Ragil.BPTPK. Gombong.
1
tujuan pembelajara n umum
Setelah proses belajar mengajar diharapkan linatih paham terhadap dokumen akreditasi Puskesmas Ragil.BPTPK. Gombong.
2
tujuan pembelajara n khusus
Setelah proses belajar mengajar linatih dih Sistem dokumentasi akreditasi Puskesm Sistem pengendalian dokumen. Proseur di dalam akreditasi Puskesmas, Instruksi Kerja di dalam akreditasi Puske Kerangka acuan di dalam akreditasi Pusk Ragil.BPTPK. Gombong.
3
Jenis dokumen 1. PEDOMAN MUTU/MANUAL MUTU, 2. RENCANA MUTU, 3. PERSYARATAN (SPESIFIKASI), 4. REKOMENDASI/SARAN (PANDUAN), 5. PROSEDUR/ SPO DAN GAMBAR, 6. REKAMAN (BUKTI OBYEKTIF KEGIATAN YG DILAKUKAN)
dokumen Manual Mutu:dokumen yang memberi informasi yang konsisten ke dalam maupun keluar tentang sistem manajemen mutu, Rencana mutu: dokumen yang menguraikan bagaimana sistem manajemen mutu diterapkan pada suatu produk,proyek/ kontrak tertentu, Spesifikasi: dokumen yang menyatakan persyaratan mutu, Panduan: dokumen yang memberikan informasi tentang bagaimana melaksanakan kegiatan dan proses secara konseistendokumen terdokumentasi, SPO, dan gambar, Rekaman: dokumen yang memberi bukti obyektif dari kegiatan yang dilakukan atau hasil yang dicapai. Pemberi informasi tentang bagaimana melaksanakan kegiatan dan proses secara konsisten: Prosedur/ SPO, gambar.
Dokum en
Kebijakan dan Pedoman,
Kerangka Acuan, Prosesur (SPO/SOP), Program, Ragil.BPTPK. Gombong.
6
Doku men
Semua dokumen yg
harus disiapkan Puskesmas untuk memenuhi instrumen Akreditasi. Jenis & macam dokumen mengacu kpd. standar & Kriteria, definisi operasional, serta cara pembuktian dan telusur dokumen yg ada dlm instrumen akreditasi Ragil.BPTPK. Gombong.
7
Prinsip Penyusunan Dokumen Menulis yg dikerjakan, mengerjakan yg ditulis, bisa dibuktikan ditindak- lanjuti, ditelusuri, proses kegiatan yan.ditulis menjadi Prosedur (SPO), melaksanakan kegiatan yan. Mengacu pd SPO, hasil evaluasi (pembuktian)proses kegiatan yan.sesuai dg SPO. Mangacu apa yg diminta didlm standar/ instrumen Akred. Puskesmas. Ragil.BPTPK. Gombong.
8
Jenis & Macam Dokumen Akreditasi .
Kebijakan, Prosedur/ SPO, Kerangka Acuan,
Bukti tertulis kegiatan/ rekam kegiatan, Dokumen pendukung lainnya: Ex: Ijazah, sertifikat pelatihan, sertifikat perijinan, dll. Ragil.BPTPK. Gombong.
9
Dokumen Akreditasi Dokumen Peraturan Kebijakan, Pedoman/ Juklak, Prosedur/ SPO/SOP, Juknis, Manual, dokumen ekternal (referensi, acuan), Dokumen Kegiatan Program, data pelaksanaan kegiatan, data evaluasi, & tindak lanjut kegiatan serta data- data pendukung (sertifikat pelatihan, sertifikat ijinijin, dll). Ragil.BPTPK. Gombong.
10
Kebij Kebijakan aan Puskesmas adalah:
Keputusan Puskesmas/ Pimpinan/ Puskesmas pd.tataran strategis/ yang sifat garis besar mengikat pegawai, Bentuk doc.bisa SK, Ka. Puskesmas Ttg. Kebijakan tsb, sedangkan isi kebijakan sesuai apa yg ditetapkan. Ragil.BPTPK. Gombong.
11
Contoh Kebijakan Admen. 2.1.11.Ep. d.
Ragil.BPTPK. Gombong.
12
Prosedur SPO.SOP. Protap
Ragil.BPTPK. Gombong.
13
Akred.Pakai SPO
Standard Operating Procedure (SOP)
Prosedu r Tatap (Protap) Prosedur Tindakan
Prosedur Penatalaks anaan
Istilah Lain Algoritma/ Clinical Patway Ragil.BPTPK. Gombong.
Standard Procedure Operasional (SPO)
Prosedur Kerja Juklak/ Juknis. 14
Penge rtian Suatu perangkat instruksi/ langkah yg dibakukan untuk menyelesaikan suatu proses kerja rutin ttt, Sustu perangkat instruksi yg memberikan langkah-langkah berurutan yg benar & terbaik berdasarkan konsensus Puskesmas untuk melaksanakan berbagai kegiatan dan fungsi yan. Suatu perangkat instruksi yg memberikan langkah-langkah berbagai kegiatan, sehingga membantu mengurangi kesalahan. Ragil.BPTPK. Gombong.
15
Tujua n proses kerja rutin Agar terlaksana dg efektif, konsisten/ uniform & aman dlm. Rangka meningkatkan mutu yan. Melalui pemenuhan standar yg berlaku. Ragil.BPTPK. Gombong.
16
Manfaa t 1. Memenuhi Persyarratan standar Yan. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Puskesmas/ akreditasi Puskesmas, Mendokumentasi alur kegiatan, Memastikan karyawan Puskesmas mengetahui pekerjaannya, Meminimalisasi duplikasi wewenang & tg-jawab, Memastikan tdk.adanya daerah abuabu, Overlapping & underlapping wewenang tdk ada, Bukti adanya manajemen mutu. Ragil.BPTPK. Gombong.
17
Prinsip SPO.
1. Memuat aturan formal segala indikasi & syarat yg ada di Puskesmas dipenuhi pd setiap upaya,&tahapan yg dilalui setiap kegiatan yan, 2. Memberikan arah kegiatan yg langsung/ tdk langsung berhub. Dg. ps, 3. Menggunakan bhs. Sehari-hari, Puskesmas memudahkan pemakaian , mempunyai urutan, tdk bermakna ganda, 4. Selalu berubah mengikuti perubahan standar profesi, serta perkembangan IPTEK profesi ybs, serta kebijakan & serta peraturan formal, 5. Harus selalu didokumentasikan. Ragil.BPTPK. Gombong. 18
Prinsip SPO.
6. Agar dilakukan evaluasi paling lama 3 tahun, 7. Penggantian Kepala/ pimpinan tidak harus mengganti SPO, 8. Kumpulan setiap SPO disetiap unit kerja harus dibuatkan SK., Kepala. Untuk pemberlakuannya,
Jenis: SPO Profesi: yan medik, Keprw., medik, lab, rekam medik, dll. SPO pelayanan, SPO Administrasi. Ragil.BPTPK. Gombong.
19
Ciri-ciri prosedur yang baik Tidak menggunakan kalimat majemuk Mengenal dengan jelas siapa yang melakukan apa, dimana, kapan, dan mengapa Menggunakan bahasa yang dikenal oleh pemakai Merupakan flow-charting dari proses kegiatan
Ex. SPO.
SPO pelayanan profesi: mengatur tata cara penanganan terhadap pasien: SPO untuk aspek keilmuan: proses kerja untuk diagnosis dan terapi (contoh: biopsi, dsb) SPO untuk aspek manajerial: proses kerja menunjang keilmuan dan pelayanan pasien non keilmuan (contoh: prosedur konsul) SPO administrasi: mengatur tata kerja kegiatan dalam organisasi termasuk hubungan antar unit kerja (contoh: prosedur mutasi pegawai Ragil.BPTPK. Gombong.
21
Syarat Menyusun SPO
1. Identifikasi kebut apakah kegiatan yg dilakukan saat ini sudah ada SPOnya blm, bila sudah apakah masih efektif/ tdk, bila blm susun, 2. Harus ditulis oleh mereka yg melakukan pekerjaan tsb/ unit kerja tsb. Tim/ panitia yg ditunjuk Kepala. Puskesmas hanya untuk menanggapi/ mengkoreksi SPO tsb. Krn komitmen thd SPO hanya diperoleh dg adanya keterlibatan dlm penyusunan,
3.Merupakan bagan alir dr suatu kegiatan, pelaksana/ unit kerja mencatat proses itu , membuat alurnya, tim/ panitia diminta memberikan tanggapan, 4. Jelas, ringkas & mudah dilaksanakan. Ragil.BPTPK. Gombong.
22
Logo
Judul SPO.
Nama Organisasi SPO
No. Dokumen
:
No. Revisi
:
Ditetapkan Oleh Kepala Puskesmas…
Tanggal Terbit : Halaman
:
Nama. NIP.
1. Pengertian
2. Tujuan
3. Kebijakan
4. Referensi
5. Prosedur/ Langkah- langkah
6. Unit terkait
Ragil.BPTPK. Gombong.
23
Contoh SPO Pengumpulan Informasi Harapan Ragil.BPTPK. Gombong.
24
Diagram Alir (Flow Chart): - Membantu mencari masalah & sebab masalah, - Mencari variasi-variasi dalam Proses, - Mencari penyimpangan2 yang ada dalam proses. Ada dua macam flow chart : 1. Makro Flow chart 2. Mikro Flow chart
Mikro flow chart : Menunjukkan rincian kegiatan-kegiatan dari tiap tahapan diagram makro, Bentuk simbol : - Awal kegiatan = - Akhir kegiatan =
Makro flow chart : Menunjukkan kegiatan-kegiatan secara garis besar dari proses yang ingin kita tingkatkan. Hanya mengenal satu simbol , bentuk balok :
- Simbol Keputusan = Ya
? Tidak
- Simbol Penghubung =
- Simbol Kegiatan =
- Simbol Dokumen =
- Diarsipkan =
Bagan Alur Makro :
Kegiatan A
Kegiatan B
Kegiatan C
Kegiatan D
Bagan Alur Mikro :
?
Ya Tidak
2
Contoh Diagram Makro :
Pasien Datang
Pasien Didaftar
Pasien Diperiksa
Pasien Ke Apotik
Pasien Membayar
Pasien Pulang
Contoh Diagram Alur Mikro : Pasien Datang
12
Mempersilah kan Pasien Mendaftar
Pasien dipersilahkan ke Lab.
Mempersilahkan Pasien Menunggu
Pasien diberi pengantar
Ya
Pasien Diperiksa
Perlu Lab ?
Tidak Pasien Disuntik
Ya
Perlu Suntik ?
Tidak Pasien pulang
Pasien dipersilahkan ke Apotik
Pasien Diberi R/
Evaluasi SPO. Evaluasi bisa dg ceklist Tujuan: membudayakan internal audit, Evaluasi dilaksanakan: Berkala, maksimal 3 th sekali, Sesuai kebut. misal karena ada kesulitan dlm melaksanakan SPO tsb, Tetapkan pelaksana evaluasi bisa tim akreditasi, Buat SPO, cara evaluasi, Kembangkan format/ check list untuk evaluasi, Hasil evaluasi revisi/ pembaharuan. Ragil.BPTPK. Gombong.
34
Daftar tilik Daftar tilik adalah daftar urutan kerja (actions) yang dikerjakan secara konsisten, diikuti dalam pelaksanaan suatu rangkaian kegiatan, untuk diingat, dikerjakan, dan diberi tanda (check-mark). Daftar tilik merupakan bagian dari sistem manajemen mutu untuk mendukung standarisasi suatu proses pelayanan. Daftar tilik tidak dapat digunakan untuk prosedur yang kompleks. Daftar tilik digunakan untuk mendukung, mempermudah pelaksanaan dan memonitor prosedur, bukan untuk menggantikan prosedur itu sendiri.
Langkah-langkah menyusun daftar tilik Identifikasi prsedur yang membutuhkan daftar tilik untuk mempermudah pelaksanaan dan monitoringnya Gambarkan flow-chart dari prosedur tersebut Buat daftar kerja yang harus dilakukan Susun urutan kerja yang harus dilakukan Masukkan dalam daftar tilik sesuai dengan format tertentu Lakukan uji-coba Lakukan perbaikan daftar tilik Standarisasi daftar tilik.
Daftar tilik (Check List) No.
Urutan kegiatan
Ya
Tidak
TB
Contoh Cek.LIst.
Ragil.BPTPK. Gombong.
38
Compliance rate (CR) = Σ Ya x 100 % Σ Ya+Tidak
Revisi SPO. Revisi adalah: kegiatan/ usaha untuk memperbaiki SPO, yg perlu diperbaiki isinya baik sebag.maupun seluruh isi, Revisi perlu dilakukan bila: Prosedur kerja/ urutan kerja, tdk sesuai lagi dg keadaan yg ada, Adanya perkembangan ilmu & Teknologi, Adanya perubahan organisasi/ kebijakan baru. Peninjauan ulang setiap 2 tahun. Penggantian Ka Puskesmas. Tidak perlu diganti . Ragil.BPTPK. Gombong.
40
Penulisan KA .
Prog.ram Tujuan Umum & Khusus: Merupakan tujuan program. Tujuan Umum: adalah grs. Besar , khususrinciannya, Kegiatan pokok & rincian kegiatan: langkahlangkah kegiatan dilaksanakan shg. Tercapainya tujuan prog. Karena itu antara tujuan & kegiatan harus berkaitan & sejalan, Cara melaksanakankegiatan: metode untuk melaksanakan kegiatan pokok & rincian kegiatan:Ex: membentuk tim, melakukan rapat, dll. Ragil.BPTPK. Gombong.
41
Penulisa n KA .
Jadual: Perencanaan waktu melaksanakan Prog.ram langkah-langah kegitan, Evaluasi pelaksanaan kegiatan & pelaporannya: Evaluasi dr jadual kegiatan, setiap bbrp . Bln.jadual dievaluasi, Pencatatan, pelaporan & Evaluasi kegiatan: Catatan kegiatan, bag. Melakukan pencatatan kegiatan prog.tsb. Pelaporan: Bag membuat &Kapan dibuat, Evaluasi pelaksanaan prog.secaramenyeluruh. Ragil.BPTPK. Gombong.
42
Evaluasi Evaluasi: Kegiatan yg berupa audit internal dan/ management review, Audit internal: kegiatan untuk menilai apakah staf Puskesmas telah memberikan yan.sesuai standat, pedoman & prosedur yg berlaku yg dibuktikan dg.adanyadokumen-dkumen audit, Management review: kegiatan mgn dlm mengevaluasi hasil temuan audit internal, mengevaluasi standart-standart/ pedoman/SPO yg berlaku & mengevaluasi pelaksanaan prog. Yg dpt dibuktikan dg adanya risalah rapat/dokumen evaluasi lainnya. Ragil.BPTPK. Gombong.
43
Rekomendasi Format Baku: Tdk. Ada, Bentuk doc. Rekomendasi & Tindak lanjut sesuai hasil evaluasi, Ex: Hasil evaluasi SPO., belum dilaksanakan dg. Baik karena banyak petugas yg tdk.tahu , SPO Puskesmasebut rekomendasi: agar dilakukan sosialisasi SPO, Tindak Lanjut: dilakukan sosialisasi SPO (doc.nya undangan, presensi, jadual, dll). Ragil.BPTPK. Gombong.
44
Notulen. Format Baku: Tdk. Ada, Bentuk doc. isinya langkahlangkah yang dilakukan/ rekaman didalam kegiatan pertemuan/ rapat yang dibahas lebih dari satu orang, sesuai rekaman pertemuan Ragil.BPTPK. Gombong.
45
Contoh Format Notulen.
Ragil.BPTPK. Gombong.
46
Pengendalian Dokumen Tidak ada ketentuan baku, prinsip konsisten.: 2.1.11...Admen
Contoh: B/ IV/SPO/ 6/ 13/ 005 (B: Kode pelayanan program, IV: Bab IV, SPO: Standar Prosedur Operasional,6: bulan 6/ Juni, 13 tahun 2013, 005: nomor urut SPO),
Ragil.BPTPK. Gombong.
48
