MAITRISE APPROFONDIE DE LA GESTION DES STOCKS
Les stocks représentent les biens achetés ou à vendre dans l'entreprise à un moment donné. b iens qui interviennent dans le cycle c ycle d'exploitation Le stock représente de manière habituelle, l'ensemble des biens de l'entreprise soit pour être vendu en l'état, ou au terme d'un processus de production à venir, ou en cours, soit pour être consommé au premier usage.
Le stockage est l'action d’entreposer, c'est-à-dire c'est -à-dire de placer à un endroit identifié des objets ou des matières dont on veut pouvoir disposer rapidement en cas de besoin.
Le stock peut avoir en terme de valeur une place importante dans le bilan surtout dans les sociétés industrielles.
Stocker : Stocker, c'est engager des dépenses pour acquérir des biens qui ne produiront des revenus qu'ultérieurement. Selon ce que l'on stocke, en quelle quantité et suivant la durée, ces dépenses peuvent s'avérer conséquentes.
Il est évident que dans une menuiserie, il est facilement acceptable de stocker de grandes quantités de clous, dont l'utilisation est importante, fréquente et le coût faible. Par contre, stocker des planches en chêne, en hêtre et autres essences entraîne, outre le prix d'achat du bois, des dépenses pour le stocker à l'abri, des dépenses de manutention, d'assurance, etc.
Maîtrise approfondie de la gestion des stocks – 06 Annexe
1
Les principaux stocks sont:
Le stock de marchandises : les stocks des commerçants (revente à profit d'articles sans valeur ajoutée de transformation par l'entreprise).
Le stock de matières premières : il représente les articles qui ont été achetés auprès de fournisseurs en vue d'une transformation ultérieure.
Le stock des produits en cours de fabrication (semi-finis) : il représente les articles qui ne sont pas vendables. Ils doivent encore subir des transformations.
Le stock des produits terminés (ou « produits finis ») : il représente les articles que l'entreprise peut vendre après les avoir fabriquées
Le stock d' d'emballages vides (palettes, rolls...)
Critique typologique : Il s'agit toutefois là d'une typologie statique (par nature) de la définition des stocks et qui ne se recoupe pas toujours en réalité à l'identique avec les modes de gestion utilisés par les entreprises. Il convient en effet de se référer en la matière à une approche téléologique du stock, c'est à dire de différencier les stocks suivant l'objectif qu'ils ont en matière de gestion ou de stratégie. Un stock peut en effet avoir pour but de générer un profit dans le cadre du processus de production et de ventes d'une part ou répondre à des engagements passés pris au moment de la vente, ce qui est le cas des pièces détachés nécessaires à la garantie. Cette notion de garantie intervient également pour le maintien en état des capacités de production [1].
Cette typologie permet en l'appliquant à la gestion de dépasser les limites actuelles de suivi de stocks qui ne permettent pas de prendre toujours des décisions associant un équilibre entre risques et rentabilité. Le même auteur dans des travaux publiés par les conférences scientifiques internationales IEEE montre que l'impossibilité actuelle de définir des politiques de prix structurées et objectives en cas d'invendus ou de surstock est associée à une définition non téléologique du stock, que l'on doit traiter comme une option.
Maîtrise approfondie de la gestion des stocks – 06 Annexe
2
Les principaux stocks sont:
Le stock de marchandises : les stocks des commerçants (revente à profit d'articles sans valeur ajoutée de transformation par l'entreprise).
Le stock de matières premières : il représente les articles qui ont été achetés auprès de fournisseurs en vue d'une transformation ultérieure.
Le stock des produits en cours de fabrication (semi-finis) : il représente les articles qui ne sont pas vendables. Ils doivent encore subir des transformations.
Le stock des produits terminés (ou « produits finis ») : il représente les articles que l'entreprise peut vendre après les avoir fabriquées
Le stock d' d'emballages vides (palettes, rolls...)
Critique typologique : Il s'agit toutefois là d'une typologie statique (par nature) de la définition des stocks et qui ne se recoupe pas toujours en réalité à l'identique avec les modes de gestion utilisés par les entreprises. Il convient en effet de se référer en la matière à une approche téléologique du stock, c'est à dire de différencier les stocks suivant l'objectif qu'ils ont en matière de gestion ou de stratégie. Un stock peut en effet avoir pour but de générer un profit dans le cadre du processus de production et de ventes d'une part ou répondre à des engagements passés pris au moment de la vente, ce qui est le cas des pièces détachés nécessaires à la garantie. Cette notion de garantie intervient également pour le maintien en état des capacités de production [1].
Cette typologie permet en l'appliquant à la gestion de dépasser les limites actuelles de suivi de stocks qui ne permettent pas de prendre toujours des décisions associant un équilibre entre risques et rentabilité. Le même auteur dans des travaux publiés par les conférences scientifiques internationales IEEE montre que l'impossibilité actuelle de définir des politiques de prix structurées et objectives en cas d'invendus ou de surstock est associée à une définition non téléologique du stock, que l'on doit traiter comme une option.
Maîtrise approfondie de la gestion des stocks – 06 Annexe
2
Il existe une hiérarchie des produits nécessaires à l'activité, une classification en fonction de leur prix, des quantités utilisées, de leur fréquence d'utilisation, des quantités minimales d'achat, des délais, etc. Une classification commode est la classification ABC, basée sur le principe de la loi des 20/80 de Pareto.
Par exemple ;
Classe A : produits très chers, rares, délais longs…
Classe B : produits moyennement chers, disponibilité aléatoire sur le marché…
Classe C : produits courants, peu chers
Il est clair qu'en fonction de sa classe, chaque produit aura un mode de gestion spécifique.
Les méthodes de gestion des stocks Les deux paramètres fondamentaux des modèles de gestion des stocks sont la date et la quantité commandée. On peut donc commander à date fixe ou variable, et à quantité fixe ou variable.
Méthode de réapprovisionnement ou méthode calendaire, on commande à date fixe une quantité fixe voisine de la quantité économique de commande (QEC ou Formule de Wilson) Wilson).
Méthode de gestion à Point de commande. C'est le modèle de commande à date variable et à quantité fixe. C'est l'atteinte d'un certain niveau de stock, le point de commande, qui déclenche la commande de réapprovisionnement.
Méthode de recomplètement, à date fixe la quantité variable permettant de reconstituer le niveau de stock défini est commandée.
Méthode de réapprovisionnement à la commande, à date variable une quantité variable est commandée.
Maîtrise approfondie de la gestion des stocks – 06 Annexe
3
Politique de réapprovisionnement Définir une politique de réapprovisionnement consiste essentiellement à répondre à trois questions :
QUOI (quel produit) faut-il réapprovisionner ?
QUAND faut-il réapprovisionner ?
COMBIEN faut-il réapprovisionner ?
En fonction du QUOI ? Les choix suivants se présentent : Date ou quantité FIXE. Date ou quantité VARIABLE.
Suivant les combinaisons des réponses, il est donc possible de définir quatre politiques de base pour réapprovisionnement du stock. Chaque politique est adaptée à un produit ou à une catégorie de produits. Cela conduit fréquemment à l'utilisation de plusieurs politiques, voire les quatre politiques simultanément.
La difficulté pour le gestionnaire consiste à choisir la meilleure politique adaptée à chaque produit, afin d'éviter les ruptures de stock et les immobilisations financières importantes.
Ce double objectif, apparemment contradictoire, fait constamment appel à l'arbitrage et au compromis, il faudra sans cesse minimiser ou maximiser un paramètre soumis à plusieurs contraintes, par exemple : minimiser la quantité stockée sous contrainte de non rupture de stock ET en achetant des quantités de manière économique.
Maîtrise approfondie de la gestion des stocks – 06 Annexe
4
Quatre politiques 1.
Réapprovisionnement à Date et Quantité fixes
Dite aussi méthode "calendaire", les livraisons de pièces se font à dates fixes. Les quantités livrées sont égales et peuvent se rapprocher de la "quantité économique" ou correspondre à une livraison partielle d'un contrat annuel.
Méthode appliquée à des produits :
dont la consommation est régulière (fig)
de faible valeur
de classe C
AVANTAGES :
Simplicité de la gestion des stocks
Gains d'échelle négociables par les acheteurs
INCONVENIENTS :
Si la quantité de réapprovisionnement est mal calculée ou si la consommation n'est pas
régulière, il y a risque "d'inflation" ou de rupture de stock.
Les livraisons urgentes ou hors contrat, peuvent être très coûteuses (recours au fret aérien,
lancement spécial chez le fournisseur…)
Maîtrise approfondie de la gestion des stocks – 06 Annexe
5
2.
Réapprovisionnement à Date fixe et Quantité variable
Egalement appelée méthode de recomplètement , pour chaque produit un niveau optimum de stock est défini. A période fixe, le magasinier analyse son stock et commande la quantité permettant de recompléter au niveau requis.
Cette méthode s'applique à des produits :
dont la consommation est régulière,
coûteux, périssables ou encombrants.
Il est possible de faire des périodes d'inventaire ou d'analyse, différentes suivant les catégories de produits.
AVANTAGES :
Gestion des stocks simple.
Immobilisation financière faible ou maîtrisée.
INCONVENIENTS : Possibilité de rupture de stock.
3.
Réapprovisionnement à Date variable et Quantité fixe
Plus connue sous le nom de méthode du point de commande, celle-ci consiste à définir, dans un concept de flux tiré et de juste à temps, le niveau de stock qui déclenche l'ordre d'achat, de façon à être livré juste au moment de l'utilisation de la dernière pièce.
Ce niveau de stock (point de commande) doit permettre de satisfaire les besoins durant le délai allant de la date de déclenchement de commande à la date de livraison.
Le point de commande s'appelle également seuil de commande ou seuil de réapprovisionnement. Cette technique est utilisée essentiellement pour les articles de classe A car elle demande un suivi permanent des stocks entraînant un coût de gestion élevé. Maîtrise approfondie de la gestion des stocks – 06 Annexe
6
Notons que la méthode kanban est une forme d'approvisionnement à point de commande.
AVANTAGES :
Permet d'éviter les ruptures de stocks.
Adapté à une consommation partiellement irrégulière.
INCONVENIENTS :
Impose un suivi permanent des stocks pouvant entraîner des administratifs importants.
Peut encourager à faire des stocks de sécurité.
4.
Réapprovisionnement à Date et Quantité variables
Cette méthode est principalement utilisée pour les articles de classe A dont les prix de revient varient fortement ou dont la disponibilité n'est pas permanente. Exemple : Métaux précieux, bois exotiques...
L'achat se fait sur estimation en fonction des opportunités du marché. Dans les estimations, il faudra prévoir les besoins pour les commandes spécifiques, les fabrications de l'entreprise, les aléas de fabrication...
AVANTAGES : Permet, éventuellement, de profiter de tarif très intéressant.
Maîtrise approfondie de la gestion des stocks – 06 Annexe
7
INCONVENIENTS :
Il faut faire un suivi permanent des coûts du marché pour effectuer les achats les plus intéressants.
Il ne peut être utilisé que pour un nombre réduit d'article sinon l'entreprise risque de se fragiliser,
Il peut favoriser la spéculation.
Résumé Le tableau ci-dessous résume les quatre politiques possibles en fonction des paramètres date et quantité.
Combinaisons de politiques
Date Fixe
Date Variable
Quantité Fixe
Approvisionnements
Point de commande
"automatiques"
Quantité Variable
méthode de recomplètement
Achats opportunistes
En fonction des coûts d'achats, la difficulté d'approvisionner, les délais, etc. relatifs à chaque référence, à chaque produit, on choisira la politique la plus appropriée.
La gestion des stocks est intimement liée aux considérations financières, techniques et commerciales.
On peut donc mettre en évidence l’importance de la fonction achat et approvisionnement sur 2 phases :
Budgétaire : le montant des achats représente en moyenne 50% dans l’industrie et 80% dans le commerce et les activités tertiaires.
Stratégique : l’efficacité de l’entreprise sur le marché aval dépend de son aptitude à répondre aux besoins de ce marché.
Maîtrise approfondie de la gestion des stocks – 06 Annexe
8
A- La gestion sélective des produits
La méthode 20/80 : consiste à déterminer la classe la + importante et à ignorer le reste (ex : 20¨des clients font 80% du CA).
La méthode ABC : consiste à déterminer 3 classes :
- Classe A : d’une importance capitale, - Classe B : mérite une attention +/- relâchée, - Classe C : ensemble de produits d’une très faible importance.
Qté %
Valeur %
d° de ctrôle
Relevé
Stocks
de Procéd de com°
sécu A
10 à 30 50 à 80 %
Rigoureux
% B
30 à 40 15 et 20 %
Normal
% C
Complet et Très bas
Précises
avec
de
précis
fréquentes révisions
Complet et Modéré
Normale
précis
30 et 50 5 à 15 %
Simple
Très simple Important
%
Séquentielles 2 à 3/ an
Connaissance des stocks Ils sont de nature différente et constituent à la fois une nécessité et une lourde contrainte financière. Certains sont subis d’autres voulus.
Le stock de matières premières : Articles qui ne sont pas encore entrés dans le processus
de fabrication.
Le stock des en cours : produits entrés dans le processus de fabrication et en cour de
transformation.
Le stock de distribution : Pdts finis qui se trouvent dans le dépôt du distributeur.
Le stock de pièces de rechange, de maintenance et de fournitures diverses : ensemble
d’article utilisées en production mais qui ne font pas partie des produits et leur nomenclature. Maîtrise approfondie de la gestion des stocks – 06 Annexe
9
C- Connaissance des coûts liés aux stocks
Le coût des surfaces et des bâtiments utilisés pour le stockage
Le coût de l’entretien et du gardiennage
Le coût des équipements de stockage et de la manutention des produits
Frais de gestion administrative
Frais de détérioration, d’obsolescence et de perte
Assurance sur stock
Coût de transport
Coûts de conditionnement
Salaires et charges du personnel chargé su stock
Les différents coûts peuvent être regroupés en :
Coût d’achat = px d’achat + frais sur achat
Coût de possession ou coût de stockage
Coût de passation fct° du nb de commandes à passer
Coûts fixes
D- Prévision de la demande La demande annuelle n’est pas connue avec certitude. Il faut donc l’estimer afin d’éviter le sur stockage et les ruptures de stock.
Deux approches à distinguer :
La prévision empirique : celle qui se base sur l’intuition, la connaissance du marché, le savoir-faire…
La prévision basée sur l’historique : le principe est d’étudier l’historique de la demande future.
E- Les modèles de gestion des stocks
Maîtrise approfondie de la gestion des stocks – 06 Annexe
10
La gestion des stocks a pour but d’assurer à l’entreprise une gestion optimale des flux et va donc dépendre de la nature du produit, du type d’activité, de la cadence de livraison, du délai séparant chaque livraison de commande… 1.
1 commande par an (pdts saisonniers ou d’exportation)
2.
Plusieurs commandes à date et qté fixe (ent indust)
3.
Plusieurs commandes à date et qté variable (ent commerciales)
4.
Approvisionnement en fct° du stock moyen
5.
Approv en fct° du stock de sécurité
6.
Stock outil (niveau en plus du stock de sécurité)
7.
Approv en fct° des ruptures (se fait en nb de jours)
8.
Approv en fct° des délais fournisseurs
9.
Gestion des stocks assistée par ordinateur
10.
Le modèle de Wilson
le juste à temps (JAT) Ensemble de méthodes et de procédures conduisant à la disparition naturelle des aléas tout au long du processus de production et à l’amélioration de la compétitivité de l’entreprise. C’est une approche de régulation active dans la mesure ou elle cherche à réaliser des flux tout en minimisant voire en éliminant les sources de gaspillages.
En effet, le stock est consommateur d’énergie, d’espace et d’argent.
Maîtrise approfondie de la gestion des stocks – 06 Annexe
11
De ce fait, son élaboration consiste à passer en revue toutes les causes d’inefficacité industrielle et à définir des objectifs bien précis :
zéro stock
zéro délai
zéro transport
zéro panne
zéro défauts
zéro litige
Enfin, le JAT cherche à produire pour satisfaire une demande juste au moment ou’ la vente doit avoir lieu dans la juste quantité et la juste qualité demandée. Il conduit donc l’entreprise dans un pilotage par l’avant dans la mesure ou c’est la demande réelle qui déclenche la production.
Hiérarchie des produits Le stock permet de gérer les articles disponibles dans l'entreprise en vue de satisfaire les besoins à venir à l'aide d'outils logistiques et d'un système d'information performant pour l'organisation. Ces besoins seront à satisfaire au bon moment, dans les bonnes quantités et d'une manière permettant la bonne utilisation du stock. Si l'on n'est pas capable de satisfaire un besoin à l'aide du stock correspondant, on parle de rupture de stock. Tout l'art de cette gestion est d'avoir suffisamment de stock pour répondre correctement aux besoins et pas trop pour ne pas supporter les différents coûts du stock (coût d'acquisition, coût de stockage, coût de dévalorisation, etc.).
Nous pouvons distinguer trois finalités du stock :
stock de transaction, pour optimiser les coûts de transaction et les coûts de stockage
stock de précaution, pour éviter la rupture de stocks
stock de spéculation, pour profiter des mouvements de prix.
Le stock peut se définir comme la constitution d'une réserve destinée à satisfaire un besoin ultérieur. Maîtrise approfondie de la gestion des stocks – 06 Annexe
12
Dans une entreprise, on trouve des stocks à différents stades du processus de production: des stocks de matières premières, de composants, de produits en cours de fabrication, de produits finis,
De nombreuses raisons imposent aux entreprises de faire des stocks :
des raisons d'ordre technique, lorsque les flux de production et d'utilisation présentent des profils différents,
des raisons économiques quand des coûts fixes ou des rendements croissants apparaissent dans les processus de fabrication ou d'approvisionnement,
des raisons financières si l'entreprise intervient sur des marchés amont ou aval aux cours fluctuant,
des raisons de sécurité chaque fois que l'incertitude caractérise la demande et les conditions d'approvisionnement.
Les stocks sont ainsi un facteur de flexibilité de l'entreprise, mais ils constituent une charge financière et une immobilisation de capitaux. La gestion des stocks doit faire l'objet d'un calcul économique rigoureux.
L'art de la gestion des stocks est de satisfaire deux exigences opposées et contradictoires: assurer un taux de service le plus élevé possible avec un coût de possession le plus faible possible. Le contrôle de la gestion des stocks se réalise à partir des indicateurs suivants:
le nombre de ruptures de stock et le coût des commandes de dépannage enregistrées durant une période rendent compte du niveau de service assuré
les ratios de rotation ou de temps d'écoulement mesurent le poids financier des stocks
Maîtrise approfondie de la gestion des stocks – 06 Annexe
13
Le ratio de rotation ROTATION =CONSOMMATION ANNUELLE/ STOCK MOYEN REMARQUES: Une entreprise a tout intérêt à faire tourner rapidement ses stocks sans toutefois risquer la rupture d'approvisionnement ou de livraison. En effet, des stocks qui ne tournent pas immobilisent des capitaux et constituent des charges lourdes pour la trésorerie.
Plusieurs facteurs contribuent à déterminer la vitesse de rotation des stocks : les délais d'approvisionnement, la durée du processus de fabrication, mais aussi la durée de vie du produit (périssable ou non) ou le caractère saisonnier de l'activité.
Il existe des normes différentes de rotation des stocks selon le secteur d'activité.
Exprimée en nombre de jours, la rotation des stocks est calculée à partir des éléments comptables. Pour une entreprise commerciale, elle concerne le stock et les achats de marchandises. Dans une entreprise industrielle, on calculera a minima deux ratios : la rotation des stocks de matières premières et la rotation de stocks de produits finis.
En général, un ratio de rotation des stocks élevé est signe d'une bonne gestion puisque la part de l'actif immobilisée dans les stocks est relativement faible et que la quantité de stock gardée en réserve permet de répondre à la demande. Un ratio de rotation des stocks élevé indique aussi que l'entreprise risque moins de rester prise avec des réserves de marchandises périmées (articles textiles démodés), saisonnières (liquide antigel) ou périssables (produits alimentaires). Il ne faut pas oublier que le ratio dans ce domaine varie d'une entreprise à l'autre. Dans le cas des produits périssables, le ratio de rotation des stocks doit être élevé tandis que, pour les biens durables, il peut être plus faible. Un écart considérable par rapport aux normes sectorielles peut être révélateur d'un excédent de stock résultant de mauvaises pratiques d'achat ou de vente.
La rotation des stocks peut être mesurée différenciée et analysée par canal de distribution ou par familles de produits, voire par un croisement de ces deux notions. Ainsi un producteur de biens agro alimentaire par Maîtrise approfondie de la gestion des stocks – 06 Annexe
14
exemple aura tout intérêt à regarder attentivement les ratios par canal de sa famille XYZ (indépendants, grossistes, gde distribution, ...), l'un des ratios d'entre eux peut connaître des évolutions différentes et être révélateur ou signe avant coureur d'une évolution globale des marchés à la hausse ou à la baisse. Le ratio du temps d'écoulement est l'inverse du taux de rotation
TEMPS D'ÉCOULEMENT=STOCK MOYEN/CONSOMMATION ANNUELLE Les ratios prennent tout leur sens quand on les compare à des points de référence :
par rapport aux confrères et concurrents exerçant le même type d'activité
dans l'entreprise : comparaison entre différents établissements, comparaison entre différentes catégories de stock ou famille de produits entre elles,
comparaison dans le temps pour voir les progrès ou dégradations: évolution du taux de rotation par famille de produits
La gestion des stocks : reflet de la gestion d'une entreprise ? Un fonctionnement imparfait des stocks n'est généralement pas du seul fait des acheteurs et gestionnaire de stocks. Le niveau des stocks est souvent révélateur d'autres dysfonctionnements dans l'entreprise:
absence de normalisation des composants: plus les références sont nombreuses, plus le stock est important (responsabilité des études et Méthodes)
prévisions "hasardeuses" des services commerciaux qui se vérifient avec plus ou moins de bonheur.
Fabrication peu souple qui contraint à avoir un niveau de stocks assez élevé,
De façon générale, les stocks sont un révélateur du fonctionnement de l'entreprise , de sa communication transversale interne et elle révèle également les relations externes avec les clients, les fournisseurs et les sous traitants.
Maîtrise approfondie de la gestion des stocks – 06 Annexe
15
COMMENT GERER LES STOCKS : QUAND ET COMBIEN APPROVISIONNER ?
Les stocks jouent un rôle capital pour l'entreprise:
stocks de matières premières,
stocks de produits semis finis,
stocks de produits finis,
stocks de fournitures, consommables et pièces de rechange,
Chacun de ces stocks est situé entre des fournisseurs qui les alimentent et des clients qu'il faut servir dans un délai voulu, c'est en fait un réservoir de régulation entre deux flux qui présentent des irrégularités de débit. Le niveau du réservoir doit être au bon niveau pour que le débit ne soit jamais interrompu. Le stock permet de combler des écarts de rythme entre:
le marché et la fabrication du produit,
une étape de la production et une autre
la production et les fournisseurs,
la taille d'un lot de production et la taille d'un lot de transport
Les Facteurs d'amélioration de la gestion des Stocks
diminution du nombre de références et diminution du nombre de magasins de stockage,
Elle est obtenue par la chasse aux rossignols (références obsolètes) et par la normalisation des pièces de base. Une réflexion sur le nombre et la localisation des entrepôts st souvent utile également. Des regroupements de stocks sur un même lieu permettent de réduire les quantités globales détenues, bien entendu une étude préalable est nécessaire pour valider que les coûts de possession et de gestion d'un magasin sont bien inférieurs aux coûts de transport supplémentaires que génère le fait d'avoir un seul magasin sur 2 par exemple.
la souplesse d'approvisionnement autorise à diminuer les niveaux de stock de sécurité
pour un même taux de service. Cela peut résulter de négociations avec les fournisseurs (passage de marchés annuels avec mise en place de systèmes de prévisions mensuelles ou hebdomadaires glissantes), de réduction des coûts et des temps de traitements administratifs et également d'une
Maîtrise approfondie de la gestion des stocks – 06 Annexe
16
réduction des lots d'approvisionnements (approvisionnements plus fréquents su des lots de petite taille).
la qualité et la rapidité de transmission des informations sont des facteurs essentiels de
la réduction des stocks. Qualité et fiabilité des prévisions commerciales, rapidité de transmission des commandes, rapidité et fiabilité des réceptions (traitement physique et administratif), ...
DÉPRÉCIATION DES STOCKS Opération comptable qui consiste à enregistrer au bilan la valeur estimée d’un stock de produits non vendus. En France, une entreprise peut déprécier son stock pour des raisons fiscales et en fonction d’un certain barème.
La mesure de la satisfaction-clients comme outil stratégique et de motivation interne La problématique de la mesure de la satisfaction-clients peut aller bien au-delà de la simple nécessité de répondre aux exigences de la norme ISO et de la démarche qualité de l'entreprise.
La réalisation d'une étude satisfaction ou la mise en place d'un véritable baromètre, reproductible dans le temps, permet en effet de toucher à au moins 3 objectifs stratégiques :
des objectifs marketing : déterminer, comme on vient de le souligner, les leviers essentiels sur lesquels agir pour optimiser satisfaction et fidélité : contenu des produits et services à offrir aux clients, stratégies marketing à développer pour se différencier de la concurrence, …
des objectifs commerciaux et de communication : s'inscrire dans un programme de management et de suivi de la qualité perçu par le client et s'assurer des retombées effectives des actions mises en oeuvre,
des objectifs de mobilisation interne : sensibiliser tous les collaborateurs de l'entreprise sur leur rôle essentiel dans la satisfaction-clients et les aider en conséquence à appréhender les axes d'amélioration définis par l'entreprise.
Maîtrise approfondie de la gestion des stocks – 06 Annexe
17
Vis-à-vis de ce dernier point, il peut d'ailleurs être intéressant de conduire, parallèlement à la réalisation d'une mesure de la satisfaction-clients, une "enquête miroir" auprès de l'ensemble des collaborateurs, afin de déterminer leur propre perception de la satisfaction des clients.
Ce genre de démarche peut ainsi mettre en évidence les éventuels décalages entre la vision que l'entreprise se fait des attentes de ses clients et la réalité de celles-ci, de montrer les progrès parcourus et ceux qui restent à faire et souvent relativiser certains aspects du fonctionnement de l'entreprise perçus davantage en interne qu'à l'extérieur comme des points faibles pénalisants.
Le conseil La codification permet une gestion plus rigoureuse des stocks, avec notamment l'intégration d'autres facteurs d'aide à la gestion comme l'inventaire tournant.
II. ORGANISER LES LIEUX La codification sera efficace si elle s'accompagne d'une organisation physique rationnelle du magasin.
A. Décider physiquement des endroits appropriés Le stock doit être facilement repérable. On utilise pour cela des moyens de repères simples et compréhensibles de tous.
Une des premières notions est l'allée : si vous décidez de faire deux allées dans votre stock, n'hésitez pas à les numéroter. Si vous avez dans cette allée principale des petites allées adjacentes ou perpendiculaires : nommezles "travées". Si dans ces travées vous disposez de rayonnages de plusieurs niveaux, distinguez chaque niveau. Sur chaque niveau, vous trouverez des baies et, à l'intérieur de chacune, vous avez des emplacements où vous disposerez une référence de produit, et une seule. Chaque référence-produit correspond à un emplacement correspondant à une baie, un niveau, une travée et une allée.
B. Hiérarchiser le classement des produits et organiser les flux Maîtrise approfondie de la gestion des stocks – 06 Annexe
18
L'objectif de l'acheteur est d'être le plus efficace, c'est-à-dire de réaliser le minimum de déplacements pour une intervention rapide. La méthode Pareto, dite des 20/80 est ici d'un précieux secours ( *).
Le critère de la fréquence de mouvements (sorties-entrées) est, pour l'acheteur, essentiel. L'analyse Pareto fait apparaître trois classes distinctes :
Classe A. Articles à forte rotation : 20% des articles pour 80 % des mouvements
Classe B. Rotation moyenne : 30 à 40 % des articles pour 10 à 15% des mouvements
Classe C. Rotation faible : 40 à 60% des articles pour 5% des mouvements
Pour une optimisation fonctionnelle du magasin, il faudra stocker les articles de la classe A le plus près possible du lieu de distribution (banquette). Cette organisation permet des gains de déplacements et une efficacité accrue.
C. Mettez en place un inventaire permanent qui permet de réagir rapidement aux dysfonctionnements Définir l'existant : volume du bâtiment, type de produits stockés (palette, vrac, contenu, unités…), flux des produits (entrant, sortant). 1.
Faire une analyse ABC, avec comme seul critère la fréquence des sorties.
2.
Redéfinir la codification des articles, si des besoins particuliers se font sentir ou mettre en
place un nouvel outil informatique. 3.
Définir le magasin : l'emplacement des palets tiers, des étagères, de la réception, des lieux de
préparation, de la banquette. 4.
Repositionner les articles aux endroits définis.
5.
Profitez de l'occasion pour donner une adresse à chaque article. Dans cette démarche
chronologique entrent en ligne de compte les connaissances des magasiniers sur les produits, leur volume, leur longueur, leur poids, leur saisonnalité.
D. Organiser le stockage des produits spécifiques. Maîtrise approfondie de la gestion des stocks – 06 Annexe
19
1.
Pour les produits dits sur tourets (câble électrique, par exemple), il est conseillé d'avoir des
tubes sur lesquels les tourets peuvent être installés pour organiser le déroulement et la bonne exploitation du touret. De plus, une machine dédiée au contrôle du linéaire est nécessaire pour une bonne gestion des stocks. 2.
Pour les produits dangereux, un stockage spécial doit être organisé dans des locaux coupe-feu,
aérés, ventilés avec un sol étanche et des bacs de rétention en cas de fuite. Il faut également mettre en place des EPI (équipements de protection individuelle: masques, gants, lunettes…) à disposition des utilisateurs, ainsi qu'une armoire à pharmacie pour pallier aux incidents. 3.
Pour le bois, un stockage à l'extérieur sous appentis est nécessaire si l'on veut le faire sécher
dans de bonnes conditions. En ce qui concerne le contreplaqué, un endroit sec et un stockage à plat sont nécessaires. 4.
Si vous voulez stocker des produits sur palettes, il est nécessaire d'installer un stockage en
masse à partir du palettier et de déstocker ensuite les palettes pour répartir les produits dans le stock en vue de la préparation de commande (sacs poubelle, papier reprographie, ardoise, tuiles, chauffeeau…).
Le conseil 1.
Déterminez de façon correcte tous les emplacements et endroits où peuvent être stockés des
produits. 2.
Effectuez des inventaires réguliers, notamment des emplacements vides pour retrouver les
produits déplacés. 3.
La bonne tenue d'un stock nécessite un bon rangement, le respect des procédures (entrées et
sorties) et de la propreté. 4.
Prévoyez toujours un endroit de stockage tampon vers l'entrée afin de faciliter les chargements
et les déchargements. 5.
Prévoyez une banque directe de desserte des produits de faibles valeurs (clous, vis...) qui
permet des gains de temps, de distribution, et évite les attentes des équipes d'intervention. 6.
N'oubliez pas de chaîner votre outil de gestion de stock aux outils comptables internes.
Maîtrise approfondie de la gestion des stocks – 06 Annexe
20
Le guide des recommandations générales 1. Mesures de protection physique des accès Objectif : Empêcher la pénétration par effraction dans les bâtiments, les installations et les lieux de stockage. o Protection physique périphérique
Mettre en place des clôtures suffisamment hautes, avec signalétique lisible d’interdiction ;
Organiser un poste de contrôle d’accès au site, soit unique, soit si possible en différenciant
l’accès du personnel de l’accès d’intervenants extérieurs (livreurs, visiteurs, prestataires, clients) ;
Mettre en place des dispositifs de surveillance : éclairage de nuit, gardiennage, vidéo ;
Installer des dispositifs de détection d’effraction ou de franchissement.
o Protection physique des accès aux bâtiments, installations et lieux de stockage
Maintenir les portes piétonnières du rez-de-chaussée sous surveillance (humaine ou autre)
pendant les heures de travail et fermées par des serrures de sûreté hors des heures de travail ;
Maintenir les issues de secours fermées par des serrures de sûreté en dehors des heures de
travail et s’assurer qu’elles ne permettent pas d’entrer par l’extérieur en toute période ;
Maintenir l’accès aux quais ou sas de chargement et de déchargement fermé en dehors des
livraisons ou expéditions ;
Munir si possible les fenêtres du rez-de-chaussée de grilles ou barreaux et les maintenir
fermées hors de la présence de personnel dans le local concerné ;
Renforcer la solidité des ouvertures de toit (vasistas, exutoires de fumées) ;
Surveiller l’accès aux toitures, systèmes de ventilation et de climatisation.
o Prévention et détection d'intrusion dans les installations
Maîtrise approfondie de la gestion des stocks – 06 Annexe
21
Mettre en place des systèmes d'alarme pour détecter les intrusions par les accès du rez-de-
chaussée, et pour détecter une présence anormale dans les locaux « sensibles » ou dans les couloirs de circulation qui y mènent en dehors des heures de travail ;
Mettre en place une centrale d’alarmes avec des procédures adaptées ;
Installer, dans les zones les plus sensibles, des systèmes de vidéosurveillance :
-
Réseau de caméras ;
-
Enregistrement selon la législation en vigueur vis-à-vis de la vidéosurveillance et
traitement des données en conséquence.
Mettre en place, si possible, des systèmes d'identification et de circulation par badges :
-
Avec badges différenciés ou systèmes de puces d'identification selon les catégories
de personnes et les zones d’habilitation ;
-
Avec procédures de mode d’établissement et mode de gestion de ces systèmes ;
-
Garder une traçabilité, un historique ;
Vérifier, en cas de recours à des prestataires de sûreté extérieurs (gardiennage,
télésurveillance, alarmes,…), avant passation du marché :
-
Habilitations, références, clauses de sous-traitance (dont sous-traitance en
cascade), assurance responsabilité civile, attestation de paiement des cotisations sociales ;
-
Les procédures du prestataire pour gérer les outils, alertes ou anomalies détectées
et pour transmettre l’information aux responsables de l’établissement surveillé ;
Organiser la gestion des clés et codes d'accès :
-
Affectation personnalisée des clés et/ou des codes d'accès ;
-
Passe-partout hiérarchisés ;
-
Stockage sécurisé des clefs essentielles ou « sensibles » ;
-
Garder une traçabilité des affectations successives.
o Les accès aux stocks
Veiller au respect du stockage séparé, ceci particulièrement pour les matières premières alimentaires, les produits finis, les conditionnements et emballages, les produits potentiellement dangereux (intrants biochimiques, chimiques, produits de nettoyage, de maintenance) ;
Maîtrise approfondie de la gestion des stocks – 06 Annexe
22
Installer des systèmes de fermeture des locaux de stockage, à utiliser en période de non production ;
N’autoriser l’accès aux stocks qu’à des personnes habilitées ;
Fermer systématiquement à clé les accès aux locaux et armoires de stockage de produits dangereux, en dehors de la présence du personnel concerné ;
Veiller à la sécurisation des fenêtres, trappes, grilles et ouvertures de plafond pouvant permettre l’accès aux locaux de stockage ;
Proscrire au maximum les stockages en plein air ; Sécuriser ceux qui le sont (ex cuves à lait) par des systèmes de verrouillage efficaces ;
Réduire au maximum toutes zones où pourraient être cachés des produits (niches, faux-plafonds, …) et y réaliser des contrôles réguliers.
Maîtrise approfondie de la gestion des stocks – 06 Annexe
23
2. Contrôle des flux de circulation Objectif : Organiser et maîtriser les mouvements des personnes au sein de l ’établissement, et en conserver la trace. Ces flux concernent le personnel, les collaborateurs, les fournisseurs, les clients, les prestataires, les sous-traitants, les auditeurs, les contrôleurs, les visiteurs attendus guidés, etc.…
Enregistrement des entrées et sorties
Tenir un registre des personnes entrant ou sortant des installations et le conserver,
Préétablir une liste permettant de connaître :
-
le personnel qui est normalement prévu sur le site ;
-
les personnes extérieures attendues et les membres du personnel qui ont la
responsabilité de leur prise en charge ;
Traiter tout écart selon une procédure définie, et l’enregistrer.
Identifications
Doter le personnel de gestion des stocks de tenues différentes
Doter de même tous les intervenants extérieurs et visiteurs de badges et de tenues
spécifiques.
Contrôle des flux des personnes à l'intérieur des installations
Installer, lorsque cela est possible, des systèmes d'accès identifiant les individus et gérant
les entrées et sorties des zones différenciées ;
A défaut, sensibiliser les collaborateurs à la reconnaissance de présence anormale.
Les visites organisées
Encadrer toutes les visites (écoles de tous niveaux, clubs des anciens, agriculteurs livreurs,
clients actuels ou potentiels…) par un membre du personnel, en interdisant tout accès aux zones sensibles ;
Les prohiber en cas d'alerte grave.
Maîtrise approfondie de la gestion des stocks – 06 Annexe
24
Dispositions spécifiques lors de chantiers de longue durée
Mettre en place un dispositif de contrôle de tous les accédants au chantier ;
Limiter physiquement les passages entre le chantier et les installations.
o Flux des marchandises
Objectif : Organiser et maîtriser les flux des marchandises au sein de l’établissement de façon à détecter toute introduction malveillante d’engin ou de produits, et à éviter toute confusion possible entre les produits potentiellement dangereux et les autres. Enregistrer ces flux.
Réaliser un schéma des flux des marchandises et produits (matières premières, emballages, produits semis-finis et produits finis, autres intrants) et des personnes.
Identifier et matérialiser des lieux de stockage différents pour les différents types de produits.
La réception de marchandises
Contrôler la conformité de la livraison réelle par rapport à la livraison commandée attendue ;
Appliquer les procédures de réception habituelles (dont Qualité) et, en cas de doute sur un produit identifié, intégrer les contrôles spécifiques sur ce produit ;
Vérifier les documents (nature et origine des marchandises, volumes, date et heure de départ en particulier), l’identité du transporteur-livreur et son appartenance à la société prestataire notamment pour un livreur inhabituel ;
Vérifier l'intégrité des citernes en cas de vrac et des emballages en cas de sacs, big-bags ou autres, procéder éventuellement à un échantillonnage ;
Contrôler les procédures de nettoyage des moyens de transports ;
Ne pas accepter de réception en dehors de la présence des responsables et hors des heures prévues. Eviter les livraisons en sas sans surveillance, en particulier la nuit ;
Etablir des procédures internes de détection de toute anomalie concernant les modalités de la livraison, la conformité à la commande, les conditionnements et emballages, les produits.
Noter, signaler et traiter toute anomalie détectée ;
Maîtrise approfondie de la gestion des stocks – 06 Annexe
25
Etablir une procédure claire pour les cas particuliers des retours de marchandises et des échantillons arrivant par transporteur ou par poste.
Mise en stock et déstockage
Respecter et sécuriser les zones de stockage affectées à chaque type de marchandise, alimentaire ou autre (conditionnements, emballages, produits dangereux, gaz) ;
Vérifier l'intégrité des emballages et conditionnements au déstockage des marchandises ;
Etablir des procédures de reconditionnement des produits ;
Prohiber la réutilisation d’emballages sauf cas prévus et cadrés par une procédure.
Utilisation
Vérifier l'intégrité des conditionnements et des étiquetages lors de l'utilisation des marchandises ;
Autres recommandations sur l’utilisation : voir la partie process du présent guide général.
Expédition des produits
Matérialiser la zone d’expédition et si possible la fermer ;
Vérifier la conformité des expéditions par rapport à la commande (date, nature, quantité) ;
S’assurer que les emballages sont hermétiques ; « filmer » les palettes ;
Vérifier que le bon de livraison porte bien toutes informations utiles pour le contrôle à réception du destinataire, y compris le numéro du camion, et éventuellement la nature des emballages ;
Respecter les plannings et horaires d’expédition ;
Surveiller les chargements en particulier en cas de groupage (Exemple : camions frigo faisant du ramassage d’usine en usine) ;
Etablir une procédure d’enregistrement des expéditions suffisamment documentée pour servir en cas d’incident constaté ultérieurement.
Maîtrise approfondie de la gestion des stocks – 06 Annexe
26
Cas des produits chimiques et biochimiques dangereux Exemples : produits de nettoyage, produits de lutte contre les nuisibles…
Mettre en place un système de stockage, d'étiquetage, de gestion et de circulation des
produits chimiques dangereux : stockage spécifique fermé hermétiquement, accessibilité réservée aux personnels désignés, et gestion des stocks précise.
Disposer des fiches de toxicité et de données de sécurité complètes et à jour.
Cas de l'eau La qualité de l’eau doit être contrôlée selon une fréquence adaptée au métier et au niveau d’alerte.
Pour les établissements produisant leur eau : Vérifier et contrôler régulièrement les captages et leur sécurisation selon la législation en vigueur ;
Pour tous les établissements :
Vérifier et contrôler les circuits d'arrivée et de circulation interne des eaux ;
Vérifier et contrôler les citernes de stockage internes ;
Vérifier et contrôler les installations internes de recyclage ;
Vérifier et contrôler les adoucisseurs d’eau ;
Prévoir, si possible, un circuit alternatif temporaire en cas d'alerte.
Cas des laboratoires d'analyses physiques, chimiques ou microbiologiques
Isoler physiquement les laboratoires d’analyses (qui peuvent détenir des produits chimiques
ou des souches de microorganismes) des autres installations.
Gérer strictement les accès et les liens avec les sites de production. Fermer les lieux de
stockage des produits. Gérer les stocks de produits.
Maîtrise approfondie de la gestion des stocks – 06 Annexe
27
3. Sûreté liée au personnel de l'établissement Objectif : prévenir l’intrusion de personnels malveillants. o Recrutement des salariés et collaborateurs internes pour la gestion des stocks : dispositions
préalables Mener, dans le respect des textes réglementaires en vigueur, les actions d'information nécessaires avant tout recrutement, quelle que soit la catégorie du salarié (permanent, CDD, intérimaire…).
Exemple : Identité complète du salarié, situation familiale
Cursus précédent : certificats de travail avec coordonnées précises des employeurs
précédents et/ou école. Effectuer les vérifications qui paraissent nécessaires — S’assurer de la véracité du diplôme obtenu.
Des dispositions (contrats) du même type seront en place avec les agences d’intérim, les
sociétés de nettoyage et de gardiennage.
o Accueil des nouveaux salariés Former et suivre l'intégration des nouveaux employés au cours des premières semaines de présence.
Exemples :
Parcours d’intégration - Définir des dispositions d’encadrement et de suivi au cours de la
période d’essai ;
Suivi particulier des intérimaires.
o Vêtements et locaux du personnel Prévoir des recommandations sur la gestion des vêtements de travail et les locaux du personnel.
Maîtrise approfondie de la gestion des stocks – 06 Annexe
28
Exemples : Vêtements de travail et vestiaires :
Identifier toutes les dispositions à mettre en place pour gérer les vêtements de travail :
vestiaires, tenues par type d’activité, lavage, etc. ;
Vestiaires : séparation vêtements de travail ; espace individuel fermé ;
Vêtements pour zones sensibles avec vestiaires particuliers ;
Nombre de changes : si possible une tenue/jour ; Locaux du personnel (hors vestiaires) :
Salle de repos : accès par l’intérieur des locaux ;
Salle de repas : prendre des dispositions concernant l’apport et l’entreposage de la
nourriture.
o Règlement intérieur : dispositions particulières Un règlement intérieur rappellera, par établissement, les dispositions générales et précisera les dispositions particulières liées à la sûreté. Le personnel en sera informé dès son embauche et régulièrement. Toute modification sera clairement portée à la connaissance du personnel.
Exemples :
Déclaration de maladies contagieuses ou d’exposition à celles-ci.
Règles strictes pour l’introduction et l’utilisation de médicaments ou de nourriture par le
personnel ;
Tout objet pouvant être un contenant interdit ;
Respect des lieux appropriés (séparés des installations) pour manger, boire et fumer, sans
les tenues de travail. o Détecter les comportements hors normes
Exemples de comportements anormaux :
Présence en zone non autorisée ;
absences répétées et injustifiées.
o Formation du personnel aux mesures de sûreté et à la détection des évènements anormaux Maîtrise approfondie de la gestion des stocks – 06 Annexe
29
Mettre en place un programme de formation aux mesures de sûreté :
-
formations initiales
-
formations régulières
-
formation/information en situation d’alerte, d’urgence et de crise.
o Dispositions après le départ des collaborateurs de l'entreprise Instaurer, en fonction des causes de départ, les dispositions de sûreté à mettre en place vis-à-vis des différentes catégories de personnel ayant quitté l’entreprise.
Exemples : Procédure de récupération des tenues, des badges, des clefs, y compris pendant les congés Changement des serrures pour les zones sensibles - Connaître, si possible, le nouvel employeur.
Il convient de s'assurer que ces recommandations sont appliquées chez les sous-traitants retenus pour travailler régulièrement dans les installations.
4. Gestion des stocks Objectif : Assurer la sûreté des stocks. Le suivi précis des stocks et le rapprochement fréquent des stocks théoriques et des stocks physiques sont des moyens de détection des anomalies. Il conviendra de veiller en particulier à :
Analyser les marchandises sensibles et déterminer les fréquences des contrôles de stocks
en fonction de la dangerosité des marchandises ;
Vérifier l'intégrité des contenants à chaque stockage/déstockage de marchandises ;
Faire des rapprochements entre les stocks théoriques (dont stocks donnés par les systèmes
informatiques) et les stocks physiques en fonction de l'analyse ci-dessus, et détecter d’éventuelles anomalies ;
Mettre en place les procédures de gestion des stocks et de traitement des anomalies et des
écarts de stocks.
6. Sûreté informatique Maîtrise approfondie de la gestion des stocks – 06 Annexe
30
