. cit., p.56 196 CRUZ, MUNDET y MIKELARENA, Fernando: Información y Documentación..., Op. cit., p. 233 197 AGN, Introducción a la Organización de Archivos, Op. cit., p. 61 198 Ibidem, p. 62

74

Los Inventarios, describen las unidades que componen las series documentales199, dispuestas según el orden que tienen en el cuadro de clasificación y reproduciendo su estructura. En función de las unidades descritas podemos distinguir entre el inventario somero (describe las unidades de instalación)200 y el analítico (describe las unidades archivísticas; los expedientes). Así tenemos: Por su contenido informativo: ƒ Inventarios analíticos ƒ Inventarios someros Por la unidad de archivo que asientan: ƒ Inventario esquemático, describe una serie de cada asiento ƒ Inventario analítico, describe una pieza documental en cada asiento. ƒ Registro, describe una unidad de conservación en cada asiento. Por la finalidad que se les asigne: ƒ Inventario de trámite: controla los movimientos de la documentación en trámite ƒ Inventario de remisión: elabora un remitente para enviar a un receptor. ƒ Inventario topográfico: describe la documentación de un archivo a partir de una signatura topográfica. El inventario debe describir, de forma global, la totalidad de los fondos, secciones y series de un archivo. Debe reflejar la estructura de cada fondo, dando un panorama general del mismo.201 Elementos indispensables: ƒ ƒ ƒ

De carácter estructural: fondo, sección, serie. De localización: número de volumen (legajo o caja), cantidad. ce expedientes que contiene. De descripción: fechas extremas. síntesis de asuntos de toda la caja, observaciones generales.202

Consideramos apropiado definir los términos de inventario somero y analítico por la utilidad que tienen estos para los archivistas. Inventario somero Proporciona información genérica de la documentación que se encuentra en el archivo, es un primer procedimiento válido para la descripción de grandes volúmenes documentales. Su utilidad ante todo es de uso interno como procedimiento de control sobre las existencias. Los 199

La Unidad documental, es el elemento indivisible de una serie documental que puede estar constituido por un solo documento o por varios que formen un expediente. Cfr. Diccionario de Terminología Archivística, p.55 200 Entendiéndose como unidad de instalación, las agrupaciones de unidades documentales homogéneas p. 456 201 AGN: Introducción a la Organización de Archivos, Op. cit., p. 62 202 Idem.

75

elementos del inventario somero son: Resumen de la evolución histórica del ente que ha dado origen al fondo como el área de identificación: Signatura, Titulo, fechas, Nivel de Descripción y Volumen. Inventario Analítico Con respecto al anterior hay una característica distintiva, porque fundamentalmente este describe los fondos con mayor profundidad y desciende hasta los expedientes. Ofrece información suficiente para localizar la documentación en el tiempo y en su ubicación física, conocer su organización, e individualizarla para que cada cual elija entre todas las opciones las de su interés. Describe uniformemente los fondos y proporciona unos niveles de información satisfactorios para los usuarios. Los elementos del inventario analítico se encuentran divididos en obligatorios y optativos, son los siguientes: Área de identificación203: (Obligatorios) Signatura, Titulo, Fechas, Nivel de descripción, Volumen. Área de contenido y estructura204: Resumen de alcance y contenido. Área de contenido y estructura205: (Optativos) Información sobre valoración, selección y eliminación, sistema de organización. Área de condiciones de acceso206: Condiciones de acceso, e instrumentos de descripción. Área de documentación asociada207:Unidades de descripción relacionadas en el archivo. De acuerdo a los Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal los Inventarios documéntales, “son aquellos instrumentos de consulta208 que describen las series y expedientes de un archivo y que permiten su localización (inventario general), transferencia (inventario de transferencia) o baja documental (inventario de baja documental)”209 203

La cual identifica el archivo y proporciona un nexo de unión entre los documentos y la descripción que los representa. Cfr. AGN, Norma Internacional General de Descripción..., Op. cit. p.23 204 Su objetivo es identificar el contenido y tipología de la unidad de descripción para permitir a los usuarios juzgar su interés potencial., Ibidem, p.33 205 Proporciona información sobre cualquier acción de valoración, selección, y eliminación efectuada. En lo que respecta a organización especificará las principales características de la estructura interna, el orden de los documentos, y la forma como han sido tratados por el archivista. Ibidem, p.34-35 206 Identifica cualquier condición que restrinja o afecte al acceso a la unidad de descripción, así mismo en lo concerniente a los instrumentos de descripción, informará cualquier instrumento de descripción relacionado con la unidad de descripción. Ibidem, p.36-38 207 Permite identificar unidades de descripción relacionadas dentro del propio archivo. Ibidem, p.40 208 De acuerdo a la definición que marca el Diccionario de Terminología Archivística, los Instrumentos de consulta son documentos sobre cualquier soporte, publicado o no, que relaciona o describe un conjunto de unidades documentales, o bien los elementos de identificación y valoración de una serie, con el fin de establecer un control físico, administrativo y/o intelectual de los mismos, que permita su adecuada localización y recuperación. 209 LGOCAEDAPF, Op. cit., p.3

76

El Lineamiento decimotercero refiere que los titulares de las dependencias y entidades deberán asegurarse de que se elaboren los instrumentos de consulta y control que propicien la organización, conservación y localización expedita de sus archivos administrativos, por lo que mencionan deberán contar con los inventarios documentales: a. General b. De transferencia c. De baja210 Se considera que los inventarios deberán contener como elementos obligados:211 ƒ Logotipo de la dependencia y/o entidad ƒ Nombre de la dependencia y/o entidad ƒ Nombre de la Unidad administrativa ƒ Nombre del área de procedencia del archivo (dirección de área, subdirección, departamento u equivalentes) ƒ Número secuencial (indicar la secuencia de los elementos que conforman el inventario) ƒ Nombre del expediente y/o breve descripción del contenido ƒ Código de clasificación que indique la sección, serie y expediente. ƒ Valor primario de los archivos (administrativo, legal, contable fiscal) ƒ Periodo de la Documentación ƒ Vigencias documentales (conforme al Catálogo de Disposición Documental de la Dependencia o disposiciones jurídicas preestablecidas). Inventario General Respecto al inventario general refiere la fracción III inciso a) del Lineamiento decimotercero que la elaboración de este instrumento se deberá hacer en coordinación con los archivos de trámite, de concentración e histórico de la Entidad. Este Instrumento deberá estar concluido a más tardar el 31 de diciembre de 2004 e incluirá únicamente las series documentales respecto de la información generada, obtenida transformada o conservada por cualquier titulo con anterioridad al 12 de junio de 2003.212 El 1 de enero de 2005, se iniciará la elaboración del inventario general por expedientes, respecto de la información generada, obtenida, adquirida transformada o conservada por cualquier titulo a partir del 12 de junio de 2003.213 Elementos de Inventario General:214 ƒ Logotipo de la dependencia y/o entidad ƒ Nombre de la Unidad administrativa 210

Ibidem, p. 6 ARCHIVO General de la Nación, Módulo 3, [en línea]. México, [ref: de 15 de abril de 2005] Disponible en Web: 212 LGOCAEDAPF ,Op. Cit., p.8 213 Ibidem, p.9 214 Archivo General de la Nación, Módulo 3, [en línea]. México, [ref: de 15 de abril de 2005] Disponible en Web: 211

77

ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ

Nombre de la sección Nombre de la serie Código de clasificación que indique la sección, serie y expediente Nombre del expediente y/o breve descripción del contenido Asunto Fecha de apertura Reservado o confidencial Observaciones

Inventario de Transferencia La transferencia documental es aquel traslado sistemático de expedientes en etapa semiactiva al archivo de concentración y de los que tienen valor permanente al archivo histórico. Transferencia Primaria: Es la operación de traslado de expedientes cuyo tramite ha terminado, o su consulta es muy esporádica, mientras prescribe el termino de permanencia. Transferencia Secundaria. Es la operación de traslado de expedientes cuya etapa semiactiva ha concluido y se ha procedido a una valoración primaria y de este proceso se deslindan dos vertientes. 1) Si no se detectaron valores históricos se procede a su baja definitiva. 2) De lo contrario se procede a su transferencia al Archivo Histórico. 215 Inventario de Baja216 “Todos los archivos cuya vigencia ha concluido, conforme al catalogo de disposición documental de la dependencia o entidad, serán sujetos a procesos de valoración, selección, transferencia secundaria o baja”.217 El Lineamiento vigésimo refiere que “los inventarios de baja documental autorizados por el Archivo General de la Nación, deberán conservarse en el archivo de concentración por un plazo de cinco años, contados a partir de la fecha en que se haya autorizado la baja correspondiente”. El Inventario de baja debe contener como elementos obligatorios: a. b. c. d.

Logotipo de la dependencia y/o entidad Nombre de la dependencia y/o entidad Nombre de la Unidad Administrativa Nombre del área de procedencia del archivo (dirección de área, subdirección, departamento, u equivalentes)

215

Idem. Entendiendo como baja documental a la eliminación de aquella documentación que haya prescrito sus valores administrativos, legales, fiscales o contables y que no tenga valores históricos. Cfr. LGOCAEDAPF, Op. cit., p.1 217 AGN, Instructivo para el trámite y control de bajas de documentación del Gobierno Federal, México, 2004, p.8 216

78

e. Número secuencial (que indicará la secuencia de los elementos que conforman inventario) f. Nombre del expediente y/o breve descripción de contenido g. Código de clasificación que identifique a la sección, serie y expediente. h. Valor primario de los archivos (administrativo, legal, contable, fiscal, uno o varios). i. Periodo de trámite (años extremos que abarca la documentación) j. Vigencia documental (conforme al catálogo de disposición documental de dependencia o conforme a disposiciones jurídicas preestablecidas). De ser el caso vigencia documental incluirá el número de años a que corresponda en suma cuando trate de archivos que cuenten con información reservada, para lo cual se hará indicación que corresponda.218

218

el

la la se la

Ibidem, p.12

79

CAPITULO 3

PROCESO DE ELABORACIÓN DEL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA, CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL, GUÍA SIMPLE E INVENTARIO GENERAL. 3.1 Actividades en Pronósticos para la implementación de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental 3.1.1

Recopilación de la información

Para llevar a cabo la recopilación de la información se siguió una metodología que se describe a detalle, con base a la experiencia obtenida en la Entidad y que consistió en los siguiente: 1) Estudios y análisis Previos: ƒ ƒ

Análisis Institucional de la Entidad Análisis de fuentes documentales

2) Investigación de campo: Diseño de los Instrumentos para la recopilación de la información. ƒ ƒ ƒ

Cuestionario Entrevista Formato de Trabajo

3) Descripción de las herramientas utilizadas para la recopilación de la información. 4) Estudio de experiencias externas. 5) Implementación de las herramientas de recopilación de la información en la Entidad. ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ

Ubicación de la población Realización de pruebas piloto Repartición de Instrumentos Aclaración de dudas Recepción de cuestionario y formato de trabajo

1) Estudios y Análisis Previos: ƒ

Análisis Institucional de la Entidad a) Antecedentes históricos de PAP b) Estructura orgánica funcional de la Entidad

80

c) Marco Jurídico de la Entidad: Leyes, Acuerdos, Decretos, Reglamentos para los sorteos y concursos desarrollados en la Entidad. d) Conocimiento de los procesos del Sistema de Gestión de Calidad de PAP219 ƒ

Análisis de fuentes documentales

a) Revisión de la teoría archivística en materia de organización y descripción Archivìstica, en lo correspondiente a Instrumentos de descripción y cuadro de clasificación archivìstico. b) Análisis de la Legislación Archivìstica vigente aplicable a los archivos del Gobierno Federal, entre los que encontramos la LFTAIPG y su reglamento, así como los Lineamientos Generales para la Organización y conservación de Archivos de las dependencias y entidades de la APF, los Lineamientos Generales para la clasificación y desclasificación de la información de las dependencias y entidades de la APF, y las Disposiciones aplicables al Archivo Contable Gubernamental. c) Revisión y análisis del marco normativo de la Entidad entre la que se encuentra la Ley

Federal de Juegos y Sorteos, y los diferentes reglamentos para los concursos y sorteos de Pronósticos. d) Análisis del Manual de Organización y Procedimientos a fin de detectar funciones y atribuciones de la Entidad. e) Revisión del Sistema de Índices Reservados y Confidenciales220 f) Análisis de los Instructivos para la elaboración de Instrumentos de Organización y Descripción Documental: Cuadro de Clasificación archivístico, Guía Simple y Catálogo de Disposición Documental. g) Estudio comparativo de todas las fuentes a fin de contar con elementos comunes y básicos a fin de desarrollar los instrumentos de recopilación de información en la Entidad a efecto de llevar a cabo la elaboración de los Instrumentos de Organización y conservación de Archivos para PAP.

219

Actualmente la Institución se preocupa por obtener la certificación I.S.O 9001-2000 de los procesos básicos y de soporte que desarrolla la Entidad, entre los que se encuentran como básicos: El desarrollo de nuevos productos, generación de la demanda, ventas, captación de apuestas, concursos y sorteos, pago de premios. Y en los de soporte: Proveedor de Lotería en línea, soporte tecnológico y organizacional, reclutamiento, selección, capacitación y desarrollo del personal, adquisiciones, mantenimiento del edificio e instalaciones, comunicación y distribuciones. Resultaba muy importante conocer estos procesos que a su vez se encuentran relacionados con las funciones sustantivas y comunes de la Entidad. Cabe mencionar que las diferentes unidades administrativas de la Entidad en numerosas ocasiones manifestaron su preocupación ante la elaboración de los instrumentos de organización y conservación documental, ya que deseaban que estos no estuvieran fuera del contexto de la certificación de sus procesos. 220 De acuerdo a la LFTAIPG, en sus artículos 14, 15 y 17.

81

2) Investigación de Campo: Este punto resulta interesante ya que para poder desarrollar los Instrumentos de Consulta y control archivístico requeridos en la Legislación vigente, habría que diseñarse ciertas herramientas para la recopilación de la información, a través de técnicas de investigación de campo conocidas: a) Cuestionario (Ver anexo 2) b) Entrevista221 Los cuales surgen a partir de las necesidades de información que teníamos y de los criterios emanados de la LFTAIPG y los Lineamientos para la Organización de Archivos. Además de estos, se implementó un instrumento denominado formato de trabajo, que nos permitió de manera inicial conocer las series documentales y aspectos importantes de ellas, para la implementación de los instrumentos de consulta y control archivìstico. (Ver anexo 4) A fin de hacer más comprensible el llenado de estos instrumentos, se integraron de manera complementaria los siguientes: c) Índice de Series documentales222 (Ver apéndice 1 al Anexo 4) 223 d) Glosario de términos archivísticos (Ver apéndice 2 al Anexo 4)

Descripción de las herramientas utilizadas para la recopilación de la información: Como ya hemos mencionado en líneas anteriores para obtener información precisa y desarrollar los Instrumentos requeridos por la Ley, se requería elaborar ciertas herramientas que de manera integral nos permitirían conocer tanto el aspecto de identificación de los productores de la información, así como su contexto, a continuación se mencionan las características de cada una de ellas: 1.- Cuestionario: Se instrumentó con 23 preguntas abiertas tomando en cuenta los siguientes aspectos: ƒ Funciones de su unidad administrativa ƒ Ubicación del archivo ƒ Tipología documental ƒ Soportes utilizados ƒ Fechas de tramitación ƒ Áreas que consultan la documentación ƒ Características del mobiliario ƒ Tipo de ordenación documental ƒ Sistema de Clasificación utilizado 221

Se realizaron entrevistas con los responsables de archivos de trámite de la Entidad de manera informal a fin de conocer las características y funciones propias de sus archivos. 222 Consideradas a partir del cuadro básico de clasificación de las funciones comunes en Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo Federal. 223 Elaborado a partir de los conceptos archivísticos fundamentados en los Lineamientos Generales para la Organización de Archivos del Gobierno Federal y la Norma ISAD (G).

82

ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ

Aspectos sobre la transferencia documental Utilización de controles y registros Fundamento legal utilizado para la organización de sus documentos Problemas frecuentes Propuesta para un adecuado manejo y control documental

(Ver anexo 2) Cabe señalar que el cuestionario nos permitió elaborar un Diagnóstico para los Archivos de Tramite de la Institución, toda vez que aportó información importante de las diferentes unidades administrativas de la Entidad. (Ver anexo 3) 2.- Formato de trabajo con su respectivo instructivo de llenado: Se estructuró un formato de trabajo a fin de identificar, valores primarios y secundarios, plazos de conservación en cada uno de los archivos de trámite y de concentración, disposición documental, identificación de información reservada y confidencial y fundamento legal. Donde se incluyera la siguiente información: ƒ Al extremo superior derecho se contempló una área de identificación donde se pretendía conocer el nombre de la Subdirección, Dirección de Área, Gerencia y Departamento. A su vez el formato incluyó los siguientes campos: ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ

Nombre de la serie documental Fechas extremas Valor (administrativo, legal y contable) Volumen Información reservada Información confidencial Fundamento Legal Tiempo de guarda en archivo de trámite Tiempo de guarda en archivo de concentración Valor Histórico o secundario

(Ver anexo 4) Las herramientas anteriores se hicieron acompañar a su vez por otros instrumentos de apoyo que consistieron en: 1. Series documentales: Fueron consideradas a partir del Cuadro Básico de Clasificación de las funciones comunes en las Dependencias y Entidades del poder Ejecutivo Federal. (Apéndice 1 al anexo 4) 2. Glosario de términos archivísticos:

83

Consistió en 43 términos elaborados a partir de: ƒ

La Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.

ƒ

Lineamientos para la Organización y Conservación de los archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal.

ƒ

Normas de Archivo Contable de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.

(Apéndice 2 al Anexo 4) 3.- Estudio de experiencias externas Así mismo fue importante y necesario, hacer un estudio de experiencias externas, observando de que forma abordaban en otras instituciones tal proyecto, recurriendo ante todo a colegas archivistas que de manera accesible nos proporcionaron información útil al respecto. 4.-Implementación de las herramientas de recopilación de información en la Entidad: ƒ

Ubicación de la población. Se identificaron las diferentes Unidades Administrativas y a los responsables del manejo de archivos en la Entidad, a nivel interno como foráneo. Con lo que se concluyó que en total se deberían distribuir 54 cuestionarios y formatos.

ƒ

Realización de pruebas piloto. Se aplicaron 5 cuestionarios y formatos en la Comisión de Servicios de Acervo Documental y Operación Postal, para observar si existía alguna inconsistencia y hacer las correcciones pertinentes.

ƒ

Repartición de Herramientas. De manera oficial se hizo llegar a cada unidad administrativa de la Institución el cuestionario y el formato de trabajo (54 juegos) a partir del día 20 de julio del 2004, y se pidió su devolución a más tardar el 29 del propio mes y año. Dichos Instrumentos se hicieron acompañar de una circular por parte del Director Administrativo de PAP.

ƒ

Aclaración de dudas. Que no se hicieron esperar por parte de las Unidades administrativas de la Entidad, y que se trataron de resolver a través de numerosas visitas, correos electrónicos, a unidades administrativas del interior de la República, etc.

ƒ

Recepción de Instrumentos. Una vez que se contaba con los cuestionarios y formatos debidamente resueltos, se procedió a recibirlos, incluso desde la primera semana que se repartieron y hasta los primeros días del mes de agosto.

84

3.1.2

Organización y procesamiento de la información

El siguiente paso consistió en organizar y procesar la información obtenida. ƒ ƒ ƒ ƒ

Agrupación de instrumentos por Unidades Administrativas pertenecientes a la Subdirección, Dirección, Gerencia y Departamento. Lectura previa de la información Subrayado de información relevante Análisis de la información a fin de ubicar secciones y series documentales .

3.2 Elaboración de los Instrumentos de Consulta y Control Archivìstico 3.2.1 Cuadro General de Clasificación Archivística Es importante mencionar los aspectos que hemos considerado para la elaboración del Cuadro General de Clasificación archivìstica para PAP, y que en primera instancia resumen las actividades desarrolladas en PAP para la implementación de la LFTAIPG . 1) Análisis Institucional de PAP: Marco histórico 2) Análisis de fuentes documentales: Legislación Archivìstica, marco normativo de la Entidad, Manuales de Organización y Procedimientos, Instructivos para la elaboración de Instrumentos de Organización, estudio comparativo de todas las fuentes. 3) Investigación de campo: Elaboración de herramientas para levantamiento de información, visitas a encargados de archivo y reuniones con personal operativo y mandos medios a fin de identificar series documentales y necesidades de información en las diferentes unidades administrativas. 4) Estudio de experiencias externas. 5) Considerar la estructura, criterios y principios de la metodología archivìstica indispensable para la elaboración de este instrumento, atendiendo conceptos básicos tales como: (fondo, sección y serie) y a los principios (delimitación, unicidad, estabilidad y simplificación). A continuación presentamos el Proyecto de Cuadro de Clasificación Archivìstica para Pronósticos, considerando la Legislación vigente en la materia, las recomendaciones formuladas por el Archivo General de la Nación en su instructivo correspondiente, con lo que se pretende una homologación de criterios para la elaboración de este instrumento, en las Dependencias y Entidades del Gobierno Federal, y por su puesto es de considerar todo el trabajo previo que se desarrolló en la Entidad y que hemos descrito con anterioridad. Los niveles de descripción para este ejercicio, consideraron el Fondo, la Sección y la Serie, tratando de no recurrir a subdivisiones innecesarias. Así tenemos :

85

Fondo: Pronósticos para la Asistencia Pública,12 secciones comunes, y 9 secciones sustantivas, con su respectiva codificación basada en un sistema alfanumérico estructurado de la siguiente manera: 1er. Digito: sección, letra c: común, letra s: sustantivo,2° digito: serie Secciones Comunes 1C 2C 3C 4C 5C 6C 7C 8C 9C 10C 11C 12C

Legislación Asuntos Jurídicos Programación, Organización y Presupuestaciòn Recursos Humanos Recursos Financieros Recursos Materiales y Obra Pública Servicios Generales Tecnologías y Servicios de Información Comunicación social Control de Auditoria de Actividades Publicas Planeación, Información, Evaluación y Políticas Transparencia y Acceso a la Información

Secciones Sustantivas 1S 2S 3S 4S 5S 6S 7S 8S 9S

Sorteo Tris y Chispazo Sorteo Melate y Revancha Concursos Progol y Protouch Investigación y Desarrollo en Loterías, Concursos y Sorteos Promoción, publicidad y negociación con medios de comunicación Realización de Sorteos y Concursos Alta y baja de Agencias de ventas Servicio Médico H. Consejo Directivo

Las secciones y series comunes corresponden a las propuestas por el mismo AGN, a las cuales se le agregaron algunas series más en función de las necesidades de la propia Entidad. (Ver anexo 5 ) 3.2.2 Catálogo de Disposición Documental Como es bien sabido, el Catálogo de Disposición Documental es un instrumento muy valioso en una Institución para el manejo de su documentación, que entre sus funciones tiene el evitar el cúmulo innecesario de documentos en los archivos y conocer aspectos tales como: valores documentales, plazos de conservación, clasificación de la información, etc. Para la elaboración del Proyecto de Catálogo de Disposición Documental se consideró a su vez los 3 primeros puntos que se contemplan para la elaboración del Cuadro General de Clasificación archivìstica, y por lo que respecta a aspectos específicos para la elaboración del Catalogo de Disposición Documental resultó indispensable conocer :

86

1) Los criterios para determinar tiempos de guarda en archivos de trámite y concentración de acuerdo a diversos ordenamientos que regulan las documentación de acuerdo a su tipo y valor, sea esta, administrativa, contable, fiscal, reservada y confidencial. Ejemplo de ello es el Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos a que se sujetará la guarda, custodia y plazo de conservación del Archivo Contable Gubernamental, DOF del 25 de agosto de 1998, sin olvidar otros ordenamientos tales como la propia LFTAIPG, y los Lineamientos para la Organización y conservación de Archivos, la Ley del Trabajo, la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, la Ley de Obras Públicas entre otros. 2) Por otra parte hemos de comentar que para la elaboración de este instrumento retomamos la metodología propuesta por el AGN en su instructivo. 3) La valiosa información que aportaron las diferentes unidades administrativas de Pronósticos, y que nos dimos a la tarea recopilar en su momento, así como aquella información obtenida producto de reuniones y entrevistas que se llevaron acabo con las diferentes unidades administrativas de la Entidad. Por todo lo anterior presentamos el Proyecto de Catálogo de Disposición Documental para PAP, el que tienen las siguientes características: El catálogo se encuentra integrado por: ƒ ƒ ƒ ƒ

Presentación Objetivos Marco legal Instructivo de llenado

La estructura y elementos son los siguientes: ƒ Código ƒ Serie documental ƒ Valor Documental ƒ Tiempo de Guarda en: Archivo de Trámite y Concentración ƒ Destino Final: Baja y conservación permanente ƒ Información clasificada: ƒ Reservada y confidencial224 ƒ Observaciones

224

Para establecer el tiempo de reserva de la documentación clasificada con este criterio, tomamos en consideración los Índices de expedientes reservados de la Entidad.

87

CATALOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL

SECCIÓN: _____________

HOJA _DE _

Tiempo

Código

Serie Documental

Valor Documental

Archivo de Trámite

de Guarda

Archivo de Concentración

Destino

Baja

Final

Información Clasificada

Conservación permanente (valor histórico)

Reservada (años)

Confidencial

Fundamento Legal

(Ver anexo 6 ) 3.2.3

Guía Simple

Continuando con la presentación de los Instrumentos consulta y control archivìstico, encontramos la Guía Simple de Archivos para PAP que tiene entre sus objetivos identificar el contexto y el contenido de los archivos con base en el Cuadro General de Clasificación Archivìstica, así como facilitar la recuperación e intercambio de información. El Proceso de elaboración de este instrumento de igual manera forma parte del que hemos descrito para los Instrumentos anteriores, además de considerar las series documentales del Cuadro de Clasificación Archivìstica de PAP, y la información proporcionada por las unidades administrativas de la Institución. En el caso de la Guía para el Archivo de Concentración, nos fuimos directamente a la documentación albergada en el, a fin de identificar áreas productoras, tipologìas documentales, volumen en cajas, fechas extremas, etc. ya que el propio archivo no cuenta con algún inventario que nos pudiera referenciar algunas de estas características. En resumen, las características que contempla este instrumento resultan partir de 2 áreas: la de identificación y contexto cuyos elementos son los siguientes: a) Área de Identificación: Unidad Administrativa, Área de Procedencia del Archivo, Dirección, Nombre del Responsable y cargo, teléfono y correo electrónico.

88

b) Área de contexto: Unidad Administrativa de Procedencia, sección, serie documental, fechas extremas y volumen. Cabe hacer la aclaración que la Guía Simple que presentamos es tan solo un ejemplo de cómo debería ser presentada si los archivos en su momento contaran con una estructura que atendiera a las series documentales y no a expedientes como es el caso de Pronósticos. Por ello presentamos la Guía Simple para determinados archivos de trámite225y posteriormente para su archivo de concentración. A continuación encontramos los formatos utilizados para este Instrumento en ambos archivos, Trámite y Concentración.

225

Archivos de trámite considerados para la Guía Simple: Archivo Contable, Archivo de la Cuenta Corriente de Agentes, Archivo Clínico, Archivo General de Agencias y Agentes de Ventas, Archivo de Recursos Humanos. Esto obedece a las características y funciones que tienen permitiéndonos visualizar de manera clara sus series documentales.

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GUÍA SIMPLE DE ARCHIVOS ARCHIVO DE TRÁMITE

ÁREA DE IDENTIFICACIÓN Elementos:

Descripción

Unidad administrativa: Área de procedencia del archivo: Dirección: Nombre del responsable y cargo: Teléfono: Correo electrónico:

ÁREA DE CONTEXTO

Unidad administrativa de Procedencia:

Sección:

Serie documental

Fechas Extremas

Volumen

Ubicación Física

Fecha:

Firma del responsable de Archivo de Trámite

90

GUÍA SIMPLE DE ARCHIVOS ARCHIVO DE CONCENTRACIÒN

ÁREA DE IDENTIFICACIÓN

Elementos:

Descripción

Unidad administrativa: Área de procedencia del archivo: Dirección: Nombre del responsable y cargo: Teléfono: Correo electrónico:

ÁREA DE CONTEXTO Unidad Administrativa de Procedencia:

Fecha:

Fechas Extremas

Volumen en cajas

Ubicación Física

Firma del responsable de Archivo de Concentración

(Ver anexo 7)

91

3.2.4

Inventario General

Por último encontramos el Inventario General para Pronósticos, cuya elaboración fue posible gracias a la información aportada por cada unidad administrativa de la Entidad en el formato de trabajo presentado con anterioridad, en el que nos describieron de manera precisa su volumen documental . La estructura del Inventario se hizo en virtud de las Unidades Administrativas de la Entidad, ya que en la actualidad su documentación no se encuentra organizada por series documentales, lo que en su momento será necesario describir, cuando se trabaje en función del Cuadro General de Clasificación Archivìstica. A continuación se muestra el formato que se utilizará para el Inventario General, y cuya versión irá acompañada de una presentación que hacemos del mismo Instrumento. INVENTARIO GENERAL

No.

UNIDAD ADMINISTRATIVA DE PROCEDENCIA

ÁREA RESPONSABLE

FECHAS EXTREMAS

VOLUMEN

UBICACIÓN FÍSICA

OBSERVACIONES

(Ver anexo 8 )

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CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES La archivística como cualquier otra disciplina, tiene que actualizarse y renovarse, que mejor que sea a través de la legislación , que es el sustento de nuestra profesión actuando directamente sobre las decisiones y acciones en nuestro quehacer cotidiano.

Como pudimos observar durante el desarrollo de este trabajo, la Ley Federal de Transparencia es fruto de todas aquellas políticas nacionales e internacionales de las cuales nuestro país no podía quedar exento, redituando un beneficio hacia los archivos del Gobierno Federal al ser considerados como un vehículo fundamental para acceder a la información del Gobierno Federal.

Así mismo, este Informe nos llevó a conocer los aspectos teóricos que giran en torno a la LFTAIPG, desde su génesis, importancia y relación con los archivos.

Por otra nos permitió conocer los criterios y la metodología a utilizar para la implementación de los Instrumentos para la Organización y Conservación de Archivos, que no fue más que una tarea desconocida a las que tuvieron que enfrentar infinidad de Instituciones Gubernamentales a fin de dar cumplimiento en tiempo y forma con los compromisos de Ley.

Nuestra participación en Pronósticos consistió en implementar por primera vez acciones con base a la teoría archivística considerando criterios y fundamentos legales que en la actualidad le dan sustento a nuestra profesión, lo que resultó de gran utilidad para el proyecto de elaboración de los instrumentos señalados.

Siendo importante a destacar que todo ello fue acorde al bagaje archivìstico adquirido en la ENBA y al interés propio de investigar, analizar, comparar y estudiar todos aquellos elementos que giran en torno a esta tarea, donde resalta de manera importante la Legislación y que para fines de este trabajo descansó básicamente en la Ley Federal de Transparencia y demás instrumentos jurídicos que de ella emanan.

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Como recomendación resulta de vital importancia, que el archivista tenga confianza en los conocimientos adquiridos durante su formación profesional en la ENBA, sin dejar de mantenerse actualizado, siendo capaz de desarrollar un liderazgo que le permita visualizar y llevar a la práctica lo aprendido, con el sentido ético que la Archivística marca, procurando que nuestra actitud, presencia y trabajo le brinde a la disciplina el lugar y reconocimiento que le corresponde.

No hay que olvidar que los archivos se construyen con el trabajo diario de seres humanos, y que además de su aspecto técnico, tienen una importante función en esta era de la información en la que actualmente vivimos, además de la riqueza cultural que tienen revelando parte de nuestra identidad e historia.

Con lo que surge la siguiente analogía, donde la memoria en los seres humanos como parte de nuestro cerebro es fundamental para nuestro desarrollo, ya que de ahí tomamos experiencias y revivimos situaciones importantes de nuestra vida, sin ella no tendríamos clara nuestra identidad, así también los archivos, que como memoria de una Institución, preservan información en diferentes soportes documentales, reflejo de las funciones que ha desarrollado con el paso del tiempo, y que de no considerarse, resultarían un retroceso para esta época, donde juega un papel preponderante en la toma de decisiones y en el adecuado aprovechamiento de los recursos disponibles.

Quedando por último la invitación a los profesionales en Archivonomía no permanecer estáticos observando lo que se hace en favor de los archivos, importante resulta estar integrados y tener participación activa en los ámbitos que nuestra disciplina lo requiere.

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SIGLARIO AGN.- Archivo General de la Nación APF.- Administración Pública Federal DOF.-Diario Oficial de la Federación IFAI.- Instituto Federal de Acceso a la Información Pública ISO.- International Organization for Standardization LFTAIPG.- Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental LGOCAEDAPF.- Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal. LGCDIDEAPF.- Lineamientos Generales para la Clasificación y Desclasificación de la Información de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal. PAN.- Partido de Acción Nacional PAP.- Pronósticos para la Asistencia Pública PRD.- Partido de la Revolución Democrática PT.- Partido del Trabajo SSA-. Secretaria de Salud ISAD (G).- General Internacional Standard Archival Description (en sus siglas en español, utilizadas

para

referir

la

Norma

Internacional

General

de

Descripción

Archivística)

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