Next Administrativo Manual Del Usuario

Next Administrativo 1.1 – Manual del Usuario Copyright © NextSoft Software Solutions, C.A. 2006

Next Administrativo Versión 1.1 Manual del Usuario Revisión 01.05 Copyright © NextSoft Software Solutions, C.A. Todos los derechos reservados Maracaibo 2006


Introducción Antes que todo queremos darles las gracias por utilizar Next Administrativo®, hemos realizado un gran esfuerzo en ofrecer a todos nuestros usuarios un sistema confiable, fácil de utilizar y que cumpla con todas sus expectativas presentes y futuras. Este manual cubre uno a uno cada opción de sistema de Next Administrativo®, para la realización de este manual se ha asumido que el usuario posee los conocimientos básicos operativos de Windows®, de tal forma que comenzaremos directamente a explicar los aspectos referentes a la instalación y operatividad del sistema.


Instalación Administrativo® ® solame Para Para instal instalar ar Next Administrativo solamente nte debe debe ejecut ejecutar ar el progra programa ma SETUP.EXE contenido en el CD de instalación o en su defecto en el archivo de descarga descarga (si lo obtuvo obtuvo desde nuestra página web (http://www (http://www.next .next-soft.c -soft.com) om) y siga los pasos que allí se mencionan. El proceso de instalación de Next Administrativo® es similar al de otros programas para Windows®.

Una Una vez vez final finaliza izado do el proc proceso eso de insta instala laci ción ón uste usted d tend tendrá rá en el menú menú de Windows® un nuevo acceso ubicado en la siguiente dirección: INICIO

Programas

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Next Administrativo

v1.1

Cuan Cuando do ejec ejecut utee el prog progra rama ma por por prim primer eraa vez vez apar aparec ecer eráá una una vent ventan anaa de introducción de datos tal como se muestra en la figura:

En esta ventana usted deberá introducir la siguiente información: Carpeta Carpeta de datos:

Carpeta Carpeta donde donde almacenará almacenará los los datos del sistema. sistema. Si Si está está instalando el sistema en redes, esta carpeta deberá ser un recurso compartido de la red.

Carp Carpet etaa de repor reporte tes: s: Carp Carpet etaa dond dondee almace almacena nará rá los los repor reporte tess del del sistem sistema. a. Si instala el sistema en red, puede colocar los reportes en una carpeta compartida de la red para que todos los usuarios tengan acceso a ellos. Carpet Carpetaa tempor temporale ales: s: Esta Esta carpet carpetaa almacen almacenaa los archivos archivos tempora temporales les que utiliz utilizaa Next Administrativ Administrativo® o®, actu actual alme ment ntee no es nece necesa sari rio o introducir el nombre de esta carpeta, el sistema asumirá la carpeta temporal del usuario.


Una vez introducida la ubicación de las carpetas del sistema deberá presionar el Botón Conectar para verificar la conexión a cada una de ellas. Si obtiene el mensaje “Conexión exitosa” entonces presione el Botón Aceptar para grabar esta información y continuar el proceso. Recomendamos siempre que sea posible destinar para carpeta de datos y reportes, la ubicación C:\NEXTDATOS (Cambie la letra C por la unidad de disco que mas le sea conveniente a Ud.) Importante: Next Administrativo está diseñado para funcionar bajo sistema operativo Windows 98SE o superior, pero recomendamos siempre y cuando sea posible instalar bajo Windows 2000 o superior.

Cuando utilice Next Administrativo® y este no logre realizar la conexión a algunas de estas carpetas, esta ventana de configuración volverá a aparecer, y no podrá trabajar con el sistema hasta que no complete esta información. Importante: Durante las pruebas realizadas al sistema se detectó que en algunas instalaciones bajo Win9x, cuando la carpeta de datos y reportes del sistema apuntaba a un recurso compartido de red, este último en ocasiones no estaba disponible, esto se debe a un problema con estos sistemas operativos, los cuales esporádicamente pierden el enlace a los recursos compartidos de un servidor. Si usted experimenta este tipo de problemas, no deberá cambiar la información de estas carpetas cuando Next Administrativo® se lo solicite, simplemente salga del sistema y vuelva a conectar los recursos de red. Reinicie el sistema y este deberá entrar sin problemas.

Luego de introducir las carpetas, realizar la conexión y aceptar la información, el sistema continuará con el proceso de instalación y/o verificación de los archivos. Tome en cuenta que Next Administrativo® creará de forma automática cualquier archivo que necesite y no se encuentre disponible para el momento de la ejecución del sistema. Esto aplica a los archivos de datos y a los archivos de definición de reportes. Next Administrativo® como opción por defecto, se instalará en la siguiente carpeta: Archivos de programas

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NO INTENTE MODIFICAR NI ELIMINAR ningún archivo contenido en esta carpeta, ya que esto puede ocasionar que Next Administrativo® deje de funcionar normalmente. Cuando el sistema se instala por primera vez, habilita un usuario por defecto con los siguientes parámetros: ID Usuario: Contraseña:

GERENTE 1


Este usuario tiene todos los derechos y privilegios asignados por defecto, si es necesario en su instalación de Next Administrativo® cree nuevos usuarios y/o modifique la clave de este usuario para mayor seguridad. El usuario gerente no puede ser eliminado del sistema. Instalación en redes Next Administrativo® puede trabajar en un equipo individual (monousuario) o en una red de equipos (multiusuario), para el sistema es indiferente si usted lo instala en un solo equipo o en múltiples equipos, simplemente si instala en varios equipos deberá especificar un número de estación diferente para cada instalación. Esto se realiza pasando como parámetro el número de estación deseado en el acceso directo que se crea durante la instalación del sistema. Para cambiar dicho parámetro simplemente presione botón derecho sobre el acceso directo del sistema y en la ficha del acceso directo en la línea del programa cambie el numero 001 por el número de la estación de trabajo que esta instalando. Importante: Si no especifica el número de estación para cada equipo, Next Administrativo® asumirá 001 como número de estación y por lo tanto solamente podrá trabajar con un equipo simultáneamente.

Por defecto cuando se instala el sistema, este crea automáticamente 100 estaciones de trabajo, si necesita crear mas estaciones o eliminar algunas, esto puede hacerlo desde el módulo Opciones del sistema pero tome en cuenta que para poder manipular el número de estaciones definidas en el sistema no debe existir ningún otro usuario trabajando con el. Importante: Next Administrativo® está diseñado para ser instalado en forma local en cada una de las máquinas que conforman una red de computadoras, NUNCA intente instalar el sistema en una carpeta compartida para ser utilizado desde allí por varios usuarios, lo único que deberá compartir en la red (para efectos de utilización de Next Administrativo®) son la carpeta de datos y la de reportes. Recuerde que dependiendo de las necesidades de instalación de su sistema la carpeta de reportes puede ser utilizado por todos los usuarios o simplemente por algunos usuarios y otros pueden trabajar los reportes de forma local en cada equipo.


Operación del Sistema Aspectos Generales

Antes de comenzar a explicar cada módulo del sistema es necesario conocer algunos aspectos generales sobre la utilización del mismo. Los “tips” que se mencionan a continuación (a menos que se indique lo contrario) aplican a todo el sistema: -

Tome en cuenta que el uso del ratón generalmente involucra un tiempo de operación del sistema mayor al que invertiría si utilizase las teclas de acceso directo (Combinaciones Alt + tecla). En Next Administrativo® hemos definido varias combinaciones de teclas las cuales se mantienen iguales (siempre que las circunstancias lo permitan) en todas las ventanas del sistema, las mas usadas son las siguientes:

Botón Buscar (Alt+B) utilice este botón para abrir una ventana de consulta de códigos.

Botón Grabar (Alt+G) utilice este botón para grabar la información que contiene la ventana activa.

Botón Borrar (Alt+O) este botón permite eliminar el registro que se muestra en la ventana activa.

Botón Arriba (Alt+R) este botón borra el contenido de la ventana activa (solamente el contenido que se muestra en la ventana, NO el registro involucrado) y permite la introducción de un nuevo código (Código de cliente, inventario, número de factura, etc.). Generalmente este botón responde a la tecla Esc.


Botón Salir (Alt+S) este botón cierra la ventana actual, cuando no se encuentra un Botón Arriba o este se encuentra deseactivado, el Botón Salir responde a la tecla Esc.

Botón Aceptar (Alt+A) utilice este botón para confirmar la operación que se describe en la ventana activa.

Botón Emitir (Alt+E) cuando está en los módulos de generación de documentos (Facturas, presupuestos, entradas, salidas, etc.) este botón le permite abrir la ventana de confirmación de documento (Emisión). -

En Next Administrativo® usted puede acceder las diferentes opciones del sistema a través de varias alternativas. La primera y común a la mayoría de los programas es a través del menú principal del sistema:


El acceso a través del menú principal del sistema es común a todos los programas para Windows®, pero en algunos casos tiende a confundir a los usuarios, es decir, cuando el usuario tiene que navegar a través de varias opciones del menú para llegar a la necesaria, es posible que este tienda a olvidar el trayecto que tuvo que recorrer para llegar a dicha opción ya que el menú desaparece de la pantalla al seleccionar la opción deseada. Como alternativa a esto Next Administrativo® ofrece lo que hemos denominado menú alternativo:

La ventaja de usar el menú alternativo es que este no se borra de la pantalla al seleccionar la opción deseada. Este siempre está activo en la ventana principal del sistema y el usuario lo tiene a su alcance simplemente con un clic del ratón. Por último existe una tercera forma de acceder a opciones específicas del sistema, para esto puede utilizar la barra de tares de Next Administrativo®:

Utilizando la barra de tareas del sistema puede acceder a los siguientes módulos: Inventario, Cuentas por cobrar, cuentas por pagar, los últimos 15 reportes emitidos y a la opción de cambio de usuario. -

Donde Next Administrativo® solicite algún código o número de documento (Código de cliente, inventario, número de factura, presupuesto, etc.) usted tendrá


a su disposición una ventana de búsqueda de información. Para acceder a dicha ventana puede hacerlo de las siguientes formas: presionando el Botón Buscar, utilizando la combinación de acceso rápido (Alt+B) y por ultimo estando en el campo del código en cuestión haciendo doble clic encima de él. -

Cuando esté en una ventana de búsqueda de información usted puede traerse el código o número del registro seleccionado, presionando la tecla Enter, presionando el Botón Aceptar o simplemente haciendo doble clic encima del registro deseado.

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Algunas ventanas de Next Administrativo® pueden ser configuradas de acuerdo al gusto y/o necesidad de cada usuario. Cuando usted observe que en la barra de título de la ventana aparezca el cuadro de maximizar y/o restaurar el tamaño de la ventana (como se muestra en la figura) esto significa que usted puede modificar el tamaño de dicha ventana según su necesidad. Tenga en cuenta que la posición y características de cada ventana siempre es “recordada” por Next Administrativo®, de tal forma que la próxima vez que usted utilice dicha ventana siempre tendrá las mismas características establecidas en la última vez que la utilizó. Cuando desee restaurar las características originales de la ventana, simplemente utilice el botón de restauración que se indica en la imagen:

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En la ventana de consulta de inventario, consulta de lista rápida y consulta de cuentas bancarias utilice el botón derecho del ratón para obtener más opciones sobre el código en el que realiza el clic.


Menú Archivos

El menú Archivos permite realizar el mantenimiento general (Incluir, modificar y/o eliminar registros) de los archivos principales del sistema. Este menú esta compuesto por varias opciones diferentes, pero su utilización (cada opción) es prácticamente igual, por este motivo, explicaremos solamente las opciones mas usadas: Clientes / Proveedores: Estas dos opciones trabajan prácticamente igual, permite incluir, modificar y eliminar clientes o proveedores del sistema, para efectos de este manual trabajaremos con la opción de clientes:

Cuando abre esta ventana lo primero que deberá suministrar al sistema es un código de cliente, si se trata de un cliente nuevo puede introducir directamente el código para abrir el registro del nuevo cliente o pres ionar el botón Nuevo para que el sistema le suministre el siguiente código disponible. Importante: El sistema permite introducir cualquier combinación de letras y/o números como código, pero la opción de suministro del siguiente código disponible solamente funcionará si se introducen códigos estrictamente numéricos.

Si lo que necesita es modificar un registro ya existente, presione el botón Buscar e inmediatamente aparecerá la ventana de búsqueda de información. Recuerde que donde quiera que el sistema le solicite un código podrá utilizar la función de búsqueda para localizar la información deseada mucho más fácil. Cuando introduce un nuevo registro Next Administrativo® habilita todos los campos de las fichas involucradas para permitir la entrada de la nueva información. Si esta modificando un registro existente se mostrara la información actual de dicho registro.


Usted puede navegar a su voluntad a través de los diferentes campos de las fichas presentes en la ventana. Una vez finalizada la introducción de datos y/o modificado los campos necesarios, presione el botón Grabar para actualizar dicho registro. Recuerde que si no presiona este botón no se actualizará la información. Inventario: La ficha de inventario permite introducir los diferentes productos y/o servicios que manejará en Next Administrativo®, esta ficha contiene una gran cantidad de información distribuida en 7 fichas diferentes, a continuación describimos cada una de ellas:

1. General: En la ficha general usted podrá introducir la siguiente información:

- Descripción del producto - Referencia - Unidad - Garantía - Marca / Modelo / Línea de producto / Categoría - No. UPC (Código de barras) - Si usa existencia (En el caso de servicios seleccionar No) - Si el producto se encuentra en exhibición 2. Precios: Esta ficha se utiliza para introducir los diferentes niveles precios así como también los costos del producto. Adicionalmente deberá definir tanto el impuesto de compra como el impuesto de venta (IVA) que tenga dicho producto. También tiene la posibilidad de especificar el equivalente de estos parámetros en moneda extranjera (dólares) para efectos de recalculo de los mismos. 3. Existencia: La ficha 3 permite introducir los datos referentes a la existencia del producto, recuerde que Next Administrativo® permite utilizar múltiples almacenes, por lo tanto la existencia del producto debe introducirse asociada a cada almacén involucrado. También podrá definir en esta ficha los parámetros referentes a existencia


máxima, existencia mínima, cantidad pedida, cantidad apartada. Otra opción disponible en esta ficha es la casilla Activar control de seriales, que le permite indicar a Next Administrativo® que el producto en cuestión podrá manejar seriales asociados. Recuerde que si habilita esta casilla deberá introducir los seriales disponibles para este producto. 4. Proveedores: Mantiene una lista de los últimos 4 proveedores a los cuales se les ha comprado dicho producto. 5. Kardex: La ficha 5 le permite visualizar el kardex del producto. Allí usted podrá observar todo el movimiento que tuviera dicho producto, ya sean entradas o salidas. 6. Datos T.: La ficha de datos técnicos permite introducir información referente al material con el que esta elaborado el producto, sus dimensiones, peso, profundidad, etc. así como cualquier otra especificación técnica que necesite. 7. En línea: La ficha 7 contiene datos necesarios para el funcionamiento de pedidos en línea de Next Administrativo®. Esta funcionalidad estará presente en futuras versiones del sistema. Actualmente se están realizando pruebas al respecto.

Recuerde que la mayoría de estos datos son opcionales, pero NextSoft, le recomienda que introduzca la mayor cantidad posible de manera de disponer siempre de la información referente a cada uno de los productos. Con respecto a las demás opciones disponibles en el menú de archivos, todas trabajan de forma similar, simplemente introduzca el código del registro a modificar o selecciónelo de la ventana de búsqueda para casos donde requiera modificar información ya introducida. Si se trata de un registro nuevo simplemente introduzca el código que tendrá el nuevo registro y pase la respectiva información.

Menú Herramientas

En el menú de herramientas usted tiene disponibles las siguientes opciones: cuentas por cobrar, cuentas por pagar, operaciones de inventario, consultas rápidas, cuentas bancarias, autorizar operaciones de venta, extensiones. Cuentas por cobrar / pagar: Las cuentas por cobrar y por pagar se trabajan de forma similar en Next Administrativo®, por esta razón para efectos de este manual explicaremos el módulo de cuentas por cobrar y al menos que se mencione lo contrario esta información también aplica al módulo de cuentas por pagar.


Cuando utiliza el módulo de cuentas por cobrar, lo primero que debe suministrar es el código del cliente (o proveedor) con el cual desea trabajar. Luego aparecerá el resumen de saldos de dicho código y se habilitarán las diferentes opciones disponibles: Pagos o Abonos: Utilice pagos o abonos cuando desee cancelar una factura, ya sea en su totalidad o de forma parcial. Cuando seleccione esta opción aparecerá una lista con las facturas pendientes asociadas al código con el que usted está trabajando. En el caso de que este código no tenga ninguna factura pendiente, simplemente Next Administrativo® mostrará un mensaje informando la situación y continuará en la ventana principal de cuentas por cobrar.

Cuando se muestre la lista de facturas pendientes usted podrá seleccionar la factura que desee cancelar y presionar la tecla Enter o el botón Pagar. Al hacer esto aparecerá otra ventana solicitando la cantidad a cancelar y la forma de pago de la misma. Introduzca el monto y seleccione la forma de cancelación entre efectivo, cheque, tarjeta de crédito o tarjeta de débito. Puede especificar hasta tres (3) formas de pago diferente por cada cancelación. Luego de especificar esto presione el botón Aceptar y volverá a la lista de facturas pendientes. Puede repetir el proceso descrito anteriormente la cantidad de veces que sea necesario, pudiendo de esta forma realizar una cancelación de múltiples facturas pendientes. Importante: Cuando cancela múltiples facturas al mismo tiempo Next Administrativo® creará varias cancelaciones en el archivo de cuentas por cobrar del cliente, pero todas serán asociadas a un solo recibo de pago, si necesita un recibo de


pago para cada cancelación de facturas deberá realizar dichas cancelaciones una por una. Notas de crédito: El proceso de registro de las notas de crédito es muy parecido al de pago o abonos, pero se elimina el paso adicional donde se especifica la forma de pago de la misma, simplemente indique el monto que esta acreditando a la factura en cuestión y proceda a emitir la NCR (recibo). Para efectos de cuentas por pagar (proveedores) el equivalente a este proceso es la nota de débito (NDB). Notas de débito: Permite agregar una nota de débito al archivo de cuentas por cobrar del cliente seleccionado. En el módulo de cuentas por pagar, su equivalente es la nota de crédito. Facturas: Permite agregar una factura al archivo de cuentas por cobrar del

cliente. Vencimientos: Muestra un resumen de los documentos por vencer y vencidos del cliente. Este resumen se muestra distribuido en períodos de 30 días. Reimprimir: Permite reimprimir cualquier documento del cliente. Estado de cuenta: Permite obtener un estado de cuenta detallado de todo el archivo de movimientos de cuentas por cobrar del cliente.

Operaciones de inventario: Entradas / Salidas / Ajustes / Traslados: Estas opciones permite movilizar el archivo de inventario de productos, usted deberá seleccionar la opción indicada según su necesidad. Una vez seleccionada deberá indicar los datos del responsable y el objetivo de la operación así como también los productos involucrados con su debida cantidad. Ajuste de precios: Este módulo le permite ajustar de forma automática o manual los precios y/o costos del inventario. Usted podrá especificar un aumento porcentual de los precios, ya sean los 4 niveles de precios o solamente los necesarios, un aumento basados en el valor referencial de moneda extranjera, adicionalmente podrá especificar un grupo delimitado de códigos de inventario, ya sea por referencia, marca, categoría, etc. Una vez introducida esta información el sistema procederá a realizar los respectivos ajustes y mostrará la ventana de confirmación de los mismos. Tome en cuenta que hasta que usted no confirme los cambios, Next Administrativo® no modificará ningún precio ni costo de los productos involucrados en esta operación.


Cuando complete la información de esta ventana y seleccione el botón Ajustar aparecerá una similar a la siguiente:

En esta ventana Next Administrativo® le muestra todos los artículos del inventario seleccionados para aplicar el ajuste. Note que las columnas Precio 1…5 están en color negro mientras que las Precio 1 Act a Precio 5 Act, están en color azul, esto significa que las columnas en color negro son el valor que tienen actualmente los productos, mientras que las columnas en color azul, son los valores calculados (nuevos) que serán colocados si usted acepta esta operación. Adicionalmente usted puede desplazarse por todo el grupo de productos y modificar de forma manual cada uno de los valores a actualizar. Una vez revisada esta lista presione el botón aceptar para que Next Administrativo® actualice todos los códigos involucrados.


Cuentas bancarias: Este módulo le permite procesar toda la información referente a las cuentas bancarias que maneje su empresa. Lo primero que deberá indicar es con que institución bancaria (Definida en los archivos del sistema) desea trabajar y seguidamente aparecerán las cuentas asociadas a dicha institución. En el caso de que no existan cuentas asociadas deberá agregar una cuenta antes de comenzar a procesar las transacciones:

Una vez seleccionada la cuenta bancaria con la cual desea trabajar usted podrá utilizar cualquiera de las opciones que se muestran en cada uno de los botones disponibles. Utilice el botón Movimiento para procesar transacciones de depósitos, cheques, notas de débito, notas de crédito y/o retiros. Utilice el botón Conciliar para realizar la conciliación bancaria. En esta ventana usted puede presionar sobre cualquiera de las cuentas que se muestran el botón derecho del ratón para recalcular el saldo de dicha cuenta.

La ventana que se muestra permite procesar las transacciones bancarias asociadas a la cuenta seleccionada, usted podrá agregar, modificar, anular y/o eliminar cheques, depósitos, retiros, notas de débito y notas de crédito. También podrá establecer un filtro por mes calendario o si lo desea usar las opciones avanzadas de filtrado para


limitar aun más las operaciones que se muestran en la ventana. Este formulario usted puede ajustarlo al tamaño que desea simplemente arrastrando uno de sus bordes hasta obtener la apariencia deseada. Adicionalmente desde esta opción usted puede mandar a imprimir los cheques según el formato de cheques que haya establecido. Autorizar operaciones de ventas: Desde este módulo usted podrá autorizar ciertas operaciones en el módulo de ventas que pueden ser controladas a través de claves de usuario, sin necesidad de trasladarse hasta la terminal (en caso de redes) que requiere de dicha autorización.

Las operaciones que pueden ser autorizadas son las siguientes: -

Cambio de precio en facturación, presupuesto y nota de entrega: Permite cambiar el precio de un artículo del inventario en cualquier de los tres módulos.

-

Autorizar facturación sin existencia: Permite autorizar la facturación de un producto de inventario que no tenga suficiente existencia para procesar dicha factura.

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Autorizar facturación con saldo vencido: Permite autorizar la emisión de una factura a un cliente que tenga saldo vencido.

Las autorizaciones de operaciones restringidas en el sistema están pendientes por aproximadamente 3 minutos, si en este tiempo la autorización no es aplicada, Next Administrativo automáticamente cancelará la autorización. Usted podrá revisar en cualquier momento el registro de autorizaciones:

Las autorizaciones pueden estar Pendientes: Esperando a ser utilizadas por la estación involucrada en la operación, Canceladas: Autorizaciones que se cancelaron y fuera por parte del usuario que las emitió o de forma automática por Next Administrativo, y por último: Aplicadas: Autorizaciones que se utilizaron normalmente.


Extensiones: Esta opción le permite aumentar el alcance de Next Administrativo en su empresa, con ella usted podrá incorporar nuevas opciones a su sistema. Para lograr esto es necesario tener cierto conocimiento técnico especializado. En un capítulo posterior se explica con detalle las pautas seguir para poder incorporar con éxito extensiones a Next Administrativo.

Menú Ventas

En este módulo usted dispone de las operaciones de ventas. Las operaciones de facturación, presupuestos, notas de entrega y devoluciones funcionan de forma similar. Para efectos de este manual explicaremos la opción de Facturación:

Lo primero que debe especificar es el cliente al cual le va a emitir la factura. Si utiliza el código de clientes genéricos, el botón Datos le permitirá especificar los datos adicionales del cliente, si se trata de un cliente normal, este botón le permitirá visualizar los datos adicionales de dicho cliente. Debe especificar todos los datos de la cabecera del documento antes de poder emitirlo. Utilice los botones situados en la parte inferior para agregar, eliminar o modificar renglones del documento. El botón Opciones le permite utilizar ciertas operaciones adicionales del documento tales como: Colocar en espera, cargar documentos en espera, cargar otro tipo de documento (presupuestos, notas de entrega), etc. Las opciones disponibles dependerán del tipo de documento que este procesando.

Una vez introducidos todos los renglones a procesar, procesa a emitir el documento utilizando el respectivo botón, aparecerá una pantalla similar a esta:


Complete todos los datos necesario para cerrar la operación y presione el botón Aceptar. Recuerde que una vez emitido el documento este no puede ser modificado. Las opciones que se muestran en esta pantalla cambiarán de acuerdo al tipo de documento que esta procesando (Facturas, Notas de Entrega, Presupuestos o Devoluciones). Anulaciones: Esta opción le permite anular un documento previamente emitido, recuerda que la anulación procesa el documento completo. Si se trata de facturas y/o notas de entrega, en algunos casos puede ser preferible procesar una devolución parcial y no anular todo el documento. Cuando anula facturas que NO están canceladas aun, deberá realizar el respectivo ajuste en cuentas por cobrar. Reimprimir: Utilice esta opción para reimprimir cualquier documenta procesado anteriormente. Seriales: Esta opción permite procesar y/o modificar los seriales asociados a cada documento. Next Administrativo le permite asociar los seriales de cada documento en el momento de emisión del mismo, pero si lo desea o lo requiere puede hacerlo luego de la emisión del documento. Esto es útil en procesos de facturación donde el operador no tiene acceso a los seriales de los productos. Puede implementarse un proceso de facturación y uno de entrega en el cual el encargado asocia los seriales del producto al momento de entregar los mismos:


Menú de Compras

Las operaciones del módulo de compras son en funcionamiento prácticamente iguales a las del módulo de ventas, pero evidentemente estas aplican a los proveedores de su empresa. Recuerde que las transacciones que se realicen tanto en el módulo de ventas como en el de compras afectan directamente a clientes y cuentas por cobrar por un lado y proveedores y cuentas por pagar por otro. Con respecto al movimiento de los artículos de inventario ambos módulos (ventas y compras) actualizan directamente el kardex de cada producto. Esto quiere decir que automáticamente Next Administrativo registrará ya sea una entrada o salida del inventario según la operación que se realice a cada código involucrado.

Menú de Reportes

Todos los reportes de Next Administrativo tienen una interfaz de usuario común. Como primer lugar, deberá especificar el destino del reporte, este puede ser uno de los siguientes: Vista previa, impresora, Archivo, Hoja de Excel, Página Web o Correo electrónico. Tome en cuenta que dependiendo del tipo de reporte, estas opciones pueden reducirse. Vista previa: Permite visualizar el reporte en pantalla, adicionalmente tiene la opción de imprimirlo pero solamente a la impresora predeterminada de Windows.


Impresora: Envía directamente el reporte a la impresora, permitiéndole seleccionar la impresora con la cual desea imprimir el reporte. Archivo: Envía el reporte a un archivo en la carpeta “Mis documentos” del usuario que utiliza Next Administrativo. Este archivo es almacenado con el nombre del reporte y en formato ASCII. Por ejemplo: RPCLI01.TXT, RPVEN03.TXT, etc. Hoja de Excel: Genera el reporte en una hoja de Microsoft Excel, utilizando para ello un proceso conocido como “Automatización OLE”. Este proceso requiere que Excel este instalado en el equipo en el cual se utiliza Next Administrativo. Página Web: Genera el reporte en formato HTML y permite publicar este en un servidor Web. El archivo es almacenado en la carpeta “Mis documentos” del usuario queutiliza Next Administrativo. El nombre del archivo consiste en el nombre del reporte junto con la extensión HTM, por ejemplo: RPPRO01.HTM, RPVEN04.HTM, etc. Correo electrónico: Permite generar e enviar por correo electrónico el reporte en cuestión. A diferencia de otros sistemas Next Administrativo NO necesita de otros programas (Como Outlook Express) para enviar correo electrónico. El reporte puede enviarse como un archivo adjunto en formato HTM o dentro del mismo cuerpo del correo. Importante: Los diferentes destinos de impresión de los reportes pueden cambiar dependiendo del tipo de reporte que se desea emitir, en el caso de reportes con destino página web o correo electrónico, existe un botón Opciones con el cual usted podrá especificar y/o configurar diversas características de es tos reportes.

Un vez seleccionado el destino del reporte, especificados todos los parámetros necesarios para emitir el reporte, solamente deberá presionar el botón Imprimir. Adicionalmente Next Administrativo puede enviar los reportes vía fax, siendo necesario para esto solamente la instalación de un dispositivo Fax/Modem en su equipo. Una vez instalado y configurado este dispositivo queda a disposición del usuario una nueva impresora que permite enviar los resultados de la impresión vía fax. Recuerde que Next Administrativo mantiene una lista de los últimos 15 reportes utilizados en el botón de reportes de la barra de herramientas, esto le permite acceder de forma más rápida a un reporte utilizado recientemente:


Menú Especiales

En el menú especiales encontrará diversas utilidades del sistema y las opciones de configuración del mismo. Estas opciones son las siguientes: Control de respaldos: Con esta opción usted puede realizar las operaciones de respaldo y/o restauración de datos de Next Administrativo. Recuerde que en toda instalación de cómputo es absolutamente necesario contar con una política efectiva de respaldos de seguridad. Cuando utilice esta opción aparecerá una ventana con tres fichas a escoger:

La primera ficha le permite realizar un respaldo de datos. Para esto deberá especificar en que carpeta desea almacenar el archivo de respaldo de Next Administrativo. Importante: La carpeta donde se almacena el archivo de datos deberá ser diferenta a la carpeta de Datos del sistema. Next Administrativo cuando realiza un respaldo almacena todo el contenido de la carpeta de Datos del sistema, pero solamente el primer nivel, no se almacenan carpetas secundarias que pueda contener la dirección de datos. Importante: Cuando utilice carpetas separadas para almacenar los datos del sistema y los reportes del mismo; al momento de realizar el respaldo solamente se almacenará el contenido de la carpeta de datos, los reportes no serán respaldados, si desea respaldar los reportes simultáneamente con los datos del sistema deberá colocar ambos en la misma carpeta.


Next Administrativo cuando genera un respaldo almacena todo el contenido de la carpeta datos en dos archivos separados, estos archivos contienen de forma comprimida todo el contenido de dicha carpeta. Recuerde que estos archivos son almacenados en la dirección especificada al momento de realizar el respaldo:

En la actualidad existen múltiples dispositivos de respaldo en los sistemas de computación. Usted puede decidir si realiza el respaldo a un dispositivo de almacenamiento tales como unidades Zip, unidades CD-R o CD-RW, unidades de cintas, equipos distribuidos en red, etc., la única condición que se requiere es que estos dispositivos puedan ser utilizados a través de una letra de unidad del sistema (C:, F:, H:, etc.) Como se mencionó anteriormente Next Administrativo almacena todo el respaldo en un par de archivos solamente, estos archivos se identifican de forma automática con el nombre: RESPALDO NEXTADM AAAAMMDD-XXX.FTP y RESPALDO NEXTADM AAAAMMDD-XXX.NXT, esta nomenclatura significa lo siguiente: AAAAMMDD = Fecha actual del sistema en formato año mes día. XXX = Un número consecutivo que comienza en 000 y se incrementa si se realiza mas de un respaldo el mismo día en la misma carpeta. Next Administrativo por defecto NO puede crear respaldos en unidades de disquetes, si requiere copiar un respaldo a disquetes deberá utilizar la ficha 3 Administrar respaldos. Importante: Cuando el sistema está realizando un respaldo no dejará trabajar a ninguna otra estación hasta finalizar dicho proceso. Si por alguna causa este proceso no termina normalmente es posible que el indicador de respaldo en proceso quede encendido y no pueda utilizar Next Administrativo, si esto sucede deberá eliminar de forma MANUAL el archivo RESPALDO.FIL contenido en la carpeta de datos del sistema.

Si desea realizar un respaldo de forma manual, solamente deberá copiar el contenido de la carpeta de datos del sistema al dispositivo y/o ubicación de su preferencia.


La ficha dos Restaurar archivos le permite recobrar el contenido de un respaldo. Para esto solamente deberá especificar la ubicación de los archivos de respaldo, seleccionar el respaldo deseado, y presionar el botón Restaurar respaldo. Recuerde que cuando restaura un respaldo todo el contenido de la carpeta de datos es reemplazado por el guardado en el respaldo. Importante: Si realiza restauraciones parciales deberá estar seguro de restaurar todos los archivos necesarios para que dicha restauración funcione correctamente. Por ejemplo si solamente desea restaurar el archivo maestro de proveedores deberá seleccionar por lo menos PRO00.DBF, PRO00.CDX y PRO00.FPT. Si no selecciona los archivos correctos puede ocasionar futuros problemas de inconsistencia de datos durante la utilización de Next Administrativo. NextSoft le recomienda no realizar este proceso a menos que tenga el conocimiento técnico neces ario para garantizar la correcta utilización del mismo.

La tercera ficha Administrar respaldos le permite realizar ciertas funciones de administración sobre los respaldos realizado:

En esta ficha usted podrá: Examinar el contenido de un respaldo realizado, Extraer dicho contenido a cualquier carpeta del equipo, Eliminar los archivos de respaldos, Restaurar el contenido de dicho respaldo a la carpeta de datos del sistema. Copiar a 3½: Esta opción le permite copiar el respaldo seleccionado a un disco o juego de discos de 3½. Next Administrativo solamente puede copiar a disquetes contenidos en la unidad de discos A: del equipo Bajar de 3½: Utilice esta opción para recuperar un respaldo grabado en un disco o juego de discos de 3½. Recuerde que Next Administrativo solamente puede recuperar respaldos grabados en disquetes desde la unidad de discos A: del equipo.


Opciones del sistema: Esta opción le permite configurar y/o cambiar las diversas opciones del sistema:

En la ficha 1. General usted podrá especificar lo siguientes: Ubicación de archivos:

Datos: Reportes: Temporales:

Carpeta de datos del sistema. Carpeta de reportes del sistema. Archivos temporales del sistema.

Parámetros: Especifique en parámetros lo siguiente: ID Fiscal 1: ID Fiscal 2: Impuesto: Imp. General: % Retención:

Indique el identificador del rif o equivalente Indique el identificador del nit o equivalente Indique el nombre del impuesto IVA Indique el % de impuesto general (IVA) Indique el % de retención del IVA si aplica.

Activar régimen de contribuyentes especiales: Indique si desea activar o no el régimen de retención de impuesto (IVA) para contribuyentes especiales o no. Mascara para código de inventario: Especifique una mascara para los códigos del inventario. Puede presionar el botón para más información. Misceláneos: En esta ficha usted puede especificar el papel tapiz a utilizar en el sistema, el logo de su empresa, el idioma de la interfaz de usuario, etc.

Ficha 2: Esta ficha le permite especificar los usuarios que tendrán acceso al sistema con sus correspondientes permisos y privilegios. Recuerde que para que un


usuario pueda utilizar el sistema deberá tener encendida la respectiva casilla de activación de usuario.

Cuando define un nuevo usuario podrá especificar diversos permisos y/o accesos al sistema, a continuación describimos cada uno de ellos:

La ficha menú le permitir especificar a que opciones del menú del sistema este usuario tendrá acceso, usted podrá definir accesos totales a un módulo, o solamente algunas opciones de este módulo. Simplemente marque o desmarque la opción deseada,


recuerde que este es un árbol y en algunos casos deberá expandir sus nodos para llegar a la opción deseada.

En la ficha Ventas (1) usted tendrá las opciones que afecta directamente el proceso de ventas, estas son las siguientes: Vendedor: Especifique el código del vendedor por defecto para el usuario en cuestión. Precios: Especifique a que niveles de precios tendrá acceso el usuario. Los valores posibles son 1,2,3,4,5 o V. V=Valor, esta opción permite introducir el precio del artículo en el momento de facturarlo. Almacén: Código del almacén por defecto para este usuario. % Descuento: Especifica el porcentaje máximo de descuento que podrá otorgar este usuario al momento de facturar. Este valor afecta tanto los precios individuales de cada artículo así como también el descuento final al cierre de la facturar.

En la ficha Ventas (2) tiene las opciones adicionales para cada módulo de ventas, entre las más útiles figuran las siguientes: Cambiar almacén: Active esta casilla si este usuario podrá cambiar el código del almacén al momento de facturar. Cambiar vendedor: Active esta casilla si este usuario podrá cambiar el código del vendedor al momento de facturar. Cambiar nivel de precio: Activando esta casilla le permite al usuario cambiar el nivel de precios al momento de facturar. Ajuste total: Permite al usuario ajustar el monto total de la factura. Por ejemplo si una facturar diera como resultado final la cantidad de 10.505,oo, el usuario podrá especificar como total a pagar la 10.500,oo. El sistema tomará el diferencial y lo aplicará como un descuento. Respetando el valor establecido como máximo descuento aplicable. Descuentos / recargos al cierre: Si activa esta casilla el usuario podrá especificar descuentos y/o recargos adicionales al momento de emitir la factura. Facturar sin existencia: Permite facturar artículos de inventario que no tengan suficiente existencia para entregar. Facturar con saldo vencido: Permite emitir facturas a clientes que tienen un saldo vencido.


Facturar por debajo del costo : Permite facturar artículos con precios que esten por debajo de su ultimo costo. Ajuste automático de céntimos: Esta opción habilita la función automática de redondeo del total de la facturar, de esta forma puede evitar montos fraccionados. Por ejemplo: 10.505,35 es ajustado a 10.505,oo la diferencia se lleva al campo de descuentos. Cambiar monto a cancelar: Permite cambiar el monto final que cancela el cliente al momento de emitir la factura. Por defecto Next Administrativo asume que el cliente cancela el 100% de la factura que se está emitiendo. Si desea facturar a crédito deberá activar esta casilla. Cambiar precio de artículos: Si activa esta opción el usuario podrá cambiar el precio del artículo a facturar sin importar que nivel de precio este establecido. Cambiar descripción de artículos: Permite al usuario modificar la descripción de los artículos que esta facturando. Vista previa antes de imprimir : Muestra por pantalla la factura que se emite antes de imprimirla. Importante: La factura quedará generada aun no se imprima. Al momento de mostrar la factura en pantalla Next Administrativo ya la ha generado totalmente. Si por algún motivo no desea emitir esta factura deberá anularla o reversarla a través de una devolución. Imprimir despacho en almacén: Si activa esta opción, al emitir la factura automáticamente se imprimirá la orden de despacho en almacén. Esta opción es útil cuando implementa procesos de facturación y despacho de mercancía separados. Adicionalmente el despacho de almacén puede imprimirse utilizando “Impresión Alternativa”. En este caso la impresión se realiza a través del archivo ALMACENVENTA.PRG que deberá estar grabado en la carpeta de datos del sistema. Este archivo por defecto NO SE COPIA al instalar el sistema y esta grabado en la carpeta PTOVENTA del CDROM de instalación de Next Administrativo. Activar impresión alternativa: Activando esta factura le indica a Next Administrativo que utilice el mecanismo de impresión alternativa para la emisión de todos los documentos relacionados con el módulo de ventas. Al activar la impresión alternativa deberá colocar en la carpeta de datos del sistema los archivos almacenados en la carpeta “ptoventa” del CD de instalación del sistema. Estos archivos posibilitan la impresión alternativa para cada módulo de venta. Por defecto tiene un formato preestablecido pero usted puede modificar ese formato simplemente editando el archivo en cuestión utilizando el editor de notas de Windows (NotePad). Puede anexar información al inicio y al final de cada ticket emitido modificando (o creando si fuese necesario) los siguientes archivos en la carpeta de datos del sistema:

CAB_FAC PIE_FAC

: Información a mostrar de cabecera en el ticket (Facturas) : Información a mostrar en el pie del ticket (Facturas)


CAB_PRE PIE_PRE

: Información a mostrar de cabecera en el ticket (Presupuestos) : Información a mostrar en el pie del ticket (Presupuestos)

CAB_FAC PIE_FAC

: Información a mostrar de cabecera en el ticket (N/Entrega) : Información a mostrar en el pie del ticket (N/Entrega)

Estos archivos TODOS deben ser de extensión .TXT Los archivos contenidos en la carpeta ptoventa del CD de instalación deben copiarse a la carpeta de datos del sistema si desea utilizar la impresión alternativa. Estos archivos pueden ser modificados con un editor TXT (Block de notas de Windows) si necesita realizarle alguna modificación. Tome en cuenta que estos archivos contienen código VFP, por lo tanto debe ser extremadamente precavido cuando modifique su contenido, recomendamos que esta tarea sea realizada por personal técnico calificado. En estos archivos encontrará instrucciones detalladas al respecto. Si activa la impresión alternativa en el sistema, para efecto de los archivos contenidos en ptoventa (facturaventas.prg, presupuestoventa.prg y entregaventa.prg) deberá tener instalada una impresora en el equipo que factura con el nombre PTOVENTA. Estos programas por defecto imprimirán en dicha impresora. Si utiliza el sistema junto a una impresora de ticket, es posible que si instala dicha impresora como predeterminada los reportes normales del sistema no reflejen los monto numéricos adecuados (se observan puros asteriscos). En este caso lo único que debe hacer es instalar una impresora de 80 columnas normal y colocarla como predeterminada. Para efectos de la impresión alternativa, la impresora PTOVENTA no es necesario que sea la predeterminada en el sistema. En la ficha Archivos usted podrá especificar a que opciones del menú de archivos podrá entrar este usuario. Adicionalmente puede determinar que operaciones dentro de cada opción de los archivos le permitirá utilizar al usuario en cuestión. Para esto solamente es necesario activar o desactivar las casillas Inc, Mod o Bor (Incluir, Modificar o Borrar). Adicionalmente si presiona el botón “políticas” podrá indicarle al sistema a nivel de campo de archivos a cuales tiene acceso el usuario y a cuales no. La ficha Impresión le permite configurar los diferentes reportes del sistema. Para modificar un reporte simplemente selecciónelo de la lista y presione el botón Editar, inmediatamente se abrirá el generador de reportes, donde podrá realizar los cambios necesarios para adaptar el reporte a sus necesidades. La opción Eliminar información del controlador de impresión deberá estar encendida cuando comparta los reportes en un sistema de red. Esto es debido a que en instalaciones de redes de computadoras por lo general existen diversos modelos de impresoras. Por defecto Next Administrativo guarda junto a la definición de cada reporte, la información de la impresora que se utiliza en el sistema local. Si esto se realiza cuando se trabaja en sistemas de red es muy probable que los reportes se imprimar utilizando información incorrecta del controlador de impresión. Encendiendo esta casilla le indica a Next Administrativo que utilice la información del controlador de impresora local para cada maquina donde se ejecute el sistema.

Next Administrativo Manual Del Usuario

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