MANAGEMENT UL EVENIMENTEL OR SUPORT DE CURS
0 e g a P
Cap. 1 CE ESTE UN EVENIMENT?
Un eveniment poate fi descris ca o adunare publică, în scopul de fest festiv ivit itat ate, e, de edu duccaţie aţie,, de ma marrke keti ting ng sau sau de reu euni niun unee. Even Evenim imen ente tele le pot fi clas clasif ific icat atee în func funcţie ţie de dimen dimensiu siune neaa acestora, tipul şi contextul în care au loc. Un eveniment poate fi: 1) Sociale / evenimente pe ciclul de viaţă al individului
Evenimente ca aniversare zi de naştere, ziua absolvirii, petrecerea burlacilor, logodna, nunta, aniversare, zi de pensionare, inmormantare etc. 2) Evenimente educaţionale şi de carieră
Evenimente de genul târg educaţional, târg de cariere, reuniuni de lucru pe anumit teme, seminarii, dezbateri, concursuri, competiţii etc. 3) Evenimente sportive
Evenimente de genul Jocuri Olimpice, Cupe Mondiale, întreceri de maraton, turnee de tenis etc. 4) Evenimente de divertisment
Evenimente de genul concertelor muzicale, festivaluri, parade de modă, decernări de premii, spectacole de bijuterii, culinare etc. 5) Evenimente politice
Evenimente de genul mitinguri electorale, marşuri, turnee electorale etc. 6) Evenimente corporative
Evenim Eveniment entee de genul genul reuniun reuniuni,i, confer conferinţe inţe,, expoziţ expoziţii, ii, acţini acţini de stimular stimulare/r e/reco ecompe mpensar nsare, e, lansări de produse, caravane, întâlniri cu consumatorii etc. 7) Evenimente religioase
Evenimente de genul festivaluri religioase, acţiuni religioase, reuniuni religioase etc. 8) Acţiuni de caritate şi colectare de fonduri
Cap. 1 CE ESTE UN EVENIMENT?
Un eveniment poate fi descris ca o adunare publică, în scopul de fest festiv ivit itat ate, e, de edu duccaţie aţie,, de ma marrke keti ting ng sau sau de reu euni niun unee. Even Evenim imen ente tele le pot fi clas clasif ific icat atee în func funcţie ţie de dimen dimensiu siune neaa acestora, tipul şi contextul în care au loc. Un eveniment poate fi: 1) Sociale / evenimente pe ciclul de viaţă al individului
Evenimente ca aniversare zi de naştere, ziua absolvirii, petrecerea burlacilor, logodna, nunta, aniversare, zi de pensionare, inmormantare etc. 2) Evenimente educaţionale şi de carieră
Evenimente de genul târg educaţional, târg de cariere, reuniuni de lucru pe anumit teme, seminarii, dezbateri, concursuri, competiţii etc. 3) Evenimente sportive
Evenimente de genul Jocuri Olimpice, Cupe Mondiale, întreceri de maraton, turnee de tenis etc. 4) Evenimente de divertisment
Evenimente de genul concertelor muzicale, festivaluri, parade de modă, decernări de premii, spectacole de bijuterii, culinare etc. 5) Evenimente politice
Evenimente de genul mitinguri electorale, marşuri, turnee electorale etc. 6) Evenimente corporative
Evenim Eveniment entee de genul genul reuniun reuniuni,i, confer conferinţe inţe,, expoziţ expoziţii, ii, acţini acţini de stimular stimulare/r e/reco ecompe mpensar nsare, e, lansări de produse, caravane, întâlniri cu consumatorii etc. 7) Evenimente religioase
Evenimente de genul festivaluri religioase, acţiuni religioase, reuniuni religioase etc. 8) Acţiuni de caritate şi colectare de fonduri
CAP. 2 – PERSOANELE IMPLICATE IN ORGANIZAREA UNUI EVENIMENT
Numărul de persoane implicate i mplicate în organizarea unui eveniment depinde de mărimea şi amploarea evenimentului. In timp ce organizarea unei petreceri mici poate solicita doar una sau două persoane, organizarea unui eveniment foarte mare cum ar fi Jocurile Olimpice companie de management al evenimentelor poate avea următoarele categorii de specialişti: 1) Managerul evenimentului
El are următoarele responsabilităţi: 1. este responsabil pentru planificarea şi producerea întregului eveniment. 2. este responsabil pentru managementul achiziţiilor şi gestionarea resurselor. 3. formulează, pregăteşte şi pune în aplicare planul de gestionare a riscului (riscurilor legate
de planificarea de evenimente şi de producţie) 2) Coordonatorul evenimentului
El este este respo respons nsab abil il pentr pentruu coor coordo dona nare reaa într întreg egii ii echip echipee de spec specia ialiş lişti ti şi se asigu asigură ră că operaţiunile sunt eficiente şi eficace. 3) Managerul informaţiilor
El are următoarele responsabilităţi: 1. integrează informaţiile obţinute prin diferite surse. 2. este responsabil pentru documentaţia aferentă tuturor operaţiunile efectuate înainte de
eveniment, în timpul şi după eveniment. menţine baza baza de date date furnizo furnizori ri de servic servicii, ii, delega delegaţi, ţi, invitaţ invitaţi,i, organiz organizato atori, ri, sponsori sponsori,, 3. menţine parteneri, clienţi, publicul ţintă, mass-media şi personae oficiale. 4. formulează, pregăteşte şi pune în aplicare planul de gestionare a riscului. (riscuri legate de
managementul informaţiilor, cum ar fi pierderea de date) 4) Managerul logistic
El are următoarele responsabilităţi: 1. responsabil pentru avize personalizate şi alte avize. 2. responsabil pentru depozitare de mărfuri 3. asigurari 4. deplasarea bunurilor şi mărfurilor de la o locaţie la alta în modul cel mai eficient.
5. managementul aprovizionării şi de gestionare a resurselor. 6. formulează, pregăteşte şi pune în aplicare planul de gestionare a riscului. (riscuri legate de
managementul logistic, precum furtul de marfa, etc) 5) Managerul securităţii
El are următoarele responsabilităţi: 1.
este responsabil pentru formularea, pregătirea şi punerea în aplicare a planului de
securitate şi strategii. de exemplu, cum să protejeze delegaţi, invitaţi, furnizorii de servicii, organizatori, sponsori, parteneri, clienţi, publicul ţintă, bunuri şi mărfuri, etc 2.
asigură securitatea în contextul achiziţiilor şi de gestionare a resurselor.
3.
formulează, pregăteşte şi pune în aplicare planul de gestionare a riscului, (riscuri legate de
securitate, cum ar fi panica) 6) Managerul cu infrastructura
El are următoarele responsabilităţi: 1. gestionează achiziţiile şi resursele. 2. înfiinţarea şi demontare a infrastructurii pentru întregul eveniment cum ar fi:
0 a. Construcţia pereţilor frontieră, porţi de intrare şi de ieşire, drumurile de acces, alei şi locuri de parcare, 1 b. Constructii de camere verzi, camere pentru personal, camere de depozitare, camere tehnice, toalete, sisteme de canalizare, boxe contoare, cabine şi chioşcuri, 2 c. asigurarea branşamentului de energie electrică, apă şi conexiuni telefonice, 3 d. conservare (de exemplu, curăţenia). formulează, pregăteşte şi pune în aplicare planul de gestionare a riscului. (riscuri legate de administrarea infrastructurii ca deficit de lucrători, materiale, disfuncţionalităţi etc).
CAP. 3 CARIERA IN MANAGEMENTUL EVENIMENTELOR
Event Management este o industrie de multe milioane de dolari, care este în creştere, la o rata de 150% pe an cu evenimente fiind găzduite aproape zilnic. Deci, a face o cariera in management de eveniment este o alegere bună. Organizarea unui perfect sincronizat, bine planificat, bine realizat şi memorabil eveniment, necesită supravegherea şi serviciile unor profesionişti bine pregătiţi şi cu experienţă. Prin urmare, societăţile de administrare de evenimente sunt întotdeauna în căutare de profesionişti pentru evenimente. Succesul unui manager de eveniment depinde de cât de bine a organizat evenimentul şi de măsura în care el este capabil de a atinge obiectivele evenimentului şi de marketing. Salariul unui manager de eveniment depinde de calificarea sa, volumul de experienţă în evenimente, mass-media şi contacte corporative. Postura de antreprenor după doi sau trei ani de experienţă în domeniu este foarte recomandată. Dacă puteţi oferi valoare clienţilor dvs, veniturile obţinute pot fi considerabile. Abilităţile unui manager de evenimente
Organizarea de evenimente este o cariera care cere multă muncă, grad ridicat de energie, flexibilitate şi motivaţie, bune abilitati de comunicare, crearea de reţele puternice, excelent PR (Relaţii Publice) aptitudini, ochi pentru detaliu, abilităţi puternice de organizare, calităţi de lider, diplomaţie, răbdare, cunoaştere a pieţei şi “un munte” de creativitate. Calificări necesare pentru un manager de evenimente
Nu există nici o cerinţă minimă de calificare pentru a deveni un manager de eveniment pentru evenimente non-corporate. Orice persoană cu puternice abilităţi de organizare şi PR excelente poate organiza evenimente non-corporate. Totuşi, pentru organizarea de evenimente corporate, o diplomă în management de eveniment, PR, turism, managementul ospitalităţii, administrarea afacerilor sau de marketing este o necesitate. Acest lucru se datorează faptului că evenimentele corporative sunt organizate pentru a promova şi vinde produsele companiei sau servicii sau pentru a construi / consolida imaginea mărcii sale. O persoana cu 2-3 ani de experienţă de lucru în domeniul de vânzări / marketing poate organiza, de asemenea, evenimente corporate, fără nici o educaţie formală în caz de management de evenimente sau de administrare a afacerilor.
Cum să devii organizator de evenimente
Puteţi începe cariera în domeniul managementului de eveniment, fie prin aderarea la orice societate de management de eveniment ca un stagiar / ucenic sau prin aderarea la un institut de management de eveniment ca un student. Avantajul variantei din urmă este că puteţi învăţa lucruri repede şi să deveniţi un profesionist în evenimente certificat. Ceea ce alte persoane reuşesc să înveţe în mai mulţi ani, prin experienţa de muncă, puteţi învăţa în 6 până la 12 luni, prin cursuri certificate de management de eveniment. Deşi o astfel de certificare nu este obligatorie pentru a lucra în domeniu, o diplomă de la un institut reputat poate fi un inceput promiţător pentru dumneavoastră dacă doriţi să excelaţi în acest domeniu într-un ritm mai rapid. Prin certificare puteţi demonstra competenţa distinctivă, şi că aveţi cunoştinţe, formare, experienţă, hotărâre şi capacitatea de a planifica şi gestiona un eveniment de succes. Societăţilor de administrare Eveniment şi entităţile mass-media recunosc treptat valoarea profesioniştilor de eveniment certificaţi şi în viitorul apropiat vor da prioritate acestora în faza de recrutare. Păstraţi în minte un singur lucru. Nici o companie de management al evenimentelor nu organizeaza toate tipurile de evenimente. Exista unele companii care organizează numai evenimente corporate; unele organizează numai expozitii în timp ce alte câteva pot organiza doar spectacole de moda, concerte sau de nunta. Prin urmare, decideţi care tip de eveniment vă place cel mai mult şi alăturaţi-vă apoi societăţii care este specializată în organizarea acestui eveniment. De exemplu, dacă vă plac concertele de muzică, atunci vă puteţi alătura companiei care este specializata in organizarea de concerte de muzică.
CAP. 4 – ANALIZA SWOT IN PLANIFICAREA EVENIMENTELOR
Cercetarea pieţei înainte de organizarea unui eveniment, trebuie să aflăm dacă există o piaţă (adică audienţă) pentru evenimentul preconizat sau nu. De exemplu, să presupunem că dorim să organizăm un spectacol de modă în Oman. În cazul în care oamenii de acolo nu au un interes cert faţă de modă, atunci nu este o idee prea bună de a organiza un astfel de eveniment acolo. Evenimentul va eşua în mod sigur. Analiza pieţei
Dacă există o piaţă pentru evenimentul preconizat, atunci putem trece la analiza pieţei. Analiza pie ei înseamnă găsirea de informaţii despre audienţa ţintă. Vom afla cine reprezintă audienţa ţintă în funcţie de grupa de vârstă, sex, calificare, profesie, nivelul de cunoştinţe, venitul, personalitate, tradiţii, religie, stilul de viaţă etc. Nu există nici un element de atractivitate pentru eveniment, la nivel naţional, dacă audienţa ţintă aparţine numai de judeţul Cluj. Vom afla care sunt dorinţele şi aşteptările publicului ţintă la evenimentul preconizat. Toate aceste informaţii ne vor ajuta în elaborarea unui plan de eveniment mai bun. Analiza concurenţei
Aceasta înseamnă găsirea de informaţii despre concurenţii noştri. Vom afla cine sunt competitorii, din nou în funcţie de vârstă, sex, calificări, nivelul de cunoştinţe, experienţă în organizarea de evenimente, cifra de afaceri, valoarea de piaţă, PR (mass-media şi corporative contacte) şi cota de piaţă. Trebuie să aflăm cum promovează şi cum pun în operă evenimentele lor. Ce fac ei în cadrul evenimentelor lor? De ce oamenii vin la evenimentele lor? Pentru aceasta ar trebui să participăm la evenimente organizate de concurenţi şi apoi să elaborăm un raport de eveniment. Raportul de eveniment va conţine lucruri ca • - aranjarea scaunelor şi luminilor • - materiale promoţionale utilizate • - planul locului de desfăşurare a evenimentului • - partea de alimentaţie • - detalii de contact ale sponsorilor, partenerilor, clienţilor •-
furnizori de servicii conexe, precum DJ-ii, cosmeticiene, interpreţi, fotografi, cameramani,
decorator, florar etc.
Trebuie să aflăm cât mai multe informaţii posibil despre evenimentele organizate de concurenţi.
CAP. 5 CERCETAREA PIETEI IN PLANIFICAREA EVENIMENTELOR
Cercetarea produselor/serviciilor
Dacă se are în vedere organizarea unui eveniment corporativ, atunci este necesar pentru organizator să efectueze o cercetare a produselor / serviciilor promovate şi vândute de către acel client corporativ. •
- trebuie aflat cum îşi promovează compania produsele sale
•
- cum intenţionează compania să-şi construiască imaginea asociată produselor sale (imaginea
de brand)? •
- care este valoarea de piaţă şi cota de piaţă a companiei şi produsele sale?
•
- care
sunt clienţii produsul?
•
- care
sunt caracteristicile produsului?
•
- care
sunt avantajele şi dezavantajele produsului în compara ie cu produsele
concurenţilor? Această cercetare ne va ajuta mai târziu să facem o campanie de promovare eficace pentru evenimentul corporativ. Analiza SWOT
In cadrul analizei SWOT: -
S înseamnă puncte forte
-
W înseamnă punctele slabe
-
O înseamnă oportunităţi
-
T înseamnă ameninţări Este un instrument
de
planificare
strategică
utilizat
pentru
identificarea şi analiza punctelor tari, punctelor slabe, oportunităţilor şi ameninţărilor implicate în proiectul dvs. Analiza SWOT se mai poate realiza la nivelul întregii organizaţii. Forte: Acestea sunt atributele proiectului dumneavoastră care sunt utile în realizarea
obiectivelor proiectului. De exemplu: echipa cu experienţă în evenimente, înalt nivel de motivare, PR excelent, cota de piaţă bună etc. Puncte slabe:
Acestea sunt acele atribute ale proiectului dumneavoastră care sunt nefavorabile realizării obiectivelor proiectului. De exemplu:, lipsa de fonduri, echipa de eveniment lipsită de experienţă, nivel de energie scăzut, lipsa de mass-media şi de contacte corporative etc.
Oportunităţi:
Acestea sunt acei factori externi care sunt utili în realizarea obiectivelor proiectului. De exemplu: concurenţă restrânsă, condiţii economice favorabile, sprijin din partea autorităţilor locale, dispunerea de infrastructură de vârf etc. Ameninţări:
Acestea sunt acei factori externi care sunt nefavorabili realizării obiectivelor proiectului. De exemplu: o concurenţă puternică, sprijin puţin sau chiar deloc de la autorităţile locale, vreme rea, infrastructura slabă, indisponibilitatea materiilor prime etc. Este foarte important să efectuaţi o analiză SWOT înainte de dezvoltarea unui plan de eveniment pentru a dezvolta o strategie care maximizează potenţialul punctelor forte şi oportunităţilor şi în acelaşi timp, se minimizează impactul punctelor slabe şi ameninţărilor. Raportul de analiză
După realizarea cercetării pieţei, concurenţilor, produselor/serviciilor şi a analizei SWOT, veţi crea un raport care conţine detaliile tuturor acestor investigaţii. Documentaţia privind cercetările este importantă, mai târziu, pentru evaluarea evenimentului. Raportul de analiză vă va ajuta, de asemenea, în obţinerea de sponsorizare pentru eveniment.
CAP. 6 - SFATURI UTILE IN PLANIFICAREA EVENIMENTELOR
Ar fi util să urmărim răspunsurile la o serie de întrebări (respectiv de ce, ce, când, unde, cine şi cum) pentru a crea un plan de eveniment. De ce?
"De ce" înseamnă care este raţiunea pentru care este conceput şi organizat evenimentul, respecitv obiectivul principal. Ce doriţi să obţineţi de la eveniment? De exemplu: doriţi să organizaţi evenimentul pentru a spori imaginea companiei de marcă, creşterea vânzărilor societăţii, pentru a promova produse/servicii sau pentru a promova o cauză socială etc. Definirea obiectivelor evenimentului de la început foarte este foarte importantă în faza de planificare deoarece ea vă oferă direcţia în care ar trebui să acţionaţi, pentru a realiza aceste obiective. Organizarea unui eveniment fără obiective clar definite este o mare pierdere de timp şi resurse. Ce?
"Ce" înseamnă ceea ce aveţi de gând să faceţi în contextul evenimentului, respectiv care va fi: -
Numele evenimentului
-
Meniul de alimente şi băuturi
-
Profilul evenimentului
-
Profilul invitaţilor
-
Tema evenimentului
-
Prestatorii de servicii -
Condiţiile minimale, chiar obligaţiile
participanţilor -
Condiţiile de acces ale participanţilor
-
Facilităţi
-
Eventuale taxe de intrare
-
Atuurile eveniment
-
Campania promoţională
-
Programe
-
Bugetul evenimentului
Când
In ce perioadă aveţi de gând să organizaţi evenimentul (chiar data şi ora)? Păstraţi următoarele lucruri în minte în timp ce alegeţi data şi ora pentru eveniment: 1)
Selectaţi data şi ora conform audienţei ţintă, neignorând comoditatea şi disponibilitatea. De
exemplu: nu se organizează evenimente în timpul zilelor lucrătoare, zilelor de sărbătoare. Adesea, cel mai bun timp pentru a organiza evenimente este în week-end. 2)
Asiguraţi-vă că evenimentul (ca dată şi oră), nu intră în conflict (nu se suprapune) cu alt
eveniment mai semnificativ. De exemplu: nu este o idee bună să organizaţi un concert de muzică cu impact local, într-o zi când există un concert cu Iris. 3)
Momentul va ţine cont şi de condiţiile climatice în timp ce se alege data şi ora pentru
eveniment. Este aproape un dezastru să organizaţi un eveniment in aer liber într-o zi când este furtună sau se aşteaptă ploi abundente. Aici puteţi folosi şi propria experienţă dacă sunteţi familiarizat cu condiţiile climatice din regiunea unde intenţionaţi să organizaţi evenimentul sau puteţi obţine ajutor de la furnizorii de prognoze meteo. Oricum, trebuie să aflaţi cum va fi vremea în ziua evenimentului. Unde
Va pune în discuţie locaţia în care aveţi de gând să organizaţi evenimentul. Cine
Cine vor fi organizatori, sponsori, parteneri, clienţi şi public ţintă? Cât de multe categorii de public ţintă (şi care este numărul lor) vă aşteptaţi să viziteze evenimentul şi de ce? Trebuie să aveţi o foarte bună estimare pentru acest lucru, deoarece va trebui să convingeţi potenţialii coorganizatori şi sponsori de numărul de persoane care va participa la eveniment. Cum
Se referă la modul concret în care veţi produce şi comercializa evenimentul.
CAP. 7 - SELECTAREA LOCULUI DE DESFASURARE A EVENIMENTULUI
Păstraţi în minte următoarele lucruri în timp ce alegeţi un loc pentru evenimentul dumneavoastră: 1) Audienţa ţintă / numărul de participanţi
Acest lucru înseamnă numărul de persoane pe care îl aşteptam să participe la eveniment. Asiguraţi-vă că locaţia poate găzdui cu uşurinţă audienţa ţintă preconizată. Locul de întâlnire nu trebuie să fie prea mic sau prea mare pentru oaspeţi. In cazul în care este prea mică locaţia, oaspeţii vor simţi un disconfort. Dacă este prea mare, atunci veţi ajunge să plătiţi prea mult pentru locaţie. încercaţi să obţineţi şi răspunsuri clare dacă participanţii vor fi prezenţi la eveniment. Deoarece mulţi oameni înţeleg deja această necesitate, ei ar trebui să nu fie deranjaţi de solicitarea de a răspunde înapoi, în ceea ce priveşte intenţia de a participa la eveniment. În acest fel, puteţi obţine cifre destul de exacte privind numărul de clienţi, care vă va ajuta în a decide, de asemenea, cantităţile de produse alimentare şi băuturi. 2) Statutul audienţei ţintă
Dacă audienţa ţintă sunt oameni bogaţi, atunci locul de întâlnire trebuie să fie o staţiune sau un hotel de cinci stele şi toate serviciile furnizate în timpul evenimentului trebuie să fie de calitate foarte înaltă. 3) Accesibilitate pentru audienţa ţintă
Selectaţi locul conform comodităţii audienţei ţintă. Locul de întâlnire ales de dumneavoastră nu trebuie să fie foarte departe de locul unde trăiesc majoritatea participanţilor. Locul trebuie să aibă iluminat corespunzător şi ventilaţie. Ar trebui să nu fie într-o zonă zgomotoasă sau poluată. Acesta trebuie să fie absolut îngrijit şi curate. 4) Condiţii climaterice
Păstraţi condiţiile climatice în minte în timp ce alegeţi un loc de întâlnire. Dacă aveţi de gând să organizaţi un eveniment în aer liber în timpul sezonului ploios sau în timpul iernii, nu este o idee bună. încercaţi întotdeauna să organizaţi evenimentele în interior, dacă este posibil, deoarece astfel şi costurile sunt mai mici.
5) Istoria locului
Înainte de stabilirea unui loc de întâlnire verificaţi istoricul locaţiei. Aflaţi cât de multe evenimente au fost organizate în locul acela până în prezent. In acest fel puteţi afla dacă locaţia este adecvată pentru găzduirea de evenimente. Acest lucru vă va ajuta mult atunci când veţi organiza mai târziu evenimente acolo, deoarece va trebui să depuneţi mai puţin efort în a face locul adecvat pentru eveniment. Dacă locul desfăşurării are probleme de ordinul relaţiilor cu vecinii (aceştia anunţand poliţia la alte evenimente), atunci nu este o idee bună de a organiza un eveniment acolo, mai ales in aer liber. 6) Servicii puse la dispoziţie în locul respectiv
Înainte de rezervarea unui loc de întâlnire, verificaţi numărul de servicii furnizate de locaţie, precum: -
Facilitatea de parcare
-
Condiţiile de securitate
-
Personalul existent
-
Eventualele restricţii
-
Serviciile suplimentare
7) Taxele percepute în locaţia respectivă
Adresaţi o serie de întrebări titularului spaţiului, înainte de angajarea unui loc pentru eveniment: -
care este taxa pentru obţinerea locului?
-
ce se include această taxă?
-
ce nu este inclus în taxă?
-
există vreun cost pentru parcare? -
care este suplimentul de preţ pentru amenajarea unei zone de alimentaţie,
inclusiv pentru consum de alcool? -
care este costul suplimentar pentru servicii de cazare?
-
care sunt taxele şi cum se taxează serviciile suplimentare?
-
ce modalităţi de plată sunt disponibile?
-
care sunt formele de rambursare a sumelor plătite, în caz de renunţare?
8) Vizitarea locului
În cazul în care veţi merge, ca un manager de eveniment, la un potenţial loc de desfăşurare, pentru inspecţie, cel mai bun mod este să vă înregistraţi acolo ca un oaspete anonim, staţi acolo timp de 2-3 zile şi de a folosi deliberat toate serviciile furnizate de locaţie.
să
Asiguraţi-vă că aerul condiţionat, ventilatoarele, sursele de apa funcţionează corect, lifturile sunt operaţionale. Există o iluminare adecvată, iar salubrizare este promptă. Mai verificaţi şi cât de util, politicos şi profesional este personalul din locaţie. Verificaţi dacă există sau nu o reglementare locală cu privire la zgomot. Verificaţi cum se asigură securitate spaţiului de parcare şi cum este chiar situaţia criminalităţii în zona unde se află locul. Asiguraţi-vă că locul este coerent cu tema evenimentului. 9) Volumul de muncă necesar
În funcţie de istoria locului de desfăşurare, serviciile furnizate şi vizitarea locaţiei, puteţi determina cât de mult efort este necesar pentru a face locul potrivit pentru eveniment. Selectaţi un loc de întâlnire care necesită un efort cât mai mic, deoarece cu atât mai mic va fi şi costul final al evenimentului. Contractarea locului de desfăşurare a evenimentului
Ce este un contract? Este un acord care este executoriu, prin lege, în orice context de afaceri. Ce este un acord? Un acord este o promisiune sau set de promisiuni. Când un contract este considerat a fi valid? Un contract este considerată valabil atunci când: 1.
)
A fost încheiat între două sau mai multe
părţi, care sunt legal competente şi autorizate să semneze un contract. 2.
)
A fost încheiată prin voinţă liberă a părţilor. Voinţă liberă înseamnă acordul a fost făcut:
fără a face ameninţări sau a folosi forţa fizică; fără orice influenţă nejustificată, adică partea aflată în poziţie dominantă să nu profite de poziţia sa sau autoritatea sa pentru a obţine consimţământul celeilalte părţi; fără fraudă; fără alterarea de fapte; nu din greşeală. 3) Contractul
conţine clauze (adică drepturi şi obligaţii). Un contract fără clauze clare şi
ferme este legal nesemnificativ. Puncte importante de reţinut cu ocazia contractării locului desfăşurării evenimentului 1) Indiferent ce se negociază, indiferent ce este oferit sau reciproc convenit, trebuie stipulat într-
un format scrise pe hârtie, semnat şi ştampilat în mod valabil de către părţile din contract şi
care sunt legal competente şi autorizate să intre într-un contract. A nu se negocia niciodată, nimic, verbal. 2) Decideţi elementele compensatorii în cazul în care evenimentul este forţat să se anuleze din
cauze precum: restricţii de zgomot, greve ale personalului, schimbări în rândul personalului de conducere, schimbarea proprietarului locaţiei, faliment sau alt eveniment găzduit de locul respectiv. 3) Asiguraţi-vă că contractul garantează: -
datele rezervate, perioada, facilităţile locaţiei.
-
lista cu toate serviciile stabilite şi taxele
asociate pentru aceste servicii, inclusiv costul maxim, exact structurat. -
angajamentele discutate şi convenite.
4) Niciodată nu semnaţi un contract imediat după
vizita la faţa locului. Mai bine luaţi o copie a contractului acasă, cititi-1 bine de mai multe ori şi discutaţi cu membrii echipei dvs.şi chiar cu un avocat.Comparaţi contractul cu alte variante de locaţii şi abia apoi acceptaţi-l/respingeţi-l pe acesta. 5) Consultaţi întotdeauna avocatul dvs pentru a revizui contractul şi asiguraţi-vă că contractul
vă protejează interesele. În timpul contractării cu administratorul locaţiei vizate, asiguraţi-vă că contractul dumneavoastra conţine clauzele următoare: 1) Nu ar trebui să existe nici o activitate de construcţii/reparaţii la clădirea locaţiei sau la oricare
dintre părţile sale, fără aprobarea prealabilă în ziua evenimentului. 2) Nici un alt eveniment nu poate avea loc în ziua evenimentului nostru. (Dacă chiar nu este
posibil, atunci asiguraţi-vă că acel alt eveniment nu afectează serviciile furnizate nouă, din lipsă de personal sau de locuri de parcare)
CAP.8 - MARKETINGUL EVENIMENTULUI
Paşi implicaţi în crearea unei campanii promoţionale pentru eveniment Pasul 1:
-
Stabilirea obiectivelor publicităţii.
a creşte gradul de conştientizare despre
eveniment. -
a obţine sponsori şi clienţi pentru eveniment
-
să
mulţumiţi
sponsorilor
şi
clienţilor
dumneavoastră. Pasul 2:
Decideţi asupra activităţilor dumneavoastră promoţionale
Cum aveţi de gând să promovaţi evenimentul dumneavoastră, organizatorii, sponsorii, clienţii şi partenerii, înainte de eveniment, în timpul evenimentului şi după eveniment. înainte de a trece mai departe, să clarificăm puţin ce este mass-media. Mass-media se referă la diferite mijloace de comunicare. În general sunt cinci categorii de mass-media: tipărită, electronică, outdoor, de tranzit şi alte forme de mass-media. Presa include: ziare, reviste, comunicate de presa, bilete, invitaţii, bannere, postere etc. Mass-media electronică include TV, Radio, Internet, telefon, borne electronice etc. Mass-media outdoor include panouri şi baloane etc. Media de tranzit include formele de promovare prin intermediul autoturismelor, taxiurilor, autobuzelor, camioanelor, trenurilor, avioanelor etc. Cum poate fi folosită media tipărită pentru promovare 1.
Promovarea evenimentului, sponsorilor şi clienţilor prin
anunţuri în ziare, reviste, jurnale comerciale, comunicate de presă, bilete, invitaţii, bannere şi postere. 2.
Imprimaţi-vă numele companiei şi logo-ul folosind ţinuta
personalului, pixuri, jurnale, cadouri, catalogul manifestării şi alte materiale promoţionale. Cum poate fi utilizată mass-media electronică pentru promovare
1. Promovaţi evenimentul, sponsorii şi clienţii prin reclame TV şi Radio 2. Furnizaţi spaţiu publicitar gratuit pe site-ul companiei dumneavoastră, unde sponsorii şi
clienţii îşi pot promova produsele şi serviciile pentru anumite perioade de timp. 3. Dezvoltarea unui site al evenimentului doar pentru a promova evenimentul viitor şi a oferi o
facilitate pentru înregistrarea online. Toate detaliile cu privire la eveniment trebuie să fie disponibile pe site. 4. Folositi suporturi electronice pentru afişări vizuale: ecran plasmă, ecran LCD, ecran
LED, ecran de proiecţie, panouri video etc pentru a promova sponsorii şi clienţii dumneavoastră. Cum poate fi folosită media exterioară pentru promovare 1. Promovaţi
evenimentul, sponsorii şi clienţii prin panouri de afişaj şi reclamă.Există două
tipuri de panouri: panou cu defilare mesaj şi panou mobil. Panourile pot fi iluminate, pictate, holografice, cu afiş din hârtie. 2. Puteţi,
de asemenea, face promovare prin intermediul unor chioşcuri, baldachine şi baloane
gigant. Cum poate fi folosită media de tranzit pentru promovare
1. Caravanele sunt în general folosite în tranzit mass-media. 2. Panourile mobile, afişaje LED mobile sau rulote, de asemenea, pot fi utilizate pentru
promovare
CAP. 9 - ETAPELE PRODUCERII UNUI EVENIMENT
Etapa 1: Efectuaţi o analiză a evenimentului. Etapa 2: Pregătiţi un plan de eveniment. Etapa 3: Verificaţi oportunitatea iniţierii acelui eveniment. Discutaţi planul de eveniment cu
alte persoane, pentru a obţine opinii şi sugestii. Etapa 4: Identificaţi organizatorii, sponsorii, partenerii şi clienţii evenimentului. Etapa 5: Elaboraţi un calendar al evenimentului.
Un calendar de eveniment este o listă ordonată de activităţi care sunt necesare a fi executate pentru a produce şi comercializa evenimentul. Aceste activităţi sunt de trei tipuri: activităţi înainte de eveniment, în timpul evenimentului şi după eveniment. Paşi în pregătirea unui calendar de eveniment Pasul 1: Creaţi o listă de activităţi înainte de eveniment, în timpul evenimentului şi după
eveniment. Pasul 2: Stabiliţi termene pentru fiecare activitate. Pasul 3: Repartizaţi aceste activităţi membrilor echipei de eveniment.
Notă: Pentru evenimente ample, va trebui să pregătiţi un calendar separat pentru fiecare secţiune a evenimentului. Managementul echipei de eveniment
Este nevoie de o echipă pentru a organiza un eveniment. Nu se poate face totul individual. Gestionarea incorectă a evenimentului este de cele mai multe ori cauzată de gestionarea incorectă
echipei.
management
Pentru
performant
a al
obţine
un
echipei
de
eveniment, trebuie derulate următoarele acţiuni: Cunoaşteţi-vă echipa
Doar a le ştii numele, feţele şi profilul posturilor membrilor echipei nu este suficient. Trebuie să existe o bună cunoaştere a personalităţii, stilului de viaţă, preferinţelor, calificarea educaţională, nivelul de cunoştinţe, religie şi în special nevoile, şi dorinţele. Prin nevoi şi dorinţe ne referim la nevoile fiziologice, nevoile de siguranţă, nevoi sociale, nevoile de stimă, nevoile de cunoaştere şi nevoile de autorealizare.
Fiecare persoană are nevoi diferite şi priorităţi diferite în a le îndeplini. În timp ce pentru unii recunoaşterea este mai importantă decât siguranţa locului de muncă, pentru alţii, siguranţa locului de muncă este mult mai importantă. Nevoile fiziologice
Reflectă nevoia de a avea alimente, apă, căldură, adăpost şi alte lucruri necesare pentru supravieţuire. Membrii echipei vor resimţi aceste nevoi, iar în cazul în care aceste nevoi nu sunt respectate pot să apară disconfort, boală şi durere. Un bun manager de eveniment trebuie să se asigure că toate nevoile fiziologice ale echipei sunt îndeplinite din timp în timp. Nevoile de securitate
Acestea includ necesitatea de a fi în siguranţă, dar şi siguranţa locului de muncă şi securitatea financiară. Ca manager de eveniment aveţi obligaţia de a asigura siguranţa echipei, în special cea a femeilor din echipă. Nicio persoană nu poate da un randament bun într-un mediu nesigur. Pentru a proteja echipa de daune psihologice, asiguraţi-vă că nu sunt conflicte interne (cum ar fi ciocniri ale ego-urilor, conflicte de interese etc) printre membri echipei. Furnizarea de siguranţă a locului de muncă pentru echipă, de asemenea, este foarte importantă. În nici un moment, un membru al echipei nu ar trebui să simtă că locul său de muncă este în pericol. Nevoile sociale
Este nevoie să se simtă un sentiment de apartenenţă şi de acceptare. Necesitatea de a iubi şi de a fi iubit de către prieteni, partenerul intim, familia şi grupuri sociale precum o echipă de eveniment. Pentru a îndeplini această nevoie, trebuie să fie relaţii cordiale între tine şi echipă, dar şi printre membrii echipei. Un membru al echipei nu va da tot ce e mai bun, dacă el are probleme considerabile de familie. încercaţi tot ce puteţi pentru a reduce problemele sale familiale. încercaţi să obţineţi o reducere a stresului său, oferindu-i o zi liberă sau implicându-l într-un joc sportiv care îi place cel mai mult. Persoanele care au puternice nevoi sociale nu ar trebui introduse într-o sarcină în care au o interacţiune mică cu oamenii. Acestea sunt mai bune pentru locuri de muncă în vânzări sau PR.
Nevoile de stimă
Presupun nevoia de a obţine respectarea, recunoaşterea, faima şi statutul aparte Unii oameni au mai puternică nevoia de stimă decât alţii. Va trebui să identificaţi acei membri ai echipei care au nevoi de stimă puternice şi apoi să găsiţi modalităţi de a-i ajuta în acest sens. De exemplu dacă o persoană munceşte din greu pentru a obţine recunoaştere între membrii echipei şi nu i se dă această recunoaştere (prin felicitări în faţa colectivului sau prin avansare), mai devreme sau mai târziu motivaţia lui va merge înjos şi el nu va da rezultate optime. Nevoi de cunoaştere
înseamnă nevoia de a înţelege, de a învăţa, de a descoperi şi de a explora. Persoanele care au puternice nevoi de cunoaştere nu ar trebui introduse într-o acţiune care este monotonă şi care nu oferă posibilităţi de creştere intelectuală. Sincer vorbind, oameni cu puternice nevoi de cunoaştere nu sunt potrivite pentru gestionarea unui eveniment. Nevoia de autorealizare
Este nevoia de a fi cel mai bun. Foarte puţini oameni au acest tip de nevoie. Dacă aveţi pe cineva în echipă cu această nevoie, veţi avea şi avantaje şi dezavantaje. Avantajul este că vă puteţi aştepta întotdeauna la rezultate optime din partea lui/ei. Dezavantajul este că această persoană va căuta neobosită obţinerea unei poziţii de conducere şi dacă nu o obţine, atunci ea foarte probabil va părăsi echipa şi chiar poate deveni un concurent.
CAP. 10 - MANAGEMENTUL STRESULUI IN CONTEXTUL EVENIMENTELOR
Stresul este parte integrantă din gestionarea oricărui eveniment. Fiecare persoană implicată în eveniment este sub un stres constant, pe tot parcursul implementării acelui eveniment. In timp ce un anumit volum de stres este necesar, pentru a se obţine rezultate optime, un stres prelungit (care persistă săptămâni, luni, iar uneori ani) poate crea trei tipuri de probleme la o persoană: 1)
Fiziologice: boli de inima, tensiune arterială
ridicată, migrene, diabet zaharat, astm, obezitate, infertilitate etc. 2)
Psihologic: anxietate, depresie, lipsă de concentrare etc.
3)
Comportamental: insomnie, abuz de alimente sau înfometare, absenteism etc.
Ca un manager de eveniment este sarcina noastră să avem grijă de sănătatea fiziologică şi psihologică a noastră şi a membrilor echipei. Pentru aceasta, trebuie să aflăm semnele stresului, cauzele stresului şi apoi să formulăm, pregătim şi punem în aplicare strategii de diminuare a stresului. Semne ale stresului Simptome fizice comune: dureri de cap, afecţiuni stomacale, greaţă, ameţeală, creşterea în greutate sau pierderea de greutate, insomnie, răceli frecvente etc Simptome emoţionale comune: toane, agitaţie, depresie, nefericirea, sentimentul de singurătate şi izolare, nerăbdare, iritabilitate etc. Simptomele comportamentale comune: consum de alimente în exces, lipsa acestui consum, somn prelungit sau prea scurt, activităţi suprapuse, rosul unghiilor, neglijarea responsabilităţilor, izolarea de alţii, consum excesiv de alcool, fumat excesiv, consum de medicamente pentru relaxare etc. Simptome cognitive comune: pierderi de memorie, lipsa de concentrare, judecăţi simple, negativism, teamă de a anticipa. Notă: Aceste simptome ale stresului variază de la o persoană la alta, deoarece fiecare persoană are altă personalitate, percepţie, toleranţă la stres şi suport din partea familiei şi prietenilor.
Cauze ale stresului
Pot fi un număr semnificativ de cauze ale stresului: 1)
Schimbări majore viaţa personală: căsătorie, divorţ, naşterea unui copil, un nou loc de
muncă, concediere, pensionare etc 2)
Locul de muncă prin natura sa: insatisfacţie în muncă, conflicte, retribuţie insuficientă,
supraîncărcare a locului de muncă, discriminare rasială, sexuală sau hărţuire etc. 3)
Stres legat de mediu: condiţii proaste de muncă, poluare, zgomot, prea frig sau prea
multă căldură, vecinătate nesigură etc. 4)
Alte surse: probleme personale (cum ar fi perfecţionism, stimă de sine redusă, pesimism,
aşteptări nerealiste etc), probleme de familie, probleme financiare, lipsa de sprijin din partea familiei şi a prietenilor etc. Strategii pentru reducerea stresului Ca manager de eveniment puteţi face următoarele lucruri pentru a reduce stresul: 1) Stabiliţi obiective realiste pentru dvs şi pentru echipă. 2) Evitaţi toate situaţiile care cauzează stres 3) In cazul în care o persoană se confruntă cu nemulţumire la locul de muncă, atunci
determinaţi nevoile sale (sociale, de stimă etc) şi încercaţi să le îndepliniţi prin diverse stimulente financiare şi nonfinanciare. Proiectaţi locurile de muncă în aşa fel, încât să utilizaţi competenţele şi abilităţile unei persoane şi în acelaşi timp aceasta să-şi îndeplinească nevoile sale. 4) Proiectaţi un loc de muncă pentru o persoană astfel încât ea să se confrunte cu un minim
de conflicte şi să nu aibă nicio ambiguitate în ceea ce priveşte sarcinile. 5) Descurajaţi politica şi favoritismele la locul de muncă. 6) Rezolvaţi conflictele interpersonale judicios şi rapid. 7) Pregătiţi un manual de politici care împiedică şi se adresează la toate tipurile de hărţuire
(emoţională, fizice si sexuale) si discriminare. Manualul trebuie să statueze clar, că consecinţele nerespectării manualului vor fi severe. Distribuiţi copii ale manualului către toţi membri echipei şi cereţi-le să-l citească.
8) Asiguraţi-vă că toate nevoile fiziologice (hrană, apă, căldură, adăpost şi alte lucruri
necesare pentru buna funcţionare) ale echipei sunt îndeplinite din timp în timp, pe parcursul evenimentului. 9) Protejaţi-vă echipa de daune psihologice, asigurându-vă că nu sunt conflicte interne (cum
ar fi ciocniri ale ego-urilor, altercaţii, conflicte de interese etc) printre membri echipei. Dacă există conflicte, atunci încercaţi să le rezolvaţijudicios. Siguranţa locului de muncă pentru echipă este, de asemenea, foarte importantă. În nici un moment, vreun membru al echipei nar trebui să simtă că locul său de muncă este în pericol. Aveţi grijă de echipă şi dincolo de locul de muncă. Dacă orice membru al echipei se confruntă cu o problemă financiară, încercaţi să-l ajutaţi cât de mult este posibil. 10)
Un membru al echipei nu va da tot ce e mai bun, dacă are probleme considerabile de
familie.clncercaţi tot ce puteţi pentru a reduce aceste probleme familiale. În cazul în care nu se poate face acest lucru, cel puţin acceptaţi problemele sale. încercaţi să reduceţi stresul său oferindu-i o zi liberă sau implicându-l într-un sport care îi place. Cereţi şi celorlalţi membri ai echipei să-l susţină. 11)
Majoritatea stres în contextul unui eveniment se datorează managementului defectuos
al timpului. Este greu să rămâi calm şi concentrat când lucrurile nu merg modul în care ar trebui, şi există abateri de la program. Planificaţi în avans lucrurile şi defalcaţi planul pe fiecare activitate, în detalii. Asta este singura soluţie. 12)
Includeţi timp de odihnă si relaxare în programul zilnic atât pentru dumneavoastră, cât
şi pentru membri echipei. 13)
încurajaţi pe toată lumea să adopte un stil de viaţă sănătos, prin exerciţii regulate,
dietă, meditaţie, sport etc.
CAP. 11 -
PLANUL DE GESTIONARE A RISCURILOR
PENTRU EVENIMENTE
Un eveniment este plin de incertitudini precum pene de curent, defecţiuni ale echipamentului, urgenţe medicale, certuri, situaţii de panică, incendiu, retragerea unei sponsor etc. Cum putem avea de-a face cu toate aceste evenimente neprevăzute fără un plan de gestionare a riscurilor bine gândit. Gestiunea riscurilor se face în fiecare etapă de producţie a unui eveniment. De exemplu, când gestiunea riscurilor se face în câmpul de gestionare a informaţiilor, atunci arede-a face cu pierderi de date, furt de date sau defecţiuni ale calculatoarelor. Când gestiunea riscului este făcută în domeniul securităţii, atunci se pun în discuţie certuri, situaţii de panică, incendii, accidente etc. In mod similar, există riscuri asociate cu: resursele umane, finanţele, comercializarea, managementul calităţii, participanţii, alimente şi băuturi, gestionarea tehnică, infrastructură, logistică, achiziţii şi echipa de conducere. Elaborarea planului de gestionare a riscurilor pentru evenimente Deoarece managementul riscurilor este o foarte importantă parte a managementului de eveniment, acesta se efectuează în mod planificat si profesional. Următorii paşi sunt implicaţi în gestionarea riscurilor: Pasul 1: Identificaţi acele elemente sau activităţi care ar putea să aibă un risc. O listă a acestor elemente este deja specificată mai sus, precum gestionarea informaţiilor, securitate, achiziţii publice etc. Pasul 2: Identificarea riscurilor asociate cu fiecare element sau activitate. De exemplu furtul de marfă este asociat cu gestionarea logisticii. În mod similar, pierderile de date sunt asociate cu gestionarea informaţiilor. Pasul 3: Determinaţi posibilitatea apariţiei riscul si a gravităţii consecinţelor dacă riscul se întâmplă. De exemplu
Elemente Managementul
Risc pierderea datelor
Posibilitatea scăzută
Gravitatea foarte mare
informaţiilor
furtul de date
mare
mare
date denaturate
foarte mare
foarte mare
ceartă, încăierare
scăzută
scăzută
Managementul securităţii
Pasul 4: Prioritizarea (ierarhizarea) riscurilor Riscurile cu gravitate mare a consecinţelor ar trebui gestionate cu prioritate. Pasul 5: Formularea, pregătirea si implementarea strategiilor pentru a gestiona riscurile. Unele strategii comune utilizate pentru gestionarea riscurilor sunt: * Evitarea riscurilor - evitaţi acele elemente si activităţi care ar putea să aibă un risc. * Riscul de retenţie - acceptaţi unele sau toate consecinţele asociate cu un risc. * Riscul
de Transfer - se transferă riscul unui terţ. Pentru exemplu transferaţi
responsabilitatea securităţii evenimentului unei agenţii de securitate. * Reducerea
riscurilor - reducerea riscului asociat cu un anumit element sau activitate prin
elaborarea unui plan de măsuri eficiente de intervenţie. Pasul 6: Monitorizarea riscurilor periodic, astfel încât strategiile folosite pentru a gestiona riscurile să poată fi actualizate sau revizuite.
CAP. 12 MANAGEMENTUL INFORMATIILOR IN CADRUL EVENIMENTELOR
Managementul informaţiilor include obţinerea de informaţii din diverse surse şi apoi organizarea, regăsirea şi întreţinerea lor. Pentru evenimente de dimensiuni mici, puteţi face gestionarea informaţiilor de unul singur. Cu toate acestea, pentru evenimente de mari dimensiuni, veţi avea nevoie de un manager de informaţii. Acest manager de informaţii poate avea mai mulţi asistenţi, în funcţie de dimensiunea evenimentului. Un manager de informaţii este responsabil pentru întreţinerea bazei de date cu furnizorii de servicii (cum ar fi decoratori, tehnicieni, DJ, florar, artişti etc), cu invitaţi, sponsori, parteneri, organizatori, delegaţi, lectori, reprezentanţi mass-media, clienţi şi audienţă ţintă. Informaţiile care de obicei sunt gestionate reprezintă detalii de contact şi toate operaţiunile de afaceri şi tranzacţiile monetare efectuate înainte, în timpul şi după evenimen. Un manager de informaţii este responsabil pentru documentarea despre astfel de activităţi. În caz de reuniuni şi conferinţe, el este cel care înregistrează lucrările şi dezbaterile. De asemenea el formulează, pregăteşte şi implementează planul de gestionare a riscului legat de informaţii (pierderi de date, furt de date sau defecţiuni ale aparatelor). Există multe programe software pentru managementul evenimentelor disponibile pe piaţă, programe care pot ajuta şi pe planul managementului informaţiilor. Managementul achiziţiilor în cadrul evenimentelor
Este întregul proces de cumpărare a bunurilor şi serviciilor pentru a sprijini operaţiunile de afaceri. Procesul include stabilirea nevoilor şi apoi localizarea, selectarea, negociere, contractarea, gestionarea şi plata furnizorilor. Managementul logistic în contextul evenimentelor
Gestionarea logisticii presupune mutarea de bunuri şi mărfuri de la o locaţie la alta în modul cel mai eficace şi cel mai eficient. Pentru evenimente mici sau locale gestiunea logisticii se poate face de unul singur. Dar pentru evenimente mari, în special cele internaţionale va trebui să se apeleze la serviciile unui operator logistic. Un eveniment de nivel naţional sau internaţional ar putea avea nevoie: 1) Sprijin în faza de pre şi post livrare 2) Legături cu diverse departamente guvernamentale şi organizaţii. 3) Pregătirea documentaţiei necesară pentru importul sau exportul de mărfuri. 4) Transport multimodal rutier, aerian sau maritim. 5) Depozitarea şi distribuţia de mărfuri 6) Asigurare încărcăturii şi urmărirea acesteia 7) Consolidarea încărcăturii 8) Vămuire şi diverse alte forme de verificări şi impuneri. 9) Diverse tipuri de servicii de management al achiziţiilor şi management al resurselor. 10)
Formularea, elaborarea şi punerea în aplicare a unui plan de gestionare a riscurilor,
de exemplu riscuri legate de furtul de mărfuri. Un manager logistic trebuie să fie expert în toate domeniile menţionate anterior. El are cunoştinţe extinse despre regulile, reglementările, politicile, procedurile şi documentaţia necesară pentru importul, exportul sau manipularea bunurilor şi mărfurilor. El are cunoştinţe largi despre costurile de transport, regimul vamal, practicile bancare etc. Prin urmare, el este indispensabil pentru evenimente de nivel naţional sau internaţional.
CAP. 13 - MANAGEMENTUL SECURITATII IN CADRUL EVENIMENTELOR
Gestionarea include formularea, pregătirea şi punerea în aplicare a unor planuri de securitate şi strategii pentru evenimente, respectiv cum să se asigure
protecţia
furnizorilor,
delegaţilor,
organizatorilor,
invitaţilor, sponsorilor,
partenerilor, clienţilor, reprezentanţilor massmedia, bunurilor i mărfurilor în împrejurări neprevăzute precum: 1) Foc
In caz de incendiu la locul evenimentului, utilizaţi echipamentele pentru stingerea focului. In acelaşi timp, toată lumea ar trebui evacuată din locaţie în condiţii de siguranţă. Dezvoltarea unui plan de ieşire de urgenţă trebuie realizată pentru o astfel de situaţie. În cazul în care focul este necontrolabil, atunci se apelează la pompieri. Urmaţi câteva sfaturi pentru prevenirea incendiilor specificate în continuare: 1. Nu puneţi material inflamabile sau combustibile în locaţia evenimentului, mai ales în
zona oaspeţilor sau cea cu scaune. 2.
Asiguraţi-vă că toate căile de intrare şi ieşire nu sunt blocate prin materiale sau prin
diverse mijloace. 3.
Asiguraţi-vă că locul desfăşurării evenimentului are căi distincte de intrare şi de
ieşire, are sistem de alarmă de incendiu şi stingătoare de incendiu. 4. Utilizaţi numai acele echipamente electrice care au protecţie. 5. Există cel puţin un medic cu trusă de prim ajutor, împreună cu o ambulanţă, pentru a se
ocupa de urgenţe medicale. 6. Personalul trebuie să fie bine pregătit pentru acordarea primului ajutor şi trebuie să fie
capabil să utilizeze stingătoare de incendiu sau să gestioneze mulţimea în caz de incendiu.
2) Căderi de tensiune
În cazul în care evenimentul este organizat într-un loc unde penele de curent sunt ceva comun, trebuie să existe suficientă putere de rezervă. In caz de cădere de tensiune, porniţi luminile de urgenţă şi apoi activaţi generatoarele auxiliare. Ar fi cel mai bine să aveţi un sistem UPS (sursă de curent neîntreruptibilă). Creaţi un plan de urgenţă separat, pentru a gestiona mulţimea prezentă la eveniment în caz de pană de curent. 3) Căderea echipamentului
Utilizaţi numai echipamente fabricate de branduri reputate, astfel încât posibilitatea de a se strica să fie cât mai mică. Angajaţi numai tehnicieni de lumină şi sunet care ştiu cum să rezolve prompt orice defecţiune a echipamentelor şi care au şi echipamente/materiale de rezervă. 4)
Urgenţe medicale O echipă paramedicală împreună cu o ambulanţă trebuie să fie prezentă la locul evenimentului. În cazul în care acest lucru este prea mult pentru
bugetul evenimentului, atunci cel puţin un medic cu o trusă de prim ajutor trebuie să fie prezent în locaţie. Toată echipa de eveniment trebuie să fie bine pregătită în acordarea primului ajutor. Dacă este posibil, încercaţi să cunoaşteţi antecedentele medicale ale invitaţilor şi apoi pregătiţi un plan în caz de urgenţă medicală în consecinţă. 5) Starea vremii nepotrivită 6) Renunţarea în ultima clipă 7) Retragerea unor sponsori 8) Probleme de infrastructură 9) Probleme tehnice
'
