REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN SUPERIOR INSTITUTO UNIVERSITARIO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA DR. FEDERICO FEDERICO RIVERO PALACIO PLAN NACIONAL DE FORMACIÓN (PNI). I NGENIERÍA DE MATERIALES INDUSTRIALES (IMI) CATEDRA DE MANTENIMIENTO INDUSTRIAL
COSTOS Y PRESUPUESTO DE MANTENIMIENTO INDUSTRIAL
Haydee Y. Contreras C.I. 6726910
Caracas, Octubre 2011
Contenido INTRODUCCIÓN.......................................................................................................................... 1 EL MANTENIMIENTO DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN. .......................................................... 3 COSTOS DE MANTENIMIENTO .................................................................................................. 4 Costos de Mantenimiento Directos ............................................................................................ 5 Costos Indirectos ...................................................................................................................... 6 Costos de Tiempos Perdidos .................................................................................................... 6 Costos Generales ..................................................................................................................... 6
CÁLCULO DE COSTOS DE MANTENIMIENTO .......................................................................... 7 Costo anual de mantenimiento .................................................................................................. 7 Costo anual de tiempos de parada ............................................................................................ 8
REDUCCIÓN DE LOS COSTOS .................................................................................................. 8 PRESUPUESTO ANUAL DE MANTENIMIENTO ......................................................................... 9 Confección del Presupuesto .................................................................................................... 11 Cumplimiento del Presupuesto ................................................................................................ 13
CONCLUSIONES ....................................................................................................................... 15 BIBLIOGRAFÍA........................................................................................................................... 16
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INTRODUCCIÓN
Se entiende por Mantenimiento a la función empresarial que se encarga del control del estado de las instalaciones, tanto las productivas como las auxiliares y de servicios que permita garantizar su funcionamiento a un coste mínimo. Dicho de otra manera, es el conjunto de acciones orientadas a conservar o restablecer un sistema y/o equipo a su estado normal de operación, para cumplir un servicio determinado en condiciones económicamente favorable y de acuerdo con las normas de Protección Integral, siempre orientado al óptimo rendimiento y la máxima vida útil de una unidad de producción. Es por ello que el Mantenimiento constituye uno de los pilares fundamentales sobre los cuales descansa la actividad operacional. De ella depende en gran parte su integridad física, la durabilidad de las instalaciones, bienes y equipos que utiliza, la protección del medio ambiente y la rentabilidad, y por lo tanto, una alta productividad de las operaciones que realiza una empresa como unidad productora. Un argumento primordial en la actualidad es saber administrar el mantenimiento, porque no se considera un área productiva, ya que no genera ningún bien tangible o que reditúe a la empresa en capital directo. Sin embargo, según Wireman (1998), la administración del mantenimiento es la administración de todos los activos de una empresa, basada en la maximización del rendimiento sobre la inversión en activos. Todo con la intención de lograr que la industria o empresa llegue a ocupar y permanecer en el lugar donde ha querido estar o mejorar esta posición en el mercado. Para ello, la Ingeniería y Administración de Mantenimiento se valen de diferentes instrumentos y herramientas que apoyan y facilitan la toma de decisiones y ejecución del trabajo. Gracias a estas herramientas se pueden planear, organizar y ejecutar mejor las actividades de mantenimiento. El análisis de costos y elaboración de presupuestos son algunas de ellas. Para tal fin, generalmente, los Costos y Presupuestos son programas de inversiones y gastos que pretenden ajustarse a un comportamiento diseñado para un periodo determinado de tiempo. Con ellos se busca el equilibrio entre el costo de mantenimiento y el tiempo de paro. Estimando si a un recurso se le da menos o más mantenimiento, sin generar perdidas por retrasos, o paro, ni generar hipermantenimiento. Estos análisis permiten reducir costos, elevar la calidad de los productos y la productividad en sí misma.
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Con este trabajo se pretende definir y estudiar el significado de los costos y su importancia, las alternativas que permiten la reducción de los mismos y los factores que deben tomarse en cuenta para la elaboración de un presupuesto efectivo de Mantenimiento Industrial.
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EL MANTENIMIENTO DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN. La obtención de beneficios económicos es el objetivo primario de toda empresa industrial, en consecuencia la finalidad fundamental del mantenimiento consiste en coadyuvar junto a las otras funciones industriales, el logro y superación de las ganancias de la empresa. Por lo tanto, entre los objetivos específicos de Mantenimiento se encuentran:
Respaldar las operaciones asegurando la máxima disponibilidad de los equipos.
Prolongar la vida útil de los equipos, cuando sea económicamente justificable hacerlo.
Optimizar el tiempo y el costo de ejecución de las actividades de mantenimiento.
Garantizar la seguridad del personal y de las instalaciones, así como la conservación del medio ambiente.
Todo al menor costo posible. Por esta razón dentro de la empresa, se encuentra un departamento o división de Mantenimiento inmerso y en interacción directa y dinámica con las demás organizaciones, para controlar y administrar los recursos de manera eficiente. Así, encontraremos que existe un intercambio permanente y su intervención en todas las áreas de la empresa, productivas o no. El departamento de Mantenimiento generalmente se apoya en sistemas informáticos de información y control. (ver Fig. 1).
Fig. 1. El Mantenimiento y su relación con otras organizaciones, respaldado por un sistema informático, por ejemplo SAP.
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La organización o departamento de Mantenimiento cuenta o debe contar con los recursos ténico-operativos que le permitan llevar a cabo los controles requeridos, sobre los activos de la empresa; para ello cuenta con: Los archivos históricos y técnicos, así como tambien con los inventarios, tanto de los activos propiamente, como del almacen de repuestos y consumibles, por una parte. Por la otra, debe debe participar de manera activa en los procesos vitales de la empresa, tales como, Ingeniería, proyectos, planificación, ejecución y control de la empresa, contando con los soportes tecnologicos de plataformas de manejo de información. Un ejemplo ampliamente utilizado en la actualidad es el sistema SAP.
COSTOS DE MANTENIMIENTO En las empresas organizadas, se miden las variables que permiten visualizar el desarrollo de las operaciones, por lo que los costos de mantenimiento manifiestan un alto grado de interés, principalmente por el costo en sí mismo y la rapidez de su crecimiento. En otras, sin embargo, solo se conocen las sumas invertidas en el Mantenimiento. Pero no se conoce en que rubros: correctivo, sistemático, mano de obra, en repuestos, por ejemplo y por lo tanto se desconocen las posibilidades de su reducción. La finalidad básica de una gestión de costos es estimular la optimización del uso de mano de obra, cantidad de materiales, herramientas y tiempos de paros; estableciendo objetivos con diferentes bases de comparación, estos objetivos son puntos de equilibrio o compromisos, entre un beneficio potencial y el costo de mantenimiento. Si bien la empresa acarrea con los costos asociados a la posesión de equipos e infraestructura, como lo son: Costos de Adquisición, Costos de Operación y Costos de Baja de Activos, los Costos de Mantenimiento comprenden también un rubro importante en la administración del negocio. Los Costos de Mantenimiento involucran diferentes rubros: directos, indirectos, generales, de tiempos perdidos y de posponer el Mantenimiento. Los dos últimos, en muchos casos, se manejan de manera conjunta. Así, se pueden clasificar y desglosar los tipos de costos de la empresa como se muestra en la Fig. 2.
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Fig. 2. Esquema de clasificación de los costos.
Costos de Mantenimiento Directos
Están relacionados con el rendimiento de la empresa y son menores, si la conservación de los equipos es mejor, influyen la cantidad de tiempo que se emplea el equipo y la atención que requiere; estos costos son fijados por la cantidad de revisiones, inspecciones y en general las actividades y controles que se realizan a los equipos, comprendiendo:
Costos de mano de obra directa
Costos de materiales y repuestos
Costos asociados directamente a la ejecución de trabajos: consumo de energía, alquiler de equipos, etc.
Costos de la utilización de herramientas y equipos.
Los costos de los servicios se calculan por estimación proporcional a la capacidad instalada.
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Costos Indirectos
Son aquellos que no pueden atribuirse de una manera directa a una operación o trabajo específico. En Mantenimiento, es el costo que no puede relacionarse a un trabajo específico. Por lo general, suelen ser: la supervisión, almacén, instalaciones, servicio de taller, accesorios diversos, administración, etc. Con el fin de contabilizar los distintos costos de operación del área de Mantenimiento, es necesario utilizar alguna forma para prorratearlos entre los diversos trabajos, así se podrá calcular una tasa de consumo general por hora de trabajo directo, dividiendo este costo por el número de horas totales de mano de obra de Mantenimiento asignadas.
Costos de Tiempos Perdidos
Son aquellos que aunque no están relacionados directamente con Mantenimiento si están originados de alguna forma por éste; tales como:
Paros de producción.
Baja efectividad.
Desperdicios de material.
Mala calidad.
Entregas en tiempos no prefijados (demoras).
Pérdidas en ventas, etc.
Para ello, la empresa debe contar con la colaboración de Mantenimiento y Producción, pues se debe recibir información de tiempos perdidos o paro de máquinas, necesidad de materiales, repuestos y mano de obra estipulados en las ordenes de trabajo, así como la producción perdida, producción degradada.
Costos Generales
Son los costos en que incurre la empresa para sostener las áreas de apoyo o de funciones no propiamente productivas. Para que los gastos generales de Mantenimiento tengan utilidad como instrumento de análisis, deberán clasificarse con cuidado, a efecto de separar el costo fijo del variable, los que, en algunos casos, se asignan como directos o indirectos.
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Es necesario resaltar que los costos que asumen las áreas de mantenimiento por concepto de costos de administración se denominan costos asignados y los fijan los niveles de autoridad que van más allá de las áreas de mantenimiento. En muchos casos, estos costos no se consideran debido a que ellos no son controlables por la organización de mantenimiento.
Fig. 3. Esquema de clasificación de los Tipos Costos de Mantenimiento.
CÁLCULO DE COSTOS DE MANTENIMIENTO Para el cálculo de los Costos de mantenimiento se utilizan las siguientes relaciones: Costo anual de mantenimiento CM = CP + CEP C + CP P + CR C + CR P + CH C + CH P + CC C + CC P
Siendo: CPC = Costo de personal, mantenimiento correctivo CPP = Costo de personal, mantenimiento preventivo CRC = Costo de repuestos, mantenimiento correctivo CRP = Costo de repuestos, mantenimiento preventivo CHC = Costo de herramientas, mantenimiento correctivo
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CHP = Costo de herramientas, mantenimiento preventivo CCC = Costo de Contrato de Terceros, mantenimiento correctivo CCP = Costo de Contratos de Terceros, mantenimiento preventivo CEP = Costo del entrenamiento del personal de mantenimiento Costo anual de tiempos de parada CS = NT x TPM x CPP
Siendo: NT = Número de veces por año que el equipo se para por mantenimiento MDT = Tiempo de parada promedio CPP = Costos de la pérdida de producción por hora
REDUCCIÓN DE LOS COSTOS Para lograr la reducción de los costos se utilizan diversas herramientas y acciones, aplicadas de acuerdo a las políticas empresariales y administrativas de la empresa, tales como:
Optimar la disponibilidad de equipos e infraestructura para la producción.
Incremento la vida útil de los equipos e infraestructura.
Maximización del aprovechamiento de los recursos disponibles para la función de mantenimiento.
Reducción de los costos de operación y reparación de los equipos e infraestructura.
Garantizar la protección industrial.
Aplicación de las normas satisfactorias de mantenimiento de los equipos.
Adiestramiento sobre normas y prácticas de Protección Industrial.
Para optimizar la disponibilidad de equipos e infraestructura, se realiza acciones como:
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Evaluación, registro y puesta en marcha de políticas de «Mejores Prácticas» en procedimientos de mantenimiento, reparación y sustitución.
Evaluación de alternativas de reparación y recuperación de componentes. Aplicación de técnicas de calidad, análisis de falla y control de componentes y equipos.
Optimización de tiempos de respuesta, ejecución y servicios.
PRESUPUESTO ANUAL DE MANTENIMIENTO El presupuesto es un instrumento de control de gestión del mantenimiento y una herramienta de planificación que permite estimar cuanto será el gasto del mantenimiento para un período determinado de tiempo. Generalmente se confecciona como « el presupuesto anual de mantenimiento » de acuerdo a los servicios a prestar y las necesidades de producción, utilizando siempre Gastos Estimados. Como una herramienta de planificación, el Presupuesto se utiliza como mecanismo corrector y mejorador del servicio que se desea implantar. Para ello se requiere responder previamente a preguntas como:
¿Cual es la Planificación Anual de Producción?
¿Qué funciones se espera del servicio?
¿Qué medios se necesitan para realizar dichas funciones?
¿Cuánto suponen estos medios?
¿Qué objetivos (cuantificables) se espera conseguir?
¿Cómo se van a medir los logros?
¿Cómo se va a controlar y hacer el seguimiento de su evolución?
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Con estas respuestas se definirá el marco de la planificación de gastos a realizar, definiendo con más claridad:
Qué?
Cuándo?
Cómo?
Cuánto?
Para qué?
Quién?
Dónde?
Con qué?
Subsecuente se realiza la planificación, la cual lleva involucrada la necesidad de visualizar y relacionar las probables actividades que habrán de cumplirse para obtener los objetivos y resultados planteados, considerando los recursos necesarios para poder lograr los mismos. Esta se fundamenta en la toma de decisiones en cuanto a objetivos y estrategias se refiere. Siguiendo una secuencia lógica de organización y desarrollo.
Fig. 4. Esquema de la secuencia de planificación de la estimación de recursos a presupuestar.
Todo ello con las siguientes ventajas:
Permite determinar si los recursos estarán disponibles para ejecutar las actividades y/o se procura la consecución de los mismos.
Permite ponderar el valor de las actividades claves de la organización.
Permite replantear las políticas en caso de no ser las adecuadas para alcanzar los objetivos del presupuesto.
Ayuda a la planeación adecuada de los costos de producción.
Procura optimar resultados a través del manejo de los recursos.
Crea la necesidad de establecer medidas para utilizar con eficacia los recursos.
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Constituye una de las estrategias mas adecuadas para establecer costos promedios, permitiendo su comparación con los costos reales.
Facilita la vigilancia efectiva de cada una de las funciones y actividades de la organización.
Facilita tomar aquellas decisiones que reporten mayores beneficios.
Confección del Presupuesto
Para la confección del Presupuesto de un departamento de Mantenimiento se debería pensar en al menos cuatro partidas fundamentales: mano de obra, materiales, medios y herramientas y servicios contratados. Se pueden tener sub-partidas, otras divisiones, etc., pero la división primaria debe contener estas cuatro.
Mano de Obra
Materiales: repuestos y consumibles
Herramientas y medios técnicos: reposición de herramientas, alquiler de equipos, etc.
Asistencia externa: transporte, mano de obra especializada, asesoramiento, etc.
En general se agrupan los gastos en partes o categorías que constituyen las dos grandes masas a presupuestar, según:
Mantenimiento Ordinario: viene dado por el Mantenimiento Correctivo y el PreventivoPredictivo.
Mantenimiento Extraordinario: viene dado por las Grandes Reparaciones, las Paradas Programadas y las Mejoras Prácticas.
Para cada una de ellas es necesario precisar los elementos constituyentes divididos en Mantenimiento: Propio, Ajeno y Materiales (repuestos y consumibles). El Mantenimiento Propio contempla:
Coste de la mano de obra operativa (Salarios más cargas sociales).
Gastos de Personal por estructura: Jefe de Mantenimiento y demás personal no operativo (oficinas, mandos intermedios, transporte, etc.)
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Gastos de mantenimiento: agua, vapor, electricidad, gastos de formación, gestión, etc.
Gastos de mantenimiento de talleres e instalaciones de mantenimiento.
Materiales no repartidos (no imputables a trabajos concretos): herramientas, instrumentos de medida, pequeño material diverso general, etc.
El Mantenimiento Ajeno contempla:
Contratos diversos suscritos tanto correctivo como preventivo con Servicios Técnicos y otros contratistas (~50%).
Los trabajos estimados a realizar que serían objeto de petición de ofertas cuando se presenten (~40%).
Los trabajos realizados por precios unitarios (tarifas) y los realizados por administración donde están acordados el precio de la hora de cada especialidad y nivel y se facturan las horas trabajadas reales a posteriori. Estos últimos deben restringirse a aquellos trabajos difíciles de presupuestar por su naturaleza (~10% del mantenimiento ajeno).
Los Materiales (Repuestos y Materiales de consumo) son el importe de los repuestos y resto de materiales de consumo directos que se suministran del stock de almacén ó mediante solicitud de compra de materiales en tránsito. La valoración siempre se estima en función de datos históricos, según:
Reparaciones previstas (paradas, revisiones, etc.).
Utilizando datos estadísticos (del 15% al 30% del gasto total de mantenimiento, dependiendo del tipo de industria).
Completando las dos grandes de Mantenimiento Propio y Ajeno de forma que la suma total no supere la cifra global prevista ó estimada mediante tasas de 3% al 6% del valor de reposición de la planta, dependiendo del tipo de instalación.
La estructura de un Presupuesto Anual de Mantenimiento vendría dada entonces como se muestra en la Fig. 5.
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Fig. 5. Esquema simplificado de la estructura de un Presupuesto de Mantenimiento Anual
Cumplimiento del Presupuesto
Debido a las dificultades de estimación de las partidas, es necesario basar los datos en experiencias previas, datos históricos y cotizaciones actualizadas, tomando en cuenta el estado de la planta, sistema de mantenimiento preventivo, etc. Para asegurar un correcto funcionamiento de un presupuesto se deben verificar y cumplir algunas normas, como las sugeridas a continuación:
No debe ejecutarse en Mantenimiento ninguna labor sino está presupuestado su costo.
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Todas las peticiones de trabajo deben ser aprobadas por un responsable del costo de los mismos del sistema al que realizará.
Todos los costos de trabajo deben dirigirse periódicamente a los clientes con las observaciones necesarias.
Debe remitirse por cada concepto un balance mensual conteniendo el importe de la facturación del mes y su desviación del presupuesto para permitir el conocimiento exacto de su presupuesto y gasto de Mantenimiento.
Cuando funciona un control presupuestario una posibilidad de reducir sensiblemente los trabajos realizados de emergencia o las modificaciones durante los trabajos, consiste en realizarlos con un factor de recargo.
Los gastos de Mantenimiento por mantenimiento y suministro de electricidad, aire comprimido, refrigeración, se dividen entre los diversos servicios de fabricación, con base a factores come sea número de operarios o contribución en el proceso en tiempo o utilidad.
El control contable ha permitido igualmente a ciertas empresas una lucha eficaz contra la falta de espacio, facturando la superficie ocupada por cada uno de sus propios servicios.
El sistema de solicitud de servicio y ordenes de trabajo facilita la presentación de informes de costos por oficios actividades, centros de costos, código contable del repuesto, componente intervenido, mejora la elaboración de presupuestos, en este caso el factor incierto es la confiabilidad del registro de los documentos fuentes.
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CONCLUSIONES En la evaluación del punto óptimo de mantenimiento, se constata que el costo total del mantenimiento es influenciado por el costo de mantenimiento regular (costo de reparación) y por el costo de la falla (pérdida de producción). De esta manera, la estrategia óptima de mantenimiento, es aquella que minimiza el efecto conjunto de los componentes del costo, o sea, identifica el punto donde el costo de reparación es aún menor que el costo de la pérdida de producción. El mantenimiento planificado alcanza reducciones de costos a través de: la eliminación de desperdicios, del establecimiento de estrategias por equipo y del aumento de la capacidad, disponibilidad y confiabilidad de los equipos, reduciendo las fallas de Presupuesto y estimación de recursos. La previsibilidad y el impacto de las fallas sobre el negocio, apuntan hacia el tipo de estrategia a adoptar, según la importancia de las varias unidades de la empresa. La Planificación y Presupuesto de Mantenimiento estan compuestos por una serie de actividades, siendo las principales etapas del proceso: enfocar el esfuerzo, desarrollar los planes e implantarlos. El resultado de la planificación, deberá ser una serie coherente de estrategias de mantenimiento, continuamente monitoreadas y ajustadas, con el objetivo de minimizar los costos totales. La evaluación de los criterios de mantenimiento a ser aplicados, depende normalmente del análisis de disponibilidad frente a la necesidad de utilización del equipo, no obstante se deben observar otros aspectos, como: su importancia en la actividad objeto de la empresa, el costo de mantenimiento con relación al inmovilizado (costo acumulado de mantenimiento con relación al costo de adquisición del equipo), el tiempo medio entre fallas, el tiempo medio para reparación, la obsolescencia del equipo, las condiciones de operación a que son sometidos, los aspectos de seguridad y los aspectos de medio ambiente. Todo ello influye de manera decisiva en la elaboración, mantenimiento y cumplimiento del Presupuesto planificado para las actividades propias del Mantenimiento Anual de una planta o empresa.
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BIBLIOGRAFÍA •
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TAVARES, L. GESTIÓN DE MANTENIMIENTO ENFOCADO A LOS COSTOS. Sociedad
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Uruguaya de Mantenimiento. URUMAN 2008
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