PENGENDALIAN DOKUMEN PUSKESMAS
SOP
Puskesmas Kalianget 1. Pengertian
No. Dokumen
: SOP/UKM/…/…
No. Revisi
:
Tanggal Terbit
:
Halaman
:1 Drg. Hj. Nurul Hayati, M.Si NIP. 19650919 199203 2 011
a. Dokumen adalah data yang memuat informasi penting yang disimpan dalam suatu media berupa prosedur, laporan, standar, rekaman, spesifikasi dan lain-lain. Boleh dalam bentuk soft copy maupun hard copy b. Pengendalian Dokumen adalah kegiatan pengelolaan dan pengendalian dokumen-dokumen sistem manajemen mutu yang menckup pembuatan, distribusi, penggunaan, perubahan dengan mengikuti ketentuan/metode yang diatur dalam prosedur ini c. Dokumen terkendali adalah bahwa dokumen acuan kerja tersebut di up date/ diperbarui secara berkala sesuai perubahan-perubahan yang terjadi selama pemakainya d. Dokumen tidak terkendali adalah bahwa dokumen tersebut sejak diterbitkan tidak di up date/ diperbaru dan karenanya tidak diperuntukkan sebagai acuan kerja
2. Tujuan
3. Kebijakan
4. Referensi
5. Prosedur
6. Langkah langkah
Sebagai acuan mengatur tata cara pengendalian dokumen agar sesuai dengan persyaratan sistem manajemen mutu SK Kepala Puskesmas Kalianget Nomor tentang Pengendalian Dokumen dan Rekaman a. Pedoman Tata Naskah Puskesmas Kalianget b. Peraturan Bupati Sumenep Nomor 17 Tahun 2006 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Sumenep a. ALat - Komputer - Lemari dokumen - Mesin scanner, printer dan foto copy - Alat tulis - Stempel b. Bahan - Dokumen A. Pengendalian dokumen dengan menerapkan hal- hal sebagai Berikut: 1. Pengkodean dokumen kelompok pelayanan: a. Administrasi Manajemen dengan kode: A., 1) Bab I, (A/I), 2) Bab II, (A/II), 3) Bab III, (A/ III), b. Pelayanan Upaya kode : B, 1) Bab IV, (B/ IV), 2) Bab V, (B/ V), 3) Bab VI, (B/ VI), c. Pelayanan Klinis kode : C, 1) Bab VII, (C/ VII), 2) Bab VIII, (C/ VIII), 3) Bab IX, (C/ IX), d. Jenis Dokumen 1) Standar Prosedur Operasional, disingkat: SPO, 2) Daftar tilik disingkat: DT, 3) Kerangka Acuan disingkat: KAK, 4) Surat Keputusan disingkat: SK, 5) Kebijakan disingkat: Kb, 6) Dokumen ekternal disingkat: Dek, 7) Manual Mutu disingkat MM.
8) Pedoman Mutu disingkat PM, 9) Audit Internal disingkat AI. 2. Sistem penomoran: a. Surat masuk dan keluar sesuai dengan aturan Pemerintah Kabupaten Sumenep ( Tata Naskah ) b. Penomoran kelompok pelayanan dilakukan oleh kelompok pelayanan masing- masing disesuaikan dengan sistem pengkodean yang telah ditentukan, c. Penomoran dokumen diurutkan sesuai dengan pengkodean, d. Urutan penomoran e. Contoh: 440/ 49/ SPO. AK/ 435.102.105/ 2016 (49: no urut pembuatan SPO, SPO.AK: dokumen SPO Akreditasi, 435.102.105: kode Pseksmas, 2016: tahun) 3. Penyimpanan Dokumen Manajemen a. Penyimpanan dokumen/ arsip perkantoran sesuai dengan sistem penyimpanan dokumen/ arsip aturan Tata Naskah Kabupaten Sumenep b. Penyimpanan dokumen akreditasi disimpan dimasing- masing kelompok pelayanan, sedangkan di administrasi dan manajemen (admen) menyimpan master dokumen semua kelompok pelayanan dan program, 4. Menerbitkan dan mendistribusi dokumen dan rekaman a. Suatu dokumen dapat diterbitkan bila sudah mendapat persetujuan dan pengesahan dari Kapus b. Dokumen diperbanyak dan didistribusikan oleh Sekretariat dan Ka TU kepada semua pihak yang berkepentingan dengan mengisi Formulir Bukti Penerimaan Dokumen c. Sekretariat bertanggungjawab menyimpan dokumen sah memelihara Daftar Induk Prosedur Kerja, Instruksi Kerja, dan Formulir yang ada pada bagian, sub bagian bidang atau seksi d. Untuk menunjukkan salinan dokumen tersebut terkendali diberi cap “Terkendali” dengan persetujuan ka TU B. Merevisi dokumen dan rekaman Suatu dokumen dapat direvisi dengan tata cara : a. Permohonan revisi mengisi formulir usulan revisi kepada Kapus b. Permintaan revisi disetujui pejabat yang berwenang c. Revisi dicatat dalam rekaman historis perubahan pada tiap dokumen C. Menerbitkan ulang dokumen Suatu dokumen dapat diterbitkan ulang jika : a. Terjadi perubahan sistem mutu b. Ada perubahan struktur organisasi yang mempengaruhi isi dokumen c. Instruksi kerja sudah tidak sesuai dengan urutan pelaksanaan tugas d. Bila terjadi penerbitan ulang, dokumen lama ditarik D. Melakukan penarikan dan pemusnahan dokumen a. Ka TU menarik salinan dokumen dan rekaman yang sudah ditarik, dimusnahkan dengan cara dibakar dan dicatat dalam formulir berita acara pemusnahan dokumen b. Salinan dokumen yang sudah ditarik, dimusnahkan dengan cara dibakar dan dicatat dalam formulir berita acara pemusnahan dokumen c. Dokumen asli dari dokumen yang sudah ditarik, diberi cap “Tak Terkendali” dan disimpan Ka TU sebagai arsip d. Formulir berita acara pemusnahan dokumen disimpan oleh Ka TU E. Melakukan peninjauan ulang dokumen
7. Bagan Alir Dokumen & rekaman
Menerbitkan & mendistribusi dokumen & rekaman
Merevisi dokumen & rekaman
Membuat dokumen & rekman
Menetapkan jenis dokumen & rekaman
Memberikan penumoran dokumen & rekaman
Menerbitkan ulang dokumen & rekaman
9. Unit Terkait
Memberikan identitas dokumen & rekaman
Penarikan & pemusnahan dokumen & rekaman
Pengendalian Dokumen Eksternal
8. Hal – hal yang perlu diperhatikan
Mengesahkan isi dokumen & rekaman
Peninjauan ulang dokumen
Jika pengendalian dokumen eksternal tidak dilakukan dengan benar, maka pengelolaan dan pelaksanaan UKM puskesmas tidak maksimal hasil Semua Poli/ Unit Puskesmas Kalianget
10. Dokumen Terkait 11. Rekaman Historis
No
Yang Diubah
Isi Perubahan
Tanggal mulai diberlakukan
