Mapeo de Procesos Clave Mapeo de Procesos Clave Refino & Marketing

QS Consultores

Mapeo de Procesos Clave Refino & Marketing Taller para Grupos de Mapeo Quality Systems

QS

Objetivos del Taller

Consultores

• Compa Compart rtir ir el alca alcanc ncee del del Pr Proy oyec ecto to de de Map Mapeo eo • Pr Prese esent ntar ar las las herra herramie mient ntas as a uti utililiza zarr para el Mape Mapeoo de Procesos • Avan Avanzzar en el mapeo mapeo de los los Pro Proces cesos os sel selecc eccio iona nado doss como prioritarios

Mapeo de Procesos Procesos Clave

Quality Systems

QS

Fundamentos Fundament os del Proyecto

Consultores

• La neces necesid idad ad de de desa desarro rrollllar ar una una Gesti Gestión ón Orien Orienta tada da a Procesos (GOP), surge de los lineamientos corporativos • Supo Supone ne abo abord rdar ar la la GOP GOP a part partirir de de la la defi defini nici ción ón de de los los Procesos Clave y los Factores Clave de Éxito • Impli Implica ca cre crear ar condi condici cion ones es para para la la inte integr graci ación ón de de los los siste sistemas mas vigentes a partir de la convergencia de diferentes iniciativas: GxC, FUNDIBEQ, GOP, Lineamientos estratégicos, Cuadro de Mando, Gestión del Cambio, etc. • Supo Supone ne efec efectu tuar ar el el Mape Mapeoo de los los Proce Procesos sos Cl Clav avee utili utiliza zand ndoo herramientas que permitan medir el desempeño y gestionar la mejora continua

Mapeo de Procesos Procesos Clave

Quality Systems

QS

Sistema de Gestión Integrado (SGI)

Consultores

• ¿Qué no es un Sistema de Gestión Integrado? – No es la duplicación de esfuerzos – No es la generación de un nuevo sistema

• ¿Qué es un Sistema de Gestión Integrado? – Es la articulación de distintos los sistemas de gestión de la Unidad (Planificación, Control de Resultados, Seguridad, Operaciones, Medio Ambiente, Calidad, etc.) – Es la eliminación de trabajos paralelos – Es el desarrollo de herramientas que permitan medir, gestionar y direccionar la mejora de los procesos – Es focalizar en procesos clave – Es aunar esfuerzos para lograr objetivos comunes y acordados – Es clarificar y ordenar lo que se está haciendo – Es eliminar procedimientos ociosos y burocráticos Mapeo de Procesos Clave

Quality Systems

QS

Alcance y etapas del Proyecto

Consultores

• Definición del Mapa de Procesos Clave de la Unidad (nivel 0) • Identificación de Factores Clave de Éxito de la Unidad • Selección de los Macro Procesos prioritarios, considerando tanto “Urgencia” como “Importancia” y elección de Sponsors • Conformación y capacitación de los Grupos de Mapeo • Despliegue de los Procesos seleccionados: – – – – –

Elaboración de Mapas de los Macro procesos (nivel 1) Elaboración de Diagramas de los Subprocesos (nivel 2) Especificación de Entradas y Salidas Identificación de los Factores Clave de Éxito (nivel 2) Definición de Indicadores de Percepción y Desempeño

• Validación de Indicadores con los respectivos Sponsors • Presentación de los Grupos de Mapeo a la Dirección Mapeo de Procesos Clave

Quality Systems

QS

Gestión Orientada a Procesos

Consultores

• Supone la alineación con la Visión, Misión y Objetivos Estratégicos de la Unidad • Requiere una visión transversal de la organización • Se focaliza en los clientes del proceso • No es un fin en sí misma, sino un medio para alcanzar los objetivos de la Unidad de un modo eficaz y eficiente • El despliegue no supone la mejora de los procesos • Lo que no se mide no se puede controlar • Una cadena y un proceso es tan resistente como lo es su eslabón más débil Mapeo de Procesos Clave

Quality Systems

QS

Maduración del Enfoque en Procesos

Consultores

Organización Funcional

Organización Matricial

Organización Por Procesos

Proceso 1 Proceso 2 Proceso 3

Foco en las funciones

Mapeo de Procesos Clave

Estructura funcional y gestión por procesos

Foco en los procesos

Quality Systems

QS

Procesos Clave de la Unidad (Nivel 00)

Consultores

Planeamiento y Control de Gestión

Abastecimiento de Crudo y Productos (1)

Gestión de las Relaciones Externas

Comercialización y Distribución de Combustibles y Asfaltos (3) Operación de Refinería (2) Gestión de Estaciones de Servicios (4)

Abastecimiento, Distribución y Venta de Lubricantes Mantenimiento y Proyectos de Inversión

Compras y Contrataciones

Gestión de los Recursos Humanos


Gestión de los Sistemas de MASC

Servicios y Soporte al Negocio

Quality Systems

QS

Mapeo de Procesos 2008

Consultores











Quality Systems

QS

Mapeo de Procesos 2009

Consultores











Quality Systems

QS


Consultores

• Compartir el alcance del Proyecto de Mapeo • Presentar las herramientas a utilizar para el Mapeo de Procesos

• Avanzar en el mapeo de los Procesos seleccionados como prioritarios


Quality Systems

QS

Concepto de Proceso

Consultores

Es un conjunto de actividades y recursos, que adecuadamente relacionados entre sí transforman elementos de entrada en elementos de salida.


Quality Systems

QS

Caracterización de procesos

Consultores

Elementos básicos que caracterizan un proceso: • • • • • • • •

Nombre y descripción Responsable y operadores del proceso Objetivos y alcance del proceso Entradas y salidas del proceso Clientes, requerimientos y tolerancias Proveedores y especificaciones Recursos y capacidades del proceso Indicadores de desempeño (KPI´s)


Quality Systems

QS

Diagrama Global de un Proceso

Consultores

P r o d u c t o s y S e r v i c i o s P r

PROCESO Entrada

o

Sub

Sub

Proceso

Proceso

Salida

C L

v

I

e

E

e

N

d

T

o

E

r

Feedback

Feedback

Feedback

I n f o r m a c i ó n Mapeo de Procesos Clave

Quality Systems

QS

Stakeholders relevantes (1)

Consultores

Sin perjuicio de que se puedan considerar otros Stakeholders, los más significativos son los siguientes: Accionistas: se hace referencia a los distintos niveles de Dirección de

la Línea de Negocios y de la Corporación, que según los casos pueden estar representando la “voz” de los accionistas. Clientes Externos: se hace referencia a todas aquellas personas,

áreas, unidades, organizaciones o empresas que reciban productos o servicios de la Unidad estando fuera de la misma, con independencia de que pertenezcan a terceros o a compañías del grupo Repsol YPF.


Quality Systems

QS


Consultores

Cliente Interno: se hace referencia a todas aquellas personas o áreas

que perteneciendo a la Unidad reciban productos o servicios de otra persona o área de la misma Unidad. Personal: se hace referencia a todas las personas que realizan

actividades regulares dentro de la Unidad, con independencia de que se trate de personal propio o contratado, pudiendo incluirse según los casos al personal de empresas contratistas que preste servicios relevantes en la Unidad con continuidad en el tiempo.


Quality Systems

QS


Consultores

Proveedores: en particular se hace referencia a aquellos proveedores

que operan regularmente con la Unidad por la provisión de materia prima, materiales, insumos o servicios. Comunidad: se hace referencia a la comunidad del ámbito de

influencia donde la Unidad realiza sus actividades. Organismos Públicos: se hace referencia al gobierno municipal,

provincial o nacional, así como a los organismos de control o de otro tipo con los que la Unidad pueda interactuar.


Quality Systems

QS

Mapa de Procesos

Consultores

• La Cadena de Valor es el conjunto de actividades que realiza una organización para diseñar, producir, llevar al mercado, entregar y apoyar a sus productos o servicios. • El Mapa de Procesos es la representación gráfica de los Procesos que conforman la Cadena de Valor de la organización. • El Mapa de Procesos proporciona una visión general de la estrategia de la Unidad desde una perspectiva transversal, reflejando las principales funciones y las interacciones con clientes y otros grupos de interés.


Quality Systems

QS

Clasificación de Procesos

Consultores

Procesos de Apoyo

Según M. Porter

Procesos Principales

Procesos Estratégicos

Según Repsol YPF

Procesos Operativos Procesos de Apoyo


Quality Systems

QS

Categorización de Procesos

Consultores

• Procesos Estratégicos Son los que proporcionan las guías de actuación para la Unidad. Gestionan la relación con el entorno o dan lineamientos para otros procesos. Están relacionados con la Misión e involucran a la Alta Dirección.

• Procesos Operativos Son los relacionados con la elaboración de productos o prestación de servicios específicos de la Unidad, que generan aportación de valor al cliente directo.

• Proceso de Apoyo Son aquellos en los que se apoya la Unidad para lograr su cometido, aunque no constituyen la actividad principal. Brindan soporte a los procesos estratégicos, operativos o a otros de apoyo.


Quality Systems

QS

Despliegue de Procesos

Consultores

Macro Procesos Nivel 00

Nivel 01

Nivel 02


Quality Systems

QS

Herramientas básicas de Mapeo

Consultores

• Diagramas Genéricos – Mapas de Procesos

• Diagramas Dinámicos – Contienen Subprocesos o Actividades

• Especificaciones de Entradas y Salidas • Factores Clave de Éxito • Indicadores de percepción y desempeño • Fichas de Proceso • Procedimientos, Instructivos y Registros


Quality Systems

QS

Diagramas Genéricos

Consultores

• Se utilizan generalmente en los Niveles 00 y 01 para identificar los procesos o subprocesos que conforman el Mapa de Procesos • No se establecen interrelaciones entre los procesos o subprocesos • No se identifican las Áreas que participan ni las Entradas o Salidas


Quality Systems

QS

Ejemplo de Diagrama Genérico

Consultores

Procesos Estratégicos Procesos Operativos

Procesos de Apoyo


Quality Systems

QS

Diagramas Dinámicos

Consultores

• Se utilizan generalmente en Niveles 02 y 03 para establecer la relación secuencial o interrelaciones entre Subprocesos o Actividades • Se identifican las Entradas y Salidas del Proceso • Los Bloques internos representan Subprocesos o Actividades y los Bloques que los contienen permiten identificar a los sectores involucrados • Se pueden utilizar bloques superpuestos cuando varios sectores participan de una misma Actividad


Quality Systems

QS

N03/RM PE403030 Visbreaking (CM)

Consultores E4: Ajuste de Variables

E5: Vapor E6: Material de Corte

E1: Carga diaria a Unidades

Destilación CAS Laboratorio

E2: Residual de Vac ío y PQ

Horno /Soaker

Fraccionamiento

Evaluación de estabilidad de Residual

AND

S5: Residual a Blending

E3: Gas Combustible

Es estable OR

AND

AND

No es estable S2: Gas Combustible S1: Gases Combust ión

CAS Procesos S3: GLP a FCC

S6: Ajuste de variables

Destilación Es factible Corrección

OR

AND

S4: Gasoli na a FCC

No es factible S7: Residual a Combustible


Quality Systems

QS

Nomenclatura para Corporate Modeler

Consultores

Evento Interno: Es un disparador de un proceso interno que

permite la interrelación con otro proceso (como resultado interno), ambos gestionados por el Grupo. Resultado Interno: Es un objetivo alcanzado o lo que se obtiene

tras la finalización de la ejecución de un proceso y que permite la interrelación con otro proceso (como evento interno), ambos gestionados por el Grupo. Resultado Externo: Es un objetivo alcanzado o lo que se obtuvo

tras la finalización de la ejecución de un proceso y que va destinado a un ente ajeno al Grupo, gestionado por lo general, por una organización externa.


Quality Systems


QS Consultores

de Convergencia): Se requiere que dos o más opciones se cumplan para poder seguir el rumbo de un proceso. En programación estos se conocen como conectores “AND”. Conector

AND

de convergencia

y divergencia (Diamante

Conector de probabilidad (Diamante de Decisión/Probabilidad): OR

Existen decisiones o eventos que cambian el rumbo de un proceso en dos o más opciones distintas. En programación, estos se conocen como conectores “OR” o “XOR”. Indicador: Representa de forma cuantitativa el comportamiento o

el desempeño de toda una organización o una de sus partes. Conector obligatorio: Indica el flujo de los procesos. Conector opcional: Indica el flujo de los procesos.


Quality Systems

QS


Consultores

Actividad: Representa las tareas que permiten en su conjunto

desarrollar o concluir un subproceso o proceso. Unidad Organizativa: Representa cualquier organización que

pertenezca a la estructura Organizativa del Grupo Repsol YPF. Por ejemplo: Dirección Refino. Grupo de Organizaciones: Representa la agrupación de varias

Unidades Organizativas que realizan, cada una de ellas, una misma actividad con el fin de simplificar un diagrama. Por ejemplo: Gerencia Programación y Control. Rol: Representa aquellos órganos o agrupaciones de puestos de la

organización que realizan una actividad en común conjuntamente. Por ejemplo: Destilación, Laboratorio, CAS.


o

Quality Systems

QS

Codificación de Procesos

Consultores

N03/RM PE403010 N00 Nivel de despliegue 00 N01 Nivel de despliegue 01 N02 Nivel de despliegue 02 N03 Nivel de despliegue 03 RM Refino-Marketing, Código de procesos de negocio PE Perú, mbito geográfico 40 Operación refinería , Código de procesos nivel 01 30 Destilería, Código de subproceso nivel 02 10 Destilación primaria, Código de subproceso nivel 03


Quality Systems

QS

Elementos de un Proceso

Consultores

• Los siguientes 5 elementos básicos que conforman y caracterizan un proceso son: Recursos

Entradas

Proceso

Salidas

Controles


Quality Systems

QS

Elementos de un Proceso

Consultores

Recursos

Entradas

Recursos Humanos, financieros. Equipos, instalaciones y rodados. Metodología, procedimientos o instructivos. Sistemas informáticos, comunicaciones. Servicios propios o de terceros.

Materias primas y materiales que forman parte del producto o se consumen: Materia Prima, Energía, Combustibles, Información que dispara el proceso.

Proceso Controles Actividades de seguimiento y control, que incluye: Variables del proceso, indicadores de desempeño, KPI y mediciones. Procedimientos de control, incluidos los relacionados con las actividades de autocontrol.


Salidas Productos, servicios o elementos resultantes del proceso. Descartes. Emisiones agua, aire y tierra. Información y reportes. Incidentes. NC, AC, AP

Quality Systems

QS

Ficha del Proceso

Consultores

FICHA DE PROCESO Proce so:

Código: Revisión: Vigencia:

Responsable

Objeto y Finalidad (Qué se hace y para qué)

ENTRADAS Proveedores

©

Detalle, especificaciones o requisitos

Alcance (Inicio, Fin, Etapas, Diagrama del proceso, Disparador, Exclusiones, etc.)

RECURSOS Detalle

SALIDAS Referencias

Clientes

Detalle, especificaciones o requisitos

CONTROLES Indic ador es o v er ifi ca cione s


Obje tivos

Quality Systems

QS

Procedimientos e Instructivos

Consultores

• Detalla la metodología o el modo en que se realiza una determinada actividad o grupo de actividades. • Los contenidos típicos de un procedimiento son los siguientes: – – – – – – – –

Objetivo o finalidad Alcance o campo de aplicación Definiciones y abreviaturas Normas de referencia Responsabilidades Descripción Registros Disposiciones transitorias


Quality Systems

QS


Consultores

• Compartir el alcance del Proyecto de Mapeo • Presentar las herramientas a utilizar para el Mapeo de Procesos • Avanzar en el mapeo de los Procesos seleccionados como prioritarios


Quality Systems

Mapeo de Procesos Clave Mapeo de Procesos Clave Refino & Marketing

Recommend Documents