Contenido
Hardware & software
Contenido Introducción
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Hardware
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1.Requerimientos de pc. 2.Dispositivo. 2.1.Vista frontal. 2.2.Vista inferior. 2.3.Vista posterior. 2.4.Uso de teclado. 3. Conexión
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Software
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1.Instalación Software 2.Activación de Software 3.Ingreso Software 4.Guía de Operación 4.1.Administración del Sistema 4.1.1.Ingreso o edición de usuario administrador. 4.1.2.Cambio de contraseña de administrador 4.1.3.Reinicio del Programa 4.1.4.Revisión 4.1.4.R evisión de ingresos al sistema 4.1.5.Herramientas del Sistema 4.2.Administración de Personal 4.2.1.Edición de información básica para el personal 4.2.2.Edición de Departamentos Departamentos 4.2.3.Edición del personal 4.3.Configuración de conexión 4.3.1.Configuración dispositivo 4.3.2.Configuración del personal en el dispositivo 4.3.3.Información de registros
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Contenido
Hardware & software
Contenido Introducción
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Hardware
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1.Requerimientos de pc. 2.Dispositivo. 2.1.Vista frontal. 2.2.Vista inferior. 2.3.Vista posterior. 2.4.Uso de teclado. 3. Conexión
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Software
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1.Instalación Software 2.Activación de Software 3.Ingreso Software 4.Guía de Operación 4.1.Administración del Sistema 4.1.1.Ingreso o edición de usuario administrador. 4.1.2.Cambio de contraseña de administrador 4.1.3.Reinicio del Programa 4.1.4.Revisión 4.1.4.R evisión de ingresos al sistema 4.1.5.Herramientas del Sistema 4.2.Administración de Personal 4.2.1.Edición de información básica para el personal 4.2.2.Edición de Departamentos Departamentos 4.2.3.Edición del personal 4.3.Configuración de conexión 4.3.1.Configuración dispositivo 4.3.2.Configuración del personal en el dispositivo 4.3.3.Información de registros
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4.4.Gestión de Asistencia 4.4.1.Ingreso 4.4.1.I ngreso de vacaciones generales 4.4.2.Asignación de vacaciones al personal 4.4.3.Creacion de horarios de ingreso y salida 4.4.4.Estandarización de horarios 4.4.5.Asignación de horarios 4.4.6.Asignación extraordinaria de horarios 4.4.7. Asignación de Horas Extras 4.4.8.Administración de permisos o licencias 4.4.9.Ingreso manual de registros. 4.4.10.Visualización de registros 4.4.11. Análisis de asistencia 4.5. Reporte 4.5.1. Información departamento. 4.5.2. Información de personal 4.5.3. Revisión rápida de registros 4.5.4. Reporte de turnos u horarios 4.5.5. Detalle de asistencia del análisis 4.5.6. Resumen de asistencia 4.5.7. Reporte de licencias 4.5.8. Reporte de ingresos excepcionales 4.5.9. Reporte de asistencias excepcionales 4.5.10.Reporte de asignación manual 4.6.Ventana 4.6.1.Cascada 4.6.2.Cerrar 4.6.3.Minimizar todo 4.6.4.Horizontal 4.6.5.Vertical
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44 44-45 46 47-51 52-53 54-58 59-60 61-64 65-69 70-75 76 77-79 80 80-81 81-83 84-85 86-87 88-89 90-91 92 93-94 95-96 97-98 99 99 99 100 100 101
Introducción Felicitaciones has adquirido el nuevo Royal FingerPrint Time Clock FTC 1000, este producto te ayudará al orden y control de los horarios de tus empleados, te recomendamos que leas y sigas los pasos del manual para obtener todos los beneficios que el producto posee y así poder evitar posibles errores en su uso. El manual presenta en simples pasos como utilizar el dispositivo y software de tu nuevo producto Royal.
Guarda este manual para futuras consultas. THE ROYAL CONSUMER PRODCUT SUPPORT HOTLINE te da la oportunidad para pedir asistencia operativa y resolución de problemas. Por favor llame gratis al:
Costumer Service / servicio al cliente 1-800-272-6229 (USA) 1-888-266-9380 (Canada) 01-800-849-4826 (Mexico) Ordering Supplies: 1-888-261-4555
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Hardware Requerimientos PC Dispositivo Conexión
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Requerimientos PC Sistema operativo Windows 8 Windows 7 Windows Vista Windows XP
No apto para MAC 2GB de memoria disponibles en el disco duro, puerto USB (1,0 o superior) y acceso a Ethernet
Marca:ROYAL Modelo: Finger Print Consumo de energia: 25,8 Wh Consumo de energia en modo de espera: N/A Cantidad de producto o servicio por consumo de energia: N/A Capacidad o tamaño de equipo: 3,8 A Contenido: 1 pieza País de origen: China Fuerntes de alimentacion: 115 V ca Hz: 60 hz 3.8A Royal consumer information products de Mexico S.de R.L de C.V. vía Gustavo Baz No. 54, Bodega C, Col. Barrientos Unidad Tlalnepantla de Baz, Estado de México C.P. 54110. Tel. 91383300. R.F.C.R CI040526-QW3 País de origen: China
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Dispositivo Primer contacto con el dispositivo Vista Frontal
Pantalla
Lector Dactilar
Muestra los datos del trabajador, las entradas y las salidas, además del menú que sólo tiene acceso los administradores.
Sensor que permite captar las características de las huellas digitales de los individuos, lo cual dá la seguridad de identidad del trabajador.
Salida de Sonido
Teclado
Cada vez que realice un ingreso o egreso del personal, o se trabaje en con el menú este emitirá sonidos de referencia a la acción.
Posee simples teclas lo cual facilita a un rápido uso para todos los empleados, además de tener acceso a las principales funciones del dispositivo.
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Vista Inferior
Power SW ON/OFF
Extención USB
Para encender y apagar el dispositivo de manera rápida y segura, esto permitirá ahorrar energía y que el dispositivo tenga un mejor funcionamiento.
Si desea agregar un puerto mini USB, contacte a un especialista para realizar la modificación.
Puerto USB
Para recargar el dispositivo debe insertar el cargador por este puerto, esto lo debe hacer cada vez que el dispositivo tenga niveles bajos de energía
Puerto Energía
Este puerto Universal Serial Bus 2.1 ofrece una velocidad de transferencia de datos hasta 500MB/s.
Puerto LAN Inserte el cable de red a este puerto para conectar el equipo una red de área local.
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Vista Posterior
Ranura gancho Esta apertura tiene como función dejar el producto fijo en la superficie deseada. Trabaja en conjunto con un gancho metálico que se monta en el muro, solo necesita tres tornillos. Todo lo anterior viene incluido.
Puerto de sincronización con puertas Este puerto sirve para la apertura automática de las puertas una vez que el trabajador o administrador es reconocido. Para mayor información, comuníquese con el centro de servicio al cliente.
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Gancho metálico. Adherir al muro con los tornillos que vienen incluidos.
Uso del teclado
ESC
OK
Debe presionar este botón cuando desea cancelar o salir de una operación.
Cuando desea aceptar o terminar una función, debe presionar este botón así confirmará la información que está ingresando.
MENU Lo envía a la ventana donde ingresas los datos de los trabajadores.
Panel Numérico Cuando desea asignar un número o cambiar el registro interno de algún trabajador o operación.
In/out (AT/LV) Cuando el administrador o empleado desea marcar una entrada debe presionar la flecha que apunta hacia arriba, para una salida debe presionar la flecha que apunta hacia abajo. Estas teclas también se utilizan para seleccionar.
Encendido Al estar activado el switch de encendido, este producto le permite apagar y encender el producto sin tener que estar apagando el dispositivo completamente.
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Conexión El dispositivo debe tener un tiempo de carga de 4 horas, antes de la conexión con el computador y el primer uso.
Cargador AC/DC Adapter Model: JD-0910 Input: AC100-240V 50/60Hz 0.3A Output:DC9V 100mA
La primera conexión del dispositivo a una computadora debe ser mediante el cable USB, esto es para una conexión mas eficaz, se recomienda que el producto este completamente cargado, así no se presentarán problemas en la sincronización de los equipos .
* En el Capitulo del Software se presentan los pasos para la completa sincronización del producto.
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Software Instalación Activación Ingreso Guía de operación
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1. Instalación Software 1.1. Insertar CD de instalación 1.2. Ingresar a “Equipo” y abrir el CD. 1.3. Haga doble click en “setup.exe”.
Nota
*En el caso que su computador consulte, si desea que el programa realice cambios en su computador, debe aceptar.
1.4. El asistente de instalación será desplegado, en él debe hacer click en “Next”.
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1.5. En la siguiente ventanilla deberá elegir una carpeta de destino del software, en el caso que no requiera una carpeta de destino específica, haga click en “Next”. Si desea un lugar en específico haga click en “Browse…”, y a continuación seleccione el lugar de destino y luego haga click en “Next”. 1.6. El sistema realizará la instalación del programa.
1.7.Hacer click en “Finish” para completar la instalación.
Con este proceso terminado el software ya está instalado en su computador.
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2. Activación del software Nota
*El software debe ser instalado en una cuenta que sea administrador.
1.1.Debe buscar el icono en el escritorio, hacer click derecho sobre él, y hacer click en propiedades, como se muestra en la siguiente imagen. 1.2.Luego debe dirigirse al ítem “Compatibilidad” 1.3. Ya Ya en este ítem debe hacer click en “cambiar la configuración configuración para todos los usuarios” 1.4.En la siguiente ventana, debe seleccionar la opción “Ejecutar este programa como administrador”, como se muestra en la siguiente ventana.
1.5.Para finalizar haga click en “Aceptar” en ambas ventanas. Con este proceso terminado el programa se encuentra habilitado para su uso.
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3. Ingreso Software 1.1.Buscar el icono del programa en su escritorio y hacer doble click sobre él.
Nota
*Se desplegará una ventana de permisos para cambios en el computador, en la cual deberá aceptar para poder continuar con el uso uso del del ro rama. ama.
1.2. El programa desplegará una ventanilla para ingresar al sistema a través de una sesión, donde en primer lugar deberá elegir el idioma que desea del programa, haciendo click en el cuadrado adjunto al lado derecho de la ventanilla donde se encuentra indicado el idioma. id ioma. Luego deberá ingresar una cuenta que por defecto def ecto es “system” con contraseña en blanco y hacer click en “Listo”. 1.3.Se desplegará la ventana inicial del programa la que cuenta con un menú principal que contiene el total de las funciones del software (Administración del sistema, Administración de personal, Administración de dispositivo, Gestión de asistencia, Reporte, Ventana) Ventana) y además además iconos de atajo a esas funciones. funciones. Estas funcionalidades serán explicadas en los siguientes ítems.
Menú Principal
Iconos de atajo
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4. Guía de Operación El sistema de control de asistencia ROYAL está diseñado para recopilar registros de entrada y salida del personal desde un dispositivo electrónico. Los datos recopilados serán procesados por el sistema para generar los distintos reportes de asistencia requeridos. Lo siguiente indica los pasos necesarios para tener un correcto funcionamiento de todas las herramientas que entrega el programa.
4.1.Administración del Sistema Haciendo click en esta opción encontrará un listado de ítems que permiten la configuración general del programa. Cada uno de los cuales serán explicados en los próximos ítems.
4.1.1.Ingreso o edición de usuario administrador. 1.1. Para editar la cuenta de un administrador con acceso al software, debe hacer click en “Administración de usuario” y se desplegará desplegar á la siguiente ventana donde podrá agregar y borrar a usuarios administradores, acciones que se detallan a continuación.
1.2.Si desea agregar a un nuevo administrador debe hacer click en “Agregar”. Donde se desplegará la siguiente pantalla, para que ingrese los datos necesarios.
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1.2.1.En “Cuenta” debe ingresa el nombre que se le dará al administrador para ingresar al sistema. 1.2.2.En “Usuario Nombre” debe ingresar el nombre del administrador. 1.2.3.Debe asignar una contraseña en “Contraseña” y otra vez la misma en “Verificar Contraseña”. 1.2.4.Hacer click en “Listo”. 1.3. Si desea modificar la clave de un administrador ya existente, selecciónelo en la ventana y haga click en “Poner contraseña”, donde deberá ingresar la nueva contraseña en “Usuar io Contraseña" y nuevamente la misma en “Verificar Contraseña”.
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1.4. Para asignar los permisos al sistema que tendrá el nuevo administrador debe hacer click sobre el nombre del administrador y luego en “Derechos de operación”. Los permisos se asignan haciendo click en el cuadrado adjunto en los ítems que desea que el nuevo administrador tenga acceso.
Nota
*El Administrador general “system” tiene acceso a todo el sistema por defecto, y esto no puede ser modificado.
1.5.Haga click en listo y los cambios y permisos quedarán activados. 1.6.Por último para terminar haga click en “Cerrar”.
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4.1.2. Cambio de contraseña de Administrador. 1.1.Si desea cambiar la contraseña del administrador que inicio sesión, debe hacer click en “Cambio de contraseña”, e ingresar la contraseña actual y la que desea cambiar y verificar esta última en “Verificar Contraseña”. Por último se guardaran los cambios haciendo click en “Listo”.
4.1.3.Reinicio del Programa 1.1.Si desea ingresar al programa con otra cuenta o desea cambiar el idioma, debe hacer click en “Reingreso”, y se desplegará la ventanilla de inicio del sistema, donde tendrá que seguir el paso 1.2 del ítem 3.
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4.1.4.Revisión de ingresos al sistema 1.1.Para revisar los ingresos que se han hecho al programa en cierto periodo de tiempo, debe hacer click en “Sistema de ingreso”, Donde se desplegará la siguiente ventana.
1.2.En primer lugar debe ingresar el periodo de tiempo que desea ver, seleccionando las fechas en la parte superior de la ventanilla, fecha de inicio en ”Fecha de inicio” y fecha de término en ”Para” . 1.3.Para ver los reportes tiene la opción de hacer click en “Todos”, donde podrá ver los reportes tanto de entrada, salida y fallidos. También puede decidir ver solo los de entrada o solos los de salida, haciendo click en “Inicio Sesión” o “Salida Sesión” respectivamente. 1.4.Si desea ver los ingresos fallidos, debe hacer click en “Inicios fallidos”. 1.5.Si desea borrar los registros diríjase a la parte inferior de la ventanilla y seleccione la fecha hasta donde quiere eliminar los reportes de entrada y haga click en el botón adjunto al lado derecho llamado “Borrar Registro”.
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4.1.5. Configuración del Sistema 1.1.Dirigirse al ítem “Sistema de herramientas” en este ítem principalmente se encuentran explicados los ítems que permiten hacer un respaldo de la información de la empresa en cuestión. 1.2.En el ítem “Configuración” seleccionamos la empresa a la que se le desea hacer un respaldo de datos, además de indicar si toda la información del dispositivo es la que deseamos respaldar seleccionando la opción “Todo”. En la parte i nferior de la ventana debemos seleccionar el tiempo que deseamos respaldar y si desea que este archivo tenga un formato csv para poder ser abierto por Excel. Además puede elegir como desea que los registros queden etiquetados en relación a sus nombres. 1.3.Para finalizar haga click en “Guardar”.
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1.4.En el ítem “Ruta” debe escoger las carpetas donde se descargará la información que se está respaldando. Si lo desea puede crear estas carpetas previamente, o descargar la información en las carpetas genéricas que ya se encuentran creadas.
1.5.El ítem “Importar” contiene la opción “Importar personal” la cual le permite ingresar al sistema una hoja Excel con datos de trabajadores. Para realizar lo anterior el documento a importar requiere ciertas especificaciones que las puede encontrar en la opción “Sample” que se encuentra indicada en la siguiente ventana y además en los comentarios en la parte inferior de la ventana. Luego haga click en “Importar” donde podrá subir al programa un archivo con los datos de los nuevos trabajadores.
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1.6.El ítem “Exportar” contiene la opción “Exportar registro bruto de fichadas” el cual le permitirá obtener el documento de las marcas que han hecho los trabajadores en el periodo de tiempo que indique. En primer lugar debe especificar que desea obtener de los registros que se encuentran en el sistema, para ello haga click en “Plantilla” con lo cual se desplegará otra ventana en la cual deberá elegir las características que desea obtener de los trabajadores, haciendo click sobre ellas en la ventanilla izquierda y luego en “Agregar”. Para realizar el proceso y finalizar haga click en “Guardar”.
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4.2. Administración de Personal En este ítem encontraremos las opciones para editar los datos d el personal ingresado al sistema.
4.2.1. Edición de información básica para el personal. 1.1.Para hacer modificaciones de la información general que se debería ingresar de los trabajadores cuando se ingresen o modifiquen sus datos, ingrese a “Información Básica” donde se desplegará una ventana con funcionalidades que se detallan a continuación. Ventanilla superior
Ventanilla izquierda
1.2.En la ventanilla superior se encuentra la información básica disponible para su edición, haga click en la flecha adjunta a la ventanilla y se desplegará un listado de características de los trabajadores que podrán ser editadas, haga click sobre la cual desee editar. 1.3.Para agregar opciones a la característica escogida, haga click en “Agregar” y aparecerá un nuevo espacio en la ventanilla izquierd a para que agregue la característica que desea y luego haga click en “Guardar”. 1.4.Si desea borrar opciones del ítem seleccione la opción en la ventanilla izquierda y luego en “Borrar”.
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1.5.Si desea modificar una opción de algún ítem, haga click sobre ella y escriba lo que desee y luego click en “Guardar”. 1.6.Si desea agregar permisos por ausencia y sus características, haga click en “Razón ausencia” y se desplegará la siguiente ventana que contiene funcionalidades que se detallan a continuación de la imagen.
1.7.Para agregar un permiso haga click en “Agregar”. Donde tendrá que asignar un número de orden en “Orden”, el nombre del permiso en “Nombre”, si el permiso es anual seleccionar “Permiso Anual”, si el permiso es pagado seleccionar “Permiso pagado”. Por ultimo para agregar el grupo al que pertenece o quiere que pertenezca el permiso debe escribir las iniciales “Grupo”, esto quiere decir que puede poner las iniciales de un grupo creado o puede crear uno escribiendo nuevas iniciales, quedando disponible para nuevas asignaciones de permisos. 1.8.Para finalizar haga click en “Guardar”. 1.9.Modificar las opciones ya existentes, haciendo click sobre alguna de las opciones que se encuentran en la ventanilla izquierda y luego click en “Modificar” y realizar los cambios respectivos escribiendo sobre las ventanillas, y por ultimo click en “Guardar” o en “Cancelar” si no quiere realizar el cambio.
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4.2.2. Edición de Departamentos 1.1.Para especificar la información de los departamentos de la organización debe hacer click en “Gestión de Departamentos” y se desplegara la siguiente ventana que contiene funcionalidades que se detallan a continuación de la imagen.
1.2.Para agregar un nuevo departamento debe hacer click en “Agregar” y luego ingresar toda la información del departamento. El nuevo departamento se muestra en la ventana izquierda. Además puede agregar un sub departamento, especificando en la ventana “Superior Departamento” el departamento al que pertenecería este sub departamento. 1.3.Para borrar un departamento debe seleccionar este, haciendo click sobre él en la ventanilla izquierda, y luego hacer click en “Borrar”. 1.4.Si desea modificar la información de un departamento, hacer click sobre el en la ventanilla izquierda, y hacer click en el botón “Modificar”. 1.5.Para cerrar la ventanilla hacer click en “Cerrar C”. *Existe un icono que lo redirige de inmediato a la ventanilla anterior, llamado “Departamento”.
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4.2.3. Edición de Personal
Nota
* Para agregar el personal se necesita haber agregado el o los departamentos respectivos donde se asignara el personal.
1.1.Para especificar la información del personal debe hacer click en “Administración de personal”. Donde se desplegara la siguiente ventana que contiene funcionalidades que se detallan a continuación de la imagen.
1.2.Si desea agregar un nuevo integrante, debe hacer click en “Agregar”, he ingresar los datos del trabajador. 1.2.1.Para esto consta con tres pestañas, la primera llamada “Información de la base” que contiene las casillas para la información básica del trabajador, como el nombre, el usuario que se le desea asignar, su fecha de cumpleaños, entre otras:
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1.2.2La segunda pestaña llamada “Información Adicional” contiene casillas para llenar información adicional del trabajador.
1.2.3.En la tercera pestaña llamada “Comentario” podemos chequear la información de registro de los usuarios, y también se les puede asignar una contraseña. A continuación se explica lo dicho anteriormente.
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I.- En el ítem “Huella” aparecerá un “1” si el usuario tiene registrada una huella en el sistema y “1,2” si tiene ingresada dos huellas. Esto solo aparecerá si la información de los usuarios en el dispositivo se encuentra sincronizada con el programa. 2.- En el ítem “Administrador” debe indicar si el usuario es o no administrador eligiendo la opción Verdad o FALSE respectivamente. 3.- En el ítem “Contraseña” podemos asignar una contraseña numérica al usuario, la cual tiene un máximo de 8 dígitos. Esta opción no se recomienda ya que la identidad del usuario podría ser suplantada debido a que la entrada y salida se podría marcar simplemente ingresando la ID y contraseña en el dispositivo. 4.- El ítem tarjeta no tiene funcionalidad validad para el sistema implementado. 5.- Por ultimo debe elegir el año para el que está haciendo tal configuración. 6.- En Permiso anual debe poner el año para el cual está haciendo la configuración.
Ventanilla izquierda
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1.3.Para finalizar haga click en “Guardar” 1.4.Si desea borrar a un trabajador debe seleccionar el departamento al que pertenece, haciendo click en la flecha adjunta a los binoculares y luego hacer click sobre su nombre en la ventanilla izquierda y hacer click en “Borrar”. 1.5.Si desea modificar la información de un integrante debe seleccionar el departamento al que pertenece, haciendo click en la flecha adjunta a los binoculares y luego debe presionar sobre su nombre en la ventanilla izquierda y hacer click en “Modificar”. Si el nombre del trabajador no se encuentra en la ventanilla izquierda debe hacer click en la flecha adjunta a la ventanilla que dice “Encontrar personal” donde podrá seleccionar el departamento completo quedando todo el personal de ese departamento disponible. 1.6.Si desea encontrar a una persona o varias personas con una característica especial debe hacer click en los binoculares a la derecha de “encontrar personal”. Donde se desplegara la siguiente ventana. 1.6.1 En esta ventana deberá seleccionar la característica buscada, y luego debe hacer click en buscar, y en la parte inferior de la pantalla aparecerá el trabajador con sus información respectiva que cumple estas condiciones y luego listo. 1.7.Si desea cerrar la pestaña debe hacer click en “Cerrar”. *Existe un icono que lo redirige de inmediato a la ventana secundaria de administración de personal, llamado “Personal”.
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4.3. Configuración de conexión Este ítem contiene sub ítems para la configuración y conexión del dispositivo con el software.
4.3.1. Configuración dispositivo 1.1.Hacemos click en “Administración de dispositivo” y luego en el sub ítems “Dispositivo management @”.
1.2.Se desplegará la ventana anterior donde deberá hacer click en “Agregar”. Luego deberá: 1.2.1. Ingresar un número identificador para el dispositivo. 1.2.2. Escoger un nombre para el dispositivo. 1.2.3. En “Modelo” escoja la opción “U-Serial” 1.2.4. Con la opción Red no seleccionada diríjase al lado izquierda inferior de la ventana 1.2.5. En “Com Puerto” escoja la opción “USB” 1.2.6. En “Baud rate” deje la opción que le entrega por defecto al escoger la opción USB.
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1.2.7. Si desea comunicarse con el dispositivo vía TCP/IP debe seleccionar la opción Red, con lo cual se activará el lado derecho de la ventana, donde se deben ingresar los siguientes datos: Dirección IP: este dato debe ser el mismo que tiene el dispositivo, el cual por defecto es 192.168.001.224, el cual si ha sido cambiado también debe ser cambiado aquí. Numero Puerto: Este número al igual que lo anterior debe ser el mismo que contiene el dispositivo, el cual por defecto es 5005, el cual si es cambiado también deberá ser cambiado aquí. Contraseña: La contraseña por defecto es 0 1.2.8.Para finalizar, hacer click en Guardar. 1.3.El dispositivo agregado, se encontrara en la ventana inferior.
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1.4.Si desea modificar la información del dispositivo o borrarla diríjase a la ventana inferior donde se encuentra el nombre y las características del dispositivo, hacer click en la flecha ubicada a la izquierda de la casilla “Numero dispositivo”, con esto queda seleccionado el dispositivo, por ultimo hacer click en “Modificar” o “Borrar” respectivamente. 1.5.Si desea finalizar la operación, haga click en “Cerrar” *El icono de atajo para ingresar a esta opción se llama ¨Dispositivo Management @¨.
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4.3.2.Configuración del Personal en el dispositivo 1.1. Para agregar el personal al dispositivo, debe hacer click en “Dispositivo/trabajador”. En esta ventana secundaria, podrá agregar o quitar trabajadores del dispositivo que desee de la siguiente manera. 1.1.1.Seleccione el dispositivo que desea, haciendo click sobre el número de identificación que aparece en la ventanilla izquierda. 1.1.2.En la ventanilla derecha seleccione el empleado, haciendo click sobre su nombre, que desea agregar o quitar de este dispositivo, haciendo click en “agregar” o “remover” respectivamente.Hacemos click en “Administración de dispositivo” y luego en el sub ítems “Dispositivo management @”.
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4.3.3.Información de registros 1.1.Para descargar los datos del dispositivo debe hacer click en “Descarga de registros”, en donde se desplegará una pantalla que contiene diversas funcionalidades que se describen a continuación.
1.2.En la ventana izquierda se encuentra el nombre de los dispositivos que se han agregado, en ese mismo lugar debe seleccionar el dispositivo del cual desea ver los registros ingresados. En primer lugar para comprobar la conexión del dispositivo debemos hacer click en “Leer Hora”, con lo cual se debería obtener el resultado que se muestra en la ventana derecha, con su hora respectiva.
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1.3. Al hacer click en “Leer hora” el sistema entregará la fecha y hora del dispositivo, como se muestra en la imagen anterior. 1.4. El ítem “Setear Hora” le asigna la hora del computador al dispositivo, lo cual es importante, para tener sincronizado los sistemas.
1.5. Leer nombre, este ítem entrega a los trabajadores que se encuentran en el sistema.
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1.6. La función “Setear nombre” sincroniza los datos ingresados al software con los datos del dispositivo, es decir ahora cada trabajador en el dispositivo además de su ID tendrá su nombre asociado a ello.
1.7. Si al dispositivo tiene un administrador asignado y desea borrarlo debe dirigirse al ítem “Borrar Administrador” 1.8. “Setear Admin” permite sincronizar a los administradores del dispositivo y del programa o simplemente asignarle un administrador al dispositivo escogiendo a alguien registrado en el sistema. Por ejemplo en el ejemplo a continuación se escogió que Rita seria la administradora del dispositivo, lo cual se hace seleccionando su nombre y haciendo click en “Escribir”.
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1.9. Por otro lado, si deseamos incluir datos que no se encuentran en el dispositivo, si no que en un USB por ejemplo, debemos hacer click en “Importar datos USB” donde le permitirá cargar un archivo externo que contiene asistencias, para cargar un archivo solo debe hacer click en “Adquirir uno archivo” y deberá escoger el archivo que desee. Para descargar los datos del dispositivo a un USB debe dirigirse a “Comunicación” en el dispositivo y luego ingresar a la opción “Descarga” y con el USB conectado hacer click en “TodoGlog”, en el mismo instante le muestra en la pantalla del dispositivo como se llama el archivo y este mismo archivo es el que debe cargar
*Las siguientes opciones permitirán obtener los usuarios ingresados y sus asistencias. 1.10.La opción “Bajar Registros” descargará los registros recientes hechos en el dispositivo.
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1.11. La opción “Bajar todos los registros” descargará todos los registros disponibles en el dispositivo en las fechas que se ingresen, como se muestra a continuación.
1.12. “Borrar registros” borrara todos los registros hechos en el dispositivo. 1.13. El ítem “Bajar plantilla” es relevante para la lectura de registros en el sistema, ya que descarga la información de los usuarios desde el dispositivo al programa, por ejemplo la huella digital. Al hacer esto sincronizamos la información.
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1.14. El ítem “Cargar plantilla” es lo contrario al ítem anterior pero igual de relevante, ya que le entrega la información del programa al dispositivo, entonces por ejemplo ahora cuando un usuario registre su huella saldrá su nombre si es que se le ha asignado en el sistema y no tan solo su ID. La siguiente ventana es la que se desplegara cuando haga click en esta opción, y en ella deberá seleccionar, en la ventanilla izquierda, que usuario del sistema desea cargar al dispositivo, luego click en “Agregar”, si lo desea puede borrar gente de la lista haciendo click en “Remover” en la parte superior de la pantalla y luego con los usuarios de finitivos hacer click en “Subido”. De esta forma se habrá ingresado la información al dispositivo.
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1.15. El ítem “Borrar Registros” como lo dice el nombre borrará los registros que contiene el dispositivo. 1.16. El ítem “Borrar plantilla” borrará la información ingresada en el dispositivo que usted seleccione, por ejemplo en el ítem anterior se seleccionó a una persona del departamento de diseño. Para concretar que se borre la información del o los usuarios seleccionados después de seleccionados debe hacer click en la opción “Remover” en la parte inferior de la pantalla.
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1.17.Para finalizar, haga click en “Cerrar” *El icono de atajo para ingresar a esta opción se llama “ Descarga de Registro”.
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4.4. Gestión de Asistencia En este ítem podrá encontrar todo lo relacionado a las vacaciones tanto de la organización como de los departamentos y de cada persona en particular.
4.4.1. Ingreso de vacaciones generales 1.1. Si desea agregar vacaciones para todo el personal, debe hacer click en “Festivos”, donde se desplegara una pestaña en la cual podrá realizar distintas funciones.
Pestaña Superior
1.2. Si desea agregar vacaciones, debe hacer click en “Agregar” de la pestaña superior, donde tendrá que ingresar un número de orden, el nombre de la vacación y el año de esta. 1.3. Para agregar las fechas de la vacación ingresada, deberá hacer click en “Agregar”, debajo de “Días No Laborales”.
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1.4. Además si lo desea puede borrar vacaciones ingresadas o modificarlas, haciendo click sobre el nombre de la vacación y luego en “Borrar” o “Modificar” en la pestaña superior. 1.5. Además si lo desea puede borrar fechas de vacaciones ingresadas o modificarlas, haciendo click sobre la fecha respectiva y luego en “Borrar” o “Modificar” debajo de “Días No Laborales”. 1.6. Si desea incluir días libres de la semana de manera rápida, haga click en “Configuración rápida” donde debe escoger el año, el día, y puede personalizar la información seleccionando la semana del año a la que corresponde la elección del día libre. 1.6.Por ultimo para cerrar esta ventana secundaria, haga click en “Cerrar” *El icono de atajo para ingresar a esta opción se llama “Días no Laborales”.
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4.4.2. Asignación de vacaciones al personal 1.1. Para agregar las vacaciones creadas anteriormente a los empleados, debe hacer click en “Asignación de vacaciones” y se desplegará la siguiente ventana secundaria.
Ventanilla izquierda superior
Ventanilla izquierda inferior
1.2. Lo primero que se debe hacer es elegir el departamento al que pertenece el o los trabajadores en la ventanilla izquierda superior. 1.3. Luego debe escoger al trabajador en la ventanilla izquierda inferior , haciendo click sobre él. 1.4. Por ultimo con el trabajador seleccionado debe hacer click sobre la vacación que desea asignarle, encontradas en la pantalla del lado derecho, y hacer click en “agregar”. Por el contrario, si desea borrar una vacación debe seleccionar ésta haciendo click sobre ella y luego en “Borrar”. *El icono de atajo para ingresar a esta opción se llama “Asignación de vacaciones”
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4.4.3. Creacion de horarios de ingreso y salida 1.1. Como en toda organización hay estándares de turnos que los trabajadores deben cumplir. En este ítem se explicará cómo crear estos horarios, para posteriormente explicar cómo agregarlos al personal. 1.2. Hacer click en “Horarios”, donde se desplegará la siguiente ventana
Ventana superior
Ventana inferior
1.3. En esta ventana hacer click en “Nuevo”, donde se desplegará la siguiente ventanilla, que es donde se debe ingresar los datos del horario y si lo desea un comentario, además de decidir si debe ser un horario que se asigne por defecto a quienes no se les ha asignado un horario. 1.4. El horario creado quedará notificado en la ventana superior de la página principal de horarios.
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1.5. Con el horario seleccionado nos dirigimos a la parte inferior de la ventana y hacemos click en “Agregar”, donde se desplegará la siguiente ventana.
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1.6. En la ventana de pagina anterior deberá definir las horas para este turno, desde la hora más temprana que el trabajador pueda entrar hasta la mas tarde, si son o no horas extras, que hora considerar, etc. A continuación se entrega una pequeña explicación de cada ítem.
Nota
*los horarios que se deben ingresar a continuación deben ser en 24 horas.
Información general del horario Nombre: Es el nombre del horario que se está editando Periodo: es el número de orden en el sistema Hora Flexible: debe seleccionar este ítem si el horario sufre de modificaciones fuera de lo establecido por defecto.
Entrada Permitir entrada desde: Es la hora más temprana que el personal puede marcar su entrada Considera HE a la entrada: Esta opción es para contar los minutos antes que llegue el personal como horas extras. Hora Ent.: Es la hora que debería ingresar el personal Permite entrada más tarde: Es la hora límite hasta cuando un trabajador puede marcar su entrada Considera llegada tarde: Este ítem le permitirá obtener marcas de los registros de marcas atrasadas. Tomar en cuenta la primera: Si el trabajador llegase a tener dos registros de marca, el sistema debe considerar la primera.
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Salida Permitir salida más tempra: Aquí se indica cuanto más temprano el trabajador puede salir de su horario establecido. Hora Salida: es el tiempo de salida establecido en el horario. Debe marcar: Hace referencia de que si el administrador quiere tener el registro del horario de salida del trabajador, él debe marcar la salida en el dispositivo. Permitir Salida hasta: el límite de tiempo que el personal puede marcar su salida sobre el horario preestablecido, por defecto el software agrega 5 minutos a la hora de salida. Tomar en cuenta última: Si el administrador desea visualizar la última marca de salida del trabajador, en relación a la situación que el trabajador haya registrado dos marcas. Salida tarde= HE: Este ítem al ser tecleado está considerando que los minutos extras que el trabajador realice se consideren como horas extras.
Esquema del turno Hora de almuerzo: debe ingresar el lapso de tiempo que tiene el trabajador para almorzar Jornada laboral: marca el total de horas que el trabajador realiza según el horario creado. Hora de Almuerzo: Es el rango de tiempo que tiene el trabajador para almorzar. Horas trabajadas: horario de trabajo neto, no incluye las horas de almuerzo. Marca de Horas Extras: debe seleccionar este ítem para poder generar un registro de horas extras. 50
1.7. Para finalizar hacer click en “Listo” 1.8. El detalle de este horario quedará registrado en la ventana inferior de la ventana original de horarios.
*El icono de atajo para ingresar a esta opción se llama “Horarios”
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4.4.4. Estandarización de horarios 1.1. Los turnos creados anteriormente deben ser estandarizados previamente a agregárselos a los trabajadores, para eso nos dirigimos a “Edición de horarios”, donde se desplegará la siguie nte pantalla. Estandarizar quiere decir que se le indicará al sistema que tipo de horario es y su periodo de duración o renovación que debe proceder a hacer el programa.
1.2. Debe definir si el turno que está estandarizando desea que se repita anualmente, mensualmente, semanalmente o en una cantidad de días diferente. Esto se debe definir porque en esta parte del proceso usted puede decidir que un estándar de horario tenga dos horarios ingresados previamente, por ejemplo que de lunes a miércoles los trabajadores deban cumplir el horario día completo y que de jueves a viernes deban cumplir el horario medio día, esto se haría creando un horario de medio día y cuando creemos el estándar de día se debería agregar el horario día completo que comience el lunes y que el horario medio día comience el miércoles, y así puede generar un estándar de turno que sea desde simplemente un horario genérico, que sea para toda la semana igual o una mezcla de ellos. El que sea semanal, mensual o anual quiere decir que cada ese periodo de tiempo indicado el sistema vuelve a repetir el estándar asignado. El ejemplo anterior se vería de la siguiente manera:
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1.8. De esta forma puede editar distintos tipos de horarios o turnos para los trabajadores, como también modificarlos o borrarlos, seleccionándolos y haciendo click en “Modificar” o “Borrar” respectivamente. 1.9. Para finalizar solo hacer click en “Cerrar”
*El icono de atajo para ingresar a esta opción se llama “Edición de horarios”
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4.4.5. Asignación de horarios 1.1. Para asignar el horario que debe cumplir cada empleado debe hacer click en “Asignación de horarios”, donde se desplegará una ventana secundaria que contiene distintas funcionalidades.
Ventanilla Superior
1.2. Lo primero que debe hacer es buscar y seleccionar a los trabajadores que desea asignarles el horario. Esto lo puede hacer haciendo click en la flecha adjunta a la ventanilla superior donde podrá seleccionar el departamento completo quedando todo el personal de ese departamento disponible.
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1.3. Si desea encontrar a una persona o varias personas con una característica especial debe hacer click en los binoculares a la derecha de la ventanilla superior. Donde se desplegará la siguiente ventana.
1.4. En esta ventana deberá seleccionar la característica buscada, y luego debe hacer click en “Búsqueda”, y en la parte inferior de la pantalla aparecerá el trabajador con su información respectiva que cumple estas condiciones y luego click en “listo”. Si desea cambiar la búsqueda y restablecerla debe hacer click en “Reiniciar” y volver a realizar una búsqueda.
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1.5. Para agregar el horario correspondiente a un trabajador de forma individual debe hacer click en el nombre del trabajador en la ventana izquierda y luego en “Agregar”. Donde tendrá que agregar el tipo de horario que le corresponde al trabajador y las fechas dentro de las cuales ese horario está siendo asignado .Para finalizar hacer click en “Listo”.
1.6. Para agregar el horario correspondiente a un grupo de trabajadores haga click en “Asignación por grupos”, donde se desplegará la siguiente ventana.
1.7. En la ventana anterior para seleccionar al grupo debe hacer click en “selección personal”, de lo cual se desplegará la siguiente ventana.
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1.8.Debe seleccionar a los trabajadores haciendo click en la flecha adjunta a la ventanilla superior donde podrá seleccionar el departamento completo quedando todo el personal de ese departamento disponible. 1.9.Si desea encontrar a una persona o varias personas con una característica especial al igual que en el caso anteriormente explicado debe hacer click en los binoculares a la derecha de la ventanilla superior. Donde se desplegara la siguiente ventana. 1.10. Luego debe seleccionar el horario que le va a asignar haciendo click en la flecha adjunta a “Edición de horarios”. 1.11. Para definir la fecha de inicio de este horario debe hacer click en la flecha adjunta a “fecha de inicio”. Además tiene la opción de seleccionar una fecha de término haciendo, desbloqueando la opción “Sin fecha de finalización” y luego haciendo click en la flecha adjunta a “Fecha Final”.
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1.12. Puede borrar una asignación de horario haciendo click sobre la persona que desea quitarle el horario y luego haciendo click en “Borrar”. 1.13. Puede modificar una asignación de horario, haciendo click sobre la persona que desea quitarle el horario y luego haciendo click en “Modificar”. 1.14. Para actualizar los cambios haga click en “Actualizar” 1.15. Para finalizar haga cl ick en “Cerrar” *El icono de atajo para ingresar a esta opción se llama “Asignación de horarios”.
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4.4.6. Asignación extraordinaria de horarios 1.1. Para asignar al o los trabajadores un horario sin que éste este estandarizado, solo para ser utilizado para unas fechas en específico, hacer click en “Administración de temporadas”. Este tipo de asignación no considera las configuraciones hechas y asignadas previamente como son los feriados o días libres semanales como son los fi de semanas por ejemplo.
1.2. Seleccione al personal al igual que en el ítem de asignación de horarios y haga click en “Agregar” donde se desplegará una ventanilla para asignar los horarios creados en un determinado rango de tiempo.
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1.6. Ingrese el horario deseado, fecha inicial y final, y para finalizar click en “Listo”. El resultado se mostrará de la siguiente forma.
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4.4.7. Asignación de Horas Extras 1.1. Si desea que los trabajadores puedan cumplir horas extras debe hacer click en “Administración de horas extras” donde podrá editar los horarios permitidos, las fechas en las cuales podrán realizarlas, entre otros. Se desplegará la pantalla que se encuentra a continuación la cual tiene distintas funcionalidades y sus pasos a seguir respectivos se detallarán más adelante.
1.2. Lo primero que debe hacer es buscar y seleccionar a los trabajadores que desea asignarles esta posibilidad de cumplir con horas extras. Esto lo puede hacer haciendo click en la flecha adjunta a la ventanilla superior donde podrá seleccionar el departamento completo quedando todo el personal de ese departamento disponible. 1.3. Si desea encontrar a una persona o varias personas con una característica especial debe hacer click en los binoculares. Donde se desplegará la siguiente ventana.
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1.3.1 En esta ventana deberá seleccionar la característica buscada, y luego debe hacer click en “Búsqueda”, y en la parte inferior de la pantalla aparecerá el trabajador con su información respectiva que cumple estas condiciones y luego click en “Listo”. Si desea cambiar la búsqueda y restablecerla debe hacer click en “Reiniciar” y volver a realizar una búsqueda. 1.4. Para agregar las características de las horas extras que puede cumplir este trabajador, debe seleccionarlo haciendo click sobre su nombre en la ventanilla al lado izquierdo de la ventana y luego hacer click en “Agregar”. Donde se desplegará la siguiente ventana.
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1.4.1. En esta ventana deberá agregar la fecha en la que se le da el permiso para comenzar a realizar horas extras. 1.4.2. Debe indicar cuando comienza la hora extra y cuando termina. Además de agregar cuanto antes y después de la hora de inicio y término se puede registrar el trabajador. 1.4.3. Luego debe seleccionar la opción de tipo de ausencia a la hora extra. 1.4.4. Para terminar solo haga click en “Listo” 1.4.5. Si desea seleccionar a más de un trabajador debe hacer click en “Grupo Asignación”. Donde se desplegará la siguiente ventana.
1.4.6. Lo primero que debe hacer es seleccionar al personal haciendo click en “Personal”. Donde se desplegara la siguiente pantalla para la búsqueda de personal que funciona de la misma forma que la búsqueda que realizamos para la búsqueda individual. Con las personas ya seleccionadas haga click en “Listo”.
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1.4.7. Las personas incluidas se encontraran en la ventanilla izquierda de la ventana. A todo el grupo de trabajadores que se encuentren en la ventana izquierda se le asignaran las características de las horas extras que se definirán. Si desea quitar a una persona del grupo, haga click sobre su nombre y luego en “Cancelar”. 1.4.8. Por último el procedimiento para asignar la hora es el mismo que en el ítem anterior. 1.5. Para borrar horas asignadas haga click sobre la persona, luego en la hora extra asignada que aparece en la ventanilla derecha y luego en “Borrar”. 1.6. Para modificar la información haga click sobre la persona, luego sobre la hora que desea modificar y luego en “Modificar”. 1.7. Para actualizar haga click en “Actualizar”. 1.8. Para finalizar el proceso total, haga click en “Cerrar”.
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4.4.8. Administración de permisos o licencias 1.1. Para agregar permisos de los trabajadores debe hacer click en “Administración de licencias”, donde se desplegará la siguiente ventana.
1.2. Lo primero que debe hacer es buscar y seleccionar a los trabajadores que desea asignarles el permiso. Esto lo puede hacer haciendo click en la flecha adjunta a la ventanilla superior, donde podrá seleccionar el departamento completo quedando todo el personal de ese departamento disponible. 1.3. Si desea encontrar a una persona o varias personas con una característica especial debe hacer click en los binoculares, donde se desplegará la siguiente ventana.
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1.3.1 En esta ventana deberá seleccionar la característica buscada, y luego debe hacer click en “Búsqueda”, y en la parte inferior de la pantalla aparecerá el trabajador con su información respectiva que cumple estas condiciones y luego click en “listo”. Si desea cambiar la búsqueda y restablecerla debe hacer click en “Reiniciar” y volver a realizar una búsqueda. 1.4. Para asignar las características del permiso a cada trabajador de manera individual debe hacer click sobre su nombre en la ventanilla izquierda y luego hacer click en “Agregar”, donde se desplegará la siguiente ventana. 1.4.1. En ella debe especificar qué tipo de permiso es el que desea asignar, las fechas y horas de inicio y termino del periodo. 1.4.2. Además debe especificar cuantos días serán pagados. 1.4.3. En el caso que el trabajador deba salir por medio día, debe seleccionar que marca debe tener que hacer.
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1.5. Si desea seleccionar a más de un trabajador debe hacer click en “Grupo Asignación”. Donde se desplegará la sigu iente ventana.
1.5.1 Lo primero que debe hacer es seleccionar al personal haciendo click en “Personal”. Donde se desplegará la siguiente pantalla para la búsqueda de personal que funciona de la misma forma que la búsqueda que realizamos para la búsqueda individual. Con las personas ya seleccionadas haga click en “Listo”. 1.5.2. Las personas incluidas se encontraran en la ventanilla izquierda de la ventana. A todo el grupo de trabajadores que se encuentren en la ventana izquierda se le asignaran las características de las horas extras que se definirán. Si desea quitar a una persona del grupo, haga click sobre su nombre y luego en “Cancelar”.
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1.5.3. Por último el procedimiento para asignar la hora es el mismo que en el ítem anterior. 1.6. Para borrar permisos asignados haga click sobre la persona, luego en la hora extra asignada que aparece en la ventanilla derecha y luego en “Borrar” 1.7. Para modificar la información haga click sobre la persona, luego sobre el permiso que desea modificar y luego en “Modificar” 1.8. Para actualizar haga click en “Actualizar” 1.9. Para finalizar el proceso total, haga click en “Cerrar” 1.10. Para editar permisos hacer click en “Razón ausencia”.
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1.10.1. Para agregar un nuevo permiso hacer click en “Agregar”. 1.- Cuando se agrega un permiso puede agregar las opciones de permiso anual haciendo click en “Permiso anual” y permiso pagado haciendo click en “Permiso pagado”. 2.- También puede elegir que el permiso ingresado pertenezca a un grupo de permisos, por ejemplo un grupo que tenga como justificación relacionada a una enfermedad. 1.11. Para modificar un permiso ya existente haga click sobre él y luego en “Modificar”. 1.12. Para borrar un permiso haga click sobre él y luego en “Borrar”. 1.13. Para finalizar haga click en “cerrar”.
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4.4.9. Ingreso manual de registros. 1.1. Para ingresar registros de entrada o salida de forma manual de uno o más trabajadores debe hacer click en “Ajuste Manual”, donde se desplegará la siguiente ventana secundaria.
1.2. Lo primero que debe hacer es buscar y seleccionar a los trabajadores que desea asignarles el permiso. Esto lo puede hacer haciendo click en la flecha adjunta a la ventanilla superior donde podrá seleccionar el departamento completo quedando todo el personal de ese departamento disponible.
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1.3. Si desea encontrar a una persona o varias personas con una característica especial debe hacer click en los binoculares. Donde se desplegará la siguiente ventana.
1.3.1 En esta ventana deberá seleccionar la característica buscada, y luego debe hacer click en “Búsqueda”, y en la parte inferior de la pantalla aparecerá el trabajador con su información respectiva que cumple estas condiciones y luego click en “Listo”. Si desea cambiar la búsqueda y restablecerla debe hacer click en “Reiniciar” y volver a realizar una búsqueda. 1.4. Para asignar algún registro a cada trabajador de manera individual debe hacer click sobre su nombre en la ventanilla izquierda y luego hacer click en “agregar”, donde se desplegará la siguiente ventana.
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1.4.1. Deberá ingresar la fecha del registro que se quiere hacer haciendo click en la flecha adjunta a “Ajustar fecha”. 1.4.2. Luego deberá especificar la causa del registro manual, por ejemplo por olvido de marcación de la huella digital, o por problema del dispositivo en ese momento, etc. Haciendo click en la flecha adjunta en “Razón ajuste”. 1.4.3. Luego debe ingresar lo que desea, si es una entrada selecciona “Entrada” e indica la hora al costado izquierdo, si es salida lo mismo y también puede seleccionar ambas a la vez, y también otro par de entrada y salida. 1.4.4. Por último para finalizar haga click en “Listo”. 1.5. Si desea agregar un registro a más de un trabajador a la vez debe hacer click en “Asignación por grupos”. Donde se desplegará la siguiente ventana.
1.5.1. Lo primero que debe hacer es seleccionar al personal haciendo click en “Personal”, donde se desplegará la siguiente pantalla para la búsqueda de personal que funciona de la misma forma que la búsqueda que realizamos para la búsqueda individual, lo único que al agregar a un grupo. Debe recordar teclear a las personas para seleccionarlos en esta ventanilla. Con las personas ya seleccionadas haga click en “Listo”.
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1.5.2. Las personas incluidas se encontrarán en la ventanilla izquierda de la ventana. A todo el grupo de trabajadores que se encuentren en la ventana izquierda se le asignarán las características de las horas extras que se definirán. Si desea quitar a una persona del grupo, haga click sobre su nombre y luego en “Cancelar” de la parte superior.
1.5.3. Por último el procedimiento para asignar la hora es el mismo que en el ítem anterior. 1.5.4. Para finalizar hacer click en “Firmar”.
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1.6. Para borrar permisos asignados haga click sobre la persona, luego en la hora extra asignada que aparece en la ventanilla derecha y luego en “Borrar”.
1.7. Para quitarle registros a los trabajadores de forma manual, hacer click en “Retiro por grupo” , donde se desplegará una ventanilla para seleccionar al personal que desea quitarle registros, lo cual se procede de igual forma que en lo descrito en el ítem anterior. 1.7.1. Con las personas seleccionadas se debe escoger la fecha de inicio y la final que indiquen el rango de tiempo en el cual desean quitar los registros, como también la hora del día de inicio y la hora del día final. 1.7.2. Para finalizar hacr click en “Borrar”.
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1.8. Para modificar la información haga click sobre la persona, luego sobre el registro que desea modificar y luego en “Modificar”. Complete los campos especificados, y para finalizar hacer click en “Listo”.
1.9. Para actualizar haga click en “Actualizar”. 1.10. Para finalizar el proceso total, haga click en “Cerrar”.
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4.4.10. Visualización de registros 1.1. Este ítem permite tener una rápida visualización de los registros que ha realizado y que no ha realizado el personal, para ello en primer lugar debe hacer click en “Análisis de registros”, de lo cual se desplegará la siguiente ventana.
1.2. Debe seleccionar el departamento en la flecha adjunta a la ventanilla superior al igual que en todo los ítems anteriores. 1.3. Luego se debe seleccionar el rango de tiempo que desea ver, ingresando una fecha inicial y una final. 1.4. Por ultimo hacer click en la ventana izquierda sobre el nombre de la persona que deseemos ver, y en la ventana derecha se podrán apreciar los registros.
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4.4.11. Análisis de asistencia 1.1. Para definir bajo qué criterio se desea evaluar la asistencia de los trabajadores, hacer click en “Análisis de asistencia”, de lo cual se desplegará la siguiente ventana.
1.2. En primer lugar se debe definir los criterios de análisis que se desea analizar, para ello en la ventana anterior hacer click en “Configurar parámetros”, de lo cual se desplegará una pequeña ventanilla que se muestra a continuación, en ella debe hacer click en “OK”.
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1.3. Del paso anterior se obtendrá la ventana siguiente, en la cual existen diversas funcionalidades que se indican a continuación de la imagen.
1.3.1. En la parte superior por defecto se encuentra seleccionada la opción “Ignorar Entr/Salida” la cual no debería ser cambiada. La opción “Chequear Ent/Salida” sólo le entregará registros de cuando un trabajador marco una entrada o una salida en el tiempo predeterminado, en el caso contrario mostrará simplemente ausente, en cambio con la otra opción usted podrá ver todos los registros aunque estén fuera del horario establecido. 1.3.2. En la segunda parte se aconseja dejar la opción que se encuentra seleccionada, ya que le permitirá ver los registros considerando los rangos de tiempo que se preestablecieron en horarios y no tan solo considerará como válida la hora exacta de entrada. 1.3.3. En la siguiente parte debe definir la cantidad mínima de lo que se indica para el análisis deseado, cuanto es la cantidad mínima de horas de trabajo, unidad mínima d ausencia, y unidad mínima de horas extras. 1.3.4. En el cuarto paso debe definir si permitirá las entradas tardes o temprano como entradas normales o si se deben considerar como atrasos. 78
1.3.5. Por ultimo debe decidir si en el registro mostrar días no laborales y horas extras. 1.3.6. Para finalizar hacer click en Guardar y los cambios quedara especificados en la ventana inicial al costado derecho. 1.4. Con los parámetros definidos, seleccionar el departamento o al trabajador en particular que desea hacerle el análisis, definir las fechas del análisis y luego click en “Analizar”.
1.5. Para terminar sólo hacer click en “Cerrar” 1.6. Los resultados de este análisis los obtiene cuando descarga el detalle de asistencia. *El icono de atajo para ingresar a esta opción se llama “Análisis”.
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4.5. Reporte 4.5.1. Información departamento 1.1. Para ver la información de los departamento de la organización, hacer click en “Información departamento” donde se desplegará una ventana, que tiene funciones que se detallan a continuación.
1.2. Si quiere ver la información de departamento, haga click en el pequeño cuadrado adjunto al nombre del departamento en la ventanilla del lado izquierdo y luego en “Búsqueda”. En la ventana cuadriculada del lado derecho aparecerá la información del o los departamentos seleccionados.
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1.3. Si desea que se abra un documento con esta información, debe hacer click en “Vista previa”, donde se descargara un documento como el que se muestra a continuación.
1.4. Este documento puede ser guardado o impreso según lo desee. 1.5. Si desea imprimir la información directamente haga click en “Imprimir”. 1.6. Si desea exportar la información a un archivo Excel, haga click en “Excel”. 1.7. Si desea finalizar haga click en “Cerrar”.
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4.5.2. Información de personal 1.1. Para ver la información del personal de la organización, hacer click en “Información de personal” donde se desplegará una ventana, que tiene funciones que se detallan a continuación.
1.2. Si quiere ver la información del personal, primero debe seleccionar el departamento del cual desea ver el personal, haciendo click en el cuadrado adjunto al nombre del departamento en la ventanilla del lado izquierdo. 1.3. Luego se debe seleccionar los datos de los trabajadores que se desean ver, haciendo click en los ítems de “Mostrar ítems” que se muestran en la ventana del lado derecho. 1.4. Además se debe seleccionar el criterio de orden con el cual se desea que estén ordenados los registros, haciendo en el ítem de interés en “Orden”. Por ultimo dar click en “Buscar”. Los datos serán mostrados en el orden indicado en la ventana cuadriculada inferior.
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1.5. Si desea que se abra un documento con esta información, debe hacer click en “Vista previa”.
1.6. Este documento puede ser guardado o impreso según lo desee. 1.7. Si desea imprimir la información directamente haga click en “Imprimir”. 1.8. Si desea exportar la información a un archivo Excel, haga click en “Excel”. 1.9. Si desea finalizar haga click en “Cerrar”.
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4.5.3. Revisión rápida de registros 1.1. Si desea obtener de manera rápida una vista de los registros de los trabajadores haga click en “Análisis de registros”, donde se desplegará la siguiente ventana.
1.2. En primer lugar se debe seleccionar el departamento o a la persona que desea revisar sus registros de marca. Estas opciones se encuentran al lado izquierdo de la ventana anterior. 1.3. Seleccionar bajo qué criterio se desea que estén ordenados los registros, el rango de tiempo que se desea analizar, y otras elecciones dependiendo de lo que se desee ver. 1.4. Por ultimo con todo seleccionado hacer click en “Búsqueda”. 1.5. Se desplegará la información al lado derecho de la ventana anterior.
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1.6. Si desea que se abra un documento con esta información, debe hacer click en “Vista previa”.
1.7. Este documento puede ser guardado o impreso según lo desee. 1.8. Si desea imprimir la información directamente haga click en “Imprimir”. 1.9. Si desea exportar la información a un archivo Excel, haga click en “Excel”. 1.10. Si desea finalizar haga click en “Cerrar”. 85
4.5.4. Reporte de turnos u horarios 1.1. Para obtener el detalle de los horarios asignados al personal debe hacer click en “Registros de asignación de turnos”, d e los cual se desplegará la siguiente ventana.
1.2. primer lugar debe decidir si desea un resumen o el detalle de las asignaciones de horarios. 1.3. Luego debe definir el rango de tiempo que desea visualizar. 1.4. Con lo anterior decidido debe dirigirse al costado izquierdo de la ventana anterior y seleccionar al personal o departamento que desea analizar.
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1.5. Por ultimo para visualizar la información requerida hacer click en “Vista previa”, donde obtendrá un documento del siguiente estilo.
1.6. Este documento puede ser impreso o guardado si lo desea. 1.7. Si desea imprimir la información directamente haga click en “Imprimir”. 1.8. Si desea exportar la información a un archivo Excel, haga click en “Excel”. 1.9. Si desea finalizar haga click en “Cerrar”.
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4.5.5. Detalle de asistencia del análisis 1.1. Si desea visualizar el análisis hecho previamente en el ítem 4.4.11. hacer click en “Detalle de asistencia”, de lo cual se desplegará la siguiente ventana.
1.2.En primer lugar se debe seleccionar el departamento o a la persona que desea revisar sus registros de marca. Estas opciones se encuentran al lado izquierdo de la ventana anterior. 1.3.Luego debe seleccionar el rango de fechas que desea visualizar. 1.4.Luego hay opciones extras que se pueden seleccionar dependiendo de lo que desea ver. 1.5.Por ultimo con todo seleccionado hacer click en “Vista previa”, de lo cual se desplegará un documento del siguiente estilo.
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1.6. Si desea imprimir la información directamente haga click en “Imprimir”. 1.7. Si desea exportar la información a un archivo Excel, haga click en “Excel”. 1.8. Además puede seleccionar la opción “reporte inteligente” el cual le permite hacer lo mismo pero considerando horas de almuerzo.
1.9. Si desea finalizar haga click en “Cerrar”. *El icono de atajo para ingresar a esta opción se llama “Detalle de Asistencia”.
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4.5.6. Resumen de asistencia 1.1. Si desea obtener la asistencia de los trabajadores al igual que en el ítem anterior pero de forma resumida haga click en “Resumen de asistencia”, de lo cual se desplegara la siguiente ventana.
1.2. En primer lugar se debe seleccionar el departamento o a la persona que desea revisar su asistencia. Estas opciones se encuentran al lado izquierdo de la ventana anterior. 1.3. Luego debe seleccionar el rango de fechas que desea visualizar. 1.4. Luego hacer click en “Vista previa”, de lo cual se desplegará un documento del siguiente estilo.
1.4.1. Este documento puede ser impreso o guardado si lo desea. 90
1.6. Además existen opciones para obtener un documento como el anterior pero separado por departamento, donde cada hoja significara la asistencia de los trabajadores pertenecientes a un departamento. 1.7. También se puede obtener un reporte de manera semanal, mensual, según lo que estime conveniente. Además de un reporte de horas de registros de marcas por persona en la opción “Tarjeta del tiempo”. 1.8. Si desea imprimir la información directamente haga click en “Imprimir”. 1.9. Si desea exportar la información a un archivo Excel, haga click en “Excel”. 1.10.Si desea finalizar haga click en “Cerrar”.
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4.5.7. Reporte de licencias 1.1. Para obtener el registro de licencia de los trabajadores, hacer click en “Reporte de licencias”, de lo cual se desplegará la siguiente ventana.
1.2. En primer lugar se debe seleccionar el departamento o a la persona que desea revisar. Estas opciones se encuentran al lado izquierdo de la ventana anterior. 1.3. Luego debe seleccionar el rango de fechas que desea visualizar. 1.4. Luego hacer click en “Buscar”, con esto realizado el resultado se mostrara en la hoja de cálculo al costado derecho de la ventana anterior. 1.5. Si desea imprimir la información directamente haga click en “Imprimir”. 1.6. Si desea exportar la información a un archivo Excel, haga click en “Excel”. 1.7. Si desea finalizar haga click en “Cerrar”.
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4.5.8. Reporte de ingresos excepcionales 1.1. Para obtener el registro de ingresos que se hayan hecho de manera excepcional a él o los trabajadores, hacer click en “Reporte de ingresos excepcionales”, de lo cual se desplegará la siguiente ventana.
1.2. En primer lugar se debe seleccionar el departamento o a la persona que desea revisar. Estas opciones se encuentran al lado izquierdo de la ventana anterior. 1.3. Luego debe seleccionar el rango de fechas que desea visualizar. 1.4. Luego hacer click en “Vista previa”, con esto realizado se desplegará un documento del siguiente estilo.
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1.5. Si desea imprimir la información directamente haga click en “Imprimir”. 1.6. Si desea exportar la información a un archivo Excel, haga click en “Excel”. 1.7. Si desea finalizar haga click en “Cerrar”.
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4.5.9. Reporte de asistencias excepcionales 1.1. Para obtener el registro de ingresos que se hayan hecho de manera excepcional a él o los trabajadores, hacer click en “Reporte de asistencias excepcionales”, de lo cual se desplegará la siguiente ventana.
1.2. En primer lugar se debe seleccionar el departamento o a la persona que desea revisar. Estas opciones se encuentran al lado izquierdo de la ventana anterior. 1.3. Luego debe seleccionar el rango de fechas que desea visualizar. 1.4. También debe seleccionar que tipo de datos desea obtener, en las opciones bajo a las fechas. 1.5. Luego hacer click en “Vista previa”, con esto realizado se desplegará un documento del siguiente estilo.
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1.6. Si desea imprimir la información directamente haga click en “Imprimir”. 1.7. Si desea exportar la información a un archivo Excel, haga click en “Excel”. 1.8. Si desea finalizar haga click en “Cerrar”.
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4.5.10. Reporte de asignación manual 1.1. Para obtener el registro de ingresos que se hayan hecho de manera excepcional a él o los trabajadores, hacer click en “Reporte de asignación manuales”, de lo cual se desplegará la siguiente ventana.
1.2. En primer lugar se debe seleccionar el departamento o a la persona que desea revisar. Estas opciones se encuentran al lado izquierdo de la ventana anterior. 1.3. Luego debe seleccionar el rango de fechas que desea visualizar. 1.4. Luego hacer click en “Vista previa”, con esto realizado se desplegará un documento del siguiente estilo.
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1.5. Si desea imprimir la información directamente haga click en “Imprimir”. 1.6. Si desea exportar la información a un archivo Excel, haga click en “Excel”. 1.7. Si desea finalizar haga click en “Cerrar”.
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4.6. Ventana 4.6.1. Cascada 1.1. Para ver todas las ventanas secundarias que se encuentran abiertas en forma de cascada, hacer click en “Cascada”.
4.6.2.Cerrar 1.1. Cada ventana puede ser cerrada de la manera habitual, o puede ocupar el ítem “Cerrar” para cerrar la venta que seleccione. En el caso de que no hayan ventanas abiertas y se use este ítem se cerrara el programa.
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4.6.3. Minimizar Todos 1.1. Cada ventana se puede minimizar de la manera habitual, o puede utilizar el ítem “Minimizar Todos” y todas las ventanas quedaran minimizadas en la ventana principal.
4.6.4. Horizontal 1.1. Si desea ver todas las ventanas que tiene abiertas de manera horizontal, haga click en “Horizontal”. A continuación se muestra un ejemplo de haber hecho click en esta opción.
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