NORMATIVA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL EXISTENCIAS ALCANCE Esta norma establece los criterios para la valoración, contabilización y control de las inversiones en existencias.
VALORACIÓN Las adquisiciones de existencias se deberán valorar al precio de compra, incluyendo los derechos de importación, fletes, seguros, impuestos no reembolsables y cualquier otro valor necesario para que el bien esté en condiciones de consumo, transformación, venta o utilización en inversiones en proyectos o programas. Los descuentos o rebajas comerciales se deducirán del costo de adquisición. Las disminuciones de existencias se registrarán valorándolas, mediante el método denominado:
Precio Promedio Ponderado o también llamado precio promedio equilibrado donde una cantidad es atribuirle el valor de la media a sus elementos, es equilibrar los valores.
CONTABILIZACIÓN Las adquisiciones de bienes, destinadas a la formación de existencias, se deberán registrar en la contabilidad debitando la cuenta de existencias que corresponda, eligiéndola de entre las opciones disponibles en los subgrupos 131( Existencias para Consumo Corriente ), 132(Existencias para Producción) ó 134(Existencias de Bienes de Uso y Consumo para Inversión ), según se trate de existencias
para consumo, producción o venta e inversión, y acreditando la Cuenta por Pagar 213.53(Cuentas por Pagar Bienes y Servicios de Consumo) , 213.63(Cuentas por Pagar Bienes y Servicios para Producción) ó
213.73(Cuentas por Pagar Bienes y Servicios para Inversión) , según la naturaleza del gasto presupuestario incurrido. Las disminuciones de las existencias por consumo, utilización como insumos en procesos de transformación o en la venta, manejo en proyectos y programas de inversión, se las registrará mediante asientos de ajuste, debitando la cuenta pertinente de los subgrupos 634( Bienes y Servicios de Consumo) referido a gastos de gestión, 133(Inversiones en Productos en Proceso) por la
acumulación de costos de producción ó 638( Costo de Ventas y Otros) y 151(Inversiones en Obras en Proceso) ó 152(Inversiones en Programas en Ejecución) acumulación de costos de inversiones, que
corresponda al uso realizado y acreditando la cuenta de existencias respectiva.
EJEMPLO: COMPRA DE EXISTENCIAS PARA CONSUMO
Los ajustes por utilización de existencias deberán registrarse en función a lo dispuesto en la NTCG 3.2.1.5 referido a Ajustes Económicos, directamente en las cuentas que correspondan; se harán en base de los egresos de bodega que se remitirán al área contable, donde se los valorará al precio promedio ponderado, para el registro de la actualización permanente del inventario. CONSUMO
DE
EXISTENCIAS
Y
ACTUALIZACION
PERMANENTE
DEL
INVENTARIO
OTROS EJEMPLOS Transacciones:
Según factura 2050 se procede a registrar el valor de 5000 dólares, medicinas y productos farmacéuticos Se adquiere llantas y accesorios por 3000. El señor chofer retira de bodega una llanta por 500 Pago al proveedor de la factura 1250
CONTROL DE EXISTENCIAS Las adquisiciones de existencias y sus disminuciones, serán controladas mediante el método de control de inventarios permanente o perpetuo, con la emisión y legalización de documentos de ingresos y egreso de bodega llevados en la unidad administrativa encargada de su manejo y solo en términos de cantidades. La documentación relativa a los movimientos de ingreso y egreso se harán llegar periódicamente a la unidad contable, para la valoración, actualización y conciliación contable respectiva. Dicha periodicidad podrá ser diaria o semanal o máximo mensual; ocasionalmente deberán efectuarse tomas físicas del inventario, por lo menos una vez al año a efecto de establecer correspondencia con las cifras contables, o en su defecto, para definir las diferencias existentes entre las cifras contables y las pertinentes a las tomas físicas, desviaciones que darán lugar en última instancia al establecimiento de responsabilidades, en especial, cuando aquellas sean en menos. Para el control de las existencias se observará además, las normas técnicas de Control Interno que rigen en el ámbito público, entre las principales tenemos:
405-02 Organización del sistema de Contabilidad Gubernamental: La eficiencia de la organización contable constituye un elemento de control interno, orientado a que Se conserve en forma actualizada el inventario de ex istencias.
406-02 Planificación: La planificación establecerá mínimos y máximos de existencias, de tal forma que las compras se realicen únicamente cuando sean necesarias y en cantidades apropiadas.
406-05 Sistema de registro: El catálogo general de cuentas del sector público, contendrá los conceptos contables que permitan el control, identificación, destino y ubicación de las existencias y los bienes de larga duración.
406-06 Identificación y protección : Se establecerá una codificación adecuada que permita una fácil identificación, organización y protección de las e xistencias de suministros y bienes de larga duración.
406-07 Custodia: La custodia permanente de los bienes, permite salvaguardar adecuadamente los recursos de la entidad, fortaleciendo los controles internos de esta área; también facilita detectar si son utilizados para los fines que fueron adquiridos, si sus condiciones son adecuadas y no se encuentran en riesgo de deterioro.
406-10 Constatación física de existencias y bienes de larga duración: La administración de cada entidad, emitirá los procedimientos necesarios a fin de realizar constataciones físicas periódicas de las existencias y bienes de larga duración. Se efectuarán constataciones físicas de las existencias y bienes de larga duración por lo menos una vez al año. El personal que interviene en la toma física, será independiente de aquel que tiene a su cargo el registro y manejo de los conceptos señalados, salvo para efectos de identificación.
LIMITACIÓN AL ALCANCE Los insumos que eventualmente o por sus especiales características no ingresen a bodega y sean destinados directamente a su utilización en actividades corrientes, en inversiones en proyectos o programas, en procesos productivos o para la venta, se aplicarán directamente al gasto o al costo de que formen parte, en estos casos particulares, siempre deberá existir un servidor responsable de certificar su recepción y entrega para los fines preestablecidos. Las compras que se realicen a través de Caja Chica, dadas sus condiciones de urgentes, no previsibles y de valor reducido, no requerirán la gestión normal de ingreso y egreso de bodega. En un hospital por ejemplo, si el medicamento se lo requiere urgente en el quirófano, no ingresará a bodega porque hasta que llegue donde se lo necesita ya el paciente puede no necesitarlo; cuando la compra del bien no haya ingresado a bodega por habérselo adquirido para satisfacer una emergente necesidad, como las adquisiciones que ocurren con Caja Chica; cuando la compra de gasolina se la realiza del surtidor directamente al vehículo; o cuando el material pétreo se lo dirige directamente hacia la obra.
ALGO MÁS QUE DEBES SABER NICSP 12—INVENTARIOS Esta Norma Internacional de Contabilidad del Sector Público (NICSP) se ha desarrollado fundamentalmente a partir de la Norma Internacional de Contabilidad (NIC) 2, Inventarios publicada por el Consejo de Normas Internacionales de Co ntabilidad (IASB). El objetivo de esta Norma es prescribir el tratamiento contable de los inventarios. Un tema fundamental en la contabilidad de los inventarios es la cantidad de costo que debe reconocerse como activo, para diferirlo hasta que los ingresos relacionados sean reconocidos. Esta Norma suministra una guía práctica para la determinación de ese costo, así como para el subsiguiente reconocimiento como un gasto, incluyendo también cualquier corrección del importe en libros al valor realizable neto. También suministra directrices sobre las fórmulas del costo que se usan para atribuir costos a los inventarios.
BIBLIOGRAFIA
CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
Dr. Gabriel Freire
NETGRAFIAS http://www.finanzas.gob.ec/wp-content/uploads/downloads/2012/09/Manual-contabilidadCAPITULOIYII.pdf http://www.finanzas.gob.ec/wp-content/uploads/downloads/2013/11/INSTRUCTIVO-PARADESCONCENTRACION-DE-REGISTROS-CONTABLES-BIENES-Y-EXISTENCIAS-FASE-3.pdf http://www.finanzas.gob.ec/wp-content/uploads/downloads/2014/04/Procedimiento-para-elregistro-contable-por-p%C3%A9rdida-de-Existencias_03-12-2013.pdf http://www.finanzas.gob.ec/wpcontent/uploads/downloads/2012/10/INSTRUCTIVO_DESCONCENTRACION_REGISTROS_CONTABL ES_BIENES_EXISTENCIAS_3-_1.pdf http://gestionpublica.org.pe/plantilla/rxv5t4/1029474941/enl4ce/2008/feb/revges_507.pdf