INSTITUTO PACÍFICO
NORMAS DE AUDITORIA GUBERNAME NT NTAL AL C.P.C. Mario Ricardo Vera Novoa
2014
Índice I.
Introducción ................................ ................................................................ ................................................................ ............................................................... ...............................
5
2.
Normas de control............................ ............................................................ ................................................................. .......................................................... .........................
7
3.
Sistema de control gubernamental ................................ ................................................................. ............................................................ ...........................
7
4.
Evolución de las normas de control ............................... ................................................................ ............................................................ ...........................
8
5.
Normas generales de control gubernamental............................... ................................................................ ............................................. ............
10
Glosario de términos ............................. ............................................................. ................................................................. ..................................................... ....................
39
6.
Guía del auditado ............................ ............................................................ ................................................................ .......................................................... ..........................
41
7.
Guía de papeles de trabajo............................. ............................................................. ................................................................. ........................................... ..........
54
6.
NAGU 3.50 PApeles de trabajo ................................ ................................................................. ................................................................. ................................
68
7.
Aseguramiento de la calidad del proceso de examen en su etapa etapa de de ejecución ejecución - organización de papeles de trabajo ................................ ................................................................ ................................................................. ................................................ ............... 70
C.P.C. MARIO RICARDO VERA NOVOA
I. Introducción Las Normas de Auditoría Gubernamental – NAGU, fueron aprobadas mediante la Resolución de Contraloría Nº 162-95-CG, la misma que a través del tiempo de su vigencia sufrió una serie de modicaciones, siendo la penúltima a través de la Resolución de. Contraloría. Nº 309-2011-CG que sustituyo el texto de las NAGU, el prólogo de las Normas de Auditoría Gubernamental y las Normas de Auditoría Gubernamental 3.10, 3.40, 4.10, 4.40 y 4.60 respectivamente. Sin embargo, recientemente la Contraloría General de la República a través de su Resolución Nº 273-2014-CG publicada en el Diario Ocial el Peruano el 13 de mayo del año 2014, aprobó las Normas Generales de Control Gubernamental Así mismo dejó sin efecto las Normas de Auditoría Gubernamental - NAGU, aprobadas por Resolución de Contraloría Nº 162-95-CG y sus modicatorias, así como el Manual de Auditoría Gubernamental - MAGU, la Guía de Planeamiento de Auditoría Gubernamental y la Guía para la Elaboración del Informe de Auditoría Gubernamental aprobados por Resolución de Contraloría Nº 152-98-CG, quedando vigentes la Guía del Auditado y la Guía de Papeles de Trabajo a que se reere la Resolución de Contraloría Nº 152-98-CG. Disponiendo además que su vigencia es partir del día siguiente hábil de la publicación de la presente Resolución en el diario ocial El Peruano. Para el caso de los servicios de control posterior su aplicación será progresiva, conforme a lo siguiente:
Auditoría de Cumplimiento: A partir del día siguiente de aprobado el Manual de Auditoría de Cumplimiento. Auditoría de Desempeño: A partir del día siguiente de aprobado el Manual de Auditoría de Desempeño. Auditoría Financiera: A partir del día siguiente de aprobado el Manual de Auditoría Financiera. Finalmente señala que los servicios de control posterior que a la entrada en vigencia de la presente Resolución se encuentren en proceso, así como aquellos que se inicien con posterioridad a ésta y que no cuenten con los nuevos manuales de auditoría aprobados, se ejecutarán conforme a las normas de control señaladas en el artículo segundo de la Resolución Nº 273-2014-CG Las normas anteriores a la vigencia de la Resolución Nº 273-2014-CG, señalaban que la Auditoría Gubernamental es el mejor medio para vericar que la gestión pública se haya realizado con economía, eciencia, ecacia y transparencia, de INSTITUTO PACÍFICO
5
NORMAS DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL
conformidad con las disposiciones legales aplicables. La Auditoría se ha convertido en un elemento integral del proceso de responsabilidad en el sector público. La conanza depositada en el auditor gubernamental ha aumentado la necesidad de contar con normas modernas que lo orienten y permitan que otros se apoyen en su Iabor. Las normas contribuyen a que las auditorías sean evaluaciones imparciales, objetivas y conables de la gestión gubernamental. Constituyen un valioso marco de referencia para el control gubernamental. Con base a las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas - NAGA, Normas Internacionales de Auditoría - NIA, Normas de la Organización Internacional de Instituciones Supremas de Auditoría - INTOSAI, normas de auditoría emitidas por entidades homólogas y a la experiencia de la aplicación de normas reglamentarias, la Controlaría General de la República del Perú ha establecido las presentes Normas de Auditoría Gubernamental - NAGU, adaptándolas, en lo aplicable, a la Ley del Sistema Nacional de Control y al ámbito comprendido por ésta. Respecto a las NAGUS establecía son los criterios que determinan los requisitos de orden personal y profesional del auditor, orientados a uniformar el trabajo de la Auditoría gubernamental y obtener resultados de calidad. Constituyen un medio técnico para fortalecer y uniformar el ejercicio profesional del auditor gubernamental y permiten la evaluación del desarrollo y resultados de su trabajo, promoviendo el grado de economía eciencia y ecacia en la gestión de la entidad auditada. Se fundamentan en la Ley del Sistema Nacional de Control, su Reglamento y en las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas. Las NAGA son aplicables en su totalidad cuando se trata de una Auditoría nanciera, y en lo aplicable, en una Auditoría de asuntos nancieros en particular y otros exámenes especiales. La Auditoría de gestión requiere, sin embargo normas complementarias y especícas para satisfacer las necesidades propias de los citados exámenes. Los auditores deben seleccionar y aplicar las pruebas y demás procedimientos de auditoría que, según su criterio profesional, sean apropiadas en las circunstancias para cumplir los objetivos de cada auditoría. Esas pruebas y procedimientos deben planearse de tal modo que permitan obtener evidencia suciente, competente y relevante para fundamentar razonablemente las opiniones y conclusiones que se formulen en relación con los objetivos de la Auditoría. Las Normas de Auditoría Gubernamental son de cumplimiento obligatorio, bajo responsabilidad, por los auditores de la Contraloría General de la Republica, de los 6
ACTUALIDAD GUBERNAMENTAL
C.P.C. MARIO RICARDO VERA NOVOA
Órganos de Control Institucional de las entidades sujetas al Sistema y de las Sociedades de Auditoría designadas por el organismo superior de control. Asimismo, son de observancia, por los profesionales y/o especialistas de otras disciplinas que participen en el proceso de la auditoría gubernamental.
2. Normas de control De acuerdo a lo señalado por la Contraloría General de la República, el control gubernamental consiste en la supervisión, vigilancia y vericación de los actos y resultados de la gestión pública, en atención al grado de eciencia, ecacia, transparencia y economía en el uso y destino de los recursos y bienes del Estado, así como del cumplimiento de las normas legales y de los lineamientos de política y planes de acción, evaluando los sistemas de administración, gerencia y control, con nes de su mejoramiento a través de la adopción de acciones preventivas y correctivas pertinentes. El control gubernamental es interno y externo y su desarrollo constituye un proceso integral y permanente. En este rubro se reúne una serie de normas relacionadas a los distintos tipos de control que ejerce tanto la Contraloría General de la República como los demás órganos del Sistema Nacional de Control. La Auditoría Gubernamental es el mejor medio para vericar que la gestión pública se haya realizado con economía, eciencia, ecacia y transparencia, de confor midad con las disposiciones legales aplicables; por ello, la conanza depositada en el auditor gubernamental, quien es el que realiza esta labor, ha aumentado la necesidad de contar con normas que lo orienten y permitan asimismo establecer sus cualidades y calicaciones, así como la calidad de su trabajo; tales como las que se consignan en el presente punto.
3. Sistema de control gubernamental El Sistema de Control Gubernamental (Ex SAGU) es un sistema desarrollado por la Contraloría General con el objeto de facilitar el registro e intercambio de información estructurada con las Entidades y Órganos de Control Institucional del Sistema Nacional de Control y con las Sociedades de Auditoría designadas. El Sistema de Control Gubernamental permite el registro de información básica de las Entidades, Planes de Control (PAC), Labores de Control e Informes de Control; así como, el Seguimiento de las Recomendaciones contenida en los Informes de Control y Seguimiento a los Procesos Judiciales.
INSTITUTO PACÍFICO
7
NORMAS DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL
La información establecida en las Directivas, Resoluciones, Instructivos u otras disposiciones de la Contraloría General que se encuentren implementadas en el Sistema de Control Gubernamental, deberán coincidir con los presentados en medios magnéticos o transmisión electrónica. En el Sistema de Control Gubernamental se registrará información correspondiente a las Labores de control desde el año 2001 La Contraloría General entregará el Sistema de Control Gubernamental (Ex SAGU) y la documentación correspondiente al personal designado y acreditado por las Entidades y Órganos conformantes del Sistema Nacional de Control. En el caso de las Sociedades de Auditoría, la entrega se efectuará a su designación. El Departamento de Tecnologías de la Información atenderá las consultas relativas al uso del sistema a través del teléfono 330-3000, anexos 6601, 6602, 6603 y 6604; así como por correo electrónico:
4. Evolución de las normas de control A manera de sumilla a continuación y en forma cronológica presentamos la evolución en el tiempo del comportamiento de las Normas de Auditoría Gubernamental R.C. Nº 162-95-CG 26-09-1995
R.C. Nº 246-95-CG 29-12-1995 R.C. Nº 112-97-CG 22-06- 1997 Nº 152-98-CG 19-12-1998 R,C. Nº 141-99-CG 29-11-1999 R.C. Nº 259-00-CG 13-12-2000
8
Aprueba las Normas de Auditoría Gubernamental NAGU, las cuales constituyen los criterios generales que determinan los requisitos personales y profesionales del Auditor Gubernamental, orientados a uniformar y optimizar los resultados del trabajo de auditoría. Sustituye la Norma de Auditoria Gubernamental NAGU 4.50 – Informe Especial- aprobada por Resolución de Contraloría Nº 162-CG Sustituye texto de Norma de Auditoría Gubernamental NAGU 3.60 Aprueban Manual, Guías de Planeamiento y Elaboración del Informe de Auditoría Gubernamental y las Guías de Papeles de Trabajo y del Auditado Modica Normas y Manual de Auditoría Gubernamental, y aprueban directivas sobre comunicación de hallazgos y evaluación de indicios de responsabilidad penal y civil Sustituye las Normas de Auditoría Gubernamental 3.10, 3.60, 4.10, 4.20, 4.30, 4.40, y 4.50
ACTUALIDAD GUBERNAMENTAL
C.P.C. MARIO RICARDO VERA NOVOA
R.C.Nº 012-02-CG 27-01-2002
Sustituye la Norma de Auditoría Gubernamental 4.50 – Informe Especial, aprobada mediante Resolución de Contraloría Nº 259-2000-CG R.C. Nº 089-02-CG Suspende la obligación de remitir los Informes Espe11-05-2002 ciales al Comité de Calidad de la Contraloría General, dispuesta en la Norma de Auditoría Gubernamental 4.50 “Informe Especial”, en tanto se culmine la revisión del texto íntegro de las Normas de Auditoría Gubernamental y, como consecuencia de ello, se proceda a su correspondiente aprobación. R.C. Nº 563-05-CG Establece como criterios para la determinación de la situación actual de las recomendaciones registradas en el Sistema de Información del Proceso de la Acción Correctiva INFOPRAC R.C. Nº 309-2011-CG Sustituye el texto de las NAGU, Sustituye el prólogo de 29-10-2011 las Normas de Auditoría Gubernamental, Sustituye las Normas de Auditoría Gubernamental 3.10, 3.40, 4.10, 4.40 y 4.60 R.C. Nº 382-2013-CG Aprueban Directiva Nº 011-2013-CG-ADE denominada 18-10-2013 “Auditoría de Desempeño” y modican disposiciones de las Normas de Auditoría Gubernamental y del Manual de Auditoría Gubernamental R.C. Nº 273-2014-CG Aprueba las Normas Generales de Control Guber13-05-2014 namental y dejan sin efecto las Normas de Auditoría Gubernamental – NAGU, aprobadas por Resolución de Contraloría Nº 162-95-CG y sus modicatorias, así como el Manual de Auditoría Gubernamental – MAGU, la Guía de Planeamiento de Auditoría Gubernamental y la Guía para la Elaboración del Informe de Auditoría Gubernamental aprobados por Resolución de Contraloría Nº 152-98-CG, quedando vigentes la Guía del Auditado y la Guía de Papeles de Trabajo a que se reere la Resolución de Contraloría Nº 152-98-CG
INSTITUTO PACÍFICO
9
NORMAS DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL
5.
Normas generales de control gubernamental RESOLUCIÓN DE CONTRALORÍA N° 273-2014-CG
MARCO CONCEPTUAL Defnición y alcance de las Normas Generales de Control Gubernamental
1.1 Las Normas Generales de Control Gubernamental son las disposiciones de obligatorio cumplimiento, desarrolladas a partir de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República, Ley Nº 27785, que regulan el ejercicio del control gubernamental; brindando dirección y cobertura para su realización. Tienen por objeto regular el desempeño profesional del personal del Sistema y el desarrollo técnico de los procesos y productos de control. 1.2 Las Normas Generales de Control Gubernamental son emitidas por la Contraloría General de la República, en su calidad de órgano rector del Sistema Nacional de Control y en el ejercicio de su autonomía y competencia reguladora, guardando concordancia con el artículo 82º de la Constitución Política del Perú y la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República. Asimismo, han sido desarrolladas con base en la normativa y buenas prácticas internacionales sobre el ejercicio del control gubernamental y la auditoría; entre las cuales destacan las Normas Internacionales de Entidades Fiscalizadoras Superiores – ISSAI emitidas por la Organización Internacional de Instituciones Supremas de Auditoría (INTOSAI) y las Normas Internacionales de Auditoría – NIA emitidas por la Federación Internacional de Contadores (IFAC). 1.3 Son de observancia obligatoria para los órganos y personal del Sistema Nacional de Control, expertos que participen en el desarrollo del control gubernamental y para los funcionarios y servidores públicos de las entidades bajo el ámbito del Sistema Nacional de Control. 1.4 De conformidad con la Ley Nº 27785, compete a la Contraloría General de la República actualizar e interpretar las presentes Normas Generales y emitir las normas relativas al desarrollo del control gubernamental, derivadas de ellas. Estructura y aplicación de las Normas Generales de Control Gubernamental
1.5 Las Normas Generales de Control Gubernamental cuentan con siete secciones, divididas en subsecciones:
10
ACTUALIDAD GUBERNAMENTAL
C.P.C. MARIO RICARDO VERA NOVOA
I.
Marco conceptual
II.
Normas de desempeño profesional
III.
Normas de gestión de la calidad
IV.
Normas comunes a los servicios de control
V.
Normas de servicios de control previo
VI.
Normas de servicios de control simultáneo
VII.
VII. Normas de servicios de control posterior
1.6
En el texto de las Normas Generales de Control Gubernamental se utilizarán las denominaciones abreviadas de los siguientes términos:
•
Contraloría General de la República – Contraloría.
•
Entidad(es) sujeta(s) a control – entidad(es).
•
Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República – Ley.
•
Normas Generales de Control Gubernamental – Normas Generales.
•
Sistema Nacional de Control – Sistema.
•
Sociedades de Auditoría externa designadas por la Contraloría y contratadas – Sociedades de Auditoría
Relación de las Normas Generales con otras normas 1.7
Teniendo en cuenta que las Normas Generales regulan el ejercicio integral del control gubernamental, la normativa especíca que se derive de ellas debe guardar plena concordancia con el contenido de sus disposiciones.
1.8
Para el ejercicio del control gubernamental, en los aspectos que no estén expresamente desarrollados en estas Normas Generales o en la normativa especíca, se podrán tomar como referencia técnica otras normas expedidas por instituciones nacionales o internacionales, tales como:
INSTITUTO PACÍFICO
11
NORMAS DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL
a) INTOSAI: Para las auditorías de desempeño, cumplimiento y otras auditorías especializadas. b) Organización Internacional para la Estandarización (ISO): Para la gestión de la calidad. 1.9
Para el ejercicio de las auditorías nancieras adicionalmente a la aplicación de las presentes Normas Generales y la normativa especíca que se derive de ella, se considerarán las Normas Internacionales de Auditoria - NIA emitidas por el IFAC.
Control Gubernamental 1.10 El control gubernamental consiste en la supervisión, vigilancia y vericación de los actos y resultados de la gestión pública, en atención al grado de e ciencia, ecacia, transparencia y economía en el uso y destino de los recur sos y bienes del Estado, así como del cumplimiento de las normas legales y de los lineamientos de política y planes de acción. 1.11 El control gubernamental constituye un proceso integral y permanente, que tiene como nalidad contribuir a la mejora continua en la gestión de las entidades; así como en el uso de los bienes y recursos del Estado. 11.12 El control gubernamental se clasica de las siguientes maneras: •
En función de quién lo ejerce: control interno y externo.
•
En función del momento de su ejercicio: control previo, simultáneo y posterior.
El control gubernamental interno a su vez puede ser previo, simultáneo y posterior; su desarrollo es responsabilidad de las autoridades, funcionarios y servidores de las entidades. El control interno simultáneo y posterior también es ejercido por los Órganos de Control Institucional, conforme a las disposiciones establecidas en estas Normas Generales. El control gubernamental externo puede ser previo, simultáneo y posterior; y lo ejerce la Contraloría u otro órgano del Sistema por encargo o designación de esta. En el caso del control externo posterior, puede ser ejecutado además por las Sociedades de Auditoría que sean designadas por la Contraloría. El control gubernamental externo posterior se realiza fundamentalmente mediante acciones de control
12
ACTUALIDAD GUBERNAMENTAL
C.P.C. MARIO RICARDO VERA NOVOA
Asimismo, para el ejercicio del control gubernamental externo se podrán llevar a cabo inspecciones, vericaciones, diligencias, entre otros; cuya regulación se desarrollará en la normativa especíca que establezca la Contraloría. 1.13 En el ejercicio de sus atribuciones, los órganos del Sistema aplican de manera obligatoria los principios del control gubernamental establecidos por la Ley, que sirven como criterio interpretativo e integrador para la aplicación de las Normas Generales y como parámetros para la actuación del personal de los órganos del Sistema. 1.14 El ejercicio del control gubernamental impone obligaciones funcionales a quienes lo efectúan. En armonía con ello, los órganos y el personal del Sistema son responsables de desempeñar sus labores y sujetar su comportamiento a las normas de conducta, principios, procedimientos y demás disposiciones aplicables.
Servicios de control 1.15 Los servicios de control constituyen un conjunto de procesos cuyos productos tienen como propósito dar una respuesta satisfactoria a las necesidades de control gubernamental que corresponde atender a los órganos del Sistema. 1.16 Los servicios de control son prestados por la Contraloría y los Órganos de Control Institucional, conforme a su competencia legal y funciones descentralizadas. Los servicios de control posterior pueden ser atendidos por las Sociedades de Auditoría, cuando son designadas y contratadas conforme a la normativa sobre la materia. 1.17 Los servicios de control pueden ser de los siguientes tipos: a)
Servicios de control previo •
Autorizar presupuestos adicionales de obra y mayores servicios de supervisión.
•
Informar sobre las operaciones que en cualquier forma comprometan el crédito o capacidad nanciera del Estado.
•
Opinar sobre las contrataciones con carácter de secreto militar o de orden interno.
INSTITUTO PACÍFICO
13
NORMAS DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL
• b)
Otros establecidos por normativa expresa.
Servicios de control simultáneo •
Acción simultánea.
•
Orientación de ocio.
•
Visita de control.
•
Otros que se establezcan.
•
Servicios de control posterior
•
Auditoría nanciera.
•
Auditoría de desempeño.
•
Auditoría de cumplimiento.
•
Otros que se establezcan.
1.18 El desarrollo de los servicios de control comprende la utilización de las técnicas, prácticas, métodos y herramientas de control y de gestión necesarias para el adecuado cumplimiento de sus objetivos, teniendo en cuenta la naturaleza y características particulares de las entidades. De igual forma, se debe considerar su carácter integral y especializado, su nivel apropiado de calidad y el uso óptimo de los recursos. Las características y las condiciones de tales servicios son determinadas por la Contraloría en la normativa especíca, de acuerdo a los requerimientos y la naturaleza particular de cada uno de los tipos de servicio de control, conforme a sus atribuciones legales y autonomía funcional.
Servicios relacionados 1.19 Los servicios relacionados están vinculados a los procesos de carácter técnico y especializado derivados de atribuciones o encargos legales, que generan productos distintos a los servicios de control previo, simultáneo y posterior; y que son llevados a cabo por los órganos del Sistema con el propósito de coadyuvar al desarrollo del control gubernamental.
14
ACTUALIDAD GUBERNAMENTAL
C.P.C. MARIO RICARDO VERA NOVOA
1.20 El desarrollo de los servicios relacionados debe sujetarse a la normativa especíca que al efecto establece la Contraloría. Para su apropiada ejecución, es de aplicación lo previsto en estas Normas Generales en lo que resulte pertinente. I.
NORMAS DE DESEMPEÑO PROFESIONAL
En el ejercicio de los servicios de control y servicios relacionados, el personal del Sistema debe guiar su desempeño profesional por las normas de independencia, entrenamiento y competencia, diligencia profesional y condencialidad; teniendo en cuenta los requisitos establecidos en la normativa vigentes. El comportamiento ético del personal se regirá de acuerdo a los correspondientes Códigos de Ética profesionales y de la función pública, así como la normativa emitida por la Contraloría.
Independencia En el ejercicio de sus funciones, el personal del Sistema debe mantener una actitud mental libre de inuencias que comprometan el juicio profesional. 1.1
La independencia es una actitud mental que permite al personal formular juicios fundados en elementos objetivos, y que garantiza la consistencia e integridad de sus actuaciones y opiniones. El personal no sólo debe mantener independencia, sino también ser reconocido como independiente por las entidades y la ciudadanía en general; permaneciendo exento de impedimentos ya sean personales o externos.
1.2
Los impedimentos personales son la consecuencia de relaciones o creencias que pudieran limitar, debilitar o sesgar el resultado de la ejecución del control gubernamental. En ese sentido, el personal está obligado a abstenerse de participar en servicios de control o servicios relacionados ante situaciones que pudieran implicar incompatibilidades personales o conicto de intereses. Asimismo, se encuentra impedido de intervenir en el desarrollo de servicios respecto a la entidad donde haya laborado anteriormente y que comprenda aspectos en los cuales participó directa o indirectamente, de acuerdo a las disposiciones vigentes.
1.3
Los impedimentos externos se producen cuando el personal es disuadido de actuar objetivamente en el ejercicio profesional debido a las presiones, reales o percibidas, de la entidad o de terceros vinculados a la misma. El personal debe evitar ser pasible de cualquier tipo de inuencias o prejuicios
INSTITUTO PACÍFICO
15
NORMAS DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL
que afecten su libre discernimiento y desempeño profesional; encontrándose impedido asimismo de aceptar benecios de cualquier forma, para sí o para otro, provenientes de personal de la entidad o de terceros. 1.4
En el desarrollo del control gubernamental, el personal está impedido de participar en los actos de gestión de las entidades; así como emitir apreciaciones sobre los mismos. Asimismo, el personal en el ejercicio de sus funciones está impedido de participar en actividades de proselitismo político.
1.5
El personal deberá informar oportunamente sobre cualquier situación que pueda menoscabar su independencia, conforme a los procedimientos que se establezcan en la normativa especíca. Si se detecta un impedimento a la independencia después que se emitan los resultados del control gubernamental, la Contraloría deberá evaluar el impacto del hecho sobre dichos resultados, disponiendo las acciones correspondientes.
Entrenamiento y competencia
El personal del Sistema debe poseer entrenamiento profesional especializado y actualizado, así como contar con la competencia necesaria para el apropiado desarrollo del control gubernamental, propendiéndose a la mejora continua de su calidad profesional. 2.6
El entrenamiento profesional se reere a la adquisición continua de los conocimientos técnicos y habilidades necesarias para realizar las tareas requeridas en el desarrollo del control gubernamental con calidad y eciencia. La competencia se deriva del entrenamiento y experiencia que permitan la emisión de un juicio sólido e idóneo, y se adquiere mediante un compromiso de aprendizaje.
2.7
La Contraloría debe establecer programas permanentes de capacitación y especialización profesional continua dirigidos al personal del Sistema, el cual debe participar activamente a n de adquirir y mantener el entrenamiento y competencia necesarios para la ejecución del control gubernamental.
2.8
Los órganos del Sistema deberán contar con un adecuado proceso de selección del personal para mantener un equipo de trabajo competente, así como asignar a los trabajadores en el desarrollo de los servicios de control y servicios relacionados de acuerdo a su competencia, y realizar una supervisión y evaluación constante de su desempeño.
16
ACTUALIDAD GUBERNAMENTAL
C.P.C. MARIO RICARDO VERA NOVOA
Diligencia profesional El personal del Sistema debe desenvolverse con la debida diligencia profesional en el desempeño de todas las labores que desarrolle durante la realización de los servicios de control y servicios relacionados. 2.9
La diligencia profesional implica utilizar el pensamiento analítico y crítico, los conocimientos, habilidades y experiencias adquiridas, así como la orientación a los resultados, para la realización de servicios de control y relacionados ecientes, ecaces y de calidad En ese sentido, el personal debe conocer y aplicar las normas, técnicas y prácticas correspondientes al desarrollo del control gubernamental, empleando adecuadamente su juicio; así como comprender las normas que rigen el funcionamiento de las entidades.
2.10 La diligencia profesional implica que el personal del Sistema debe actuar aplicando el escepticismo profesional, para obtener evidencia suciente y apropiada, que le proporcione una base razonable para formular su opinión. El escepticismo profesional debe entenderse como una actitud que incluye tener una mente inquisitiva y efectuar una evaluación crítica, para lo cual el personal del Sistema debe utilizar su conocimiento, destrezas y habilidades requeridas, para la obtención y evaluación objetiva de la evidencia con diligencia, buena fe e integridad. 2.11 La diligencia profesional también incluye la aplicación de los conocimientos, habilidades y experiencias colectivas que comparte y transmite todo el personal involucrado en el desarrollo de un servicio de control o servicio relacionado, así como el criterio individual de cada uno; pudiendo implicar asimismo la colaboración de expertos. Confdencialidad
El personal del Sistema está obligado a guardar debida reserva y discreción sobre la documentación y resultados de los servicios de control o servicios relacionados que sean de su conocimiento en el ejercicio de sus funciones. 2.12 La condencialidad se reere a mantener estricta reserva respecto de la información obtenida durante la realización de los servicios y en el contenido de los resultados del control gubernamental; no revelando hechos, datos, procedimientos y documentación cuya difusión no se encuentre autorizada de acuerdo a ley.
INSTITUTO PACÍFICO
17
NORMAS DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL
El personal se encuentra impedido de revelar y utilizar la información cuya difusión se encuentre restringida por mandato legal, aun después de haber cesado en sus funciones; salvo autorización otorgada por instancia competente o por el cumplimiento de responsabilidades legales expresas. Asimismo, el personal no debe emitir opiniones adelantadas sobre las actividades de la entidad, las personas sujetas a control y sobre los resultados de su propia labor. 2.13 La Contraloría establecerá las disposiciones orientadas a asegurar la condencialidad de la información que se obtiene en el ejercicio del control gubernamental, considerando los principios legales de reserva y publicidad regulados por la Ley, así como las disposiciones de la Ley de Transparencia y de Acceso a la Información, la Ley de Protección de Datos Personales, y otras normas vinculadas al tema. II.
NORMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
La Contraloría establece y mantiene un sistema de gestión de la calidad, con la nalidad de observar los requisitos y especicaciones establecidos como estándares en la normativa especíca, así como cumplir los requerimientos de los clientes del control gubernamental. 3.1
A n de brindar servicios de control y servicios relacionados que generen valor a las entidades y la ciudadanía, y en el marco del sistema de gestión de la calidad y mejora continua, la Contraloría dene la política y objetivos de la calidad acordes con la misión y visión institucional, cuyo contenido será su jeto de una adecuada difusión e información que garantice su entendimiento y aplicación por parte de los órganos del Sistema.
3.2
La calidad en los servicios de control y servicios relacionados está referida al grado en el que un conjunto de características inherentes a los procesos y productos de control cumplen con los requisitos y especicaciones establecidos como estándares en la normativa especíca. Es responsabilidad del personal del Sistema su cumplimiento en todas las etapas de los servicios de control y relacionados.
3.3
El control de la calidad en los servicios de control y servicios relacionados, es la aplicación de un conjunto de políticas, disposiciones y recursos técnicos orientados a revisar si los procesos y productos del control gubernamental cumplen con los requisitos y especicaciones establecidos como estándares en la normativa especíca.
18
ACTUALIDAD GUBERNAMENTAL
C.P.C. MARIO RICARDO VERA NOVOA
En el marco del sistema de gestión de la calidad, la Contraloría debe establecer y mantener adecuados mecanismos de control de la calidad, que permitan vericar el cumplimiento de los requisitos y especicaciones establecidas como estándares. El control de calidad debe ser ejecutado en forma oportuna por las unidades orgánicas de la Contraloría, los Órganos de Control Institucional y las Sociedades de Auditoría, como parte inherente a su gestión y de acuerdo con sus funciones y atribuciones en la conducción, ejecución y evaluación de los servicios de control y servicios relacionados. 3.4
El aseguramiento de la calidad en los servicios de control y servicios relacionados, consiste en la aplicación de un conjunto de políticas, disposiciones y recursos técnicos orientados a vericar que los procesos y productos de control gubernamental han sido sujetos a control de calidad en cada una de sus etapas y cumplen con los requisitos y especicaciones establecidos como estándares, así como a impulsar la mejora continua del proceso operativo del servicio de control; a n de proporcionar conanza sobre el adecuado ejercicio del control gubernamental. Es realizado de manera selectiva por personas o unidades orgánicas distintas a los que ejecutan los servicios de control y relacionados.
3.5
La Contraloría debe establecer políticas, procedimientos y programas de capacitación diseñados para promover una cultura interna reconociendo que la calidad es esencial en el desarrollo de los servicios de control y servicios relacionados
III.
NORMAS COMUNES A LOS SERVICIOS DE CONTROL
Planeamiento El planeamiento de los servicios de control tiene como nalidad determinar la demanda priorizada de control para su atención por los órganos del Sistema. 4.1
El planeamiento implica el desarrollo de una estrategia institucional para la conducción de los servicios de control, de manera que se determine y programe la naturaleza, oportunidad y alcance de los servicios a desarrollar. En el caso de los servicios de control posterior se debe determinar además, la materia a examinar.
4.2
El planeamiento se realiza de acuerdo a la normativa de naturaleza estratégica y operativa que emite la Contraloría sobre el particular; de modo que permita la asignación eciente de los recursos humanos y nancieros.
INSTITUTO PACÍFICO
19
NORMAS DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL
Igualmente, busca orientar los recursos disponibles de los órganos del Sistema hacia entidades en las que pueda promoverse una mayor efectividad, eciencia y economía en el uso de los recursos del Estado. 4.3
El planeamiento se realiza con base al análisis de información proveniente de diversas fuentes, incluyendo entre otras: la evaluación de los informes de las visitas preliminares a la entidad, el resultado de la evaluación de denuncias, el resultado de los servicios de control efectuados con anterioridad en la entidad, la evaluación de los riesgos de la entidad, y la identicación de los procesos críticos relacionados a la entrega de bienes o servicios, entre otros.
4.4
Como resultado del planeamiento se elabora el Plan Nacional de Control, que es aprobado por la Contraloría e incluye los servicios de control a ser ejecutados en un periodo anual por la Contraloría y los Órganos de Control Institucional, para atender las necesidades priorizadas. El Plan Nacional de Control es dinámico y exible, pudiendo modicarse de acuerdo a consideraciones de interés nacional y nuevas prioridades dispuestas por la Contraloría; determinando en su caso los servicios de control que deban ejecutarse para atender la demanda de control imprevista. Asimismo, es de naturaleza reservada, debiendo el personal que participa en su elaboración o tiene conocimiento del mismo, mantener absoluta condencialidad respecto a su contenido.
Gestión de la información La Contraloría deberá identicar y requerir la información necesaria para el adecuado desarrollo de los servicios de control, así como diseñar, implementar y mantener sistemas para obtener información de las entidades bajo el ámbito del Sistema. 4.5
20
Los sistemas de información que se implementen deben registrar información actualizada para nes del control gubernamental, incluyendo la nor mativa que regula el funcionamiento de la entidad; información nanciera y presupuestal; de contrataciones; mapeo de riesgos de la entidad; resultados de servicios de control realizados anteriormente y seguimiento a la implementación de recomendaciones; denuncias efectuadas y evaluación que haya realizado la Contraloría al respecto; información sobre los funcionarios públicos o terceros que tengan o hayan tenido relación con las entidades, incluidas las noticias publicadas por los medios de comunicación; entre otros datos que se estimen relevantes.
ACTUALIDAD GUBERNAMENTAL
C.P.C. MARIO RICARDO VERA NOVOA
4.6
Los sistemas de información de la Contraloría deben permitir la revisión, análisis e integración de la información sobre las entidades, así como la evaluación de las áreas críticas o procesos críticos pertinentes; con el propósito de identicar los servicios de control idóneos para cada caso concreto, sobre la base del análisis de riesgos y de los principios de materialidad y oportunidad. Asimismo, los sistemas de información deben permitir contar con herramientas que apoyen la gestión del conocimiento, de tal manera que este se transforme en un activo de carácter intelectual que preste benecios a los órganos del Sistema y se pueda compartir de manera adecuada
4.7
A efectos de contar con la información necesaria para nes del control gubernamental, la Contraloría puede acceder en cualquier momento y sin limitación a los registros, documentos e información de las entidades, aun cuando sean secretos; así como requerir información a personas naturales o jurídicas que mantengan o hayan mantenido relaciones con las entidades. En este sentido, la entidad deberá mantener actualizada toda la información a su cargo, a n de permitir el adecuado desarrollo de los servicios de con trol. En caso que los funcionarios y servidores de la entidad, así como las personas naturales o jurídicas que mantengan o hayan mantenido relaciones con las entidades, no cumplan con entregar la información solicitada, o la entreguen de forma incompleta o incumpliendo con las condiciones y los plazos establecidos, incurrirán en infracción sujeta a la potestad sancionadora de la Contraloría, de acuerdo a la normativa sobre la materia.
Participación de expertos Cuando sea necesario obtener informes técnicos especializados de expertos, los órganos del Sistema pueden contar con la participación de personas naturales o jurídicas que posean habilidades, conocimientos y experiencia en un campo particular distinto al de control gubernamental. 4.8
Para la ejecución de los servicios de control debe designarse al personal con la idoneidad suciente a n de garantizar el cumplimiento satisfactorio de los objetivos y resultados previstos. Cuando adicionalmente sea necesario contar con expertos, se debe evaluar su competencia profesional e independencia. Del mismo modo, se debe precisar el objetivo, los plazos y las características del resultado esperado, así
INSTITUTO PACÍFICO
21
NORMAS DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL
como establecer una cláusula de condencialidad respecto a la información a la que tengan acceso en el desarrollo de su labor. Los expertos deben cumplir con las disposiciones de estas Normas Generales así como la normativa que emita la Contraloría, en lo que les resulte aplicable. 4.9
Utilizar el asesoramiento de expertos no libera de responsabilidad a los órganos del Sistema por las opiniones formuladas y las conclusiones emitidas en el ejercicio de sus funciones.
Supervisión Los servicios de control deben ser supervisados en forma periódica, sistemática y oportuna, durante todas sus etapas, por los niveles competentes; a n de orientar y asegurar el cumplimiento de sus objetivos, así como mejorar la calidad de su desarrollo y resultados. 4.10 La supervisión es un proceso técnico por el cual los niveles superiores del personal encargado de la ejecución del servicio de control dirigen, revisan y participan activamente en el mejoramiento de las actividades que desarrollan, coadyuvando de esta manera a que el personal mejore su competencia profesional y la calidad del resultado del servicio, cumpliendo los plazos y objetivos planteados. Los niveles de supervisión deben cerciorarse que el personal reciba el apoyo necesario que garantice la correcta ejecución del servicio y su adhesión a la normativa, programa y procedimientos aplicables, así como la oportunidad y utilidad de sus resultados. 4.11 A través de sesiones de validación, el personal encargado de la realización de los servicios de control y los niveles superiores correspondientes revisan en forma colectiva los resultados alcanzados y el cumplimiento de los plazos programados en la ejecución del servicio; de tal manera que se compartan experiencias y técnicas, así como se genere retroalimentación y comunicación efectiva. Las sesiones de validación se deben producir con la periodicidad necesaria, en función a los plazos establecidos para el desarrollo del servicio de control; debiendo registrarse documentalmente y efectuarse un apropiado seguimiento a los temas tratados, informándose sus resultados al nivel superior correspondiente.
22
ACTUALIDAD GUBERNAMENTAL
C.P.C. MARIO RICARDO VERA NOVOA
Resultados de los servicios de control El resultado de los servicios de control debe emitirse por escrito, se caracterizará necesariamente por su consistencia y utilidad, y se comunicará oportunamente a las entidades e instancias que correspondan. 4.12 El resultado de la ejecución de los servicios de control debe emitirse en un documento escrito, en el cual se expongan los juicios fundamentados en la información revisada por el personal; con la nalidad de brindar suciente información a la entidad e instancias correspondientes para la adopción de las acciones preventivas, correctivas, o de cumplimiento que correspondan. 4.13 En la elaboración de los documentos que contienen los resultados de los servicios de control, se tendrá especial cuidado en vericar la consistencia y objetividad de su contenido, que implica su presentación con concisión y exactitud. Para que el documento sea conciso se requiere un adecuado uso de las palabras para transmitir su mensaje, así como la inclusión de detalles especícos únicamente cuando fuese necesario. La exactitud requiere que la información incluida sea conable y tenga el sustento suciente y apropiado en su formulación. La redacción debe ser ordenada, sistemática y lógica, procurando emplear un tono constructivo así como un lenguaje sencillo a n de permitir su fácil entendimiento. La idea principal debe quedar claramente expresada y fundamentada, los hechos relevantes deben exponerse de forma secuencial y las ideas expuestas deben ser coherentes entre sí. La estructura y características de los documentos que contienen los resultados de cada servicio de control serán reguladas en la normativa especíca que emita la Contraloría sobre el particular. 4.14 Con el propósito que el resultado de los servicios de control pueda emitirse en el tiempo previsto y sea de la mayor utilidad posible, su ejecución, supervisión y aprobación debe realizarse con ecacia y eciencia, permitiendo la obtención de resultados dentro de los plazos estipulados en el planeamiento correspondiente; de manera que se garantice el debido cumplimiento de los objetivos y el benecio del servicio de control. 4.15 Las operaciones que correspondan a la ejecución y resultados de los servicios de control u otros datos relevantes deben ser objeto de documentación INSTITUTO PACÍFICO
23
NORMAS DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL
y registro en los sistemas de información autorizados por la Contraloría para dicho n, según los procedimientos que se establezcan al respecto. 4.16 El resultado de los servicios de control, incluyendo el señalamiento de presuntas responsabilidades en los casos que corresponda, debe comunicarse oportunamente a los titulares de las entidades y órganos competentes de acuerdo a ley, a n que se adopten las acciones preventivas, correctivas, de mejoramiento o de cumplimiento correspondientes. Asimismo, con la nalidad de prevenir la reincidencia en la comisión de las irregularidades detectadas, los resultados de los servicios de control se difunden para nes de conocimiento de la ciudadanía; considerando las excepciones que pueda establecer la normativa sobre reserva de la información
Seguimiento a la implementación de recomendaciones La Contraloría y los Órganos de Control Institucional deben realizar el seguimiento de las acciones que las entidades dispongan para la implementación efectiva y oportuna de las recomendaciones formuladas en los resultados de los servicios de control. 4.17 Los resultados de los servicios de control pueden contener recomendaciones entendidas como medidas concretas y posibles dirigidas a mejorar la eciencia de la gestión de las entidades en el manejo de sus recursos y en los procedimientos que emplean en su accionar, así como contribuir a la transparencia en la gestión de las entidades. De haberse señalado la existencia de presuntas responsabilidades administrativa funcional, civil o penal, las recomendaciones deberán estar referidas a implementar las acciones que permitan la determinación de las responsabilidades exigibles a los funcionarios y servidores públicos por sus actos en la función que desempeñan. Las entidades deben evaluar y elegir los mecanismos más adecuados para implementar en forma oportuna las recomendaciones dispuestas en los resultados de los servicios de control. 4.18 El titular de la entidad es el responsable de disponer las acciones y designar a los encargados de la implementación de las recomendaciones formuladas en los resultados de la ejecución de los servicios de control, y de mantener un proceso permanente de evaluación de los avances obtenidos hasta lograr su total implementación; informando a la Contraloría y al Órgano de Control Institucional en la oportunidad y forma que establezca la Contraloría. Caso contrario, incurrirán en infracción sujeta a la potestad sancionadora de la Contraloría, de acuerdo a la normativa sobre la materia. 24
ACTUALIDAD GUBERNAMENTAL
C.P.C. MARIO RICARDO VERA NOVOA
4.19 La Contraloría y los Órganos de Control Institucional deben efectuar el seguimiento a la implementación que realizan las entidades respecto de las recomendaciones formuladas, así como a la gestión de los riesgos detectados como resultado del desarrollo de los servicios de control; con la nalidad de contribuir al desarrollo de una gestión ecaz y moderna de los recursos y bienes públicos. La Contraloría emitirá las disposiciones especícas relativas a la oportunidad y forma en que se llevará a cabo este seguimiento. IV.
NORMAS DE SERVICIOS DE CONTROL PREVIO
Los servicios de control previo son aquellos que efectúa exclusivamente la Contraloría con anterioridad a la ejecución de un acto u operación de una entidad, de acuerdo a lo establecido por la Ley o norma expresa, con el objeto de emitir un resultado según corresponda a la materia del requerimiento que realice la entidad solicitante del servicio. IV.1 Por mandato de la Ley, las modalidades de servicios de control previo son las siguientes: a)
Otorgar autorización previa a la ejecución y pago de los presupuestos adicionales de obra pública, y de las mayores prestaciones de supervisión en los casos distintos a los adicionales de obra, cuyos montos excedan a los previstos en la normativa de la materia, cualquiera sea la fuente de nanciamiento.
b)
Informar previamente sobre las operaciones, anzas, avales y otras garantías que otorgue el Estado, incluyendo proyectos de contrato, que en cualquier forma comprometan su crédito o capacidad nanciera, sea que se trate de negociaciones en el país o en el exterior. El citado informe previo no conlleva la autorización o aprobación de la operación.
c)
Emitir opinión previa vinculante sobre contrataciones de bienes, servicios u obras que tengan el carácter de secreto militar o de orden interno exoneradas de licitación pública, concurso público o adjudicación directa.
La ejecución de los servicios de control previo no exceptúa el ejercicio del control simultáneo o posterior correspondiente. 5.2
El ejercicio de los servicios de control previo para las modalidades establecidas por la Ley, se regula por la normativa especíca que para cada caso
INSTITUTO PACÍFICO
25
NORMAS DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL
emite la Contraloría, de acuerdo a su competencia funcional; en la que se establece el procedimiento, requisitos, plazos y excepciones para su ejercicio. 5.3
Como resultado del control previo se emite un documento que sustenta el pronunciamiento de la Contraloría sobre la solicitud recibida, según corresponda a la materia del requerimiento que realice la entidad solicitante del servicio. La Contraloría y los Órganos de Control Institucional cautelarán que en la ejecución de la operación materia de control previo, la entidad sujete su actuación al alcance indicado en el pronunciamiento emitido por la Contraloría.
V.
NORMAS DE SERVICIOS DE CONTROL SIMULTÁNEO
Los servicios de control simultáneo son aquellos que se realizan a la(s) actividad(es) de un proceso en curso, correspondiente a la gestión de una entidad sujeta a control gubernamental, con el objeto de alertar a la entidad de hechos que ponen en riesgo el resultado o logro de sus objetivos. 6.1
Los servicios de control simultáneo son aquellos que se realizan a la(s) actividad(es) de un proceso en curso, correspondiente a la gestión de una entidad sujeta a control gubernamental, con el objeto de alertar oportunamente al titular de la entidad o quien haga sus veces, de ser el caso, la existencia de hechos que ponen en riesgo el resultado o logro de sus objetivos, a n de promover la adopción de las medidas preventivas pertinentes que contribuyan a superar o mitigar el riesgo identicado.
6.2
De acuerdo con su naturaleza, sus resultados no deben interferir en los procesos de dirección y gerencia a cargo de la administración de la entidad. La Contraloría o el Órgano de Control Institucional de la entidad, ejercen el control simultáneo en la modalidad y oportunidad que consideren; y su ejercicio no supone la conformidad de los actos de gestión de la entidad, ni limita el ejercicio del control posterior.
6.3
26
Se caracteriza por ser oportuno, expeditivo, preventivo y orientado al ciudadano. La Contraloría establece los requisitos, condiciones y procedimientos aplicables a su planicación y ejecución bajo dicho marco; así como, las reglas para la formulación del documento que contenga sus resultados, la implementación y seguimiento de los mismos, de tal manera que permitan la vericación de las acciones adoptadas por la entidad.
ACTUALIDAD GUBERNAMENTAL
C.P.C. MARIO RICARDO VERA NOVOA
6.4
La acción simultánea es la modalidad de control simultáneo que consiste en evaluar el desarrollo de una o más actividades en ejecución de un proceso en curso, vericando y revisando documental y físicamente que se realice conforme a las disposiciones establecidas.
6.5
La orientación de ocio es la modalidad de control simultáneo que se ejerce alertando por escrito y de manera puntual, al Titular de la entidad o quien haga sus veces, sobre la presencia de situaciones que puedan conllevar a la gestión a incurrir en errores, omisiones o incumplimientos, en el desarrollo de una o más actividades de un proceso, de los cuales se puede tomar conocimiento, a través de la misma entidad u otras fuentes.
6.6
La visita de control es la modalidad de control simultáneo que consiste en presenciar actos o hechos en curso relacionados a la entrega de bienes, presentación de servicios o ejecución de obras públicas, constatando que su ejecución se realice conforme a la normativa vigente.
6.7
El ejercicio del control simultáneo puede llevarse a cabo mediante otras modalidades de actuación que, en armonía con la Ley, determine expresamente la Contraloría, de conformidad con su competencia normativa y autonomía funcional
VI.
NORMAS DE SERVICIOS DE CONTROL POSTERIOR
A.
DEFINICIÓN Y TIPOS
Los servicios de control posterior son aquellos que se realizan con el objeto de efectuar la evaluación de los actos y resultados ejecutados por las entidades en la gestión de los bienes, recursos y operaciones institucionales. 7.1
La acción de control es la herramienta esencial del Sistema, por la cual el personal técnico de sus órganos conformantes, mediante la aplicación de las normas, procedimientos y principios que regulan el control gubernamental, efectúa la vericación y evaluación, objetiva y sistemática, de los actos y resultados producidos por la entidad en la gestión y ejecución de los recursos, bienes y operaciones institucionales; y se efectúa a través de los servicios de control posterior.
7.2
Los servicios de control posterior son realizados por los órganos del Sistema y se desarrollan de conformidad con la normativa técnica que emite la Contraloría en concordancia con estas Normas Generales, con el propósito de regular y estandarizar su proceso, etapas, características y responsabi-
INSTITUTO PACÍFICO
27
NORMAS DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL
lidades, así como asegurar la uniformidad, efectividad y calidad del trabajo por parte del personal del Sistema y de los expertos que se haya contratado. 7.3
Los servicios de control posterior pueden ser: auditoría nanciera, auditoría de desempeño y auditoría de cumplimiento, entre otros que establezca la Contraloría. Cada tipo de auditoría se regula por su correspondiente normativa especíca, con observancia de las disposiciones contenidas en estas Normas Generales. Adicionalmente, los servicios de control posterior pueden adoptar denominaciones especícas de acuerdo a la naturaleza especializada de la materia y de los objetivos a auditar, debiendo ser regulados conforme a las disposiciones que al respecto emita la Contraloría.
7,4
La auditoría nanciera es el examen a los estados nancieros de las entidades, que se practica para expresar una opinión profesional e independiente sobre la razonabilidad de los estados nancieros, de acuerdo con el marco de información nanciera aplicable para la preparación y presentación de información nanciera. Tiene como nalidad incrementar el grado de conanza de los usuarios de los estados nancieros; constituyéndose igualmente en una herramienta para la rendición de cuentas y de evaluación del sector público para la realización de la auditoría a la Cuenta General de la República.
7.5
La auditoría nanciera incluye la auditoría de los estados nancieros y la auditoría de la información presupuestaria. La auditoría de desempeño es un examen de la ecacia, eciencia, economía y calidad de la producción y entrega de los bienes o servicios que realizan las entidades con la nalidad de alcanzar resultados en benecio del ciudadano. Se orienta a la búsqueda de mejora continua en la gestión pública, considerando el impacto positivo en el bienestar del ciudadano y fomentando la implementación de una gestión por resultados y la rendición de cuentas. Su análisis puede adquirir un carácter transversal dado que examina la entrega de bienes o prestación de servicios públicos, en la que pueden intervenir diversas entidades, de distintos sectores o niveles de gobierno.
7.6
28
La auditoría de cumplimiento es un examen objetivo y profesional que tiene como propósito determinar en qué medida las entidades sujetas al ámbito ACTUALIDAD GUBERNAMENTAL
C.P.C. MARIO MARI O RICARDO VERA V ERA NOVOA
del Sistema, han observado la normativa aplicable, disposiciones internas y las estipulaciones contractuales establecidas, en el ejercicio de la función o la prestación del servicio público y en el uso y gestión de los recursos del Estado Tiene como nalidad la mejora de la gestión, transparencia, rendición de cuentas y buen gobierno de las entidades, mediante las recomendaciones incluidas en el informe de auditoría, que permitan optimizar sus sistemas administrativos, de gestión y de control interno. 7.7
El proceso de todo servicio de control posterior se desarrolla mediante tres etapas interrelacionadas: i) Planicación. ii) Ejecución. iii) Elaboración del informe. El cumplimiento integral de dichas etapas propende a que el proceso se lleve a cabo de modo ordenado y efectivo, garantizando la solidez, calidad y oportunidad de los resultados de la acción de control.
Comisión auditora y acreditación
7.8
Los servicios de control posterior deben ser realizados por una comisión auditora. La comisión auditora es el equipo multidisciplinario de auditores gubernamentales encargado de la realización de la auditoría; conformada generalmente por un supervisor, un jefe de comisión e integrante (s) de la comisión. La comisión auditora debe acreditarse ante la entidad a ser auditada. En dicho acto, la comisión auditora debe brindar la información general pertinente sobre el alcance, los objetivos y requerimientos de apoyo para la ejecución de la auditoría. Asimismo, deberá coordinar con el funcionario competente de la entidad, a n de que se brinden las facilidades necesarias para la instalación apropiada e inmediata de la comisión auditora; así como, para el suministro oportuno de la documentación necesaria. El documento de acreditación de la comisión auditora debe ser emitido por el nivel jerárquico competente del Sistema.
INSTITUTO PACÍFICO
29
NORMAS DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL
La acreditación de la comisión auditora podrá efectuarse en la etapa de Planicación o Ejecución, según el tipo de auditoría que se realice
Evaluación del control interno 7.9
El control interno comprende las acciones que corresponde adoptar a los titulares y funcionarios de las entidades para preservar, evaluar y supervisar las operaciones y la calidad de los servicios que prestan.
7.10 La evaluación evaluación del control interno comprende la revisión del diseño, la implementación y la efectividad de los controles internos establecidos por la entidad para la materia a examinar, así como sus niveles de cumplimiento. Se realizará de acuerdo al tipo y alcance de auditoría que se ejecuta, tomando en cuenta las normas y estándares profesionales pertinentes. Incluye dos etapas: •
Comprobación de que los controles implementados funcionan efectivamente y logran sus objetivos
•
Comprobación de que los controles implementados funcionan efectivamente y logran sus objetivos.
7,11 7,1 1 Como resultado de la evaluación del control interno, y de acuerdo a la la naturaleza de las deciencias de diseño o funcionamiento detectadas, la comicomi sión auditora emitirá las recomendaciones pertinentes a la entidad a n que disponga los correctivos necesarios para su fortalecimiento. 7.12 La evaluación del control interno podrá efectuarse en la la etapa de Planica Planica-ción o Ejecución, según el tipo de auditoría que se realice. 7.13 El sistema de control interno es el conjunto de acciones, actividades, planes, políticas, normas, registros, organización, procedimientos y métodos, incluyendo la actitud de las autoridades y el personal, organizados e instituidos en cada entidad del Estado; cuya estructura, componentes, elementos y objetivos se regulan por la Ley Nº 28716 - Ley de Control Interno de las Entidades del Estado y la normativa técnica que emite la Contraloría sobre la materia.
B.
ETAP ET APA A DE PLANIFICACI PLANIFICACIÓN ÓN
Cada auditoría debe ser apropiadamente planicada a n que sus objetivos sean alcanzados en plazo oportuno y se permita per mita el adecuado desarrollo de las etapas de su proceso, obteniendo resultados de calidad e impacto. 30
ACTUALIDAD GUBERNAMENT GUBERNAMENTAL AL
C.P.C. MARIO MARI O RICARDO VERA V ERA NOVOA
7.14 La planicación se orienta a establecer una estrategia general para la conconducción del servicio de control posterior, mediante la recopilación y análisis de información especíca sobre la materia a examinar en la entidad a n de determinar los objetivos de la auditoría, riesgos existentes y criterios aplicables. Se tendrá en cuenta para su formulación las características de cada tipo de auditoría, conforme se regule en la normativa especíca que emita la Contraloría. 7.15 El programa de auditoría es el documento que contiene los procedimientos de recopilación y análisis de la información e incluyen las técnicas de auditoría consideradas necesarias para cumplir con sus objetivos. Tiene por nalidad asegurar el desarrollo ordenado de los procedimientos de auditoría, identicar al personal responsable de su ejecución; obtener la evidencia que será evaluada para emitir un pronunciamiento de acuerdo a los objetivos previstos; guiar las actuaciones de la comisión auditora; así como sustentar la determinación de los recursos y plazos necesarios para la realización de la auditoría, permitiendo su respectiva medición y evaluación. 7,16 El procedimiento de auditoría es la instrucción detallada para la aplicación de las técnicas de auditoría que permita la recopilación y análisis de la evidencia obtenida durante la ejecución de la auditoría y que servirá de sustento para emitir una opinión sobre la materia a examinar. Debe desarrollarse en términos especícos para que pueda ser utilizado por la comisión auditoaudito ra a cargo de su ejecución. 7.17 El programa de auditoría debe ser lo sucientemente exible para permitir modicaciones durante la ejecución de la auditoría que se consideren pertiperti nentes, en función de los objetivos previstos y las circunstancias que pueden originar su modicación. Asimismo, debe ser lo sucientemente detallado de manera que sirva de guía a la comisión auditora y como medio para supervisar y controlar la adecuada ejecución de sus labores. 7.18 Para el desarrollo del programa de auditoría, auditoría, se deben adoptar las previsiones necesarias para la apropiada aplicación de los procedimientos establecidos; procurándose un marco adecuado de comunicación y coordinación con la entidad, que contribuya al cumplimiento ecaz de los objetivos del control gubernamental. Igualmente, se debe cuidar que la aplicación de los procedimientos se inicie, desarrolle y culmine oportunamente, con sujeción a los plazos previstos, los principios del control gubernamental regulados en la Ley y los requisitos de calidad correspondientes. INSTITUTO PACÍFICO
31
NORMAS DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL
7.19 Como resultado de la etapa de planicación se dene el Plan de auditoría, el cual contiene los objetivos de la auditoría y adjunta la propuesta del programa de auditoría. El programa debe incluir el cronograma con los plazos para las actividades, personal responsable de la ejecución, el costo estimado de la auditoría y la distribución de tareas de acuerdo al tipo de auditoría, y de ser el caso, los expertos necesarios.
ETAPA DE EJECUCIÓN Comprende el desarrollo de los procedimientos establecidos en el Programa, con la nalidad de obtener evidencias que sustenten las conclusiones del auditor.
Evidencia de auditoría Se debe obtener evidencia suciente y apropiada mediante la aplicación de técnicas de auditoría que permitan sustentar de forma adecuada las conclusiones y recomendaciones que se formulen sobre la materia a examinar, a n de cumplir con los objetivos de la auditoría. 7.20 La evidencia de auditoría comprende toda la información obtenida mediante la aplicación de técnicas de auditoría, las cuales son desarrolladas en términos de procedimientos en el programa de auditoría; y que sirve para sustentar, de forma adecuada, las conclusiones en las que basa su opinión y sustenta el informe de auditoría , así como las acciones legales posteriores que correspondan. 7.21 La evidencia debe cumplir con los requisitos siguientes: a)
Ser suciente: Es la medida cuantitativa de la evidencia de auditoría. La comisión auditora debe determinar, si existe la cantidad de evidencia necesaria para cumplir con los objetivos de auditoría y sustentar los resultados obtenidos.
b)
Ser apropiada: Es la medida cualitativa de la evidencia de auditoría; es decir, de su relevancia y abilidad para sustentar las conclusiones en las que se basa la opinión del auditor. La relevancia se reere a la conexión lógica de la evidencia con la nalidad del procedimiento o con aquello que se requiere vericar. La abilidad está referida al origen y naturaleza de la evidencia, no debiéndose afectar por las circunstancias en las que se obtiene la evidencia o la forma en la que se conserva la misma. Pueden resultar útiles las siguientes
32
ACTUALIDAD GUBERNAMENTAL
C.P.C. MARIO MARI O RICARDO VERA V ERA NOVOA
generalizaciones sobre la abilidad de la evidencia de auditoría: La abilidad aumenta si se obtiene evidencias de fuentes externas indepen indepen-dientes de la entidad. La abilidad de la evidencia que se genera internamente aumenta cuando los controles relacionados aplicados por la entidad, incluidos los relativos a su preparación y conservación, son ecaces. La evidencia de auditoría obtenida directamente por el auditor es más able que la evidencia de auditoría obtenida indirectamente o por inferencia. La evidencia de auditoría en forma de documento, es más able que la evi evi-dencia de auditoría obtenida verbalmente. La evidencia de auditoría proporcionada por documentos originales es más able que la evidencia de auditoría proporcionada por fotocopias. La abilidad de los documentos que han sido lmados, digitalizados o con con-vertidos, de cualquier otro modo, en formato electrónico, dependen de los controles establecidos para su preparación y conservación La evidencia de auditoría debe ser objetiva y convincente para sustentar los hallazgos, conclusiones y recomendaciones. La evidencia de auditoría debe ser legalmente válida, es decir emitida por el funcionario competente, obtenida conforme al ordenamiento jurídico vigente, y en salvaguarda de los derechos fundamentales de las personas y el debido proceso de control. 7.22 En función a la fuente empleada para su obtención, la evidencia se clasica de la siguiente manera: a)
Evidencia física: Se obtiene mediante inspección u observación directa de hechos relativos a los objetivos de la auditoría.
b)
Evidencia documental: Consiste en información que consta en documentos públicos o privados, para sustentar un hecho determinado.
c)
Evidencia testimonial: Se obtiene de otras personas en forma f orma de declaraciones hechas en el curso de investigaciones o entrevistas. Las declaraciones que sean importantes para la auditoría deberán corroborarse, siempre que sea posible, mediante evidencia adicional.
INSTITUTO PACÍFICO
33
NORMAS DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL
d)
Evidencia analítica: Comprende cálculos, comparaciones, razonamiento y separación de la información en sus componentes, cuyas bases deben ser sustentadas documentadamente. El procedimiento para garantizar una apropiada obtención y custodia de la evidencia se desarrolla en la normativa especíca correspondiente
7.23 La comisión auditora debe evaluar si la evidencia obtenida es suciente y apropiada de tal manera que le permita sustentar sus conclusiones y reducir el riesgo de auditoría. Cuando se utiliza como evidencia un documento que contenga el resultado de la participación de expertos, la comisión auditora debe vericar que la misma cumpla con ser suciente y apropiada
Documentación de auditoría Se debe organizar, preparar y conservar la documentación que sustente el desa rrollo de la auditoría a n de fundamentar que fue realizada de conformidad con estas Normas Generales y la normativa aplicable, de manera que se facilite su revisión. 7.24 La documentación de auditoría comprende el plan de auditoría y su sustento, la evidencia obtenida como resultado de la aplicación de los procedimientos de auditoría, la documentación generada por la comisión auditora que contiene el análisis y conclusiones respecto a la evidencia obtenida, así como los informes de auditoría emitidos. Esta documentación debe estar apropiadamente organizada, clasicada y referenciada en los archivos de auditoría, constituidos por una o más carpetas u otros medios de almacenamiento de datos, físicos o digitales, según la normativa especíca que establezca la Contraloría; facilitando su accesibiliaccesibili dad, uso y custodia, en benecio de la celeridad y seguridad de las actividaactivida des que forman parte de la auditoría. La documentación de auditoría debe mostrar los detalles de la evidencia y revelar la forma en la que se obtuvo. 7.25 La documentación de auditoría constituye el principal registro y evidencia que la labor efectuada por la comisión auditora se realizó de acuerdo con la normativa vigente y que sus conclusiones están debidamente sustentadas.
34
ACTUALIDAD GUBERNAMENT GUBERNAMENTAL AL
C.P.C. MARIO MARI O RICARDO VERA V ERA NOVOA
La preparación oportuna de la documentación ayuda a mejorar la calidad de la auditoría y facilita una efectiva supervisión y evaluación del trabajo realizado y de la evidencia obtenida, así como de las conclusiones alcanzadas antes que el informe se elabore. 7.26 La Contraloría determinará la forma y contenido de los documentos que se utilizarán para registrar el resultado de los procedimientos de auditoría aplicados; tomando en consideración los objetivos de la auditoría. La estructura, contenido y extensión de estos documentos dependerá de factores tales como la dimensión y la complejidad de la entidad, la naturaleza de los procedimientos de auditoría a aplicar, entre otros. 7.27 De acuerdo al principio de reserva regulado por la Ley Ley,, se encuentra prohibido que durante la ejecución del control se revele la documentación de auditoría. En el caso que dicha documentación sea citada en los hallazgos y no obre en los archivos de la entidad, deberá ser entregada a los auditados para la presentación de sus comentarios. Los documentos o información pre existentes que sean de acceso público, no adquieren la condición de reser vada por su incorporación al proceso de control. 7.28 La documentación y archivos de auditoría son de propiedad de los órganos del Sistema, siendo custodiados de acuerdo con la normativa especíca sobre el tema.
Hallazgos de auditoría De acuerdo al tipo de auditoría, durante la acción de control se deben comunicar los hallazgos de auditoría, a n que las personas comprendidas en los mismos presenten sus comentarios sustentados con los documentos necesarios para su debida evaluación. 7.29 Los hallazgos de auditoría revelan presuntos errores, deciencias o irreguirregularidades identicadas y evidenciadas como resultado de la aplicación de los procedimientos de auditoría. Deben elaborarse sobre la base de hechos determinados y redactarse utilizando un lenguaje sencillo que reera su contenido en forma objetiva y concisa. Los hallazgos de auditoría pueden adoptar diferentes denominaciones según el tipo de auditoría que se ejecute. En el caso de la auditoría de cumplimiento se les denomina desviaciones de cumplimiento, en el caso de la auditoría de desempeño se les denomina reINSTITUTO PACÍFICO
35
NORMAS DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL
sultados y en el caso de la auditoría nanciera se les denomina deciencias signicativas 7.30 Los hallazgos de auditoría comprenderán los siguientes elementos: •
Condición: Son los hechos que describen los errores, las deciencias o las irregularidades detectadas. Está referida a la situación advertida y debe estar sustentada con la evidencia.
•
Criterio: Es la norma, disposición o parámetro de medición aplicable a la condición.
•
Efecto: Es el perjuicio identicado, resultado adverso o riesgo potencial, ocasionado como consecuencia de haberse producido la condición.
•
Causa: Es la razón o motivo que dio lugar al hecho deciente detectado; que se consignará cuando haya podido ser determinada a la fecha de la comunicación del hallazgo.
7.31 Los hallazgos de auditoría deben ser comunicados a las personas comprendidas en los mismos a n que puedan proporcionar sus comentarios, de acuerdo al procedimiento que para cada tipo de auditoría establezca la Contraloría en la normativa especíca correspondiente. La realización de la comunicación de hallazgos será puesta oportunamente en conocimiento del titular de la entidad, con el propósito que disponga el otorgamiento de las facilidades pertinentes que pudieran requerir las personas comunicadas, a n de presentar sus comentarios debidamente documentados en el plazo otorgado. 7.32 Una vez recibidos los comentarios realizados a los hallazgos, estos deberán ser contrastados documentalmente con la evidencia obtenida y evaluados de manera objetiva, exhaustiva y fundamentada. como resultado de la evaluación se concluye que no se han aclarado satisfactoriamente los hallazgos comunicados, estos deben consignarse como observaciones en el informe correspondiente, dando lugar a las recomendaciones correspondientes. 7.33 De acuerdo al análisis realizado sobre los comentarios, en los casos que corresponda y según el tipo de auditoría, se debe efectuar el señalamiento de las presuntas responsabilidades que en su caso se hubieran identicado. Las responsabilidades que pueden ser señaladas son de tres tipos, indepen36
ACTUALIDAD GUBERNAMENTAL
C.P.C. MARIO RICARDO VERA NOVOA
dientes entre sí: responsabilidad civil, responsabilidad penal y responsabilidad administrativa funcional. La denición y alcance de cada una de ellas es la indicada por la Ley
ETAPA DE ELABORACIÓN DEL INFORME Se debe preparar un informe de auditoría por escrito para comunicar los resultados de cada acción de control, de acuerdo con el tipo de auditoría. 7.34 El informe de auditoría expone por escrito los resultados y recomendaciones de la acción de control, con la nalidad de brindar oportunamente información al titular de la entidad y otras autoridades u organismos competentes que permita promover acciones de mejora, correctivas u otras necesarias en la conducción y ejecución de las actividades examinadas. 7.35 El informe de auditoría incluirá las recomendaciones dirigidas a superar las causas de las observaciones derivadas de los hallazgos y deciencias de diseño o funcionamiento del control interno de la materia a auditada, evidenciadas durante la acción de control; así como las recomendaciones encaminadas a la determinación de responsabilidades por las instancias que correspondan según la normativa aplicable, y de acuerdo al tipo de auditoría. El titular o los funcionarios competentes deben disponer la implementación de las recomendaciones. 7.36 El informe de auditoría debe ser desarrollado de acuerdo a la estructura que establezca la Contraloría en la normativa especíca correspondiente, con el propósito de asegurar su calidad y su máxima comprensión y utilidad por la entidad. Asimismo, debe ser registrado de acuerdo a las disposiciones que emita la Contraloría. 7.37 De acuerdo al tipo de auditoría, el informe debe ser acompañado por un resumen ejecutivo que permita el conocimiento sucinto de su contenido, y que no debe revelar información que pueda causar daño a la entidad, a su personal o al Sistema, o diculte la tarea de este último. De acuerdo al tipo de auditoría, cuando por la naturaleza de las observaciones se requiere su comunicación oportuna a n de agilizar la adopción de las acciones preventivas, correctivas u otras que correspondan, se podrán emitir excepcionalmente informes de auditoría que contengan los resultados obtenidos previamente a la culminación de la acción de control. En tal caso, en el informe que cierra la auditoría deberá dejarse constancia de su emisión.
INSTITUTO PACÍFICO
37
NORMAS DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL
7.38 El informe de auditoría se considera emitido cuando sea suscrito y aprobado por los niveles jerárquicos según la normativa especíca que establezca la Contraloría. Una vez emitido, el informe debe ser comunicado al titular de la entidad y a las unidades orgánicas de la Contraloría que resulten competentes, para que se disponga la implementación de las recomendaciones formuladas y las acciones complementarias que resulten pertinentes. Las excepciones a la comunicación del informe al titular serán reguladas en la normativa especíca. 7.39 En concordancia con lo establecido por la Ley, los informes de auditoría emitidos por el Sistema constituyen actos de administración interna de los órganos conformantes de este, por lo cual no están sujetos a recursos impugnativos. Únicamente pueden ser revisados de ocio por la Contraloría, a efectos de determinar el cumplimiento de estas Normas Generales, las disposiciones que las desarrollan y aquellas sobre gestión de la calidad que se emitan sobre el particular .
38
ACTUALIDAD GUBERNAMENTAL
C.P.C. MARIO RICARDO VERA NOVOA
Glosario de términos Aseguramiento de la calidad: Parte de la gestión de la calidad orientada a proporcionar conanza en que se cumplirán los requisitos de la calidad. Calidad: Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos. Componentes del sistema de control interno: De acuerdo a la Ley Nº 28716 - Ley de Control Interno de las Entidades del Estado, los componentes son el ambiente de control, la evaluación de riesgos, las actividades de control gerencial, las actividades de prevención y monitoreo, los sistemas de información y comunicación, el seguimiento de resultados y los compromisos de mejoramiento. Conicto de intereses: Se reere a relaciones o situaciones en cuyo contexto los
intereses personales, laborares, económicos o nancieros del personal del Sistema, pudieran estar en conicto con el cumplimiento de los deberes y funciones a su cargo.
Control de la calidad: Parte de la gestión de la calidad orientada al cumplimiento de los requisitos de la calidad. Defciencias de control interno: Carencia de mecanismos de control necesarios
para prevenir, detectar o corregir oportunamente las desviaciones de cumplimiento de la normativa especíca sobre la materia. Las deciencias de control interno son determinadas como resultado de la evaluación del diseño y funcionamiento de los controles implantados por la administración, que el auditor utiliza en la aplicación de procedimientos de auditoría. Estas son identicadas dentro de actividades de control formalizadas o reguladas mediante disposiciones internas o externas, o en actividades de control que no han sido formalizadas por la administración.
Demanda de control: se reere a eventos, acciones u omisiones que representan un riesgo de uso o potencial uso deciente de los recursos públicos, que requiere la intervención de un órgano del Sistema Nacional de Control. La demanda de control se subdivide en “Demanda Imprevisible” y “Demanda Autogenerada”. Demanda Autogenerada: Demanda de control originada por el cumplimiento de encargos legales y la revisión de información de fuente primaria y secundaria, originada en la dinámica de la Gestión Pública. Este tipo de demanda es determinada mediante la aplicación de procedimientos de planeamiento operacional. Demanda Imprevisible: Tipo de demanda de control que surge debido a la dinámica de la Gestión Pública, pedidos de intervención del Sistema Nacional de INSTITUTO PACÍFICO
39
NORMAS DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL
Control, provenientes de fuentes externas; así como de denuncias ciudadanas, de los gremios empresariales y los medios de comunicación.
Error: Omisión no intencional del registro de un importe o de una revelación. Evento Adverso: Constituye una situación o evento desfavorable que afecta los objetivos de la entidad. Irregularidad: Actuación contraria a las disposiciones legales, disposiciones internas y las estipulaciones contractuales establecidas, originada por una acción u omisión de la diligencia exigible a la actuación funcional, que genere una afectación a los recursos y bienes públicos. Pueden ser de naturaleza dolosa o culposa. Materia a examinar : Constituye el objeto o tema central en el que se concentran los esfuerzos de la auditoría. Podrá estar referida a un proceso, componente, rubro, segmento, transacción, operación o producto (bien o servicio público), debiendo ser identicable y medible a partir de criterios establecidos. Materialidad: Potestad del control para concentrar su actuación en las transacciones y operaciones de mayor signicación económica o relevancia en la entidad examinada. Mejora continua: Actividad recurrente desarrollada en los procesos, actividades y tareas de una entidad con el objetivo de lograr mejoras en la productividad en términos de ecacia, eciencia y economía, y por ende mejorar su competitividad. Observación: Opinión que se determina y revela en el informe de auditoría, como consecuencia del trabajo de campo realizado, luego de concluido el proceso de evaluación de los hallazgos comunicados con los correspondientes comentarios formulados por el personal comprendido en los mismos, así como con la evidencia sustentatoria respectiva. Personal del Sistema: Trabajadores que, bajo cualquier forma o modalidad contractual, desarrollan servicios de control o servicios relacionados en los órganos del Sistema Nacional de Control, independientemente de su cargo o nivel jerárquico. Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
40
ACTUALIDAD GUBERNAMENTAL
C.P.C. MARIO RICARDO VERA NOVOA
Proceso crítico: Conjunto o secuencia de actividades que soportan el logro de los objetivos de la entidad, cuya variación puede afectar la entrega de un producto al ciudadano. De cuentas: Obligación de los funcionarios y servidores públicos de dar cuenta ante las autoridades competentes y ante la ciudadanía por los fondos y bienes del Estado a su cargo y por la misión u objetivo encomendado. Riesgo: Posibilidad que ocurra un evento adverso que afecte el logro de los objetivos de una entidad. Riesgo de auditoría: Posibilidad que el auditor exprese una opinión inapropiada respecto a la materia a examinar. Servicios de control: Conjunto de procesos cuyos productos tienen como propósito dar una respuesta satisfactoria a las necesidades de control gubernamental que corresponde atender a los órganos del Sistema. Sistema de gestión de la calidad: Sistema de gestión para dirigir y controlar una entidad con respecto a la calidad. Sistema de información: Conjunto de elementos que interactúan entre sí con el n de apoyar las actividades de una entidad, y que no necesariamente incluye equipo computacional. Técnica de auditoría: Es la manera ordenada de obtener información en el marco de una investigación que se utiliza para obtener la evidencia necesaria que le permita al auditor fundamentar su opinión profesional. El tipo de técnica a emplear dependerá del criterio profesional del auditor, según las circunstancias e información disponible. Titular de la entidad: Es la más alta autoridad ejecutiva de la entidad.
6. Guía del auditado La Guía del Auditado esta consignada en el Apéndice Nº 06 de la Resolución de Contraloría Nº 152-98-CG del 19-12-1998, que aprobó el Manual las Guías de Planeamiento y Elaboración del Informe de Auditoría Gubernamental y las Guías de Papeles de Trabajo y del Auditado. De las cuales solo está vigente la Guía del Auditado y la Guía de Papeles de Trabajo
INSTITUTO PACÍFICO
41
NORMAS DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL
Esta Guía describe los derechos y obligaciones de los funcionarios y servidores de las entidades del sector público que se encuentran dentro del ámbito de competencia del Sistema Nacional de Control.
Guía del Auditado Esta Guía es un documento en lo que se detallan los derechos y obligaciones/ responsabilidades de los funcionarios y servidores de las entidades sujetas al Sistema Nacional de Control, durante y después de la ejecución de una auditoría gubernamental.
Responsabilidad de los funcionarios El deber de los funcionarios o empleados de rendir cuenta ante una autoridad superior y ante el público por los fondos y bienes a su cargo y/o por una misión u objetivo encargado y aceptado. 1.
La respondabilidad queda descargada cuando el Ejecutivo rinde cuenta ante el Parlamento por el cumplimiento de las metas y objetivos programados, así como la utilización razonable de los recursos puestos a su disposición. Tal rendición es efectuada mediante la “Cuenta General de la República” que, conforme a la Constitución, debe ser informada por la Contraloría General de la República.
2.
Similar razonamiento puede ser aplicado a cada una de las entidades que conforman el Estado y aún a cada una de las personas que administra recursos públicos. Por ejemplo, si un empleado recibe fondos para determinado propósito, éste logra la responsabilidad cuando da pruebas de haber cumplido tal propósito y rinde cuenta documentada de los fondos recibidos.
3.
La administración de toda entidad estatal es responsable de cautelar que los recursos sean utilizados en forma correcta para alcanzar los objetivos propuestos, de la manera más económica y eciente posible. También es responsable de implementar los controles internos gerenciales y nancieros apropiados en las circunstancias.
4.
Para alcanzar respondabilidad en cualquier organización, es imprescindible la implementación de una administración nanciera moderna, acompañada por un sistema de control interno sólido y acorde con las normas técnicas de control interno para el sector público.
5.
Se alcanza mayor responsabilidad cuando el trabajo de los funcionarios estatales es auditable. Esto es, apto para ser evaluado por profesionales
42
ACTUALIDAD GUBERNAMENTAL
C.P.C. MARIO RICARDO VERA NOVOA
independientes - auditores-, quienes no han tenido nada que ver con el ujo de los recursos. 6.
Es probable que muchas gestiones no sean nunca auditadas, porque la auditoría es por naturaleza selectiva o por la denición de una escala de prioridades que no incluya a ciertas entidades. Pero, toda gestión debe estar en aptitud de ser auditada. Esto signica que todo trabajo debe ser planeado, organizado, ejecutado, sometido a controles y documentado en cada una de sus fases, de modo pueda ser revisado y de cuyo resultado se formule una apreciación sobre su conabilidad.
Más aún, en nuestro país los recursos disponibles requieren ser optimizados en cuanto a su utilización, requiriéndose en consecuencia de mecanismos de retroalimentación para ayudar a la administración a obtener información conable para la toma de decisiones. Uno de los objetivos de la auditoría es añadir conabilidad a la información examinada. Defnición de Auditoría Gubernamental
Esta Guía dene a la auditoría gubernamental como el examen profesional, objetivo, independiente, sistemático, constructivo y selectivo, efectuado con posterioridad a la gestión de los recursos públicos, con el objeto de determinar la razonabi lidad de la información nanciera y presupuestal para el informe de auditoría de la Cuenta General de la República, el grado de cumplimiento de objetivos y metas, así como respecto de la adquisición, protección y empleo de los recursos y, si éstos fueron administrados con racionalidad, eciencia, economía y trasparencia en el cumplimiento de la normativa legal 6
Las auditorías en el sector público son llevadas a cabo por auditores profesionales que poseen entrenamiento y experiencia en contabilidad, auditoría y otras ramas anes al quehacer gubernamental.
7
En razón de su ámbito de actuación, el auditor gubernamental está obligado a adquirir una comprensión apropiada de los mecanismos de funcionamiento de los sistemas de administración nanciera gubernamental, conocimiento de las leyes y regulaciones aplicables y otros aspectos propios de la gestión pública.
8
La auditoría gubernamental puede ser interna o externa, según exista o no relación de dependencia administrativa entre el auditor y la entidad bajo examen. Los auditores externos son también llamados auditores independientes.
INSTITUTO PACÍFICO
43
NORMAS DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL
9
No existe diferencia alguna en cuanto a los principios, procedimientos y técnicas aplicados por auditores internos o externos en el ejercicio de sus funciones.
10
Los usuarios de los informes de auditoría interna son básicamente los funcionarios de la propia entidad. Por el contrario, los usuarios de los informes de auditoría externa son funcionarios de la misma entidad y también personas externas a ellas. Es precisamente el atributo de independencia lo que torna apropiados para la toma de decisiones por terceros a los informes de auditoría externa.
11
Lo anterior, en forma alguna signica que los informes de auditoría interna sean menos útiles sino, que están destinados a usuarios distintos.
Objetivos de la Auditoría Gubernamental 1.
La nalidad básica de la auditoría es brindar conabilidad a la información elaborada por la administración de una entidad, a n de promover la toma de decisiones adecuada
2.
El ejercicio de la auditoría gubernamental implica el cumplimiento de objetivos generales tales como determinar si: •
Los estados nancieros de las entidades públicas están presentados razonablemente, de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados.
•
La estructura de control interno establecida por la entidad, con relación a la formulación de informes nancieros y la protección de activos ha sido diseñada y opera apropiadamente para lograr los objetivos de control interno.
•
Fueron cumplidas las disposiciones legales y reglamentarias aplicables a las operaciones gubernamentales, así como las políticas, normas y procedimientos establecidos.
•
Existen causas de ineciencias en la gestión o prácticas anti-económicas.
•
Las políticas y procedimientos para adquisiciones son apropiadas.
•
44
Al adquirirse los recursos necesarios se toma en cuenta los criterios de cantidad apropiada, calidad y menor costo posible. ACTUALIDAD GUBERNAMENTAL
C.P.C. MARIO RICARDO VERA NOVOA
•
Los recursos públicos son protegidos y conservados adecuadamente.
•
La entidad dispone de políticas que eviten el sobredimensionamiento de personal.
•
Los procedimientos operativos utilizados son ecientes.
•
La entidad utiliza la menor cantidad posible de recursos para producir bienes o prestar servicios en cantidad, calidad y oportunidad apropiadas.
•
Los objetivos y metas de un programa o proyecto de reciente creación son apropiados, convenientes o pertinentes.
•
En qué medida un programa o proyecto produce los resultados deseados.
•
Los informes de evaluación de resultados, elaborados por la administración para medir la efectividad, son válidos y conables.
•
Existe duplicidad de esfuerzos en el personal y el trabajo, sin utilidad práctica para la entidad.
•
Existen factores que impiden obtener un desempeño satisfactorio.
•
Un programa o proyecto cumple con efectividad el logro de los objetivos y metas programadas
Tipos de auditoría Atendiendo a la naturaleza de sus objetivos, la auditoría gubernamental es clasicada en los tipos siguientes: -
Auditoría nanciera
-
Auditoría de gestión
-
Auditoría de asuntos nancieros
La auditoría nanciera
INSTITUTO PACÍFICO
45
NORMAS DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL
Auditoria Financiera La auditoría nanciera comprende la auditoría de estados nancieros y la auditoría de asuntos nancieros en particular. La auditoría de estados nancieros, tiene por objetivo determinar si los estados nancieros formulados por la administración del ente auditado están presentados razonablemente, de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados, u otro marco establecido para la presentación nanciera y si en esta gestión se ha observado las leyes y normas vigentes. El producto nal de una auditoría de estados nancieros es una opinión profesional, independiente sobre la razonabilidad de los estados nancieros examinados. Adicionalmente son incluidos comentarios, conclusiones y recomendaciones en torno al control interno nanciero-contable implementado por la entidad y la adherencia de su gestión a las leyes y normas aplicables.
Auditoria de Estados Financieros La auditoría de estados nancieros es requerida para la presentación de informes relativos a: •
La información nanciera y presupuestaria a ser remitida a la Contaduría Publica de la Nación para la formulación de la Cuenta General de la República.
•
La información nanciera y complementaria que, anualmente, deben presentar las instituciones integrantes del Sector Financiero a la Superintendencia de Banca y Seguros.
•
Los reportes nancieros anuales convenidos con Instituciones internacionales de nanciamiento, tales como el Banco Interamericano de Desarrollo, la Agencia para el Desarrollo Internacional de los Estados Unidos, el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (Banco Mundial) - BIRF u otros.
•
Los estados nancieros a incluir en los informes de gestión anual, especialmente en las empresas estatales (memorias). También pueden ser de aplicación al producirse un cambio de directivos.
•
Estados nancieros requeridos por proveedores o entidades nancieras, nacionales o internacionales, para la concesión de créditos.
•
Otros.
46
ACTUALIDAD GUBERNAMENTAL
C.P.C. MARIO RICARDO VERA NOVOA
Este tipo de auditorías es encargada, usualmente, a las Sociedades de Auditoría Independiente designadas por la Contraloría General de la República. Para llevar a cabo una auditoría de estados nancieros es requisito indispensable que la entidad examinada cuente con los correspondientes estados nancieros ser evaluados. Por razones de oportunidad, en la aplicación de algún procedimiento de auditoría o para la presentación del correspondiente informe, algunas veces se inicia una auditoría de estados nancieros antes que la entidad haya emitido los estados correspondientes al cierre del ejercicio a dictaminar. No obstante, para la emisión del dictamen, la entidad deberá disponer de los estados nancieros debidamente autorizados. La auditoría de asuntos nancieros en particular se aplica a programas, actividades, funciones o segmentos con el propósito de determinar si éstos se presentan de acuerdo con criterios establecidos o declarados expresamente. El producto nal de este tipo de examen es un informe conteniendo comentarios, conclusiones y recomendaciones en torno a los aspectos evaluados. Las normas de auditoría generalmente aceptadas y las normas internacionales de auditoría que rigen a la profesión contable en el país, son aplicables a todos los aspectos de la auditoría nanciera.
La auditoría de gestión La auditoría de gestión es el examen objetivo, sistemático y profesional de evidencias, llevado a cabo con el n de proporcionar una evaluación independiente sobre el desempeño (rendimiento) de una entidad, programa o actividad gubernamental, orientado a mejorar la efectividad, eciencia y economía en el uso de los recursos públicos y comprobar la observancia de las leyes y normas vigentes, para facilitar la toma de decisiones por quienes son responsables de adoptar acciones correctivas y mejorar la respondabilidad ante el público. La auditoría de gestión puede tener, entre otros, los propósitos siguientes: •
Determinar si la entidad adquiere, protege y emplea sus recursos de manera económica y eciente.
•
Establecer las causas de ineciencias o prácticas antieconómicas.
•
Evaluar si los objetivos de un programa son apropiados, sucientes o pertinentes y el grado en que produce los resultados deseados.
INSTITUTO PACÍFICO
47
NORMAS DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL
Estando que en este tipo de exámenes no se dispone de criterios de aceptación general, el auditor no expresa una opinión sobre el nivel integral de la gestión institucional o el desempeño de sus funcionarios. El producto nal, el informe, contendrá comentarios, conclusiones y recomendaciones respecto a la magnitud y calidad de la gestión, así como en relación con los procesos, métodos y controles internos especícos, cuya eciencia considera susceptible de mejora. La auditoría de gestión proporciona elementos de juicio adicionales para la toma de decisiones, por cuanto su alcance va mas allá del aspecto netamente nanciero-administrativo para adentrarse en el campo de la gestión institucional. Consecuentemente, también involucra la participación de profesionales en diversas especialidades, en razón de la naturaleza especíca de la gestión institucional que se pretenda evaluar. Por su naturaleza especial, este tipo de auditoría es ejecutada mayormente por las Ocinas de Auditoría Interna en las entidades del sector público y por la Contraloría General de la República. En este examen no se requiere, necesariamente, la presentación de estados nancieros. Es mas, en algunas oportunidades los auditores podrían decidir no tomar en consideración este aspecto de la gestión nanciera institucional
Examen especial Se denomina examen especial a la auditoría que puede comprender o combinar la auditoría nanciera - de un alcance menor al requerido para la emisión de un dictamen de acuerdo con normas de auditoría generalmente aceptadas- con la auditoría de gestión - destinada, sea en forma genérica o especíca, a la vericación del manejo de los recursos presupuestarios de un período dado-, así como al cumplimiento de los dispositivos legales aplicables. Los exámenes especiales tienen como objetivos especícos, entre otros: •
Determinar si la programación y formulación presupuestaria se ha efectuado en función de las metas establecidas en los planes de trabajo de la entidad.
•
Evaluar el grado de cumplimiento y eciencia de la ejecución del presupuesto, en relación a las disposiciones que lo regulan y al cumplimiento de las metas y objetivos establecidos.
•
Determinar la eciencia, conabilidad y oportunidad con que se evalúa el presupuesto de las entidades.
48
ACTUALIDAD GUBERNAMENTAL
C.P.C. MARIO RICARDO VERA NOVOA
•
Determinar el apropiado cumplimiento de las leyes, reglamentos y otras disposiciones gubernamentales.
También se efectúan exámenes especiales para: •
Investigar denuncias de diversa índole
•
Ejercer el control de las donaciones recibidas
•
Ejercer el control de los procesos licitarios
•
Ejercer el control del endeudamiento público
•
Ejercer el control del cumplimiento de contratos de gestión gubernamental
Al igual que en la auditoría de gestión, el auditor no expresa una opinión sobre la razonabilidad de los aspectos evaluados. El informe nal contendrá comentarios, conclusiones y recomendaciones respecto a la magnitud y calidad de la gestión de los items examinados, así como en relación con los procesos, métodos y controles internos especícos. Derechos y obligaciones del auditado
Para una mejor comprensión del auditado, se ha distribuido los derechos y obligaciones durante las tres fases clásicas por las que discurre una auditoría gubernamental. Dichas fases son: *
Planeamiento
*
Ejecución
*
Informe
Durante el planeamiento Una vez aprobado el encargo correspondiente, la Comisión de Auditoría premunida de una carta de presentación dirigida al titular de la entidad bajo examen, debe presentarse para iniciar sus actividades. Esta debe considerar los aspectos siguientes: *
Motivo del examen
*
Alcance y tipo del examen a efectuar
INSTITUTO PACÍFICO
49
NORMAS DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL
*
Nombres del equipo encargado del examen - Supervisor - Auditor Encargado
Tratándose de una carta emitida por una Sociedad de Auditoría Independiente, ésta deberá hacer referencia, además, a la Resolución de Contraloría General que la designó. La carta de presentación debe estar rmada por el titular de la Contraloría General de la República o el funcionario que se designe, el titular o socio de la rma audito ra, según corresponda. A la recepción de la carta de presentación, es obligación de los funcionarios de la entidad bajo examen: •
Comprobar la identidad de los miembros del equipo auditor.
•
De estimar necesario, vericar la autenticidad de la carta de presentación.
•
Conceder a la comisión una entrevista para que el auditor encargado y el supervisor expliquen el motivo de su visita. Asimismo, de acuerdo al alcance previsto, arreglar una reunión los funcionarios a cargo de las áreas a examinar con la comisión auditora. También, durante esta reunión la entidad bajo examen podría dar a conocer las áreas o transacciones que, a su criterio, convendría sean examinadas.
•
Paralelamente, la entidad debe disponer un ambiente adecuado para instalar a la comisión considerando: -
Amplitud y mobiliario en función al número de sus integrantes. Por lo menos un armario, archivador o similar dotado con llave para la salvaguarda de los papeles de trabajo y documentos que proporcione la entidad.
-
Privacidad para el trabajo.
-
Según disponibilidad, equipo básico de ocina en calidad de préstamo y algunos útiles de ocina mínimos.
Si la comisión lo solicita, arreglar un recorrido por las instalaciones de la entidad, incidiendo en las áreas que serán motivo de examen. La persona
•
50
ACTUALIDAD GUBERNAMENTAL
C.P.C. MARIO RICARDO VERA NOVOA
designada deberá tener conocimiento suciente de las actividades y personal para las explicaciones y presentaciones que sean requeridas. De acuerdo con las circunstancias (tamaño de la entidad, dispersión de sus instalaciones, turnos de actividades) podría la entidad bajo examen circularizar internamente la carta de presentación, requiriendo se preste a la comisión las facilidades necesarias para el cumplimiento de su trabajo. Es conveniente, para la entidad auditora, designar un coordinador que centralice y coordine todos los requerimientos de la comisión de auditoría, así como las devoluciones de documentos y otros. También se deberá hacer conocer a la comisión los procedimientos en vigor para fotocopias, ingreso a zonas restringidas, uso de vehículos y otros equipos, así como los horarios de trabajo y otros. Las comisiones de auditoría no están autorizadas a requerir: •
Apoyo a tiempo completo de personal de la entidad.
•
Vehículos a tiempo completo, para uso personal o fuera del horario normal de actividades.
•
Servicio telefónico a larga distancia, excepto llamadas ociales previamente convenidas.
•
Alojamiento o alimentación, excepto cuando las condiciones así lo ameriten, en cuyo caso abonarán a la administración el precio regular de los mismos.
La fase de planeamiento de una auditoría comprende el desarrollo de una estrategia global para entender la entidad y las actividades que lleva a cabo y la conducción del examen, al igual que el establecimiento de un enfoque apropiado sobre la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría a aplicar, de modo de permitir al equipo identicar las áreas mas importantes y los problemas potenciales de la entidad. La naturaleza y alcance del planeamiento pueden variar de acuerdo al tamaño de la entidad, el volumen de sus operaciones y la experiencia del equipo en relación a la entidad. La entidad auditada participa en el planeamiento proporcionando a la comisión toda la documentación que le sea requerida, previa solicitud de ésta al coordinador designado. Asimismo, facilitará los servicios de fotocopiado, cuyas órdenes deberán estar rmadas por el auditor encargado.
INSTITUTO PACÍFICO
51
NORMAS DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL
La entidad facilitará el acceso de la comisión a los registros e informes, proporcionando la información adicional que le sea requerida. El acceso a la información contenida en el sistema de cómputo será coordinado y proporcionado vía copias (diskette) o listados. Cuando sea requerida, la entidad dará a la entidad auditada las explicaciones, orales u escritas, que sean necesarias para permitir a la comisión satisfacerse en cuanto a los requerimientos de información. La demora o negativa a facilitar la información requerida signica una limitación al alcance del examen, lo que será merituado por la Comisión Auditora e incluirá este incidente en su informe nal. Tratándose de una auditoría de gestión, al nal de la fase planeamiento, la comisión de auditoría solicitará llevar a cabo una reunión para comunicar las áreas especícas seleccionadas para revisión en profundidad y discutir los criterios que serían utilizados en las evaluaciones a efectuar durante la fase ejecución.
Durante la ejecución Durante la fase ejecución la comisión auditora profundizará sus pruebas en las áreas o transacciones seleccionadas en la fase planeamiento. La entidad bajo examen deberá continuar facilitando la documentación, informes, registros y explicaciones orales y escritas que le sean solicitadas. Durante esta fase la entidad bajo examen recibirá las comunicaciones escritas mediante las cuales la comisión auditora transmite los Hallazgos de auditoría a las personas comprendidas en los mismos para que, en el plazo jado, presenten sus aclaraciones o comentarios sustentados para su evaluación. Los Hallazgos de auditoría se reeren a presuntas deciencias identicadas como resultado de la aplicación de los procedimientos de auditoría. Los hallazgos comunicados deberán contener los atributos de Condición y Criterio. La condición está referida a la descripción de la deciencia identicada, cuyo grado de desviación debe ser demostrado. El criterio está constituido por las normas no cumplidas y son de carácter legal, operativo o de control que regulan el accionar de la entidad examinada. El desarrollo del criterio en la presentación de la observación debe citar especícamente la normativa pertinente y el texto aplicable de la misma.
52
ACTUALIDAD GUBERNAMENTAL
C.P.C. MARIO RICARDO VERA NOVOA
El coordinador designado por la entidad bajo examen deberá coordinar con el encargado de la comisión auditora, a n de recibir copia de todas las comunicaciones sobre hallazgos, de modo que pueda controlar el ujo de respuestas que sean alcanzadas. Tratándose de auditorías de gestión, la entidad auditada deberá comprobar que el criterio utilizado en la redacción del hallazgo sea exactamente el convenido al nal de la fase planeamiento. La entidad bajo examen y los funcionarios comprendidos en los hallazgos de auditorías deben tener en cuenta que éstos sólo pueden ser desvirtuados por: •
La presentación de nuevos elementos de juicio que modiquen la percepción de la condición observada.
•
La demostración de la aplicación equívoca del criterio de auditoría.
•
La existencia de normas especícas no consideradas en el momento de la estructuración del criterio de auditoría.
•
La demostración que la responsabilidad por el hallazgo corresponde a otra persona, en cuyo caso la comisión deberá trasladar este hallazgo a tal persona.
Consecuentemente, la insistencia en emplear los mismos argumentos y documentación presentada anteriormente no modicará el hallazgo comunicado. Asimismo, todo hallazgo de auditoría no respondido será considerado en el informe nal. Concluida la fase ejecución, la entidad auditada cautelará que le sea devuelta la documentación examinada y los equipos de ocina concedidos en calidad de préstamo. La entidad examinada debe entregar a la Comisión Auditora la carta de representación que deberá rmar como reconocimiento de haber puesto a su disposición la información requerida, así como cualquier hecho signicativo ocurrido durante el período bajo examen y hasta la fecha de terminación del trabajo de campo.
A la recepción del informe A la recepción del informe nal la entidad auditada deberá cautelar que las partes correspondientes de los mismos se distribuyan a los funcionarios comprendidos en INSTITUTO PACÍFICO
53
NORMAS DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL
las observaciones, para la formulación de los descargos a que hubiera lugar, así como para la implementación de las recomendaciones formuladas. Para este n, resulta conveniente que la entidad que ha sido auditada.
7.
Guía de papeles de trabajo
NAGU 3.50 Papeles de trabajo El auditor gubernamental debe organizar un registro completo y detallado de la labor efectuada y las conclusiones alcanzadas, en forma de papeles de trabajo.
01.
Los papeles de trabajo son los documentos elaborados por el auditor en los que se registra la información obtenida, como resultado de las pruebas realizadas durante la auditoría y sirve de soporte al informe. Constituyen el vínculo entre el trabajo de planeamiento, ejecución e informe de auditoría; por lo tanto, deben contener la evidencia necesaria para fundamentar los hallazgos, observaciones, conclusiones y recomendaciones. El contenido de esta sección es el siguiente:
-
Propósito de los papeles de trabajo.
-
Requisitos de los papeles de trabajo.
-
Criterios para elaborar los papeles de trabajo.
-
Planeamiento y uso de los papeles de trabajo.
-
Resúmenes de auditoría.
-
Notas del auditor.
-
Marcas del auditor.
-
Ordenamiento, revisión y aprobación de papeles de trabajo.
-
Revisión y aprobación de los papeles de trabajo.
-
Condencialidad y protección de los papeles de trabajo.
PROPOSITO DE LOS PAPELES DE TRABAJO 02.
54
Los papeles de trabajo son elaborados por el auditor con el objeto de:
ACTUALIDAD GUBERNAMENTAL
C.P.C. MARIO RICARDO VERA NOVOA
•
Registrar las labores: proporcionar un registro sistemático y detallado de la labor efectuada al llevar a cabo una auditoría.
•
Registrar los resultados: proporcionar un registro de la información y evidencia obtenida y desarrollada, en respaldo de los hallazgos, conclusiones y recomendaciones resultantes de la labor de auditoría.
•
Respaldar el informe del auditor: el contenido de los papeles de trabajo tiene que ser suciente para respaldar las opiniones, conclusiones y el contenido total del informe de auditoría. El informe bajo ninguna circunstancia debe contener información o datos no respaldados por los papeles de trabajo.
•
Indicar el grado de conanza del sistema de control interno: los papeles de trabajo incluyen los resultados del examen y evaluación del sistema de control interno, así como los comentarios sobre el mismo.
•
Servir como fuente de información: los datos utilizados por el auditor al redactar el informe, se encuentran en los papeles de trabajo. Muchas veces sirven como fuentes de consulta en el futuro, cuando se necesitan algunos datos especícos.
•
Mejorar la calidad del examen: los papeles de trabajo bien elaborados llaman la atención sobre asuntos importantes y garantizan que se de atención adecuada a los asuntos mas signicativos.
•
Facilitar la revisión y supervisión: los papeles de trabajo son indispensables para la etapa de revisión del informe antes de emitirlo. Permiten a una persona ajena al equipo (el auditor supervisor u otro funcionario) revisar los detalles del examen registrados en dichos papeles. En el caso de cualquier pregunta o duda sobre el contenido del borrador del informe, los papeles de trabajo están para responderles o aclararlas.
03.
El auditor gubernamental no solo debe saber planear y efectuar la auditoría, así como redactar el informe correspondiente, sino que también debe entender que la naturaleza de su trabajo exige la elaboración, durante todo el proceso de la auditoría, de una documentación completa de sus procedimientos, hallazgos, observaciones y la evidencia en la cual va a fundamentar su informe.
REQUISITOS DE LOS PAPELES DE TRABAJO 04.
Los papeles de trabajo referentes a una auditoría de gestión deben cumplir los mismos requisitos exigidos para los correspondientes a una auditoría nanciera; por lo tanto, deben ser:
INSTITUTO PACÍFICO
55
NORMAS DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL
REQUISITOS DE LOS PLANES DE TRABAJO •
Completos y exactos.
•
Claros, comprensibles y detallados.
•
Legibles y ordenados.
•
Información relevante.
Completos y exactos - Permiten sustentar debidamente los hallazgos, observa-
ciones, opiniones y conclusiones, así como demostrar la naturaleza y el alcance del trabajo realizado. La concisión es importante, pero no debe sacricarse la claridad y la integridad con el único n de ahorrar tiempo o papel. Claros, comprensibles y detallados - Para que mediante la revisión por un au-
ditor experimentado que no haya mantenido una relación directa con la auditoría, esté en capacidad de fundamentar las conclusiones y recomendaciones. No deben requerir de explicaciones orales. Legibles y ordenados - Requisito básico, puesto que podrían perder su valor
como evidencia.
Información relevante - Deben limitarse a los asuntos que sean pertinentes e importantes para cumplir los objetivos del trabajo encomendado. 05.
Cuando los papeles de trabajo están elaborados en la forma debida, en orden y son legibles, con encabezamientos completos, explicaciones de fuentes de datos y labores de vericación llevados a cabo, crean en la supervisión o niveles superiores una conanza plena en el auditor y en su trabajo. Si los papeles de trabajo no están en orden, son ilegibles, están mal redactados o tienen otras fallas, el supervisor y otros funcionarios, no tendrán conanza en el auditor ni en el contenido de su informe.
CRITERIOS PARA ELABORAR PAPELES DE TRABAJO 06.
Algunos de los criterios que fundamentan la preparación de los papeles de trabajo son los siguientes:
-
Son preparados partiendo del punto de vista de la inclusión de todos los datos necesarios y pertinentes.
-
Incluyen los datos que sustenten alguna armación o concepto expresado. 56
ACTUALIDAD GUBERNAMENTAL
C.P.C. MARIO RICARDO VERA NOVOA
-
Presentan todos los datos necesarios que respaldan la razonabilidad de los registros exactos.
-
Los papeles de trabajo deben elaborarse con limpieza y ser matemáticamente exactos.
-
Contienen un enunciado conciso del trabajo ejecutado, en conexión con su preparación.
-
Son claros y explican en forma completa el asunto que trata. El encabezamiento de cada hoja debe contener el nombre de la entidad bajo examen, título de su contenido y el período o la fecha correspondiente.
ELABORACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO 07.
La elaboración de papeles de trabajo requiere un planeamiento cuidadoso antes y durante el curso de la auditoría. Durante el desarrollo de las labores, el auditor debe prever el tipo y forma de papel de trabajo que puede presentar la evidencia de una manera concisa y efectiva. El empleo de papeles de trabajo no planicados o que se elaboren con apresuramiento puede dar como resultado que no presenten bien los datos, que el orden de presentación no sea el mejor o que sea necesario repetir los papeles de trabajo para incluir toda la información.
08.
En condiciones normales hay muchas maneras de elaborar cualquier tipo de papel de trabajo. El auditor debe revisar la cédula empleada en la auditoría anterior, si la hubo, y determinar si el formato utilizado es adecuado o si puede mejorarse. Debe evitarse el uso de hojas de varios tamaños. En general las hojas de tamaño estándar de siete columnas, son las más adecuadas para la mayoría de los trabajos de análisis. También puede utilizarse hojas de doble tamaño estándar (catorce columnas). Para los papeles que documentan entrevistas, inspecciones y otras labores presentadas en forma narrativa, debe utilizarse hojas rayadas de tamaño estándar.
09.
El auditor que prepara una cédula de trabajo debe incluir sus iniciales y la fecha en que la confección en una parte de dicha hoja. El contenido de cada hoja debe incluir fechas, datos completos o los montos y explicaciones sucientes, de modo que cualquier otro auditor que pueda leerlo lo entienda, sin tener que recurrir a otra fuente de información.
10.
Los papeles de trabajo y signos que se utilizan en ellos durante el curso de una auditoría de gestión están constituidos fundamentalmente por:
INSTITUTO PACÍFICO
57
NORMAS DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL
•
Resúmenes de auditoría.
•
Notas del auditor
•
Extractos y copias de documentos
•
Marcas de auditoría
RESUMENES DE AUDITORIA 11.
La naturaleza y resultados de la labor en cada segmento de un examen debe resumirse de manera clara y concisa en los papeles de trabajo. Se puede considerar un segmento como algo relacionado a un aspecto o grupo de elementos de un hallazgo o área.
12.
Como resultado de la auditoría se acumula una gran cantidad de papeles de trabajo que contienen una variedad de información de diversas formas, por ejemplo, copias de leyes, reglamentos, y procedimientos de la entidad, correspondencia, copias de entrevistas y programas relacionados con el examen. A pesar de que esta información puede ser interesante, útil y pertinente es de poco valor si no se analiza y organiza en forma lógica e interrelacionada. En la mayoría de casos, esto puede lograrse con mayor efectividad, a través de la preparación de resúmenes de los papeles de trabajo.
13.
El propósito de tales resúmenes es extractar en forma clara precisa y apropiada, la esencia de la tarea realizada, a n de resaltar los resultados logrados, las conclusiones alcanzadas y cualquier recomendación, según se reejen en los papeles de trabajo que lo sustentan.
14.
Dichos resúmenes sirven a dos propósitos fundamentales e interrelacionados: a) obligan a un análisis oportuno y crítico de la evidencia obtenida y de la labor efectuada, ayudando a identicar requerimientos adicionales, también sirven de base para decidir acerca de la inclusión de los resultados en el informe; y, b) hacen posible la preparación del borrador del informe, como parte integral de la tarea realizada.
15.
Dada la naturaleza y alcance de la auditoría, es necesario que exista cierta exibilidad en el diseño y preparación de los resúmenes. Cada resumen debe prepararse según las necesidades de cada labor. Un resumen debe ser considerado como un instrumento de tarea interna, un medio para lograr un n y no un n en sí mismo. Debe diseñarse para que sirva de ayuda a los miembros del equipo y la terminación ordenada y oportuna de la auditoría. Por lo tanto, el formato y contenido de los resúmenes debe dejarse al criterio del auditor.
58
ACTUALIDAD GUBERNAMENTAL
C.P.C. MARIO RICARDO VERA NOVOA
16.
Al preparar programas de auditoría los miembros del equipo deben considerar la necesidad de preparar resúmenes convenientes de partes individuales o grupos de partes de la labor efectuada. Cada cierto tiempo durante una auditoría, debe asegurarse que dichos resúmenes guarden coherencia con el propósito principal y se presente para lograrlo, cual es la preparación del borrador del informe. La preparación de resúmenes útiles y con sentido crítico permite que se cumpla con este objetivo y, es un arte que los miembros del equipo de auditoría deben tratar de cultivar y perfeccionar.
17.
Tanto el auditor encargado como el supervisor deben analizar los resúmenes en forma crítica para asegurarse de que se han abarcado todas las áreas de importancia y que los datos necesarios para una presentación efectiva del informe son completos, tienen una referencia cruzada con los detalles fundamentales y la lógica utilizada es sólida. Todos los vacíos en los datos y contradicciones en la evidencia deben investigarse, revisarse o explicarse, según sea apropiado.
18.
El auditor encargado debe recordar que la mayor parte de los problemas en la elaboración de informes se originan frecuentemente, en la forma en que se analiza y resume la evidencia en los papeles de trabajo. Por ello, deben vigilar que los resúmenes individuales se terminen en forma ordenada y oportuna conforme avanza el examen.
19.
Los elementos básicos de un resumen son los siguientes:
•
Objetivos
•
Labor realizada
•
Resultado obtenido
•
Conclusiones
•
Recomendaciones
20.
Objetivos - En esta sección debe aparecer una declaración clara sobre el propósito de la labor de auditoría, una explicación del motivo por el cual se efectúa y lo que se está tratando de lograr. Este elemento tiene relación con los objetivos generales especícos denidos en el plan de auditoría y programa de trabajo.
21.
Labor realizada - Debe gurar exactamente lo que se ha ejecutado en relación con lo que se iba a hacer. Si no se ha podido efectuar ciertas
INSTITUTO PACÍFICO
59
NORMAS DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL
labores(limitaciones) que se habían pensado, debe informar acerca de este hecho y explicar los motivos.
22.
Resultados obtenidos - Debe incluirse un resumen de los hechos y la evidencia obtenida en relación con el objetivo. Esta sección del resumen no debe redactarse como si fueran las conclusiones de las pruebas ejecutadas. La evidencia debe presentarse como un resumen de los hechos y no como conclusiones a las cuales ha llegado el auditor. Esta parte debe contener la evidencia, más no la interpretación de ella.
23.
Conclusiones - Aunque frecuentemente son visibles al conocer la evidencia, se deben indicar las conclusiones en relación a los objetivos. Se deben presentar los criterios utilizados para llegar a las conclusiones, las cuales tienen que estar en relación con la labor efectuada y los resultados obtenidos.
24.
Recomendaciones - Cualquier recomendación de acciones correctivas debe presentarse luego en forma lógica. Las partes narrativas de los resúmenes deben redactarse con claridad. Los auditores encargados no deben aceptar resúmenes preparados en forma descuidada, debiendo devolver los hasta que sean satisfactorios. Al mismo tiempo, los resúmenes no son uniformes ni tampoco están destinados a extraños, por lo tanto, no deben prepararse con tanto cuidado en lo relacionado a un lenguaje pulido, estilo y explicaciones detalladas de términos y conceptos utilizados en los informes. En la página siguiente se presenta un ejemplo de papeles de trabajo incluyendo un resumen de auditoría.
NOTAS DEL AUDITOR 25.
Un grupo especial de papeles de trabajo son las notas del auditor. Este tipo de papeles de trabajo sirven al auditor para registrar ciertos asuntos que debe recordar para benecio propio y del examen. Las notas deben ser explicativas y completas, pero no deben repetir datos que estén contenidos en otros papeles de trabajo. Existen tres clases distintas de notas:
•
Notas recordatorias
•
Notas sobre observaciones
•
Notas para el informe
60
ACTUALIDAD GUBERNAMENTAL
C.P.C. MARIO RICARDO VERA NOVOA
EXTRACTOS Y COPIAS DE DOCUMENTOS 26.
Las notas recordatorias se reeren a asuntos que están pendientes de examinar o requieren investigación adicional. También comprenden asuntos que deben ser aclarados o terminados antes de empezar la redacción del informe.
27.
Las notas sobre observaciones o hallazgos, se reeren a las deciencias que serán incluidas en el informe como conclusiones. Las notas para el informe incluyen información que será incluida como recomendaciones. Algunos auditores preeren elaborar una sola lista de notas; sin embargo, la manera más ordenada es preparar varias listas separadas e ir registrando en ellas el tipo de información que corresponda.
MODELO DE RESUMEN DE AUDITORÍA (PAPELES DE TRABAJO) Auditoría al Proyecto Construcción de Centros Educativos Ministerio de Construcción, período 19X6 Áreas de Planeamiento y Ejecución de Obras 1.
Objetivo Determinar si las metas físicas programadas por la entidad para el proyecto Construcción de Centros Educativos en zonas urbano-marginales durante el período fueron logradas en forma satisfactoria.
2.
Labor realizada Para cumplir con el objetivo planteado, se solicitó a la Ocina de Planicación Sectorial el plan operativo del ejercicio, así como la documentación de soporte relacionada con los criterios de selección de las metas físicas a ejecutar y las fuentes de nanciamiento a utilizarse en su ejecución. Asimismo, se solicito el informe de evaluación de gestión y los reportes mensuales de avance remitidos por las ocinas desconcentradas del Ministerio, los cuales no fueron presentados. Asimismo, se entrevistó al Director responsable del monitoreo de la ejecución de obras.
3.
Resultado obtenido De la revisión practicada se estableció lo siguiente:
INSTITUTO PACÍFICO
61
NORMAS DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL
•
De las cuarenta (40) obras programadas, once (11) de ellas no se habían iniciado. En todos los casos la entidad había culminado hace seis meses las licitaciones públicas y suscrito los correspondientes contratos de construcción. Las once obras pendientes de ejecución corresponden a centros educativos en zonas deprimidas localizadas en los departamentos A.,B y C. (Ver anexo adjunto).
•
En el curso del período la entidad ejecutora del Proyecto, adoptó la decisión de incrementar las metas físicas previstas en 20 más, entre construcciones nuevas y ampliaciones. Para ello procedió a modicar las partidas presupuestales asignadas inicialmente al proyecto.
•
Ante la imposibilidad de pagar las valorizaciones distintas al proyecto, la entidad decidió transferir 4.5 millones de dólares para ese propósito, en vista que si persistía el atraso tendría que pagar mayores costos a los contratistas, los cuales no estaban presupuestados. La entidad no evalúa los resultados en forma periódica, ni cuenta con la información gerencial sobre movimiento de fondos.
•
4.
Conclusión Las metas físicas establecidas para el ejercicio fueron cumplidas parcialmente, debido a que de las 40 programadas solamente se ejecutaron 29. Esto se explica por la inclusión de 20 obras nuevas que tuvieron que ejecutarse con los mismos recursos.
5.
Recomendación Es conveniente que la entidad ejecutora establezca un orden de prioridades para el nanciamiento de las obras, a partir del análisis de la situación nanciera del proyecto, en vista que no pudo cumplirse con la totalidad de metas físicas programadas. Así mismo, no es conveniente la ejecución de obras imprevistas sin tener el respectivo nanciamiento asegurado.
28.
Los documentos ociales son de importancia para el auditor, entre ellos, las leyes y otras normas reglamentarias. Para tener información completa en los papeles de trabajo el auditor puede: a) elaborar extractos en forma manual de porciones de los documentos; b) obtener copias completas (en el caso de leyes, reglamentos, manuales, etc.) y, c) obtener fotocopia de los documentos o parte de ellos.
29.
Para establecer cuál de los métodos antes descritos deben utilizarse el auditor debe tener presente que:
62
ACTUALIDAD GUBERNAMENTAL
C.P.C. MARIO RICARDO VERA NOVOA
•
Solo debe incluir información que corresponda a los papeles de trabajo; por esta razón los extractos o porciones pertinentes son preferibles a los documentos completos.
•
El uso de fotocopias, cuando sea posible, ahorra mucho tiempo. Son preferibles a tener extractos largos y manuscritos.
•
El auditor debe aprovechar los análisis elaborados por la entidad siempre que sea posible.
MARCAS DEL AUDITOR 30.
Las marcas del auditor son signos particulares y distintivos que hace el auditor para señalar el tipo de trabajo o prueba efectuada. Las marcas del auditor se encuentran en los registros y documentos de la entidad bajo examen y en los papeles de trabajo. Sirven como prueba para recordar al auditor las labores efectuadas.
31.
Las marcas básicas de auditoría pueden ser utilizadas en todos los papeles de trabajo y son de dos clases: de signicado uniforme y, con el contenido a criterio del auditor. Las marcas de signicado uniforme son aquellas cuyo concepto se emplea frecuentemente en cualquier auditoría o examen especial y que han sido adoptadas uniformemente. En cambio, las marcas sin signicado permanente son utilizadas por el personal de auditoría para expresar conceptos o procedimientos empleados. El signicado de la marca utilizada debe presentarse en forma obligatoria en cada cédula en donde se utilice.
32.
El empleo de las marcas en los registros de la entidad es útil, exclusivamente, para que el auditor pueda determinar el progreso de su labor en el caso de una interrupción y para evitar duplicidad en su trabajo.
33.
El empleo de marcas en los papeles de trabajo es para la información futura del mismo auditor, para nes de revisión y supervisión y para usarlas como posibles referencias en el futuro. Es importante que los papeles de trabajo indiquen claramente el signicado de cada marca empleada, para que tanto el auditor como otras personas comprendan dicho signicado, aún en el futuros. (Ver sección 280, Parte II del MAGU).
ORDENAMIENTO, REVISIÓN Y APROBACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO 34.
Debido al gran volumen de los papeles de trabajo, su ordenamiento lógico
INSTITUTO PACÍFICO
63
NORMAS DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL
es importante durante el curso de las labores de auditoría y después de haberlas terminado; inclusive para el archivo de papeles de trabajo.
35.
En la auditoría nanciera el orden lógico usado por los auditores es aquel que sigue la secuencia de las cuentas en el balance general, es decir, activos, pasivos, ingresos y gastos. En la auditoría de gestión el orden lógico está dado por las actividades o áreas más importantes examinadas, según el esquema establecido por la Contraloría General de la República.
36.
Todos los papeles de trabajo deben ser referenciados, de tal forma que la relación existente entre ellos sea cruzada. El propósito de la referenciación cruzada es mostrar en forma objetiva, a través de los papeles de trabajo, las relaciones existentes entre las evidencias que se encuentran en los papeles de trabajo y el contenido del informe de auditoría.
ARCHIVOS DE PAPELES DE TRABAJO 37.
Los archivos de papeles de trabajo para cada labor deben dividirse en dos grupos básicos:
•
Archivo permanente.
•
Archivo corriente.
•
Archivo permanente
38.
Está conformado por un conjunto orgánico de documentos que contienen copias y/o extractos de información de interés, de utilización continua o necesaria para futuros exámenes, básicamente relacionada con:
•
Ley orgánica de la entidad y normas legales que regulan su funcionamiento.
•
Organigrama vigente.
•
Reglamento de organización y funciones - ROF.
•
Manual de organización y funciones - MOF.
•
Manual de procedimientos operativos
•
Plan operativo Institucional.
•
Presupuesto institucional, incluyendo modicaciones y evaluaciones. 64
ACTUALIDAD GUBERNAMENTAL
C.P.C. MARIO RICARDO VERA NOVOA
•
Estados nancieros.
•
Informes de auditoría.
•
Denuncias.
•
Plan anual de control, incluyendo reprogramaciones.
•
Informe de evaluación del plan anual de control.
•
Resoluciones y directivas emitidas por la entidad.
•
Convenios y contratos importantes.
•
Memoria Anual o Informe de Gestión
Relación de funcionarios de la entidad
39.
El archivo permanente debe revisarse y actualizar periódicamente, Para que los archivos no se tornen demasiado voluminosos, se debe retirar el material que no es de uso corriente, pero tiene que retenerse y trasladarlo a los archivo inactivos identicando y registrando los motivos de dicho traslado. El archivo permanente debe actualizarse periódicamente a n de permitir su fácil utilización, especialmente, en la fase de planeamiento de la auditoría. La responsabilidad de organizar el Archivo Permanente corresponde a las:
•
Gerencias de Línea de la Contraloría General de la República; y,
•
Jefaturas de los Órganos de Auditoría Interna-OAI.
Archivo corriente de auditoría de gestión
40.
En este archivo se incluyen los papeles de trabajo y evidencias que sustenten el resultado de la auditoría, así como también los criterios utilizados por los responsables de la fase de ejecución. El archivo corriente en la auditoría de gestión se codica con la letra “G”, habiéndose establecido la codicación alfanumérica secuencial, para las diversas áreas examinadas. Para la codicación adecuada y organización de los papeles de trabajo de una auditoría, la Contraloría General de la República ha establecido lo siguiente:
INSTITUTO PACÍFICO
65
NORMAS DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL
ARCHIVO CORRELATIVO REFERENCIA CONTENIDO I
BORRADOR DEL INFORME
II
RESUMEN DE AUDITORIA * Puntos pendientes y superados
* Resumen de recomendaciones, conclusiones y observaciones * Carta de representación, cuando sea aplicable. * Puntos de atención para el Supervisor * Lista de vericación de conclusión de la auditoría * Control de tiempo III
PLAN Y PROGRAMAS DE AUDITORIA Y MODIFICACIONES
IV
REVISIÓN ESTRATEGICA * Plan de revisión estratégica * Reporte de revisión estratégica
V
CORRESPONDENCIA
1
AREA “A” PRUEBAS DE AUDITORIA
2
AREA “B” PRUEBAS DE AUDITORIA
3
AREA “C” PRUEBAS DE AUDITORIA
100
COMUNICACION DE OBSERVACIONES
200
EVALUACION DE COMENTARIOS Y ACLARACIONES DE ENTIDAD EXAMINADA
41.
66
El auditor debe utilizar su buen juicio y criterio para denir el material signicativo a ser incluido en los papeles de trabajo, con el n de evitar que éstos ACTUALIDAD GUBERNAMENTAL
C.P.C. MARIO RICARDO VERA NOVOA
lleguen a ser una transcripción completa de todos los documentos de la entidad bajo examen, en lugar de un resumen de las labores de auditoría.
REVISION Y APROBACION DE LOS PAPELES DE TRABAJO 42.
Para lograr la máxima utilidad y eciencia y garantizar la calidad de la auditoría, es necesaria una revisión completa de los papeles de trabajo. El auditor encargado debe revisar los papeles de trabajo elaborados por los miembros del equipo.
43.
La revisión nal y objetiva de los papeles de trabajo es responsabilidad del supervisor. Durante el curso de la auditoría, este debe haber revisado los papeles de trabajo elaborados; sin embargo, es necesario una revisión nal del juego completo, dentro de las ocinas de la entidad bajo examen.
44.
El supervisor debe poner sus iniciales en cada papel de trabajo, en señal de aprobación. Al revisar los papeles de trabajo debe determinar si la evidencia resumida en ellos es suciente, a su juicio, para llegar a las mismas conclusiones y opinión, tal como están expresadas en el borrador del informe.
45.
La aprobación nal del informe es una responsabilidad del supervisor e implica también la aprobación de los papeles de trabajo relacionados y la suciencia de su contenido para respaldarlo. La revisión es importante y no debe efectuarse de manera supercial o a la ligera. Su importancia se basa en la necesidad de cerciorarse de que el informe cuente con evidencia clara, demostrable y objetiva en respaldo de las labores de auditoría.
46.
Al revisar los papeles de trabajo, el supervisor debe considerar los factores siguientes:
•
Conformidad con el programa de trabajo y con cualquier instrucción especica.
•
Precisión, conabilidad de la labor efectuada y aceptabilidad de los papeles de trabajo relacionados como evidencia de dicha labor y los resultados alcanzados.
•
Validez y racionalidad de las conclusiones alcanzadas.
•
Naturaleza y alcance de la discusión con funcionarios de la entidad, así como la consideración dada a los hallazgos.
INSTITUTO PACÍFICO
67
NORMAS DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL
•
Conformidad con las normas para la presentación de papeles de trabajo jadas por el Organismo Superior de Control.
47.
El auditor encargado debe revisar los papeles de trabajo en el campo, oportunamente, una vez que se haya realizado las tareas encomendadas a los miembros del equipo. Una revisión oportuna hace posible la continuación de la labor y aclarar cualquier asunto, evitando la interrupción originada por una revisión de los problemas, cuando el personal involucrado ha sido asignado a otras tareas.
CONFIDENCIALIDAD Y PROTECCION DE LOS PAPELES DE TRABAJO 48.
La naturaleza condencial de los papeles de trabajo es una condición de especial importancia debido al hecho que su contenido revela el alcance de la auditoría y naturaleza de las pruebas aplicadas en forma selectiva. Esta naturaleza condencial se mantiene durante el curso de la auditoría y después de realizada esta, de manera permanente en los archivos de dichos documentos.
49.
En ninguna circunstancia, el auditor debe divulgar el contenido de los papeles de trabajo, mostrárselos a otras personas o hacer copias o extractos de los mismos. Debe dejar los papeles de trabajo guardados con la seguridad debida, cuando no estén en su poder.
50.
Todos los papeles de trabajo deben protegerse para asegurarse de que son accesibles solo a personas autorizadas. No debe dejarse los papeles de trabajo durante el día en lugares donde pueden ser accesibles al publico, personal de la entidad u otras personas que no están autorizadas a examinarlos. El material condencial, como por ejemplo los planes de la entidad e informes de naturaleza delicada, deben guardarse con las seguridades necesarias cuando no se utilizan, para evitar una revelación no autorizada.
6.
NAGU 3.50 PApeles de trabajo Modifcada por la Resolución de Contraloría Nº 141-99-
El auditor gubernamental debe organizar un registro completo y detallado de la labor efectuada y las conclusiones alcanzadas, en forma de papeles de trabajo. 01.
68
Los papeles de trabajo constituyen el vínculo entre el trabajo de planeamiento y ejecución, y el informe de auditoría. Por tanto, deberán contener la evidencia necesaria para fundamentar los hallazgos, opiniones y conclusiones que se presentar en el informe. Podrán incluir medios de almacenamiento ACTUALIDAD GUBERNAMENTAL
C.P.C. MARIO RICARDO VERA NOVOA
magnético, electrónico, informáticos y otros. No hay nada que sustituya a una comprensión adecuada de los objetivos de la Auditoría, las razones por las cuales se emprenderá determinada tarea y la forma en que esa tarea contribuirá al cumplimiento de los objetivos. Esa comprensión se logra cuando el auditor dispone de papeles de trabajo debidamente planicados y organizados y, recibe instrucciones idóneas de sus supervisores. La práctica de indicar claramente en los papeles de trabajo los nes que se persigan, será muy útil para asegurarse de que la información obtenida estará relacionada directamente con los objetivos de la Auditoría y del informe correspondiente. 02.
Propósito
a)
Contribuir a la planeación y realización de la Auditoría.
b)
Proporcionar el principal sustento del informe del auditor.
c)
Permitir una adecuada ejecución, revisión y supervisión del trabajo de Auditoría.
d)
Constituir la evidencia del trabajo realizado y el soporte de las conclusiones, comentarios y recomendaciones incluidas en el informe y como prueba preconstituida para los procesos judiciales, de ser el caso.
e)
Permitir las revisiones de calidad de la Auditoría.
Propiedad y Custodia de los Papeles de Trabajo Los papeles de trabajo son propiedad de los órganos conformantes del Sistema Nacional de Control, y de las sociedades de Auditoría, cuyos exámenes practicados contaron con la autorización de la Contraloría General, destacándose que en el caso de Auditorías practicadas por Sociedades de Auditoría contratadas directamente por el organismo rector del Sistema, los papeles de trabajo serán de propiedad de la Contraloría General de la República.
INSTITUTO PACÍFICO
69
NORMAS DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL
Aseguramiento de la calidad del proceso de examen en su etapa de ejecución - organización de papeles de trabajo
7.
Destinatario Gerencia Central de Calidad (en adelante GCAL)
Objetivos Aseguramiento Nº 004-2012-CG •
Regular el aseguramiento de la calidad del proceso de control posterior de la organización de los papeles de trabajo, a n de vericar el cumplimiento de los estándares de calidad establecidos
•
Determinar oportunidades de mejora del desempleo del Sistema Nacional de Control , emitiendo los comentarios, recomendaciones o sugerencias, respecto a los aspectos relevantes concernientes al trabajo de campo que vienen ejecutando las comisiones auditoras.
•
Establecer la fecha de revisión de trabajo de campo de examen especialorganización de los papeles de trabajo, para ser utilizado por personal de la CGAL, encargado del aseguramiento de la calidad
Alcance1 •
Proceso de control posterior examen especial.
•
Etapa del proceso: Ejecución, organización de los papeles de trabajo.
•
Líneas de producción del SNC, encargadas de la conducción, ejecución y evaluación de las acciones de control, conformadas por
Base legal •
Ley N° 27785, “Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República” y modicatorias
1
CGR1: Gerencia Central de Operaciones conformada por las Gerencias de Control, Gerencia de la Cuenta General de la República, Departamento de Operaciones Especiales, Macro Regiones, Departamentos de Control y Ocinas Regionales de Control; asi como la Gerencia del Sistema Nacional de Denuncias. - OCI(s) 70
ACTUALIDAD GUBERNAMENTAL
C.P.C. MARIO RICARDO VERA NOVOA
•
Normas de Auditoría Gubernamental.
•
Manual de Auditoría Gubernamental.
•
Política de la Calidad de la CGR.
•
Reglamento de Organización y Funciones de la Contraloría General de la República - ROF.
•
Reglamento de los Órganos de Control Institucional
Guía de papeles de trabajo. 1.
El aseguramiento de la calidad es la aplicación de un conjunto de políticas, disposiciones y recursos técnicos orientados a vericar que los procesos y productos de control gubernamental han sido sujetos a control de calidad en cada una de sus etapas y cumplen con los estándares establecidos, a n de proporcionar conanza sobre el adecuado ejercicio del control gubernamental.
2.
Habiéndose considerando la intervención del aseguramiento de la calidad a los procesos de control posterior, entre ellos a los Exámenes especiales2, llevados a cabo por la Contraloría General de la República y los Órganos de Control Institucional, se considera la etapa de ejecución como una de las más relevantes. La etapa de ejecución de los Exámenes especiales tiene por propósito contar con la evidencia suciente, competente y pertinente, en relación a los asuntos o hechos evaluados, resultando de importancia la organización de los papeles de trabajo. En ese sentido, en primera instancia el aseguramiento de la calidad se centrará en la vericación de la organización de los papeles de trabajo, cuya importancia radica en proporcionar el sustento para el Informe de auditoría que respalde los juicios signicativos del auditor, así como facilitar a los auditores la conducción y supervisión del proceso de la auditoría.
3.
2
Para el aseguramiento de la calidad de la etapa de ejecución de los exámenes especiales, se ha elaborado una Ficha de revisión (Check list),
Proceso de control posterior orientado a la revisión y análisis focalizados a un àrea, operación o asunto especico con el objeto de vericar el adecuado manejo de los recursos públicos, asi como el cumplimiento de normativa legal y otras reglamentarias aplicables
INSTITUTO PACÍFICO
71
NORMAS DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL
LINEAMIENTO N° 04-2012-CG/GC AL “ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD DEL PROCESO DE EXAMEN ESPECIAL, EN SU ETAPA DE EJECUCIÓN - ORGANIZACIÓN DE PAPELES DE TRABAJO Como instrumento que permitirá al personal de la GCAL, vericar que los papeles de trabajo se encuentren organizados en archivos según su contenido y que el trabajo de campo se venga realizando en concordancia con los requisitos establecidos en los estándares de calidad. 4.
La etapa de ejecución del proceso de control posterior examen especial, se encuentra regulada por los estándares de calidad siguientes:
•
Normas de auditoría gubernamental
•
Manual de auditoría gubernamental
•
Guía de papeles de trabajo y
•
Lineamientos de aseguramiento de la calidad
5.
De la información registrada en el Sistema de Control Gubernamental (Ex - SAGU), se seleccionarán una muestra de las acciones de control que se encuentran en curso, en la etapa de ejecución, a cargo de comisiones auditoras de la Contraloría General de la República y Órganos de Control Institucional, las cuales serán sujetas a aseguramiento de la calidad.
6.
Se emitirá un documento a través del cual se informará al superior jerárquico de la comisión auditora, la visita del personal acreditado de la GCAL que llevará a cabo el aseguramiento de la calidad, con conocimiento del personal de la comisión, asi como de los niveles jerárquicos superiores.
7.
El aseguramiento de la calidad a la etapa de ejecución - trabajo de campo del proceso de control posterior, comprenderá la vericación de los papeles de trabajo de acuerdo a la organización de su contenido:
•
Archivo permanente
•
Archivo de planicación
•
Archivo comente
•
Archivo de comunicación de hallazgos
72
ACTUALIDAD GUBERNAMENTAL
C.P.C. MARIO RICARDO VERA NOVOA
• • •
Archivo resumen Archivo de correspondencia Archivo opcional
•
Archivo varios
8.
El aseguramiento de la calidad se efectuará haciendo uso de las chas de revisión de trabajo de campo (Check List), emitiendo los respectivos comentarios, recomendaciones o sugerencias, relacionados a aspectos relevantes concernientes al trabajo de campo que vienen ejecutando las comisiones auditoras. (Anexo N° 01)
9.
Los resultados serán comunicados al superior jerárquico de la comisión auditora, con conocimiento a los niveles superiores, a n de que éstos sean remitidos al supervisor de la comisión, quienes deberán disponer la implementación de las correcciones y acciones correctivas necesarias, así como efectuar el seguimiento correspondiente, de acuerdo a sus funciones de conducción, ejecución y evaluación de la labor de control, respectivamente.
Documentos adjuntos
Anexo N.° 01 “Ficha de revisión de trabajo de exámenes especiales, organización de los papeles de trabajo” Anexo N° 02 “Guía de papeles de trabajo Fecha de emisión Diciembre 2012 (VER EN EL PDF ADJUNTO) EL TEXTO COMP’LETO DEL LINEAMIENTO N° 04-2012-CG/GC ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD DEL PROCESO DE EXAMEN ESPECIAL, EN SU ETAPA DE EJECUCIÓN - ORGANIZACIÓN DE PAPELES DE TRABAJO
INSTITUTO PACÍFICO
73
