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B MODULE B GESTION DU PERSONNEL SOMMAIRE B
MODULE B GESTION DU PERSONNEL ................................................................................................ B.1
CADRE REGLEMENTAIRE ...............................................................................................................
B.1.1
1
2
RAPPEL DES TEXTES TEXTES DE REFERENCE REFERENCE ........................................................... ........................... 2
B.1.2
ORGANISMES SOCIAUX SOCIAUX ........................................................................................................... ......................................................................................................... 2
B.1.3
ORGANISMES DE DE CONTROLE CONTROLE ................................................................................................ 2
B.1.4
OBLIGATIONS ADMINISTRATIVES DE L’EMPLOYEUR .................................................... ....... 2
B.1.5
COTISATIONS SOCIALES OBLIGATOIRES ...................................................... ........................... 3
B.2
ACTES DE BASE ................................................................................................................................
4
B.2.1
OBJECTIFS DE LA GESTION DU PERSONNEL.......................................................................... 4
B.2.2
PROGRAMMATION DES BESOINS EN PERSONNEL .......................................................... ....... 5
B.2.3
RECRUTEMENT DU DU PERSONNEL PERSONNEL .......................................................................................... 6
B.2.4
ENGAGEMENT DU DU PERSONNEL PERSONNEL ............................................................................................ 7
B.2.5
PAIE DU DU PERSONNEL PERSONNEL ............................................................................................................... 8
B.3
EVALUATION DU PERSONNEL ......................................................................................................
B.3.1
9
OBJECTIFS ET METHODES DE L’EVALUATION DU PERSONNEL......................................... 9
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B.1 CADRE REGLEMENTAIRE B.1.1 RAPPEL B.1.1 RAPPEL DES DES TEXTES TEXTES DE REFERENCE REFERENCE Les textes régissant les relations de travail au sein de l’Agence sont deux de catégories : les textes d’ordre national et les textes spécifiques à l’Agence. Les textes d’application d’application nationale comprennent :
² ² ² ²
etc.
Les textes spécifiques à l’Agence sont : ²
le règlement intérieur du personnel de l’Agence ;
²
la convention entre l’Etat et l’Agence ;
²
les dispositions fiscales de l’Agence ;
²
la grille de rémunération du personnel de l’Agence ;
²
etc.
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L’immatriculation ou l’inscription est faite au moyen de formulaires adaptés à chaque institution. L’organisme ou le service public attribue un numéro d’employeur. Cette référence est rappelée dans les déclarations de cotisations et dans toute correspondance avec cet organisme ou service public.
B.1.4.2
DECLARATION DU PERSONNEL RECRUTE
L’Agence dispose d’un délai <à rappeler> pour déclarer à l’organisme de sécurité sociale tout recrutement de personnel. personnel. Il en est de même pour l’information du service public chargé du contrôle .
B.1.5 COTISATIONS SOCIALES OBLIGATOIRES OBLIGATOIRES La réglementation nationale impose le versement de cotisations sociales calculées sur les salaires versés au personnel suivant des taux de contribution de l’employeur et du salarié. Ces cotisations comprennent : ²
les risques d’accidents du travail et de maladies professionnelles ;
²
les prestations familiales ;
²
les pensions de retraite.
Les taux de contribution sont les suivants : ² ²
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B.2 ACTES DE BASE B.2.1 OBJECTIFS DE LA GESTION DU PERSONNEL Pour toute structure privée ou publique, la réalisation de bonnes performances de gestion passe nécessairement par une bonne gestion du personnel. Celle-ci implique des capacités de suivi, d’encadrement et de dynamisation des agents et, le cas échéant, des capacités de sanction du personnel défaillant. Elle implique aussi, d’une part, le respect des procédures légales et réglementaires et, d’autre part, l’utilisation de procédures internes rationnelles. Partant de ces objectifs qui ne doivent jamais être perdus de vue, les différentes procédures de gestion du personnel sont examinées aux paragraphes suivants.
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B.2.2 PROGRAMMATION DES BESOINS EN PERSONNEL La programmation doit permettre, notamment, de déterminer rigoureusement les besoins quantitatifs et qualitatifs en personnel (type et nombre de postes à prévoir). Ces besoins résultent de la charge réelle de travail mais aussi de la nécessité de maîtriser en permanence les dépenses en personnel. Le DG a donc pour responsabilité de veiller à ce que la charge de travail de chaque agent soit suffisante et à ne pas recruter d’agents qui seraient en sous-activité. Il doit, à l’inverse, pour assurer la qualité du travail de chacun, veiller à ce qu’aucun agent ne soit durablement en sur-activité. Un effort de suivi/programmation doit donc être fait en permanence pour : ²
évaluer correctement la charge de travail de chaque agent ;
prévoir le recrutement de personnel complémentaire rendu nécessaire par l’accroissement du volume d’activité et inscrire les dépenses correspondantes dans le budget. Processus de programmation des besoins en personnel : Séquence Périodicité acteurs Description narrative des tâches A E C D ²
1. 2.
Au moment de la préparation Chaque chef de service du budget annuel Le DAF
Dépose auprès du DAF ses besoins en personnel suivant le plan annuel de travail de l’Agence. centralise toutes les demandes des chefs de service ; effectue une estimation du budget nécessaire ; transmet les demandes au CG/CI Le CG/CI examine les demandes selon la charge de travail ; exprime un avis motivé ; soumet les demandes au DG. Le DG apprécie l’opportunité des demandes ; propose les recrutements dans le projet de budget annuel qu’il soumettra à l’organe d’approbation du budget de l’Agence. Lors de la réunion L’organe d’approbation du examine les demandes de recrutement dans le cadre global de d’approbation du budget budget annuel (AG ou CA l’approbation du budget annuel ; selon le cas) autorise les recrutements demandés. Dans le cadre de l’exécution Le DAF Coordonne le processus de recrutement du personnel autorisé du budget annuel
r
•
r
• •
3.
•
r
• •
4. 5.
• •
•
r
r
•
6.
r
A : pour approbation, E : pour exécution, C : pour contrôle, D : pour détention (ou archivage et conservation).
Gestion du Personnel
5
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B.2.3 RECRUTEMENT DU PERSONNEL Il existe deux (2) catégories de procédures : la procédure pour le recrutement des directeurs et la procédure pour les autres personnels. La procédure de recrutement du personnel comporte pour chaque catégorie les principales étapes suivantes : ² ² ² ² ²
rédaction et diffusion des appels à candidatures, sélection des candidatures respectant les critères d’embauche figurant dans les appels à candidatures, test des candidats sélectionnés, dépouillement des tests et choix du meilleur candidat (ou report de la procédure à une date ultérieure si aucun candidat ne répond au profil du poste), publicité des résultats.
Processus de recrutement du personnel
Séquence
Périodicité
1.
Suivant le recrutement
2.
Dans le délai l’annonce
3. 4. 5.
6.
acteurs calendrier
prescrit
Description narrative des tâches
de Le DAF ou spécialisé
par Les candidats
le
A
cabinet Lance les appels de candidatures par une annonce approuvée par le DG dans au moins 1 journal quotidien national ; le nombre de parution sera fonction de la difficulté d’obtenir des candidatures sérieuses (le DG peut confier le recrutement à un BE spécialisé). déposent leurs dossiers au lieu indiqué par l’annonce.
Une commission de dépouille les dossiers des postulants, recrutement ou le cabinet dresse un procès-verbal de sélection. Le DAF ou le cabinet Convoque les candidats sélectionnés pour subir le test dont la spécialisé nature et le contenu est fonction du profil recherché Une commission de procède au test de connaissances, recrutement ou le cabinet dresse un procès-verbal de recrutement. NB : le procès-verbal doit prévoir toujours une liste d’attente utile en cas de désistement. Le DG Approuve le procès-verbal de recrutement et donne les instructions pour l’engagement du (ou des) candidats retenu (s).
E
C
D
r
r
•
r
•
r
•
r
•
r
r
A : pour approbation, E : pour exécution, C : pour contrôle, D : pour détention (ou archivage et conservation).
Gestion du Personnel
6
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B.2.4 ENGAGEMENT DU PERSONNEL A l’issue du processus décrit au paragraphe précédent, la procédure d’engagement peut être lancée pour le recrutement des candidats sélectionnés et retenus. Elle comporte les principales étapes suivantes : ² ² ² ²
négociation des conditions d’emploi, signature du contrat : la règle est que le contrat est à durée déterminée, prise de service, formalités administratives.
Processus d’engagement
Séquence
1. 2. 3.
Périodicité
acteurs
Description narrative des tâches
Dès l’approbation du Le DAF ou le cabinet Convoque les candidats retenus pour remplir les formalités d’engagement. PV spécialisé Dans le délai imparti Le candidat et le staff négocient les conditions d’emploi (tâches, responsabilités, objectifs, rémunération, avantages, promotion, obligations, essai, …) ; Le candidat accepte les conditions proposées ou discutées et/ou amendées Le DAF
4.
Le candidat
5.
Le DG
6.
Le candidat
7.
L’ASA
8.
Prépare le contrat de recrutement en, au moins, 3 exemplaires, (Si un essai est prévu, le contrat ne sera définitif qu’en fin de période de préavis). Examine le contrat pour s’assurer qu’il est conforme aux conditions négociées et le signe. Approuve le contrat de recrutement. Fournit les pièces éventuellement omises dans le dossier de recrutement (visite médicale, casier judiciaire, …). prépare un projet d’attestation de prise de service du nouvel employé à la signature du DG ; ouvre un dossier individuel de l’employé ; procède aux formalités administratives de déclaration aux services publics compétents ; met à jour le registre d’employeur. signe l’attestation de prise de service.
A
E
C
D
r r r r r r
r r
•
r
• •
•
Le DG
9. 10.
A la date de prise de Le DAF service
• •
présente le nouvel employé au personnel, installe le nouvel employé (bureau, moyens de travail, etc.)
r r
A : pour approbation, E : pour exécution, C : pour contrôle, D : pour détention (ou archivage et conservation).
Gestion du Personnel
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B.2.5 PAIE DU PERSONNEL La procédure de paie du personnel comporte les principales étapes suivantes : ² ² ² ²
préparation des salaires validation de la paie, paiement des salaires, formalités de déclaration et reversement des cotisations et des impôts sur salaires.
Processus d’établissement de la paie
Séquence
1. 2.
Périodicité
acteurs
Au plus tard le 15 de L’ASA chaque mois Au plus tard le 25 de L’ASA chaque mois
Description narrative des tâches Réunit tous les éléments nécessaires à la préparation de la paie (temps de présence, heures supplémentaires, congés, …) établit les états de salaires et les bulletins de paie en au moins 3 exemplaires ; transmet la liasse pour vérification au CPT. Vérifie l’exactitude des données des bulletins et de états de paie et les transmet à l’ASF ; prépare les chèques de paie et les états de virement bancaire de paie ; transmet la liasse au DAF pour visa. vérifie la conformité des états de paie et des moyens de paiement vise les états et les bulletins et signe les chèques et les états de virement signe les états et les bulletins de paie ; signe les chèques et les états de virement transmet les états à l’ASD pour ventilation. distribue les bulletins ; expédie les états de virement de paie à la banque ; transmet les exemplaires destinés à l’ASA et au CPT. met à jour le registre de paie ; procède aux déclarations et aux paiements des retenues et des cotisations. Procède aux imputations comptables, enregistre les opérations dans les registres comptables et classe les pièces comptables en attente des vérifications (DAF et autres corps de contrôle). vérifie que les écritures comptables sont bien imputées et correctement passées dans les journaux de paie.
A
E
C
D
r
•
r
•
Le CPT
3. 4.
Au vu du contrôle du CPT
r
•
r
•
Le DAF
5. 6.
L’ASF
• •
Au vu du contrôle du DAF
Le DG
• •
r
r
r
•
L’ASD
7.
• •
r
•
L’ASA
8.
•
Le CPT
9. 10.
•
Une fois par mois
Le DAF
r r
r
A : pour approbation, E : pour exécution, C : pour contrôle, D : pour détention (ou archivage et conservation).
Gestion du Personnel
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B.3 EVALUATION DU PERSONNEL B.3.1 OBJECTIFS ET METHODES DE L’EVALUATION DU PERSONNEL Chaque agent de l’Agence fait l’objet d’une évaluation régulière qui vise : ² ²
à mesurer ses performances professionnelles ; à sanctionner ses résultats.
L’évaluation intervient aux échéances suivantes : ² ² ²
à la fin de la période d’essai lorsqu’elle est prévue dans le contrat de l’agent ; à la fin de chaque période d’activité ; à la fin du contrat, s’il est à durée déterminée.
En particulier, l’évaluation en fin de période d’essai confirme ou non l’engagement définitif de l’employé recruté. Quand à l’évaluation en fin de période ou en fin de contrat ; elle permet surtout de récompenser les plus méritant, de sanctionner les performances médiocres et de guider les choix en matière de formation et de promotion du personnel. Elle doit aussi permettre d’améliorer les critères d’appréciation de postes de travail et les critères de sélection pour les recrutements ultérieurs. Selon la catégorie du personnel, deux méthodes d’évaluation sont possibles : ² ²
l’évaluation par lettre d’objectifs assignés ; l’évaluation selon des critères généraux.
B.3.2 L’EVALUATION PAR LETTRE D’OBJECTIFS ASSIGNES
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B.3.3 L’EVALUATION SELON DES CRITERES GENERAUX L’évaluation selon des critères généraux convient au personnel non-cadre, en particulier, le personnel de soutient. Ces critères doivent être exposés à l’agent et les bases d’évaluation doivent lui être expliquées au début de la période de référence (lors du 1 er entretien). Les modalités d’application de cette méthode comprennent également deux étapes comme dans la méthode ci-dessus à la seule différence qu’il ne s’agit pas d’objectifs mais plutôt de critères dans le style : assiduité, ponctualité, efficacité, application, comportement, rendement, discipline, aptitude à travailler en équipe, etc. L’évaluation est faite également au moyen de fiche d’évaluation (ou de notation). La fiche est remplie en deux étapes comme dans la méthode précédente dans les mêmes conditions.
B.3.4 RESULTATS DE L’EVALUATION Les sanctions positives peuvent comprendre : ² ² ²
une promotion à un poste de niveau supérieur ; une formation dans un domaine précis ; une augmentation de salaire ;
Les sanctions négatives peuvent comprendre : ² ²
une rétrogradation à un poste de niveau inférieur ; un non renouvellement du contrat s’il est à durée déterminée.
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B.4 FORMATION DU PERSONNEL B.4.1 OBJECTIFS DE LA FORMATION La formation a pour but d’assurer aux agents une adaptation aux technologies nouvelles de travail. La formation est un facteur d’accroissement de la productivité des travailleurs à leur poste. Elle est donc un facteur d’amélioration des performances générales de l’Agence.
B.4.2 BESOINS EN FORMATION Les besoins de formation trouvent leur origine dans : ² ² ²
les résultats de l’évaluation annuelle du personnel ; le programme de recrutement de nouveaux employés ; les perspectives d’évolution des activités de l’Agence.
B.4.3 PLAN DE FORMATION Le CG/CI propose un plan de formation annuel au DG à l’occasion de la préparation du budget annuel. Le plan de formation précise : ² ² ² ² ²
les programmes de formation interne et externe ; les agents concernés ; les méthodes de formation retenues ; le budget de formation et le calendrier des actions à mener.
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B.5 ABSENCES DU PERSONNEL Les absences du personnel sur le lieu de travail sont réglementées afin d’éviter les abus. A cet effet, un registre d’absence sera tenu par la STR et renseigné chaque fois qu’un agent sera absent des bureaux de l’Agence. Le registre indiquera la durée et le motif des absences. Les absences non autorisées feront, sauf cas de force majeure, l’objet de sanctions (voir chapitre suivant). Les absences autorisées comprennent : ²
²
²
Les absences pour maladies. Ces absences sont obligatoirement justifiées par un certificat médical indiquant le nombre o de jours d’arrêt de travail prescrit par le médecin traitant. En cas de doute l’authenticité du bulletin peut être vérifiée. Il peut être également procédé à des visites au domicile du malade. Les permissions. o Elles sont justifiées par une autorisation d’absence préalablement délivrée par le DG sur demande présentée par l’agent et visée par son supérieur hiérarchique. Sauf cas de force majeure, les demandes de permission doivent être présentées au DG au moins jour(s) avant la date de début de la permission. Les congés. Par application de la législation en vigueur, les congés sont dus aux salariés de l’Agence. Ils o sont demandés et accordés dans les conditions ci-après :
1. Chaque agent propose à son supérieur hiérarchique la période pendant laquelle il souhaite prendre ses congés annuels.
2. Le supérieur hiérarchique arrête les dates de congés en fonction des nécessités de service et communique les projets de dates de congés de ses agents à l’ASA.
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B.6 SECURITE DU PERSONNEL B.6.1 OBJET DE LA SECURITE Le DG, qui garantit la sécurité physique du personnel sur le lieu de travail, prend les dispositions utiles pour prévenir les atteintes corporelles des agents de l’Agence. Ces risques de dommages corporels peuvent survenir en cas d’incendie, d’accident, d’agression à main armée, etc. : ² ²
dans les locaux de l’Agence, lors des déplacements professionnels.
B.6.2 DISPOSITIFS DE SECURITE Les dispositifs de sécurité possibles comprennent : ² ² ² ²
² ²
² ²
l’installation de matériel de sécurité incendie dans les locaux et les véhicules de l’Agence ; l’affichage et la démonstration d’un plan d’évacuation des locaux de l’Agence ; la réglementation de l’accès aux locaux (gardiennage ou par code d’accès) ; la réglementation des déplacements dans les véhicules ; la maintenance régulière du fonctionnement normal des machines et outils affectés au personnel ; la réglementation de la conservation des fonds au sein de l’Agence ; l’interdiction d’introduire des armes à feu ou des armes blanches dans les locaux de l’Agence ; etc.
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B.7 DISCIPLINE DU PERSONNEL B.7.1 ACTES D’INDISCIPLINE Le personnel de l’Agence se soumet aux règles de discipline énoncées dans le présent manuel de procédures ainsi que dans le règlement intérieur. Sans que cette liste ne soit limitative, sont considérés comme manquements aux règles de discipline, les actes ou faits ci-après qui sont de nature à troubler la quiétude des agents de l’Agence au travail : ²
² ² ² ² ² ² ²
²
² ²
organiser des réunions ou rassemblements pendant les heures de service ou sur les lieux de travail ou d’y faire des souscriptions, sans autorisation ; lacérer les affiches apposées par la Direction ; introduire et distribuer des tracts ou des imprimés de quelque nature que ce soit sans autorisation ; dormir sur les lieux de travail ou quitter son poste sans motif valable et sans autorisation ; manger sur les lieux de travail dans des endroits autres que ceux aménagés à cet effet ; consommer des boissons alcoolisées pendant les heures de service ; se livrer à des activités étrangères au service pendant les heures de travail ; sortir des bureaux des documents et du matériel appartenant à l’Agence pour les utiliser à des fins personnelles; entreprendre ou provoquer tout acte pouvant troubler l’harmonie ou la discipline de travail ou faire obstacle à la liberté syndicale, confessionnelle ou de travail ; fumer dans les bureaux de manière à gêner les collaborateurs ou les usagers de l’agence ; bloquer abusivement le téléphone pendant une longue durée.
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B.7.3 DETERMINATION DES SANCTIONS APPLICABLES
Tableau de correspondance entre fautes et sanctions applicables Désignation de la faute
Sanction applicable
3 retards à l’arrivée dans la même quinzaine
Avertissement
Dégâts causés au matériel sans graves dommages
Avertissement
Absence du poste de travail sans autorisation
Avertissement
Mauvaise collaboration avec les collègues
Avertissement
Infraction aux règles d’hygiène et de sécurité
Blâme
Négligence grave dans l’utilisation du matériel
Mise à pied de 1 à 8 jours
Utilisation des biens du service à des fins personnelles
Mise à pied de 1 à 8 jours
absence non justifiée supérieure à ½ journée
Mise à pied de 1 à 8 jours
Fraude dans les services
Mise à pied de 1 à 8 jours
Etat d’ivresse pendant les heures de service
licenciement avec préavis
Abandon de poste supérieur à 3 jours
licenciement sans préavis
Refus d’obéissance professionnelle
licenciement sans préavis
Rixe à l’intérieur du service
licenciement sans préavis
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B.8 FIN DU CONTRAT B.8.1 MOTIFS DE FIN DE CONTRAT La fin du contrat de travail peut être constatée dans les situations suivantes: ² ² ² ²
soit par l'arrivée du terme du contrat s'il est à durée déterminée ; soit par démission du travailleur ; soit par le départ à la retraite ; soit par licenciement.
La démission ou le licenciement, sauf dans les cas de fautes lourdes, donnent lieu à l’observation d’un préavis : ² ²
soit par l'employeur (licenciement), soit par travailleur (démission).
L'inobservation des dispositions réglementaires relatives au préavis constitue une rupture abusive du contrat de travail qui ouvre droit à versement de dommages et intérêts.
B.8.2 LA DEMISSION La procédure suivante doit être respectée en cas de démission : ² ²
le travailleur précise la date de départ dans une lettre de préavis adressée au DG ; le DG doit accuser réception de la lettre de démission.
La durée du préavis est fonction de la catégorie du travailleur partant : mois pour le personnel non cadre et mois pour les cadres.
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B.9 ANNEXES DU MODULE B 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
Modèle de contrat à durée déterminée Modèle de contrat à durée indéterminée Modèle de lettre de notification d’avertissement Modèle de lettre de notification de blâme Modèle de lettre de notification de mise à pied Modèle de lettre de notification de licenciement ordinaire Modèle de lettre de notification de licenciement sans préavis Modèle de reçu pour solde de tout compte Modèle de certificat de travail Modèle de dossier de personnel Modèle de registre de paie Modèle de registre d’absence Modèle d’attestation de départ en congé Modèle de certificat de prise de service Modèles de fiches d’évaluation (cadre et non-cadre)
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CONTRAT DE TRAVAIL A DUREE DETERMINEE ENTRE LES SOUSSIGNES : dont le siège est situé à , représentée par agissant en sa qualité de Directeur Général, d'une part, Et M. (ou Mme)...................................................... demeurant à ...................................... , né(e) le ........................, à ............................. ,
d'autre part, IL A ETE CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT : er
Article 1 :
L’Agence engage, par les présentes, M. (ou Mme) ..........., qui accepte, à compter du ................. M. (ou Mme) .................. exercera ses fonctions au mieux des intérêts de l’Agence. Pour toutes dispositions non prévues par les présentes, les parties déclarent se référer à aux dispositions .
Article 2 Qualification : Article 3 Date d’effet :
M. (ou Mme) ......... sera employé (e) en qualité de ................................... Le présent contrat, qui prend effet le ....…….........., est conclu pour une durée de
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réserve la possibilité de le (ou la) muter dans tout autre établissement de l’Agence. Le refus de M. (ou Mme)..... de rejoindre son nouveau poste s'analyserait comme une rupture du contrat de son fait.
Article 10 Congés payés :
M. (ou Mme) ............. aura droit chaque année à un mois de congés payés. Le droit aux congés payés suppose une durée minimale d'emploi de douze mois de travail.
Article 11 Pour les besoins du service, l’Agence confie à M. (ou Mme)...... une voiture de Véhicule de fonction, (ou de service) propriété de l’Agence. La mise à disposition de ce fonction véhicule est faite exclusivement en vue d'une utilisation professionnelle. (ou de service) : Les frais nécessaires à l'entretien et à la conservation de la voiture, ainsi que les frais de carburant, seront supportés par l'agence qui souscrira en outre une police d'assurance garantissant M. (ou Mme)...................………….. Cette affectation revêt un caractère précaire et pourra donc être remise en cause à tout moment, notamment en cas d'utilisation du véhicule par M. (ou Mme).....………...... pour ses déplacements personnels). Article 12 Obligation de discrétion :
Durant l'exécution du présent contrat, M. (ou Mme) .......... est tenu, indépendamment d'une obligation de réserve générale et de secret professionnel, à une discrétion absolue sur tous les faits qu'il peut apprendre, en raison de ses fonctions ou de son appartenance à l'Agence et qui concernent tant sa gestion et son fonctionnement que sa situation et ses activités.
Fait en ……. exemplaires,
A , le
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CONTRAT DE TRAVAIL A DUREE INDETERMINEE ENTRE LES SOUSSIGNES : dont le siège est situé à , représentée par agissant en sa qualité de Directeur Général, d'une part, Et M. (ou Mme)...................................................... demeurant à ...................................... , né(e) le ........................, à ............................. ,
d'autre part, IL A ETE CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT : Article 1er :
L’Agence engage, par les présentes, M. (ou Mme) ..........., qui accepte, à compter du ................. M. (ou Mme) .................. exercera ses fonctions au mieux des intérêts de l’Agence. Pour toutes dispositions non prévues par les présentes, les parties déclarent se référer à aux dispositions .
Article 2 Qualification :
M. (ou Mme) ......... sera employé (e) en qualité de ...................................
Article 3
Le présent contrat, qui prend effet le ....…….........., est conclu pour une durée
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l’Agence. Le refus de M. (ou Mme)..... de rejoindre son nouveau poste s'analyserait en une rupture du contrat de son fait.
Article 10 Congés payés :
M. (ou Mme) ............. aura droit chaque année un mois de congés payés. Le droit aux congés payés suppose une durée minimale d'emploi de douze mois de travail.
Article 11 Pour les besoins du service, l’Agence confie à M. (ou Mme)...... une voiture Véhicule de fonction de fonction, (ou de service) propriété de l’Agence. La mise à disposition (ou de service) : de ce véhicule est faite exclusivement en vue d'une utilisation professionnelle. Les frais nécessaires à l'entretien et à la conservation de la voiture, ainsi que les frais de carburant, seront supportés par l'agence qui souscrira en outre une police d'assurance garantissant M. (ou Mme)...................………….. Cette affectation revêt un caractère précaire et pourra donc être remise en cause à tout moment, notamment en cas d'utilisation du véhicule par M. (ou Mme).....………...... pour ses déplacements personnel). Article 12 Obligation de discrétion :
Durant l'exécution du présent contrat, M. (ou Mme) .......... est tenu, indépendamment d'une obligation de réserve générale et de secret professionnel, à une discrétion absolue sur tous les faits qu'il peut apprendre, en raison de ses fonctions ou de son appartenance à l'Agence et qui concernent tant sa gestion et son fonctionnement que sa situation et ses activités.
Fait en ……. exemplaires,
A , le
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NOTIFICATION D’AVERTISSEMENT
Lettre recommandée avec accusé de réception adressée à : M (ou Mme) ..................
adresse
Monsieur, (Madame) Le ................, nous avons relevé le fait suivant : ........................(énoncer le fait avec précision).
Nous vous avons convoqué pour un entretien le ............................ à ........... heures, à (mentionner le lieu de l’entretien) ........................ en présence de (mentionner le nom du membre du personnel) .................... pour recueillir vos explications.
Ces faits constituent un manquement aux règles de discipline énoncées par le règlement intérieur de l’Agence.
En raison de la nature de ce manquement, nous vous notifions par la présente un avertissement et vous
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NOTIFICATION DE BLAME
Lettre recommandée avec accusé de réception adressée à : M (ou Mme) ..................
adresse Monsieur, (Madame,) Le ................, nous avons relevé le fait suivant : ........................(énoncer le fait avec précision).
Nous vous avons convoqué pour un entretien le ............................ à ........... heures, à (mentionner le lieu de l’entretien) ........................ , en présence de (mentionner le nom du membre du personnel) .................... pour recueillir vos explications.
Ces faits constituent un manquement aux règles de discipline énoncées par le règlement intérieur de l’Agence.
En raison de la nature de la faute, nous vous notifions par la présente un blâme et vous incitons à veiller à
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NOTIFICATION DE MISE A PIED
Lettre recommandée avec accusé de réception adressée à : M (ou Mme) ..................
adresse Monsieur, (Madame,) Le ................, nous avons relevé le fait suivant : ........................(énoncer le fait avec précision).
Le ................, vous avez commis la faute suivante : ........................(énoncer le fait avec précision). Nous vous avons convoqué pour un entretien le ............................ à ........... heures, à (mentionner le lieu de l’entretien) ........................ , en présence de (mentionner le nom du membre du personnel) .................... pour recueillir vos explications.
Ces faits constituent un manquement aux règles de discipline énoncées par le règlement intérieur de l’Agence.
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NOTIFICATION DE LICENCIEMENT AVEC PREAVIS
Lettre recommandée avec accusé de réception adressée à : M (ou Mme) ..................
adresse
Monsieur, (Madame,) Suite à l'entretien que nous avons eu le ................, nous sommes au regret de vous informer que nous avons
pris
la
décision
de
vous
licencier
pour
les
motifs
suivants
(énoncer
les
motifs) :
...............................................................
Votre préavis commence donc à courir le ........... pour se terminer le ..............
A la fin de votre préavis, vous voudrez bien vous présenter à nos bureaux pour signer le reçu pour solde de tout compte et recevoir votre certificat de travail.
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NOTIFICATION DE LICENCIEMENT SANS PREAVIS (pour faute grave ou lourde) Lettre recommandée avec accusé de réception adressée à : M (ou Mme) ..................
adresse
Monsieur, (Madame,) Le ..........vous avez commis les faits suivants............... Ces faits constituent un manquement particulièrement grave aux règles de discipline applicables au personnel de l’Agence.
Vous avez été convoqué pour un entretien préalable qui a eu lieu le .......... , à ............ heure, qui s’est tenu en présence de ..................... et au cours duquel vous avez été en mesure de présenter vos explications. Celles-ci n’ont pas été en mesure d’excuser ou d’atténuer la gravité des faits dont vous vous êtes rendu(e) responsable.
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RECU POUR SOLDE DE TOUT COMPTE
Je soussigné, (nom et prénoms du travailleur)................... demeurant à .................................................... employé par l’Agence du .................. , au ............................., en qualité de ...................................... , reconnais avoir reçu le ...... de l’Agence , pour solde de tout compte, la somme de ....... en paiement des salaires, accessoires de salaires, remboursement de frais et de toutes indemnités, quels qu'en soient la nature ou le montant, qui m'étaient dus au titre de l'exécution et de la cessation de mon contrat de travail. Le présent reçu pour solde de compte a été établi en …. exemplaire(s) dont un m'a été remis. Il pourra être dénoncé pendant un délai de deux mois à compter de ce jour. Fait à le, ......................
Signature du travailleur (précédée de la mention "Pour solde de tout compte")
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DOSSIER DE PERSONNEL
FICHE SIGNALETIQUE N°MATRICULE NOM DATE DE NAISSANCE LIEU DE NAISSANCE NATIONALITE REFERENCES PIECE D’IDENTITE ADRESSE DU DOMICILE SITUATION DE FAMILLE NOMBRE D’ENFANTS DEGRE D’INSTRUCTION PERSONNE A PREVENIR N°SECURITE SOCIALE DEMISSIONNAIRE LE LICENCIE LE Motif du licenciement
FONCTIONS OCCUPEES FONCTIONS
DU (date début)
AU (date de fin)
Classification
Salaire brut mensuel
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FICHE DE SUIVI DES ABSENCES
N°
Nom : Service : Date d’entrée : Date départ
Motif
Prénoms : Fonction : N°matricule : Congés annuels acquis demandé
Permission acquis demandé
Arrêts maladie demandé cumulé
Date retour
Observations
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ATTESTATION DE DEPART EN CONGES
Je, soussigné, M. ,DIRECTEUR GENERAL de l’Agence atteste que Monsieur (ou Madame)....................................... employé à l’Agence en qualité de ................................ est autorisé à jouir de son congé annuel du ............ au .......... L’intéressé (e) devra reprendre le service le ......................
En foi de quoi la présente attestation lui est délivrée pour servir et valoir ce que de droit.
Fait à le, ......................
LE DIRECTEUR GENERAL
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FICHE D’EVALUATION / PERSONNEL CADRE
N°
Service : Nom & prénoms : Fonctions :
1.
Période d’évaluation : Date de l’évaluation : Date de précédente évaluation :
Partie à remplir par la Direction administrative et financière :
Absences Jours de congés Jours de permission Jours d’arrêts Total jours d’absences
Sanctions Nature
Nombre de fois
Observations du Directeur Administratif et Financier :
Date et signature du DAF :
Gestion du Personnel
31
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2.
er
ème
Partie à remplir par le supérieur hiérarchique : Critères généraux (expliqués au 1 entretien, remplis au 2
Pour remplir la grille d’évaluation Pondération Niveau Colonne non applicable 0 peu important 1 important 2 indispensable 3 Critères généraux
)
Evaluation du personnel Exceptionnel Très bon Bon Médiocre Insuffisant pondération 0 1 2 3
A
évaluation B C D
E
A B C D E
observations
APTITUDE AU TRAVAIL : Connaissances (techniques) Capacités de programmation des tâches Capacités d’organisation Capacités de délégation Esprit d’initiative (créativité) Autonomie et sens des responsabilités ASSIDUITE AU TRAVAIL : Ponctualité Disponibilité RELATIONS SOCIALES : Aptitude au travail en équipe Adaptabilité Communication Respect de la hiérarchie AUTRES APTITUDES : Observations du supérieur hiérarchique : er
(1 entretien) Date et signature du supérieur hiérarchique
Gestion du Personnel
(2
me
entretien) Date et signature du supérieur hiérarchique
32
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3.
Partie à remplir par le supérieur hiérarchique : Evaluation de l’atteinte des objectifs assignés à l’intéressé :
Objectifs mesurables A
performances B C D
E
er
(2
me
er
(2
me
(1 entretien) Date et signature du supérieur hiérarchique 4.
entretien) Date et signature de l’intéressé
Propositions faites en conséquence de l’évaluation :
Nature de la décision Formation à entreprendre Promotion Augmentation Gratification / prime Licenciement 5.
entretien) Date et signature du supérieur hiérarchique
Observations de l’intéressé : (1 entretien) Date et signature de l’intéressé
5.
observations
Décision
Approbation finale par le Directeur Général : Date et visa du DG
Gestion du Personnel
33
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FICHE D’EVALUATION / PERSONNEL NON CADRE
N°
Service : Nom & prénoms : Fonctions :
1.
Période d’évaluation : Date de l’évaluation : Date de précédente évaluation :
Partie à remplir par la Direction administrative et financière :
Absences Jours de congés Jours de permission Jours d’arrêts Total jours d’absences
Sanctions Nature
Nombre de fois
Observations du Directeur Administratif et Financier :
Date et signature du DAF :
Gestion du Personnel
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2.
er
ème
Partie à remplir par le supérieur hiérarchique (expliqués au 1 entretien, remplis au 2
Pour remplir la grille d’évaluation Pondération Niveau Colonne non applicable 0 peu important 1 important 2 indispensable 3 critères d’évaluation APTITUDE AU TRAVAIL : Connaissances (techniques) Capacités d’organisation Esprit d’initiative (créativité) Autonomie et sens des responsabilités ASSIDUITE AU TRAVAIL : Ponctualité Présence (faible absentéisme) Disponibilité RELATIONS SOCIALES : Aptitude au travail en équipe Adaptabilité Communication Respect de la hiérarchie AUTRES APTITUDES :
):
Evaluation du personnel Exceptionnel Très bon Bon Médiocre Insuffisant pondération 0 1 2 3
A
évaluation B C D
A B C D E
E observations
Observations du supérieur hiérarchique : er
(1 entretien) Date et signature du supérieur hiérarchique
Gestion du Personnel
(2
me
entretien) Date et signature du supérieur hiérarchique
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3.
Propositions faites en conséquence de l’évaluation :
Nature de la décision Formation à entreprendre Promotion Augmentation Gratification / prime Licenciement
4.
Décision
Observations de l’intéressé :
er
(1 entretien) Date et signature de l’intéressé
5.
(2
me
entretien) Date et signature de l’intéressé
Approbation finale par le Directeur Général : Date et visa du DG
Gestion du Personnel
36
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BULLETIN DE PAIE
N° Nom : Prénoms : Adresse :
N°matricule : N°Sécurité sociale : Emploi : Classification :
LIBELLE
Période : Date d’entrée : Situation de famille : Nbre enfants à charge :
BASE
TAUX
MONTANT