PANDUAN PENGENDALIAN DOKUMEN KEBIJAKAN DAN SOP.docx
panduan kebijakanFull description
PENGENDALIAN DOK
panduan 5.5.1 ep 2Full description
PENGENDALIAN DOK
akreditasiFull description
Surat Keputusan Kebijakan Pengendalian Dokumen di Puskesmas CibatuFull description
makalah ilmu keperawatan dasar sistem pendidikan keperawatan
sopFull description
PANDUAN PENGENDALIAN DOKUMEN KEBIJAKAN
BAB I DEFINISI
Dokumen yang dimaksud dalam prosedur ini adalah semua dokumen yang terkait dengan system manajemen mutu mutu yang digunakan sebagai acuan dalam kegiatan pengendalian mutu. mutu. 1.
Pengendalian Dokumen Adalah kegiatan pengelolaan dan pengendalian dokumen-dokumen system manajemen mutu yang
mencakup pembuatan,
distribusi, distribusi ,
penggunaan,
perubahan dengan mengikuti
ketentuan/metode yang diatur dalam prosedur ini. 2.
Dokumen Dikendalikan Dokumen dengan status DIKENDALIKAN DIKENDALIK AN adalah bahwa dokumen acuan kerja tersebut diup-date/diperbarui up-date/diper barui
secara
berkala
sesuai
perubahan-perubahan perubahan-peru bahan
yang
terjadi
selama
pemakaiannya. pemakaiannya. 3.
Dokumen Tidak Dikendalikan Dokumen dengan status TIDAK DIKENDALIKAN adalah bahwa dokumen tersebut sejak diterbitkan tidak di-up-date/diperbarui di-up-date/di perbarui dan karenanya tidak diperuntukan diperunt ukan sebagai acuan kerja.
4.
Dokumen Tidak Berlaku Dokumen dengan status KADALUARSA artinya adalah bahwa dokumen tersebut sudah tidak berlaku lagi lagi dan selanjutnya selanjutnya diperlakukan diperlakukan sebagai sebagai arsip.
5.
Pedoman Mutu Manual Mutu adalah dokumen system manajemen mutu yang memuat ketentuan-ketentuan ketentuan-keten tuan I persyaratan-persyarata persyaratan-persyaratan n I kebijakan-kebijakan kebijakan-kebij akan
yang
digunakan sebagai acuan umum dalam
menjalankan semua kegiatan operasional organisasi. 6.
Prosedur Kerja Prosedur Kerja adalah dokumen system manajemen mutu yang mengatur/mengkoordinasikan kegiatan/proses kegiatan/pros es
secara lintas fungsi
agar
dicapai sasaran dan persyaratan yang telah
ditetapkan 7.
Program Pendukung Program pendukung termasuk dokumen system mutu dalam bentuk jadwal kegiatan yang memuat rencana aktivitas untuk mendukung pelaksanaan system manajemen mutu.
BAB II TATA LAKSANA
1.
PENETAPAN JENIS DOKUMEN
Kepala Puskesmas/Pemegang Program/Koordinator Unit/ Menetapkan jenis dokumen terkendali, meliputi: a. Manual Mutu b. Prosedur Kerja/SOP c. Formulir 2.
PEMBUATAN DOKUMEN
Wakil Manajemen menetapkan sistematika pembuatan dokumen sebagai berikut: Prosedur Kerja dan lnstruksi Kerja terdiri dari : a. Pengertian Tujuan Kebijakan Prosedur b. Diagram Alir (jika diperlukan) Unit Terkait c. Referensi d. Dokumen terkait e. Catatan revisi/ Perubahan 3.
PENGESAHAN ISI DOKUMEN
Setiap dokumen terkendali harus mendapat bukti persetujuan dan pengesahan dari Kepala Puskesmas 4.
PEMBERIAN IDENTITAS
DOKUMEN
Setiap dokumen terkendali memiliki bagian header yang merupakan identitas dokumen yang berisi :
Setelah disahkan, secretariat ISO member nomor dokumen yang terdiri dari 4 bagian: a.
Penomoran Manual mutu, prosedur kerja dan instruksi kerja Bagian I menunjukkan jenis dokumen MM
: untuk manual mutu
PK
: untuk prosedur kerja
FORM
: untuk Formulir yang digunakan
Bagian II menunjukkan unit yang membuat dokumen menunjukkan nomor urut penerbitan dokumen, dengan 3 digit menunjukkan tahun penerbitan dengan 4 digit Contoh penomoran dokumen: SPO/PKM-DP/III/2016 Artinya
6.
SOP
: Jenis Dokumen
PKM-DP
: Nama Puskesmas
III
: Bulan Penerbitan
2016
: Tahun Penerbitan
PENERBITAN DAN DISTRIBUSI DOKUMEN
a.
Suatu dokumen dapat diterbitkan bila sudah mendapat persetujuan dan pengesahan dari Kepala Puskesmas
b.
Dokumen diperbanyak dan didistribusikan oleh Sekretariat ISO dan MR kepada semua pihak yang berkepentingan dengan mengisi Formulir Bukti Penerimaan Dokumen.
c.
Sekretariat bertanggung jawab menyimpan dokumen sah memelihara Daftar lnduk Prosedur Kerja, lnstruksi Kerjadan Formulir yang ada pada Bagian,Sub Bag, Bidang atau Seksi
d.
Untuk menunjukkan Salinan dokumen tersebut terkendali diberi cap "TERKENDALI" dengan persetujuan MR.
7.
REVISI DOKUMEN
Suatu dokumen dapat direvisi dengan tata cara: 1. Pemohon revisi mengisi formulir usulan revisi kepada Kepala Puskesmas 2. Permintaan revisi disetujui pejabat yang berwenang 3. Revisi dicatat dalam rekaman historis perubahan pada tiap dokumen 8.
PENERBITAN ULANG DOKUMEN
Suatu dokumen dapat diterbitkan ulang jika : 1. Terjadi perubahan system mutu 2. Ada perubahan struktur organisasi yang mempengaruhi isi dokumen 3. lnstruksi kerja sudah tidak sesuai dengan urutan pelaksanaan tugas
Suatudokumendapatditerbitkanulangjika: 1. Terjadiperubahansistemmutu 2. Ada perubahanstrukturorganisasi yang mempengaruhiisidokumen 3. lnstruksikerjasudahtidaksesuaidenganurutanpelaksanaantugas
