PEDOMAN SURAT-MENYURAT Organisasi Kemahasiswaan Universitas Bakrie
Pedoman ini menjadi panduan bagi Organisasi Kemahasiswaan Universitas Bakrie (ORMAWA UB) untuk kegiatan surat-menyurat di ruang lingkup ORMAWA UB dan pihak-pihak yang berkaitan dengan kegiatan tersebut. Pedoman ini menjelaskan 3 hal dalam kegiatan surat-menyurat ORMAWA UB: 1. jenis-jenis surat, 2. penomoran surat, 3. draft surat. I. Jenis-jenis Surat 1. Surat Keputusan (SK) Merupakan suatu produk statuer yang memuat: - pembentukan, pengaturan, pengesahan, perubahan statute atau pembubaran suatu organisasi, badan, panitia, tim, dan yang lain-lainnya; - pelimpahan/penyerahan wewenang tertentu kepada seorang pejabat; - mengesahkan petunjuk pelaksanaan suatu peraturan; - penunjukan, pengangkatan, dan pemberhentian pejabat/pegawai pada suatu jabatan atau pangkat, mutasi dan yang lain-lainnya; - penetapan hal-hal yang bersifat umum dan principal dalam rangka kebijaksanaan pokok. 2. Undangan (Und) Merupakan surat pemberitahuan yang meminta agar yang bersangkutan datang pada waktu, tempat, dan acara yang ditentukan. 3. Memorandum (Memo) Merupakan salah satu alat komunikasi di lingkungan Perguruan Tinggi yang sifat penyampaiannya tidak resmi (lugas). 4. Edaran (Ed) Merupakan pemberitahuan tertulis yang ditujukan kepada pejabat-pejabat tertentu tanpa memuat suatu kebijaksanaan pokok, melainkan hanya memberikan penjelasan atau petunjuk-petunjuk tentang cara pelaksanaan sesuatu peraturan atau perintah yang telah ada. 5. Surat Pengumuman (SPum) Merupakan surat yang berisi pemberitahuan sesuatu hal yang ditujukan kepada masyarakat umum, ataupun kepada pihak-pihak yang terlibat dalam isi atau format yang dicakup dalam pengumuman tersebut. 6. Surat Tugas (ST) Merupakan surat yang berisi penugasan dari atasan yang harus dilakukan oleh staf/bawahan dan memuat petunjuk apa yang harus dilakukan oleh seseorang atau sekelompok orang dalam bentuk satuan organisasi atau satuan kerja.
7. Surat Dinas (SDin) Merupakan surat dari suatu organisasi yang berisi informasi yang menyangkut kepentingan dan kegiatan dinas organisasi yang bersangkutan. 8. Surat Pengantar (SA) Surat pengantar adalah surat yang digunakan untuk mengantarkan sesuatu. Adapun bentuknya dapat berupa surat biasa atau lembar formulir. 9. Proposal (P) Merupakan pedoman kerja, gambaran atau peta perjalanan lengkap yang akan dilalui selama melakukan kegiatan, mempunyai gambaran menyeluruh atau lengkap mengenai lingkup dan urutan kegiatannya, tenggang waktu, saat mulai, serta saat kapan harus berakhirnya pelaksanaan dari masingmasing kegiatan, pihak-pihak lain yang terkait dan harus dihubungi, sarana yang dibutuhkan dan lain sebagainya. 10. Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) Suatu dokumen tertulis yang disusun dengan tujuan memberikan laporan tentang pelaksanaan kegiatan dari suatu unit organisasi kepada unit organisasi yang lebih tinggi atau sederajat. II. Penomoran Surat 1. Surat Keluar Surat keluar penomorannya dipisahkan berdasarkan 10 jenis surat yang dijelaskan di bagian awal. Tata cara penomorannya sebagai berikut: nomor/kode/dept-acara/ormawa-UB/bulan(romawi)/tahun contoh: 001/SK/KS-MBAKMI/BEM-UB/IX/2012 Keterangan tambahan: a. Apabila tidak ada bagian dept-acara maka setelah bagian kode langsung ke bagian ormawaUB. b. Kode yang digunakan untuk ormawa dikembalikan kepada ormawa masing-masing selama kode tersebut masih identik dengan ormawa berkaitan dan konsistensi penggunaan oleh ormawa tersebut. Contoh: UKMa Paduan Suara menggunakan kode PADUS. c. Diharapkan penomoran akan dilanjutkan walau telah terjadi regenerasi di ormawa yang bersangkutan, selama tidak ada perubahan pada ormawa tersebut pada bagian-bagian yang tercantum dalam penomoran surat keluar. 2. Surat Masuk Penomoran surat masuk digunakan untuk memudahkan dalam pengarsipan surat masuk ke setiap ORMAWA UB. Tata cara penomorannya sebagai berikut: nomor/organisasi/fak-universitas/bulan(romawi)/tahun contoh: - 001/BEM/FISIP-UI/IX/2012 untuk surat yang berasal dari organisasi tingkat fakultas - 001/BEM/UI/IX/2012 untuk surat yang berasal dari organisasi tingkat universitas - 001/1001Buku/IX/2012 untuk surat yang berasal dari organisasi non-universitas Keterangan tambahan: a. Penomoran ini tidak dipisahkan berdasarkan jenis surat, berurutan sesuai dengan urutan tanggal surat yang masuk ke masing-masing ormawa.
b. Penomoran surat masuk tidak dengan menghilangkan nomor asli dari instansi yang mengeluarkan surat keluar tersebut hanya merupakan nomor tambahan untuk keperluan kearsipan internal masing-masing ormawa. III. Draft Surat 1. Surat Keputusan
LOGO ORMAWA
SENAT MAHASISWA KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS BAKRIE Gelanggang Mahasiswa Soemantri Brojonegoro Suite GF, Jl. HR Rasuna Said Kav C-22 Kuningan, Jakarta Selatan Tel. 021-5261448, 526 3182/3 Fax. 021-527 6543
ukuran font 9
2 kait KEPUTUSAN SENAT MAHASISWA UNIVERSITAS BAKRIE No. 021/SK/SM-UB/XIX/2121 tentang PEMBENTUKAN A TEAM 2 kait Menimbang : dan seterusnya. Mengingat : dan seterusnya.
uraian kalimat mengenai pertimbangan/tujuan/ kepentingan/alasan hingga perlu dikeluarkan keputusan
dasar peraturan yang ada hubungannya dalam pembuatan keputusan
MEMUTUSKAN 1. Adanya panitia khusus. 2. Keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan. 2 kait Ditetapkan di Jakarta Pada Tanggal 21 September 2121 Sekjend. Senat Mahasiswa 3 kait Hatadhi NIM. 100200300 2 kait Tembusan: 1. 2. nb:
catatan tambahan di akhir kertas (ukuran font 9)
2. Undangan LOGO ORMAWA
SENAT MAHASISWA KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS BAKRIE Gelanggang Mahasiswa Soemantri Brojonegoro Suite GF, Jl. HR Rasuna Said Kav C-22 Kuningan, Jakarta Selatan Tel. 021-5261448, 526 3182/3 Fax. 021-527 6543
UNDANGAN No. 21/Und/SM-UB/IX/2121
Kepada
: Jabatan dan Organisasi Instansi Kota
Sehubungan dengan itu diharapkan hadir pada: tanggal hari pukul tempat acara
: : : : :
Atas perhatian dan kehadiran Saudara kami mengucapkan terima kasih.
Anggota Komisi Lima
Hatadhi NIM. 100200300
Tembusan: 1. 2. nb:
3. Memorandum SENAT MAHASISWA KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS BAKRIE
LOGO ORMAWA
Gelanggang Mahasiswa Soemantri Brojonegoro Suite GF, Jl. HR Rasuna Said Kav C-22 Kuningan, Jakarta Selatan Tel. 021-5261448, 526 3182/3 Fax. 021-527 6543
MEMO No. 21/Memo/SM-UB/IX/2121
Kepada Dari
: Ketua UKMa Badminton Universitas Bakrie : Senator Badminton
Segera
Jakarta, 12 Desember 1212 Senator Badminton
Hatadhi NIM. 100200300
Tembusan: 1. 2. nb:
4. Edaran SENAT MAHASISWA KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS BAKRIE Gelanggang Mahasiswa Soemantri Brojonegoro Suite GF, Jl. HR Rasuna Said Kav C-22 Kuningan, Jakarta Selatan Tel. 021-5261448, 526 3182/3 Fax. 021-527 6543
EDARAN PADUAN SUARA UNIVERSITAS BAKRIE No. 21/Ed/SM-UB/IX/2121
Hal : Kepada : Tata cara penutupan sebagai berikut.
Tempat, Tanggal Ketua KPP
Hatadhi NIM. 100200300
Tembusan: 1. 2. nb:
5. Surat Pengumuman SENAT MAHASISWA KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS BAKRIE Gelanggang Mahasiswa Soemantri Brojonegoro Suite GF, Jl. HR Rasuna Said Kav C-22 Kuningan, Jakarta Selatan Tel. 021-5261448, 526 3182/3 Fax. 021-527 6543
PENGUMUMAN MERPATI PUTIH UNIVERSITAS BAKRIE No. 21/SPum/SM-UB/IX/2121
Telah dimulai kejuaraan tingkat nasional
Tanggal Humas UKMa Merpati Putih
Hatadhi NIM. 100200300
Tembusan: 1. 2.
nb:
6. Surat Tugas SENAT MAHASISWA KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS BAKRIE Gelanggang Mahasiswa Soemantri Brojonegoro Suite GF, Jl. HR Rasuna Said Kav C-22 Kuningan, Jakarta Selatan Tel. 021-5261448, 526 3182/3 Fax. 021-527 6543
SURAT TUGAS No. 21/ST/SM-UB/IX/2121
Dengan ini ditugaskan: 1. Adi Keperluan: Pengawasan dst…
Tempat, Tanggal Ketua Komisi Tiga Senat Mahasiswa
Hatadhi NIM. 100200300
Tembusan: 1. 2. nb:
7. Surat Dinas SENAT MAHASISWA KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS BAKRIE Gelanggang Mahasiswa Soemantri Brojonegoro Suite GF, Jl. HR Rasuna Said Kav C-22 Kuningan, Jakarta Selatan Tel. 021-5261448, 526 3182/3 Fax. 021-527 6543
Bandung, 12 Desember 1212 Nomor : Hal : Kepada :
Diharapkan untuk segera memberikan data terbaru.
Ketua KPP
Hatadhi NIM. 100200300
Tembusan: 1. 2.
nb:
8. Surat Pengantar SENAT MAHASISWA KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS BAKRIE Gelanggang Mahasiswa Soemantri Brojonegoro Suite GF, Jl. HR Rasuna Said Kav C-22 Kuningan, Jakarta Selatan Tel. 021-5261448, 526 3182/3 Fax. 021-527 6543
SURAT PENGANTAR No. 21/ST/SM-UB/IX/2121
Kepada
: Jabatan dan Organisasi Instansi Kota Bersama ini kami sertakan proposal kegiatan A.
Tempat, Tanggal Ketua Senat Mahasiswa
Hatadhi NIM. 100200300
Tembusan: 1. 2. nb:
9. Proposal LEMBAR PENGESAHAN PROPOSAL NOMOR PROPOSAL NAMA KEGIATAN TANGGAL PENYELENGGARAAN
: : : Diajukan Oleh
xxxxxxxxxxx Jabatan (Ketua Organisasi) Tanggal Pengajuan
xxxxxxx Ketua Panitia Kegiatan :
Disetujui Oleh
xxxxxxxxxxxxx Kepala Bag. Kemahasiswaan UB Tanggal Persetujuan
xxxxxxxxxxxxx Ka/Waka Biro Administrasi Kemahasiswaan :
10. Laporan Pertanggungjawaban Format Laporan Pertanggungjawaban: - Pendahuluan - Nama Kegiatan - Dasar kegiatan - Tema Kegiatan (kalau ada) - Tujuan Kegiatan - Bentuk Kegiatan - Sasaran Peserta - Persiapan - Pelaksanaan - Evaluasi - Penutup Adapun untuk penandatanganan LPJ kegiatan maka semakin ke kiri dan semakin ke bawah, jabatan pihak yang bertandatangan semakin tinggi. Contohnya yaitu: Kadept Ketua Kegiatan xxx
xxxxxxxxx Kepala Organisasi
xxxx
Untuk LPJ Organisasi, maka yang menandatangani adalah Ketua Organisasi. Adapun untuk LPJ Departemen maka yang menandatangani adalah Ketua Organisasi. Sedangkan untuk proposal, terdapat surat pengantar proposal yang ditandatangani oleh Ketua Panitia, Sekretaris Organisasi dan Ketua Organisasi. Untuk proposal maka yang menandatangani adalah Ketua Pelaksana, Kepala Departemen, dan Ketua Organisasi. Sumber: Aryamdini, Woro. Pusat Pengembangan Bahan Ajar – UMB. Barthos, Basir. Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi cetakan keenam. 2007. Jakarta: PT Bumi Aksara. Notulen rapat koordinasi komisi satu, kesekretariatan BEM, Sekretaris HMJ. 2010. Keluarga Mahasiswa Universitas Bakrie. Proyek Pengembangan IAIN Sunan Kalijaga. Surya, Sunaryo. SMA Negeri 85 Jakarta. nd Tim kesekretariatan 2 Task Force. 2010. Keluarga Mahasiswa Universitas Bakrie
