LAPORAN MANAJERIAL Oleh: Ika Sisbintari, S.Sos.,M.AB
PENDAHULUAN Laporan merupakan bentuk komunikasi yang dapat dilakukan secara tertulis atau lisan mengenai seuatu hal tertentu sesuai dengan tujuan penulisannya. Dalam dunia perkantoran modern, bentuk laporan tertulis merupakan bentuk laporan yang digunakan. Hal ini mengingat dalam laporan tertulis secara resmi dijadikan sebagai sumber informasi, alat pertanggungjawaban, dan alat pengambilan keputusan dalam kehidupan organisasi. Menurut Odgers (2005) ada beberapa komunikasi tertulis yang dilakukan oleh organisasi, yaitu surat, memo, laporan, proposal dan intinerary. Surat dibuat dengan tujuan untuk berkomunikasi dengan organisasi maupun orang di luar organisasi. Surat Surat biasa biasanya nya terdir terdirii dari dari kepala kepala surat, surat, tangga tanggal, l, alamat alamat,, salam salam pembu pembuka ka,, isi, isi, penutup penutup dan tanda tangan. tangan. Memo merupakan merupakan komunikas komunikasii tertulis tertulis yang informal ditujukan untuk anggota internal organisasi. Saat ini penggunaan memo semakin berk berkur uran ang g
diga digant ntik ikan an
deng dengan an
e-m e-mail. ail.
Lapo Lapora ran n
meru merupa paka kan n
doku dokum men
yang yang
mengan menganali alisis sis dan menge mengeval valuas uasii semua semua aktivit aktivitas as organ organisa isasi si dan menye menyedia diaka kan n informasi penting yang berkaitan dengan pengambilan keputusan. Langkah yang perlu diperhatikan dalam membuat laporan adalah merencanakan apa yang akan dilaporkan, mengumpulkan data, mengorganisasikan data dan menulis draf awal sebuah laporan.Proposal merupakan dokumen yang digunakan untuk mengusulkan renca rencana na baru baru atau atau pemeca pemecahan han masala masalah h yang yang ada. ada. Propos Proposal al biasan biasanya ya memu memuat at masalah yang akan diselesaikan, cara penyelesaiannya, kapan diselesaikan dan berapa berapa biaya biaya pelaks pelaksana anaan an serta serta siapa siapa perso personal nal yang yang akan akan melak melaksan sanaka akanny nnya. a. Itin Itiner erar ary y meru merupa paka kan n doku dokume men n yang yang menc mencat atat at renc rencan ana a perja perjala lana nan. n. Itin Itiner erar ary y umum umumny nya a beri berisi si tang tangga gal, l, wakt waktu, u, loka lokasi si kebe kebera rang ngka kata tan, n, tuju tujuan an maup maupun un janj janjii pertemuan yang dilakukan dalam perjalanan tersebut. Apa perana peranan n lapora laporan n dalam dalam organi organisas sasi? i? Lapora Laporan n merupa merupakan kan salah salah satu satu bentuk pertanggungjawaban pelaksana suatu kegiatan (biasanya bawahan) kepada atasannya. Penyusunan laporan bisa bersifat rutin ataupun instruksional (perintah atasan). Penyusunan laporan merupakan salah satu bentuk komunikasi vertikal dari
bawah ke atas (bottom up) sebagai konsekuensi pelimpahan tanggung jawab dan wewenang dari pimpinan kepada bawahan. Quible (2001) mendefiniskan laporan sebaga sebagaii perwuj perwujuda udan n pertan pertanggu ggungj ngjawa awaba ban n dari dari bawaha bawahan n kepada kepada atasan atasan atas atas pemberian pemberian kepercaya kepercayaan an dalam melaksan melaksanakan akan tanggung tanggung jawab dan pelimpahan pelimpahan wewenang untuk mendukung pelaksanaan tanggung jawab tersebut. Untuk menyusun menyusun suatu laporan tidak hanya hanya dibutuhka dibutuhkan n ketrampil ketrampilan an tetapi tetapi jug juga a
kompe ompete tens nsii
dan dan
krea kreati tivi vita tas, s, kare karena na lapo lapora ran n
tida tidak k
hany hanya a
terd terdir irii
dari dari
penyampaian informasi tapi juga membutuhkan gagasan atau pemikiran penyusun laporan. Oleh karena itu perlu pengembangan kemampuan pegawai administrasi berkaitan dengan penulisan laporan manajerial.
MANFAAT, FUNGSI DAN SYARAT LAPORAN BERKUALITAS Laporan memiliki beberapa manfaat yang berkaitan satu dengan yang lain. Locker Locker (2000) (2000) menyataka menyatakan n beberapa beberapa manfaat tersebut yaitu (1) sebagai sebagai sarana sarana komunikasi vertikal, (2) sebagai alat pertanggungjawaban; (3) memberikan infomasi penting; (4) sebagai bahan untuk pengambilan keputusan. Berdasark Berdasarkan an beberpa beberpa manfaat manfaat tersebut, tersebut, maka laporan laporan memiliki memiliki beberapa beberapa fungsi fungsi.. Fungsi Fungsi-fu -fungs ngsii terseb tersebut ut yaitu yaitu fungsi fungsi komuni komunikas kasi, i, pertan pertanggu ggungj ngjawa awaban ban,, informasi, pengawasan dan pengambilan keputusan Mengingat fungsi laporan yang cukup penting, maka untuk menyusun laporan yang berkualitas harus memenuhi beberapa syarat. Syarat tersebut menurut Gie (2000) adalah sebagai berikut: 1. Kecermata Kecermatan n (accuranc (accurancy). y). Laporan manajerial merupakan salah satu bahan yang akan digunakan oleh seoran seorang g pimpin pimpinan an untuk untuk menga mengambi mbill keputu keputusan san berkai berkaitan tan dengan dengan operas operasii organisasi yang menjadi wewenangnya. Oleh karena itu, laporan harus cermat dan sesuai sesuai dengan dengan kondis kondisii yang yang ada di lapang lapang,, sehing sehingga ga keputu keputusan san yang yang diambil pimpinan akan tepat. 2. Ketepatan Ketepatan waktu (timelines (timelines)) Faktor waktu merupakan faktor penting dalam pengambilan keputusan. Laporan merupakan sumber informasi dalam pengambilan keputusan. Oleh karena itu penyusunan laporan harus pada waktu yang tepat, tidak molor. Jika laporan diselesaikan melampaui waktu yang ditentukan, maka laporan tersebut akan
menurun derajat kepentingannya karena tidak bisa digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan pada saat dibutuhkan. 3. Kecukupan Kecukupan (adequacy (adequacy)) Sebagai salah satu sumber informasi, laporan diharuskan mempunyai informasi yang yang cuku cukup p baik baik,, bena benarr-be bena narr menca encaku kup p bebe bebera rapa pa hal hal info inform rmas asii yang yang dibutuhkan secara tepat sehingga dapat digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan. 4. Kesederhan Kesederhanaan aan (simplicity) (simplicity) Laporan diharuskan menggunakan bahasa yang lugas dan mudah dimengerti serta serta mengu menguran rangi gi pengg pengguna unaan an istila istilah-is h-istil tilah ah teknis teknis serta serta lebih lebih menonj menonjolk olkan an pemahaman pimpinan terhadap tujuan penulisan laporan. 5. Kejela Kejelasan san (clari (clarity) ty) Laporan akan dikatakan berkualitas jika isi laporan tersebut jelas dan tepat serta rinci tentang suatu hal. Hal ini penting karena pimpinan hanya mempunyai mempunyai waktu yang terbatas untuk melihat data sehingga akan sangat membantu jika laporan sudah merubah data menjadi informasi.
JENIS LAPORAN Terdapat Terdapat beberapa beberapa klasifikas klasifikasii laporan. laporan. Berdasarka Berdasarkan n klasifikas klasifikasinya inya laporan laporan dapat digolongkan dalam beberapa macam (Quible, 2001). 1.
Berdasarkan waktu penyampaian Jika dilihat dari segi waktu, laporan dapat dibagi menjadi dua yaitu: a.
Lapo Lapora ran n ruti rutin. n. Lapo Lapora ran n ini ini serin sering g pula pula dise disebu butt lapo lapora ran n berk berkal ala a atau atau periodic. Laporan rutin merupakan laporan yang dibuat secara periodik menurut periode waktu tertentu, misalnya mingguan, bulanan, tahunan. Lapo Lapora ran n ini ini bias biasan anya ya memu memuat at info inform rmas asii yang yang berh berhub ubun unga gan n deng dengan an pelaksnaan aktivitas pada satuan unit organsiasi atau tugas seseorang dalan organisasi.
b. Lapora Laporan n inside insidenta ntal. l. Lapora Laporan n incide incidenta ntall merupa merupakan kan laporan laporan yang yang dibua dibuatt dan dan disa disamp mpai aika kan n deng dengan an wakt waktu u yang ang tida tidak k terj terjad adwa wall teta tetap p teta tetapi pi berd berdas asar arka kan n suat suatu u peris peristiw tiwa a terte tertent ntu u yang yang dian diangg ggap ap pent pentin ing g oleh oleh organisasi.
2. Berdas Berdasark arkan an cara cara peny penyamp ampaia aian n Jika dilihat dari segi penyampaian, laporan dapat diklasifikasikan menjadi 3, yaitu: a. Lapora Laporan n lisan. lisan. Laporan Laporan ini tidak memerlu memerlukan kan bentuk bentuk penulisa penulisan n khusus khusus karena karena lapora laporan n ini bersif bersifat at langsu langsung ng ke pimpin pimpinan an baik baik melal melalui ui telepo telepon n maup aupun
berta ertata tap p
muka. uka.
Perl Perlu u
diper iperha hati tik kan
dalam alam
adm adminis inistr tras asii
perkan perkantor toran an moder modern, n, lapora laporan n lisan lisan melal melalui ui telepo telepon n diangg dianggap ap kurang kurang sopan. Laporan lisan bisa disampaikan jika hal yang disampaikan bersifat informatif, singkat dan tidak berdampak hal yang fatal. Laporan lisan sulit untuk dasar pengambilan keputusan karena tidak ada bukti tertulis yang dapat dapat dipert dipertang anggun gungja gjawab wabkan kan.. Sehing Sehingga ga lapora laporan n lisan lisan hanya hanya bersif bersifat at informatif saja. b. Laporan Laporan tertulis. tertulis. Laporan Laporan ini bisa berben berbentuk tuk formal formal atau informal. informal. Laporan Laporan tertulis formal mempunyai bentuk yang standar mulai dari permasalahan, tujuan, sampai dengan biaya. c.
Laporan Laporan visual. Laporan Laporan ini disajikan disajikan dalam bentuk bentuk gambar gambar bisa berupa lukisan, foto, film atau slide. Laporan ini biasanya kita temui pada berita yang yang ditaya ditayangk ngkan an televi televise se atau atau film film dokume dokumenta ntasi si yang yang dibuat dibuat untuk untuk melaporkan kejadian tertentu yang membutuhkan biaya yang relative lebih besar.
3. Berd Berdas asar arka kan n ben bentu tuk k Dilihat dari segi bentuk, laporan dapat dibagi menjadi 3 yaitu: a. Berb Berben entu tuk k sura surat. t. Lapo Lapora ran n dalam dalam bent bentuk uk sura suratt memu memuat at infor informa masi si yang yang terbatas hanya poin-poin terpenting saja yang ditulis di dalamnya. b. Berbentuk Berbentuk formulir. formulir. Laporan Laporan dalam dalam bentuk bentuk ini disajikan disajikan dalam dalam bentuk bentuk dan format yang tetap. Dengan kata lain, yang berubah adalah isinya, tetapi materi materi yang yang dilapo dilaporka rkan n tetap. tetap. Lapora Laporan n bentu bentuk k ini biasan biasanya ya dilaku dilakukan kan dalam laporan rutin. c. Berben Berbentuk tuk karangan karangan atau naska naskah. h. Lapor Laporan an ini menyam menyampai paikan kan informa informasi si yang cukup banyak. Biasanya digunakan dalam menulis laporan formal misalnya skripsi, thesis dan disertasi.
4. Berdas Berdasark arkan an sifat sifat penya penyajia jian n Dilihat dari sifat penyajian, laporan dapat dibagi menjadi dua yaitu laporan informal dan laporan formal. Laporan informal biasanya dibuat berdasarkan keingi keinginan nan penyus penyusun un sendir sendirii tanpa tanpa mengi mengikut kutii aturan aturan-at -atura uran n pembua pembuatan tan laporan dan tanpa didukung dokumen-dokumen yang terkait. Laporan formal dibuat sesuai dengan aturan-aturan dan dokumen-dokumen dokumen-dokumen yang jelas. 5. Berd Berdas asar arka kan n maks maksud udny nya a Berdasarkan maksud dibuatnya laporan dapat dibagi menjadi 6 yaitu: a. Lapo Lapora ran n infor informa matif tif Lapo Lapora ran n ini ini hany hanya a bers bersifa ifatt info inform rmat atif if tida tidak k mela melaku kuka kan n anal analiti itis s atau atau rekomendasi terhadap suatu fenomena b. Lapo Lapora ran n reko rekome mend ndas asii Lapora Laporan n yang yang membe memberik rikan an inform informasi asi sekali sekaligus gus penda pendapat pat si penyus penyusun un berupa penilaian atau tindak lanjut dari penilaian terhadap suatu hal atas dasar pengamatan sekilas bukan dari penelitian mendalam. c. Lapora Laporan n pertan pertanggu ggungj ngjaw awaba aban n Lapo Lapora ran n
ini ini
meny menyam ampa paik ikan an
info inform rmas asii
kepa kepada da
atas atasan an
meng mengen enai ai
pelaksanaan suatu program kerja tertentu baik dari proses, keberhasilan atau kegagalan (hasil), faktor penghambat dan pendukungnya. d. Lapo Lapora ran n anal analis istis tis Laporan ini selain memberikan informasi juga memberikan sumbangan pemikiran berdasarkan analitis yang mendalam. e. Lapo Lapora ran n perke perkemb mban anga gan n Laporan ini dibuat untuk menginformasikan perkembangan atau kemajuan suatu suatu pelaks pelaksana anaan an kegiat kegiatan/ an/pro progra gram m atau atau perkem perkemban bangan gan organs organsias iasii seca secara ra
kese keselu luru ruha han. n.
Lapo Lapora ran n
ini ini
juga juga
beru berupa pa
eval evalua uasi si
terh terhad adap ap
pelaksana pelaksanaan an kegiatan kegiatan tersebut. tersebut. Laporan Laporan ini berguna berguna untuk untuk mengetahu mengetahuii seja sejauh uh
mana mana
suat suatu u
peke pekerj rjaa aan/ n/pr prog ogra ram m
tela telah h
dila dilaks ksan anak akan an
dan dan
dampaknya. Laporan ini berguna untuk melakukan perencanaan tahap selanjutnya. f. Lapo Lapora ran n stud studii kela kelaya yaka kan n Lapora Laporan n ini dibuat dibuat atas atas dasar dasar adanya adanya perma permasal salaha ahan n khusus khusus terhad terhadap ap suatu program yang dijalankan dan diupayakan pemecahannya. Dalam
lapo lapora ran n
disa disaji jika kan n bebe bebera rapa pa alte altern rnat ativ ive e
solu solusi si suat suatu u
masa masala lah h dan dan
dievaluasi guna menentukan menentukan pilihan yang terbaik dari dari berbagai alternative tersebut.
SISTEMATIKA LAPORAN Seca Secara ra umum umum lapo lapora ran n mana manajer jeria iall terd terdiri iri dari dari bebe bebera rapa pa bagi bagian an,, yait yaitu u pendahuluan, isi laporan dan pembahasan, penutup serta kesimpulan. Pendahulu Pendahuluan an memuat memuat latar belakang belakang masalah masalah dan rumusan rumusan masalahn masalahnya, ya, tujuan penulisan laporan, ruang lingkup dan sistematika laporan. Isi laporan sering disebut tubuh laporan. Isi laporan ditentukan oleh masalah atau tujuan laporan. Isi dalam laopran informative akan berbeda dengan laporan rekomendasi, laporan analitis atau yang lainnya. Pembahasan dalam laporan juga harus disesuaikan disesuaikan dengan jenis laporan. Laporan informatif tidak perlu memuat analisis, begitu juga dengan jenis laporan yang lain, pembahasan harus disesuaikan dengan jenisnya. Penutup digunakan untuk menandai berakhirnya suatu laporan yang tidak mengandung analisis. Tetapi jika laporan analitik, bagian akhir laporan (penutupnya) berupa berupa kesimp kesimpula ulan n yang yang berisi berisi penilai penilaian an positif positif atau atau negati negative ve,, baik baik atau atau buruk, buruk, berhasil atau kurang berhasil, untung atau rugi dan sebagainya. Apabila bagian kesi kesim mpula pulan n
meny menyeb ebut utka kan n
keku kekura rang ngan an,,
pela pelapo porr
haru harus s
membe emberi rika kan n
solu solus si
peme pemeca caha hann nnya ya (sar (saran an), ), dan dan sara saran n yang yang dibe diberik rikan an haru harus s jela jelas s dan dan bers bersif ifat at operasional serta diungkap beberapa konsekuensinya. Urutan lengkap laporan formal menurut Lesikar dkk (1999) terdiri dari bagianbagian sebagai berikut: a. Halama Halaman n judul. judul. Halama Halaman n ini merupak merupakan an bagian bagian pertam pertama a dari dari suatu suatu laporan laporan yang memuat judul laporan, nama pembuat laporan, nama organisasi, dan tahu tahun n pemb pembua uata tan. n. Judu Judull lapo lapora ran n hend hendak akny nya a dibu dibuat at mena menarik rik sehi sehing ngga ga pembaca laporan terkesan dan ingin segera mengetahui isi laporan tersebut. b. Daftar Daftar isi. Daftar Daftar isi merupakan merupakan daftar daftar rincian rincian laporan laporan yang yang terdiri dari dari bab dan dan subbab yang ada. Fungsi daftar isi adalah untuk mempermudah pembaca mengetahui bagian mana yang ingin dibaca langsung dengan melihat halam daftar isi. Hal ini akan mempermudah pimpinan yang mempunyai waktu yang sangat terbatas.
c. Pengan Pengantar tar.. Pengan Pengantar tar ditulis ditulis untuk menuntu menuntun n dan mengant mengantark arkan an pembac pembaca a memah memaham amii isi lapora laporan. n. Pengan Pengantar tar juga juga bisa bisa berisi berisi ucapan ucapan terima terima kasih kasih kepada pihak-pihak yang telah mendukung penulis dalam membuat laporan. d. Abstra Abstraksi ksi.. Abstra Abstrasi si merup merupaka akan n ringka ringkasa san n dari dari keselu keseluruh ruhan an inform informasi asi,, data data atau atau fakta fakta yang yang dibaha dibahas s sampai sampai pada pada kesim kesimpuk pukan/ an/rek rekome omenda ndasi. si. Fungsi Fungsi abstraksi adalah untuk mempermudah pembaca mengetahui isi laporan. e.
Pendahuluan. Pendahuluan merupakan bab pertama dari suatu laporan yang memu memuat at lata latarr bela belaka kang ng masa masala lah, h, perm permas asal alah ahan an yang yang diba dibaha has, s, tuju tujuan an penulis penulisan, an, metod metode e pengum pengumpul pulan an data, data, pendek pendekata atan n yang yang dipak dipakai ai untuk untuk membahas data atau fakta dalam laporan serta sistematika laporan.
f.
Isi laporan. Bagian ini memuat data dan fakta selengkapnya, yang disusun secara secara sistem sistemati atika ka dari dari bab ke bab bab serta serta dibaha dibahas s secara secara mende mendetai tail/ri l/rinci nci.. Argumen Argumen dan dokumen dokumen pendukun pendukung g perlu dikemukakan dikemukakan untuk menunjang menunjang pembahasan.
g. Kesimpulan Kesimpulan.. Kesimpulan Kesimpulan merupaka merupakan n catatan akhir akhir dari pembahasan pembahasan laporan laporan atau jawaban permasalahan yang dibahas dalam laporan. l aporan. h. Rekome Rekomend ndasi asi atau atau Saran. Saran. Untuk Untuk lapora laporan n rekome rekomenda ndasi, si, setela setelah h kesimp kesimpula ulan n maka akan ditarik suatu rekomendasi atau saran dengan beberapa alternative dan konsekuensinya serta harus disesuaikan dengan kondisi organisasi i.
Daftar Daftar pustak pustaka. a. Daftar Daftar pustak pustaka a merupaka merupakan n kumpulan kumpulan sumber sumber data sekund sekunder er khus khusus usny nya a
dari dari
buku buku-b -buk uku u
yang yang
digu diguna nak kan
seba sebaga gaii
ruju rujuka kan n
dala dalam m
pembahasan dalam laporan. j. Lamp Lampira iran. n. Lamp Lampir iran an beri berisi si data data prim primer er yang yang diol diolah ah,, pedo pedoma man n wawa wawanc ncar ara, a, kuisioner, kuisioner, data sekunder, sekunder, foto kegiatan kegiatan dan dokumendokumen-dokum dokumen en lain yang mendukung keakuratan laporan.
REFERENSI Gie, T.L. (2000), Administrasi Perkantoran Modern, Edisi Ketujuh, Liberty Offset, Yogyakarta. Lesikar, R.V.,Pettit, J.D., dan Flatley,M.E., Basic Business Communication, Edisi Kedelapan, Irwin:MCGraw Hill. Locker, Locker, K.O, (2000), (2000), Business Business and Administra Administrative tive Communic Communication, ation, Edisi Kelima, Irwin: McGraw Hill. Odgers,P.(2 Odgers,P.(2005), 005), Adminitrat Adminitrative ive Office Managemen Management, t, Edisi Ketigabela Ketigabelas, s, Thomson: Thomson: South-Western. Quible Quible,Z. ,Z.K. K. (2001 (2001). ). Admini Administr strati ative ve Office Office Manag Manageme ement, nt, An Introd Introduct uction ion.. Edisi Edisi Ketujuh. Prentice Hall. Upper Saddle River. New Jersey.
