Dédicaces Je tiens à dédier ce Modest travail à : Ma famille Mes enseignants Mes amies Et Tous mes biens aimés
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Remerciements Avant tout développement sur cette expérience professionnelle, il apparaît opportun de commencer ce rapport de stage par des remerciements, à ceux qui m'ont beaucoup appris au cours de ce stage, et à ceux qui ont eu la gentillesse de faire de ce stage un moment très profitable. A savoir : Mr. Abdelilah TERRAS Mme. Hakima EL BRIGUI Mme. Karima HASSANI & Ma Chère Encadrante : Mme. Khadija BOUKANNOUF
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Sommaire : Dédicaces
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Remerciements
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Introduction
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1ère partie :
I.
II.
Chapitre Préliminaire : 1- Le secteur de l’eau potable au Maroc 2- L’office National de l’Eau Potable
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La 123-
13 15 15 16
Direction régional de Meknès Fiche signalétique de la DR7 L’organigramme de la DR7 Analyse de l’organigramme
2ème partie : III.
Le 1234-
circuit financier du dossier de règlement La Budgétisation La programmation Le lancement Liquidation
22 22 26 28 32
Conclusion générale
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Les tâches effectuées
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Annexes
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Bibliographie
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Tables des matières
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Chapitre 5 : Les tendances de la satisfaction et les facteurs personnels qui y sont impliqués 31
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1-
Les tendances de la satisfaction au travail
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Introduction En qualité de monopole de la production et de la distribution de l’eau potable à l’échelle nationale, et dans un monde où la ressource vitale devient de plus en plus rare, l’Office National de l’Eau Potable doit tout mettre en œuvre pour être rentable, développer une réelle stratégie de marché, et faire évoluer les métiers qui composent son activité. Ainsi, Pour mieux appréhender son rôle dans le développement de l'économie, j'ai eu l'occasion d'effectuer un stage au sein de la Direction Régionale du Centre-Sud à Meknès, pendant la période allant du 1er Février au 31 Mars 2012. En effet, ce stage m’a constitué opportunité pour découvrir de prés les différents activités effectuées au sein de la DR, et, qui vont de la planification et de l'approvisionnement en eau potable jusqu'à sa distribution. L'élaboration de ce présent rapport avait pour principales sources les divers enseignements tirés de la pratique journalière des tâches auxquelles j'étais affecté et Notamment les nombreux entretiens que j'ai pu avoir avec les employés des différents services dans le cadre de la mission qui m’a été confié par mon encadrant professionnel en qualité de chef de service de comptabilité, et qui porte sur l’analyse du circuit financier du dossier de règlement. Le but principal de cette mission étant de faire connaitre aux personnels de la DR les différentes phases par lesquelles passe un dossier de règlement avant sa liquidation, et dont la plupart ne savent pas. Enfin, et en vue de rendre compte de manière fidèle et analytique les 2 mois passés au sein de la DR7, il apparaît indispensable de présenter à titre préalable l’organisme d’accueil. Le deuxième chapitre concernera les missions et attributions des différents services de l’ONEP, tandis que le troisième fera l’objet de la mission portante sur l’analyse du circuit financier du dossier de règlement. Enfin, il sera précisé les différentes missions et tâches que j'ai pu effectuer au sein de l'office, et les nombreux apports que j'ai pu en tirer.
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Chapitre préliminaire
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« L’eau est une ressource partagée, sa gestion et son développement concernent plusieurs intervenants : instances consultatives, départements ministériels, établissements publics, collectivités locales et associations professionnelles. Ainsi, dans ce chapitre je vais vous présenter les principaux intervenants autours desquels s’articule l’organisation du secteur de l’eau au Maroc, tout en donnant un aperçu sur l’ONEP : sa création, ses missions et ses principales activités ».
Section 1 : Le secteur de l’eau potable Au Maroc 1.1. Organisation : Les principaux intervenants autours desquels s’articule l’organisation du secteur de l’eau au Maroc sont présentés ci-après :
1.1.1 Les Instances Consultatives : Le Conseil Supérieur de l’Eau et du Climat : Le CSEC, organe placé sous la Haute Présidence de SA MAJESTE LE ROI, regroupe tous les départements ministériels, les élus, les usagers, les associations et les experts du domaine, intéressés par les problèmes de l’eau, et constitue donc un cadre de réflexion et de concertation pour la définition des grandes options nationales à moyen et long terme en matière de planification, de mobilisation, de gestion et préservation des ressources en eau. Le Conseil National de l’Environnement : Créé par le décret du 20 janvier 1995, le CNE est chargé
de
la
préservation
de
l’équilibre
environnemental,
de
la
protection
de
l’environnement et de l’amélioration du cadre de vie. Il veille également à la prise en compte de la dimension environnementale dans le processus de développement économique et social. Les Commissions Préfectorales et Provinciales de l’Eau : Les commissions préfectorales ou provinciales participent à la planification et à l’établissement des PDAIRES ; encouragent l’action des communes en matière d’économie d’eau et de protection des ressources en eau
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contre la pollution et entreprennent des actions de sensibilisation du public à la protection et à la préservation des ressources en eau.
1.1.2. Les Instances Administratives : Le Secrétaire d’Etat auprès du M.E.M.E.E chargé de l’Eau et l’Environnement. Chargé de : -
Renforcer le cadre institutionnel et juridique.
-
Elaborer et mettre en œuvre la politique en matière de planification, de mobilisation, de gestion et de préservation des eaux.
-
Aménagement des grands ouvrages hydrauliques, leur entretien et leur gestion.
Le Ministère de l’Intérieur : est le tuteur des collectivités locales et, en tant que tel, il a le contrôle sur les Régies de distribution d’eau et d’électricité, dont certaines sont également chargées de l’assainissement. Le Ministère de l’Agriculture et de la Pêche maritime : est chargé de l’utilisation des ressources en eau pour l’irrigation, de l’aménagement hydro-agricole, de la protection des ressources naturelles, de la surveillance et de la protection sanitaire. Ses structures qui sont concernés par le secteur de l’eau sont l’Administration du Génie Rurale et les Offices Régionaux de Mise en Valeur Agricole (ORMVA). Le Ministère de la Santé : est chargé de la délivrance des autorisations de vente et d’importation des eaux minérales naturelles, du contrôle des eaux de boisson et la protection contre les maladies d’origine hydrique. Le Ministère de l’Economie et des Finances : Les aspects financiers de la gestion des eaux sont sous la responsabilité de ce ministère. En particulier, l’approbation des redevances proposées par les organismes responsables de la gestion et de la distribution des eaux. Il est en outre représenté aux commissions d’enquêtes publiques relatives à la délimitation du domaine public hydraulique, à la reconnaissance des droits de l’eau. Le Ministère délégué aux Affaires Economiques et Générales : Il intervient dans la tarification du service de l’eau potable et de l’assainissement.
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1.1.3. Les Etablissements Publics : Les Agences de Bassins Hydrauliques : La loi 10-95 sur l’eau a créé les ABH qui sont des établissements publics dotés de la personnalité morale et de l’autonomie financière. Elles ont pour mission d’évaluer, de planifier et de gérer les ressources en eau au niveau du bassin hydraulique. La Direction Générale de l’Hydraulique : Il est chargé de : -
L'évaluation et le suivi des ressources en eau ;
-
La planification de leur développement ;
-
Leur gestion ;
-
Le contrôle et la protection de leur qualité ;
-
La réalisation et la maintenance des ouvrages de mobilisation et de transfert d’eau.
L’Office National de l’Eau Potable : est chargé de la planification du secteur de l’Eau Potable à l’échelle nationale. Les Offices Régionaux de Mise en Valeur Agricole : sont chargés de la réalisation, de la gestion, de la maintenance des équipements hydro-agricoles à l’intérieur de leur zone d’action.
1.1.4. Les intervenants locaux : Les collectivités locales : La charte communale de 1976 donne pleine responsabilité aux communes pour la gestion des services de distribution de l’eau potable et de l’assainissement. Les communes peuvent donc, soit gérer elles mêmes ces services, soit créer pour ce faire une Régie Autonome, soit encore confier les services en gérances à l’ONEP ou à des concessionnaires privés. Les Associations d’Usagers : Elles sont créées à la demande des deux tiers des exploitants, propriétaires ou non des fonds au niveau des périmètres où l’Etat a procédé à la création ou à l’aménagement d’équipement hydro-agricoles. Elles ont pour objectif la
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réalisation du programme de travaux et l’accomplissement des services approuvés par l’assemblée générale et par l’Administration.
Section 2 : l’Office National de l’Eau Potable 2.1. Création : Avant l’indépendance, la production et la distribution de l’eau étaient gérées par une institution appelée : la régie de l’exploitation industrielle du protectorat(REIP), qui était aussi chargé de la production et de la distribution de l’électricité. A l’aube de la reprise de la souveraineté, le Maroc s’est doté de la régie des exploitations industrielle (REI). La sécheresse qu’a connue le pays dès les années 70, ainsi que les contraintes économiques et financières qu’elle a engendrées, a poussé le gouvernement à créer en Avril 1972, une entité publique dotée de l’autonomie financière et à caractère industriel et commercial, qui est placée sous la tutelle du ministère des travaux publiques appelée l’Office National de l’Eau Potable(ONEP) et siégeant à Rabat.
2.2. Missions : Les missions principales de l’ONEP vont de la planification et de l'approvisionnement en eau potable jusqu'à sa distribution, en passant par les phases d’étude, conception, réalisation, gestion et exploitation des unités de production et de distribution et du contrôle de la qualité des eaux concourant à la protection de la ressource.
2.2.1 Production :
Prise d'eau
Pompage
Traitement
Transport jusqu'au réservoir
L’eau est extraite des courts d’eau des barrages, des sources, des forages et des puits c’est ce qu’on appelle le captage.
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Ressources en Eau Eau superficielle :
Eau souterraine : - Forage
- Oueds
- Puits
- Barrages
Déminéralisation : Eau de mer
- Sources
Le ministère de l’intérieur est celui chargé de mobiliser la ressource en construisant les barrages et creusant les puits et les forages, et l’ONEP se charge de leur équipement/Gestion. L’eau fournie par le ministère de l’équipement(DGH) est actuellement gratuite, toutefois, il existe une loi sur l’eau (déjà votée) concernant le recouvrement de la mobilisation en ressources.
2.2.2 Distribution : C’est l’alimentation en eau potable des abonnés à partir d’un réseau de distribution, celui ci est généralement desservi à partir de réservoirs ou de châteaux d’eau.
Réservoirs
Réseau
Abonnés
2.3. Les principales activités de l’office : - Planifier l'approvisionnement en eau potable du Royaume et la programmation des projets. - Etudier L'approvisionnement en eau potable et assurer l'exécution des travaux des unités de production et de distribution. - Gérer La production d'eau potable et assurer la distribution pour le compte des communes qui le souhaitent.
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- Contrôler La qualité des eaux produites et distribuées et la pollution des eaux susceptibles d'être utilisées pour l'alimentation humaine. - Participer Aux études, en liaison avec les ministères intéressés, des projets de textes législatifs et réglementaires nécessaires à l'accomplissement de sa mission. - Assister En matière de surveillance de la qualité de l'eau.
Chargé de la planification du secteur de l’eau potable à l’échelle nationale, l’Office National de l’Eau Potable se trouve donc influencé par d’autres intervenants quant à son activité. Ainsi, afin d’alimenter ses abonnés en eau potable, l’ONEP passe généralement par six étapes entre la production et la distribution. Ces étapes peuvent être schématisées comme suit : Prise d’eau Pompage Traitement Réservoir Réseaux Abonnés
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2- La Direction régionale de Meknès
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« Entité publique dotée de l’autonomie financière, à caractère industriel et commercial et siégeant à rabat, l’ONEP compte également neuf directions régionales, installées convenablement au découpage économique et administratif du pays. Ainsi, dans ce chapitre, je vais me concentrer sur la présentation de la Direction régionale du centre-sud (DR7), au sein de laquelle j’ai effectué mon stage, tout en évoquant les taches et attributions confiées aux différents services composant son organigramme ».
Section 1 : Présentation générale Au niveau régional, et conformément au découpage administratif et économique du royaume, l’office a installé des directions régionales qui ont pour fonction : -
La planification et la programmation des opérations interprovinciales.
-
L’encadrement, la formation et le contrôle des directions provinciales et des centres.
-
Le suivi et l’évaluation des plans d’actions.
-
Le suivi du contrat de gestion signé entre la DR et la DG.
Les différentes directions régionales se présentent comme suit : -
Direction régionale d’Agadir
DR1
-
Direction régionale de Marrakech
DR2
-
Direction régionale de Khouribga
DR3
-
Direction régionale de Kenitra
DR4
-
Direction régionale de Fès
DR5
-
Direction régionale d’Oujda
DR6
-
Direction régionale de Meknès
DR7
-
Direction régionale de Laâyoune
DR8
-
Direction régionale de Tanger
DR9
-
Direction de la côte atlantique
DRC
-
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1.1 Fiche signalétique : Raison Sociale : Office National de l’Eau Potbale Localisation : 20, Rue Antisirabé, VN, Meknès. Adresse postale : BP N°54, Meknès. Téléphone : 055-52-05-08 Fax : 055-52-41-95 Limites territoriales : Région Centre-Sud.
1.2 Organigramme de la DR7 : Direction régionale
Sce. Contrôle des opérations
Div. Développement
Sce. Programmation et
Division Industrielle
Division Support
Sce. Exploitation EP
Sce. Achats
études d’AEP
Sce. Travaux d’AEP
Sce. Etudes
Division Finances
Sce. Comptabilité et finances
Sce. Exploitation
Sce. Règlement des
Assainissement
achats
Sce. Maintenance
Sce. Administratif
d’Assainissement
Sce. Commercial
Sce. Contrôle de gestion et SI
Sce. Amén Travaux
Sce. Contrôle de la
Assainis
qualité
Sce. Moyens communs
Sce. Juridique et actions foncières
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Sont également rattachées à cette direction deux directions provinciales se considérant comme des représentantes auprès des entités provinciales et qui ont pour missions principales l’encadrement, la gestion et le suivi des centres qui sont à sa coupole. Ces derniers constituent les représentants locaux de l’ONEP, et ont pour mission l’exécution de toutes les tâches à caractère opérationnel
se rapportant à la production et à la
distribution de l’eau.
1.3 Analyse de l’organigramme : 1.3.1 Division développement : 1.3.1.1 Service programmation et études d’AEP : Ce service a pour mission l’étude des projets régionaux et provinciaux attribués à la DR7. Il comprend les bureaux suivants : Bureau étude et programmation : il s’occupe des études relatives aux travaux confiés au service technique à l’exception de
celles concernant les grands aménagements pris en
charge par la direction centrale, et établit la partie technique du dossier consultation. Le bureau se charge aussi de la réalisation des études complémentaires ou des études relatives aux modifications éventuelles intervenant lors de la réalisation des travaux. Bureau édition et dessin : il s’occupe de la conception des ouvrages à réaliser, des plans de génie civil, conduites, plans de masses en collaboration avec le bureau d’étude. Bureau travaux : il est chargé d’assurer le suivi et le contrôle des travaux et des chantiers d’alimentation en eau potable (AEP). 1.3.1.2 Service travaux d’AEP: Ce service est composé de deux bureaux qui sont : Bureau travaux : il s’occupe du suivi des travaux en cours de réalisation au niveau de la DR7. Ainsi, il contrôle le déroulement des travaux réalisés par les entreprises selon les règles de l’art, et veille à pallier aux problèmes survenus lors des travaux et signe les attachements avec les entreprises.
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1.3.1.3 Service étude d’assainissement : Sa mission est d’entretenir les relations ONEP-Communes, avant et après la prise en charge en gérance, ainsi que de préparer le dossier de prise en charge des nouveaux centres. 1.3.1.4 Service travaux d’assainissement : il s’occupe de suivi des travaux en cours du réalisation de la protection des ressources en eau destinée à la production en eau potable contre tout signe de pollution.
1.3.2 Division industrielle : 1.3.2.1 Service exploitation de l’eau potable :
Constitué de deux bureaux : Bureau exploitation : se charge de toutes les activités d’exploitation au niveau de la région, en se basant sur des statistiques relatives aux charges afférentes à l’activité « production de l’eau » .Ces données sont analysées afin de permettre un suivi permanent de l’évolution de la production et de la distribution au niveau des centres, et d’établir le programme d’intervention (réhabilitation, maintenance) selon le degré d’urgence et de priorité. Bureau hygiène et sécurité : il s’occupe de la formation en matière d’hygiène et de sécurité, le suivi et la gestion du matériel et équipement de la sécurité (contre incendie, chlore,…) et la participation aux études garantissant la sécurité du personnel contre toute sortes d’accidents de travail.
Quant au service d’exploitation Assainissement, Il s’occupe de toutes les activités d’exploitation des ouvrages assainissement de la région DR7
1.3.2.2 Service contrôle de qualité :
Sa principale tâche Consiste en le contrôle de la qualité des eaux produites et distribuées par l’ONEP dans la région Centre Sud suivant la norme Marocaine. 1.3.2.3 Service de maintenance :
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Ce service s’occupe de l’entretien de tous les équipements de la DR7 et de ses centres. Il comprend 2 bureaux : Bureau gestion des stocks : il gère le stock de la DR7 en matières consommables et en matériel. Il assure le suivi de l’état de mouvement de stock mensuel par article et par produit en entrée et en sortie. Il met à jour la situation du magasin de la DR7 au fur et à mesure des mouvements des stocks. Il est chargé également de la dotation des centres en matériel de branchement et d’entretien
sur la base des demandes formulées par ces
derniers. Bureau entretien : il est chargé de la maintenance et de l’entretien des équipements électriques et hydromécaniques des stations de traitement, de pompage et de forages. De même, il est responsable de l’établissement des plannings de maintenance et de réhabilitation des équipements, il participe aussi en collaboration avec la division développement au lancement des appels d’offres et des consultations.
1.3.3 Division support : 1.3.3.1 Service Achats : Il s’occupe de la réalisation de tous les achats de prestations du service soit en équipement ou en fonctionnement à partir de leurs insertions dans les journaux jusqu’au leurs jugement. 1.3.3.2 Service règlement des achats : Ce service est chargé de la gestion via une application GIMO (gestion informatique des marchés ONEP) des dossiers règlement constitués souvent par des attachements exprimés en décomptes de toutes les entités de la DR. 1.3.3.3 Service administratif : Ce service s’occupe de suivie de l’état de personnel travaillant a la DR en ce qui concerne la période des congés, les maladies, la situation familiale (mariage, accouchement, famille, estivage, indemnité …).
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1.3.3.4 Service moyens communs : Il s’occupe des activités du parc auto, gasoil, entretien véhicules, des vignettes, des acquisitions soit en équipement soit en fonctionnement …
1.3.4 Division finances : 1.3.4.1 Service comptabilité et finances : Il s’occupe de la comptabilité des dépenses. Sa Principale Tâche est la prise en charge comptable Des factures Energie (ONE, RADEM) et de tous les dossiers règlement (Bons de commande, Lettre de commande et Marchés) via SAP ( le système des application de la production) - un progiciel allemand qui sert à gérer l’entreprise dans toutes ses activités, et qui est considéré comme le dernier cri de l’informatique utilisé par les pays développés de l’Europe et à l’Afrique du nord. 1.3.4.2 Service commercial : Ce service a pour rôle essentiel la gestion des abonnées. Pour ce, il est divisé en deux bureaux : Bureau des vignettes : Chargé du Recouvrement de la facturation des administrations Qui Payent En Vignettes (Sous forme de bons valorisées). Le recouvrement des factures des particuliers se fait au niveau des centres. Bureau comptabilité : Ce bureau réparti en 3 cellules comme suit : - cellule abonnement, résiliation - cellule facturation. - cellule régie des recettes. Il reste à conclure que ce service suit une chronologie bien déterminée concernant la procédure à suivre. Aussi cette procédure est générale au niveau national et elle se présente suivant un enchaînement bien définie 1.3.4.3 Service contrôle de gestion et SI :
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Il s’occupe de suivi de programmation et le bon déroulement de budgétisation de tous les achats dans différentes dépenses soit de l’investissement soit de
fonctionnement et
cordonne avec la direction générale et différentes entités de la région pour que le tous se déroule dans l’ordre. 1.3.4.4 Service juridique et d’action foncière : Ce service se charge de suivi de l’occupation temporaire et l’expropriation des terrains visés pour exploiter dans soit : la construction des ouvrages ONEP (bâtiment de commande, réservoirs, loges gardien….) soit pour l’implantation des conduites d’AEP.
« La DR7 comme toutes les autres directions régionales comprend 4 divisions (outre deux directions provinciales : DR7/1 d’Errachidia et DR7/2 de Khénifra) assurant chacune des tâches différentes (qui vont de la programmation et études d’AEP jusqu’à la prise en charge comptable des dépenses et recettes) et comprennant quatre services l’une. Ainsi, Le chapitre suivant fera l’objet de la mission qui m’a été confié par mon encadrant professionnel, et qui portera sur l’analyse du circuit financier du dossier de règlement ».
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Deuxième partie : « Le circuit financier du dossier de règlement »
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« Dans ce chapitre, on présentera les différentes étapes qui précèdent et succèdent l’établissement du dossier de règlement, jusqu’à remboursement du fournisseur. On distinguera ainsi, les différents intervenants de la direction régionale et celle centrale dans ce cadre, tout en précisant les tâches effectuées par chacun d’eux, dans les diverses phases qu’on va traiter par la suite ».
Le circuit financier du dossier règlement : On suivra à travers cette partie les différentes étapes qui concourent à l’établissement du dossier règlement qui sont au nombre de quatre : La budgétisation, la programmation, le lancement et la liquidation.
1. budgétisation : L’absence de programme d’emploi détaillé par centre budgétaire, programme qui constituerait une base pour un suivi ultérieur de l’engagement et de la liquidation des crédits budgétaires a inéluctablement aboutit à des défaillances telles que :
Dépassement démesuré des enveloppes allouées pour les différents besoins en équipement et en fonctionnement.
Imputation budgétaire erronée des dépenses de fonctionnement
Discordance des situations présentées par les services acheteurs avec des situations arrêtées par DFC lors des travaux de fin d’année.
Imputation des dépenses d ‘équipement sur le budget de fonctionnement et viceversa …
Cette situation de confusion s’est répercutée sur la gestion financière au sein de l’Office, et notamment sur le plan du suivi des décaissements au niveau de la trésorerie. C’est dans ce contexte, qu’il a été décidé de mettre en place un système de planification se basant sur les éléments suivants :
1.1 L’identification des besoins : 1.1.1 Besoin en équipement :
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Au sein de chaque DR, les différentes divisions (développement, exploitation et support) ainsi que les DP
formulent leurs besoins en se basant sur trois principales sources
d’identification : Les centres et gérances actuels de la DR : Sur la base d’un bilan besoins/ressources, la DR peut facilement détecter les saturations futures de ses ressources existantes ce qui facilite la prévision du besoin, ceci se traduit par l’établissement de projets de renforcement de la production. La DR peut aussi prévoir des projets de réhabilitation pour relancer le rendement de l’un de ses centres. Dans le cas d’une expansion de consommation d’un de ses centres, la DR prévoit un projet d’extension de réseaux afin de subvenir aux nouveaux besoins. Les futures gérances : Même si certaines communes risquent de ne pas pouvoir subvenir aux besoins futurs de leurs
habitants en eau potable, leurs
présidents
ne cèdent
pas la gestion de
l’alimentation en eau potable à la DR concernée. C’est pourquoi et dans le cadre d’une planification, la DR procède à l’établissement d’études concernant les gérances potentielles, cependant, la DR n’effectue d’études que lorsqu’il est possible de puiser d’une source proche, c’est pourquoi actuellement, la DR tend vers l’adduction régionale (AEP en provenance des centres ou régions à proximité). Une fois le besoin exprimé, la DR actualise ses études pour le lancement des opérations. Les douars : Auparavant, la direction générale hydraulique se chargeait de l’aménagement de sources isolées, alors que la DR prenait uniquement en charge les douars situés à côté de ses agglomérations. Actuellement, et sous les directives de S.A.M le Roi, l’ONEP assure l’AEP de presque 90% du monde rural.
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1.1.2 Besoin en fonctionnement : A la demande de la division budget, et en principe au début du troisième trimestre de chaque exercice, les différentes DR sont tenues, chacune en ce qui la concerne d’établir leur programme d’action au titre de l’exercice à venir en fonction des objectifs propres escomptés. En effet la DR arrête ses besoins en fonctionnement en se basant sur les éléments suivants :
Les réalisations budgétaires de l’exercice antérieur mise à jour pour la plupart des rubriques, en fonction des hypothèses sur l’évolution de l’activité d’exploitation de l’office.
Les nouveaux investissements à réaliser au cours de l’exercice à venir, surtout que le budget fonctionnement a pour essence de veiller à la pérennité de l’équipement mis en place.
Une majoration de 10% pour pouvoir absorber l’augmentation générale des prix.
Toute chose étant égale par ailleurs, le responsable du budget de fonctionnement de la DR en question élabore le budget fonctionnement en coordination avec l’ensemble des chefs de division. 1.1.3 Distinction entre budget de fonctionnement et celui d’équipement : Il est fréquent que les centres budgétaires imputent à tort des dépenses d’équipement sur le budget de fonctionnement et vice-versa. Le principe à observer pour l’imputation correcte d’une dépense en pareil cas est le suivant : Toute acquisition susceptible d’augmenter la valeur réelle du patrimoine de l’entreprise est à imputer au compte d’immobilisation (équipement). Ainsi, tout achat de pièces de rechange ou réparations destinés à l’amélioration de l’état d’un équipement, de manière à augmenter sa valeur et sa durée de vie est considéré comme une immobilisation (investissement). Les autres achats destinés au maintien en état normal de fonctionnement des immobilisations (ouvrages et équipements d’exploitation) sont imputés sur le budget fonctionnement.
1.2 L’étude : Une fois l’identification est achevée, ces besoins feront l’objet d’études technique (quantitative) et financière (estimation du coût de revient du projet).
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Remarques :
Les différentes divisions au sein de la DR ne recensent que les besoins à caractère ponctuel (généralement <1an), c’est pourquoi la division développement essaie de combler ce vide en établissant des études prévisionnelles à long terme.
La DR n’est pas dotée de moyens nécessaires pour la réalisation d’une planification fiable et viable.
L’AEP du monde rural est un nouvel objectif pour lequel la DR ne dispose pas encore de schéma directeur permettant une meilleur prévision.
1.3 Elaboration du budget annuel : C’est la cellule règlement qui est responsable de la consolidation des différents budgets présentés par les divisions, par la suite une réunion se tiendra pour négociation avec la présence de l’ensemble des responsables pour élaborer un budget global, basé sur l’opportunité de chaque opération y figurant. Ce budget suit l’itinéraire suivant : Le circuit du budget définitif : « Établi par nos propres soins »
DFG
Service Contrôle de gestion
DFC, DPE, DAG, DC, IGI, EC
Division technique Division Exploitation Division Distribution
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Budget Proposé : Négociations régionales : Budget négocié, consolidé et rectifié : Négociation : Budget définitif : Les responsables budgétaires :
2. Programmation : Toute dépense, d’investissement ou de fonctionnement, destinée à être réalisée sous forme de marché, lettre ou bon de commande, doit faire l’objet d’une programmation suivant la procédure décrite ci-après.
2.1 Programme annuel : Au sein de la DR le budget définitif fait l’objet de programmation annuelle et par la suite trimestrielle. En effet, au niveau de la DR, un responsable de programmation consolide les budgets validés par la DF/G pour donner naissance au programme annuel des opérations à réaliser sous forme de marchés, lettre de commande ou bon de commande, lequel programme est validé par DAM puis, communiqué via le responsable de programmation aux différentes divisions régionales et DP pour programmation trimestrielle .
2.2 Programme trimestriel : Avant le 15 du dernier mois de chaque trimestre (mars, juin, septembre, décembre), DAM/P, en concertation avec DAM/A,S,M et DRB, établit et diffuse, après validation par DAM, le programme des opérations à lancer le trimestre suivant. Chaque DRB doit suivre l’état d’avancement de lancement des opérations la concernant en vue de respecter l’échéancier prévu.
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Le programme trimestriel consolidé est diffusé par DAM/P à : DG, DR, DRB, DF/G, CF, AC et DAM/A.S.M.
2.3 Opérations non prévues dans le programme annuel : 2.3.1 Insertion de l’opération dans le programme annuel : Pour les opérations imprévues dans le programme budgétaire initial, l’accord de la Direction Générale est requis. Au
préalable,
DRB
doit
justifier
l’opportunité
de
l’opération,
proposer
une
programmation physique et financière dans le cadre du programme annuel, et dégager si possible les répercussions financières sur le programme annuel initial (report ou avancement d’opérations programmées, suppression, etc.) et ce, en concertation avec DF/G qui, le cas échéant, dégage les ressources budgétaires nécessaires. Pour les opérations financées non programmées, l’accord préalable de principe des bailleurs de fonds est requis avant la demande d’insertion au programme. 2.3.2 Demande d’accord auprès de la Direction Générale : Une fois l’opération insérée dans le programme budgétaire annuel, DRB demande directement l’accord préalable de réalisation de l’opération à la Direction Générale. Suite à l’accord de DG, DRB envoie à DAM/P, au fur et à mesure, les réajustements résultant de l’insertion des nouvelles opérations non programmées. DRB Les différentes divisions Le responsable de programmation
Les directions provinciales
(DPI)
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DAM
:
Envoi du programme trimestriel pour consolidation
:
Envoi du programme trimestriel pour consolidation
:
Envoi du programme annuel et trimestriel pour approbation
:
Retour du programme annuel et trimestriel approuvé ou modifié
3. Lancement : 3.1 Marchés : 3.1.1 Passation des marchés : Préparation des dossiers de consultation : Prépare le dossier de consultation sur la base du dossier des termes de référence, des CPS types (élaborés par DAM), qui contient quatre principales pièces à savoir : - Pièce n°1 : Règlement de la consultation - Pièce n°2 : Cahier
des
prescriptions
spéciales ;
clauses
administratives
et
financières. - Pièce n°3 : clauses techniques particulières. - Pièce n°4 : bordereau des prix –détail estimatif Le délai imparti pour l’établissement du dossier de consultation ne doit pas dépasser un mois. Lancement de l’appel à la concurrence ouverte : Publication des avis d’appel à la concurrence :
Répartition des journaux : Le nombre de journaux arrêté pour chaque mois est de 4 (quatre) dont au moins un en arabe et un en français.
Publication dans les journaux : La saisie des journaux doit avoir lieu au moins 15 jours avant la date prévue.
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Ouverture et jugement des offres : Etapes préalables :
Commission d’appel d’offres : - Le président et son suppléant sont désignés par DR, pour une période déterminée (six mois par exemple) par leurs noms et ne relèvent pas de direction concernée par cet appel d’offre. - La journée réservée aux séances de commissions est le Mercredi pour la DR7. La DRB est tenue de prendre toutes les mesures nécessaires pour disposer à tout moment d’un nombre suffisant de dossiers à la demande des différents fournisseurs intéressés. Les paiements en espèces seront effectués contre reçu auprès du caissier de la DRB. Réception des plis : Les plis reçus ou déposés doivent être enregistrés dans un registre spécial réservé aux appels d’offres. Il sera porté sur chaque enveloppe extérieure le numéro d’enregistrement, la date et heure d’arrivée. Les plis déposés le sont contre récépissé mentionnant les mêmes renseignements que ci-dessus. Séances d’ouverture et de jugement des offres : L’ouverture et l’examen des offres se font conformément aux dispositions du règlement de la consultation. Les séances se tiennent selon le programme mensuel préalablement diffusé par DAM/P. La séance d’ouverture ou du jugement doit avoir lieu le jour et à l’heure fixés pour permettre la présence de l’agent comptable. Les durées des séances doivent être respectées. Au début de la séance d’ouverture des plis, le président de la commission vérifie que la date de réception ou de dépôt
des plis ne dépassant
pas l’échéance fixée,
que les
modalités administratives sont en règle et par la suite, on procède à l’analyse technique. Le président informe la Direction régionale à chaque étape de la procédure depuis l’ouverture des dossiers administratifs et techniques jusqu’au jugement final.
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Si un appel à la concurrence est déclaré infructueux par la commission, un rapport circonstancié est soumis par DR, à la Direction Générale aux fins d’information. Résultat définitif d’examen des offres : La DR
informe le soumissionnaire retenu de l’acceptation de son offre et les
soumissionnaires évincés et traite toute réclamation reçue. Les résultats d’examen des offres sont affichés dans les locaux de la DR dans un endroit accessible au public, dans les 24 heures suivant la date d’achèvement des travaux de la commission. 3.1.2 Conclusion des marchés : La DR prend en charge : - La mise en forme du marché (en incluant toutes les pièces nécessaires : l’acte d’engagement, l’offre technique, la convention de groupement, les équipes, la méthodologie…) ; - Sa signature et son enregistrement par le titulaire ; - La notification de l’approbation du marché. Le numéro du marché est délivré par DAM/C dans les 24 heures, suite à une demande de la DR.
3.2 Lettres de commande : 3.2.1 Généralités : - Au sein d’une imputation ou sous-imputation, rubrique ou sous-rubrique budgétaire, il ne peut être passé qu’une seule lettre de commande par exercice, sauf les opérations non programmables. - Le recours aux lettres de commande doit être limité au strict minimum nécessaire. La règle générale de passation est le marché. - La réalisation de prestations par lettre de commande est autorisée lorsque leur valeur présumée est inférieure ou égale à 500.000 DH. Lorsque le montant prévisible est voisin de la limite de 500.000 DH, il est prescrit, par précaution, à passer un marché après appel à la concurrence.
30
- La lettre de commande correspond à des dépenses à imputer tant sur le budget d'investissement que de fonctionnement. 3.2.2 Lettre de commande : Passation des lettres de commande : Accord sur la Short-List : La DR arrête la liste des sociétés à consulter, les sociétés proposées doivent être en plus grand nombre possible et au minimum de trois et homogènes. Ces sociétés doivent être puisées du fichier constitué par la DR. Consultation : La DR adresse simultanément aux sociétés arrêtées dans la short-list, par lettre de consultation accompagnée de la lettre devis. Un délai minimum de consultation de 15 jours calendaires est requis. Dans la lettre de consultation, il doit être demandé les pièces essentielles attestant que la société est dans une situation administrative régulière (déclaration sur l’honneur, attestation fiscale, déclaration de la CNSS, registre de commerce, …). Ouverture des plis et jugement : La procédure relative aux marchés est applicable pour les lettres de commande en ce qui concerne la réception des plis, l’ouverture et le jugement des offres, toutefois la présence de l’agent comptable n’est pas requise. Conclusion des lettres de commande :
A. Préalablement à la commande, la DR demande à : -
DAM/C le numéro de la lettre de commande.
-
DF/C le code fournisseur du titulaire pour les nouveaux titulaires.
B. Etablissement et signature de la lettre de commande : Une fois le rapport de jugement finalisé et signé par les membres de la commission, on :
31
-
établit la lettre de commande sur la base du devis de la société attributaire ;
-
présente la lettre de commande à la signature de la DR.
-
notifie la lettre de commande à l'attributaire aux fins de signature, timbrage et retour dans un délai de sept jours à partir de sa réception.
-
La lettre de commande doit mentionner l'imputation ou la nomenclature budgétaire ainsi que le code du fournisseur.
4. Liquidation : Dans cette partie, j’analyserai de près le processus de constitution et de liquidation du dossier règlement.
4.1 Les différents intervenants de la direction régionale : 4.1.1 Service règlement : 4.1.1.1 Marchés :
Préalables : L’adjudicataire remet au service règlement les pièces requises (caution définitive…) suite à la notification de l’approbation du marché.
Ordres de service : Suite à la notification de l’approbation du marché par le service règlement, le numéro de tout ordre de service est établit par le service règlement de la DR concernée avant la date d’effet. Il tient à cet effet un registre chronologique annuel. Les ordres de service sont établis et signés par le responsable de l’exécution du marché relevant de la DR (le chef de division).
Décompte provisoire : L’agent chargé du contrôle et du suivi des prestations établit l’attachement (ou ‘le constat de service fait’, ou feuille de réception, Bon de livraison) et le signe contradictoirement avec le prestataire.
Puis Il est validé par le chef de la division hiérarchique. Celui-ci
transmet le dossier au service règlement aux fins de liquidation.
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Ce dossier comprend : -
L’original de l’attachement (ou ‘le constat de service fait’ ou de la feuille de réception) validé par le chef de la division ;
-
Toutes les pièces justificatives (bons de livraisons, factures, PV de réception partielle…) ;
-
La fiche d’exécution physique à la date de l’attachement validée par le chef de la division ;
-
La fiche de suivi du décompte.
-
La fiche de suivi du marché.
Sur la base de l’attachement qui retrace les prestations effectuées en quantité, le service règlement édite un autre attachement via une application informatique appelée GIMO, ce dernier récapitule les prestations
pour établir le dossier de décompte
provisoire qui
comprend : -
Le décompte provisoire qui doit mentionner en plus des renseignements sur le marché, le financement, et les références de l’exonération de TVA, ainsi que la représentation fiscale par l’ONEP s’il y a lieu.
-
Copies des pièces contractuelles : ordres de services, cautionnements, attestation de représentation fiscale, etc.
-
Le bordereau d’ordonnancement et de paiement, et l’état de ventilation.
La cellule règlement se charge du contrôle comptable et budgétaire, et le soumet à la signature du directeur régional.
Décompte définitif : Après constat de la réception provisoire, le chef de la division responsable de l’exécution des prestations : -
établit le procès verbal de réception provisoire, le signe, et le fait signer par le Directeur de la DR;
-
valide la situation ou l’attachement définitif établi par l’agent responsable de l’exécution des prestations et signé contradictoirement avec le prestataire.
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Après examen, il : -
Etablit le décompte définitif, le décompte provisoire n et dernier à partir du dossier reçu ;
-
Etablit l’attestation de bonne fin d’exécution ;
-
Invite ensuite, par ordre de service le titulaire du marché à venir prendre connaissance du décompte définitif dans ses bureaux, à le signer pour acceptation, et à le timbrer ;
Réception définitive : Après l’expiration du délai de garantie, et levée par le titulaire d’éventuelles imperfections ou malfaçons signalées suivant les délais prévus dans le marché, il est procédé aux opérations de réception définitive conjointement par la DR, éventuellement l’exploitant et le prestataire. Lorsque la réception définitive est prononcée, le chef de division de DR responsable de l’exécution du marché : -
Etablit, si le montant du marché est supérieur à 1 million DH, le rapport d’achèvement du marché, le signe et le fait signer par le directeur DR;
-
établit le procès verbal de réception définitive, le signe et le fait signer par le directeur DR
-
transmet le rapport d’achèvement du marché et le procès verbal de réception définitive au service règlement pour archivage. 4.1.1.2 lettres de commande :
L'exécution de la lettre de commande s'effectue dans les mêmes conditions et selon les mêmes procédures appliquées pour les marchés (préalables, ordres de service de commencement des prestations…, décomptes provisoires et définitifs, réceptions provisoire et définitive, ...). 4.1.2 Service contrôle de gestion : Les vérifications du dossier règlement au niveau de ce service portent sur les éléments ciaprès :
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-
Inscription de l’opération au niveau du budget : programme d’engagement – programme de lancement trimestriel.
-
Financement et quote-part
-
Imputation budgétaire dédiée à l’opération
-
Code projet
-
Centre du cout
-
Respect de l’intitulé des opérations
-
Rapprochement des paiements par rapport à l’enveloppe budgétaire
-
Gestion des dépassements par les transferts inter-rubrique et des éventuelles rallonges après accord des Directions Responsables Budgétaires (DRB).
4.1.3 Le service comptabilité : S’occupe de la prise en charge comptable du dossier de règlement via SAP et établit un ordre de paiement qu’il ajoute aux autres pièces constitutives du dossier Pour que ce dernier soit contrôlé par le service « contrôle des opérations ». 4.1.4 Le service contrôle des opérations : Une fois le dossier atterrit à ce service, les agents de ce dernier vérifie toutes les pièces constitutives du dossier règlement (Note de présentation du décompte provisoire1, note d’exécution des prestations2, attestation d’assurance, facture…). S’il s’agit du 1er décompte, le service : -
Vérifie la caution définitive (après l’approbation du marché/lettre de commande, l’adjudicataire doit supporter une caution définitive en faveur de l’ONEP.A compter de la date d’approbation du marché, si le prestataire dépasse 30 jours sans payer la caution définitive à l’office, ce dernier a le droit de prendre le montant de la caution provisoire, fixé à 3% du montant du marché/lettre de commande).
-
Vérifie la date de l’ordre de service (vérification du respect du délai du marché).
-
Compare le montant du marché avec celui du rapport de jugement.
1
Contient la date de l’ordre de service, le N°, la durée et la date d’approbation du marché… Contient en plus de l’état d’avancement des travaux, une description des services et prestations faites par le fournisseur. 2
35
Une fois la vérification est terminée, le dossier est envoyé au service support pour signature. Celui-ci délivre à son tour le dossier au bureau d’ordre qui l’envoi finalement à la direction financière de Rabat. S’il s’agit d’un décompte définitif, on : -
vérifie si le délai d’exécution est respecté, sinon, on pénalise le fournisseur.
-
Vérifie les notes d’arrêt.
-
Calcule les retenus de garantie.
Après avoir fini la vérification, le service Contrôle envoi le dossier au service support pour signature. Ce dernier présente à son tour le dossier au directeur régional pour signature avant qu’il soit délivré au bureau d’ordre qui l’envoi à la direction financière de Rabat.
4.2 Les différents intervenants de la direction centrale : 4.2.1 Division Budget : Effectue les tâches suivantes : -
Vérification des imputations budgétaires (Code projet)
-
Validation du montant de la dépense.
-
Relèvement des éventuels dépassements.
-
Etablissement et envoi des rejets (en cas de code projet erroné ou de dépassement budgétaire).
-
Visa du responsable budgétaire.
-
Contrôle de l’exactitude des centres de coût et de la ventilation comptable.
4.2.2 Division comptabilité : A pour principales tâches ce qui suit : -
Contrôle de l’exactitude de la prise en charge comptable du dossier règlement (qui a été faite au niveau de la DR).
-
Vérification de la constitution des dossiers règlement.
-
Validation de la prise en charge comptable.
-
Envoi des rejets à la DR en cas de non-conformité ou de non régularité de la PEC.
36
-
Visa de l’agent comptable et signature par l’ordonnateur comptable.
-
Archivage d’une copie du dossier règlement.
4.2.3 La trésorerie : Effectue les tâches ci-après : -
Contrôle de la conformité de la régularité des « Dossiers de règlement » par l’agent comptable.
-
Vérification de la domiciliation bancaire du bénéficiaire.
-
Vérification des taux de financement (en cas de financement).
-
Rejet en cas d’anomalie dans le « Dossier règlement ».
-
Visa de l’OP par le trésorier.
-
Etablissement de la lettre de virement ou du chèque.
-
Envoi de la lettre de virement à la banque et les chèques à la DR.
-
Archivage d’une copie du dossier règlement.
-
Prise en charge du paiement au niveau de SAP.
4.2.4 L’agence comptable : Assure ce qui suit : -
Le contrôle exhaustif des dossiers règlement de point de vue de conformité (pièces) et de régularité.
-
L’envoi de rejet en cas d’anomalie.
-
Le Visa de l’OP et de la lettre de virement ou signature du chèque.
-
Le retour d’une copie de la lettre de virement ou du chèque avec les pièces originales du dossier règlement à la division trésorerie.
-
L’archivage d’une copie du dossier règlement.
4.2.5 La banque :
Elle : -
Envoie des avis de débit (en cas de paiement) et des relevés bancaires à la direction centrale.
-
Rejette la lettre de virement à la direction centrale, en cas de non paiement.
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-
4.2.6 Direction des Achats et Marchés (DAM) :
Valide les décomptes définitifs et les décomptes relatifs aux contrats dépassant 8 millions de dirhams.
-
Rejette les dossiers (à la DR) en cas d’anomalie.
« Les étapes qui concourent à l’établissement du dossier de règlement sont au nombre de quatre : la budgétisation, la programmation, le lancement et la liquidation. Cette dernière étape fait intervenir autant d’acteurs centraux que d’acteurs régionaux. Le but, en fin de compte, étant de rembourser le fournisseur pour ses prestations ».
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Conclusion générale Il est évident que cette période de stage m'a permis d'accroître mes connaissances en matière de production et d’alimentation des abonnés en eau potable, et d'acquérir ainsi de nouvelles connaissances,
concernant en particulier la prise en
charge comptable via SAP, un prologiciel qui est rarement utilisé par le entreprises marocaines vue son coût d’installation élevé. De même j'ai eu l'occasion de rédiger mon premier rapport de mission, une expérience qui m'a permis de mieux connaître les enjeux du monde de l'emploi. Une ambiance professionnelle et décontractée a caractérisé le déroulement de cette période de stage qui, par une participation forte et générale aux opérations, m'a facilement
Les Tâches effectuées :
favorisé
la
cohésion
avec
le
personnel
de
l’office,
et
particulièrement, le service de comptabilité. Ce stage m'a également permis de rencontrer des gens de différentes disciplines, et de nouer des contacts avec des personnes de divers domaines, notamment lors de la réalisation de ma mission, et surtout de faire la différence entre les études théoriques et les réalités du terrain qui est le monde de l'emploi, tout en étant à jour avec l'information.
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les tâches effectuées :
Il est évident qu’en tant que stagiaire, il ne m’a été confié aucune tâche impliquant une grande responsabilité. En effet, durant cette période, et à coté de l’observation des différents travaux effectués quotidiennement au sein de l’agence, mon rôle consistait en les tâches suivantes : -
Remplissage de la traçabilité (application en Access qui sert comme archivage électronique pour pouvoir localiser
n’importe quel dossier de règlement
transité par ce service ) -
La prise en charge des factures ONE BT et MT via l’application ENERGIE.
-
La prise en charge comptable des différents décomptes via SAP
-
Classement des différents dossiers selon le type et nature d’achats.
-
Archivages des dossiers de règlements.
40
Annexes : Le Bordereau d’envoi :
41
Bibliographie :
Mémoires : La Gouvernance urbaine de l’eau et l’accès aux services de base des quartiers précaires (Cas de la ville de Safi-Maroc). Par Ali Ighil : Institut National d’Aménagement et d’Urbanisme INAU (Maroc)-Diplôme d’études supérieures en aménagement et urbanisme (DESAU).
Adresses électroniques : www.onep.ma http://fr.wikipedia.org/wiki/Eau_potable_et_assainissement_au_ Maroc.
42
Tables des matières : Dédicaces
2
Remerciements
3
Introduction
5
1ère partie :
IV.
V.
Chapitre Préliminaire : 3- Le secteur de l’eau potable au Maroc 4- L’office National de l’Eau Potable
6 7 10
La 456-
13 15 15 16
Direction régional de Meknès Fiche signalétique de la DR7 L’organigramme de la DR7 Analyse de l’organigramme
2ème partie : VI.
Le 5678-
circuit financier du dossier de règlement La Budgétisation La programmation Le lancement Liquidation
22 22 26 28 32
Conclusion générale
39
Les tâches effectuées
40
Annexes
41
Bibliographie
42
Tables des matières
43
43
Chapitre 5 : Les tendances de la satisfaction et les facteurs personnels qui y sont impliqués 31