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Contenido INFORME ESPECIAL
........................ ........................ ........................ ........................ ........................ ........................ ................ .... IV-1 Auditoría de Activos Fijos ........................
Auditoría de Activos Fijos estos desembolsos y su vinculación con la construcción o puesta en marcha de una determinada planta, que permitirá su capitalización de registro como costo del activo.
Ficha Técnica Autor
:
C.P.C. Florencio Bernal Pisfil
Título
:
Auditoría de Activos Fijos
Fuente : Actualidad Empresarial, Nº 185 - Segunda Quincena de Junio 2009
1. Introducción Los activos jos según la Norma InterInter nacional de Contabilidad (NIC 16). Los define todos aquellos bienes que la empresa ha adquirido para poder efecefec tuar todas sus actividades ac tividades productivas; bajo este concepto se incluyen como parte de los activos jos: los terrenos, terrenos, los edicios, los inmuebles maquinaria, equipos y vehículos. También se puede considerar como parte de este rubro al ganado reproductivo, al que se denomina semoviente semoviente, e incluso a las inversiones vinculadas con la conscons trucción trucción de pozos petroleros. petroleros. La denición precedente nos permite armar que la empresa ha adquirido un terreno o edicio cuyo destino será la venta; deberá registrarse como existenexisten cias o inventarios, si el n de la adquisi ción es especulativo de acuerdo a la NIC 40 Inversiones inmobiliarias. Una denición más importante vincuvincu lada con los activos jos, es el costo. bajo esta denición, podemos precisar que los principios contables permiten incluir, como parte del costo, todos los desembolsos efectuados por la empresa para poner en uso el funcionamiento el activo. Como la aplicación de las Normas InterInternacionales de Contabilidad actualmente no permiten la existencia de gastos gasto s preopreoperativos como activos y recomiendan su registro como gastos, el análisis de N° 185
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2. ¿Cómo se reconoce un Activo? Un activo jo se reconoce cuando es probable que uyan a la empresa futuros benecios económicos asociados a los activos y el costo del activo puede ser determinado conablemente. Mayormente, las partidas de propiedapropiedades, planta y equipo representan una importante porción de los activos totales de la empresa, por lo que resultan sigsig nicativas en el contexto de su posición nanciera. Además, la determinación de si un cierto gasto representa un activo o es un cargo a resultados del período, tiene un efecto importante en los resultados de las operaciones de la entidad. Los reconocimientos del activo, se sastisasti faces de forma inmediata, puesto que la transacción que pone de maniesto la compra del activo identica su costo. Un activo jo que calica como tal, debe ser medido a su costo; el costo de los elementos de las propiedades, planta, equipo, comprende el precio de compra, incluidos los aranceles de importación y los impuestos indirectos no recuperables que recaigan sobre la adquisición, así como cualquier costo directamente rere lacionado en servicio del activo para el uso destinado que corresponde.
3. ¿Cómo se realiza la Medición posterior inicial de un Activo? Se realiza de la siguiente forma: -
Costo menos depreciación acumulada y pérdidas de desvalorización.
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El valor revaluado, siendo éste su valor razonable a su fecha de reeree valuación menos la depreciación acumulada subsiguiente.
4. ¿Cómo se reconocen las ReeRee valuaciones? valuaciones?
l a i c e p s E e m r o f n I
Mayormente, el valor razonable de los terrenos y edicios será su valor de mercado, este valor se determinara por medio de una tasación llevada por un perito tasador calificado. Cuando no existe evidencia de un valor de mercado, a causa del carácter especializado de estos elementos y porque las maquinarias y el equipo son bienes que poco se venden, salvo que forma parte de la empresa en su funcionamiento, la fórmula de valoración empleada será el costo de reposición, debidamente depreciado. Según la NIC 16, la empresa podrá efectuar revaluaciones periódicas de sus activos si considera que el costo registrado no tiene relación con el valor de mercado, es decir d ecir,, el registro histórico tiene relación relación con el valor de los activos si pretende venderlos. En el Perú las revaluaciones voluntarias han empezado a ser revaluaciones obliobligatorias y por ley las empresas deberían efectuarlas para compensar la pérdida del poder adquisitivo de nuestra moneda; a diferencia de las revaluaciones obligaobliga torias, la revaluacion revaluacion voluntaria deberá realizarse mediante la participación de un perito tasador calicado, quien deberá emitir un informe respectivo.
5. Objetivos de Auditoría Dentro de los objetivos de una auditoría de inmuebles, maquinaria y equipo, destacamos los más importantes: -
Reunir la evidencia comprobatoria suficiente para obtener una base razonable para la expresión de una Actualidad Empresarial
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Informe Especial
opinión profesional de los activos jos respecto a la razonabilidad que se presenten en los estados nancieros. Uno de los objetivos para cada una de las partidas del activo jo, es obtener evidencia suciente y válida sobre las aseveraciones de contabilidad emitidas por la gerencia: existencia, integridad, propiedad, valuación, exactitud, presentación y revelación. Realizar las adiciones y las ventas relacionadas, si fueron debidamente autorizadas y si se han registrado correctamente. No cargarse a gastos, las partidas importantes que debieron ser capi talizadas. Aplicación de métodos más correc tos de la depre ciación, en forma consistente a todas las partidas de inmuebles, maquinarias y equipo deban ser depreciados.
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o en todo caso, realizar una selección de acuerdo a los criterios de la materialidad. Realizar en forma selectiva las facturas de los principales proveedores y comprobar las entradas al almacén y sus respectivas tarjetas de control. Comprobar si existe un completo sistema de control de los activos jos, actualizados y adecuados a las condiciones de la empresa. Realizar inventarios periódicos en la propiedad, planta y equipo que sean correctamente autorizadas. Vericar que los activos jos estén adecuadamente asegurados. Vericar y comprobar que las condiciones de conservación de los activos jos forma optimas. Vericar la existencia de un manual de funciones del personal encargado del manejo de propiedad, planta y equipo.
6. Procedimientos Dentro los principales procedimientos señalamos los siguientes: - Comprobar la integridad de las operaciones relacionadas con los activos jos se han establecidos procedimien tos de revisión tales como: inspección física, indagación, comprobación y cálculo y se ha podido comprobar que no existen ítems o rubros, así como operaciones relacionadas con los activos que no se hayan incluido en los estados nancieros. - Vericar facturas de los principales proveedores y las liquidaciones de los contratistas por los trabajos realizados, así como los documentos que sustenten los desembolsos realizados de los inmuebles, maquinaria y equipo. - Vericar las autorizaciones para las adquisiciones y ventas o retiros de la propiedad de la maquinaria, equipo y planta. - Vericar y comprobar los presupues tos de las obras o los importes autorizados para la construcción, compra o adquisición de propiedades y equipo con los desembolsos reales y vericar si coinciden. - Revisar los métodos de valuación hayan sido aplicados consistentemente, y vericar que los rubros que integran los activos jos se han registrado a un valor apropiado; en la práctica, se deberá vericar los costos provenientes de una variedad de operaciones tales como la revaluación de actividades, mejoras, renovaciones, etc. - Analizar las partidas y conciliar los saldos mayores de las inmuebles maquinarias y equipo. - Comprobar y vericar la existencia de las propiedades, planta y equipo, IV-2
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6.1. Procedimientos Analíticos Analizar las cuentas de control del mayor general, así como de los registros analíticos de los activos jos, como: -
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Movimientos globales. Cantidad, monto de cada tipo de transacción. Adquisición de activos nuevos, así como retiros de activos, revisión de los asientos correspondientes. Número y monto de saldos acreedores en las cuentas del activo. Analizar la composición de los activos jos por tipo de clase de activo, monto del activo, áreas asignadas, asignación de responsabilidad, etc. Analizar las conciliaciones entre las cuentas del mayor general y los lis tados de los activos jos: cantidad, montos, ajustes recurrentes y no recurrentes y justicaciones. Analizar los métodos de clasicación y registro de los activos obsoletos, en desuso, inactivos, así como su depreciación. Analizar los gastos de mantenimiento y conservación de los principales activos con relación al valor del activo.
7. Factores y evaluación de Riesgos de Auditoría - Activo fjos Dentro los factores de riesgos tenemos los siguientes: -
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Ausencia de libros, registros auxiliares, kárdex y otros documentos que puedan soportar información. Acceso no autorizado a la información del movimiento de activos jos o resistencia a proporcionar información sobre ellos.
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Pérdida de documentos, registros o la integridad de datos o duplicidad de registros o información de un mismo hecho económico. Desorganización en los archivos y en los registros de la documentación sustentatoria. Escaso conocimiento, competencia, ideonidad del personal asignado a la administración y gestión patrimonial.
7.1Evaluación - El sistema de autorizaciones y aprobaciones de la adquisición y retiro de activo jo es adecuado, ni efectivo. - Los asientos de ingreso o movimiento de activos jos, así como su depreciación, son registrados sin revisión ni aprobación. - No se realiza acciones de mantenimiento reparación para mantener los activos en óptimas condiciones. - No existen informes gerenciales sobre el uso y destino de los activos jos. - No existen seguros contra riesgos o no han sido actualizados, para los activos de trascendencia e importancia de valores y montos signicativos. - Una entidad posee activos jos signicativos de gran valor: maquinaria y equipo que no son utilizados comple tamente, sólo utilizan un porcentaje de su capacidad instalada. - Las estimaciones sobre la vida útil de los activos no son correctas, habiéndose apreciado su utilidad económica y potencial de servicios después de estar completamente depreciados.
8 Control para salvaguardar un activo -
El acceso físico a los activos jos de importancia se encuentran restringidos. - Las protecciones físicas de los activos jos son adecuadas para evitar un traslado no autorizado o uso indebido.
9. Controles generales -
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Si existe una adecuada segregación de funciones en el área de activos jos, especícamente si las funciones de aprobación de las adquisiciones y retiros de activos están segregadas de la contabilización de los mismos. Funciones de registro y control del movimiento de los activos realizados por el área de gestión patrimonial deben estar separados de la función de los registros de contabilidad. Las funciones de custodia, conservación, mantenimiento, deben estar separados de las funciones de registro y modicación de los datos en la vida de los activos jos.
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