BAB I PENDAHULUAN
2.1 Latar Belakang
Dengan semakin berkembangnya suatu perusahaan menuntut pula perkembangan di bidang pemeriksaan. Pemeriksaan yang dilakukan tidak hanya pemeriksaan keuangan saja tetapi juga pemeriksaan yang menekankan penilaian sistematis dan objektif serta berorientasi pada tujuan untuk memperoleh keyakinan tentang keefektifan dan memberikan pendapat atas a tas kewajar kewajaran an lapora laporan n keuang keuangan an yang yang diperi diperiksa ksa.. Pimpin Pimpinan an perusah perusahaan aan memerlu memerlukan kan audit audit operasional yang menyajikan informasi mengenai aktivitas operasional perusahaan dan tidak terbatas pada informasi keuangan dan akuntansi saja. Pemeri Pemeriksa ksaan an operas operasion ional al merupa merupaka kan n evalua evaluasi si atas atas berbag berbagai ai kegiat kegiatan an operas operasion ional al perusahaan sedangkan sasarannya adalah untuk menilai apakah pelaksanaan kegiatan operasional telah dilaksanakan secara ekonomis, efektif dan efisien. Dan bagian dari fungsi pengendalian merupa merupakan kan alat alat bagi bagi manaje manajemen men untuk untuk menguk mengukur ur dan mengev mengevalu aluasi asi kegia kegiatan tan yang yang telah telah dilaksanakan. Agar pengendalian intern berjalan dengan baik diperlukan auditor internal untuk mengon mengontro troll segala segala yang yang ada diperu diperusah sahaan aan agar agar semua semua siklus siklus yang yang ada diperu diperusah sahaan aan dapat dapat berjalan dengan baik baik dan lancar. lancar.
Salah satu bagian dalam perusahaan yang perlu dilakukan audit operasional adalah masalah pembelian karena pembelian merupakan bagian utama dalam suatu perusahaan dan merupakan perkiraan yang nilainya cukup besar serta membutuhkan modal kerja yang besar pula. Dalam menunjang kegiatan operasional perusahaan tersebut diperlukan adanya suatu bagian yang mengatur aktifitas pembelian yaitu divisi purchasing . Aktifita ktifitass pembel pembelian ian merupakan aktifitas awal dari aktifitas perusahaan keseluruhan. Aktifitas ini juga merupakan aktifitas yang dinamis serta banyak menimbulkan masalah – masalah yang kompleks yaitu barang yang dibeli tidak sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan, tidak tersedianya barang yang dibutuhkan setiap waktu seperti yanga ditentukan dalam order pembelian. al inilah yang akan dijadikan sebagai salah satu analisa dasar dalam mencari pemecahan masalah agar nantinya nantinya dapat membantu membantu divisi purchasing dalam menerapkan kinerjanya secara optimal. !erdasarkan hasil analisa tersebut langkah–langkah perbaikan yang mungkin dilakukan dapat direncanakan untuk meningkatkan kinerja divisi purchasing divisi purchasing . Pihak manajemen ingin mencari mencari dan menganalisi menganalisiss penyebab penyebab terlambatny terlambatnyaa proses proses pengadaan barang dalam perusahaan. !erdasarkan alasan"alasan tersebut, perlu diadakan #
audit secara periodik agar kesalahan dan kecurangan dapat dihindari atau dikendalikan, untuk menjaga menjaga kekay kekayaan aan perusah perusahaan aan,, mengec mengecek ek ketelit ketelitian ian dan keanda keandalan lan data data akunta akuntansi nsi,, serta serta mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan perusahaan terhadap bagian pembelian.
2.2 Permasalahan
!erdasarkan latar belakang yang telah diuraikan di atas, maka perumusan masalah yang akan diteliti adalah sebagai berikut $ #. Apa pengert pengertian ian audit audit fungsi fungsi pembelian pembelian%% &. !agaimana !agaimana lingkup lingkup audit audit fungsi fungsi pembelian% pembelian% '. Apa sasaran sasaran audit fungsi fungsi pembelian pembelian%% (. !agaimana !agaimana pentingny pentingnyaa audit fungsi fungsi pembelian% pembelian% ). Apa saja tahap"ta tahap"tahap hap audit audit fungsi fungsi pembelian% pembelian% *. Apakah Apakah prosedur prosedur pembel pembelian ian bahan bahan baku baku yang yang dilaku dilakukan kan oleh oleh P+. P+. - telah berjal berjalan an secara efektif dan efisien% /. Apakah Apakah pemeriksaan pemeriksaan operasional operasional atas sistem pembelian pembelian bahan baku yang yang dilakukan dilakukan oleh pihak manajemen sudah berjalan efektif dan efisien pada perusahaan P+. P+. -%
2.3 Tujuan
!erdasarkan rumusan masalah tersebut di atas, maka tujuan yang hendak dicapai dalam makalah ini adalah $ #. 0ntuk mengetahui audit fungsi pembelian. &. 0ntuk mengetahui lingkup audit fungsi pembelian. '. 0ntuk mengetahui sasaran audit fungsi pembelian. (. 0ntuk mengetahui pentingnya audit fungsi pembelian. ). 0ntuk mengetahui tahap"tahap audit fungsi pembelian. *. 0ntu 0ntuk k meng menget etah ahui ui pelaksanaan pemeriksaan operasional pembelian bahan baku yang
dilakukan P+ A!1 . /. 0ntuk 0ntuk menge mengetah tahui ui tingka tingkatt keefek keefektif tifan an dan keefesi keefesiensi ensian an audit audit operasi operasiona onall atas atas sistem sistem
pembelian bahan baku yang yang telah ditetapkan oleh pihak manajemen P+. P+. -.
BAB II ISI &
2.1 Pengertian Auit !"erasi#nal
Audit Audit operasi operasiona onall adalah adalah suatu suatu proses proses sistema sistematis tis yang yang mengev mengevalu aluasi asi efektiv efektivitas itas,, efesiensi, dan kehematan operasi organisasi yang berada dalam pengendalian manajemen serta melaporkan kepada orang"orang yang tepat hasil evaluasi tersebut beserta rekomendasi perbaikan 2!oynton, et. al, &33#4. Audit operasional adalah audit yang sistematis terhadap program, kegiatan5 aktivitas organisasi dan seluruh atau sebagian dari aktivitas dengan tujuan menilai dan melaporkan apakah sumber daya dan dana telah digunakan secara ekonomis dan efisien, serta apakah tujuan program, dan kegiatan5 aktivitas yang telah direncanakan dapat dicapai dengan tidak bertentangan dengan peraturan perundang"undangan yang berlaku. Dalam melaksakan audit operasional seorang auditor harus mengetahui tahapan dan proses audit operasional itu sendiri. Secara garis besar alur audit operasional dapat digambarkan sebgai berikut$ Pelaksanaan Audit Persiapan Audit
Pemantau an Tindak Lanjut
Survai Pendahuluan Telaah Telaah dan Uji SPI
Audit Lanjutan +ahapan audit operasional secara garis besar di bagi menjadi tiga tahap utama$
#. Persiap Persiapan an Audit Audit Pelaporan Dalam Dalam tahap tahap persiap persiapan an audit audit seorang seorang audito auditorr harus harus mentuk mentukan an dan merenca merencanka nkan n program audit secara keseluruhan yang akan dilakukan. Dalam tahap ini auditor seharusnya seharusnya melakukan melakukan aktivitas$ meyakinkan meyakinkan mandat audit, audit, memantapkan memantapkan tujuan dan sasar sasaran an audi audit, t, mene menent ntuk ukan an ruan ruang g ling lingku kup p audi audit, t, mema memaha hami mi audi audite teee secar secaraa umum umum,, menentukan menentukan anggaran, menentukan menentukan rencana rencana dimulainy dimulainyaa audit dan rencana rencana penerbitan penerbitan laporan, menyusun tim audit 2personil4, dan menerbitkan surat tugas untuk melaksanakan audit.
&. Pelaks Pelaksana anaan an Audi Auditt Sete Setela lah h pers persia iapa pan n
awal awal audi auditt
sele selesa saii
dila dilaku kuka kan n
lang langka kah h
sela selaju jutn tny ya
adal adalah ah
melaksa melaksanak nakan an audit audit yang yang telah telah diranc dirancang ang.. Dalam Dalam melaksa melaksanan nanaka akan n audit audit diguna digunakan kan prosedur audit yang komprehensif komprehensif untuk memperoleh hasil audit yang baik. '. Pemantauan Pemantauan +indak +indak 6anjut. 6anjut. '
Pematau Pematauan an tidak tidak lanjut lanjut merupa merupakan kan aktivi aktivitas tas yang yang bertuj bertujuan uan untuk untuk menjag menjagaa dan memanta memantau u apakah apakah temuan temuan audit audit yang yang mengen mengenai ai kelema kelemahan han dan rekome rekomenda ndasi si telah telah dilaks dilaksana anakan kan oleh oleh unit unit kerja kerja yang yang telah telah diaudi diaudit. t. Pemant Pemantauan auan dapat dapat dilaku dilakukan kan secara secara berkala untuk memastikan bahwa seluruh rekomendasi perbaikan telah dilaksanakan dengan tepat. 7epastian atas hasil pemantauan dapat pula dilakukan bersamaan dengan periode audit berikutnya. 2.2 Tujuan an Lingku" Auit !"erasi#nal
+ujua +ujuan n audit audit operasi operasiona onall adalah adalah untuk untuk mengid mengident entifik ifikasi asi progra program5k m5kegia egiatan tan yang yang memerlukan perbaikan atau penyempurnaan dalam rangka memberikan rekomendasi, agar pengelolaan program5kegiatan organisasi dilaksanakan secara ekonomis, efisien dan efektif. +ujuan Audit Audit 8perasional diarahkan pada tiga aspek, yaitu $ a. 9eng 9engev eval alua uasi si kiner kinerja ja.. b. 9engidentifikasi kesempatan untuk peningkatan. c. 9embuat 9embuat rekomenda rekomendasi si untuk untuk perbaik perbaikan an atau tindakan tindakan lebih lebih lanjut. lanjut. :uang lingkup audit operasional meliputi seluruh aspek kegiatan manajemen. :uang ling lingku kup p terse tersebu butt dapa dapatt menc mencak akup up selu seluru ruh h kegi kegiat atan an5p 5pro rogr gram am atau atau hany hanyaa menc mencak akup up bagian5elemen5dimensi tertentu dari suatu kegiatan atau program. Secara garis besar lingkup audit opersaional meliputi ' aspek besar yang meliputi audit atas pertanggungjawaban dan ketaat ketaatan, an, audit audit atas atas kehem kehematan atan dan daya daya guna, guna, dan audit atas hasil hasil guna. guna. Sacara Sacara lebih lebih mendetail lingkup audit operasional dijabarkan sebahgai berikut$ #. Audi Auditt atas atas perta pertang nggu gung ngjaw jawab aban an keua keuang ngan an dan dan keta ketaat atan an pada pada perat peratur uran an peru perund ndan ang" g" undangan yang berlaku mencakup penilaian apakah 0nit 7erja$ a. 9elaks 9elaksana anakan kan program program5ke 5kegia giatan tan yang ditetap ditetapkan kan sesuai sesuai dengan dengan ketentu ketentuan an
yang yang
berlaku. b. 9engelola penerimaan dan pengeluaran dana sesuai dengan ketentuan yang yang berlaku. c. 9elaksanakan 9elaksanakan pengadaan pengadaan barang5ja barang5jasa sa sesuai dengan ketentuan ketentuan yang yang berlaku. d. 9enye 9enyelen lengga ggaraka rakan n catata catatan n akunta akuntansi nsi5pe 5pembu mbukua kuan n yang yang memadai memadai sesuai sesuai dengan dengan ketentuan yang berlaku, termasuk sistem akuntansi dan pelaporan keuangannya. e. 9engen 9engendal dalika ikan n dan mempert mempertang anggun gungjaw gjawabk abkan an seluruh seluruh sumber sumber daya daya 2dana, 2dana, SD9 dan sarana5prasarana4 dan kewajiban sesuai dengan ketentuan yang berlaku. &. Audit Audit atas atas kehema kehematan tan 2keekonom 2keekonomisan isan44 dan dayagun dayagunaa 2efisien 2efisiensi4 si4 mencak mencakup up penila penilaian ian apakah 0nit 7erja$ a. 9engik 9engikuti uti prakt praktik"p ik"prak raktik tik pengad pengadaan aan barang barang5jas 5jasaa yang sehat; sehat;
mendap mendapatka atkan n jenis, jenis,
kualitas, dan jumlah sumber daya yang diperlukan dengan biaya terendah yang wajar; b. 9elindungi dan memelihara sumber daya secara layak; c. 9enghi 9enghinda ndari ri adanya adanya duplik duplikasi asi kerja oleh beberapa beberapa petugas petugas dan menghi menghinda ndari ri adany adanyaa pekerjaan yang tidak jelas atau bahkan tidak mempunyai mempunyai tujuan; (
d. 9enghindari terjadinya hal"hal yang muba
besar
pengaruhnya
dalam
rangka
memperoleh,
melindungi
dan
menggunakan sumber daya yang bersangkutan; h. 9empunyai sistem yang cukup baik dalam mengukur dan melaporkan kehematan dan dayaguna pelaksanaan program dan kegiatan. '. Audit operasional juga meliputi audit hasil guna 2efektivitas4 yang mencakup penilaian apakah$ a. +ujuan dan sasaran program5kegiatan 2yang diusulkan, baru atau yang sedang berjalan4 sudah sesuai, cocok, atau relevan dengan ketentuan yang berlaku; b. Sejauh mana hasil suatu program dan kegiatan mencapai suatu tingkat yang diinginkan; c. Pelaksanaan program5kegiatan telah diarahkan kepada penerima sesuai dengan apa yang telah ditetapkan pada saat perumusan program5 kegiatan; d. =aktor"faktor yang menghambat pencapaian kinerja telah diidentifikasikan secara memuaskan; e. 9anajemen telah mempertimbangkan alternatif pelaksanaan program yang mungkin dapat mencapai hasil yang diinginkan dengan lebih efektif atau pada biaya yang lebih rendah; f. Program5kegiatan yang diperiksa merupakan komplemen, duplikasi, tumpang tindih, atau bertentangan dengan program lain yang berkaitan; g. 1ara"cara untuk membuat program5kegiatan agar lebih berhasil telah diidentifikasi secara memuaskan; h. Program5kegiatan yang diaudit telah mematuhi peraturan perundangan yang berlaku; i. Sistem manajemen dapat diandalkan dalam mengukur dan melaporkan efektivitas. 2.3 Sistem Pem$elian Pembelian merupakan kegiatan yang menyeluruh dan terfokus pada pengadaan
materil suplai dan jasa yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi. !agian pembelian berfungsi dalam menentukan kebutuhan memilih pemasok, kedatangan sesuai waktu, harga, bentuk dan kondisi yang layak, menerbitkan kontrak atau order dan memastikan pengiriman. Aktifitas pembelian merupakan aktifitas yang dinamis serta banyak menimbulkan masalah"masalah yang kompleks seperti barang yang dibeli tidak sesuai dengan standard yang diinginkan atau telah ditentukan, tidak tersedianya barang yang tepat waktu yang dapat menghambat proses produksi. Aktifitas pembelian yang tidak baik akan menyebabkan )
perusahaan tidak dapat memenuhi pesanan pelanggan, pembelian barang dengan biaya yang rendah tanpa memperdulikan mutunya, menumpuknya persedianan serta tidak adanya proses pengawasan dan pemeliharaan yang baik terhadap barang yang dibeli. Divisi pembelian (purchasing 4 harus menjamin bahwa bahan yang diterima tepat waktu dari pemasok, dalam kuantitas semestinya, dengan kualitas yang konsisten. Pembelian bahan baku juga dibedakan kedalam pembelian lokal dan pembelian import $ #4 Pembelian 6okal, yaitu pembelian dari pemasok dalam negeri. &4 Pembelian >mport, yaitu pembelian dari pemasok luar negeri. +ujuan dari pembelian bahan baku adalah memberikan aliran material, persediaan dan pelayanan yang berkesinambungan yang dibutuhkan dalam menjalankan perusahaan. 0ntuk itu terdapat beberapa faktor yang diperlukan dalam melakukan pembelian, yaitu tenggang waktu, persentase pengiriman tepat waktu , daya tahan produk, spesifikasi teknik, persaingan harga, serta pengalaman masa lampau bersama pemasok lainnya. 2.% Sistem Akuntansi Pem$elian Sistem pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan persediaan barang
yang diperlukan oleh perusahaan. Adapun fungsi yang terkait dalam sis tem pembelian $ #. =ungsi ?udang =ungsi ini bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang diterima oleh fungsi penerimaan. &. =ungsi Pembelian =ungsi pembelian memiliki tanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam mengadakan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih. '. =ungsi Penerimaan =ungsi penerimaan bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan kualitas. !arang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. =ungsi ini bertanggung jawab untuk menerima barang dari pembelian yang berasal dari transaksi retur penjualan. (. =ungsi Akuntansi =ungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatatan utang dan persediaan. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatatan utang bertanggung jawab untuk mencatat transakasi pembelian kedalam register bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber 2bukti kas keluar4 yang berfungsi sebagai catatan utang atas penyelenggaraan kartu utang sebagai buku pembantu utang. 2.& Pr#seur Pem$elian *
9enurut 9ulyadi 2&33#$'3#4; @aringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian adalah sebagai berikut $ #. Prosedur permintaan pembelian; &. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok; '. Prosedur order pembelian; (. Prosedur penerimaan barang; ). Prosedur akuntansi; *. Prosedur distribusi pembelian. #. Prosedur Permintaan Pembelian Prosedur pembelian diawali dari pembuatan dokumen permintaan pembelian oleh petugas pencatat kartu persediaan. Permintaan pembelian, pada intinya memberikan informasi bahwa jumlah persediaan di gudang sudah menipis sehingga perlu diisi kembali dengan mengadakan
pembelian
barang.
@umlah
pembelian
yang
harus
dilakukan
juga
dicantumkan dalam dokumen permintaan pembelian. Satu lembar dokumen tersebut dikirimkan ke bagian pembelian dan bagian kedua diarsipkan oleh petugas pencatatan kartu persediaan. 7artu pesediaan merupakan buku pembantu akun persediaan. Artinya, rincian masing"masing jenis barang persedian dicatat di dalam kartu"kartu khusus persediaan. &. Prosedur Permintaan Penawaran arga dan Pemilihan Pemasok Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan. Setelah pemasok mengirimi surat penawaran harga kepada perusahaan, bagian pembelian akan membandingkan penawaran harga dari berbagai pemasok kemudian memilih salah satunya. '. Prosedur 8rder Pembelian Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih. Pemesanan pembelian (purchase order) adalah dokumen yang digunakan oleh pembeli untuk memesan barang kepada penjual. Dokumen pemesanan pembelian ini dibuat beberapa rangkap. 6embar pertama dan kedua dikirimkan kepada pemasok. Satu lembar diarsipkan di bagian pembelian, dan lembar lainnya dikirim ke bagian gudang, bagian penerimaan dan bagian akuntansi. (. Prosedur Penerimaan !arang Pada saat barang tiba diperusahaan, bagian penerimaan barang akan menerima dan mengecek barang bersangkutan berdasarkan arsip dokumen pesanan pembelian yang dibuat oleh bagian pembelian. !agian pembelian harus memastikan bahwa barang yang diterima itu benar"benar barang yang dipesan perusahaan. 7ualitas dan kuantitas barang tersebut harus benar"benar tepat dengan yang diinginkan perusahaan. Agar petugas /
penerima barang melakukan perhitungan dengan serius dan cermat, dokumen pesanan pembelian yang dipergunakan oleh bagian penerimaan tidak memuat data kuantitas barang yang dipesan. 8leh karena itu, lembar dokumen pesanan pembelian yang dikirim ke bagian penerimaan biasanya disebut lembar butaB (blind copy). 7etika barang telah diperiksa dengan teliti, petugas bagian penerimaan mempersiapkan laporan penerimaan barang (receiving report). Semua kerusakan, cacat barang atau kualitas yang tidak memenuhi syarat dari hasil pemeriksaan petugas penerimaan harus dicatat di dalam laporan penerimaan barang. !agian penerimaan mengarsipkan satu lembar laporan penerimaan barang menurut nomor dokumen. 6embar lainnya dikirim ke bagian gudang bersamaan dengan barang dan bagian pencatat kartu persediaan. Penyerahan barang dari bagian penerimaan ke bagian gudang merupakan pengalihan tanggung jawab atas barang yang perlu mendapatkan perhatian yang seksama. Penyerahan tersebut harus di dukung bukti dalam bentuk tanda tangan petugas gudang pada lembar laporan penerimaan barang. Petugas gudang harus meneliti dan yakin bahwa barang yang diterimanya benar sesuai dengan tercantum dalam laporan penerimaan barang. Apabila telah sesuai maka petugas dapat menandatangani laporan penerimaan barang. Dengan demikian, apabila terdapat kekurangan dan kerusakan atas barang"barang tersebut, berarti akan menjadi tanggung jawab bagian gudang. 6embar yang telah tertanda tangan tersebut kemudian diteruskan ke bagian akuntansi. ). Prosedur Akuntansi Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumen"dokumen yang berhubungan dengan pembelian baik itu surat order pembelian, laporan penerimaan barang dan faktur dari pemasok dan menyelenggarakan pencataatn hutang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan hutang. *. Prosedur Distribusi Pembelian Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen. @adi berdasarkan penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa prosedur pembelian melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan agar transaksi pembelian yang terjadi dapat diawasi dengan baik. Adapun bagian"bagian yang terkait dalam sistem pembelian, yaitu$ #4 !agian yang membutuhkan barang; &4 !agian Pembelian; '4 !agian Penerimaan; (4 !agian Akuntansi. Dokumen yang digunakan dalam sistem pembelian adalah $ #4 Surat Permintaan Pembelian 2 Purchasing Request 4; &4 Surat 8rder Pembelian 2 Purchasing Order 4; C
'4 Surat Permintaan Penawaran arga; (4 Surat Penerimaan !arang; )4 Surat Perubahan 8rder; *4 !ukti 7as 7eluar. 2.' Pengenalian Internal atas Pem$elian Dalam sistem pembelian terdiri dari dua hal penting, yaitu pengendalian internal dan fungsi yang terkait dengan pembelian. Adapun prosedur pengendalian internal menurut Arens dan 6oebbecke 2&333;&)4 terdiri dari pemisahan tugas yang cukup, otorisasi transaksi dan aktifitas yang tepat, dokumen dan catatan khusus, pengendalian fisik terhadap aset"aset dan catatasn"catatan, serta tanda"tanda independen dalam pelaksanaan. #. Pemisahan +ugas yang 1ukup !ertujuan untuk mencegah kecurangan dan kesalahan yang mampu, arti khusus bagi auditor, meliputi $ pemisahan antara pemeliharaan aset dengan akuntansi untuk melindungi perusahaan terhadap tindakan pencurian. Pemisahan antara otorisasi transaksi dengan pemeliharaan yang berhubungan dengan aset untuk mencegah kemungkinan tindakan pencurian dalam organisasi, pemisahan antara tanggung jawab operasi dengan tanggung jawab catatan penyimpanan untuk memastikan informasi yang tidak memihak, serta pemisahan antara tugas teknologi informasi dengan tugas pengguna utama diluar teknologi informasi untuk mengganti kemungkinan tugas ini sangat beruntung pada ukuran organisasi. &. 8torisasi +ransaksi dan Aktifitas yang +epat 9eliputi otorisasi umum dan otorisasi khusus. 8torisasi umum berarti bahwa manajemen menetapkan kebijakan organisasi untuk dipatuhi, sedangkan otorisasi khusus digunakan untuk transaksi individual. '. Dokumen dan 1atatan 7husus Dokumen dan catatan khusus merupakan objek fisik dimana transaksi dimasukkan dan diikhtisarkan, yang meliputi$ faktur penjualan (sales invoice), pesanan dan pembelian (purchase order), catatan tambahan (subsidiary records), jurnal"jurnal penjualan (sales journals), dan kartu"kartu karyawan (employee time cards). Dokumen ini harus memberikan jaminan yang cukup bahwa seluruh aset telah di control dengan tepat dan seluruh transaksi telah dicatat dengan benar, dan sebaiknya diberi nomor berurutan untuk memudahkan pengendalian terhadap dokumen yang hilang dan sebagai suatu bantuan dalam menemukan dokumen ketika diperlukan kemudian hari. (. Pengendalian =isik terhadap Aset"Aset dan 1atatan"1atatan +ipe terpenting dari tindakan pencegahan untuk usaha melindungi aset"aset dan catatan" catatan adalah dengan menggunakan tindakan pencegahan secara fisik, karena jika aset" aset tidak dilindungi, maka catatan"catatan tersebut akan dapat dicuri, rusak atau hilang. ). +anda – +anda >ndependen dalam Pelaksanaan
7arakteristik dari orang"orang yang melaksanakan prosedur verifikasi internal adalah independen dari individu"individu yang pada umumnya bertanggung jawab untuk mempersiapkan data, yang berarti adalah pemisahan tugas. 2.( Pemeriksaan !"erasi#nal atas Sistem Pem$elian 9enurut >!7. !ayangkara dalam bukunya Audit manajemen 2&33C$#'4 Efisiensi
berhubungan dengan bagaimana perusahaan melakukan operasinya, sehingga dicapai optimalisasi pennggunaan sumber daya yang dimilikiB. Pengertian efektifitas menurut >!7. !ayangkara 2&33C$#(4 efektifitas dipahami sebagai tingkat keberhasilan suatu perusahaan untuk mencapai tujuannyaB. Efektifitas operasi merupakan kegiatan pokok yang penting di dalam suatu perusahaan, karena dari kegiatan itu sasarannya adalah penghematan 2waktu, tenaga dan biaya4 dan pencapaian tujuan perusahaan. Dalam suatu organisasi yang menerapkan pencapaian tingkat efisiensi yang tinggi, mungkin akan terhambat dalam hal pencapaian efektifitas atau sebaliknya. @adi efisiensi dapat menjadi pelengkap tetapi juga dapat bertentangan
dengan
efektifitas.
8leh
karena
itu
diperlukan
suatu
upaya
untuk
mengendalikan tingkat efektifitas dalam pelaksanaannya. 0ntuk mengetahui hal tersebut diperlukan adanya suatu pemeriksaan opersional atas suatu kegiatan guna mengetahui tercapai atau tidaknya efektifitas yang telah ditetapkan perusahaan sebelumnya. Peranan pemeriksaan operasional atas sistem pembelian dalam hubungannya untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas perusahaan meliputi seluruh aspek dan kegiatan yang bersangkutan dengan pembelian. +ujuan dilakukannya pemeriksaan opersional atas kegiatan pembelian adalah$ a. 9enilai pelaksanaan kegiatan pembelian, b. 9encari alternatif dalam usaha meningkatkan efisiensi dan efektifitas pembelian, c. 9emberikan saran perbaikan atas berbagai kelemahan yang ditemukan. Dalam melakukan penilaian kegiatan pembelian, auditor harus berpegang pada prinsip bahwa prosedur yang ditetapkan dalam pemeriksaan telah mengandung pokok"pokok pengendalian yang cukup, sehingga dapat mengurangi resiko ketidakefesiensian dan ketidakefektifan hingga pada tingkat terendah, akan tetapi auditor harus menyadari bahwa pengendalian yang berlebihan akan mengakibatkan kegiatan kurang efisien dan kurang efektif. Dengan adanya analisa dan pengujian atas aktifitas pembelian, maka auditor dapat memberikan rekomendasi atau saran"saran bagi perusahaan untuk mempertahankan prestasi atau menanggulangi kelemahan yang ada dalam upaya dalam mencapai efektifitas pembelian. Dari rekomendasi atau saran"saran yang diberikan auditor, perusahaan dapat segera mengambil tindakan untuk menanggulangi kelemahan dan meningkatkan prestasinya melalui #3
alternatif"alternatif yang direkomendasikan berdasarkan penilaian kegiatan dan analisa pembelian. 2.) Auit Pem$elian
=ungsi pembelian sering diangap fungsi yang paling penting dan berpengaruh pada unit"unit operasi yang ada di perusahaan. Pada banyak perusahaan, fungsi pembelian merupakan awal dari sebuah proses bisnis. Dengan tujuan memenuhi permintaan pelanggan, perusahaan harus membeli barang"barang kebutuhan dan bahan baku yang diminta, untuk mengumpulkan atau memproduksi produk"produk perusahaan. >ni adalah proses dalam mendapatkan barang"barang, bahan baku, komponen dan layanan yang merupakan tugas utama dan tanggung jawab departemen pembelian. Dalam sebuah perusahaan dimana terdapat sistem pembelian yang efektif, pembelian material dapat menghemat biaya bagi perusahaan. +ujuan utama dalam audit manajemen fungsi pembelian adalah untuk menentukan efisiensi dan efektivitas perusahaan dalam membelanjakan sumber daya keuangan mereka. Pada beberapa perusahaan sedang, pembelian utama dilakukan oleh masing"masing departemen. Sebagai contohnya, fungsi kontrol persediaan membeli bahan"bahan kebutuhan dan bahan baku untuk memenuhi permintaan pelanggan langsung dari pemasok. Sebuah audit manajemen dilakukan karena terdapat tanda"tanda bahaya yang ditemukan di perusahaan. Sebagai contoh, manajemen tingkat atas seharusnya menyadari adanya peningkatan biaya dalam proses bisnis, meskipun tak satupun kompetitor mengalami pengurangan yang sama pada marjin laba. +anda"tanda bahaya tersebut mungkin mengindikasikan bahwa perusahaan mengalami ketidakefisienan biayaB dalam aktivitas pembeliannya sehari"hari. Proses audit manajemen menggambarkan bahwa fungsi pembelian dapat dimanfaatkan oleh perusahaan yang benar"benar memiliki fungsi pembelian 2Departemen Pembelian4. Asumsinya, bahwa semua peerusahaan, tidak peduli sebesar apa, seharusnya memiliki departemen pembelian 2atau seseorang4 yang terpusat dan independen untuk mengontrol pengeluaran perusahaan. 7egiatan pembelian melibatkan berbagai masalah yang bila tidak ditangani secara terencana dapat menimbulkan berbagai persoalan yang serius. al – hal yang perlu diperhatikan secara khusus dalam mengelola kegiatan pembelian. #. 8rganisasi 7edudukan bagian pembelian dalam perusahaan akan tergantung kepada jenis usaha, besarnya perusahaan, dan kebijaksanaan pimpinan perusahaan. Pada perusahaan dagang dan perusahaan industry tertentu, dimana banyak dilakukan pembelian barang dagangan ##
atau bahan baku dan suku cadang, maka bagian pembelian pada umumnya memperoleh kedudukan yang cukup tinggi dalam organisasi perusahaan. &. Sentralisasi dan Desentralisasi 7egiatan Pembelian Perusahaan – perusahaan besar yang mempunyai beberapa unit operasi sering kali mempunyai kebijaksanaan pembelian terpusat 2sentralisasi4. anya ada satu bagian pembelian yang bertugas menangani semua pembelian untuk keperluan perusahaan. 7euntungan yang diperoleh dari kebijaksanaan pembelian yang disentralisasikan, adalah $ a. 9engurangi duplikasi kegiatan yang timbul pada desentralisasi. b. :iset dan tenga ahli dapat disediakan secara efisien. c. Pesanan dari berbagai unit organisasi dapat digabungkan sehingga dapat memperoleh harga yang lebih murah karena membeli dalam jumlah yang besar. d. 6ebih mudah mengikuti perkembangan pasar. e. Diterapkan kebijaksanaan tunggal dalam bidang pembelian sehingga pengndaliannya mudah. 7erugian dari sistem Sentralisasi $ a. Petugas pembelian sulit untuk menjadi ahli 2spesialis4, mengenai semua barang yang harus dibeli lebih – lebih barang tersebut banyak jenisnya. b. !agian pembelian sering kurang memperhatikan kepentingan unit organisasi yang dilayaninya.
'. 7ewenangan Pembelian 7ewenangan bagian pembelian perlu ditetapkan secara wajar khususnya kewenangan yang menyangkut jenis pembelian apa yang harus diakukan pada bagian ini. +entunya permasalahan tidak hanya ditangani oleh bagian pembelian saja, tapi menurut dengan kebutuhannya masing – masing. (. Pembelian – pembelian Darurat Pembelian darurat hanya dilakukan untuk kepentingan yang mendesak saja. +idak perlu mengada ada, 9enyadari bahwa pembelian darurat sering kali tidak dapat dihindarkan, maka perlu dibuatkan ketentuan yang menetapkan siapa pejabat yang harus memberikan persatujuan pembeliannya untuk mengurangi timbulnya kerugian pada perusahaan. ). Pembelian untuk =asilitas Pribadi dengan menggunakan fasilitas perusahaan 9ungkin jika ada pegawai satu atau dua orang pegawai yang melakukan tindak kecurangan itu tidak akan merugikan perusahaan, namun jika dilakukan berulang kali itu #&
akan berakibat fatal untuk perusahaan. 9aka dari itu perlu diadakan penjagaan ketat agar tidak menggunakan uang perusahaan untuk kepentingan sendiri. *. 7emampuan Analisis dalam Pembelian !agian pembelian harus menggunakan semua pengetahuannya agar dapat melaksanakan fungsinya
dengan sebaik–baiknya
dan
memberikan
keuntungan
maksimal
bagi
kepentingan perusahaan. /. ?odaan :ekanan ?odaan ini bias berasal dari teman kerja atau teman disekitanya. !iasanya dalam bentuk rakaan misalnya bingkisan lebaran, bonus dan amplop pada karyawannya. al ini perlu juga diperhatikan dan mendapatkan pengamatan yang focus agar tidak terjadi kebangkrutan, atau segala rekanan yang dikeluarkan harus mendapat persetujuan dan pertimbangan oleh pihak perusahaan. 2.* Lingku" Auit +ungsi Pem$elian
=ungsi pembelian memiliki nilai dan arti penting bagi perusahaan karena sangat menunjang operasional perusahaan.Audit manajemen fungsi pembelian harus dilakukan dengan optimal untuk memastikan agar kegiatan operasional perusahaan tidak sampai terhenti yang akan berakibat negatif bagi perusahaan secara keseluruhan. 2asaran strategik fungsi pembelian merupakan ukuran atau patokan yang digunakan untuk mengukur tingkat efisiensi fungsi pembelian pada perusahaan. +ujuh sasaran strategik fungsi pembelian yang harus dipahami meliputi hal"hal berikut $ #. +erjaminnya kesinambungan pasokan bahan mentah, bahan baku, dan bahan penolong lainnya yang diperlukan dalam proses produksi. &. 9engupayakan terjaminnya persediaan bahan mentah dan suku cadang agar berada pada tingkat yang aman. '. +ersedianya peralatan dan bahan pendukung produksi lainnya yang diperlukan agar standar mutu dan ketepatan penggunaan dapat tercapai. (. Pengadaan bahan mentah, bahan bak u, suku cadang, bahan lainnya, dan aneka jasa yang diperlukan harus dilaksanakan dengan biaya yang serendah mungkin. ). 9elaksanaan sistem pengawasan yang digunakan untuk memastikan bah4anilai dan biaya pengadaan telah sesuai, dengan terusFmenerus melakukan pengurangan biaya pembelian. *. 7omunikasi yang baik dengan pihak manaj eme n puncak dalam bentuk informasi yang paling akurat mengenai bahan dan aneka jasa yang dibutuhkan perusahaan. #'
/. +er wu ju dn ya k er j a s am a d ar i u ni t k e rj a a ta u u ni t f un gs io na l l ai n d al am perusahaan untuk menjalankan fungsi pembelian dengan baik. Siklus normal fungsi pembelian meliputi berikut ini $ #. 9enentuan
kebutuhan,
melalui
skedul
produksi
manufaktur,
penentuan
penggantian persediaan 2>nventory :eplenishment :eGuirement4, Penentuan Pembelian secara 7husus 2Speciali
#. =ungsi Pemrosesan 8rder Pembelian Dokumen yang berhubungan $ a. Permintaan Pembelian 2 Pusrchase Requistion4 b. 8rder Pembelian 2 Purchase Order 4
Pengendalian intern $
− Adanya otorisasi yang memadai untuk perolehan untuk menjamin bahwa barang dan jasa yang dibeli sesuai dengan kepentingan perusahaan dan mencegah pembelian barang yang tidak diperlukan atau pembelian yang berlebihan.
− Adanya pengajuan order untuk membeli barang dan jasa. − 8rder pembelian harus prenumbered dan harus mempunyai kolom dan ruang yang cukup untuk meminimumkan kemungkinan penghilangan yang tidak disengaja pada formulir tsb. saat barang diorder.
− +anggung jawab otorisasi perolehan dan penerimaan barang bukan dibagian pembelian. &. =ungsi Penerimaan !arang dan @asa Dokumen yang berhubungan $ a. 6aporan Penerimaan !arang 2 Receiving Report 4 #(
Pengendalian intern $
− !arang diawasi secara fisik sejak saat diterima sampai digunakan. − Dilakukan penelitian atas deskripsi, jumlah, saat kedatangan serta kondisi barang saat barang diterima.
− Pegawai dibagian penerimaan harus independen dari bagian gudang dan akuntansi.
− 1atatan akuntansi hendaknya memindahkan tanggung jawab barang tersebut dari bagian penerimaan ke gudang dan selanjutnya dari gudang ke pabrik. '. =ungsi Pengakuan 7ewajiban Dokumen yang berhubungan $ a. @urnal Perolehan 2 Acquisition Journal 4 b. Iota Debet 2 ebet !ote4 c. 6aporan >khtisar Perolehan 2"ummary Acquisition Report 4 d. Joucher e. =aktur Pemasok 2#endor $nvoice4 f. !erkas >nduk utang 0saha 2 Account Payable %aster &ile4 g. Ieraca Saldo utang 0saha 2 Account Payable 'rial alance4.
Pengendalian >ntern $
− Adanya dokumen dan catatan yang memadai, prosedur penanganan catatan yang memadai.
− Adanya pengecekan yang independen atas pelaksanaan. − Adanya persyaratan bahwa pegawai yang mencatat perolehan tidak mempunyai akses pada kas, efek"efek dan aktiva lainnya. (. =ungsi Pemrosesan dan Pencatatan 7as Dokumen yang berhubungan $ a.
1ek
b.
@urnal Pengeluaran 7as 2ash isbursements Journal 4.
Pengendalian >ntern $
− Adanya penandatanganan setiap cek oleh orang dengan otorisasi yang memadai. #)
− Pemisahan tanggung jawab antara penandatangan cek dengan pelaksana fungsi hutang usaha.
− Adanya pemerikasaan yang cermat atas dokumen pendukung oleh penandatangan cek saat cek ditandatangani.
− 1ek seharusnya prenumbered dan dicetak diatas kertas khusus sehingga sulit mengganti nama penerima dan jumlahnya.
− Adanya pengawasan fisik atas cek yang belum diisi, dibatalkan dan yang sudah ditandatangani.
− Setiap dokumen pendukung dibubuhi nomor cek untuk mencegah penggunaan ulang dokumen tersebut sebagai pendukung terhadap cek lain. 2.11 Pr#seur Auit -ang Di"erlukan
#. 9emahami Pengendalian >ntern Pemahaman atas >nternal control dapat diperoleh melalui$
− 9empelajari flowchart siklus pembelian dan pembayaran − 9ereview hasil kuisioner pengendalian intern − 9elaksanakan walk"through test. &.
9enilai :isiko Pengendalian yang Direncanakan Pengendalian intern kunci untuk fungsi bisnis$
− 8torisasi +ransaksi Pembelian 0ntuk menjamin bahwa setiap barang atau jasa yang dibeli memang sesuai dengan keperluan perusahaan.
− Pemisahan fungsi penerimaan 2custody4 aset dari fungsi lainnya. 0ntuk menjamin barang yang dikirim supplier adalah sesuai dengan yang dipesan.
− Pembukuan tepat waktu dan review transaksi secara independen. 0ntuk menjamin transaksi pembelian dicatat pada saat yang tepat dan dengan nilai yang tepat.
− 8torisasi pembayaran. 0ntuk menjamin pembayaran dilakukan dengan jumlah dan kepada pihak yang tepat serta tidak ada tagihan yang dibayar lebih dari sekali. '. 9enentukan 6uasnya Pengujian Pengendalian Auditor dapat menentukan luasnya 2eKtent4 dari test of control$ #*
a. Auditor dapat menentukan luasnya 2eKtent4 dari test of control setelah mengidentifikasi key internal controls dan kelemahan internal control serta menilai risiko pengendalian. b. Auditor melakukan tests of controls untuk memperoleh bukti bahwa pengendalian telah dilakukan secara efektif. 2.12
Taha"Taha" Auit +ungsi Pem$elian
2.12.1 Taha"an Pem$elian an Pengenaliann-a
6angkah"langkah kegiatan pembelian meliputi $ #. Penentuan 7ebutuhan Aspek"aspek
pengendalian
ini
pada
dasranya
diperlukan
untuk
menjawab pertanyaan apakah penentuan kebutuhan dibuat atas dasar yang layak dan dikomuniksikan secara tepat kepada bagian pembelian. Penentuan itu dapat didasarkan pada $ a. @adwal Produksi b. Sistem Persediaan minimum5maksimum c. Sistem @ust >n +ime d. Proyek – proek perusahaan e. :encana 7ebutuhan 8perasional lainnya f. +anggung @awab Penentuan 7ebutuhan g. Prosedur penentuan 7ebutuhan &. 8torisasi Pembelian Dalam 8torisasi Pembelian terlibat sejumlah pertimbangan yang bukan menjadi tanggung jawab dari pihak yang menentukan kebutuan, melainkan tanggung jawab dari bagian pembelian. Pertimbangan – pertimbangan yang dimaksud antara lain didasrakan faktor – faktor sebagai berikut $ a. Apakah barang yang dibutuhkan tersebut tersedia di perusahaan% b. Apakah barang – barang yang dimaksud lebih baik dibuat sendri atau harus dibeli% c. Apakah pembelian bisa dilakukan% d. Apakah anggaranya mengi
#/
-ang terpenting adalah ada persetujuan yang diberikan oleh pejabat yang berwenang dan bagian pembelian telah menginformasikan semua persoalan yang terkait dalam peleksanaan pembelian kepada pejabat tersebut. '. Pelaksanaan Pembelian 9endapatkan rekanan dan membuat persetujuan akhir untuk pembeian yang akan dilaksanakan, merupakan inti dari aktivitas pembelian. Dalam memilih ekanan harus mempertimbangkan $ a.
6uasnya 0saha pencarian rekanan.
b.
6uasnya kontak langganan dengan rekanan.
c.
7endala masing – masing rekanan.
d.
Penawaran yang diajukan rekanan.
e.
7esesuaian dengan kebijaksanaan perusahaan atau pemerintah.
(. +indak 6anjut Prosedur tindak lanjut yang pembeliannya
dan
diperlukan bervariasi sesuai dengan jenis
panjangnya
periode
dari
jadwal
pengiriman
atau
penyerahannya. ). Penyelesaian Pengiriman Pengiriman pengiriman rekanan harus dipantau untuk melihat kesesuaian dengan perjanjian, atau bila tidak, tuntutan ganti rugi apa yang harus diajukan. *. Penyelesaian 7euangan Penyelesaian ini dilaksanakan oleh bagian hutang dagang, bekerja sama dengan begian keuangan. -ang perlu diperhatikan adalah kecepatan penyampaian dokumen – dokumen sehubungan dengan pembelian ini, sehingga pembayaran kepada rekanan dapat dilakukan dengan pembelian ini, sehingga pelaksanaan pembayaran kepada rekanan dapat dilakukan tepat waktu untuk dapat memanfaatkan potongan – potongan pembelian. 2.12.2 Pr#gram Pemeriksaan /egiatan Pem$elian
#. Pemeriksaan Pengelolaan :isiko &. Pemeriksaan Pengendalian Diantaranya $ A. Penentuan 7ebutuhan #4 +ujuan Pemeriksaan 9eliputi $
#C
a. 0ntuk menilai kelengkapan dan keandalan rencana kebutuhan barang5 jasa. b. 0ntuk memastikan apakah rencana kebutuhan sesuai dengan tujuan menunjang kegiatan" kegiatan perusahaan secara menyeluruh. c. 0ntuk mengetahui apakah rencana kebutuhan tersebut disahkan oleh pejabat yang berwenang. &4 6angkah"6angkah 7erja $ a. Peroleh pedoman mengenai penyusunan kebutuhan barang atau jasa. b. 9intakan rencana kebutuhan barang yang ingin dibeli. c. 9eneliti kebutuhan yang akan dibeli sesuai dengan kebutuhan apa tidak. d. 9intakan rencana jangka pendek, menengah, dan jangka panjang dari perusahaan. e. Pastikan bahwa timbulnya kebutuhan telah sesuai dengan metode dan prosedur yang berlaku. !. 8torisasi Pembelian #4 +ujuan Pemeriksaan 9eliputi $ a. 0ntuk menilai kelayakan prosedur otorisaasi pembelian. b. 9enguji tingkat ketaatan terhadap prosedur yang telah ditetapkan. &4 6angkah"6angkah 7erja $ a. :eview prosedur otorisasi pembelian, dengan perhatian khusus pada $ #. Siapa yang mengajukan permintaan pembelian. &. Persetujuan. '. =ormulir apa yang akan digunakan. b. Periksa dan lakukan penilaian mengenai $ #. +ingkat ketaatan terhadapprosedur yang telah ditetapkan. &. Apakah prosedur yang berlaku cukup memadai. 1. Pelaksanaan Pembelian #4 +ujuan Pemeriksaan 9eliputi $ a. 0ntuk memastikan ditaatinya kebijaksanaan dan prosedur pelaksanaan pembelian yang dutetapkan baik intern perusahaan maupun peraturan pada umumnya. b. 0ntuk memastikan adanya perlindungan terhadap kepentingan perusahaan.
#
c. 0ntuk menilai apakah telah dilakukan usaha untuk meningkatkan eisiensi kegiatan pembelian. &4 6angkah"6angkah 7erja $ a. 6akukan secra sampel pengujian terhadap transaksi pembelian untuk memastikan ketaatan terhada kebijaksanaan dan prosedur pelaksanaan pembelian yang telah ditetapkan, baik tentang pelelangan umum, pelelangan terbatas, penunjukan langsung, maupun pengadaan langsung. b. 9eneliti kebenaran formal dan material dari surat Perintah 7erja atau Surat perjanjian kontrak. c. 9eneliti apakah telah dilakukan penggunaan Daftar rekanan mampu. d. +eliti apakah ada kerjasama yang baik dalam kelompok pembelian. e. Pastikan bahwa formulir standart untuk permintaan pembelian telah diisi dengan persyaratan dan kondisi yang layak sesuai dengan kebijakan yang berlaku. D. +indak 6anjut Proses Pembelian #4 +ujuan Pemeriksaan 9eliputi $ 0ntuk mengetahui apakah tedapat langkah – langkah untuk memastikan agar produk – produk yang dipesan benar – benar dikerjakan sesuai dangan persetujuan pesanan pembelian. &4 6angkah"6angkah 7erja $ a. 9eminta dokumen – dokumen yang berhubungan dengan tanggal penerimaan serta spesifikasi barang – barang yang dipesan. b. 9elakukan penilaian terhadap cara" cara petugas pembelian memantau pesanan pembelian. c. 9eneliti apakah dilakukan langkah – langkah untuk memastikan dipenuhinya pesanan seperti mengunjungi dan mengamati pengerjaan barang – barang yang dipesan serta mengadakan kontak regular dengan para penjual. E.
Penerimaan !arang #4 +ujuan Pemeriksaan 9eliputi $ a. 0ntuk memastikan apakahpetugas atau bagian yang menerima barang secara organisatoris bebas dari petugas atau bagian pembelian.
&3
b. 0ntuk memastikan apakah petugas yang bertanggung jawab telah melaksanakan kewajibannya dengan memeriksa barang" barang yang diterima sesuai prosedur yang ditentukan. &4 6angkah"6angkah 7erja $ a. 9eneliti apakah terdapat pemisahan fungsi antara petugas atau bagian yang menerima barang dengan petugas atau bagian yang melakukan pembelian. b. 9eneliti apakah administrasi dan prosedur bagian penerimaan barang mendukung
terlaksananya
pemeriksaan
yang
memedaiterhadap
penerimaan barang c. 9elakukan pengujian terhadap sebagian barang – barang tersebut telah diperiksa dan apakah hasil pemeriksaannya terbukti efektif atau tidak. d. 9emperhatikan apakah terdapat klaim dan bila ada telusuri bagaimana klaim itu ditetakan. =.
Penyelesaian 7euangan #4 +ujuan Pemeriksaan 9eliputi $ a. 0ntuk
mengetahui
apakah
telah
dilakukan
langkah
–
langkah
pengendalian yang perlu sebelum pembayaran dilakukan oleh bagian keuangan. b. 0ntuk mengetahui apakah terjalin kerja sama yang baik antara bagian pembelian dangan keuangan. &4 6angkah"6angkah 7erja $ a. 9eneliti apakah dilakukan pencocokan antara bukti pesanan pembelian yang asli dengan data peneimaan barang. b. 9eneliti mengenai potongan – potongan yang diberikan apakah telah memenuhi prosedur yang ditetapkan dan jumlahnya sesuai apa tidak. c. 9elakukan pengamatan apakah selama negosiasi harga, pihak bagian keuangan di ikut sertakan apa tidak. 2.13
Pemeriksaan Su$stansi
Program ini merupakan lanjutan dari program pemeriksaan pembelian atas kegiatan pembelian dan kegiatan lainnya yang berkaitan, yang dilakukan dalam periode pemeriksaan dengan memperhatikan hasil identifikasi resiko dari pengujian pengendalian diatas.
&#
Pemeriksaan intern bertujuan untuk mengevaluasi tentang efektivitas, efisiensi dan membantu manajemen mencapai tujuannya. 9elalui audit manajemen fungsi pembelian, tanggung jawab fungsi pembelian dapat diwujudkan dengan baik, efektif, dan efisien. +anggung jawab itu setidaknya meliputi & hal sebagai berikut$ #. Penanganan informasi oleh fungsi pembelian telah dilakukan dengan benar. !erbagai catatan yang akurat, seperti catatan mengenai proses pembelian yang pernah dilakukan sebelumnya, daftar pemasok ataupun proses pengiriman disimpan dan dimanfaatkan dengan baik. &. Proses pengadaan barang dan jasa telah dilakukan dengan baik, seperti melalui pengawasan terhadap permintaan barang5jasa, diupayakan lebih dari satu penawaran yang diterima oleh perusahaan, analisis seluruh penawaran yang masuk sampai dengan proses penerbitan P8, penerimaan barang, dan penyelesaian pembayaran faktur.
2.1%
Test #0 #ntr#l an Su$stantie Test #0 Transati#n untuk Pem$elian
2.1%.1 !urrene
Pengertian $
− Pembelian yang dibukukan adalah untuk barang dan jasa yang diterima dan konsisten dengan kebutuhan Auditee. 7ey internal control $
−
Dokumen purchase reGuisition, purchase order, laporan penerimaan barang, invoice5faktur dari supplier dilampirkan pada journal voucher.
−
Penjurnalan dilakukan untuk supplier yang telah mendapat otorisasi dalam master file.
−
Dokumen yang telah dijurnal ditandai 2dicap sudah dijurnalB4 agar tidak digunakan ulang.
−
>nvoice, laporan penerimaan barang, dan purchase order diverifikasi secara internal.
+est of control$
− Periksa kebenaran dokumen yg dilampirkan dalam suatu jurnal voucher. − Periksa indikasi suatu otorisasi. − Periksa indikasi suatu penandaan pada dokumen yang sudah dijurnal. − Periksa indikasi suatu verifikasi internal. &&
Substantive +est of +ransaction$
−
EKamine jurnal pembelian, ledger, dan master file hutang untuk jumlah yang besar dan tidak biasa.
−
Periksa kelayakan dan keaslian dokumen pendukung.
−
+race perolehan inventory ke inventory master file.
−
Periksa aktiva tetap yang dibeli.
2.1%.2 #m"leteness 4/elengka"an5
Pengertian $
− Seluruh transaksi pembelian telah dicatat. 7ey internal control $
− Purchase order, laporan penerimaan barang, dan voucher bernomor urut tercetak dan dipertanggungjawabkan. +est of control$
− itung urutan purchase order, laporan penerimaan barang, dan voucher. Substantive +est of +ransaction $
− +race dari berkas laporan penerimaan barang hingga ke jurnal pembeliannya. − +race dari invoice5faktur supplier hingga ke jurnal pembeliannya. 2.1%.3 Aura- 4/eakuratan5
Pengertian $
− +ransaksi pembelian telah dicatat secara akurat. 7ey internal control$
− 7alkulasi dan penjumlahan diverifikasi secara internal. − +otal batch dibandingkan dengan laporan ikhtisar yang dihasilkan computer. − Pembelian disetujui sesuai dengan harga dan diskon yang diberikan. +est of control$
− Periksa indikasi verifikasi internal. − Periksa berkas total batch untuk melihat adanya verifikasi petugas. − Periksa indikasi otorisasi Substantive +est of +ransaction $
− !andingkan nilai yang dibukukan dengan nilai pada invoice, dokumen penerimaan barang atau dokumen pendukung lainnya. &'
− itung ulang 2recompute4 keakuratan perhitungan dalam invoice, termasuk diskon dan tambahan biaya. 2.1%.% lassi0iati#n 4/lasi0ikasi5
Pengertian $
− +ransaksi pembelian telah diklasifikasikan ke account yang benar. 7ey internal control$
− Auditee telah memiliki chart of account yang standar. − 7lasifikasi account telah diverifikasi secara internal. +est of control$
− Periksa S8P untuk penggunaan chart of account . − Periksa indikasi verifikasi internal. Substantive +est of +ransaction$
− !andingkan klasifikasi dengan chart of account dan invoice dari Supplier. 2.1%.& Timing 4Te"at 6aktu5
Pengertian$
− +ransaksi pembelian telah dibukukan pada tanggal 2periode4 yang tepat. 7ey internal control$
− S8P mengharuskan pembukuan transaksi sesegera mungkin setelah transaksi terjadi.
− +anggal pembukuan diverifikasi secara internal. +est of control$
− Periksa S8P dan observasi apakah ada invoice yang belum dibukukan. − Periksa indikasi verifikasi internal.
Substantive +est of +ransaction$
− !andingkan tanggal laporan penerimaan barang, invoice, dengan tanggal dalam jurnal pembelian. 2.1%.' P#sting an Summari7ati#n
Pengertian $
−
+ransaksi pembelian telah dimasukkan ke master file hutang dan inventory, serta diikhtisarkan ke ledger yang sesuai.
7ey internal control$ &(
−
9aster file diverifikasi secara internal.
−
+otal jumlah dalam master file dibandingkan ke ledger.
+est of control$
− Periksa indikasi verifikasi internal. − Periksa indikasi perbandingan antara master file dengan ledger. Substantive +est of +ransaction$
− 0ji keakuratan penjumlahan pada master file dan ledger. 2.1&
8isik# /esalahan /lien
# . :isiko melekat yang berhubungan dengan transaksi"transaksi siklus pengeluaran meliputi $ a. Seberapa banyak volume transaksi. b. 7emungkinan adanya pembelian dan pengeluaran kas yang tidak diotorisasi. c. 7emungkinan adanya pembelian aktiva yang tidak memadai. d. Dalam kasus
kapitalisasi
kas
atau
penentuan
biaya
periodic
harus
mempertimbangkan terhadap aspek kesinambungan dalam akuntansinya. & . +erhadap transaksi pembayaran hutang. a. 7emungkinan adanya pengeluaran cek untuk pembelian yang tidak disetujui, harus dikendalikan dengan cara penandatanganan cek melakukan penelaahan terhadap kelengkapan pendukung voucher dan persetujuannya. Auditor dapat melakukan pengujian dengan cara observasi apakah penandatanganan cek melakukan pengecekan dengan bebas terhadap dokumen pendukung. b. 7emungkinan voucher dibayar dua kali, dikendalikan dengan pemberian cap terhadap voucher dan dokumen pendukungnya bila telah dibayar. Auditor dapat melakukan pengujian apakah semua pembayaran diberi cap. c. 1heck mungkin dibayarkan untuk jumlah yang salah, dikendalikan dengan pengecekkan oleh pihak yang bebas mengenai kesesuaian jumlah dalam check dengan voucher"nya. d. 1heck
mungkin
dirubah
setelah
ditandatangani,
dikendalikan dengan
pengecekan pemberian tanda cek yang dikirim. Auditor dapa melakukan pengujian dengan melakukan wawancara tentang prosedur pengiriman check, dan observasi proses pengiriman check. ' . +erhadap transaksi pengeluaran kas. &)
a. 1heck mungkin tidak dicatat, dikendalikan dengan check yang bemomor urut tercetak. Auditor melakukan pengujian terhadap penggunaan dokumen bemomor urut tercetak. b. 7esalahan"kesalahan dalam pencatatan check, dikendalikan dengan pembuatan rekonsiliasi bank secara periodik oleh pihak yang bebas. Auditor dapat melakukan pengujian terhadap bank rekonsiliasi. c. 1heck tidak dicatat dengan segera, dikendalikan oleh pihak yang bebas untuk mencocokkan tanggal check dan tanggal pencatatannya. Pengujian yang dilakukan
dengan memperlihatkan
kembali adanya
kebebasan dalam
pengecekan. 2.1'
Sistem 9anajemen Pem$elian Bahan Baku "aa PT. :;<
Pembelian bahan baku merupakan kegiatan yang menyeluruh dan terfokus pada pengadaan material pokok yang dibutuhkan untuk proses produksi demi mencapai tujuan organisasi. !agian pembelian berfungsi dalam menentukan kebutuhna memilih pemasok, kedatangan sesuai waktu, harga, bentuk, dan kondisi yang layak, menerbitkan kontrak atau order dan memastikan pengiriman. Sistem manajemen dalam aktifitas pembelian bahan baku mempunyai tugas yang sangat penting dan bertanggung jawab penuh dalam melakukan pembelian material utama yang dibutuhkan, sehingga tujuan organisasi dapat tercapai. Dalam menjalankan aktifitas pembelian bahan baku, P+. - menerapkan beberapa kebijakan pembelian bahan baku yang harus dipatuhi. 7ebijakan dalam hal ini adalah peraturan atau seperangkat aturan yang menuntun dan mengarahkan tindakan"tindakan dalam aktifitas pembelian bahan baku yang dilakukan oleh perusahaan. Adapun kebijakan pembelian bahan baku yang dilakukan oleh perusahaan yaitu$ a. Aktifitas pembelian bahan baku harus disertai dokumen"dokumen pendukung yang lengkap antara lain surat permintaan pembelian, surat permintaan penawaran harga, surat order pembelian, dokumen penerimaan barang, dan bukti kas keluar. b. Setiap dokumen yang berkaitan dengan dokumen pembelian bahan baku harus diotorisasikan oleh pihak"pihak yang berkaitan dengan sistem dan prosedur pembelian bahan baku, c. Pemilihan pemasok terbaik harus melalui sistem tender, d. Pemilihan pemasok dilakukan dalam jangka waktu paling lambat & minggu setelah surat permintaan penawaran harga diterbitkan.
&*
Penerapan kebijakan oleh perusahaan dalam pelaksanaan pembelian bahan baku dapat membantu tugas bagian pembelian dalam melakukan kegiatan pembelian bahan baku. Adapun bagian yang berkaitan dengan kegiatan pembelian bahan baku yang dilakukan oleh P+. - adalah bagian gudang, bagian pembelian, bagian penerimaan, dan bagian akuntansi dengan uraian prosedur pembelian bahan baku yang dilakuakan di bawah ini. a. Pengajuan Purchase Requisition 2P:4 oleh bagian purchasing 2pembelian4 dengan persetujuan manager purchasing yang bersangkutan kepada bagian produksi selaku bagian yang memerlukan bahan baku. b. !agian Pembelian memeriksa dan melakukan proses pembelian bahan baku melalui cara tender tertutup kepada beberapa pemasok (supplier 4 hingga pelaksanaan tender tersebut terlaksana. c. !agian purchasing akan menerbitkan purchase order 2P84 sebanyak ( 2empat4 rangkap, yang terdiri dari$
*) Pihak supplier +) Pihak Produksi ) 7euangan5 Account 2AD94 section -) &ile. d. Pihak supplier melaksanakan pengiriman material bahan baku ke gudang sesuai dengan purchase order 2P84 yang diterima. e. Pihak gudang akan menerima material bahan baku tersebut sesuai dengan spesifikasi yang telah tercantum didalam purchase requisition 2P:4 dan purchase order 2P84 yang mereka terima, kemudian dilakukan pencatatan didalam buku krani gudang guna mencocokkan spesifikasi barang tersebut ditandai dengan passed oleh kepala gudang dan approve oleh manajer. Pihak gudang yang menerima material bahan baku ters ebut akan menerbitkan oods "ervice and Received !otes 2?S:I4 sebanyak ( 2empat4 rangkap$ #4 Pihak ?udang, &4 Pihak Account 2AD94 Section, '4 Pihak Purchasing 2Pembelian4 (4 Pihak Produksi. f. Pihak supplier mengeluarkan bukti Surat Penerimaan !arang 2SP!4, sebagai bukti bahwa barang sudah diterima oleh gudang. g. Pihak supplier mengajukan permintaan pembayaran kepada Account 2AD94 section section dengan melampirkan $ &/
#4 Surat tanda terima barang dari supplier, &4 Surat tagihan pembayaran, '4 7witansi pembayaran, (4 =aktur pajak. h. Pihak Account 2AD94 section akan memeriksa kecocokan jumlah unit material antara copy purchase order 2P84 yang telah diterima dari bagian gudang dengan oods "ervice and Received !otes 2?S:I4 asli dari gudang serta akan melampirkannya dengan dokumen tagihan pada bagian no. ?. i.
Setelah semuanya lengkap dan sesuai dengan dokumen maka pembuatan voucher 5giro dilakukan untuk pembayaran. Adapun informasi yang diperlukan dalam pelaksanaan sistem pembelian manajemen
pembelian bahan baku$ a. @enis persediaan yang telah mencapai titik pemesanan kembali (reorder point), b. 8rder pembelian bahan baku yang telah dikirim kepada pemasok, c. 8rder pembelian bahan baku yang telah dipenuhi oleh pemasok tertentu d. +otal saldo utang dagangan pada tanggal tertentu, e. Saldo utang dagangan kepada pemasok tertentu, /.
+ambahan kuantitas dan harga pokok persediaan pembelian. Dokumen yang digunakan adalah purchase reGuisition, surat permintaan dan
penawaran harga, purchase order , laporan penerimaan barang, surat perubahan order pembelian dan bukti kas keluar. a. Surat Permintaan Pembelian 2 Purchase Requisition4 Dibuat & lembar untuk setiap kali pemesanan. Satu lembar untuk fungsi pembelian dan tembusan arsip fungsi yang meminta barang. b. Surat Permintaan Penawaran arga Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya bersifat berulang kali terjadinya, yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar . c. Surat 8rder Pembelian 2 Purchase Order) Dokumen ini terdiri dari / 2tujuh4 tembusan, yaitu $ #4 Surat order pembelian, merupakan lembar pertama surat order pembelian yang dikirim kepada pemasok sebagai order resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan,
&C
&4 +embusan pengakuan oleh pemasok, tembusan surat order pembelian ini dikirimkan kepada pemasok, dimintakan tanda tangan dari pemasok tersebut dan dikirim kembali ke perusahaan sebagai bukti telah diterima dan disetujui order pembelian serta kesanggupan pemasok memenuhi janji pengiriman barang seperti tersebut dalam dokumen, '4 +embusan bagi unit peminta barang, tembusan ini dikirimkan kepada fungsi yang meminta pembelian bahwa barang yang dimintanya telah dipesan, (4 Arsip tanggal penerimaan, tembusan ini disimpan oleh bagian purchasing menurut tanggal penerimaan barang yang diharapkan, )4 Arsip pemasok, tembusan ini disimpan oleh bagian purchasing menurut nama pemasok, sebagai dasar untuk mencari informasi mengenai pemasok, *4 +embusan bagian pembelian, tembusan ini dikirim ke fungsi atau bagian penerimaan sebagai otorisasi untuk menerima barang yang jenis, spesifikasi, mutu, kuantitas dan pemasoknya seperti yang tercantum dalam dokumen tersebut, /4 +embusan bagian akuntansi, tembusan surat order pembelian ini dikirim ke bagian akuntansi sebagai salah satu dasar untuk mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian. d. 6aporan Penerimaan !arang Dokumen ini dibuat oleh bagian penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu dan kuantitas seperti yang tercantung dalam surat order pembelian. e. Surat Perubahan 8rder Pembelian /.
!ukti 7as 7eluar Dokumen ini dibuat oleh bagian akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian dan berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok dan sebagai surat pemberitahuan kepada pihak kreditur mengenai maksud pembayaran. 1atatan akuntansi yang digunakan, yaitu $ *) registrasi bukti kas keluar (#oucher Register), +) jurnal pembelian, ) kartu utang, -) kartu persediaan.
2.1( Pelaksanaan Pemeriksaan !"erasi#nal atas /egiatan Pem$elian Bahan Baku
&
Pemeriksaan operasional atas sistem pembelian bahan baku yang dilakukan terhadap perusahaan P+. - merupakan pemeriksaan yang bertujuan memeriksa efisiensi dan efektifitas kegiatan pembelian bahan baku, dengan menilai cara"cara pengelolaan yang diterapkan dalam aktifitas tersebut. Adapun tahapan"tahapan yang dilakukan dalam pemeriksaan operasional yaitu pemeriksaan pendahuluan, review dan pengujian pengendalian manajemen, pemeriksaan lanjuta, pelaporan, dan tindak lanjut. a. Pemeriksaan Penahuluan
Pada tahap pemeriksaan pendahuluan ini memungkinkan pelaksanaan pemeriksaan memiliki arah yang jelas. Pada tahap ini auditor dapat mengetahui keadaan perusahaan secara umum. 9engidentifikasi berbagai peristiwa yang dianggap penting dalam kegiatan operasional perusahaan dan juga menentukan hal"hal yang memerlukan penelaah lebih lanjut. Dari pemeriksaan pendahuluan, ditemukan beberpa informasi umum penting yang berkaitan dengan objek pemeriksaan sebagai berikut$ #4 P+. - merupakan perusahan yang bergerak dalam bidang industri yang membuat produk yaitu kertas rokok. Sebagian besar bahan baku produksi diimport dari luar negeri yaitu dari Prancis dan =ilipina. 7emudian produk yang dihasilkan dijual ke berbagai pabrik rokok dalam maupun luar negeri. &4 Proses produksinya disesuaikan dengan rencana penjualan, dan aktifitas pengadaan materialnya diselaraskan dengan rencana produksi sesuai dengan jadwal, kualitas dan kuantitas yang dibutuhkan, '4 =ungsi atau bagian pembelian bertanggung jawab dalam menjamin kesinambungan suplai bahan baku utama yang diperlukan dalam proses produksi. Dimana tujuan utamanya adalah agar proses produksi berlangsung lancar dalam arti terpenuhi jadwal dan volume produksi, (4 Aktifitas pembelian dilakukan secara bersaing atas dasar nilai yang ditentukan tidak hanya pada harga yang tepat tetapi juga pada waktu yang tepat serta jumlah dan mutu yang tepat pula, )4 Pengendalian aktifitas pembelian dimulai dari diterimanya purchase reGuisition, pemilihan pemasok, penerimaan material hingga penyimpanannya. !erdasarkan hasil pemeriksaan pendahulian ini, kemudian dirumuskan tujuan pemeriksaan sementara sebagai berikut$ #4
7eterlambatan proses produksi terjadi karena keterlambatan pengadaan bahan baku,
&4
Pemrosesan kegiatan perusahaan bersifat komputerisasi. '3
7emudian dilakukan pengembangan kriteria awal, yang berhasil merumuskan kriteria sebagai berikut$ #4 Pembelian bahan baku harus disesuaikan dengan purchase requisition dari pihak yang
membutuhkan
menyangkut
jadwal
yang
dibutuhkan,
kualitas
dan
kuantitasnya, &4 Pembelian bahan baku harus dikoordinasikan dengan pengendalian pesediaan dan perencanaan produksi dalam persediaan minimum, '4 Penentuan tingkat persediaan minimum harus mempertimbangkan kemungkinan terjadinya$ a4 keterlamabatan pasokan bahan baku b4 pengembalian barang c4 perubahan permintaan yang terjadi. (4 @aminan transportasi untuk efektivitas pengiriman bahan sampai ke tujuan, )4 Pemilihan pemasok terbaik, kemudian penegasan kembali komitmen dengan pemasok. $. 8eie= an Pengujian Pengenalian 9anajemen
Dari hasil review dan pengujian terhadap pengendalian manajemen perusahaan diperoleh informasi sebagai berikut$ #4 Produksi permintaan akan bahan baku telah dirumuskan secara jelas, &4 Pembelian terselenggara dengan orientasi yang paling menguntungkan bagi perusahaan, '4 Para 2calon4 pemasok memenuhi persyaratan penawaran, (4 Prosedur penentuan pemasok terpilih dan pertimbangannya, )4 7ebijakan yang jelas dan tegas mengenai penerimaan hadiah, tanda mata dari pemasok, *4 Pengambilan keputusan terakhir tentang melakukan transaksi atau tidak, /4 7etentuan tentang penggunaan formulir permintaan dan pejabat yang berwenang menandatanganinya, C4 Penentuan batas pemesanan kembali berdasarkan tingkat persediaan minimum, 4 7urangnya koordinasi antar bagian pembelian dengan gudang mengenai jumlah persediaan minimum, #34 Pencatatan secara manual dan komputerisasi agar perusahaan mempunyai bac01up data transaksi, '#
##4 Perusahaan mempunya catatan pengangkutan dan tarif angkutan. !erdasarkan hasil revie2 ini, maka ditentukan tujuan pemeriksaan sebenarnya keterlambatan proses produksi terjadi karena keterlambatan bahan bakuB. . Pemeriksaan Lanjutan
Pemeriksaan ini bertujuan untuk memperoleh bukti yang cukup untuk mendukung tujuan pemeriksaan yang sesungguhnya, yang telah ditetapkan berdasarkan hasil review dan pengujian pengendalian manajemen. 6angkah"langkah pemeriksaan pada tahap ini meliputi$ #4
9engumpulkan tambahan informasi latar belakang objek pemeriksaan yang diperlukan,
&4
9emperoleh bukti yang relevan, material dan kompeten,
'4
9embuat ringkasan atas bukti yang telah diperoleh dan mengelompokkan ke dalam kelompok kriteria, penyebab dan akibat,
(4
9enyususn kesimpulan atas dasar ringkasn bukti yang telah diperoleh dan mengidentifikasi bahwa akibat yang ditimbulkan dari ketidaksesuaian antara kondisi dan kriteria cukup penting dan material. 7esimpulan ini merupakan pemantapan temuan hasil pemeriksaan.
Dari pemeriksaan lanjutan, ditemukan beberapa temuan hasil pemeriksaan sebagai berikut$
Ta$el 2.1 Da0tar 8ingkasan Temuan Pemeriksaan N#
#.
&.
/#nisi
/riteria
Pen-e$a$
Aki$at
Persediaan di gudang
!agian pembelian
Penetapan tingkat
!agian
berada di bawah
(purchasing)
pemesanan
gudang
persyaratan minimum.
mengumpulkan, mencatat
kembali tidak
melakukan
dan memelihara catatan
memperhitungkan peubahan
yang faktual tentang
perubahan
permintaan
persediaan yang maksimum
permintaan.
kepada
7eterlambatan
dan minimum.
bagian
!agian pembelian
pembelian. Proses
7urangnya
'&
pengadaan barang.
(purchasing) melakukan
koordinasi antara
produksi
aktifitas pengadaan bahan
bagian pembelian
tidak
baku berdasarkan
dengan bagian
memenuhi
Purchase Requisition dari
gudang.
jadwal
gudang.
produksi.
!erdasarkan ringkasan temuan pemeriksaan yang telah diperoleh, maka kesimpulan pemeriksaan dibedakan atas kondisi, kriteria, penyebab dan akibat. #4 7ondisi $ keterlambatan pengadaan bahan baku &4 7riteria $ a4 Aktifitas pembelian disesuaikan dengan purchase reGuisition dari bagian gudang, meliputi waktu pengiriman, kualitas dan kuantitasnya, b4 7oordinasi antara bagian pembelian dengan bagian gudang mengenai jumlah persedian bahan baku di gudang, c4 >nformasi catatan yang faktual tentang persediaan yang maksimum dan minimum. '4 Penyebab $ a4
7urangnya koordinasi antara bagian gudang kepada bagian pembelian mengenai perubahan permintaan yang terjadi,
b4
Penetapan tingkat persediaan minimum tidak memperhitungkan perubahan permintaan, yang mengharuskan waktu pengadaan barang lebih cepat dari permintaan sebelumnya demi kelancaran aktifitas produksi.
(4 Akibat $ proses produksi tidak sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan. . Pela"#ran
+ahap ini merupakan tahap terakhir dari kegiatan pemeriksaan operasional yaitu membuat laporan hasil audit operasional. 6aporan hasil pemeriksaan operasional atas pembelian bahan baku dibuat secara tertulis dan disampaikan kepada general manager . 6aporan harus disusun secara objektif, jelas dan singkat agar isinya mudah dimengerti. 6aporan pemeriksaan operasional pada umumnya meliputi unsur"unsur sebagai berikut$ #4 +ujuan dan ruang lingkup pemeriksaan, untuk memberikan gambaran manfaat tersebut kepada pembaca, &4 +emuan pemeriksaan, yang dijelaskan secara objektif dalam bahasa yang jelas dan sederhana,
''
'4 Saran dan rekomendasi, untuk mengambil tindakan yang perlu dilakukan untuk mengatasi masalah yang ada. e. Tinak Lanjut
+indak lanjut atas hasil pemeriksaan operasional merupakan indikasi yang menunjukkan sampai sejauh mana pemeriksaan yang telah dilakukan mendapat tanggapan dan dukungan dari general manager , karena segala usaha dilakukan dalam melaksanakan pemeriksaan operasional akan berarti apabila disertai tindak lanjut atas saran atau rekomendasi yang telah diberikan. Adapun saran atau rekomendasi yang telah diberikan, sebagai berikut$ #4 Dibutuhkan koordinasi yang efektif antara bagian pembelian dengan bagian gudang mengenai jumlah persediaan minimum yang terdapat di gudang, dimana bagian gudang membuat tembusan data mengenai persediaan bahan baku ke bagian pembelian sehingga bagian pembelian dapat mem" /ollo2 up permintaan bahan baku dari gudang, &4 Analisa jadwal produksi mingguan untuk mengetahui penyimpangan dari rencana, sehingga dapat menghindari terjadinya jumlah persediaan dibawah persyaratan minimum akibat proses produksi yang berjalan lebih cepat dari dugaan semula, karena melonjaknya permintaan pasar.
2.1)
Analisa Deskri"ti0 /uantitati0 a. Pelaksanaan Sistem 9anajemen Pem$elian Bahan Baku "aa PT. :;<
P+. - dalam melakukan kegiatan pembelian bahan baku telah menunjukkan sistem manajemen yang baik dan terpercaya. Sistem manajemen ini mempunyai tugas yang penting dan bertanggung jawab penug dalam melakukan pembelian bahan baku utama yang dibutuhkan. Pelaksanaan sistem manajemen pembelian bahan baku dapat dilihat dari kebijakan pembelian bahan baku yang dilakukan P+. - serta penerapan kebijakan tersebut pada pelaksanaan kegiatan pembelian bahan baku. 7egiatan dari pembelian bahan baku dapat dilihat dari fungsi pemisahan tugas, prosedur, dan otorisasi serta kelengkapan dokumennya. Adapun kegiatan pembelian bahan baku tersebut dilakukan sesuai dengan tahapannya$ #4 +ahap permintaan bahan baku sesuai kebutuhan, &4 +ahap pembelian bahan baku secara tepat, '(
'4 +ahap penerimaan bahan baku, (4 +ahap penyimpanan bahan baku. 7egiatan pembelian bahan baku yang dilakukan pada tahapan diatas menjelaskan bahwa pembelian bahan baku yang dilakukan bagian pembelian sesuai rencana sehingga tercapailah tugas"tugas bagian pembelian, sehingga hasil dari sistem manajemen pembelian bahan baku yang baik. $. Pelaksanaan Pemeriksaan !"erasi#nal atas /egiatan Pem$elian Bahan Baku agar a"at 9eningkatkan e0isiensi an e0ekti0itas "aa PT. :;<
Pemeriksaan operasional atas kegiatan pembelian bahan baku yang dilakukan pada P+.PD9 >ndonesia dilaksanakan dengan tahap pendahuluan, revie2 dan pengujian pengendalian manajemen, tahap pemeriksaan lanjutan, pelaporan dan tindak lanjut. #4 +ahap Pendahuluan 6angkah awal yang dilakukan oleh manajemen atau auditor internal adalah melakukai survei pendahuluan pada bagian pembelian dan bagian lain yang terkait dengan pembelian bahan baku sehingga auditor internal memiliki pengetahuan yang cukup untuk mengetahui keadaan bagian yang diperiksa. Auditor internal juga melakukan pengamatan sekilas atas fasilitas fisik sihingga auditor internal memperoleh informasi mengenai fasilitas fisik perusahaan. Auditor internal juga mencari data tertulis sehingga auditor internal dapat memastikan bahwa perusahaan teutama bagian pembelian telah menerapkan praktik"praktik manajemen secara konsisten. Auditor >nternal juga melakukan wawancara dengan manajemen agar auditor internal dapat memahami kebijaka"kebijakan yang dijalankan oleh perusahaan. &4 :eview dan Pengujian Pengendalian 9anajemen Pada tahap ini auditor internal melakukan review dan pengujian terhadap pengendalian manajemen objek audit, dengan tujuan untuk menilai efektifitas pengendalian manajemen dan mendukung pencapaian tujuan perusahaan. '4 +ahap Pemeriksaan 6anjutan Pada tahap ini auditor internal melakukan studi lapangan, dimana auditor melakukan pengamatan secara langsung atas kegiatan pembelian bahan baku mulai dari permintaan bahan baku sampai penyimpanannya, dan pemeriksaan dokumen"dokumen yang digunakan. Auditot juga melakukan kegiatan analisis
')
untuk mengetahui kelemaha"kelemahan kegiatan pembelian dan untuk mengetahui penyimpanan antara rencana dan realisasi pembelian. (4
+ahap Pelaporan Pada tahap ini auditor internal membuat laporan hasil pemeriksaan yang terdiri dari ringkasan pemeriksaan pendahuluan yang terdiri dari informasi mengenai objek yang diperiksa serat hasil pemeriksaan yang mencangkup temuan" temuan, rekomendasi dan hal"hal yang perlu diperhatikan.
)4
+indak 6anjut Pada tahap ini auditor internal memberikan saran atau rekomendasi kepada bagian pembelian yang bertujuan untuk memperbaiki masalah yang ada dan meningkatkan efektifitas perusahaan.
+ahapan pemeriksaan operasional tersebut menunjukkan bahwa pemeriksaan operasional yang dilakukan pada P+. - berperan dalam menilai efesien dan efektifitas perusahaan. al ini terlihat dari temuan permasalahan yang dihadapi perusahaan serta pemberian saran aatu rekomendasi dari pihak auditor internal dalam memperbaiki masalah tersebut, serta mengidentifikasi kesempatan untuk meningkatkan efektifitas perusahaan. a. Penilaian E0isiensi
a4 !agian yang berkaitan dalam aktivitas pembelian Dalam pemeriksaan operasional dilakukan pemeriksaan atas seluruh aktifitas pembelian bahan baku. Aktifitas pembelian bahan baku yang dilakukan pada P+. - dilakukan oleh ( 2empat4 bagian yang terkait dengan proses pengadaan bahan baku yang dibutuhkan, yaitu $ bagian gudang, bagian pembelian, bagian penerimaan dan bagian akuntansi. !agian tersebut mempunyai tugas dan tanggung jawab masing"masing sesuai dengan kebijakan yang diberlakukan pada perusahaan. b. !iaya penyimpanan Dengan adanya laporan stoc0 minimum, efisiensi kegiatan pembelian dapat dilihat dari semakin kecilnya stoc0 minimum yang ada digudang maka biaya penyimpanan akan semakin berkurang dan tingkat efisiensinya dapat tercapai. Dalam pemeriksaan operasional dilakukan pemeriksaan terhadap laporan stock minimum, hal ini dilakukan untuk dapat meyakinkan bahwa tingkat efisiensi dapat tercapai. '*
Ta$el 2.2 Bia-a Pen-im"anan N#
Bagian Pen-im"anan
2,,:
Dalam :upiah 2:p4 2,,;
#
Depresiasi ?udang
).)33.333
).333.333
&
Staf ?udang
#/.333.333
#&.333.333
'
Iilai $nventory
C3.333.333
/C.333.333
1,2.&,,.,,,
*&.,,,.,,,
T#tal
Dari tabel penyimpanan diatas dapat dijelaskan semua bagian penyimpanan dapat meningkatkan efisien. a. Depresiasi ?edung 9engalami depresiasi dikarenakan gudangnya menjadi lebih kecil, maka depresiasi gudangnya berkurang dari :p. ).)33.333," menjadi :p. ).333.333," b. Staff ?udang Dalam tahap pengelolaan administrasi gudang yang tadinya dibutuhkan / 2tujuh4 orang dengan adanya perampingan pad stock maka sisa yang diperkerjakan menjadi ) 2lima4 orang. Satu dibagian administrasi dan satu orang lagi dibagian operasional. c. Iilai $nventory Dengan digunakan kebutuhan stock minimum nilai inventory di gudang yang biasanya mencapai nilai :p. C3.333.333," pada tahun &33C turun menjadi :p. /C.333.333." pada tahun &33 diakibatkan quantity yang berkurang. $. Penilaian E0ektiitas
+ugas bagian pembelian dapat dilihat dari tahap permintaan bahan baku sesuai kebutuhan, tahap pembelian bahan baku secara tepat, tahap penerimaan bahan baku serta tahap penyimpanan bahan baku. Dalam pemeriksaan operasional dilakukan pemeriksaan terhadap fungsi otorisasi dan tugas yang dilakukan oleh bagian pembelian, sehingga dapat diketahui bahwa pembelian dilakukan sesuai dengan rencana dan tujuan perusahaan. Aktifitas pembelian dapat dikatakan efektif apabila bagian pembelian '/
melakukan kegiatan pembelian bahan baku sesuai dengan kebijakan pembelian bahan baku yang ditetapkan perusahaan. 9elalui pemeriksaan operasional terhadap pelaksanaan fungsi"fungsi pembelian bahan baku berdasarkan kebijakan yang ada dengan pemeriksaan ini maka penilaian terhadap efektifitas pembelian bahan baku dapat tercapai.
BAB III PENUTUP
3.1 /esim"ulan
#. + uj ua n u ta ma
d al am
a ud it
ma na je me n f un gs i p emb el ia n a da la h u nt uk
menentukan efisiensi dan efektiLitas perusahaan dalam membelanjakan sumber daya keuangan mereka. &. =ungsi pembelian memiliki nilai dan arti penting bagi perusahaan karena sangat menunjang operasional perusahaan. '. +erdapat ( sasaran audit manajemen pada fungsi pembelian, yaitu berikut ini $ a . S a s ar a n s tr a t eg i k f un g s i pe m be l i a n. b . Perencanaan operasional5induk. c . + ip e d a n s t r uk t u r o rg a ni s a s i p em b e li a n. d . 9 e ka n i sm e p e n ge n da l i an p e m b el i a n. 'C
(. =ungsi pembelian sering diangap fungsi yang paling penting dan berpengaruh pada unit"unit operasi yang ada di perusahaan. Pada banyak perusahaan, fungsi pembelian merupakan awal dari sebuah proses bisnis. ) . + a h a p " t a ha p a u d i t f u n g s i p e mb e l i a n $ a . + a h a p a n p e mb e l i a n d a n p e n g e n da l i a n n y a . b. Program Pemeriksaan 7egiatan Pembelian. c . Pe m e r i k s a a n S u b s t a n s i . *. Sistem manajemen pembelian bahan baku pada P+. - telah dilakukan dengan baik. +erlihat dari kegiatan pembelian bahan baku selalu berpedoman pada kebijakan, fungsi pemisahan tugas, prosedur dan otorisasi, serta kelengkapan dokumen. Aktifitas pembelian bahan baku yang dilakukan berjalan sesuai rencana dan tujuan perusahaan. /. Pemeriksaan operasional atas kegiatan pembelian bahan baku yang dilakukan pada P+. - melalui beberapa tahapan yaitu tahap pemeriksaan pendahuluan, review dan pengujian pengendalian manajemen, tahap pemeriksaan lanjutan, pelaporan dan tindak lanjut. Pemeriksaan operasional yang dilakukan pada P+. - dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas perusahaan hal ini terlihat dari temuan"temuan pada saat pelaksanaan pemeriksaan telah dilaporkan dengan disertai saran dan rekomendasi perbaikan, dan kemudian ditindak lanjuti oleh bagian pembelian untuk mencapai hasil yang lebih baik dalam meningkatkan mutu perusahaan.
3.2 Saran
Adapun saran"saran yang diberikan, yaitu $ #. Perusahaan sebaiknya mempertahankan pelaksanaan pemeriksaan operasional atas pembelian bahan baku dan lebih meningkatkan kinerja manajemennya. &. 9eningkatkan koordinasi dan mengumpulkan informasi yang efektif antara bagian pembelian dengan bagian"bagian lainnya yang terdapat dalam perusahaan yang besar kegunaannya dalam upaya mengelola perusahaan dengan pendekatan kesisteman di masa depan. '. 6aporan hasil pemeriksaan yang telah disetujui pihak manajemen kemudian ditindak lanjuti oleh divisi pembelian sebaiknya dimonitor secara terjadwal. al ini dimaksudkan untuk mengetahui secara pasti bahwa laporan hasil pemeriksaan yang menunjukkan kelemahan"kelemahan
pembelian bahan baku benar"benar
ditindak lanjuti
serta
mengetahui kesulitan yang dihadapi bagian pembelian dalam tindak lanjut tersebut. '
