KANDUNGAN Perkara
Bil
Muka Surat
1
Senarai Tugas
1
2
Carta Organisasi Staf Sokongan
2
3
Kedudukan Perjawatan Sekolah
3
Peraturan-peraturan pentadbiran Proses Kerja, Carta Aliran dan Senarai Semak :4
Urusan Terimaan dan Pungutan
4-8
5
Urusan Pembelian
6
Urusan Pembayaran
13 - 16
7
Urusan Panjar Wang Runcit
17 - 22
8
Urusan Penyediaan Buku Tunai
23 - 28
9
Urusan Penyediaan Penyata Akaun Sekolah
29 32
10
Urusan Pengurusan Stor (Urusan Stok)
33- 37
11
Urusan Pelupusan dan Hapuskira
38 - 41
12
Urusan Penyediaan Gaji (Payroll Berkomputer )
42 - 46
13
Urusan Bayaran Melalui Baucar Berasingan
47 - 52
14
Urusan Tuntutan Pelbagai
53 - 58
15
Urusan Arahan Pelbagai Potongan Gaji
59 - 62
16
Urusan Perkiraan KWSP
63 - 66
17
Urusan Tuntutan Biasiswa
67 -70
18
Urusan Tuntutan Pemberian Bantuan Pelajaran dan Asrama
71 - 74
19
Senarai Undang-Undang yang diperlukan dan
75
Senarai Jawatankuasa yang dianggotai.
75
20
Norma kerja bagi tugas-tugas
76
21
Senarai Tugas Harian
77
9 -12
SENARAI TUGAS Nama Anggota
:
HATIJAH BINTI HAMZAH
Jawatan
:
PEMBANTU TADBIR GRED N17
No. Kad Pengenalan
821207-01-5428
:
Tarikh mula bertugas di sekolah ini
:
Waktu tugas rasmi : Isnin hingga Khamis mulai Jumaat "
11.2.2009 7.30 pagi - 1.00 ptg / 2.00 ptg - 4.30 ptg 7.30 pagi - 12.15 t/hari / 2.45 ptg - 4.30 ptg
KEWANGAN 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14
Menguruskan Terimaan dan Pungutan Wang Bagi Akaun Kerajaan dan Suwa Menguruskan Pembelian dan Pesanan bagi Akaun Kerajaan dan Suwa Menguruskan Pembayaran bagi Akaun Kerajaan dan Suwa Menguruskan Panjar Wang Runcit. Menguruskan Penyediaan Buku Tunai bagi Akaun Kerajaan dan Suwa. Menguruskan Penyediaan Penyata Akaun Sekolah (PATSKOM). Menguruskan stok -Harta Modal , Inventori dan Bekalan Pejabt. Membantu Ketua Pembantu Tadbir bagi urusan Pelupusan dan Hapuskira. Menguruskan Penyediaan Gaji Berkomputer dan Gaji Baucar Berasingan. Menguruskan Pelbagai Tuntutan Pegawai dan kakitangan. Menguruskan Pelbagai Potongan Gaji. Menguruskan Tuntutan Biasiswa. Menguruskan Tuntutan Pemberian Per Kapita dan Bantuan Asrama. Lain-lain tugas yang diarahkan oleh Pengetua / Guru Besar.
1
KEDUDUKAN PERJAWATAN SEKOLAH SEPERTI PADA : 1HB JANUARI 2009 BIL.
JAWATAN
LULUS
ISI
KOSONG
1
PENGETUA / GURU BESAR
1
1
0
2
PEN. KANAN PENTADBIRAN
1
1
0
3
PEN. KANAN HAL EHWAL MURID
1
1
0
4
PEN. KANAN KO-KURIKULUM
1
1
0
5
PENYELIA PETANG
0
0
0
6
GURU KANAN M/PEL BAHASA
0
0
0
7
GURU KANAN M/PEL SAINS & MATEMATIK
0
0
0
8
GURU KANAN M/PEL SAINS SOSIAL
0
0
0
9
GURU KANAN M/PEL TEKNIK & VOKASIONAL
0
0
0
10
GURU MEDIA
1
1
0
11
KAUNSELOR
0
0
0
12
GURU KELAS AL-QURAN (KKQ)
0
0
0
13
GURU PENOLONG
3
3
0 0
JUMLAH GURU :-
8
8
0
14
KETUA PEMBANTU TADBIR GRED N22
0
0
0
15
KETUA PENYELIA ASRAMA GRED N22
0
0
0
16
KETUA PEMBANTU MAKMAL GRED C22
0
0
0
17
PEMBANTU TADBIR GRED N17
0
1
(1)
18
PENYELIA ASRAMA GRED N17
0
0
0
19
PEMBANTU MAKMAL GRED C17
0
0
0
20
PEMBANTU TADBIR RENDAH GRED N11
0
0
0
21
PEMBANTU MAKMAL RENDAH GRED C11
0
0
0
22
PEMBANTU AM RENDAH ( PEJABAT ) GRED N1
0
0
0
23
PEMBANTU AM RENDAH ( MAKMAL ) GRED N1
0
0
0
24
PEMANDU KENDERAAN BERMOTOR GRED R3
0
0
0
25
PEKERJA RENDAH AWAM
2
2
0
JUMLAH BUKAN GURU :-
2
3
(1)
JUMLAH BESAR :-
10
11
(1)
3
1
Urusan Terimaan dan Pungutan 1.1.
Peraturan-Peraturan Pentadbiran. Urusan Terimaan dan Pungutan I
Resit mestilah dikeluarkan bagi setiap penerimaan wang.
II
Memberitahu orang awam iaitu mereka hendaklah meminta resit bagi semua wang yang dibayar.
4
1.2.
Bil.
Proses Kerja :-
Urusan Terimaan dan Pungutan Pegawai yang Seksi Undang-Undang / meluluskan / Dirujuk Peraturan
Proses Kerja
1
Mendapatkan kelulusan kuasa menerima wang AP 69.
2
Dapatkan Buku Resit daripada pegawai yang menjaga dan pastikan nombor siri.
3
Menerima wang dan keluar resit pada masa urusan dibuat.
4
Rekodkan dalam Buku Daftar Kutipan Harian.
5
Merekodkan ke dalam Buku Tunai.
6
Menyerahkan wang dan Buku Kutipan Harian kepada Pengetua untuk disemak.
7
Sediakan slip bank dan masukkan wang ke bank.
5
Pengetua / Guru Besar
1.3 Carta Aliran :-
Urusan Terimaan dan Pungutan
Terima Surat Penurunan Kuasa, Keluar Surat kuasa daripada Pengetua serta senarai kutipan. Dapatkan Buku Resit Rasmi daripada Pembantu Tadbir Kewangan. Guru menerima kutipan dari pelajar dan keluar resit serta-merta. Rekod dalam Buku Kedatangan Pelajar/ daftar resit/ kutipan dalam Penyata Kutipan.
Isi Borang Penyerahan Kutipan. Serah wang kutipan bersama dengan Buku resit dan Borang Penyerahan Kutipan kepada Pembantu Tadbir. Semak jumlah kutipan, Buku Resit dan Borang Penyerahan Kutipan.
Minta penjelasan dari guru tingkatan dan pembetulan tidak betul
Betul Ya
Turun tandatangan pada Borang Penyerahan Kutipan.
6
Keluarkan Resit Induk kepada guru tingkatan sebagai penerimaan Catatkan daam Buku Kutipan Harian
Tulis slip masuk bank
Hantar wang ke bank
Semak salinan masuk bank selepas dibank dan failkan
Rekodkan dalam Buku Tunai
7
1.4 Senarai Semak:- Urusan Terimaan dan Pungutan Bil Tindakan
Tandakan ( _/ )
1
Tentukan surat kuasa menerima wang ada dikeluarkan.
2
Dapatkan Daftar Stok Buku Resit.
3
Pastikan buku resit ada untuk digunakan.
4
Sediakan Borang Serahan Kutipan.
5
Sediakan Buku Daftar Kutipan Harian.
6
Sediakan slip masuk bank.
7
Sediakan Buku Tunai.
8
Catatan
2
Urusan Pembelian 2.1 Peraturan-Peraturan Pentadbiran:Urusan Pembelian I
Pastikan Tahap Stok.
II
Pastikan peruntukan mencukupi untuk membuat pembelian. resit bagi semua wang yang dibayar.
III
Senaraikan jenis pembelian.
IV
Dapatkan kelulusan Pengetua/ Guru Besar.
V
Mengemaskinikan rekod stok dari masa ke semasa.
9
2.2 Proses Kerja :-
Bil.
Urusan Pembelian Pegawai yang Seksi Undang-Undang / meluluskan / Dirujuk Peraturan
Proses Kerja
1
Pastikan keperluan mengikut baki stok
Pengetua/ Guru Besar
2
Pastikan baki peruntukan masih mencukupi.
3
Pastikan jenis/ kaedah pembelian perlu mendapatkan kelulusan dari JPN sekiranya pembelian melebihi dari had yang ditetapkan.
4
Senaraikan jenis pembelian dan dapatkan kelulusan Pengetua.
5
Sediakan Borang Pesanan Tempatan dalam 3 salinan. Dua salinan kepada pembekal.
6
Pastikan barang/ alatan yang diterima bersamaan dengan pesanan yang dibuat.
7
Rekodkan ke dalam Daftar Stok Kad Kew 312/ Kad 313 Bekalan pejabat Kew 314.
8
Rekod ke dalam Daftar Bil.
10
2.3 Carta Aliran :-
Urusan Pembelian
Semak tahap stok
Semak peruntukan Pastikan jenis pembelian - sebut harga 3 pembekal bagi pembelian melebihi RM20,000.00 - melebihi RM3,500.00 seunit minta kelulusan dari SBP - pembelian runcit
Minta penjelasan dan sediakan senarai baru yang diluluskan
Senaraikan pembelian dan dapatkan kelulusan Pengetua/ Guru Besar tidak lulus
Betul Ya Sediakan 3 salinan borang pesanan - salinan asal dan kedua kepada pembekal - salinan ketiga salinan Buku Pesanan Terima barang dan Nota Penghantaran, invois dan Pesanan Asal Semak barang, nota penghantaran, invois/ bil - Pastikan kualiti barang - Pastikan kuantiti barang - cop tarikh terima pada Bil/ Invois
Minta betulkan dan bekalkan semula barang Tidak betul
Betul Masuk stok dan simpan barang. Rekod dalam Daftar Stok dan Inventori: - Kew 312 - Kew 313 - Kew 314 dalam buku Cop dan tandatangan pengesahan stok Rekod Bil/ Invois dalam Daftar Bil
11
2.4 Senarai Semak:- Urusan Pembelian Bil
Tindakan
Tandakan ( _/ )
1
Tentukan peruntukan masih mencukupi.
2
Senaraikan jenis pembelian.
3
Sediakan Borang Pesanan.
4
Rekodkan ke dalam Daftar Stok.
5
Pastikan semua dokumen direkodkan ke dalam Buku Daftar Bil
12
Catatan
3
Urusan Pembayaran 3.1 Peraturan-Peraturan Pentadbiran:Urusan Pembayaran I
Pastikan baki peruntukan bagi Vot/ Buku Tunia berkenaan masih mencukupi.
II
Pastikan semua dokumen-dokumen yang berkenaan lengkap dan sempurna.
13
3.2 Proses Kerja :-
Bil.
Urusan Pembayaran Pegawai yang Seksi Undang-Undang / meluluskan / Dirujuk Peraturan
Proses Kerja
1
Pastikan prosedur pembelian telah dipatuhi.
2
Pastikan Invois/ Bil dan pesanan tempatan diterima balik dan jumlahnya adalah betul.
3
Pastikan peruntukan baki di Buku Tunai berkenaan adalah mencukupi.
4
Sediakan baucer pembayaran dalam dua salinan.
5
Dapatkan kelulusan Pengetua/ Guru Besar
6
Tulis cek untuk pembayaran dan cop 'TELAH DIBAYAR' padasemua dokumen yang berkenaan.
7
Dapatkan tiga tandatangan bagi cek yang jumlahnya RM10,000.00 ke atas.
8
Rekod pembayaran dalam Buku Tunai dan pastikan ruangan butiran adalah betul.
9
Hantar cek dan salinan baucer kepada pembekal.
10
Rekod pembayaran dalam Daftar Bil.
11
Terima resit dan simpan dalam fail baucer.
14
3.3 Carta Aliran :-
Urusan Pembayaran
Pastikan prosedur pembelian dipatuhi
Pastikan Invois/ Bil dan Pesanan Tempatan diterima balik dan jumlahnya adalah betul Minta pembekal betulkan Invois
Lengkap Ya tidak lengkap Pastikan peruntukan mencukupi sebelum membuat pembayaran Sediakan baucer pembayaran dan pastikan cop stok di atas pesanan tempatan
Dapatkan kelulusan Pengetua/ Guru Besar Minta lengkapkan semula baucer/ bil Lulus Ya
Tulis cek untuk pembayaran dan cop jelas semua dokumen Dapatkan tandatangan ke atas cek - 3 tandatangan bagi RM10,000,00 - 2 tandatangan bagi di bawah RM10,000.00 Rekodkan butiran dalam Buku Tunai dan pastikan ruangan butiran tepat/ betul\ Rekod dalam Daftar Bil Hantar cek dan baucer kepada pembekal
Terima resit dan baucer yang telah ditandatangan Masukkan fail
15
3.4 Senarai Semak:- Urusan Pembayaran Tindakan
Bil
Tandakan ( _/ )
1
Pastikan semua dokumen: - Pesanan Tempatan - Bil/ Invois adalah lengkap
2
Pastikan peruntukan masih mencukupi
3
Baucer pembayaran
4
Sediakan cek untuk pembayaran
5
Dapatkan tandatangan Pengetua/ Guru Besar dan Penolong Kanan
6
Hantarkan cek dan baucer kepada pembekal
7
Pastikan resit penerimaan diterima dari Pembekal
8
Pastikan pembayaran direkod dalam Daftar Bil
9
Pastikan pembayaran direkod dalam Buku Tunai
16
Catatan
4
Urusan Panjar Wang Runcit 4.1 Peraturan-Peraturan Pentadbiran:Urusan Panjar Wang Runcit I
Dapatkan kebenaran untuk mewujudkan Panjar Wang Runcit dari JPN dengan menggunakan Lampiran 'P' (Kertas Kerja) dan menyatakan amaunnya.
II
Apabila terima kelulusan, sediakan satu baucer bayaran untuk mengeluarkan wang daripada kumpulan wang suwa daripada butiran kantin.
III
Dapatkan Surat Penurunan Kuasa Pengendalian Panjar Wang Runcit.
IV
Sediakan satu Buku Tunai Runcit untukl merekodkan segala rekupmen dan pembayaran runcit.
V
Pastikan Buku Tunai Wang Runcit ditutup dan ditimbangkan sebaik sahaja jumlah wang dibelanjakan telah direkupkan.
17
4.2
Proses Kerja :-
Bil.
1
Urusan Panjar Wang Runcit Pegawai yang Seksi Undang-Undang / meluluskan / Dirujuk Peraturan
Proses Kerja
Sediakan kertas kerja bagi menentukan keperluan yang diminta:- Had Panjar Rucit Sekolah Menengah RM500.00.
JPN (Unit Kewangan)
2
Hantar permohonan bagi mendapatkan kebenaran mewujudkan Panjar Wang Runcit bersama kertas kerja (Lampiran P).
JPN (Unit Kewangan)
Perbendaharaan Bil. 1 Tahun 1982
3
Terima surat kebenaran menguruskan Panjar Wang Runcit dengan amaun yang dibenarkan.
Pengetua/Guru Besar/ Audit Dalaman
3. Garis Panduan Perakaunan dan Kewangan Sekolah
4
Sediakan baucer bayaran untuk mengeluarkan wang daripada Kumpulan Suwa kantin.
5
Sediakan satu Buku Tunai Wang Runcit untuk merekod butir-butir pengeluaran cek di Bahagian terimaan seperti: I ii iii
Tarikh cek dan no cek Nombor baucar yang menyokong pengeluaran cek Amaun
18
1. A/P 97 (d) 2. Surat Pekeliling
Bil.
Pegawai yang Seksi Undang-Undang / meluluskan / Dirujuk Peraturan
Proses Kerja
6
Resit-resit bayaran tunai kurang dari RM100.00 dari pembekal atau surat perakuan perbelanjan yang disahkan oleh Pengetua hendaklah dicatat di ruang 'BAYARAN' di Buku Tunai Wang Runcit mengikut peruntukan perbelanjaan sama ada peruntukan Wang Suwa atau Wang Kerajaan/Wang Asrama
7
Sediakan Baucer Kecil berserta dokumen penyokong bil
8
Kemukakan baucer kecil/bil tunai kepada Pengetua untuk diluluskan
9
Buat bayaran berdasarkan bil/baucer yang diluluskan
10
Rekod butiran-butiran bayaran ke dalam Buku Tunai Panjar Wang Runcit
11
Sediakan cek-cek rekupmen bagi ketiga-tiga fund atas nama Pengetua
12
Tunaikan cek-cek rekupmen dan catatkan semula di ruang 'Terimaan' di Buku Tunai Wang Runcit
13
Catatkan juga bayaran di Buku Tunai mengikut peruntukan/butiran
14
Buku Tunai Panjar Wang runcit ditutup dan diimbangkan setiap rekupmen dibuat
15
Tutup dan imbangkan Panjar Wang Runcit pada 31 Disember setiap tahun mencukupi jumlah yang diluluskan
19
4.3 Carta Aliran :-
Urusan Panjar Wang Runcit
Sediakan Kertas Kerja bagi menentukan keperluan Habtar permohonan kepada JPN dan sertakan juga Kertas Kerja Minta sediakan Kertas Kerja semula
Lengkap Ya Tidak Lulus Terima surat kebenaran menguruskan Panjar Wang Runcit dengan amaun yang dibenarkan
Rekod dalam Buku Panjar Wang Runcit
Sediakan baucer kecil bagi tiap-tiap perbelanjaan
Dapatkan perakuan dan pengesahan Pengetua
Lulus Ya Betulkan dan Dapatkan Kelulusan
Tidak Lulus Sediakan rekupmen bila Panjar Wang Runcit didapati berkurangan
Sediakan imbangan Panjar Wang Runcit
Pastikan rekupmen dibuat pada 31 Disember setiap tahun bagi mencukupi jumlah asal
20
4.4 Senarai Semak:- Urusan Panjar Wang Runcit Tindakan
Bil
Tandakan ( _/ )
1
Sediakan Kertas Kerja keperluan yang diminta
2
Buat Surat Permohonan mendapat kelulusan mewujudkan Panjar Wang Runcit
3
Terima balik surat kelulusan mewujudkan Panjar Wang Runcit dari JPN
4
Dapatkan surat kebenaran menguruskan Panjar Wang Runcit
5
Buat Baucer untuk mengeluarkan wang runcit dari butiran yang dibenarkan Kantin (SUWA) sebanyak amaun yang diluluskan
6
Tulis cek dan dapat dua tandatangan
7
Tunaikan cek
8
Sediakan Buku Tunai Wang Runcit
9
Rekod butir-butir berikut di bahagian penerimaan I) Tarikh cek ii) Nombor baucer yang menyokong cek iii) Amaun
21
Catatan
Bil
Tindakan
Tandakan ( _/)
10
Terima bil-bil atau surat perakuan perlanjutan dari Guru/Kakitangan
11
Beri nombor siri kepada bil-bil/surat perakuan perbelanjaan
12
Rekod pembayaran di ruang 'BAYARAN' di Buku Tunai Panjar Wang Runcit mengikut peruntukan
13
Jumlah pembayaran dan buat rekupmen
14
Sediakan baucer dan tuntutan balik mengikut butiran dan amaun yang telah dibelanjakan
15
Tulis cek dan dapatkan dua tandatangan ( Pengetua / Penolong Kanan )
16
Tunaikan cek
17
Pastikan rekupmen terakhir dibuat sebelum 31 Disember
22
Catatan
5
Urusan Penyediaan Buku Tunai 5.1 Peraturan-Peraturan Pentadbiran:Urusan Penyediaan Buku Tunai I
Dapatkan Buku Tunai
II
Catatkan baki awal tahun di ruangan penerimaan.
III
Catatkan urusniaga setiap kali berlaku penerimaan/ pembayaran.
IV
Tutup urusniaga setiap akhir bulan.
V
Terima Penyata Bank.
VI
Sedia Penyata Penyesuaian Bank.
V
Dapatkan pengesahan dan tandatangan Pengetua.
23
5.2
Proses Kerja :-
Bil.
Urusan Penyediaan Buku Tunai Pegawai yang Seksi Undang-Undang / meluluskan / Dirujuk Peraturan
Proses Kerja
1
Dapatkan Buku Tunai Wang Kerajaan / Suwa / Asrama untuk penyelenggaraan secara berasingan.
2
Catatkan baki awal tahun di ruangan penerimaan bagi setiap peruntukan sekiranya ada.
3
Catatkan urusniaga setiap kali berlaku penerimaan atau bayaran.
4
Di bahagian terimaan (sebelah kiri) butir-butir berikut hendaklah dimasukkan:I II III IV V VI
5
Tarikh kutipan Butir-butir penerimaan (dari siapa) Nombor resit Amaun terimaan untuk tajuk-tajuknya Jumlah terimaan Tarikh dan jumlah dibankkan
Di bahagian 'Bayaran' (sebelah kanan) masukkan butir-butir berikut:I II III IV V VI
Tarikh bayaran Butir-butir bayaran (kepada siapa) No. baucar No. cek Amaun bayaran mengikut tajuk/ peruntukan Jumlah bayaran
6
Tutup urusniaga setiap akhir bulan.
7
Sediakan Penyata Penyesuaian Bank sebaik sahaja menerima Penyata Bank dengan catatan berikut:Baki wang seperti di Penyata Bank pada…… CAMPUR: Kemasukan bank belum dikreditkan Tarikh Masuk Bank XX XX
Jumlah XX XX
24
Pengetua/ Guru Besar
AP '44', 146
Bil.
Pegawai yang Seksi Undang-Undang / meluluskan / Dirujuk Peraturan
Proses Kerja
TOLAK: Cek-cek belum ditunaikan No. cek
Tarikh
Jumlah
XX XX
XX XX
XX XX
Baki wang seperti di Buku Tunai pada…… Serahkan Buku Tunai kepada Pengetua/ Guru Besar / Penolong Kanan untuk disah dan ditandatangani dan kepada Juruaudit Dalaman untuk disemak semula dan ditandatangan
25
Pengetua/ Guru Besar/ Penolong Kanan/ Juruaudit Dalaman
5.3 Carta Aliran :-
Urusan Panjar Wang Runcit
Sediakan Kertas Kerja bagi menentukan keperluan Habtar permohonan kepada JPN dan sertakan juga Kertas Kerja Minta sediakan Kertas Kerja semula
Lengkap Ya Tidak Lulus Terima surat kebenaran menguruskan Panjar Wang Runcit dengan amaun yang dibenarkan
Rekod dalam Buku Panjar Wang Runcit
Sediakan baucer kecil bagi tiap-tiap perbelanjaan
Dapatkan perakuan dan oengesahan Pengetua
Lulus Ya Betulkan dan Dapatkan Kelulusan
Tidak Lulus Sediakan rekupmen bila Panjar Wang Runcit didapati berkurangan
Sediakan imbangan Panjar Wang Runcit
Pastikan rekupmen dibuat pada 31 Disember setiap tahun bagi mencukupi jumlah asal
26
4.4 Senarai Semak:- Urusan Panjar Wang Runcit Tindakan
Bil
Tandakan ( _/ )
1
Sediakan Kertas Kerja keperluan yang diminta
2
Buat Surat Permohonan mendapat kelulusan mewujudkan Panjar Wang Runcit
3
Terima balik surat kelulusan mewujudkan Panjar Wang Runcit dari JPN
4
Dapatkan surat kebenaran menguruskan Panjar Wang Runcit
5
Buat Baucer untuk mengeluarkan wang runcit dari butiran yang dibenarkan Kantin (SUWA) sebanyak amaun yang diluluskan
6
Tulis cek dan dapat dua tandatangan
7
Tunaikan cek
8
Sediakan Buku Tunai Wang Runcit
9
Rekod butir-butir berikut di bahagian penerimaan I) Tarikh cek ii) Nombor baucer yang menyokong cek iii) Amaun
27
Catatan
Bil
Tindakan
Tandakan ( _/)
10
Terima bil-bil atau surat perakuan perlanjutan dari Guru/Kakitangan
11
Beri nombor siri kepada bil-bil/surat perakuan perbelanjaan
12
Rekod pembayaran di ruang 'BAYARAN' di Buku Tunai Panjar Wang Runcit mengikut peruntukan
13
Jumlah pembayaran dan buat rekupmen
14
Sediakan baucer dan tuntutan balik mengikut butiran dan amaun yang telah dibelanjakan
15
Tulis cek dan dapatkan dua tandatangan ( Pengetua / Penolong Kanan )
16
Tunaikan cek
17
Pastikan rekupmen terakhir dibuat sebelum 31 Disember
28
Catatan
6
Urusan Penyediaan Penyata Akaun Sekolah Berakhir 31 Disember 6.1 Peraturan-Peraturan Pentadbiran:Urusan Penyediaan Penyata Akaun Sekolah Berakhir 31 Disember I
Pastikan semua rekod dikemaskini dengan sempurna dan lengkap seperti: a) b) c) d) e) f) g)
Buku Tunai Buku Resit Daftar Kutipan Harian Daftar Bil Buku Tunai Panjar Wang Runcit Buku Kedatangan Murid Daftar Penghuni Asrama
II
Pastikan Penyata Penyesuaian Bank Bulan Disember telah dibuat.
III
Dapatkan Penyata Kewangan yang telah diaudit tahun lepas bagi penjelasan.
IV
Lengkapkan data-data Patskom yang berakhir pada 31 Disember dengan lengkap, semak dan cetak: a) b) c) d) e) f)
V
Penyata Penerimaan atau Pembayaran Penyata Pendapatan/ Perbelanjaan Lembaran Imbangan Nota-nota kepada Kumpulan Wang Terkumpul Surat Pengakuan Pengetua Lembaran Kerja semua jenis akaun
Kirimkan Penyata- sediakan 4 salinan surat iringan/ lampiran Akaun Sekolah kepada: g) h) I) j)
1 salinan (termasuk asal) ke Pejabat Audit Sekolah 1 salinan ke JPN 1 salinan ke PPD 1 salinan untuk fail
29
5.2
Bil.
Proses Kerja :-
Urusan Penyediaan Penyata Akaun Sekolah Berakhir 31 Disember Pegawai yang Seksi Undang-Undang / meluluskan / Dirujuk Peraturan
Proses Kerja
1
Pastikan semua dokumen berikut telah lengkap dan ditutup. I Buku Tunai- Kerajaan / Suwa / Asrama II Daftar Kutipan Harian III Daftar Bil IV Buku Tunai Panjar Wang Runcit V Slip Bank dan Penyata Bank VI Fail Baucar
2
Semak Penyata Audit tahun lepas untuk mendapatkan baki awal tahun semasa.
3
Kemaskini rekod PATSKOM berkomputer pada setiap bulan sehingga 31 Disember.
4
Dapatkan penyata-penyata berikut:I II III IV V VI
5
Penyata Penerimaan dan Pembayaran Penyata Imbangan Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan Nota-Nota Wang Terkumpul Penyata Penyesuaian Bank Perakuan Pengetua/ Guru Besar
Sediakan Penyata di dalam 4 salinan:I II III IV
1 salinan asal- Audit Sekolah 1 salinan kedua- JPN (Unit Kewangan) 1 salinan ketiga- PPD (Unit Kewangan) 1 salinan keempat- salinan sekolah
6
Terima Laporan Audit daripada Pejabat Audit Sekolah, Kementerian Pelajaran Malaysia.
7
Ambil tindakan segera sekiranya ada kuiri audit.
8
Failkan laporan audit di dalam fail berkenaan.
30
Pengetua/ Guru Besar
AP '44', 146
6.3 Carta Aliran :-
Urusan Penyediaan Penyata Akaun Sekolah Berakhir 31 Disember
Pastikan semua rekod dikemaskinikan - Buku Tunai - Buku Resit/ Penyata kutipan - Baucer/ Bil - Stok - Bank slip
Minta lengkapkan dokumen yang Tidak Lengkap
Pastikan penyata penyesuaian bank Disember telah dibuat Dapatkan Penyata Audit tahun lepas bagi pelarasan Masukkan data-data Patskom akaun berakhir pada 31 Disember - Penyata Penerimaan/ Pembayaran - Penyata Pendapatan/ Perbelanjaan - Nota- Nota kepada penyata Kumpulan wang Terkumpul - Penyata Imbangan - Surat Perakuan Pengetua/ Guru Besar
Dapatkan pengesahan dan perakuan Pengetua Minta sediakan pembetulan penyata
Lengkap Tidak Lengkap Ya Hantarkan kepada Jabatan Audit Sekolah - 1 salinan Jabatan Pelajaran Negeri - 1 salinan ke Pejabat Pelajaran Daerah - 1 salinan fail Pemeriksaan oleh pihak Jabatan Audit
Minta beri penjelasan perkara yang berkaitan
Terima Penyata Audit yang sebenar untuk tahun berkenaan Masukkan fail
31
5.4 Senarai Semak:- Urusan Penyediaan Penyata Akaun Sekolah Berakhir 31 Disember Bil
Tindakan
Tandakan ( _/ )
1
Semak Buku Tunai Kerajaan/ Suwa/ Asrama telah dikemaskini dan ditutup.
2
Pastikan semua data di Buku Tunai telah dimasukkan ke dalam PATSKOM.
3
Pastikan Penyata Penyesuaian Bank pada 31 Disember telah dibuat.
4
Semak Penyata Audit Tahun lepas.
5
Semak Penyata Imbangan/ Penyata Penerimaan dan Pembayaran/ Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan dan Nota- Nota Wang Terkumpul.
6
Semak Penyata-penyata yang telah dicetak dalam 4 salinan.
7
Serah penyata kepada Pengetua untuk Perakuan.
8
Hantar penyata kepada Pejabat Audit Sekolah, JPN dan PPD.
9
Semak Laporan Audit Sekolah selepas terima Laporan Audit tahun berkenaan.
10 Ambil tindakan sekiranya ada kuiri audit.
32
Catatan
7
Urusan Pengurusan Stor 7.1 Peraturan-Peraturan Pentadbiran:-
Urusan Pengurusan Stor 1
Pastikan ada stor yang sesuai. Borang yang digunakan ialah:a) b) c) d)
2
Kew. 312 dan 312A Kew. 313 Kew. 314 Kew. 315
-
Untuk Daftar Harta Modal Untuk Daftar Inventori Untuk Daftar Stok Bekalan Pejabat Untuk Daftar Penyerahan Harta Modal dan Inventori
Semak dan rekod stok mengikut jenis:Kew.312 - Barang tak luak nilai RM500.00 dan ke atas tidal termasuk perabot, Permaidani dan langsir tanpa mengira kos /rekod penyelengggaraan Kew.313 - Barang tak luak bernilai RM500.00 ke bawah termasuk perabot, Permaidani dan perabot tanpa mengira kos Kew.314 - Barang yang luak dan alatan pejabat yang tak luak tapi nilainya rendah Dan tidak ekonomik untuk dikesan penempatannya Kew.315 - Pergerakan pinjaman harta modal / inventori
3
Pastikan semua data berkaitan dicatatkan mulai dari tarikh perolehan
4
Memastikan lokasi Harta Modal, Inventori dan bekalan pejabat direkodkan
5
Apabila membuat pengeluaran barang, pastikan ditandatangan oleh penerimanya
33
7.2
Bil.
1
Proses Kerja :-
Urusan Pengurusan stor Pegawai yang Seksi Undang-Undang / meluluskan / Dirujuk Peraturan
Proses Kerja
Susun borang mengikut kumpulan
Pengetua /
Kumpulan A - 30% barang yang mempunyai nilai Pembelian Tahunan tertinggi Kumpulan B - Mengandungi 70% bakinya 2
Pastikan tahap stok barang mengikut kumpulan Kumpulan A - Kuantiti stok maksima = 4 bulan penggunaan - Angka Menokok Stok = 3 bulan penggunaan - Kuantiti stok minima = 2 bulan penggunaan
3
Dan pembelian boleh dibuat apabila tahap stok berada di stok minima atau menokok stok Semak barang yang di terima - Kualiti - Kuantiti
4
Semak dan rekod stok mengikut jenis:Kew.312 - Barang yang tak luak nilai RM500.00 dan ke atas tidak termasuk perabot, permaidani dan langsir tanpa mengira kos/ rekod penyelenggaraan Kew.313 - Barang yang tak luak nilai RM 500.00 ke bawah termasuk perabot, permaidani dan perabot tanpa mengira kos Kew.314 - Barang yang tak luak dan alatan pejabat yang tak luak tapi nilainya rendah dan tidak ekonomik untuk di kesan penempatannya Kew.315 - Pergerakan pinjaman harta modal/inventori
34
Ketua Pembantu Tadbir
Pek. Perb. Bil. 2/1991
Bil.
Pegawai yang Seksi Undang-Undang / meluluskan / Dirujuk Peraturan
Proses Kerja
Senarai Inventori - Iaitu senarai penempatan semua jenis barang dalam sesuatu penempatan 5
Sediakan borang pengeluaran barang dan pastikan tandatangan pegawai yang mengeluarkannya dan direkod dalam stok
6
Semak dari masa ke semasa stok fizikal dengan rekod stok bersamaan -
7
bagi barang yang aat menarik = 2 kali setahun bagi barang yang menarik = 1 kali setahun bagi barang tidak menarik = 2 tahun sekali
Buat pelupusan barang-barang bila didapati -
barang-barang tidak diperlukan lagi barang-barang yang tidak boleh digunakan lagi
35
7.3 Carta Aliran :-
Urusan Pengurusan Stok
Pastikan ada stor yang sesuai
Susun barang mengikut Kumpulan A & B Pastikan tahap stok barangan
Terima barang yang dipesan
Semak barang yang diterima dari segi kualiti & kuantiti
Minta dibekalkan barang semula
Lengkap Ya Rekod dalam stok (Kew. 312, Kew. 313 dan Kew.314) Susun di dalam tempat yang sesuai Sediakan borang bagi pengeluaran barang stok Dapatkan tandatangan pegawai yang mengeluarkan barang Semak stok dari masa ke semasa Pastikan catatan keluar masuk barang pada masa berlaku urusan Lantik pegawai 'Pemverikasi Stor' Sediakan pelupusan jika didapati - Barang tidak diperlukan lagi - Barang yang tidak boleh digunakan lagi
36
7.4 Senarai Semak:- Urusan Pengurusan Stor Tindakan
Bil
Tandakan ( _/ )
1
Susun barang mengikut kumpulan
2
Pastikan tahap stok barangan
3
Terima barang
4
Semak kuantiti barang
5
Merekodkan ke dalam rekod
6
Menyusun di tempat yang sesuai
7
Menyediakan borang untuk pengeluaran barangbarang
8
Mendapatkan tandatangan pegawai yang mengeluarkan barang.
9
Menyemak stok dari masa ke semasa.
10
Menyediakan prosedur untuk pelupusan / hapuskira.
37
Catatan
8
Urusan Pengurusan Proses Pelupusan/ Hapuskira 8.1 Peraturan-Peraturan Pentadbiran:-
Urusan Pengurusan Proses Pelupusan/ Hapuskira 1
Memastikan barang-barang yang hendak dilupuskan/ hapuskira itu barang- barang yang tidak diperlukan serta barang yang tidak boleh digunakan lagi.
2
Melantik 2 orang Pegawai Kanan yang bebas dari urusan stok untuk menjadi Lembaga Pemeriksa.
3
Borang-borang pelupusan/ hapuskira: a) b) c) d)
300V dalam 6 salinan Lampiran J Lampiran K Lampiran L
4
Jika barang itu hilang/ dicuri hendaklah mendapat laporan dari Pengawal Keselamatan dan Laporan Polis.
5
Lembaga Pemeriksa boleh memeriksa barang-barang yang hendak dilupuskan itu yang harganya RM10,000.00 seunit dan keseluruhan RM100,000.00
6
Barang yang kurang dari RM10,000.00 seunit dan keseluruhan kurang RM100,000.00 boleh tanpa Lembaga Pemeriksa.
7
Terima keputusan pelupusan / hapuskira dari Lembaga Pemeriksa iaitu Sijil 300X.
8
Selepas itu baharulah barang-barang tersebut boleh dikeluarkan dari stok dengan mencatatkan bilangan surat kelulusan berkenaan.
38
8.2
Bil.
1
Proses Kerja :-
Urusan Pengurusan Pelupusan / Hapuskira Pegawai yang Seksi Undang-Undang / meluluskan / Dirujuk Peraturan
Proses Kerja
Pastikan barang-barang yang hendak dilupuskan Memastikan jenis pelupusan/ hapuskira Pelupusan Kategori barang yang tidak diperlukan lagi Kategori barang yang tidak boleh digunakan lagi Hapuskira Kehilangan Hasil/ kutipan yang tidak boleh didapatkan lagi
2
Sediakan borang pelupusan/ hapuskira Pelupusan 300V dalam 6 salinan Hapuskira Lampiran J Lampiran K Lampiran L Dan Laporan Pengawal Keselamatan, Laporan polis awal dan terkini
3
Mengeluarkannya dari stok.
4
Tindakan pelupusan diambil dalam masa 3 bulan dari tarikh sijil kelulusan (300X) dikeluarkan.
39
8.3 Carta Aliran :-
Urusan Pengurusan Pelupusan dan Hapuskira
Memastikan barang-barang yang dilupuskan Memastikan jenis pelupusan/ hapuskira - Barang yang tidak diperlukan lagi - Barang yang tidak digunakan lagi - Kehilangan - Hasil yang tidak boleh didapatkan lagi Lantikan Lembaga Pemeriksa (sekolah) - 2 orang Pegawai Kanan yang bebas dari urusan stok Pemeriksaan barang-barang oleh Lembaga Pemeriksa - sediakan syor
Catatkan barang rosak dalam stok yang betul
Lengkap Ya Sediakan borang pelupusan / hapuskira - pelupusan 300V - hapuskira Lampiran J, K dan L - Laporan Jaga dan Polis Minta lengkapkan borang pelupusan atau hapuskira
Hantar ke JPN
Lulus
Pemeriksaan oleh Lembaga Pemeriksa - barang yang kurang RM10,000.00 oleh Lembaga Tanpa Pemeriksaan - barang yang melebihi RM10,000.00 oleh Lembaga Pemeriksa Terima surat kelulusan pelupusan / hapuskira Sijil 300X Mengeluarkan dari stok
40
8.4 Senarai Semak:- Urusan Pengurusan Pelupusan dan Hapuskira Tindakan
Bil
Tandakan ( _/ )
1
Pastikan barang yang hendak dilupuskan
2
Pastikan jenis pelupusan
3
Lantikan Lembaga Pemeriksa
4
Tindakan Lembaga Pemeriksa
5
Menyediakan borang pelupusan atau hapuskira
6
Hantar ke Bahagian Sekolah
7
Kelulusan Bahagian Kewangan Negeri
8
Pengeluaran dari stok
41
Catatan
9
Urusan Penyediaan Gaji (Payroll) 9.1 Peraturan-Peraturan Pentadbiran:-
Urusan Pengurusan Gaji (Payroll) 1
Pastikan Kew. 8 diluluskan oleh JPN sebelum pembayaran dibuat.
2
Pastikan Sijil Gaji Akhir disediakan dan Sijil Gaji Akhir pertukaran dari luar negeri diluluskan oleh Akauntan Negeri berkenaan.
3
Dapatkan Nombor Gaji
4
Dapatkan dokumen peribadi (salinan) a) b) c) d)
5
Kad Pengenalan Sijil KWSP Cukai Pendapatan Akaun Bank
Pembayaran dibuat pada bulan berkenaan
42
9.2
Bil.
Proses Kerja :-
Urusan Pengurusan Penyediaan Payroll Pegawai yang Seksi Undang-Undang / meluluskan / Dirujuk Peraturan
Proses Kerja
1
Terima Kew.8 yang telah diluluskan dari JPN.
2
Catat dalam buku KIV Payroll- bulan di mana tindakan payroll diambil.
3
Bagi pegawai yang bertukar pastikan ada Sijil Gaji Akhir yang lengkap iaitu: 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6
3.7 4
Jadual PCB
Nama No. Kad Pengenalan No. Gaji Jumlah gaji dan elaun-elaun ITKA, Keraian rumah, elaun tanggungjawab Tarikh sehingga bayaran dibuat Jenis-jenis potongan Perumahan Cukai Pendapatan KWSP Tabung Haji MNI Pinjaman Kenderaan Pinjaman MARA Pendahuluan Diri Tarikh pergerakan gaji
Jadual Ketiga 92 KWSP
Sediakan borang SG20 yang lengkap dalam 2 salinan 4.1
4.2 4.3
5
Surat Pekeliling Akauntan Negara Bil. 3/1993
Bagi pegawai yang kali pertama (B) dilaporkan isikan semua perkara/ butiran dalam borang SG20 berkaitan Bagi pindaan dalam pusat pembayaran yang sama - (P) isi semua butiran SG20 berkaitan Bagi tindakan (T) isikan bahagian di mana perubahan berlaku
Pegawai yang menyediakan perlu turunkan tandatangan, nama, jawatan dan tarikh di ruangan disediakan oleh
43
Ketua Pembantu Tadbir N22
Bil.
Pegawai yang Seksi Undang-Undang / meluluskan / Dirujuk Peraturan
Proses Kerja
6
Pengetua perlu turunkan tandatangan, nama, jawatan dan tarikh di ruang Disahkan Oleh
7
Turunkan cop jawatan rasmi di ruangan sediakan dan disahkan oleh
8
Susun senarai SG20 mengikut nombor gaji yang kecil dahulu dan no. siri.
9
Sertakan juga dokumen sokongan bagi perubahan yang berkaitan. 9.1
Pengetua/ Penolong Kanan/ Penolong Kanan HEM
Dokumen- No. Akaun Bank Arahan Potongan
10
1 salinan kepada AG Negeri dengan sertakan surat iringan 1 salinan fail sekolah
11
Terima slip gaji pembayaran 11.1 1salinan asal kepada kakitangan berkenaan 11.2 Salinan untuk fail sekolah
12
Terima Master Listing dan dokumen -dokumen lain berkenaan gaji R1, R2, R3 , R5 dan lain-lain.
13
Laporan R2 untuk direkodkan dalam Buku Vot
44 9.3 Carta Aliran :-
Urusan Pengurusan Penyediaan Payroll
Terima Kew. 8 yang telah lulus dari JPN
Rekod dalam buku penerimaan
Catat dalam buku K.I.V Payroll
Sediakan SG20 (Kew. 20) dan lengkap Hantar kepada Pengetua untuk dapatkan tandatangan cop rasmi Minta sediakan SG20 semula Lulus Ya Hantar ke Bahagian Kewangan / AG Negeri dan pastikan dokumen sokongan disertakan jika berkaitan
Minta penjelasan sediakan SG20 semula dan dokumen tambahan
Lulus Ya
Terima slip gaji bulanan
Semak slip gaji - salinan asal kepada pegawai berkenaan - 1 salinan failkan
45 9.4 Senarai Semak:- Urusan Pengurusan Gaji (Payroll)
Tindakan
Bil
Tandakan ( _/ )
1
Terima Sijil Gaji Akhir
2
Terima Kew. 8 yang telah diluluskan
3
Catat dalam Buku KIV payroll
4
Sediakan borang SG20
5
Pastikan butiran dalam Borang SG20 yang berkaitan diambil tindakan
6
Pastikan tandatangan, nama, jawatan dan cop rasmi diturunkan di ruangan disediakan oleh dan disahkan oleh
7
Pastikan dokumen-dokumen sokongan kepada tindakan berkaitan SG20 disertakan diakui oleh
8
Borang SG20 dan dokumen bulanan dihantar ke Bahagian Kewangan / AG Negeri
9
Terima slip pembayaran dari Bahagian Kewangan /AG Negeri
10
Edarkan slip asal kepada Pegawai berkenaan
11
Salinan slip difailkan
46
Catatan
10
Urusan Bayaran Melalui Baucar Berasingan 10.1 Peraturan-Peraturan Pentadbiran:Urusan Bayaran Melalui Baucar Berasingan 1
Pastikan Kew. 8 diluluskan oleh Jabatan Pelajaran Negeri
2
Pastikan Sijil Gaji Akhir -- Pertukaran luar kelulusan Akauntan Negeri berkenaan
3
Dapatkan dokumen peribadi pegawai a) b)
4
Kad Pengenalan Sijil KWSP
Pembayaran dibuat dengan kadar segera.
47
10.2
Proses Kerja :-
Bil.
Urusan Bayaran Melalui Baucar Berasingan Pegawai yang Seksi Undang-Undang / meluluskan / Dirujuk Peraturan
Proses Kerja
1
Terima Kew.8 yang telah diluluskan dari JPN.
2
Sediakan dokumen pembayaran 2.1
Penyata pembayaran dan pastikan butiran berikut dicatatkan (3 salinan) Nama pegawai Nama sekolah Tempoh pembayaran Jumlah gaji dan elaun-elaun (ITKA, elaun Keraian, elaun tanggungjawab atau elaun khas) Potongan yang berkaitan (cukai pendapatan KWSP, Tabung Haji, MNI, perumahan, kenderaan, pendahuluan diri) Jumlah potongan Jumlah bersih 2.2 Sediakan baucar pembayaran 304 (3 salinan) dan lengkapkan butiran (bagi satu pembayaran) -
3
Bagi bulan tahun Jenis Tarikh dan tahun disediakan Kod Jabatan/ Nama Jabatan Kod PTJ Nama Pusat Tanggungjawab Nama penerima No. Kad Pengenalan Perihal Perihal cek (akaun penerima)
Perbelanjaan di masuk ke dalam a) b) c) d)
Kod Maksud Kod Jabatan PTJPK Program / Akti Amanah
48
Surat Pekeliling Akauntan Malaysia Bil. 3 Tahun 1993
Jadual Potongan Cukai Berjadual (PCB)
Jadual KWSP Ketiga 1992
Bil.
Pegawai yang Seksi Undang-Undang / meluluskan / Dirujuk Peraturan
Proses Kerja
e) f) g) h)
Objek Amaun Jumlah Bersih Amaun (dalam perkataan Ringgit) AP 95 dipatuhi (Disediakan oleh) tandatangan, tarikh cop rasmi AP 99 dan AP 102 dipatuhi tandatangan, tarikh cop rasmi
4
Sekiranya pembayaran melebihi satu amaun gunakan borang 304A 4.1
4.2
Perhatian kepada borang 304 hanya butiran a hingga e perlu dicatat perihal cek [Berganda(Bil. Cek)] perbelanjaan dimasuk ke dalam akaun di bawah (a hingga h) AP. 95 dan AP 99 dan AP102 Butiran 304A seperti berikut:-
5
tahun kewangan 19__ Jenis Tarikh Baucar Kod Jabatan Kod PTJ Nama Pusat Tanggungjawab Nama Penerima No. Kad Pengenalan Alamat/ Nama Bank Perihal Amaun (Jumlah Bayaran) Perihal (Akaun penerima) Tandatangan pegawai disediakan nama, cop dan tarikh Tandatangan pegawai disahkan nama, cop dan tarikh
Bagi gaji sediakan Kew.321 (3 salinan)
49
Bil.
Pegawai yang Seksi Undang-Undang / meluluskan / Dirujuk Peraturan
Proses Kerja
6
Penyata dan dokumen yang disediakan dengan lengkap dihantar ke Bahagian Kewangan/ AG Negeri unutk kelulusan
7
Terima cek pembayaran daripada Bahagian Kewangan /AG Negeri 7.1 7.2
Pembayaran gaji kepada pegawai berkenaan Uruskan cek-cek potongan yang berkaitan
8
Borang KWSP E dan butiran dicatat:a) No. Rujukan Majikan b) Nama Majikan c) Alamat Majikan d) Caruman bagi tahunan e) No. Ahli f) No. Kad Pengenalan g) Nama Ahli h) Bulan-bulan caruman (M dan P) (Jan - Dis) (termasuk jumlah dan potongan) I) Jumlah dibawa ke hadapan (jika helaian tidak mencukupi) j) Jumlah bulanan k) Tandatangan, nama, Kad Pengenalan Majikan dan cop rasmi
9
Rekodkan butir cek dalam Daftar Terimaan cek
10
Failkan satu salinan.
50
10.3
Carta Aliran:-
Urusan Bayaran Melalui Baucar Berasingan
Terima Kew.8 yang diluluskan oleh Jabatan Peljaran negeri Rekod dalam buku penerimaan surat
Sediakan pembayaran- baucar berasingan dan penyata potongan
Minta sediakan semula baucar potongan
Dapatkan tandatangan Pengetua untuk Perakuan dan pengesahan Tidak Lulus
Lulus Ya Hantar ke Bahagian Kewangan / AG Negeri
Minta dibetulkan semula baucar penyata
Tidak Lulus
Lulus Ya
Terima cek pembayaran
Rekod butiran cek dalam daftar cek
Buat pembayaran kepada pegawai serta jabatan atau syarikat terlibat dengan potongan Masukkan fail
51
10.4 Senarai Semak:- Urusan Pengurusan Pembayaran Berasingan Tindakan
Bil
Tandakan ( _/ )
1
Terima Kew. 8 yang dilulus oleh JPN.
2
Terima Sijil Gaji Akhir
3
Penyata Tunggakan/pembayaran disediakan
4
Kew.304A disediakan
5
Kew.304A disediakan - Kew.321 disediakan
6
Pastikan tandatangan, nama jawatan, tarikh/ cop rasmi diturunkan pada AP 95, AP 99 dan AP 102 (Kew.304)
7
Pastikan dokumen-dokumen sokongan berkaitan pembayaran - diakui sah dan disertakan
8
Penyata tuntutan dan dokumen yang lengkap dihantar dalam ( 3 salinan)
9
Terima cek pembayaran
10
Rekod butiran cek dalam daftar cek
11
Uruskan pembayaran dan cek-cek potongan Borang KWSP E dan F
12
Failkan satu salinan
52
Catatan
11
Menguruskan Tuntutan Yang Di buat Oleh Pegawai 11.1 Peraturan-peraturan Yang Dipatuhi
Menguruskan Tuntutan Yang Di buat Oleh Pegawai 1
Pastikan dokumen yang membolehkan pegawai membuat tuntutan ( surat arahan)
2
Pastikan kadar-kadar yang sebenar tuntutan di buat
3
Surat dokumen perlu diakui sah
4
Tuntutan tidak berulang/bertindih
53
11.2
Bil.
Proses Kerja :-
Urusan Tuntutan Pegawai Pegawai yang Seksi Undang-Undang / meluluskan / Dirujuk Peraturan
Proses Kerja
1
Sediakan borang tuntutan perjalanan lengkap oleh pegawai yang membuat tuntutan
2
Mengisi maklumat-maklumat yang terdapat pada Lampiran "A" Muka 1 1 2 3 4 5 6 7
Nama Pegawai No. Kad Pengenalan Gred, Kategori dan Jawatan Gaji, Elaun-elaun Butir-butir Kenderaan Alamat Pejabat Alamat Rumah
Muka 2 1 2 3 4
Tarikh Waktu Bertolak dan Sampai Tujuan/Tempat Jarak ( KM ) / Tambang
Muka 3 1 2 3
Butir-butir Elaun Pejalanan Kenderaan Butir-butir Tambang Pengangkutan Jalan Butir-butir Tuntutan Elaun Makan/Harian
Muka 4 1 2
Butir-butir Tuntutan Bayaran Sewa Hotel Tuntutan Pelbagai
Muka 5 1 2
Tandatangan Pegawai Tandatangan Pengesahan Ketua Jabatan
54
Bil.
3
Pegawai yang Seksi Undang-Undang / meluluskan / Dirujuk Peraturan
Proses Kerja
Mengisi butir-butir Baucer Kew.304 1
Tahun Kewangan
2
Kod-Kod Pembayaran
3
Nama Jabatan
4
Nama Pusat Tangunggjawab
5
Nama Penerima
6
No. Kad Pengenalan/Akaun Bank
7
Alamat
8 9
Perihal Ruang-ruang seperti : I) ii) iii) iv) v) vi)
10
Maksud Jabatan PTJ Prog/Akt/Amanah Objek Amaun
Tandatangan Pegawai yang sediakan Tandatangan Pegawai yang periksa 2 orang pegawai tandatangan
11
4
Ruang tandatangan nama jawatan serta dengan cop mereka
Mengisi butir-butir Kew.304A ( jika penerima lebih dari seorang)
55
Bil.
Pegawai yang Seksi Undang-Undang / meluluskan / Dirujuk Peraturan
Proses Kerja
5
Semua Penyata Tuntutan dokumen-dokumen berkaitan seperti bil hotel, bil dobi, surat jemputan dan lain-lain hendaklah disahkan oleh Pengetua
6
Semua Penyata Tuntutan dan dokumen berkenaan dihantar ke Bahagian Kewangan/AG Negeri berserta sampul dan alamat penerima dalam dua salinan
7
Terima cek pembayaran rekod butiran cek dalam daftar cek
8
Edarkan cek kepada penerima
9
Salinan difailkan
56
11.3
Carta Aliran:-
Urusan Tuntutan Perjalanan
Sediakan borang mencukupi kepada kakitangan
Pemohon mengisi butiran perjalanan
Terima borang dari pemohon dan semak Minta pemohon Lengkapkan butiran dan dokumen
Lengkap
Tidak Lengkap
Ya
Sediakan baucer Kew.304, Kew. 304A, kew.302 ( kelompok ) Dapatkan tandatangan Pengetua dan Cop rasmi Minta lengkapkan semula Lengkap Ya Hantar ke Bahagian Kewanga/AG Negeri ( 3 salinan) Kenalpasti kesilapan buat pembetulan Lulus Ya
Terima pembayaran dan rekod butiran cek
Pembayaran kepada pegawai ( pemohon berkenaan)
57
11.4 Senarai Semak:- Urusan Tuntutan Pegawai
Tindakan
Bil
Tandakan ( _/ )
1
Sediakan Borang Tuntutan
2
Serah borang kepada pegawai yang membuat tuntutan
3
Semak borang tuntutan dan cop rasmi
4
Dapatkan dokumen tambahan
5
Sediakan baucer bayaran 304/304A dan 302
6
Hantar kepada Pengetua untuk ditandatangani
7
Dokumen yang lengkap dihantar kepada Jabatan Akauntan Negar cwgn Johor
8
Terima cek bayaran dari Jabatan Akauntan Negara cwg Johor
9
Rekodkan butiran cek dalam daftar cek
10
Bayaran cek kepada pegawai
11
Failkan
58
Catatan
12
Urusan Arahan Pelbagai Potongan 12.1 Peraturan-peraturan Yang Perlu Dipatuhi
Urusan Arahan Pelbagai Potongan 1
Terima arahan potongan daripada pihak yang berkaitan
2
Semak jenis potongan untuk pastikan kodkan
3
Sediakan borang SG 20 untuk Payroll
4
Masukkan amaun potongan dengan 2 salinan surat arahan potongan
5
Hantarkan ke Jabatan Akauntan Negara cwg Johor
12.2 Jenis-jenis Potongan Gaji 1
Cukai Pendapatan - PCB atau arahan potongan melalui CP 38
2
Pinjaman Perumahan
3
Pinjaman Kenderaan
4
Insuran Takaful
5
Insuran MNI
6
Pinjaman Komputer
7
Pendahuluan Diri ( jika ada)
8
Sewa Rumah Kerajaan
9
Tabung Haji
10
Pemulangan Pinjaman Pelajaran
Nota:- Caruman KWSP akan dibuat terus oleh Jabatan Akauntan Negara Berdasarkan kepada jumlah gaji dan emolumen lain. Begitu juga potongan Biro Angkasa akan dibuat terus oleh Jabatan Akauntan Negara melalui arahan terus daripada Biro Angkasa
59
12.3
Bil.
1
Proses Kerja :-
Urusan Arahan Pelbagai Potongan Gaji Pegawai yang Seksi Undang-Undang / meluluskan / Dirujuk Peraturan
Proses Kerja
Teima arahan potongan daripada pihak yang berkenaan a) b) c) d) e) f)
Cukai Pendapatan Pinjaman Perumahan Pinjaman Kerajaan Tabung Haji Insuran M.N.I. Pinjaman MARA
2
Semak jenis potongan - pastikan kodnya
3
Sediakan birang SG.20 untuk tindakan payroll. Masukkan amaun potongan dengan 2 salinan surat arahan potongan
4
Hantar ke Jabatan Akauntan Negara cwg Johor
60
Ketua Pembantu Tadbir
12.4
Carta Aliran:-
Urusan Pelbagai
Terima surat arahan potongan
Semak jenis potongan untuk pastikan kod potongan
Sediakan Borang SG.20 untuk tindakan gaji
Hantarkan ke Jabatan Akauntan Negara cwg Johor
12.5
61
Senarai Semak:- Urusan elbagai Potongan Bil
Tindakan
Tandakan ( _/ )
1
Dapatkan surat arahan potongan
2
Pastikan jenis potongan
3
Semak jumlah potongan
4
Hantarkan ke Jabatan Akauntan Negara cwg Johor
62
Catatan
13
Urusan Perkiraan KWSP 13.1 Peraturan-peraturan Yang Dipatuhi
Urusan Perkiraan KWSP 1
Pastikan kelulusan Kew. 8 dari Jabatan Pelajaran Negeri
2
Sediakan SG. 20 atau baucer berasingan
3
Pastikan tarikh dan tahun pembayaran
4
Semak Jadual Ketiga KWSP yang terkini
5
Dapatkan amaun potongan KWSP
63
13.2
Proses Kerja :-
Bil.
Urusan Perkiraan KWSP Pegawai yang Seksi Undang-Undang / meluluskan / Dirujuk Peraturan
Proses Kerja
1
Memastikan kelulusan Kew. 8
Jabatan Pelajaran Negeri
2
Semak gaji bulanan
3
Sediakan SG. 20
4
Pastikan tahun pembayaran
5
Pastikan rujukan Jadual Ketiga KWSP yang terkini
64
12.4
Carta Aliran:-
Caruman KWSP
Terima Kew. 8 dari Jabatan Pelajaran Negeri
Semak jumlah gaji
Tindakan Borang Perubahan Gaji / Baucer berasingan
Semak jadual KWSP terkini
65
13.4 Senarai Semak:- Urusan Perkiraan KWSP Tindakan
Bil
Tandakan ( _/ )
1
Terima kelulusan Kew. 8 dari Jabatan Pelajaran Negeri
2
Menyemak gaji bulanan pegawai
3
Menyediakan SG. 20
4
Menyemak Jadual KWSP yang terkini Jabatan Pelajaran Negeri
66
Catatan
14
Urusan Tuntutan Biasiswa 14.1 Peraturan-peraturan Yang Dipatuhi Urusan Tuntutan Biasiswa 1
Pastikan senarai nama pelajar yang mendapat biasiswa mengikut peruntukan masing-masing
2
Asingkan setiap satu Biasiswa
3
Sediakan senarai nama mengikut Biasiswa yang ditetapkan termasuk No. Akaun Pelajar
4
Hantarkan je Jabatan Pelajaran Negeri - Unit Biasiswa
5
Menunggu bayaran yang akan dikreditkan melalui akaun pelajar
6
Memaklumkan kepada pelajar mengenai kemasukan Biasiswa ke akaun mereka
67
14.2
Bil.
Proses Kerja :-
Tuntutan Biasiswa Pegawai yang Seksi Undang-Undang / meluluskan / Dirujuk Peraturan
Proses Kerja
1
Menerima senarai nama pelajar yang mendapat biasiswa
Biasiswa/Jabatan Pelajaran Negeri
2
Maklum kepada pelajar tawaran biasiswa yang diperolehi
3
Dapatkan salinan fotostat Buku Akaun Bank Simpanan Nasional ( Giro )
4
Hantar senarai nama pelajar berserta dengan No. Akaun Bank / No. Kad Pengenalan ke Jabatan Pelajaran Johor - Unit HEM
5
Terima senarai nama pelajar yang menerima biasiswa mengenai wang yang telah dikreditkan ke akaun masing-masing.
6
Memaklumkan kepada pelajar mengenai kemasukan biasiswa ke akaun mereka
68
12.4
Carta Aliran:-
Urusan Tuntutan Biasiswa
Terima senarai nama pelajar yang menerima biasiswa dari Bahagian Biasiswa / Jabatan Pelajaran Negeri
Memohon / menerima Waran Peruntukan daripad Bahagian Biasiswa
Sediakan baucer tuntutan berserta dengan senarai nama mengikut biasiswa yang ditetapkan
Hantarkan ke Bahagian Kewangan / AG Negeri
Menerima pembayaran dari Bahagian Kewangan / AG Negeri terus ke akaun pelajar
69
14.4 Senarai Semak:- Tuntutan Biasiswa Bil
Tindakan
Tandakan ( _/ )
1
Senarai menerima pelajar mendapat
2
Hantar senarai nama pelajar berserta dengan No. akaun Bank & No. Kad Pengenalan
3
Terima akuan mengesahkan biasiswa pelajar telah dimasukkan ke akaun bank
4
Memastikan bayaran dikreditkan ke akaun pelajar
5
Memaklumkan kepada pelajar yang berkenaan
70
Catatan
15
Urusan Tuntutan Pemberian Bantuan Pelajaran dan Makanan Asrama 14.1 Peraturan-peraturan Yang Dipatuhi Urusan Tuntutan Pemberian Bantuan Pelajaran dan Makanan Asrama 1
Pastikan enrolment pelajar dengan menyemak buku kedatangan pada 1hb. Oktober
2
Sediakan borang tuntutan dan borang AS untuk Makanan Asrama
3
Semak Jumlah Perkiraan di borang tuntutan
4
Hantarkan ke Bahagian Kewangan
5
Sediakan perkiraan untuk pertambahan pelajar jika ada
71
14.2
Bil.
Proses Kerja :-
Menguruskan Tuntutan Pemberian Bantuan Pelajaran Pegawai yang Seksi Undang-Undang / meluluskan / Dirujuk Peraturan
Proses Kerja
1
Memastikan enrolment yang sebenar dengan menyemak Buku Kedatangan pelajar / penghuni asrama pada 1hb. Oktober
2
Sediakan bitang tuntutan - Borang SM tiga salinan
3
Disemak semula jumlah perkiraan dan sekiranya betul dapatkan tandatangan Pengetua
4
Hantar Borang SM dan AS ke JPN untuk urusan EPCG
5
Terima penyata SM & AS serta surat akuan peruntukan telah dikreditkan ke akaun
6
Sekiranya ada pertambahan pelajar sediakan permohonan tuntutan tambahan 102 yang kedua pad bulan Mei
7
Sekiranya ada pertambahan pelajar lagi sediakan tambahan ketiga pada bulan Julai
72
15.3
Carta Aliran:-
Urusan Tuntutan Pemberian Bantuan Biasiswa
Semak dari Buku Kedatangan Pelajar enrolmen pada 1hb. Oktober
Sediakan tuntutan dengan menggunakan Borang SM dan AS
Semak jumlah tuntutan
Semak dan Betulkan Betul Ya
Hantarkan ke Unit Kewangan Jabatan Pelajaran Negeri
Terima penyata SM dan AS serta surat akuan bahawa peruntukan telah dikreditkan dalam bank
Keluarkan resit atas nama Pengarah ( Resit dikepil pada penyata )
Rekodkan peruntukan di dalam Buku Tunai Akaun Kerajaan atau Asrama mengikut lajur-lajur yang berkaitan
73
14.4 Senarai Semak:- Urusan Tuntutan Pemberian Bantuan Pelajaran Tindakan
Bil
Tandakan ( _/ )
1
Semak buku kedatangan
2
Semak borang tuntutan
3
Mengemukakan ke Bahagian Kewangan/JPN-e PCG
4
Terima penyata SM dan AS dan surat akuan peruntukan telah dikreditkan ke akaun bank
5
Keluarkan resit
6
Rekod dalam Buku Tunai
74
Catatan
16
Senarai undang-undang dan peraturan yang diperlukan oleh Pembantu Tadbir Gred N17 1 Perintah Am Bab B - Elaun-elaun Dalam Perkhidmatan 2 Arahan Perbendaharaan 3 Garis Panduan Perakaunan dan Kewangan Sekolah 4 Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 1992 5 Pekeliling Kementerian / Pusat Tanggungjawab 6 Jadual PCB 7 Jadual Ke 3 KWSP
17
Senarai Jawatankuasa yang dianggotai Ahli Jawatankuasa Pengurusan Sekolah - Penoling Setiausaha
18
Senarai Borang yang digunakan Tiada
75 19
Bil
Norma Kerja Bagi Tugas-tugas Jenis Kerja
Masa yang diambil
76
Jumlah unit yang boleh dijalankan dalam seminggu.
20
Senarai Tugas Harian JAWATAN :
PEMBANTU TADBIR KEWANGAN GRED N 17
NAMA : JAWATAN : TARIKH : Bil.
Tugas saya hari ini
Catatan
77
