CAPÍTULO 7: LA FORMACIÓN Y EL DESARROLLO DE COMPETENCIAS DE LOS RECURSOS HUMANOS 7.1 EN QUÉ CONSISTEN C ONSISTEN LA FORMACIÓN Y EL DESARROLLO: La formación y el desarrollo del empleado consisten en un conjunto de actividades cuyo propósito es mejorar su rendimiento presente o futuro, aumentando su capacidad a través de la modificación y potenciación de sus conocimientos, habilidades y actitudes. Se buscará la formación cuando una deficiencia de r endimiento pueda atribuirse a los conocimientos, habilidades o actitudes del empleado, o bien cuando sea necesario incorporar nuevas capacidades como consecuencia del desarrollo o estrategia del negocio. Las deficiencias del rendimiento pueden ser halladas en: Habilidades, Conocimientos y Actitudes Formación: tiene como principal objetivo la mejora del rendimiento en un puesto concreto mediante el incremento de las habilidades y conocimientos del individuo Desarrollo: busca preparar a las personas para el desempeño de futuros roles en la organización.
Procedimientos y procesos de la formación y desarrollo: el análisis del puesto de trabajo, la planificación, el reclutamiento y la selección, retribución, evaluación del rendimiento y planificación de la carrera profesional y la retribución.
Planificación de RRHH: cada vez resulta más difícil cubrir algunas de sus necesidades de recursos humanos con empleados ya formados, dándose cuenta de la conveniencia de ser ellas mismas las que diseñen cursos que desarrollen el talento desde dentro de la organización.
Análisis del puesto de trabajo y evaluación del rendimiento: ayuda a descubrir necesidades concretas de conocimientos, actitudes y habilidades.
Reclutamiento y selección: Las habilidades que se necesitan pueden adquirirse fuera de la organización, a través del reclutamiento, o cultivarse dentro, a t ravés de la formación.
Retribución: Es importante que haya recompensas que acompañen cualquier actividad de formación y perfeccionamiento, ya que es posible encontrar empleados que no estén interesados en mejorar su rendimiento por su propio interés.
Evaluación de desempeño: para esto se hace uso de criterios de evaluación, pruebas previas a los formandos (o sea los trabajadores a quienes se focalizan los programas de mejora de rendimiento), se da un seguimiento adecuado y se evalúa al formando constantemente para ver sus progresos
Gestión y planificación de la carrera profesional: La formación y el desarrollo pueden contribuir a reducir la rotación de personal, al hacer que los empleados adquieran habilidades que les permitan moverse de un puesto a otro, ampliando sus posibilidades y expectativas de carrera.
PROCESO DE FORMACIÓN:
Del cuadro de arriba, las fases son 1) fase de análisis, en la que se determinan las necesidades de formación y desarrollo de la organización; 2) fase de implantación (formación y desarrollo de hecho), en la que se emplean determinados programas y métodos de aprendizaje para transmitir nuevos conocimientos, habilidades y actitudes; y 3) fase de evaluación, para determinar el grado en el que se alcanzaron los objetivos previstos
7.2 DETERMINACIÓN DE LAS NECESIDADES DE FORMACIÓN ANÁLISIS A NIVEL DE LA ORGANIZACIÓN:
Aparte de la estrategia y establecimiento de objetivos (largo y corto plazo), el análisis de las necesidades de la organización incluye:
a) los recursos humanos: el análisis de los recursos humanos se traducen los objetivos de la organización en demanda de recursos humanos, habilidades requeridas y programas para dotar a la organización de esas habilidades y recursos humanos
b) índices de eficiencia: aporta información actual sobre los grupos de trabajo y la organización. Algunos ejemplos de índices que pueden utilizarse son: coste de mano de obra, productividad por empleado, valor añadido por empleado, facturación por empleado, etc.
c) el clima de la organización: suele utilizarse para describir la calidad del ambiente y cómo se sienten los empleados con relación a diversos aspectos del trabajo. A veces, cuando se descubren vacíos significativos, y cuando afectan a un gran número de empleados, puede significar la necesidad de poner en marcha actividades de formación y desarrollo
ANÁLISIS A NIVEL DE TAREA: Este análisis es muy amplio. En esencia, este análisis proporciona información sobre las tareas que deben efectuarse en cada puesto de trabajo (es decir, la información básica que contienen las descripciones de los puestos de trabajo), las habilidades necesarias para realizar esas tareas (a partir de las especificaciones o requisitos del puesto de trabajo) y e l nivel de rendimiento mínimo aceptable.
Sin lugar a dudas, los esfuerzos de formación deberán dirigirse de forma selectiva hacia las tareas más frecuentes, importantes y difíciles de aprender.
ANÁLISIS A NIVEL DE PERSONAS: El análisis de personas se centra en los sujetos, y responde a la pregunta: ¿quién necesita formación y de qué tipo? Este análisis puede efectuarse de dos modos. El primero, comparando el rendimiento real con los niveles mínimos aceptables y el segundo, comparando la evaluación de la competencia del empleado en cada dimensión de habilidades exigidas con el nivel de competencia requerido.
7.3 IMPLANTACIÓN DE LOS PROGRAMAS DE FORMACIÓN Y DESARROLLO: El éxito en la implantación de programas de formación y desarrollo depende de la elección de los medios adecuados, para los trabajadores adecuados y desarrollado bajo las condiciones adecuadas.
Cuestiones a considerar en la formación: Quién, qué y dónde: ¿Quién recibirá formación? Generalmente, los programas de formación y desarrollo se diseñan específicamente para enseñar habilidades concretas, ya que, por lo general, solamente asiste un público determinado. Una decisión importante que hay que tomar es la relativa a cuántos empleados van a formarse simultáneamente.
¿Quién impartirá la formación? Los programas de formación y desarrollo pueden impartirlos una o varias personas: supervisores inmediatos, compañeros de trabajo, per sonal de recursos humanos, como los directores de formación, Asesores externos, Cuerpos docentes de universidades, etc.
¿Qué medios se utilizarán? Hay varios métodos para transmitir la información de formación. En muchos institutos y universidades los métodos básicos son las clases, la combinación de conferencias con debates, el debate de casos y algo de instrucción autoprogramada.
¿Cuál debe ser el grado de aprendizaje? Además de seleccionar el medio adecuado, los programas de formación deben tener un contenido que sea coherente con las habilidades que se vayan a enseñar. Hay tres grados de aprendizaje de habilidades. El grado inferior es en el que el empleado o el posible empleado adquiere un conocimiento fundamental, el objetivo del siguiente grado de aprendizaje es el desarrollo de habilidades y el grado más alto consiste en llegar a un nivel cada vez mayor de competencia de uso, lo que supone adquirir experiencia complementaria y mejorar las habilidades que ya se han desarrollado. Otra forma es clasificar el grado de aprendizaje en 3 categorías: Destrezas Básicas, Habilidades interpersonales y habilidades integradoras.
¿Dónde se llevará a cabo la formación? Esta decisión puede estar limitada por el tipo de aprendizaje que se requiera, el grado deseado, así como por consideraciones relativas al coste y al tiempo.
AUMENTAR AL MÁXIMO EL APRENDIZAJE DE QUIEN RECIBE LA FORMACIÓN: Deben tomarse ciertas medidas antes, durante y después de la fo rmación, a fin de que aumenten la autoeficacia y la retención de conocimientos.
Antes de la formación: Cuando hay un gran número de personas que van a formarse, se deberá tratar de clasificarlas en grupos homogéneos en cuanto a capacidad de aprendizaje y estilo preferido de aprendizaje. Por otro lado, un factor crucial para el éxito de la formación es la motivación y la capacidad de aprendizaje del sujeto, ambas deberán evaluarse antes de la formación. Antes de poner en marcha un programa de formación, el formador debe estudiar de qué manera presentará la información y qué tipo de cambios hará en el entorno para facilitar el aprendizaje. Cuando se establezca e l nivel de rendimiento deseado, será útil concretar también, desde el principio, la recompensa que se obtendrá por rendir eficientemente.
Durante la formación: Las investigaciones realizadas han mostrado que el aprendizaje en adultos puede mejorarse cuando se tienen en cuenta varios factores durante el proceso. En primer lugar, los sujetos rendirán mejor si participan (directa o indirectamente) activamente en el aprendizaje. El establecimiento de objetivos también puede acelerar el aprendizaje, especialmente cuando se acompaña del conocimiento de los resultados. Por último, un tema importante que hay que tener en cuenta para optimizar el aprendizaje es la organización y el contenido del material.
Después de la formación: Con mucha frecuencia, los participantes que quieren cambiar su conducta actual al volver al trabajo se dejan caer en sus antiguas pautas de comportamiento. Esto disminuye, en gran medida, la efectividad del programa de formación. Un error grave al diseñar los programas de formación y desarrollo es no
establecer sistemas, políticas o programas de seguimiento definidos para asegurarse de que los for mados utilizan efectivamente en el trabajo los conocimientos, habilidades y actitudes que acaban de adquirir.
El contrato funciona del siguiente modo: hacia el final del programa de formación, cada participante redacta una declaración en la que indica qué aspectos del programa piensa que tendrán los efectos más beneficiosos en el trabajo, esto se entrega a otro participante del programa; este último se compromete a comprobar los progresos cada pocas semanas.
SELECCIÓN DEL PROGRAMA: El conocimiento de los principios de aprendizaje, las cuatro categorías de habilidades (básicas, interpersonales, integradoras y conceptuales) que necesita el individuo en la organización y los métodos de formación disponibles, así como sus ventajas e inconvenientes, aportan la información necesaria para la selección del programa.
Habilidades necesarias: Busca dar a conocer si existen deficiencias de rendimiento. Grado requerido: Para utilizar estas concordancias en beneficio del individuo y de la organización, todavía resulta necesario saber el nivel adecuado de formación en habilidades: mejora de la competencia de uso, desarrollo de habilidades o conocimiento básico.
Programa necesario: El último paso consiste en decidir cuál es el programa más adecuado para enseñar las habilidades objetivo en el grado requerido.
7.4 PROGRAMAS DE FORMACIÓN: MÉTODOS Y MEDIOS: En general, los programas que se llevan a cabo en el lugar de trabajo se dividen en dos categorías: en el puesto y fuera del puesto.
En el puesto: suele programarla e impartirla la organización, si bien parte de ella es informal, las or ganizaciones se sirven de la formación en el puesto porque aporta una experiencia de aprendizaje «práctico».
Fuera de puesto: cuando la formación se da en el lugar de trabajo, pero no en el puesto. Esto resulta adecuado para aquella que tiene lugar fuera del horario de trabajo, así como cuando exige que se produzcan contactos entre diferentes unidades de trabajo. También es oportuna cuando la formación es voluntaria o cuando se quieren desarrollar programas de actualización de habilidades de los empleados sin que éstos interrumpan sus cometidos habituales.
MÉTODOS EN EL LUGAR DE TRABAJO: La formación por enseñanza directa en el puesto de trabajo consta de cuatro pasos: 1) selección y preparación cuidadosa del formador y del formando; 2) explicación y demostración completa, por parte del formador, del trabajo que tendrá que hacer el formando; 3) ensayo en el puesto de trabajo por parte del formando y 4) sesión minuciosa de retroalimentación entre el formador y el formando para analizar la actuación de este último y los requisitos del puesto de trabajo.
Formación De Aprendiz: útil en organizaciones que dan empleo en oficios. Contratos en prácticas: a menudo forman parte de acuerdos entre institutos y universidades con organizaciones locales. Como sucede con los aprendices, los sujetos ganan dinero mientras aprenden.
Ayudantía: supone empleo a tiempo completo y la exposición del sujeto a una gran gam a de puestos de trabajo
Programas De Rotación De Puestos De Trabajo: se utilizan para formar a los empleados en materias diversas y posicionarlos ante diferentes situaciones de toma de decisiones
Medios de formación fuera del puesto: Incluye; cintas de vídeo que pueden utilizarse tanto en el lugar de trabajo como fuera de éste y, en general, han sustituido a las películas como medio audiovisual de formación en las organizaciones. Formación por computador y la formación interactiva por vídeo; donde se c ombinan las mejores características de la instrucción programada con algunos de los atr ibutos de la cinta de vídeo.
MÉTODOS FUERA DEL LUGAR DE TRABAJO: Método de clases y los cursos reglados: ya que permiten transmitir grandes cantidades de información a grandes grupos de personas en un único emplazamiento.
Método De Las Conferencias Y Debates: es parecido al de las clases y cursos, excepto en que hay un mayor grado de participación de las personas y, por tanto, hace que el aprendizaje sea más dinámico.
Estudio De Casos: consiste en una descripción narrada de una situación, real o ficticia, preparada con fines didácticos. La mayor parte de los estudios de caso se proporcionan por escrito, y está demostrado que son estimulantes para los que se están formando, especialmente cuando se trata de grupos reducidos.
Simulación: consiste en presentar a los participantes situaciones que se parecen a las del trabajo real. Se utiliza para formar a empleados que desarrollan tareas de dirección y administración.
7.5 FACILITACIÓN DEL RENDIMIENTO FUTURO DE LOS EMPLEADOS El desarrollo de los empleados se considera en muchas organizaciones una parte integral de la planificación de la carrera. Se debe tener en cuenta que la formación sistemática en habilidades impalpables es mucho más difícil que la formación técnica u otros tipos de formación.
Programas sistemáticos de formación y desarrollo de cara al posible rendimiento futuro: La formación de grupos T: Hace un fuerte hincapié en los principios de la dinámica de grupo y se dirige al desarrollo de habilidades para conocerse a uno mismo y a los otros mediante la observación y la participación.
La formación en relaciones humanas: busca «humanizar» al empleado, es decir, que esté más en sintonía con los «problemas de la gente»
El análisis transaccional: Se basa en una teoría según la cual las transacciones de conducta entre las personas pueden dividirse en tres categorías, que representan tres estados del yo: el padre, el adulto y el niño. A través de un proceso denominado análisis estructural, la gente aprende a analizar el tipo de transacciones que realiza con otras personas.
La formación en creación de equipos: Si bien la finalidad de la creación de equipos está muy clara, el procedimiento para lograrlo a través de la formación no lo está tanto
7.6 TENDENCIAS EN LA FORMACIÓN Y PERFECCIONAMIENTO: EVALUACIÓN DE LOS PROGRAMAS DE FORMACIÓN Y DESARROLLO: Criterios de evaluación: supone determinar qué datos y cr iterios son pertinentes para que ésta sea válida. Si bien se han propuesto diferentes métodos de evaluación a lo largo de los años, la mayoría de los especialistas en formación están de acuerdo en que deben incluir, al menos, cuatro componentes: Respuesta de formación, Aprendizaje, Comportamiento, Resultados.
DISEÑOS DE EVALUACIÓN: Los diseños de evaluación son importantes porque ayudan a comprobar si se han alcanzado mejoras y si ha sido el programa de formación el que las ha producido.
FORMACIÓN Y APRENDIZAJE ORGANIZATIVO: Juegan un papel muy importante dos recursos fundamentales como son el conocimiento y los recursos humanos. El vínculo entre el aprendizaje individual y el organizativo es que en ambos se adquieren nuevos conocimientos que llevan a modificaciones de conducta. En definitiva, el sistema de gestión de los re cursos humanos ejerce una notable influencia sobre la capacidad de aprendizaje de una organización, bien porque éste se basa en el aprendizaje individual, bien porque los conocimientos, habilidades y actitudes (el capital humano) delimitan la capacidad de aprendizaje y de generación de conocimiento en la organización
