Module 10: Les dossiers du personnel Trousse d'outils RH BioTalent Mise à jour 2010
BioTalent Canada aide l’industrie bioéconomique
La boîte à outils en ressources humaines de BioTalent
canadienne à prospérer à l’échelle mondiale. Une
comprend les éléments suivants :
organisation nationale sans but lucratif formée d’innovateurs à la tête de la bioéconomie du pays, BioTalent Canada va au-devant des besoins et crée de nouvelles possibilités par le biais de la mise au point d’outils, de documents et de programmes d’amélioration des compétences à l’intention des ressources humaines permettant à l’industrie de trouver des personnes prêtes à
Module 1 : Introduction Module 2 : La planification des ressources humaines (mise à jour 2010) Module 3 : Le recrutement, la sélection et l’embauche (mise à jour 2010)
occuper un emploi.
Module 4 : Le développement des ressources humaines (mise à jour 2010)
En lien direct avec un réseau de chefs de file de la
Module 5 : La rémunération et les avantages sociaux
bioéconomie canadienne, BioTalent Canada est l’organisation-ressource de l’industrie en matière
Module 6 : La diversité (mise à jour 2010)
d’information sur les ressources humaines et
Module 7 : Les heures de travail, les jours fériés et les congés
d’amélioration des compétences. BioTalent Canada est un
Module 8 : Les relations de travail
conseil sectoriel canadien, l’une des nombreuses organisations de partenariat créées pour résoudre les
Module 9 : Le départ et la retraite des employés
problèmes d’amélioration des compétences dans les
Module 10 : Les dossiers du personnel (mise à jour 2010)
secteurs clés de l’économie.
Module 11 : La santé et la sécurité au travail
Les conseils sectoriels ont un effet unificateur en ce sens
Module 12 : Les droits de la personne
qu’ils font collaborer les entreprises, les travailleurs, les
Module 13 : Le réseau informatique et l’accès à Internet
éducateurs, les associations professionnelles et le gouvernement dans le cadre d’une alliance stratégique qui se concentre sur la détermination des compétences
Module 14 : L’engagement et la conservation des employés (mise à jour 2010)
précises et des ressources humaines qui permettront aux
Tous les liens externes mentionnés dans la boîte à outils en
secteurs concernés de prospérer. Les conseils sectoriels
ressources humaines de BioTalent étaient actifs en août 2008.
mettent en lumière les progrès technologiques, la
Pour télécharger ces modules ainsi que les annexes
planification des ressources humaines, les possibilités de
personnalisables, veuillez vous rendre à www.biotalent.ca.
formation et l’analyse des tendances dans l’industrie afin de permettre aux entreprises de mieux se préparer aux développements en cours, et à venir. Ce projet est financé l'entremise du Programme des conseils sectoriels du gouvernement du Canada.
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Les dossiers du personnel
MODULE 10. LES DOSSIERS DU PERSONNEL ........................................................................................2
10.1 Le contenu des dossiers .............................................................................................................................................. 2 10.1.1 L’énoncé de la politique ............................................................................................................................ 2 10.1.2 Les procédures ............................................................................................................................................. 2 Les dispositions et restrictions législatives ................................................................................................................ 5
10.1.3 Les responsabilités ...................................................................................................................................... 6 10.2 Le stockage de l’information et l’accès à celle-ci................................................................................................ 6 10.2.1 L’énoncé de la politique ............................................................................................................................ 6 10.2.2 Les procédures ............................................................................................................................................. 6 Les exigences en ce qui concerne la conservation des documents ...................................................................... 7
10.2.3
Les responsabilités ...................................................................................................................................... 8
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Les dossiers du personnel
Module 10. LES DOSSIERS DU PERSONNEL NOTE :
Les informations que BioTalent Canada a incluses dans la boîte à outils sont fondées sur les meilleures pratiques actuelles. Nous encourageons les propriétaires d’entreprise à adapter ces renseignements à leur propre situation. Lorsque des éléments sont considérés comme indispensables ou sont fortement recommandés, nous le signalons explicitement.
10.1 Le contenu des dossiers 10.1.1 L’énoncé de la politique L’entreprise reconnaît l’importance de conserver des renseignements pertinents sur les employés à utiliser à l’avantage des employés et de l’employeur. L’entreprise tiendra des dossiers confidentiels, exacts, complets et à jour sur les employés conformément aux lois provinciales et fédérales.
10.1.2 Les procédures L’entreprise tiendra un dossier au sujet de chaque employé, peu importe sa situation (p. ex., temps partiel, temporaire). Les dossiers doivent contenir tous les renseignements requis en vertu des lois provinciales et les renseignements requis ou utiles pour la gestion efficace des ressources humaines. Renseignements au sujet de l’employé
Le dossier peut comprendre les renseignements ci-contre.
Le nom de l’employé, son adresse et sa date d’embauche Sa date de naissance, si l’employé est étudiant ou a moins de 18 ans Tous les renseignements qui doivent figurer sur les fiches de paie et d’indemnité de congé payé Toutes les vacances que l’employé prend Tous les documents relatifs aux congés de maternité, aux congés parentaux et aux congés d’urgence personnelle
L’entreprise peut avoir besoin des renseignements ci-dessous. Les renseignements relatifs au poste
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Le titre du poste que l’employé occupe et sa date d’entrée en fonctions La plus récente description du poste
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Les dossiers du personnel
Renseignements au sujet de l’employé
Les renseignements relatifs à la sélection et au développement de l’employé
La rémunération et les avantages sociaux
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Le dossier de scolarité complet et des copies des diplômes et des certificats Un exemplaire du CV Le niveau de scolarité, les cours suivis et les certificats obtenus Les établissements d’enseignement fréquentés Les compétences, les domaines de spécialité et les connaissances L’expérience Les résultats des entrevues, des vérifications de références et des autres évaluations Un exemplaire des lettres d’offre d’emploi, des conditions d’emploi et des contrats de travail Les évaluations du rendement signées, comprenant des plans de perfectionnement Les résultats de la période probatoire Les lettres de reconnaissance et les prix obtenus Les mesures disciplinaires prises contre l’employé, c’est-à-dire les lettres de réprimande, les avertissements et les punitions Le taux de salaire de l’employé et son salaire brut et net par période de paie Le taux de salaire en cas d’heures supplémentaires La date des changements au taux de salaire des heures régulières et des heures supplémentaires Les congés pris à la place du paiement d’heures supplémentaires Le montant des déductions faites au salaire de l’employé et l’utilité de chaque déduction Tout formulaire signé par rapport aux déductions Toute indemnité de séjour, tout avantage et tout autre paiement auxquels l’employé a droit L’aide à la réinstallation L’assurance collective Les contributions au régime d’épargne-retraite Les périodes de paie La somme versée à chaque paie après déductions et le détail des déductions Les demandes de paiement d’indemnités Les sommes payées pour les heures supplémentaires, les vacances, les jours fériés et les congés de décès Les indemnités de départ (retenues durant cinq ans) Le remboursement des études et du perfectionnement professionnel
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Les dossiers du personnel
Renseignements au sujet de l’employé
Les heures de travail, les jours fériés et les congés
Les relations de travail
Le départ ou la retraite de l’employé
Les droits de la personne et l’accès à l’égalité d’emploi
Il est possible que l’entreprise demande les renseignements ci-contre à l’employé, mais celui-ci a le choix de les fournir ou non.
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Toute entente relative à un horaire réaménagé ou flexible Des exemplaires des formulaires de congé et d’heures supplémentaires, qui comprennent les renseignements ci-dessous : - le nombre d’heures travaillées par l’employé chaque jour et chaque semaine - les dates des vacances et des jours fériés - la valeur de la banque d’heures utilisée par l’employé, la quantité restante, les heures supplémentaires payées et les dates des c ongés - les congés de maladie utilisés et les certificats médicaux pertinents - les dates des congés de décès accordés - les congés demandés et pris pour d’autres raisons - le nombre de jours de maladie accumulés et reportés d’une année à l’autre - les renseignements sur les congés de maternité et les congés parentaux Les événements et actions en matière disciplinaire Les lettres de réprimande, les avertissements et les punitions Les actions convenues et les résultats des procédures de résolution de conflit La lettre de démission La lettre de licenciement, les raisons de celui-ci et l’avis remis Tous les documents qui constituent le dossier de licenciement Les ententes de cessation d’emploi signées Tout résultat d’une éventuelle enquête en matière de harcèlement Tout document relatif aux droits de la personne ou à des décisions en matière d’accès à l’égalité d’emploi ou d’équité salariale au sujet de l’employé
Le numéro d’assurance sociale Le sexe Un nom et un numéro de téléphone en cas d’urgence Toute information utile en cas d’urgence, par exemple si l’employé est allergique à un médicament
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Les dossiers du personnel Les dispositions et restrictions législatives
Les renseignements qui suivent ne peuvent pas être demandés par l’employeur et peuvent uniquement être fournis sur une base volontaire : le groupe ethnique, la religion, l’état civil et tout autre renseignement protégé par le code des droits de la personne pertinent (sauf le sexe et les renseignements en cas d’urgence, tel qu’il est précisé ci-dessus).
Pour plus de renseignements sur le code des droits de la personne qui vous concerne, veuillez vous rendre sur le site de la commission des droits de la personne de votre province. Alberta Human Rights and Citizenship Commission British Columbia Human Rights Tribunal Commission des droits de la personne du Manitoba Commission des droits de la personne du Nouveau-Brunswick Newfoundland Human Rights Commission Northwest Territories Human Rights Commission Nova Scotia Human Rights Commission Commission ontarienne des droits de la personne Prince Edward Island Human Rights Commission Québec – Commission des droits de la personne et des droits de la jeunesse Saskatchewan Human Rights Commission Yukon Human Rights Commission
L’entreprise conservera les renseignements au sujet de l’employé durant la période fixée par les lois provinciales ou fédérales.
À ce sujet, nous vous renvoyons à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) sur le site pour toutes les provinces sauf celles qui figurent cidessous.
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Les dossiers du personnel
La Colombie-Britannique : Personal Information Protection Act L’Alberta : Personal Information Protection Act Le Québec : Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé
L’Ontario : Une partie de la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé
10.1.3 Les responsabilités L’énoncé de responsabilités qui figure au point 10.2 concerne l’ensemble de la tenue des dossiers du personnel et s’applique également au point 10.1. Voir ci-dessous. Sont traités : la tenue des dossiers (10.1) et l’accès à l’information (10.2). Voici les responsabilités du propriétaire de l’entreprise :
S’assurer que la tenue des dossiers du personnel s’effectue conformément à la présente politique. S’assurer que les dossiers du personnel sont à jour.
Voici la responsabilité de l’employé :
Revoir régulièrement le contenu de son dossier afin de s’assurer que les renseignements sont exacts, à jour et tenus conformément à la présente politique.
10.2 Le stockage de l’information et l’accès à celle-ci 10.2.1 L’énoncé de la politique L’entreprise n’accordera l’accès aux dossiers du personnel qu’en cas de nécessité réelle. Les personnes qui pourraient avoir un motif légitime de consulter les dossiers sont le propriétaire de l’entreprise, les superviseurs et celles ayant des responsabilités financières (p. ex., au sujet de la paie ou des avantages sociaux).
10.2.2 Les procédures Les personnes autorisées (voir l’énoncé de la politique) accéderont uniquement aux renseignements nécessaires à l’accomplissement de leurs tâches. Par exemple, seules les personnes qui ont des responsabilités financières accéderont aux renseignements au sujet des avantages sociaux. Les employés ont le droit de consulter le contenu de leur dossier, dans son ensemble, à tout moment sous réserve d’un délai d’avis raisonnable, et d’obtenir des exemplaires de tous les © BioTalent Canada 2010
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Les dossiers du personnel
documents qui figurent à leur dossier. Les employés peuvent aussi demander que des renseignements soient inclus à leur dossier (p. ex., des lettres de recommandation). L’entreprise doit conserver les dossiers dans une zone sécurisée, sous clé. Elle doit s’assurer qu’aucun renseignement n’est copié, distribué ou retiré de la zone sécurisée sans la permission du propriétaire de l’entreprise. La Loi sur la protection des renseignements personnels concerne la collecte, l’utilisation, la divulgation, la conservation et l’élimination des renseignements personnels de tous les employés des institutions gouvernementales – fédérales, provinciales et municipales. Les gouvernements doivent gérer les renseignements au sujet de leurs employés d’une manière qui tient compte des principes de confidentialité, d’exactitude et de pertinence de la Loi sur la protection des renseignements personnels . Tel qu’il est énoncé dans la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), le consentement de l’employé est requis pour la transmission des renseignements qui le concernent à un tiers en vue d’un contrat ministériel, en particulier avec un ministère ou un organisme fédéral ou avec une société d’État. L’entreprise doit se tenir au courant de toutes les lois en vigueur. De nombreuses provinces ont leurs propres lois en matière de protection des renseignements personnels. En voici quelques exemples :
L’Alberta et la Colombie-Britannique : Personal Information Protection Act (PIPA) La Colombie-Britannique : Freedom of Information and Protection of Privacy Act (FIOPPA) Le Québec : Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (LPRPSP)
Les exigences en ce qui concerne la conservation des documents
Le propriétaire de l’entreprise doit conserver les documents pour une durée précisée dans les règlements nationaux et provinciaux ou territoriaux évoqués ci-dessous. Nombre d’années pendant lesquelles les documents doivent être conservés
Canada
3 ans* (après le travail effectué et aussi après la cessation d’emploi) Inclure les dates de début et de fin d’emploi
Alberta
3 ans (après la création du document)
Colombie-Britannique
2 ans (après la cessation d’emploi)
Manitoba
3 ans (après la création du document)
Nouveau-Brunswick
3 ans (après le travail effectué)
Terre-Neuve-et-Labrador
4 ans (après le travail effectué)
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Les dossiers du personnel Nombre d’années pendant lesquelles les documents doivent être conservés
Nouvelle-Écosse
1 an (après le travail effectué)
Nunavut
2 ans (après la création du document)
Ontario
3 ans* (après la cessation d’emploi ou après le travail effectué). Inclure le nom de l’employé, son adresse et la date de début d’emploi. La date de début des 3 ans varie, selon les critères ci-dessous. Au sujet des vacances : 3 ans après la création du document
L’âge de l’employé, le nombre d’heures travaillées chaque jour ou semaine et les fiches de paie ou de salaire : 3 ans après les 18 ans de
l’employé ou sa cessation d’emploi, selon la première éventualité Au sujet des congés : 3 ans après la fin du congé
Les heures excédentaires et le calcul de la moyenne des heures :
3 ans après le dernier jour où l’employé a travaillé en vertu de l’entente
Î.-P.-É.
3 ans (après le travail effectué)
Québec
3 ans (après le travail effectué)
Saskatchewan
5 ans (après la cessation d’emploi)
Yukon
1 an (après le travail effectué)
Source : Ceridian
10.2.3 Les responsabilités Voici la responsabilité du propriétaire de l’entreprise :
Veiller à limiter l’accès au dossier de l’employé et garantir la confidentialité de son contenu.
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Un solide conseil d’administration Le conseil d’administration est composé d’experts du domaine des RH : des chefs de direction, des directeurs financiers et des directeurs scientifiques de partout au Canada qui possèdent une expérience des finances et du secteur et qui représentent les entreprises et les organisations de la bioéconomie canadienne. BioTalent Canada n’est pas une association mutuelle et compte donc sur l’orientation que lui fournit son dynamique conseil d’administration bénévole.
Bob Ingratta Président Fast-Trak Strategies Vancouver (BC)
Patrick Girouard Président AgroNovita Inc. Ottawa (ON)
François Schubert Directeur Général, Administration L’Institut de recherche-Centre Universitaire de Santé McGill Montréal (QC)
Denis Kay Dirigeant principal scientifique Neurodyn Inc. Charlottetown (PE)
Christopher Adams (trésorier) AdamsRevers Toronto (ON)
Wilf Keller Président-directeur général Genome Prairie et Ag-West Bio Saskatoon (SK)
Norma K. Biln Président-directeur général Augurex Life Sciences Corp. North Vancouver (BC) Anne-Marie Bonneau Vice-présidente et directrice de l'exploitation Aurelium BioPharma inc. Montreal (QC) Paul Braconnier Président-directeur général et co-fondeur Global IQ Inc. Edmonton (AB)
Steven Klein Directeur, Développement des Affaires labopharm Laval (QC) Victor Knopov Président et chef de l’exploitation Diversified Bio-Medics, Inc. Richmond (BC) Janet LeClair Ressources humaines Toronto Centre for Phenogenomics Toronto (ON)
Linda Lupini Vice-présidente principale Ressources humaines et développement organisationnel QLT inc. Vancouver (BC) Lucie Morin Conseillère principale, ressources humaines PEI BioAlliance Charlottetown (PE) Julia O’Rawe VP adjointe, RH Canada et RH Mondiales Partenaire R&D Sanofi Pasteur Toronto (ON) Jim Smith Directeur général Food Technology Centre, Prince Edward Island Charlottetown (PE) Lee D. Wilson Professeur adjoint, département de chimie Université de Saskatchewan Saskatoon (SK) Colette Rivet (Secrétaire) Directrice exécutive BioTalent Canada Ottawa (ON)
Rapports de BioTalent Canada Créer des possibilités - Les besoins en ressources humaines dans les sous-secteurs de la bioénergie, des biocarburants et de la biotechnologie industrielle (2009) Segmentation des données - Information sur le marché du travail en biotechnologie au Canada, région par région (2008) Regroupement des données – Le rôle essentiel des ressources humaines dans la bioéconomie canadienne – Un rapport sur le marché du travail (2008) Combler le fossé – Offrir des occasions d’entrer dans l’industrie de la bioéconomie aux Autochtones du Canada (2 008) Faites l’expérience de la biotechnologie – Le Défi BioTalent Sanofi-Aventis – Former la main-d’ouvre de demain (2008) Le quotient de l’expérience – Comment s’assurer que les jeunes diplômés sont correctement préparés à travailler au sein du secteur de la bioéconomie (2008) Établir la séquence – Le marché du travail dans la bioéconomie canadienne (2007) Titres des postes en biotechnologie (2007) Reconnaître le talent — Les professionnels formés à l’étranger : des compétences qui s’intègrent à une bioéconomie dynamique –
www.biotalent.ca
•
Téléphone: 613-235-1402
