REGISTRO E INVENTARIO DE LOS BIENES MUEBLES DEL ESTADO
Expositor:
Ramiro Acosta Hidalgo
Base Legal
D. S.N°007-2008-VIVIENDA , Reglamento de la Ley 29151. Resolución N°039-98/SBN: Reglamento para el Inventario Nacional de Bienes Muebles del Estado. Resolución N°158-97/SBN: Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado. Resolución N°320-2006-CG : Normas de Control Interno. Resolución N°094-2009-CG: Directiva “Ejercicio del Control Preventivo por la Contraloría General de la Republica y por los Órganos de Control Institucional”. Resolución N°458-2008-CG: “Guía para la implementación del Sistema de Control Interno en las entidades del Estado”. Directiva Interna de la Entidad.
PU
BLIC
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Herramientas para el Registro CATALOGO
SINABIP
GESTION DE INVENTARIO NA CIO NA L
PR OG RA MA
Directiva Interna
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NO RM A
Reglamento para el Inventario (Res. 03998/SBN)
SIMI 3.5
SIMI
Reglamento para el Inventario Nacional de Bienes Muebles del Estado (Resolución N°039-98/SBN)
Esta norma está referida a los bienes muebles patrimoniales pertenecientes al Estado, susceptibles de ser inventariados. A través de este Reglamento la SBN proporciona el marco técnico-legal para que las entidades del Estado puedan realizar la toma de inventario de su patrimonio mobiliario, de una forma ordenada.
Reglamento para el Inventario Nacional de Bienes Muebles del Estado (Resolución N°039-98/SBN) • Título I
Disposiciones Generales.
• Título II
Del Órgano Responsable.
• Título III
De la Incorporación al Patrimonio Mobiliario.
• Título IV
Del Inventario Físico del Patrimonio Mobiliario.
• Título V
De la Baja del Patrimonio Mobiliario.
• Título VI
De la Transferencia del Patrimonio Mobiliario.
• Título VII
De la Subasta del Patrimonio Mobiliario.
• Título VIII
De la Incineración y/o Destrucción del
Derogados tácitamente
Patrimonio Mobiliario. • Título IX
De la Donación del Patrimonio Mobiliario.
• Título X
Del Órgano de Fiscalización.
• Disposiciones Complementarias. • Disposiciones Transitorias. • Disposiciones Finales.
68 Artículos
RE
BLIC
A DEL
PE
U R
PU
Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado La SBN conociendo que las Entidades utilizaban criterios
heterogéneos
para
la
incorporación
Inventario Patrimonial de sus Bienes, propició
al la
estandarización de la codificación, para lo cual emitió la Resolución Nº 158-97/SBN que aprueba el Catálogo y su Directiva Nº 001-97/SBN-UG-CIMN, Normas para el Uso y Aplicación del Catálogo.
Criterios Concurrentes para la Incorporación de un Bien al Catálogo
1. Calificar el bien como Activo Fijo o No Depreciable, de acuerdo a las normas del Sistema de Contabilidad Gubernamental. 2. Ser un bien tangible. 3. Ser unidad individualizable por su función. 4. Susceptible de ser etiquetado. 5. Ser materia de algún acto de disposición final.
ACTIVO FIJO Y BIEN NO DEPRECIABLE (Instructivo N°02 de la DNCP) ACTIVOFIJO: FIJO: ACTIVO
Valor de adquisición u obtención >= 1/8 UIT. Vida útil mayor > 1 año. Destinado para uso de la entidad. Sujeto a depreciación (excepto terrenos).
Dicha calificación de Activo Fijo corresponde a circunstancias independientes a la compra; y de existir duda deberá aplicarse los siguientes criterios: Unidad.- Cuando el bien constituye un todo indivisible; y Conjunto.- Cuando el bien es un todo formado de partes concordantes equivalentes a juego, equipo o número de unidades que la entidad estime conveniente calificar. NODEPRECIABLE: DEPRECIABLE: NO
Valor de adquisición sea < 1/8 UIT No está sujeto a depreciación
Tipos de Bienes que no se Incorporan al Catálogo - EJEMPLOS -
Accesorios, herramientas y repuestos. Bienes de material de vidrio y/o cerámica. Objetos empotrados (parte integrante de otro bien). Set de instrumental quirúrgico. Bienes intangibles (software, marca, licencias, títulos valores). Bienes fungibles (útiles de escritorio). Bienes culturales (obras de arte, libros, textos). Animales menores e insectos. Aquellos que por su naturaleza no es posible identificarlos con etiquetas u otros medios.
ESTRUCTURA DEL CÓDIGO PATRIMONIAL El Código patrimonial está constituido por 12 dígitos, dividido en cuatro “partes”. El Código Código El
Grupo GrupoGenérico Genérico Clase Clase Denominación Denominacióndel deltipo tipo de debien bien Número Númerocorrelativo correlativo
ESTRUCTURA DEL CÓDIGO PATRIMONIAL
MONITOR A COLOR
74 08 GRUPO GENÉRICO OFICINA
CLASE COMPUTO
DENOMINACIÓN – TIPO DE BIEN MONITOR A COLOR
NÚMERO CORRELATIVO IDENTIFICADOR DEL BIEN
7700 0012
Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado Grupo Genérico: Genérico: Grupo
Es Es el el conjunto conjunto de de bienes bienes relacionados relacionados entre entre sí sí por por su su afinidad. afinidad. Consta Consta de de 02 02 dígitos. dígitos. Ejemplo:
CÓDIGO 53 74
GRUPO GENÉRICO HOSPITALIZACION OFICINA
Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado Clase Clase
Es Es la la divisionaria divisionaria del del grupo grupo genérico genérico que que lo lo subdivide subdivide de de acuerdo acuerdo aa la la función función yy características características del del tipo tipo de de bien. bien. Consta Consta de de 02 02 dígitos. dígitos. Ejemplo:
CÓDIGO 22 64
CLASE EQUIPO MOBILIARIO
Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado Denominación del del Tipo Tipo de de Bien: Bien: Denominación
•Es •Es la la identificación identificación oo descripción descripción del del tipo tipo de de bien bien en en forma forma genérica. genérica. Consta Consta de de 04 04 dígitos dígitos (a (a la la fecha fecha se se tiene tiene 4198 4198 tipos tipos de de bienes bienes muebles) muebles) Ejemplo:
CÓDIGO
DENOMINACIÓN
74084100
IMPRESORA LASER
74643779
ESCRITORIO DE METAL
ESQUEMA DE GRUPOS
Nº 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14
GRUPO GENERICO
CODIGO GRUPO
AGRICOLA Y PESQUERO AIRE ACONDICIONADO Y REFRIGERACION ANIMALES ASEO Y LIMPIEZA COCINA Y COMEDOR CULTURA Y ARTE ELECTRICIDAD Y ELECTRONICA HOSPITALIZACION INSTRUMENTO DE MEDICION MAQUINARIA, VEHICULOS Y OTROS OFICINA RECREACION Y DEPORTE SEGURIDAD INDUSTRIAL TELECOMUNICACIONES
04 11 18 25 32 39 46 53 60 67 74 81 88 95
ESQUEMA DE CLASES
1 2 3 4 5 6 7 8
AERONAVE COMPUTO EQUIPO FERROCARRIL MAQUINARIA PESADA MAQUINA MOBILIARIO NAVE O ARTEFACTO NAVAL
CODIGO CLASE 04 08 22 29 36 50 64 71
9 10
PRODUCCION Y SEGURIDAD VEHICULO
78 82
Nº
CLASES
Clases 04, 29 y 71 incorporados por Res. 009-2008/SBN-GO (15-05-2008)
Fascículos La La SBN SBN publicará publicará en en elel “El “El Peruano” Peruano” los los Fascículos Fascículos de de los los Nuevos Nuevos Tipos Tipos de de Bienes, Bienes,aprobados aprobadosmediante medianteResolución Resoluciónde deSBN. SBN. AÑO 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011
F_PUBLICACION RESOLUCION APRUEBA INCLUYE 158-97/SBN 23/07/1997 CATALOGO NACIONAL 1455 040-98/SBN 30/03/1998 PRIMER FASCICULO 161 090-99/SBN 21/04/1999 SEGUNDO FASCICULO 691 130-2000/SBN 22/04/2000 TERCER FASCICULO 480 089-2001/SBN 21/04/2001 CUARTO FASCICULO 333 004-2002/SBN-GO 06/04/2002 QUINTO FASCICULO 151 013-2003/SBN-GO 23/04/2003 SEXTO FASCICULO 85 015-2004/SBN-GO 08/04/2004 SEPTIMO FASCICULO 79 003-2005/SBN-GO 31/03/2005 OCTAVO FASCICULO 100 006-2006/SBN-GO 08/04/2006 NOVENO FASICULO 122 016-2007/SBN-GO 28/04/2007 DECIMO FASICULO 65 009-2008/SBN-GO 15/05/2008 UNDECIMO FASCICULO 138 025-2009/SBN-GO 06/05/2009 DUODECIMO FASCICULO 118 004-2010/SBN-GO 14/04/2010 DECIMO TERCER FASCICULO 160 022-2011/SBN-GDPE 104 15/07/2011 DECIMO CUARTO FASCICULO TOTAL DE BIENES 4198
FICH A D E IN SC RIPC IO N D E N U EV O S TIPO S D E B IEN ES EN EL CA TA LO G O N A C IO N A L D E B IEN ES M U EB LES N O M B R E D E L A E N T ID A D S O L IC ITA N TE ....................................................................................... FEC H A D E PR O P U ES TA :
1.- N O M B R E D EL BIE N :
...................... .....................
____________________________________________________
2.- V A L O R D E A D Q U ISIC IO N D EL BIE N (S /.): H IS TO R IC O A C TU A L IZA D O N E T O TA SA D O 3.- T IE M P O D E V ID A D E L B IEN :
__________ __________ __________
AÑO ________ ________ ________
__________ ( en años )
4.- E XP L IC A R L A FU N C IO N , TR A B A JO O U S O S Q U E D E SA R R O LL A E L B IEN : _______________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ 5.- D ES C R IPC IO N D E L B IEN Y P A R TE S PR IN C IP A LE S D E Q U E C O N ST A : _______________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ 6.- D ET A L L E T EC N IC O D EL BIE N : M ARCA : _____________________________________________ M ODELO : _____________________________________________ TIP O : _____________________________________________ M A TE R IA L C O N Q U E E S TA FA B R IC A D O : _____________________________________________ FEC H A D E FA BR IC A C IO N : _____________________________________________ D IM EN SIO N E S O M E D ID A S (en m etros) : _____________________________________________ O T R O S (D E FIN A ) : _____________________________________________ 7.- P R O PU E ST A D E IN C L U S IO N EN EL C A TA L O G O N A C IO N A L D E B IEN E S M U E BL E S: G R U P O G EN E R IC O : CLASE : TIP O D E B IE N :
_____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________
8.- O BS ER V A C IO N E S : ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ 9.- A D JU N T A R FO TO G R A FIA S TA M A Ñ O N O R M A L (V IS TA D E FR EN T E Y P E R FIL O FR E N T E Y H O R IZO N T A L S EG Ú N SE M U E ST R E M E JO R EL BIE N ).
REGISTRO DE LOS BIENES MUEBLES
SIMI
Bienes Muebles Objeto de Registro
Los de PROPIEDAD de la Entidad del Estado.
Todos
los
descritos
en
el
Catálogo
Nacional de Bienes Muebles del Estado.
Registro de los Bienes Muebles
SIMI 3.5
El Software Inventario Mobiliario Institucional (SIMI) constituye el sistema informático para registrar los bienes muebles de propiedad de la entidad pública. Asimismo, es el medio a través del cual se remite el inventario patrimonial a la SBN.
SIMI
Los bienes NO DESCRITOS en el Catálogo se pueden registrar en otro medio manual o informático (en Excel por ejm.)
Instructivo N° 01 de la DNCP (Documentos y Libros Contables)
Los bienes adquiridos por cualquier modalidad deberán tener registrado el documento fuente de ingreso, a fin de tener información suficiente, clara y detallada que sustentan los estados financieros.
En cuanto al auxiliar Inmuebles, Maquinaria y Equipo, se debe llevar en forma individual por cada bien, indicando la fecha de adquisición, monto, fecha de salida para su uso, adiciones y mejoras, ajuste, para facilitar el proceso de su depreciación y/o revaluación.
CUENTAS CONTABLES y su Correlación con el Catálogo
CUENTAS CONTABLES
Información que se requiere para el Registro • Tipo de bien mueble • Cantidad (por unidad) • Detalle técnico • Ubicación • Usuario • Estado • Forma de adquisición: (compra o alta)
• Valor
• • • • • • •
Marca Modelo Tipo Serie Color Dimensiones Otros
Detalle Técnico Las características de los bienes inventariados se colocarán en los campos del detalle técnico Vehículos Marca Modelo Tipo Placa Motor N° Chasis N° Año Otros
Detalle Técnico
La ón La Codificaci Codificación SERÁ ÚNICA Y PERMANENTE. Se incorporará al bien mueble a través de etiquetas, placas, láminas, tinta indeleble, etc., las mismas que se ubicarán en un lugar visible del bien. El código patrimonial del bien lo asigna el SIMI versión 3.5
Identificación (Etiquetado) Datos obligatorios: - Código patrimonial segun Catálogo de la SBN. - Nombre y/o siglas de la entidad. Ejemplo de de Etiquetas: Etiquetas: Ejemplo
ETIQUETA DE INVENTARIO
ETIQUETA DEFINITIVA
(2.0 x 1.5 cm.)
ENTIDAD PUBLICA INV. 2011 RAH- 3653
(1.0 x 2.0 plg.)
(2.5 x 2.5 cm.)
Identificación (Etiquetado)
Ejemplo de de Etiquetas: Etiquetas: Ejemplo
MARINA DE DEL PERU C T A RGUERRA PIU RA 2000 2011
675097300001 Dirección de Salud Tacna
2000 2011
Colocaci ón de la Etiqueta Colocación
BIEN MUEBLE
Ejemplos de Bienes a Registrar Vehículos
Camioneta
Autómovil
Camioneta
Tractor Agrícola
Camión (otros)
Camión Volquete
A LOS VEHICULOS SE LES PONDRA LA ETIQUETA EN LA PARTE DEL MARCO DE LA PUERTA DEL CHOFER (Superior o Inferior).
Ejemplos de Bienes a Registrar Equipos
Impresora a inyección de tinta Equipo de radio Switch para red
Radio transmisor receptor
LAS ETIQUETAS DEBERAN SER ADHERIDAS JUNTO AL N° DE SERIE DEL EQUIPO O EN EL LUGAR APROPIADO DONDE NO SE DETERIORE Y SEA DE FACIL LECTURA.
Ejemplos de Bienes a Registrar Mobiliarios
Sofá de madera
Archivadores de metal
Planoteca de metal
Credenza de madera
LAS ETIQUETAS PODRAN SER ADHERIDAS EN EL LADO SUPERIOR DEL BIEN (DERECHO, IZQUIERDO O PARTE FRONTAL), SEGUN LA UBICACION Y USO DE ESTE.
Ejemplos de Bienes a Registrar Sillas, Sillones y similares
• Caso Sillas, Sillones Fijos y Carpetas: Las etiquetas deberán ser adheridas en la parte posterior del bien. • Caso Sillas o Sillones Giratorios: Las etiquetas podrán ser adheridas en el eje del asiento o en la base de las sillas.
Ejemplos de Bienes a Registrar
Mesa de Metal Silla Fija de Metal -
Mesa de Madera Silla Fija de Madera
Inventariar por separado. Prorratear el valor total. Mantener la cuenta contable de origen.
Unidad Central de Proceso - CPU Monitor a Color. Teclado – Keyboard Estabilizador Módulo de metal para microcomputadora
ASIGNACIÓN Y CONTROL DE BIENES MUEBLES DEFINICIONES Usuario: Todo trabajador de la entidad pública, independientemente de su modalidad laboral, a quien se le haya entregado un bien para su uso. Asignación de Bienes Muebles en Uso: Entrega formal de bienes muebles a un usuario por parte de la Oficina de Control Patrimonial para el desempeño de sus labores o servicios, según corresponda. Código Patrimonial: Identificación mediante números arábigos que se le otorga a todo bien mueble de la entidad pública, según el Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado. Desplazamientos: Están referidos a los desplazamientos interno, externo, por mantenimiento y devolución. Desplazamiento Interno: Consiste en el traslado de un bien mueble, de un área a otra, de un usuario a otro, temporal o permanentemente.
ASIGNACIÓN Y CONTROL DE BIENES MUEBLES Desplazamiento Externo: Consiste en el traslado de un bien mueble fuera de las instalaciones de algún local de la entidad pública para la realización de una comisión de servicios, para su mantenimiento, reparación o cualquier otro motivo, de acuerdo con la normatividad de la materia. Desplazamiento por Mantenimiento: Ocurre cuando el bien mueble es entregado al área competente temporalmente para su mantenimiento, luego de lo cual se deberá devolver el bien al usuario. En el caso de desplazamiento por mantenimiento, el bien seguirá registrado a nombre del usuario, suspendiéndose durante el tiempo que dure el mantenimiento sus obligaciones de cuidado y custodia del bien Desplazamiento por Devolución: Ocurre cuando el usuario entrega el bien mueble a la Oficina de Control Patrimonial por renunciar a su uso y dicho bien no pueda ser reasignado a otro usuario, o cuando el bien pierda su capacidad de uso en la entidad, en cuyo caso la responsabilidad del cuidado y custodia del bien se traslada a la Oficina de Control Patrimonial.
ASIGNACIÓN DE BIENES MUEBLES
Los bienes muebles deben ser asignados mediante documento a los usuarios directos de los mismos.
El documento de asignación debe ser suscrito por la Oficina de Control Patrimonial y el Usuario.
Cargo Personal de Asignación de Bienes Muebles
CARGO PERSONAL DE ASIGNACIÓN DE BIENES MUEBLES Datos que debe Contener: Fecha Nombre del Usuario Local, Área y Oficina Denominación del Bien Código Patrimonial Detalle Técnico (marca, serie, etc.) Estado de Conservación Valor Firmas (OCP y Usuario)
ASIGNACIÓN Y CONTROL DE BIENES MUEBLES OBLIGACIONES DE LOS USUARIOS a) Usar diligentemente los bienes muebles que le hubieran sido entregados para su uso. b) Destinar los bienes muebles a las funciones y/o actividades para las que fueron entregados en uso. c) Impedir que los bienes muebles que le hubieran sido entregados para su uso sean utilizados por otras personas para fines particulares o distintos a aquellos para los cuales están específicamente destinados. d) Informar por escrito a la Oficina de Control Patrimonial sobre daños, deterioro, avería, mal funcionamiento, pérdida, robo o sustracción de los bienes que le hubieran entregado para su uso, en el plazo máximo de días establecido en la Directiva interna de la entidad (48 horas por ejemplo).
ASIGNACIÓN Y CONTROL DE BIENES MUEBLES
e) Devolver los bienes muebles que le hubieran sido entregados para su uso, mediante Acta de Entrega – Recepción de cargo, el último día de permanencia en el puesto de trabajo o de la prestación del servicio, según corresponda, de acuerdo a lo que establezca la Directiva interna de la entidad. f) Informar por escrito a la Oficina de Control Patrimonial y al Jefe inmediato acerca de los bienes entregados para su uso que no requiera para la realización de sus funciones o servicios. g) No usar ni poseer bienes muebles que no le hubieran sido entregados para su uso. h) Solicitar la intervención de la Oficina de Control Patrimonial para realizar todo desplazamiento de bienes muebles, salvo las excepciones previstas en la Directiva interna de la entidad. Asimismo, deberá informar sobre cualquier desplazamiento. i) Informar a la Oficina de Control Patrimonial el ingreso de bienes de su propiedad que van a ser utilizados por tiempo prolongado, para su registro respectivo.
ASIGNACIÓN Y CONTROL DE BIENES MUEBLES DE LA PÉRDIDA, ROBO, SUSTRACCIÓN, DESTRUCCIÓN O AVERÍA DE LOS BIENES Los bienes muebles que resultasen perdidos, robados, sustraídos, destruidos o averiados por negligencia o dolo del usuario, debidamente comprobado y previo descargo, serán repuestos por éste con bienes de modelo, tipo y características iguales, similares o mejores, o de valor comercial equivalente. En el caso que el bien mueble pudiera ser reparado, asegurándose su adecuado funcionamiento, será realizado con la intervención de la Oficina de Control Patrimonial y por cuenta del usuario responsable. En el supuesto de que un bien mueble resultase perdido, robado, sustraído, destruido o averiado, el usuario emitirá un informe, dentro del plazo establecido en la Directiva interna de la entidad y contado a partir de conocido el hecho, dirigido a su Jefe inmediato, poniéndose en conocimiento de lo acontecido a la Oficina de Control Patrimonial, a través del área correspondiente
ASIGNACIÓN Y CONTROL DE BIENES MUEBLES DE LA PÉRDIDA, ROBO, SUSTRACCIÓN, DESTRUCCIÓN O AVERÍA DE LOS BIENES De existir indicios de que la pérdida, robo, sustracción, destrucción o avería del bien mueble se produjo por negligencia o dolo del usuario, la Oficina de Control Patrimonial a través de la Oficina General de Administración informará a la Comisión Investigadora sobre los hechos indicados, adjuntándose la documentación sustentatoria y el informe presentado por el usuario, en un plazo que deberá estar establecido en la Directiva interna de la entidad (5 días por ejemplo). Si el bien materia de la ocurrencia estuviese asegurado por la entidad pública, el usuario responsable del bien, en coordinación con la Oficina de Control Patrimonial, deberá cumplir estrictamente y bajo responsabilidad con todos los requisitos establecidos para asegurar el reconocimiento de su adecuada cobertura del seguro patrimonial.
ASIGNACIÓN Y CONTROL DE BIENES MUEBLES DE LA PÉRDIDA, ROBO, SUSTRACCIÓN, DESTRUCCIÓN O AVERÍA DE LOS BIENES En caso de robo o sustracción de un bien mueble, el usuario procederá a la respectiva e inmediata denuncia policial y adjuntará copia de la misma al informe escrito que, dentro del plazo establecido en la Directiva interna, deberá presentar a la Oficina de Control Patrimonial. Si el usuario sufrió perjuicio en su integridad física como consecuencia del robo o sustracción acontecido, deberá presentar el certificado o constancia médica dentro de un plazo prudencial de concluido el descanso médico prescrito que deberá estar establecido en la Directiva interna de la entidad (dentro de las 48 horas por ejemplo).
ASIGNACIÓN Y CONTROL DE BIENES MUEBLES DE LA COMISIÓN INVESTIGADORA Se recomienda que la Comisión Investigadora esté constituida por un representante designado por el titular de la entidad pública o por la Alta Dirección, quien lo presidirá, un representante de la Oficina General de Administración, un representante de la Oficia de Recursos Humanos y un representante de la Oficina de Control Patrimonial. Dicha comisión será designada mediante Resolución con vigencia permanente (dicha Resolución podría ser emitida por el titular, la Gerencia General, Secretaría General, etc.). La Comisión Investigadora deberá reunir todos los elementos probatorios con relación a los hechos que ocasionaron la pérdida, robo, sustracción, destrucción o avería del bien mueble, determinando la existencia y grado de responsabilidad del usuario, de corresponder, y emitirá las recomendaciones que el caso amerite a la Unidad Orgánica que designó a dicha Comisión Investigadora, a través de un informe, a fin que ésta adopte las acciones que correspondan.
Resolución de Contraloría N°458-2008-CG (Guía para la Implementación del Sistema de Control Interno de las entidades del Estado)
4 Controles sobre el acceso a los recursos o archivos 4 d) Cada trabajador o usuario deberá ser responsable de la existencia física, permanencia, y conservación de los bienes patrimoniales a su cargo; en consecuencia, cada uno de los trabajadores, independientemente de su nivel jerárquico, deberá tomar real conciencia de tal circunstancia y adoptar de inmediato las medidas del caso para evitar pérdidas, sustracción o deterioro, que luego se podrían considerar como descuido o negligencia, imputando alguna responsabilidad. 4 e) Se llevará un control periódico del inventario para resguardar los bienes patrimoniales de la entidad y ayudar a detectar pérdidas, sustracción o robos a los que están expuestos estos activos. La falta de alguno de los bienes deberá ser investigada y resuelta, analizándose las posibles deficiencias de los controles con el fin de que sean mejorados.
Resolución de Contraloría N°320-2006-CG (Normas de Control Interno)
“Numeral 3.5: Verificaciones y Conciliaciones. Los procesos, actividades o tareas significativas deben ser verificados antes y después de realizarse, así como también deben ser finalmente registrados y clasificados para su revisión posterior” “Numeral 3.8: Documentación de procesos, actividades o tareas. Los procesos, actividades o tareas deben estar debidamente documentados para asegurar su adecuado desarrollo de acuerdo con los estándares establecidos, facilitar la correcta revisión de los mismos y garantizar la trazabilidad de los productos o servicios generados”.
TOMA DE INVENTARIO El Inventario es el procedimiento que consiste en verificar físicamente, codificar y registrar los bienes muebles con que cuenta cada entidad a una determinada fecha, con el fin de verificar la existencia de los bienes, contrastar su resultado con el registro contable, investigar las diferencias que pudieran existir y proceder a las regularizaciones que correspondan.
TIPOS DE INVENTARIO
• INVENTARIO FISICO PATRIMONIAL
Todos los bienes patrimoniales (se regula por normas de la SBN). • INVENTARIO FISICO DE ALMACEN
Todas las existencias de almacén (se regula por normas del Sistema de Abastecimiento). (Resolución Jefatural 335-90/INAP-DNA)
FORMAR DE EFECTUAR EL INVENTARIO
• AL BARRER Se empieza por un ambiente determinado, inventariando la totalidad de los bienes.
• POR SELECCIÓN Sólo se inventarían aquellos bienes por los que se tiene algún interés.
OBJETIVOS SUSTENTAR Y ACTUALIZAR LOS REGISTROS CONTABLE Y PATRIMONIAL (revaluación por efectos de mejoras, asignación de usuarios, etc.).
IDENTIFICAR BIENES SOBRANTES Y FALTANTES. REALIZAR UNA EFICAZ ADMINISTRACIÓN DE LOS BIENES (identificación de bienes que no se usan, que requieren mantenimiento o reparación, etc.).
CONTRATACIÓN DE PÓLIZA DE SEGUROS. ETC.
No son susceptibles de ser inventariados como parte del inventario patrimonial
Los bienes muebles adquiridos por norma expresa con el fin de ser entregados a terceros en cumplimiento de fines Institucionales.
Los repuestos y accesorios, salvo los que están descritos en el Catálogo.
Órganos Responsables para la Toma de Inventario
La Oficina General de Administración, en coordinación con la Unidad Orgánica responsable de Control Patrimonial son responsables de las acciones previas para la Toma de Inventario de Bienes Muebles; cada una dentro del ámbito de su competencia, antes de la conformación de la Comisión de Inventario.
COMISIÓN DE INVENTARIO
Puede estar estar integrada integrada por por personal personal de: de: Puede
••Administración. Administración. ••Contabilidad. Contabilidad. ••Abastecimiento. Abastecimiento. ••Oficina Oficinade deControl ControlPatrimonial Patrimonial (Secretario-Facilitador). (Secretario-Facilitador). --Personal Personalde deotras otrasáreas áreasdesignadas. designadas. EQUIPO DE VERIFICADORES: Compuesto por 01 ó más personas por brigada o equipo.
PROCESO DE TOMA DE INVENTARIO
2
FASE DE CAMPO
1
PLANIFICACIÓN
3
GESTIÓN DE INVENTARIOS
4
CONCILIACIÓN
FASE DE GABINETE
COMISIÓN DE INVENTARIO FUNCIONES FUNCIONES
Realizar Realizary/o y/ogestionar gestionarel elinventario inventariode debienes bienesmuebles. muebles. Elaborar Elaborar yy suscribir suscribir el el Acta Acta de de Inicio Inicio yy de de Cierre Cierre de de Toma Toma de de Inventario. Inventario. Conformar Conformarlos losequipos equiposde detrabajo. trabajo. Supervisar Supervisarel eltrabajo trabajode detoma tomade deinventario. inventario. Realizar Realizarla laconciliación conciliaciónfísico-contable físico-contablecon conel elinventario inventariofísico físicoyy contable contabledel delperiodo periodoanterior. anterior. Elaborar Elaborarel elInforme InformeFinal Finaldel delInventario Inventarioyysuscribir suscribircada cadauno unode de sus susanexos. anexos. Evaluar Evaluar los los resultados resultados yy emitir emitir conformidad conformidad al al inventario inventario en en caso caso que que este este sea sea realizado realizado por por un un tercero tercero (persona (persona natural natural oo jurídica). jurídica).
PLANIFICACIÓN ELEMENTOS ELEMENTOS
Determinar Determinar la lacantidad cantidadde deRR.HH RR.HHyymateriales materialesnecesarios. necesarios. Elaborar Elaborar cronograma cronogramade detrabajo. trabajo. Elaborar Elaborar formatos formatosy/o y/oformularios. formularios. Elaborar Elaborar etiquetas etiquetas(provisionales (provisionales y/o y/odefinitivas). definitivas). Solicitar Solicitar aa RR.HH. RR.HH. la la relación relación del del personal personal por por local, local, área área yy oficina. oficina. Identificación Identificación y/o y/o codificación codificación de de los los ambientes ambientes (local, (local, área área yyoficina), oficina), según segúnorganigrama organigramaooestructura estructurade dela laentidad. entidad. Comunicar Comunicar aalas lasoficinas oficinasde dela lainstitución institución(memorando). (memorando). Proporcionar Proporcionar herramientas herramientasde detrabajo trabajoaalos los inventariadores: inventariadores: catálogo, catálogo, wincha, wincha, tablero, tablero, útiles útilesde deoficina, oficina,etc. etc.
PROHIBICION DEL DESPLAZAMIENTO DE BIENES
Para que todos los bienes patrimoniales sean debidamente inventariados y registrados, queda prohibido que, mientras dure el proceso de inventario, dichos bienes sean desplazados o movilizados interna ni externamente sin la autorización previa y por escrito de la Oficina de Control Patrimonial y con conocimiento de la Comisión de Inventario.
Acta de Inicio de Inventario
Acta de Cierre de Inventario
Cronograma de Actividades
Herramientas de Trabajo
Tablero
Espejo
Catálogo
Lupa
Wincha
Etiqueta provisional
Cámara fotográfica
Útiles de oficina
Formato de Inventario
Formato de Inventario de Vehículo….
….Formato de Inventario de Vehículo
Formato de Inventario de Motocicleta
FASE DE CAMPO Durante la fase de campo (toma de inventario físico) se verificará: Existencia Existencia del del bien bien mueble mueble Tipo Tipo de de bien bien mueble. mueble. Detalle Detalle técnico técnico Estado Estado de de conservación conservación Ubicación. Ubicación. Personas Personas responsables responsables Condiciones Condiciones de de seguridad seguridad
• • • • • • •
Marca Modelo Tipo Serie Color Dimensiones Otros
FASE DE GABINETE (Análisis y Procesamiento de Datos)
1. Los datos obtenidos en la toma de inventario deben ser procesados haciendo uso de una adecuada metodología y apoyado, de preferencia, por un programa de computadora. 2. El inventario físico debe ser comparado con los Registros Contables, a fin de determinar los bienes conciliados, sobrantes y faltantes. 3. Conciliado el inventario, se debe realizar la respectiva valorización (depreciación de los bienes del Activo Fijo al 31-12-2011).
CONCILIACIÓN REGISTROS CONTABLES
INVENTARIO FISICO
LO QUE SE DEBERIA TENER
LO QUE SE TIENE
AÑO 1980
AÑO 1980
AÑO 1981
AÑO 1981
................. AÑO 2009 AÑO 2010 Compras Año Actual
………… AÑO 2009 AÑO 2010 Compras Año Actual
Bienes muebles NO ubicados en la toma de inventario físico
SOBRANTES
FALTANTES Bienes muebles que se desconoce su procedencia o que no cuentan con documentación suficiente
INFORME FINAL DEL INVENTARIO Es elaborado por la Comisión de Inventario, el cual es remitido a la OGA. Partes:
Bienes de propiedad de la entidad. Bienes Faltantes. Bienes Sobrantes. Bienes en uso por otras entidades. Bienes prestados por otras entidades. Bienes dados de baja y en custodia. Bienes en proceso de disposición. Personal responsable del inventario. Bienes propuestos para el Catálogo. Otros resultados
INFORMACIÓN A REMITIR A SBN
La OGA de la entidad pública o la que haga sus veces es la responsable de remitir a la SBN el Inventario de Bienes Muebles al 31 de diciembre de cada año. Plazo máximo: 31 de marzo del año siguiente. Se remite:
Base de Datos (SIMI 3.5). Informe Final del Inventario. Acta de Conciliación.
