EDCOM TRABAJO DE:
Técnica de Documentación e Investigación PRESENTADO POR:
Yépez Montesinos Margarita Susana Cabrera Diaz Chistian Adolfo Cepeda Fernández Luis Alberto Ramos Dávila Chistian Manolo Rivas Bravo Juan Carlos Tandazo Troya Oscar René DIRIGIDO:
Lsi. Delia Carrión TEMA:
La Propuesta AÑO LECTIVO:
2008 – 2009
Sistema
SCI
Propuesta
Asesoramiento y Desarrollo del Sistema
Preparado Por: Yépez Montesinos Margarita Susana Cabrera Diaz Chistian Adolfo Cepeda Fernández Luis Alberto Ramos Dávila Chistian Manolo Rivas Bravo Juan Carlos Tandazo Troya Oscar René
Requerimiento de: Ing. Carlos Larrea Gerente General LÁCTEOS S.A
Julio, 2008
TABLA DE CONTENIDO CAPITULO I............................................................................................................... 5 Antecedentes ..................................................................................................................5 CAPITULO II.............................................................................................................. 6 Problemas Actuales ........................................................................................................6 Nivel Organizacional ............................................................................................6 Nivel Tecnológico .................................................................................................6 Nivel de Proceso ...................................................................................................7 CAPITULO III............................................................................................................. 8 Solución propuesta.........................................................................................................8 Nivel Organizacional ............................................................................................8 Nivel Tecnológico .................................................................................................8 Nivel de Proceso ...................................................................................................9 CAPITULO IV ...........................................................................................................10 Alcance del Sistema ......................................................................................................10 CAPITULO V ............................................................................................................12 Requerimientos Operacionales ..................................................................................12 Requerimientos de Hardware ..........................................................................12 Requerimientos de Software ............................................................................13 Recurso Humanos ..............................................................................................14 CAPITULO VI ...........................................................................................................15 Presupuestos y Costos .................................................................................................15 Costos de Hardware ...........................................................................................15 Costos de Software ............................................................................................15 Descripción del Sistema SCI ..............................................................................15 Costo de Operación...............................................¡Error! Marcador no definido. Costo Total del Sistema .....................................................................................16
CAPITULO VII ..........................................................................................................17 Plan de Implementación ..............................................................................................17 CAPITULO VIII .........................................................................................................17 Beneficios.......................................................................................................................18 CAPITULO IX ...........................................................................................................19 Evaluación del Sistema ................................................................................................19 CAPITULO X ............................................................................................................20 Alternativas de Solución ..............................................................................................20 CAPITULO XI ...........................................................................................................21 Comparación entre Propuesta y Alternativas...........................................................21 CAPITULO XII ..........................................................................................................23 Recomendaciones ........................................................................................................23
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CAPITULO I Antecedentes Lácteos S.A. es una compañía de venta de alimentos derivados de la leche (queso, mantequilla, margarina, yogures, etc.) que opera en el país desde 1995. Fue constituida por el Ing. Carlos Larrea y su esposa, iniciando sus actividades en el centro de Guayaquil donde reside su oficina matriz. Debido al crecimiento del mercado, actualmente mantiene dos sucursales en Quito y Cuenca, expandiendo sus actividades hacia la venta de otros artículos de marcas como Nestlé, Toni, Chivería, Unilever, entre otras.
La empresa tiene más de 95 empleados en las 3 ciudades. En la matriz se encuentra el Gerente General (Ing. Larrea) y los departamentos de Recursos Humanos y Financiero, los cuales son los únicos con los que cuenta la misma. El departamento de Recursos Humanos está conformado por el jefe de personal y su asistente; y el Financiero, por su jefe y dos asistentes. Además cuenta con dos administradores, uno para el control de ventas y otro para el control de la bodega principal y frigoríficos. La bodega dispone de 6 vendedores, de los cuales 4 se encargan de recibir, perchar y refrigerar los productos que adquiere la compañía para la venta. Vale destacar que no se cuenta con un departamento de Sistemas.
La empresa utiliza el sistema contable SysCon, el cual fue obsequiado al Ing. Larrea. Este sistema permite llevar el control de las transacciones diarias (libro diario), emitir reportes del estado de situación inicial y final de la empresa y conocer los ingresos y egresos de la misma. Otro sistema realiza la facturación, pero no controla el stock real de los productos existentes en bodegas y frigoríficos, por lo que este control se realiza en hojas de cálculo de Excel. Además, la compañía cuenta con una pequeña red y un servidor que mantiene tanto la base de datos del SysCon como la información de los reportes manejados en Excel a través de una carpeta compartida.
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CAPITULO II Problemas Actuales Al realizar el respectivo estudio de la situación de la empresa Lácteos S.A,
se
encontraron diversos factores que dificultan el control efectivo de la compañía en relación a sus productos y utilidades, impidiendo de esta forma su crecimiento. A continuación se presentan en detalle los puntos relevantes de la problemática: CAUSA
EFECTO
Nivel Organizacional Inexistencia
de
una
estructura
organizacional
El
Gerente
realiza
toma
de
decisiones desacertadas y con ello las sucursales no logran abastecerse a tiempo de los productos que vende la empresa.
Falta de un centro de cómputo que
Gastos en la contratación de un
lleve el control de los archivos y la
Ingeniero en Sistemas cada vez que
base de datos de la empresa
se presente un problema en la base de datos o en los archivos.
Nivel Tecnológico No existe integración de datos entre
Demora en la realización de los
los departamentos de la empresa.
controles de las cuentas por cobrar y pagar.
No
se
obtienen
los
datos
inmediatos de los sueldos, lo cual ocasiona problemas de confiabilidad en la contabilidad. -6-
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CAUSA Departamentos Humanos
y
EFECTO de
Recursos
Financiero,
Presentación de reportes con datos
no
automatizados
no exactos de la empresa que en ocasiones cuenta con información repetida.
No se lleva un control adecuado de los productos en stock.
No se conoce la utilidad real ni consolidada de los 3 locales.
Nivel de Proceso Realizaciones de roles de pago,
Pérdida de tiempo en la elaboración
control de permisos y vacaciones en
de estos documentos.
hojas de calculo de Excel. Sistema de facturación que emite
No se tiene al día la información
facturas pero no controla el stock
sobre cuanto ingresa y cuanto
real de las bodegas y frigoríficos en
egresa de las bodegas, ocasionando
los demás puntos de ventas
su desabastecimiento.
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CAPITULO III Solución propuesta Una vez realizado el análisis de los problemas, System SCI, desarrollara un sistema acorde a las necesidades de la empresa, el mismo que será desarrollado en Visual Studio bajo una plataforma de base de datos en SQL Server 2005 la cual permitirá una solides en la manipulación de la información. A continuación se detalla la solución:
PROBLEMA
SOLUCION Nivel Organizacional
Falta de personal de ayuda a
Contratación de un Vicepresidente para
Gerencia
ayudar al manejo de la Empresa con mejores tomas de decisiones, y así evitar que las sucursales resulten afectadas.
Falta de un Departamento de
Creación de un Departamento de Sistemas
Sistemas
para llevar un correcto mantenimiento de los archivos y de la base de datos de la empresa
cada
vez
que
existan
inconvenientes.
Nivel Tecnológico Falta de integración de los datos
Creación
de
una
red
LAN
en
los
departamentos de Recursos Humanos, financieros y de Gerencia para facilitar la comunicación entre ellos y el acceso a la información que se necesite en cada departamento.
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PROBLEMA
SOLUCION
Falta de integración de los datos
Creación de un sitio web la cual estará enlazada con la base de datos de cada local para así tener una conexión de la empresa en las distintas ciudades.
Departamentos Humanos
y
de
Recursos
Financiero,
no
automatizados
Con los módulos que se implementarán en el sistema no habrá pérdida de información en ningún departamento y se obtendrán reportes confiables con un mejor control de los productos en stock.
Nivel de Proceso Retraso en la elaboración de
Se contará con un módulo de elaboración
roles de pago, control de
de estos documentos dentro del sistema,
permisos y vacaciones.
con lo que se logrará obtener un mejor control de los empleados de la empresa.
Sistema
no
Nuestro sistema System SCI permitirá ver
los
reportes sobre los procesos que se realizan
requerimientos que necesita la
en la contabilidad de la empresa; estos
empresa
reportes podrán ser visualizados por
cumple
Contable con
que
todos
pantalla o impresos, a su vez pueden ser exportados
en
múltiples
formatos,
facilitando tareas de análisis y toma de decisiones. Sistema ineficiente
de
facturación
El sistema incluye un módulo que permitirá la emisión de facturas con el control del stock real de las bodegas y frigoríficos en la Matriz y demás puntos de ventas para llevar un mejor control de este proceso.
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CAPITULO IV Alcance del Sistema El sistema incluirá los módulos de inventario, contabilidad, facturación y roles de pagos. Dispondrá de una interfaz gráfica moderna que facilitará al usuario en el manejo de la aplicación, obteniendo así un eficiente manejo de los datos con la emisión de reportes.
A continuación detallamos sus principales requerimientos:
Sistema de Gestión de Inventarios Controlar y analizar el Stock de cada Producto Reportes (Ingresos, egresos de productos y utilidad real) Manejo de Stock por sucursales (bodegas y frigoríficos)
Sistema de Contabilidad General Se obtendrá los siguientes reportes: Estado de situación inicial. Mayor general. Mayor de Cuentas. Balance de Comprobación. Balances de Sumas y Saldos.
Sistema de Facturación Controlará las transacciones diarias de compra y venta de los productos. Emisión de facturas. Reportes varios (Facturas anuladas)
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Sistema de rol de pagos Generar los comprobantes de rol de pago a los empleados y así llevar un control de los mismos. Permitirá ingresar información acerca de: Datos generales del empleado Ingresos, egresos, beneficios, prestamos, utilidades, vacaciones
Sistema de red Comunicación directa y en tiempo real con todos los departamentos y sucursales que conforman la empresa. Obtención de Consultas y Reportes inmediatos.
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CAPITULO V Requerimientos Operacionales Se presenta a continuación los requerimientos necesarios para nuestra propuesta. Requerimientos de Hardware CANTIDAD
DESCRIPCION
CPU Intel DUAL CORE 3.0 Mainboard ECS chip INTEL 945 bus 1333 Disco Duro de 250 GB DVD - Writer Memoria RAM DDR2 de 1 GB PC 667. Sonido, Video Red 10/100 MBPS Fax Módem Floppy 1.44 Mb Teclado multimedia Mouse óptico Parlantes conexión USB
UBICACIÓN Ghz
Máximo del disco soportado: 4 TB Capacidad de Disco Duro: 500 GB SATA II Tipos de Puerto: Ethernet - RJ45 Twisted - Pair (XBaseT) Serial ATA - 7 pin USB: Universal Serial Bus 2.0 Conectores: SCSI External - 50 pin High-Density (MD-50) – Conectores RJ45 Interface: Fast SCSI Flash ROM/Firmware: 256 MB RAID Levels: RAID 5 Memoria Principal Instalada: 512MB Backplane Features: LED Power Indicator(s) Soporte de Redes: Gigabit Ethernet (1000 Mbps) Componentes Incluidos: - Cabling (Interface) - Mounting Brackets - Power Suplí Tarjeta de Red 1000mbps Rack de Piso Cable UTP Categoría 6A Switch (12 puertos) - 12 -
1 Dpto. De Gerencia 1 Dpto. De Recursos Humanos 1 Dpto. Financiero
1 Dpto. Centro de computo
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Requerimientos de Software LICENCIAS
DESCRIPCION
Marca: Corporation Nombre: System SCI Versión: 1.0 PROFESIONAL 2008 Idioma: Español Tipo de licencia: Paquete Completo Profesional Marca: Microsoft Nombre: WINDOWS Servipack 2 Versión: PROFESIONAL 2003 Idioma: Español Tipo de licencia: Paquete Completo Negocios Marca: Microsoft Nombre: OFFICE Versión: PROFESIONAL 2007 Idioma: Español Tipo de licencia: Paquete Completo Negocios Marca: Microsoft Nombre: OSERVER Versión: STANDARD 2003 Idioma: Español Tipo de licencia: Paquete Completo Negocios Marca: Microsoft Nombre: SQL Server Versión: 2005 Idioma: Español Tipo de licencia: Paquete Completo Marca: Microsoft Nombre: Visual Studio Versión: 2005 Idioma: Ingles Tipo de licencia: Paquete Completo
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Recurso Humano FASES Fases de Análisis
DETALLE
1 Analista de Sistemas 1 Analista de Sistemas
Fase de Diseño
1 Programador de Sistemas 1 Analista de Sistemas
Fase de Desarrollo
2 Programador de Sistemas 1 Analista de Sistemas
Fases de Implementación
1 Programador de Sistemas 1 Técnico en Redes
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CAPITULO VI Presupuestos y Costos A continuación se especifican los presupuestos y costos para los equipos requeridos: Costos de Hardware CANTIDAD
DESCRIPCION
3
Computadora Intel DUAL CORE 3.0 Ghz Memoria RAM DDR2 de 1 GB PC 667.
1
Servidor
1
Tarjeta de red 1000mbps
1
Rack de Piso
2
Caja (305m) Cable UTP Categoría 6A
48
Conector RJ45
1
Switch (12 puertos)
VALOR UNITARIO
VALOR TOTAL
US$ 550.00
US$ 1,650.00
US$ 2,000.00
US$ 2,000.00
US$ 15.00
US$ 15.00
US$ 150.00
US$ 150.00
US$ 40.00
US$ 80.00
US$ 0,40
US$ 19.20
US$ 120,00
US$ 120.00
TOTAL
US$ 4,034.20
Costos de Software CANTIDAD
DESCRIPCION
3
Microsoft XP WINDOWS PROFESIONAL 2003 Microsoft OFFICE PROFESIONAL 2007
3 1 1 1
Microsoft OSERVER ESTÁNDAR 2003
Microsoft SQL 2005 Microsoft Visual Studio 2005 TOTAL
VALOR UNITARIO
VALOR TOTAL
US$ 119.00
US$ 357.00
US$ 290.00 US$ 307.00 US$ 1,169.00 US$ 800.00
US$ 870.00 US$ 307.00 US$ 1,169.00 US$ 800.00 US$ 3,503.00
Descripción del Sistema SCI PRODUCTO
System SCI
DETALLES
ES UN PRODUCTO DISEÑADO PARA RESOLVER LOS PROBLEMAS DE LA EMPRESA EN SU AREA ADMINISTRATIVA, FINANCIERA Y DE RECURSOS HUMANOS, INTEGRADO EN TODOS SUS DEPARTAMENTOS. Costo $7700.00 - 15 -
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Costo Total del Sistema DESCRIPCIÓN
VALOR
Costo de Hardware (C/local)
US$ 4,034.20
Costo de Software
US$ 3,503.00
Costo de Operación
US$ 7.700.00
VALOR TOTAL DEL SISTEMA
US$ 15,237.20
Forma de Pago System SCI tiene la siguiente política de pago: El 50% del valor total del proyecto debe ser cancelado al momento de la aprobación de la misma. El 50% restante será cancelado una vez implementado el proyecto en la Organización NOTA: Los pagos deben ser en efectivo o cheque certificado a nombre de System SCI
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CAPITULO VII Plan de Implementación
Aquí pegar el diagrama de Gantt
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CAPITULO VIII Beneficios Los beneficios del nuevo sistema serían tan numerosos y variados que se mencionan a continuación:
1.
Actualmente con el Sistema SysCon se encuentra centralizada en la matriz, con el Sistema propuesto System SCI tendrá una extensión a las sucursales lo cual se podrá acceder de manera más rápida e informarse lo acontecido en los otros locales.
2.
Los reportes no eran correctos, existía redundancia en los datos, con el Sistema System SCI obtendrá reportes con los datos reales que maneja su empresa así dando un mejor control.
3.
Existe un mal control de inventario de los productos en bodega y frigoríficos, con el Sistema System SCI que se esta proponiendo se procederá a llevar el control de bodegas y frigoríficos lo cual mejorará el abastecimiento de las demás sucursales.
4.
Con el Sistema Actual existe una manipulación de los datos de la Empresa por parte de persona que no están autorizadas para dicho manejo, con nuestro Sistema propuesto System SCI habrá un control para que las personas no puedan manipular datos que no deben.
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CAPITULO IX Evaluación del Sistema OBJETIVO: Acreditar el funcionamiento correcto y eficaz del sistema, a fin de dar respuestas acertadas a las necesidades de la Empresa.
FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA CONTABLE: Para dar cumplimiento a esta fase utilizaremos, una prueba piloto cuya duración es de una semana, el cual persigue la verificación de desempeño del sistema.
VERIFICACIÓN DE LA RED. La revisión de conexión en red es otra evaluación a realizar para de esta manera comprobar, el intercambio de información entre departamentos de la Empresa de manera precisa y verificable.
ASESORAMIENTO DE SELECCIÒN DE PERSONAL. Se brindará orientación al momento de elegir personal calificado que labore oportunamente en áreas de su competencia.
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System SCI®
CAPITULO X Alternativas de Solución
Alternativa N° 1 Modificar el Sistema SysCon Ventaja Se mejoraría en parte, al problema que tiene con dicho Sistema y menor costo para la Empresa. Desventaja Se corre el riesgo de no llenar las expectativas de la mejora y podría seguir existiendo fallos en el sistema provocando la pérdida de tiempo.
Alternativa N° 2 Adquirir Sistema System SCI® Ventajas Los reportes, informes, facturaciones y demás se podrán realizar de una manera más rápida y segura, y será de fácil operación ya que se capacitará para dicho manejo. Desventaja Para la instalación del sistema System SCI® se requiere de ciertos equipos tales como: Computadores, impresoras y personal que este capacitado para interactuar con el sistema y con la Empresa.
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CAPITULO XI Comparación entre Propuesta y Alternativas Demostramos a continuación la comparación entre las alternativas y la propuesta que ofrecemos. Escala de Comparación: Alto Medio Bajo Promedio
BENEFICIOS
SISTEMA ACTUAL
SYSTEM SCI
Costos
Bajo
Promedio
Fácil Operación
Alto
Alto
Seguridad
Bajo
Alto
Eficiencia
Bajo
Alto
Rentabilidad
Bajo
Alto
Medio
Alto
Bajo
Alto
Ahorro de Tiempo Capacidad de almacenamiento
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BENEFICIOS
ALTERNATIVA 1
ALTERNATIVA 2
Medio
Promedio
Alto
Alto
Seguridad
Medio
Alto
Eficiencia
Medio
Alto
Rentabilidad
Medio
Alto
Ahorro de Tiempo
Medio
Alto
Bajo
Alto
Costos Fácil Operación
Capacidad de almacenamiento
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CAPITULO XII Recomendaciones Nuestra propuesta de implementación, propone la adquisición de un sistema que agilite todos los procesos dentro de su Empresa, así como el incremento de personal capacitado e idóneo que cubra las necesidades de la Organización. La experiencia y trayectoria de nuestra Empresa nos hace acreedora a la confianza y credibilidad sustentable, de las respuestas tecnológicas que damos al alcance de sus manos. La elección de nuestra propuesta nos compromete ha prestar asistencia; dando seguimiento y atención personalizada, así como también dentro de nuestros servicios damos asesoramiento para la selección del personal, altamente calificado abalizado por la Escuela Superior Politécnica del Litoral.
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System SCI®
ANEXOS Presupuesto Interno ACTIVIDAD
RECURSOS
TIEMPO
COSTO DE SEMANA
TOTAL
Fase de Análisis
1 Analista
2 semanas
US$ 400.00
US$ 800.00
Fase de Diseño
1 Analista 1 Programador
2 semanas 2 semanas
US$ 400.00 US$ 250.00
US$ 800.00 US$ 500.00
Fase de Desarrollo
1 Analista 4 semanas 2 Programadores 4 semanas
US$ 400.00 US$ 250.00
US$ 1,600.00 US$ 2,000.00
Fase de Implementación
1 Analista 2 semana 1 Programador 2 semana 1 Técnico de Red 2 semana
US$ 400.00 US$ 250.00 US$ 350.00
US$ 800.00 US$ 500.00 US$ 700.00
TOTAL
US$ 7,700.00
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