Manual Word Avançado 2007 IEFP

INSTITUTO DO EMPREGO E FORMAÇÃO PROFISSIONAL, I. P. Delegação Regional Norte Centro de Emprego e Formação Profissional do Alto de Trás-os-Montes

Manual de Processador de Texto – funcionalidades avançadas Formador: Bruno Gomes da Costa


Índice 1.

MODELOS............................................................................................................................................... 3

1.1. CRIAR UM NOVO MODELO ................................................................................................................... 3 1.2. COMEÇAR COM UM MODELO EM BRANCO ......................................................................................... 3 1.3. CRIAR UM MODELO BASEADO NUM DOCUMENTO EXISTENTE ....................................................... 4 1.4. CRIAR UM MODELO NOVO BASEADO NUM MODELO EXISTENTE.................................................... 4 1.5. ADICIONAR CONTROLOS DE CONTEÚDO A UM MODELO ................................................................. 4 1.6. ADICIONAR CONTROLOS DE CONTEÚDO ........................................................................................... 5 1.7. ADICIONAR TEXTO INFORMATIVO A UM MODELO .......................................................................... 6 1.8. GUARDAR E DISTRIBUIR BLOCOS MODULARES COM UM MODELO ................................................ 6 1.9. ADICIONAR PROTEÇÃO A UM MODELO.............................................................................................. 7 1.9.1.

ADICIONAR PROTEÇÃO A PARTES DE UM MODELO.................................................................. 7

1.9.2.

ADICIONAR PROTEÇÃO A TODOS OS CONTEÚDOS DE UM MODELO ....................................... 7

2.

FORMULÁRIOS ...................................................................................................................................... 8

2.1. TIPOS DE FORMULÁRIOS ..................................................................................................................... 8 2.2. CRIAR UM FORMULÁRIO...................................................................................................................... 8 2.3. OPÇÕES AVANÇADAS PARA CRIAR FORMULÁRIOS .......................................................................... 9 3.

MACROS ............................................................................................................................................... 10

3.1. GRAVAR MACROS ............................................................................................................................... 10 3.2. ATRIBUIR MACROS A BOTÕES DA BARRA DE FERRAMENTAS, MENUS E TECLAS DE ATALHO . 11 3.3. ARMAZENAMENTO DE MACROS........................................................................................................ 11 3.4. AUTOMATIZAR TAREFAS EM PÁGINAS WEB................................................................................... 11 4.

IMPRESSÃO EM SÉRIE ........................................................................................................................ 12

4.1. UTILIZAR A IMPRESSÃO EM SÉRIE PARA ENVIO EM MASSA DE CORREIO ................................... 12

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1. MODELOS Um modelo é um tipo de documento que cria uma cópia de si próprio quando o abre. No Microsoft Office Word 2007, um modelo pode ser um ficheiro .dotx ou um ficheiro .dotm (um tipo de ficheiro .dotm permite-lhe ativar macros no ficheiro). Por exemplo, um plano de negócio é um documento comum que é escrito no Word. Em vez de criar a estrutura do plano de negócios a partir de um rascunho, pode utilizar um modelo com um esquema de página, tipos de letra, margens e estilos predefinidos. Basta abrir um modelo e preencher o texto e as informações específicas do documento. Quando guarda o documento como um ficheiro .docx ou .docm, este é guardado em separado do modelo em que é baseado. Os modelos são exatamente como documentos onde pode fornecer secções recomendadas ou texto obrigatório para outros utilizadores, bem como controlos de conteúdo, como, por exemplo, uma lista pendente predefinida ou um logótipo especial. Pode adicionar proteção a uma secção de um modelo ou aplicar uma palavra-passe ao modelo para ajudar a proteger os conteúdos do modelo de alterações. É possível encontrar modelos do Word para os tipos de documento mais comuns no Microsoft Office Online. Se tiver uma ligação à Internet, clique no Botão do Microsoft Office , clique em Novo e, em seguida, clique na categoria do modelo pretendida. Em alternativa, pode criar modelos pessoais.

1.1. Criar um novo modelo Pode começar com um documento em branco e guardá-lo como um modelo ou pode criar um modelo baseado num documento ou modelo existente.

1.2. Começar com um modelo em branco  Clique no Botão do Microsoft Office e, em seguida, clique em Novo. Clique em Documento em branco e, em seguida, clique em Criar.  Efetue as alterações pretendidas nas definições das margens, tamanho e orientação da página, estilos e outros formatos. Também pode adicionar texto informativo, controlos de conteúdo, como, por exemplo, um selecionador de data, bem como gráficos que pretende que apareçam em todos os documentos novos que sejam baseados no modelo.  Clique no Botão do Microsoft Office

e, em seguida, clique em Guardar Como.

 Na caixa de diálogo Guardar Como, clique em Modelos Fidedignos. Atribua um nome de ficheiro ao novo modelo, selecione Modelo do Word na lista Guardar com o tipo e, em seguida, clique em Guardar.  Nota: Também pode guardar o modelo como um Modelo com Permissão para Macros do Word (ficheiro .dotm) ou um Modelo do Word 97-2003 (ficheiro .dot).  Feche o modelo. 3


1.3. Criar um modelo baseado num documento existente  Clique no Botão do Microsoft Office pretendido.

e, em seguida, clique em Abrir. Abra o documento

 Clique no Botão do Microsoft Office


 Efetue as alterações que pretende que sejam refletidas em todos os documentos novos baseados no modelo.  Na caixa de diálogo Guardar Como, clique em Modelos Fidedignos.  Atribua um nome de ficheiro ao novo modelo, selecione Modelo do Word na lista Guardar com o tipo e, em seguida, clique em Guardar.  Nota Também pode guardar o modelo como um Modelo com Permissão para Macros do Word (ficheiro .dotm) ou um Modelo do Word 97-2003 (ficheiro .dot).  Feche o modelo.

1.4. Criar um modelo novo baseado num modelo existente  Clique no Botão do Microsoft Office

e, em seguida, clique em Novo.

 Em Modelos, clique em Novo a partir de existente. Clique num modelo semelhante ao que pretende criar e, em seguida, clique em Criar Novo.  Efetue as alterações pretendidas nas definições das margens, tamanho e orientação da página, estilos e outros formatos.  Também pode adicionar texto informativo, controlos de conteúdo, como, por exemplo, um selecionador de data, bem como gráficos que pretende que apareçam em todos os documentos novos que sejam baseados no modelo.  Clique no Botão do Microsoft Office


 Na caixa de diálogo Guardar Como, clique em Modelos Fidedignos.  Atribua um nome de ficheiro ao novo modelo, clique em Modelo do Word na caixa Guardar com o tipo e, em seguida, clique em Guardar.  Nota Também pode guardar o modelo como um Modelo com Permissão para Macros do Word (ficheiro .dotm) ou um Modelo do Word 97-2003 (ficheiro .dot).  Feche o modelo.

1.5. Adicionar controlos de conteúdo a um modelo Pode proporcionar flexibilidade a qualquer utilizador que utilize o modelo, adicionando e configurando controlos de conteúdo, como, por exemplo, controlos RTF, imagens e listas pendentes, bem como selecionadores de data.

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Por exemplo, poderá fornecer a um colega um modelo que inclui uma lista pendente, mas o seu colega pretende utilizar um conjunto diferente de opções na lista pendente no documento que está a distribuir com base no modelo. Uma vez que permitiu a edição da lista pendente quando adicionou os controlos de conteúdo ao modelo, este poderá alterar fácil e rapidamente o modelo de acordo com as respetivas necessidades.

1.6. Adicionar controlos de conteúdo Nota: Também é possível adicionar controlos de conteúdo a documentos.  Clique no Botão do Microsoft Office

e, em seguida, clique em Opções do Word.

 Clique em Mais Utilizadas.  Selecione a caixa de verificação: Mostrar separador Programador no Friso e, em seguida, clique em OK. Nota: O Friso é um componente da interface de utilizador Microsoft Office Fluent.  Abra o modelo a que pretende adicionar os controlos de conteúdo e, em seguida, clique no local em que pretende inserir um controlo.  No separador Programador, no grupo Controlos, clique no controlo de conteúdo que pretende adicionar ao documento ou modelo. Por exemplo, pode clicar em Rich Text para inserir um controlo RTF que aparecerá em todos os documentos criados através deste modelo. Nota: Se os controlos de conteúdo não estiverem disponíveis, poderá ter aberto um documento criado numa versão anterior do Word. Para utilizar controlos de conteúdo, tem de converter o documento para o formato de ficheiro do Word 2007 clicando no Botão do Microsoft Office , clicando em Converter e, em seguida, clicando em OK. Depois de converter o documento, guarde-o.  Selecione o controlo de conteúdo e clique em Propriedades no grupo Controlos.  Na caixa de diálogo Propriedades de Controlo de Conteúdo, selecione se o controlo de conteúdo pode ser eliminado ou editado quando alguém utiliza o modelo.  Para manter vários controlos de conteúdo ou mesmo alguns parágrafos de texto juntos, selecione os controlos ou o texto e, em seguida, clique em Agrupar no grupo Controlos. Por exemplo, poderá ter um texto de exclusão de responsabilidade de três parágrafos. Se utilizar o comando Agrupar para agrupar os três parágrafos, não será possível editar o texto dos três parágrafos e só poderá será eliminado como um grupo.

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1.7. Adicionar texto informativo a um modelo Por vezes é útil incluir instruções de marcador de posição sobre como preencher um determinado controlo de conteúdo que adicionou a um modelo. As instruções são substituídas por conteúdo quando alguém utiliza o modelo.  No separador Programador, no grupo Controlos, clique em Modo de Estrutura.  Se ainda não adicionou um controlo de conteúdo ao documento, clique no local em que pretende que o controlo apareça e, em seguida, clique num controlo. Nota: Se os controlos de conteúdo não estiverem disponíveis, poderá ter aberto um documento criado numa versão anterior do Word. Para utilizar controlos de conteúdo, tem de converter o documento para o formato de ficheiro do Word 2007 clicando no Botão do Microsoft Office , clicando em Converter e, em seguida, clicando em OK. Depois de converter o documento, guarde-o.  No separador Programador, no grupo Controlos, clique em Modo de Estrutura.  Clique no controlo de conteúdo em que pretende adicionar texto do marcador de posição.  Edite o texto do marcador de posição e formate-o da forma pretendida. Se adicionar um controlo de conteúdo de caixa de texto e pretender que o texto do marcador de posição desapareça quando alguém escreve o seu próprio texto, no grupo Controlos, clique em Propriedades e, em seguida, selecione a caixa de verificação Remover controlos de conteúdo quando for editado conteúdo.

1.8. Guardar e distribuir blocos modulares com um modelo Os blocos modulares são elementos reutilizáveis de conteúdos ou outros elementos de documento que são armazenados em galerias, que podem ser acedidos e reutilizados em qualquer momento. Também pode guardar blocos modulares e distribuí-los com modelos. Por exemplo, pode criar um modelo de relatório que fornece aos utilizadores do modelo dois tipos de carta de apresentação à escolha quando criam relatórios pessoais baseados no modelo.  Guarde e feche o modelo que criou do modo pretendido e ao qual pretende adicionar blocos modulares para serem escolhidos pelos utilizadores do modelo.  Abra o modelo. Mantenha aberto o modelo a que pretende adicionar opções de bloco modular para os respetivos utilizadores.  Crie os blocos modulares que pretende fornecer aos utilizadores do modelo.  Quando preenche as informações na caixa de diálogo Criar Novo Bloco Modular, na caixa Guardar em, certifique-se de que clica no nome do modelo.  Distribua o modelo. Quando envia ou disponibiliza o modelo para outros utilizadores, os blocos modulares que guardou com o modelo são disponibilizados nas galerias que especificou. 6


1.9. Adicionar proteção a um modelo É possível adicionar proteção a controlos de conteúdo individuais num modelo para ajudar a evitar que um controlo de conteúdo ou um grupo de controlos em particular seja alterado ou editado ou é possível ajudar a proteger todos os conteúdos do modelo com uma palavra-passe.

1.9.1. Adicionar proteção a partes de um modelo Abra o modelo a que pretende adicionar proteção. Selecione os controlos de conteúdo ou o grupo de controlos em que pretende restringir as alterações.  No separador Programador, no grupo Controlos, clique em Propriedades.  Na caixa de diálogo Propriedades de Controlo de Conteúdo, em Bloqueio, efetue um dos seguintes procedimentos:  Selecione a caixa de verificação O controlo de conteúdo não pode ser eliminado, que permite que o conteúdo do controlo seja editado mas não permite que o controlo em si seja eliminado do modelo ou de um documento baseado no modelo.  Selecione a caixa de verificação Não é possível editar conteúdos, que permite eliminar o controlo mas não permite que o conteúdo no controlo seja editado. Utilize esta opção quando pretender proteger texto, se estiver incluído. Por exemplo, se incluir frequentemente uma exclusão de responsabilidade, pode ajudar a garantir que o texto permanece igual e pode eliminar a exclusão de responsabilidade em documentos em que não é necessária.

1.9.2. Adicionar proteção a todos os conteúdos de um modelo  Abra o modelo que pretende proteger de alterações.  No separador Programador, no grupo Proteger, clique em Proteger Documento e, em seguida, clique em Restringir Formação e Edição.  No painel de tarefas Proteger Documento, em Restrições de edição, selecione a caixa de verificação Permitir apenas este tipo de edição no documento.  Na lista de restrições de edição, clique nas restrições pretendidas.  Para escolher opções de restrição adicionais, como, por exemplo, quem pode ler ou alterar o documento, clique em Restringir permissão. As opções de restrição incluem a definição de uma data de validade para o documento e a permissão para os utilizadores copiarem conteúdo.  Em Iniciar imposição, clique Sim, Impor Proteção.  Para atribuir uma palavra-passe ao documento de modo a que apenas revisores que saibam a palavra-passe possam remover a proteção, escreva uma palavra-passe na caixa Introduzir nova palavra-passe (opcional) e, em seguida, confirme a palavra-passe. 7


2. FORMULÁRIOS 2.1. Tipos de formulários Pode criar:  Um formulário (formulário: documento que contém espaços em branco de preenchimento ou campos de formulário nos quais são introduzidas informações. Por exemplo, é possível criar um formulário de registo online no Microsoft Word com listas pendentes a partir das quais os utilizadores possam selecionar entradas.) para ser impresso e depois preenchido em papel. Pode inserir espaços em branco para os utilizadores preencherem, bem como caixas de verificação que listem opções, tais como Sim e Não.  Um formulário que os utilizadores visualizam e preenchem no Word. Este formulário é distribuído e recolhido através de correio eletrónico ou colocado numa localização de rede. Pode utilizar campos de texto, caixas de verificação e listas pendentes. Pode compilar dados deste formulário e analisá-los no Microsoft Access ou no Microsoft Excel. A vantagem de utilizar formulários para os utilizadores preencherem no Word é que o Word pode verificar automaticamente os dados introduzidos pelo utilizador (como, por exemplo, um número de empregado), atualizar outros campos com base na entrada de um campo associado (como, por exemplo, a cidade e a região associadas a um determinado código postal) e oferece mensagens de ajuda para facilitar o preenchimento do formulário.

2.2. Criar um formulário Quando conceber um formulário (formulário: documento que contém espaços em branco de preenchimento ou campos de formulário nos quais são introduzidas informações. Por exemplo, é possível criar um formulário de registo online no Microsoft Word com listas pendentes a partir das quais os utilizadores possam selecionar entradas.), pode começar por esboçar um esquema ou utilizar um formulário existente como guia. Muitos formulários, como, por exemplo, contratos, são exclusivamente constituídos por texto, com campos de formulário (campo de formulário: num formulário, é uma localização na qual é armazenado um determinado tipo de dados como, por exemplo, um nome ou endereço.) inseridos ao longo do documento para que os utilizadores possam fornecer informações específicas. Outros formulários baseiam-se numa grelha, na qual pode combinar funcionalidades, como por exemplo:  Tabelas para o ajudar a alinhar texto e controlos de formulário. De um modo geral, as tabelas funcionam corretamente quando está a criar um formulário com um esquema simples. No entanto, se o esquema for mais complexo, pode inserir várias tabelas e separá-las com parágrafos em branco; utilize a ferramenta Desenhar tabela ou utilize tabelas aninhadas (tabela aninhada: tabela inserida numa célula de tabela. Se estiver a utilizar uma tabela para esquematizar uma página e pretender utilizar outra tabela para organizar as informações, pode inserir uma tabela aninhada.).

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 Caixas de texto (caixa de texto: contentor de texto ou gráficos que pode ser movido e redimensionado. As caixas de texto são utilizadas para posicionar vários blocos de texto numa página ou para dar ao texto uma orientação diferente do restante texto do documento.). Controlos úteis quando pretende posicionar com precisão um bloco de texto ou um gráfico. Poderá, em seguida, formatar os limites, a cor do fundo, a cor do texto e outros elementos da caixa de texto.  Limites e sombreado. Estes elementos podem designar áreas de texto a preencher e geralmente ajudam a tornar elementos chave do formulário mais atraentes e fáceis de seguir.

2.3. Opções avançadas para criar formulários Se pretende criar formulários mais avançados, pode utilizar os controlos de formulário existentes na Caixa de ferramentas dos controlos, que são controlos ActiveX da Microsoft. Para utilizar estes controlos, convém ter conhecimentos de Microsoft Visual Basic for Applications (VBA) para personalizar o respetivo funcionamento. Nota: Como os controlos da Caixa de ferramentas dos controlos não funcionam em vários browsers, convém que os utilize em formulários que podem ser preenchidos no Microsoft Word e não nos formulários Web.

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3. Macros Se efetuar repetidamente uma tarefa no Microsoft Word, pode automatizar essa tarefa utilizando uma macro. Uma macro é uma série de comandos e instruções do Word agrupadas como um único comando para desempenhar uma tarefa automaticamente. Algumas das utilizações típicas das macros:  Aumentar a velocidade da edição e formatação de rotina;  Para combinar múltiplos comandos; por exemplo, inserir uma tabela com um tamanho e limites específicos e com um número específico de linhas e colunas;  Tornar mais acessível uma opção de uma caixa de diálogo;  Automatizar uma série de tarefas complexas O Word fornece duas formas de se criar uma macro: o gravador de macros e o Editor do Visual Basic (Visual Basic Editor: ambiente no qual é possível escrever novos códigos e procedimentos do Visual Basic for Applications e editar outros já existentes. O Visual Basic Editor contém um conjunto de ferramentas de depuração completo que permite localizar problemas de sintaxe, de tempo de execução e problemas lógicos no código.).

3.1. Gravar macros O gravador de macros do Word funciona como um gravador de cassetes. Ele grava as combinações de teclas deliberadas do utilizador e os cliques dos botões do rato, traduzindo-as em códigos do Microsoft Visual Basic for Applications (VBA: versão de linguagem de macros do Microsoft Visual Basic que é utilizada para programar aplicações baseadas no Windows e que está incluída em diversos programas da Microsoft.). Ao gravar uma macro, pode utilizar o rato para clicar em comandos e opções, mas não para selecionar texto. Terá de utilizar o teclado para registar estas ações. Por exemplo, pode utilizar F8 para selecionar texto e premir END para mover o cursor até ao fim da linha.  Antes de gravar uma macro, planeie os passos e comandos que pretende que a macro execute.  Caso se engane ao gravar a macro, as correções efetuadas serão também gravadas. Mais tarde, pode editar a macro para remover os passos desnecessários gravados.  Tente antecipar quaisquer mensagens que o Word possa apresentar que possam impedir a macro de ser executada.  Se a macro incluir o menu Editar, comandos Localizar ou Substituir, clique em Mais no separador Localizar ou Substituir e, em seguida, clique em Todos, na caixa Procurar. Se a macro só procurar para cima ou para baixo, o Word pára a macro quando esta atinge o início ou o fim do documento e apresenta uma mensagem perguntando se pretende continuar a procura.  Se desejar utilizar a macro que está a gravar em outros documentos, certifique-se de que a macro não depende do conteúdo do documento atual. 10


 Se utilizar frequentemente uma determinada macro, atribua-a a um botão da barra de ferramentas, a um menu ou a teclas de atalho. Deste modo, poderá executar a macro diretamente sem ter de abrir a caixa de diálogo Macros.

3.2. Atribuir macros a botões da barra de ferramentas, menus e teclas de atalho Para ter acesso rápido à macro, pode atribuí-la a uma barra de ferramentas, a um menu, ou a teclas de atalho. Executar uma macro torna-se tão simples quanto clicar no botão da barra de ferramentas ou no comando do menu ou premir as teclas de atalho. Se atribuir a uma macro recentemente criada o mesmo nome de um comando incorporado existente no Word, as ações da nova macro substituirão as ações do comando incorporado. Por exemplo, se gravar uma nova macro e lhe atribuir o nome FicheiroFechar, a macro fica ligada ao comando Fechar. Ao selecionar o comando Fechar, o Word executa as novas ações gravadas. Nota: Se efetuou este procedimento por engano, elimine apenas a macro que acabou de criar e volte a gravá-la com um novo nome. O comando incorporado retém as ações originais.

3.3. Armazenamento de macros Pode armazenar macros em modelos (modelo: ficheiro ou ficheiros que contêm a estrutura e as ferramentas para dar forma a elementos como o estilo e o esquema de página dos ficheiros terminados. Por exemplo, os modelos do Word podem dar a forma a um único documento e os modelos do FrontPage podem dar a forma a um Web site completo.) ou em documentos. Por predefinição, o Word armazena as macros no modelo 'Normal' (modelo Normal: modelo global que pode ser utilizado para qualquer tipo de documento. É possível modificar este modelo para alterar a formatação ou o conteúdo predefinido do documento.) para que estejam disponíveis para serem utilizadas com todos os documentos do Word. Se deseja utilizar uma macro num único documento, guarde-a nesse documento. As macros individuais num documento são guardadas nos projetos de macro (projecto de macro: conjunto de componentes, incluindo formulários, código e módulos de classe que constituem uma macro. Os projectos de macro criados no Microsoft Visual Basic for Applications podem ser incluídos em suplementos e na maior parte dos programas do Microsoft Office.) que pode copiar de um documento para outro.

3.4. Automatizar tarefas em páginas Web Para automatizar uma tarefa num documento do Word que for guardado e publicado como página Web, em vez de utilizar uma macro, pode utilizar uma âncora script e o Editor de script da Microsoft. As âncoras script marcam o sítio onde se deseja guardar um script no documento do Word. Quando se faz duplo clique na âncora script no documento do Word, o Microsoft Script Editor é iniciado para que se possa programar ou editar o script. O script é executado quando a página Web é apresentada no Web browser. 11


4. Impressão em série 4.1. Utilizar a impressão em série para envio em massa de correio

O documento principal contém conteúdo idêntico em cada cópia e marcadores de posição para as informações exclusivas do destinatário. O documento principal é o seu ponto de partida. O documento principal pode ser uma carta, envelope, mensagem de correio eletrónico ou até mesmo um cupão. Contém: Conteúdo idêntico em cada cópia, tal como o texto do corpo principal de uma carta de formulário. Só tem de escrever este texto uma vez, independentemente do número de cartas que pretenda imprimir. Marcadores de posição para as informações de cada destinatário. Por exemplo, numa carta de formulário, o bloco de endereços e a saudação seriam exclusivos em cada cópia.

Quando efetua uma impressão em série, informações exclusivas sobre cada destinatário são adicionadas a um novo documento. Numa impressão em série, as informações do destinatário, exclusivas em cada cópia intercalada, tomam o lugar dos marcadores de posição que adicionou ao documento principal. As informações do destinatário podem ser: Moradas em envelopes ou etiquetas, nomes na linha de saudação de uma carta de formulário, montantes de salário em mensagens de correio eletrónico que envia aos seus funcionários, notas pessoais sobre os seus produtos favoritos em postais que envia aos seus melhores clientes ou números em cupões de desconto.

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As informações do destinatário têm de ser mantidas numa origem de dados. Origem de dados é um termo abrangente que cobre uma categoria inteira de ficheiros com os quais trabalha frequentemente. Por exemplo, a lista de contactos do Microsoft Office Outlook é uma origem de dados. Outros exemplos de origens de dados incluem: uma tabela do Word, uma folha de cálculo do Excel, uma base de dados do Access ou até mesmo um ficheiro de texto. As informações do destinatário estão normalmente listadas em colunas e linhas, tal como mostrado na tabela na imagem. O ficheiro da origem de dados tem de ser estruturado de forma a possibilitar a ligação de informações específicas aos marcadores de posição no documento principal.

O conjunto de documentos concluídos numa impressão em série é composto por cartas exclusivas que pode imprimir ou enviar eletronicamente.

Quando conclui uma impressão em série, tem: O conjunto de documentos concluídos individuais que pode imprimir (por exemplo, cartas, etiquetas, envelopes ou cupões) ou que pode transmitir eletronicamente durante o processo de impressão em série (por exemplo, mensagens de correio eletrónico). O documento principal. Este é o documento que utilizou como ponto de partida e que permanece como um documento distinto. Não é automaticamente guardado após a impressão em série. Deverá guardá-lo porque o Word vai lembrar-se da lista de destinatários com a qual estabeleceu ligação e, quando o abrir novamente, poderá concluir rapidamente uma nova impressão em série. Nota: Opcionalmente, se estiver a criar cartas, envelopes ou etiquetas, também poderá gerar um "documento completo" que contenha todos os documentos intercalados num ficheiro.

As colunas e linhas numa lista de destinatários e os marcadores de posição que adiciona ao documento funcionam em conjunto para tornar a impressão em série possível.

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A lista de destinatários, juntamente com os marcadores de posição que adiciona ao seu documento ou envelope do Word, são o elemento principal da impressão em série. Funcionam em conjunto para colocar informações exclusivas nas cópias intercaladas individualmente finais. Depois de compreender o que são estes dois componentes chave e como se relacionam, poderá configurar e executar impressões em série com êxito.

As colunas representam um tipo de informação do destinatário; cada linha constitui um destinatário completo

Uma lista de destinatários pode ser qualquer ficheiro que organiza as informações do destinatário em colunas e linhas. Pode criá-la utilizando vários programas diferentes, tal como o Excel, Access ou Outlook.  As colunas numa lista representam uma categoria ou tipo de informações. Cada coluna é identificada por um cabeçalho de coluna. Por exemplo, numa lista de clientes poderá ter colunas para Nome, Apelido e Endereço.  Cada linha numa lista representa a informação completa de um destinatário. Na lista de clientes, por exemplo, uma linha contém todas as informações sobre um cliente: o nome, morada do cliente e assim sucessivamente. São estas colunas e linhas que tornam possível a obtenção de informações exclusivas sobre o destinatário para documentos durante uma impressão em série. A partir do documento principal, estabelece ligação com a lista e, em seguida, poderá adicionar qualquer cabeçalho de coluna como um marcador de posição no documento principal. (Oficialmente, estes marcadores de posição denominam-se de campos. Forneceremos mais informações sobre campos em breve.) Quando a impressão em série estiver concluída, haverá um documento terminado para cada pessoa que contém informações a partir das entradas numa linha da lista de destinatários. Sugestão: Para obter os melhores resultados, configure a lista de destinatários de modo a que cada coluna represente a peça de informação mais pequena possível. Por exemplo, utilize colunas separadas para Nome e Apelido, em vez de apenas uma coluna Nome. Isto confere uma maior flexibilidade à disposição de campos no documento principal e permite-lhe, por exemplo, saudar os clientes pelos respetivos nomes.

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Exemplos de listas de destinatários no Outlook, Access e Excel.

Em muitos casos, a lista de destinatários que pretende utilizar já existe. Por exemplo, pode aceder a um ficheiro com uma lista de:  Nomes de contactos ou clientes, endereços e muito mais.  Os produtos ou serviços oferecidos pela empresa.  Informações sobre os funcionários. Se a lista existir, só poderá ligar à mesma durante a impressão em série (terá oportunidade de tentar fazê-lo durante a sessão prática na próxima lição). Mas não se preocupe se ainda não tiver uma lista. O processo de impressão em série inclui um passo onde poderá criar uma lista de destinatários desde o início. Nota: Pode efetuar alterações nos dados da lista de destinatários em qualquer altura ao abrir a caixa de diálogo Destinatários da Impressão em Série durante a impressão em série ou ao abrir diretamente o ficheiro de origem de dados.

Os campos de impressão em série são rodeados por divisas (<< >>)

Depois de ligar à lista de destinatários, pode especificar as informações que pretende incluir na impressão em série utilizando campos. Um campo é um conjunto de códigos que indica ao Word para inserir informações num documento automaticamente. Informalmente, pode considerar os campos como sendo marcadores de posição. Numa impressão em série, os campos utilizados denominam-se de campos de impressão em série e são os marcadores de posição para as informações exclusivas com origem diretamente numa lista de destinatários. Por exemplo, na ilustração, foram

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adicionados campos de impressão em série para informações armazenadas nas colunas Endereço e Nome de uma lista de destinatários.

Alguns campos de impressão em série são, na realidade, compostos por outros campos. Por exemplo, o campo Livro de Endereços é uma combinação do primeiro nome, apelido, morada, cidade e código postal

Pode criar um campo de impressão em série ao combinar outros campos, ou pode agrupar campos e, em seguida, utilizar espaços, quebras de linha e marcas de pontuação, tal como faria normalmente numa frase. Por exemplo, pode pretender criar um título de cortesia antes do apelido ou nome completo e configurar campos no seu documento da seguinte forma: «Título» «Apelido» «Rua» «Localidade», «Distrito» «Código postal» Também pode controlar o aspeto das informações do destinatário em documentos intercalados ao formatar os campos. Por exemplo, pode pretender que os nomes fiquem a negrito ou a vermelho. No documento principal, selecione o campo, incluindo as divisas (« »). No menu Base, clique em qualquer comando no grupo Tipo de Letra ou no grupo Parágrafo, ou clique no Iniciador de Caixa de Diálogo para qualquer um destes grupos e escolha as opções de formatação pretendidas.

Um envelope endereçado criado utilizando o Assistente de Impressão em Série

Para efetuar uma impressão em série, no separador Mailings, clique em Iniciar Impressão em Série e, em seguida, clique em Assistente de Impressão em Série Passo a Passo. 16


O assistente abre no lado direito da janela num painel de tarefas. O painel de tarefas pode ser movido (desancorado) ao clicar na barra de título e arrastando-a para uma nova localização. Pode também redimensioná-la ao arrastar uma alça de redimensionamento nos lados do painel de tarefas. Para utilizar a impressão em série, siga os pedidos de informação e clique em Seguinte na parte inferior do painel para se deslocar pelo assistente (ou Anterior se tiver de retroceder para um passo anterior). No Passo 1, o assistente abre-se com uma questão. Pretende saber o tipo de documento no qual pretende intercalar as informações.

Clique em Opções de envelope no Passo 2 do assistente para escolher o tamanho e as opções de impressão do seu envelope

O segundo passo no assistente consiste em configurar o documento de início. Pode estar a enviar uma carta por direct mail, ou uma mensagem de correio eletrónico, ou talvez pretenda começar a utilizar envelopes e etiquetas. Ou pode pretender criar um diretório para armazenar listagens de dados, tais como nomes e moradas de clientes, informações sobre produtos e dados de contacto do pessoal. As opções que vê no assistente variam consoante o tipo de documento selecionado no primeiro passo. Uma vez que selecionámos envelopes, as opções são: Alterar o esquema do documento: Esta opção é selecionada porque um documento em branco estava aberto quando iniciou o assistente. Pretende alterar o documento em branco aberto para um documento de envelope. Clique em Opções de envelope e escolha o tamanho do envelope e outras opções pretendidas, em seguida, o documento de envelope substitui o documento em branco. A partir de documento existente Se tiver um documento anteriormente guardado que pretenda utilizar para a impressão em série, mas o seu ecrã apresentar um documento em branco, selecione esta opção para substituir o documento em branco pelo documento de envelope. Nota: A opção Utilizar o documento atual não está disponível quando começa com um documento em branco. O documento atual significa o documento atualmente aberto no seu ecrã. Se tivesse aberto primeiro um documento de envelope e, em seguida, iniciado o assistente, poderia utilizar esta opção.

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No Passo 3, vai selecionar a lista de destinatários ou poderá criar uma nova lista

No Passo 3, vai ligar à lista de destinatários que pretende intercalar nos seus documentos. Tem três opções:  Utilizar uma lista existente: Se já tiver uma lista de destinatários que contenha as informações que pretende intercalar, selecione esta opção. Em seguida, clique em Procurar no assistente para localizar e abrir esse ficheiro.  Selecionar contactos do Outlook: Se pretender utilizar a sua lista de contactos do Outlook como lista de destinatários, selecione esta opção. Em seguida, clique em Escolher a Pasta de Contactos para localizar e abrir a lista de contactos correta.  Escrever uma nova lista Se não tiver uma lista de destinatários apropriada e pretender criar uma, selecione esta opção. A nova lista é guardada como um ficheiro de base de dados de correio (.mdb) na pasta As Minhas Origens de Dados, localizada na pasta Documentos ou Os Meus Documentos. Pode reutilizar o ficheiro para futuras impressões em série. Sugestão: Durante o processo de impressão em série, quando liga à lista de destinatários que pretende utilizar na impressão em série, o Word procura primeiro o ficheiro numa pasta denominada As Minhas Origens de Dados na pasta Documentos ou Os Meus Documentos. Provavelmente, o mais conveniente será armazenar a lista de destinatários nesse local. No entanto, pode ligar a qualquer lista de destinatários em qualquer localização no computador ou num servidor.

Pode escolher, ordenar ou filtrar pessoas e informações que pretenda incluir em documentos individuais

Depois de ligar à lista de destinatários, escolhe os destinatários que pretende incluir no seu correio. Por exemplo, poderá pretender enviar uma carta de formulário para os clientes

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no ficheiro com um determinado código postal. Em alternativa, pode pretender criar um diretório que inclua apenas uma linha de produtos. Pode efetuar tudo isto na caixa de diálogo Destinatários da Impressão em Série apresentada automaticamente depois de ligar ou criar uma lista de destinatários. Na caixa de diálogo:  Todos os destinatários têm uma marca de verificação junto do respetivo nome e são incluídos no correio por predefinição. Pode limpar a marca de verificação para destinatários individuais ou limpar todos os destinatários ao limpar a marca de verificação no cabeçalho da coluna e, em seguida, selecionar a caixa junto do nome da pessoa que pretende incluir no seu correio.  Otimize a lista de destinatários ao clicar em Ordenar… para escolher o nome da coluna que pretende visualizar e organizar (ascendente ou descendente); ou clicar em Filtro… para introduzir os campos e valores dos destinatários que pretende visualizar. Pode também clicar em Localizar duplicados… para executar um relatório que liste os destinatários que possam estar na sua lista mais do que uma vez; ou clique em Localizar destinatário… para localizar uma pessoa específica. A funcionalidade Validar endereços… está disponível se tiver um programa de validação instalado. No Passo 4, vai organizar o documento principal. Organizar o documento principal significa colocar conteúdo no documento. Esse conteúdo consiste em:  Informações que permanecem as mesmas em cada cópia intercalada.  Marcadores de posição (campos) para as informações dos destinatários em cada cópia intercalada. Para um envelope, as informações que permanecem as mesmas em cada cópia intercalada são o endereço do remetente que escreve no canto superior esquerdo. Os marcadores de posição são os endereços de cada destinatário. A forma mais rápida de adicionar um endereço do destinatário consiste em clicar em Bloco de endereços no assistente. Adiciona um campo «BlocoEndereços» previamente concebido ao envelope, que inclui Nome Próprio, Apelido, Rua, Cidade, Distrito e Código Postal. Sugestão: Pode reunir o seu próprio bloco de endereços se preferir. Clique em Mais itens no assistente para abrir a caixa de diálogo Inserir Campo de Impressão em Série onde, com a opção Campos da Base de Dados selecionada, pode visualizar uma lista dos cabeçalhos de coluna na lista de destinatários. Pode inserir qualquer um destes no documento principal como um campo.

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No Passo 5 pode rever a sua impressão em série antes de a concluir. No passo de pré-visualização, ainda tem a oportunidade de adicionar ou remover campos, limitar o número de destinatários e especificar informações

Depois de adicionar todo o conteúdo e campos ao documento principal, está pronto para pré-visualizar o aspeto dos documentos intercalados. Quando clica em Seguinte na parte inferior do assistente para ir para o Passo 5, o primeiro documento intercalado aparece automaticamente. Dependendo do aspeto do primeiro documento, tem várias opções: - Se o aspeto não for muito bom, clique em Anterior na parte inferior do assistente. Ao voltar ao passo anterior, pode adicionar, eliminar ou corresponder campos ou efetuar outras correções para que as informações sejam apresentadas corretamente. Sugestão: Quando efetua a pré-visualização, se ainda visualizar campos e divisas no seu documento em vez de valores para esses campos, clique em Pré-visualizar Resultados no separador Mailings. Para além de mostrar os documentos intercalados individuais, o comando Pré-visualizar Resultados alterna também entre a visualização dos códigos de campo e a visualização dos respetivos valores.  Se o aspeto for bom, clique no botão de seta dupla para a direita na parte superior do assistente para se deslocar por mais alguns dos documentos intercalados, tal como apresentado na imagem.  Se pretender visualizar o documento intercalado para um determinado destinatário, clique em Localizar um destinatário para procurar essa pessoa. À medida que vai percorrendo os documentos, pode excluir qualquer pessoa da impressão em série ao clicar em Excluir este destinatário. Nota: Só estará a excluir um destinatário dos resultados finais da impressão em série, mas não está a eliminar nada da lista de destinatários.  Se perceber que a impressão em série inclui alguns destinatários que não pretende incluir, clique em Editar a lista de destinatários para abrir a caixa de diálogo Destinatários da Impressão em Série. Tal como descrito anteriormente, pode utilizar esta caixa de diálogo para limitar a lista de destinatários.

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No Passo 6 vai concluir a impressão em série

Quando estiver satisfeito com as pré-visualizações dos documentos intercalados, está pronto para imprimir os resultados finais. Clique em Imprimir para abrir a caixa de diálogo Enviar a Impressão em Série para a Impressora. Alterações de última hora? Se ainda quiser mais uma oportunidade para rever os resultados, ou se pretender personalizar os envelopes selecionados, clique em Editar envelopes individuais no assistente. Isto cria uma impressão em série completa e distinta que contém todos os envelopes num novo documento do Word. Depois de rever ou modificar os envelopes neste documento completo, poderá imprimi-los imediatamente. Ou, basta guardar o documento e imprimir os envelopes posteriormente. Se pretender manter as alterações efetuadas em envelopes individuais, certifique-se de que guarda este documento. Este documento completo é distinto do documento principal e será maior em tamanho. Atenção: Se criar um conjunto de mensagens de correio eletrónico intercaladas, faça cuidadosamente a pré-visualização das mensagens antes de concluir a impressão em série. Com mensagens de correio eletrónico, não terá a opção de criar um documento completo distinto. Depois de clicar em Correio Eletrónico no assistente e de identificar a coluna na sua lista de destinatários que contém os endereços de correio eletrónico dos destinatários, as mensagens são enviadas.

Quando abrir um documento principal anteriormente guardado, ser-lhe-á perguntado se pretende manter a ligação com a lista de destinatários

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Em qualquer altura antes de concluir uma impressão em série, poderá sempre cancelála. Para o fazer, feche o documento e opte por não guardar as alterações. O documento vai ser eliminado juntamente com a ligação para a lista de destinatários. Mas se tiver de parar de trabalhar na impressão em série e pretender retomá-la mais tarde, guarde o documento principal. Ao guardar o documento principal, vai manter a ligação à lista de destinatários, bem como os campos que adicionou ao documento. Quando abrir novamente o documento, o Word vai-lhe perguntar se pretende manter a ligação para a lista de destinatários. Clique em Sim para retomar a impressão em série.

Os grupos e comandos no separador Mailings

Reparou que os comandos no separador Mailings se tornam disponíveis à medida que avança no assistente? O Friso constitui também uma boa forma de efetuar uma impressão em série e o processo é muito semelhante aos passos no assistente. Utilizando o Friso, terá acesso a mais funcionalidades, tais como a verificação automática, que procura erros antes de concluir a impressão em série. Existem também elementos avançados, tais como a utilização de campos para executar ações ou cálculos no documento principal. Os comandos utilizados no separador Mailings encontram-se nos quatro grupos que se seguem:  Iniciar Impressão em Série Este é o ponto de início onde escolhe um tipo de documento e, em seguida, seleciona, cria ou edita a lista de destinatários.  Escrever e Inserir Campos É aqui que insere os campos de impressão em série, corresponde os campos e utiliza Regras para efetuar ações nos seus documentos.  Pré-visualizar Resultados Para além de visualizar os documentos de impressão em série individuais, pode utilizar uma funcionalidade de verificação de erros automática.  Concluir Conclua a impressão em série e combine os seus documentos individuais num documento completo, imprima-os ou envie-os eletronicamente.

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Manual Word Avançado 2007 IEFP

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