GOVERNO DO ESTADO DE MATO GROSSO DO SUL FUNDAÇÃO ESCOLA DE GOVERNO DE MATO GROSSO DO SUL ESCOLAGOV - MS
PROGRAMA DE DESENVOLVIMENTO DE COMPETÊNCIAS DESENVOLVIMENTO DE COMPETÊNCIAS GERAIS
MS PROJECT TEORIA, CONTEXTUALIZAÇÃO E TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO
CAMPO GRANDE-MS
2017 2
1. ORIENTAÇÕES PARA OS(AS) PARTICIPANTES
Prezado(a) participante, É com muita satisfação que recebemos você na Fundação Escola de G overno overno de Mat Mato G ros s o do S ul – ESCOLAGOV. A seguir apresentamos algumas informações básicas de como proceder em algumas situações do seu dia-a-dia. O período em que você estiver conosco será marcado pela troca de experiências e aprendizagens. Assim como você, você, outras pessoas pessoas estarão freqüentando os cursos oferecidos oferecidos nesta Instituição. Nossa equipe estará a sua disposição para quaisquer outros esclarecimentos quanto ao funcionamento da ESCOLAGOV . Seja bem-vindo! Estamos torcendo pelo seu sucesso.
1.1. Quem pode fazer os cursos da ESCOLAGOV? Os cursos do catálogo ESCOLAGOV, são destinados prioritariamente aos (as) servidores(as) públicos(as) estaduais, podendo, no entanto, caso a atividade esteja prevista em algum programa de parceria, ter parte de suas vagas destinadas a servidores municipais, federais ou a indicações da sociedade civil.
1.2. Qual é o custo dos cursos do Catálogo ESCOLAGOV para os(as) servidores(as)? Os cursos geralmente são gratuitos, tanto para servidores (as) efetivos (as) e comissionados (as), podendo, no entanto, ocorrer algum tipo de cobrança caso se verifique a necessidade de complementação de seus custos devido à insuficiência orçamentária.
1.3. Qual é a carga horária dos cursos? A carga horária dos cursos será de acordo com a área (turmas abertas) e a demanda das instituições (turmas fechadas). Os(As) instrutores(as) convocados(as) serão comunicados(as) com antecedência para adequar a carga horária de acordo com a demanda.
1.4. Onde encontrar informações sobre a programação de cursos? No site www.escolagov.ms.gov.br , acessando o link “cursos”, o interessado encontrará o catálogo de cursos com as datas, horários e carga horária.
1.5. Como fazer as inscrições? Para se inscrever o (a) interessado (a) deve procurar o(a) Coordenador de Capacitação do seu órgão e preencher a ficha de inscrição.
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Somente serão aceitas as fichas enviadas pelos(as) Coordenadores de Capacitação. A inscrição não garante a participação no curso. O(A) interessado(a) deverá aguardar a confirmação da matrícula por e-mail.
1.6. Quais são as regras para a participação nos cursos? Para a participação nos cursos devem ser observadas as seguintes regras: A freqüência mínima exigida para certificação é de 75% da carga horária total dos cursos.
Somente as disciplinas transversais podem ser justificadas e o servidor(a) será orientado para fazer a disciplina em outro curso. O cumprimento da carga horária destinada aos temas transversais é obrigatório para a certificação.
Quando o(a) servidor(a) já tiver participado de alguma disciplina transversal, deverá comunicar a coordenação do curso, por escrito, quando e em qual curso foi cumprida a carga horária.
Em caso de desistência do curso o(a) servidor(a) deverá imprimir o Formulário de Justificativa da Desistência, encontrado no site www.escolagov.ms.gov.br , preenchê-lo, solicitar a assinatura pela chefia imediata e entregar na Fundação Escola de Governo. Sem esse procedimento o(a) servidor(a) perderá, por um prazo de 02 (dois) anos, a oportunidade de matricular-se em outro curso oferecido na ESCOLAGOV.
Em caso de desistência em até 03 (três dias) antes do início do curso, o(a) servidor(a) NÃO precisa apresentar uma justificativa formal, MAS deverá entrar em contato com a coordenação do curso para informar a desistência. Caso ele(a) não faça a comunicação, incidirá as penalidades de desistente sem justificativa.
O certificado será expedido em até 30 dias após a conclusão do curso e o(a) servidor(a) deverá retirá-lo na ESCOLAGOV.
A avaliação da aprendizagem será processual processual e definida pelo(a) instrutor(a) no plano de curso. Em alguns cursos o aproveitamento dos(as) participantes será avaliado mediante uma média final. Os dirigentes dos órgãos públicos serão informados a respeito do aproveitamento que seus respectivos servidores obtiverem nos cursos.
1.7. Como obter o material didático (apostilas, livros, textos) usados nos cursos? As apostilas e textos ficam disponibilizados no site www.escolagov.ms.gov.br , acessando o link “cursos” para os(as) servidores(as) matriculados(as) nos cursos. Os(As) mesmos(as) deverão imprimir o seu material e encaderná-los quando for o caso. 4
GOVERNO DO ESTADO DE MATO GROSSO DO SUL FUNDAÇÃO ESCOLA DE GOVERNO DE MATO GROSSO DO SUL ESCOLAGOV - MS
PROGRAMA DE DESENVOLVIMENTO DE COMPETÊNCIAS DESENVOLVIMENTO DE COMPETÊNCIAS ADMINISTRATIVAS E OPERACIONAIS
MS PROJECT 2016
CAMPO GRANDE-MS 2017 5
SUMÁRIO
INTRODUÇÃO.......................................... ................................................................. ............................................. ............................................. ................................... ............ 9 1. O MS Project ............................................................ ................................................................................... .............................................. ................................. .......... 10 1.1. O que é ............................................ ................................................................... ............................................. ............................................. ................................. .......... 10 1.2. Características Básicas ............................................ .................................................................. ............................................ .............................. ........ 10 1.3. A Tela Principal ............................................ .................................................................. ............................................ ......................................... ................... 11 2. Criando um Projeto Simples ......................................... ............................................................... ............................................ .............................. ........ 12 2.1. Criando um Novo Projeto e Entrando com os Dados ........................................... .............................................. ... 12 2.2. O Gráfico de Gantt ........................................... ................................................................. ............................................ ..................................... ............... 14 2.3. O Diagrama de Rede (ou Rede de Precedências) ............................................ ...................................................... .......... 16 2.4. Salvando os Dados ............................................ .................................................................. ............................................ ..................................... ............... 17 3. Criando um Projeto Simples (continuação) (continuação) ............................................ ................................................................... .......................... ... 17 3.1. A Tela Informações da tarefa ............................................ ................................................................... ......................................... .................. 17 3.2. Adicionando Anotações às Tarefas ........................................... .................................................................. ................................. .......... 18 3.3. Alterando Dados de Entrada .......................................... ................................................................. ............................................ ..................... 19 3.4. Alterando a Constituição de uma Tabela ............................................ .................................................................. ......................20 3.5. Emitindo Relatórios .......................................... ................................................................ ............................................ ..................................... ............... 20 3.6. A Visualização “Calendário” .......................................... ................................................................. ............................................ ..................... 21 3.7. Criando uma Linha de Base ........................................... .................................................................. ............................................ .....................22 4. A Duração do Projeto ................................................... ......................................................................... ............................................ .............................. ........ 23 4.1. Cálculos de Datas no MS Project .......................................... ................................................................. ..................................... .............. 24 4.2. Caminho Crítico ........................................... ................................................................. ............................................ ......................................... ...................25 4.3. O Calendário de Trabalho .......................................... ................................................................. ............................................. ......................... ... 26 4.4. Relações de Dependência entre Tarefas .......................................... ................................................................. .......................... ... 28 4.5. Tarefas Recorrentes (Repetitivas ou Periódicas) . ..................................................... ..................................................... 29 4.6. Divisão da Tarefa .......................................... ................................................................ ............................................ ......................................... ................... 31 4.7. Restrição de Datas ............................................ .................................................................. ............................................ ..................................... ............... 31 4.8. Data Limite ............................................. ................................................................... ............................................ ............................................. .......................... ... 33 4.9. Visualizando os Controladores Controladores (Drivers) da Tarefa ............................................. ................................................ ... 33 4.10. Reduzindo a Duração de um Projeto ......................................... ............................................................... .............................. ........ 34 5. Organizando Organizando o Projeto .............................................. ..................................................................... ............................................. ................................. ........... 35 5.1. Tarefa de Resumo ......................................... ............................................................... ............................................ ......................................... ................... 35 5.2. Marcos (Milestones) ou Etapas ......................................... ............................................................... ......................................... ...................36 6. Usando Recursos - Parte I ............................................ .................................................................. ............................................ .............................. ........ 37 37 6.1. Definições Preliminares ........................................... ................................................................. ............................................ .............................. ........ 38 6.2. Atribuindo Recursos ............................................ .................................................................. ............................................ ................................. ...........39 6.3. Gráficos e Visualizações .......................................... ................................................................ ............................................ .............................. ........ 41 6.4. Relatórios Disponíveis para Recursos ......................................... ............................................................... .............................. ........ 43 7. Usando Recursos - Parte II ........................................ .............................................................. ............................................ ................................. ........... 43 43 7.1. A Planilha de Recursos ........................................... ................................................................. ............................................ .............................. ........ 44 7.2. Atribuindo Recursos ............................................ .................................................................. ............................................ ................................. ...........45 7.3. A Caixa de Diálogo Atribuir Recursos ............................................ ................................................................... .......................... ... 48 7.4. A Caixa de Diálogo Informações sobre o Recurso ............................................ ................................................... ....... 48 7.5. A Caixa de Diálogo Informações sobre a Atribuição ............................................ ............................................... ... 49 8. Duração versus Recursos ............................ .................................................. ............................................ ............................................ .......................... .... 50 8.1. Tipos de Tarefas ........................................... ................................................................. ............................................ ......................................... ...................50 8.2. Uso do Campo Tipo de Tarefa Padrão ............................................ ................................................................... .......................... ... 51 6
8.3. Uso do Campo Controlada pelo empenho ................................................................. 53 8.4. A Tabela Trabalho ......................................................................................................54 8.5. Utilizando Percentuais ................................................................................................ 54 8.6. Uso Parcial do Recurso ............................................................................................... 55 8.7. O Calendário de Recursos .......................................................................................... 56 9. Custos ............................................................................................................................... 57 9.1. Trabalhando com Custos Fixos .................................................................................. 57 9.2. Trabalhando com Custos em Recursos ..................................................................... 58 9.3. Definições Preliminares ............................................................................................... 58 10. Custos Fixos ................................................................................................................. 59 10.1. Um Exemplo de Aplicação de Custo Fixo ............................................................... 59 10.2. Relatórios, Gráficos e Visualizações ........................................................................60 10.3. Uso do Ícone Estatísticas ........................................................................................... 63 11. Custos em Recursos ...................................................................................................... 63 11.1. Fornecendo Dados ao MS Project ............................................................................ 64 11.2. Outras Opções de Fornecimento de Dados ............................................................. 68 11.3. Solicitando Relatórios ............................................................................................... 69 11.4. Uso do Ícone Estatísticas ........................................................................................... 70 12. Tempo: Executando um Projeto Simples ..................................................................... 70 12.1. Revendo a Linha de Base do Projeto ....................................................................... 70 12.2. Fornecendo Dados de Execução de Tempo .............................................................71 12.3. Apagando Dados de Execução .................................................................................. 77 12.4. Uso de Caixas de Diálogo .......................................................................................... 77 12.5. Novas Opções de Cálculo .......................................................................................... 78 13. Tempo: Executando um Projeto Simples (continuação) .............................................. 79 13.1. Comparando Dados Atuais com Linha de Base: o Gantt de Controle ................. 79 13.2. Uso de Indicadores Gráficos ..................................................................................... 80 13.3. Replanejando o Projeto ............................................................................................. 82 14. Recursos: Execução...................................................................................................... 83 14.1. Fornecendo Dados de Execução ............................................................................... 84 14.2. Exemplo: Acompanhamento da Execução ..............................................................85 14.3. Acompanhamento Periódico ..................................................................................... 86 14.4. Uso de Indicadores Gráficos ..................................................................................... 87 15. Custos Fixos: Acompanhamento da Execução............................................................. 88 15.1. A Tabela Custo ..........................................................................................................88 15.2. As Definições Preliminares .......................................................................................89 15.3. Fornecendo Dados de Execução do Projeto ............................................................90 15.4. Relatórios de Acompanhamento de Custos ............................................................. 91 15.5. Uso de Indicadores Gráficos ..................................................................................... 91 15.6. Uso do Ícone Estatísticas ........................................................................................... 92 15.7. Atualização Periódica de Custos .............................................................................. 92 16. Custos em Recursos: Acompanhamento da Execução ................................................. 93 16.1. Definições Preliminares ............................................................................................. 94 16.2. Fornecendo Dados de Execução ............................................................................... 94 16.3. Relatórios de Acompanhamento ..............................................................................96 16.4. Uso de Indicadores Gráficos ..................................................................................... 97 16.5. Acompanhamento Periódico ..................................................................................... 98 16.6. Acompanhamento pelo Ícone Estatísticas ...............................................................98 17. Superalocação de Recursos .......................................................................................... 98 17.1. Um Exemplo ............................................................................................................... 99 7
17.2. Localizando Recursos Superalocados .................................................................... 101 17.3. Substituição de Recurso .......................................................................................... 102 17.4. Trabalhando em Hora Extra .................................................................................. 103 17.5. Modificando o Período de Trabalho de um Recurso ............................................ 104 18. Nivelamento de Recursos ........................................................................................... 104 18.1. Nivelamento Efetuado pelo Usuário ...................................................................... 104 18.2. Nivelamento Efetuado pelo Programa ................................................................... 106 18.3. Retirando o Nivelamento ........................................................................................ 109 18.4. Escolhendo a Melhor Estratégia ............................................................................109 19. Múltiplos Projetos ...................................................................................................... 110 19.1. Subprojetos ..............................................................................................................110 19.2. Trabalhando com o Projeto Mestre ....................................................................... 115 19.3. O Conjunto de Recursos (Resource Pool) ............................................................. 115 20. O Organizador ............................................................................................................ 118 20.1. O Organizador ......................................................................................................... 118
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INTRODUÇÃO O escopo desta apostila é ajudá-lo (a) a familiarizar-se com as principais práticas das ferramentas para o planejamento e acompanhamento de projetos, situando o MS Project Professional 2016 no contexto da Gestão de Projetos. Baseado nas melhores práticas de utilização, a apostila mostra como obter o máximo do software e mostrando o ambiente, processos específicos e ferramentas a serem utilizadas para planejar, executar e controlar de maneira eficaz seus projetos e subprojetos, aumentando de forma significativa as probabilidades de sucesso e conclusão das atividades conforme prazos, custos e escopo previamente estabelecidos.
9
1.
O MS Project 1.1. O que é
O MS Project, da Microsoft, é um dos mais populares entre os programas atualmente existentes. Sua versão inicial rodava no ambiente DOS e foi lançada em 1985. A principal característica deste programa sempre foi a facilidade de uso. Assim, apesar de nem sempre ter oferecido o “estado-da-arte” no assunto gerenciamento de projetos, sua simplicidade de uso atraía simpatizantes, mesmo em empresas que também utilizavam outros softwares mais poderosos para a mesma finalidade. Com o passar do tempo, a Microsoft foi tornando-o cada vez mais poderoso e, atualmente, ele já rivaliza com os melhores programas existentes. Seu aspecto visual, constituído de um conjunto de planilhas e gráficos que permitem muita facilidade de manuseio, continua imutável.
1.2. Características Básicas Dentre os inúmeros recursos que o programa oferece, no que se refere a aspectos de gerenciamento de projetos, destacam-se:
Geral
Baseia-se no modelo Diagrama de Rede (ou diagrama de precedências): as tarefas do projeto são criadas na forma de blocos interligados, formando uma rede. Utiliza tabelas no processo de entrada de dados. Existe um conjunto padrão de tabelas e o usuário pode criar suas próprias tabelas. Em muitas situações, um Gráfico de Gantt é gerado automaticamente, auxiliando o processo de entrada de dados. Aceitam-se relações de precedências entre tarefas do tipo Fim-Início, InícioInício, Fim-Fim e Início-Fim. Permite tarefas recorrentes (ocorrem de forma repetitiva). Por exemplo, em um projeto pode-se planejar a realização de reuniões todas as segundas-feiras. Permite estabelecer níveis hierárquicos por meio de “tarefas de resumo”. Este aspecto é muito útil na criação da Estrutura Analítica do Projeto (EAP). Permite uso de subprojetos. Possui recursos para agrupar, filtrar e classificar tarefas. Possui um conjunto padrão de relatórios e o usuário pode criar seus próprios.
Tempo (datas e folgas)
O cálculo da rede é feito automaticamente com a entrada de dados. Esta opção pode ser desativada, caso conveniente. Permite definição de “semana de trabalho”, expediente de trabalho e feriados. O cálculo da rede pode ser feito “do início para o fim” ou “do f im para o início”. Permite uso de “datas programadas” para as tarefas. Permite uso do modelo probabilístico.
Recursos 10
Os recursos são ligados diretamente às tarefas. Existem dois tipos de recursos: trabalho (pessoal ou equipamento) e material. Permite redistribuição de recursos (ou nivelamento de recursos), manual ou automático.
Custos Os custos são ligados diretamente às tarefas na forma de custos fixos ou indiretamente na forma de custos dos recursos.
1.3. A Tela Principal Ao se ativar o MS Project (ambiente Windows), surge a tela inicial do programa que tem o formato da figura abaixo.
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Figura 1.1: Tela Inicial do MS Project.
1. Menu principal: é a barra tradicional dos produtos da Microsoft que contém comandos tipo “cortina”. Todos os comandos do MS Project são encontrados aqui. Os mais usados aparecem também nas Barras de Ferramentas e na Barra de Modos na forma de ícones. 2. Barra de Ferramentas: contêm ícones para os comandos mais utilizados pelo usuário. Podem ser modificadas pelo usuário. 3. Coluna de identificação da tarefa: o MS Project numera automaticamente as tarefas criadas e coloca a identificação nesta coluna. 4. Área de tabelas: neste espaço são colocadas as diversas tabelas do banco de dados do MS Project. 5. Área Gráfica: aqui aparecem as visualizações gráficas, tais como o Gráfico de Gantt. 11
6. Escala de Tempo: esta escala pode ser reduzida ou ampliada pelo usuário. 7. Barra Separadora Vertical: pode ser movida para a esquerda ou direita, permitindo visualizar melhor a porção gráfica ou as outras colunas da área de dados.
2.
Criando um Projeto Simples 2.1. Criando um Novo Projeto e Entrando com os Dados Inicialmente, deve-se informar que se está iniciando um novo projeto. Efetue: Clique em Arquivo no menu principal e escolha Novo, depois Projeto vazio (surgirá uma tela como a Figura 1.1). Observe que a parte gráfica da tela está preparada para começar o projeto na data correspondente ao dia em que se está utilizando o computador. Visto que a data de início do projeto deste exemplo é 05/06/17, devemos fornecer esta informação da seguinte forma: Clique em Projeto + Informações do Projeto; o Forneça 05/06/17 no campo Data de início (Figura 2.1). o Clique em OK.
Figura 2.1: Tela “Informações sobre o projeto”.
A seguir o programa vai para a tela de entrada de dados. Inicialmente é necessário ampliar a parte visível da planilha para comportar também a coluna de predecessoras e, para isto, basta arrastar a barra separadora vertical existente ao lado da coluna Início. Projeto: “Construção de uma Pequena Casa”
Código 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Descrição Preparo do terreno Fundações Alvenaria Esgotos Telhado Piso Instalações Elétricas Instalações Hidráulicas Portas e Janelas Pintura Interna Pintura Externa Limpeza
Duração (Semanas) 2 3 3 1 5 1 3 4 6 8 2 1
Predecessoras --1 2 2 3 4 5 5 5; 6 7; 8; 9 9 10; 11
Agora leve o cursor até cada campo da planilha e digite os dados, tal como mostrado na Figura 2.2. Por exemplo, para fornecer os dados da primeira linha coloque o cursor no campo Nome da Tarefa da linha 1 e digite o texto mostrado na 12
coluna “Descrição” da tabela mostr ada acima. Observe que você NÃO DEVE DIGITAR os dados constantes das colunas Início (data de início) e Término (data de término): eles serão calculados automaticamente pelo programa . No capítulo 4 (item 4.7) abordamos as situações em que podemos preencher os campos Início e Término desta tabela. Algumas observações são importantes:
Na coluna Predecessoras utilizou-se ponto e vírgula (;) para separar diversos itens. Na coluna Duração usou-se “s” para significar semana. As opções são: o m: minutos h: horas o o d: dias s: semanas o me: meses o
Ao final, a tabela de dados deve ter um formato conforme a Figura 2.2.
Figura 2.2: Entrando com Dados.
Após a entrada de dados, o Gráfico de Gantt tem o formato da Figura 2.3. Neste gráfico alterou-se a definição da escala de tempo; a principal mostra meses e a secundária indica semanas. Este tópico é explicado no item 2.2.
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Figura 2.3: O Gráfico de Gantt.
Padronização de Procedimentos
A Tela Opções A entrada de dados pode ser facilitada pela criação de “padrões” de uso do MS Project, por meio da tela Opções. Para acessá-la, clique no menu Arquivo seguido de Opções. Dentre as opções, merece destaque, neste momento, a padronização da unidade de duração das tarefas, visto que o padrão do MS Project é “ Dias” e, para o exemplo anter ior, o conveniente seria usar “Semanas”. Para alterar este padrão, após acessar a tela Opções, clique em Cronograma e altere convenientemente o campo “Duração inserida em”. Por exemplo, conforme padrão inicial, sempre que se clicar “2” na coluna duração, o programa entende “2 dias”. Após a alteração sugerida acima, sempre que se clicar “2” na coluna duração, o programa entende “2 semanas”. Para este novo cenário, desejando-se informar que a duração de uma tarefa é de 3 dias deve-se digitar “3d”. Outra opção a ser utilizada refere-se ao tipo de tarefa: na mesma tela anterior preenche-se o campo “Tipo de tarefa padrão” como “Duração fixa”, ou seja, sua duração não é modificada por alterações na quantidade de recursos (este assunto será novamente abordado nos capítulos sobre recursos). Aproveite a oportunidade e navegue pelas opções disponíveis para ir se familiarizando com elas. O Período de Trabalho No MS Project as informações de duração de uma tarefa pressupõem que ela vai utilizar um determinado calendário (especificação da semana de trabalho, expediente e feriados). O calendário chamado de Padrão (Standard ) deste programa baseia-se nos seguintes dados:
A semana começa no domingo e termina no sábado. Os dias de trabalho vão de segunda-feira até sexta-feira. Os dias de não-trabalho são o sábado e o domingo. O expediente de trabalho é composto de 9:00 às 12:00 e 13:00 às 18:00. Nenhum feriado.
Para os nossos exemplos, foi efetuada a alteração no dia de início da semana para segunda-feira (veja campo “ A semana começa no (a)” da tela Arquivo + Opções + Cronograma). A consequência desta informação aparece na visualização da escala de tempo do Gráfico de Gantt, conforme se pode verificar. Por exemplo, o gráfico da Figura 2.3 mostra a semana “12” no mês “Jun 17”, que significa a semana que se inicia em 12/06/17 (uma segunda-feira). As outras informações fornecidas acima serão abordadas no capítulo 4 (item 4.3). Por enquanto é suficiente informar que os dados de um calendário qualquer podem ser alterados (clicando-se em Projeto + Alterar Período de Trabalho) ou podem-se construir outros calendários.
2.2. O Gráfico de Gantt Após digitar todos os dados, pode-se visualizar o Gráfico de Gantt, conforme se viu na Figura 2.3. Esta figura mostra uma visualização gráfica com uma escala de tempo diferente da padrão (em que a unidade de tempo é o dia). Usando a escala de tempo padrão não se consegue visualizar todo o projeto em uma única tela. Para 14
visualizar todo o gráfico em uma única tela, pode-se aumentar o espaço para a parte gráfica (ou diminuir a porção da parte da tabela), movendo a barra separadora vertical (por exemplo, tal como se fez na Figura 2.3). Outra opção é alterar a escala de tempo.
A Escala de Tempo Para alterar a escala de tempo temos as seguintes opções:
Usar comandos do menu principal: Clique em Exibir no menu principal. o No grupo Zoom, clique no botão Projeto Inteiro. o Usar os botões Ampliar e Reduzir do botão Zoom. Alterar diretamente na escala: Dê um duplo clique em qualquer ponto da escala de tempo para se o obter uma tela semelhante à Figura 2.4. Ou, então, coloque o cursor sobre a escala de tempo, clique com o botão direito e escolha Escala de tempo. Observe que a escala pode ter até três níveis (no caso de versões do MS Project anteriores a 2002 somente podemos ter dois níveis) e a escolha da quantidade de níveis é feita na seção Opções de escala de tempo. O default é trabalhar com dois níveis. Efetue, então as seguintes alterações (supondo-se apenas dois níveis): Na porção Camada intermediária: Unidades = Meses Contagem = 1 Na porção Camada inferior: Unidades = Semanas Contagem = 1 (significa o “tamanho do salto” entre duas entradas na Escala secundária. Caso se faça Contagem = 2, após a semana de 5/Jun/17 seria mostrada a semana de 19/Jun/17).
Figura 2.4: Alterando a Escala de Tempo. 15
2.3. O Diagrama de Rede (ou Rede de Precedências) Para se visualizar a rede de precedências (chamada de Diagrama de Rede no MS Project), clique no ícone Diagrama de Rede da Barra de Modos ou então clique em Exibir no menu principal e escolha Diagrama de Rede. Use os botões Ampliar e Reduzir para focalizar o desenho dentro da tabela. Após obter uma tela como a Figura 2.5, você pode percorrer as tarefas deste diagrama utilizando as teclas com setas no teclado de seu computador.
Figura 2.5: O Diagrama de Rede (Diagrama de Precedências).
Botão Direito do Mouse O botão direito do mouse é válido também para o Diagrama de Rede: basta clicar em qualquer posição vazia da porção gráfica (Figura 2.5). Assim, pode-se alterar o conteúdo de um bloco, suas cores, tamanho, etc. Por exemplo, desejando-se alterar o tamanho de cada bloco do diagrama, faça: Dê um clique no botão direito do mouse, estando o cursor em qualquer ponto vazio da área gráfica e escolha Estilos de Caixa.
Figura 2.6: Acionando o Botão Direito do Mouse com o Diagrama de Precedências. 16
Imprimindo o Diagrama de Rede Para imprimir, clique em Arquivo + Imprimir. Personalizando o Diagrama de Rede Para personalizar o Diagrama de Rede, coloque o cursor num ponto vazio, clique no botão direito do mouse e efetue as alterações desejadas.
2.4. Salvando os Dados Neste ponto podem-se salvar os dados que foram fornecidos. Para isto, efetue:
Clique em Arquivo e escolha Salvar . Forneça o nome do arquivo (Tempo1.mpp). Clique em OK.
Salvando Automático O usuário pode preparar o MS Project para efetuar salvamento automático. Para isto clique em Arquivo + Opções + Salvar e preencha os minutos de “Salvar automaticamente a cada”. Formato e Caminho Padrão para Salvamento O usuário pode especificar um formato padrão (por exemplo: Projeto) e um caminho padrão para salvamento. Para isto, clique em Arquivo + Opções + Salvar .
3.
Criando um Projeto Simples (continuação)
Vamos agregar mais informações de planejamento ao exemplo Tempo1.mpp criado no capítulo anterior. Na Figura 3.1 temos a visualização do Gráfico de Gantt. A tabela ali presente tem o nome de Entrada (confirme este dado em Exibir + Tabelas). Mostraremos, neste capítulo, como fornecer informações, utilizando a tela “Informações da tarefa” e como manipular as tabelas de entrada de dados e emitir relatórios. Finalmente mostraremos o importante conceito Linha de Base.
Figura 3.1: O Gráfico de Gantt.
3.1. A Tela Informações da tarefa Uma forma simples de acessar simultaneamente diversas informações importantes de uma tarefa selecionada é fornecida pela tela Informações da tarefa (Figura 3.2), que pode ser ativada por meio de um duplo clique na linha da tarefa 17
desejada, ou sobre um bloco no Diagrama de Rede. Pode ainda ser acessada clicando-se no ícone Informações ( ) do grupo Propriedades. Neste conjunto de telas cada “orelhinha” relaciona-se com um tipo de dados. Experimente percorrer cada uma delas. A seguir passamos a comentar a “orelhinha” Anotações.
Figura 3.2: Acessando mais informações sobre a tarefa Instalações Elétricas.
3.2. Adicionando Anotações às Tarefas A técnica de adicionar comentários ou anotações às tarefas é bastante útil, pois permite complementar o texto inserido na coluna Nome da Tarefa. Para efetuála, deve-se ir até a tela Informações da tarefa (veja Figura 3.2). Observe, nesta tela, que existe uma “orelhinha” chamada Anotações. Ao ser clicada, ela ativa uma tela conforme a Figura 3.3. Esta tela também pode ser acionada clicando-se no ícone Anotações da Tarefa ( ) da barra de ferramentas.
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Figura 3.3: Acessando detalhes sobre a tarefa Instalações Elétricas.
O recurso “inserir anotações” tem muitas aplicações. Por exemplo, ele contribui para se reduzir o tamanho de uma rede, evitando-se a criação de uma rede com uma grande quantidade de tarefas que mostram pequenos detalhes, sujeita a erros e de uso difícil no processo de execução do projeto. Assim, em lugar de criar diversas tarefas, pode-se criar uma única e escrever, no campo de comentários, dados sobre como a tarefa deve ser realizada. Obviamente, não se deve utilizar este recurso quando é fundamental a criação de outras tarefas. Na Figura 3.3 mostram-se os comentários que foram inseridos para a tarefa “Instalações Elétricas”. Observe, na Figura 3.1, que a coluna Indicadores na linha 7 possui um símbolo. Quando encostamos o cursor neste símbolo, parte das anotações correspondentes é automaticamente mostrada. O recurso “Anotações” pode também ser usado para inse rir lembretes, pendências, designar pessoas, etc. As anotações podem ser impressas em relatórios, conforme mostramos à frente na Figura 3.5.
Importante: qualquer que seja o uso de Anotações, seu conteúdo não tem nenhum efeito no cálculo da rede.
3.3. Alterando Dados de Entrada A alteração de dados de uma rede é realizada na própria tabela de dados. Alguns comentários são importantes:
Alterando dados de uma célula Para alterar conteúdo de uma célula de dados basta levar o cursor ao campo e digitar novamente os dados. Desejando efetuar uma pequena alteração no conteúdo de um campo, conservando o restante, basta colocar o cursor na posição desejada dentro do próprio campo e digitar a correção. Apagando uma linha de dados Para apagar uma linha de dados, coloque o cursor na coluna de identificação da tarefa e clique em Delete. Preenchendo um conjunto de células com o mesmo conteúdo Para preencher um conjunto de células na vertical com o mesmo conteúdo, preencha inicialmente a primeira célula. A seguir, temos as opções:
Destaque todas as células abaixo (inclusive a que foi preenchida) e clique no grupo Edição em Preencher + Para Baixo. Ou, então, arraste para baixo o sinal + existente no canto direito inferior da célula.
19
3.4. Alterando a Constituição de uma Tabela Uma tabela é constituída de colunas (veja a tabela Entrada na Figura 3.1) e cada coluna está associada a um campo do banco de dados do MS Project. Por exemplo, a coluna cujo título é “Nome da Tarefa” está associada ao campo “Nome”. Podemos facilmente alterar o título de uma coluna: basta clicar com o botão direito do mouse em cima do título da coluna, selecionar Configurações de Campo e alterar o campo Título da tela Configurações de Campo (veja Figura 3.4). Além disso, as tabelas de um projeto podem sofrer as seguintes alterações: Inclusão de novas colunas. Exclusão de colunas.
Figura 3.4: Tela Definição de coluna.
3.5. Emitindo Relatórios O MS Project permite imprimir uma série de relatórios (veja Figura 3.5). Clique na guia Relatório e depois no ícone desejado.
Figura 3.5: Tela de Escolha de Relatórios.
Painéis: o Burndown o Tarefas Futuras Visão Geral do Custo o Visão Geral do Projeto o Visão Geral do Trabalho o
Recursos: Recursos Superalocados o
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Visão Geral do Recurso Custos Fluxo de Caixa o Relatório de Valor Agregado o Saturações de Custos o o Visão Geral do Custo da Tarefa Visão geral de Custo do Recurso o Em Andamento o Relatório de Marco Tarefas Adiadas o o Tarefas Atrasadas Tarefas Críticas o o
Para imprimir um dos relatórios acima, faça: Clique na guia Relatório. Escolha a classe de relatório desejado (veja Figura 3.5). Selecione o relatório desejado. Clique em Imprimir no topo da tela.
Figura 3.6: Relatório Tarefas atrasadas.
Estes relatórios podem ser bastante úteis para gerenciar um projeto. Por exemplo, na Figura 3.6 mostra-se o relatório Tarefas atrasadas. Um relatório sempre está associado a uma tabela: alterando-se a constituição de uma tabela, os relatórios associados serão automaticamente alterados. Além disso, pela criação de novas tabelas, novos relatórios podem ser facilmente criados. O conteúdo do cabeçalho também pode ser alterado.
3.6. A Visualização “Calendário” Dentre as visualizações possíveis, tem-se ainda o Calendário (Figura 3.7), que mostra o que é executado em cada semana do projeto. Seu formato pode ser alterado, bastando, para isto, que se dê um duplo clique na porção que se deseja alterar. Para acessá-lo, clique no ícone Calendário ( ) da Barra de Modos ou, então, clique em Tarefa (menu principal), grupo Exibir e Calendário. 21
O Calendário da execução é uma forma bastante conveniente de exibição para pequenos projetos, visto possuir uma estreita semelhança com as tradicionais agendas de anotações manuais.
Figura 3.7: A Visualização Calendário da Execução.
3.7. Criando uma Linha de Base No MS Project, o termo Linha de Base (Baseline) é utilizado para se referir a um conjunto de dados do projeto que foi arquivado em campos especiais para servir de comparação quando o projeto tiver sofrido alterações ou estiver em andamento. Em outr as palavras, estes dados ficarão “congelados” no banco de dados. Para criar uma Linha de Base, clique em Projeto (menu principal), grupo Cronograma e, depois no ícone Definir Linha de Base (Figura 3.8). A partir da versão 2002 é possível salvar até 11 versões de Linhas de Base. É possível também apagar o conteúdo de qualquer uma das 11 linhas de base (clique em Projeto (menu principal), grupo Cronograma e, depois em Definir Linha de Base, escolha Limpar Linha de Base). Estes procedimentos podem ser feitos para o projeto inteiro ou apenas para tarefas selecionadas. A Linha de Base principal pode ser utilizada para se efetuarem comparações entre planejado e realizado (veja capítulo 13).
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Figura 3.8: Salvando Linha de Base.
4.
A Duração do Projeto
Após fornecer os dados das tarefas de um projeto, desejamos saber qual a sua duração global. Esta informação encontra-se disponível na tela Estatísticas, que pode ser obtida clicando-se em Projeto + Informações do Projeto + Estatísticas. Conforme mostrado na Figura 4.1, temos as seguintes informações para o projeto Tempo1.mpp.
Início: 05/Jun/2017 Término: 15/Dez/2017 Duração: 28 semanas
Figura 4.1: Dados sobre o projeto Tempo1.mpp na tela Estatísticas.
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Para efetuar o cálculo de datas, o MS Project usa as informações fornecidas na tela Informações sobre o projeto, que é mostrada sempre que se clica em Projeto + Informações do Projeto (Figura 4.2).
Figura 4.2: Data de início do projeto.
As opções de cálculo são comandadas pelo campo Agendar a partir de, cujas opções são:
Data de início do projeto: Fica também disponibilizado o campo Data de início, e o campo Data de término não fica disponibilizado. Data de término do projeto: Fica também disponibilizado o campo Data de término, e o campo Data de início não fica disponibilizado.
Geralmente se trabalha com a opção Agendar a partir da data de início do projeto, que, por sinal, é a opção default . O significado dos outros campos é o seguinte:
Data atual : data de hoje. Data de status: data da coleta dos dados de andamento (tempo e custos). Calendário: calendário a ser utilizado para todas as tarefas do projeto (semana de trabalho, expediente de trabalho e feriados). Prioridade: prioridade do projeto para o caso de alocação de recursos.
4.1. Cálculos de Datas no MS Project No MS Project, as principais datas de planejamento de uma tarefa são as seguintes:
Início: início mais cedo. Término: término mais cedo. Início atrasado: início mais tarde. Término atrasado: término mais tarde.
Estas informações são mostradas na tabela Cronograma (clique em Exibir + Tabelas + Cronograma), conforme vemos na Figura 4.3:
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Figura 4.3: As principais datas de uma tarefa.
Para calcular as datas acima, o MS Project tem duas opções, dependendo do que foi fornecido no campo Agendar a partir de (Figura 4.2): Fornecer Data de início do projeto: inicialmente o programa calcula as primeiras datas das tarefas do início para o fim do projeto, tomando como ponto de partida o valor fornecido para Data de início do projeto. A seguir, o cálculo das últimas datas é feito do fim do projeto para o início e baseiase na maior data das últimas tarefas, obtida no processo de cálculo da primeira etapa. Fornecer Data de término do projeto: inicialmente o programa calcula as últimas datas das tarefas do fim para o início do projeto, tomando como ponto de partida o valor fornecido para Data de término do projeto. A seguir, o cálculo das primeiras datas é feito do início para o fim do projeto e baseia-se na menor data das primeiras tarefas, obtida no processo de cálculo da primeira etapa.
Este método pode ser alterado, dependendo de solicitação do usuário, conforme veremos no item 4.2 a seguir. Além das datas acima, o MS Project fornece também dois valores para as folgas das tarefas (Figura 4.3):
Margem de atraso permitida: Folga livre. Margem de atraso total: Folga total.
4.2. Caminho Crítico Chamamos de caminho crítico àquela sequência de tarefas que define a duração do projeto. As tarefas críticas possuem valor nulo para Margem de atraso total. No MS Project é possível informar que devem ser consideradas como críticas todas as tarefas cujo valor de Margem de atraso total fiquem abaixo de um determinado valor. Veja a tela Arquivo + Opções + Avançado, campo “Tarefas são críticas quando a margem de atraso é menor ou igual a x dias” (Figura 4.4).
Múltiplos Caminhos Críticos 25
Em todos os exemplos vistos até agora, uma rede sempre se encerrou com uma única tarefa. Quando se têm diversas tarefas de encerramento, costuma-se dizer que ela possui diversos “caminhos de encerramento”. É ainda comum apenas um deles definir a duração do projeto: ele constitui o caminho crítico. Os outros, por se encerrarem antecipadamente, possuem uma folga quando comparados com o caminho crítico. Esta situação (existência de folga em “caminhos de encerramento”) geralmente não agrada ao gerente do projeto, que deseja gerenciar como críticos todos os caminhos que chegam ao final do projeto. O MS Project contempla esta necessidade. Podem-se ter as seguintes op ções de cálculo das “datas atrasadas” para os diversos caminhos que chegam ao final:
Utilizar, para todas as “últimas tarefas”, a maior data de término encontrada entre todas as “últimas tarefas” da rede; Utilizar, para cada “última tarefa”, a sua própria data de término. Neste caso tem-se a situação denominada “múltiplos caminhos críticos”.
Para ativar uma ou outra opção acima, deve-se ativar ou não o campo Calcular vários caminhos críticos da tela obtida pelo menu Arquivo + Opções + Avançado (Figura 4.4).
Figura 4.4: Escolhendo opções de cálculo.
4.3. O Calendário de Trabalho Você pode ter reparado que os dados de duração das tarefas do exemplo “Construção de uma Casa”, no capítulo anterior, foram fornecidos em semanas, sendo que uma semana significa cinco dias úteis, para o exemplo Tempo1.mpp. Algumas informações adicionais podem ser apresentadas agora. Para se analisar que o MS Project chama de Período de Trabalho ou Calendário, efetue: Clique em Projeto. Selecione Alterar Período de Trabalho.
A tela também permite criar novos períodos de trabalho ou alterar os existentes. O software oferece três opções de período de trabalho ou calendários: “Padrão”, “24 Horas” e “Turno da Noite” que podem ser utilizados como base para novos calendários. O calendário “Padrão” se baseia nos seguintes dados:
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A semana útil vai de segunda a sexta-feira (observe que as colunas de sábado e domingo estão em cor cinza); Não há feriados; O dia útil tem os seguintes expedientes de trabalho: o 09:00 às 12:00 13:00 às 18:00 o
As definições acima são válidas para todo o projeto, a menos de exceções:
Podemos introduzir dias não úteis (feriados, descanso, férias coletivas, etc.); Podemos alterar o expediente de trabalho; Podemos alterar a semana de trabalho.
Figura 4.5: O Calendário Padrão.
Criação de Dias Não-úteis Considere um novo exemplo, Feriado.mpp (Figura 4.5), no qual informamos como feriado o dia 15 de junho de 2017. Para isto, clique em Projeto + Alterar Período de Trabalho. Localize a data 15/06/17 e veja a aba Exceções na qual se fornece o nome do feriado (veja o lado esquerdo da Figura 4.5). A seguir, clique em Detalhes e, na tela obtida (veja o lado direito da Figura 4.5) veja que se trata de um dia do tipo “Folga”. Alteração da Semana de Trabalho Outro exemplo interessante e útil é mudar a semana de trabalho. Por exemplo, para incluir o sábado como dia útil de trabalho no calendário do projeto Feriado.mpp, faça:
Tal como anteriormente, clique em Projeto + Alterar Período de Trabalho; Clique no primeiro sábado deste projeto (no caso trata-se do dia 10/06/17); Na parte inferior da tela (aba Exceções), coloque alguma informação (Trabalha-se aos sábados); Clique em Detalhes e, na tela obtida, informe: 27
O Período de trabalho (08:00-12:00, 13:00-17:00). O Padrão de recorrência (Semanalmente, repetindo todo sábado). o Informe as datas de início (10/06/17) e término (23/12/17) da o periodicidade. Finalmente, não se esqueça de informar na tela Arquivo + Opções + Cronograma que a semana de trabalho deste projeto contém 48 horas. o
Esteja atento para as implicações do conceito de calendário. Suponha, por exemplo, que, no exemplo Feriado.mpp, se tenha uma tarefa de três dias de duração (ou seja, deve-se preencher o campo Duração com 3d), iniciando-se na sexta-feira e usando o calendário do projeto. Portanto, ela vai se encerrar na segunda da semana seguinte, já que se trabalha aos sábados, mas não se trabalha aos domingos. Caso o calendário não previsse o trabalho aos sábados, ela iria se encerrar na terça-feira.
Observação Importante: é possível, ainda, informar que uma tarefa deve ser executada na forma de “dias corridos”, sem ser necessária a alteração do calendário. No caso do exemplo anterior, deve-se escrever 3dd no campo Duração da citada tarefa: agora, tendo começado na sexta-feira, ela vai terminar no domingo. Quem pode fazer referência a calendários: As seguintes entidades podem fazer referência a um calendário:
Projeto (Figura 4.2): todas as tarefas do projeto seguem o mesmo calendário, definido na tela Informações sobre o projeto. Tarefas: existem situações em que determinadas tarefas somente podem ser realizadas em certos dias ou, então, não podem ocorrer em determinados momentos de uma semana. Neste caso, um calendário especial deve ser criado para estas tarefas, conforme instruções mostradas anteriormente. O fornecimento do calendário que uma tarefa deve seguir é feito no campo Calendário da aba Avançado na tela Informações da tarefa. Recursos: podemos ter o caso de alguns recursos obedecerem a calendários próprios (este assunto será abordado na parte “Recursos”).
Pode ocorrer a situação em que uma tarefa possui um calendário próprio e os recursos a ela alocados possuem outros calendários, não havendo total semelhança entre eles. Neste caso, o software pode usar o calendário mais restritivo.
4.4. Relações de Dependência entre Tarefas O MS Project permite os seguintes tipos de relações de dependência entre tarefas (Figura 4.6):
Término-a-Início (TI) Início-a-Início (II) Término-a-Término (TT) Início-a-Término (IT)
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A relação Término-a-Início é a padrão e já foi mostrada no capítulo 2. O fornecimento de qualquer tipo de relacionamento existente entre duas tarefas, diferente de Término-a-Início, pode ser feito conforme explicado a seguir.
Fornecendo diretamente o tipo de relacionamento e o retardo Preencha a coluna Predecessoras da planilha Entrada, dando a informação do Tipo de relacionamento e do Retardo. Assim, para informar que existe uma dependência do tipo Início-a-Início entre as tarefas C e D com uma defasagem de um dia, preenche-se a coluna Predecessoras, conforme a Figura 4.6, onde se lê 4II+1 dia (linha 5). Ou, então, dê um clique na linha da tarefa para obter o conjunto de telas Informações da tarefa. Ative a “orelhinha” Predecessoras e preencha convenientemente os campos (Figura 4.7).
Figura 4.6: Relações de Dependência entre as Tarefas.
Fornecendo inicialmente um relacionamento Término-a-Início Uma opção muito utilizada é fornecer inicialmente um relacionamento tipo Término-a-Início e, a seguir, alterar para outro tipo de relacionamento e fornecer o retardo. A seguir basta ativar o conjunto de telas “Informações sobre a tarefa” e preencher os dados corretamente na orelhinha “ Predecessoras”, conforme mostrado na Figura 4.7.
Figura 4.7: Fornecendo predecessoras.
4.5. Tarefas Recorrentes (Repetitivas ou Periódicas) Outra característica possível de um projeto é conter tarefas que podem se repetir com uma certa frequência. Como exemplos, citam-se:
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Reuniões mensais. Manutenções periódicas.
O arquivo Tempo2.mpp contém este caso (Figura 4.9). O MS Project permite que se forneçam os seguintes dados para uma tarefa recorrente (veja Figura 4.8): Periodicidade: diária, semanal, mensal, anual. Duração da tarefa (campo Duração). Período de tempo em que isto pode ocorrer (campos Início e Termina em).
Para criar uma tarefa repetitiva, efetue (veja Figura 4.8):
Coloque o cursor no local onde se deseja a inserção da tarefa repetitiva. Insira uma tarefa repetitiva: vá até Tarefa (menu principal) e escolha Tarefa periódica no ícone Tarefa. Preencha os dados conforme desejado.
Figura 4.8: Criando uma tarefa repetitiva.
Para modificar os dados de uma tarefa repetitiva, coloque o cursor na linha da tarefa repetitiva, vão até Tarefa (menu principal) e escolha Informações da Tarefa. A tarefa recorrente mostrada na Figura 4.9 (“Reuniões Mensais”) pertence ao projeto Tempo2.mpp.
Figura 4.9: Tarefa Recorrente.
Após ser criada a tarefa recorrente, é ainda possível alterar as datas de suas componentes da seguinte forma:
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Solicite expandir a tarefa recorrente (clique no sinal da linha 13). Altere o conteúdo da coluna Início.
4.6. Divisão da Tarefa O recurso Dividir tarefa (quebra da tarefa) é muito útil em situações nas quais uma mesma tarefa é executada descontinuamente no tempo. Para quebrar uma tarefa em diversas partes, efetue (Figura 4.10, exemplo Dividida.mpp):
Clique no ícone Dividir Tarefa ( ) da barra de ferramentas. Observe que o cursor muda de formato. Leve o cursor até o ponto da tarefa que se deseja quebrar e dê um clique. A tarefa será quebrada em duas, com um intervalo de um dia útil entre elas. Arraste a tarefa partida para onde desejar.
Figura 4.10: Dividindo a tarefa.
Sugerimos não utilizar este recurso indiscriminadamente, mas apenas nas situações em que é realmente necessário. Um exemplo: quando desejamos efetuar apropriação dos custos dos recursos alocados. Do contrário, é mais conveniente usar uma única duração, abrangendo todo o “espaço de tempo” em que a tarefa é executada.
4.7. Restrição de Datas É comum em um projeto a situação em que uma tarefa não pode começar/terminar em qualquer data, mas, sim, possui uma data específica para início ou término, diferente do valor calculado pela rede PERT (Project Evaluation and Review Technique): são as chamadas datas programadas ou cravadas. Elas são muito comuns na representação de restrições contratuais. Para inserir datas programadas, deve-se ir à tela Informações da tarefa, guia Avançado, campos Tipo de restrição e Data da restrição. Veja na Figura 4.11, que introduzimos uma restrição do tipo Não iniciar antes de 07/Ago/17 para a tarefa Telhado.
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Figura 4.11: Inserindo restrições de datas nas tarefas.
No campo Tipo de restrição tem-se as seguintes opções:
Deve iniciar em: uma data deve ser fornecida no campo de data da restrição. Deve terminar em: uma data deve ser fornecida no campo de data da restrição. Não iniciar antes de: uma data deve ser fornecida no campo de data da restrição. Não iniciar depois de: uma data deve ser fornecida no campo de data da restrição. Não terminar antes de: uma data deve ser fornecida no campo de data da restrição. Não terminar depois de: uma data deve ser fornecida no campo de data da restrição. O Mais Breve Possível : opção padrão quando se calcula o projeto do início para o fim. Não necessita fornecimento de data. O mais tarde possível : opção padrão quando se calcula o projeto do fim para o início. Não necessita fornecimento de data.
Colunas “Início” e “Término” da tabela Entrada
Como sabemos, a tabela Entrada possui as colunas “Início” e “Término”, cujos valores são calculados pelo programa. No entanto, podemos inserir valores nestes campos, sobrepondo-os aos valores calculados, mas, quando digitamos uma data nestes campos, estamos introduzindo “restrição de datas”: Se digitarmos na coluna “Início”, passará a corresponder a “não iniciar antes de”. Se digitarmos na coluna “Término”, passará a corresponder a “não terminar antes de”.
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Em determinadas situações, pode ser conveniente criar um projeto fornecendo diretamente as datas de início de cada tarefa na coluna Início, seguido do fornecimento da duração. Por meio delas, a montagem de um plano de ação fica muito simplificada quando se conhecem as datas em que as tarefas serão executadas ou não se conhecem os relacionamentos (predecessoras). Este procedimento pode ser adequado para pequenos projetos, nos quais não temos nenhuma preocupação com predecessoras (exemplo: projetos de pequenas melhorias em ambiente de produção) No entanto, é necessário muito cuidado com o seu uso. Abusar do uso destas colunas pode ser conveniente no processo de planejamento, mas pode se transformar numa “dor de cabeça” durante o acompanhamento. Motivo: por tr avarem a rede, elas impedem, por exemplo, que antecipações de execução se reflitam em tarefas posteriores, mesmo que existam relações de dependência.
4.8. Data Limite A partir da versão MS Project 2000, pode-se incluir uma data limite para as tarefas. Ela pode ser informada no formulário “Informações da tarefa” (veja no campo Data limite, na Figura 4.11, onde introduzimos Data limite = 13/Set/17 para a tarefa Telhado). Esta tarefa é indicada, na parte gráfica do Gráfico de Gantt, por uma seta ao lado da barra da tarefa, conforme vemos na Figura 4.9. A intenção desta data é apenas colocar um alerta visual na parte gráfica, para nos auxiliar no acompanhamento da execução. Caso, durante a execução ou replanejamento, ela seja desrespeitada, é mostrado um alerta na coluna Indicador. A Data limite tem pouco impacto no cálculo de datas da rede: sua função é visual e de alerta. Somente as tarefas que receberam a restrição do tipo “O mais tarde possível” nã o serão agendadas após a Data limite.
4.9. Visualizando os Controladores (Drivers) da Tarefa Um novo recurso disponibilizado a partir da versão 2007 é o painel de controladores da tarefa, que pode ser obtido clicando-se no ícone Inspecionar ( ) da barra de ferramentas padrão. Conforme a Figura 4.12 (na qual temos o painel driver para a tarefa Pintura Interna), podemos visualizar: Data de início previsto Restrições de Datas (veja capítulo 4, item 4.7)
Figura 4.12: Drivers da tarefa Pintura Interna.
Observe que, apesar de que a tarefa dependa de 3 outras, o driver somente mostrou uma: Portas e Janelas. Portanto o driver mostra aquela predecessora que tem o maior impacto na tarefa escolhida. Observe ainda que você pode clicar sobre o hypertexto onde se lê Portas e Janelas no lado esquerdo da tela. Assim procedendo, 33
o programa vai mostrar o driver para a tarefa Portas e Janelas. Desta forma é possível rastrear o principal caminho que fez originar a data de início da t arefa Pintura Interna. Este recurso é muito poderoso e sugerimos ao leitor experimentá-lo clicando em outras tarefas.
4.10. Reduzindo a Duração de um Projeto Chama-se de otimização da duração de um projeto a escolha de uma duração adequada que contemple:
Disponibilidade de recursos. Obrigações contratuais ou da chefia.
A duração global de um projeto geralmente é estimada antes de se montar a rede, com base na experiência prévia de outros projetos semelhantes. Com esta informação em mãos, parte-se para o processo de se criar a rede do projeto. Após ter sido criada a rede, lança-se os recursos necessários para cada tarefa, assim como as restrições de datas provenientes de contratos com fornecedores, férias de funcionários, etc. No final, a rede obtida deve atender à especificação de duração global solicitada pela alta administração. Este processo nem sempre é simples e, geralmente, enfrentam-se problemas, tais como: A duração do projeto excede a especificação inicial de duração global do projeto. Necessitamos, portanto, reduzir a duração do projeto. As necessidades de recursos excedem as disponibilidades de recursos (superalocação de recursos).
Para reduzir a duração de um projeto no MS Project, deve-se atuar no seu caminho crítico. As seguintes opções estão disponíveis: Alteração da lógica de ligação das tarefas críticas pela transformação de algumas tarefas sequenciais em tarefas paralelas. Redução da duração de algumas tarefas críticas. Trabalho em horas-extras ou em finais de semana.
Não devemos esquecer que a execução de uma tarefa depende dos recursos a ela atribuídos. Portanto, as opções mostradas acima têm implicações no plano de recursos do projeto.
Alterando a Lógica de Ligação das Tarefas Críticas Para transformar duas tarefas sequenciais em tarefas paralelas deve-se atuar na relação de dependência entre elas. Assim, conforme mostrado na Figura 4.13, duas tarefas de duração total de 10 dias, com ligação “T érmino-a-Início”, podem, por exemplo, ter uma duração total de 7 dias caso se altere o tipo da ligação para “Início a-Início” com retardo de 2 dias. Certamente, para que isto seja feito é necessário: O paralelismo entre elas não encontra restrições técnicas; Existência de recursos em quantidade suficiente.
Diminuindo a Duração das Tarefas Críticas
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A diminuição da duração de uma tarefa de um projeto pode ser feita simplesmente se alterando o valor do campo “duração”.
Figura 4.13: Transformando tarefas sequências em tarefas paralelas.
Trabalhando em Finais de Semana Para inserir esta condição nas tarefas do caminho crítico, temos as opções: Informar que a duração da tarefa é em “dias diretos”. Criar um calendário especial para as tarefas do caminho crítico.
Trabalhando horas-extras Para inserir esta condição nas tarefas do caminho crítico, devemos fornecer a duração em horas e criar um calendário especial para as tarefas críticas.
5.
Organizando o Projeto
Até aqui vimos como fornecer um grupo de tarefas ao MS Project. Neste capítulo veremos que existem formas apropriadas de se efetuar este trabalho. Serão vistas as seguintes características adicionais do MS Project, para uso com o gerenciamento de tempo:
Tarefa de Resumo. Marcos (milestones) ou Etapas.
5.1. Tarefa de Resumo Tarefa de Resumo é um recurso para se montar uma rede criando estruturas hierárquicas entre as tarefas. Veja o exemplo Tempo3.mpp (Figura 5.1), no qual a tarefa Telhado é decomposta em suas constituintes pelo uso desta técnica. Costumase dizer que a tarefa que se decompõe em outras possui um nível maior que elas (por exemplo, diz-se que a tarefa Telhado está no primeiro nível e que suas constituintes estão no segundo nível). Para criar uma Tarefa de Resumo deve-se obedecer aos seguintes procedimentos:
Incluir, na planilha Entrada, todas as tarefas de nível menor logo após a tarefa de nível maior (neste exemplo, incluíram-se as tarefas de número 6 a 15, após a tarefa Telhado). Destacar todas as tarefas de menor nível. Para fazer isto, efetue: Clique na primeira tarefa de menor nível e mantenha o botão o esquerdo do mouse apertado. Arraste o cursor até a última tarefa de menor nível (todo o conjunto o deve ficar destacado em preto). Libere o botão do mouse. o 35
Ir até a guia Tarefa e clicar no ícone “Recuar Tarefa” direita).
(seta para a
Figura 5.1: Tarefa de resumo.
Observe a duração da tarefa Telhado, passa agora a ser definida pelas suas constituintes.
Importante: a duração de uma tarefa de resumo é controlada pela duração de suas constituintes. O processo para desfazer é semelhante, usando o ícone “Recu ar Tarefa para a Esquerda”. O manuseio de tarefas de resumo é controlado pelo conjunto de ícones: A seta para a direita permite criar uma indentação, ou seja, as tarefas destacadas passam a ser vistas como pertencentes à tarefa não destacada imediatamente anterior. A seta para a esquerda desfaz o processo anterior. O ícone com o sinal faz com que fiquem escondidas (não aparecem na tela ou nos relatórios) ou apareçam as subtarefas das tarefas destacadas.
Obtendo Numeração Sequencial das Tarefas Observe com atenção a Figura 5.1, pode-se notar que, além do código de cada tarefa, existe uma numeração sequencial adiciona. Por esta numeração, por exemplo, a tarefa “Colocação das Tesouras” recebe o número “5.1”. Este recurso é muito adequado quando se trabalha com hierarquização. Para obter este efeito, efetue: Clique na guia Formato das Ferramentas do Gráfico de Gantt . Marque a opção Número da Estrutura de Tópicos no grupo Mostrar/Ocultar.
5.2. Marcos (Milestones) ou Etapas Em um projeto podem-se escolher algumas tarefas como representativas do início ou fim de certa fase do projeto: estas tarefas são chamadas de marcos ou 36
milestones (a tradução da Microsoft para o português contempla o tempo Etapa). Veja, no exemplo da Figura 5.1, a tarefa “Telhado Pronto” é um marco utilizado para mostrar o encerramento da fase “Telhado”. O MS Project possui um tratamento especial para estas tarefas: existe um relatório próprio para elas e o Gráfico de Gantt mostra os marcos de uma maneira destacada: um losango com a data ao lado. Para assinalar como marco uma tarefa, clique no ícone “Informações da Tarefa” da barra de ferramentas, ou então efetue:
Dê um duplo clique na linha da tarefa. Na tela Informações da tarefa (Figura 5.2), escolha Avançado. Na tela obtida, clique no campo “Marcar tarefa como marco ” .
Figura 5.2: Solicitando marcos pela tela Informações da tarefa.
Duração Zero Outra maneira bastante simples de criar marcos no MS Project é utilizar duração zero: qualquer tarefa de duração 0d é automaticamente entendida como marco. Esta forma é a mais utilizada. Obtendo o Relatório de Etapas (Marcos ou Miles tones ) Para obter o relatório Etapas, efetue: Clique em Relatório no menu principal. Escolha a categoria Em Andamento. Escolha Relatório de Marco.
6.
Usando Recursos - Parte I
Projetos são executados por meio de recursos, sejam eles pessoas, equipamentos ou materiais. Usam-se recursos do MS Project com as seguintes finalidades: 37
Designação de recursos humanos a diversas tarefas, com a finalidade de acompanhar as responsabilidades; Designação de recursos humanos a diversas tarefas, com a finalidade de acompanhar as necessidades; Distribuição de recursos humanos (existentes em quantidade limitada) entre as tarefas para melhor dividir a carga de trabalho, tal como ocorre em escritórios de engenharia em que diversos projetos estão sendo executados simultaneamente; Nivelamento de recursos, ou seja, a manutenção de uma certa constância do uso do recurso no tempo; Contabilização de custos de recursos, para gerenciar este importante aspecto.
Tipos de Recursos No MS Project os recursos são ligados às tarefas e podem ser dos seguintes tipos:
Trabalho (como pessoas ou equipamentos); Material (como cimento, tijolos, cadeiras, etc). Custo (a partir da versão 2007; um exemplo: pagamento de mensalidade por aluguel de algum equipamento).
Os dois primeiros tipos são afetados pelo tipo de calendário. Lembre-se, conforme abordado inicialmente que temos três tipos de calendários: do projeto, da tarefa e do recurso. O último tipo de recurso (recurso de custo) não é afetado pelo calendário, conforme veremos no capítulo “Custos Fixos”. Vamos, a seguir, mostrar como fornecer recursos a um projeto.
6.1. Definições Preliminares Como sempre convém ao se criar um novo projeto, devem-se estabelecer antecipadamente as definições preliminares que serão válidas para todo o projeto. No caso de recursos, são importantes as seguintes definições:
Tipo de tarefa relativamente à carga de recursos e duração; Como fornecer quantidade de recursos.
Tipo de Tarefa Relativamente à Carga de Recursos e Duração No MS Project as tarefas podem ser classificadas como pertencentes aos tipos mostrados a seguir (veja Arquivo + Opções + Cronograma, campo Tipo de tarefa padrão), e que têm influência direta na duração da tarefa ( Figura 6.1).
Unidades Fixas: uma vez fornecida a quantidade de recursos para a tarefa, ela não mais se altera pela alteração da duração da tarefa. Duração Fixa: uma vez fornecida a duração da tarefa, ela não mais se altera pelo fornecimento de recursos adicionais. Trabalho Fixo: uma vez fornecido o trabalho para executar a tarefa, ele não mais se altera. Alterando-se a duração, altera-se automaticamente a necessidade de recursos. 38
Além dos campos acima, temos também na mesma tela Arquivo + Opções + Cronograma (Figura 6.1), a opção “Novas tarefas são controladas pelo esforço” , que implica pequena alteração na forma de usar as opções anteriores Unidades Fixas ou Duração Fixa. Todos estes aspectos serão detalhados no capítulo 8 ( Duração versus Recursos).
Figura 6.1: Definições Preliminares.
Forma de Fornecimento da Quantidade de Recursos No MS Project as quantidades de recursos podem ser fornecidas de duas formas (veja Arquivo, Opções, Cronograma, campo “Mostrar unidades de atribuição como” , Figura 6.1):
Porcentagem: os valores são fornecidos na forma percentual. Por exemplo, pode-se informar que o recurso Pedreiro de uma tarefa estará dedicado a ela durante 50% de seu tempo total diário. Assim, ele vai trabalhar a metade de seu calendário de trabalho. Por exemplo, se o calendário de trabalho prevê 8h/dia, ele vai trabalhar 4h/dia, e assim por diante. Decimal : os valores fornecidos se referem a quantidades inteiras com fração. Por exemplo, pode-se dizer que se necessita de 2,5 galões de tinta para a tarefa pintura. Outro exemplo: pode-se dizer que se necessita de 0,5 pedreiro para realizar a tarefa.
O leitor deve ter observado que estas duas formas são equivalentes: tanto faz fornecer 0,5 pedreiro como 50%. O uso de uma ou outra forma depende da conveniência de linguagem.
6.2. Atribuindo Recursos Considere o exemplo Rec1.mpp, em que todas as tarefas utilizam diversos recursos. A data de início deste projeto é 08/05/17. As definições preliminares são as seguintes (veja Figura 6.1):
Duração inserida em: Semanas; 39
Tipo de tarefa padrão: Duração Fixa; Mostrar unidades de atribuição como: Decimal; Desative a opção “Novas tarefas são controladas pelo esf orço” .
ENTRANDO COM OS DADOS DO PROJETO Na tabela seguinte mostram-se os dados necessários ao projeto.
Cod 1 2 3 4 5
Nome Visitar Cliente Efetuar Venda Instalar Produto Testar Produto Receber
Dur (s) 1 1 2 1 1
Dependências Recurso Pedro 1 Pedro 2 João 3 João 4 Pedro
Tal como foi feito nos exemplos anteriores, vamos, inicialmente, usar a planilha Entrada para fornecer dados de entrada.
ATRIBUINDO RECURSOS ÀS TAREFAS A Coluna Nomes de R ecur s os da Tabela E ntrada
A associação de recursos e tarefas foi feita na coluna Nomes dos recursos da tabela Entrada (Figura 6.2, na qual, por conveniência, excluíram-se as colunas Início e Término).
Figura 6.2: Tabela Entrada.
No caso deste exemplo, em que cada tarefa tem um único recurso, esta é a forma mais adequada e eficiente. Em casos de projetos médios ou grandes, nos quais se utiliza uma expressiva quantidade de recursos, existem outras maneiras mais eficientes de se realizar esta função. A Caixa de Diálog o Informações da tarefa
Uma destas maneiras é pela planilha de recursos existente na caixa de diálogo Informações da tarefa (dê um duplo clique na linha de cada tarefa, escolha a orelhinha Recursos). Veja a Figura 6.3. Finalmente a Figura 6.4 mostra o Gráfico de Gantt com os recursos alocados. No próximo capítulo mostramos outra maneira de alocar recursos.
40
Figura 6.3: Entrando com recursos na tela Informações da tarefa.
Figura 6.4: O projeto após recursos alocados.
6.3. Gráficos e Visualizações O MS Project fornece diversos gráficos e visualizações relativos aos recursos de um projeto.
GRÁFICO DE NECESSIDADE DE RECURSOS Logo após a entrada de dados de recursos, é conveniente conferir o Gráfico de Recursos (veja Figura 6.5). Para obter este gráfico podemos concluir que o recurso Pedro está alocado a tarefas nas semanas 8-Mai, 15-Mai e 12-Jun. Para obter este gráfico, efetue:
Clique em Exibir no menu principal e selecione Gráfico de Recursos em Outros Modos de Exibição; Na tela que surgir, efetue as seguintes alterações na escala de tempo (caso necessário): o Camada intermediária: Meses; Camada inferior: Semanas. o Movimente a barra de rolagem horizontal para mostrar o intervalo de tempo em que o recurso é envolvido (procure o mês Maio 2017). O gráfico deve ter o formato da Figura 6.5. Para ver a alocação dos outros recursos, utilize as teclas Page Up e Page Down do teclado.
41
Figura 6.5: Gráfico de Recursos.
VISUALIZAÇÃO USO DO RECURSO Outra visualização bastante útil é a da Figura 6.6, pois mostra um visual semelhante ao Gráfico de Gantt em que temos as tarefas designadas a cada recurso e a correspondente carga semanal de trabalho. Para obter a Figura 6.6, efetue: Clique em Exibir no menu principal; Escolha Uso dos Recursos em Uso do Recurso.
Figura 6.6: Uso dos Recursos.
Por esta visualização, notamos que o recurso “Pedro” possui três tarefas a ele alocadas e que a tarefa “Visitar Cliente” consumirá 40 horas na semana de 08/05/2017. VISUALIZAÇÃO USO DA TARE FA Veja agora a Figura 6.7: ela é bastante semelhante à Figura 6.6. A diferença reside em que a primeira vem sequenciada por recursos e essa por tarefas (Figura 6.7). Para obtê-la clique em Exibir + Uso da Tarefa.
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Figura 6.7: Uso da Tarefa.
6.4. Relatórios Disponíveis para Recursos São os seguintes: (clique em Relatório no menu principal e escolha Recursos):
Recursos Superalocados. Visão Geral do Recurso, veja Figura 6.8.
Figura 6.8: Relatório Visão Geral do Recurso.
7.
Usando Recursos - Parte II
No capítulo anterior se analisou como fornecer recursos ligados a tarefas, e a sequência obedecida foi:
Criaram-se inicialmente as tarefas; Forneceram-se os recursos para cada tarefa utilizando a coluna Nomes dos recursos da tabela Entrada ou, então, a planilha existente na caixa de diálogos Informações da tarefa.
Um aspecto não abordado no capítulo anterior foi a Planilha de Recursos: sempre que se utilizam recursos ela está presente. Serão também vistas neste capítulo as caixas de diálogo Informações sobre o recurso, Informações sobre a atribuição e a tabela Trabalho.
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7.1. A Planilha de Recursos Carregue novamente o exemplo Rec1.mpp e acesse Planilha de Recursos (Exibir + Planilha de Recursos). A tela obtida tem o formato da Figura 7.1.
Figura 7.1: A Planilha de Recursos.
Para o caso dos procedimentos mostrados no capítulo anterior, esta tabela foi sendo criada automaticamente pelo programa, no exato momento em que se forneceu cada recurso a cada tarefa na coluna Nomes dos recursos da tabela Entrada. O significado das colunas desta planilha é o seguinte:
Nome do recurso: autoexplicativo. Tipo: Trabalho: ative esta opção para recursos reutilizáveis, como: o pedreiro, engenheiro, trator, tratorista, Sérgio, etc. Material: use esta opção para recursos não-reutilizáveis o (consumíveis), como: tinta, cimento, tijolo, etc. Custo: use esta opção quando desejar informar um valor que se o repete, tal como aluguel de um galpão. Unidade do Material : use este campo para melhor identificar o recurso material relativamente à unidade com a qual se está trabalhando. Por exemplo, no caso do recurso material “tijolo”, pode entrar com “milheiro” neste campo para dizer que a unidade básica é o milheiro, à qual se aplica o custo unitário. Iniciais: autoexplicativo. Grupo: nome do “Grupo de Recursos” a que o recurso se liga. Unid. máximas: quantidade disponível do recurso, aplicável a recursos reutilizáveis (trabalho). Podemos fornecer valores que variam no tempo e, para isso, devemos acessar o formulário Informações sobre o recurso (veja item 7.4). Calendário base: calendário de trabalho a ser obedecido pelo recurso. Campos restantes: estão relacionados com custos e serão vistos posteriormente.
Recurso tipo “material”
Relativamente ao tipo de recurso, podemos ainda acrescentar que recurso do tipo material se diferencia de recurso do tipo trabalho da seguinte forma:
Não podemos associar um calendário ao recurso material. Não podemos atribuir sua disponibilidade total (campo Unid. máximas). Não podem ser redistribuídos. Não pode receber dado de “hora -extra”. O campo “Custo/uso” tem tratamento diferente.
Além disso, os recursos do tipo material podem se classificar como “fixos” ou “variáveis” relativamente à forma como fornecemos o consumo do material: 44
Fornecemos uma quantidade “fixa” para casos em que conhecemos o total de material que será consumido na duração total da tarefa. Exemplo: 50 toneladas de aço. Fornecemos uma quantidade “variável” para casos em que conhecemos o consumo periódico do material. Exemplo: 20 sacos de cimento por semana.
7.2. Atribuindo Recursos Considere o exemplo seguinte (Rec2.mpp):
Cód. 1 2 3
Nome Limpar Terreno Erguer Muro Pintar
Dur. 2 sem 2 sem 2 sem
Dependências Recursos 2 Serventes (Sérgio e Salomão) 1 2 Pedreiros (Pedro e Peterson) 2 1 Pintor (Ary) + 10 latas de tinta
Suponha ainda que os seguintes recursos estão disponíveis:
Grupo Servente Pedreiro Pintor Pintura
Tipo Trabalho Trabalho Trabalho Material
Disponibilidade Sérgio, Salomão, Sidney Pedro, Peterson, Paulo Antônio, Anderson, Ary Tinta
Criando o Pool de Recursos do Projeto na Planilha de Recursos Os recursos deste exemplo foram criados em um pool de recursos, da seguinte forma:
Forneceram-se inicialmente os dados de tempo das tarefas na tabela Entrada, mas não se utilizou a coluna Nomes dos recursos; Forneceu-se então a relação de todos os recursos disponíveis na Planilha de Recursos (criou-se o pool de recursos).
O fornecimento de dados de tempo já foi abordado, nesta apostila, em exemplos anteriores. O fornecimento da relação de recursos foi feito na Planilha de Recursos, conforme Figura 7.2. Observe que a disponibilidade foi fornecida na coluna “Unid. máximas” e que isto somente se aplica a recursos do tipo “Trabalho”. Esta forma de trabalho (criação de um pool de recursos) é muito utilizada. Podemos, inclusive, criar um projeto sem nenhuma tarefa e apenas com uma relação de recursos, os quais serão, posteriormente, utilizados por todos os outros projetos (veremos no capítulo 19 “Múltiplos Projetos”).
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Figura 7.2: Criando o pool de recursos na Planilha de Recursos.
Atribuindo Recursos para as Tarefas: A Tela A tribuir R ecurs os A ligação entre recursos e tarefas pode ser realizada de uma forma interativa, conforme descrito a seguir:
Ative o ícone Atribuir Recursos na guia Recurso no menu principal. Em ambos os casos, vão aparecer à caixa de diálogo “ Atribuir recursos” , tal como a Figura 7.3). Para fazer designação de recurso para uma tarefa, deve-se efetuar uma sequência de procedimentos, conforme se irá demonstrar por meio da designação dos recursos Ary + 10 latas de tinta para a tarefa Pintar . Ative a linha da tarefa Pintar (clicando na linha). Na tela “ Atribuir recursos" e na linha do recurso Ary (que se deseja designar para a tarefa Pintar ), altere o valor da coluna Unidades para “1”. Clique no botão Atribuir . Observe que, após o clique, surgirá no campo da primeira coluna o símbolo . No caso do recurso Tinta, não se esqueça da quantidade “10” no campo Unidades e siga os procedimentos anteriores. Ao final, verifique que a tabela Entrada, coluna Nomes dos recursos, contém todos os dados inseridos.
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Figura 7.3: A Caixa de Diálogo Atribuir recursos.
Este processo pode ser muito eficiente no caso de um mesmo recurso estar designado para diversas tarefas. Basta destacar todas as tarefas e efetuar a atribuição do recurso para elas com um único procedimento. É também eficiente para designar diversos recursos a uma única tarefa. Após designar todos os recursos para todas as tarefas, clique em Fechar na tela Atribuir recursos. Veja o resultado dos procedimentos na Figura 7.4.
Figura 7.4: Atribuição de Recursos.
Uso da Coluna Nomes dos Recursos da Tabela Entrada Quando efetuamos antecipadamente o cadastramento dos recursos na Planilha de Recursos, podemos usar de uma maneira um pouco diferente a coluna Nomes dos recursos da tabela Entrada. Clicando-se neste espaço, surge uma seta que, se pressionada, abre uma janela com a lista de todos os recursos disponíveis. Basta clicar em qualquer e ele será transportado para a tarefa. Caso necessário efetua-se a correção da quantidade. Caso já exista um recurso atribuído à tarefa, insere-se inicialmente ; (ponto e vírgula).
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7.3. A Caixa de Diálogo Atribuir Recursos Voltando a Figura 7.3, os diversos campos mostrados têm os seguintes significados: Tarefa: nome da tarefa selecionada na tabela do Gráfico de Gantt. No caso de se selecionarem múltiplas tarefas, temos a lista dos identificadores. O botão à esquerda de Opções da lista de recursos permite mostrar ou esconder as informações de filtro. Filtro: podemos mostrar a lista de recursos por meio de duas opções: o Características dos recursos (neste caso temos inclusive a opção Mais filtros). o Disponível para trabalhar: Podemos inserir aqui um valor mínimo para a disponibilidade de horas do recurso no intervalo de tempo da tarefa. O botão Gráfico permite selecionar diversos tipos de gráficos para os recursos e tarefas selecionadas. Isto facilita o processo de se escolher o recurso mais conveniente para as tarefas.
7.4. A Caixa de Diálogo Informações sobre o Recurso Tal como a caixa de diálogo Informações da tarefa, aplicável quando se está no “universo das tarefas”, tem-se a caixa de diálogo Informações sobre o recurso, que pode ser ativada sempre que se está no “universo dos recursos” (Figura 7. 5).
Figura 7.5: Caixa de Diálogos Informações sobre o recurso.
Esta caixa de diálogo possui as seguintes seções: 48
Geral: além de alguns campos que permitem melhor identificar o recurso, temos aqui uma planilha para informar sua disponibilidade em diferentes períodos de tempo para o caso de recursos do tipo Trabalho (pessoal, equipamentos). Esta função foi disponibilizada a partir da versão MS Project 2000 e é bastante útil no caso de se definirem recursos genéricos, como “pedreiros”, “engenheiros”, “tratores”, etc. Período de trabalho: aqui podemos associar um “calendário” ao recurso. Esta tela é obtida clicando-se em “Alterar Período Útil” da tela Geral. Custos: permite inserir custos dor recurso em datas diversas (veremos no item 11.2). Anotações: podemos inserir comentários, lembretes, etc.
Para ativar esta caixa de diálogo, faça:
Ative qualquer tabela do “universo dos recursos”, tal como a Planilha de Recursos. Após isto, coloque o cursor na linha do recurso de que se desejam maiores informações e faça: Dê um duplo clique ou, então, dê um clique com o botão direito do o mouse e escolha Informações. o Ou então clique no ícone Informações na guia Recurso.
7.5. A Caixa de Diálogo Informações sobre a Atribuição Quando um recurso está atribuído a uma tarefa, diz-se que existe uma atribuição. O MS Project fornece dados sobre cada atribuição na caixa de diálogo Informações sobre a atribuição (Figura 7.6). Para ativá-lo, efetue (considere o exemplo Rec2.mpp):
Ative a visualização Uso da Tarefa (clique em Exibir + Uso da Tarefa); Leve o cursor até um recurso atribuído a uma tarefa; Dê um duplo clique na linha do recurso.
Figura 7.6: Caixa de diálogo Informações sobre a atribuição.
Esta caixa de diálogo possui as seguintes seções:
Geral: alguns campos podem ser utilizados como entrada de dados ou para alterações destes. O campo Contorno do trabalho será apresentado no próximo capítulo.
49
8.
Controle: utilizado para entrada de dados de acompanhamento da execução do projeto, conforme será visto no capítulo 14. Anotações: utilizado para inserir comentários, lembretes, etc.
Duração versus Recursos
Vimos no capítulo 4, item 4.10, como reduzir a duração de um projeto e agora podemos avaliar as consequências desta iniciativa no que concerne às necessidades de recurso de uma tarefa. Como sabemos, de forma intuitiva, existe um relacionamento entre a duração de uma tarefa e a quantidade de recursos alocados a ela. Existe uma definição universal, usada pelo MS Project, pela qual temos um relacionamento entre carga de trabalho, duração da tarefa e recursos alocados. É a seguinte: Trabalho = Quantidade de Recursos x Duração. Assim, teoricamente, um trabalho que necessite de 50 homens.dia pode ser realizado das seguintes formas: 10 homens durante 5 dias 5 homens durante 10 dias 1 homem durante 50 dias 50 homens durante 1 dia
A seguir será visto como estes conceitos foram implementados no MS Project.
8.1. Tipos de Tarefas No MS Project o relacionamento entre trabalho, quantidade de recursos e duração de uma tarefa é controlada por dois campos (veja Figura 6.1): Campo Tipo de tarefa padrão. Campo Novas tarefas são controladas pelo esforço.
Estes campos devem ser adequadamente ativados antes de se iniciar o processo de inserção de dados em um projeto, por meio de preparos iniciais.
Campo Tipo de tarefa padrão Necessitamos deste campo sempre que, em nosso cenário, a duração das tarefas é dependente da quantidade de um mesmo recurso atribuído a uma tarefa. Exemplos: 10 pedreiros, 50 latas de tinta, etc. As opções para o campo Tipo de tarefa padrão são as seguintes:
Duração Fixa: A duração da tarefa não se altera caso alteremos a quantidade de recursos. Exemplo: o transporte por navio entre Brasil e Japão gasta 12 dias, independentemente da quantidade de pilotos. Os cenários onde este tipo melhor se aplica são aqueles em que sabemos, antecipadamente, a duração da tarefa e resta definir a quantidade de recursos que lhes serão atribuídos. Unidades Fixas: A quantidade de recursos não se altera caso alteremos a duração da tarefa. Exemplo: possuímos 5 pedreiros para construir um 50
muro e ainda não sabemos qual será a duração estimada. Os cenários onde este tipo melhor se aplica são aqueles em que sabemos, antecipadamente, a disponibilidade de recursos para cada tarefa, mas não conhecemos ainda as suas durações. Trabalho Fixo: Fixo: Sabemos o trabalho que uma tarefa demandará e resta -nos escolher a duração e quantidade de recursos.
Estas opções podem ser inseridas das seguintes maneiras:
Para todas todas as tarefas do projeto: veja Arquivo, Opções, Cronograma, campo Tipo de tarefa padrão. padrão . A partir do momento da ativação deste campo, todas as tarefas inseridas obedecem à opção escolhida; Para cada cada tarefa individualmente: veja Informações da tarefa, aba Avançado, campo Tipo de tarefa. tarefa.
Campo Novas tarefa tarefass s ão controla controladas das pelo pelo esfor ço Necessitamos deste campo sempre que, em nosso cenário, a duração das tarefas é dependente de diferentes recursos alocados em uma mesma atividade. O campo Novas tarefas são controladas pelo esforço esforço pode ser ou não ativado (significando Sim ou Não):
Ativado (Sim): A duração da tarefa é dependente dependente da quantidade quantidade dos diferentes recursos atribuídos. Não ativado: A duração da tarefa não é dependente da quantidade quantidade de recursos.
Esta opção pode ser acionada das seguintes maneiras:
Para todas as tarefas do projeto (veja (veja Arquivo, Opções, Cronograma, campo Novas tarefas são controladas pelo esforço). esforço). A partir do momento de ativação deste campo, todas as tarefas inseridas obedecem à opção escolhida; Para cada cada tarefa tarefa individualmente individualmente (veja Informações da tarefa, aba Avançado, campo Controlada Controlada pelo empenho). empenho ).
Lembre-se: Todas as considerações acima se aplicam a recursos do tipo trabalho (ou trabalho (ou então, não se aplicam a recursos do tipo material ). ).
8.2. Uso do Campo Tipo de Tarefa Padrão Seja o exemplo Rec3.mpp, em que cada tarefa utiliza duas unidades de recursos. Na figura 8.1 mostram-se os dados do exemplo, no qual a tabela Entrada recebeu uma coluna adicional denominada Trabalho (esta Trabalho (esta coluna faz parte da tabela Trabalho). Trabalho). Além disso, por conveniência, eliminamos da tabela Entrada as colunas Início, Término e Predecessoras.
51
Figura 8.1: Relacionamento entre Trabalho, Duração e Quantidade de Recursos.
Vamos inicialmente mostrar como se comportam os campos mostrados na Figura 8.1, quando efetuamos alterações em um deles. Experimente, por exemplo, alterar a quantidade de recursos em cada uma das tarefas acima (por exemplo, altere para 4 unidades). Você verá que:
A duração da tarefa A não se altera; A duração da tarefa B será alterada para 1 semana; A duração da tarefa C será alterada para 1 semana.
Retorne ao exemplo original, conforme Figura 8.1. Experimente, agora, alterar a duração de cada uma das tarefas acima (por exemplo, altere para 1 semana). Você verá que:
A quantidade de recursos da tarefa A não se altera; A quantidade de recursos da tarefa B não se altera; A quantidade quantidade de recursos recursos da tarefa C será alterada para 4.
De uma maneira geral, o quadro resume o funcionamento dos campos citados.
Tipo de Tarefa
Em se alterando o conteúdo da coluna: A (Duração Fixa) Duração (Duração da Tarefa) Tarefa) Unidades (Quantidade de Recursos) Trabalho (Carga de Trabalho) B (Unidades Fixas) Duração Unidades Trabalho C (Trabalho Fixo) Duração Unidades Trabalho
Ocorrerá alteração na coluna: Trabalho Trabalho Unidades Trabalho Duração Duração Unidades Duração Duração
Quando usar o tipo Dur ação Fi xa Esta opção pode ser utilizada quando não se conhece a relação entre duração e quantidade de recursos recursos a serem atribuídos a uma uma tarefa. Ela permite introduzir os valores destas grandezas e, posteriormente, alterá-los sem que uma alteração interfira na outra. Esta opção é conveniente para usuários novatos do MS Project. Quando usar o tipo Unidade Unidadess Fixas Fi xas Esta é a opção default do do MS Project e pode ser utilizada quando se conhece corretamente a necessidade de recursos para a tarefa. Quando usar o tipo Trabalho Trabalho Fix o Esta opção pode ser utilizada quando se conhece corretamente a relação entre duração e quantidade quantidade de recursos a serem serem atribuídos a uma tarefa. Ou melhor, sabe-se o valor do trabalho a ser consumido por uma tarefa. 52
8.3. Uso do Campo Controlada pelo empenho Conforme já comentamos anteriormente, o campo Trabalho (Carga de Trabalho) é o resultado de: Trabalho = Quantidade de Recursos x Duração. Alguns exemplos das unidades para estas grandezas grandezas podem ser:
“Trabalho” (Carga de Trabalho): homens.semana; “Quantidade de Recursos”: unidades (quantidade de homens); “Duração”: semanas.
Existem alguns cenários onde temos tarefas do tipo Duração fixa fixa ou de Unidades fixas em fixas em que gostaríamos que as alterações fossem tais que também o valor trabalho fosse preservado. Para atender a esta necessidade existe a opção Novas tarefas são controladas pelo esforço e esforço e ela se aplica somente quando temos diferentes recursos aplicados a uma mesma tarefa. Veja inicialmente o exemplo Rec3a.mpp (Figura 8.2-superior), em que cada tarefa é executada por um único recurso (Pedro). Ao acrescentarmos acrescentarmos o recurso recurso “Carlos” em cada tarefa, obtemos a situação do exemplo Rec3b.mpp (veja Figura 8.2-inferior).
Figura 8.2: Usando o campo “Controlada pelo empenho”. empenho”.
Observe:
Tarefa A (Duração Fixa): esforço ativada: o o Opção Novas tarefas são controladas pelo esforço trabalho foi mantido (2 homens.semana). O MS Project sugeriu designar 50% de cada recurso para a execução da tarefa.
53
Tarefa C (Duração Fixa): o Opção Novas tarefas são controladas pelo esforço desativada: designaram-se 100% de cada recurso e o trabalho foi alterado (4 homens.semana). Tarefa B (Unidades Fixas): o Opção Novas tarefas são controladas pelo esforço ativada: o trabalho foi mantido (2 homens.semana). O MS Project diminuiu a duração para 1 semana. Tarefa D (Unidades Fixas): o Opção Novas tarefas são controladas pelo esforço desativada: manteve-se a duração de 2 semanas e o trabalho foi alterado (4 homens.semana).
Atenção: as opções default do MS Project são: Tipo de tarefa padrão: Unidades Fixas; Opção Novas tarefas são controladas pelo esforço: Desativada. O uso destas duas opções pode trazer a seguinte situação inesperada após uma tarefa ter sido incluída em um projeto: caso o usuário altere a quantidade de recursos, sua duração será automaticamente alterada.
8.4. A Tabela Trabalho As informações de carga de trabalho de cada tarefa são mostradas na tabela Trabalho (clique em Exibir + Tabelas + Trabalho), conforme Figura 8.3:
Figura 8.3: A Tabela Trabalho.
Por meio desta tabela se pode fornecer também dados de acompanhamento da execução do projeto, conforme veremos em capítulo posterior. Conforme já comentamos, no caso do exemplo Rec3.mpp, o campo “Trabalho” é expres so, por exemplo, em “homens.semana”, assim como “Linha de base”
8.5. Utilizando Percentuais Quando se ativa o campo “Mostrar unidades de atribuição como ” com o valor Porcentagem (veja Arquivo, Opções, Cronograma), pode-se fornecer a quantidade de recursos na modalidade porcentagem. Seja o exemplo Rec4.mpp, em que as duas tarefas iniciais são executadas simultaneamente pelo mesmo recurso (Pedro): isto é possível porque cada uma delas consome 50% do seu tempo.
Cód. 1 2 3 4 5
Nome Visitar Cliente Efetuar Venda Instalar Produto Testar Produto Receber
Duração (semanas) 1 1 2 1 1 54
Dependências Recurso Pedro [50%] Pedro [50%] 1;2 João 3 João 4 Pedro
Figura 8.4: Tarefas com Uso Percentual de Recursos.
Este exemplo foi previamente definido como sendo composto de tarefas do tipo Duração fixa. Conforme se vê na Figura 8.4, no campo Nomes dos recursos, os valores diferentes de 100% são destacados.
8.6. Uso Parcial do Recurso Em muitas situações necessita-se informar que um determinado recurso não vai trabalhar durante toda a duração da tarefa, ou que o início de sua atuação não coincide com o início da duração da tarefa, ou ambos. Veja o exemplo Rec2b.mpp, em que se tem a tarefa Limpar Terreno, com duração de 2 semanas (ou 80 horas) e utilizando os recursos Sérgio e Salomão. Com relação ao recurso Salomão, informase que seu uso será (Figura 8.5):
Sua utilização será de apenas 24 horas (veja campo Trabalho). O início de sua utilização ocorrerá uma semana após o início da tarefa.
As informações acima foram digitadas diretamente na tela Uso da Tarefa (para obter a tela da Figura 8.5, clique em Exibir + Uso da Tarefa).
Figura 8.5: Fornecendo detalhes sobre como o recurso será usado na tarefa.
Recurso Tipo “Material” versus Tipo “Trabalho”
Conforme pode ser visto na Figura 8.5, a distribuição do recurso no tempo tem tratamento diferenciado para os diferentes tipos de recursos, conforme pode ser observado na Figura 8.5 para as linhas dos recursos Ary e Tinta:
Recursos do tipo “Trabalho” (Ary) têm o campo Trabalho calculado segundo a fórmula: T = R x D. Neste cálculo leva-se em consideração o total de horas trabalhas por dia. Recursos do tipo “Material” (Tinta) têm o campo Trabalho igual ao valor da quantidade do recurso utilizada pela tarefa.
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8.7. O Calendário de Recursos Quando criamos um recurso, a opção default de calendário para ele é Padrão (veja a coluna Calendário base na Planilha de Recursos): 8 horas por dia, 5 dias na semana, sem feriados (caso o calendário Padrão não tenha sido alterado). Sabemos que os recursos de um projeto podem ter restrições de disponibilidade em termos de datas e de expedientes de trabalho. Assim surge a necessidade de se criarem calendários para os recursos. Para modificar o calendário de um recurso, ou para criar um novo calendário, faça:
Ative a Planilha de Recursos e coloque o cursor na linha do recurso desejado. Clique com o botão direito do mouse e escolha Informações para obter a caixa de diálogo Informações sobre o recurso. Clique no botão Alterar Período Ú til e, na tela obtida, efetue as modificações necessárias, conforme Figura 8.6.
Figura 8.6: Definindo o calendário de um recurso.
Outra opção muito conveniente: clique em Projeto + Alterar Período de Trabalho e escolha o recurso procurado no campo “Para calendário” , existente no topo da figura.
56
Veja a Figura 8.6, na qual modificamos a definição do calendário do recurso Ary. Ele, agora, não trabalha às sextas-feiras.
Calendários não coincidentes: influência na duração da tarefa No caso do exemplo (obtido após modificado o calendário do recurso), passamos a não mais ter coincidência de calendários entre a tarefa Pintar e o recurso Ary. Então, será obedecido o calendário mais restritivo: no caso, o do recurso. A implicação disso pode ser vista na modificação da data de término da tarefa: houve um retardo de 2 dias (Figura 8.7). Observe ainda que a duração da tarefa continua a mesma (2 semanas ou 10 dias úteis).
Figura 8.7: Influência de calendários de recursos não coincidentes.
9.
Custos
Custo, certamente, é um importante aspecto no gerenciamento de projetos. No MS Project, os custos devem ser definidos diretamente nas tarefas, nas seguintes modalidades:
Custo fixo da tarefa; Custo dos recursos que estão ligados às tarefas.
9.1. Trabalhando com Custos Fixos Chama-se Custo Fixo de uma tarefa ao valor que é fornecido independentemente de sua duração ou dos recursos que a tarefa vai utilizar. Esta opção é conveniente nas seguintes situações:
Quando se pretende informar um valor fixo a ser pago a um empreiteiro pela execução da tarefa; Quando se pretende informar o valor global de uma compra de materiais para a execução da tarefa; Quando os cálculos dos custos das tarefas, baseados em recursos, foram efetuados por outro software e pretende-se utilizar apenas os valores já resumidos.
Para utilizar custos fixos em tarefas no MS Project, deve-se inicialmente definilos na tabela Custo (Figura 9.1), cujo conteúdo é apresentado no capítulo 10.
Figura 9.1: Tabela de dados de Custos Fixos.
57
9.2. Trabalhando com Custos em Recursos Os recursos são definidos em nível de tarefa, conforme visto em capítulos anteriores. Para fornecer os custos unitários, deve-se utilizar a Planilha de Recursos (Figura 9.2). Conforme mencionado no capítulo 7, esta é a forma de se entrar no “universo dos recursos” e, assim, poder acessar todas as tabelas referentes a recursos. Para voltar ao “universo das tarefas” pode -se, por exemplo, ativar o Gráfico de Gantt.
Figura 9.2: Planilha de Recursos.
Ao trabalhar com recursos deve-se ter em mente as seguintes definições criadas pelo programa MS Project: Recursos podem ser do tipo: o Trabalho: tais como pessoal e equipamento. Possuem um custo por período trabalhado. Exemplos: pintor, trator. o Material: possuem um custo pelo uso. Exemplo: cimento. Custo (a partir da versão 2007): Um exemplo: pagamento de o mensalidade por aluguel de algum equipamento. Recursos do tipo “Trabalho” podem ser utilizados no horário normal ou em hora extra.
9.3. Definições Preliminares Ao se trabalhar com custos no MS Project é necessário estar atento às opções default que o programa admite em seus cálculos. Após instalado, o MS Project ativa um conjunto de opções default que podem ser utilizadas ao se criar um novo projeto ou podem ser alteradas pelo usuário, a qualquer momento, acessando a tela obtida em Arquivo, Opções, Cronograma, em Cálculo. Dentre elas, é conveniente destacar:
Custos reais são sempre calculados pelo Project : se esta opção é ativada, o Custo real é calculado com base no valor de %Concluída. Neste caso, somente pode-se alterar o valor do Custo fixo durante as atualizações e, com base neste valor e no valor de %Concluída, o programa calcula o valor do Custo real e do Custo restante; Acumulação de custo fixo padrão: modalidade de rateamento dos custos fixos no tempo (inclusive os valores para custos reais e restantes): Início: os custos serão contabilizados no momento de início da o execução da tarefa; Rateado: os custos serão linearmente distribuídos no tempo; o o Fim: os custos serão contabilizados no momento de término da execução da tarefa.
58
10. Custos Fixos 10.1. Um Exemplo de Aplicação de Custo Fixo Este exemplo, Custo1.mpp, foi criado a partir de Tempo1.mpp, apresentado no Capítulo 2, ao qual agora acrescentamos os dados da tabela de custos.
Id. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Nome Preparo do terreno Fundações Alvenaria Esgotos Telhado Piso Instalações Elétricas Instalações Hidráulicas Portas e Janelas Pintura Interna Pintura Externa Limpeza
Duração (sem.) Dependência Custo Fixo 2 -----320 3 1 780 3 2 3.090 1 2 300 5 3 1.720 1 4 1.430 3 5 1.640 4 5 1.410 6 5; 6 4.360 8 7; 8; 9 3.140 2 9 1.010 1 10; 11 160
Definições Preliminares O modelo possui as seguintes definições:
Custos reais são sempre calculados pelo Project : desativado. Acumulação de custo fixo padrão: Rateado. Tipo de tarefa padrão: Duração Fixa. Opção “Novas tarefas são controladas pelo esforço”: desativada.
Entrada de Custos Fixos das Tarefas Para ativar a planilha de entrada de dados de custos em nível de tarefas, efetue: Clique em Exibir no menu principal; Escolha Tabelas; Escolha Custo.
Figura 10.1: Dados do exemplo Custo1.mpp. 59
Os dados foram digitados nesta tabela, ou melhor, apenas na coluna Custo fixo desta tabela (Figura 10.1). Os outros campos são calculados pelo programa ou serão fornecidos no momento de acompanhamento do projeto. O significado das colunas é o seguinte:
Custo fixo: Para atividades planejadas é igual ao custo planejado. o o Para atividades completadas é igual ao custo real. Para atividades em andamento é igual ao custo restante + o custo o real. Acumulação de custo fixo: Têm-se as seguintes opções: Início: o valor do custo é lançado no momento de início da tarefa. o Fim: o valor do custo é lançado no momento de término da tarefa. o o Rateado: o valor do custo é rateado no período de execução da tarefa. Custo total : é um valor calculado pelo programa e representa o valor total do custo da tarefa (custo fixo + custos dos recursos). O somatório do Custo total de todas as tarefas de um projeto constitui o Custo do projeto. Linha de Base: é o custo total “congelado” em uma determinada data. Variação: representa a variação entre o custo estimado da Linha de Base e o Custo fixo. Real : custo verdadeiro da execução da tarefa. Restante: custo restante.
Salvando os Dados com Linha de B as e Após a entrada de dados, efetue a função Salvar , solicitando ao programa que crie uma linha de base de todas as tarefas (este tópico foi abordado no Capítulo 3, item 3.7). Após esta etapa, a coluna Linha de Base da Figura 10.1 passará a conter os mesmos valores da coluna Custo total e este valor ficará “congelado”, podendo ser usado, posteriormente, em comparações entre o custo inicialmente planejado e o custo real de execução.
10.2. Relatórios, Gráficos e Visualizações O MS Project permite a confecção de diversos relatórios sobre custos. Para acessá-los, clique em Relatório + Custos. São os seguintes:
Fluxo de Caixa: é um relatório muito útil que lista o custo total de cada tarefa (veja Figura 10.2).
60
Figura 10.2: Relatório Fluxo de Caixa.
Relatório de Valor Agregado. Saturações de Custos. Visão Geral do Custo da Tarefa. Visão geral de Custo do Recurso.
Gráficos O MS Project possui gráficos que lidam com valores financeiros através do recurso Relatórios Visuais: clique em Relatório + Relatórios Visuais. Os dados devem ser transferidos a outro software (como o Excel) para se obterem os gráficos desejados. Visualizações A visualização Uso da Tarefa pode ser adaptada para mostrar valores de custo. É o que mostramos na Figura 10.3. Para obter esta visualização, faça:
Clique em Exibir + Uso da Tarefa. Clique em Formato + Adicionar Detalhes. Transfira Custo fixo do quadro esquerdo para o quadro direito (Figura 10.4).
Figura 10.3: Visualização Uso da Tarefa em “Visualização de Impressão”.
61
Figura 10.4: Personalizando a visualização Uso da Tarefa.
Observe, porém, que a Figura 10.3 mostra a visualização Uso da Tarefa após acionado o ícone Visualização de Impressão. Somente aqui podemos visualizar os totalizadores. Veja os totalizadores verticais e horizontais (válido a partir da versão 2002). Portanto, para obter a Figura 10.3, clique em Visualização de Impressão + Configuração de Página + Modo de exibição e ative as opções de totalizadores (Figura 10.5).
Figura 10.5: Solicitando Totais 62
10.3. Uso do Ícone Estatísticas Para verificar o custo total do projeto, a qualquer momento, basta ativar o ícone Estatísticas da guia Projeto + Informações do Projeto (Figura 10.6).
Figura 10.6: Estatísticas do projeto.
11. Custos em Recursos Do ponto de vista de custos, têm-se as seguintes considerações sobre o uso de recursos no MS Project:
Recursos podem ser do tipo: Material: possuem um custo por consumo. Exemplo: tinta. o Trabalho: possuem um custo pelo uso horário. Exemplo: pintor. o o Custo: possuem um custo repetitivo. Exemplo: aluguel. Recursos do tipo Trabalho podem ser utilizados no horário normal ou em hora extra.
O manuseio (criação, atribuição, etc.) de recursos no MS Project foi apresentado. Neste capítulo será visto como inserir custos em recursos. Considere novamente o exemplo da construção de uma residência, em que os custos de mão-de-obra são os seguintes:
Trabalho: Pessoal e Equipamento Recurso Unidade Taxa Padrão Servente hora 4,00 Pedreiro hora 8,00 Bombeiro hora 6,00 Instalador Elétrico hora 6,00 Pintor hora 7,00 Marceneiro hora 9,00 Carpinteiro hora 6,00 Tatu hora 4,00
63
Os custos de materiais são os seguintes:
Materiais Recurso Unidade Taxa Padrão Pedra caminhão 100,00 Tijolos milheiro 50,00 Cimento saco 7,00 Tubulação para esgoto metro 1,00 Telha milheiro 60,00 2 Madeira para telhado m 4,00 2 Madeira para piso m 10,00 2 Cerâmica m 10,00 Conjunto iluminação conjunto 40,00 Conjunto interruptor/tomadas conjunto 4,00 Tubulação para instalação hidráulica metro 0,30 Fiação metro 0,40 Pia peça 60,00 Metais para instalação hidráulica conjunto 80,00 Porta peça 100,00 Janela peça 120,00 Tinta interna lata 30,00 Tinta externa lata 30,00
11.1. Fornecendo Dados ao MS Project Definições Preliminares São as seguintes:
A forma de se fornecer quantidade de recurso, o campo “Mostrar unidades de atribuições como”, a escolha foi para Decimal , ou seja, um número inteiro seguido de um decimal. Assim, pode-se informar que uma determinada tarefa utiliza 2 (dois) pedreiros (e não 200%). Data de início do projeto = 05/06/17. As tarefas são do tipo Duração Fixa. Foi desativada a opção “ Novas tarefas são controladas pelo esforço ” . Foi ativada a opção “Custos reais são sempre calculados pelo Project ”. Esta opção é adequada para se efetuar o acompanhamento de custos quando temos custos em recursos, conforme será mostrado no capítulo 16 (Custos em Recursos: Acompanhamento da Execução).
Necessidades de Recursos A relação das tarefas com as necessidades de recursos é mostrada na tabela abaixo.
Fornecendo Dados de Tempo Este exemplo, Custo2.mpp, foi criado a partir de Tempo1.mpp, apresentado no Capítulo 2.
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Cód. Nome 1 Preparo do terreno 2 Fundações 3
Alvenaria
4
Esgotos
5
Telhado
6
Piso
7
Instalações Elétricas
8
Instalações Hidráulicas
9
Portas e Janelas
10
Pintura Interna
11
Pintura Externa
12
Limpeza Final
Necessidade de Recursos das Tarefas Dep. Dur. (sem) Recurso 2 Servente 1 3 Tatu Pedra 2 3 Servente Pedreiro Tijolos Cimento 2 1 Bombeiro Tubulação para esgoto 3 5 Carpinteiro Telha Madeira para telhado 4 1 Pedreiro Cerâmica Madeira para piso Cimento 5 3 Instalador Elétrico Fiação Conjunto iluminação Conjunto interruptor/tomadas 5 4 Bombeiro Tubulação para inst. hidr. Pia Metais para inst. hidr. 5; 6 6 Marceneiro Porta Janela 7; 8; 9 8 Pintor Tinta interna 9 2 Pintor Tinta externa 10; 11 1 Servente
Quantidade 1 1 3 caminhões 1 1 5 milheiros 200 sacos 1 60 metros 1 2 milheiros 100 m2 1 30 m2 60 m2 30 sacos 1 1.000 metros 10 conjuntos 30 conjuntos 1 100 metros 3 3 1 10 10 1 30 latas 1 15 latas 1
Criando o “Banco de dados” de Recursos Todos os recursos necessários a este projeto foram previamente definidos na Planilha de Recursos (clique em Exibir + Planilha de Recursos). Observe como os dados foram preenchidos na Figura 11.1. As colunas da Figura 11.1 relacionadas com custo têm os seguintes significados:
Taxa padrão: válida para ambos os tipos de recursos e refere-se ao custo do recurso. Exemplos: Custo horário do pedreiro = R$ 8,00 por hora (horário normal). o Custo do saco de cimento = R$ 7,00. o Taxa h.extra: válida apenas para os recursos do tipo “Trabalho”. Exemplo: Custo da hora extra do pedreiro = R$ 6.00. Custo/uso: válida para ambos os tipos de recursos e refere-se ao custo adicional à Taxa padrão. Acumular : forma de distribuição do custo no tempo (Início, Fim ou Rateado).
65
Fornecendo Custos Unitários dos Recursos A Figura 11.1 mostra também como os dados de custo unitário foram inseridos. Deve-se ficar atento às seguintes considerações: Recursos não-consumíveis (pessoal e equipamento) têm seus custos unitários definidos na coluna Taxa padrão e também em Taxa h. extra. Por exemplo, a taxa padrão para o recurso Pedreiro é R$ 8,00 por hora. (Observação: desejando-se fornecer o custo em outra base de tempo, basta digitar adequadamente, como, por exemplo, R$ 64,00/dia). Recursos consumíveis (materiais) têm seus custos unitários definidos na coluna Taxa padrão. Por exemplo, o custo pelo consumo de cada saco de cimento é R$ 7,00. Deve-se ter muito cuidado no preenchimento da coluna Tipo. A definição do tipo do recurso erroneamente vai gerar resultados errados, e a procura do erro pode ser um processo demorado. Assim, é bastante conveniente agrupar os recursos durante a digitação, conforme mostrado na Figura 11.1.
Algumas linhas estão na cor vermelha e outras em preto. Este aspecto só é importante quando se está analisando a disponibilidade de recursos, conforme visto em capítulos anteriores sobre recursos. Para os propósitos de análise de custos, este aspecto é irrelevante.
Definindo os Recursos de Cada Tarefa Conforme mostrado nos capítulos sobre recursos, existem diversas formas de fornecer os recursos de cada tarefa. Dentre elas podemos citar (veja capítulos 6 e 7): Utilizar a caixa de diálogo “Informações da tarefa” , orelhinha Recursos (veja Figura 11.2). Atenção: o valor máximo para o campo Unidades é 60.000.000. Não se esqueça que fornecemos neste campo a quantidade a ser utilizada. Utilizar a coluna Nomes dos recursos da tabela Entrada.
Figura 11.1: O “banco de dados” de recursos: Planilha de Recursos.
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Figura 11.2: Fornecendo recursos a uma tarefa.
Recursos do Tipo “Material”
As atribuições mostradas na coluna Unidade do Material para recursos do tipo “material” podem ser fixas ou variáveis. A forma de preenchiment o da Figura 11.2 necessita das seguintes considerações adicionais:
Atribuições fixas: digite apenas o número de unidades. Por exemplo, no caso do recurso Cimento da tarefa Alvenaria, basta digitar 200, que será entendido como um consumo de 200 sacos durante toda a duração da tarefa. Atribuições variáveis: digite o número seguido de uma barra (“/”) e da unidade de tempo. Por exemplo, digitando “10/s” estaremos informando que o consumo será de 10 sacos por semana.
Quando Usar a Coluna “Custo/uso” da Planilha de Recur s os
Esta coluna deve ser utilizada nas seguintes circunstâncias:
Recurso do tipo “Trabalho”: o valor fornecido será entendido como um
custo adicional para cada unidade de recurso fornecido. Atenção: não ocorre aqui o processo de multiplicação pela duração da tarefa. Exemplo: bonificação pela execução da tarefa. Portanto, nesta coluna podemos inserir um valor de custo fixo do recurso. Recurso do tipo “Material”: o valor fornecido será entendido como um custo adicional, independentemente da quantidade de recurso fornecido. Exemplo: custo de transporte do material.
O Significado da Coluna A cumular Fornecemos nesta coluna quando (no tempo) os custos (Taxa padrão e Taxa h. extra) daquele recurso devem ser contabilizados:
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Início: os custos serão contabilizados no início de cada tarefa que utiliza o recurso em questão; Fim: os custos serão contabilizados no fim de cada tarefa que utiliza o recurso em questão; Rateado: os custos serão rateados no tempo proporcionalmente à duração da tarefa.
Para o caso de valores da coluna Custo/uso, eles serão sempre contabilizados na data de início da tarefa.
Salvando os Dados e Criando uma Linha de B as e Neste momento é importante salvar os dados e solicitar a criação de uma linha de base. Depois de efetuado, confira o procedimento em Projeto, Informações do Projeto, Estatísticas.
11.2. Outras Opções de Fornecimento de Dados Como Fornecer Dados de Uso Parcial do Recurso Em muitas situações é necessário informar que um determinado recurso (exemplo: pedreiro) não vai trabalhar durante toda a duração da tarefa ou que o início de sua atuação não coincide com o início da duração da tarefa. Para verificar como isto pode ser feito, veja o Capítulo 8, item 8.6. Como Proceder Quando o Custo do Recurso Varia com o Tempo Em situações nas quais o custo do recurso varia com o tempo, pode-se introduzir esta informação na caixa de diálogo Informações sobre o recurso:
Dê um duplo clique na linha do recurso que deseja alterar (veja Figura 11.3). Preencha o campo Data efetiva, considerando que ela significa o limite inferior de validade dos custos fornecidos nas colunas seguintes (ou seja: a partir desta data e até a data da linha seguinte).
Figura 11.3: Informando diferentes taxas de custo do recurso. 68
Nos campos de dados da Figura 11.3, pode-se inserir:
Um novo valor. Um aumento percentual (exemplo: + 10%).
11.3. Solicitando Relatórios Conforme citado no capítulo anterior, o MS Project possui os seguintes relatórios para custos:
Fluxo de Caixa Relatório de Valor Agregado Saturações de Custos Visão Geral do Custo da Tarefa Visão geral de Custo do Recurso
Na Figura 11.4, mostra-se o relatório Visão Geral do Custo da Tarefa. Um exemplo do relatório Fluxo de Caixa pode ser visto no Capítulo 10, Figura 10.2.
Figura 11.4: Relatório Visão Geral do Custo da Tarefa. 69
11.4. Uso do Ícone Estatísticas Para verificar o custo total do projeto, a qualquer momento, basta ativar o ícone Estatísticas da barra de ferramentas Projeto + Informações do Projeto.
12. Tempo: Executando um Projeto Simples Neste capítulo mostra-se como usar o MS Project para acompanhar a execução de um projeto com dados de tempos (durações, datas, etc .).
12.1. Revendo a Linha de Base do Projeto Conforme visto no Capítulo 3, item 3.7, o projeto Tempo1.mpp teve seus dados de planejamento congelados para posterior comparação, ou melhor, foi salva sua Linha de base (baseline). Pode-se confirmar esta situação clicando-se em Projeto (menu principal), escolhendo Informações do Projeto e, a seguir, Estatísticas. Obtémse uma tela como a Figura 12.1.
Figura 12.1: Resumo Estatístico do Projeto.
Os comentários são:
Observe que se têm quatro linhas ( Atual, LinhaBase, Real e Variação ou Restante) e cinco colunas (Início, Término, Duração, Trabalho e Custo). Atual: aqui se têm informações resumidas sobre a situação corrente do projeto, relativamente a dados de planejamento. LinhaBase: aqui se têm informações resumidas sobre a situação Linha de Base (dados “congelados”) relativos à última vez que se solicitou o “congelamento”. O processo de “congelamento” atinge algumas variáveis de tempo, custo e recursos. Real: aqui se têm informações resumidas sobre a situação da execução do projeto. Restante: válido para Duração, Custo e Trabalho. Variação: diferença entre LinhaBase e Atual . Porcentagem concluída: percentual completado pela duração e trabalho. 70
A tela Estatísticas do projeto representa uma maneira simples de verificar os dados resumidos de um projeto e, por isso, é consultada com frequência.
12.2. Fornecendo Dados de Execução de Tempo Conforme o projeto vai sendo executado, podem-se informar os dados da execução ao MS Project. É o que se fará agora com o exemplo Tempo1.mpp da construção de uma casa, obtido nos capítulos 2 e 3 (Figura 12.2.). O MS Project disponibiliza diversos recursos para efetuar atualizações de dados de tarefas em execução, tais como: Guia Tarefa, grupo Cronograma. Tabela Controle. Visualização Gantt de Controle
Figura 12.2: O projeto Tempo1.mpp.
O Momento da Atualização de Dados de Execução: A Data de Status Outro aspecto importante é o fornecimento da Data de status, disponível em Projeto + Informações do Projeto (veja figura abaixo). Esta data é utilizada como base para cálculos de atualização dos dados de tempo.
Nos exemplos que se seguem, suponhamos que os dados de acompanhamento foram capturados em 18/08/2017 (Sexta- feira), que será a “data de status” para o processo que segue. Para inserir a data de status no projeto Tempo1.mpp, faça: 1. Carregue o projeto Tempo1.mpp. 2. Forneça a data de status: Clique em Projeto, no menu principal. Selecione Informações do Projeto (veja figura acima). Preencha o campo Data de status = 18/08/17.
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Caso 1: Tarefas já Encerradas e Executadas Exatamente como Planejadas. Suponhamos que em 18/08/17, as tarefas abaixo foram executadas exatamente como planejadas (ou seja, seu início real, término real e duração real coincidiram com os respectivos valores do planejamento). Código 1 2
Descrição Preparo do terreno Fundações
Situação Concluído conforme planejado Concluído conforme planejado
Estes dados foram introduzidos em Tempo1.mpp e gerou-se o arquivo Tempo4.mpp. Sugere-se que aplique as instruções abaixo no arquivo que criou no Capítulo 2, ou seja, Tempo1.mpp, e gere um novo arquivo com o nome de Tempo4.mpp. Para inserir os dados de execução das tarefas acima, devemos, inicialmente, clicar na guia Tarefa e ver os ícones de conclusão das tarefas do grupo Cronograma.
Agora podemos efetuar a atualização dos dados de execução das tarefas 1 e 2 mostradas na tabela acima: 1. Na porção de dados da planilha do MS Project, destaque as tarefas 1 e 2. 2. Clique no ícone “ Atualizar como Agendado” do grupo Cronograma.
Figura 12.3: Atualizando dados de tarefas executadas conforme planejadas.
Observe que as barras das tarefas 1 e 2 contêm agora uma tarja azul apresentando a porção que já foi executada (no caso, visto que houve 100% de execução, a tarja azul coincide com a duração da tarefa). Os dados de execução deste exemplo foram fornecidos utilizando-se o ícone “ Atualizar como Agendado” : no entanto, se você observar o conteúdo da tabela Controle (veja colunas Iníc. real e Térm. real na Figura 12.3), verá que ele contém os dados de atualização:
Toda atualização gráfica se reflete no conteúdo das tabelas. Todo dado inserido nas tabelas se reflete na visualização gráfica.
Ao final, salve seu projeto com o nome de Tempo4.mpp. Observação: a linha vertical que mostra a “data de status’ na porção gráfica foi obtida da seguinte forma: 72
Clique em Formato + Linhas de Grade. Ative Data de status no quadro “ Alterar linha”. Faça escolha para Tipo e Cor.
Caso 2: Tarefas Encerradas com Dados Diferentes do Planejado Considere ainda que, em 18/08/17, a tarefa “Alvenaria” estava em andamento, mas com dados de execução diferentes do planejado, conforme mostrado abaixo: Código
Descrição
3
Alvenaria
Dados de Planejamento Início Fim Duração Total 10-Jul 28-Jul 3 sem
Dados de Execução Início Fim Duração Total 03-Jul 04-Ago 5 sem
Os dados acima indicam que a tarefa foi executada de forma diferente do planejado. Para inserir os dados acima, efetue:
Ponto de partida: projeto Tempo4.mpp. Certifique-se de que o campo Data de status contém 18/08/17. Certifique-se de que a tabela Controle está ativada. Preencha a tabela Controle conforme a Figura 12.4: Preencha somente a linha da tarefa Alvenaria. o Preencha somente os seguintes campos para a tarefa Alvenaria: o Iníc. real (Início Verdadeiro): 03/07/17 Térm. real (Término Verdadeiro): 04/08/17
Figura 12.4: Fornecendo dados de execução.
Visto que fornecemos Térm. real , o programa entendeu que a tarefa está encerrada. Assim, não é necessário fornecer os valores para % concl. e Dur. real . Eles foram calculados pelo programa. A Figura 12.5 mostra o Gráfico de Gantt após as atualizações.
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Figura 12.5: Gráfico de Gantt com dados de execução diferentes do planejado.
As Datas do MS Project Acreditamos ser importante dar aqui a seguinte informação: o MS Project possui os seguintes conjuntos de datas de início e f im para cada tarefa:
Datas Congeladas (Linha de Base). Datas de Planejamento. Datas de Execução.
Existem os seguintes inter-relacionamentos entre estas datas:
Para tarefas planejadas, não existem datas reais de execução. Para tarefas em andamento, a “data de início planejada” contém o mesmo valor que a “data de início real”. Para tarefas completadas, tanto a “data de início planejada” como a “data de término planejada” contêm os mesmos valores que as “ datas reais”.
Portanto, no processo de atualização de uma tarefa em andamento ou completada perdem-se as correspondentes datas de planejamento existentes antes do processo de atualização. Obviamente, as datas da linha de base não se alteram.
Caso 3: Tarefas Parcialmente Executadas Considere a tarefa “Esgotos” que, conforme planejamento inicial, já deve ria ter sido concluída. No entanto, a situação em 18/08/2017 mostra que, dos 5 dias previstos, foram executados apenas 2,5 (ou 50%). O restante não foi executado. Dados de Planejamento Código
Descrição
Início
Fim
4
Esgotos
10-Jul
14-Jul
Duração Total 5d
Dados de Execução Início % Concluído 10-Jul 50%
Para fornecer os dados acima, destaque a tarefa “Esgotos”, clique no ícone 50% do grupo Cronograma, partindo do arquivo Tempo4.mpp e tendo o cuidado de informar que Data de status = 18/08/17. O visual do Gráfico de Gantt, Tempo4.mpp, passa a ter o formato da Figura 12.6. Observe que o programa inseriu, automaticamente, na tabela Controle, os dados de Iníc. real e % concl.
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Figura 12.6: Fornecendo percentual de execução.
Observe, todavia, que temos ago ra uma situação curiosa: a tarefa “Esgotos” está incompleta e a parte não completada está anterior à Data de status = 18/08/17 . Suponhamos, então, que a parte não completada vai ser executada na semana seguinte à Data de status = 18/08/17 . Para fornecer os dados acima, destaque a tarefa “Esgotos” e clique no ícone Dividir Tarefa da guia Tarefa e arraste até o dia 21/08/17. O visual do Gráfico de Gantt passa a ter o formato da Figura 12.7. Observe que o programa dividiu a tarefa “Esgotos” em duas partes, sen do que a segunda parte foi colocada como planejada. Observe também que a tarefa “Piso”, que é sucessora da tarefa “Esgotos”, foi automaticamente deslocada.
Figura 12.7: Reagendando a porção não executada.
Caso 4: Tarefas que Ficaram para Trás: Reagendando o Trabalho A função “Reagendar trabalho ” tem uma utilidade que vai muito além do mostrado no caso anterior. Ela pode ser utilizada para deslocar “tarefas inteiras” que ficaram para trás sem sequer terem sido iniciadas. Esta situação é muito comum em gerenciamento de projetos, em que nem tudo ocorre como esperado. Assim, é muito comum algumas tarefas não serem iniciadas como planejadas e ser necessário um reagendamento. Quando se deseja que o reagendamento seja para uma data diferente da data de status, devemos utilizar a tela “ Atualizar projeto” , obtida em Projeto + Atualizar Projeto (Figura 12.8).
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Figura 12.8: Reagendando o trabalho não concluído.
Caso 5: Tarefas Parcialmente Executadas Considere a tarefa “Telhado” que, conforme planejamento inic ial, já deveria ter sido parcialmente concluída. Suponhamos que sua execução mostra que ela vem sendo executada exatamente como planejada. Para fornecer esta informação, destaque a tarefa “Telhado”, clique no ícone Atualizar como Agendado da guia Tarefa, partindo do arquivo Tempo4.mpp e tendo o cuidado de informar que Data de status = 18/08/17. O visual do Gráfico de Gantt passa a ter o formato da Figura 12. 9. Observe, na tabela Controle, que o programa calcula a porcentagem concluída até o momento: 40%.
Figura 12.9: Tarefas parcialmente concluídas.
Caso 6: Divisão da Tarefa Considere agora que, para a tarefa “Telhado”, se tem mais uma informação. Ela não vai continuar sendo executada na próxima semana (motivo: falta de material ou de pessoal). Nas próximas duas semanas ela ficará paralisada e sua execução somente será retomada na semana de 04/09/17. Para efetuar a divisão (ou quebra ou retalhamento) da porção planejada da tarefa, efetue graficamente (Figura 12.1 0): Coloque o cursor na porção planejada da tarefa “Telhado” (o cursor se transforma numa figura de 4 setas) e mantenha o botão esquerdo do mouse apertado. Um quadro vai surgir, mostrando dados de início e de fim da parte planejada da tarefa; Arraste o cursor horizontalmente para a direita: isto fará com que apenas a porção planejada da barra da tarefa seja arrastada, quebrando-a da porção já realizada, que permanece no mesmo lugar. Repetindo: arraste o cursor até que o quadro passe a mostrar a data 04/09/17 para o início da porção planejada.
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Outra forma de inserir esta informação é por meio da tela “ Atualizar projeto” , mostrada na Figura 12.8. Aliás, este é o procedimento recomendado, em vista da maior precisão no fornecimento de informações.
Figura 12.10: Divisão de tarefa.
Ao final, podemos concluir que o término previsto do projeto é de 15/12/2017, com um atraso de 3 semanas, acessando a tela Estatísticas, campo Variação no Término (Figura 12.11):
Figura 12.11: Projeto em atraso.
12.3. Apagando Dados de Execução Para apagar os dados de execução de uma tarefa, destaque a tarefa e clique no ícone 0% do grupo Cronograma ou, então, digite 0 (zero) no campo % concl. da tabela Controle. Desejando apagar apenas um determinado dado, destaque o campo da tarefa e pressione a tecla barra do teclado, seguido de Enter ou Ctrl + Del ou apenas Del.
12.4. Uso de Caixas de Diálogo Conforme mostramos anteriormente, o MS Project dispõe de duas caixas de diálogo de atualização de dados de execução de tarefas que podem ser muito convenientes:
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FORMULÁRIO DE ATUALIZAÇÃO INDIVIDUAL Os dados de atualização de uma única tarefa podem ser fornecidos no formulário “ Atualizar tarefas” (Figura 12.12-esquerda), obtido da seguinte maneira:
Clicando-se no ícone Atualizar Tarefas do grupo Cronograma.
FORMULÁRIO DE ATUALIZAÇÃO EM GRUPO Quando um grupo de tarefas se inicia e termina tal como planejado, pode-se efetuar sua atualização em grupo (Figura 12.12-direita). Para tanto, acesse a guia Projeto, Atualizar Projeto. Esta opção é muito conveniente para atualização de uma grande quantidade de tarefas. Observe a opção “Reagendar trabalho não concluído para iniciar após” .
Figura 12.12: Formulários de Atualização de Execução de Tarefas e do Projeto.
Reagendar Trabalho Não Concluído x Restrição de Data A partir da versão 2002, a opção “Reagendar trabalho não concluído para iniciar após” não afeta as tarefas que possuem alguma restrição de data (veja item 4.7). Isto fornece mais controle ao gerente do projeto, que deve avaliar cada caso e decidir o que deve ser feito. Além disso, a data que foi selecionada para reagendar o trabalho fica restrita às datas futuras, permitindo assim que o trabalho reagendado seja novamente planejado para uma data ainda mais cedo.
12.5. Novas Opções de Cálculo A partir da versão 2002, novas opções de cálculo foram inseridas no programa para facilitar o trabalho do gerente do projeto (veja Figura 12.13).
Figura 12.13: Novas opções de cálculo.
Elas são ativadas em Arquivo + Opções + Avançado e são as seguintes:
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1. Mover o final das partes concluídas após a data de status para a data de status. a. E mover o início das partes restantes para antes da data de status. 2. Mover o início das partes restantes anteriores à data de status para a data de status. a. E mover o final das partes concluídas para depois da data de status. A ativação destas opções torna o cálculo completamente dependente da data de status (ou data atual se a data de status não for fornecida), implicando movimentar automaticamente as tarefas (parcialmente ou completamente) para a data de status. Além disso, pode ocorrer também quebra de parte da tarefa.
13. Tempo: Executando um Projeto Simples (continuação) 13.1. Comparando Dados Atuais com Linha de Base: o Gantt de Controle Neste capítulo continuamos apresentando conceitos de acompanhamento de projetos utilizando os dados mostrados no capítulo anterior, no qual concluímos que as alterações incluídas no projeto ocasionaram atraso de 3 semanas no término estimado (veja Tempo4.mpp). Dentre as diversas possibilidades de comparar dados reais da execução com dados congelados (linha de base), temos o Gantt de Controle. Para obtê-lo, clique no ícone Gantt de Controle da Barra de Modos ou, então, efetue: Clique em Exibir no menu principal; Escolha Gantt de Controle em Gráfico de Gantt.
Figura 13.1: Comparações de dados de execução com dados da linha de base.
Na Figura 13.1 mostramos este gráfico para a situação do projeto, conforme final do capítulo anterior (veja Tempo4.mpp). Observe que ele mostra:
A situação atual do projeto (barras azuis, vermelhas e rosas); A situação de andamento de cada tarefa (% concluída); A linha de base (barras na cor cinza).
Revendo a Tela Estatísticas Nesse momento é conveniente verificar os dados da tela Estatísticas (Figura 13.2) para o modelo Tempo4.mpp. Conforme podemos observar no campo “Variação no Término” , a previsão em 18/08/17 é de que o projeto se encerre com 3 semanas de atraso. 79
Figura 13.2: Tela “Estatísticas” para o projeto.
Portanto:
Data de encerramento inicialmente prevista (Linha de Base): 15/12/17. Data de encerramento provável (Término Corrente): 05/01/18. Provável Atraso: 15 dias úteis (ou 3 semanas).
Múltiplas Linhas de Base A partir da versão 2002 é possível salvar até 11 Linhas de Base. Os campos correspondentes têm nomes como Início Linha de Base 1, Início Linha de Base 2, etc. A visualização Gantt de Controle somente compara os dados atuais com a Linha de Base.
13.2. Uso de Indicadores Gráficos Uma excelente forma de visualizar a situação de um projeto é pelo uso de indicadores gráficos. A partir do MS Project 2000, esta função está disponível e associada a um “campo do usuário”. Na figura 13.3 mostramos a aplicação desta facilidade a partir do exemplo Tempo4.mpp.
Figura 13.3: Uso de indicadores gráficos e de Hyperlink .
As etapas necessárias para obter o visual da Figura 13.3 foram: Inserimos a coluna “Duração1” na tabela “Controle” com o título de “Atraso”. Este campo pertence a um conjunto de campos denominados “campos do usuário”, facilidade disponível a partir da versão Pro ject 2000.
80
A coluna “ Atraso” contém o valor do campo do usuário “Duração1” que recebeu o valor “Variação do término”, ou seja: Duração1 = [Variação do término] . Associamos indicadores gráficos aos valores de Duração1: Se Duração1 <= 0: Bolinha verde. o Se Duração1 <= 2 semanas: Bolinha amarela. o o Se Duração1 > 2 semanas: Bolinha vermelha.
Uso de hiperlink: o S tatus R eport (Relatório da Situação) Após fornecermos os dados de andamento de um projeto, é comum a emissão do relatório Status Report ou Relatório da Situação, conforme vemos na Figura 13.4. Este documento descreve a situação atual e tendências do projeto e é confeccionado para ser lido pela alta administração, nem sempre afeita ao tecnicismo inerente a um diagrama do MS Project. No caso do exemplo Tempo4.mpp, o arquivo no qual se redigiu o relatório é o Status_report.docx (MS-Word) e pode ser acesso diretamente a partir do arquivo Tempo4.mpp por meio do recurso hiperlink.
Figura 13.4: O Status Report .
Veja o exemplo Tempo4.mpp (Figura 13.3). Foram incluídos hiperlinks nas linhas 1 e 2 para ativar os arquivos Status_report.docx e R3G.docx. Para acessar este arquivo, basta mover o cursor sobre o símbolo de hiperlink na linha 1, esperar que o formato do cursor se transforme em “mão” e dar um clique. Para incluir um hiperlink em uma tarefa, faça: Coloque o cursor na linha da tarefa. Clique com o botão direito do mouse e selecione “Hiperlink”.
81
Inclua em Endereço o nome do arquivo a ser ativado. Veja Figura 13.5.
Figura 13.5: Inserindo hiperlink.
13.3. Replanejando o Projeto Suponhamos que o atraso de 15 dias (3 semanas), mostrado anteriormente, seja inaceitável. Como proceder com as tarefas restantes? Como nos ensina a teoria do PERT/CPM, devemos atuar no caminho crítico das tarefas restantes, reduzindo convenientemente as durações de algumas delas, ou colocando algumas delas em paralelo. A estratégia de redução depende de cada projeto. No caso do exemplo Tempo4.mpp, temos as seguintes informações sobre as tarefas críticas restantes:
Código Nome da tarefa 5 Telhado (porção restante) 9 Portas e Janelas 10 Pintura Interna 12
Duração 3 sem 6 sem 8 sem
Limpeza
1 sem
Predecessoras Telhado / Piso Inst. Eletr. / Inst. Hidr. / Portas e Janelas Pint. Int. / Pint. Ext.
A redução das durações das tarefas parece ser conveniente. Podemos reduzir em 1 semana a duração da tarefa “Portas e Janelas” e em 2 semanas a duração da tarefa “Pintura Interna”. Após aplicar a redução nas durações das tarefas, o projeto passa a ter o formato da Figura 13.6. Além disso, uma consulta à tela “Estatísticas” confirmará que não mais existe atraso previsto para o encerramento do projeto.
82
Figura 13.6: O replanejamento.
O Relatório de Anomalias Em gerenciamento de projetos, a estratégia anterior deve ser documentada no Relatório de Anomalias (ou Relatório de 3 Gerações ou Relatório de Desvios), conforme mostramos na Figura 13.7, também obtida por meio da inserção de um hiperlink na linha 2. Trata-se de um relatório a ser avaliado pela alta administração.
Figura 13.7: Arquivo R3G.docx: “Relatório de Anomalias”.
Assim, no ambiente do MS Project, sempre que se der um clique na coluna “Indicador” , linha 2, o MS Word será ativado e será mostrado o arquivo R3G.docx, que contém o “Relatório de Anomalias” (Figura 13. 7). A idéia é que este relatório deve ser preenchido sempre que o projeto apresentar indicações significativas de que não será cumprido no prazo. O novo plano, obedecendo às indicações do “Relatório de Anomalias”, tem o formato do arquivo Tempo4.mpp (Figura 13.6), já mostrado e analisado anteriormente.
14. Recursos: Execução Acompanhar a execução de um projeto pelo fornecimento de dados de uso dos recursos realmente utilizados ocorre em situações em que necessitamos contabilizar tais gastos. Alguns termos são utilizados:
Chamamos de apropriação a contabilização do uso de mão-de-obra. 83
Chamamos de medição ao processo de obtenção dos dados do trabalho realizado, quando envolve grandes volumes, como terraplanagem, concretagem, etc.
14.1. Fornecendo Dados de Execução O fornecimento de dados de andamento de um projeto pode envolver aspectos de tempo, recursos e custos. O fornecimento de dados reais utiliza:
Tabela Controle; Visualização Gantt de Controle; Tabela Trabalho.
Com relação a tempo, caso conveniente, deve fazer referência aos capítulos 12 e 13 desta apostila. Com relação a recursos, conforme visto nos capítulos 6 a 8, o MS Project reconhece três tipos: trabalho, material e custo. O for necimento de dados reais de execução destes tipos de recursos é feito na tabela Trabalho (Figura 14.1) e o significado dos campos é o seguinte:
Trabalho: a carga de trabalho é igual ao produto de (Quantidade de Recursos) x (Duração). É também chamado de “Trabalho Atual” : Para atividades planejadas é igual ao trabalho planejado. o o Para atividades concluídas é igual ao trabalho real. Para tarefas em andamento: a soma do trabalho restante com o o trabalho real. Linha de Base: o valor do trabalho congelado na Linha de Base. Variação: a diferença entre os dois valores acima. Real : valor utilizado na execução da tarefa (válido tanto para tarefas em andamento como para aquelas já encerradas). Restante: o valor do trabalho restante (valido para tarefas planejadas ou com execução em andamento; para tarefas já encerradas seu valor é zero). % trab. concl.: relação Real / Trabalho.
Figura 14.1: A Tabela Trabalho.
É bom lembrar que, quando informamos que uma tarefa foi encerrada com base em dados de tempo, o programa calculará a carga de trabalho realizado com base no calendário do planejamento. Seja o calendário de 40 horas por semana e suponha, por exemplo, que uma tarefa, de um único recurso humano, foi planejada e executada da seguinte forma:
84
Planejamento: 1 semana. Portanto, 40 horas de trabalho. Execução: 2 semanas. Portanto, 80 horas de trabalho. Caso a verdadeira carga de trabalho realizada não tenha a mesma proporcionalidade do planejamento, devemos informar o seu valor.
14.2. Exemplo: Acompanhamento da Execução Seja o exemplo Rec4.mpp, já apresentado no capítulo 8, em que as tarefas são do tipo duração fixa. Seus dados são:
Cód. 1 2 3 4 5
Nome Visitar Cliente Efetuar Venda Instalar Produto Testar Produto Receber
Duração (semanas) Dependências Recurso 1 Pedro [50%] 1 Pedro [50%] 2 1; 2 João 1 3 João 1 4 Pedro
Na Figura 14.2 mostra-se o Gráfico de Gantt com a tabela Entrada para este exemplo.
Figura 14.2: O exemplo Rec4.mpp.
A Execução: Situação em 26/05/17 Nesta data, o exemplo Rec4.mpp foi atualizado conforme se segue, sendo que o arquivo obtido tem o nome de Rec4b.mpp. Forneceram-se Data de status = 26/05/17 (Projeto + Informações do Projeto) e os seguintes dados para as tarefas:
Tarefas 1 e 2: foram executadas conforme planejado, tanto no tempo como no uso de recursos. Portanto não se fez nenhuma modificação nos dados de planejamento, que se tornaram os dados reais de execução. Para a atualização dos dados basta clicar no ícone “ Atualizar como Agendado” do grupo Cronograma. Veja os dados do trabalho real na Figura 14.3-1: é idêntico ao trabalho planejado. Isto ocorreu, conforme dissemos anteriormente, porque a atualização foi feita baseada em dados de tempo. Tarefa 3: aqui temos uma anomalia. A tarefa foi planejada para ser realizada em 80 horas (duas semanas), mas, ao final da segunda semana, tinham sido gastas 60 horas e a tarefa ainda não estava completada, prevendo-se ainda mais duas semanas de trabalho e um total de 100 horas, conforme agenda seguinte:
Semana de Trabalho 85
8-Mai Planejamento Inicial Planejamento Refeito Execução
15-Mai
22-Mai
40 h
40 h
30 h
30 h
30 h
30 h
29-Mai
5-Jun
12-Jun
19-Jun
26-Jun
3-Jul
20 h
20 h
Os dados foram fornecidos como trabalho na seguinte sequência: : digitou-se 60. O programa atualizou automaticamente o Campo Real os seguintes campos (Figura 14.3-2): % trab. concl.: 75%. Restante: 20 hrs. Nova duração: 4 semanas. Observe que o programa recalculou o automaticamente % trab. concl.: 38% (Figura 14.3-3). Reagendamento do trabalho não executado para se iniciar na o semana de 26-junho (Figura 14.3-4). Observe que, agora, a duração total da tarefa 3 passou para 8 semanas, que é a “distância” entre os momentos inicial e final. Tarefas 4 e 5: foram automaticamente postergadas como consequência do processo anterior.
Figura 14.3: Fornecendo dados de execução (Rec4b.mpp).
14.3. Acompanhamento Periódico Os dados de acompanhamento também podem ser fornecidos em uma base periódica (diária, semanal, mensal, etc.). Para efetuar a atualização de trabalho em base periódica (Figura 14.4), faça:
Ponto de partida: Rec4.mpp. 86
Forneça Data de status = 26/05/17. Ative a visualização Uso da Tarefa (guia Exibir). Altere a escala de tempo para Meses/Semanas. Ative a tabela Trabalho (Exibir + Tabelas). Prepare a tabela com escala de tempo para receber dados de andamento do trabalho: o No menu Formato, no grupo Detalhes, clique nos campos que deseja mostrar (Trabalho e Trabalho Real ). Outra opção: clique com o botão direito em algum ponto vazio da parte gráfica e ative os campos desejados. Para as tarefas 1 e 2 digite o valor do Trab. real exatamente como previsto, nas linhas referentes ao recurso Pedro. Para a tarefa 3 (Instalar Produto) recurso João, faça: , Semana 15-Maio: forneça 30 horas; o Linha Trab. real , Semana 22-Maio: forneça 30 horas; o Linha Trab. real o Linha Trab., Semana 26-Junho: forneça 20 horas; o Linha Trab., Semana 3-Julho: forneça 20 horas.
Os dados acima constam de Rec4c.mpp.
Figura 14.4: Fornecendo dados de execução (Rec4c.mpp).
14.4. Uso de Indicadores Gráficos Tal como fizemos no capítulo 13, podemos utilizar indicadores gráficos para melhor visualizar a evolução do uso real de recursos (Figura 14.5, relativamente ao exemplo Rec4c.mpp, Gráfico de Gantt e tabela Trabalho). No caso se associou à coluna cujo título é “FAROL” o campo do usuário “Número1” e, a este, o campo “Variação do trabalho”. Finalmente, para valores maiores que zero deste campo se associou o indicador gráfico “bolinha vermelha”, caso contrário, “bolinha verde”.
Figura 14.5: Uso de indicadores gráficos (Rec4c.mpp).
87
15. Custos Fixos: Acompanhamento da Execução Considere agora que o projeto apresentado no capítulo 10 (Custo1.mpp) esteja em execução e que, em 28/Jul/17, os dados reais sejam os seguintes:
Id.
Nome
1 2 3 4 5
Preparo do terreno Fundações Alvenaria Esgotos Telhado
Custo Estimado 320 780 3.090 300 1.720
Custo Real 400 1.500 4.000 400 400
Custo Restante
% Completado 100% 100% 100% 100% 2.100 16%
15.1. A Tabela Custo O fornecimento de dados de andamento de um projeto pode envolver aspectos de tempo, recursos e custos. Para o cenário deste capítulo, vamos trabalhar com dados de tempo e custo fixo. O fornecimento de dados reais utiliza:
Tabela Controle. Visualização Gantt de Controle. Tabela Custo.
Os dados para acompanhamento de Custo fixo são fornecidos na tabela Custo ou na visualização Uso da Tarefa. Na Figura 15.1 mostramos o layout da tabela Custo e o significado das colunas é o seguinte:
Custo fixo: o Para atividades planejadas é igual ao custo planejado. Para atividades completadas é igual ao custo real. o o Para atividades em andamento é igual ao custo restante + o custo real. Acumulação de custo fixo: Têm-se as seguintes opções: o Início: o valor do custo é lançado no momento de início da tarefa. Fim: o valor do custo é lançado no momento de término da tarefa. o Rateado: o valor do custo é rateado no período de execução da o tarefa. Custo total: é um valor calculado pelo programa e representa o valor total do custo da tarefa (custo fixo + custos dos recursos). O somatório do Custo total de todas as tarefas de um projeto constitui o Custo do projeto. Linha de Base: é o custo total “congelado” em uma determinada data. Variação: representa a diferença entre o custo estimado da Linha de Base e o Custo fixo. Real: custo verdadeiro da execução da tarefa. Restante: custo restante.
Figura 15.1: A Tabela Custo. 88
15.2. As Definições Preliminares Existe uma definição preliminar que afeta fortemente o uso do MS Project relativamente aos custos fixos. Trata-se de “ Custos reais são sempre calculados pelo Project ”, encontrada em Arquivo + Opções + Cronograma + Cálculo, que passamos a comentar, lembrando que estamos considerando o cenário em que não temos custos em recursos (neste caso, o cálculo de Custo Total seria diferente):
a) Ativada a Opção “ Custos reais são sempre calculados pelo Project ” Basta informar o novo valor Custo Fixo e o programa calculará tanto Custo Real como Custo Restante, com base no Percentual Concluído. Para os casos em que não utilizamos custo em recursos, temos que Custo Total = Custo Fixo. Isto é válido para tarefas planejadas, em andamento ou concluídas. Esta opção é bastante conveniente e, sempre que possível, deve ser a escolhida. Aliás, é a opção default do MS Project.
b) Desativada a Opção “ Custos reais são sempre calculados pelo Project ” b.1) Para as tarefas planejadas (%Concluída = 0%): caso haja alteração de valor, o habitual é fornecer os novos valores para Custo Fixo para aquelas tarefas. Resumindo: Custo Fixo Custo Total Custo Real Custo Restante
Digitar apenas se houver modificação de valor. Recebe o valor digitado em Custo Fixo. 0 Recebe o valor digitado em Custo Fixo.
É possível também fornecer um valor diretamente para Custo Total , que será automaticamente transferido para Custo Fixo e Custo Restante (válido caso não tenhamos custos em recursos).
b.2) Para as tarefas completadas (%Concluída = 100%): o habitual é fornecer o valor para Custo Real de cada tarefa. Neste caso, o valor digitado para Custo Real é transferido para Custo Total . Após digitar o valor de Custo Real , devemos ainda repetir o mesmo valor no campo Custo Fixo para que sua definição seja mantida. Resumindo: Custo Real Custo Fixo Custo Total Custo Restante
O valor deve ser digitado. Repita neste campo o valor digitado em Custo Real . Recebe o valor de Custo Real . Evite digitar valores neste campo. Este campo é protegido. No caso conterá zero.
b.3) Para as tarefas em andamento, devemos fornecer os dados na seguinte sequência: 1. %Concluída. 2. Custo Real 89
3. Custo Fixo (apenas se existir um novo valor para o Custo Fixo da tarefa, ou melhor, um novo valor para o custo planejado total da tarefa). O MS Project, então, efetuará os seguintes cálculos:
Custo Restante = (%Restante) x (Custo Fixo) Custo Total = Custo Real + Custo Restante Observações sobre a opção (b): É responsabilidade do usuário a qualidade dos dados fornecidos. Esta opção permite que não exista equivalência aritmética entre os valores fornecidos, se não se obedecer às regras acima. Apesar de normalmente não ser necessário fornecer Custo Total , o programa permite que isto ocorra. Neste caso, em determinadas circunstâncias, o conjunto de dados de custos para a tarefa em questão poderá ficar sem sentido. Em qualquer situação em que se obtiver um cenário sem sentido, o melhor a fazer é zerar todas as informações de andamento da tarefa em questão e reiniciar o processo.
15.3. Fornecendo Dados de Execução do Projeto Dados de Acompanhamento de Tempo Os dados de execução de tempo foram fornecidos conforme visto no capítulo 12. Para efeito de simplificação, supõe-se que todas as tarefas da tabela anterior foram executadas exatamente nas mesmas datas do planejamento. Os dados da execução foram fornecidos da seguinte forma: O ponto de partida foi o arquivo Custo1.mpp, visto no capítulo 10 “Custos Fixos”. Forneceu-se Data atual = Data de status = 28/07/17 (veja Informações do Projeto).
A Data de status é utilizada para cálculos envolvendo tempo, recursos e custo. Se não fornecer nenhum valor no campo Data de status, o programa utiliza o valor contido em Data atual .
a) Opção “Custos reais são sempre calculados pelo Project” Ativada Custo2a.mpp Os dados foram fornecidos (Figura 15.2) conforme instruções do item 15.2. Para as tarefas totalmente concluídas, fornecemos: Para tarefas que tiveram seu Custo Real diferente do planejado, fornecemos inicialmente o novo valor para o Custo Fixo. %Concluída = 100%, o valor do Custo Real e repetimos este valor também no campo Custo Fixo.
Para a tarefa Telhado (em andamento), forneceu-se: Custo Fixo = R$ 2.500.00 %Concluída = 16%
90
b) Opção “ Custos reais são sempre calculados pelo Project” Desativada Custo2b.mpp Os dados foram fornecidos (Figura 15.2) conforme instruções do item 15.2. Para as tarefas totalmente concluídas, fornecemos: %Concluída = 100%. Custo Real e repetimos o mesmo valor no campo Custo Fixo, visto que houve uma alteração de valor.
Para a tarefa Telhado (em andamento), forneceu-se: %Concluída = 16% Custo Real = R$ 400.00 Custo Fixo = R$ 2.500.00
O programa calculou Custo Restante e Custo Total conforme fórmulas mostradas anteriormente.
Figura 15.2: Dados de Execução.
15.4. Relatórios de Acompanhamento de Custos São os seguintes:
Fluxo de Caixa; Relatório de Valor Agregado; Saturações de Custos; Visão Geral do Custo da Tarefa; Visão geral de Custo do Recurso.
15.5. Uso de Indicadores Gráficos Tal como fizemos no capítulo 13, podemos utilizar indicadores gráficos para melhor visualizar a evolução dos gastos reais (veja Figura 15.3), relativamente ao exemplo Custo2a.mpp. No caso do exemplo Custo2a.mpp, os procedimentos para uso de indicador gráfico foram: Inserimos na tabela “Custo” o campo Número1 (trata-se de um “campo do usuário”, ao qual podemos associar fórmulas e indicadores gráficos) com o título de Farol. Associamos ao “campo do usuário” Número1 o valor da fórmula:
91
IIf([Custo] < [Custo da linha de base] * 1,5;IIf([Custo] < [Custo da linha de base] * 1,1;0;1);2 ) ou seja: Se Custo Total < 1.1 * (Custo da Linha de Base): Número1 = 0. o o Se Custo Total < 1.5 * (Custo da Linha de Base): Número1 = 1. Se Custo Total >= 1.5 * (Custo da Linha de Base): Número1 = 2. o Associamos ao “campo do usuário” Número1 o indicador gráfico: o Se Número1 = 0: indicador Verde. Se Número1 = 1: indicador Amarelo. o Se Número1 = 2 : indicador Vermelho. o
Figura 15.3: Uso de indicadores gráficos.
Conforme vemos pela Figura 15.3, apenas a tarefa Fundações excedeu a linha de base em mais de 50%.
15.6. Uso do Ícone Estatísticas Para verificar o custo total do projeto, a qualquer momento, basta ativar o ícone Estatísticas em Informações do Projeto. No caso, temos:
Custo Atual Linha de Base Real Restante
Valor 21.950,00 19.360,00 6.700,00 15.250,00
Observe que o valor que aparece em Atual é o somatório dos valores existentes no campo Custo Total de todas as tarefas.
15.7. Atualização Periódica de Custos O MS Project permite que se forneça a atualização de custos periódica (diariamente, semanalmente, mensalmente, etc.). A atualização é feita na visualização Uso da Tarefa (Figura 15.4) e podemos efetuar a atualização de dados em qualquer das modalidades mostradas no item 15.2. Ou seja, dependendo de como ativamos a opção “ Custos reais são sempre calculados pelo Project ” , devemos preparar diferentemente a visualização Uso da Tarefa. No caso da Figura 15.4, onde desativamos a opção “ Custos reais são sempre calculados pelo Project ”, editamos a 92
visualização para mostrar apenas o Custo Real . Caso esta opção estivesse ativada, deveríamos mostrar apenas Custo Fixo. Voltando à Figura 15.4 (Custo2a.mpp): Desative a opção “ Custos reais são sempre calculados pelo Project ” (veja Arquivo, Opções, Cronograma, Cálculo). Ative a visualização Uso da Tarefa (veja Exibir). Altere convenientemente a escala de tempo. No menu Exibir, escolha Tabelas e, a seguir, Custo. No menu Formato, no grupo Detalhes: Clique nos campos que deseja mostrar (no caso escolhemos o apenas Custo Real ). Outra opção: clique com o botão direito em algum ponto vazio da o parte gráfica e ative os campos desejados. Digite os valores referentes a Custo real diretamente na planilha com escala de tempo (lado direito). Altere os valores de Custo fixo na tabela Custo para manter coerência.
Figura 15.4: Fornecendo dados em base mensal.
16. Custos em Recursos: Acompanhamento da Execução O acompanhamento de custos cujos dados de execução contêm recursos costuma envolver:
Atualização dos dados de tempo. Atualização dos dados de uso de recursos do tipo Trabalho: Total de horas trabalhadas; o o Modificação na taxa padrão do recurso. Atualização dos dados de uso de recursos do tipo Material : Quantidade efetivamente gasta; o o Modificação no custo unitário do recurso.
O fornecimento de dados de andamento de um projeto pode envolver aspectos de tempo, recursos e custos. O fornecimento de dados reais de execução relativos a recursos utiliza:
93
Tabela Controle. Visualização Gantt de Controle. Caixa de diálogo Informações da tarefa. Planilha de Recursos.
Neste capítulo vamos discutir este assunto com base no exemplo Custo2.mpp criado no capítulo 11 - Custos em Recursos. Suponha que, em 28/07/17, a situação de execução do aspecto tempo deste projeto esteja conforme mostrado na tabela seguinte:
Cód. 1 2 3 4 6 5
Nome Preparo do terreno Fundações Alvenaria Esgotos Piso Telhado
Início Real
Fim Real
Como Previsto Como Previsto
?
% Executado 100% 100% 100% 100% 100% 16%
Além disso, alguns itens de custo tiveram seus valores unitários alterados, conforme mostramos um pouco mais à frente.
16.1. Definições Preliminares A correta escolha das definições preliminares afeta bastante a maneira como usamos o software. No caso do exemplo Custo2.mpp, a principal definição mostra como os dados de custo serão atualizados (veja em Arquivo + Opções + Cronograma + Cálculo), sendo que ativamos a opção: Custos reais são sempre calculados pelo Project .
A ativação da opção Custos reais são sempre calculados pelo Project é uma prática muito recomendada quando trabalhamos com custos em recursos para o MS Project.
16.2. Fornecendo Dados de Execução Os dados da tabela mostrada, constam do exemplo Custo3.mpp, o qual foi obtido a partir de Custo2.mpp, conforme mostramos a seguir.
Dados de Tempo O fornecimento de informações de execução de tempo foi feito conforme mostrado anteriormente. Forneceu-se Data de status = Data atual = 28/07/17 (veja Projeto + Informações do Projeto). Quando existe alteração em valores planejados de custo (quantidade e custo unitário), os dados de execução de tempo devem ser fornecidos após a atualização dos dados de custo.
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Dados de Custo A sequência de inserção de dados de atualização depende da situação de cada tarefa em andamento ou completada. Tarefas Completadas Sem Alteração nos Valores Planejados Para o caso das tarefas Preparo do terreno e Alvenaria, cujos valores planejados foram mantidos durante a execução, não é necessário fornecer nenhum dado além dos dados de tempo já fornecidos. O MS Project atualiza os dados de custo automaticamente devido à opção utilizada em Definições Preliminares. Atividades Completadas Com Alteração nos Valores Planejados Suponha também que alguns recursos foram adquiridos a preços e quantidades diferentes do planejado, conforme mostrado a seguir: Tarefa
Recurso
Alvenaria
Tijolos Cimento Telha Cerâmica
Telhado Piso
Quantidade Real 5.500 250 2.500 40
Custo Unitário Real Não houve alteração R$ 7,20 Não houve alteração R$ 11,00
Os dados acima foram fornecidos da seguinte maneira: Modificação da taxa padrão: devemos atuar na Planilha de Recursos, coluna Taxa padrão. Caso haja modificação da Taxa padrão para diferentes datas, devemos atuar conforme mostrado no capítulo 11, item 11.2. Modificação da quantidade planejada. Algumas opções: o Tabela Entrada, coluna Nomes dos recursos. o Caixa de diálogo Informações sobre a tarefa, orelhinha Recursos. Caixa de diálogo Atribuir recursos (Figura 16.1). o Finalmente, devemos atualizar dados de tempo fornecendo que %Concluída = 100%.
Figura 16.1: Atualizando quantidades planejadas. 95
Tarefas em Andamento Conforme mostrado anteriormente, a tarefa Telhado (16% concluída) teve sua previsão de utilização total de telhas modificada para 2.500 telhas. Neste caso é importante que a inserção de informações ao programa seja fornecida na seguinte ordem:
Forneça a nova necessidade total do recurso Telha (2.500) na caixa de diálogo Informações da tarefa. Forneça o valor para %Concluída = 16%
Caso se inverta a ordem acima, o cálculo de Custo Real será efetuado com base na quantidade inicial prevista para telhas (2.000). O valor para Custo Real não será alterado ao se efetuar a inserção da quantidade total de telhas. Esta alteração somente será refletida no Custo Restante.
A Tabela Custo Ao final de todo o processo anterior, a tabela custo tem o formato da Figura 16.2. Observe que, em nenhum momento, introduzimos valores de atualização nesta tabela. Ela apenas reflete a atualização dos dados de recursos.
Figura 16.2: A Tabela Custo.
16.3. Relatórios de Acompanhamento Nos capítulos anteriores sobre custos e recursos apresentamos diversos relatórios que também podem ser utilizados no acompanhamento de custos. Agora vamos mostrar:
Tarefas com Orçamento Variado Este relatório (Figura 16.3) mostra a relação das tarefas que, em 28/07/17, haviam variado o orçamento (isto é, ultrapassaram o custo planejado que foi congelado na Linha de Base).
96
Figura 16.3: Tarefas que variaram o orçamento.
Recursos com Orçamento Variado Este relatório (Figura 16.4) mostra que, até 28/07/17, os recursos Tijolos, Cimento, Cerâmica e Telhas variaram os valores dos respectivos orçamentos (ou seja, o custo inicial planejado que foi congelado na Linha de Base).
Figura 16.4: Recursos que variaram o orçamento.
16.4. Uso de Indicadores Gráficos Tal como fizemos no capítulo 15, podemos utilizar indicadores gráficos para melhor visualizar a evolução dos gastos reais (veja item 15.5).
97
16.5. Acompanhamento Periódico O acompanhamento em base periódico (diário, semanal, etc.) do uso de recursos é idêntico ao mostrado no capítulo 14, item 14.3. Por exemplo, os dados para a tarefa Alvenaria foram fornecidos da seguinte forma (Figura 16.5):
Digite os valores referentes a Trab. real diretamente na planilha com escala de tempo, e não na porção tabela (observe que digitamos 5,5 milhares de tijolos e 250 sacos de tijolos).
Figura 16.5: Acompanhamento em base mensal.
16.6. Acompanhamento pelo Ícone Estatísticas Na figura seguinte mostra-se uma comparação da previsão de término do projeto nos dois momentos (Atual e Linha de Base), obtida no ícone Estatísticas da guia Projeto referente à data de 28/07/17 (Figura 16.6).
Figura 16.6: Acompanhamento pelo ícone Estatísticas.
17. Superalocação de Recursos Chamamos de “superalocação de recursos” à situação de um projeto na qual a necessidade de uso de um determinado recurso excede sua disponibilidade. Para estas situações, o MS Project oferece as seguintes opções de solução para o impasse:
98
Substituição de recursos; Troca de escala de trabalho; Trabalho em hora extra; Nivelamento ou redistribuição de recursos.
Estas considerações somente se aplicam aos recursos do tipo “trabalho” (ou seja, não se aplicam ao tipo “material”). Neste capítulo serão vistas todas as opç ões acima, com exceção da última, que será abordada no próximo capítulo.
17.1. Um Exemplo Considere o exemplo da tabela seguinte, Rec5.mpp, em que todas as tarefas utilizam um único recurso (Trator), cuja disponibilidade é de 4 unidades. Na Figura 17.1, mostramos os dados do exemplo:
Superior: o Gráfico de Recursos. Inferior: o Gráfico de Gantt.
Código
Nome
Dur. (sem.)
Depend.
1 2 3 4 5 6 7 8 9
A B C D E F G H I
1 1 2 1 2 3 1 3 1
1 1 2; 3 3 3 4; 5 6 8
Necessidade de Recursos 2 2 3 2 2 2 2 2 3
Figura 17.1: O Projeto com superalocação de recursos.
Preparos Iniciais 99
Os seguintes dados foram fornecidos em Arquivo + Opções + Cronograma (Figura 17.2):
Tipo de tarefa padrão: Duração fixa. Desativada a opção “ Novas tarefas são controladas pelo esforço ” . Unidades de atribuição: Decimal (veja a mesma figura, campo “Mostrar unidades de atribuição como ” ). A unidade de duração padrão é a semana.
Figura 17.2: Solicitando opção de tarefas com durações fixas.
Definindo o Recurso Trator Na Figura 17.3 vê-se a Planilha de Recursos preenchida com os dados do exemplo (nela foram eliminados os campos referentes a custo do recurso). Para ativála, efetue: Clique em Exibir no menu principal. Escolha Planilha de Recursos.
Figura 17.3: Dados do recurso Trator na Planilha de Recursos.
Dentre os campos mostrados, temos as seguintes considerações: Nome do recurso: Trator. Tipo: Trabalho. Unid. máximas: 4. Este é o dado mais importante para este exemplo, pois significa a disponibilidade do recurso. Acumular : manteve-se Rateado. Calendário base: manteve-se Padrão. Calendário do Projeto e do Recurso
100
Observe, neste projeto, que se utiliza o mesmo calendário, tanto para o recurso como para as tarefas. Trata-se do calendário Padrão, ou seja, a semana de trabalho vai de segunda a sexta-feira e nenhum feriado foi definido. Isto não é obrigatório e, caso os calendários sejam diferentes, a situação mais restritiva será empregada pelo programa, conforme vimos no capítulo 8.
Preenchendo Dados de Tempo e de Recursos do Projeto Os dados da rede foram fornecidos na tabela Entrada. Observe como se preencheu a coluna Nomes dos recursos, informando tanto o nome do recurso como a quantidade necessária para a execução da tarefa. Assim, na linha da tarefa A temse Trator[2], significando que se necessita de 2 tratores. Caso se necessitasse de diversos recursos, eles seriam separados por ponto e vírgula (para mais detalhes, veja capítulos 6 e 8). Gráfico de Necessidades de Recursos Logo após a entrada de dados, é conveniente solicitar uma visualização do gráfico de necessidade de recursos (veja Figura 17.1-superior). Para tal, efetue: Clique em Exibir no menu principal. Selecione Gráfico de Recursos. Na tela que surgir efetue: Altere a escala principal para meses e a secundária para semanas. o Localize o visual desejado usando a barra de rolagem horizontal. o
A visualização mostrada na Figura 17.1-superior e inferior é muito conveniente, pois mostra simultaneamente o Gráfico de Recursos e o Gráfico de Gantt. Nesta visualização mista, a porção inferior mostra as tarefas relacionadas com o recurso mostrado na porção superior. Observe, na Figura 17.1-superior, que algumas barras aparecem em vermelho e outras em azul. As barras em vermelho referem-se à necessidade de recurso além da disponibilidade. Por exemplo, na semana de 12/06/17 vê-se uma barra vermelha indicando a necessidade de 5 unidades de trator. Outra visualização muito utilizada é a mostrada na Figura 17.4, conforme explicaremos no próximo item.
17.2. Localizando Recursos Superalocados Nos gráficos mostrados anteriormente, a superalocação aparece facilmente, mas em problemas maiores e mais complexos, esta tarefa pode ser difícil. Para localizar recursos superalocados com eficiência, faça: 1. Clique no ícone “Outros Modos de Exibição”, depois “Mais Modos de Exibição” e depois “ Alocação de Recursos” . 2. Será obtida uma tela como a Figura 17.4. Observe, na porção superior, a linha de totalização dos recursos, na qual os períodos com superalocação de recursos possuem números na cor vermelha. Altere a escala: principal (meses) e secundária (semanas);
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3. Clique no ícone “ Próxima Superalocação” do menu Recurso. Observe que, após clicado no ícone, o cursor da porção superior da tela se desloca para a semana que contém recurso superalocado. 4. Consulte a parte inferior da tela e anote os nomes das tarefas envolvidas. Anote tudo. 5. Repita os procedimentos acima, a partir do item 4, para verificar outros recursos superalocados.
Figura 17.4: A visualização mista Alocação de Recursos.
Assim procedendo, nossa conclusão para o exemplo é o seguinte:
Semana de Conflito 2 (12-Jun) 4 (26-Jun)
Recurso Superalocado Quantidade Trator 5 (200h) Trator 6 (240h)
17.3. Substituição de Recurso Após identificar os momentos de gargalo no uso de recursos, podem-se substituir aqueles recursos superalocados por outros. Suponhamos que um outro recurso (Carregadeira) pode ser utilizado no lugar do Trator em situações excepcionais. O quadro abaixo mostra o encaminhamento da solução:
Semana de Conflito
Recurso Superalocado
Quant.
2
Trator
5
4
Trator
6
Comentários
Tarefa B usa 2 unidades Tarefa C usa 3 unidades Tarefa D usa 2 unidades Tarefa E usa 2 unidades Tarefa F usa 2 unidades
Substituir “Trator” por “Carregadeira”
nas seguintes tarefas Tarefa B Tarefa D
Para efetuar a substituição de um recurso por outro no MS Project, faça (Rec5a.mpp): 102
Localize os recursos superalocados, conforme explicado no item anterior. Defina o recurso “Carregadeira” na Planilha de Recursos, inserindo Unidades máximas = 2 . Mantenha a mesma visualização de tela do item anterior (Gráfico de Recursos juntamente com Gráfico de Gantt). Clique na linha da tarefa em que deseja efetuar a substituição do recurso (porção inferior). No caso: tarefa B e, depois, tarefa D. Clique no ícone Atribuir Recursos do menu Recurso. o Selecione o recurso que deseja substituir (Figura 17.6-esquerda). o No caso: Trator. Clique em Substituir. o Na tela seguinte (Figura 17.6-direita), escolha os recursos que o substituirão o anterior e digite suas quantidades. No caso escolha Carregadeira. o Clique em OK.
Figura 17.5: Efetuando Substituição de Recursos.
O resultado da operação é mostrado na Figura 17.6 e o processo pode ser validado utilizando os procedimentos “Localizando Recursos Superalocados” mostrados anteriormente.
Figura 17.6: Projeto após a Substituição de Recursos.
17.4. Trabalhando em Hora Extra Podem-se utilizar horas extras com os seguintes objetivos:
Diminuir o tempo de realização de uma tarefa; 103
Eliminar gargalos no uso de um determinado recurso.
No caso do exemplo do capítulo anterior, é possível utilizar o mesmo recurso Trator trabalhando em horas extras nas tarefas que foram assinaladas como possuidoras de recursos superalocados. Para ativar o uso de horas extras em uma determinada tarefa, efetue:
Ative o modo de exibição Uso da Tarefa (a tabela ativada deve ser Uso); Insira na tabela Uso a coluna Trabalho de horas extras; Escolha as tarefas que geraram o impasse e coloque-as trabalhando em hora extra.
17.5. Modificando o Período de Trabalho de um Recurso Outra opção para resolver o mesmo problema é pelo aumento da escala de trabalho do recurso que gerou o impasse. No caso nosso, pode-se colocar o recurso Trator trabalhando nos finais de semana e feriados em que há conflito de alocação. Para maiores informações sobre este assunto, veja o capítulo 8, item 8.7.
18. Nivelamento de Recursos O nivelamento de recursos (ou redistribuição de recursos) é outra opção que se pode utilizar em situações nas quais a carga de uso de um determinado recurso excede a sua disponibilidade. O MS Project chama de redistribuição (ou nivelamento) de recursos ao processo de descobrir uma outra programação ( sheduling ou posicionamento no tempo) de tarefas, de tal forma que o projeto possa ser executado com os mesmos recursos disponíveis. Portanto, ele se aplica em situações nas quais o planejamento inicial já efetuado demonstra uma impossibilidade de execução com base na disponibilidade dos recursos designados. A nova programação é obtida pelo atraso de algumas tarefas. Costuma-se, também, chamar este processo de simulação visto que a melhor solução geralmente é obtida por meio de “tentativa e erro”. Existem duas formas de redistribuição de recursos: Nivelamento feito pelo usuário; Nivelamento feito pelo programa.
Estas consider ações somente se aplicam aos recursos do tipo “trabalho” (ou seja, não se aplica ao tipo “material”).
18.1. Nivelamento Efetuado pelo Usuário A redistribuição feita pelo usuário analisa a situação de um único recurso de cada vez. O usuário necessita localizar os recursos com superalocação de recursos e efetuar, manualmente, o atraso das tarefas que utilizam o citado recurso. Esta técnica é conveniente para problemas muito simples. O processo é bastante semelhante ao efetuado no capítulo anterior, item 17.2, para o qual recomendamos uma consulta. Para atrasar manualmente, uma tarefa, efetue: 1. Conheça o problema: 104
Descubra os recursos que estão superalocados, tal como mostrado no capítulo anterior. Descubra as atividades que possuem recursos superalocados, tal como mostrado no capítulo anterior. 2. Ative a ferramenta de trabalho: Ative a visualização Alocação de Recursos (clique no ícone Outros Modos de Exibição + Mais Modos de Exibição do menu Exibir ). Esta visualização também recebe o nome de Gantt de Nivelamento. Ela mostra o posicionamento da tarefa no tempo juntamente com sua Folga Total (Figura 18.1).
3. Efetuando o atraso: Observe, na parte superior da Figura 18.1, que, na linha que apresenta os totais de uso do recurso, os períodos com superalocação apresentam números na cor vermelha. Na visualização da parte superior da tela, clique na linha que possui um recurso superalocado (no caso somente temos a linha 1, para o recurso Trator). Na guia Recurso, clique no ícone “ Próxima Superalocação”. Na visualização da parte superior da tela ocorrerá um destaque da semana em que ocorre uma superalocação do recurso anteriormente destacado. No caso, temos a semana 12-Jun-17.
Figura 18.1: A visualização mista Alocação de Recursos.
No gráfico do painel inferior, verifique as tarefas que são realizadas na semana destacada na parte superior da tela. No caso temos as tarefas B e C. Dentre as tarefas destacadas no item anterior, selecione aquela que possui um valor positivo para Folga Total (ou Margem de Atraso Total ). No caso, é conveniente escolher a tarefa B, visto que a tarefa C não possui Folga Total. Na coluna Atraso do Nivelamento da tabela da parte inferior (para visualizar esta coluna é necessário mover a linha separadora vertical). 105
Digite a duração do atraso desejado para a tarefa (digite um valor que não exceda ao valor da Folga Total ). Verifique o impacto na parte superior. No caso foi feito: Tarefa B: forneça “ Atraso de nivelamento = 2 semanas”. o Caso necessário, repita o procedimento com a mesma tarefa ou com outras tarefas. No caso do exemplo Rec5.mpp, ainda foi feito: Tarefa D: forneça “ Atraso de nivelamento = 2 semanas”. o
Salve o novo projeto como Rec5b.mpp.
Dividindo uma Tarefa em Partes Uma outra opção para nivelamento manual é obtida pela divisão de uma tarefa em partes. O assunto “divisão” já foi tratado anteriormente (veja item 4.6).
18.2. Nivelamento Efetuado pelo Programa O MS Project pode efetuar todas as etapas mostradas anteriormente, para todos os recursos, sem a intervenção do usuário. Para que este processo seja realizado com sucesso é necessário que algumas tarefas possuam folga, ou seja, possam ser deslocadas sem que isto implique atraso no projeto. Ele permite efetuar redistribuição de recursos mantendo a data de término do projeto fixa ou “deslizante”. No primeiro caso (término fixo), o MS Project tentará obedecer a data final do projeto. Pode ocorrer que, em algumas semanas, se tenha uma utilização de recursos em níveis acima do disponível. No segundo caso (final deslizante), o MS Project não respeita a data final do projeto, caso isto seja necessário para manter o uso dos recursos abaixo do disponível.
No processo de alocação pode ocorrer que duas ou mais tarefas se candidatem a um recurso cuja quantidade disponível não é suficiente para todas as tarefas. Neste caso deverá ser feita uma seleção baseada em critérios de prioridade. Os critérios disponíveis são:
Padrão (veja explicação à frente). Pelo número da tarefa. Por prioridade inicialmente e, após isto, pelos critérios-padrão.
Solicitando Nivelamento de Recursos O ponto de partida é o arquivo Rec5.mpp (veja Figura 18.1):
Clique em Recurso no menu principal e escolha Opções de Nivelamento (veja Figura 18.2). Clique em Nivelar sem atrasar o projeto para informar que a data o final do projeto deve ser respeitada (término final fixo); Clique em Nivelar Tudo; o O programa efetua a redistribuição e o projeto passa a ter o formato o da Figura 18.3.
106
Figura 18.2: Solicitando Nivelamento de Recursos.
Figura 18.3: Gráficos de Recursos e de Gantt após a solicitação de Nivelamento.
A Tela Nivelamento de Recursos Os outros campos da Figura 18.2 têm os seguintes significados:
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Opções Manual ou Automática: caso se ative “ Automática” , o programa sempre efetuará redistribuição quando ocorrer superalocação. Caso se ative “Manual ”, necessita-se dos procedimentos listados anteriormente.
Cuidado: a ativação da opção Automática implica a execução deste procedimento após qualquer alteração de dados. Se a rede é grande, com muitos recursos a serem alocados, isto pode ocasionar um longo tempo de processamento. Campo Procurar superalocações em uma base: aqui se podem escolher os intervalos de tempo em que será efetuada a simulação: minuto, hora, dia, semana ou mês.
Dica: em projetos complexos, é conveniente começar com períodos maiores para evitar longos tempos de execução pelo computador. Nas tentativas seguintes podem-se escolher intervalos menores. Opção Limpar nivelamentos anteriores: caso ativado, os dados da última redistribuição serão perdidos; do contrário serão mantidos. Esta última opção é útil em problemas complexos que necessitam de um encadeamento de redistribuições, sendo que, entre a execução de uma redistribuição e a seguinte, se efetua uma análise dos resultados e se inserem alterações em alguns dados (por exemplo: disponibilidade de alguns recursos críticos). Campo Ordem de nivelamento. Refere-se ao critério de prioridade para se entregar um recurso quando houver disputa por ele entre diversas tarefas. As opções são: Nº da Tarefa: receberá o recurso a tarefa com menor valor no o campo Identificação. o critério de desempate obedecerá a: ordem de o Padrão: dependência (predecessoras), margem de atraso (folga), datas, prioridade e restrição de datas. o Prioridade, padrão: o primeiro critério será a prioridade (prioridade do projeto + prioridade da tarefa), seguido de padrão. Campo Nivelar sem atrasar o projeto: o Ativado: a data final do projeto será respeitada e poderão restar algumas superalocações ao término do processo (término final fixo). Desativado: a data final do projeto não será respeitada e as o disponibilidades de recursos serão respeitadas (término final deslizante). Campo O nivelamento pode ajustar atribuições individuais de uma tarefa : o Ativado: podemos ter modificado a duração da tarefa e sua necessidade de recursos. o Desativado: opção não permitida. Campo O nivelamento pode criar interrupções no trabalho restante : relaciona-se com a possibilidade de haver ou não divisões de tarefas no processo.
A Prioridade da Tarefa Conforme vimos, o critério de distribuição pode fazer referência à prioridade da tarefa, que significa considerar inicialmente a prioridade do projeto e, após isto, a prioridade da tarefa. A prioridade do projeto pode ser vista em Projeto + Informações 108
do Projeto, campo Prioridade (veja Figura 2.1). A prioridade da tarefa pode ser vista em Tarefa + Informações + Geral , campo Prioridade (veja Figura 3.2). Em ambos os casos os valores podem ser de 0 a 1000, sendo que “1000” corresponde que a tarefa não deve participar do processo (não será movimentada) e 0 (zero) à menor prioridade. O assunto “redistribuição entre diversos projetos” será visto no capítulo “Múltiplos Projetos”.
A Visualização Uma vez efetuada a redistribuição, podem-se utilizar os mesmos gráficos anteriores para analisar o resultado do processo. A visualização mista mostrada na Figura 18.3 é bastante conveniente, pois o Gráfico de Gantt mostra a situação antes e após a redistribuição. Trata-se da visualização Alocação de Recursos, mostrada no item 18.1, na qual inserimos o Gráfico de Recursos na porção superior.
18.3. Retirando o Nivelamento Para anular um nivelamento, efetue: Clique em Recurso + Opções de Nivelamento. Escolha Limpar Nivelamento.
18.4. Escolhendo a Melhor Estratégia Conforme dissemos anteriormente, o processo de redistribuição geralmente é efetuado na base de tentativa e erro. Para facilitar este processo, fornecemos abaixo algumas sugestões.
Conhecendo o Cenário Para se avançar no processo de redistribuição de recursos é necessário que o usuário conheça muito bem o cenário que está sendo simulado, para entender os resultados que lhe serão apresentados em cada tentativa e poder julgar qual a melhor estratégia a utilizar na próxima tentativa. O nivelamento efetuado pelo programa é, obviamente, muito mais rápido que o efetuado pelo usuário. Além disso, em cenários complexos é impraticável a opção de redistribuição pelo usuário. A opção de redistribuição pelo usuário exige naturalmente um maior conhecimento do cenário, o que não é obrigatoriamente necessário na opção de redistribuição pelo programa. Neste caso, a facilidade de se efetuar rapidamente uma redistribuição pode levar a diversas tentativas infrutíferas. Para se obter um adequado conhecimento do cenário, efetue as duas primeiras etapas mostradas n o item “Nivelamento Efetuado pelo Usuário”. Após isto, pode-se utilizar a redistribuição feito pelo programa. Limpando ou Mantendo uma Redistribuição Após cada tentativa, verifique os momentos em que a redistribuição não forneceu resultados adequados. Em função dos resultados pode-se escolher aumentar a disponibilidade de alguns recursos. Ao se partir para uma próxima tentativa, pode-se escolher entre limpar o nivelamento anterior ou não. Neste último caso, podem-se congelar alguns caminhos nas quais já se encontrou uma situação conveniente, conforme mostramos a seguir. Usando Restrições de Datas
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Tarefas com “datas programadas” (ou datas com restrição) podem ter implicações no processo de redistribuição de recursos, visto que tais datas serão mantidas durante o processo de redistribuição. Este recurso pode ser útil em situações nas quais se deseja efetuar uma redistribuição sem mexer em algumas tarefas. Assim, basta inserir tais restrições nas tarefas desejadas ou na última tarefa de um determinado “caminho de tarefas”.
19. Múltiplos Projetos Uma característica cada vez mais frequente no ambiente das empresas é trabalhar com múltiplos projetos. É também comum a situação em que existe um gerente de nível estratégico ou tático que tem sob sua responsabilidade todos os projetos, sendo que cada um possui o seu próprio “gerente de projeto”. Neste cenário surgem novas necessidades para este gerente de alto nível:
Confecção e acompanhamento de um plano global para todo o portfólio de projetos. Avaliação da interdependência dos diversos projetos. Alocação de recursos entre os diversos projetos e estabelecimento de prioridade entre os diversos projetos. Confecção do plano de compras para os diversos projetos. Acompanhamento do andamento dos múltiplos projetos de uma forma sintética. Acompanhamento de anomalias.
Para atender a estas necessidades, o MS Project possui diversas abordagens por meio do MS Project Professional:
Inserção de projetos em um projeto mestre. Conjunto de recursos (resource pool ).
19.1. Subprojetos É possível inserir um projeto dentro de outro: veja o exemplo abaixo. Ele foi criado contendo a inserção de dois subprojetos (Figura 19.1) :
Serviços de Infraestrutura Serviços de Acabamento
Figura 19.1: Inserção de Subprojeto.
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O visual do Gráfico de Gantt com projetos inseridos é idêntico ao visual obtido pela criação de tarefas resumos apresentados no capítulo 5. As diferenças e aplicabilidades, todavia, são significativas. Uma primeira diferença a ser notada: se você encostar o cursor no símbolo que aparece na coluna Indicador , verá que ele contém informações de que se trata de um projeto que foi inserido (Figura 19.2).
Figura 19.2: Inserção de Projetos.
O Projeto Mestre O projeto que recebe os subprojetos costuma ser chamado de projeto mestre e aquele que foi inserido recebe o nome de subprojeto. O projeto mestre não contém fisicamente as tarefas inseridas; trata-se apenas de um artifício de visualização. As tarefas continuam fisicamente localizadas apenas nos subprojetos. Veja agora os arquivos: Tempo5.mpp: este é o projeto mestre. Tempo5_Acab.mpp Tempo5_Infra.mpp
No exemplo apresentado, o subprojeto Tempo5_Infra.mpp é constituído das seguintes tarefas:
Subprojeto: Serviços de Acabamento (Tempo5_Infra.mpp) Código Descrição Duração (Semanas) Predecessoras 1 Preparo do terreno 2 2 Fundações 3 1 3 Alvenaria 3 2 4 Esgotos 1 2 5 Telhado 5 3 E o subprojeto Tempo5_Acab.mpp é constituído das seguintes tarefas:
Subprojeto: Serviços de Acabamento (Tempo5_Acab.mpp) Código Descrição Duração (Semanas) Predecessoras 1 Piso 1 Esgotos 2 Instalações Elétricas 3 Telhado 3 Instalações Hidráulicas 4 Telhado 4 Portas e Janelas 6 Telhado; 1 5 Pintura Interna 8 2; 3; 4 6 Pintura Externa 2 4 7 Limpeza 1 5; 6
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Trabalhando com Subprojetos Para trabalhar com subprojetos, faça: Crie cada subprojeto separadamente: o MS Project deve-se criar cada subprojeto como se fosse um projeto independente e que posteriormente será inserido no projeto mestre. Assim, por exemplo, criam-se os subprojetos Tempo5_Infra.mpp e Tempo5_Acab.mpp com os dados mostrados nas tabelas acima. As tarefas do subprojeto Tempo5_Acab.mpp que dependem de tarefas do subprojeto Tempo5_Infra.mpp (tais como as quatro primeiras da tabela acima) podem ser fornecidas ao MS Project como tarefas sem predecessoras. Posteriormente, ao encaixar o subprojeto dentro do projeto mestre, estes relacionamentos serão fornecidos, conforme mostrado abaixo. Sempre, após fornecer todos os dados do subprojeto, salve-o em disco. Crie o projeto mestre separadamente. Ele pode possuir suas próprias tarefas, além das tarefas dos subprojetos. Para inserir o subprojeto Tempo5_Infra.mpp no arquivo mestre Tempo5.mpp, faça: o No projeto mestre, coloque o cursor na linha em que se deseja inserir o subprojeto, clique em Projeto no menu principal e escolha Subprojeto. Na tela obtida, procure o arquivo “Tempo5_Infra.mpp”, que será o inserido como subprojeto (Figura 19.3). Destaque-o e clique em Inserir .
Figura 19.3: Inserindo Subprojetos. 112
Para inserir os outros subprojetos, o procedimento é semelhante. Após inserir todos os subprojetos, efetue as ligações necessárias de predecessoras. Esta tarefa pode ser feita graficamente ou utilizando-se a coluna “Predecessoras”. Observe que o nome da tarefa correspondente ao projeto inserido recebe o mesmo nome do título do arquivo (veja Arquivo + Informações + Informações do Projeto + Propriedades Avançadas). Na inexistência desta informação, o software utiliza o nome do arquivo. Geralmente esta solução não é agradável e é conveniente redigitar um nome adequado para a tarefa. O mais adequado, no entanto, é incluir um título para os subprojetos, acessando o caminho citado acima. Salve o arquivo mestre com o nome de Tempo5.mpp. No processo de salvamento surgirá uma tela, informando que o trabalho realizado afetou os subprojetos envolvidos e perguntando se deseja efetuar as alterações nos subprojetos. Responda “Sim”.
Comentários Alguns comentários sobre o processo de inserção efetuado:
O subprojeto inserido no projeto mestre conserva todas as suas características dentro do projeto mestre. Todavia, caso haja modificações em suas tarefas ao se operar o projeto mestre, estas modificações se refletirão automaticamente no arquivo do subprojeto inserido. A inserção do exemplo anterior foi feita na modalidade Vincular ao projeto (Figura 19.3), significando que, sempre que o arquivo Tempo5.mpp for carregado, serão também carregados os arquivos Tempo5_Infra.mpp e Tempo5_Acab.mpp. O subprojeto Tempo5_Infra.mpp continua tendo vida própria e as alterações que nele forem efetuadas, ao se trabalhar com ele isoladamente, se refletirão automaticamente no projeto mestre Tempo5.mpp. É possível inserir um projeto e solicitar que ele se transforme em Tarefa de resumo, bastando desativar o campo Vincular ao projeto (Figura 19.3). Neste caso as tarefas inseridas passam a incorporar definitivamente o projeto mestre. Caso sejam modificadas ao se operar o projeto mestre, as modificações não se refletirão no arquivo do subprojeto. Observe que o botão Inserir da Figura 19.3 possui três opções: Inserir , Inserir somente leitura e Mostrar versões anteriores. A opção Inserir somente leitura, se ativada, implica que, ao se operar com o projeto mestre, as alterações efetuadas nas tarefas do citado subprojeto não serão gravadas no seu arquivo. Por outro lado, ao se operar com o subprojeto isoladamente, efetuando alterações em seus dados, estas alterações sempre se refletirão no arquivo mestre. Logo após a inserção, as tarefas do subprojeto não serão exibidas. Caso isto seja desejado, será necessário solicitar a expansão de suas tarefas, clicando-se no sinal existente ao lado do nome da tarefa. Operando o projeto mestre e desejando-se maiores informações sobre um determinado subprojeto, basta posicionar o cursor no subprojeto em questão e clicar em Tarefa + Informações. A tela obtida agora recebe o nome de Informações sobre o projeto inserido (Figura 19.4). As orelhinhas 113
“Predecessoras” e
“Avançado” contêm botões para se obterem
informações do subprojeto.
Figura 19.4: Verificando dados de subprojetos.
O projeto Tempo5.mpp foi criado com data de início 05/06/17. Como sabemos, logo após criado, todas suas tarefas iniciais se iniciam nesta mesma data. É o caso, por exemplo, da tarefa “Piso” (veja Figura 19.5superior). Após inserção no projeto mestre e fornecimento de predecessoras, a tarefa “Piso” foi deslocada para o dia 17/07/17. Isto pode ser observado tanto no projeto mestre como no subprojeto isoladamente (veja Figura 19.5-inferior). Observe que, na coluna Predecessoras da tarefa Piso, após o processo de inserção, temos: C:\.....\Tempo5_Infra.mpp\4. É assim que se deve incluir uma ligação de predecessora entre projetos diferentes. A informação deve incluir o diretório no qual se encontra o subprojeto predecessor. A Figura 19.5-inferior mostra outra particularidade importante. Ao se abrir o projeto Tempo5_Acab.mpp, após o processo de inserção, observa-se a existência de algumas “tarefas-sombras” (vejas linhas 1 e 3). Trata-se de um recurso para melhor se compreender que este projeto foi afetado por tarefas de outro projeto. Observe que a numeração e o visual das tarefas do subprojeto Tempo5_Acab.mpp foram indiretamente afetados pelo t rabalho de criação do projeto mestre (veja na Figura 19.5). Observe que, no projeto mestre, cada subprojeto conserva sua própria numeração. Isto pode causar alguma confusão à primeira vista. Veja que, no projeto mestre, existem algumas linhas que possuem a mesma numeração. Exemplo: a linha “2 – Fundações” e a linha “2 – Piso” (Figura 19.1).
114
Sempre que se altera o projeto mestre, ao se solicitar “Salvar” aparece a pergunta se deseja inserir as modificações nos arquivos em disco dos subprojetos que foram indiretamente alterados (não válido para o caso de se vincular como “somente leitura”).
Figura 19.5: O projeto Tempo5_Acab.mpp em dois instantes: Superior: logo após criado e ainda sem fornecimento de ligações com outro projeto. Inferior: após processo de fornecimento de ligações com outro subprojeto.
19.2. Trabalhando com o Projeto Mestre Uma forma bastante conveniente para o uso do projeto mestre é que ele contenha apenas os projetos inseridos, ou seja, não contenha tarefas próprias. No momento de criação é conveniente que se possa trabalhar com o projeto mestre na modalidade “alteração permitida”, para que se possam simular os cenários de execução.
Inserindo Dados de Execução Todos os dados de execução efetuados em subprojetos refletem-se imediatamente e automaticamente no projeto mestre e nos outros projetos com os quais tenha ligação. Caminho Crítico de Múltiplos Projetos A partir da versão MS Project 2000, é possível escolher como trabalhar com caminho crítico de múltiplos projetos. As opções são:
Usar o caminho crítico do projeto mestre. Preservar o caminho crítico de cada projeto separadamente.
A ativação desta função se dá por procedimentos semelhantes aos mostrados no capítulo 4, item 4.2 (Caminho Crítico).
19.3. O Conjunto de Recursos (Resource Pool) O MS Project permite que um conjunto de recursos seja compartilhado por diversos projetos e para isto é necessário definir um “projeto fictício”, que somente contém os recursos que se deseja partilhar. Este projeto fictício não contém tarefas. Para obter o compartilhamento, efetue:
115
Crie um arquivo sem tarefas e somente com os recursos a serem partilhados (veja Custo3.mpp); Abra o arquivo citado no item anterior, apague as tarefas e salve-o como Manut_Pool.mpp; Abra o arquivo no qual você deseja inserir recursos; Clique em Recurso, Pool de Recursos, Compartilhar recursos; Preencha o campo “Usar recursos De:” com o nome do arquivo que contém os recursos a serem compartilhados (veja Figura 19.6).
Figura 19.6: Compartilhamento de Recursos.
Nivelamento de Recursos A partir da versão MS Project 2000, a função de Nivelamento de Recursos (ou Redistribuição de Recursos) foi aperfeiçoada para incluir o nome do projeto nos critérios de prioridade. Conforme visto no capítulo 18 (Nivelamento de Recursos), a Figura 19.7 apresenta a tela Nivelamento de recursos com os diversos critérios e opções para esta função. Dentre eles temos o campo Ordem de nivelamento, que se refere ao critério de prioridade para se entregar um recurso quando houver disputa por ele entre diversas tarefas.
Figura 19.7:Tela Redistribuição de Recursos. 116
As opções são:
Nº da Tarefa: receberá o recurso a tarefa com menor valor no campo Identificação. Padrão: o critério de desempate obedecerá a: ordem de dependência (predecessoras), margem de atraso (folga), datas, prioridade e restrição de datas. Prioridade, padrão: o primeiro critério será a prioridade (prioridade do projeto + prioridade da tarefa), seguido de padrão.
A prioridade pode ser inserida das seguintes formas:
Projeto: veja tela Projeto + Informações do Projeto, campo Prioridade (veja Figura 19.8-superior). Tarefa: veja tela Tarefa + Informações, orelhinha Geral , campo Prioridade (veja Figura 19.8-inferior).
Quanto maior o valor do campo Prioridade, maior a prioridade.
Figura 19.8: Fornecendo Prioridades.
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