PROGRAMAS DE AUDITORÍA AUDITORÍA Y CUESTIONARIOS CUESTIONARIOS DE EVALUACION EVALUACION DEL CONTROL INTERNO AL RUBRO DE VENTAS.
AUDITORÍA.
Es la revisión, el examen de la información contenida en los estados
contables, por parte de una persona independiente, es decir ajena la que elaboró dicha información, con el objetivo de determinar la razonabilidad de la misma a efectos de emitir una opinión (informe).
ELEMENTOS
ACCION: Revisión, examen, control
OBJETO: El juego de los estados contables
SUJETO: Auditor, persona independiente del ente emisor
SENSOR: Normas contables profesionales
PRODUCTO PRINCIPAL:
SUBPRODUCTO: La carta de recomendaciones
El informe
PROGRAMA DE TRABAJO. Representa el detalle de los procedimientos de auditoría que se realizan en el transcurso de la etapa de ejecución.
Elementos.
Evaluar el control interno para ello se utiliza el memorando de planeamiento.
Planificación de las horas de trabajo.
Estimación del personal para que realice la auditoria.
Procedimientos de auditoria que se van a aplicar.
Oportunidad en que se realizan.
Alcance de los procedimientos
Agrupar los procedimientos de trabajo por conjunto de rubros (áreas) para poder dividir luego el trabajo entre los distintos integrantes del equipo de trabajo de auditoría. 1
CUESTIONARIO Y EVALUACION DEL CONTROL INTERNO ÁREA DE VENTAS. 1. Organización.
¿Cuánto personal de ventas tenemos/necesitamos?
¿Cuál sería el efecto sobre las ventas de reducir/aumentar la fuerza de ventas?
¿Cómo se organizan por regiones, por sector, por tipo de cliente, por producto/servicio, etc.?
¿Son todavía válidas las razones para este tipo de organización?(e) ¿Son efectivas las áreas de control?
2. Clientes.
¿Cuáles son las necesidades del cliente respecto a la fuerza de ventas?
¿Cómo satisfacemos estas necesidades?
¿Cómo realizamos una comparación con la competencia?
¿Sería incompatible satisfacer las necesidades de los clientes con nuestras necesidades?
3. Remuneración.
¿Qué método de remuneración estamos utilizando?
¿En qué se diferencia de los métodos previos?
¿Por qué se adoptaron los métodos actuales?
¿Qué prueba tenemos de que producen una mayor motivación?
¿Cómo es nuestro método de remuneración en comparación con los de la competencia?
¿Podemos justificar las diferencias?
¿Hemos considerado los métodos alternativos?
¿Qué otros beneficios recibe nuestra fuerza de ventas?
¿Habría una motivación mayor/menor si se revisaran los beneficios?
¿Es coherente nuestro sistema remunerativo con el trabajo de ventas?
2
4. Motivación. Califique la motivación de la fuerza de ventas: alta, moderada, baja.
¿Crece o decrece la motivación?
¿Qué factores principales producen la motivación en cada miembro del equipo de ventas?
¿Ayuda o impide nuestra cultura de empresa la motivación?
¿Se entienden y se ponen en marcha las motivaciones?
¿Qué tal es nuestro Director de Ventas en motivación?
5. Selección y contratación.
¿Cómo se selecciona a la fuerza de ventas?
¿Cuál es el registro de la rotación del personal de ventas?
¿Cómo está en comparación con el nivel del sector?
¿Cuál es la mayor causa de los abandonos?
¿En qué medida se pueden atribuir los abandonos a unos criterios y a unos métodos de selección pobres?
¿Se puede mejorar alguno de nuestros métodos de selección?
6. Servicios de venta
¿Cómo es nuestro servicio de ventas en comparación con el de la competencia?
¿Con qué rapidez respondemos a las peticiones de nuestros clientes?
¿Qué tal es nuestro servicio de entrega?
¿Qué tal manejamos las quejas?
¿Funciona bien nuestra oficina de ventas?
¿Es nuestro papeleo cómodo para el cliente?
¿Cómo describirían nuestro servicio los clientes?
7. Reuniones de ventas.
¿Saben los Directores de Ventas llevar las reuniones motivando?
¿Se siente el personal de ventas, motivado/entusiasmado en las reuniones?
¿Son efectivas las órdenes del día?
¿Necesitamos formarnos y planificar la acción más, y administrar menos? 3
¿Evaluamos el éxito de las reuniones de ventas?
8. POLÍTICAS. 1) ¿Se cuenta con política de venta por escrito? 2) ¿Reflejan los objetivos de la dirección superficie? 3) ¿Conoce las políticas el personal del departamento? 4) Las políticas describen condiciones tales como:
Características del vendedor.
Selección del vendedor.
Obligaciones el vendedor.
Forma de realizar la venta.
9. DESPACHOS:
Las funciones del departamento de despacho son independientes de las de:
a.
Recibo
b.
Contabilidad
c.
Facturación
d.
Cobranza
Los pedidos de los clientes son revisados y aprobados por el departamento de crédito antes de su aceptación, o por otras personas que no tengan intervención alguna en:
a.
Despachos.
b.
Facturación.
c.
Manejo de cuentas de clientes.
¿Se efectúan los despachos únicamente con base en órdenes debidamente aprobadas?
¿Después del envío de los artículos, una copia de la orden de despachos es enviada directamente al departamento de facturación?
¿Todas las órdenes de despacho son controladas numéricamente por el departamento de contabilidad?
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10.
FACTURACION.
Las funciones del departamento de facturación son independientes de:
a.
¿Despachos?
b.
¿Contabilidad?
c.
¿Cobranzas?
¿El departamento de facturación envía copias de las facturas directamente al departamento de cuentas por cobrar?
¿Se hacen resúmenes de las facturas y los totales se pasan al departamento de contabilidad, independientemente de los departamentos de cuentas por cobrar y caja?
¿Las facturas de venta son controladas numéricamente por el departamento de contabilidad?
¿Se comparan las facturas contra las órdenes de despacho, para cerciorarse de que todos los artículos enviados hayan sido facturados? Se revisan las facturas en cuanto a su exactitud en:
11.
a.
Cantidades.
b.
Precios.
c.
Cálculos.
CRÉDITOS.
Las personas autorizadas para aprobar notas de crédito son independientes del:
a.
Departamento de ventas.
b.
Departamento de cuentas por cobrar.
c.
Cajero.
¿Las devoluciones de las mercancías llegan todas al departamento de recibo (bodega) y las notas de crédito respectivas están respaldadas por informes de dicho departamento?
¿El departamento de contabilidad controla numéricamente o en otra forma todas las notas de crédito y se cerciora que estén debidamente respaldadas?
¿El departamento de crédito, o un empleado responsable que no maneja ninguna clase de fondos de la compañía, aprueba los descuentos tomados por clientes, que no hayan sido previamente autorizados? 5
¿La cancelación de deudas malas es revisada y aprobada por un funcionario responsable?
¿Se continúan las gestiones de cobro de tales deudas no obstante haber sido canceladas?
12.
REGISTROS.
¿Se diseñan y controlan las formas de registro?
¿Existe un método adecuado para el manejo del documento?
¿Los expedientes del cliente se localizan fácilmente y existe un método de información adecuado?
13.
¿Qué riesgos se preparan para información sobre ventas?
CONTROL.
¿Se cuenta con un control efectivo sobre aspectos generales de ventas?
¿Se p reparan presupuestos de ventas sobre bases realistas o sobre base óptimas?
¿Se elaboran estadísticas de ventas: por vendedor, por producto y por línea y se tienen datos de los últimos tres años?
¿Se controlan los volúmenes de devolución, quejas, servicios vista, gastos y se reportan al a dirección superior?
14.
ANALISIS DE VENTAS.
¿Se desarrolla algún análisis de venta?
¿Existe algún medio para medir la redituabilidad por vendedor y territorio de ventas?
¿Se analizan las formas de venta, dificultades de venta, actividades de vendedor, devoluciones,
15.
gastos,
zonas,
necesidades
de
venta,
variaciones,
etc.?
PRONOSTICOS DE VENTA.
¿Se elaboran pronósticos de ventas todos los años para cada producto?
¿Están bien basadas y son lógicas los proyectos de ventas? Es decir ¿Se desarrollan después de una investigación del mercado o económica?
6
PROGRAMAS DE AUDITORIA AL RUBRO DE VENTAS. 1.
Verifique las sumas del registro de ventas tomando el periodo que se considere necesario para satisfacernos de su corrección.
2.
Verifique las correcta contabilización de los totales del libro de venta en el mayor general.
3.
Se sumó el registro de ventas y se cotejo el total contra las cuentas de ventas.
4.
Revise si existe el consecutivo de las copias de facturas que se requiere para efectos fiscales.
5.
Revise se esté cumpliendo con los requisitos fiscales aplicables a ventas.
6.
A base de pruebas selectivas, revise los pases al auxiliar de cuentas por cobrar, de las facturas expedidas.
7.
Con las copias de las facturas del punto anterior, haga las siguientes pruebas:
a.
Revise los precios por unidad y descuentos contra lista de precios debidamente autorizada.
b.
Revise cálculos y sumas de las facturas y compare con los asientos en el registro e ventas.
c.
Revise su secuencia numérica.
d.
Verifique el pase del registro de ventas al mayor general.
e.
Coteje los importes de estas en el libro de ventas.
8.
Obtenga copia de las notas de crédito y verifique cálculos y sumas.
9.
Revisa la numeración progresiva de las notas de crédito por el periodo seleccionado.
10. A
base de pruebas selectivas, revise los pases de las notas de crédito de los
auxiliares de cuentas por cobrar.
11. Cerciórese que las notas de crédito están debidamente autorizadas por personas responsables.
12. Por
lo que se refiere a notas de crédito expedidas por conceptos distintos a la
devolución de mercancías, revise los comprobantes o documentos que garanticen la propiedad de las mismas.
13.
Por las facturas canceladas verifique existan el original y todas sus copias anexas debidamente inutilizadas. 7
14. Revise se esté cumpliendo con los requisitos fiscales aplicables a ventas. 15. Prepare una cédula resumen de las excepciones encontradas mostrando: a.
Número de la factura, nota de cargo o nota de crédito.
b.
Importe de la factura o nota de crédito.
c.
Comentario del cliente.
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CONCLUSIONES.
Evaluar el control interno para poder ver si realmente se están cumpliendo todo los establecido.
Revisar los datos contables que tiene la entidad y verdaderamente está realizando bien.
Nosotros como auditores debemos de conocer los procedimientos que se va a utilizar dentro del trabajo.
Nosotros como auditores debemos agrupar a los procedimientos en áreas o rubros para poder repartir a los demás integrantes del trabajo.
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