DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA DIRECCIÓN DE EMPLEO PÚBLICO
LINEAMIENTOS PARA PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN PLAN DE VACANTES
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN
3
1.
MARCO NORMATIVO
4
2.
LINEAMIENTOS GENERALES
7
3. 3.1 3.2 3.3 3.4
PASOS PARA LA PLANIFICACION DEL EMPLEO (RRHH) Análisis de la planta actual personal Diagnóstico de necesidades de personal Plan de previsión de recursos humanos Seguimiento y Evaluación del Talento Humano
7 9 10 11 14
4.
PLAN ANUAL DE VACANTES
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5.
SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y GESTIÓN DEL EMPLEO PÚBLICO
20
INTRODUCCION La gestión de las entidades públicas se fundamenta en la planeación organizacional como elemento articulador de los procesos y acciones dirigidas a cumplir con sus finalidades institucionales y en la Planeación de los Recursos Humanos entendida como el proceso mediante el cual las entidades, en función de sus objetivos, proyectan y suplen sus necesidades de personal y definen los planes y programas de gestión del talento humano, con el fin de integrar las políticas y practicas de personal con las prioridades de la organización. En este contexto el proceso de planeación de recursos humanos debe estar soportado en los sistemas de información de personal los cuales deben estar ligados a los planes operativos o de gestión institucional (de largo, mediano y corto plazo); por lo tanto para adelantar este proceso de planificación es requisito que cada entidad cuente con sistemas de información que permita conocer las características principales del personal que labora en la entidad y el comportamiento de las variables que inciden en la gestión de su recurso humano. Ahora bien, como una contribución a los procesos de gestión humana en las entidades públicas, el DAFP se encuentra implementando en el Estado Colombiano el Sistema de Información de Gestión del Empleo Público – SIGEPcon el propósito que las áreas de Recursos Humanos puedan contar con
1. MARCO NORMATIVO De conformidad con lo establecido en la ley 909 de 2004, al Departamento Administrativo de la Función Pública -DAFP- le corresponde fijar las directrices y políticas para la elaboración de los Planes Estratégicos de Recursos Humanos, Plan de Previsión de Recursos Humanos y Plan Anual de Vacantes – PAV con el fin de lograr una adecuada administración del empleo público en Colombia y mejorar la productividad y eficiencia de las organizaciones públicas. Para tal efecto, el Departamento Administrativo de la Función Pública, debe diseñar mecanismos e instrumentos que contribuyan a que las entidades públicas administren su talento humano de forma coherente y armónica con los planes y programas definidos para el cumplimiento de sus finalidades sociales. A continuación se presentará la definición de los Planes Estratégicos de recursos Humanos, Planes de Previsión de Recursos Humanos y Planes Anuales de Vacantes. Plan Estratégico de Recursos Humanos El plan estratégico de recursos humanos es uno de los instrumentos más importantes en la administración y gerencia del talento humano; que permite
específicas de las Unidades de Personal elaborar los planes estratégicos de recursos humanos en las entidades publicas 1. Planes de previsión de recursos humanos El propósito de la previsión de recursos humanos es determinar en el horizonte del Plan estratégico hay una disponibilidad suficiente de personal en capacidad para desempeñar exitosamente los puestos disponibles. El Plan de Provisión de Recursos Humanos debe contener entre otros los siguientes aspectos: a) Detectar las necesidades de personal en el corto y mediano plazo b) disponer de las personas apropiadas en los puestos correctos con las habilidades suficientes; d) calcular la relación histórica entre volumen de servicios/clientes atendidos y nivel de personal; e) proyectar demanda de personal analizando requerimientos actuales y estimando requerimientos futuros; f) proyectar oferta de personal , analizando el inventario actual de conocimientos, experiencias y habilidades. Dichas acciones, se pueden constituir en una respuesta efectiva frente a los retos que enfrenta las organizaciones públicas, impactando en el cumplimiento de su misión organizacional. Referente a los Planes de Previsión de Recursos Humanos la Ley 909 de 2004, artículo 17 2, determina que las Unidades de Personal o quienes hagan sus
Planes Anuales de Vacantes Los Planes Anuales de Vacantes son un instrumento que tienen como fin, la administración y actualización de la información sobre cargos vacantes a fin que las entidades publicas, puedan programar la provisión de los empleos con vacancia definitiva que se deben proveer en la siguiente vigencia fiscal y su diferencia con el Plan de Provisión de Empleos Vacantes radica en que este último es una herramienta para proveer personal a mediano y largo plazo de acuerdo con el plan estratégico de recursos humanos y el plan de vacantes para proveer personal en empleos vacantes en la vigencia siguiente siempre y cuando cuente con la disponibilidad presupuestal para su provisión. En el anexo 4.1. se establecen las variables mínimas que debe contener el Plan Anual de Vacantes como un instrumento para la planificación del recurso humano en las entidades públicas. Además el Plan de Vacantes es una herramienta necesaria para que el Gobierno Nacional, cuente con la oferta real de empleo publico en Colombia, y de esta manera dar lineamientos para racionalizar y optimizar los procesos de selección y presupuestar oportunamente los recursos que estos implican y, para contar con información que le permita al DAFP definir políticas para el mejoramiento de la gestión de recursos humanos y la eficiencia organizacional en las organizaciones públicas y en el estado colombiano.
2. LINEAMIENTOS GENERALES La Gestión Integral del Talento Humano tiene como propósito que las prácticas y procedimientos de personal cumplan con los presupuestos básicos de la política estatal de gestión del recurso humano, para garantizar que el Estado cuente con servidores íntegros, competentes, comprometidos y realicen una contribución importante al logro de los objetivos y planes de la organización. Para operacionalizar el proceso de planificación es necesario realizar un diagnostico de necesidades de personal en términos de cantidad, perfiles que guarden relación con los planes, programas y proyectos de cada una de las unidades estratégicas y misionales de la organización. Los resultados del ejercicio de contraste de disponibilidad de personal y de necesidades de personal deben ser presentadas oportunamente al comité directivo por cuanto a partir de ellas se elaboran los Planes de Previsión de Recursos Humanos a fin de adoptar las estrategias necesarias para atender dichos requerimientos; como pueden ser a través de medidas internas ( encargos, comisiones, traslados) o externas como procesos de selección, bien sea con la CNSC, cazatalentos, universidades, etc). En síntesis el proceso de planificación del recurso humano se inicia con el análisis de la planta de personal mediante un adecuado sistema de información, la previsión de las necesidades de personal en función de los cometidos organizacionales , la valoración del personal actualmente vinculado, el desarrollo acciones orientadas a cubrir las
aspectos, y en segundo lugar; las estrategias de vinculación tanto de personal externo como de promoción y desarrollo del personal interno de la organización. En este sentido, el proceso de planificación es un proceso continuo sujeto a adaptación y cambios en el cual se toman decisiones que clarifican el propósito central de la organización, se seleccionan objetivos a cumplir, se identifican puntos fuertes y débiles, se analizan los futuros riesgos y oportunidades, e igualmente se deciden, implementan y evalúan estrategias a largo plazo que permita atraer, desarrollar y retener la fuerza de trabajo de la calidad y representatividad social que cada institución necesita para cumplir su misión. Tomando como base la cultura y valores de cada organización, se busca de una manera integral y sistemática desarrollar el actuar institucional para prever y adelantar las acciones necesarias para la mejor utilización de los recursos humanos en función de los cometidos institucionales y de las necesidades y expectativas de desarrollo y crecimiento. Adicionalmente se busca que la planificación del empleo contemple indistintamente todas las formas de provisión de recurso humano (servidores públicos de carrera, provisionales, de libre nombramiento y remoción y a contrato) en las áreas estratégicas, misionales y operativas de las entidades públicas para el eficiente cumplimiento de la misión institucional. Para obtener los mejores resultados en la definición, ejecución y evaluación de
elaboración del Plan Anual de Vacantes” se describen los pasos principales a tener en cuenta para la planificación del empleo público los cuales se presentan a continuación: 3.1. Análisis de la planta actual personal Para realizar el análisis de la planta actual de personal las entidades públicas deben implementar al interior de la organización un sistema de información que permita la administración y gerencia del recurso humano y que entre otros aspectos indique la ubicación del cargo en la estructura organizacional y/o grupo funcional, el número de cargos, nivel, denominación, código, grado, asignación básica de los empleos vigentes y si estos pertenecen a procesos estratégicos, misionales, operativos, estableciendo requisitos y competencias del cargo. En esta etapa se debe realizar un estudio sobre la disponibilidad interna de personal, para lo cual es fundamental que las entidades tengan consolidada, organizada y, en lo posible, sistematizada la información de gestión humana, de manera que cuenten con un panorama claro sobre la oferta interna de recursos humanos y del aprovechamiento que la organización está haciendo de los mismos. En la Tabla 3-1 se presenta un modelo de formato mediante el cual se puede realizar un análisis preliminar de la planta de personal y que puede ser complementado de acuerdo con las necesidades y naturaleza de cada entidad pública.
Conocimientos, habilidades y demás competencias requeridas para su desempeño
4. Estadísticas - Distribución de cargos por dependencias, programas, planes y proyectos de la entidad. Número de empleos por niveles jerárquicos y por su naturaleza. Rotación de personal (relación entre ingresos y retiros). Movilidad del personal (encargos, comisiones de servicio, de estudio, reubicaciones y estado actual de situaciones administrativas) Ausentismo (enfermedad, licencias, permisos, etc.). Empleados próximos a pensionarse. Vacantes definitivas Vacantes temporales Composición de la planta de personal por rangos de edad y género. Distribución de cargas de trabajo por dependencia, proceso y/o proyecto. 5. Proyección sobre futuros movimientos Funcionarios que dado sus conocimientos y habilidades, potencialmente puedan ser reubicados en otras dependencias, encargarse en otro empleo o se les pueda comisionar para desempeñar cargos de libre nombramiento y remoción.
Cada jefe de área, de manera individual o con su grupo de trabajo, debe realizar el análisis de las necesidades de personal, en términos de cantidad y perfiles, con el fin de elaborar los planes, programas y proyectos a su cargo. Este ejercicio se puede desarrollar igualmente en los comités directivos de cada entidad, previa revisión de los planes, programas y proyectos de las dependencias, el plan anual de gestión o plan operativo anual. En la tabla 3.2. se presenta una propuesta para elaborar diagnósticos de necesidades de personal, la cual puede ser utilizada o ajustada por las entidades públicas de acuerdo con sus condiciones particulares de cada entidad. Como resultado del cálculo del número de empleos necesarios para atender las funciones y responsabilidades de una entidad se pueden identificar requerimientos superiores a los empleos aprobados oficialmente en sus plantas de personal; para ello es importante tener en cuenta que cualquier modificación que se desee hacer a la misma para las entidades de la Rama Ejecutiva del Poder Publico del Orden Nacional, debe estar respaldada por los estudios técnicos correspondientes debidamente aprobados por el Departamento Administrativo de la Función Pública y contar con la viabilidad presupuestal del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Las demás entidades deben observar la metodología que al respecto emita el DAFP, de acuerdo con lo establecido
Las conclusiones del ejercicio de contraste de disponibilidad de personal y de necesidades de personal deben ser presentadas oportunamente al nivel directivo por cuanto a partir de ellas se definirán las alternativas tanto internas como externas para atender las situaciones detectadas. La consolidación de la información podrá ser discutida en una plenaria del comité directivo de la entidad con la intención de hacer un análisis general y llegar a un consenso sobre las necesidades reales y viables de cubrir. Para ello se deben adoptar medidas de cobertura, las cuales pueden ser tanto internas como externas. Las medidas internas como se mencionó anteriormente corresponden a las diferentes situaciones administrativas de las que se puede valer la administración para proveer de manera no definitiva un empleo como son: comisiones, encargos, modificaciones del manual de fusiones, traslado bien sea del cargo o del funcionario dentro de la planta de acuerdo con necesidades y prioridades de la organización. Las medidas externas mediante realización de concursos para proveer cargos de carrera, libre nombramiento y remoción por procesos de meritocracia bien sea a través del DAFP o mediante firmas especializadas en selección de personal (cazatalentos) . Sin embargo, para proveer los cargos de más alto grado se deben privilegiar las medidas internas frente a las externas, por cuanto lo que se pretende es potenciar al máximo el recurso humano existente lo cual redunda en eficiencia organizacional y oportunidades de desarrollo del personal. En caso que no
Capacitación y desarrollo: en el Plan Institucional de Capacitación PIC, la entidad debe prever medidas que permitan desarrollar o mejorar aquellas habilidades o conocimientos requeridos para el buen desempeño de sus servidores y sobre los cuales, se hayan detectado deficiencias en los diagnósticos de necesidades de personal.
Reubicación de personal: analizar la posibilidad de reubicar personas que posean las habilidades y conocimientos requeridos en otras dependencias, sin que con ello se afecte el desempeño de las áreas. Al respecto, conviene que la entidad tenga políticas claramente definidas; en ausencia de éstas se pueden realizar encuestas para indagar los intereses de los servidores sobre el área donde desean trabajar de acuerdo con sus expectativas y perfiles.
Reubicación del cargo: La entidad de acuerdo con sus necesidades podrá reubicar el cargo y reasignar las funciones y establecer los nuevos requisitos de acuerdo con análisis de cargas de trabajo y los perfiles establecidos para cada una de las dependencias en cumplimiento de la misión institucional.
Manejo de situaciones administrativas tales como: Encargos: medida utilizada cuando existe la posibilidad de nombrar a un funcionario de carrera en un cargo superior o
b. Medidas Externas Para suplir las necesidades que no se puedan atender a través de medidas internas, se debe acudir a fuentes externas con el ingreso de nuevas personas surtiendo los procesos de selección previstos en la ley o por medio de contratación (en sus diferentes modalidades). Cuando la provisión se realiza a través de fuentes externas las unidades de personal deberán incluir dentro del presupuesto del siguiente año los recursos necesarios para realizar estos procesos bien sea a través de la Comisión Nacional del Servicio Civil - CNSC o de empresas especializadas en selección de personal. 3.4. Seguimiento y Evaluación del Talento Humano. El seguimiento y evaluación es la forma como se mide el rendimiento de la gestión de las áreas de talento humano y dan razón de la relación entre el desempeño del personal y las metas, objetivos y resultados que nos permiten definir y tomar los correctivos para cumplir los objetivos institucionales y de las áreas de gestión de recursos humanos.
éxito y consolidar los datos necesarios para mejorar las intervenciones en materia de gestión de recursos humanos. Para adelantar la evaluación se propone tener en cuenta los siguientes aspectos mínimos: 3.4.1 Aspectos a tener en cuenta en la evaluación del Talento Humano. Gestión general del talento humano: Las situaciones administrativas actuales y la fecha de su terminación. Identificar la coherencia entre la formulación del plan estratégico de recursos humanos y las necesidades detectadas en el diagnóstico de necesidades de personal. Determinar el nivel de participación y de aporte de los jefes de área en el diagnóstico, diseño y ejecución de los planes. Establecer y analizar si las actividades desarrolladas por gestión humana contribuyeron a mejorar las capacidades, motivación y desempeño de los servidores. Determinar el aporte del SGC, MECI, SISTEDA, en la Planeación del Recurso Humano.
Vinculación e inducción:
Precisar, con base en los resultados de la evaluación, las acciones de capacitación que deben adelantarse en la vigencia siguiente. Determinar la contribución de la asesoría y acompañamiento del área de recursos humanos en el proceso de evaluación. Identificar los aspectos en los cuales se debe modificar el instrumento de evaluación con fines de mejoramiento. (ejemplo minimizando la subjetividad) Evaluación permanente del instrumento de evaluación del desempeño minimizando la subjetividad.
Sistema de Estímulos: incentivos, calidad de vida laboral y protección y servicios sociales: Identificar la cantidad y distribución de los servidores beneficiados con los programas de estímulos y los costos de los mismos, Determinar si se otorgaron incentivos pecuniarios, el rubro destinado para tal fin y la cobertura de los mismos, Evaluar los incentivos no pecuniarios otorgados (traslados, encargos, comisiones, reconocimientos, publicación de trabajos, becas, bonos recreativos, entre otros) y la correspondencia de éstos con las expectativas de los servidores, Precisar sí se realizaron intervenciones en clima, cultura y cambio organizacional, los costos y resultados obtenidos, Analizar la contribución de los programas adelantados al mejoramiento
4. PLAN ANUAL DE VACANTES El Plan Anual de Empleos) es un instrumento para programar la provisión de los empleos con vacancia definitiva que se deben proveer en la siguiente vigencia fiscal y su diferencia con el Plan de Provisión de Empleos Vacantes radica en que este último es una herramienta para proveer personal a mediano y largo plazo de acuerdo con el plan estratégico de recursos humanos y el plan de vacantes para proveer personal en empleos vacantes en la vigencia siguiente. En la tabla 4-1 se presenta un modelo de formato mediante el cual se puede relacionar el Plan Anual de Vacantes. El plan de vacantes no es una lista de empleos con denominación, código y grado es un instrumento donde se relaciona cantidad, denominación, perfil, funciones, competencias y requisitos de dichos empleos e indicando si pertenecen a un proceso misional, estratégico o de apoyo y que deben ser objeto de provisión en el siguiente año para garantizar el adecuado funcionamiento de los servicios que cada entidad publica presta y que además cuenten con apropiación y disponibilidad presupuestal. Este plan se puede definir como el mecanismo que permite la operacionalización del Plan de Previsión de Recursos humanos y cumplir de manera gradual con lo establecido en el Plan Estratégico de Recursos Human
Para la elaboración de este plan es importante tener claridad sobre el tipo de vacante por lo tanto a continuación de presentan algunos conceptos y orientaciones técnicas para la administración del plan de vacantes:
Vacantes definitivas: aquellas que no cuentan con un empleado titular de carrera administrativa o de libre nombramiento y remoción.
Vacantes temporales: aquellas cuyos titulares se encuentren en cualquiera de las situaciones administrativas previstas en la ley (licencias, encargos, comisiones, ascenso, etc).
La vacancia definitiva de un empleo se produce cuando:
El titular de un empleo de carrera es retirado del servicio por cualquiera de las causales establecidas en el artículo 41 de la Ley 909.
El titular de un empleo de carrera adquiere el derecho de actualizar su registro público de carrera, una vez superado el período de prueba en el empleo en el cual fue ascendido.
Creación de empleos de carrera en la planta de empleos y no hay funcionarios con derecho a ocupar esos empleos.
Desvinculación automática del cargo de carrera administrativa como
En la planeación de Recursos Humanos, las situaciones administrativas se integran como un componente de sensibilización en la previsión de las necesidades de personal que se presentarán a fin de establecer la figura y recurso que cubrirán esas situaciones de acuerdo con las necesidades del servicio, dado que implican separación temporal en el desempeño de los cargos.
Frente a este último aspecto, las unidades de personal de las entidades deberán tener en cuenta:
Las situaciones administrativas actuales y la fecha de su terminación. La proyección de las posibles situaciones administrativas que tendrán los empleados de la planta de empleos de la entidad y que generen una vacancia temporal, fechas de inicio, fechas de terminación, características, prórroga y discrecionalidad para otorgarla y costos.
Entre estas situaciones se pueden resaltar las contempladas en el Decreto Reglamentario 1950 de 1973: licencia, comisión, ejercicio de funciones de otro empleo por encargo, prestando servicio militar, vacaciones, suspendido en ejercicio de sus funciones. Cada entidad debe ingresar, gestionar y actualizar las novedades de personal en el Sistema de Información y Gestión del Empleo Público, de donde se podrá
5. SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y GESTIÓN DEL EMPLEO PÚBLICO. El Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP) se encuentra implementando el Sistema de Información y Gestión del Empleo Público (SIGEP) www.sigep.gov.co, con el fin de 1) registrar y almacenar información en temas de organización institucional y personal al servicio del Estado; 2) facilitar los procesos, seguimiento y evaluación de la organización institucional y de los recursos humanos al interior de cada entidad, consolidando la información que sirva de soporte para la formulación de políticas y la toma de decisiones por parte del Gobierno Nacional; 3) permitir el ejercicio del control social, suministrando a los ciudadanos la información en la normatividad que rige a los órganos y a las entidades del Sector Público, en cuanto a su creación, estructura, plantas de personal, entre otros. A partir del año 2013, se espera contar con toda la información de gestión del empleo público de todas las entidades de la Administración Pública del orden Nacional y a más tardar en el año 2015 el sistema con información de las entidades de las tres ramas del poder público, organismos de control, organización electoral y organismos autónomos. Las fases de despliegue del Sistema serán definidas por el Departamento Administrativo de la Función Pública. Una vez las entidades sean convocadas
crea un espacio de interacción con las instituciones públicas, los servidores, los ciudadanos, el Departamento Administrativo de la Función Pública y el SIGEP.
El Sistema cuenta con unos roles y responsabilidades para su efectiva operación y las entidades del Estado colombiano son responsables del registro y veracidad de la información de cada institución. Son usuarios del SIGEP las entidades, los servidores públicos y los ciudadanos, teniendo en cuenta las restricciones de información y de acceso que sean establecidos por el Departamento Administrativo de la Función Pública. En el siguiente gráfico se exponen los beneficios que generan la implementación del SIGEP en las organizaciones públicas estatales en Colombia los cuales pueden ser consultados en la página web del sistema: www.sigep.gov.co.
Es responsabilidad de los representantes legales de las entidades y organismos del Estado velar porque la información que se incorpore en el SIGEP se opere, registre, actualice y gestione de manera oportuna y que ésta sea veraz y confiable. El jefe de control interno o quien haga sus veces debe realizar un seguimiento permanente para que la respectiva entidad cumpla con la obligación de registrar información veraz y oportuna en el Sistema. Por lo anterior y para cumplir con lo ordenado en la Ley 909 de 2004 relacionada con el Plan Anual de Vacantes – PAV las entidades publicas deberán remitir la información de novedades a través del Sistema Único de Información de Personal - SUIP , teniendo en cuenta que el desmonte SUIP en las instituciones publicas sería gradual hasta que el momento en que se encuentre en funcionamiento los módulos de servidores públicos (hojas de vida y vinculaciones), de organizaciones y de vinculaciones en el SIGEP y de acuerdo con su avance; las mismas entidades comunicarían al DAFP a partir de que momento la información de vacantes se podría obtener a partir del SIGEP caso en el cual no sería necesario seguir reportando las novedades de personal a través del SUIP. Finalmente se recomienda a cada una de las entidades públicas diligenciar los formatos 3-1, 3-2, 3-3 y 4-1, para ser presentados a los organismos de control en los casos en que sea requerido y de esta forma cumplir con lo ordenado en la ley 909 de 2004.
Diagrama de Flujo No 1 Planificación de Empleo Publico y elaboración del Plan Anual de Vacantes �
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Tabla 3-1 Análisis Planta Actual
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Tabla 3-2 Necesidades de personal
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Tabla 3-3 Plan de previsión Recursos Humanos
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Tabla 4-1 Plan anual de Vacantes
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BIBLIOGRAFÍA: •
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DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. CARTILLA LABORAL, EMPLEOS, SITUACIONES ADMINISTRATIVAS, JORNADA LABORAL Y RETIRO DE EMPLEADOS DEL SECTOR PÚBLICO. JUNIO DE 2009. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Guía Lineamientos generales para la Administración del Talento Humano al servicio del Estado. Bogotá, D.C., marzo de 2002. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Guía Modernización de entidades públicas. Bogotá, D.C., septiembre de 2002. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Planeación de los Recursos Humanos: Lineamientos de política, estrategias y orientaciones para la implementación. Bogotá, D.C., 2005. NTCGP 1000:2009, Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública - Gestión de la calidad en el sector público. Manual de Implementación Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano - MECI 1000:2005 .
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