FAIL MEJA PEMBANTU TADBIR (PERKERANIAN/OPERASI) N17
BAHAGIAN PERKHIDMATAN FARMASI KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA 1
KANDUNGAN KANDUNGAN
MUKA SURAT
1.
Carta Organisasi Jabatan/Pejabat
2.
Visi, Misi dan Objektif Jabatan/Pejabat
3.
Carta Organisasi Bahagian/Unit
4.
Objektif Bahagian/Unit
5.
Senarai Senarai Tugas/ Tugas/Kua Kuasa sa dan Hubung Hubungan an Pega Pegawai wai Dengan Dengan Pegawa PegawaiiPegawai Lain
6.
Pera Peratu tura rann-pe pera ratturan uran Pen Penttadbi adbira ran n
7.
Proses Kerja
8.
Carta Aliran Kerja
9.
Senarai Semak /
10.
Borang Yang Berkaitan Dengan Tugas Pegawai
Checklist
11. Undang Undang-Un -Undan dang g dan dan Peratu Peraturan ran 12. Jawata Jawatanku nkuasa asa Yang Yang Diang Dianggot gotai ai 13. 13. Norma orma Kerj Kerja a 14. Format Format Senara Senaraii Tuga Tugas s Hari Harian an
2
BAHAGIAN PERKHIDMATAN
CARTA ORGANISASI __________________________
3
CARTA ORGANISASI BAHAGIAN PERKHIDMATAN ____________________
4
BAHAGIAN PERKHIDMATAN FARMASI
VISI, MISI DAN OBJEKTIF _______________________
5
VISI, MISI DAN OBJEKTIF
BAHAGIAN PERKHIDMATAN FARMASI
____________________________
VISI Menerajui pengurusan berkualiti ke atas ubat-ubatan melalui tenaga kerja yang berdaya saing, sains dan teknologi bersesuaian dan perkongsian dengan semua pihak yang berkepentingan.
MISI Memastikan ubat-ubatan berkualiti untuk negara.
OBJEKTIF Memastikan semua keluaran farmaseutikal dan produk penjagaan kesihatan yang berada di pasaran adalah berkualiti, selamat, berkesan dan dikawal mengikut undangundang yang berkaitan serta digunakan secara rasional.
6
BAHAGIAN PENGURUSAN FARMASI
CARTA ORGANISASI __________________________
7
CARTA ORGANISASI BAHAGIAN PENGURUSAN FARMASI
_______________________________
8
BAHAGIAN PENGURUSAN FARMASI
OBJEKTIF ___________________
9
OBJEKTIF
(Bahagian Pengurusan Farmasi 1. Merancang, menggubal, memantau dan menilai dasar berkaitan penyampaian perkhidmatan dan profesion farmasi. 2. Merancang keperluan sumber manusia untuk perkhidmatan farmasi di seluruh Negara. 3. Merancang, menyelaras dan memantau latihan anggota farmasi di peringkat ibu pejabat dan negeri. 4.
Merancang, menyelaras, membangun dan sistem maklumat bagi perkhidmatan farmasi.
5. Menyelaraskan farmasi.
dan
mengembangkan
memantau sistem kualiti perkhidmatan
6. Merancang dan membelanjakan peruntukan kewangan secara berhemah.
10
SENARAI TUGAS/KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN
11
TUGAS/KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN Jawatan
: PEMBANTU TADBIR (PERKERANIAN / OPERASI)
Bahagian : PENGURUSAN FARMASI (UNIT SUMBER MANUSIA & KERJAYA)
TUGAS PEGAWAI ATASAN YANG ADA HUBUNGAN DAN JENIS HUBUNGAN
Timbalan Pengarah Pengurusan
TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB
1.
Menerima arahan mengenai tugas-tugas yang perlu dilaksanakan
Ketua Penolong Pengarah Kanan Menyelaras pelaksanaan tugas-tugas yang perlu dilaksanakan
2.
Membantu mengemaskini rekod / statistik bagi penempatan, pelantikan, pertukaran, persaraan dan peletakan jawatan bagi Pegawai Farmasi Membantu memantau rekod / statistik & memberikan
KUASA YANG DIBERI
TUGAS PEGAWAI-PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN DAN JENIS HUBUNGAN
Pembantu Am Pejabat (N1) Urusan penghantaran surat melalui : - Pos - Berdaftar - Serahan tangan
Pegawai Khidmat Pelanggan Menyambung panggilan telefon dan membuat 12
TUGAS PEGAWAI ATASAN YANG ADA HUBUNGAN DAN JENIS HUBUNGAN
TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB
maklumat yang betul dan tepat bagi membuat anggaran keperluan tenaga manusia (ABM) secara langsung atau tidak langsung kepada pegawai-pegawai Ibu Pejabat Perkhidmatan Farmasi, Kementerian Kesihatan Malaysia
Penolong Pengarah Kanan / Penolong Pengarah Membantu dalam pelaksanaan tugas-tugas yang diberi
Pembantu Tadbir (N17) Urusan memasukkan data / rekod pegawai ke dalam sistem Urusan mengeluarkan surat dan pemfailan Urusan menyediakan folder yang berkaitan
3.
Membantu dalam mengendalikan suratsurat atau fail-fail yang berkenaan
4.
Membantu dalam mengemaskini dan menyemak semula borang permohonan
KUASA YANG DIBERI
TUGAS PEGAWAI-PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN DAN JENIS HUBUNGAN panggilan keluar
Pemandu Menghantar ke tempat berkursus / seminar
Luaran - Orang awam - Agensi Kerajaan - Agensi Swasta
13
TUGAS PEGAWAI ATASAN YANG ADA HUBUNGAN DAN JENIS HUBUNGAN
TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB
untuk digunakan dalam mesyuarat Urusan tempahan makanan Menu Sihat untuk mesyuarat yang dikendalikan di bawah Pengurusan Farmasi
KUASA YANG DIBERI
TUGAS PEGAWAI-PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN DAN JENIS HUBUNGAN
pertukaran bagi Pegawai Farmasi
5.
Membantu dalam merekod data untuk urusan temuduga pengambilan jawatan pegawai farmasi U41 Pelajar Tahun Akhir universiti-universiti tempatan (IPTA & IPTS)
6. Membantu menguruskan pengendalian mesyuarat Penempatan / Pertukaran Pegawai 14
TUGAS PEGAWAI ATASAN YANG ADA HUBUNGAN DAN JENIS HUBUNGAN
TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB
KUASA YANG DIBERI
TUGAS PEGAWAI-PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN DAN JENIS HUBUNGAN
Farmasi yang sedang / akan berkhidmat di Kementerian Kesihatan Malaysia 7.
Membantu dalam urusan Penyediaan Menu Sihat untuk semua mesyuarat yang dijalankan di bawah Pengurusan Perkhidmatan Farmasi
8.
Menjalankan tugastugas lain seperti yang diarahkan dari masa ke semasa oleh pegawai atasan.
15
PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN
16
PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN
TUGAS 1: Membantu mengemaskini rekod / statistik bagi penempatan, pelantikan, pertukaran, persaraan dan peletakan jawatan bagi Pegawai Farmasi
i.
Menerima dan mengumpul surat penempatan, pertukaran, persaraan dan peletakan jawatan Pegawai Farmasi dari Bahagian Sumber Manusia, Putrajaya untuk direkod ke dalam sistem
ii.
Merekod dan mengemaskini data Sumber Manusia Farmasi (SMF) yang diterima dari semua negeri dan Ibu Pejabat Kementerian Kesihatan Malaysia yang diterima setiap 31 Mac, 30 Jun, 30 September dan 31 Disember setiap tahun
17
PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN
TUGAS 2 : Membantu memantau rekod / statistik & memberikan maklumat yang betul dan tepat bagi membuat anggaran keperluan tenaga manusia (ABM) secara langsung atau tidak langsung kepada pegawai-pegawai Ibu Pejabat Perkhidmatan Farmasi, Kementerian Kesihatan Malaysia i.
Membuat pengiraan mengenai kedudukan dan pengisian jawatan terkini Pegawai Farmasi di setiap negeri dan Ibu Pejabat Kementerian Kesihatan Malaysia untuk digunakan dalam 18
keperluan anggaran perjawatan Pegawai Farmasi pada tahun berikutnya
PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN
TUGAS 3 : Membantu dalam mengendalikan surat-surat atau fail-fail yang berkenaan i. Menerima surat yang telah ditandatangani untuk dimasukkan nombor rujukan pada fail yang berkaitan dan menghantar surat tersebut melalui pos, serahan tangan atau faks
19
PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN
TUGAS 4 : Membantu dalam mengemaskini dan menyemak semula borang permohonan pertukaran bagi Pegawai Farmasi Menerima borang permohonan pertukaran bagi Pegawai Farmasi untuk dikemaskini dan disemak semula dalam sistem i.
20
PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN
21
TUGAS 5: Membantu dalam merekod data untuk urusan temuduga pengambilan jawatan pegawai farmasi U41 Pelajar Tahun Akhir university-universiti tempatan (IPTA & IPTS)
I.
Menerima borang maklumat calon untuk urusan temuduga pengambilan jawatan pegawai farmasi gred U41 pelajar tahun akhir universiti-universiti tempatan (IPTA dan IPTS : USM, UIAM, UKM, UM, IMU, UiTM, UCSI, AIMST dan CUCMS) untuk direkod ke dalam sistem
PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN
22
TUGAS 6 : Membantu menguruskan pengendalian mesyuarat Penempatan / Pertukaran Pegawai Farmasi yang sedang / akan berkhidmat di Kementerian Kesihatan Malaysia i. Mesyua Mesyuarat rat terseb tersebut ut perlu perlu dijalan dijalankan kan 4 kali kali dalam dalam setahun setahun
23
PERATURAN-PERATURAN PERATURAN-PERATUR AN PENTADBIRAN
TUGAS 7 : Membantu dalam urusan Penyediaan Menu Sihat untuk semua mesyuarat yang dijalankan di bawah Pengurusan Pengur usan Perkhidmatan Farmasi)
I.
Memb Membua uatt tem tempa paha han n maka makanan nan mengi mengiku kutt kalo kalori ri yan yang g sesu sesuai ai dala dalam m Menu Sihat dan menyediakan borang tempahan makanan / borang keperluan Harta Modal / membuat tagging pada Menu Sihat
24
PROSES KERJA
25
PROSES KERJA TUGAS 1: Membantu mengemaskini rekod / statistik bagi penempatan, pelantikan, pertukaran, persaraan dan peletakan jawatan bagi Pegawai Farmasi
BIL
1.
2.
PROSES KERJA
PEGAWAI YANG SEKESYEN MELULUSKAN/ UNDANGDIRUJUK UNDANG PERATURAN
Membantu Menghantar surat atau email kepada setiap negeri untuk menghantar SMF terkini kedudukan terkini pegawai dan kakitangan sokongan farmasi di negeri tersebut
TP/KPPK
Menerima maklumbalas SMF daripada setiap negeri mengenai kedudukan terkini pegawai dan kakitangan sokongan farmasi di negeri tersebut
PPK/PP
26
3.
Meminta PT yang bertanggungjawab PPK/PP/PT untuk mengemaskini sistem rekod Sumber Manusia Farmasi (SMF) berpandukan maklumbalas SMF negeri dan menyediakan statistik perjawatan yang terkini
PROSES KERJA TUGAS 2: Membantu memantau rekod / statistik & memberikan maklumat yang betul dan tepat bagi membuat anggaran keperluan tenaga manusia (ABM) secara langsung atau tidak langsung kepada pegawai-pegawai Ibu Pejabat Perkhidmatan Farmasi, Kementerian Kesihatan Malaysia
BIL
1.
2.
PROSES KERJA
PEGAWAI YANG SEKESYEN MELULUSKAN/ UNDANGDIRUJUK UNDANG PERATURAN
Menerima surat Haluan Dasar Belanjawan Perjawatan Bahagian Sumber Manusia KKM bagi permohonan perjawatan untuk tahun hadapan
TP/KPPK
Membantu Mengeluarkan surat dan email kepada semua negeri untuk membuat anggaran keperluan perjawatan untuk pegawai farmasi dan kaitangan sokongan yang
PKPF/TP/KPPK/ PPK/PP/PT
27
berada di bawah Program Farmasi
3.
Menerima Membantu mengumpul dan menyelaras maklumbalas permohonan anggaran keperluan perjawatan daripada setiap negeri
PPK/PP
4.
Berbincang dengan TP (P) dan KPPK (P) untuk mengenai permohonan anggaran keperluan perjawatan yang dipohon bagi semua negeri dan jawatan yang berada di bawah program farmasi
TP/KPPK/PPK
5.
PKPF/TP/KPPK.P Menyediakan memo permohonan ABM Program Farmasi kepada BSM, PK/PP/PT KKM
6.
Bertanggungjawab untuk mengeluarkan memo yang telah ditandatangani kepada pemohon
PPK/PP/PT
28
PROSES KERJA TUGAS 3 : Membantu dalam mengendalikan surat-surat atau fail-fail yang berkenaan
BIL
1.
2.
PROSES KERJA
PEGAWAI YANG SEKESYEN MELULUSKAN/ UNDANGDIRUJUK UNDANG PERATURAN
Menerima surat permohonan pegawai dagang daripada hospital swasta atau syarikat farmaseutikal
TP/KPPK
Menyemak semua dokumen yang diminta berpandukan senarai semak yang telah disediakan.
PPK
29
3.
Sekiranya dokumen yang dipohon tidak disertakan atau tidak mengikut seperti yang diminta, dapatkan dokumen tersebut daripada pemohon
PPK
4.
Menyediakan surat samada menyokong atau tidak permohonan untuk tujuan imegresen bagi pegawai dagang tersebut
PKPF/TP/KPPK
5.
Meminta PT yang bertangungjawab untuk mengeluarkan surat yang telah ditandatangani kepada pemohon
PPK/PP/PT
Ini adalah prosses kerja permohonan pegawai dagang bukan pengeluaran surat/fail
PROSES KERJA TUGAS 4: Membantu dalam mengemaskini dan menyemak semula borang permohonan pertukaran bagi Pegawai Farmasi
BIL
1.
PROSES KERJA
Menerima borang permohonan pegawai farmasi
PEGAWAI YANG SEKESYEN MELULUSKAN/ UNDANGDIRUJUK UNDANG PERATURAN TP/KPPK
Garispanduan Penempatan dan Pertukaran
30
2.
Menyemak borang yang dihantar untuk memastikan lengkap
PPK
Sekiranya borang permohonan tidak lengkap, pohon JKN untuk memberitahu pegawai terbabit untuk melengkapkan borang tersebut.
PPK
3.
Meminta PT yang bertanggungjawab PPK/PP/PT untuk memasukkan data pegawai berkenaan dalam senarai pegawai yang memohon bertukar untuk di pertimbangkan di dalam Mesyuarat Pertukaran Pegawai Farmasi
4.
Ahli mesyuarat menyemak semua permohonan pertukaran dan rayuan beserta dokumen sokongan utuk dipertimbangkan berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan di dalam Garispanduan penempatan dan pertukaran pegawai farmasi KKM
Pengarah A&P Pengarah Penguatkuasaan
Pegawai Farmasi Yang Sedang Berkhidmat di KKM
Garispanduan Tindakan Ke Atas Sokongan Yang Diterima Daripada Pemimpin Kerajaan, Individu Berpengaruh Atau manamana orang mengenai Urusan Kerajaan
Pengarah BPFK TP KPPK PSUK, BSM
5.
Menyediakan memo dan juga senarai nama pegawai yang telah diluluskan pertukaran ke BSM, KKM
PPK/PP
6.
Meminta PT yang bertangungjawab untuk mengeluarkan memo yang telah ditandatangani kepada BSM, KKM
PPK/PP/PT
31
PROSES KERJA TUGAS 5: Membantu dalam merekod data untuk urusan temuduga pengambilan jawatan pegawai farmasi U41 Pelajar Tahun Akhir universiti-universiti tempatan (IPTA & IPTS)
BIL
PROSES KERJA
PEGAWAI YANG SEKSYEN MELULUSKAN/ UNDANGDIRUJUK UNDANG PERATURAN
32
1.
PP/PT Menerima borang temuduga pengambilan jawatan pegawai farmasi U41 Pelajar Tahun Akhir universiti-universiti tempatan (IPTA & IPTS)
2.
Menyemak borang temuduga yang dihantar untuk memastikan lengkap
PP/PT
3.
Meminta PT yang bertanggungjawab PP/PT untuk merekod data untuk urusan temuduga pengambilan jawatan pegawai farmasi U41 Pelajar Tahun Akhir universiti IPTA & IPTS yang terlibat ke dalam sistem
PROSES KERJA TUGAS 6 : Membantu menguruskan pengendalian mesyuarat Penempatan / Pertukaran Pegawai Farmasi yang sedang / akan berkhidmat di Kementerian Kesihatan Malaysia
33
BIL
PROSES KERJA
PEGAWAI YANG SEKESYEN MELULUSKAN/ UNDANGDIRUJUK UNDANG PERATURAN
SEBELUM MESYUARAT 1.
2.
Terima arahan untuk mengadakan mesyuarat
TP/KPPK
Buat perbincangan tentang mesyuarat yang akan diadakan:
TP/KPPK
i.
Tarikh & Masa Mesyuarat
ii.
Tempat
iii.
Agenda mesyuarat
iv.
Fail & Minit Mesyuarat
3.
Buat tempahan bilik mesyuarat, makanan, Laptop dan LCD
PPK/PP/PT
4.
Sediakan deraf surat/memo panggilan mesyuarat
PPK/PP/PT
5.
Semak deraf surat/memo panggilan mesyuarat
KPPK
6.
Dapatkan tandatangan pada surat/memo panggilan mesyuarat
PPK/PP
6.
PP/PT Edarkan surat panggilan mesyuarat kepada ahli mesyuarat melalui email, faks dan pos
7.
Failkan surat panggilan mesyuarat
PP/PT
8.
Dapatkan maklumbalas kehadiran mesyuarat dan maklumbalas minit mesyuarat yang lepas
PP/PT
34
8.
Sediakan senarai kehadiran mesyuarat dan fail mesyuarat
PP/PT
HARI MESYUARAT 1.
Pastikan persiapan bilik mesyuarat i.
Susun atur
ii.
Pendingin hawa
iii.
Laptop dan LCD sedia untuk digunakan
PP/PT
2.
Pastikan makanan dan minuman disediakan
PPK/PP/PT
3.
Edarkan senarai kehadiran dan fail mesyuarat
PPK/PP
4.
Ambil minit mesyuarat
PPK/PP
5.
Pastikan bilik mesyuarat dikemas dan peralatan dikembalikan
PP/PT
SELEPAS MESYUARAT 1.
PPK/PP Sediakan deraf minit mesyuarat dalam masa 7 hari bekerja dari tarikh mesyuarat
2.
Semak deraf minit mesyuarat
KPPK
3.
Dapatkan tandatangan pengesahan pengerusi
PPK/PP
4.
Edarkan minit mesyuarat
PT
5.
Failkan minit mesyuarat
PT
35
TUGAS 7 : Membantu dalam urusan Penyediaan Menu Sihat untuk semua mesyuarat yang dijalankan di bawah Pengurusan Perkhidmatan Farmasi
BIL
1.
PROSES KERJA
Menerima surat panggilan mesyuarat dari pegawai yang berkenaan
PEGAWAI YANG SEKESYEN MELULUSKAN/ UNDANGDIRUJUK UNDANG PERATURAN PPK/PP/TP
36
2.
3.
Lengkapkan Borang Tempahan Makanan dan Borang Harta Modal Sediakan menu ikut kesesuaian jumlah kalori mengikut panduan Menu Sihat dan mengikut masa yang telah ditetapkan
PT
PT
4.
Membuat tempahan makanan dengan katerer yang dilantik untuk penyajian Menu Sihat
PP/PT
5.
Menerima sebut harga dari katerer untuk dikepilkan bersama Borang Tempahan Makanan dan Borang Harta Modal
PP/PT
6.
Dapatkan sokongan dari Ketua Unit dan Kelulusan dari Timbalan Pengarah pada Borang Tempahan Makanan dan Borang Harta Modal yang lengkap
PT/KPPK/TP
7.
Menghantar borang tersebut kepada Bahagian Kewangan untuk proses pembayaran
8.
Menyediakan tagging Menu Sihat yang telah ditempah setiap kali mesyuarat diadakan
37
CARTA ALIRAN KERJA
38
CARTA ALIRAN Menghantar KERJA surat atau email kepada negeri untuk memohon SMF terkini
TUGAS 1: Memastikan sistem rekod dan penyimpanan maklumat maklumbalas Sumber Manusia BPF,KKM berjalan lancar Menerima dan sentiasa dikemaskini daripada negeri SMF serta menyelaras dan mengemaskini rekod/statistik bagi penempatan, terkini pelantikan, pertukaran, persaraan dan peletakan jawatan bagi Pegawai Farmasi Mengumpul dan menyelaraskan SMF
Meminta PT yang bertanggungjawab untuk mengemaskini SMF dan statistik terkini 39
A
Menerima Surat Haluan Dasar Berlanjawan perjawatan Bahagian Sumber Manusia,KKM Menyediakan dan meminta PT mengeluarkan surat dan email kepada semua negeri mengenai ABM Menerima, mengumpul dan menyelaraskan maklumbalas ABM
CARTA ALIRAN Perbincangan KERJA diadakan untuk menilai semula permohonan ABM
TUGAS 2: Membantu memantau rekod / statistik & memberikan Menyediakan memo maklumat yang betul dan tepat bagi membuat anggaranABM keperluan permohonan Program Farmasi kepada tenaga manusia (ABM) secara langsung atau tidak langsung kepada pegawai-pegawai Ibu Pejabat PerkhidmatanBSM Farmasi, Kementerian Kesihatan Malaysia Dapatkan tandatangan
Meminta PT untuk mengeluarkan surat/ memo ke BSM 40
Meminta PT untuk Failkan Salinan memo
Menerima Surat Permohonan pegawai Dagang daripada pemohon
A
Menyemak semua dokumen yang dilampirkan
Dokumen lengkap
CARTA ALIRAN KERJA
Sediakan surat jawapan kepada permohonan
TUGAS 3 : Membantu dalam mengendalikan surat-surat atau fail-fail yang berkenaan Dapatkan tandatangan
Masukkan nombor rujukan dari fail yang berkaitan
Meminta PT untuk mengeluarkan surat jawapan kepada pemohon (pos, serahan tangan) Meminta PT untuk Failkan surat
41
Tidak lengkap Hubungi pemohon untuk mendapatkan dokumen yang lengkap
Menerima borang atau rayuan daripada pemohon
Menyemak borang yangditerima
Borang lengkap
A
Memasukkan data pemohon dalam senarai permohonan Semua permohonan disemak dan dipertimbangkan oleh ahli mesyuarat
CARTA ALIRAN KERJA
Menyediakan memo dan senarai nama pemohon TUGAS 4: Membantu dalam mengemaskiniyang dan diluluskan menyemak semula pertukaran borang permohonan pertukaran bagi Pegawai Farmasi
Mendapatkan tandatangan pengesahan Pohon JKN untuk memberitahu pegawai terbabit melengkapkan borang
Dapatkan tandatangan Tidak lengkap Meminta PT untuk mengeluarkan surat/ memo ke BSM
42
Menerima borang temuduga Pelajar Tahun Akhir IPTA & IPTS
Menyemak borang yang dihantar untuk memastikan lengkap
Meminta PT yang bertanggungjawab merekod data dalam sistem
CARTA AALIRAN KERJA
TUGAS 5: Membantu dalam merekod data untuk urusan temuduga pengambilan jawatan pegawai farmasi U41 Pelajar Tahun Akhir universiti-universiti tempatan (IPTA & IPTS)
43
A
Terima arahan
Buat perbincangan mesyuarat
Buat tempahan bilik mesyuarat, makanan, laptop dan LCD Sediakan surat/memo panggilan mesyuarat
CARTA ALIRAN KERJA
Semak surat/memo panggilan mesyuarat
TUGAS 6 : Membantu menguruskan pengendalian mesyuarat Penempatan / Pertukaran Pegawai Farmasi yang sedang / akan SETUJU berkhidmat di Kementerian Kesihatan Malaysia
Dapatkan tandatangan
SEBELUM MESYUARAT 44
Tidak setuju Edarkan surat/memo panggilan mesyuarat
Buat pindaan
Ya Failkan salinan surat/memo panggilan mesyuarat
A
Dapatkan maklumbals kehadiran ahli mesyuarat dan maklumbalas minit mesyuarat yang lepas Sediakan senarai kehadiran ahli mesyuarat
A Sediakan fail mesyuarat
Sediakan bilik mesyuarat
Pastikan minuman dan makanan disediakan Edarkan senarai kehadiran mesyuarat
HARI MESYUARAT
Ambil minit mesyuarat
Kemaskan bilik mesyuarat 45 Sediakan deraf minit mesyuarat
SELEPAS MESYUARAT
A
A
Semak deraf minit mesyuarat
TIDAK SETUJU YA Dapatkan tandatangan
Edarkan minit mesyuarat
Failkan salinan minit mesyuarat
46
A
Menerima surat panggilan mesyuarat
Lengkapkan Borang Tempahan Makanan & Borang Harta Modal
Sediakan Menu Sihat mengikut masa yang telah ditetapkan
CARTA ALIRAN Buat KERJA tempahan makanan pada katerer yang dilantik
TUGAS 7 : Membantu dalam urusan Penyediaan Menu Sihat untuk semua mesyuarat yang dijalankan di bawah Pengurusan Perkhidmatan Terima sebutharga dari Farmasi caterer
Dapatkan sokongan & kelulusan dari pegawai berkenaan
Hantar ke Bahagian Kewangan untuk proses pembayaran
47
A
SENARAI SEMAK/CHECKLIST
48
SENARAI SEMAK/CHECKLIST SENARAI SEMAK/CHECKLIST TUGAS 1: Memastikan sistem rekod dan penyimpanan maklumat Sumber Manusia BPF,KKM berjalan lancar dan sentiasa dikemaskini serta menyelaras dan mengemaskini rekod/statistik bagi penempatan, pelantikan, pertukaran, persaraan dan peletakan jawatan bagi Pegawai Farmasi
BIL 1.
TINDAKAN
TANDA (√ )
CATATAN
Hantar surat atau email kepada setiap negeri untuk menghantar SMF terkini kedudukan terkini pegawai dan kakitangan sokongan farmasi di negeri tersebut 49
2.
Menerima maklumbalas SMF daripada setiap negeri mengenai kedudukan terkini pegawai dan kakitangan sokongan farmasi di negeri tersebut
3.
Meminta PT yang bertanggungjawab untuk mengemaskini sistem rekod Sumber Manusia Farmasi (SMF) berpandukan maklumbalas SMF negeri dan menyediakan statistik perjawatan yang terkini
SENARAI SEMAK/CHECKLIST TUGAS 2 : Membantu memantau rekod / statistik & memberikan maklumat yang betul dan tepat bagi membuat anggaran keperluan tenaga manusia (ABM) secara langsung atau tidak langsung kepada pegawai-pegawai Ibu Pejabat Perkhidmatan Farmasi, Kementerian Kesihatan Malaysia
BIL
TINDAKAN
TANDA (√ )
CATATAN
50
1.
Menerima surat Haluan Dasar Belanjawan Perjawatan Bahagian Sumber Manusia KKM bagi permohonan perjawatan untuk tahun hadapan
2.
Mengeluarkan surat dan email kepada semua negeri untuk membuat anggaran keperluan perjawatan untuk pegawai farmasi dan kaitangan sokongan yang berada di bawah Program Farmasi
3.
Menerima ,mengumpul dan menyelaras maklumbalas permohonan anggaran keperluan perjawatan daripada setiap negeri
4.
Berbincang dengan TP (P) dan KPPK (P) untuk mengenai permohonan anggaran keperluan perjawatan yang dipohon bagi semua negeri dan jawatan yang berada di bawah program farmasi
5.
Menyediakan memo permohonan ABM Program Farmasi kepada BSM, KKM
4.
Meminta PT yang bertangungjawab untuk mengeluarkan memo yang telah ditandatangani kepada pemohon
51
SENARAI SEMAK/CHECKLIST TUGAS 3 : Membantu dalam mengendalikan surat-surat atau fail-fail yang berkenaan
BIL
TINDAKAN
TANDA (√ )
CATATAN
52
1.
Menerima surat permohonan pegawai dagang daripada hospital swasta atau syarikat farmaseutikal
2.
Menyemak semua dokumen yang diminta berpandukan senarai semak yang telah disediakan.
3.
Sekiranya dokumen yang dipohon tidak disertakan atau tidak mengikut seperti yang diminta, dapatkan dokumen tersebut daripada pemohon
4.
Menyediakan surat samada menyokong atau tidak permohonan untuk tujuan imegresen bagi pegawai dagang tersebut
5.
Meminta PT yang bertangungjawab untuk mengeluarkan surat yang telah ditandatangani kepada pemohon
SENARAI SEMAK/CHECKLIST TUGAS 4 : Membantu dalam mengemaskini dan menyemak semula borang permohonan pertukaran bagi Pegawai Farmasi
53
BIL 1.
2.
TINDAKAN Menerima borang permohonan pegawai farmasi Menyemak borang yang dihantar untuk memastikan lengkap Sekiranya borang permohonan tidak lengkap, pohon JKN untuk memberitahu pgawai terbabit untuk melengkapkan borang tersebut.
3.
Meminta PT yang bertanggungjawab untuk memasukkan data pegawai berkenaan dalam senarai pegawai yang memohon bertukar untuk di pertimbangkabn di dalam Mesyuarat Pertukaran Pegawai Farmasi
4.
Ahli mesyuarat menyemak semua permohonan pertukaran dan rayuan beserta dokumen sokongan utuk dipertimbangkan berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan di dalam Garispanduan penempatan dan pertukaran pegawai farmasi KKM
5.
Menyediakan memo dan juga senarai nama pegawai yang telah diluluskan pertukaran ke BSM, KKM
6.
Meminta PT yang bertangungjawab untuk mengeluarkan memo yang telah ditandatangani kepada BSM, KKM
TANDA (√ )
CATATAN Garispanduan Penempatan dan Pertukaran Pegawai Farmasi Yang Sedang Berkhidmat di KKM
Garispanduan Tinadakan Ke Atas Sokongan Yang Diterima Daripada Pemimpin Kerajaan, Individu Berpengaruh Atau manamana orang mengenai Urusan Kerajaan
54
SENARAI SEMAK/CHECKLIST
55
TUGAS 5 : Membantu dalam merekod data untuk urusan temuduga pengambilan jawatan pegawai farmasi U41 Pelajar Tahun Akhir universiti-universiti tempatan (IPTA & IPTS)
BIL 1.
TINDAKAN
TANDA (√ )
CATATAN
Menerima borang temuduga pengambilan jawatan pegawai farmasi U41 Pelajar Tahun Akhir universiti-universiti tempatan (IPTA & IPTS)
2.
Menyemak borang temuduga yang dihantar untuk memastikan lengkap
3.
Meminta PT yang bertanggungjawab untuk merekod data untuk urusan temuduga pengambilan jawatan pegawai farmasi U41 Pelajar Tahun Akhir universiti IPTA & IPTS yang terlibat ke dalam sistem
56
SENARAI SEMAK/CHECKLIST TUGAS 6 : Membantu menguruskan pengendalian mesyuarat Penempatan / Pertukaran Pegawai Farmasi yang sedang / akan berkhidmat di Kementerian Kesihatan Malaysia
BIL
TINDAKAN
1.
Buat tempahan bilik mesyuarat, makanan, Laptop dan LCD
2.
Sediakan deraf surat/memo panggilan mesyuarat
3.
Semak deraf surat/memo panggilan mesyuarat
4.
Dapatkan tandatangan pada surat/memo panggilan mesyuarat
5.
Edarkan surat panggilan mesyuarat kepada ahli mesyuarat melalui email, fax dan pos
6.
Failkan surat panggilan mesyuarat
7.
Dapatkan meklumbals kehadiran mesyuarat dan maklumbalas minit mesyuarat yang lepas
8.
Sediakan senarai kehadiran mesyuarat dan fail mesyuarat
9.
Pastikan persiapan bilik mesyuarat iv.
Susun atur
v.
Pendingin hawa
vi.
Laptop dan LCD sedia untuk
TANDA (√ )
CATATAN
57
digunakan
10.
Pastikan makanan dan minuman disediakan
11.
Edarkan senarai kehadiran dan fail mesyuarat
12.
Pastikan bilik mesyuarat dikemas dan peralatan dikembalikan
13.
Sediakan deraf minit mesyuarat dalam masa 7 hari bekerja dari tarikh mesyuarat
14.
Dapatkan tandatangan pengesahan pengerusi
15.
Edarkan minit mesyuarat
16.
Failkan minit mesyuarat
58
SENARAI SEMAK/CHECKLIST TUGAS 7 : Membantu dalam urusan Penyediaan Menu Sihat untuk semua mesyuarat yang dijalankan di bawah Pengurusan Perkhidmatan Farmasi
BIL 1.
2.
3.
TINDAKAN
TANDA (√ )
CATATAN
Menerima surat panggilan mesyuarat dari pegawai yang berkenaan Lengkapkan Borang Tempahan Makanan dan Borang Harta Modal Sediakan menu ikut kesesuaian jumlah kalori mengikut panduan Menu Sihat dan mengikut masa yang telah ditetapkan
4.
Membuat tempahan makanan dengan katerer yang dilantik untuk penyajian Menu Sihat
5.
Menerima sebut harga dari katerer untuk dikepilkan bersama Borang Tempahan Makanan dan Borang Harta Modal
6.
Dapatkan sokongan dari Ketua Unit dan Kelulusan dari Timbalan Pengarah pada Borang Tempahan Makanan dan Borang Harta Modal yang lengkap 59
7.
Menghantar borang tersebut kepada Bahagian Kewangan untuk proses pembayaran
8.
Menyediakan tagging Menu Sihat yang telah ditempah setiap kali mesyuarat diadakan
60
SENARAI BORANG
SENARAI BORANG 61
BIL.
SENARAI BORANG
TUGAS 1: Membantu mengemaskini rekod / statistik bagi penempatan, pelantikan, pertukaran, persaraan dan peletakan jawatan bagi Pegawai Farmasi 1.
Borang SMF pindaan 01/11
TUGAS 2 : Membantu memantau rekod / statistik & memberikan maklumat yang betul dan tepat bagi membuat anggaran keperluan tenaga manusia (ABM) secara langsung atau tidak langsung kepada pegawai-pegawai Ibu Pejabat Perkhidmatan Farmasi, Kementerian Kesihatan Malaysia 1.
2.
Borang Ringkasan Jawatan Mengikut Program Program 6 & Program 2 & Program 3 (Berkaitan Farmasi) Borang Anggaran Belanjawan Mengurus Tahun 2011 (Justifikasi Jawatan Baru)
TUGAS 3: Membantu dalam mengendalikan surat-surat atau fail-fail yang berkenaan
TIADA
TUGAS 4: Membantu dalam mengemaskini dan menyemak semula borang permohonan pertukaran bagi Pegawai Farmasi 1.
Borang Permohonan Pertukaran Pegawai & Kakitangan Kumpulan Pegurusan & Professional /Sokongan KKM
TUGAS 5: Membantu dalam merekod data untuk urusan temuduga pengambilan jawatan pegawai farmasi U41 Pelajar Tahun Akhir universitiuniversiti tempatan (IPTA & IPTS) 1.
Lampiran B (Borang maklumat calon) – Urusan Pengambilan sebagai Pegawai Farmasi Gred U41
TUGAS 6 : Membantu menguruskan pengendalian mesyuarat Penempatan / Pertukaran Pegawai Farmasi yang sedang / akan berkhidmat di Kementerian Kesihatan Malaysia 1.
Borang Tempahan Makanan
2.
Borang Permohonan Alat Tulis
3.
Borang Permohonan membawa keluar aset
62
4.
Borang Permohonan Keluar Pejabat (Lampiran A)
TUGAS 7 : Membantu dalam urusan Penyediaan Menu Sihat untuk semua mesyuarat yang dijalankan di bawah Pengurusan Perkhidmatan Farmasi 1.
Borang Tempahan Makanan
2.
Borang Permohonan Keperluan Harta Modal
UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN
63
UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN 64
BIL.
SENARAI UNDANG-UNDANG & PERATURAN
TUGAS 1: Membantu mengemaskini rekod / statistik bagi penempatan, pelantikan, pertukaran, persaraan dan peletakan jawatan bagi Pegawai Farmasi 1.
TIADA
TUGAS 2: Membantu memantau rekod / statistik & memberikan maklumat yang betul dan tepat bagi membuat anggaran keperluan tenaga manusia (ABM) secara langsung atau tidak langsung kepada pegawai-pegawai Ibu Pejabat Perkhidmatan Farmasi, Kementerian Kesihatan Malaysia 1.
2.
Surat Haluan Dasar Belanjawan Perjawatan Bahagian Sumber Manusia Kkm Pekeliling Perbendaharaan Bil.2 Tahun 2011 (Garis Panduan Bagi Penyediaan Cadangan Anggaran Perbelanjaan Tahun 2012 Dan 2013
TUGAS 3: Membantu dalam mengendalikan surat-surat atau fail-fail yang berkenaan 1.
Akta Racun 1952 Dan Peraturan-peraturannya
2.
Akta Dadah Merbahaya 1952 Dan Peraturan-peraturannya
TUGAS 4: Membantu dalam mengemaskini dan menyemak semula borang permohonan pertukaran bagi Pegawai Farmasi 1.
2.
Garispanduan Penempatan dan Pertukaran Pegawai Farmasi Yang Sedang Berkhidmat di KKM Garispanduan Tindakan Ke Atas Sokongan Yang Diterima Daripada Pemimpin Kerajaan, Individu Berpengaruh Atau mana-mana orang mengenai Urusan Kerajaan
TUGAS 5: Membantu dalam merekod data untuk urusan temuduga pengambilan jawatan pegawai farmasi U41 Pelajar Tahun Akhir universitiuniversiti tempatan (IPTA & IPTS) TIADA
65
UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN TUGAS 6: Membantu menguruskan pengendalian mesyuarat Penempatan / Pertukaran Pegawai Farmasi yang sedang / akan berkhidmat di Kementerian Kesihatan Malaysia 1.
Garispanduan Penempatan dan Pertukaran Pegawai Farmasi Yang Sedang Berkhidmat di KKM
2.
Garispanduan Tindakkan Ke Atas Sokongan Yang Diterima Daripada Pemimpin Kerajaan, Individu Berpengaruh Atau manamana orang mengenai Urusan Kerajaan
TUGAS 7 : Membantu dalam urusan Penyediaan Menu Sihat untuk semua mesyuarat yang dijalankan di bawah Pengurusan Perkhidmatan Farmasi TIADA
66
JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI
67
JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI BIL.
NAMA JAWATANKUASA
KEANGGOTAAN
KEKERAPAN MESYUARAT
1.
Mesyuarat Pertukaran/Penempatan Pegawai Farmasi yang Sedang Berkhidmat di KKM
Urusetia/ahli
4 kali setahun /setiap 3 bulan
2.
Mesyuarat Pembangunan Kerjaya Farmasi
Urusetia/ahli
2 kali setahun
3.
Mesyuarat Rayuan Pegawai Farmasi
Urusetia/ahli
4 kali setahun
68
NORMA KERJA
69
NORMA KERJA
BIL.
JENIS KERJA
NORMA KERJA (Masa/Kuantiti)
1.
Merekod data pegawai farmasi
Sepanjang tahun
2.
Mengeluarkan surat
Sepanjang tahun
3.
Membuat tempahan makanan (Menu Sihat)
Sepanjang tahun
70
SENARAI TUGAS HARIAN
71
