SOP Panduan Pengendalian Dokumen Kebijakan

NOMOR SOP TGL PEMBUATAN TGL REVISI TGL EFEKTIF DISAHKAN PEMERINTAH KABUPATEN OLEH CIANJUR SEKRETARIS DAERAH KABUPATEN CIANJUR BAGIAN ORGANISASI JALAN SITI JENAB NO. 31 TELP. 0263 263890 CIANJUR SOP UKM

Suatu Pengertian

KepalaPuskesmas DTP Mande

drg. TutikSuprihatin, M.Kes. NIP. 19650408 199403 2 002 PANDUAN PENGENDALIAN DOKUMEN KEBIJAKAN

NAMA SOP

panduan

manajemen

mutu

pengendalian yang

dokumen

mencakup

kebijakan

pembuatan,

sistem

distribusi,

penggunaan, perubahan dengan mengikuti ketentuan yang diatur dalam prosedur ini

Tujuan

Terkendalinya

kerahasiaan,

proses

perubahan,

penerbitan,

Kebijakan

distribusi dan sirkulasi dokumen kebijakan Kepala Puskesmas Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi Fasilitas Kesehatan

Referensi

Tingkat Pertama,Direktorat Jenderal Bina Upaya Kesehatan , Direktorat Bina Upaya Kesehatan Dasar, Tahun 2015

Prosedur

1. Identifikasi penyusunan atau perubahan dokumen kebijakan. 2. Penyusunan dokumen kebijakan. Kepala Puskesmas bertanggungjawab terhadap pelaksanaan identifikasi atau perubahan serta penyusunan dokumen kebijakan. 3. Pengesahan dokumen kebijakan Kepala Puskesmas mengesahkan dokumen kebijakan. 4. Sosialisasi dokumen kebijakan Kepala Puskesmas melakukan sosialisasi dokumen kebijakan kepada seluruh pelaksana supaya dapat diketahui dan dijalankan. 5. Pencatatan, distribusi dan penarikan dokumen kebijakan Sekretaristim akreditasi bertugas dalam pengendalian dokumen kebijakan meliputi :

a. Penomoran dokumen kebijakan b. Pencatatan dalam daftar dokumen eksternala tau internal c. Menyerahkan dokumen kebijakan kepada pelaksana untuk menggandakan d. Mendistribusikan dokumen kebijakan yang sudah diberi stempel terkendali e. Menarik dokumen kebijakan lama apabila dokumen ini adalah dokumen kebijakan pengganti serta mengisi format usulan penambahan atau penarikan dokumen kebijakan f. Mengarsipkan dokumen induk yang sudah tidak berlaku dengan membubuhkan stempel “kedaluwarsa” dan menyimpan dokumen kebijakan tersebut selama 2 tahun g. Memusnahkan dokumen kebijakan sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan 6. Penyimpanan dokumen kebijakan a. Dokumen kebijakan asli ( masterdokumen kebijakan yang sudah dinomori dan sudah ditandatangani) disimpan di secretariat tim akreditasi. b. Dokumen kebijakan fotokopi disimpan di masing-masing unit puskesmas c. Dokumen kebijakan harus diletakkan di tempat yang mudah dilihat, diambil dan mudah dibaca oleh pelaksana 7. Penataan dokumen kebijakan Penataan dokumen kebijakan dikelompokkan menurut kelompok pelayanan 8. Revisi atau perubahan dokumen kebijakan a. Dilaksanakan setelah proses pengkajian serta mendapat pengesahan sesuai pejabat yang berwenang b. Setiap kali revisi seluruh halaman akan mengalami perubahan c. Isi revisi atau perubahan harus tercatat pada riwayat perubahan dokumen d. Tanggal terbit dokumen kebijakan ditulis di atas yang menandatangani

2/3

Identifikasi penyusunan atau perubahan dokumen kebijakan

Penyusunan dokumen kebijakan

Pengesahan dokumen kebijakan

Sosialisasi dokumen kebijakan

6.Bagan Alir

Pencatatan ,distribusi dan penarikan dokumen kebijakan

Penyimpanan dokumen kebijakan

Penataan dokumen kebijakan

7. Unit Terkait

Semua unit

3/3

Revisi atau perubahan dokumen kebijakan