Contabilidad Gubernamental 201 1 ALCANCES DEL SISTEMA La Contabilidad como medio para ordenar las transacciones, teniendo como meta la exposición analítica y global de la situación financiera del Estado, requiere una adecuada implementación, en tal sentido, la Contabilidad Gubernamental está estructurada en tres niveles operaciones debidamente relacionados entre sí mediante un conducto regular de comunicación. DELIMITACIÓN DE ÁREAS CONTABLES O SUBSISTEMAS CONCEPTO.- En base a las características de las operaciones administrativas, financieras y presupuestarias que realizan las entidades del sector público, el sistema ha delimitado áreas contables con el objetivo de facilitar su registro y control, así como contribuir al logro de una eficiente y eficaz administración de la gestión gubernamental. CLASIFICACIÓN Considerando las características de las operaciones administrativas y financieras, el sistema ha delimitado áreas contables, con el propósito de facilitar su registro y contribuir al logro de una eficiente administración de la gestión pública. ÁREAS DE TRIBUTACIÓN: Para lograr un mejor sustento de las transacciones que se realizan en esta área, se ha determinado entre otros, resoluciones de acotación, pólizas, liquidaciones de cobranzas, planillas de recaudación, resoluciones de devolución, certificados tributarios, convenio de fraccionamiento de pagos, etc. ÁREA DE FONDOS: Se refiere a operaciones relacionadas con los ingresos y egresos de fondos en los diferentes niveles de la administración pública. Documentos Fuente: • Recibo de Ingresos. • Papeleta de Depósitos. • Nota de Cargo. • Nota de Abono. • Comprobante de Pago. • Planillas de Haberes y Pensiones. • Valorización de Obra. • Otros.
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Contabilidad Gubernamental 201 1 ÁREA DE BIENES: Comprende las operaciones de adquisición u obtención, almacenamiento y distribución de los bienes muebles del gobierno. Incluye también la construcción, adquisición y registro de la propiedad inmueble del Estado, administrados por los organismos públicos. Documentos Fuente: • Orden de Compra-Guía de Internamiento • Orden de Servicio • Pedido-Comprobante de Salida (PECOSA) • Inventario Físico • Existencias Valoradas de Almacén • Control Visible de Almacén Documentos Contables: • Orden de Compra-Guía de Internamiento • Orden de Servicio • Pedido-Comprobante de Salida (PECOSA) • Nota de Entrada al Almacén • Otros ÁREA DE PRESUPUESTO: Comprende las operaciones que se derivan del presupuesto de cada ejercicio fiscal, en sus etapas de promulgación, modificación, ejecución del gasto e ingreso, así como el análisis y cierre presupuestario. Documentos Fuente Los documentos que sustenten las Operaciones Contables de bienes, servicios y de fondos servirán para la afectación presupuestaria, en lo que corresponda. ÁREA DE ENDEUDAMIENTO O CRÉDITO PÚBLICO: Este subsistema se refiere al registro del ingreso por financiamientos internos y externos recibidos, y al egreso por los pagos respectivos, así como el control de los créditos, desde su otorgamiento hasta su liquidación. Los ingresos obtenidos que incrementan la Deuda Pública se registran afectando las cuentas típicas del subsistema de recaudación y las erogaciones afectando las cuentas del subsistema de egresos. El subsistema de deuda pública tiene por objetivos:
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Contabilidad Gubernamental 201 1 Registrar y controlar la información sobre los créditos concedidos al Gobierno en cualquiera de sus formas, de manera que sea posible precisar el endeudamiento interno y externo. Proporcionar a las autoridades información confiable, veraz y oportuna que puedan utilizar básicamente para sus decisiones en materia de Deuda Pública. Conformar las estadísticas respectivas de acuerdo con la clasificación prevista en la Ley de Ingresos como en el Presupuesto de Egresos -
ÁREA DE DOCUMENTOS Y VALORES: DOCUMENTOS CONTABLES Son los soportes de contabilidad que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa. Se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exijan. Como es lógico también están organizados en carpetas contenedoras según el tipo y concepto, para un fácil acceso a la información. En ellas se aplica el filtro del periodo de trabajo, estableciendo una selección de documentos cuya fecha de expedición esté dentro de ese periodo. Los documentos contables son: • Factura de crédito Es un documento que sigue sin aceptación. Permite fijar una fecha cierta para pago de las facturas que les venden a los hipermercados y otras grandes concentraciones comerciales o cuando son proveedoras de grandes industrias. Esto neutraliza los abusos de posición dominante de las grandes empresas, abusos que han sido sistemáticamente utilizados, por los grandes hipermercados y las grandes concentraciones industriales para obtener de manera desleal una mejor posición competitiva, en perjuicio de las pequeñas y medianas • Orden de compra Es un documento similar a la nota de pedido, Se utiliza para solicitar mercaderías a un determinado proveedor cuando se encuentran en una misma localidad y el proveedor no envía vendedores para ofrecer el producto. Es el documento formal que utiliza el departamento de compras para solicitar la mercadería que requiere. Debe ser concreto, claro y específico en lo que se solicita. • Recibo
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Contabilidad Gubernamental 201 1 El recibo es un documento, mediante el cual una persona acredita haber recibido de otra una determinada suma de dinero en efectivo o en especie y sirve de comprobante de pago. Documento en que el acreedor reconoce expresamente haber recibido del deudor dinero u otra cosa a efectos del pago o cumplimiento de la obligación. • La Cotización La cotización es darle valor a un bien, de esta manera se cotizan los valores que participan en el mercado bursátil. También se cotiza el trabajo. Precio registrado en una Bolsa cuando se realiza una negociación de valores, o también expresión de uso bursátil para señalar el valor de acciones y otros instrumentos que se venden a través de bolsas de valores. La primera acepción de este término hace referencia al precio de equilibrio para un título en función de la oferta y la demanda. • Los Pagares Es un título- valor de circulación y aparece como forma impropia del contrato de cambio que contenía intereses. Es un documento de crédito al igual que la letra de cambio, con la promesa pura y simple de pagar una suma de dinero, en un determinado tiempo. A diferencia de la letra de cambio, que es un documento de orden abstracto, el pagaré es un título- valor de origen causal, es decir que en documento se podrá pactar los intereses, puede incluirse la causa que da origen al pagaré, como también podrá incluirse la garantía con la cual se afianza la obligación • Cheque Un cheque es un documento bancario en el que una persona autorizada para extraer dinero de una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende a otra persona una autorización para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta sin que sea necesaria su presencia. Es una orden de pago pura y simple (sin condición alguna) librada contra el banco en el cual el librador tiene fondos depositados a su orden en cuenta corriente bancaria, o está autorizado para girar en descubierto. ESTADO DE CUENTA Operación que consiste en determinar el balance de una cuenta. Registro de los asientos de débito o crédito en la cuenta de un cliente durante un espacio de tiempo determinado. Es el resumen de los cargos y abonos de la tienda virtual y/o del afiliado. Documento que recibirán periódicamente los trabajadores afiliados a las afores en el que se registrarán los depósitos, los retiros y el saldo de la cuenta individual, así como las comisiones cobradas y los rendimientos obtenidos. 4
Contabilidad Gubernamental 201 1 • Letra de cambio La letra de cambio es un documento de crédito que sirve para respaldar las operaciones comerciales realizadas a plazos, la letra de cambio es una orden de pago escrita, por la cual una persona llamada deudor o cargo debe pagar a su vencimiento al tenedor del documento. La letra de cambio históricamente ha surgido, debido a exigencias económicas, que necesitaban de un medio acto para satisfacerlas teniendo en cuenta las múltiples relaciones recíprocas entre los individuos. • Recibo de compra Recibo de compra es aquel que se da a la persona o al cliente al momento de haber hecho una compra o al haber cancelado una deuda. El recibo de compra es que el especifica la compra realizada. • Nota de crédito La Nota de Crédito será emitida al mismo adquiriente o usuario para modificar comprobante de pago emitidas con anterioridad. Específicamente para disminuir (abonar o acreditar) el importe de una factura a la que no se le ha considerado oportunamente ciertos descuentos o que por pronto pago se deba conceder un determinado descuento, así como por la anulación de operaciones • Caja Menuda La caja menuda es un dinero que se guarda y que solo se utiliza en caso de urgencia o en el momento que no halla fondo. SOPORTES CONTABLES Los soportes contables son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa, es por ello que se debe tener un especial cuidado en el momento de elaborarlos • Nota Débito Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones. Todos los soportes contables deben contener la siguiente información general: Nombre o razón social de la empresa que lo emite. Nombre, número y fecha del comprobante. Descripción del contenido del documento. Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes • Cheque Es un titulo valor por medio del cual una persona llamada girador, ordena a un banco llamado girado; que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado beneficiario. 5
Contabilidad Gubernamental 201 1 • Recibo de consignación bancaria Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna. Hay dos tipos de consignaciones, una para consignar efectivo y cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas. Necesidades varias Los soportes de contabilidad se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exija • Comprobante de depósito y retiro de cuentas de ahorros Las corporaciones de ahorro y crédito han diseñado unos formatos que suministran a sus clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar, o retirar dinero de su cuenta de ahorros. Este soporte tiene dos opciones para elegir solo una; depósitos en efectivo o cheques de bancos locales y retiro en efectivo o en cheque, de acuerdo con la cuantía y exigencia del cliente. • Recibo de caja El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad. El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la factura TITULOS VALORES Los títulos de crédito son una institución que se incorpora tardíamente a la ciencia del Derecho, pues su funcionamiento no es concebible sino en una economía de cierto desarrollo. Estos constituyen el mecanismo jurídico destinado a resolver de manera simple y segura los problemas propios de la circulación de los derechos. Los títulos al portador son aquellos que designan como titular al portador o aquellos en que la falta de designación implica atribución al portador CLASIFICACIÓN DE LOS TÍTULOS VALORES
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Contabilidad Gubernamental 201 1 - Por el objeto del derecho incorporado, los títulos valores son personales, reales y obligacionales. Los títulos personales representan la participación del titular en una sociedad, razón por la cual también se les llama títulos de participación. Los títulos reales confieren al poseedor legítimo un derecho real sobre una cosa. Estos títulos también reciben el nombre de títulos representativos de mercancías, para indicar que las cosas a las cuales se refieren se encuentran incorporadas en los títulos. Los títulos obligacionales incorporan créditos de carácter pecuniario. Son llamados también títulos de pago. El hecho de que incorporen una promesa incondicional de pagar una suma de dinero, es decir, que representen un crédito, ha dado lugar a la denominación de títulos de crédito. - Por la forma de creación de los títulos son singulares o en serie. Los primeros se caracterizan por su individualidad. Los segundos, llamados igualmente títulos en masa, se distinguen por su fungibilidad. Teniendo todos las mismas características, son intercambiables y corresponden todos al mismo negocio. - Por el sujeto que los crea, los títulos son públicos o privados. En el primer grupo entran los títulos de deuda pública o los títulos emitidos por las diversas personas de derecho público. Al segundo grupo corresponden los creados por las personas de derecho privado. - Por su forma de circulación, los títulos valores se dividen en nominativos, a la orden y al portador. Es la clasificación que lleva a cabo la propia ley. Los títulos normativos o directos son aquellos que señalan como titular a una persona determinada. Para la transmisión del título es necesario que se cumplan las reglas de cesión de créditos. El título nominativo más usado en Venezuela es el de la acción de la sociedad anónima, forma obligatoria en razón de disposiciones provenientes de los acuerdos de integración económica. Los títulos a la orden son los que señalan como beneficiario a una persona determinada o cualquier otra que ésta indique. La transmisión de los títulos a la orden se verifica por medio del endoso y por la entrega del
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Contabilidad Gubernamental 201 1 documento. Este puede ser objeto de negociación por medio distinto al endoso. - Por los efectos de la causa en la vida de los títulos, estos pueden agruparse en causales y abstractos. En los títulos causales, la causa esta deliberadamente expresada en el documento y no se separa de él para ningún propósito. En los títulos abstractos, la causa es desvinculada del título, aunque esté indicada en él, y no tiene ninguna relevancia ulterior en la vida de éste. ÁREA DE OPERACIONES COMPLEMENTARIAS: Comprende todas las operaciones no indicadas en las áreas anteriormente mencionadas. Es decir, asientos de apertura, asientos de cierre, asuntos de regularización, así como los asientos referidos a las cuentas de control, que completan el circuito contable y son registrados en las notas de contabilidad. Documentos Fuente Los documentos que se utilizan en las áreas antes referidas también son documentos fuente de esta área, además otros documentos tales como resoluciones, declaraciones juradas, contratos, cartas fianza, etc. NIVELES OPERACIONALES CONCEPTO: El sistema de contabilidad ha establecido tres niveles de operación dentro de las cuales los órganos del sector publico registran y reportan información sobre las diversas transacciones, que estos realizan, estableciéndose de esta manera un conducto regular de comunicación que fluya hacia el organismo superior hacia el inferior y viceversa.
CLASIFICACIÓN: - NIVEL NACIONAL: este nivel cumple el ente rector del sistema
de contabilidad, que se encarga de uniformizar, centralizar y consolidar la contabilidad pública, así como de elaborar la cuenta general de la república, además tiene la función de proponer las normas centrales que deben regir un país. 8
Contabilidad Gubernamental 201 1 - NIVEL
CENTRAL O INSTITUCIONAL: se refiere a las operaciones registradas y reportadas por cada una de las entidades captadoras de recursos financieros y por los Ministerios o Dirección General de Administración u Oficina que hagan sus veces: -
Oficina General de Administración de cada Ministerio. Tesoro Público. SUNAT SUNAD Crédito Público
- NIVEL REGIONAL: este nivel está representado por las oficinas
regionales contables establecidas por la entidades captadoras de recursos financieros, así como por aquellas dependencias regionales contables de cada uno de los pliegos presupuestarios, cuyo nivel se registran la operaciones que realizan o informan las entidades. PARALELISMO CONTABLE CONCEPTO.- A través de este principio, las operaciones realizadas por las entidades públicas son registradas tanto en la contabilidad patrimonial como en la contabilidad presupuestal; es decir, bajo este principio, a toda operación real registrada en el proceso contable financiero corresponde paralela y simultáneamente un registro en el proceso contable presupuestario. De tal manera que en el mismo momento y con los mismos documentos fuentes, pero en distintas áreas contables se procesa información especializada simultáneamente, con la finalidad de obtener estados financieros integrados que muestren en su conjunto las operaciones de bienes, fondos, presupuesto, rentas y operaciones complementarias ELEMENTOS BÁSICOS DEL PARALELISMO CONTABLE El sistema de contabilidad gubernamental establece elementos contabilidad con la finalidad de separar los aspectos importantes de la administración del Estado. a. CONTABILIDAD PATRIMONIAL O FINANCIERA Destinada dentro de su concepto a registrar las operaciones propias del movimiento económico-financiero, que debe repercutir en las fluctuaciones de patrimonio. En otras palabras, 9
Contabilidad Gubernamental 201 1 la contabilidad financiera es el campo que abarca las normas, procedimientos, cuentas, libros y estados contables relacionados con el registro de los valores que componen el patrimonio.
b. CONTABILIDAD PRESUPUESTAL El Estado para cumplir con los planes y programas que debe desarrollar en el corto plazo, necesita de un instrumento que contenga metas, objetivos, políticas y estrategias, esto es lo que se denomina presupuesto; por lo tanto la contabilidad presupuestaria, es el campo de la contabilidad que abarca las normas, procedimientos, cuentas, libros, etc., para registrar el comportamiento de cada presupuesto fiscal, regulando así las incidencias del proceso presupuestario con criterio programático c. CONTABILIDAD DE LAS CUENTAS DE ORDEN La función principal de las cuentas de orden es facilitar el control de diversos aspectos administrativos en un municipio, permitiendo el registro de operaciones derivadas de los derechos u obligaciones contingentes. En este rubro destacan principalmente las cuentas de Presupuesto de Ingresos, Presupuesto de Egresos, Control de Almacén, Control de Deuda Avalada, Control de Activos de Arrendamiento Financiero, entre otras. Con estas cuentas se pretende dar claridad a las cifras contables y presupuestales presentadas en los Estados Financieros. Al final del ejercicio las cuentas de orden presupuestales, invariablemente deberán quedar con saldo cero. Una vez descrita la estructuración de cuentas, se presenta el catálogo de cuentas autorizado. TRATAMIENTO DE LAS CUENTAS PRESUPUESTARIAS DE INGRESOS Y GASTOS Cuentas de Orden Presupuestales de Ingresos y Egresos.- Con el propósito de contar con herramientas de control que permitan identificar los registros por ingresos y egresos de una entidad con el ejercicio presupuestal, se deben incluir en el catálogo de cuentas, dentro del grupo de Cuentas de Orden, las cuentas presupuestales de ingresos y egresos. 10
Contabilidad Gubernamental 201 1 Vincular el presupuesto y la contabilidad a través de cuentas de orden presupuestales de ingresos y egresos, tiene el propósito de llevar simultáneamente el control del ejercicio del presupuesto y sus efectos en la contabilidad. Es decir, se deberán registrar contable y presupuestalmente durante el ejercicio fiscal, en forma simultánea, tanto la ejecución del Presupuesto de Egresos como de la Ley de Ingresos, afectando en la misma póliza las cuentas de la Contabilidad Patrimonial. El presupuesto de ingresos y egresos autorizado a los Municipios, se deberá registrar en las cuentas de orden presupuestales de ingresos y egresos al inicio del ejercicio. Se deberá establecer el control contable en cuentas de orden, del ejercicio presupuestal de los ingresos y egresos, considerando las siguientes cuentas:
Presupuesto de Ingresos Estimado: Representa el importe total del ingreso estimado por concepto, utilizando como contra-cuenta la de Presupuesto de Ingresos por Recaudar. • Presupuesto de Ingresos Recaudados: En esta cuenta se registrarán los ingresos recibidos, independientemente deque su destino sea para cubrir su gasto corriente o de inversión. • Presupuesto de Ingresos por Recaudar: En esta cuenta se refleja el saldo de los ingresos estimados por recibir. • Presupuesto de Egresos Autorizado: Corresponde al monto total de Presupuesto Autorizado para gasto corriente y de inversión, con base en el decreto correspondiente y su contra-cuenta es Presupuesto de Egresos por Ejercer. • Presupuesto de Egresos Comprometido: Se registrará en esta cuenta, los compromisos de gastos generados, desde que inicia el proceso adquisitivo, se utilizará como contracuenta la de Presupuesto de Egresos por Ejercer, el movimiento se cancelará al afectar el Presupuesto de Egresos Ejercido, pagado. • Presupuesto de Egresos Ejercido: En esta cuenta se registrarán los gastos generados en el transcurso del ejercicio se utilizará como contra-cuenta la de Presupuesto de Egresos por Ejercer. •
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Contabilidad Gubernamental 201 1 Presupuesto de Egresos por Ejercer: En esta cuenta se registrarán los recursos que están pendientes por ejercer, tanto de gasto de operación como de inversión y se disminuye por los importes ejercidos. •
ELEMENTOS DEL PROCESO CONTABLE PROCESO CONTABLE.- Pacheco, al referirse al proceso contable indicaba, que el Sistema de Contabilidad Gubernamental, a efecto de robustecer el control interno ha establecido una serie de documentos utilizados en el proceso contable. A continuación decía que el proceso contable comprende las siguientes etapas: los documentos fuente, establecidos por cada una de las áreas; los informes de movimiento que centralizan las transacciones de cada área recogiendo la información contenida en los documentos fuente; los libros principales; los estados financieros y presupuestarios Ayala, a diferencia de Pacheco indica que el proceso contable gubernamental comprende a los documentos fuente, los libros principales y auxiliares y los estados financieros y presupuestarios.
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DIAGRAMA BASICO DEL PROCESO CONTABLE DOCUMENTOS FUENTE PRESUPUESTARIOS
LIBROS
PRINCIPALES
ESTADOS FINANCIEROS
ESTADOS
BALANCE BALANCE DE EJECUCIÓN DEL
AUXILIARES
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ESTADO DE
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Contabilidad Gubernamental 201 1 DOCUMENTOS FUENTES Son todos aquellos documentos que se utilizan para sustentar las Áreas de Fondos, Bienes y Presupuesto; sirven como elemento básico para recolectar información con que se inicia el ciclo contable. Área de Fondos Documentos Fuente • Recibo de Ingresos • Papeleta de Depósitos • Nota de Cargo • Nota de Abono • Comprobante de Pago • Planillas de Haberes y Pensiones • Valorización de Obra • Otros Área de Bienes Documentos Fuente • Orden de Compra-Guía de Internamiento • Orden de Servicio • Pedido-Comprobante de Salida (PECOSA) • Inventario Físico • Existencias Valoradas de Almacén • Control Visible de Almacén Área de Presupuesto Documentos Fuente Los documentos que sustenten las Operaciones Contables de bienes, servicios y de fondos servirán para la afectación presupuestaria, en lo que corresponda. INFORMES DE MOVIMIENTOS Son los documentos o formatos que centralizan las operaciones o transacciones de cada área de actividad, recogiendo la información contenida en los documentos fuente y proporcionar los resultados que han de ser expresados en asientos contables a través de notas de contabilidad. Los informes de movimiento también pueden ser analíticos, si se trata de obtener por su intermedio la disminución puntual de las cuentas de mayor que se presentan globalmente en los EE.FF. 15
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LIBROS Y/O REGISTROS CONTABLES Para acumular el resultado de las transacciones de cada área, la oficina de contabilidad debe registrar en los libros principales: diario y mayor, los asientos contables a través de la nota de contabilidad proveniente de los reportes o voucher de cada área. Libros contables principales y auxiliares que deben llevar las entidades del Sector Público PRINCIPALES • Libro Inventarios y Balances • Libro Diario • Libro Mayor AUXILIARES • Caja • Libro Bancos (Por cada una de las cuentas o sub-cuentas corrientes) • Registro de Ventas • Registro de Compras • Registro de Fondos para Pagos en Efectivo • Y otros que requiera la entidad, de acuerdo a sus necesidades CONFORMACIÓN DE LOS LIBROS Principales • INVENTARIOS Y BALANCES El libro Inventarios y Balances, se apertura con el inventario inicial, al empezar sus operaciones el mismo que revelará: Dirección Nacional de Contabilidad Pública - Instructivo Nº 0013
La relación exacta de dinero, valores, créditos, efectos por cobrar, bienes muebles e inmuebles, mercaderías y otros, que constituyan el activo de la Entidad. La relación exacta de las deudas y toda clase de obligaciones pendientes, si las tuviere, y que formen el pasivo de la Entidad. Fijará en su caso, la diferencia exacta entre el activo y el pasivo, que será el patrimonio con que inicia su gestión.
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Contabilidad Gubernamental 201 1 La entidad además al finalizar el ejercicio reflejará en el mismo libro el Inventario Final y Balance General de su Gestión. Este libro será de foliación simple. ∗ Cuando se trata de la creación, fusión o transferencia de Activos, Pasivos y Patrimonio a otra entidad, deberá figurar en este libro y ser coincidente con la verificación física de los mismos. • LIBRO DIARIO El libro Diario será de foliación simple y contendrá en cada folio el movimiento diario del debe y del haber. • LIBRO MAYOR En este libro principal se registrarán todas las cuentas asentadas en el libro Diario. Auxiliares • Caja.- Utilizar el diseño que estime conveniente el usuario. • Registro de Ventas. • Registro de Compras. • Fondo para Pagos en Efectivo.- Se utilizará el documento denominado "Rendición del Fondo para Pagos en Efectivo". • Bancos.- se deberá aperturar por cada cuenta corriente El registro de las operaciones de los libros Auxiliares mencionados deberá efectuarse en el formato Auxiliar Estándar del Sistema de Contabilidad Gubernamental, excepto el Registro de Ventas y el de Compras. En lo referente a los auxiliares Documentos por Cobrar, Documentos por Pagar, Anticipos Concedidos, Encargos Otorgados, Encargos recibidos; estos registros deberán tener una información más detallada para facilitar su análisis. En cuanto al auxiliar Inmuebles, Maquinaria y Equipo, se debe llevar en forma individual por cada bien, indicando la fecha de adquisición, monto, fecha de salida para su uso, adiciones y mejoras, ajuste, para facilitar el proceso de su depreciación y/o revaluación. Legalización de Libros Contables
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Contabilidad Gubernamental 201 1 • La función de registro, foliación y rubricación de los libros principales y auxiliares, corresponde a las Direcciones Generales de Administración u oficinas que hagan sus veces en las entidades públicas, excepto empresas; para tal efecto se aperturará un registro en el que se inscribirá antes de ser usados. • La legalización de los libros contables principales se efectuarán de acuerdo a los dispositivos legales vigentes. COMENTARIO Las entidades cuya contabilidad lo llevaren por programas computarizados, siempre y cuando cumpla con las exigencias del Sistema de Contabilidad Gubernamental, deberán compaginarse y empastarse los libros principales y auxiliares, para proceder a su legalización respectiva. Registros auxiliares. Se efectúan registros en base a los documentos fuente que han servido para elaborar la información de cada área, contabilizando pormenorizadamente las operaciones de cada una de las cuentas de mayor y sus correspondientes cuentas divisionarias. PRINCIPALES • Inventarios y Balances. • Libro Diario. • Libro Mayor. AUXILIARES • Caja Bancos. • Registro de Compras y gastos. • Registro de Ventas. • Auxiliar Standard • Libro Bancos. • FPPE. • Auxiliares Presupuestales. ESTADOS FINANCIEROS Y PRESUPUESTARIOS Los estados financieros, también denominados estados contables, informes financieros o cuentas anuales, son informes que utilizan las instituciones para reportar la situación económica y financiera y los cambios que experimenta la misma a una fecha o periodo determinado. Esta información resulta útil para la Administración, los gestores, los reguladores y otros tipos de interesados como los accionistas, acreedores o propietarios.
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Contabilidad Gubernamental 201 1 La mayoría de estos informes constituyen el producto final de la contabilidad y son elaborados de acuerdo a principios de contabilidad generalmente aceptados, normas contables o normas de información financiera. La contabilidad es llevada adelante por contadores públicos que, en la mayoría de los países del mundo, deben registrarse en organismos de control públicos o privados para poder ejercer la profesión. Los estados financieros son las herramientas más importantes con que cuentan las organizaciones para evaluar el estado en que se encuentran. Clases de estados Los principales componentes de los Estados Financieros son los siguientes: • • • •
Balance General. Estado de Ganancias y Pérdidas. Estado de Cambios en el Patrimonio Neto. Estado de flujo de efectivo
Las Notas a los Estados Financieros Los estados financieros se presentan acompañados de notas y cuadros, que "revelan" o aclaran puntos de interés que, por motivos técnicos o prácticos, no son reflejados en el cuerpo principal. Estos estados financieros son la base de otros informes, cuadros y gráficos que permiten definir la rentabilidad, solvencia, liquidez, valor en bolsa y otros parámetros que son fundamentales a la hora de manejar las finanzas de una institución. Habitualmente cuando se habla de estados financieros se sobreentiende que son los referidos a la situación actual o pasada, aunque también es posible formular estados financieros proyectados. Así, podrá haber un estado de situación proyectado, un estado de resultados proyectado o un estado de flujo de efectivo proyectado. Objetivos El objetivo de los estados financieros es proveer información sobre el patrimonio del ente emisor a una fecha y su evolución económica y financiera en el período que abarcan, para facilitar la toma de decisiones económicas. Se considera que la información a ser brindada en los estados financieros debe referirse a los siguientes aspectos del ente emisor: • •
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Su situación patrimonial a la fecha de dichos estados Un resumen de las causas del resultado asignable a ese lapso;
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La evolución de su patrimonio durante el período; La evolución de su situación financiera por el mismo período, Otros hechos que ayuden a evaluar los montos, momentos e incertidumbres de los futuros flujos de fondos que los inversores y acreedores recibirán del ente por distintos conceptos.
