Estructura y organización de una emisora radial Administración, producción y prensa Distribución del personal
Introducción La radio es una fuente de entretenimiento e información. Los oyentes disfrutan de la magia de la radio pero nunca se dan cuenta de todas las personas a quienes hay que agradecerla. Las estaciones de radio, ya sean comerciales o públicas, cuentan con una estructura corporativa que les permite llevar a cabo sus operaciones y les proporciona el material de interés para los oyentes. Una estructura corporativa consiste en un grupo de diferentes personas y departamentos dentro de una misma compañía que tienen distintas funciones, pero que trabajan en conjunto, a fin de promover los intereses de la empresa. El presente, tiene como finalidad definir y delimitar el trabajo de cada Departamento y Sección que conforma la estructura organizacional, con el objetivo de ofrecer a su personal una visión ordenada del ambiente en que trabaja. Con la descripción de las tareas concernientes a cada Departamento se busca, en primer lugar, enfocar el campo de acción de cada miembro hacia el cumplimiento de los objetivos específicos de su cargo. De este modo, se asegura que el cumplimiento de éstos lleve a concretar el plan estratégico de la emisora, en busca de cumplir con los objetivos generales de la misma. A continuación, se especifican las relaciones entre los componentes de la organización, con la finalidad de facilitar una mejor comprensión del modo de trabajo y de los procesos que conciernen a la emisora como un todo.
CAPÍTULO I: ESTRUCTURA DIRECCIÓN GENERAL Órgano principal de la empresa radiofónica encargado de la administración, planificación y desarrollo de actividades en coordinación con los departamentos bajo su dirección. Aprueba en última instancia cada una de las actividades propuestas por los departamentos. Recibe y aprueba el balance interno de cada departamento cada cierto tiempo. Secretaría general Órgano de apoyo de la Dirección General encargado de realizar todas las gestiones administrativas que facilitan el desarrollo de las actividades a realizar por la organización radial. DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Departamento encargado de producir, diseñar el perfil de la radio. Dentro de este departamento se encuentran las secciones de Producción y Diseño de Programas, Personal de Programas y Participación Ciudadana. Sus funciones son: a. Aprobar los proyectos realizados por la sección de Producción y Diseño de Programas. b. Gestiona el contrato de personal necesario y suficiente. c. Organiza y desarrolla campañas para el fomento de la participación ciudadana.
d. Asumir la responsabilidad por la línea temática desarrollada por los programas. e. Realizan la convocatoria para nuevo personal, de acuerdo al presupuesto designado por la sección Presupuesto del Departamento de Gestión. f. Realizan las entrevistas de trabajo.
1. Producción y Diseño de Programas: 1. Responsable
directo
de
la
producción
de
proyectos
programáticos. 2. Realiza control de audiencia. 3. Elaboran la pauta musical, pauta publicitaria y la malla programática en general. 4. Supervisar el desarrollo de los programas que se realicen en estudios y en exteriores (el caso de las campañas). 1. Encargados de la selección y edición de audio. 2. Personal de programas Responsable de contrato de personal para laborar en los programas de la radio. 1. Marcan el perfil de la radio. 2. Son
responsables
de
los
equipos
–micrófonos,
consolas,
parlantes, etc.- necesarios para llevar a cabo su labor. 3. Desarrollan
los
contenidos
temáticos
establecidos
propuesta programática de la empresa radiofónica. 4. Están en contacto directo con la audiencia.
por
la
3. Participación Ciudadana 1. Sección destinada al fomento de la intervención de las audiencias activas, mediante la labor de incidencia realizadas por los programas. 2. Elaborar estrategias que permitan a la población generar propuestas, observaciones que permitan reforzar la propuesta de la radio y, al mismo tiempo acercarse más a sus necesidades inmediatas. 3. Establecer dinámicas participativas orientadas a informar a la población de las actividades que los afecten directamente en su proceso de desarrollo en sociedad.
DEPARTAMENTO DE PRENSA 1. Es responsable, junto al Departamento de Programación y a la sección de Comunicación Interna del Departamento de Gestión de la elaboración del Manual de Estilo de la radio. 2. Encargado del tratamiento de la información. 3. Atiende las denuncias presentadas por los ciudadanos. 4. Encargado de filtrar la información.
1. Redacción 1. Encargado del tratamiento de la información asegurando la imparcialidad y la objetividad. 2. Verifica las fuentes de la información. 2. Comisiones
1. Sección destinada a la distribución de comisiones a los periodistas. 2. Estar
pendientes
de
las
diferentes
actividades
de
las
instituciones públicas y privadas en tanto sea su actuación importante para la sociedad. 3. Coordinan los enlaces con el Departamento de Prensa. DEPARTAMENTO DE GESTIÓN Departamento encargado de coordinar y administrar las relaciones entre los diferentes departamentos, secciones y áreas de la radio para resolver los conflictos que se presenten antes, durante y después de las actividades que se realicen. 1. Comunicación Interna 1. Formar grupos de trabajo para facilitar el desarrollo de las actividades o resolver conflictos en tiempo de crisis. 2. Promover la motivación en sus trabajadores. 3. Crear espacios de confraternidad entre los trabajadores. 2. Mesa de Partes a. Permite la circulación, distribución fluida de los documentos emitidos por los departamentos, secciones y áreas de la radio. 3. Presupuesto 1. Recepciona los ingresos anuales obtenidos por la empresa radiofónica. 2. Distribuyen
el
presupuesto
determinado
para
cada
departamento. 3. Redactan un informe anual de ingresos y egresos de la organización.
4. Aprobar proyectos de inversión. 3.1. Caja Chica – Guardar y distribuir internamente el presupuesto para los usos que la organización. – Emite recibos como constancia de los gastos hechos por quienes requieren del fondo. 3.2. Inversión – Administra los fondos destinados para las actividades externas de la radio. – Designa los fondos necesarios para cada uno de los órganos de la radio. DEPARTAMENTO DE PUBLICIDAD Y MARKETING Departamento encargado de estudio y el análisis de la situación de la radio en su faceta empresarial. 1. Aprueba las estrategias publicitarias y de marketing. 2. Monitorea el desarrollo adecuado de las campañas publicitarias. 3. Recepciona la lista de contratos realizados con los anunciantes. 1. Mercadotecnia 1. Estudia permanentemente al público objetivo de la radio para reforzar, en caso sea necesario, la estrategia publicitaria. 2. Elabora y desarrolla estrategias para mejorar la imagen comercial de la radio ante la sociedad, en general, y ante sus anunciantes, en particular. 3. Realiza estudios de mercado para reconocer las necesidades de la sociedad y maneja las variables obtenidas para implementar y mejorar la oferta de la radio.
4. Promueve la participación de la imagen de la radio como auspiciador de eventos. 2. Desarrollo de campañas publicitarias 1. Planifica y desarrolla las campañas publicitarias pertinentes para la organización radiofónica durante el año. 2. Elabora el presupuesto para cada una de las campañas publicitarias a realizar. 3. Informa acerca de los resultados de las campañas publicitarias.
3. Contratos Publicitarios 1. Establece
acuerdos
comerciales
con
las
organizaciones
interesadas en anunciar en la radio. 2. Elaboran la tarifa de precios para los anuncios publicitarios. 3. Cuentan con una carpeta de clientes. DEPARTAMENTO DE EQUIPOS Y ABASTECIMIENTO 1. Almacena y distribuye los dispositivos técnicos y el material de oficina entre los órganos de la radio. 2. Asegura el mantenimiento y el buen estado de los equipos y de las unidades móviles de uso de la radio. 3. Disponen de la salida de los equipos mediante documentos de solicitud. 1. Almacén 1. Almacena tanto equipos como material de oficina necesario para cada órgano de la empresa radiofónica.
2. Permite el ingreso y salida de los equipos y el material de oficina, los mismos que deben ser registrados en cada caso. 3. Elabora un inventario donde constata la cantidad y el estado de los equipos y el material almacenado. 2. Movilidad 1. Responsable de las unidades móviles y demás vehículos propiedad de la empresa radiofónica. 2. Encargados de velar por el estado óptimo de cada uno de los vehículos bajo su responsabilidad. 3. Facilita las unidades móviles y demás vehículos para las actividades pertinentes a la labor radial.
APITULO II: ORGANIZACION DIRECCIÓN GENERAL – Órgano principal de la empresa radiofónica encargado de la administración, planificación y desarrollo de actividades en coordinación con los departamentos bajo su dirección. – Aprueba en última instancia cada una de las actividades propuestas por los departamentos. – Recibe y aprueba el balance interno de cada departamento cada cierto tiempo. – Representa a la emisora durante actividades públicas o en el trato con otras entidades u organizaciones. – Evalúa, califica y orienta los proyectos formulados por los distintos departamentos. – Convoca a reuniones con los directivos de cada departamento y dirige a su vez dichos encuentros.
DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN – Del Departamento de Programación dependen administrativa y jerárquicamente las secciones de Producción y Diseño de Programas, Personal de Programas y Participación Ciudadana. – Aprueba los proyectos programáticos de la Sección de Producción y Diseño de Programas. – Gestiona la contratación del personal de la radio por parte la Sección de Personal de Programas. – Organiza los proyectos de ciudadanía elaborados por la Sección de Participación Ciudadana. – Coordina con la Sección de Presupuesto los fondos necesarios para el cumplimiento del plan de trabajo del departamento. – Recibe respuesta de la Dirección General acerca de las solicitudes para la programación o producción. – Solicita las unidades móviles para el desarrollo de las campañas de participación ciudadana, a la Sección de Movilidad del Departamento de Equipos y Abastecimiento. – Sugieren presupuesto a Dirección General que dispondrá de su aprobación o rechazo a través de la Sección de Presupuesto del Departamento de Gestión. – La Sección de Producción y Diseño de Programas envía la pauta publicitaria y la programación a la Sección de Contratos Publicitario del Departamento de Publicidad y Marketing para que no haya descoordinación en los contratos de los espacios cedidos a los anunciantes. – Recibe y analiza la información de Participación Ciudadana y de la sección de Producción y Diseño de Programas, con el fin de adecuar la propuesta de programación a los estudios de audiencia. DEPARTAMENTO DE PRENSA
– Distribuye sus funciones entre las secciones de Redacción y Comisiones. – Se organizan en unidades de investigación para apoyar la labor programática de la Sección de Producción y Diseño de Programas. – La Sección de Redacción envía los boletines informativos y coordina los enlaces con la Sección de Producción y Diseño de Programas del Departamento de Programación. – Hace llegar al Área de Inversión de la Sección de Presupuesto del Departamento de Gestión los requerimientos en cuestión de equipos técnicos necesarios para el trabajo del personal periodístico o para la financiación de viáticos y otros requerimientos en ocasiones que lo requieran. – Coordina con el Departamento de Equipos y Abastecimiento el uso de los materiales con los que dispone la emisora para el correcto desarrollo de la labor periodística. – Coordina con Desarrollo de Campañas Publicitarias el empleo y elaboración de Publirreportajes, adecuándose también a las exigencias de dicho formato. DEPARTAMENTO DE GESTIÓN – Se comunica con Dirección General para la aprobación de presupuestos; sea la inversión o pago de facturas. – Recibe los balances y requerimientos de cada Departamento, emitiendo respuesta sobre la viabilidad o no de un determinado proyecto. – Permite la comunicación interna de documentos, así como su rápida difusión y la puesta en marcha de propuestas que mejoren la comunicación interna en la emisora. – A través de la Sección de Comunicación Interna impulsa la formación de grupos de trabajo en cada uno de los departamentos, secciones y áreas para actividades programadas o en casos de contingencias. – La Sección de Comunicación Interna facilita la comunicación de documentos (por ejemplo, los memorandos)
que ingresan por la Sección de Mesa de Partes y que están dirigidos a otros Departamentos o directores de los mismos. – La Sección de Presupuesto recibe la lista de requerimientos del Departamento de Equipos y Abastecimiento, revisando su viabilidad y haciendo cuenta del inventario que se actualiza cada cierto tiempo. DEPARTAMENTO DE PUBLICIDAD Y MARKETING – Comunica al Departamento de Programación sobre los nuevos auspiciadores que han realizado contrato con la emisora. – Coordina con el Departamento de Prensa la realización de publirreportajes, de acuerdo a las pautas establecidas para la ejecución de dicha modalidad. – Hace llegar a la Sección de Presupuesto del Departamento de Gestión su presupuesto estructurado a partir de las necesidades de publicidad. – Se halla en comunicación constante con Relaciones Públicas, buscando estructurar su propuesta de publicidad a partir de las necesidades y requerimientos del contexto. – Comunica a Dirección General los proyectos de publicidad que se estructuran y que requieren de revisión presupuestal y legal. – La Sección de Mercadotecnia se halla pendiente de las reacciones de Participación Ciudadana con las campañas hechas por la emisora. – La Sección de Mercadotecnia coordina con la Sección Producción y Diseño de Programas la adecuación de propuestas a los resultados de sus estudios y análisis audiencias, con el fin de responder a las preferencias de mismas.
de las de las
– La Sección de Mercadotecnia plantea a la Sección de Presupuesto del Departamento de Gestión un presupuesto dedicado al financiamiento de los estudios y análisis de audiencia. DEPARTAMENTO DE EQUIPOS Y ABASTECIMIENTO
– El Departamento de Gestión le comunica la llegada de nuevos equipamientos para la radio. – Coordina con el Departamento financiamiento de nuevos equipos.
de
Gestión
el
– Recibe los requerimientos técnicos de cada Departamento, los unifica y emite una propuesta de inventario que es dirigida a Gestión para revisar su viabilidad. Por ejemplo: las necesidades de prensa para las comisiones correspondientes. El resto del personal El resto del personal se ubica, básicamente, en el área de programas. Allí localizamos a los locutores y a los redactores de noticias. Ambos colectivos deben asumir tareas que, a priori, no les corresponden, pero que necesariamente tendrán que hacer si quieren que la emisora subsista. Por ejemplo, los locutores no sólo presentarán programas, sino que también redactarán guiones, producirán espacios, almacenarán música, grabarán publicidad… Por su parte, los redactores trabajarán informaciones de todo tipo: deportivas, sociales, culturales, políticas… y realizarán grabaciones sin el apoyo de personal técnico. Así pues, el organigrama de una emisora de pequeña cobertura y que ofrece una programación generalista o musical podría concretarse en el siguiente esquema: Organigrama tipo: emisora de radio de pequeña cobertura Propietarios (Consejo de Administración) Director Director de programas
Plantilla de los servicios informativos (*)
Jefe Técnico
Jefe Comercial
