M A K A L A H
REFORMASI BIROKRASI PADA AREA
TATALAKSANA DAN HAMBATANNYA
DISUSUN OLEH : KELOMPOK II
ANGGOTA : 1. MARSAULINA NIM.
1663201226
2. JAMILUS
NIM. 1663201039
3. YOFIE ISKANDAR NIM.
1663201005
4. ZULKIFLI. S
NIM. 1663201067
KELAS : 3. A
Prodi : ADMINISTRASI NEGARA
UNIVERSITAS LANCANG KUNING
FAKULTAS ILMU ADMINISRTASI NEGARA
PEKANBARU 2017
KATA PENGANTAR
Berkat rahmat Tuhan Yang Maha Esa, tugas makalah tentang Reformasi
Birokrasi Pada Area Tatalaksana dan Hambatannya ini dapat diselesaikan
tepat pada waktunya, proses penulisan ini mengalami beberapa kendala,
namun berkat kesungguhan dan kerja keras kendala-kendala itu dapat di atasi
dengan baik, makalah ini disusun dengan tujuan untuk memenuhi tugas yang
di berikan oleh ibu/bapak dosen.
Dalam makalah ini disajikan penjelasan tentang Pengertian Reformasi
Birokrasi, Penataan Tatalaksana (business process), Manajemen Tatalaksana,
Hambatan Penataan Tatalaksana dan Langkah-langkah Perbaikan Tatalaksana.
Kami telah berusaha sebaik mungkin untuk mencari dan mengumpulkan
sumber-sumber yang bisa membantu dalam penulisan makalah ini, dengan
segala kerendahan hati kami sebagai penulis mengakui bahwa makalah ini
masih jauh dari kesempurnaan. Sehubungan dengan hal tersebut tegur sapa,
saran dan kritikan yang bersifat membangun agar buku ini menjadi lebih baik
sangat diharapkan dan diterima dengan tangan terbuka. Mudah-mudahan
makalah yang sederhana ini bermanfaat bagi para peminat yang ingin dan
lebih memahami tentang Reformasi Birokrasi Pada Area Tatalaksana dan
Hambatannya.
DAFTAR ISI
Judul
Kata pengantar …………………………………………………….…1
Daftar isi ………………………………………………….........2
BAB I PENDAHULUAN ………………………………………………………3
1.1 Latar Belakang ……………………………………………………3
1.2 Rumusan Masalah ………………………………………………..4
1.3 Tujuan Penulisan ………………………………………………….4
1.4 Manfaat……………………………………………………………4
BAB II PEMBAHASAN
2.1 Pengertian Reformasi
Birokrasi………………………..………....5
2.2 Penataan Tatalaksana (Business Process)
……….……………… 8
2.3 Manajemen Tatalaksana
….……………………………………...9
2.4 Hambatan Penataan
Tatalaksana……………………………..11
2.5 Langkah-langkah Perbaikan
Tatalaksana……………………12
BAB III PENUTUP
3.1 Kesimpulan ………………..………..……………………………13
BAB I
PENDAHULUAN
1. Latar Belakang
Program Reformasi Birokrasi Nasional telah dilaksanakan pemerintah
sejak tahun 2010. Pelaksanaan reformasi birokrasi nasional sampai
saat ini sudah memasuki tahap kedua yang ditandai dengan disusunnya
Road Map Reformasi Birokrasi 2015-2019 melalui PERMENPAN No. 11 Tahun
2015. Ada3 (tiga) sasaran yang ditetapkan Dalam Road Map tersebut dan
8 (delapan) area perubahan reformasi birokrasi 2015-2019.
Ketiga sasaran Reformasi Birokrasi tersebut, antara lain :
1. Birokrasi yang bersih dan akuntabel;
2. Birokrasi yang efektif dan efisien;
3. Birokrasi yang memiliki pelayanan publik
berkualitas.
Guna terwujudnya ketiga sasaran reformasi birokrasi di atas,
ditetapkan area perubahan reformasi birokrasi. Perubahan-perubahan
pada area tertentu dalam lingkup birokrasi diharapkan dapat
menciptakan kondisi yang kondusif guna mendukung pencapaian tiga
sasaran reformasi birokrasi. Ada 8 (delapan) area perubahan reformasi
birokrasi yang dimaksud, yaitu ; Mental Aparatur, Pengawasan,
Akuntabilitas, Kelembagaan, Tatalaksana, Sumber Daya Manusia Aparatur,
Peraturan Perundang-Undangan dan Pelayanan Publik.
1.2 Rumusan Masalah
1. Apa yang dimaksud dengan Reformas Birokrasi ?
2. Bagaimana Proses Penataan Tatalaksana dilaksanakan?
3. Apa yang dimaksud dengan Manajemen Tatalaksana?
4. Apa saja Hambatan dalam Penataan Tatalaksana ?
5. Bagaimana Langkah-langkah Perbaikan Tatalaksana?
1.3 Tujuan Penulisan
Penulisan ini memiliki tujuan sebagai berikut:
1. Kita dapat memahami arti Reformasi Birokrasi .
2. Memahami Proses Penataan Tatalaksana.
3. Kita dapat mengerti Manajemen Tatalaksana.
4. Mengetahui hambatan dalam penataan tatalaksana.
5. Mengetahui Langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk Perbaikan
Tatalaksana.
1.4 Manfaat
Manfaat dari penulisan Delapan Area Reformasi Birokrasi Penataan
Tatalaksana ini memberi pemahaman yang lebih kepada semua pembaca
dimulai dari Pengertian Reformasi Birokrasi dan Delapan Area Reformasi
Birokrasi, Pemahaman tentang Penataan Tatalaksana, Manajemen Penataan
Tatalaksana dan Hambatan dalam Penataan Tatalaksana.
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Pengertian Reformasi Birokrasi
Terkait dengan usaha pemerintah dalam memperbaiki birokrasi, yang
akhirnya disebut sebagai reformasi birokrasi. Sehingga terdapat
berbagai definisi tentang reformasi birokrasi , dengan pengertian yang
berbeda-beda tentang reformasi birokrasi. Menurut MenPan
(www.menpan.go.id, diakses 19 Agustus 2014), reformasi birokrasi
adalah upaya untuk melaksanakan pembaharuan dan perubahan mendasar
terhadap sistem penyelenggaraan pemerintahan terutama menyangkut aspek-
aspek pada penerapan pelayanan prima.
Menurut Direktorat Jenderal Peraturan Perundang-Undangan (www.
ditjen. kemenkumham.go.id, diakses 20 Agustus 2014), mengatakan bahwa
reformasi birokrasi adalah upaya perubahan, dimana perubahan yang
dilakukan terkait reformasi birokrasi yaitu : Perubahan cara berfikir,
Penataan peraturan perundang-undangan, Penguatan organisasi, Penataan
tata laksana, Manajemen SDM aparatur, Penguatan pengawasan, Penguatan
akuntabilitas kinerja dan Peningkatan kualitas pelayanan publik.
Sedangkan menurut Sedarmayanti (2009:72), mengatakan bahwa
reformasi birokrasi merupakan upaya pemerintah untuk meningkatkan
kinerja melalui berbagai cara dengan tujuan efektifitas, efisien, dan
akuntabilitas. Dimana reformasi biokrasi itu mencakup beberapa
perubahan yaitu:
a. Perubahan cara berfikir (pola pikir,
pola sikap, dan pola tindak), Maksudnya yaitu birokrasi harus
merubah pola berfikir yang terdahulu (buruk), birokrasi harus
memliki pola pikir yang menyadari bahwa mereka sebagai pelayan
masyarakat, harus mempunyai sikap dan pola perilaku yang baik,
yang artinya tidak menyimpang dari peraturan yang sudah ditetapkan
atau sesuai dengan peraturan perundang-undangan .
b. Perubahan penguasa menjadi pelayan,
maksudnya yaitu birokrasi harus merubah sikap mereka, karena yang
dapat kita ketahui selama ini bawha birokrasi selalu menganggap
bahwa mereka adalah penguasa dikarenakan memiliki jabatan yang
tinggi dibanding dengan masyarakat sehingga mereka beranggapan
bahwa mereka adalah penguasa yang harus selalu dihormati. Oleh
sebab itu hal yang demikian harus dihilangkan dari birokrasi.
c. Mendahulukan peranan dari wewenang,
perubahan yang dimaksud adalah birokrasi harus selalu mengutamakan
perananannya sebagai pelayan masyarakat. Harus mampu melayani
masyarakat dengan baik, dengan menyampingkan wewenangnya sebagai
pejabat atau pegawai pemerintah.
d. Tidak berfikir hasil produksi tapi hasil
akhir, perubahan yang dimaksud adalah birokrasi harus selalu
mengutamakan hasil akhir dari pelayanan yang diberikan kepada
masyarakat seperti menciptakan kepuasan bagi masyarakat.
e. Perubahan manajemen kinerja, maksud yaitu
merubah manajemen kinerja birokrasi agar menjadi lebih efektif
dibandingkan sebelumnya.
Sementara itu menurut Yehezkel Dror dalam Zauhar (2007:6),
reformasi administrasi yaitu suatu perubahan yang terencana terhadap
aspek utama administrasi. Menurut Zauhar (2007:11), mengatakan
reformasi administrasi adalah upaya sadar dan terencana untuk
mengubah:
a. Struktur dan prosedur birokrasi (aspek
reorganisasi atau institusional/ kelembagaan), perubahan yang
dilakukan mencakup struktur dan prosedur yang ada pada birokrasi
untuk membuat fungsi dari birokrasi tersebut lebih efektif.
b. Sikap dan prilaku birokrat (aspek
prilaku), untuk meningkatkan efektifitas organisasi dan terciptanya
administrasi yang sehat serta menjamin tercapainya tujuan
pembangunan nasional, perubahan tersebut untuk memperbaiki sikap
dan prilaku dari birokrasi itu sendiri, guna menciptakan kesadaran
birokrasi terhadap tugasnya bukan sebagai penguasa lagi tetapi
sebagai pelayan masyarakat.
Dalam hal ini, penjelasan tentang maksud dari reformasi birokrasi
hampir sama dengan maksud reformasi administrasi yakni sebagai usaha
perubahan untuk meningkatkan kualitas birokrasi. Setiap perubahan yang
akan dilaksanakan selalu berfokus terhadap birokrasi sebagai sasaran
perubahan, hal ini dilaksanakan untuk menyelesaikan permasalahan yang
terdapat dimasyarakat. Mengingat bahwa birokrasi selalu bersentuhan
langsung dengan masyarakat oleh sebab itu birokrasi dituntut untuk
mampu memaksimalkan tugas dan fungsinya nya sebagai pelayan dalam
melayani masyarakat. Agar hal tersebutdapat tercapai maka pemerintah
sebagai yang berwenang melakukan pembaharuan dan perubahan mendasar
terhadap sistem penyelenggaraan pemerintahan.
2.2 Penataan Tatalaksana ( Business Process )
Organisasi dan tata laksana merupakan alat untuk mencapai visi dan
misi organisasi, pada tahun 2010 Pemerintah melalui Peraturan Presiden
Nomor 81 Tahun 2010 telah menetapkan Grand Design Reformasi Birokrasi
Indonesia 2010-2025, salah satu agenda area perubahan yang dilakukan
adalah di bidang Organisasi dan Tatalaksana.
Tatalaksana (business process) adalah sekumpulan aktivitas kerja
terstruktur dan saling terkait yang menghasilkan keluaran yang sesuai
dengan kebutuhan pengguna. Penataan tatalaksana dilaksanakan melalui
serangkaian proses analisis dan perbaikan tatalaksana bertujuan untuk
meningkatkan efisiensi dan efektivitas sistem, proses, dan prosedur
kerja yang jelas, efektif, efisien dan terukur pada masing-masing
Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah. Target yang ingin dicapai
melalui program ini antara lain yaitu meningkatnya efisiensi dan
efektivitas proses manajemen pemerintahan serta kinerja di
Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah.
Beberapa perbaikan/penataan dapat dilaksanakan secara intuitif dan
segera tanpa harus melalui proses analisis dan perbaikan business
process yang panjang. Perbaikan/penataan ulang tatalaksana (business
process) perlu dilaksanakan apabila :
a. Terjadi perubahan arah strategis Kementerian/Lembaga dan Pemerintah
Daerah (visi, misi dan sasaran strategis) yang berdampak pada
atau mengakibatkan perubahan tugas dan fungsi serta keluaran
(output) organisasi/unit kerja.
b. Adanya keinginan/dorongan dari dalam Kementerian/Lembaga dan
Pemerintah Daerah atau pun dorongan dari publik/masyarakat sebagai
salah satu pemangku kepentingan untuk memperbaiki kinerja pelayanan
public secara signifikan.
Sedangkan muara dari penataan tatalaksana (business process) yaitu,
antara lain:
a. Pembuatan atau perbaikan Standar Operating Procedure (SOP),
termasuk di dalamnya perbaikan standar kinerja pelayanan pada
masing-masing Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah..
b. Perbaikan struktur organisasi; dan
c. Pembuatan atau perbaikan uraian pekerjaan
(job descriptions).
2.3 Manajemen Tatalaksana
Sebagai acuan bagi Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah untuk
membangun dan menata tatalaksana (business process), dikeluarkan
Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi
Birokrasi No.12 Tahun 2011 tentang Pedoman Penataan Tatalaksana.
Pendekatan yang banyak digunakan di lingkungan manajemen organisasi
dan menjadi dasar dari proses penataan tatalaksana adalah Manajemen
Tatalaksana (Business Process Management). Menurut pendekatan ini
penataan tatalaksana merupakan suatu siklus. Dalam siklus tersebut
penataan tatalaksana tercakup dalam aktivitas Analisis Kebutuhan
yang kemudian dilanjutan dengan aktivitas Perancangan dengan
menggunakan Pemodelan Proses. Meski proses penataan tatalaksana
sudah dilakukan hal ini tidak berarti tatalaksana yang
disusun telah memenuhi prinsip-prinsip dan manfaat suatu tatalaksana.
Oleh karena itu, setelah tersusun modelnya maka tatalaksana harus
dapat terimplementasi dengan baik dan diketahui keberhasilannya.
Setelah teruji dan memenuhi kriteria yang diharapkan selama
implementasi, berikutnya dilakukan pemberlakuan. Pemberlakuan
dilakukan dengan dukungan infrastruktur teknologi informasi yang
memadai. Tatalaksana ditetapkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Selanjutnya tatalaksana yang terbentuk dilakukan monitoring secara
berkesinambungan dan berdasarkan fakta-fakta yang ada dilakukan
evaluasi kehandalannya.
Tujuan perbaikan Tatalaksana (business process) yaitu membuat
proses lebih efektif, efisien dan adaptif. Sedangkan target perbaikan
Tatalaksana (business process) antara lain :
a. Penurunan biaya.
b. Peningkatan kualitas output.
c. Peningkatan kualitas layanan.
d. Peningkatan kecepatan delivery.
2.4 Hambatan Penataan Tatalaksana
Semua usaha dan kerja keras reformasi birokrasi khususnya dalam
area Penataan Tatalaksana tidak lain adalah untuk membawa birokrasi
pemerintah yang bersih dan akuntabel, birokrasi yang efektif dan
efisien serta birokrasi yang memiliki pelayanan publik berkualitas.
Meskipun demikian masih terdapat beberapa hambatan yang harus
diselesaikan, diantaranya :
1. Masih rendahnya komitmen dari pimpinan instansi baik di tingkat
pemerintah pusat maupun ditingkat pemerintah daerah dalam upaya
untuk melakukan pecegahan dan pemberantasan tindak pidana korupsi;
2. Masih terdapatnya proses bisnis/tatakerja/tatalaksana dalam
instansi pemerintah yang kurang jelas dan transparan. Banyak hal
yang seharusnya dilaksanakan dengan cepat seringkali harus berjalan
tanpa proses yang pasti disebabkan tidak terdapatnya sistem
tatalaksana yang baik. Hal tersebut kemudian mendorong terciptanya
perilaku hirarkis, feodal, dan kurang kreatif pada
birokrat/aparatur.
3. Manajemen kinerja pemerintah yang belum dilaksanakan secara
maksimal;
4. Penerapan tata kelola pemerintahan yang belum sepenuhnya
diterapkan;
5. Manajemen sumber daya manusia yang belum berjalan dengan baik.
Oleh sebab itu perubahan pada sistem tatalaksana sangat diperlukan
dalam rangka mendorong efisiensi penyelenggaraan pemerintahan dan
pelayanan, serta untuk mengubah mental aparatur.
2.4 Langkah-langkah Perbaikan Tatalaksana
Sesuai Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan
Reformasi Birokrasi No.12 Tahun 2011 tentang Pedoman Penataan
Tatalaksana, adapun langkah – langkah untuk melakukan perbaikan
Tatalaksana (business process), antara lain :
1. Pahami harapan pengguna utama atas perbaikan dari Tatalaksana
(business process) dimaksud.
2. Pahami peraturan atau kebijakan yang mengatur Tatalaksana
(business process) dimaksud.
3. Identifikasi perbaikan Tatalaksana (business process) yang
diusulkan, biasanya melalui:
a. Penyederhanaan proses (streamlining / simplification - S).
b. Penghilangan proses yang tidak perlu (elimination -E).
c. Pembuatan proses yang sama sekali baru (reengineering - R);
atau
d. Pengotomatisasian proses (automation - A).
e. Perbaiki model Tatalaksana (business
process) sesuai dengan perbaikan yang telah dilakukan.
f. Dapatkan pengesahan dari pimpinan lembaga
untuk diberlakukan (bila diperlukan).
BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Menurut Direktorat Jenderal Peraturan Perundang-Undangan (www.
ditjen. kemenkumham.go.id, diakses 20 Agustus 2014), mengatakan bahwa
reformasi birokrasi adalah upaya perubahan, dimana perubahan yang
dilakukan terkait reformasi birokrasi yaitu : Perubahan cara berfikir,
Penataan peraturan perundang-undangan, Penguatan organisasi, Penataan
tata laksana, Manajemen SDM aparatur, Penguatan pengawasan, Penguatan
akuntabilitas kinerja dan Peningkatan kualitas pelayanan publik.
Penataan tatalaksana dilaksanakan melalui serangkaian proses analisis
dan perbaikan tatalaksana bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan
efektivitas sistem, proses, dan prosedur kerja yang jelas, efektif,
efisien dan terukur pada masing-masing Kementerian/Lembaga dan
Pemerintah Daerah. Target yang ingin dicapai melalui program ini
antara lain yaitu meningkatnya efisiensi dan efektivitas proses
manajemen pemerintahan serta kinerja di Kementerian/Lembaga dan
Pemerintah Daerah.
Tujuan perbaikan Tatalaksana (business process) yaitu membuat
proses lebih efektif, efisien dan adaptif. Sedangkan target perbaikan
Tatalaksana (business process) antara lain : Penurunan biaya,
Peningkatan kualitas output, Peningkatan kualitas layanan, Peningkatan
kecepatan delivery.
Meskipun demikian masih terdapat beberapa hambatan yang harus
diselesaikan, diantaranya :
1. Masih rendahnya komitmen dari pimpinan instansi baik di tingkat
pemerintah pusat maupun ditingkat pemerintah daerah dalam upaya
untuk melakukan pecegahan dan pemberantasan tindak pidana korupsi;
2. Masih terdapatnya proses bisnis/tatakerja/tatalaksana dalam
instansi pemerintah yang kurang jelas dan transparan.
3. Manajemen kinerja pemerintah yang belum dilaksanakan secara
maksimal;
4. Penerapan tata kelola pemerintahan yang belum sepenuhnya
diterapkan;
5. Manajemen sumber daya manusia yang belum berjalan dengan baik.
Oleh sebab itu perubahan pada sistem tatalaksana sangat diperlukan
dalam rangka mendorong efisiensi penyelenggaraan pemerintahan dan
pelayanan, serta untuk mengubah mental aparatur.
Berdasarkan Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara
dan Reformasi Birokrasi No.12 Tahun 2011 tentang Pedoman Penataan
Tatalaksana, langkah – langkah untuk melakukan perbaikan Tatalaksana
(business process), antara lain :
1. Memahami harapan pengguna utama atas perbaikan dari Tatalaksana
(business process) dimaksud.
2. Pahami peraturan atau kebijakan yang mengatur Tatalaksana
(business process) dimaksud.
3. Identifikasi perbaikan Tatalaksana (business process) yang
diusulkan, biasanya melalui:
a. Penyederhanaan proses (streamlining / simplification - S).
b. Penghilangan proses yang tidak perlu (elimination -E).
c. Pembuatan proses yang sama sekali baru (reengineering - R);
atau
d. Pengotomatisasian proses (automation - A).
e. Perbaiki model Tatalaksana (business
process) sesuai dengan perbaikan yang telah dilakukan.
f. Dapatkan pengesahan dari pimpinan lembaga
untuk diberlakukan (bila diperlukan).
