Te m a 4 : El Tr a b a j o d e l Ad m i n i st r a d o r La Ad m i n i st r a ci \u00f3 n d Ti e m p o D r a . Le t i ci a Ra m o s Li c. Ma r i a n e l a Ad r i a en s\u00e9 n s Li c. Mi g u e l Fl o r e s
Bi b l i o g r a f \u00eda Li b r o : T i m e M a n a g e m e n t Ma r c Ma n ci n i M c Gr a w H i l l 2003
Co n t e n i d o s 1. LLa iim mppoor tratnacni acidae da ed maidnm i st irna ri snt ru aerst rnou e st r o t iem p o. 2. E mppaacc t rna cdie\u00f3 l nt ideeml tpi eom p El iim t ot od edlea al ad maidnm i stirnaicsi\u00f3 e n e l d e se m p\u00f1 eo\u00f1 d e uondae o ann ci zi \u00f3 y u nr ga aonr gi za\u00f3 a cde i nyd u n a p e r so n a . 3. LLa aaddm mi ni n cni \u00f3 d e l nt ideeml tpi eomcpoomcoom o i sitsr tarcai\u00f3 e st r a t e g i a a d m i n i s t r a t i v a .
La Im p o r t a n ci a d e Ad m i n i st r a r N u e s t r o Ti e m p o
1 . 1 Re f l e x i ó n so b r e e l Ti e m p o
• ¿Cu á n t a s v e ce s h a s t e n i d o q u e r e sp o n d e r h o y n o i r é a t a l o cu á l e v e n t o , p o r q u e n o t en g o t iem p o p ar a ello? • ¿Es q u e r e a l m e n t e n o d i sp o n e s d e su f i ci e n t e t i e m p o p a r a r e a l i z a r d i ch a a ct i v i d a d , o l o d i ce s so l o p o r co st u m b r e ? • ¿Cu á n t a s v e ce s a l e st a r se n t a d o e n u n a ju n t a d e t r a b a j o h a s t e n i d o l a se n sa ci ó n d q u e e st á s p e r d i e n d o t u t i e m p o ? ¿p o r q u é
1 . 2 Re su l t a d o s In v e st i g a ci ó n d e Ca m p o
• Mu e st r a : Em p r e sa m a n u f a ct u r e r a d e l á r m e t r o p o l i t a n a d e Mo n t e r r e y . • N = 8 0 su p e r v i so r e s • Ca r a ct e r íst i ca p r i n ci p a l d e l g r u p o : g r u p o co n ci e r t o g r a d o d e a u t o - d i r e cci ó n . • Se a n a l i zó l a a d m i n i st r a ci ó n d e l t i e m p o e u n a ju n t a d e t r a b a j o .
1 . 2 Re su l t a d o s In v e st i g a ci ó n d e Ca m p o • • • • • • • • •
Fa l t a d e a g e n d a f o r m a l Ob j e t i v o s m a l d e f i n i d o s Pa r t i ci p a n t e s n o a d e cu a d o s Ag e n d a m u y e x t e n sa Un p u n t o m o n o p o l i za l a a g e n d a Líd e r n o p r e p a r a d o Mu ch o s p a r t i ci p a n t e s co n p o ca co n t r i b u ci ó Lo s p a r t i ci p a n t e s cl a v e n o se p r e se n t a n No e x i st e n r e cu r so s su f i ci e n t e s
1 . 3 M i t o s d e l a A d m i n i s t r a c i ó n d e l Ti e m p • La s i n v e st i g a ci o n e s ci e n t íf i ca s so b r e e l a n á l i si s d e l t i e m p o y su s i m p l i ca ci o n e s n o h a n co n d u ci d o a d e l i m i t a r u n a se r i e d e mitos r e l a ci o n a d o s co n e l t i e m p o y l a e f i ca ci a d e l a s p e r so n a s, d e n t r o y f u e r u n a o r g a n i za ci ó n .
1 . 3 M i t o s d e l a A d m i n i s t r a c i ó n d e l Ti e m p • • • • •
El El El El El
m i t o d e l a a ct i v i d a d m i t o d e l a d e ci si ó n m i t o d e l a d e l e g a ci ó n m i t o d e l a e f i ci e n ci a m i t o d e l a o m n i p o t e n ci a
M i t o d e l a A ct i v i d a d
• En o ca si o n e s se cr e e q u e l a s p e r so n a s m a ct i v a s r e a l i za n m á s co sa s. Es i m p o r ta n NO co n f u n d i r l a “ a cti v i d a d ” co n r e su l ta e sp e r a d o s. • Po r e j e m p l o , l o s e m p l e a d o s i n se g u r o t r a b a j a n c o n f r e c u e n ci a a n i v e l e s d e e n e r g ía i n v e r s a m e n t e p r o p o r c i o n a l e s a se g u r i d a d q u e t i e n e n y l a co n f i a n za e n r e su l t a d o s.
Mi t o d e l a D e c i s i ó n • Se cr e e q u e cu a n t o m á s a l t o ( e n e l n i v e l o r g a n i za ci o n a l ) se t o m e l a d e ci si ó n , m e jo s e r á l a d e c i s i ó n , e s t o N O s i e m p r e e s a s í. • Po r e j e m p l o , e n o ca si o n e s, l a s d e ci si o n e s d e v e n t a s d e b e r á n se r t o m a d a s p o r l o s v e n d e d o r e s y NO p o r su s je f e s.
Mi t o d e l Em p o w e r m e n t • Se cr e e q u e l a d e l e g a ci ó n “ e m p o w e r m e n t ” a h o r r t i e m p o , p r e o cu p a ci ó n y r e sp o n sa b i l i d a d . • Y e st o e s ci e r t o , p e r o e s e l r e su l t a d o d e u n l a r g o p r o ce so q u e i n i ci a l m e n t e r e q u i e r e d e t i e m p o p a r p l a n e a r l o q u e se d e b e d e l e g a r , se l e cc i o n a r y ca p a ci t a r a l p e r s o n a l p a r a a c e p t a r r e sp o n sa b i l i d a d e s, co m u n i ca r l o s r e su l t a d o s e sp e r a d o s, p r e p a r a r y a co n se ja r p a r a m e jo r a r e l r e n d i m i e n to , c o m p r o m e t e r a l e q u i p o d e t r a b a j l a s d e ci si o n e s q u e a f e ct a n su t r a b a jo y p a r a m y r e c o m p e n s a r l o s r e s u l t a d o s.
Mi t o d e l a Ef i ci e n ci a • Se cr e e q u e e l a d m i n i st r a d o r m á s e f i ci e n e s e l m á s ca p a z. Co n f r e cu e n ci a se co n f u n d e l a e f i c a ci a c o n l a c a p a ci d a d . • Si n e m b a r g o , sa b e m o s q u e se r r á p i d o e n u n t r a b a j o e q u i v o ca d o , o co r r e ct o e n u n m o m e n t o i n o p o r t u n o , p u e d e se r m u y i n e f i ca z.
Mi t o d e l a Om n i p o t e n ci a
• Se cr e e q u e e l h a ce r l a s co sa s n o so t r o s m i sm o s, p r o v o c a q u e l o s t r a b a j o s se r e a l i c e n e n u n a f o r m a m á s r á p i d a y d e u n a m e jo r m a n e r a . • Se p i e n sa e n o ca si o n e s q u e e l a h o r r a r e l t i e mp i n str u cci ó n y d e v e r i f i ca r y l u e g o d e scu b r i r q u co sa s se h a n h e ch o m a l , d i smi n u y e e l t i e mp o d e e j e cu ci ó n . • Ad e m á s, d e q u e m u c h o s a d m i n i s t r a d o r e s s e i l u s i o n a n co n e l h e ch o d e q u e so n i n d i sp e n sa b l e s su n e g a t i v a a d e ja r q u e o t r o s t o m e n d e ci si o n e s, a cu m u l a m o n t a ñ a s d e p a p e l e s s o b r e e l e s c r i t o r i o
1 . 4 H e r r a m i e n t a s p a r a Ad m i n i st r a r e Ti e m p o • Re g i st r o d e l Ti e m p o • A g e n d a La b o r a l • An á l i si s Jo r n a d a La b o r a l
Re g i st r o d e l Ti e m p o Pasos:
• En u m e r a r l o s o b je t i v o s d i a r i o s o l o s t r a b a j o s m á i m p o r t a n t e s q u e se d e b a n d e se m p e ñ a r e se d ía . • Re g i st r a r ca d a a ct i v i d a d d u r a n t e ca d a p e r ío d o d h o r a d e l d ía . • Ev a l u a r l a p r i o r i d a d r e l a t i v a d e ca d a a cci ó n • A n a l i z a r e n r e t r o s p e c t i v a , c ó m o s e p o d r ía d e sa r r o l l a r m e jo r e sa a cci ó n e n u n f u t u r o .
A g e n d a La b o r a l Pasos para su realización:
• Ut i l i za n d o co m o b a se e l r e g i st r o d e l t i e m p o , d e t e r m i n a l a s t a r ea s l a b o r al es q a ct u a l m e n t e d e se m p e ñ a s. • En u m é r a l a s p o r o r d e n d e i m p o r t a n ci a e n r e l a ci ó n co n t u t r a b a j o . • In cl u y e e l t i e m p o q u e a ct u a l m e n t e u t i l i z p a r a l l e v a r a c a b o c a d a u n a d e e st a s a ct i v i d a d e s
Pasos:
Jo r n a d a La b o r a l
• An a l i za cu á n t a s h o r a s a l a se m a n a e m p l e a s e ca d a u n a d e l a s t a r e a s l a b o r a l e s e n u m e r a d a s en la ag en d a lab or al. • A n a l i z a , c u á n t o t i e m p o d e b e r ía s e m p l e a r p a r e a l i z a r e st a s t a r e a s ? D e t e r m i n a s i e x i st e d i f e r e n ci a e n t r e a m b o s t i e m p o s. • En u m e r a l a s a ct i v i d a d e s d e l a s f a se s a n t e r i o r e s e n l a s q u e o b s e r v a s d i f e r e n ci a s si g n i f i ca t i v a s.
El Im p a ct o d e l a Ad m i n i st r a ci ó n d e l Ti e m p o e n e l D e s e m p e ñ o d e u n a Pe r so n a y u n a Or g a n i z a ci ó n
2 . 1 ¿Có m o a d m i n i st r a r e l Ti e m p o p a r a l o g r a r e l Éx i t o ? Reflexión
• ¿Co n o ce s a a l g u n a p e r so n a q u e si e m p r e h a ce l o q u e d i ce , co n a b so l u t a e x a ct i t u d ? • Estereotipo de esta persona:
– t r ab aj a d u r o – d i sf r u t a l o q u e h a ce – r e a l i z a u n a b u e n a a p o r t a ci ó n a l a o r g a n i z a ci ó n
Mé t o d o u t i l i z a d o p o r e s t e t i p o d e p e r s o n • Pr e g u n t a n : ¿cu á n d o se n e ce si t a t e r m i n a r l a a ct i v i d a d ? • To m a n l a d e ci si ó n d e a ce p t a r o r e ch a za r l a a ct i v i d a d • Re l a ci o n a n e l r e su l t a d o e sp e r a d o co n co n cl u i r l a a ct i v i d a d a t i e m p o • En co n cl u si ó n , g e n e r a l m e n t e d e ci m o s q u e e st a g e n t e a d m i n i st r a su t i e m p o p a r a l o g r a r e l é x i t o .
¿Pe r o e n t o n ce s, q u é e s e l é x i t o ?
• El é x i t o e s r e a l i za r n u e st r o m e jo r e sf u e r z – e n l o s n e g o ci o s – e n l o s a su n t o s p e r so n a l e s – e n l a s cu e s t i o n e s f a m i l i a r e s
• La p e r s o n a q u e m á s s e a c e r c a a l o q u e p u e d e d a r co n su ca p a ci d a d , e s m á s e x i t o sa q u e l a q u e n o s e a c e r c a a s u n i v e d e r en dim ien t o
Re su l t a d o s e sp e r a d o s a l a d m i n i st r a r n u e st r o t i e
• El é x i t o e s e l l o g r o d e m e t a s p r e v i a m e n t e e st a b l e ci d a s, • l a a p l i ca ci ó n d e u n m é t o d o e n f o r m a o r g a n i za d a y si st e m á t i ca . • e l i n cr e m e n t o e n : + n u e st r a e f i ci e n c i a y + n u e st r a e f i ca ci a .
Re su l t a d o s e sp e r a d o s a l a d m i n i st r a r n u e st r o t i e
• Eficacia: e s l a m e d i ci ó n d e l co st o d e l o s r e cu r so s a so ci a d o s co n e l l o g r o d e u n a m e t a e n u n t i e m p o e st a b l e ci d o . • Eficiencia:se r e l a ci o n a co n l a ca l i d a d co n l a cu a l se o b t u v o e l r e su l t a d o d e u n a a ct i v i d a d .
Re f l e x i ó n
• Tó m a t e u n m o m e n t o y p i e n sa e n l a f o r m a e n q u e u t i l i za s t u t i e m p o y v i v e s t u v i d a .
Eq u i l i b r i o e n t r e Va r i a b l e s • A ct i v i d a d e s p e r s o n a l e s • Tr a b a j o • Fa m i l i a • Re cr e a ci ó n • D e sa r r o l l o p e r so n a l • Ti e m p o l i b r e
2 . 3 La o b t e n c i ó n d e l é x i t o e n r e l a c i ó n a d e sa r r o l l o d e u n a v e n t a j a co m p e t i t i v a • Laventaja competitiva se d e f i n e co m o l a “ ca l i d a d q u e h a ce q u e n u e st r o t r a b a j o se m á s d e se a b l e q u e e l t r a b a j o d e p e r so n a s co n ca r a ct e r íst i ca s si m i l a r e s. ” • Co n si st e e n d e sa r r o l l a r u n a h a b i l i d a d co m p e t i t i v a q u e d i st i n g u e cl a r a m e n t e a u n a p e r so n a d e o t r a s y l e p r o p o r c i o n a v e n t a j a so b r e e l l a s e n e l m e r ca d o l a b o r a l
La A d m i n i s t r a c i ó n d e l T i e m p o c o m o Est r a t e g i a Ad m i n i st r a t i v a
3 . 1 La Im p o r t a n ci a d e l Pr o ce so d e Pl a n e a ci ó n e l a A d m i n i s t r a c i ó n d e l Ti e m p o • La p i e d r a a n g u l a r d e l d e s a r r o l l o d e u n a e s t r a t e g a d m i n i st r a t i v a se o b t i e n e a t r a v é s d e l p r o c e s o e f i c a z d e p l a n e a ci ó n . • El p l a n e a r i m p l i ca d e sa r r o l l a r u n a v i si ó n h a ci a e f u t u r o , e l a b o r a n d o o b je t i v o s co n cr e t o s, y d e sp u é a y u d a n d o a l a g e n t e a e m p r e n d e r a cc i o n e s n e ce sa r i a s e n e l p r e se n t e p a r a p o d e r r e so l v e r m e jo r l o s r e t o s d e l f u t u r o . • El sistema de planeación, en la actualidad, debe ser muy exigente con la responsabilidad del desempeño; esperando que los empleados logren resultados en el tiempo previamente establecido.
3 . 1 Pa r a l o g r a r a d m i n i st r a r m e jo r e l t i e m p o e s i n d i sp e n sa b l e p l a n e a r a t r a v é s d e l o s si g u i e n t e s p a s • 1 . - D e f i n e l o s o b j e t i v o s . Id e n t i f i ca d e m o d o m u y e sp e cíf i co l o s r e su l t a d o s o co n se cu e n ci a s d e se a d a s. Co n o ce a d ó n d e q u i e r e s l l e g a r ; d e b e r á s p l a n t e a r l o s co m a y o r e sp e ci f i ci d a d p o si b l e p a r a q u e p u e d a s r e co n o c m o m e n to e n q u e l o s h a y a s a l c a n z a d o , o p a r a s a b e r q u t a n l e jo s e st á s d e su o b je t i v o e n d i v e r so s p u n t o s a l o l a r d e l ca m i n o . • 2.- Determina en dónde estás frente a los objetivos. Ev a l ú a t u s l o g r o s a ct u a l e s e n r e l a ci ó n co n l o s r e su l t a d o s d e se a d o s. Re co n o ce e n d ó n d e e st á s e n e l p r o ce so d e a l ca n za r l o s o b je t i v o s; i d e n t i f i ca q u é v e n t a j a s e st á n a t u f a v o r y q u é d e sv e n t a ja s p u e d e n d e t e n e r t e
3 . 1 Pa r a l o g r a r a d m i n i st r a r m e jo r e l t i e m p o e s i n d i sp e n sa b l e p l a n e a r a t r a v é s d e l o s si g u i e n t e s p a s • 3.- Desarrolla prem isas acerca de las condiciones f u t u r a s . In t e n t a a n t i ci p a r t e a l o s a co n t e ci m i e n t o s f u t u r o Ge n e r a e s c e n a r i o s a l t e r n a t i v o s p a r a l o q u e p u e d a s u c e d e i d e n t i f i ca p a r a ca d a u n o d e e l l o s l a s co sa s q u e p u d i e r a n a y u d a r u o b st a cu l i za r t u a v a n ce h a ci a e l l o g r o d e o b je t i v o • 4.- Analiza posibles alternativas de acción, elige las m e j o r e s y d e c i d e c ó m o i m p l e m e n t a r l a s . En u m e r a y e v a l ú a cu i d a d o sa m e n t e l a s p o si b l e s a cci o n e s q u e se p u e d a n e m p r e n d e r . Esco g e l a ( s) a l t e r n a t i v a ( s) q u e t e n g a ( n ) m á s p r o b a b i l i d a d e s d e a l ca n za r l o s o b je t i v o s; d e s c r i b e p a s o a p a s o l o q u e d e b e h a c e r se p a r a s e g u i r e l cu r so d e a cci ó n se l e cci o n a d o .
3 . 1 Pa r a l o g r a r a d m i n i st r a r m e jo r e l t i e m p o e i n d i sp e n sa b l e p l a n e a r a t r a v é s d e l o s si g u i e n t e s p a • 5 . - I m p l e m e n t a e l p l a n y e v a l ú a l o s r e s u l t a d o s . Po n m a n o s a l a o b r a y m i d e cu i d a d o s a m e n t e t u a v a n ce h a c l o s o b je ti v o s. Re a l i z a t o d o l o q u e e l p l a n r e q u i e r a , e v a r e su l ta d o s, e m p r e n d e a cci o n e s co r r e ct i v a s y r e v i sa l o p l a n e s cu a n d o se a n e ce sa r i o .
3 . 2 B a r r e r a s d e l Ti e m p o H u m a n o • So n l a s b a r r e r a s r e l a ci o n a d a s co n l a s ca p a ci d a d e y h a b i l i d a d e s d e ca d a p e r so n a . Ej e m p l o s: – – – – – – –
i n t e n t a r d e m a si a d a s co sa s a l a v e z d e so r g a n i z a c i ó n p e r so n a l i n ca p a ci d a d d e d e ci r NO f a l t a d e a u t o d i s ci p l i n a i n d e ci si ó n d e ja r t a r e a s si n t e r m i n a r so ci a l i za ci ó n
3 . 2 B a r r e r a s d e l Ti e m p o A d m i n i s t r a t i v • So n l a s b a r r e r a s r e l a ci o n a d a s co n l o s p r o ce s o s y p r o ce d i m i e n t o s e s t a b l e c i d l a o r g a n i za ci ó n p a r a l a cu a l l a b o r a m o Ej e m p l o s: – – – – –
f a l t a d e o b je t i v o s, ca m b i o d e p r i o r i d a d e s, d e l e g a ci ó n i n e f i ca z, f a l t a d e co m u n i ca ci ó n , f a l t a d e p r o c e d i m i e n t o s , n o r m a s y co n t r o l e s, n o sa b e r e scu ch a r
3 . 3 B a r r e r a s d e l Ti e m p o A m b i e n t a
• So n l a s b a r r e r a s r e l a ci o n a d a s co n e l a m b i e n t e q u e n o s r o d e a , a sí c o m o e l c l i m a o r g a n i z a ci o n a l . Ej e m p l o s: – – – – –
i n t e r r u p ci o n e s t e l e f ó n i ca s, v i si t a n t e s q u e n o h a ce n a n t e sa l a , ju n t a s n o p r o g r a m a d a s, i n f o r m a ci ó n i n co m p l e t a , p a p e l e o y t r á m i t e s b u r o cr á t i c o s , f a l t a d e p e r so n a l
