Aplicación de la sistematización en los informes y manejo de formas
Que es sistematización en los informes: Informe es una comunicación que proporciona datos acerca de un asunto determinado y que se transmite de una ocina a otra, bien sea oralmente, por escrito, por medio de cuadros, etc. y que puede utilizarse para tomar una decisión. Los informes son las comunicaciones formales requeridas por un superior con autoridad para decidir sobre el tema del informe. Se reeren a las razones para la naturaleza de: los resultados de las conclusiones de un m!todo de acción o in"esti#ación en particular, particular, etc. $n quienes requieren el informe, e%iste la obli#ación impl&cita de denir el uso que se le "a a dar. 'or parte de la persona que escribe el informe, e%iste la obli#ación de dar toda la información adecuada en forma clara. Siempre sucede que la persona que escribe el informe sabe muc(o m)s del tema que aquellos que lo leer)n. *onsecuentemente, *onsecuentemente, el informe debe orientarse al usuario. +ebido a la #ran "ariedad de informes que se pueden producir, para tratar este tema, tomaremos de modelos los informes de sistematización. o obstante, su contenido puede ser usado en otras materias. Los informes se utilizan para persuadir a determinada persona o personas para que comiencen a, o dejen de (acer ciertas cosas por lo que los mismos deber)n estar orientados a las personas que los "an a recibir. $sto no quiere decir que no resulte necesario que los (ec(os citados sean ciertos o que las opiniones no correspondan o no sean (onestas, sino que el informe y el len#uaje utilizado deber) ser de tal manera que cause una buena impresión y satisfa#a al destinatario del mismo. La retórica en los informes se justica !ticamente sólo cuando el contenido es sincero. Los informes deben ser objeti"os. Se acostumbra escribirlos en estilo impersonal. -so de oraciones cortas, concisas, aun cuando se entre en conicto conicto con los #ram)ticos, pero #eneralmente no se escriben informes en las ocinas para ellos.
*omo se aplica: $%iste una #ran "ariedad de informes, pero para los propósitos de nuestro estudio, podemos clasicarlos bajo los lo s tipos si#uientes:
a/ Informe periódico: $s un informe que cubre esencialmente cierto tipo de informaciones, por lo re#ular a ciertos inter"alos de tiempo 0diario, semanal, mensual, anual, etc./. b/ Informe obli#atorio: $s un informe prescrito que debe prepararse cuando se dan ciertas circunstancias. 0-n caso de accidente, por ejemplo/. c/ Informe 1nico: $s un informe especial que se prepara solamente una "ez 0$jemplo: el informe de liquidación de una empresa/. d/ Informe por e%cepción: Se produce cuando a la dirección le preocupa m)s conocer y mejorar las condiciones anormales de operación de la empresa.
2undamentalmente, la nalidad de un pro#rama de manejo de informes es la preparación de un sistema ordenado y completo de informes en el cual se si#an los procedimientos m)s ecaces y m)s económicos. Los objeti"os que se persi#uen para la implantación de un pro#rama de manejo y control de informes son: a/ *rear los m!todos m)s económicos y ecaces para la preparación de informes. b/ In"esti#ar y e"aluar las peticiones de informes. c/ +isminuir el n1mero y el costo de los informes al m&nimo. d/ $liminar los informes no esenciales y no autorizados. e/ 3ejorar la calidad de los informes. f/ *omprobar periódicamente los informes para determinar la utilidad que tienen para quienes lo reciben. #/ Identicar los informes con un n1mero y un t&tulo, y (/ +eterminar el costo de cada uno de los informes y el costo total de proporcionar información.
$l informe de sistematización debe ser presentado a la alta dirección 0#erencia/, as& como al personal in"olucrado, tanto en su aprobación como en su ejecución. 'ara (acer la presentación es con"eniente ensayar, promo"iendo reuniones, conferencias, de preferencia con ayudas audio"isuales, en donde el !nfasis sea en
los benecios que el personal obtendr) con los nue"os procedimientos y m!todos.
3anejo de formas Que es: 4erramienta o medio de comunicación impresa, usada para llenar información "ariable, con objeto de (omo#eneizar las formas y racionalizar el trabajo. 'ermite ordenar, sistematizar, y orientar el manejo de recursos en t!rminos escritos, tambi!n es un documento 1til para efectos le#ales y5o consultas. +isminuyendo las car#as y costos or#anizacionales. Las formas representan el "e(&culo de transmisión de datos e información or#anizacional m)s sencillo, claro y funcional, ya que permiten ordenar, sistematizar y orientar el manejo de cualquier otro recurso en t!rminos escritos. ormati"amente, constituyen un documento fuente para efectos le#ales, de consulta o ambos. 3anejo de formas en las or#anizaciones *ontar con las formas adecuadas en función de las necesidades de la or#anización.
*omo se aplica: 6 'ara uso interno 6 presentación de resultados. 6 'roductos de un consultor e%terno 6 +e uno comercial com1n 6 $laboradas por una autoridad normati"a para uso interno y reporte de acciones. 6 7equeridas para una instancia e%terna para su uso e%clusi"o. 6 $l instrumento jur&dico.
6 +ese#re#ación de funciones deri"adas de su base le#al. 6 La determinación de objetos y pro#ramas 6 Los sistemas que se desarrollan para apoyar las funciones. 6 La traducción en procedimientos. 6 La denición de estrate#ias. 6 $l proceso de toma de decisiones. $89$7S: 6 *ambios en las condiciones del entorno. 6 'or decisiones tendientes a la #lobalización. 6 'actos o con"enios nacionales o internacionales. 6 $n atención a demandas de clientes, usuarios o pro"eedores. ;$$7ALI+A+$S: Los sistemas de selección no e%isten aislados de su entorno, sino que est)n condicionados por los distintos factores económicos, pol&ticos, sociales del medio donde se desarrolla. reside en el #rado de or#anización que se le imprima a dic(o proceso. $SQ-$3A $S'A*IAL Se basa en los sentidos especialmente o&dos, "ista y tacto a#re#)ndole las concepciones del espacio propio de cada cultura a la que se pertenece, m)s las "ariables indi"iduales. 'ro%enia $s la estructura del espacio que (ace el (ombre en forma inmediata, a partir del entorno corporal macro espacio, que es la distancia que media entre los con#!neres y la or#anización del espacio (abitable. 'ro%enia < *ate#or&as de espacio. 2ijo antropoló#ico +imensión oculta, "isible no determinado por el medio social, satisface necesidades como dormir, comer, disposición de las ciudades. $spacio semijo
+eterminado por el a#rupamiento de las personas, fa"orece la con"ersación, por ejemplo: salas de espera, salas de clases, asientos, metro, bus, salas con mo"ilidad de sillas. 6 $spacio informal $ste comprende las distancias con los dem)s, es inconsciente y re#ula la interacción. *omprende las distancias
